La Suite Office 2007 Quoi de neuf ?

©Marie Defoing & Benoît Le Gal Année scolaire 2008-2009 CEFOR-IEPS de Namur

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1. Office system 2007

1.1. Que nous dit Microsoft d’OFFICE SYSTEM 2007 ? « L'interface utilisateur Microsoft Office Fluent plus intuitive accélère l'accès aux tâches par le biais de fonctionnalités comme un ruban à onglets qui organise les commandes en fonction de scénarios ou d'objets spécifiques, des galeries qui vous permettent de choisir le résultats souhaités d'un simple clic et la fonctionnalité Aperçu instantané qui permet d'observer ce que donnera une modification de mise en forme ou d'édition avant de l'appliquer. »

1.2. A quoi ressemblent ces nouveaux « outils » ? RUBAN A ONGLETS

Les barres d’outils et les commandes des menus des versions précédentes ne font plus qu’un, intégrées à un ruban. La barre d'outils Accès rapide se trouve au-dessus du ruban et contient les commandes que vous êtes le plus susceptible d'utiliser. Par défaut, la barre d'outils Accès rapide contient les commandes Enregistrer, Annuler et Répéter (ou Rétablir), mais vous pouvez la personnaliser en ajoutant les commandes de votre choix (clic sur la petite flèche en bout de barre). Les commandes présentées sous formes d’icônes sont regroupées sous différents onglets (anciens menus si on veut comparer). Le menu FICHIER a disparu au profit d’un tout nouveau bouton Office situé en haut à gauche. Avec une souris à molette, en plaçant le curseur dans la liste des onglets, on passe d’un onglet à l’autre en faisant tourner la molette.

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Lorsque la rubrique (exemple : Police ) ne donne pas accès à toutes les commandes, on découvre une petite flèche orientée vers le coin inférieur droit qui est cliquable et qui ouvre une fenêtre qui ressemble beaucoup à celles des versions antérieures, fenêtre qui donne accès à toutes les commandes de la rubrique.

Des onglets supplémentaires apparaissent dans le haut du ruban en fonction des objets que l’on sélectionne : pour les images, les tableaux, les wordart… Il est à noter que ces onglets disparaissent de l’écran dès que l’objet auquel ils faisaient référence n’est plus sélectionné.

Plus d’informations sur le ruban (extrait du site de Microsoft) Dès que vous appuyez sur ALT, des petites étiquettes, ou badges, apparaissent. Ces badges indiquent les touches accélératrices pour tous les onglets. Lorsque vous appuyez sur une touche pour activer un onglet particulier, les badges indiquant les touches accélératrices des commandes figurant sous cet onglet apparaissent. En d'autres termes, les badges des touches accélératrices apparaissent un niveau à la fois, et vous devez choisir une option pour passer à un autre niveau. Outre les touches accélératrices, vous pouvez utiliser d'autres séquences de touches pour vous déplacer dans le ruban. Pour cela, vous devez tout d'abord appuyez sur la touche ALT, comme pour les touches accélératrices, pour activer le ruban. Vous pouvez alors vous déplacer à l'aide des touches de direction. Les touches GAUCHE et DROITE vous permettent d'accéder aux onglets adjacents. La touche HAUT vous permet d'activer la barre d'outils Accès rapide. À partir de là, utilisez la touche GAUCHE pour accéder au bouton Microsoft Office.) La touche BAS vous permet d'accéder à l'onglet actif dans lequel vous pouvez vous déplacer à l'aide des autres touches de direction. Le déplacement à l'écran à l'aide des touches de direction constitue une amélioration majeure par rapport aux versions antérieures de Microsoft Office, puisque vous pouvez utiliser les touches de direction pour vous déplacer aussi bien vers le haut et vers le bas que latéralement. GALERIES

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Un aperçu rapide des différentes possibilités est à notre disposition au travers des galeries. Un réel aperçu des modifications en cours est aussi présent. On voit le résultat de l’action avant de la valider. C’est un vrai gain de temps… plus besoin d’annuler une opération si le résultat ne nous convient pas, on en change immédiatement. NOUVEAUX OUTILS PLUS PERFORMANTS « Créez des documents de qualité professionnelle plus rapidement et facilement avec la riche collection de graphiques et d'effets créatifs des graphiques SmartArt. La fonctionnalité Inspecteur de document de Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007 et Office PowerPoint 2007 vous permet de rechercher et de supprimer d'un document les commentaires inutiles, les informations d'identification personnelle, le texte caché et d'autres informations. »

SMARTART Cet outil permet de créer des organigrammes très personnalisés.

INSPECTEUR DE DOCUMENT Nouvelle fenêtre qui s’atteint en passant par le bouton Office puis par la commande [Préparer] et qui a pour but de vérifier toutes les modifications qui ont été opérées sur le document (commentaires, révisions…). Cet outil est particulièrement apprécié dans les entreprises car il permet de déterminer rapidement les changements effectués par chaque relecteur.

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1.3. Que nous disent les « critiques » ? CLUBIC.COM Office 2007 introduit en effet des changements radicaux par rapport aux éditions précédentes. Des changements tellement profonds que la plupart des utilisateurs seront pour le moins déboussolés tant l'interface de la suite a subi des bouleversements. Au-delà de la simple interface, sur laquelle nous reviendrons largement, Office 2007 c'est également diverses nouveautés dont la généralisation du XML, l'apparition des flux RSS dans Outlook, la recherche par indexation ou encore l'arrivée des graphiques en 3D dans Excel. Et ce ne sont là que quelques-uns des changements les plus significatifs d'Office, changements que nous nous proposons de détailler dans les pages qui suivent. ZDNET.FR Le passage à Office 2007 se justifie si vous avez besoin de documents et de présentations plus soignés, d’autant qu’Outlook y est meilleur que jamais. Sinon, conservez votre environnement actuel. Plus Exploration plus aisée de fonctions antérieurement difficiles à trouver, présence d’outils élémentaires de PAO, formules d’Excel plus simples à référencer, présentations PowerPoint plus attrayantes, amélioration de la gestion du temps et des tâches sous Outlook, meilleure intégration globale des différentes applications, moindre taille des fichiers, récupération plus facile des fichiers en cas de corruption grâce à leur nouveau format, sécurité des documents plus simple. 01NET.COM L'ergonomie générale de cette nouvelle suite a été entièrement revisitée. Il s'agissait, pour Microsoft, de permettre aux utilisateurs d'accéder plus facilement à des fonctions, présentes dans les logiciels, mais ignorées. Entre la version originelle de Word et celle d'aujourd'hui, le nombre de fonctions est, par exemple, passé de 100 à 1 500. Le format des documents a également été revu. Le bénéfice est réel car les fichiers sont dix fois moins lourds, les données étant désormais enregistrées au format XML. A titre d'exemple, un « .doc » deviendra désormais un « .docx » . Microsoft précise que les nouveaux fichiers pourront être utilisés par son concurrent OpenOffice, en insistant sur le fait que ces formats sont sous contrôle de l'Ecta (European Communities Trade Mark Association), un organisme indépendant.

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1.4. Des nouveaux formats de fichiers… Pour accroître la sécurité et améliorer les échanges, les fichiers peuvent être enregistrés sous différents formats. Prenons l’exemple de Word : on peut enregistrer le fichier avec une extension docx, doc, pdf, xps, xml, html, wps…

Une nouveauté intéressante est donc de pouvoir enregistrer un fichier directement au format pdf… plus besoin de passer par une « imprimante pdf ». Mais il faut aussi savoir que le format xps devrait à terme concurrencer le pdf. PDF est une création d’Adobe, XPS une création de Microsoft ! Si le XPS est bien accepté comme standard et qu'il se développe rapidement, il pourrait provoquer la mort à plus ou moins long terme du PDF... c'est finalement la Commission européenne qui devra trancher. Quelques infos complémentaires sur le pdf et le xps extraites du site http://office.microsoft.com/fr-fr/help/HA100385691036.aspx

Format de

fichier Avantages Remarques

PDF (.pdf)

Enregistre les couleurs CMJN, les tons directs et la quadrichromie, ainsi que les tons directs en CMJN et PANTONE® — les formats préférés des imprimeurs professionnels.

