la protection des renseignements personnels à l'école · sur la protection des...

LA

PROTECTIONDES

RENSEIGNEMENTSPERSONNELS

À L’ ÉCOLE

DOCUMENT D'INFORMATION

Direction de l'adaptation scolaire et des services complémentaires

Conception et rédactionLiette Picard, DASSCMichel Leclerc, DASSC

Conception et rédaction del'activité de sensibilisationLouise LepageJohanne Dugré

Mise en pageLyne Trudelle, DASSCLise Matte, DASSC

© Gouvernement du QuébecMinistère de l'Éducation, 1993 � 9394-0635

ISBN 2-550-28872-6

Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 1994

LA PROTECTION

DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

À L'ÉCOLE

TABLE DES MATIÈRESINTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1 LE CONTEXTE LÉGAL . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 Une obligation générale dediscrétion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.2 Une obligation de protection desrenseignements nominatifs détenuspar un organisme public . . . . . . . . . . . . . 5

1.3 Une obligation particulière liée ausecret professionnel . . . . . . . . . . . . . . . 6

1.4 Une obligation de signalement audirecteur de la protection de lajeunesse (DPJ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1.5 Le nouveau Code civildu Québec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2 LES PRINCIPES DE BASEÀ RESPECTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2.1 Un nombre limité derenseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2.2 Des renseignements dont lanécessité doit être démontrée . . . . . . 10

2.3 Des renseignements dont l'usagedoit être justifié . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3 LES MODALITÉS D'APPLICATIONDE LA LOI SUR L'ACCÈS . . . . . . . . . . . . . 11

3.1 La collecte des renseignementsnominatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3.2 Le stockage des renseignementsnominatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3.3 L'utilisation des renseignementsnominatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3.4 La transmission desrenseignements nominatifs . . . . . . . . 13

3.5 La conservation des renseigne-ments nominatifs . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.6 Le droit d'accès et de rectification . . . 14

3.7 Les restrictions au droit d'accès . . . . . 153.8 Le dossier médical ou social d'un

élève . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4 LES RESPONSABILITÉS DUPERSONNEL SCOLAIRE . . . . . . . . . . . . . 19

4.1 La commission scolaire . . . . . . . . . . . 194.2 La personne responsable de

l'accès aux documents ou de laprotection des renseignementspersonnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

4.3 La direction d'école . . . . . . . . . . . . . . 214.4 Le personnel enseignant . . . . . . . . . . 214.5 Le personnel professionnel . . . . . . . . 214.6 Le personnel technique et le

personnel de soutien . . . . . . . . . . . . . 224.7 L'élève et les parents de l'élève

mineur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

5 LES DIFFÉRENTS DOSSIERSDE L'ÉLÈVE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 23

5.1 Le détenteur et le responsable desdossiers personnels . . . . . . . . . . . . . . 23

5.2 Les dossiers actifs, semi-actifs ouinactifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

5.3 Les niveaux de protection desrenseignements nominatifs . . . . . . . . 24

5.4 Une suggestion : trois types dedossiers pour l'élève . . . . . . . . . . . . . 25

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

6 LE DOSSIER SCOLAIREDE L'ÉLÈVE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

6.1 Le contenu du dossier scolaire . . . . . 276.2 L'accès au dossier scolaire . . . . . . . . 276.3 La transmission du dossier scolaire . . 286.4 La conservation et la destruction

des données du dossier scolaireinactif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

7 LE DOSSIER D'AIDE PARTICULIÈREDE L'ÉLÈVE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 31

7.1 Le contenu du dossier d'aideparticulière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

7.2 L'accès au dossier d'aideparticulière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

7.3 La transmission des données dudossier d'aide particulière . . . . . . . . . 32

7.4 La conservation et la destructiondes données du dossier d'aideparticulière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

8 LES DOSSIERS PROFESSIONNELSDE L'ÉLÈVE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

8.1 Le contenu des dossiersprofessionnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

8.2 L'accès aux dossiersprofessionnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

8.3 La transmission des données desdossiers professionnels . . . . . . . . . . . 39

8.4 La conservation et la destructiondes données des dossiersprofessionnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

CONCLUSION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

ANNEXE A 45EXTRAITS D’ARTICLES DE LOIS . . . . . 47– Charte des droits et libertés de la

personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47– Loi sur l’accès aux documents des

organismes publics et sur la protectiondes renseignements personnels . . . . . 48

– Code civil du Bas-Canada . . . . . . . . . 55– Code civil du Québec . . . . . . . . . . . . . 55– Code des professions . . . . . . . . . . . . . 56– Loi sur l’ instruction publique . . . . . . . 57– Loi sur les services de santé et les

services sociaux . . . . . . . . . . . . . . . . . 58– Loi sur la protection de la jeunesse . . 59– Loi sur les archives . . . . . . . . . . . . . . 61– Loi sur la recherche des causes

et des circonstances de décès . . . . . . . 62

ANNEXE B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43SENSIBILISATION DU PERSONNELÀ LA PROTECTIONDES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSÀ L’ÉCOLE – Activités . . . . . . . . . . . . . . . . 65

LISTE DES LOIS ET RÈGLEMENTSCITÉS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

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À L'ÉCOLE

1

INTRODUCTIONL'école représente pour l'élève, avec sa Tout en tenant compte de cette exigence, il

famille, l'essentiel de son milieu de vie. Il y peut, dans certaines situations, être importantpasse une grande partie de ses journées en pour le personnel scolaire de communiquer uncontact avec les autres élèves et le personnel renseignement personnel concernant un ou unescolaire. Il s'y fait des amis, qui deviennent élève à une autre personne, notamment :souvent des confidents. Il peut donc arriver, etc'est un signe de la qualité de vie du milieu � lorsqu'on est certain que cetteéducatif, que ces confidents soient des adultes, communication peut permettre d'aider audu personnel enseignant, professionnel, de développement de l'élève;direction ou autre.

Par ailleurs, le personnel scolaire, par l'autre personne peut causer unparticulièrement les enseignantes et les ensei- préjudice à l'élève.gnants, est en contact direct et constant avec lesélèves. Ces personnes sont souvent lestémoins privilégiés de situations particulièrestouchant l'expérience personnelle et lescaractéristiques individuelles des élèves. Ceprivilège, qui leur permet souvent d'être lesseules à pouvoir accomplir les actes éducatifsappropriés, représente en même temps uneresponsabilité, celle de respecter le caractèreconfidentiel de ces renseignements en touttemps et de n'en partager la connaissance quedans le respect des droits fondamentaux del'élève. Toute information concernant un élèvedoit donc être traitée dans le respect le plus totaldes droits de l'enfant ou de l'adolescent et nedoit être communiquée par le personnel scolaire,que ce soit par écrit ou verbalement, que dans lamesure où cette communication ne risque pasde nuire à l'élève, soit sur le plan de sa vieprivée, soit pour son évolution personnellefuture.

� lorsque l'ignorance de ce renseignement

Objectifs

C'est pour sensibiliser le personnel desécoles et des commissions scolaires à lanécessité d'assurer la protection desrenseignements personnels à l'école que leprésent document a été conçu. Plusparticulièrement, il a pour objectifs :

� d'informer le personnel scolaire sur lecontexte légal entourant la question de laprotection des renseignements personnels;

� de dégager les principes de base qui doiventguider le choix des mesures à mettre enplace pour respecter les lois et l'esprit de ceslois;

� de décrire les principales modalitésd'application de la Loi sur l'accès auxdocuments des organismes publics et sur la

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À L'ÉCOLE

2

1. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics etsur la protection des renseignements personnels, L.R.Q.,chapitre A-2.1.

2. Pour le reste du document, nous utiliserons la formeabrégée Loi sur l'accès pour désigner cette loi.

protection des renseignements personnels ,1

d'en dégager les responsabilités dupersonnel scolaire au regard de la protectiondes renseignements personnels;

� de suggérer une façon de consigner lesrenseignements concernant un élève enfonction de trois types de dossierspersonnels.

Il est bon de préciser que le présentdocument n'est pas un guide completd'application de la Loi sur l'accès . Il ne vise pas2

non plus à apporter des solutions aux différentsproblèmes d'interprétation de la loi qui nemanquent pas de surgir dans la plupart desorganismes scolaires. La jurisprudence viendragraduellement clarifier certains aspects. Ledocument n'a pas davantage la prétention d'êtreinfaillible et de tirer définitivement une ligne surce qui devrait être consigné ou non, concernantun élève. Il restera toujours une part dejugement à exercer pour déterminer, dans letraitement de l'information, ce qui estabsolument nécessaire pour permettre àl'organisme d'agir dans l'intérêt de l'élève et cequi est superflu et peut causer un préjudice àl'élève. Il y aura toujours des �zones grises�,qu'il faudra éclairer le mieux possible à lalumière de la compréhension des lois, maisaussi en respectant les positions et orientationsque la commission scolaire s'est données surdifférents sujets en lien avec cettepréoccupation.

Destinataires

La protection des renseignements personnelsà l'école concerne toute personne qui, à unmoment ou à un autre, a accès à desrenseignements personnels concernant unélève. De façon particulière, les personnesresponsables de la gestion des renseignementspersonnels devraient trouver, dans ce document,des pistes leur permettant d'établir desprocédures ou des façons de fairerespectueuses des principales lois visées.

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À L'ÉCOLE

3

1. Charte des droits et libertés de la personne, L.R.Q.,chapitre C-12, art. 5 et 9.

2. Pour le reste du document, nous utiliserons la formeabrégée Charte pour désigner la Charte des droits etlibertés de la personne.

3. Loi sur l'accès, art. 6.

4. Loi sur l'accès, art. 64 à 82.

1

LE CONTEXTE LÉGALPlusieurs lois du Québec encadrent la reconnues aux fins de subvention en vertu de la

protection des renseignements personnels. Dès Loi sur l'enseignement privé sont également desle départ, la Charte des droits et libertés de lapersonne énonce clairement le droit de toute1

personne au respect de sa vie privée et aurespect du secret professionnel. Plusrécemment, la mise en application de la Loi surl'accès oblige les organismes publics à clarifierleur procédure concernant l'accès auxdocuments qu'ils détiennent et la protection des Toutefois, il importe que l'application de la loirenseignements personnels. D'autres lois ont ne soit pas considérée seulement comme uneégalement un effet sur cette question, formalité administrative à respecter. C'estnotamment le Code civil du Québec, le Code surtout à une réflexion, amenant le milieudes professions, la Loi sur l'instruction publique,la Loi sur la protection de la jeunesse et la Loisur les services de santé et les services sociaux.

Comme on peut le voir, la protection desrenseignements personnels, c'est sérieux auQuébec. Les règles de droit relativement à cetteprotection sont principalement énoncées dansdeux lois, soit la Charte et la Loi sur l'accès, qui2

ont préséance, par certains de leurs articles, surtoute autre loi du Québec.

Les organismes publics, dont font partie lesorganismes scolaires, ont une responsabilitéclairement établie dans ce contexte légal. Lesinstitutions déclarées d'intérêt public ou

organismes visés par la Loi sur l'accès . Des3

règles précises sont déterminées par la Loi surl'accès, de façon à encadrer la collecte, lestockage, l'utilisation et la transmission desrenseignements nominatifs à l'intérieur desorganismes publics .4

scolaire à s'interroger sur ses pratiques et sesattitudes concernant la circulation desrenseignements personnels, que le personnelscolaire doit être invité. Lorsque chaquemembre du personnel scolaire reconnaît sapropre responsabilité dans la protection desrenseignements personnels et le respect desdroits de chaque élève et que cettepréoccupation se trouve à tous les niveaux de lastructure, on peut réellement considérer quel'esprit des lois a été respecté.

Le contexte légal entourant la question de lagestion des renseignements personnels peutsembler complexe et contraignant dans sonapplication. Toutefois, deux objectifs principauxdoivent essentiellement être poursuivis :

� permettre aux personnes directementconcernées par un renseignement nominatif,

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À L'ÉCOLE

4

1. Charte, art. 1.

2. Code civil du Bas-Canada, art. 19; Code civil du Québec,art. 10.

3. Charte, art. 4.

4. Charte, art. 9.

5. Charte, art. 49.

à titre personnel ou dans le cadre de l'exercicedes fonctions liées à un travail, d'avoir accès àcette information;

� protéger les personnes au sujet desquellessont recueillis des renseignements nominatifscontre les abus d'utilisation qui pourraientleur causer un préjudice.

Le présent chapitre vise à déterminerclairement les obligations légales qui découlentdes lois concernées, les articles de loi auquelselles se réfèrent et les personnes visées. Cesprécisions devraient aider à mieux saisir lesfondements légaux de la question et à clarifierles rapports entre les lois.

En fait, on peut circonscrire le contexte légalentourant la question de la protection desrenseignements personnels en se référant àtrois grandes obligations qui encadrent toutecollecte ou communication d'un renseignementconcernant une personne :

� une obligation générale de discrétion;

� une obligation d'assurer la protection desrenseignements personnels détenus par unorganisme public;

� une obligation particulière liée au secretprofessionnel.

Nonobstant ces obligations de protection desrenseignements, nous verrons qu'il existetoutefois une situation d'exception où lacommunication de renseignements personnelsdevient nécessaire. Il s'agit de l'obligation designalement au directeur de la protection de lajeunesse.

1.1 UNE OBLIGATION GÉNÉRALE DEDISCRÉTION

L'article 5 de la Charte reconnaît à toutepersonne le droit au respect de sa vie privée. Lareconnaissance de ce droit impose à toutepersonne physique ou morale une obligationgénérale de discrétion, qu'elle soit tenue ou nonau secret professionnel. Il faut inclure dans lavie privée d'une personne sa vie familiale, sa vieamoureuse, sa santé, ses loisirs, sesressources, son image, sa réputation, etc.

D'autres droits énoncés dans la Charte oudans d'autres textes de loi sont liés au droit aurespect de la vie privée. Il s'agit notamment du :

� droit à la liberté et à l'intégrité ;1

� droit à l'inviolabilité de la personne ;2

� droit à la sauvegarde de la dignité, del'honneur et de la réputation ;3

ce� droit au respect du secret professionnel (4

droit sera traité de façon particulière au point1.3).

La personne qui croit avoir été lésée dansl'exercice de l'un de ces droits peut légitimementréclamer justice devant les tribunaux et obliger lapersonne responsable d'une communicationabusive de renseignements personnels à justifierson attitude .5

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À L'ÉCOLE

5


2. Loi sur l'accès, art. 67, 68 et 68.1.



5. Loi sur l'accès, art. 58

6. Loi sur l'accès, art. 55 et 57.

Le droit au respect de la vie privée constitue nominatifs les renseignements qui concernentle fondement de toute la question de la une personne et permettent de l'identifier . Ilprotection des renseignements personnels. Il s'agit de données individuelles ou personnelles. s'applique à toute personne, sans exception, L'adjectif �nominatif� a un sens large : l'adresse,qu'elle soit ou non employée d'un organisme le numéro de téléphone, le numéro matricule, lapublic, qui a à recueillir ou à communiquer un photographie et tout autre renseignement surrenseignement concernant une autre personne. l'identité, les traits physiologiques, l'état deL'obligation générale de discrétion doit donc être santé, la réputation, la situation économique, leprise au sérieux et le personnel scolaire qui logement, l'éducation ou le mode de vie d'unedétient fréquemment des renseignements personne. Le nom d'une personne physiquepersonnels concernant les élèves devrait être n'est pas, en principe, un renseignementtrès prudent dans leur utilisation. nominatif, sauf s'il est accompagné d'un

1.2 UNE OBLIGATION DEPROTECTION DESRENSEIGNEMENTS NOMINATIFSDÉTENUS PAR UN ORGANISMEPUBLIC

La Loi sur l'accès a notamment pour but deveiller à l'application du principe de la protectiondu caractère confidentiel des renseignementsnominatifs apparaissant dans les documentsdétenus par un organisme public. Elleréglemente la collecte, le stockage, l'utilisation etla transmission des renseignements nominatifs. En vertu de la Loi sur l'accès, tous lesrenseignements nominatifs détenus par unorganisme public ont un caractère confidentiel etdoivent être gardés secrets, à moins que leurdivulgation ne soit autorisée par la personnequ'ils concernent ou que leur communication ne1

soit nécessaire notamment à l'application d'uneloi au Québec .2

Tout renseignement personnel n'est pasnominatif au sens de la Loi sur l'accès. Sont

3

renseignement la concernant ou lorsque saseule mention révélerait un renseignementnominatif concernant cette personne . En outre,4

�le fait qu'une signature apparaisse au bas d'undocument n'a pas pour effet de rendrenominatifs les renseignements qui yapparaissent �. Enfin, certains renseignements5

personnels qui ont un caractère public en vertude la loi ne sont pas nominatifs .6

La Loi sur l'accès impose donc une obligationgénérale de non-divulgation des renseignementsnominatifs apparaissant dans les documentsdétenus par la commission scolaire. Enprincipe, celle-ci doit garder �secrets� lesrenseignements nominatifs qu'elle détient. Lorsque la communication de cesrenseignements devient nécessaire, dansl'intérêt de l'élève lui-même, elle doit se fairedans le respect des règles strictes et précisesqui seront décrites au chapitre portant sur lesmodalités d'application de la Loi sur l'accès.

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À L'ÉCOLE

6

1. Les modalités d'application de la Loi sur l'accès sontdécrites au chapitre 3.


1.3 UNE OBLIGATION PARTICULIÈRELIÉE AU SECRETPROFESSIONNEL

Certaines personnes ont accès à desrenseignements personnels qui n'auraient pasété portés à leur connaissance n'eut été de larelation particulière qu'elles ont établie avec lapersonne concernée par ces renseignements enraison de leur profession. Il s'agit notammentdes professionnels membres de corporationsprofessionnelles. Ces derniers, en plus del'obligation générale de discrétion faite à tous,sont tenus au respect du secret professionnel telqu'il est garanti par l'article 9 de la Charte.

Le droit au respect du secret professionnelappartient à la personne qui entre en relationavec un professionnel régi par la législationprofessionnelle. Le professionnel ne peut doncen être relevé, en principe, que sur l'autorisationde cette personne ou lorsqu'une dispositionexpresse de la loi l'autorise.

En milieu scolaire, deux situations peuventamener un professionnel à entrer en relationavec un élève. D'une part, il peut répondre àune demande, faite par l'élève ou les parents del'élève mineur qui désirent bénéficier desservices professionnels auxquels l'élève a droit,dans le cadre des programmes de servicescomplémentaires offerts par la commissionscolaire. En effet, la Loi sur l'instruction publiquefait obligation à la commission scolaire des'assurer que les personnes qui relèvent de sacompétence reçoivent les services éducatifsauxquels elles ont droit. Parmi ces services, ontrouve les services de psychologie,d'orthophonie et d'orientation scolaire etprofessionnelle, qui sont généralement offertspar des professionnels membres decorporations professionnelles et donc soumis au

secret professionnel, tel que le stipule leur codede déontologie. La commission scolaire doitdonc mettre ces services à la disposition del'élève, qui peut les utiliser s'il en ressent lebesoin. Dans ce cas, tout le contenu, de larelation professionnelle et même le fait que cetterelation existe font l'objet du droit au respect dusecret professionnel.

D'autre part, le professionnel peut répondre àune demande de la commission scolaire dans lecadre d'un mandat qu'elle lui donne pour l'aiderà remplir d'autres obligations que lui confère laLoi sur l'instruction publique. La commissionscolaire a alors recours aux services de cetemployé à titre d'expert. Le professionnel quirecueille des renseignements au nom del'organisme public est plutôt soumis aux règleset procédures prévues par la Loi sur l'accès ,1

notamment au regard du critère de nécessités'appliquant aux renseignements recueillis. Ilimporte d'abord que la situation soit clairementétablie auprès de l'élève ou des parents del'élève mineur. Ceux-ci doivent être informés dumandat donné au professionnel, de l'usage quisera fait des renseignements recueillis, descatégories de personnes qui auront accès auxrenseignements, du caractère obligatoire oufacultatif de la demande, des conséquencespour la personne concernée d'un refus derépondre à la demande ainsi que des droitsd'accès et de rectification prévus par la loi .2

La contribution attendue du professionnel, àtitre d'expert, doit être bien définie. Dans cecontexte, seuls les renseignements nécessairesà l'exercice des fonctions de la commission

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À L'ÉCOLE

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1. Voir la suggestion qui est faite au chapitre 5 portant surtrois types de dossiers pour l'élève.

2. Les modalités d'accès et de transmission concernant lesdossiers professionnels sont présentées au chapitre 8.

3. Loi sur la protection de la jeunesse, L.R.Q.,chapitre P-34.1.

4. Loi sur la protection de la jeunesse, art. 38.

scolaire (conclusions, recommandations, etc.)sont communiqués à cette commission scolaire,qui pourra les déposer au dossier d'aideparticulière de l'élève ou à un dossierprofessionnel de l'organisme si les donnéesn'ont pas à être partagées. Les conversations1

entre l'élève et le professionnel, les notes prises,les résultats non traités des tests et des éva-luations n'ont pas à être communiqués à lacommission scolaire, car ils ne satisfont pas aucritère de nécessité exigé par la Loi sur l'accès. Ces renseignements et données sont alorssoumis aux règles de détention et detransmission contenues dans la législationprofessionnelle.

Beaucoup de renseignements vont être livrésau professionnel en raison de la relation deconfiance établie avec l'élève et il importe deprotéger cette relation privilégiée. S'il estnécessaire de conserver certains renseigne-ments recueillis dans ce contexte, dans l'intérêtde l'élève, ils peuvent être déposés au dossier�confidentiel� du professionnel. Celui-ci détientla responsabilité exclusive de ce dossier. Il doitnotamment voir à ce que les mesures de sécu-rité assurant la protection du secret profession-nel soient prises, conformément au règlementsur la tenue de dossiers de sa corporationprofessionnelle. Pour avoir accès à ces rensei-gnements, la commission scolaire doit obtenirune autorisation de l'élève ou des parents del'élève mineur .2

1.4 UNE OBLIGATION DESIGNALEMENT AU DIRECTEURDE LA PROTECTION DE LAJEUNESSE (DPJ)

La Loi sur la protection de la jeunesse3

concerne tout le monde. Cependant, lesobligations de signalement peuvent varier selonle corps d'emploi et selon le motif.

En vertu de cette loi, tout professionnel,même celui qui est tenu au secret professionnelet qui, par la nature de sa profession et dansl'exercice de celle-ci, a un motif raisonnable decroire que la sécurité ou le développement d'unenfant est compromis, est tenu de signaler sansdélai la situation au directeur de la protection dela jeunesse. La même obligation incombed'ailleurs à tout employé d'un établissement, ausens de la Loi sur les services de santé et lesservices sociaux, à tout enseignant ou à toutpolicier, dans l'exercice de leurs fonctions. Toute personne autre que celles mentionnéesparticulièrement par la loi peut, sans y êtreobligée, effectuer un signalement si elle croit quela sécurité ou le développement de l'enfant estcompromis.

