Le système d’information du premier degré

Mise en place de la Base élèves

ESEN, le 26/05/05 Jacques CAILLAUT, IEN adjoint, IA de la Gironde

Rappel des principaux objectifs...Rappel des principaux objectifs...

Suivre les effectifs

Suivre les effectifs

Partager les informations avec les mairies

Partager les informations avec les mairies

Améliorer les informationspour les services

académiques et centraux

Améliorer les informationspour les services

académiques et centraux

Suivre le parcours

de l’élève

Suivre le parcours

de l’élève

Faciliter le travail administratif du directeur décole

Faciliter le travail administratif du directeur décole

Les besoins : les 12 processusLes besoins : les 12 processus

Suivi des effectifs réels au

niveau de l’école

Suivi des effectifs réels au

niveau de l’école

AdmissionAdmission

Gestion couranteGestion courante

InscriptionInscription RadiationRadiation

Gestion opérationnelle

des élèves

Gestion opérationnelle

des élèves Répartitiondans les classes

Répartitiondans les classes Suivi Scolarité

PassagesSuivi Scolarité

Passages

Pilotage départemental,

académique et national

Pilotage départemental,

académique et national

Suivi des effectifs réels au niveau IEN, IA, rectorat

Suivi des effectifs réels au niveau IEN, IA, rectorat

Prévisions des effectifsPrévisions des effectifs

Statistiquesacadémiques et nationales

Statistiquesacadémiques et nationales

Utilisation de la basepar IEN, IA, rectoratUtilisation de la basepar IEN, IA, rectorat

Attribution et gestionde l ’INE

Attribution et gestionde l ’INE

Modélisation des données du dossier ElèveModélisation des données du dossier Elève

Elève

personne responsablepersonne

responsable

type de responsabilité

type de responsabilité

écoleécoleest admis

définitivement

mairiemairie

besoins éducatifs

particuliers

besoins éducatifs

particuliers

classeclasse

est mis en admissibilité activités

périscolairesactivités

périscolaires

languelanguecyclecycleniveau

est affecté temporairement

est affecté en permanenceCLIN ou

regroupementCLIN ou

regroupement

appartient

suit

a été précédemment

enseignantenseignantest proposéau passage

est au

acquisitionacquisition

obtient

est inscritcommunecommune

réside dans

absencesabsences

élèveélève

est maintenu au

groupe d’enseignement

groupe d’enseignement

est affecté

est proposéau maintien

Est sous la responsabilité de

est inscrit

présente

est concerné par

Base GestionDirecteur

Base GestionMairie

Cas B

Ecole

Mairie

Cas F

Base GestionMairie

Cas A

Ecole

Ecole

Cas E

Mairie

Cas D

Base GestionMairie

Ecole

MairieCas C

Base Gestion

Directeur

Interfaces

Intégration

Les différentes situations locales possibles

Base Elèves EN

Sources

- Système intégré mairie-école (A)

- P rogiciel école (B )

- P rogiciel mai rie (B, C)

- S ystème intégré E N-école ou EN-école-mairie(C, D, E)

- Syst connexes EN(AGAPE - RAMSESE)

Transmission etpréparation des

données

Système opérationnel départemental

- Applications util isateurs :directeur d’école, ‘ écolevirtuel le ’, IEN-AIS

Outils de consultationet de naviga tion

Outils de requê tage

Outils de générationd’é tats

Outils de traiteme nt etde pr ésenta tion desdonnées

Applica tions d’aide àla gestion

RéseauxOutils ut ilisateurs Utilisateurs

Ecoles

IEN

IA

Rectorat

Mairies

Parents

- Internes EN

- Externes EN

Système d’information opérationnel du 1er degré

DESCO / MiSI / PA 09.09.03

S. Intégré Mairie-Ecole

Ecole

Mairie

SIconnexes

Collè gesModule gestion INE

Base ElèvesEN

Appliutil isa te ur

Bases Elèves

EN

Transmission etpréparation des

données

- Données consolidéeshistorisées académiques

Outils deconsulta tion e t denavigation

Outils degénéra tion d’états

Outilsd’explora tion etde traitem ent dedonnées

Outils deprés entation dedonnées

Outils ut ilisateurs Utilisateurs

Ecoles

IEN

IA

Rectorat

Adm.cent

Système de pilotage académique et national du 1er degré

Réseaux- Données consolidéeshistorisées nationales

DESCO / MiSI / PA 09.09.03

Base Elèvesacadémique

Syst. Gestion INE

Base Elèvesnationale

Exté rieur

EPLE

IA 1

IA 2

IA 3

État des lieux du État des lieux du département…..département…..