Fournit des documents imprimables de grande qualité.

Inclut un texte alternatif pour les images ou les textes avec images.

Incorpore toutes les polices nécessaires dans un fichier avant l'impression.

Fournit un texte pouvant faire l'objet de recherches ainsi que des liens hypertexte.

Conserve toutes les métadonnées associées au fichier.

Nécessite la visionneuse appropriée — qui peut être téléchargée en ligne.

XPS (.xps)

Intègre le service de Gestion des droits relatifs à l'information qui permet au propriétaire du fichier sache qui ouvre ce dernier. Les destinataires qui ne bénéficient pas de droits d'accès ne peuvent pas voir le fichier XPS.

Fournit des documents imprimables de grande qualité.

Inclut un texte alternatif pour les images ou les textes avec images.

Incorpore toutes les polices nécessaires dans un fichier avant l'impression.

Fournit un texte pouvant faire l'objet de recherches ainsi que des liens hypertexte.

Conserve toutes les métadonnées associées au fichier.

Nécessite la visionneuse appropriée — disponible en tant que complément téléchargeable

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Les avantages des nouveaux formats (comme le docx au lieu du doc pour Word) d’après le site de MICROSOFT :

Gain de place : Les documents sont automatiquement compressés : 50% en moyenne.

Meilleure restauration des fichiers endommagés. Grâce au stockage modulaire des données, les fichiers s'ouvrent même si l'un de leurs éléments est endommagé, comme un graphique ou un tableau, par exemple.

Des documents plus sécurisés. Les éléments « à risque » intégrés dans le document (comme les objets OLE) sont stockés dans une section à part des fichiers. Ils sont ainsi plus facilement identifiables par les outils d’anti-virus.

Intégration simplifiée. Les développeurs accèdent directement aux contenus spécifiques du fichier. Il est donc plus aisé d'intégrer des informations venant de bases de données directement dans l'interface familière des documents Office.

Transparence et sécurité de l'information renforcée. Les informations personnelles et sensibles (noms d'utilisateurs, commentaires, suivi des modifications, chemins d'accès au fichier...) sont facilement identifiées et extraites : les documents partagés restent ainsi confidentiels.

Un format standard. Le 8 décembre 2006, l'Ecma a approuvé l'adoption du format Open XML comme standard ouvert international. Open XML est également en cours de normalisation à l'ISO. Avec ce véritable format ouvert, les entreprises et administrations sont désormais assurées de garder le contrôle de leurs documents et d'y avoir accès pour des décennies.

1.5. Compatibilité ? Microsoft met à la disposition des utilisateurs des versions antérieures à 2007 un pack de compatibilité téléchargeable qui permet de lire les fichiers enregistrés dans les nouveaux formats. On le trouve facilement en naviguant sur le site de Microsoft : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466 Ce pack permet d’ouvrir, de modifier et d’enregistrer des documents, classeurs et présentations dans les nouveaux formats de fichier Microsoft Office Word, Excel et PowerPoint 2007.

Nom du fichier: FileFormatConverters.exe

Version: 3

Date de publication : 19/11/2007

Langue: Français

Taille du téléchargement:

27.7 Mo

Des explications concernant l’installation du pack propres aux versions XP, 2003, 2000 sont disponibles sur le site et montrent comment installer et mettre à jour chaque version. Il est à noter que la suite Open OFFICE lit les fichiers créés par la version 2007 depuis juillet 2008.

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1.6. Passer des commandes de 2003 vers 2007 Microsoft a développé un guide de référence interactif pour vous permettre de vous y retrouver rapidement dans la nouvelle interface. Il est disponible depuis le lien http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HA100744321036.aspx Lorsque vous cliquez sur le lien ci-dessous, le guide interactif démarre. Une fois ouvert, placez le pointeur de la souris sur un menu ou un bouton Word 2003 pour connaître son nouvel emplacement dans Word 2007. Pour visualiser une animation de l'emplacement de la commande ou du bouton dans Word 2007, cliquez dessus.

1.7. Du neuf pour l’orthographe « Le vérificateur d'orthographe a été harmonisé entre les différents programmes Microsoft Office System 2007. Si vous modifiez une de ces options dans un programme Office, elle est également modifiée dans tous les autres programmes Office. En plus de partager les mêmes dictionnaires personnalisés, les programmes peuvent les gérer à l'aide de la même boîte de dialogue.. Le vérificateur d'orthographe de Microsoft Office System 2007 utilise le dictionnaire français postérieur à la réforme. Dans Microsoft Office 2003, cette fonctionnalité était un complément qui devait être installé séparément. Un dictionnaire d'exclusion est automatiquement créé pour une langue lorsque celle-ci est utilisée pour la première fois. Vous pouvez utiliser ces dictionnaires d'exclusion pour forcer le vérificateur d'orthographe à signaler les mots que vous ne souhaitez pas utiliser. Ces dictionnaires sont utiles pour éviter les mots obscènes ou non conformes à votre guide de style. »

Extrait du site de Microsoft

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2. PUBLISHER 2007 Un logiciel de conception de documents « marketing ». Publisher ne dispose pas d’un ruban. Ses barres d’outils sont fort proches de celles utilisées dans un Word 2003. Il peut cependant enregistrer le fichier créé sous différents formats, avoir recours aux nouveaux outils SmartArt… C’est un bon début pour ne pas être trop « perdu » dans cette nouvelle Suite.

Pour lancer le programme, nous pouvons faire appel à une nouvelle commande Vista : saisir les premières lettres du programme dans l’espace de recherche puis cliquer sur son nom dès qu’il apparaît dans la liste. Dès l’ouverture Publisher annonce la couleur : il est doué pour créer des documents de style « marketing » : prospectus, brochures, cartes de vœux, chèques cadeaux, étiquettes… D’un clic sur le type de composition à réaliser et nous avons accès à une panoplie de modèles en stock ou à télécharger.

2.1. Exercice 1 But : créer une invitation pour l’anniversaire de Julie. Objectifs : prendre en main le logiciel en découvrant les différents modèles dont il dispose classés par type de document à produire, les jeux de couleurs, les dispositions, découvrir les nouveaux formats d’enregistrement proposés par 2007.

Sélectionnons le type de composition « Cartes d’invitation » depuis le volet de gauche. Immédiatement nous voyons apparaître une série de modèles de cartes correspondant à notre choix.

Le haut de la fenêtre principale nous donne accès à un second classement par thème (sorte d’invitation). Faisons porter notre choix sur la proposition « Fête d’anniversaire » et cliquons sur la 4e proposition.

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Le volet de droite nous propose déjà toute une série d’options pour personnaliser notre création. Essayons et voyons l’aperçu dans le haut du volet qui change immédiatement selon les options que nous modifions. Cet aperçu immédiat est une des nouveautés de la suite Office 2007 ! Lorsque l’aperçu nous convient (Couleur Glacier, Jeu de police Bodoni, Taille quart page, Disposition juxtaposition), double-cliquons sur la vignette.

Nous disposons d’une nouvelle fenêtre avec des barres d’outils en haut, un volet d’options à gauche et notre création au centre. Le volet nous donne accès aux options que nous avons quittées en cliquant sur la vignette de notre invitation. Si nous nous arrêtons un bref instant sur la taille de la page, nous allons voir ce qu’on entend par une galerie dans la suite Office 2007. Toutes les propositions de tailles nous apparaissent sous forme de vignettes « cliquables ». Nous disposons également d’un espace personnalisable (coin supérieur droit).