La sécurité ou le développement d'un enfantest considéré comme compromis notamment :4

� �si son développement mental ou affectif estmenacé par l'absence de soins appropriés oupar l'isolement dans lequel il est maintenu oupar un rejet affectif grave et continu de la partde ses parents;

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À L'ÉCOLE

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1. Loi sur la protection de la jeunesse, art. 38 et 39.

2. Dans la Loi sur l'instruction publique, le mot �parents�désigne les titulaires de l'autorité parentale ou, à moinsd'opposition de ces derniers, le gardien de fait (art. 13).

3. Code civil du Québec, L.Q., 1991, chapitre 64.

4. Loi sur la protection des renseignements personnels dansle secteur privé, L.Q., 1993, chapitre 17 -P.L. 68.

� si sa santé physique est menacée parl'absence de soins appropriés;

� s'il est privé de conditions matériellesd'existence appropriées à ses besoins et auxressources de ses parents ou de ceux qui enont la garde�.

Dans les cas d'abus sexuels ou de mauvaistraitements physiques par suite d'excès ou denégligence, toute personne, même liée par lesecret professionnel, est tenue de signaler sansdélai cette situation au directeur de la protectionde la jeunesse .1

Par ailleurs, l'article 18 de la Loi surl'instruction publique prévoit une autre situation oùle directeur de l'école peut avoir à effectuer unsignalement au directeur de la protection de lajeunesse : il s'agit du cas d'absences répétées etnon motivées d'un élève. En effet, après êtreintervenu auprès de l'élève et de ses parents envue d'en venir à une entente avec eux sur lesmesures les plus appropriées pour remédier à lasituation et lorsque cette intervention n'a paspermis de régler la situation, le directeur de l'écolele signale au directeur de la protection de lajeunesse, après en avoir avisé par écrit lesparents de l'élève. Certaines commissions2

scolaires se sont donné une politique à cet égard.

Tout membre du personnel scolaire, même lepersonnel professionnel tenu au secret profes-sionnel, est concerné directement par lesresponsabilités énoncées par cette loi. Il doit êtreattentif à tout indice lui donnant un motifraisonnable de croire que le développement ou lasécurité de l'élève sont menacés.

1.5 LE NOUVEAU CODE CIVIL DUQUÉBEC

Le nouveau Code civil du Québec rend appli-3

cables au secteur privé plusieurs normes de la Loisur l'accès relativement à la collecte, à l'utilisationet à la transmission des renseignementspersonnels ainsi qu'au droit d'accès et derectification des personnes concernées par cesrenseignements.

L'article 37 de cette loi établit que �toutepersonne qui constitue un dossier sur une autrepersonne doit avoir un intérêt sérieux et légitime àle faire. Elle ne peut recueillir que lesrenseignements pertinents [...] et elle ne peut,sans le consentement de l'intéressé ou l'autorisa-tion de la loi, les communiquer à des tiers ou lesutiliser à des fins incompatibles avec celles de saconstitution�.

L'article 38 accorde un droit d'accès et derectification à la personne concernée. Le refus dedonner accès aux renseignements doit être jus-tifié par un intérêt sérieux et légitime ou par le faitque cela pourrait nuire à un tiers (article 39). Enfin, l'article 40 accorde le droit de rectificationdes renseignements inexacts, incomplets ouéquivoques, ainsi que la suppression desrenseignements périmés ou non justifiés.

La Loi sur la protection des renseignementspersonnels dans le secteur privé vise à assurer la4

mise en oeuvre des droits et obligations résultantdes dispositions du Code civil du Québec enmatière de protection des renseignementspersonnels, à l'occasion de l'exploitation d'uneentreprise privée.

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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2

LES PRINCIPES DE BASE À RESPECTERLa protection des renseignements personnels

repose sur trois principes de base :

� le nombre de renseignements personnels àexiger doit être limité;

� leur nécessité doit être démontrée;� l'usage qui en est fait doit être justifié.

Ces principes, qui s'inspirent de l'esprit desprincipales lois visées, devraient guider toutecollecte ou transmission d'information à l'école.

Chaque membre du personnel scolaire doitsavoir qu'il a une responsabilité importante àassumer dans la protection des renseignementspersonnels à l'école. En se demandant, chaquefois qu'il a à recueillir ou à communiquer un l'égard de l'élève sans que celui-ci ou sesrenseignement, si ce geste respecte bien lesprincipes de base établis, il diminue les risquesde préjudice à l'élève et favorise une attitudebeaucoup plus respectueuse des droits del'élève.

Il pourrait d'ailleurs être utile qu'une réflexionsur ces principes se fasse à l'école afin que toutle personnel se penche sur ses pratiques, seshabitudes, ses attitudes et voie comment chacunpourrait être plus attentif au danger d'unecollecte ou d'une circulation abusive derenseignements, qu'ils soient écrits ou verbaux.

2.1 UN NOMBRE LIMITÉ DERENSEIGNEMENTS

Les articles 1 et 3 de la Charte reconnaissentà toute personne le droit d'être libre de mener sa

vie comme elle l'entend, avec le minimumd'ingérence extérieure. Cependant, pour obtenirdes services et assurer sa sécurité, il lui fautbien céder des renseignements sur sapersonne. Le droit au respect de la vie privéegaranti par l'article 5 de la Charte exige que lesrenseignements qui peuvent être recueillis soientlimités au minimum.

Plus il y a d'information sur une personne, plusles risques de violer le droit au respect de la vieprivée sont grands. Qu'on pense seulement auxcommentaires qui peuvent circuler sur un élèveou sa famille. Ces renseignements sont souventla source de préjugés ou d'attitudes négatives à

parents aient eu l'occasion de se défendre ou derétablir les faits. On comprend sans peine lesdommages que des renseignements de cegenre peuvent causer. On néglige souventd'être attentif dans la collecte et lacommunication de renseignements personnelsqui nous semblent anodins. Pourtant, cesrenseignements peuvent être interprétés outransposés dans un autre contexte leur donnantalors une tout autre signification, d'oùl'importance de limiter au strict minimum lacollecte et la circulation de renseignementsverbaux ou écrits.

Dans le même ordre d'idées, pour qu'unminimum de renseignements soient encirculation, il importe d'éviter la prolifération dephotocopies ou de dossiers contenant desrenseignements personnels. La tendance àporter les mêmes renseignements à plusieurs

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1. Voir le chapitre 5.

dossiers ou encore à ouvrir un dossier à touteoccasion devrait être évitée dans la mesure dupossible. Au besoin, un renvoi à un autredossier contenant un renseignement qui pourraitêtre utile peut être utilisé plutôt que dereproduire une partie des renseignements.

2.2 DES RENSEIGNEMENTS DONT LANÉCESSITÉ DOIT ÊTREDÉMONTRÉE

Le droit au respect de la vie privée comprendle droit à la solitude, soit le droit de ne pas êtredérangé ou importuné sans motifs valables. Ilgarantit la protection contre toute investigationinjustifiable.

Toute personne ou tout organisme quiconstitue un dossier sur une personne doit avoirun intérêt sérieux et légitime à le faire et ne peutrecueillir que les renseignements pertinents àl'objet du dossier et dont la nécessité peut êtredémontrée.

2.3 DES RENSEIGNEMENTS DONTL'USAGE DOIT ÊTRE JUSTIFIÉ

Le droit au respect de la vie privée comprendaussi le droit à l'anonymat, soit le droit de ne pasêtre identifié sans motifs valables. Il garantit laprotection contre toute diffusion ou circulationnon justifiée de renseignements.

Toute personne ou tout organisme quiconstitue un dossier sur une personne ne peutl'utiliser à des fins incompatibles avec saconstitution. Dans un organisme public, seulesles personnes pouvant justifier le besoin d'accèsau dossier constitué sur une personne devraienty avoir accès. De la même façon que le nombre

de renseignements personnels qui circulent àl'école doit être limité au strict nécessaire, il vade soi que le nombre de personnes ayant accèsà ces renseignements doit également être réduitau minimum. Seules les personnes dont lesfonctions l'exigent devraient avoir accès à cesrenseignements.

Les dossiers et fichiers de renseignementsnominatifs devraient être conçus de façon queles renseignements soient regroupés en fonctiondes besoins des personnes autorisées àconsulter ces dossiers et fichiers. À titre desuggestion, il pourrait être utile qu'un dossier soitconstitué temporairement, par exemple pour lesbesoins d'un partage de renseignements d'uneéquipe multidisciplinaire. Les renseignementssont alors accessibles aux seuls membres decette équipe et le dossier pourra être détruit entotalité ou en partie dès que le travail de cetteéquipe sera terminé. Les données qu'il peut êtreutile de conserver, pour un meilleur suivi del'élève, pourront alors être portées au dossierscolaire ou au dossier d'aide particulière jusqu'àce qu'elles ne soient plus utiles et qu'on lesdétruise .1

Il revient à chaque école et à chaquecommission scolaire de déterminer de quellefaçon et avec quels moyens elle compte fairerespecter les principes de base susmentionnés,dans le respect des droits et obligations enquestion. Il restera toujours une marge demanoeuvre que la commission scolaire pourrautiliser pour personnaliser son approcheconcernant la protection des renseignementspersonnels à l'école. L'adhésion aux principesénoncés plus haut devrait être gage d'uneapproche respectueuse des droits de l'élève.

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3

LES MODALITÉS D'APPLICATIONDE LA LOI SUR L'ACCÈS

C'est dans le but de rendre applicables aux oeuvre d'un programme dont il a la gestion . Leorganismes publics les trois principes de base �test de nécessité� qui doit être appliquéénoncés dans le précédent chapitre que lelégislateur a édicté, en 1982, la Loi sur l'accès. Cette loi, tout en étant subordonnée à la Charte, l'organisme, pour l'organisme et en son nom, ena préséance, comme celle-ci, sur toutes lesautres lois antérieures ou postérieures.

La Loi sur l'accès réglemente la collecte, lestockage, l'utilisation et la transmission desrenseignements nominatifs apparaissant dansles documents détenus par un organisme publicdans l'exercice de ses fonctions. Lesdocuments visés peuvent avoir la forme écrite,graphique, sonore, visuelle, informatique ouautre. Ils doivent exister physiquement et êtresusceptibles d'être retrouvés.

La Loi sur l'accès accorde en outre auxpersonnes concernées par ces renseignementsun droit d'accès et de rectification.

3.1 LA COLLECTE DESRENSEIGNEMENTS NOMINATIFS

La Loi sur l'accès établit clairement qu'unorganisme public ne peut recueillir que lesrenseignements nominatifs qui sont nécessairesà l'exercice de ses attributions ou à la mise en

1

consiste à s'assurer que toutes les personnesqui détiennent ces renseignements au sein de

ont un besoin réel dans leur travail et quel'usage qu'elles en font est justifié. Unrenseignement nominatif est nécessaire lorsquel'organisme en a absolument besoin pourl'exercice de ses fonctions et qu'il ne peutexercer ses fonctions efficacement sans laconnaissance du renseignement nominatif.

Cette obligation de ne recueillir que lesrenseignements nominatifs absolumentnécessaires et dont l'usage est justifié doitlogiquement s'accompagner de mesures quel'organisme doit mettre en place pour s'assurerque les données périmées ou qui ne sont plusutiles aux fins pour lesquelles elles ont étérecueillies soient retirées au fur et à mesure desdossiers où elles ont été consignées .2

Ce caractère de nécessité dans la collectedes renseignements nominatifs comporte enoutre l'obligation pour toute personne qui, aunom de l'organisme, recueille un renseignementnominatif de s'identifier et de fournir desrenseignements relativement au nom et àl'adresse de l'organisme au nom duquel elle faitla collecte, à l'utilisation qui sera faite des

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3. Voir le chapitre 5.



renseignements nominatifs, aux personnes quiauront accès à ces renseignements, aucaractère obligatoire ou facultatif de la demande,aux conséquences du refus de répondre à lademande et au droit d'accès et de rectificationde la personne concernée .1

3.2 LE STOCKAGE DESRENSEIGNEMENTS NOMINATIFS

Une fois les renseignements recueillis,l'organisme doit verser dans un fichier derenseignements personnels ceux qui sontidentifiés ou se présentent de façon à êtreretrouvés par référence au nom, à un signe ou àun symbole propre à la personne et ceux qui luiserviront ou lui ont servi pour une décisionconcernant cette personne .2

Pour faciliter l'application de cette obligation,nous proposons aux commissions scolaires deconstituer trois types de dossiers d'élèves . 3

Chaque dossier pourrait se présenter de façon àêtre retrouvé par référence au nom, à un signe,à un symbole ou au code permanent de l'élève. Les dossiers ayant les mêmes caractéristiques(type de renseignements qu'ils contiennent, finspour lesquelles ils ont été constitués, etc.)pourraient constituer un fichier derenseignements personnels. C'est ainsi queseraient constitués : le fichier des dossiersscolaires, le fichier des dossiers d'aideparticulière et le fichier des dossiersprofessionnels de l'organisme.

Tout fichier de renseignements personnelsdoit faire l'objet d'une déclaration à la

Commission d'accès à l'information,conformément aux règles établies par cettedernière. La déclaration doit contenir lesindications prévues par la loi, notamment cellesrelatives aux types de renseignements, à l'usageprojeté, au mode de gestion, aux catégories depersonnes concernées par les renseignementsversés au fichier, aux catégories de personnesqui auront accès au fichier dans l'exercice deleurs fonctions, aux mesures de sécurité et auxmodalités d'accès pour la personne concernée .4

Il est à noter que les renseignementsnominatifs recueillis par une personne à l'emploid'un organisme public et qui lui servent pour sontravail ou à des fins de recherche scientifiquen'ont pas à être versés dans un fichier derenseignements nominatifs pour autant que cesrenseignements ne soient pas communiqués àune autre personne que la personne concernée.Mais, dès que ces renseignements doivent êtrecommuniqués à d'autres personnes, parce qu'ilsleur sont absolument nécessaires dansl'exercice de leurs fonctions, ils doivent êtreversés dans un fichier et déclarés à laCommission d'accès. Il en est de même desrenseignements résultant du traitement desrenseignements recueillis .5

3.3 L'UTILISATION DESRENSEIGNEMENTS NOMINATIFS

La Loi sur l'accès prévoit des règles limitantl'accès aux renseignements nominatifs recueillispar un organisme public aux seules personnespouvant justifier le besoin d'accès à ces

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5. Loi sur l'accès, art. 59, paragraphe 4.



8. Loi sur l'accès, art. 67.3.




renseignements . Seules les personnes à1

l'emploi de la commission scolaire qui ontabsolument besoin de ces renseignements pourremplir adéquatement leurs fonctions etrépondre le mieux possible aux besoins del'élève peuvent avoir accès aux dossiers le nominatif à toute personne ou organisme, sansconcernant.

Les personnes à l'emploi de la commissionscolaire qui pourraient ainsi avoir accès auxrenseignements nominatifs contenus dans lesdifférents dossiers doivent appartenir à unecatégorie mentionnée dans la déclaration desfichiers . Il est à noter que, au cours de la2

collecte de ces renseignements, les personnesconcernées ont dû être informées descatégories de personnes au sein de l'organismequi auront accès à ces renseignements .3

La nécessité d'enregistrer chaque demanded'accès et d'obtenir une autorisation de lapersonne concernée à chaque consultationserait très contraignante et pourrait même aller àl'encontre de l'intérêt de celle-ci. Aussi, cescatégories de personnes pourront avoir accèsaux renseignements nominatifs qui leur sontnécessaires sans qu'une autorisation de lapersonne concernée ne soit requise, à conditionqu'elles fassent partie de l'une des catégoriesde personnes déclarées à la Commissiond'accès par la personne responsable del'application de la Loi sur l'accès, au sein del'organisme.

3.4 LA TRANSMISSION DESRENSEIGNEMENTS NOMINATIFS

Les renseignements nominatifs détenus parun organisme public ne peuvent être

communiqués ou transmis sans leconsentement de la personne concernée, saufdans les cas prévus par la loi. Parmi lesexceptions prévues, notons qu'une commissionscolaire peut communiquer un renseignement

le consentement de la personne concernée, �sicette communication est nécessaire àl'application d'une loi au Québec� ou encore si4

�cette communication doit être faite en raisond'une situation d'urgence mettant en danger lavie, la santé ou la sécurité de la personneconcernée �. Elle peut également communiquer5

un renseignement nominatif �à une personnequi, en vertu de la loi, est chargée de prévenir,détecter ou réprimer le crime ou les infractionsaux lois, si le renseignement est requis aux finsd'une poursuite pour infraction à une loiapplicable au Québec �. D'autres exceptions,6

notamment d'ordre judiciaire, sont prévues auxarticles 59, 61, 67.1, 67.2, 68 et 68.1.

Dans les cas de communication derenseignements nominatifs visés par les différents paragraphes de l'article 59 de la Loisur l'accès, l'organisme doit s'assurer aupréalable du respect des conditions prévues àces paragraphes et la personne responsable dela protection des renseignements personnelsdoit enregistrer chaque demande . Dans les cas7

de communication de renseignementsnominatifs visés par les articles 67 à 68.1,l'organisme doit inscrire la communication dansun registre tenu conformément aux règlesétablies par la Commission d'accès ; les8

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6. Loi sur les archives, art. 7.



9. Loi sur l'accès, art, 94.

conditions préservant le caractère confidentiel indique quels documents inactifs sont conservésdes renseignements doivent être prévues . de manière permanente et lesquels sont1

Il faut aussi noter qu'une personne ou unorganisme peut recevoir communication derenseignements nominatifs contenus dans unfichier de renseignements personnels, sans leconsentement des personnes concernées, à desfins d'étude, de recherche ou de statistique. Lapersonne ou l'organisme doit adresser unedemande écrite à la Commission d'accès, qui luidonnera l'autorisation requise après s'êtreassurée que l'usage projeté n'est pas frivole, queles fins recherchées ne peuvent être atteintessans la connaissance des renseignementsnominatifs et que ces renseignements serontutilisés d'une manière qui en assure le caractèreconfidentiel .2

3.5 LA CONSERVATION DESRENSEIGNEMENTS NOMINATIFS

�Un organisme public doit veiller à ce que lesrenseignements nominatifs qu'il conserve soientà jour, exacts et complets pour servir aux finspour lesquelles ils sont recueillis .� �Lorsque3

l'objet pour lequel un renseignement nominatif aété recueilli est accompli, l'organisme public doitle détruire, sous réserve de la Loi sur lesarchives .�4

Selon cette loi , �tout organisme public doit5

établir et tenir à jour un calendrier deconservation qui détermine les périodesd'utilisation et les supports de conservation deses documents actifs et semi-actifs et qui

éliminés �.6

3.6 LE DROIT D'ACCÈS ET DERECTIFICATION

La Loi sur l'accès ne se limite pas à protégerle caractère confidentiel des renseignementsnominatifs contenus dans les documentsdétenus par les organismes publics. Elleaccorde à toute personne �le droit d'êtreinformée de l'existence, dans un fichier derenseignements personnels, d'un renseignementnominatif la concernant� et de recevoircommunication de ce renseignement .7

Toute personne qui reçoit ainsi confirmationde l'existence, dans un fichier, derenseignements nominatifs la concernant peutexiger que ce fichier soit rectifié si lesrenseignements nominatifs sont inexacts,incomplets ou équivoques, ou si leur collecte,leur communication ou leur conservation ne sontpas autorisées par la loi .8

Ces droits d'accès et de rectifications'exercent par une demande écrite adressée auresponsable de la protection desrenseignements personnels au sein del'organisme public. Cette demande est faite parla personne elle-même ou par un représentantautorisé qui doivent justifier de leur identité. Dans le cas d'une personne mineure, lademande peut également être faite par letitulaire de l'autorité parentale .9

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1. Code civil du Bas-Canada, art. 246;Code civil du Québec, art. 153.







8. Loi sur l'accès, art. 158 à 164.

Au Québec, toute personne âgée de moinsde 18 ans est considérée comme mineure , ce1

qui est le statut de la grande majorité desélèves. Les droits d'accès et de rectifications'appliquent donc aux parents de ces élèvesmineurs.

La communication d'un renseignementnominatif à celui qui exerce le droit d'accès estfaite en lui permettant d'en prendreconnaissance pendant les heures habituelles detravail et en lui en fournissant une copie. �Unrenseignement nominatif informatisé doit êtrecommuniqué sous la forme d'une transcriptionécrite et intelligible .�2

Ces droits d'accès et de rectification visent àpermettre aux personnes concernées de veiller àl'application des trois principes de base relatifs àla protection des renseignements personnels : lacommission scolaire ne doit collecter qu'unminimum de renseignements, dont la nécessitépeut être démontrée et dont l'usage est justifié. Au cours de la collecte des renseignementsnominatifs, les personnes concernées doiventêtre informées de l'usage auquel lerenseignement est destiné, des catégories depersonnes qui auront accès à cesrenseignements et du caractère obligatoire oufacultatif de la demande. Ces renseignementsdoivent être versés dans un fichier qui doit fairel'objet d'une déclaration à la Commissiond'accès. Cette déclaration doit indiquer l'usageprojeté des renseignements et les catégories depersonnes qui y auront accès. Enfin, laCommission d'accès �doit, au moins tous lesdeux ans, éditer et diffuser dans toutes lesrégions du Québec un répertoire décrivant lesfichiers de renseignements personnels détenuspar tous les organismes publics �.3

Le respect de ces trois principes de base estaussi assuré par la Commission d'accès qui a lepouvoir de faire enquête sur l'application de laLoi sur l'accès . Elle peut prescrire des règles4

relatives aux types de renseignements quipeuvent être recueillis, aux fins pour lesquellesils peuvent être conservés, à l'usage qui peut enêtre fait et aux catégories de personnes quipeuvent y avoir accès . À la suite d'une enquête5

sur un fichier de renseignements personnels, laCommission d'accès peut ordonner àl'organisme public de prendre les mesuresqu'elle juge appropriées pour satisfaire auxconditions prévues par la loi ou prescrites par laCommission d'accès ou ordonner la destructiond'un fichier établi ou utilisé contrairement à laloi . Elle peut généralement rendre toute6

ordonnance qu'elle estime propre à sauvegarderles droits garantis par la Loi sur l'accès. �Ellepeut notamment ordonner à un organisme publicde donner communication d'un document oud'une partie de document, [...], de rectifier,compléter, clarifier, mettre à jour ou effacer toutrenseignement nominatif ou de cesser un usageou une communication de renseignementsnominatifs .�7

Enfin, la Loi sur l'accès prévoit des sanctionspénales pour quiconque ne respecte pas lesdispositions de la loi relativement à l'applicationdes principes de base régissant la protection ducaractère confidentiel des renseignementsnominatifs .8

3.7 LES RESTRICTIONS AU DROITD'ACCÈS

Bien qu'en principe toute personne ait droit

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3. Loi sur l'accès, art. 86.1.