…… …… avant le démarrage avant le démarrage de de

l’ expérimentation l’ expérimentation

Quelques chiffres….Quelques chiffres….

• 340340 écoles maternelles écoles maternelles

• 592592 écoles élémentaires ( écoles élémentaires (932932 écoles) écoles)

• 24 24 circonscriptions d’IENcirconscriptions d’IEN

• 4 villes de 4 villes de + 30 0000+ 30 0000 habitants habitants

• 443 communes de - de 2000 habitants443 communes de - de 2000 habitants

• 1 communauté urbaine, 1 communauté 1 communauté urbaine, 1 communauté d’agglomération, 42 communautés de d’agglomération, 42 communautés de communescommunes

Essais de cohérence…. pour la Essais de cohérence…. pour la connexion des écolesconnexion des écoles

• Circulaire IACirculaire IA : obligation d’adresse : obligation d’adresse institutionnelle domaine ac-bordeaux.fr (juin institutionnelle domaine ac-bordeaux.fr (juin 2001)2001)

• Déclaration des écolesDéclaration des écoles pour suivi (application pour suivi (application en ligne) en ligne)

• Aide à l’équipementAide à l’équipement : un ordinateur : un ordinateur communiquant par école depuis juin 2000communiquant par école depuis juin 2000

• ActionAction : lettre IA au Préfet et Président du : lettre IA au Préfet et Président du Conseil Général pour connexion des dernières Conseil Général pour connexion des dernières écoles.écoles.

Essais de cohérence…. pour la Essais de cohérence…. pour la formation et l’accompagnementformation et l’accompagnement

• Dispositif d’accompagnementDispositif d’accompagnement : 1 Maître : 1 Maître Animateur TICE (MATICE), à mi-temps, par Animateur TICE (MATICE), à mi-temps, par circonscription.circonscription.

• Lieux de formation TICELieux de formation TICE : une salle par : une salle par circonscription (9/23 à ce jour, 6 en projet).circonscription (9/23 à ce jour, 6 en projet).

• Site ressources TICE, Intranet.Site ressources TICE, Intranet.

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation au niveau des l’expérimentation au niveau des services de l’IAservices de l’IA

• Utilisation du Utilisation du courrier électroniquecourrier électronique en direction des écoles dès en direction des écoles dès septembre 2004septembre 2004

• Création d’un Création d’un IntranetIntranet: base documentaire des services: base documentaire des services

• Implication de Implication de l’ensemble des servicesl’ensemble des services

• ProblèmeProblème de stratégie de travail de stratégie de travail des services. (Exemple: des services. (Exemple: Réflexion sur la Réflexion sur la typologie des échanges typologie des échanges en direction des en direction des écoles).écoles).

• Equipement ADSLEquipement ADSL des circonscriptions d’IEN (réseau Racine) des circonscriptions d’IEN (réseau Racine)

• Mise à jour de la Mise à jour de la base RAMSESEbase RAMSESE

• Engagement de la plate-forme d’assistance et Engagement de la plate-forme d’assistance et d’accompagnement du rectorat (Scoltéléservices) pour d’accompagnement du rectorat (Scoltéléservices) pour l’expérimentationl’expérimentation

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation au niveau des l’expérimentation au niveau des écoles écoles (1)(1)

• Repérage des Repérage des zones de haut débitzones de haut débit et leur et leur développementdéveloppement

• Identification des Identification des logiciels de directionlogiciels de direction utilisés utilisés• Mise en place d’un Mise en place d’un dispositif de formationdispositif de formation pour pour

tous les directeurs ( Les Tice : outils tous les directeurs ( Les Tice : outils professionnels…)professionnels…)

• Équipement d’un Équipement d’un poste de gestionposte de gestion par école par école (financement de 86 postes pour dotation des (financement de 86 postes pour dotation des écoles en expérimentation BE).écoles en expérimentation BE).