Dans le bas de la fenêtre principale, nous disposons d’un navigateur pour voir les différentes « faces » de notre composition.

Chaque élément peut être modifié selon nos désirs, supprimé si on le souhaite. Il faut seulement penser à « dégrouper » les formes (cf. balise « grouper » qui apparaît lorsqu’on clique sur un objet présent dans la composition).

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Cliquons sur la photo. Aussitôt nous disposons de la barre d’outils propres au traitement de l’image. D’un clic sur la première icône et nous sélectionnons l’image de notre choix (adresse du fichier julie.jpg disponible sur le cd dans le dossier Photos cours 0809). Agrandissons-la.

Chaque bloc de la composition est donc modifiable. A vous de jouer pour obtenir une invitation proche de celle proposée ci-dessous.

Enregistrons notre travail dans un dossier spécifique. Que nous propose Publisher comme extensions ? *.pub = l’extension de Publisher Nous pouvons enregistrer directement au format pdf. Des options d’impression sont alors disponibles (voir « Modifier » la commande « Optimiser »).

Un aperçu avant impression nous donne une idée du résultat final…

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2.2. Exercice 2 But : créer calendrier pour notre ami boulanger Objectifs : comparer la création d’un calendrier avec l’assistant disponible en Word 2003 (exercice réalisé lors des formations Word) et celle proposée par Publisher. Sélectionner un modèle, modifier les options de la composition, insérer des images personnelles, formater quelques cellules des tableaux… Enregistrer le fichier, l’imprimer.

Ouvrons Publisher et sélectionnons les modèles de composition des calendriers. Nous choisirons le modèle « Voyage ».

Dans les options, déterminons les dates de début et de fin de notre calendrier. Si nous voulons ajouter des pages par après il faudra repasser par cette option sans quoi nous ne pourrons ajouter que les pages identiques à celles qui existent déjà c’est-à-dire sans le calcul des dates !

Personnalisons un mois en insérant des images personnelles, en prenant soin de donner un fond de couleur (texture) aux rectangles, en veillant à bien gérer la place des objets (icônes pour avancer, reculer…l’objet), insérons un objet de la bibliothèque de présentations… Si on veut insérer une forme, il faut la sélectionner en passant par le menu [Insertion/ Image/ forme]. Laissez libre cours à votre imagination !

Testez l’outil qui permet de remplir une forme avec une couleur déjà présente sur la composition (pipette).

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On peut aussi modifier l’arrière-plan du document en passant par [format/Arrière-plan]. La page affichée voit son fond rempli de l’arrière-plan choisi ou créé par l’utilisateur. Il n’y a pas de marge, le fond vient jusqu’au bord de la page.

Passons par un aperçu avant impression et enregistrons notre composition dans notre dossier habituel sous le nom de calendrier.pub

Le fichier peut être immédiatement converti en pièce jointe aux formats pdf ou xps en passant par la commande [Fichier /Envoyer un message/…].

PUBLISHER OU WORD ? Dans l’ancienne version de Word, nous disposions d’un assistant pour créer notre calendrier. Dans la version 2007, nous trouvons un lien vers les calendriers proposés en ligne par Microsoft en passant par le bouton Office puis Nouveau/Microsoft Office Online. Sans connexion au net et sans validation de votre licence Microsoft, plus de calendrier !

Après validation, il faut choisir son modèle et le télécharger.

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A vous de jouer et de découvrir les différentes compositions proposées par Publisher. Essayez de créer un petit catalogue et voyez comment on ajoute facilement des pages au document.

2.3. Compléter votre bibliothèque personnelle ? On peut créer des catégories (sorte de dossiers) et y placer des fichiers que l’on peut aller rechercher et insérer dans d’autres compositions.

Il peut s’agir d’une image mais aussi d’un Wordart, une zone de texte… tout élément que l’on souhaite pouvoir récupérer facilement d’un fichier vers un autre. On gagne du temps mais ces éléments ne sont malheureusement pas récupérables par Word ou PowerPoint ! D’autres outils nous permettent de réutiliser un travail : une fiche d’informations professionnelles par exemple. Une fois remplie et enregistrée, Publisher dispose d’informations qu’il replacera sur les documents modèles.

2.4. Les informations professionnelles

Cette fiche est accessible depuis le menu [Insertion] ou depuis le Volet Office.

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Créons une fiche puis appliquons-là à la création d’une carte de visite… Rien de plus simple, il suffit d’être attentif lors du choix de nos options et le tour est joué.

D’autres atouts du logiciel sont les différents assistants mis à la disposition de l’utilisateur : on peut corriger ou plutôt relever les erreurs liée à une impression professionnelle (production à emporter chez un imprimeur), dans cette même optique, on dispose d’une boîte de dialogue qui permet d’obtenir la couleur Pantone souhaitée… Si on dispose d’une imprimante capable de gérer de grands formats de papier, Publisher gère l’impression de grandes bannières…

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3. POWERPOINT Découvrons les nouveaux atouts de PowerPoint, logiciel de présentation assistée par ordinateur destiné à créer des diaporamas. Dès l’ouverture, nous sommes confrontés à ce fameux RUBAN ! Il occupe le haut de notre écran.

L’écran est toujours divisé en plusieurs parties : volet de gauche pour visualiser les dias sous formes de vignettes, la plus grande partie de l’écran est occupée par la dia en construction, un espace situé dans le bas permet de prendre note de commentaires relatifs à la dia en cours.

3.1. A quoi servent tous ces onglets ? Les onglets correspondent plus ou moins aux menus des versions antérieures.

Onglet Ce que vous y trouvez…

Le bouton Office Ce bouton et la barre d’accès

rapide remplacent le menu « fichier » des versions antérieures. On y retrouve les commandes d’ouverture d’un fichier existant, d’enregistrement, d’impression, d’envoi en pièce jointe…

D’un clic droit sur le barre d’accès rapide, nous avons à notre disposition une fenêtre qui nous permet de la presonnaliser en y ajoutant ou en y retirant les commandes de notre choix. Cette fenêtre fait partie des options du logiciel. En cliquant sur les liens proposés dans le menu de gauche, nous avons accès à diverses fenêtres qui nous offrent des choix qui influenceront le fonctionnement de notre programme. Il est à noter que les modifications que nous ferons en ce qui concerne l’orthographe (Vérification) seront communes à tous les logiciels de la Suite Office 2007. Ainsi si nous répétons souvent la même erreur, pouvons-nous l’apprendre au logiciel qui se chargera de corriger immédiatement notre erreur.

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C’est dans la fenêtre qui gère les options avancées qu enous pourrons définir le nombre d’annualtions que nous serons autorisés à réaliser en cours de travail… Le dernier item du menu nous ouvre les portes de Microsoft et de l’aide qu’il nous fournit en ligne : les mises à jour du logiciel, le diagnostic

établi par Microsoft si votre logiciel se « plante », un lien pour adresser directement un mail à la société…

Accueil

Insérer une nouvelle dia, copier/coller, modifier la disposition générale de la dia, sélectionner un type de police, de paragraphe…

Insertion

Tout ce que vous pouvez placer dans une diapositive : des tableaux, des images, des diagrammes (SmartArt), des graphiques et des zones de texte, mais aussi du son, des liens hypertexte, des en-têtes et des pieds de page, des symboles anciennement appelés caractères spéciaux…

Création

Tout pour gérer l'apparence des diapositives, avec l'arrière-plan, les polices et le jeu de couleurs, la mise en page.

Animations

Tous les effets d'animation et de transition ainsi que le minutage du diaporama.

Diaporama

De la sélection d’une couleur de stylo ou d’une certaine diapositive pour commencer à l’enregistrement d’un texte de narration, parcourez le diaporama et effectuez toutes les tâches préliminaires.