5. Loi sur l'accès, art. 87 et 18 à 41.

6. Loi sur l'instruction publique, art. 224.


d'accès aux renseignements nominatifs la dossiers des élèves contenant desconcernant contenus dans un fichier de renseignements de nature médicale ou sociale,renseignements personnels, la loi prévoit même lorsqu'ils sont dans les locaux d'une écolecertaines restrictions. Un organisme public peut ou d'une commission scolaire, ne sont pas desrefuser de confirmer l'existence d'un documents détenus par la commission scolaire. renseignement nominatif contenu dans un fichier Ces dossiers sont détenus par lesconfidentiel ou d'en donner communication . Un établissements de santé ou de services sociaux1

fichier confidentiel est constitué de et sont assujettis à la Loi sur l'accès.renseignements nominatifs destinés à êtreutilisés par une personne chargée par la loi deprévenir, de détecter ou de réprimer les crimesou les infractions. Il ne peut être constitué ques'il est autorisé par le gouvernement . Un2

organisme peut aussi refuser de donnercommunication d'un renseignement nominatifcontenu dans un avis ou une recommandationtant qu'il n'a pas rendu une décision finale sur lamatière faisant l'objet de cet avis ou de cetterecommandation . Il peut enfin refuser de3

communiquer un renseignement lorsque celaaurait pour effet de divulguer un renseignementnominatif sur une autre personne physique, saufsi cette dernière y consent ou dans la mesure4

où la communication doit ou peut être refusée envertu des dispositions de la loi relative auxrestrictions au droit d'accès aux documents .5

3.8 LE DOSSIER MÉDICAL OU SOCIALD'UN ÉLÈVE

En vertu de la Loi sur l'instruction publique etdes régimes pédagogiques, l'élève a droit à desservices de santé et à des services sociaux enmilieu scolaire. Cependant, les programmesrelatifs à ces services ne relèvent pas de lacommission scolaire et les personnes offrant6

ces services ne sont pas, habituellement, desemployés de la commission scolaire . Aussi, les7

La Loi sur l'accès contient certaines règlesparticulières relativement à ces dossiers. L'article 83 établit qu'un mineur de moins de 14ans n'a pas le droit d'être informé de l'existenceni de recevoir communication d'unrenseignement nominatif de nature médicale ousociale le concernant, contenu dans le dossierd'un établissement de santé ou de servicessociaux. De plus, l'article 87.1 de cette loi établitqu'un établissement de santé ou de servicessociaux peut refuser momentanément de donnercommunication à une personne d'unrenseignement nominatif la concernant lorsque,de l'avis du médecin traitant, il en résulteraitvraisemblablement un préjudice grave pour sasanté.

Ces règles particulières de la Loi sur l'accèssont subordonnées aux règles établies par la

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1. Loi sur les services de santé et les services sociaux etmodifiant diverses dispositions législatives L.Q., 1991,chapitre 42.

nouvelle Loi sur les services de santé et les Le titulaire de l'autorité parentale a enservices sociaux . Les articles 17 à 27 de cette1

loi contiennent un ensemble complet de règlesapplicables au dossier d'un usager des servicesde santé et des services sociaux. L'article 28rend ces articles applicables malgré la Loi surl'accès.

Ces articles réaffirment le caractèreconfidentiel du dossier médical ou social del'élève. Ils consacrent en outre le droit d'accèset de rectification de l'usager de 14 ans et plus. L'usager de moins de 14 ans n'a pas le droitd'être informé ni de recevoir communication d'unrenseignement de nature médicale ou sociale leconcernant, sauf par l'intermédiaire de sonavocat dans le cadre d'une procédure judiciaire. Cela n'a toutefois pas pour objet de restreindreles communications normales entre l'usager etun professionnel.

principe le droit d'accès au dossier d'un usagermineur. Toutefois, un établissement doit refuserau titulaire de l'autorité parentale l'accès audossier d'un usager de moins de 14 ans qui afait l'objet d'une intervention en vertu de la Loisur la protection de la jeunesse. Il doit aussirefuser l'accès au dossier d'un usager de 14 anset plus qui, consulté obligatoirement parl'établissement, refuse que le titulaire del'autorité parentale reçoive communication deson dossier et lorsque l'établissement détermineque la communication du dossier pourrait causerun préjudice à la santé de cet usager.

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1. Loi sur la protection de la jeunesse, art. 38, 38.1 et 39.

4

LES RESPONSABILITÉS DU PERSONNEL SCOLAIREChaque membre du personnel scolaire,

quelle que soit sa fonction, a une responsabilitéà assumer au regard de la protection desrenseignements personnels à l'école. Lesoccasions où l'on donne accès, volontairementou non, à des renseignements confidentiels,qu'ils soient verbaux ou écrits, sont nombreusesà l'école : des discussions entre élèves, entremembres du personnel scolaire, desconfidences faites par un élève, une porteentrebâillée au moment d'une conversation entreun enseignant et un élève, un dossier ouvert surune table, etc., autant de situations où desrenseignements personnels sont portés à laconnaissance du personnel scolaire ou mêmed'autres élèves sans que cela soit toujourssouhaité ou nécessaire. Par contre, à d'autresmoments, il devient important de connaîtrecertains renseignements concernant un élèveafin de pouvoir lui apporter le soutien qu'ilrequiert pour poursuivre son cheminementscolaire avec les meilleures chances de succès.

La protection des renseignements personnelsconcerne donc tout le monde à l'école, lepersonnel scolaire, mais aussi les élèves et lesparents qui sont présents à l'école. Les droitsénoncés dans la Charte et les règles établies parla Loi sur l'accès concernent toutes cespersonnes, mais certaines responsabilitésparticulières peuvent être déterminées, parcequ'elles ont un lien avec le statut professionnelou la fonction exercée à l'école ou dans lacommission scolaire. Les points qui suiventprécisent certaines de ces responsabilités.

Auparavant, il importe de rappeler uneresponsabilité qui prévaut contre toutes lesautres et qui concerne certains membres dupersonnel scolaire. En effet, tout employé d'unétablissement, au sens de la Loi sur les servicesde santé et les services sociaux, ainsi que toutenseignant ou tout policier dans l'exercice deses fonctions doivent signaler sans délai audirecteur de la protection de la jeunesse lasituation de tout enfant pour qui ils ont un motifraisonnable de croire que sa sécurité ou sondéveloppement sont compromis (voir le sous-1

chapitre 1.4).

4.1 LA COMMISSION SCOLAIRE

La commission scolaire doit prévoir desmesures permettant d'assurer l'application de laLoi sur l'accès ainsi que de la législationprofessionnelle. Elle doit veiller, par exemple, àfournir le matériel nécessaire pour assurer lasécurité et la confidentialité des différentsdossiers contenant des renseignementspersonnels. À cet effet, elle doit mettre à ladisposition de chaque employé ou employée quia à gérer ces dossiers l'équipement luipermettant de les mettre sous clé, s'il y a lieu. Sicertains renseignements des dossierspersonnels sont sur support informatique, laprotection doit en être assurée par un contrôleapproprié de la procédure d'accès. De plus,

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3. Loi sur l'accès, art. 94

c'est à la commission scolaire qu'il revient de l'organisme public qui doit en principe exercerd'établir un calendrier de conservation des ces fonctions. Dans la commission scolaire,documents, donc des dossiers qui sont devenus cette personne est le directeur général .inactifs, dans le respect de la Loi sur lesarchives et de la réglementation qui lui estafférente.

La commission scolaire a la responsabilitépremière en matière de protection desrenseignements personnels qu'elle détient. C'est à ce niveau que devraient être établis lesgrands encadrements et les principalesmodalités d'application de la Loi sur l'accès pourl'ensemble des écoles de son territoire. Il seraitopportun que chaque commission scolaireexpose, dans une politique, l'ensemble desmesures qu'elle préconise pour assurer laprotection des renseignements personnels dansses écoles. Cet outil pourrait être utile,notamment, pour établir les liens avec lespolitiques et règlements déjà existants dans lacommission scolaire, pour apporter desclarifications sur certaines interprétations de laLoi et pour harmoniser les pratiques dupersonnel au regard des dossiers de l'élève.

La commission scolaire est aussiresponsable du dossier scolaire de l'élève. Cependant, dans les faits, c'est la directiond'école qui en assume la gestion.

4.2 LA PERSONNE RESPONSABLE DEL'ACCÈS AUX DOCUMENTS OU pouvoir décisionnel dans les domaines que luiDE LA PROTECTION DESRENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Différents articles de la Loi sur l'accèsconfèrent des fonctions particulières à lapersonne responsable de l'accès aux documentsou de la protection des renseignementspersonnels. En vertu de l'article 8 de la Loi, c'estla personne ayant la plus haute autorité au sein

1

Le directeur général peut toutefois désignerun membre du conseil des commissaires ou unmembre du personnel de direction et luidéléguer tout ou une partie des fonctionsparticulières de la personne responsable. Il peutdéléguer ces fonctions à une ou à plusieurspersonnes. Ainsi, la délégation pourrait être faiteà toute personne visée par le paragraphe 1 del'article 57 de la Loi sur l'accès, par secteurd'activités, par département, etc.

Il appartient à la personne responsable del'accès aux documents de décider de larecevabilité de toute demande d'accès auxdocuments détenus par l'organisme public . En2

exerçant ses fonctions, la personne responsabledoit veiller au respect du caractère confidentieldes renseignements nominatifs contenus dansces documents.

Il appartient à la personne responsable de laprotection des renseignements personnels dedécider de la recevabilité des demandes d'accèset de rectification des renseignementsnominatifs qui lui sont adressées par lespersonnes concernées .3

La personne responsable de l'accès auxdocuments ou de la protection desrenseignements personnels exerce donc un

confie la Loi sur l'accès. Ce pouvoir ne peut êtredélégué. Quant aux tâches administrativesqu'implique l'exercice de ces fonctions, elles

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peuvent être effectuées par d'autres employésde l'organisme pour autant qu'ils se conformentprécisément aux directives de la personneresponsable et qu'ils n'exercent aucun pouvoird'appréciation.

4.3 LA DIRECTION D'ÉCOLE

La direction d'école se trouve au coeur de lasituation, en ce qui concerne la protection desrenseignements personnels à l'école. Elle doittout d'abord informer son personnel scolaire dela procédure établie par la commission scolairepour assurer l'application de la Loi sur l'accès. Elle doit également amener le personnel del'école à une réflexion sur le fait que la protectiondes renseignements personnels est uneresponsabilité qui concerne chaque membre dupersonnel scolaire, puisque c'est à ce niveauque circulent et sont recueillis lesrenseignements.

Le directeur ou la directrice d'école est, deplus, responsable de la gestion du dossier sco-laire de l'élève et, en vertu de la nouvelle Loi surl'instruction publique, du plan d'intervention detout élève qui en a besoin. En effet, cette Loiprécise que le directeur ou la directrice d'écoleest responsable d'établir, notamment avec laparticipation des parents, un plan d'interventionadapté aux besoins de chaque élève handicapéou en difficulté d'adaptation ou d'apprentissageet de voir à sa réalisation ainsi qu'à sonévaluation . C'est donc, ici encore, au directeur1

ou à la directrice d'école que reviendra la gestiondu dossier d'aide particulière qui, comme nous lesuggérons au chapitre 7, contient principalementles différents éléments du plan d'intervention.

4.4 LE PERSONNEL ENSEIGNANT

Les enseignants et les enseignantes, commeles autres membres du personnel scolaire, sontdirectement concernés par la protection desrenseignements personnels à l'école. Ils doiventassurer le respect du caractère confidentiel desrenseignements auxquels ils ont accès. Ils nedoivent consigner ou communiquer, que ce soitpar écrit ou verbalement, que lesrenseignements qu'il est nécessaire d'utiliserpour prendre les bonnes décisions concernantun élève.

Le paragraphe 4 de l'article 22 de la Loi suro

l'instruction publique leur fait obligation d'agird'une manière juste et impartiale dans leursrelations avec les élèves, et cette obligationaffecte nécessairement la collecte et latransmission de renseignements écrits ouverbaux concernant les élèves.

4.5 LE PERSONNEL PROFESSIONNEL

Tout professionnel ou stagiaire, qu'il soitmembre ou non d'une corporation profession-nelle liée à un code de déontologie, est soumis àla Loi sur l'accès en tant qu'employé d'unorganisme public et doit, de ce fait, respecter lecaractère confidentiel de tout renseignementnominatif qui est porté à sa connaissance.

De plus, les professionnels membres d'unecorporation professionnelle sont tenus au secretprofessionnel tel que le décrit la section 1.3 duprésent document. Ils sont aussi soumis à lalégislation professionnelle qui encadre leurpratique tant sur le plan déontologique que surcelui des aspects de la gestion du dossier tenuau secret professionnel.

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4.6 LE PERSONNEL TECHNIQUE ETLE PERSONNEL DE SOUTIEN

Le personnel technique et le personnel desoutien affectés aux opérations administrativesdes différents dossiers personnels de l'élèvesont tenus, comme toute personne à l'emploid'un organisme public, de respecter le caractèreconfidentiel des renseignements nominatifs, envertu de la Loi sur l'accès.

En ce qui concerne le personnel qui travaillede façon plus particulière avec le personnelprofessionnel soumis à la législationprofessionnelle, la jurisprudence a établi que cepersonnel est assujetti aux mêmes règles sur lerespect du secret professionnel que le personnelprofessionnel avec qui il travaille. Toutefois, ilpeut être utile de s'assurer que ce personnelréalise qu'il est lié, lui aussi, au secretprofessionnel et qu'il détient, à ce titre, uneresponsabilité particulière. En ce sens, il estd'usage, dans certaines commissions scolaires,de lier au secret professionnel ce personnel, enlui faisant prêter serment ou en le faisanteffectuer une déclaration solennelle.

4.7 L'ÉLÈVE ET LES PARENTS DEL'ÉLÈVE MINEUR

L'élève et les parents de l'élève mineur,même s'ils ne sont pas employés d'unorganisme public, sont également concernés parla protection des renseignements personnels àl'école. En effet, même s'ils ne sont pas viséspar les obligations énoncées dans la Loi surl'accès, ils sont tout de même soumis àl'obligation générale de discrétion issue desdroits énoncés dans la Charte. Ils devraientveiller à ne pas faire circuler inutilement des

renseignements personnels les concernant ouconcernant d'autres personnes.

Par ailleurs, ils sont les principaux intéressésen ce qui concerne les renseignements qui sontrecueillis sur leur compte à l'école. Ils doiventgénéralement être informés des renseignementsqui sont consignés et il peut être nécessaired'obtenir leur autorisation pour en donner l'accèsà une personne en faisant la demande ou pouren transmettre une partie à un autre organisme.

Il importe que l'élève et les parents de l'élèvemineur comprennent qu'il est nécessaire, pourassurer un meilleur suivi du cheminementscolaire de l'élève et une meilleure collaborationavec le personnel scolaire, que desrenseignements justes et pertinents soientrecueillis ou transmis. Ils ont d'ailleurs, commeon l'a vu au point 3.6, un droit de rectificationreconnu par la Loi sur l'accès qui peut être utilisépour corriger une information inexacte ouéquivoque ou pour retirer une information dont lacollecte, la communication ou la conservation nesont pas autorisées par la loi.

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5

LES DIFFÉRENTS DOSSIERS DE L'ÉLÈVEDifférents types de dossiers personnels ont ce document doit être adressée à la personne

été créés dans les écoles ou dans les centres responsable de l'accès aux documents de cetadministratifs des commissions scolaires. autre organisme .L'objectif poursuivi par la création de ces diversinstruments est de permettre la consignation et Ainsi, les dossiers établis par les personnes àla conservation des renseignements nécessaires l'emploi de la commission scolaire, dansrelatifs au cheminement scolaire de chaque l'exercice de leurs fonctions au sein de cetteélève, ainsi que la conservation des traces des commission scolaire, sont détenus par laconsultations et des interventions individuelles et commission scolaire et sont assujettis à la Loisignificatives qu'il reçoit dans tous les services sur l'accès. Mais les dossiers établis par leséducatifs auxquels il a droit en vertu de la Loi sur employés d'un établissement de santé ou del'Instruction publique et de ses textes services sociaux ne sont pas des documentsd'application. détenus par la commission scolaire, car ils ne

Pour définir ces différents types de dossiers, la commission scolaire même s'ils sont de factoon recourt aux notions de responsabilité, de dans les locaux de la commission scolaire.durée de conservation ainsi qu'au niveau deprotection des renseignements qu'ils La personne qui établit ou à qui est confié,contiennent. dans l'exercice de ses fonctions, un dossier

5.1 LE DÉTENTEUR ET LERESPONSABLE DES DOSSIERSPERSONNELS

La Loi sur l'accès s'applique aux documentsdétenus par un organisme public dans l'exercicede ses fonctions. Il ne s'agit pas ici de la seuledétention juridique, mais aussi de toutedétention de facto. Cependant, s'il s'agit d'undocument produit par un autre organisme publicou pour son compte, toute demande d'accès à

1

sont pas établis pour l'exercice des fonctions de

personnel d'un élève est responsable de latenue ou de la gestion de ce dossier. Le dossierscolaire et le dossier d'aide particulière sontsous la responsabilité du directeur ou de ladirectrice de l'école, et le ou les dossiers profes-sionnels de l'organisme, sous la responsabilitédu personnel professionnel.

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1. Cette terminologie, ainsi que les définitions qui y sontrattachées, peut s'appliquer surtout aux dossiers scolaireset aux dossiers d'aide particulière. En ce qui concerne lesdossiers des professionnels régis par la législationprofessionnelle, dont les règles de conservation peuventêtre établies par les corpora-tions professionnelles, il estpréférable de se référer directement au chapitre 8 duprésent document.

2. Loi sur les archives, art.2.

3. Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec, L.R.Q.,chapitre B-2.

4. Voir le point 1.1 du présent document.

5.2 LES DOSSIERS ACTIFS, SEMI-ACTIFS OU INACTIFS1

Les organismes scolaires utilisentgénéralement la terminologie de la Loi sur lesarchives dans leur gestion de documents, et2

nous ferons de même dans le présentdocument. Voici les définitions que l'on trouvedans cette loi :

�document � tout support d'information, y compris lesdonnées qu'il renferme, lisibles par l'homme oupar machine, à l'exception des documents visésà la Loi sur la Bibliothèque nationale duQuébec ;3

�document actif �

un document qui est couramment utilisé à desfins administratives ou légales;

�document semi-actif �

un document qui est occasionnellement utilisé àdes fins administratives ou légales;

�document inactif � un document qui n'est plus utilisé à des finsadministratives ou légales.

S'appuyant sur ces définitions, on peut doncdire qu'un document ou, par extension, undossier est considéré comme actif (ou semi-

actif) lorsqu'il est couramment ou occasion-nellement utilisé aux fins pour lesquelles il a étéconstitué. Un document ou un dossier estconsidéré comme inactif lorsqu'il n'est plusutilisé aux fins pour lesquelles il a été constituéet qu'il peut être détruit ou conservé à d'autresfins. Les règles et procédures de conservationou de destruction, telles qu'elles sont expliquéesplus loin dans le présent document pour chaquetype de dossier, sont alors appliquées.

5.3 LES NIVEAUX DE PROTECTIONDES RENSEIGNEMENTSNOMINATIFS

On peut considérer que les renseignementsnominatifs se caractérisent par le niveau deprotection qu'ils requièrent. Il y a :

� les renseignements nominatifs recueillis etutilisés par une personne au sein del'organisme, pour son propre compte, et quilui servent pour son travail ou à des fins derecherche. Ces notes personnelles ne sontpas visées par les articles 64 à 77 de la Loisur l'accès tant que les renseignementsqu'elles contiennent ne font pas l'objet d'unecommunication à l'organisme ou à unmembre du personnel de cet organisme. Ainsi, les notes prises par un enseignant ouun professionnel sur le cheminement d'unélève peuvent faire partie de ce type derenseignements, à la condition qu'elles neservent qu'à lui-même pour son propretravail. Rappelons que le caractèreconfidentiel de ces renseignements doit êtreprotégé par l'obligation générale de discrétionétablie en vertu de l'article 5 de la Charte et 4

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que ces renseignements sont confidentiels au pour le moment, mais qu'ils doivent êtresens de l'article 53 de la Loi sur l'accès; conservés. Seulement les renseignements

� les renseignements nominatifs recueillis etutilisés pour un organisme et en son nom. Les dossiers contenant ces renseignementssont sous la responsabilité de l'organisme etde son personnel, soumis ou non à lalégislation professionnelle, et sont visés parles mesures de protection prévues dans laLoi sur l'accès;

� les renseignements obtenus dans le cadred'une relation professionnelle avec unepersonne soumise à la législationprofessionnelle. Les dossiers contenant cesrenseignements font l'objet de la protection laplus importante, compte tenu de l'obligationparticulière liée au secret professionnel. Depar la loi, ces dossiers sont sous la seuleresponsabilité des professionnels qui les ontconstitués et les données ne sontaccessibles qu'aux personnes pourlesquelles on a obtenu une autorisationd'accès de l'élève ou des parents de l'élèvemineur.

Toutefois, ce ne sont pas tous les l'accès, notamment quant aux règles relatives àrenseignements recueillis par un professionnelmembre d'une corporation professionnelle quidoivent être protégés par le secret professionnelet consignés dans le dossier �confidentiel� duprofessionnel. Certains renseignementsrecueillis par un professionnel, au nom del'organisme, dans l'exercice d'un mandat que luidonne la commission scolaire à titre d'expert,sont protégés par la Loi sur l'accès et serontdéposés au dossier de l'organisme. Ce peutêtre le dossier d'aide particulière si lesrenseignements recueillis doivent être partagésavec d'autres membres du personnel ou undossier professionnel de l'organisme si lesrenseignements n'ont pas à être communiqués

nécessaires à l'organisme (conclusions,recommandations etc.) sont alors consignés defaçon qu'on puisse suivre l'évolution de l'élève etprendre les décisions qui s'imposent, dansl'intérêt de l'élève.

Les renseignements portés à laconnaissance du professionnel au moment de lacollecte, qui ne sont pas nécessaires àl'organisme et qui ont été obtenus en raison dela relation particulière établie avec leprofessionnel, n'ont pas à être communiqués àla commission scolaire.

