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L’Entretien Annuel d’Évaluation

Cabinet AMANAR

Développeur de Richesses Humaines

Management par solutions créativesCoaching, Organisation et Ressources Humaines

www.amanar.fr

Décembre 2007

Avantages attendus de l’entretien

La possibilité de faire le point sur une année

La constatation de la réalisation des objectifs

Des voies d’amélioration de fonctionnement

Une mise à plat de l’organisation du travail

La connaissance de ce qui va, ou pas, au sein du se rvice

L’adéquation entre le collaborateur et son poste

Un palliatif au manque de communication

Un moment privilégié et individualisé entre encadrant et salarié

Décembre 2007

Avantages attendus de l’entretien

La possibilité de créer une symbiose de l’équipe avec relationnel enrichi et parfaite compréhension

Un moment de franchise permettant d’éviter le double j eu

Le moment propice pour connaître les orientations perso nnelles du collaborateur

La possibilité d’identifier les formations adéquates

La mise en adéquation des deux visions

L’opportunité de pouvoir régler les problèmes sous-jac ents, de clarifier ce qui n’a pas été compris et ce qu’on attend du collaborateur

Décembre 2007

Messages importants sur les entretiens

• Évaluer les qualités humaines et personnelles du salarié autant que les qualités professionnelles et techniques

• Situer le salarié en termes de compétences, de potentiel et de désir d’évolution

• Accroître la cohérence entre les orientations individuelles et collectives

• Renforcer l’adhésion, développer les motivations et fidéliser le personnel

• Identifier les difficultés opérationnelles et comportementales de l'année écoulée et obtenir des engagements pour l'année à venir

• Les rendre actifs dans l'implication et la recherche de solutions• Définir dans le temps de nouveaux objectifs négociés, plans d’action

et de formation

Décembre 2007

Messages importants sur les entretiens

En fonction du profil du collaborateur,les fondamentaux de management sont aussi revisités

• Délégation• Motivation• Gestion d'un conflit• Valorisation• Sanction des succès et des échecs

Décembre 2007

Conduite de l’entretien d'évaluation

• L’entretien doit être – opérationnel et efficace, – basé sur des décisions concertées ou négociées, – afin d’éviter tout conflit potentiel et faciliter la mise en

place de plans d’actions

• Créer un climat de confiance• Encourager le collaborateur à s’exprimer, le

questionner, reformuler si nécessaire pour assurer un niveau de compréhension maximal

Décembre 2007

Ambiguïté des différentes expressions

• Évaluation• Appréciation• Progrès• Performance• …

Décembre 2007

Les risques à éviter

• Interrogatoire et manque d'écoute• Discussion de salon, échange stérile• Résolution de problème organisationnel• Négociation de salaire

Décembre 2007

Résumé des objectifs de l’entretien

Pour le supérieur hiérarchiqueL’entretien est un acte de management qui lui permet de•Faire le point : Revoir un à un les objectifs fixés et les évaluer en analysant des faits marquants survenus au cours de la période écoulée•Mesurer l’écart entre objectifs atteints et ceux à atteindre en tenant compte du contexte professionnel du collaborateur, des moyens mis àsa disposition, et des efforts fournis•Fixer de nouveaux objectifs et de faire évoluer les membres de son équipe

Pour le collaborateurL’entretien est l’occasion de •Faire un bilan, •Discuter de ses objectifs et de son évolution professionnelle•Montrer son potentiel

Décembre 2007

Trois dimensions à prendre en compte

Le passé• Faire le bilan de l’année écoulée• Apprécier la réalisation des objectifs fixés• Analyser les résultats, faits, et comportements

objectifs qui les expliquent

Décembre 2007

Le présent• Situer le collaborateur par rapport aux performances

attendues dans sa fonction actuelle• Analyser les difficultés rencontrées pour actions correctives• Apprécier l’adaptation au poste et détecter les décalages