Révision

Vous y trouvez le vérificateur d'orthographe et les services de

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recherche. Demandez à votre équipe d'utiliser des annotations pour réviser la présentation, puis lisez ces commentaires.

Affichage

Les modes d’affichage, les masques des dias, le choix des couleurs d’impression, la règle et le quadrillage qui permettent de mieux placer les objets sur les dias, les macros…

Il ne faut pas omettre les onglets contextuels, qui contiennent des outils de mise en forme particuliers relatifs à des éléments tels que des images et des graphiques et qui sont disponibles lorsque ces objets sont sélectionnés. L’Assistant sommaire automatique de la version précédente a disparu. Il faut avoir recours aux modèles pour créer une présentation « rapide ».

3.2. Exercice 1 Lançons-nous dans la réalisation de notre diaporama. But : créer une présentation classique de 5 dias ayant pour thème la visite d’un jardin et devant être vue par des centaines d’internautes (pièce jointe). Il faudra donc des animations, du son, une présentation qui « tourne » seule… Objectifs : découvrir les grandes nouveautés du logiciel.

Première étape, définissons la mise en page et le thème que nous allons appliquer à l’ensemble de notre présentation en activant l’onglet [Création]. Nous remarquons que la nouvelle version tient compte des différents formats des écrans actuels (3 :4, 16 :9…). Chaque thème porte un nom. Notre choix se porte sur « Solstice ».

Si nous cliquons sur le bouton , nous pouvons d’un clic modifier toute notre présentation (on utilise une palette différente). Notre prendrons « Oriel ». Nous remarquons que ces palettes sont classées par ordre alphabétique. Nous pouvons composer nos propres palettes de couleurs en passant par la commande [Nouvelles couleurs de thème], l’aperçu de gauche nous donne une idée du résultat que nous obtenons en partant d’un thème existant proposé à droite. Nous devons donner un nom à notre création et l’enregistrer.

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Les couleurs du thème ainsi enregistrées apparaissent séparées dans le haut du menu des couleurs. Elles seront à votre disposition pour d’autres présentations.

Nous pouvons nous attarder sur le style de l’arrière-plan que nous pouvons à nouveau personnaliser à notre gré.

Le choix du jeu de polices sera déterminant dans notre exercice car nous devons tenir compte du fait que cette présentation sera vue par beaucoup de personnes (donc choisir une police courante comme Times, Arial ou Verdana) : « Office classique » fera notre affaire.

Des effets de mise en forme peuvent encore être définis mais nous y reviendrons.

Utilisons les zones de texte mises à notre disposition pour cette première dia de titre et complétons… Déplaçons la zone de sous-titre vers le bas. Rien n’a changé dans ces manipulations. Ajoutons un petit commentaire sous cette première dia. Pensons à enregistrer notre travail : un clic sur le bouton Office ou sur la disquette et nous ouvrons la fenêtre qui va nous permettre de déterminer l’emplacement du fichier et son format. L’arborescence présente dans le volet de droite nous offre la possibilité de déterminer l’emplacement du fichier, un bouton [Nouveau dossier] permet de créer immédiatement un dossier fils du dossier sélectionné dans l’arborescence et enfin le nom de fichier se situe comme avant dans le bas de la fenêtre. La nouvelle extension d’une présentation en cours de création est .pptx Notre travail portera le nom de visite.pptx et sera enregistré dans notre dossier habituel. Avant de valider, jetez un petit coup d’œil aux

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extensions proposées dans la rubrique [type].

La visionneuse Cette visionneuse vous permet de lire et d'imprimer n'importe quelle présentation PowerPoint (pps), même celles qui sont protégées par mot de passe. Vous pouvez ainsi les visionner sans installer Microsoft PowerPoint sur votre ordinateur. L'application fonctionne avec tous les fichiers créés avec Microsoft PowerPoint 97 ou supérieur.

informations sur ce logiciel Taille : 25.84 Mo Version : 1.0 Configuration minimale : Windows 2000/XP/Vista Licence : Gratuit Rubrique : Bureautique

Sous rubrique : Présentation

Langue : Français Auteur / Editeur : Microsoft Corporation

Téléchargé la semaine dernière : 7930 fois Date de sortie : 29 Octobre 2006

Pour insérer une nouvelle dia, il faut passer par l’onglet [Accueil] puis cliquer la petite flèche à côté de [Nouvelle Dia] ce qui nous donne accès à un choix de présentations de dias. Le raccourci CTRL+M fonctionne comme sur la version précédente, il nous offre directement une dia de contenu standard (un titre + contenu). Mais si nous souhaitons choisir une disposition particulière, il faut passer par la petite flèche (voir cercle rouge ci-contre) qui remplace finalement le volet de droite de la version antérieure. Nous prendrons [Titre et contenu]. Ceci nous offre une dia prête à recevoir un titre et l’objet de notre choix (image, vidéo…).

Nous insérons 3 photos de fleurs présentes dans le dossier indiqué par le formateur. Nous observons que les extensions sont différentes mais que la touche CTRL nous autorise à les sélectionner en même temps. Regardez quelques instants les formats d’images acceptés par cette version. Une fois sur la dia, elles sont « groupées ». un clic dans un espace vide et les voilà séparées (comme avant).

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Les outils relatifs aux images sont actifs, ils occupent l’espace du ruban.

De nouveaux outils sont à votre disposition pour modifier vos images. Une galerie vous présente les styles (bordures…) et un aperçu simultané vous permet de prendre la mesure du résultat de vos changements avant même de les valider. Essayez de reproduire la dia ci-contre et enregistrez votre travail d’un clic sur le bouton en forme de disquette présent dans la barre d’accès rapide.

Notre troisième dia s’appuie sur une disposition toute nouvelle : une image avec légende. Insérez la photo du chien. Que se passe-t-il ? Au tour du texte sous l’image maintenant. Remarquez le changement dans le ruban. Servez-vous des commandes de formatage de la police présentes dans l’onglet [Accueil].

Supprimez la zone de texte du coin supérieur droit et ajoutez un WordArt à la place. Que de changements dans ce WordArt ! Tout est paramétrable depuis les galeries ou les fenêtres de commandes. La meilleure façon d’apprendre c’est de tester bien entendu. Après vos propres essais, nous vous demandons de reproduire la WordArt ci-contre.

Une quatrième dia va nous permettre de découvrir l’outil SmartArt, destiné à composé des diagrammes et à les personnaliser. Prenons une dia vide. Depuis l’onglet [Insertion], choisissons [SMARTART]. Les diagrammes sont classés par types (volet de gauche). Dans la catégorie « Relation », nous choisissons les « Venn empilé ».

Apparaît à l’écran un diagramme et un espace destiné à saisir le texte que va contenir chaque cercle. Saisissons notre texte : arbres pour la première puce, rosiers pour la seconde et vivaces pour la troisième. Comment faire pour ajouter une puce pour les annuelles ? Un simple [enter] et le tour est joué. Attention : l’ajout de nouvelles puces liées à une figure n’est pas autorisé avec tous les

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diagrammes ! Remarquez que le ruban s’est à nouveau modifié en fonction de l’objet que nous traitons.

A vous de jouer pour obtenir un diagramme identique à celui qui vous est proposé ci-contre. N’hésitez pas à déformer un cercle, testez tous les remplissages possibles… Essayez la commande qui permet de remplir une forme d’un simple « copier » sur le net (recherchez la photo d’un arbre) et presse-papier dans PowerPoint. C’est rapide ! Vous devrez « tricher » pour le cercle « Arbres » si vous souhaitez écrire en orientant le texte verticalement.

Lorsque l’on modifie les couleurs, on comprend tout de suite ce que signifie « accentuations » utilisé dans les choix des couleurs du thème.

