Le Référentiel Techniquede l’Enseignement Supérieur

et de la Recherche

- Guide d’utilisation -

à destination des Opérateurs

Vos identifiants

Outil RT ESR - Opérateurs

Lien d’accès www.portail-immo.gouv.fr

Vos identifiants

………………………….………………

………………………….………………

Contacts utiles assistance.rtesr@enseignementsup.gouv.fr

2

Sommaire

Présentation et contexte

Profils et connexion

Les fonctionnalités du RT ESR | Opérateurs

La documentation

Les objectifs du supportp. 4

p. 6

p. 11

p. 17

p. 44

p. 46 Contacts & liens utiles

3

Les objectifs du support

4

L’objectif de ce support est de permettre de :

Appréhender les fonctionnalités offertes aux Opérateurs

S’approprier les fonctionnalités dédiées aux IRE

Obtenir de la documentation

Contextualiser l’outil dans son dispositif

Objectifs du support à destination des IRE

5

Contexte & présentation

6

Cliquez pour modifier le style du titreContexte

Dans le cadre de « l’enquête immobilière » annuelle du Ministère, mais également dans le

cadre de la nouvelle campagne SPSI des Opérateurs de l’Etat, des données concernant le

parc immobilier de chaque Opérateur sont saisies dans le Référentiel Technique ESR (RT ESR),par les Opérateurs eux-mêmes.

Ces données sont alors restituées dans l’Outil d’Aide au Diagnostic de parc ESR (OAD ESR),sous forme d’indicateurs, de graphiques et de cartographies. Au travers de prismes d’analyses et

d’un système de filtres, l’OAD ESR permet alors de piloter un parc immobilier.

Dans ce contexte le rôle de l’IRE est double :

- assister les Opérateurs dans l’utilisation de ces outils

- contrôler l’exactitude des données renseignées par les Opérateurs et les valider.

Ainsi, afin de faciliter la mission confiée à l’IRE, ont été développées des fonctionnalitésspécifiques, et qui sont dédiées aux IRE.

7

Cliquez pour modifier le style du titreLes principales données de l’OAD ESR

L’OAD ESR est un outil de restitution qui se nourrit des données présentesdans le RT ESR.

Le RT ESR est composé, entres autres et principalement, des données suivantes :

8

Les données essentielles de la Direction de l’Immobilier de l’Etat dans le cadre du SPSI

Cliquez pour modifier le style du titreLes principales données de l’OAD ESR

L’OAD ESR est un outil de restitution qui se nourrit des données présentesdans le RT ESR.

Le RT ESR est composé, entres autres et principalement, des données suivantes :

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La fiche Pilotage fonction immobilière: synthèse

du parc de l’Opérateur dont les données bâtimentaires ont

été agrégées.

La fiche foncier: rassemble les données concernant le terrain

sur lequel se situent le/les bâtiment(s).

La fiche bâtimentaire: ensemble de données détaillées à

l’échelle d’un bâtiment.

Cliquez pour modifier le style du titreDes applications connectées

Chorus

Immobilier (module Re-FX)

pré-alimentent

Données

complémentaires

de SI

Opérateurs

- Services

immobiliers

alimentent

Fichiers plats Import mensuel

Tutelles -

Services

immobiliers

Outil d’Aide à

l’Analyse des SPSIOAD ESR

Saisie manuelle Saisie manuelle

L’Outil d’Aide à l’Analysed’un SPSI est un outil d’aideà l’évaluation des SPSI desOpérateurs.

L’OAD ESR est un outil depilotage du parc et derestitution des données.

Le RT ESR est un outil desuivi bâtimentairepermettant la collecte et lamise à jour des donnéesrèglementaires, techniqueset fonctionnelles.