éventuels


Décembre 2007


Le futur• Envisager les perspectives de développement du

collaborateur• Fixer les objectifs pour l’exercice à venir• Déterminer les actions de formation nécessaires et les

perspectives d’évolution

Décembre 2007

Préparation de l’entretien

Il est indispensable de fixer la date de l’entretien suffisamment àl’avance (deux semaines) pour permettre une prise de recul et une meilleure préparation

Il est nécessaire de prévoir une plage horaire large, un lieu permettant de ne pas être dérangé et les documents nécessaires à apporter lors du rendez-vous

Il est nécessaire de remplir en amont la grille d’évaluation

Il faut préparer son introduction en rappelant le but de l’entretien professionnel :

– Bilan global de sa performance et de ses compétences– Identification des éventuelles actions correctrices à mettre en place– Recueil de ses souhaits, de ses possibilités d’évolution et des moyens

d’y parvenir– Fixation de ses objectifs pour l’année à venir

Décembre 2007

La préparation du responsable

Vérifier l'existence du profil de poste et du référentiel de compétences ainsi que leur adéquation avec la réalité, sinon rédiger la description d'emploi dans les grandes lignes de façon à disposer d'une référence commune avant l'entretien

Remplir la partie "identification" du support de l’entretien annuel d’évaluation.

Le responsable a listé et examiné les activités principales, les objectifs de l'année écoulée et préparé l'évaluation factuelle, (les faits marquants observés et constatés) claire et argumentée des résultats, à la fois sur les missions habituelles et sur les objectifs.

Décembre 2007

Les documents de l'entretien

• Le guide du salarié A remettre au salarié

• La fiche de poste pour préparation de

• Le référentiel de compétence l'entretien

• Le support de l'entretien

Décembre 2007

Décembre 2007

La préparation du collaborateur

FICHE DE PREPARATION – PHASE D’AUTOEVALUATIONRépondez brièvement aux questions suivantes :

Considérez-vous que vous utilisez au mieux toutes vos compétences dans le poste que vous occupez ? Souhaitez vous changer de service, de poste ?

Y a-t-il des points sur lesquels vous aimeriez recevoir une formation complémentaire pour vous sentir tout à fait adapté aux exigences du poste ou des évolutions que vous présentez ?

Souhaits et projets personnels

Quelles ont été vos principales contributions à la marche de l’équipe ?Sur quels points pensez-vous que votre contribution est insuffisante ?Quels en sont les facteurs qui la favorisent et peuvent l’améliorer ?

Relations internes et travail en équipe

A quelles causes (personnelles ou indépendantes de vous) attribuez-vous ces succès et éventuellement le manque de réussite ?

Par rapport aux objectifs de votre poste, quels sont ceux que vous estimez satisfaisants, ceux qui vous semblent le moins bons ?

Objectifs

Quelles ont les principales difficultés que vous avez rencontrées cette année ? Quels sont les moyens possibles destinés à les aplanir pour améliorer votre efficacité et l’ambiance dans laquelle vous travaillez ? Moyens personnels, organisationnels …

Quelles sont dans votre travail, les activités qui vous intéressent le plus ? Celles qui vous intéressent le moins ? Pourquoi selon vous ?

Quels sont d’après vous les aspects de votre travail les plus importants, ceux qui vous demandent le plus d’attention et le plus d’effort ?

Activités réalisées dans le cadre du poste de travail

REPONSESQUESTIONS SUR VOTRE CONTRIBUTIONDOMAINES

Décembre 2007

Points clés de l’entretien

Faire le point sur le comportement et l’activité d’un collaborateur depuis le dernier entretien– Reconnaître la qualité du travail fourni– Indiquer les améliorations à y apporter– Déterminer les besoins éventuels de formation et de

perfectionnement– Donner l’occasion à chacun d’exprimer ses difficultés et

ses souhaits concernant son travail, son orientation, sa promotion

– Confronter les objectifs des collaborateurs avec ceux de l’entreprise

Décembre 2007

Points clés de l’entretien

Juger la valeur professionnelle de votre collaborateur– Donner une appréciation réaliste et objective de ses

compétences– Écarter les jugements de valeur sur sa personnalité– Parler des faits et des résultats de son action

professionnelle

Avoir un dialogue vrai– Dire ce qui va et ce qui ne va pas sans avoir peur de

froisser les sentiments du collaborateur– Adopter un discours respectueux de la personne