Notre dernière dia démarre d’une dia vide. Nous y insérerons un graphique. Notre choix de graphique posé, il nous reste à saisir les données dans un tableau Excel mis directement à notre disposition par le logiciel.

Printemps

Été Automne

Hiver

Vivaces intéressantes

19 37 7 4

Arbustes 6 5 4 3

Arbres 7 9 21 6

Rosiers 15 20 5 0

Modifions l’aspect de notre graphique à l’aide des outils représentés ci-contre. Commençons par intervertir les colonnes pour obtenir une présentation conforme à notre modèle. Modifions ensuite la disposition et le style de notre graphique. Chaque élément du graphique peut bien entendu être personnalisé (voir Excel).

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A quoi ressemblent les boutons d’action de la version 2007 ? Revenons à la dia 2 et cliquons sur l’onglet [Insertion]. Les boutons font désormais partie des formes que l’on peut insérer. Ils fonctionnent comme avant. Nous remarquons que nous disposons d’une catégorie [Liens] qui est active lorsqu’un élément de la dia est sélectionné. Prenons la première photo et essayons d’y ajouter une action : rien n’est changé par rapport à 2003 ! Il en va de même pour les liens hypertextes.

Enregistrons notre fichier avant de passer à l’ajout d’un son. Depuis l’onglet [Insertion], activons la lecture d’une musique sur toute notre présentation en passant par la rubrique «Clips multimédia » puis [Son]. Nous allons choisir un fichier mp3 enregistré sur notre pc = fichier audio. Une petite fenêtre nous demande quand le son doit démarrer. Notre choix : automatiquement. Des outils, placés dans le ruban, nous permettent de masquer l’icône pendant la présentation, de gérer le volume… Testons. Notre son prend fin dès que nous enfonçons la touche [enter] pour visionner la seconde dia ! Nous devons remédier au problème soit en passant par les options de cette animation soit plus simplement en choisissant dans la liste déroulante proposée par la commande [Activer le son] la proposition « exécution sur l’ensemble des diapositives ».

Nous aurions également pu décider de faire démarrer le son à un moment précis et non au début de la présentation (choix des secondes ou déclencheur). Intéressons-nous au déclencheur (= action à réaliser pour mettre en route la lecture du fichier). Ajoutons d’abord une forme sur notre première dia. C’est sur cette forme que l’on devra cliquer pour activer le son. Nous devons utiliser les animations personnalisées pour parvenir à nos fins. Dans le volet (identique à la version 2003), nous voyons notre fichier son. Animons notre forme d’un effet d’emphase et faisons

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démarrer les 2 animations en même temps. Dans les options du son, complétons l’onglet [Minutage] de manière identique à l’image ci-contre. Testons. Deux sortes de fichiers sons pour PowerPoint : les fichiers liés et les fichiers incorporés. Seuls les fichiers wav de moins de 100 Ko (par défaut car on peut aller jusqu’à 50000 Ko) sont incorporés à la présentation. Lors de la copie de la présentation sur un autre support, le fichier son est inclus et peut donc toujours être lu. Pour tous les autres fichiers, PowerPoint crée un lien vers l’emplacement du fichier. Il faut donc vérifier la validité de celui-ci lorsqu’on déplace la présentation (déplacer plutôt un dossier qui contient la présentation + sons + vidéos…).

La solution… « Lorsque votre présentation est terminée et que vous vous préparez à la copier ou à la distribuer, utilisez Package pour CD-ROM. Cette fonctionnalité copie tous les fichiers dans un même emplacement (un CD-ROM ou un dossier) avec votre présentation et met automatiquement à jour tous les liens des fichiers multimédias. »

Aide Microsoft

Les animations personnalisées n’ont pas beaucoup changé. Animons la photo de la dia 3. Seules les trajectoires sont plus nombreuses. A vous de jouer… Voyez comment réagi le SmartArt de la dia 4 lorsque vous l’animer. Voici ce qui a été réalisé par le formateur mais laissez libre cours à votre imagination. Testez toutes les options qui vous sont offertes. Faites de même avec le graphique.

Voyons à présent les transitions. Nous les retrouvons dans l’onglet [Animations]. Une galerie nous propose différentes transitions. Partons de la dia 1. La galerie est très explicite sur l’action qu’aura la transition sur la dia. On décide facilement la vitesse d’exécution de la transition, si elle doit être identique pour toutes les dias et enfin si le passage entre les dias s’effectue manuellement et/ou automatiquement. Un passage par le mode « Trieuse » nous indique le temps de chaque dia (comme dans

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la version 2003).

L’onglet [Diaporama] permet de décider du démarrage du diaporama et de le configurer (paramètres relatifs à la manière dont le diapo doit « tourner »). Les commandes qui sont regroupées ici sont fort semblables à celles de la version 2003.

Créons un diaporama personnalisé… Nous sélectionnons et organisons les dias que nous souhaitons garder dans le diaporama personnalisé (sert à ne montrer qu’une partie des dias). Sous le bouton [Diaporama personnalisé] nous voyons désormais apparaître notre diaporama « spécial » que nous lançons d’un clic sur son nom (c’est plus facile à gérer que de masquer certaines dias).

Nouveauté : gérer la résolution. On peut préciser la résolution écran à utiliser pour la présentation sans affecter la résolution déterminée via Vista.

L’onglet [Révision] permet de vérifier l’orthographe, de gérer des commentaires. La partie « Protection » nécessite l’inscription à un service complémentaire Microsoft.

C’est depuis l’onglet [Affichage] que nous avons accès aux masques des dias, au passage de notre présentation dans des niveaux de gris, aux macros.

Cette présentation doit fonctionner seule. Il faut donc spécifier les paramètres du diaporama souhaité en cliquant sur l’onglet [diaporama] puis [Configurer]. Rien n’est différent de la version précédente.

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Reste à passer à l’enregistrement… On peut l’enregistrer au format ppsx qui correspond à notre ancien pps (mais attention à la lecture par tous). On peut aussi prendre la précaution de tout emporter en passant par le bouton [Office] puis par [Publier] puis [Package pour cd-rom]. Nous désirons copier le tout dans un nouveau dossier nommé « Mon Jardin ». Il est entendu qu’il faut autoriser l’enregistrement de tous les fichiers liés. Voyez depuis l’Explorateur tout ce que contient notre dossier.

Notre travail est terminé.

3.3. Exercice 2 Une nouveauté de PowerPoint 2007 : la création d’une présentation « album photos ». Vite fait bien fait !

Il faut idéalement réunir toutes les photos dans un seul dossier, les ordonner pour qu’elles soient dans l’ordre de passage souhaité (selon le nom du fichier) ; On peut aussi récupérer les photos une à une des différents dossiers et les ordonner dans la fenêtre représentée ci-dessous. Il s’agit d’un choix personnel (mais si il ne faut rien oublier la première solution semble plus optimale). Essayons. Toutes nos photos sont regroupées dans le dossier ALSACE. Elles ont été retravaillées pour qu’elles soient de taille presque identique (600 X 800 pixels). En partant d’une nouvelle présentation, nous avons accès à l’onglet [Insertion] puis à l’icône [Album photo]. Observez la fenêtre et complétez-la. Tout y est : la sélection des fichiers via l’Explorateur, les outils de base nécessaires à retravailler la luminosité… des photos, la possibilité d’ajouter un titre ou une légende, le choix de placer des dias « texte » intermédiaires, de ranger le tout… Commencez par sélectionnez vos photos puis passer directement à la présentation des images (en bas à gauche de la fenêtre) pour pouvoir ensuite disposer des options « légendes »…

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Votre présentation est rapidement conçue. A vous de l’animer, d’y ajouter un fond sonore, de modifier les couleurs, d’y placer du texte et de prévoir qu’elle tourne en boucle en plein écran. Enregistrer votre travail. Passez par l’aperçu avant impression (pas de changement).