Chorus Re-FX est un outil degestion financière,budgétaire et comptablepermettant la tenue d’unl’inventaire physique etadministratif.

alimentealimente alimente

RT ESR

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Profils & connexion

11

Lecteur

Contributeur

- Opérateur -

Contributeur

- IRE -

Accès en lecture des données

Consultation des données Saisie des données

Consultation des données Saisie des données Validation des données

Selon les profils, les périmètres et les accès au RT ESR sont différents :

Profils des utilisateurs

12

Connexion

Cliquer sur « Connexion »L’adresse du portail :

www.portail-immo.gouv.fr

13

1

Connexion

Vos paramètres de connexion au portailde l’immobilier de l’Etat vous ont étécommuniqués par voie de mail.

14

Saisir votre ID et votre mot de passe reçus par e-mail2

Cliquer sur le bouton pour vous connecter3

Connexion

Vos paramètres de connexion au portailde l’immobilier de l’Etat vous ont étécommuniqués par voie de mail.

La connexion à l’outil se réalise au travers du portail immobilier de l’Etat, encliquant sur l’icône du Référentiel technique (RT)

L’adresse du portail :

www.portail-immo.gouv.fr

15

1

4

Connexion

Vous êtes par la suite redirigé vers la plateforme Enablon, votre page d’accèsà l’application

Utiliser le navigateur Firefox ou Chrome

16

Les fonctionnalités du RT ESR :

• Le menu et les paramètres de connexion• Rechercher un bâtiment • Créer un bâtiment non référencé• Renseigner une fiche bâtimentaire• Rattacher ou ajouter une fiche foncier• Demander une validation des données

Op

éra

teurs

17

Les fonctionnalités du RT ESR :

• Le menu et les paramètres de connexion

Op

éra

teurs

18

Rechercher, Sélectionner,Ajouter / modifier des données, Paramétrer les accès, Télécharger la documentation

En page d’accueil, un fois connecté, vous accédez au tableau de bord du RT ESR qui regroupe les rubriques thématiques dédiées à la gestion de bâtiments

Le tableau de bord

19

Le menu, à gauche, vous permet d’accéder rapidement aux différentsonglets thématiques ou à visualiser et renseigner les données.

Le menu

20

A tout moment, il est possible de modifier ses paramètres de connexion, vial’onglet « Ma configuration » dans le menu ou en cliquant sur la bulle de profilen haut à droite.

Les paramètres de connexion

21

Les fonctionnalités du RT ESR :

• Rechercher un bâtiment

Op

éra

teurs

22

1

Sur le tableau de bord, cliquez sur

la rubrique « Choisir un bâtiment »

Entrez les 6 chiffres correspondant aun° Chorus Re-FX du bâtiment

Le RT ESR étant un référentiel bâtimentaire, la recherche se fait par bâtiment

Rechercher un bâtiment

Cliquer sur la loupe et sélectionner le bâtiment recherché

4’ 4’’

3

ou

Penser à sélectionner l’année de référencesouhaitée

2

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Les fonctionnalités du RT ESR :

• Créer un bâtiment non référencé

Op

éra

teurs

24

Créer un bâtiment non référencé

Le RT ESR permet de créer une fiche pour un bâtiment non référencé dansChorus Re-FX, ce qui vous permettra de renseigner les données par la suite

1

Cliquez sur l’icône « Bâtiment non référencé »

Renseignez les champs, puis cliquezsur « Enregistrer »

2

Le bouton « Enregistrer & Nouveau » permet de créer un nouveau bâtiment non référencé

Les champs doivent être renseignés autantque possible. Dans le champ libellé doit êtrerenseigné le libellé du bâtiment désiré et nonle n° Chorus Re-FX du bâtiment (à 6 chiffres).