Décembre 2007

Faiblesses perçues pour l’entretien

Une méconnaissance globale de l’entretien d’évaluati on

Un niveau de pratique quasi-inexistant

Une difficulté à s’auto-évaluer pour préparer l’entretie n

Une absence de connaissance ou de diffusion de leurs fiches de

poste (au jour de l’entretien)

Une méconnaissance du guide d’entretien voire une po ssible

lourdeur d’utilisation (peu fonctionnel, trop intellec tuel)

Décembre 2007

Déroulement

INTRODUCTIONExpliquer pourquoi on réalise un entretien annuel d'activité et comment celui-ci va se dérouler.

Accueillir et rappeler le "cadre institutionnel" de l'entretien(politique d'entreprise qui concerne tous les services, entretien réalisé généralement par les "encadrants directs")

La parole au responsable

Décembre 2007

Déroulement

ETAPE 1Rappel des missions ou objectifs de l'année précédente

Commenter ensemble la description d'emploi, en particulier si des modifications dans les activités ou les missions sont intervenues.


5 à 10 minutes

Décembre 2007

Des exercices de mise en situation

Former 8 sous-groupes (entre 4 et 8 personnes).

Décembre 2007

Guide de prise de notes pour les exercices

• La forme– Verbale

– Non verbale

• Le fond– Le résultat est il atteint de façon optimale ?

Décembre 2007

1er exercice

L'accueil du salarié

Décembre 2007

Déroulement

ETAPE 2Recueil des points de vue sur les faits marquants d e l'année

Faciliter l'expression pour recueillir les points "sensibles", positifs et négatifs.Cette étape est essentielle pour bien préparer le bilan qui va suivre. Elle donne lieu à un repérage des dysfonctionnements. Le responsable (directeurs, cadres et responsables) est en situation d'écoute et propose, à la fin de cette étape, une synthèse sur les points majeurs exprimés.

La parole au collaborateur

Environ 10 minutes

Décembre 2007

2ème exercice

Recueil des faits marquants de l’année

Décembre 2007

Déroulement

ETAPE 3Bilan de l'année écoulée

Le responsable écoute l'auto-évaluation exprimée par le collaborateur. Ensuite, à partir de la liste des activités, il donne pour chaque activité principale son appréciation ; il en discute avec la personne pour comprendre les causes des succès et des difficultés, il fait de même sur les objectifs.

La parole au collaborateur puis au responsable

Décembre 2007

Déroulement


Le responsable s'attache à maintenir le caractère concret de cette évaluation (pas de jugement sur les personnes) ; il fait la synthèse de cette évaluation en indiquant si les résultats sont satisfaisants ou non, partiellement ou totalement atteints, en soulignant certaines causes de réussite ou d'échecs et en donnant des exemples. Il prend en compte dans sa synthèse les suggestions et propositions sur les modes d'animation de l'équipe et de management du service.


Environ 10 minutes

Décembre 2007

3ème exercice

Bilan de l’année écouléeet

Évaluation de la maîtrise du poste

Décembre 2007

Déroulement

ETAPE 4Évaluation de la maîtrise du poste

Le responsable indique son avis, point par point, en prenant appui sur des faits et des exemples, dans un esprit de dialogue objectif et en tenant compte des remarques du collaborateur concerné.


Environ 10 minutes

Décembre 2007

Déroulement

ETAPE 5Les objectifs pour l'année à venir

Le responsable examine les objectifs proposés par son collaborateur. Le responsable et le collaborateur ajustent ensemble les objectifs en précisant les priorités, les moyens, les indicateurs et les délais.Le responsable lui communique les évolutions envisagées, d'organisation ou de stratégie, dont il a connaissance et engage la discussion sur l'impact possible de cette évolution sur l'activité des personnes.