5.4 UNE SUGGESTION : TROIS TYPESDE DOSSIERS POUR L'ÉLÈVE

Il importe tout d'abord de rappeler que lesrenseignements nominatifs recueillis et utiliséspour son propre compte par une personnephysique au sein de l'organisme public et qui luiservent pour son travail ou à des fins derecherche demeurent assujettis à la Loi sur

la confidentialité et au droit d'accès, bien que nes'appliquent pas les règles relatives au critère denécessité (collecte) et celles relatives àl'obligation de les verser dans un fichier. Cepen-dant, si ces renseignements étaientcommuniqués à l'organisme ou à un autremembre du personnel de cet organisme, ilsdeviendraient alors assujettis aux articles 64 à77 de la Loi sur l'accès.

C'est à la commission scolaire que revient ladécision du nombre et du type de dossiersqu'elle proposera pour consigner lesrenseignements concernant un élève,

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puisqu'aucune prescription n'est faite à cet effet. ajoutés, d'autres retirés, en fonction deLa suggestion qui est faite dans ce document l'évolution de la situation de l'élève et dess'inspire de ce qui existe déjà dans plusieurs besoins des personnes assurant le suivi de soncommissions scolaires. cheminement. Il peut même cesser d'exister à

En principe, si on exclut les notes élèves qui en ont besoin.personnelles utilisées par un membre dupersonnel pour son propre compte ainsi que les Enfin, il est suggéré que les renseignementsdossiers �confidentiels� constitués par des recueillis par les professionnels, pour lamembres de corporations professionnelles et commission scolaire et en son nom, soientdont le contenu doit être protégé par le droit au consignés dans un dossier professionnel derespect du secret professionnel, il pourrait, à la l'organisme. On y trouvera les données qu'il estlimite, être suffisant que la commission scolaire utile de conserver pour suivre le cheminementne détienne qu'un seul dossier par élève. Celui- de l'élève et qui ne sont pas déposées auci pourrait alors être désigné comme étant le dossier d'aide particulière parce qu'elles n'ontdossier scolaire de l'élève. pas à être communiquées à plusieurs personnes

Les pages qui suivent suggèrent toutefois de lesquelles le dossier d'aide particulière avait étérecueillir et de consigner les renseignements constitué.nominatifs requis et détenus par l'organisme surla base de trois grands types de dossiers : le En ce qui concerne les renseignementsdossier scolaire, le dossier d'aide particulière et recueillis par des professionnels membres dele ou les dossiers professionnels. Ce qui corporations professionnelles qui doivent êtredistingue ces dossiers, comme il sera démontré protégés en vertu du droit au secretdans les deux prochains chapitres, c'est la professionnel, ils sont consignés dans le dossiernature des renseignements qu'ils contiennent, �confidentiel� du professionnel. Celui-ciles personnes y ayant généralement accès ainsi demeure le seul responsable du dossier et lesque la durée d'activité de ces dossiers. règlements sur la tenue de dossiers de sa

Ainsi, le dossier scolaire, seul dossierpermanent de l'organisme, ne pourrait contenir Pour chacun des types de dossiers suggérés,que les renseignements que la commissionscolaire doit consigner pour remplir sesfonctions administratives.

De son côté, le dossier d'aide particulièrepermet de recueillir en un seul lieu tous lesrenseignements qui peuvent être utiles auxpersonnes concernées par l'aide particulière àapporter à un élève, à un moment donné de savie scolaire. Ce dossier est donc en constanteévolution, des renseignements peuvent être

un moment donné et ce ne sont pas tous les

ou qu'elles ne sont plus utiles aux fins pour

corporation professionnelle s'appliquent.

les modalités d'accès aux renseignements, detransmission et de conservation des donnéessont précisées de façon à illustrer concrètementcomment on peut assurer le respect des loisvisées.

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1. Régime pédagogique de l'éducation préscolaire et del'enseignement primaire, décret 73-90, G.O., 569,notamment les art. 21 à 28, 40 et 52.

Régime pédagogique de l'enseignement secondaire,décret 74-90, G.O., 575, notamment les art. 20 à 28, 44 et66.

2. Loi sur l'accès, art. 64. Voir le chapitre 3.1 du présentdocument.

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LE DOSSIER SCOLAIRE DE L'ÉLÈVELa commission scolaire doit établir et

conserver différents documents ourenseignements concernant tous les élèves quifréquentent ses écoles. À cette fin, un dossierscolaire est ouvert et mis à jour pour chaqueélève. Ce dossier est sous la responsabilité dela commission scolaire mais, comme c'estsouvent le cas, il peut être conservé à l'école, oùla direction en assume la gestion.

Le dossier scolaire contient l'ensemble desdonnées consignées, à caractère administratif etpédagogique, comme l'admission de l'élève, lesrésultats scolaires, le classement.

6.1 LE CONTENU DU DOSSIERSCOLAIRE

Le gouvernement fixe, par règlement , les1

règles relatives à l'admission, à l'inscription et àla fréquentation scolaire des élèves ainsi qu'aubulletin scolaire. Compte tenu de ces règles, onpeut s'attendre à ce que les pièces suivantes setrouvent dans le dossier scolaire :

� les demandes d'admission et d'inscription;

� l'acte de naissance;

� la preuve de fréquentation scolaire au 30septembre;

� une copie de l'avis de départ (s'il y a lieu);

� les avis de classement;

� les rapports d'évaluation sur le rendementscolaire, le comportement de l'élève et sonassiduité (au moins cinq dont quatre sont desbulletins scolaires);

� les derniers résultats d'évaluation sommativeobtenus par l'élève dans chaque matière;

� les permis d'absence.

D'autres pièces peuvent faire partie dudossier scolaire. Il est bon cependant derappeler que tout organisme scolaire ne doitrecueillir que les renseignements nominatifs quilui sont nécessaires dans l'exercice de ses fonc-tions .2

6.2 L'ACCÈS AU DOSSIER SCOLAIRE

Ce type de dossier étant manifestement undocument détenu par la commission scolaire, lesrègles relatives à l'utilisation des renseignementsnominatifs dictées par la Loi sur l'accèss'appliquent ainsi que celles relatives au droitd'accès et de rectification. L'élève et les parentsde l'élève mineur, ainsi que les personnes qui,par leurs fonctions dans l'organisme, ont besoind'avoir accès à ces données et font partie des

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2. Loi sur l'accès, art. 84 et 94.

catégories mentionnées dans la déclaration faiteà la Commission d'accès au moment del'établissement du fichier des dossiers scolaires ,1

peuvent avoir accès aux documents constituantle dossier scolaire. Ces personnes doiventtoutefois respecter le caractère confidentiel desdonnées nominatives contenues dans cedossier.

L'élève, même s'il ou elle a quitté l'école, etles parents de l'élève mineur peuvent en touttemps obtenir de la commission scolaire unecopie, un extrait ou un résumé des documentscontenus dans le dossier scolaire de l'élève. Ence cas, une demande écrite doit être faite à lapersonne responsable de la protection des ren-seignements personnels à la commission scolai-re .2

6.3 LA TRANSMISSION DU DOSSIERSCOLAIRE

Deux situations nécessitant la transmissiondu dossier scolaire de l'élève peuvent seprésenter : d'abord, lorsque l'élève changed'école à l'intérieur d'une même commissionscolaire; ensuite, lorsque l'élève quitte lacommission scolaire pour poursuivre sa scolaritédans une école appartenant à une autrecommission scolaire ou dans un autreorganisme.

6.3.1 Le passage de l'élève à une autreécole de la même commissionscolaire

Lorsqu'un ou une élève doit changer d'écolepour poursuivre sa scolarité tout en demeurant àl'intérieur de la même commission scolaire, etque le dossier scolaire est consigné à l'école, il ya transmission automatique du dossier, originalet complet, à la direction de l'école que l'élèvefréquentera. Aucune copie du dossier scolairene sera conservée à l'école précédente. Ledossier scolaire étant sous la responsabilité dela commission scolaire et non de l'école, il n'y apas de raison pour qu'il existe plus d'un dossierscolaire par élève dans une même commissionscolaire. De plus, l'existence d'un dossier enplusieurs copies augmente les risques decirculation des renseignements personnels qu'ilcontient.

6.3.2 Le passage de l'élève à une autrecommission scolaire ou à unautre organisme

Lorsque l'élève change de commissionscolaire ou fréquente un autre organisme, unecopie, un extrait ou un résumé de son dossierscolaire est expédié à l'autre commissionscolaire ou à l'organisme que fréquenteral'élève. Cependant, dans ce cas, uneautorisation explicite est exigée de l'élève ou desparents de l'élève mineur. L'école ou la commis-sion scolaire d'origine continue d'avoir le dossieroriginal sous sa garde, qui est alors considérécomme inactif.

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1. Régime pédagogique de l'éducation préscolaire et del'enseignement primaire, art. 53.

Régime pédagogique de l'enseignement secondaire, art.45 et 67.

2. L'usage veut que ces renseignements soient conservésjusqu'au jour où cette personne atteint l'âge de 75 ans oujusqu'à son décès, dans la première éventualité.

3. Loi sur les archives, art. 7

6.4 LA CONSERVATION ET LADESTRUCTION DES DONNÉES DUDOSSIER SCOLAIRE INACTIF

Le dossier scolaire de l'élève qui nefréquente plus aucune école de la commissionscolaire est transféré au centre d'archives decelle-ci pour être conservé dans un endroitassurant sa sécurité et son caractère confi-dentiel . La plupart des documents contenus1

dans un dossier scolaire inactif doivent êtreconservés de façon permanente .2

Certains éléments du dossier peuvent avoirune période de conservation plus courte. Lacommission scolaire doit à cet effet établir ettenir à jour un calendrier de conservation, sousréserve des dispositions de la Loi sur lesarchives . Ce calendrier permet de déterminer,3

entre autres, quels documents inactifs sontconservés de manière permanente et lesquelssont éliminés.

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3. Un document intitulé Cadre de référence pourl'établissement des plans d'interventions a été publié par leministère de l'Éducation, en 1992.

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LE DOSSIER D'AIDE PARTICULIÈRE DE L'ÉLÈVELe dossier d'aide particulière est constitué de

l'ensemble des données consignées concernantle cheminement de l'élève à l'école en fonctionde l'aide individuelle qui lui est apportée. Il secompose, entre autres, du plan d'interventionmaintenu à jour. Il contient aussi les avis,conclusions d'évaluations ou recommandationsque le personnel y aura déposés pour suivre lecheminement de l'élève.

En général, ce dossier n'est ouvert etmaintenu que pour l'élève dont les besoinsparticuliers nécessitent le partage derenseignements détenus par plusieurspersonnes. C'est notamment le cas au momentde la mise en place d'un plan d'intervention. L'établissement de ce plan d'intervention estd'ailleurs devenu obligatoire, en vertu de lanouvelle Loi sur l'instruction publique, pour toutélève handicapé ou en difficulté d'adaptation oud'apprentissage . Dans certains cas, cependant,1

un dossier d'aide particulière sera ouvert mêmepour un élève pour qui la mise en place d'unplan d'intervention n'est pas exigée par la Loi,afin d'y consigner les rapports, avis ourecommandations du personnel ainsi que lesrenseignements concernant le cheminement del'élève.

Le dossier d'aide particulière est constituépar le directeur de l'école. Y sont déposés par lepersonnel de l'école les renseignements sur

l'élève qui doivent être connus par d'autrespersonnes pour mieux évaluer les besoins del'élève et qui ne sont pas assujettis au secretprofessionnel. Le dossier est sous la respon-sabilité de la direction d'école qui doit voir,notamment, à ce que les renseignements qui nesont plus utiles aux fins pour lesquelles ils ontété recueillis soient retirés du dossier au fur et àmesure .2

7.1 LE CONTENU DU DOSSIER D'AIDEPARTICULIÈRE

Le dossier d'aide particulière peut contenir unou plusieurs des éléments suivants, certainspouvant être requis au moment de l'élaborationd'un plan d'intervention :3

� le rapport de l'enseignante ou de l'enseignantresponsable de la rééducation ou de laréadaptation;

� le rapport d'étude de cas;

� des rapports d'observation fournis par desenseignantes, des enseignants ou tout autremembre du personnel;

� une feuille de route;

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1. Il faut concevoir ces renseignements uniquement commedes instruments de travail sur le cheminement particulier del'élève. Après les avoir utilisés, il peut être préférable queces rapports soient retirés du dos-sier d'aide particulière etsoient détruits, soit à la fin de chaque année scolaire, soitau plus tard à la fin de chaque cycle d'études.


particulière selon que l'élève change d'école� des rapports sur le comportement de l'élèveà l'école ;1

� les commentaires et lettres acheminés auxparents;

� certaines observations, avis, conclusionsd'évaluations et recommandations déposés parle personnel professionnel, sous réserve desindications données au chapitre 8.

7.2 L'ACCÈS AU DOSSIER D'AIDEPARTICULIÈRE

Tout comme pour le dossier scolaire, lesrègles d'accès au dossier d'aide particulière del'élève sont établies par la Loi sur l'accès. Ainsi,l'élève et les parents de l'élève mineur ainsi queles personnes dont les fonctions sont liées àl'élève en cause et qui font partie des catégoriesmentionnées dans la déclaration faite à laCommission d'accès au moment de l'établisse-ment du fichier des dossiers d'aide particulière ,2

peuvent avoir accès aux documents constituantle dossier d'aide particulière. Ici aussi, lecaractère confidentiel des renseignements nomi-natifs contenus dans ce dossier doit êtrerespecté par toute personne qui y a accès.

7.3 LA TRANSMISSION DESDONNÉES DU DOSSIER D'AIDEPARTICULIÈRE

Nous distinguerons deux façons différentesde transmettre les données du dossier d'aide

dans une même commission scolaire, qu'ilpasse à une autre commission scolaire, à unautre organisme d'enseignement ou qu'il estadmis dans un établissement du réseau de lasanté et des services sociaux, par exemple uncentre hospitalier ou un centre de réadaptation.


Lorsqu'un élève ou une élève doit changerd'école pour la poursuite de ses études, tout endemeurant à l'intérieur de la même commissionscolaire, même si c'est pour passer du primaireau secondaire, son plan d'intervention, certainsrenseignements traitant des interventions d'ordrepédagogique de même que toute autre pièce dudossier d'aide particulière qui pourrait êtrenécessaire peuvent être acheminés à l'autreécole. Tout commentaire ou renseignement quin'est pas absolument nécessaire pour assurer lesuivi de l'élève ne devrait pas être transmis etdevrait même être détruit au moment dupassage à l'autre école.


Si l'élève change de commission scolaire ous'inscrit dans un autre organisme d'ensei-gnement, un centre de réadaptation ou un centrehospitalier, la transmission de l'ensemble oud'une partie de l'information contenue dans ledossier d'aide particulière, comme dans toutautre dossier personnel transmis à l'extérieur del'organisme, nécessitera l'autorisation explicitede l'élève ou des parents de l'élève mineur. Cette transmission pourra se faire à l'aide d'une

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2. Loi sur les archives, art. 7.

3. Il est même d'usage que les renseignements sur lecomportement de l'élève soient détruits à la fin de chaqueannée scolaire.

copie, d'un extrait ou d'un résumé du dossier,l'original demeurant à l'école où il a étéconstitué. Ici aussi, le critère de nécessité doits'appliquer. Ainsi, seuls le plan d'intervention etles renseignements traitant des interventionsd'ordre pédagogique qui apparaissentnécessaires pour assurer le suivi de l'élèveferont l'objet de cette transmission .1

7.4 LA CONSERVATION ET LADESTRUCTION DES DONNÉES DUDOSSIER D'AIDE PARTICULIÈRE

Comme pour le dossier scolaire, le dossierd'aide particulière de l'élève qui ne fréquenteplus aucune école de la commission scolairedevient inactif et est transféré au centred'archives de celle-ci pour être conservé dans unendroit assurant sa sécurité et son caractèreconfidentiel. Les principaux éléments de cedossier, comme le plan d'intervention, ontcependant une période de conservation pluscourte que pour le dossier scolaire. C'est lecalendrier de conservation établi par la com-mission scolaire, sous réserve des dispositionsde la Loi sur les archives, qui détermine, entreautres, quels documents inactifs sont conservésde manière permanente et lesquels sontéliminés après une période établie .2

Quant aux renseignements concernant lesmotifs d'absence et le comportement, ils sontconservés au plus tard jusqu'au jour où l'élèvequitte définitivement l'école .3

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LES DOSSIERS PROFESSIONNELS DE L'ÉLÈVEIl arrive qu'un membre du personnel scolaire l'élève. Quant aux autres renseignements, qu'il

juge utile de consigner certains renseignements faut conserver dans l'intérêt de l'élève, mais qu'ilconcernant un élève donné. Il peut s'agir d'un n'a pas été jugé utile de verser au dossier d'aidemembre du personnel enseignant qui désire particulière, il est suggéré qu'ils soient conservésnoter quelques observations pour mieux adapter dans un dossier professionnel. son intervention auprès d'un élève mais, le plussouvent, il s'agit de professionnels, tels que le Deux types de dossiers professionnelspsychoéducateur, l'orthopédagogue, le peuvent être constitués pour un élève donné : unpsychologue, le conseiller d'orientation ou ou des dossiers professionnels de l'organisme,l'orthophoniste, qui ont besoin de consigner des où sont consignés les renseignements recueillis renseignements de façon à suivre l'évolution de par un ou des professionnels, pour l'organismel'élève et à apporter des ajustements, si et en son nom, notamment dans le cadre d'unnécessaire. Dans ce cas, les renseignements mandat que leur donne la commission scolaire,recueillis, pour son propre compte, et qui ne sont et un ou des dossiers �confidentiels� depas communiqués à l'organisme ou à d'autres professionnels où l'on trouve certainsemployés de cet organisme ne sont pas assu- renseignements, recueillis par un ou desjettis aux articles 64 à 77 de la Loi sur l'accès. professionnels membres de corporationsOn doit toutefois s'assurer que les professionnelles, qui doivent être protégés enrenseignements consignés ne sont pas acces- vertu du droit au respect du secret professionnel. sibles à d'autres personnes. Pour cela, on doit Ces dossiers �confidentiels� ne sont pas desprendre les mesures de sécurité qui s'imposent dossiers d'organisme et ils doivent êtrepour en limiter l'accès à son seul usage. constitués et gérés exclusivement par le ou les

Dès que les renseignements recueillisdoivent être communiqués à l'organisme ou à En ce qui concerne les renseignementsd'autres membres du personnel scolaire dans le recueillis par un professionnel, pour l'organismecadre d'un travail en équipe multidisciplinaire, et en son nom, les règles de la Loi sur l'accèspour l'élaboration d'un plan d'intervention par s'appliquent. Dans le cas de renseignementsexemple, les données à partager sont soumises consignés par un professionnel membre d'uneà toutes les dispositions de la Loi sur l'accès. Le corporation professionnelle et soumis à laprésent document suggère d'ailleurs que les législation professionnelle, la situation mériterenseignements nécessaires à plusieurs une attention particulière.personnes, dans une situation donnée, soientconsignés au dossier d'aide particulière de En milieu scolaire, deux situations peuvent

professionnels en cause.

amener un professionnel à entrer en relationavec un élève. Il peut répondre à une demande

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À L'ÉCOLE

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d'un élève ou des parents d'un élève mineur ou il être informés du mandat donné aupeut répondre à une demande de son employeur professionnel, de l'usage qui sera fait desqui utilise ses services à titre d'expert. renseignements recueillis, des catégories de

Les renseignements obtenus dans le cadre renseignements, du caractère obligatoire oud'une relation professionnelle avec un facultatif de la demande, des conséquencesprofessionnel régi par la législation pour la personne concernée d'un refus deprofessionnelle, particulièrement à la demande répondre à la demande ainsi que des droitsd'un élève ou des parents d'un élève mineur d'accès et de rectification prévus par la loi quantpour lui permettre de bénéficier des services aux renseignements nominatifs.complémentaires que la commission scolairemet à sa disposition, sont soumis au secret Seulement les renseignements nécessaires àprofessionnel et ne doivent pas être l'organisme (conclusions, recommandations,communiqués sans l'autorisation de l'élève ou etc.) sont consignés dans un dossier ded'une disposition expresse de la loi. L'existence l'organisme. Ces données peuvent êtremême de cette consultation est protégée par le déposées au dossier d'aide particulière desecret professionnel et la commission scolaire l'élève, si elles sont nécessaires à d'autresn'a pas à en être informée. Ces membres du personnel, ou à un dossierrenseignements, qui doivent être protégés en professionnel de l'organisme s'il faut lesvertu du droit au secret professionnel, doivent conserver, mais qu'on veut restreindre l'accès auêtre regroupés dans le dossier �confidentiel� du dossier au seul personnel en cause.professionnel et bénéficier de mesures desécurité particulières visant à assurer que Quant aux autres renseignements obtenus,l'accès en soit limité aux seules personnes les notes prises, les résultats non traités, lesautorisées par l'élève ou les parents de l'élève confidences, ils ne doivent pas être commu-mineur. niqués à la commission scolaire, car ils ne

Les renseignements recueillis auprès d'un Loi sur l'accès. Si ces renseignements doiventélève, à la demande de l'employeur du profes- être consignés, pour permettre au professionnelsionnel, pour permettre à l'organisme de de suivre l'évolution de l'élève, ils le sont dans lesatisfaire aux obligations que lui prescrit la Loi dossier �confidentiel� du professionnel quisur l'instruction publique, sont protégés par la Loi s'assure que les mesures de sécurité protègentsur l'accès. La commission scolaire donne un le secret professionnel et respectent lamandat au professionnel, qui agit alors à titre législation professionnelle.d'expert pour obtenir de l'élève lesrenseignements qui lui sont nécessaires àl'exercice de ses fonctions. 8.1 LE CONTENU DES DOSSIERS

Dans ce contexte, la situation doit êtreclairement établie auprès de l'élève ou des Un dossier professionnel de l'organismeparents de l'élève mineur, de façon qu'il n'y ait contient les renseignements recueillis à des finspas d'ambiguïté sur les motifs de la collecte de scolaires, notamment dans le cadre d'un mandatrenseignements effectuée par le professionnel. donné à un professionnel par la commissionL'élève ou les parents de l'élève mineur doivent scolaire. On devrait y trouver les

personnes qui auront accès aux

satisfont pas au critère de nécessité exigé par la

PROFESSIONNELS

renseignements nécessaires pour suivre le

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À L'ÉCOLE

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cheminement de l'élève et prendre les décisions � les notations sur l'évolution de l'élève à lapédagogiques qui s'imposent. Ce sont en suite des services rendus;général les conclusions, les avis ourecommandations du professionnel concernantun élève donné.

Les conclusions des analyses, les avis ou lesrecommandations qui peuvent être nécessairesaux autres personnes intervenant auprès del'élève devraient être portés au dossier d'aideparticulière, pour la période pour laquelle ils sontrequis. Lorsque ces renseignements ne sontplus utiles aux fins pour lesquelles ils ont étéconsignés, ils devraient être retirés de ce dossieret éliminés ou versés au dossier professionnelde l'organisme s'il est encore utile d'en gardercopie.