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation au niveau des l’expérimentation au niveau des écolesécoles (2)(2)

• 17%17% d’écoles utilisent d’écoles utilisent un un logiciel logiciel bureautiquebureautique (excel, (excel, word, acces,…) pour word, acces,…) pour la gestion de l’écolela gestion de l’école

• 36%36% d’écoles utilisent d’écoles utilisent un un logiciel de gestion logiciel de gestion d’écoled’école

• 47% d’écoles 47% d’écoles n’assurent pas la n’assurent pas la gestion de l’école par gestion de l’école par voie informatiquevoie informatique

Q5 - Logiciels de gestion d'école utilisés

18%

0%

33%

0%

18%

11%

11%

0%

1% 8%

Alec

Dar-Win

Directore

Geprim

GSC

Le Directeur

L_Ev

Manager d'école

Vade

Autre

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation au niveau des l’expérimentation au niveau des écolesécoles (3)(3)

Q 2 - Ce poste est-il dédié uniquement à la direction de l'école ?

43%

57%

OUINON

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation au niveau des l’expérimentation au niveau des écoles : Formation écoles : Formation (4)(4)

Dispositif de formationDispositif de formation((test de ce dispositif avec l’application J’ADE)test de ce dispositif avec l’application J’ADE)

• Formateurs départementauxFormateurs départementaux : formation de l’ensemble des : formation de l’ensemble des MATICE + 2 directeurs(trices) 4 h : MATICE + 2 directeurs(trices) 4 h : 9 novembre 20049 novembre 2004

• Directeurs de l’expérimentation: 12 novembre 2004 Directeurs de l’expérimentation: 12 novembre 2004 « Pool » de « Pool » de formateurs de circonscriptionformateurs de circonscription: Le MATICE + 2 : Le MATICE + 2

directeurs(trices) volontaires, personnes ressources Tice directeurs(trices) volontaires, personnes ressources Tice (pilotage IEN): 3h ou 2 x3h (pilotage IEN): 3h ou 2 x3h décembre2004, décembre2004, janvier, février 2005janvier, février 2005

Contenus de formation des directeurs(trices):Contenus de formation des directeurs(trices):– 3h courrier électronique3h courrier électronique– 3h présentation Base-Elèves3h présentation Base-Elèves– 3h usages en ligne ou à partir de la maquette: ergonomie, 3h usages en ligne ou à partir de la maquette: ergonomie,

fonctionnalités, simulations, navigation dans l’application, TP fonctionnalités, simulations, navigation dans l’application, TP (outils CATEL: valise formateurs)(outils CATEL: valise formateurs)

– 6 h entrée des données6 h entrée des données

Conséquences de l’expérimentation au Conséquences de l’expérimentation au niveau des écoles : Accompagnement (5)niveau des écoles : Accompagnement (5)

Dispositif d’accompagnement techniqueDispositif d’accompagnement technique• Direction de l’Informatique IA: Direction de l’Informatique IA: sécurité, liaison sécurité, liaison

MEN, remontée expérimentation, …MEN, remontée expérimentation, …• Un point d’entrée unique: Un point d’entrée unique:

Scoltéléservices, plate-forme académique Scoltéléservices, plate-forme académique • Des outils de communication et de cohérenceDes outils de communication et de cohérence: :

site Intranet IA (mise à jour outils, informations,site Intranet IA (mise à jour outils, informations,…), une liste de diffusion « Directeurs IA 33 ».…), une liste de diffusion « Directeurs IA 33 ».

Conséquences de l’expérimentation Conséquences de l’expérimentation au niveau de l’Inspection au niveau de l’Inspection Académique (6)Académique (6)

• Une équipe projet: Une équipe projet: 1 DI, 1 SEOS, IENA, 1 chef 1 DI, 1 SEOS, IENA, 1 chef de projet sous la responsabilité de l’IAde projet sous la responsabilité de l’IA

• Un comité de pilotage interne: Un comité de pilotage interne: IA Adjoint, 5 IA Adjoint, 5 administratifs des services IA, 2 directeurs, 3 administratifs des services IA, 2 directeurs, 3 IEN, Rectorat, 3 Matice, ScoltéléservicesIEN, Rectorat, 3 Matice, Scoltéléservices

• Un comité de pilotage externe: Un comité de pilotage externe: Comité de Comité de pilotage interne + CG, préfecture, communes pilotage interne + CG, préfecture, communes et représentants des associations des maires.et représentants des associations des maires.