Décembre 2007

Déroulement


Chacun donne son avis librement sur les objectifs indiqués au cours de l'entretien et souligne les conditions de réussite ou des obstacles à ne pas négliger.Le responsable procède ensuite à la synthèse de ce qui a été dit au cours de cet entretien (en reprenant chacun des points inscrits dans le support d'entretien).Enfin, il s'engage en tant que manager dans cette conclusion : il encourage pour progresser et continuer àprogresser.


Environ 10 minutes

Décembre 2007

Déroulement

ETAPE 6Compétences et progrès

Le responsable est à l'écoute pour mieux identifier les besoins personnels ou les motivations professionnelles et pour envisager des possibilités concrètes d'enrichir la fonction ou de la faire évoluer.


Décembre 2007

Déroulement


A partir des problèmes soulevés, le responsable envisage des améliorations, d'éventuels changements d'organisation du travail et d'évolution des compétences. Il peut envisager des actions de formation individuelles et collectives.Il est aussi à l'écoute d'éventuels souhaits d'évolution professionnelle.Après l'entretien, vérifier que les engagements pris sont mis en œuvre.


Environ 10 minutes

Décembre 2007

Déroulement

ETAPE 7Synthèse et conclusion

Avant de conclure, le responsable prend soin d'analyser (une nouvelle fois sans doute !) les éléments de la performance ou des difficultés rencontrées liées au fonctionnement de l'équipe à laquelle appartient la personne (ou à celle d'autres équipes "transversales")


Décembre 2007

Déroulement


Le responsable reformule son appréciation d'ensemble sur les résultats.Il rappelle les engagements réciproques et les plans d'action prévus en commun (concernant la performance individuelle, l'évolution des compétences, l'amélioration du fonctionnement du service, le partage de l'information etc.)


Décembre 2007

Déroulement


Le responsable remettre au collaborateur un double de la fiche de synthèse.Il en conserver une copie et transmet la fiche de synthèse originale de l’entretien à la direction des ressources humaines

5 à 10 minutes


Décembre 2007

Déroulement

Après l'entretien

Le responsable assure le suivi des suggestions et des décisions formulées au cours de l'entretien. Ce dernier ne prend son sens que s'il s'intègre dans une pratique quotidienne de la communication et du management. Les Chefs de service prennent l'initiative d'assurer ce suivi. Les collaborateurs peuvent aussi les solliciter à ce sujet.

Durée totale 45minutes à 1h30

Décembre 2007

4ème exercice

Objectifs pour l'année, compétences et progrès

Synthèse et conclusion

Décembre 2007

Correction

Décembre 2007

1er exercice

L'accueil du salarié

Décembre 2007

1er exercice: l’accueil

• Préciser la durée de I’entretien et l'ensemble des thèmes abordés.

• Rappeler les objectifs de l'entretien, les missions du poste, les compétences et les attitudes citées : cet entretien doit vous permettre de faire le point, afin de mieux envisager l'avenir

• Veiller à ne pas être dérangé(téléphone, etc.)• Être totalement disponible (1 à 2h)• Avoir une attitude rassurante: le mettre à I’aise

ACCUEIL

• Préparer les faits significatifs et les plans d action : basez-vous sur des faits concrets et réfléchissez aux moyens d'évolution.

• Analyser les performances, les compétences et les attitudes de votre collaborateur

• Prendre rendez-vous (10 à15 jours avant)• Reprendre la définition de poste du collaborateur : le collaborateur a-t-il accru son champ de responsabilités ?

PREPARATION

Décembre 2007

Déroulement

ETAPE 2Recueil des points de vue sur les faits marquants d e l'année

Faciliter l'expression pour recueillir les points "sensibles", positifs et négatifs.Cette étape est essentielle pour bien préparer le bilan qui va suivre. Elle donne lieu à un repérage des dysfonctionnements. Le responsable (directeurs, cadres et responsables) est en situation d'écoute et propose, à la fin de cette étape, une synthèse sur les points majeurs exprimés.