Les dossiers �confidentiels� des membres decorporations professionnelles contiennent desrenseignements qui doivent être protégés envertu du droit au respect du secret professionnel. Ils sont régis par la législation professionnelle,notamment en ce qui a trait au secretprofessionnel et à la tenue de dossiers. On peuts'attendre à ce que ces dossiers contiennent lesrenseignements suivants :

� les nom et prénom de l'élève à la naissance,son sexe, sa date de naissance, son adresseet son numéro de téléphone;

� la date d'ouverture du dossier;

� une description sommaire des motifs deconsultation;

� une description des services professionnelsrendus et leur date;

� les conclusions des évaluations et, le caséchéant, la description du programmed'intervention ainsi que les recommanda-tions;

� les confidences, s'il apparaît nécessaire deles consigner;

� la signature du professionnel ou de la profes-sionnelle qui a inscrit les renseignementssusmentionnés;

� les autorisations, s'il y a lieu, relatives àl'intervention et à la transmission de rensei-gnements à des tiers.

8.2 L'ACCÈS AUX DOSSIERSPROFESSIONNELS

La gestion de la procédure d'accès à undossier professionnel de l'organisme relève duprofessionnel qui constitue le dossier. Celui-cidoit prendre les mesures nécessaires pour queles renseignements qu'il détient bénéficient desmesures de protection qui conviennent.

Ainsi, les renseignements recueillis pourpermettre au professionnel d'apporter à l'élève lesoutien qu'il requiert dans son cheminementscolaire sont soumis à la protection de la Loi surl'accès et déposés à un dossier professionnel del'organisme. Il s'agit des renseignements décritsà la sous-section 8.1. Le professionnel reçoit unmandat de la commission scolaire pour recueillirces renseignements. Ceux-ci sont accessibles àl'élève et aux parents de l'élève mineur ainsiqu'aux personnes qui, par leurs fonctions dansl'organisme, ont besoin d'avoir accès à cesrenseignements et font partie des catégoriesmentionnées dans la déclaration faite à laCommission d'accès au moment del'établissement du fichier des dossiersprofessionnels de l'organisme. Toutefois, il est

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À L'ÉCOLE

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suggéré que les renseignements qui peuventêtre utiles à d'autres membres du personnelsoient déposés au dossier d'aide particulière del'élève. Cette procédure vise à faciliter l'accèsaux renseignements qui sont absolumentnécessaires à ces personnes.

Des règles particulières encadrent la tenuede dossiers des membres de corporationsprofessionnelles. Selon ces règles, lesprotocoles de tests, les résultats bruts et autresrenseignements qui nécessitent une formationappropriée pour les interpréter correctement fontl'objet d'une protection particulière. Leprofessionnel doit donc, dans sa façon de tenirles dossiers, prendre les mesures nécessairespour que ces renseignements ne soient pasaccessibles au moment d'une consultation dudossier et que la façon dont ces notes sontconsignées n'interdise pas l'accès à tout ledossier.

Le dossier �confidentiel� d'un membre d'unecorporation professionnelle, c'est-à-dire celui quicontient des renseignements assujettis au secretprofessionnel, n'est accessible et ne peut êtretransmis qu'avec l'autorisation de la personneconcernée par ces renseignements ou d'unedisposition expresse de la loi (par exemple, unecorporation professionnelle, un coroner).

8.2.1 Par l'élève ou les parents del'élève mineur

L'élève et les parents de l'élève mineur ont ledroit de prendre connaissance du contenu dudossier professionnel. La consultation se fait enprésence du professionnel, qui pourra faciliterl'interprétation des renseignements. Toutefois,un mineur de moins de 14 ans n'a pas ce droit

d'accès lorsqu'il s'agit de renseignements denature médicale ou sociale .1

Seuls l'élève, les personnes autorisées parl'élève et par les parents de l'élève mineur ontaccès au dossier �confidentiel� d'unprofessionnel, qui contient des renseignementsassujettis au secret professionnel. Les codes dedéontologie de certaines corporations profes-sionnelles prévoient qu'une demande d'un clientde prendre connaissance de son dossier puissetoutefois lui être refusée pour certaines raisons. C'est le cas notamment du code de déontologiede la Corporation professionnelle des conseillerset conseillères d'orientation du Québec et decelui de la Corporation professionnelle despsychologues du Québec. Ce dernier spécifieque, pour des motifs justes et raisonnables, lepsychologue peut refuser cette accessibilité auclient. Dans ce dernier cas, sont considéréscomme des motifs justes et raisonnables :

� le fait que la consultation des documents dudossier soit préjudiciable au client;

� le risque de compromettre la valeur mé-thodologique et métrologique d'un test enremettant le protocole au client.

Lorsqu'une professionnelle ou unprofessionnel refuse à un élève l'accès audossier professionnel le concernant, il estd'usage qu'il lui fournisse les motifs de sonrefus.

8.2.2 Par le personnel scolaire ou destiers

En raison de la complexité des problèmes quipeuvent surgir pendant le cheminement

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À L'ÉCOLE

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1. Code des professions, L.R.Q., chapitre C-26, art. 23, 112et 192.

2. Loi sur la recherche des causes et des circonstances desdécès, L.R.Q., chapitre R-0.2, art. 48.1.

personnel de l'élève à l'école, il est souventnécessaire de faire appel à différents profes-sionnels du réseau scolaire et d'autres réseauxet d'assurer la concertation dans l'action de cesdifférents spécialistes. Il faut considérer ici toutel'importance de privilégier une approche enéquipe multidisciplinaire. L'évaluation del'ensemble de la situation de l'élève permet eneffet de bien déterminer ses besoins et d'établirles moyens et les ressources pour les satisfaire. L'utilisation, à cet effet, du dossier d'aideparticulière, et surtout du plan d'intervention qu'ilcontient, comme lieu privilégié de consignationdes avis et recommandations du personnel pro-fessionnel, devient alors primordiale et éviteainsi d'avoir à consulter chaque fois lesprofessionnels ou les dossiers dont il sontresponsables.

Toutefois, il peut arriver qu'un membre dupersonnel scolaire ait besoin de prendreconnaissance de renseignements portés à undossier professionnel de l'organisme. Dans cecas, qui devrait être exceptionnel puisque laplupart des renseignements utiles ont été portésau dossier d'aide particulière, le professionnelresponsable du dossier doit s'assurer que lapersonne fait partie des catégories de personnesdéclarées à la Commission d'accès commeayant besoin de ces renseignements pourassurer l'exercice de leurs fonctions, s'il s'agitd'un dossier professionnel de l'organismecontenant des renseignements non assujettis ausecret professionnel.

Le dossier �confidentiel� d'un membre d'unecorporation professionnelle ne peut êtreaccessible que par une autorisation d'accèsdonnée par la personne concernée par ledossier en faveur du personnel désigné de lacommission scolaire.

8.2.3 Par une corporation profession-nelle, des personnes autoriséespar la loi ou des chercheurs

En vertu du Code des professions,l'accessibilité à un dossier professionnelassujetti au secret professionnel est autoriséeaux représentants d'une corporation profession-nelle pour surveiller, d'une part, l'exercice de laprofession par ses membres et, d'autre part,pour assurer la protection du public .1

Le coroner enquêtant sur les circonstancesdu décès d'un élève peut avoir accès à tous lesdossiers le concernant, y compris ceux d'unmembre d'une corporation professionnelle .2

L'accessibilité à un dossier professionnel del'organisme (non assujetti au secretprofessionnel) sera permise à des chercheurs età des chercheuses, pourvu qu'ils détiennent uneautorisation de la Commission d'accès àl'information.

8.3 LA TRANSMISSION DESDONNÉES DES DOSSIERSPROFESSIONNELS

Toute transmission d'un dossierprofessionnel doit se faire avec l'accord explicitede l'élève ou des parents de l'élève mineur. Ceux-ci ont le droit d'exiger qu'une copie d'undossier professionnel de l'organisme, nonassujetti au secret professionnel, soit transféréeà un autre professionnel s'il changed'établissement. Examinons les différentes

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1. Charte des droits et libertés, art. 9.

situations qui peuvent nécessiter cettetransmission.


Lorsqu'un élève doit changer d'école pour la l'élève ou les parents de l'élève mineur.poursuite de ses études, tout en demeurant àl'intérieur de la même commission scolaire, Tout transfert complet du dossieraucune transmission d'information contenuedans un dossier professionnel de l'organisme(non assujetti au secret professionnel) ne serarequise si on a pris la précaution de déposer lesavis et recommandations des professionnelsdans le dossier d'aide particulière de l'élève oudans son plan d'intervention. La transmissiond'une copie de ce dossier sera le plus souventsuffisante et ne nécessitera pas au préalabled'autorisation particulière.

S'il était nécessaire malgré tout detransmettre des renseignements contenus dansun dossier professionnel de l'organisme, onpourra le faire à la condition d'obtenir l'autori-sation explicite de l'élève ou des parents del'élève mineur.

La transmission d'un dossier �confidentiel�d'un membre d'une corporation professionnelleest soumise à des règles précises. Danscertains cas, la transmission doit, par exemple,être effectuée en faveur d'un membre de lamême corporation professionnelle. Pour plus decertitude, il est préférable de consulter lesrèglements de chaque corporationprofessionnelle adoptés en vertu du Code desprofessions. Au besoin, on peut contacter lacorporation professionnelle en cause.


Toute transmission à l'extérieur de lacommission scolaire de renseignementscontenus dans un dossier professionnel del'organisme doit être autorisée explicitement par

�confidentiel� d'un professionnel régi par lalégislation professionnelle se fait selon les règlesétablies par la corporation professionnelle dontfait partie ce professionnel. Dans certains cas,un transfert peut se faire, sans l'autorisation duclient, à un autre professionnel, à la conditionqu'il soit membre de la même corporationprofessionnelle. Pour plus de certitude, il estpréférable de consulter les règlements dechaque corporation professionnelle adoptés envertu du Code des professions. Au besoin, onpeut contacter la corporation professionnelle encause.

8.3.3 Les autres cas de transmission dedonnées

Certaines dispositions expresses de la loipeuvent être évoquées pour exiger que soienttransmis, sans l'autorisation de l'élève, desrenseignements protégés par le droit au secretprofessionnel et contenus dans le dossier1

�confidentiel� d'un professionnel. Certains deces renseignements, par exemple, peuvent fairepartie d'un signalement au directeur de laprotection de la jeunesse. Ce signalement,rappelons-le, est obligatoire pour toutprofessionnel ou toute professionnelle qui, dansl'exercice de sa profession, a un motif

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1. Loi sur la protection de la jeunesse, art. 39

2. Code des professions, art. 91.

raisonnable de croire que la sécurité ou ledéveloppement d'un enfant est compromis, ausens des articles 38 et 38.1 de la Loi sur laprotection de la jeunesse .1

Les corporations professionnelles ont établides règles à suivre concernant les dossiers desprofessionnels cessant d'exercer leur profession. Il pourrait être nécessaire de s'y référer, danscertaines situations .2

8.4 LA CONSERVATION ET LADESTRUCTION DES DONNÉESDES DOSSIERS PROFESSIONNELS

C'est le professionnel responsable de lagestion d'un dossier professionnel qui doits'assurer que les conditions et la durée deconservation de ce dossier sont conformes auxdispositions de la Loi sur l'accès et de lalégislation professionnelle, le cas échéant.

8.4.1 Les dossiers professionnels actifsou semi-actifs

Les dossiers professionnels actifs doiventêtre consignés dans un endroit fermé à clé,assurant ainsi leur sécurité et leur caractèreconfidentiel. Le cas échéant, la consignation sursupport informatique de certaines données dudossier professionnel doit prévoir un système desécurité qui protège aussi leur caractèreconfidentiel.

8.4.2 Les dossiers professionnelsinactifs

En général, la législation professionnelleprévoit une durée de conservation des dossiersinactifs de cinq ans après la dernière consulta-tion ou intervention professionnelle.

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À L'ÉCOLE

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CONCLUSION

L'école doit être un foyer de développement locale du milieu dans le choix des moyens dede toutes les possibilités de l'élève et cette concrétiser cette préoccupation et peut être utile,préoccupation doit donc se traduire, chez tout le notamment, comme outil de sensibilisation dupersonnel de l'école et de la commission personnel scolaire au rôle qu'il a à jouer dans lascolaire, par un souci constant de vouloir aider protection des renseignements personnels.l'élève dans son cheminement personnel, plusparticulièrement dans les moments importants Ce qui importe, c'est qu'une réflexionde sa vie scolaire. s'amorce ou se poursuive dans chaque école de

Une commission scolaire qui se donne des personnels devienne une préoccupationrègles précises pour la gestion des constante, intégrée à la vie quotidienne derenseignements personnels des élèves, permet- l'école. C'est une question de respect des droitstant la circulation efficace de l'information tout en de l'élève et une question d'attitude à acquérirassurant la protection de son caractère dans le meilleur intérêt de tous.confidentiel, garantit à ses élèves le respect deleurs droits fondamentaux sans limiter lacollaboration nécessaire du personnel quitravaille dans le milieu scolaire pour permettred'assurer le développement le plus harmonieuxpossible de toutes les possibilités de l'élève.

L'élaboration d'une politique, faisant le pointsur la question de la protection desrenseignements personnels à l'école et sur lesmodalités de gestion de ces renseignements,peut se révéler une démarche précieuse à plusd'un titre, pour le milieu scolaire. Plusieurscommissions scolaires se sont déjà dotéesd'une politique de ce genre avec profit. Unebonne politique, en plus de servir d'outil deréférence en ce qui concerne les procéduresproposées pour assurer une bonne gestion desrenseignements personnels, reflète la couleur

façon que la protection des renseignements

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ANNEXE A

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1. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Charte desdroits et libertés de la personne, L.R.Q., 1985, chapitre C-12, mise à jour du 93-03-01.

EXTRAITS D'ARTICLES DE LOIS

Pour faciliter la consultation des principauxarticles de lois mentionnés dans le texte, nousen avons reproduit un certain nombre ici. Comme il ne s'agit que d'extraits, et que d'autresarticles peuvent avoir, dans certains cas, uneincidence sur le sujet qui nous préoccupe, il seratoujours préférable de se référer au textecomplet des lois et règlements en vigueur.

De plus vous trouverez, pour chacune deslois, une indication de la date de la plus récentemise à jour rapportée par le recueil des Loisrefondues du Québec.

Il serait d'ailleurs bon d'effectuerrégulièrement une mise à jour des principauxarticles d'intérêt et d'évaluer l'impact deschangements apportés.

CHARTE DES DROITS ET LIBERTÉS DE LAPERSONNE1

Art. 1 - �Tout être humain a droit à la vie, ainsi qu'à lasûreté, à l'intégrité et à la liberté de sa personne.

Il possède également la personnalité juridique.�

Art. 4 � �Toute personne a droit à la sauvegarde desa dignité, de son honneur et de sa réputation.�

Art. 5 � �Toute personne a droit au respect de sa vieprivée.�

Art. 9 � �Chacun a droit au respect du secret profes-sionnel.

Toute personne tenue par la loi au secret profes-sionnel et tout prêtre ou autre ministre du culte nepeuvent, même en justice, divulguer lesrenseignements confidentiels qui leur ont été révélésen raison de leur état ou profession, à moins qu'ils n'ysoient autorisés par celui qui leur a fait cesconfidences ou par une disposition expresse de la loi.

Le tribunal doit, d'office, assurer le respect dusecret professionnel.�

Art. 49 � �Une atteinte illicite à un droit ou à uneliberté reconnu par la présente Charte confère à lavictime le droit d'obtenir la cessation de cette atteinteet la réparation du préjudice moral ou matériel qui enrésulte.

En cas d'atteinte illicite et intentionnelle, letribunal peut en outre condamner son auteur à desdommages exemplaires.�

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1. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Loi surl'accès aux documents des organismes publics et sur laprotection des renseignements personnels, L.R.Q., 1985,chapitre A-2.1, mise à jour du 93-03-01.

LOI SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DESORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PRO-TECTION DES RENSEIGNEMENTSPERSONNELS1

Art. 1 � �La présente loi s'applique aux documentsdétenus par un organisme public dans l'exercice deses fonctions, que leur conservation soit assurée parl'organisme public ou par un tiers.

Elle s'applique quelle que soit la forme de cesdocuments : écrite, graphique, sonore, visuelle,informatisée ou autre.�

Art. 3 � �Sont des organismes publics : le gouverne-ment, le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, lesministères, les organismes gouvernementaux, lesorganismes municipaux, les organismes scolaires etles établissements de santé ou de services sociaux.

(...).�

Art. 6 � �Les organismes scolaires comprennent lescommissions scolaires, le Conseil scolaire de l'Île deMontréal, les institutions dont le régimed'enseignement est l'objet d'une ententeinternationale au sens de la Loi sur le ministère desAffaires internationales (chapitre M-21.1), lescollèges d'enseignement général et professionnel,l'Université du Québec ainsi que ses universitésconstituantes, instituts de recherche et écolessupérieures.

Ils comprennent également les institutionsdéclarées d'intérêt public ou reconnues pour fins desubvention en vertu de la Loi sur l'enseignementprivé (chapitre E-9) et les établissements d'ensei-gnement supérieur dont plus de la moitié des dépen-ses de fonctionnement sont payées sur les créditsapparaissant aux prévisions budgétaires déposées àl'Assemblée nationale.�

Art. 8 � �La personne ayant la plus haute autorité ausein d'un organisme public exerce les fonctions quela présente loi confère à la personne responsable del'accès aux documents ou de la protection desrenseignements personnels.

Toutefois, cette personne peut désigner commeresponsable un autre membre de l'organisme publicou de son conseil d'administration, selon le cas, ouun autre membre de son personnel de direction et luidéléguer tout ou partie de ses fonctions.

Cette délégation doit être faite par écrit. Celui quila fait doit en donner publiquement avis.�

Art. 9 � �Toute personne qui en fait la demande adroit d'accès aux documents d'un organisme public.

Ce droit ne s'étend pas aux notes personnellesinscrites sur un document, ni aux esquisses ébau-ches, brouillons, notes préparatoires ou autresdocuments de même nature.�

Art. 12 � �Le droit d'accès à un document s'exercesous réserve des droits relatifs à la propriété intellec-tuelle.�

Art. 43 � �La demande d'accès peut être écrite ouverbale.

Elle est adressée au responsable de l'accès auxdocuments au sein de l'organisme public.

Si une demande écrite d'accès est adressée à lapersonne ayant la plus haute autorité au sein del'organisme public, cette personne doit la transmettreavec diligence au responsable qu'elle a désigné envertu de l'art. 8, le cas échéant.�

Art. 48 � �Lorsqu'il est saisi d'une demande qui, àson avis, relève davantage de la compétence d'unautre organisme public ou qui est relative à undocument produit par un autre organisme public oupour son compte, le responsable doit, dans le délaiprévu par le premier alinéa de l'art. 47, indiquer aurequérant le nom de l'organisme compétent et celuidu responsable de l'accès aux documents de cetorganisme, et lui donner les renseignements prévuspar l'art. 45 ou par le deuxième alinéa de l'art. 46,selon le cas.

Lorsque la demande est écrite, ces indicationsdoivent être communiquées par écrit.�

Art. 53 � �Les renseignements nominatifs sontconfidentiels sauf dans les cas suivants :

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1� leur divulgation est autorisée par la personnequ'ils concernent; si cette personne est mineure,l'autorisation peut également être donnée par letitulaire de l'autorité parentale;

2� ils portent sur un renseignement obtenu dansl'exercice d'une fonction d'abjudication par unorganisme public exerçant des fonctions quasijudiciaires; ils demeurent cependant confidentielssi l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait àhuis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnancede non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion.�

Art. 54 � �Dans un document, sont nominatifs lesrenseignements qui concernent une personne physi-que et permettent de l'identifier.�

Art. 55 � �Un renseignement personnel qui a uncaractère public en vertu de la loi n'est pas nomina-tif.�

Art. 56 � �Le nom d'une personne physique n'est pasun renseignement nominatif, sauf lorsqu'il est men-tionné avec un autre renseignement la concernant oulorsque sa seule mention révélerait un renseignementnominatif concernant cette personne.�

Art. 57 � �Les renseignements suivants ont uncaractère public :1� le nom, le titre, la fonction, la classification, le

traitement, l'adresse et le numéro de téléphonedu lieu de travail d'un membre d'un organismepublic, de son conseil d'administration ou de sonpersonnel de direction et, dans le cas d'unministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints etde son personnel d'encadrement;

2� le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numérode téléphone du lieu de travail et la classification,y compris l'échelle de traitement rattachée à cetteclassification, d'un membre du personnel d'unorganisme public;

3� un renseignement concernant une personne ensa qualité de partie à un contrat de service concluavec un organisme public, ainsi que lesconditions de ce contrat;(...).Toutefois, les renseignements prévus au premier

alinéa n'ont pas un caractère public si leur divulgationest de nature à nuire ou à entraver le travail d'une

personne qui, en vertu de la loi, est chargée deprévenir, détecter ou réprimer le crime.

En outre, les renseignements prévus au para-graphe 2� ne peuvent avoir pour effet de révéler letraitement d'un membre du personnel d'un organismepublic.�

Art. 58 � �Le fait qu'une signature apparaisse au basd'un document n'a pas pour effet de rendrenominatifs les renseignements qui y apparaissent.�

Art. 59 � �Un organisme public ne peut communiquerun renseignement nominatif sans le consentement dela personne concernée.

Toutefois, il peut communiquer un tel rensei-gnement sans le consentement de cette personne,dans les cas et aux strictes conditions qui suivent :1� au procureur de cet organisme si le renseigne-

ment est requis aux fins d'une poursuite pourinfraction à une loi que cet organisme est chargéd'appliquer, ou au Procureur général si lerenseignement est requis aux fins d'une poursuitepour infraction à une loi applicable au Québec;

2� au procureur de cet organisme, ou au Procureurgénéral lorsqu'il agit comme procureur de cetorganisme, si le renseignement est requis aux finsd'une procédure judiciaire autre qu'une procédurevisée dans le paragraphe 1�;

3� à une personne qui, en vertu de la loi, est chargéede prévenir, détecter ou réprimer le crime ou lesinfractions aux lois, si le renseignement est requisaux fins d'une poursuite pour infraction à une loiapplicable au Québec;

4� à une personne à qui cette communication doitêtre faite en raison d'une situation d'urgencemettant en danger la vie, la santé ou la sécuritéde la personne concernée;

5� à une personne qui est autorisée par la Commis-sion d'accès à l'information, conformément à l'arti-cle 125, à utiliser ce renseignement à des finsd'étude, de recherche ou de statistique;

6� (paragraphe abrogé);7� (paragraphe abrogé);8� à une personne ou à un organisme, con-

formément aux articles 61, 67, 67.1, 67.2, 68 et68.1;

9� à une personne impliquée dans un événementayant fait l'objet d'un rapport par un corps depolice, lorsqu'il s'agit d'un renseignement surl'identité de toute autre personne qui a été

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impliquée dans cet événement, sauf s'il s'agit d'untémoin, d'un dénonciateur ou d'une personne dontla santé ou la sécurité serait susceptible d'êtremise en péril par la communication d'un telrenseignement.�

Art. 60 � �Avant d'accepter de communiquer unrenseignement nominatif en vertu des paragraphes 1à 3 de l'article 59, un organisme public doit s'assurerque le renseignement est requis aux fins d'unepoursuite ou d'une procédure visée dans ces para-graphes.