3

25

Les fonctionnalités du RT ESR :

• Renseigner une fiche bâtimentaire

Op

éra

teurs

- Les fonctionnalités de base -

26

Choisir un bâtiment

Vous êtes redirigé versle tableau de bord dubâtiment, depuis lequelil vous est possible decliquer sur les icônesthématiques dédiéesafin de saisir lesdonnéescorrespondantes

Renseigner une fiche bâtimentaire

Accéder aux données d’un bâtiment pour les visualiser, les modifier ou lesrenseigner

1

2

27

Renseigner une fiche bâtimentaire : saisir des données

Pour saisir des données, il faut :

Les données sur fond jaunes sont importées de Chorus Re-FX. Certaines de ces données ne sont, en revanche, pas modifiables.

Cliquer sur un onglet thématique

Cliquer sur « Modifier », en bas de la page de données pour saisir les données.

Une page de données s’affiche.

Penser à cliquer sur « Enregistrer », pour sauvegarder les modifications apportées.

1

2

3

4

28

Les principales fonctionnalités du RT ESR

Passer du mode de consultation des données à la saisie / modification desdonnées sur une page.

Enregistrer les modifications apportées.

Annuler les modifications apportées.

Visualiser les modifications réalisées, notamment lors de calculsautomatiques, sans enregistrer.

Supprimer l’ensemble des données d’une page.

Ajouter une colonne / ligne supplémentaire.

Consulter les données. Modifier les données.

Supprimer une colonne / ligne ajoutée précédemment.

Lire une « infobulle » en passant la souris sur l’icône .

29

Les fonctionnalités du RT ESR :

• Renseigner une fiche bâtimentaire

Op

éra

teurs

- Présentation des rubriques thématiques -

30

Cette rubrique reprend les 16 données essentielles identifiées par la DIE dans lecadre de la campagne des SPSI des Opérateurs de l’Etat

INFORMATIONS GÉNÉRALES

– Bâtiment– Surface utile brute (m²)– Surface utile nette (m²)

– Nombre de postes de travaux– Etat technique– Performance environnementale– Coûts d'exploitation du

bâtiment

Certains champs sont soumis à un système de notation allant de « Sans objet » à « Très satisfaisant ».La documentation sur ce système de notation ainsi qu’un glossaire de définition sont disponibles dans la rubrique « Documentation » (cf. infra)

Rubrique « Données essentielles »

31

Rubrique « Données générales »

Cette rubrique regroupe les informations administratives, principalementimportées de Chorus Re-FX, ainsi que les principales données caractérisant lebâtiment en termes d’occupation

IDENTITÉ DU BÂTIMENT OCCUPATION

32

RÉFÉRENCE AUDIT

– Données historiées– Bâtiment– Année– Niveau

GÉNÉRAL

CLOS COUVERT STRUCTURE

EQUIPEMENTS TECHNIQUES

AMÉNAGEMENTS INTÉRIEURS

AMÉNAGEMENTS EXTÉRIEURS

– état général du bâtiment

– état du clos couvert

– état des équipements techniques

Rubrique « Etat de santé »

Cette rubrique regroupe les informations concernant l’état général du bâtimentau travers de 6 catégories :

– état des aménagements intérieurs

– état des aménagements extérieurs33

ETAT ÉNERGÉTIQUE DE L’ENVELOPPE

– Référence audit– Général– Chauffage– Refroidissement– Ventilation – E.C.S– Eclairage artificiel– Bureautique– Ascenseur

ETAT ÉNERGÉTIQUE DES

ÉQUIPEMENTS TECHNIQUES

– Référence audit– Général– Planché bas– Toitures– Murs extérieurs– Menuiserie extérieures– Aspect bioclimatique

Rubrique « Etat énergétique »

Cette rubrique regroupe les informations concernant l’état énergétique dubâtiment et des installations techniques

34

ETAT D’ACCESSIBILITÉ

– Référence audit– Etat général– Accès– Accueil– Sanitaire– Service

Cette rubrique permet de renseigner les données liées à l’accessibilité dubâtiment et aux travaux associés

Rubrique « Etat d’accessibilité »