Envoyer le travail vers Word… Nous retrouvons une fenêtre bien connue de la version précédente lorsque nous avons cliqué sur le bouton Office et sur la commande [Publier].

Permet de parcourir l’arborescence pour sélectionner les images

Combien d’images par dia ? Prévoir un titre ?

Présentation de l’encadrement des images

Thème à appliquer = arrière-plan, formatage des titres…

Insérer une dia de texte

Trier les dias

Outils pour modifier l’image

Supprimer la dia sélectionnée

Insère le nom du fichier

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4. WORD 2007 Nous sommes désormais familiers du ruban. Comme pour PowerPoint, les menus ont disparu au profit des onglets du ruban.

4.1. Exercice 1 But : Réaliser un carton d’invitation Objectifs : mise en page, bordure de page, formater le texte, arrière-plan..

La présentation d’un nouveau fichier est un peu différente de celle de la version 2003. On retrouve la même fenêtre que celle de Publisher. Nous validons la proposition « document vierge » qui par défaut est une page A4 orientée portrait.

Définir la taille du nouveau fichier ne passant par l’onglet [Mise en page] puis [Taille]. Notre choix : carte postale 1. Nous remarquons que comme en 2003, nous pouvons spécifier une taille personnalisée à notre feuille. Orientons notre feuille en paysage et personnalisons les marges pour qu’elles soient toutes fixées à 1 cm.

Ajoutons une bordure de page et un fond à notre carte en passant par les outils de gestion d’arrière-plan de la page. Attention : nous ne pouvons pas ajouter de borures personnalisées car il s’agit de fichiers .bdr (pas d’extension d’image). Ajoutons une couleur de page. Si nous souhaitons ajouter un motif sur base d’une image à la liste des motifs déjà existants, pas de problème… il suffit d’indiquer l’emplacement du fichier. Un inconvénient : ce nouveau motif disparaît de la bibliothèque lors de l’ouverture d’un nouveau document.

Nous remarquons l’outil [Filigrane] dans la même catégorie. Il sert à placer un texte en filigrane (ex. : confidentiel) ou un logo mais est moins souple qu’un arrière-plan lorsqu’il s’agit de gérer l’emplacement du filigrane. Testez puis annuler le filigrane.

Insérons un WordArt. Rien n’est vraiment changé entre cette version et la précédente sauf la présentation des outils qui lui sont liés.

Une nouveauté : la position de l’objet facilement accessible.

L’outil [Remplissage de forme] dispose de dégradés agréables à

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utilisér car présentés sous forme d’une galerie (aperçu du résultat immédiat).

Terminons ce petit exercice par l’insertion d’une zone de texte. Nous disposons d’une galerie (nouveauté) proposant des zones préformatées ou nous personnalisons une zone en la traçant comme par le passé. N’hésitez pas à tester les polices d’écriture, les textures…un ruban d’outils résrvés à la zone de tetx est à votre disposition. Enregistrez votre travail et fermez le fichier.

4.2. Exercice 2 But : utiliser un des nouveaux modèles Word Objectifs : télécharger un modèle de lettre, modifier le contenu, accéder à l’en-tête…

Ouvrez un nouveau document en passant par les modèles de lettres à télécharger. Nous choisirons une lettre de relance proposée dans les lettres professionnelles.

Un message nous avertit que seuls les titulaires de logiciels officiels peuvent téléchager. Validons.

La lettre type est disponible. A nous d’effectuer les changements nécessaires pour qu’elle corresponde à celle reprise ci-dessous.

Dans l’onglet [Insertion], on trouve qui propose tous nos anciens caractères spéciaux.

Commençons par l’en-tête et le pied de page qui s’ouvrent d’un double-clic. Une barre d’outils les concernent et comme dans les versions antérieures c’est depuis la mise en page que l’on décide à partir de quel endroit ils doivent « démarrer ». Insérons un logo, un WordArt. Glissons vers le pied : pour effacer la ligne noire, il faut passer par le formatage du paragraphe.

Plaçons une tabulation gauche, insérons une date automatique.

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Ajoutons une liste à puces… la gestion des retraits s’exécute depuis la règle.

Remplaçons « Messieurs » par « Monsieur ».

Voici ce que nous devons obtenir :

N’oublions pas d’enregistrer notre fichier aux formats .docx et .pdf

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4.3. Exercice 3 La gestion d’un publipostage a-t-elle beaucoup changé ? Pas tant que cela finalement. But : réaliser un publipostage sur base d’un petit document qui se complète automatiquement. Objectifs : faire le tour des outils liés au publipostage en 2007

Créons un petit document dont les champs seront remplis par le publipostage.

Nous disposons de tout un onglet pour les outils du publipostage.

En cliquant sur la flèche située dans le bas de l’icône [Démarrer la fusion], nous retrouvons notre assistant en 6 étapes. Nous allons bien réaliser une lettre sur base du document actuel.

Nous créons une nouvelle liste. Quelques petits changements sont bien vite assimilés. Encodons 4 ou 5 clients. La base est enregistrée au format .mdb (Access) sous la forme d’une « Office Adress list » lisible par 2007 et versions précédentes. Notons que le nouveau format pour Access 2007 est .accdb (non reconnu par les versions antérieures).

La fenêtre qui s’ouvre après enregistrement est un peu différente des versions précédentes. Seule la commande [Valider les adresses] ne fonctionne pas faute d’un logiciel qui n’est pas installé (pas disponible).

Si nous souhaitons ajouter un enregistrement, nous devons revenir à la source de données ([Modifier] en bas à gauche).

Pour insérer les champs dans notre document, rien n’a vraiment changé. Le bouton

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donne accès à la lite des champs.

Le bouton permet de créer des règles « si…alors »…

L’aperçu est plus « sympa » et plus rapide.

Le bouton permet de choisir entre trois actions : imprimer les documents issus du publipostage (le résultat), la possibilité de fusionner et de modifier chaque document né de cette fusion de manière individuelle, d’envoyer un message mail (le champ A : sera rempli par le publipostage et fera donc partie des champs saisis dans la base de données). Pour effectuer la dernière opération, Word passe par Outlook. Enregistrons notre fichier et fermons-le.

(pour vérifier la fusion avant impression).

La gestion des longs documents a évolué. Voyons comment en réalisant un exercice.

4.4. Exercice 3 But : gérer un long document (partir du doc brut pour présenter un document avec table des matières, titres de niveaux 1 et 2). Objectifs : découvrir et personnaliser les styles, la hiérarchisation, la numérotation des pages, la création d’une table des matières, la création d’une bibliographie… Ouvrons le document « brut » enregistré sous le nom textebrut.pdf présent dans le dossier indiqué par le formateur. C’est Acrobat Reader qui l’ouvre. Sélectionnons tout, copions et collons dans Word.

Nous disposons du document que nous souhaiterions hiérarchiser et compléter d’une table des matières. Nous allons insérer les titres et les formater en utilisant les styles. Il faut travailler de manière méthodique pour éviter tout souci. Nous commençons par insérer les titres et les enters qui vont « aérer » le texte.

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Nous sélectionnons le premier titre (le paragraphe) et le formatons en passant

d’abord par la hiérarchisation ( ) qui se trouve dans l’onglet [Accueil], dans la gestion des paragraphes. Nous choisissons ensuite la police, sa taille, sa couleur, son soulignement… Une fois la présentation de notre titre parfaite, nous opérons un clic droit et sélectionnons la commande [Style] qui est la dernière de la liste. Nous demandons à Word d’enregistrer la sélection en tant que nouveau style.

Nous lui attribuons un nom et cliquons ensuite sur le bouton [Modifier] pour avoir accès à la fenêtre suivante qui va être beaucoup plus détaillée.