Dans le cas visé au paragraphe 4 de cet article,l'organisme doit pareillement s'assurer du caractèreurgent et dangereux de la situation.

À défaut de s'être assuré que le renseignementest requis pour ces fins ou, le cas échéant, ducaractère urgent et dangereux de la situation,l'organisme public doit refuser de communiquer lerenseignement.

Lorsqu'un organisme public accepte de communi-quer un renseignement nominatif par suite d'unedemande faite un vertu des paragraphes 1 à 4 del'article 59, le responsable de la protection desrenseignements personnels au sein de cet organismedoit enregistrer la demande.�

Art. 62 � �Un renseignement nominatif est accessi-ble, sans le consentement de la personne concernée,à toute personne qui a qualité pour le recevoir ausein d'un organisme public lorsque ce renseignementest nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

En outre, cette personne doit appartenir à l'unedes catégories de personnes visées au paragraphe4� du deuxième alinéa de l'article 76 ou au para-graphe 5� du premier alinéa de l'article 81.�

Art. 64 � �Nul ne peut, au nom d'un organismepublic, recueillir un renseignement nominatif si celan'est pas nécessaire à l'exercice des attributions decet organisme ou à la mise en oeuvre d'un pro-gramme dont il a gestion.�

Art. 65 � �Quiconque, au nom d'un organisme public,recueille un renseignement nominatif auprès de lapersonne concernée ou d'un tiers doit au préalables'identifier et l'informer :1� du nom et de l'adresse de l'organisme public au

nom de qui la collecte est faite;

2� de l'usage auquel ce renseignement est destiné;3� des catégories de personnes qui auront accès à

ce renseignement;4� du caractère obligatoire ou facultatif de la

demande;5� des conséquences pour la personne concernée

ou, selon le cas, pour le tiers, d'un refus derépondre à la demande;

6� des droits d'accès et de rectification prévus par laloi.(...)Les règles suivant lesquelles la collecte de

renseignements nominatifs doit être faite sontprescrites par règlement du gouvernement.

Le présent article ne s'applique pas à une en-quête de nature judiciaire, ni à une enquête ou à unconstat faits par une personne qui, en vertu de la loi,est chargée de prévenir, détecter ou réprimer lecrime ou les infractions aux lois.�

Art. 66 � �Avant de recueillir auprès d'une personneou d'un organisme privé des renseignements nomina-tifs déjà colligés concernant une ou plusieurs person-nes, un organisme public doit en informer la Com-mission.�

Art. 67 � �Un organisme public peut, sans leconsentement de la personne concernée, communi-quer un renseignement nominatif à toute personne ouorganisme si cette communication est nécessaire àl'application d'une loi au Québec.�

Art. 67.1 � �Un organisme public peut, sans leconsentement de la personne concernée, commu-niquer un renseignement nominatif à toute personneou organisme si cette communication est nécessaireà l'application d'une convention collective, d'undécret, d'un arrêté, d'une directive ou d'un règlementqui établissent des conditions de travail.�

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À L'ÉCOLE

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Art. 67.2 � �Un organisme public peut, sans leconsentement de la personne concernée, commu-niquer un renseignement nominatif à toute personneou organisme si cette communication est nécessaireà l'exercice d'un mandat confié par l'organisme publicà cette personne ou à cet organisme.

Dans ce cas, l'organisme public doit :1� confier ce mandat par écrit;2� indiquer, dans ce mandat, les dispositions de la

présente loi qui s'appliquent au renseignementqui lui a été communiqué ainsi que les mesuresqu'il doit prendre pour que ce renseignement nesoit utilisé que dans l'exercice de son mandat etpour qu'il ne le conserve pas après son expiration.Le deuxième alinéa ne s'applique pas aux mem-

bres des corporations professionnelles visées àl'annexe 1 du Code des professions (chapitre C-26)et qui sont tenus au secret professionnel.�

Art. 67.3 � �Un organisme public doit inscrire, dansun registre tenu conformément aux règles établiespar la Commission, toute communication derenseignements nominatifs visée aux articles 67,67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l'exception de lacommunication d'un renseignement nominatif requispar une personne ou un organisme pour imputer, aucompte d'un membre d'un organisme public, de sonconseil d'administration ou de son personnel, unmontant dont la loi oblige la retenue ou le versement.

Le registre comprend notamment :1� la nature ou le type des renseignements

communiqués;2� les personnes ou organismes qui reçoivent cette

communication;3� l'usage projeté de ces renseignements;4� les raisons justifiant cette communication;5� (paragraphe abrogé).�

Art. 67.4 � �Toute personne qui en fait la demande adroit d'accès au registre tenu par un organisme publicen vertu de l'article 67.3.

Ce droit s'exerce conformément aux modalitésprévues à l'article 10.�

Art. 68 � �Un organisme public peut, sans leconsentement de la personne concernée, communi-quer un renseignement nominatif :1� à un organisme public lorsque cette communica-

tion est nécessaire à l'exercice des attributions del'organisme receveur ou à la mise en oeuvre d'unprogramme dont cet organisme a la gestion;

2� à une personne ou à un organisme lorsque descirconstances exceptionnelles le justifient.Ces communications s'effectuent dans le cadre

d'une entente écrite.�

Art. 68.1 � �Un organisme public peut, sans leconsentement de la personne concernée, commu-niquer un fichier de renseignements personnels auxfins de le comparer, le coupler ou l'apparier avec unfichier détenu par une personne ou un organisme sicette communication est nécessaire à l'applicationd'une loi au Québec.

Ces opérations s'effectuent dans le cadre d'uneentente écrite.�

Art. 69 � �La communication de renseignementsnominatifs visée par les articles 67, 67.1, 67.2, 68 et68.1 doit être faite de manière à assurer le caractèreconfidentiel des renseignements nominatifs. Dansles cas où une entente écrite doit être conclue, cetteentente doit mentionner les moyens mis en oeuvrepour assurer cette confidentialité.�

Art. 71 � �Un organisme public doit verser dans unfichier de renseignements personnels établi con-formément à la présente sous-section tout rensei-gnement nominatif qui :1� est identifié ou se présente de façon à être

retrouvé par référence au nom d'une personne ouà un signe ou symbole propre à celle-ci; ou

2� lui a servi ou est destiné à lui servir pour unedécision concernant une personne.�

Art. 72 � �Un organisme public doit veiller à ce queles renseignements nominatifs qu'il conserve soient àjour, exacts et complets pour servir aux fins pourlesquelles ils sont recueillis.�

Art. 73 � �Lorsque l'objet pour lequel un renseigne-ment nominatif a été recueilli est accompli,l'organisme public doit le détruire, sous réserve de laLoi sur les archives (chapitre A-21.1).�

Art. 76 � �L'établissement d'un fichier doit faire l'objetd'une déclaration à la Commission.

La déclaration doit contenir les indicationssuivantes :1� la désignation du fichier, les types de renseigne-

ments qu'il contient, l'usage projeté de cesrenseignements et le mode de gestion du fichier;

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À L'ÉCOLE

52

2� la provenance des renseignements versés au Il en est de même du traitement de renseigne-fichier; ments nominatifs recueillis pas une personne

3� les catégories de personnes concernées par les physique et qui lui servent à des fins de rechercherenseignements versés au fichier; scientifique.

4� les catégories de personnes qui auront accès au L'organisme public devient assujetti à ces articlesfichier dans l'exercice de leurs fonctions; dès que la personne visée au premier ou au

5� les mesures de sécurité prises au sein de l'orga- deuxième alinéa lui communique un renseignementnisme pour assurer le caractère confidentiel des nominatif qu'elle a recueilli ou qui résulte durenseignements nominatifs et leur utilisation traitement.�suivant les fins pour lesquelles ils ont été recueil-lis;

6� le titre, l'adresse et le numéro de téléphone de lapersonne responsable de la protection desrenseignements personnels;

7� les modalités d'accès offertes à la personneconcernée;

8� toute autre indication prescrite par règlement dugouvernement.Elle doit être faite conformément aux règles

établies par la Commission.�

Art. 77 � �Un organisme public doit aviser laCommission de tout changement rendant inexacte ouincomplète la déclaration prévue à l'article 76.�

Art. 78 � �Les articles 64 à 77 ne s'appliquent pas autraitement de renseignements nominatifs recueillis communication d'un renseignement nominatif depar une personne physique et qui lui servent nature médicale ou sociale le concernant, contenud'instrument de travail pour autant que ces ren- dans le dossier constitué par l'établissement de santéseignements ne soient pas communiqués à une autre ou de services sociaux visé au deuxième alinéa depersonne que la personne concernée ou à un autre l'article 7.�organisme que celui dont elle fait partie, et qu'ilssoient utilisés à bon escient.

Art. 80 � �Le gouvernement peut, par décret,autoriser un organisme public à établir un fichierconfidentiel.

Un fichier confidentiel est un fichier constituéprincipalement de renseignements nominatifs desti-nés à être utilisés par une personne qui, en vertu dela loi, est chargée de prévenir, détecter ou réprimer lecrime ou les infractions aux lois.�

Art. 83 � �Toute personne a le droit d'être informéede l'existence, dans un fichier de renseignementspersonnels, d'un renseignement nominatif la con-cernant.

Elle a le droit de recevoir communication de toutrenseignement nominatif la concernant.

Toutefois, un mineur de moins de 14 ans n'a pasle droit d'être informé de l'existence ni de recevoir

Art. 84 � �L'organisme public donne communicationd'un renseignement nominatif à la personne qui a ledroit de le recevoir en lui permettant de prendreconnaissance du renseignement pendant les heureshabituelles de travail et d'en obtenir une copie.

À la demande du requérant, un renseignementnominatif informatisé doit être communiqué sous laforme d'une transcription écrite et intelligible.�

Art. 86 � �Un organisme public peut refuser deconfirmer à une personne l'existence, dans un fichierconfidentiel, d'un renseignement nominatif laconcernant ou de lui en donner communication.�

Art. 87 � �Sauf dans le cas prévu à l'article 86.1, unorganisme public peut refuser de confirmerl'existence ou de donner communication à unepersonne d'un renseignement nominatif la concer-nant, dans la mesure où la communication de cette

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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information révélerait un renseignement dont la prévus à l'article 92 ou, selon le cas, de l'enre-communication doit ou peut être refusée en vertu de gistrement visé à l'article 91 à l'organisme de qui il ala section II du chapitre II.� obtenu le renseignement ou à tout organisme à qui le

Art. 88 � �Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4de l'article 59, un organisme public doit refuser dedonner communication à une personne d'un ren-seignement nominatif la concernant lorsque sa rectification ne peut être considérée que si elle estdivulgation révélerait vraisemblablement un ren- faite par écrit par une personne physique justifiant deseignement nominatif concernant une autre personne son identité à titre de personne concernée, à titre dephysique ou l'existence d'un tel renseignement, à représentant, d'héritier ou de successeur de cettemoins que cette dernière n'y consente par écrit.� dernière ou comme titulaire de l'autorité parentale.

Art. 89 � �Toute personne qui reçoit confirmation del'existence dans un fichier d'un renseignementnominatif la concernant peut, s'il est inexact,incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa commu-nication ou sa conservation ne sont pas autoriséespar la loi, exiger que le fichier soit rectifié.�

Art. 90 � �En cas de contestation relative à une de-mande de rectification, l'organisme public doitprouver que le fichier n'a pas à être rectifié, à moinsque le renseignement en cause ne lui ait étécommuniqué par la personne concernée ou avec sonaccord.�

Art. 91 � �Lorsque l'organisme public refuse en toutou en partie d'accéder à une demande de rectificationd'un fichier, la personne concernée peut exiger quecette demande soit enregistrée.�

Art. 92 � �Un organisme public doit, lorsqu'il accèdeà une demande de rectification d'un fichier, délivrersans frais à la personne qui l'a faite, une copie detout renseignement nominatif modifié ou ajouté, ou,selon le cas, une attestation du retrait d'unrenseignement nominatif.�

Art. 93 � �Toute personne qui a demandé la rectifica-tion d'un fichier peut exiger que l'organisme publicfasse parvenir une copie des documents

renseignement a pu être communiqué dans le cadred'une entente conclue suivant la présente loi.�

Art. 94 � �Une demande de communication ou de

Elle est adressée au responsable de la protectiondes renseignements personnels au sein de l'or-ganisme public.

Si la demande est adressée à la personne ayantla plus haute autorité au sein de l'organisme public,cette personne doit la transmettre avec diligence auresponsable qu'elle a désigné en vertu de l'article 8,le cas échéant.�

Art. 123 � �La Commission a également pourfonctions :1� de surveiller l'application de la présente loi, de

faire enquête sur son fonctionnement et sur sonobservation;

2� d'approuver les ententes conclues entre lesorganismes en vertu de l'article 172;

3� de donner son avis sur les projets de règlementqui lui sont soumis en vertu de la présente loi, surles projets d'entente de transfert derenseignements, de même que sur les projets dedécrets autorisant l'établissement de fichiersconfidentiels;

4� d'établir, si elle le juge opportun, les règles detenue du registre visé à l'article 67.3;

5� de veiller au respect de la confidentialité desrenseignements personnels contenus dans lesdossiers ayant trait à l'adoption d'une personne etdétenus par un organisme public;

6� de veiller au respect de la confidentialité desrenseignements personnels contenus dans ledossier que le curateur public détient sur unepersonne qu'il représente ou dont il administre lesbiens.�

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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Art. 124 � �La Commission peut prescrire desconditions applicables à un fichier de renseignementspersonnels auxquelles l'organisme public doit seconformer et notamment :1� les types de renseignements qui peuvent être

recueillis et les fins pour lesquelles ils peuvent deux ans, éditer et diffuser dans toutes les régions duêtre conservés; Québec un répertoire décrivant les fichiers de

2� l'usage qui peut être fait du fichier; renseignements personnels détenus par les organis-3� la nature des mesures de sécurité à prendre pour mes publics.�

assurer le caractère confidentiel des renseigne-ments nominatifs;

4� les catégories de personnes qui ont accès auxrenseignements nominatifs dans l'exercice deleurs fonctions et, s'il y a lieu, les restrictions àl'accès ainsi que les conditions particulièresd'accès;

5� les conditions particulières auxquelles la gestiondu fichier peut être assujettie, le cas échéant.�

Art. 125 � �La Commission peut, sur demande écrite,accorder à une personne ou à un organisme l'auto- ou une communication de renseignementsrisation de recevoir à des fins d'étude, de recherche nominatifs.�ou de statistique, communication de renseignementsnominatifs contenus dans un fichier derenseignements personnels, sans le consentementdes personnes concernées, si elle est d'avis que :1� l'usage projeté n'est pas frivole et que les fins

recherchées ne peuvent être atteintes que si lesrenseignements sont communiqués sous uneforme nominative;

2� les renseignements nominatifs seront utilisésd'une manière qui en assure le caractère confi-dentiel.(...).�

Art. 128 � �La Commission peut, au terme d'uneenquête sur un fichier de renseignements personnelsou sur un fichier confidentiel et après avoir fourni àl'organisme public dont relève le fichier l'occasion deprésenter des observations écrites :1� ordonner de corriger ou de retrancher du fichier

un renseignement nominatif, ou de cesserd'utiliser le fichier contrairement à la présente loi,au décret ou aux prescriptions de la Commission,suivant le cas;

2� ordonner à l'organisme public de prendre lesmesures qu'elle juge appropriées pour satisfaireaux conditions prévues par la présente loi ou parles prescriptions de la Commission;

3� ordonner la destruction d'un fichier derenseignements personnels établi ou utilisécontrairement à la présente loi;

4� recommander au gouvernement de modifier oud'abroger le décret autorisant l'établissement d'unfichier confidentiel.�

Art. 132 � �La Commission doit, au moins tous les

Art. 141 � �La Commission a tous les pouvoirsnécessaires à l'exercice de sa juridiction; elle peutrendre toute ordonnance qu'elle estime propre àsauvegarder les droits des parties et décider de toutequestion de fait ou de droit.

Elle peut notamment ordonner à un organismepublic de donner communication d'un document oud'une partie de document, de s'abstenir de le faire, derectifier, compléter, clarifier, mettre à jour ou effacertout renseignement nominatif ou de cesser un usage

Art. 168 � �Les dispositions de la présente loi préva-lent sur celles d'une loi générale ou spéciale posté-rieure qui leur seraient contraires, à moins que cettedernière loi n'énonce expressément s'appliquermalgré la présente loi.�

Art. 171 � �Malgré les articles 168 et 169, la présenteloi n'a pas pour effet de restreindre :1� l'exercice du droit d'accès d'une personne à un

document résultant de l'application d'une autre loiou d'une pratique établie avant le 1 octobreer

1982, à moins que l'exercice de ce droit ne porteatteinte à la protection des renseignementspersonnels;

2� la protection des renseignements personnels nil'exercice du droit d'accès d'une personne à unrenseignement nominatif la concernant, résultantde l'application d'une autre loi ou d'une pratiqueétablie avant le 1er octobre 1982;

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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1. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Code civil duBas-Canada.

2. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Code civil duQuébec, L.Q., 1991, chapitre 64.

3� la communication de documents ou de rensei-gnements exigés par le Protecteur du citoyen oupar assignation, mandat ou ordonnance d'unepersonne ou d'un organisme ayant le pouvoir decontraindre à leur communication.�

CODE CIVIL DU BAS-CANADA1

Art. 19 � �La personne humaine est inviolable.Nul ne peut porter atteinte à la personne d'autrui

sans son consentement ou sans y être autorisé par laloi.�

Art. 246 � �Tout individu de l'un ou l'autre sexe de-meure en minorité jusqu'à ce qu'il ait atteint l'âge dedix-huit ans accomplis.�

CODE CIVIL DU QUÉBEC2

Le gouvernement du Québec effectue depuis l'autorité parentale, le mandataire, le tuteur ou lequelques années une refonte complète du Code civil curateur; l'autorisation du tribunal est en outrequébécois. Le nouveau Code civil du Québec entre nécessaire si les soins présentent un risque sérieuxen vigueur en janvier 1994. pour la santé ou s'ils peuvent causer des effets

Art. 10 � �Toute personne est inviolable et a droit àson intégrité.

Sauf dans les cas prévus par la loi, nul ne peut lui sécurité et à l'attention que ses parents ou lesporter atteinte sans son consentement libre et personnes qui en tiennent lieu peuvent lui donner.�éclairé.�

Art. 11 � �Nul ne peut être soumis sans sonconsentement à des soins, quelle qu'en soit la droits.nature, qu'il s'agisse d'examens, de prélèvements, de Sont pris en considération, outre les besoinstraitements ou de toute autre intervention. moraux, intellectuels, affectifs et physiques de

Si l'intéressé est inapte à donner ou à refuser son l'enfant, son âge, sa santé, son caractère, son milieuconsentement à des soins, une personne autorisée familial et les autres aspects de sa situation.�par la loi ou par un mandat donné en prévision deson inaptitude peut le remplacer.�

Art. 14 � �Le consentement aux soins requis parl'état de santé du mineur est donné par le titulaire del'autorité parentale ou par le tuteur.

Le mineur de quatorze ans et plus peut, néan-moins, consentir seul à ces soins. Si son état exigequ'il demeure dans un établissement de santé ou deservices sociaux pendant plus de douze heures, letitulaire de l'autorité parentale ou le tuteur doit êtreinformé de ce fait.�

Art. 17 � �Le mineur de quatorze ans et plus peutconsentir seul aux soins non requis par l'état desanté; le consentement du titulaire de l'autoritéparentale ou du tuteur est cependant nécessaire siles soins présentent un risque sérieux pour la santédu mineur et peuvent lui causer des effets graves etpermanents.�

Art. 18 � �Lorsque la personne est âgée de moins dequatorze ans ou qu'elle est inapte à consentir, leconsentement aux soins qui ne sont pas requis parson état de santé est donné par le titulaire de

graves et permanents.�

Art. 32 � �Tout enfant a droit à la protection, à la

Art. 33 � �Les décisions concernant l'enfant doiventêtre prises dans son intérêt et dans le respect de ses

Art. 35 � �Toute personne a droit au respect de saréputation et de sa vie privée.

Nulle atteinte ne peut être portée à la vie privéed'une personne sans que celle-ci ou ses héritiers yconsentent ou sans que la loi l'autorise�.

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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1. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Code desprofessions, L.R.Q., 1985, chapitre C-26, mise à jour du93-03-01.

Art. 37 � �Toute personne qui constitue un dossiersur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux etlégitime à le faire. Elle ne peut recueillir que lesrenseignements pertinents à l'objet déclaré dudossier et elle ne peut, sans le consentement del'intéressé ou l'autorisation de la loi, les communiquerà des tiers ou les utiliser à des fins incompatiblesavec celles de sa constitution; elle ne peut non plus,dans la constitution ou l'utilisation du dossier, porterautrement atteinte à la vie privée de l'intéressé ni àsa réputation.�

Art. 38 � �Sous réserve des autres dispositions de laloi, toute personne peut, gratuitement, consulter etfaire rectifier un dossier qu'une autre personnedétient sur elle soit pour prendre une décision à sonégard, soit pour informer un tiers; elle peut aussi lefaire reproduire, moyennant des frais raisonnables. Les renseignements contenus dans le dossierdoivent être accessibles dans une transcriptionintelligible.�

Art. 39 � �Celui qui détient un dossier sur une per-sonne ne peut lui refuser l'accès aux renseignementsqui y sont contenus à moins qu'il ne justifie d'unintérêt sérieux et légitime à le faire ou que cesrenseignements ne soient susceptibles de nuiresérieusement à un tiers.�

Art. 40 � �Toute personne peut faire corriger, dans undossier qui la concerne, des renseignementsinexacts, incomplets ou équivoques, elle peut aussifaire supprimer un renseignement périmé ou nonjustifié par l'objet du dossier, ou formuler par écrit descommentaires et les verser au dossier.