• Participation au Comité de pilotage national: Participation au Comité de pilotage national: chef de projet, IENA, 2 directeurs.chef de projet, IENA, 2 directeurs.

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation sur les l’expérimentation sur les partenaires institutionnels partenaires institutionnels (1)(1)

• Mairies :Mairies :• Usage de Usage de l’Internet pour les liaisons l’Internet pour les liaisons

administrativesadministratives largement accepté largement accepté• Développement de Développement de l’utilisation de l’Internet dans l’utilisation de l’Internet dans

les mairiesles mairies, en parallèle, en parallèle• 100% d’écoles bientôt connectées, 100% d’écoles bientôt connectées, 40% de 40% de

mairiesmairies• Arrivée du Arrivée du Haut Débit: demande partagéeHaut Débit: demande partagée écoles - écoles -

MairiesMairies• Problèmes des petites communes qui n’assurent Problèmes des petites communes qui n’assurent

pas l’inscription (pas l’inscription (tâche déléguée au directeurtâche déléguée au directeur).).

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation sur les l’expérimentation sur les partenaires institutionnels partenaires institutionnels (2)(2)

Inscription des élèves par l'école

45%

55%OUI

NON

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation sur les l’expérimentation sur les partenaires institutionnels partenaires institutionnels (3)(3)

Q2 Type de liaison utilisée entre mairie et écoles

3%7%

39%

9%

42%

CAS A : une seule basecommune

CAS B : une base école et unebase mairie

CAS C : une seule base àl'école

CAS D : une seule base enmairie

CAS E : aucune base ni enmairie ni à l'école

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation sur les l’expérimentation sur les partenaires institutionnels partenaires institutionnels (4)(4)

Q3 Solution mise en œuvre par la municipalité pour la liaison informatique école/mairie

92%

1%

5%2%

Aucune

Intranet

Internet

Autre

Conséquences de Conséquences de l’expérimentation sur les l’expérimentation sur les partenaires institutionnelspartenaires institutionnels (5)(5)

Q4 Logiciels de gestions des affaires scolaires et péri-scolaires

13%

39%

7%

7%

7%

7%

7%

13%

AXEL

CARTE +

CONCERTO

FMS

MAGNUS

MAXIPUCE

MONETIOVE APPLICAM

SCOLARICIEL

En guise de bilan En guise de bilan provisoire…provisoire…

Bilan d’étape…connexionsBilan d’étape…connexions

• Bilan des connexionsBilan des connexions : : 877877 écoles connectées écoles connectées et et déclaréesdéclarées sur 932 soit sur 932 soit 94%94% des écoles des écoles ( 7 avril ( 7 avril 2005 ) .2005 ) .

• Lettre IA aux communesLettre IA aux communes des écoles non des écoles non connectées avec offre d’un ordinateur dédié à connectées avec offre d’un ordinateur dédié à la gestion: 5 réponses (8 écoles dotées)la gestion: 5 réponses (8 écoles dotées)

• Rappel Rappel ::– Janvier 2003 : 112 écolesJanvier 2003 : 112 écoles– Janvier 2004 : 572 écolesJanvier 2004 : 572 écoles– Janvier 2005 : 873 écoles Janvier 2005 : 873 écoles

Bilan d’étape… 1ère vagueBilan d’étape… 1ère vague

• Rappel Rappel : Test de l’application par les : Test de l’application par les directeurs et directrices volontaires de directeurs et directrices volontaires de 20 20 écoles écoles depuis décembre 2004 (1depuis décembre 2004 (1èreère vague) vague)

• … … du côté du dispositif du côté du dispositif d’accompagnementd’accompagnement

– Appel plate-forme Scoltéléservices : 12 écolesAppel plate-forme Scoltéléservices : 12 écoles

