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Guide d’utilisation – Commission VEGA 2020

M i n i s t è r e d e l ’ E n s e i g n e m e n t s u p é r i e u r , d e l a R e c h e r c h e e t d e

l ’ I n n o v a t i o n 1

Version du 29 octobre 2020

Par le biais de ce module, vous pourrez récupérer les documents renseignés, signés et téléversés par la

commission. Les différents PV sont pré-renseignés si et seulement si la commission a procédé à l’examen de

l’ensemble des candidatures via l’application.

Sommaire

Commission VEGA .................................................................................................................... 2

Examen des candidatures ....................................................................................................... 4

Saisie des rapporteurs ............................................................................................................. 4

Documents .............................................................................................................................. 4

Les avis de la commission sur les candidatures ............................................................... 5

En cas de téléversement des documents par l’établissement ........................................... 5

Modèles des documents mis à disposition des membres des commissions par l’application 6

Avis motivé du jury sur chaque candidature avant ou après les auditions ......................... 7

Liste d'émargement du jury ................................................................................................ 8

Liste d'émargement des candidats auditionnés ................................................................... 9

Procès-verbal de la délibération du jury sur les dossiers de candidatures et les rapports

des rapporteurs avant audition .......................................................................................... 10

Procès-verbal de la délibération du jury après audition des candidats ............................. 11

Procès-verbal de la délibération du jury sur les classements ........................................... 12




Commission VEGA

A l’origine, le module « Commission VEGA » de l’établissementa été conçu pour que vous puissiez

accompagner les membres du jury dans l’examen des candidatures et prendre la main sur les actions que doit

mener un président ou un vice-président de commission.

Toutefois pour la première campagne 2020, vous n’aurez accès qu’à la fonctionnalité « Documents ». Les deux

autres modalités « Examen des candidatures » et « Saisi des rapporteurs » seront développées ultérieurement.

Ceci signifie que les rapports téléversés dans l’application ne vous seront pas accessibles. Il conviendra de les

demander, si nécessaire à la commission.

Cette année, vous pourrez récupérer les documents renseignés, signés et téléversés par la commission. Les

différents PV sont pré-renseignés si et seulement si la commission a procédé à l’examen des candidatures via

l’application. Vous pourrez également téléverser ces documents renseignés et signés qui vous seront remis

directement par la commission.

Accéder à la commission VEGA

La page d'accueil du site est accessible à partir du portail GALAXIE destiné aux établissements.

L'identification de l’établissement se fait au moyen du numéro UAI et d'un code secret que l'utilisateur peut

modifier à volonté. Il vous est recommandé de veiller au strict respect de la confidentialité de ce code secret.

Le menu de navigation de l'application

Le module commission VEGA, destiné aux établissements, est accessible à partir

du bandeau de navigation présent à gauche de l’écran.




Lorsque vous cliquez sur l'item Commission VEGA, vous accédez aux différentes fonctionnalités de ce module.

La possibilité de quitter GALAXIE est ouverte en permanence par l’intermédiaire du bouton

qui se trouve dans le bandeau vert, en haut à droite. Cependant, veillez bien à

ne pas quitter l'application sans avoir vérifié que vous avez complété vos saisies et que vous les avez validées.




Examen des candidatures Cette fonctionnalité n’étant pas encore développée, vous ne pourrez pas récupérer, cette année, les rapports

téléversés par la commission. Il conviendra de les réclamer, si nécessaire, au président ou au vice-président du

jury.

Saisie des rapporteurs Fonctionnalité développée ultérieurement

Documents

Par le biais de cette fonctionnalité, deux possibilités s’offrent à vous :

- Soit vous récupérez les documents tels que les feuilles d’émargement, les PV de

délibération et de classement, renseignés, signés et téléversés par la commission. Ces

documents mis à disposition par la commission sont consultables, supprimables.

- Soit vous téléversez vous-même les documents précités dès qu’ils vous ont été remis

complétés et signés par la commission.

Ces documents sont pré-renseignés par l’application suite à l’examen des candidatures

effectué par la commission. Si ce travail n’a pas été réalisé par le président ou le vice-

président, vous ne pourrez pas les télécharger. Lorsqu’ils sont disponibles pour un emploi,

ils se trouvent en haut de l’écran dans la rubrique « Documents à télécharger ».




Pour les obtenir, choisissez dans la liste déroulante le numéro d’emploi en question.

Nous vous invitons à consulter le guide à destination des membres des jurys sur la

fonctionnalité « Documents » qui se trouve sur le portail des gestionnaires des

établissements :

https://www.galaxie.enseignementsup-

recherche.gouv.fr/ensup/guide_etablissement/guide_pour_jury.pdf

Les avis de la commission sur les candidatures

Lorsque le président ou le vice-président de la commission aura téléversé, pour chaque candidat, un avis sur la

candidature, vous pourrez dès lors récupérer l’ensemble des avis concaténés.