(...).�

Art. 153 � �L'âge de la majorité est fixé à dix-huit ans.La personne, jusqu'alors mineure, devient

capable d'exercer pleinement tous ses droits civils.�

CODE DES PROFESSIONS1

Art. 12 � �L'Office (des professions du Québec) apour fonction de veiller à ce que chaque corporationassure la protection du public.

(...)L'Office doit notamment :

a) s'assurer que chacune des corporations adopteun code de déontologie conformément à l'article87;(...)

i) veiller à ce que chacune des corporationsdétermine, conformément à l'article 91, les règles,conditions, modalités et formalités deconservation, d'utilisation, de gestion,d'administration, de transfert, de cession, degarde provisoire et de destruction des dossiers,livres, registres, médicaments, poisons, produits,substances appareils et équipements d'unprofessionnel, applicables dans le cas deradiation, de cessation d'exercice ou de décèsd'un professionnel, de limitation ou de suspensionde son droit d'exercice ou de révocation de sonpermis.(...).�

Art. 23 � �Chaque corporation a pour principalefonction d'assurer la protection du public.

À cette fin, elle doit notamment contrôlerl'exercice de la profession par ses membres.�

Art. 87 � �Le Bureau (qui administre la corporation)doit adopter, par règlement, un code de déontologieimposant au professionnel des devoirs d'ordregénéral et particulier envers le public, ses clients etsa profession, notamment celui de s'acquitter de sesobligations professionnelles avec intégrité. Ce codedoit contenir, entre autres :

(...)3� des dispositions visant à préserver le secret quant

aux renseignements de nature confidentielle quiviennent à la connaissance des membres de lacorporation dans l'exercice de leur profession;

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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1. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Loi surl'instruction publique, L.R.Q., chapitre I-13.3, mise à jour du93-03-01.

4� des dispositions concernant le droit d'une relatif à une enquête qu'ils tiennent et prendre copiepersonne recourant aux services d'un d'un tel dossier ou document.professionnel de prendre connaissance des Dans le cadre de l'application du présent article,documents qui la concernent dans tout dossier le professionnel doit sur demande, permettreconstitué par ce professionnel à son sujet et l'examen d'un tel dossier ou document.�d'obtenir des copies de ces documents.�

Art. 91 � �Le Bureau doit déterminer, par règlement,les règles, conditions, modalités et formalités deconservation, d'utilisation, de gestion, d'ad-ministration, de transfert, de cession, de gardeprovisoire et de destruction des dossiers, livres,registres, médicaments, poisons, produits,substances, appareils et équipements d'un profes-sionnel, applicables dans le cas de radiation, decessation d'exercice ou de décès d'un professionnel,de limitation ou de suspension de son droit d'exerciceou de révocation de son permis.

Ce règlement peut prévoir la nomination d'ungardien provisoire.�Art. 94 � �Le Bureau peut, par règlement :

(...)c) fixer des normes relatives à la tenue, à la

détention ou au maintien des dossiers, livres,registres, médicaments, poisons, produits,substances, appareils et équipements, par unprofessionnel dans l'exercice de sa profession;(...).�

Art. 112 � �Le comité (d'inspection professionnelle dela corporation) surveille l'exercice de la profession parles membres de la corporation et il procèdenotamment à la vérification de leurs dossiers, livres,registres, médicaments, poisons, produits,substances, appareils et équipements relatifs à cetexercice.

(...).�

Art. 192 � �Un syndic, un syndic adjoint, un syndiccorrespondant, un comité d'inspection profession-nelle ou un membre, un enquêteur ou un expert de cecomité, un comité de discipline, un tribunal ou un jugede ce tribunal siégeant en appel d'une décision d'uncomité de discipline ou d'un Bureau ou tout comitéd'enquête formé par un Bureau peut prendre con-naissance d'un dossier tenu par un professionnel,requérir la remise de tout document

LOI SUR L'INSTRUCTION PUBLIQUE1

Art. 13 � �Dans la présente loi on entend par :1� �année scolaire� : la période débutant le 1 juilleter

d'une année et se terminant le 30 juin de l'annéesuivante;

2 �parent� : le titulaire de l'autorité parentale ou, àe

moins d'opposition de ce dernier, la personne quiassume de fait la garde de l'élève.�

Art. 47 � �Le directeur de l'école, avec l'aide des pa-rents d'un élève handicapé ou en difficultéd'adaptation ou d'apprentissage, du personnel quidispense des services à cet élève et de l'élèvelui-même, à moins qu'il en soit incapable, établit unplan d'intervention adapté aux besoins de l'élève. Ceplan doit respecter les normes prévues par règlementde la commission scolaire.

Le directeur voit à la réalisation et à l'évaluationpériodique du plan d'intervention.�

Art. 224 � �La commission scolaire établit unprogramme pour chaque service éducatifcomplémentaire et particulier visé par le régimepédagogique, sauf dans les domaines qui relèvent dela compétence d'un ministre autre que le ministre del'Éducation.

Elle peut conclure une entente avec toutepersonne ou organisme sur les contenus desprogrammes dans les domaines qui ne relèvent pasde la compétence du ministre de l'Éducation et surles modalités de gestion de ces programmes.

Ces programmes doivent être conformes auxobjectifs prévus au régime pédagogique.�

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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1. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Loi sur lesservices de santé et les services sociaux, L.R.Q., chapitreS-4.2, mise à jour du 93-03-01.

Art. 259 � �La commission scolaire est l'employeurdu personnel qu'elle requiert pour son fonctionne-ment et celui de ses écoles et de ses centresd'éducation des adultes, à l'exception de celui requispour les programmes de services complémentaires etparticuliers qui relèvent de la compétence d'unministre autre que le ministre de l'Éducation.

Elle nomme un secrétaire général qui exerce,outre les fonctions et pouvoirs prévus par la présenteloi et par le règlement du gouvernement adopté envertu de l'article 451, ceux de secrétaire du conseildes commissaires et du comité exécutif ainsi queceux que détermine la commission scolaire. Unemême personne peut cumuler les fonctions desecrétaire général et celles de directeur général nul ne peut y avoir accès, si ce n'est avecadjoint.� l'autorisation de l'usager ou de la personne pouvant

Art. 260 � �Le personnel requis pour le fonction-nement de la commission scolaire exerce sesfonctions sous l'autorité du directeur général de lacommission scolaire.

Le personnel affecté à une école exerce sesfonctions sous l'autorité du directeur de l'école et lepersonnel affecté à un centre d'éducation des adultesexerce ses fonctions sous l'autorité du directeur ducentre d'éducation des adultes.�

LOI SUR LES SERVICES DE SANTÉ ET LESSERVICES SOCIAUX1

Art. 17 � �Tout usager de 14 ans et plus a droitd'accès à son dossier. Toutefois, l'établissementpeut lui en refuser l'accès momentanément si, del'avis de son médecin traitant ou du médecin désignépar le directeur général de l'établissement, lacommunication du dossier ou d'une partie de celui-cicauserait vraisemblablement un préjudice grave à lasanté de l'usager. Dans ce cas, l'établissement, surla recommandation du médecin, détermine lemoment où le dossier ou la partie dont l'accès a étérefusé pourra être communiqué à l'usager et en avisecelui-ci.�

Art. 18 � �Un usager n'a pas le droit d'être informé del'existence ni de recevoir communication d'unrenseignement le concernant et contenu dans son

dossier qui a été fourni à son sujet par un tiers etdont l'information de l'existence ou la communicationpermettrait d'identifier le tiers, à moins que ce derniern'ait consenti par écrit à ce que ce renseignement etsa provenance soient révélés à l'usager.

Le premier alinéa ne s'applique pas lorsque lerenseignement a été fourni par un professionnel de lasanté ou des services sociaux ou par un employéd'un établissement dans l'exercice de leurs fonctions. Aux fins du présent alinéa, un stagiaire, y compris unrésident en médecine, est assimilé à un professionnelde la santé ou des services sociaux.�

Art. 19 � �Le dossier d'un usager est confidentiel et

donner une autorisation en son nom, sur l'ordre d'untribunal ou d'un coroner dans l'exercice de sesfonctions ou dans le cas où la présente loi prévoitque la communication de renseignements contenusdans le dossier peut être requise d'un établissement.

Toutefois, un professionnel peut prendreconnaissance d'un tel dossier à des fins d'étude,d'enseignement ou de recherche, avec l'autorisationdu directeur des services professionnels ou, à défautd'un tel directeur, avec l'autorisation du directeurgénéral, accordée conformément aux critères établisà l'article 125 de la Loi sur l'accès aux documentsdes organismes publics et sur la protection desrenseignements personnels (chapitre A-2.1).�

Art. 20 � Un usager de moins de 14 ans n'a pas ledroit, lors d'une demande de communication ou derectification, d'être informé de l'existence, ni derecevoir communication d'un renseignement denature médicale ou sociale le concernant et contenudans son dossier, sauf par l'intermédiaire de sonavocat dans le cadre d'une procédure judiciaire.

Le premier alinéa n'a pas pour objet derestreindre les communications normales entre un

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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1. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Loi sur laprotection de la jeunesse, L.R.Q., chapitre P-34.1, mise àjour du 93-03-01.

usager et un professionnel de la santé ou desservices sociaux ou un employé d'un établissement. Aux fins du présent alinéa, un stagiaire, y compris unrésident en médecine, est assimilé à un professionnelde la santé ou des services sociaux.�

Art. 21 � �Le titulaire de l'autorité parentale a droitd'accès au dossier d'un usager mineur.

Toutefois, un établissement doit refuser autitulaire de l'autorité parentale l'accès au dossier d'unusager mineur dans les cas suivants :1� l'usager est âgé de moins de 14 ans et il a fait

l'objet d'une intervention au sens de l'article 2.3de la Loi sur la protection de la jeunesse (chapitreP-34.1) ou il est visé par une décision prise envertu de cette loi et l'établissement, après avoirconsulté le directeur de la protection de lajeunesse, détermine que la communication dudossier de l'usager au titulaire de l'autoritéparentale cause ou pourrait causer un préjudice àla santé de cet usager;

2� l'usager est âgé de 14 ans et plus et, après avoirété consulté par l'établissement, refuse que letitulaire de l'autorité parentale reçoivecommunication de son dossier et l'établissementdétermine que la communication du dossier del'usager au titulaire de l'autorité parentale causeou pourrait causer un préjudice à la santé de cetusager.�

Art. 24 � �Un usager a droit d'obtenir que l'éta-blissement fasse parvenir à un autre établissementou à un professionnel qu'il désigne une copie, unextrait ou un résumé de son dossier, dans les plusbrefs délais.�

Art. 25 � �L'établissement qui fournit à l'usager unrenseignement de nature médicale ou sociale leconcernant et contenu dans son dossier doit, à lademande de cet usager, lui procurer l'assistance d'unprofessionnel qualifié pour l'aider à comprendre cerenseignement.

Il en est de même pour le titulaire de l'autoritéparentale, le tuteur, le curateur, le mandataire outoute personne qui peut consentir aux soins d'unusager.�

Art. 26 � �L'établissement doit donner à l'usageraccès à son dossier dans les plus brefs délais.

Il en est de même pour les personnes visées auxarticles 21 à 23.�

Art. 27 � �L'usager à qui l'établissement refusel'accès à son dossier ou à un renseignement qui y estcontenu peut, par requête, s'adresser à un juge de laCour supérieure, de la Cour du Québec ou à laCommission d'accès à l'information pour que soitrévisée la décision de cet établissement. Il peutégalement s'adresser à la Commission des affairessociales.

Il en est de même pour les personnes visées auxarticles 21 à 23.�

Art. 28 � �Les articles 17 à 27 s'appliquent malgré laLoi sur l'accès aux documents des organismespublics et sur la protection des renseignementspersonnels (chapitre A-2.1).�

LOI SUR LA PROTECTION DE LAJEUNESSE1

Art. 11.2 � �Malgré l'article 53 de la Loi sur l'accès(...), une information obtenue dans le cadre del'application de la présente loi concernant un enfantou ses parents et permettant de les identifier estconfidentielle et ne peut être révélée sans leconsentement de l'enfant de 14 ans ou plus dans lamesure où l'information le concerne ou sans le con-sentement des parents dans les autres cas. Elle peutégalement être révélée sur l'ordre d'un tribunaljudiciaire.�

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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Art. 38 � �Aux fins de la présente loi, la sécurité ou ledéveloppement d'un enfant est considéré commecompromis :a) si ses parents ne vivent plus, ne s'en occupent

plus ou cherchent à s'en défaire;b) si son développement mental ou affectif est

menacé par l'absence de soins appropriés ou parl'isolement dans lequel il est maintenu ou par unrejet affectif grave et continu de la part de ses pa-rents;

c) si sa santé physique est menacée par l'absence professionnel, qui a un motif raisonnable de croirede soins appropriés; que la sécurité ou le développement d'un enfant est

d) s'il est privé de conditions matérielles d'existence compromis au sens du paragraphe g de l'article 38appropriées à ses besoins et aux ressources de est tenue de signaler sans délai la situation auses parents ou de ceux qui en ont la garde; directeur.

e) s'il est gardé par une personne dont le Tout professionnel qui, par la nature même de sacomportement ou le mode de vie risque de créer profession, prodigue des soins ou toute autre formepour lui un danger moral ou physique; d'assistance à des enfants et qui, dans l'exercice de

f) s'il est forcé ou incité à mendier, à faire un travail sa profession, a un motif raisonnable de croire que ladisproportionné à ses capacités ou à se produire sécurité ou le développement d'un enfant est compro-en spectacle de façon inacceptable eu égard à mis au sens des paragraphes a, b, c, d, e, f, ou h deson âge; l'article 38 ou au sens de l'article 38.1, est tenu de

g) s'il est victime d'abus sexuels ou est soumis à des signaler sans délai la situation au directeur; la mêmemauvais traitements physiques par suite d'excès obligation incombe à tout employé d'unou de négligence; établissement, à tout enseignant ou à tout policier

h) s'il manifeste des troubles de comportement qui, dans l'exercice de ses fonctions, a un motifsérieux et que ses parents ne prennent pas les raisonnable de croire que la sécurité ou le développe-moyens nécessaires pour corriger la situation ou ment d'un enfant est ou peut être considérén'y parviennent pas. compromis au sens de ces dispositions.Le paragraphe g ne s'applique pas si l'enfant est Toute personne autre qu'une personne visée

victime d'abus sexuels ou est soumis à des mauvais dans le deuxième alinéa qui a un motif raisonnabletraitements de la part d'une personne autre que ses de croire que la sécurité ou le développement d'unparents et que ceux-ci prennent les moyens enfant est ou peut être considéré compromis au sensnécessaires pour corriger la situation.� des paragraphes a, b, c, d, e, f, ou h de l'article 38 ou

Art. 38.1 � �La sécurité ou le développement d'unenfant peut être considéré comme compromis :a) s'il quitte sans autorisation son propre foyer, une

famille d'accueil ou une installation maintenue parun établissement qui exploite un centre deréadaptation, un centre d'accueil ou un centrehospitalier alors que sa situation n'est pas priseen charge par le directeur de la protection de lajeunesse;

b) s'il est d'âge scolaire et ne fréquente pas l'écoleou s'en absente fréquemment sans raison;

c) si ses parents ne s'acquittent pas des obligationsde soin, d'entretien et d'éducation qu'ils ont àl'égard de leur enfant ou ne s'en occupent pasd'une façon stable, alors qu'il est confié à unétablissement ou à une famille d'accueil depuisdeux ans.�

Art. 39 � �Toute personne, même liée par le secret

au sens de l'article 38.1, peut signaler la situation audirecteur.

Le premier et deuxième alinéas ne s'appliquentpas à l'avocat qui, dans l'exercice de sa profession,reçoit des informations concernant une situationvisée dans l'article 38 ou 38.1.�

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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1. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Loi sur lesarchives, L.R.Q., chapitre A-21.1, mise à jour du93-03-01.

LOI SUR LES ARCHIVES1

Art. 2 � �Dans la présente loi, à moins que lecontexte n'indique un sens différent, on entend par :

�archives� : l'ensemble des documents, quelleque soit leur date ou leur nature, produits ou reçuspar une personne ou un organisme pour ses besoinsou l'exercice de ses activités et conservés pour leurvaleur d'information générale;

�archives privées� : les archives autres quepubliques;

�archives publiques� : les archives desorganismes publics;

�document� : tout support d'information, y comprisles données qu'il renferme, lisibles par l'homme oupar machine, à l'exception des documents visés à laLoi sur la Bibliothèque nationale du Québec (chapitreB-2.1);

�document actif� : un document qui estcouramment utilisé à des fins administrativesou légales;

�document inactif� : un document qui n'est plusutilisé à des fins administratives ou légales;

�document semi-actif� : un document qui estoccasionnellement utilisé à des fins administrativesou légales;

�organisme public� : un organisme qui est réputépublic d'après l'annexe.�

Art. 7 � �Tout organisme public doit établir et tenir àjour un calendrier de conservation qui détermine lespériodes d'utilisation et les supports de conservationde ses documents actifs et semi-actifs et qui indiquequels documents inactifs sont conservés de manièrepermanente et lesquels sont éliminés.�

Art. 8 � �(...)Un organisme public visé aux paragraphes 4� à

7� de l'annexe doit, conformément au règlement,soumettre à l'approbation du ministre son calendrierde conservation et toute modification relative àl'addition de nouveaux documents ou relative auxdocuments destinés à être conservés de manièrepermanente.�Art. 9 � �Le ministre peut, après consultation del'organisme public, modifier un calendrier de

conservation soumis à son approbation.À compter de la notification écrite de l'approbation

du ministre, le calendrier de conservation liel'organisme public.�

Art. 12 � �Toute personne qui cesse d'être titulaired'une fonction au sein d'un organisme public doitlaisser sous la garde de cet organisme les docu-ments qu'elle a produits ou reçus en cette qualité.

(...)�

Art. 13 � �Sous réserve de ce que prévoit le calen-drier de conservation, nul ne peut aliéner ou éliminerun document actif ou semi-actif d'un organisme pu-blic.�

Art. 15 � �(...)Tout organisme public visé aux paragraphes 4� à

7� de l'annexe doit, conformément au règlement dugouvernement, assumer la gestion de ses documentsinactifs.�

Art. 18 � �Nul ne peut aliéner, éliminer ou modifierdes documents inactifs d'un organisme public des-tinés à être conservés de manière permanente.

Toutefois, le conservateur peut autoriser l'élimi-nation de tels documents s'ils ont été reproduits surun autre support ou s'il estime qu'ils sontirrémédiablement détériorés ou qu'il n'est plus utilede les conserver.�

Art. 52 � �Un organisme public visé aux paragraphes4� à 7� de l'annexe qui, entre le 30 mars 1983 et ladate à laquelle son calendrier de conservation estapprouvé par le ministre conformément au troisièmealinéa de l'article 8, détient des documents inactifsdoit soumettre à l'approbation du ministre, avant le 21décembre 1990, la liste de ces documents enindiquant ceux qui seront conservés comme archivespubliques et ceux qui seront éliminés.

(...).�

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

62

1. QUÉBEC, GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Loi sur larecherche des causes et des circonstances des décès,L.R.Q., chapitre R-0.2, mise à jour du 93-03-01.

LOI SUR LA RECHERCHE DES CAUSES ETDES CIRCONSTANCES DES DÉCÈS1

Art. 48.1 � �Le coroner, qui juge nécessaired'examiner dans l'exercice de ses fonctions le dossierd'une personne décédée visé au premier alinéa del'article 7 de la Loi sur les services de santé et lesservices sociaux pour les autochtones cris et inuit(chapitre S-5) et détenu par un établissement ausens de cette loi, le dossier d'une personne décédéevisé au chapitre II du titre II de la partie I de la Loi surles services de santé et les services sociaux (chapitreS-4.2) et détenu par un établissement au sens decette loi ou le dossier d'une personne décédéedétenu par un professionnel de la santé régi par leCode des professions (chapitre C-26), peut ordonnerà son détenteur de lui remettre ce dossier ou de lemettre à sa disposition, dans le délai qu'il fixe.

Le coroner indique dans son ordonnance, etconformément aux directives du coroner en chef, cedélai et les modalités suivant lesquelles se fait laremise ou la mise à sa disposition du dossier.

Le coroner assure la garde du dossier qui lui estremis ou qui est mis à sa disposition et le retourne àson détenteur dès qu'il n'est plus requis pourl'application de la présente loi.�

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

ANNEXE B

SENSIBILISATION DU PERSONNELÀ LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTSPERSONNELS À L' ÉCOLE � ACTIVITÉS

Durée : 1 h 30 minutes

PRÉALABLE D ÉROULEMENT

La personne qui anime cet atelier devra avoir Activité 1 (10 minutes)intégré les principaux éléments du chapitre 1 -Le contexte légal et du chapitre 2 - Lesprincipes de base à respecter, du documentd'information intitulé La protection desrenseignements personnels à l'école.

Il serait aussi très intéressant, surtout pour lesmises en situation, que la personneresponsable de la protection des renseigne-ments personnels à la commission scolairesoit présente. Triple objectif : être connue desmembres de l'équipe-école, assurer un soutienà la personne qui anime et donner lespositions de la commission scolaire par rapportà la loi.

OBJECTIFS

- Sensibiliser le personnel de l'école àl'importance de la protection des rensei-gnements personnels.

- Reconnaître sa responsabilité personnelle àl'égard des grandes obligations légales.

- Amener le personnel à effectuer un choixd'action visant à assurer une plus grandeprotection des renseignements personnelsconcernant les élèves.

Des renseignements personnels : où ?quand ? quoi ? et à qui ?

� Prendre connaissance des nombreusesoccasions où l'on divulgue des renseigne-ments concernant les élèves

EN GROUPE (8 minutes)

La personne qui anime présente l'objectif del'atelier. Elle divise ensuite le tableau en quatrecolonnes. Elle titre chacune comme suit :RENSEIGNEMENTS, MOMENTS, LIEUX,PERSONNES, puis demande aux participants etparticipantes de déterminer les principauxmoments et les lieux où l'on divulgue desrenseignements sur les élèves, auprès dequelles personnes on le fait et le type derenseignements personnels les plus souventcommuniqués. Les réponses sont inscrites dansles colonnes correspondantes. S'il sembledifficile de trouver les situations, la personne quianime suggère de penser au déroulement d'unejournée et de déterminer toutes les fois où il y acommunication d'information, que ce soit defaçon explicite ou non.


Lorsque le tableau est assez complet, lapersonne qui anime fait percevoir la sommeimportante de renseignements que le personnelde l'école possède ainsi que la grande facilité departager ces renseignements avec descollègues.

66

Activité 2 (20 minutes)

La protection des renseignementspersonnels à l'école

� Connaître les principaux éléments contenusdans les deux premiers chapitres dudocument d'information.