– 78% des fiches d’intervention créées via 78% des fiches d’intervention créées via l’application l’application

– GLContact (12% par téléphone)GLContact (12% par téléphone)

– Intégration de 2 directeurs de Gironde engagés Intégration de 2 directeurs de Gironde engagés dans le groupe national BE au réseau Helpdeskdans le groupe national BE au réseau Helpdesk

Bilan d’étape… 1ère vague Bilan d’étape… 1ère vague … … du côté des expérimentateursdu côté des expérimentateurs

1.1. 25 janvier 2005: 25 janvier 2005: • 974 élèves inscrits974 élèves inscrits par les 20 écoles par les 20 écoles

en expérimentation.en expérimentation.2.2. 7 février 2005:7 février 2005:

• 1848 élèves inscrits1848 élèves inscrits • 184184 inscrits par mairies inscrits par mairies

3.3. 21 mars 2005:21 mars 2005:• 2616 élèves inscrits2616 élèves inscrits• 309309 par 5 mairies par 5 mairies

4.4. 1 avril 2005:1 avril 2005:• 2714 élèves inscrits2714 élèves inscrits• 329329 inscrits par 5 mairies inscrits par 5 mairies

Bilan d’étape… 1ère vague Bilan d’étape… 1ère vague … … du côté des collectivités territorialesdu côté des collectivités territoriales

• 6 mairies sur 20 s’étaient engagées à 6 mairies sur 20 s’étaient engagées à inscrireinscrire

• Aide sollicitée : réponse par Aide sollicitée : réponse par interventions interventions des Maticedes Matice auprès des personnels de auprès des personnels de mairiemairie

• Demande de modification du module Demande de modification du module inscription: ajout inscription: ajout d’une partie Gestion d’une partie Gestion courantecourante (édition de listes, requêtes,…) (édition de listes, requêtes,…)

• Intérêt des petites communesIntérêt des petites communes pour pour l’applicationl’application

Bilan d’étape… 1ère vague Bilan d’étape… 1ère vague … … du côté l’Inspection Académiquedu côté l’Inspection Académique

• Direction de l’Informatique : Direction de l’Informatique : – Liaisons CATEL, SCOLTELESERVICES, Liaisons CATEL, SCOLTELESERVICES, – Sécurisation de l’applicationSécurisation de l’application– Rôle restreint avec les écoles Rôle restreint avec les écoles

expérimentatricesexpérimentatrices– Rôle primordial à venir pour l’information et la Rôle primordial à venir pour l’information et la

formation des services IAformation des services IA

• DOS 1 (Division de l’organisation scolaire)DOS 1 (Division de l’organisation scolaire)– Test du lot 3 avec IEN (chantier national)Test du lot 3 avec IEN (chantier national)– Préparation Vague 2Préparation Vague 2

Bilan d’étape… 1ère vague Bilan d’étape… 1ère vague … … du côté de la formationdu côté de la formation

• Sur-évaluation du contenu de la formationSur-évaluation du contenu de la formation:: les les directeurs et directrices possèdent les « contenus » directeurs et directrices possèdent les « contenus » contrairement à d’autres types de stages.. contrairement à d’autres types de stages..

• L’apprentissage se limite à la L’apprentissage se limite à la familiarisation à familiarisation à l’applicationl’application (ergonomie, usage de formulaires, (ergonomie, usage de formulaires, navigation,…)navigation,…)

• Demande du terrainDemande du terrain : : temps nécessaire à « la mise en temps nécessaire à « la mise en fiches » ( saisie des données). Prévoir en conséquence fiches » ( saisie des données). Prévoir en conséquence pour l’extension (heures de concertation « réservées » à pour l’extension (heures de concertation « réservées » à la saisie, aide extérieure ponctuelle,…)la saisie, aide extérieure ponctuelle,…)

• Envisager le moment de formation comme le temps de Envisager le moment de formation comme le temps de saisie des données des élèves de l’école: saisie des données des élèves de l’école: apprendre en apprendre en usage réel.usage réel.

• Réalisation d’un « Mémento du débutant BE »:Réalisation d’un « Mémento du débutant BE »: Mairie, Mairie, écolesécoles

Fin