Certains champs sont soumis à un système de notation allant de « Sans objet » à « Très satisfaisant ».La documentation sur ce système de notation ainsi qu’un glossaire de définition sont disponibles dans la rubrique « Documentation » (cf. infra)

35

COÛTS DES SERVICES LIÉS AUX BÂTIMENTSCOÛTS D’OCCUPATION

COÛTS D’ADAPTATION ET EQUIPEMENT COÛT DES SERVICES AUX OCCUPANTS

– Bâtiment – Année– Loyer du bâtiment– Taxes

– Bâtiment – Année– Loyer du bâtiment– Aménagement, mobilier et équipement

– Bâtiment – Année– Définition des couts– Décomposition des charges

– Bâtiment – Année– Service aux occupants

Rubrique « Coûts d’exploitation du bâtiment »

Cette rubrique est dédiée à la saisie des coûts liés au bâtiment, et ce àdifférents niveaux

36

CONSOMMATION ÉNERGÉTIQUE

TRI DÉCHET

CONSOMMATION D’EAU

– Données générales– Bilan carbone– Consommation énergétique

Rubrique « Performance environnementale »

– Coût de consommation d’eau– Consommation annuelle d’eau– Type de données

Au sein de cette rubrique, les données relatives à la performanceenvironnementale peuvent être saisies, avec 4 sous-rubriques

Certains champs sont soumis à un système de notation allant de A à G.La documentation sur ce système de notation ainsi qu’un glossaire de définition sont disponibles dans la rubrique « Documentation » (cf. infra)

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RÉGLEMENTATION

– Réglementation générale applicable– m²~SUB-ERP– Zone de risques

COMMISSION DE SÉCURITÉ

CONTRÔLE RÉGLEMENTAIRE

– Désignation– Périodicité de la commission– Décision de maintien d’ouverture

– Bâtiment– Contrôles– Installations électriques

Cette rubrique offre la saisie des données réglementaires et fonctionnelles

– Bâtiment – Contrôle réglementaire Aération-

Ventilation

AUTRES CONTRÔLES

– Bâtiment– Référence audit – Général– Facilité d’accès– Organisation

général– Confort d’usage– Sécurité– Sureté – Hygiène

ETAT FONCTIONNEL

Rubrique « Etat réglementaire et fonctionnel »

38

1

Cliquez sur l’icone « Modifier »

Cette rubrique regroupe l’ensemble des contrats concernant la maintenance dubâtiment

Rubrique « Contrat d’exploitation et maintenance »

Saisir les données pour un contrat

Ajouter un nouveau contrat

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Les fonctionnalités du RT ESR :

• Rattacher ou ajouter une fiche foncier

Op

éra

teurs

40

41

Rattacher ou ajouter une fiche foncier

Le RT ESR permet d’ajouter ou de rattacher une fiche foncier à un/plusieursbâtiment(s).

Saisir les donnéesChoisir une fiche foncier existante

Les fonctionnalités du RT ESR :

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• Demander une validation des données

Op

éra

teurs

Demander une validation des données

Une fois les données saisies et enregistrées pour un bâtiment, une demandede validation de ces données doit être faîte à l’IRE :

Cliquer sur« OK » pour soumettre les données à la validation de l’IRE

L’IRE reçoit par mail une alerte l’informant de votre demande de validation. Il peut soit valider l’ensemble des données saisies / modifiées enregistrées, soit les rejeter.Dans ce dernier cas, une alerte de refus de validation est envoyée à l’Opérateur. 43

La documentation

44

La documentation

L’ensemble des documents d’information (guide, glossaire immobilier, FAQ,support de formation, compte rendu Club’U) est disponible directement dans leRT ESR

1

45

Contacts & liens utiles

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assistance.rtesr@enseignementsup.gouv.fr

Poser votre question via la balf dédiée

FAQ du portail

Contacts et liens utiles

Dans le cas où vous rencontreriez des difficultés ou pour toute autre question,plusieurs supports sont à votre disposition :

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