Environ 10 minutes

Décembre 2007

2ème exercice

Recueil des faits marquants de l’année

Décembre 2007

Déroulement


Le responsable écoute l'auto-évaluation exprimée par le collaborateur. Ensuite, à partir de la liste des activités, il donne pour chaque activité principale son appréciation ; il en discute avec la personne pour comprendre les causes des succès et des difficultés, il fait de même sur les objectifs.


Décembre 2007

Déroulement


Le responsable s'attache à maintenir le caractère concret de cette évaluation (pas de jugement sur les personnes) ; il fait la synthèse de cette évaluation en indiquant si les résultats sont satisfaisants ou non, partiellement ou totalement atteints, en soulignant certaines causes de réussite ou d'échecs et en donnant des exemples. Il prend en compte dans sa synthèse les suggestions et propositions sur les modes d'animation de l'équipe et de management du service.


Environ 10 minutes

Décembre 2007

3ème exercice

Bilan de l’année écouléeet

Évaluation de la maîtrise du poste

Décembre 2007

Exercices 2 et 3:

• Parler clair• Déterminer les points forts et les points faibles sans vexer la personne• Savoir féliciter• Savoir critiquer• Vérifier que l'autre est d'accord sur l'analyse• Affirmer votre position

• Donner la parole au collaborateur• Construire son analyse sur la base de faits• Attitude : écoute active (reformuler)• Analyser le comment• Reformuler• Synthèses

ENTRETIEN

Décembre 2007

Déroulement

ETAPE 4Évaluation de la maîtrise du poste

Le responsable indique son avis, point par point, en prenant appui sur des faits et des exemples, dans un esprit de dialogue objectif et en tenant compte des remarques du collaborateur concerné.


Environ 10 minutes

Décembre 2007

Déroulement


Le responsable examine les objectifs proposés par son collaborateur. Le responsable et le collaborateur ajustent ensemble les objectifs en précisant les priorités, les moyens, les indicateurs et les délais.Le responsable lui communique les évolutions envisagées, d'organisation ou de stratégie, dont il a connaissance et engage la discussion sur l'impact possible de cette évolution sur l'activité des personnes.


Décembre 2007

Déroulement


Chacun donne son avis librement sur les objectifs indiqués au cours de l'entretien et souligne les conditions de réussite ou des obstacles à ne pas négliger.Le responsable procède ensuite à la synthèse de ce qui a été dit au cours de cet entretien (en reprenant chacun des points inscrits dans le support d'entretien).Enfin, il s'engage en tant que manager dans cette conclusion : il encourage pour progresser et continuer àprogresser.


Environ 10 minutes

Décembre 2007

Déroulement


Le responsable est à l'écoute pour mieux identifier les besoins personnels ou les motivations professionnelles et pour envisager des possibilités concrètes d'enrichir la fonction ou de la faire évoluer.


Décembre 2007

Déroulement


A partir des problèmes soulevés, le responsable envisage des améliorations, d'éventuels changements d'organisation du travail et d'évolution des compétences. Il peut envisager des actions de formation individuelles et collectives.Il est aussi à l'écoute d'éventuels souhaits d'évolution professionnelle.Après l'entretien, vérifier que les engagements pris sont mis en œuvre.


Environ 10 minutes

Décembre 2007

Déroulement


Avant de conclure, le responsable prend soin d'analyser (une nouvelle fois sans doute !) les éléments de la performance ou des difficultés rencontrées liées au fonctionnement de l'équipe à laquelle appartient la personne (ou à celle d'autres équipes "transversales")


Décembre 2007

Déroulement


Le responsable reformule son appréciation d'ensemble sur les résultats.Il rappelle les engagements réciproques et les plans d'action prévus en commun (concernant la performance individuelle, l'évolution des compétences, l'amélioration du fonctionnement du service, le partage de l'information etc.)


Décembre 2007

Déroulement


Le responsable remettre au collaborateur un double de la fiche de synthèse.Il en conserver une copie et transmet la fiche de synthèse originale de l’entretien à la direction des ressources humaines

5 à 10 minutes


Décembre 2007

Déroulement

Après l'entretien

Le responsable assure le suivi des suggestions et des décisions formulées au cours de l'entretien. Ce dernier ne prend son sens que s'il s'intègre dans une pratique quotidienne de la communication et du management. Les Chefs de service prennent l'initiative d'assurer ce suivi. Les collaborateurs peuvent aussi les solliciter à ce sujet.