En cas de téléversement des documents par l’établissement

Lorsque les documents sont renseignés, signés et au format PDF, vous pouvez les téléverser après avoir cliqué

sur le bouton "Choisissez un fichier" ou "Parcourir" (selon le navigateur) puis sélectionnez le document

concerné au format PDF (le nom du document ou sa localisation doit apparaître dans la zone prévue à cet effet)

puis cliquez sur le bouton "Envoyer".

https://www.galaxie.enseignementsup-recherche.gouv.fr/ensup/guide_etablissement/guide_pour_jury.pdf

https://www.galaxie.enseignementsup-recherche.gouv.fr/ensup/guide_etablissement/guide_pour_jury.pdf




Un message vous informe que l’établissement a bien téléversé le document

Modèles des documents mis à disposition des membres des commissions par

l’application

Ces documents sont générés par l’application. Si vous souhaitez que les membres des jurys

utilisent vos propres documents, il conviendra de les téléverser dans VEGA. Reportez-vous au

chapitre Divers - B Documents à destination des membres des commissions du guide

d’utilisation : VEGA : https://www.galaxie.enseignementsup-

recherche.gouv.fr/ensup/guide_etablissement/VEGA.pdf

(1) La décision est acquise à la majorité des membres présents, c'est-à-dire si les oui représentent plus de la moitié des membres présents. Les votes nuls, abstentions, refus de vote ou

votes blancs sont tous pris en compte dans le calcul, au même titre que les votes défavorables. En cas de partage des voix, le président du jury a voix prépondérante.

ETABLISSEMENT :

RECRUTEMENT DES ENSEIGNANTS DE STATUT SECOND DEGRÉ DANS LE SUPÉRIEUR

Avis motivé du jury sur chaque candidature avant ou après les auditions

(joindre la liste d’émargement des membres)

I. Identification

Numéro d'emploi : Discipline :

Profil :

Délibération sur la candidature en vue de l’affectation dans l’enseignement supérieur par le jury

Civilité : Nom du candidat : Prénoms du candidat :

II. Délibération du jury

Après : □examen du dossier de candidature

□audition du candidat qui s’est déroulée le :

les membres du jury ont émis l’avis suivant :

□Avis favorable motivé :

□Avis défavorable et motivation détaillée (l'avis peut faire l'objet d'un commentaire circonstancié, sur une ou plusieurs

pages) :

Détail du vote :

VOTANTS :

SUFFRAGES EXPRIMES :

• OUI :

• NON :

- BLANCS OU NULS (1) :

- ABSTENTIONS OU REFUS DE VOTE (1) :

LE PRESIDENT DU JURY

Nom et prénom :

Date :

Signature :




Liste d'émargement du jury

ETABLISSEMENT :


LISTE D'ÉMARGEMENT DU JURY

Désignation de l'emploi Date & heure réunion

N° emploi : Profil du poste :

Discipline :

Membres du jury

Nom Prénom Qualité Discipline enseignée ou

de recherche

Signature

Vice-président

Président




Liste d'émargement des candidats auditionnés

ETABLISSEMENT :


LISTE D'ÉMARGEMENT DES CANDIDATS AUDITIONNÉS

Désignation de l'emploi Date de l’audition

N° emploi : Profil du poste :

Discipline :

Candidats auditionnés

Nom Prénom Signature



l ’ I n n o v a t i o n 1 0

Procès-verbal de la délibération du jury sur les dossiers de candidatures et les

rapports des rapporteurs avant audition

ETABLISSEMENT :


Procès-verbal de la délibération du jury sur les dossiers de candidatures et les rapports

des rapporteurs avant audition



Profil :

LISTE DES CANDIDATS PAR ORDRE ALPHABÉTIQUE

Civilité Nom du candidat Prénoms du candidat Avis du jury :

À auditionner ou non

À auditionner

À ne pas auditionner

À auditionner

À ne pas auditionner


Nom et prénom :

Date :

Signature :



l ’ I n n o v a t i o n 1 1

Procès-verbal de la délibération du jury après audition des candidats

ETABLISSEMENT :


Procès-verbal de la délibération du jury après audition des candidats

(joindre la liste d'émargement des membres et des candidats)


Profil :

LISTE DES CANDIDATS PAR ORDRE ALPHABÉTIQUE

Civilité Nom du candidat Prénoms du candidat Avis du jury :

Classé/non classé

Classé

Non classé


Nom et prénom :

Date :

Signature :

(1) La décision est acquise à la majorité des membres présents, c'est-à-dire si les oui représentent plus de la moitié des membres présents. Les votes nuls, abstentions, refus de vote ou

votes blancs sont tous pris en compte dans le calcul, au même titre que les votes défavorables. En cas de partage des voix, le président du jury a voix prépondérante.

ETABLISSEMENT :


Procès-verbal de la délibération du jury sur les classements



Profil :

Liste des candidats classés par le jury

Classement

Il ne peut y avoir

d'ex aequo

Civilité Nom Prénoms

1

2

Avis motivé unique portant sur l’ensemble des candidats :

Détail du vote :

VOTANTS :

SUFFRAGES EXPRIMES :

• OUI :

• NON :

- BLANCS OU NULS (1) :

- ABSTENTIONS OU REFUS DE VOTE (1) :


Nom et prénom :

Date :

Signature :