Sélectionnons à présent tous les autres titres (CTRL + Clic) et appliquons-leur le même style en faisant appel à la commande qui est présente dans l’onglet [Accueil]

sous la rubrique [Style] . Pour créer le style de niveau 2, il est très facile de partir d’un titre de niveau 1, de modifier le formatage, de passer par la commande [Hiérarchisation] puis modifier le niveau et enfin d’enregistrer ce style. Il est à noter que lorsqu’on ouvre un nouveau document, on peut revenir à une

galerie de styles prédéfinis en cliquant sur le bouton et en choisissant le jeu de styles qui nous convient (moderne, simple, soigné…).

Spécifier le niveau pour la future table des matières

Ajouter à la liste pour l’appliquer facilement aux autres titres du document et choisir si ce style sera propre à ce travail ou pourra être utilisé ultérieurement dans d’autres documents

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Nous enregistrons notre travail puis le terminons en passant par l’onglet [Références] pour créer une table des matières. La première catégorie de cet onglet est consacrée à la création et à la gestion de la table des matières.

Un clic sur « Table des matières » et nous avons accès à une liste des « modèles » de tables des matières. Si ces tables prédéfinies ne nous conviennent pas, nous pouvons créer une table « sur mesure ».

Nous observons que cet onglet permet également de gérer les notes de bas de page.

Une nouveauté : la gestion des citations ou bibliographie. Il faut compléter une fiche par auteur. Chaque source est enregistrée dans un dossier spécial prévu par le logiciel. Il suffit ensuite de créer une bibliographie sur mesure. Pour plus d’infos, n’hésitez pas à consulter l’Aide de Microsoft.

Pour terminer notre travail, numérotons les pages. Depuis l’onglet [Insertion], rubrique [En-tête], nous pouvons facilement numéroter les pages de notre travail soit en nous basant sur un modèle prédéfini soit en personnalisant

notre numérotation. Et si nous devions insérer des équations mathématiques à notre travail ? Pas de souci ! Nous disposons d’un onglet rien que pour ça. Il est accessible depuis l’onglet [Insertion] puis d’un clic sur le bouton [Equation], nous avons accès à une série de modèle à modifier ou d’un onglet « spécial math ».

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5. EXCEL 2007

Quoi de neuf ?

Les feuilles de calcul peuvent contenir jusqu'à un million de lignes et 16 000 colonnes ! Plus de données, plus rapidement traitées = le slogan de Microsoft.

Des effets visuels enrichis pour les graphiques, notamment des effets 3D, des ombres légères et la transparence…

Une présentation plus sympathique des formules.

Des tableaux croisés dynamiques encore plus performants.

Le nouveau format XML compressé de Microsoft Office Excel permet de réduire considérablement la taille des fichiers et repose sur une architecture qui offre une récupération accrue des données de fichiers endommagés.

Faisons notre propre idée en commençant par un petit exercice de mise en forme d’un tableau avec quelques formules de calculs.

5.1. Exercice 1 Buts : un tableau bien présenté en quelques clics Objectifs : apprivoiser le nouvel environnement d’Excel 2007.

Dans un nouveau classeur, commençons par saisir une liste de pays d’origine qui nous permettrons de gagner du temps dans la saisie des données. Nous plaçons cette liste bien en-dehors de notre tableau (exemple en XFD1 qui est la dernière colonne). Sélectionnons les noms de pays et trions-les (boutons AZ présents sous l’onglet [Données]. Nous reviendrons sur le tri car il a bien évolué !

Encodons les cellules qui contiennent le titre, les en-têtes de colonnes et les noms des fruits. (Voir tableau final ci-dessous.) Formatons les cellules en passant par l’onglet [Accueil]. Nous remarquons que la fusion, le centrage, l’orientation du texte sont rapidement accessibles. Rien ne nous empêche d’accéder à la fenêtre de formatage traditionnelle via un clic droit ou via le menu proposé depuis le bouton [Format] présent dans la catégorie [Cellule].

Pour faciliter la saisie de plutôt répétitive des pays, nous sélectionnons les cellules qui doivent contenir l’un des noms de ceux-ci puis nous passons par l’onglet [Données], la rubrique [Validation des données] puis nous remplissons la fenêtre qui s’ouvre lorsque nous avons cliqué sur [Validation des données] proposé dans le petit menu. Nous revenons à notre tableau… la saisie est facilitée par une liste déroulante. L’inconvénient : ajouter un pays à la liste = modifier la liste de

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validation.

Saisissons les données chiffrées qu’Excel ne peut calculer. Formatons les nombres de manière personnalisée. C’est depuis l’onglet [Accueil] que nous accédons au formatage des nombres.

Imaginons que nous devions insérer une colonne au milieu de notre tableau. Nous passons par l’onglet [Accueil] puis par la rubrique [Cellule] et nous choisissons d’insérer une colonne. Un message bizarre s’affiche ! Ce message signifie qu’il n’y a plus de colonne à notre disposition car nous avons utilisé la dernière pour notre liste de pays. Il nous suffit dans ce cas de sélectionner une colonne vide, de la couper et de la coller au bon endroit !

Pour calculer la quantité restante, c’est comme avant : on indique la formule dans la cellule qui doit afficher le résultat, on incrémente !

Saisissons le prix au kg de chaque produit et formatons le nombre.

Pour le calculer du montant à payer : indiquons dans la première cellule le calcul à réaliser en tenant compte du fait que le taux de tva sera de 6% et incrémentons.

Il nous reste à calculer le montant total à payer grâce à l’outil [Somme automatique] que nous retrouvons dans l’onglet [Formules].

Nous souhaitons mettre en évidence les fruits à commander. Nous allons faire appel à une mise en forme conditionnelle. Cette commande a beaucoup changé ! Nous disposons de mises en forme prédéfinies. Demandons à Excel de nous indiquer quelles sont les plus grosses quantités commandées. Simple en faisant appel à la mise en forme conditionnelle « Barres de données ».

Rien ne nous empêche de personnaliser la mise en forme conditionnelle prédéfinie en adaptant les règles.

Essayons donc de créer une règle qui mette en évidence le nom des fruits à commander lorsque le stock est inférieur ou égal à 10% de la commande initiale !

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Un truc nouveau et sympa, l’application d’un style de tableau qui entraîne quelques implications intéressantes. Sélectionnons les cellules qui servent d’en-têtes aux colonnes et les données puis passons par l’onglet [Accueil] et [Mettre sous forme de tableau]. Nous remarquons que nos mises en forme conditionnelles sont respectées et que des petites flèches sont apparues dans le haut de tableau (filtres). Testons ! Nous filtrons les informations ! Nous pouvons même filtrer les cellules sur base de leur couleur !

Si nous ne souhaitons pas que la possibilité des tris soit activée, il suffit de passer par l’onglet [Accueil] puis en allant dans la catégorie [Edition], de cliquer sur l’icône en forme de filtre.

Dites-nous rapidement quels sont les fruits originaires d’Israël et de Belgique !

Dans la cellule de votre choix, indiquez le prix moyen des fruits.

Créons un beau graphique rapidement. Sélectionnons les cellules qui contiennent le nom des fruits, la quantité commandées et la quantité restante.

Depuis l’onglet [Insertion], nous accédons aux graphiques. Un clic sur une icône et nous voici devant un graphique qu’il reste à personnaliser.

Nous disposons d’un onglet uniquement réservé à la mise en forme de notre graphique.

Voyez le graphique que nous souhaitons obtenir ci-dessous.

Chaque élément du graphique est paramétrable.

N’oubliez pas d’enregistrer votre travail.

Voici le tableau que nous réalisons et enregistrons dans notre dossier de travail sous le nom de exo1.xlsx

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Rappel des messages qu’Excel envoie lorsqu’il y a une erreur dans une formule.