Durée totale 45minutes à 1h30

Décembre 2007

4ème exercice

Objectifs pour l'année, compétences et progrès

Synthèse et conclusion

Décembre 2007

4ème exercice: objectifs pour l’année

•Questionner pour comprendre et donner son avis

•Rappeler les règles du jeu : ce sont des pistes d'évolution

•Donner la parole au collaborateur en faisant référence à ce qui précède•Laisser l'avenir ouvert

L'AVENIR

•Mettre en place un plan de pilotage : le suivi et son timing

•Rechercher l'ensemble des solutions et les moyens d'actions

•Donner la parole au collaborateur•Définir les objectifs des axes de développement identifiés

PLAN D'ACTIONS

Décembre 2007

Synthèse des pièges à éviter

•Ne pas tenir compte des éléments précités•Se satisfaire d'être arrivé au bout de l'exercice

CONCLUSION

•Faire des promesses•La démagogie

L'AVENIR

•Attitude ou directive autoritaire•"Il n'y a qu‘à", "il faut qu'on"•Imposer les décisions•Reproches déguisés•La formation n'est pas le seul moyen

PLAN D'ACTIONS

•Jugement de valeur •Évaluer avant d’avoir analysé•Trop parler ou ne rien dire•Attaquer•Se défendre•"Surfer", se contenter de l'écume des choses•Impasse : Je saute l'étape•Le flou•La démagogie•L'attaque•S'engager sur l'évolution salariale

ENTRETIEN

•Donner la parole immédiatement au collaborateur•Avoir une attitude stressante •Le flatter par des questions personnelles. Ce n'est ni le lieu, ni le moment

ACCUEIL

•Négliger I'importance de cette étape •Oublier d'imprimer le document (I'entretien doit se faire sans ordinateur)

PREPARATION

Décembre 2007

Synthèse de la démarche proposée

•Laisser la possibilité au collaborateur de rédiger son commentaire

•Rédiger l'entretien après discussion avec objectivité et conviction

•Faire ressortir les points clés de cet entretienCONCLUSION

•Questionner pour comprendre et donner son avis

•Rappeler les règles du jeu : ce sont des pistes d'évolution

•Donner la parole au collaborateur en faisant référence à ce qui précède•Laisser l'avenir ouvert

L'AVENIR

•Mettre en place un plan de pilotage : le suivi et son timing

•Rechercher l'ensemble des solutions et les moyens d'actions

•Donner la parole au collaborateur•Définir les objectifs des axes de développement identifiés

PLAN D'ACTIONS

•Parler clair•Déterminer les points forts et les points faibles sans vexer la personne•Savoir féliciter•Savoir critiquer•Vérifier que l'autre est d'accord sur l'analyse•Affirmer votre position

•Donner la parole au collaborateur•Construire son analyse sur la base de faits•Attitude : écoute active (reformuler)•Analyser le comment•Reformuler•Synthèses

ENTRETIEN

•Préciser la durée de I’entretien et l'ensemble des thèmes abordés.

•Rappeler les objectifs de l'entretien, les missions du poste, les compétences et les attitudes citées : cet entretien doit vous permettre de faire le point, afin de mieux envisager l'avenir

•Veiller à ne pas être dérangé (téléphone, etc.)•Être totalement disponible (1 à 2h)•Avoir une attitude rassurante : le mettre à I’aise

ACCUEIL

•Préparer les faits significatifs et les plans d action : basez-vous sur des faits concrets et réfléchissez aux moyens d'évolution.

•Analyser les performances, les compétences et les attitudes de votre collaborateur

•Prendre rendez-vous (10 à 15 jours avant)•Reprendre la définition de poste du collaborateur : le collaborateur a-t-il accru son champ de responsabilités ?

PREPARATION

l’entretien annuel d’Évaluationcoursedc.free.fr/4eme annee/4a finance/management equipe... ·...

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