FRANCAIS ANGLAIS EXPLICATION

#VALEUR! #VALUE! Dans la formule il y a une valeur non numérique (ex texte)

#NOM? #NAME? La formule contient un nom qu'Excel ne connaît pas

#DIV/0 #DIV/0 Division par zéro

#REF #REF Une référence dans la formule a été supprimée

#N/A #N/A La valeur demandée n'est pas disponible

5.2. Exercice 2 But : utiliser quelques formules Objectifs : créer un modèle utilisant des formules SI, OU…, appliquer de manière autonome la matière vue sur la validation des données et le formatage des nombres et des cellules.

Ouvrir un nouveau classeur et saisir les données reprises ci-contre. Faciliter l’encodage en ayant recours à la validation des données.

Prévoir les formules qui feront « fonctionner » notre facture. Pour le calcul des frais de port : =SI(OU(B5="oui";B9>2000);0;50) Pour la remise au grossiste : =SI($B$4="oui";(B9*0,05);0) L’escompte n’est accordé que si le paiement se fait comptant. =SI($B$5="OUI";(B9*0,02);0)

Tester votre document en complétant les cellules dont le fond est jaune. On peut facilement demander à Excel d’afficher toutes les formules que contient la feuille en cours : depuis l’onglet [Formules], la rubrique [Audit] propose un bouton [Afficher

0,0 kg

100,0 kg

200,0 kg

Ora

nge

s

Cit

ron

s

Pam

ple

m…

Lim

es

Rai

sin

s …

Mel

on

s …

Quantitécommandée

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les formules]. La fenêtre Espion joue un peu le même rôle pour une ou des cellules définies. La commande [Evaluation] permet de contrôler la manière dont fonctionne une formule (essentiellement imbriquée).

La gestion du plan est plus simple, plus visuelle qu’avant. C’est pratique lorsqu’on gère des feuilles avec beaucoup de données. On accède via l’onglet [Données] aux outils du plan.

Enregistrons notre création comme un modèle. Quelle extension choisirons-nous ? Notre fichier ira se placer dans un dossier spécifiquement réservé aux modèles créés dans Excel. Nous le récupérons via le bouton Office, en passant par [Nouveau] et [Mes modèles].

5.3. Exercice 3 But : manipuler les graphiques et l’aperçu avant impression Objectifs : récupérer des données placées sur un site web, créer un graphique personnalisé en sélectionnant les cellules, préparer une impression en respectant les consignes.

Ouvrons un nouveau classeur dont nous ne conserverons qu’une seule feuille et nommée « essai ».

Saisissons les données reprises ci-contre en nous servant des copies incrémentées, d’une mise en forme conditionnelle particulière (il s’agit d’un jeu d’icônes).

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Sélectionnons les données qui vont nous permettre de créer notre graphique. Personnalisons notre graphique. Lorsque le graphique est sélectionné, nous voyons un onglet [Disposition]. Nous y trouvons la gestion des éléments du graphique comme le titre, les étiquettes… (tout reste atteignable depuis un clic droit et le menu contextuel. Le texte que nous souhaitons ajouter peut l’être très facilement dans la barre de formule une fois l’espace réservé sélectionné.

Passons à la gestion de l’impression. Pour atteindre l’aperçu, il faut passer par le bouton Office puis par la commande [Imprimer]. Le bouton [Mise en page] ouvre une fenêtre qui est quasi inchangée par rapport aux versions antérieures.

Un truc sympa : l’affichage des limites de pages. Depuis l’onglet [Affichage], nous découvrons des icônes qui permettent de voir notre travail de manière normale (tout le fichier), de manière à avoir une idée de la mise en page, de manière à gérer les sauts de page qu’il suffit de faire glisser avec la souris pour que le contenu s’adapte à la page. Si vous testez l’affichage en plein écran, il faut savoir que c’est la touche ESCAPE du clavier qui permet de revenir à la normale.

N’oublions pas d’enregistrer notre travail pour qu’il puisse être lu par une version antérieure par exemple. Le tableau ci-contre, copié depuis l’AIDE en ligne de Microsoft, nous en apprend un peu plus sur les différentes extensions de fichiers qui sont proposées par le programme. Notons que l’extension xlsx lorsqu’on la renomme en zip crée automatiquement des fichiers lisibles par I.E. (le contenu

Format Extension Description

Classeur Excel

.xlsx Format de fichier Office Excel 2007 XML par défaut. Ne stocke pas de codes macro Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) ni de feuilles de macros Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Classeur Excel (code)

.xlsm Format de fichier Office Excel 2007 XML et à macros actives. Stocke des

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est séparé de la présentation dans des dossiers différents). Il en va de même pour toute la Suite 2007. Ces informations sont donc récupérables par d’autres logiciels, par PHP (programmation)… C’est un grand plus pour les professionnels.

codes macro VBA ou des feuilles de macros Excel 4.0 (.xlm).

Classeur Excel binaire

.xlsb Format de fichier binaire Office Excel 2007 (BIFF12).

Modèle .xltx Format de fichier Office Excel 2007 par défaut pour les modèles Excel. Ne stocke pas de codes macro VBA ni de feuilles de macros Excel 4.0 (.xlm).

Modèle (code)

.xltm Format de fichier Office Excel 2007 à macros actives pour les modèles Excel. Stocke des codes macro VBA ou des feuilles de macros Excel 4.0 (.xlm).

Excel 97 - Classeur Excel 2003

.xls Format de fichier binaire Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8).

Excel 97 - Modèle Excel 2003

.xlt Format de fichier binaire Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8) pour un modèle Excel.

5.4. Exercice 4 But : découvrir les possibilités offertes par les tableaux et graphiques croisés dynamiques. Objectifs : utiliser l’aide en ligne proposée par Microsoft pour atteindre à l’autonomie d’apprentissage. Apprivoiser les nouvelles possibilités d’un graphique croisé dynamique. Rendez-vous à l’adresse suivante : http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP102058731036&CTT=6&Origin=RC102058721036 Microsoft vous propose des modules de formation et d’exercices. Testez l’exercice d’application au tableau croisé dynamique.

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Table des matières 1. Office system 2007 .............................................................................................. 2

1.1. Que nous dit Microsoft d’OFFICE SYSTEM 2007 ? ...................................... 2

1.2. A quoi ressemblent ces nouveaux « outils » ? .............................................. 2

1.3. Que nous disent les « critiques » ? ................................................................ 5

1.4. Des nouveaux formats de fichiers… .............................................................. 6

1.5. Compatibilité ? ............................................................................................... 7

1.6. Passer des commandes de 2003 vers 2007 ................................................. 8

1.7. Du neuf pour l’orthographe ............................................................................ 8

2. PUBLISHER 2007 ................................................................................................ 9

2.1. Exercice 1 ...................................................................................................... 9

2.2. Exercice 2 .................................................................................................... 12

2.3. Compléter votre bibliothèque personnelle ? ................................................ 14

2.4. Les informations professionnelles ............................................................... 14

3. POWERPOINT................................................................................................... 16

3.1. A quoi servent tous ces onglets ? ................................................................ 16

3.2. Exercice 1 .................................................................................................... 18

3.3. Exercice 2 .................................................................................................... 26

4. WORD 2007 ....................................................................................................... 28

4.1. Exercice 1 .................................................................................................... 28

4.2. Exercice 2 .................................................................................................... 29

4.3. Exercice 3 .................................................................................................... 31

4.4. Exercice 3 .................................................................................................... 32

5. EXCEL 2007 ...................................................................................................... 35

5.1. Exercice 1 .................................................................................................... 35

5.2. Exercice 2 .................................................................................................... 38

5.3. Exercice 3 .................................................................................................... 39

5.4. Exercice 4 .................................................................................................... 41