La personne qui anime remet aux membres dugroupe les fiches qui présentent un résumé duchapitre premier sur les aspects légaux. Elleexplique les quatre obligations présentées dansce chapitre. On insiste sur le fait que toutes ettous sont liés par la première obligation issue del'article 5 de la Charte des droits et libertés,l'obligation générale de discrétion. En rapportavec le deuxième point, on clarifie ce qu'est undocument et ce qu'est un renseignementnominatif. Au sujet de la troisième obligation, ilimporte de bien clarifier à qui est faite l'obligationdu secret professionnel et quelle est l'étendue decelle-ci. Finalement, la personne qui anime seréfère au point 1.4 du document d'informationafin de bien clarifier l'obligation de signalementau directeur de la protection de la jeunesse quis'applique, dans certaines situations précises età des degrés divers, aux membres du personnelscolaire.


La personne qui anime remet aux membres dugroupe les fiches qui présentent un résumé deschapitres 2.1 à 2.3 et explique les élémentscontenus dans ce chapitre sur les principes debase à respecter. La compréhension de cechapitre est essentielle à une évaluation desattitudes et des comportements du personnel del'école au regard de la protection desrenseignements personnels. Avant decommencer la présentation, elle écrit en groscaractères au tableau les mots �NÉCESSAIRE�,�PRÉJUDICE� et �RENSEIGNEMENTSNOMINATIFS�. Sous ce dernier

terme on ajoute deux aspects, la �collecte� et la�transmission�. On explique ensuite les points2.1, 2.2 et 2.3. Il est important de bien faireressortir que ce n'est pas tout de donner del'information à un ou une collègue sur un élèvepour �aider� ce dernier. Au moment detransmettre les renseignements, il faut surtout sedemander si le fait de ne pas donnerl'information à son collègue ou sa collèguecauserait un préjudice réel à l'élève.


Des situations... bien en vie!

� S'exercer à la protection des renseignementspersonnels à partir de situations bienconcrètes de la vie de l'école.

EN ÉQUIPES (10 minutes)

La personne qui anime forme des équipes dedeux ou trois personnes. Elle remet à chaqueéquipe une des fiches de la série 3.1. Chacunedes fiches comprend deux situations qui mettenten cause la protection des renseignementspersonnels à l'école. L'équipe doit décider siune intervention est nécessaire dans lasituation proposée et, dans l'affirmative, elledoit préciser celle-ci.


La personne qui anime demande auxmembres des équipes de présenter, à tour derôle, leur première situation. Elle questionneensuite les autres membres du groupe pourvérifier leur accord quant à l'action à menerdans la situation présentée. Elle complèteensuite l'information à l'aide des pistes notéessur les fiches 3.2a à 3.2e.

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

67


Pour mieux protéger lesrenseignements personnels à l'école: un pas à faire!

� Préciser une action individuelle et collectiveà entreprendre pour assurer une plusgrande protection des renseignementspersonnels et confidentiels.

Note � Selon l'objectif personnel de l'ani-mateur ou de l'animatrice, il est possible de necerner ici qu'une action individuelle ou, plutôt,de centrer l'activité sur une action collectivequi mobilisera toute l'équipe-école. On peutévidemment travailler les deux niveaux enprenant plus de temps pour l'activité.

INDIVIDUELLEMENT (3 minutes)

À la lumière des connaissances acquisespendant l'atelier, les participants et parti-cipantes indiquent sur la fiche 4.1 - Un petitpas à faire pour la protection des renseigne-ments personnels ce qu'ils comptent faire pouraméliorer de façon très concrète, c'est-à-direobservable et vérifiable, la protection desrenseignements personnels à l'école.


La personne qui anime peut, à ce moment,présenter les responsabilités du personnelscolaire au regard de la protection desrenseignements personnels à l'école. Il s'agitdu quatrième chapitre du document d'informa-tion. Un résumé de ces responsabilités setrouve sur la fiche 4.2 - À chacun et chacunesa responsabilité!

Elle invite ensuite les membres de l'équipe àpartager avec le groupe, l'action qu'ils ont

précisée. Si un consensus relatif aux moyensà prendre semble se faire, il est important de lesignaler et de se donner l'occasion d'y revenirafin d'éviter d'en rester aux �voeux pieux�. (8minutes)


Quand la Loi s'emmêle

� Évaluer sa connaissance des contenus liésà la protection des renseignementspersonnels à l'école.

INDIVIDUELLEMENT (5 minutes)

La personne qui anime invite les participantset les participantes à remplir individuellementles mots entrecroisés de la fiche 5.1 On vérifieainsi, de façon amusante, certaines connais-sances acquises lors de l'atelier. Les mots àdécouvrir sont en lien avec le contenuprésenté.


Lorsque le travail individuel est terminé, lapersonne qui anime reprend chacun desénoncés et vérifie les réponses des membresdu groupe.

68

Objectifs de l'activité

1. Sensibiliser le personnel de l'école àl'importance de la protection desrenseignements personnels.

2. Reconnaître sa responsabilité personnelle àl'égard des grandes obligations légales.

3. Amener le personnel à effectuer un choixd'actions visant à assurer une plus grandeprotection des renseignements personnelsconcernant les élèves.

69

Des lieux, des personnes etdes ... renseignements

FICHE 1.1

Consigne : déterminer les principaux moments et lieux où l'on divulgue des renseignementssur les élèves.

RENSEIGNEMENTS LIEUX PERSONNES MOMENTS

70

FICHE 2.1

Le contexte légal

1. Une obligation générale de discrétion.

2. Une obligation de protection desrenseignements nominatifs.

3. Une obligation particulière liée au secretprofessionnel.

4. Une obligation de signalement au directeur dela protection de la jeunesse (la DPJ).

71

FICHE 2.1a

1. Une obligation généralede discrétion

Charte des droits et libertés, (art.5)

Reconnaissance à toutepersonne du droit au respect desa vie privée.

Vie privée : vie familiale, vieamoureuse, santé, loisirs,ressources, image, etc.

Impose à toute personnephysique ou morale uneobligation générale dediscrétion, qu'elle soit tenue ounon au secret professionnel.

Le droit au respect de la vieprivée constitue le FONDEMENTde toute la question de laprotection des renseignementspersonnels. Il s'applique à toutepersonne, sans exception, qu'ellesoit ou non employée d'unorganisme public, qui a àrecueillir ou à communiquer unrenseignement concernant uneautre personne.

72

FICHE 2.1b

2. Une obligation de protectiondes renseignementsnominatifs

La Loi sur l'accès

ButVeiller à l'application du principede la protection du caractèreconfidentiel des renseignementsnominatifs apparaissant dans lesdocuments détenus par unorganisme public.

RôleRéglementer la collecte, lestockage, l'utilisation et latransmission des renseigne-ments nominatifs sur desdocuments qui peuvent avoir laforme écrite, graphique, sonore,visuelle, informatique ou autre.

En vertu de la Loi sur l'accès,

tous les renseignements

nominatifs ont un caractère

confidentiel et doivent être

gardés secrets, à moins que leur

divulgation ne soit autorisée par

la personne qu'ils concernent

(art. 53) ou qu'elle soit

nécessaire à l'application d'une

loi au Québec (art. 67).

73

FICHE 2.1c

3. Une obligationparticulièreliée au secretprofessionnel

En plus de l'obligation générale dediscrétion faite à tous,les professionnels membres decorporations professionnelles sonttenus au respect du secretprofessionnel tel que garanti parl'article 9 de la Charte.

Le droit au respect du secretprofessionnel appartient à la personnequi entre en relation avec leprofessionnel régi par la législationprofessionnelle. Le professionnel nepeut dont en être relevé, en principe,que sur l'autorisation de la personneconcernée ou lorsqu'une dispositionexpresse de la loi l'autorise.

En milieu scolaire, deux situationspeuvent amener un professionnel àentrer en relation avec un élève :- Il peut répondre à une demande,

faite par l'élève ou les parents del'élève mineur qui désirent béné-ficier des services professionnelsauxquels l'élève a droit, dans lecadre des programmes de servicescomplémentaires offerts par lacommission scolaire.

Dans ce cas, tout le contenu de larelation professionnelle et même lefait que cette relation existe font l'objetdu droit au respect du secret profes-sionnel. Les renseignementsrecueillis dans ce contexte et quidoivent être conservés dans l'intérêtde l'élève, sont déposés dans undossier �confidentiel� du profes-sionnel, qui détient alors laresponsabilité exclusive de ce dossier. Ce dossier est soumis aux règlesprévues par la législationprofessionnelle.

74

FICHE 2.1d

3. Une obligation particulièreliée au secret professionnel (suite)

- Il peut également répondre à une Les conversations entre l'élève et ledemande de la commission scolaire professionnel, les confidences, lesdans le cadre d'un mandat qu'elle lui notes prises, les résultats non traitésdonne pour l'aider à remplir d'autres n'ont pas à être communiqués à laobligations que lui confère la Loi sur commission scolaire. S'il estl'instruction publique. Le nécessaire de conserver certainsprofessionnel qui recueille des renseignements, recueillis dansrenseignements pour et au nom de l'intérêt de l'élève, ils peuvent êtrel'organisme public est plutôt soumis déposés dans le dossier �confidentiel�aux règles et procédures prévues du professionnel.par la Loi sur l'accès, notamment auregard de l'information à donner à lapersonne concernée.

Dans ce contexte, seuls les renseigne-ments nécessaires à l'exercice desfonctions de la commission scolaire,sont communiqués à cette commissionscolaire qui pourra les déposer audossier d'aide particulière de l'élève ouà un dossier professionnel del'organisme.

75

FICHE 2.1e

4. Une obligation de signalementau directeur de la protection dela jeunesse

La Loi sur la protection de la jeunesse Une obligation pour toute personne(art. 38 et 39).

Une obligation pour tout professionnel,enseignant, policier dans l'exercice deleurs fonctions pour les motifs suivants:

- développement mental ou affectifmenacé par l'absence de soins oul'isolement...;

- santé physique menacée parl'absence de soins...;

- privation de conditions matériellesappropriées à ses besoins...

dans le cas ou l'enfant est :

- victime d'abus sexuels ou soumis àdes mauvais traitementsphysiques...

76

FICHE 2.2

Les principes de base à

respecter :

1. Un nombre limité de renseignements.

2. Des renseignements dont la nécessité doit êtredémontrée.

3. Des renseignements dont l'usage doit êtrejustifié.

77

FICHE 2.2a

1. Un nombre limité de 2. Des renseignementsrenseignements dont la nécessité doit

être démontrée

- Danger d'une grande circulationd'information.

- Importance de limiter au strictnécessaire la circulation derenseignements verbaux ou écrits.

- Éviter de porter les mêmes ren-seignements à différentsdossiers... ou d'ouvrir un dossier àtoute occasion.

- Primauté du critère de nécessité.

- Obligation, pour le personnelscolaire, de démontrer le besoinréel des renseignementsnominatifs qu'il recueille au nom del'organisme.

- Mise en place de mesures pours'assurer que les donnéespérimées ou inutiles soient retiréesdes dossiers où elles étaientconsignées au fur et à mesure.

78

FICHE 2.2b

3. Des renseignements dontl'usage doit être justifié

- Une protection contre l'usageabusif de renseignements...

- Toute personne ou organismequi constitue un dossier sur unepersonne ne peut l'utiliser à desfins incompatibles avec cellesde sa constitution (Code civil art.37).

- Seules les personnes pouvantjustifier le besoin d'accès, doncun nombre limité de personnes.

- Un regroupement des rensei-gnements en fonction desbesoins des personnes auto-risées à les consulter.

- Suggestion : un dossiertemporaire.

79

La protectiondes renseignements personnels...

FICHE 3.1a

Mises en situation

Consigne : � lire la situation attribuée à votre équipe;� décider si celle-ci nécessite une intervention au regard de la protection des

renseignements personnels;� s'il y a lieu, noter ce que vous diriez... si vous étiez dans cette situation.

Première situation

L'avocat qui inscrit en divorce la cause de la mère d'un élève téléphone à l'école. Il désire que lui soitenvoyée une copie du dossier que l'école détient à son nom.Note � L'élève est identifié EHDAA.

Deuxième situation

Un policier se présente à l'école pour consulter la fiche de présence de l'élève et interroger la directionsur le comportement de l'élève et sur ses résultats scolaires. Ces renseignements sont demandésafin de clarifier une situation de vandalisme qui s'est déroulée la semaine précédente au dépanneurdu coin.

80


FICHE 3.1b

Mises en situation



Troisième situation

Une évaluation du plan d'intervention d'un élève a eu lieu la veille en présence des personnes-ressources concernées. À la récré du matin, l'un d'eux raconte à un collègue d'une autre classe lecontenu et le déroulement de cette rencontre.

Quatrième situation

Une enseignante rapporte à la direction qu'elle a vu sur l'épaule d'un élève des lésions quiressemblent à des brûlures de cigarette. Le tout s'est déroulé au moment où l'élève changeait sesvêtements pour l'éducation physique.

81


FICHE 3.1c

Mises en situation



Cinquième situation

Un représentant du DPJ (directeur de la protection de la jeunesse) téléphone à l'école pour demanderqu'on lui fasse parvenir tous les documents pertinents à l'étude du dossier d'un élève, relativement àun cas de violence sexuelle.

Sixième situation

La mère d'une élève de l'école vit en union de fait depuis plus de cinq ans avec un homme. Cedernier demande l'accès à l'un des dossiers personnels de l'élève.

82


FICHE 3.1d

Mises en situation



Septième situation

Une élève de 15 ans qui se croit enceinte en parle à une enseignante en qui elle a confiance. Elleveut que tout reste extrêmement confidentiel.

Huitième situation

Un élève de deuxième secondaire est monté sur le toit de l'école et menace de se jeter en bas.L'animateur de pastorale qui tente de l'approcher dépêche un autre élève auprès de la direction afinqu'on lui fournisse toute l'information pertinente pour tenter de sauver le jeune.

83


FICHE 3.1e

Mises en situation



Neuvième situation

Le père d'un élève apprend l'existence d'un dossier d'aide particulière concernant son fils, pour qui ila un droit de visite, deux fins de semaine par mois. Il fait une demande d'accès en bonne et dueforme pour consulter ce dossier. Dès lors, il exige que des rectifications soient apportées : il s'opposeaux dires de la mère qui y sont consignés et qui traitent des moyens de récompense qu'elle utiliseavec son fils.

Dixième situation

Un élève vient frapper à la porte de la psychologue de l'école. Elle sait que celle-ci est là pour aiderles enfants. Elle a peur pour sa maman qui est entrée d'urgence à l'hôpital en fin de semaine. Sonenseignante vient par la suite rencontrer la psychologue pour savoir ce qui en est. La petite fille estsortie de la classe en pleurant et a dit : �Je m'en vais voir Gisèle!� (la psychologue).

84


FICHE 3.2a

Mises en situation



Première situation

L'avocat qui inscrit en divorce la cause de la mère d'un élève téléphone à l'école. Il désire que lui soitenvoyée une copie du dossier que l'école détient à son nom.Note � L'élève est identifié EHDAA.

Pistes :1. Il s'agit ici du dossier de l'élève à l'école, donc un document d'organisme public, et la Loi sur l'accès s'applique.2. Les renseignements nominatifs inscrits dans le dossier sont protégés par l'article 53 de la Loi sur l'accès.3. L'article 53 précise aussi qu'une autorisation de la personne concernée est nécessaire pour que des renseignements soient

divulgués. Celle-ci doit pouvoir attester de son identité. L'autorisation doit être expresse (autorisation écrite de la mère) ouexplicite (demande verbale de la mère qui vous autorise à envoyer les renseignements à cet avocat).

4. Dans la situation où l'avocat agit à titre de Procureur dans la cause du divorce, il doit pouvoir présenter un document précisantson rôle et la demande doit être enregistrée auprès de la personne responsable (art. 59.1, 59.2 et60, 4 paragraphe).e

5. Dans une telle situation, la formule la plus simple est que la mère demande elle-même à l'école une copie du dossier et qu'ellele remette à son avocat.

Deuxième situation

Un policier se présente à l'école pour consulter la fiche de présence de l'élève et interroger la directionsur le comportement de l'élève et sur ses résultats scolaires. Ces renseignements sont demandésafin de clarifier une situation de vandalisme qui s'est déroulée la semaine précédente au dépanneurdu coin.

Pistes :1. Il s'agit d'une fiche de présence, donc de renseignements nominatifs inclus dans un document d'organisme. L'article 53 de

la Loi sur l'accès s'applique. Ces renseignements sont donc confidentiels à moins que la divulgation n'en soit autorisée parla personne concernée.

2. On est en présence d'un policier. Une exception est prévue à l'article 59.3 (lire cet article aux participants et participantes),ce qui entraîne l'article 60, 1 paragraphe afin de vérifier si l'on est bien dans ce cadre ainsi que l'article 60, 4 paragraphe pour er e

enregistrer la demande.3. Donc, le directeur doit vérifier s'il est bien dans le cadre de l'article 59, 3 paragraphe. Le policier devrait pouvoir présenter e

une pièce qui le justifie. Le directeur le dirige vers la personne responsable de la protection des renseignements personnelsqui doit enregistrer la demande.

85


FICHE 3.2b

Mises en situation



Troisième situation

Une évaluation du plan d'intervention d'un élève a eu lieu la veille en présence des personnes-ressources concernées. À la récré du matin, l'un d'eux raconte à un collègue d'une autre classe lecontenu et le déroulement de cette rencontre.

Pistes :

1. Cette situation soulève une double question. Premièrement, est-ce une personne dont les fonctions éducatives nécessitentla transmission de renseignements concernant cet élève ? Deuxièmement, est-ce dans le sens du développement de l'élève? L'absence de ces renseignements lui serait-elle préjudiciable ?

2. En ce qui a trait au contenu divulgué, dans la mesure où la personne est identifiée et que des renseignements la concernantsont transmis, l'article 5 de la Charte (l'obligation générale de discrétion) s'applique.

3. Dans le cas, par contre, où la personne est identifiée mais que les renseignements transmis sont inscrits dans un documentd'organisme, c'est la Loi sur l'accès qui s'appliquerait.

Quatrième situation

Une enseignante rapporte à la direction qu'elle a vu sur l'épaule d'un élève des lésions quiressemblent à des brûlures de cigarette. Le tout s'est déroulé au moment où l'élève changeait sesvêtements pour l'éducation physique.

Pistes :

1. C'est ici la situation d'un signalement au directeur de la protection de la jeunesse.2. Il s'agit d'une enseignante, qui fait partie des personnes désignées par l'article 39 de la Loi sur la protection de la jeunesse,

qui ont l'obligation de signaler si elles ont un motif raisonnable de croire que la sécurité ou le développement d'un enfant estcompromis. Elle a donc l'obligation de signaler le cas. Elle ne peut déléguer cette obligation à une autre personne.

3. La situation met aussi en cause la personne membre du personnel de direction. Celle-ci peut, elle aussi, signaler en regardde l'article 39 de la Loi sur la protection de la jeunesse, si elle a un motif raisonnable de croire. La parole de l'enseignante peutsuffire pour lui donner un doute raisonnable. Peut être vérifiera-t-elle personnellement les dires de l'enseignante ? De toutefaçon, si elle a elle aussi un motif raisonnable de croire, elle peut aussi le signaler.

4. Pour ce qui est des brûlures de cigarette, il s'agit d'une situation visée dans l'article 38g �s'il est victime d'abus sexuels ousoumis à de mauvais traitements physiques par suite d'excès ou de négligence� à ce moment toute personne, même liée parle secret professionnel, est tenue de signaler le cas sans délai. Dans la situation présente, l'enseignante est obligée designaler le cas, de même que le directeur s'il a lui aussi des motifs raisonnables de croire que la sécurité ou le développementde l'enfant sont compromis.

86


FICHE 3.2c

Mises en situation



Cinquième situation

Un représentant du DPJ (directeur de la protection de la jeunesse) téléphone à l'école pour demanderqu'on lui fasse parvenir tous les documents pertinents à l'étude du dossier d'un élève, relativement àun cas de violence sexuelle.

Pistes :

1. Le directeur de la protection de la jeunesse donc la Loi sur la protection de la jeunesse nous réfère à l'article 67 de la Loi surl'accès : on peut communiquer un renseignement nominatif sans le consentement de la personne concernée si cela estnécessaire à l'application d'une loi au Québec.

2. La personne doit pouvoir attester de son identité, à titre de représentant ou de représentante du directeur de la protection dela jeunesse.

3. En revanche, s'il s'agit d'une personne mandatée par le DPJ, et c'est ce dont il est question dans la mise en situation, elle doitdémontrer par écrit, à l'aide d'une pièce justificative qu'elle est bien dans cette fonction. (article 36.1 de la LPJ)

4. Cette communication doit être enregistrée tel qu'il a été indiqué à l'article 67.3 de la Loi sur l'accès.

Sixième situation

La mère d'une élève de l'école vit en union de fait depuis plus de cinq ans avec un homme. Cedernier demande l'accès à l'un des dossiers personnels de l'élève.

Pistes :

1. Le conjoint en union de fait n'est pas titulaire de l'autorité parentale. Il n'a donc pas accès aux dossiers de l'élève.2. Selon le code civil chacun des deux parents peut représenter l'autre quand l'un est absent et la concertation entre les deux

n'est pas requise.

87


FICHE 3.2d

Mises en situation



Septième situation

Une élève de 15 ans qui se croit enceinte en parle à une enseignante en qui elle a confiance. Elleveut que tout reste extrêmement confidentiel. Elle ne veut surtout pas qu'on en parle à ses parents.

Pistes :

1. Ce ne sont pas des renseignements obtenus pour et au nom de l'organisme.2. L'enseignante n'est pas tenue au secret professionnel mais l'obligation générale de discrétion s'applique.

(art. 5 de la Charte)3. Si elle s'était adressée à un professionnel du réseau de la santé et des services sociaux, cette confidence serait protégée par

la confidentialité prévue par la Loi sur les services de santé et services sociaux. En effet, selon cette loi, un ou unebénéficiaire de 14 ans peut refuser à ses parents l'accès aux renseignements qui le concernent.

Huitième situation

Un élève de deuxième secondaire est monté sur le toit de l'école et menace de se jeter en bas.L'animateur de pastorale qui tente de l'approcher dépêche un autre élève auprès de la direction afinqu'on lui fournisse toute l'information pertinente pour tenter de sauver le jeune.

Pistes :

1. Il s'agira très probablement d'une transmission verbale. La Loi sur l'accès s'applique dans la mesure où cette transmissionverbale est relative à des données inscrites dans un document d'organisme. (art. 59, 4 paragraphe : situation d'urgence) e

2. L'organisme doit s'assurer, au moment d'une situation d'urgence, du caractère dangereux et urgent de celle-ci.(art. 60, 2 paragraphe) e

3. La demande doit être enregistrée. (art. 60, 4 paragraphe) e

88


FICHE 3.2e

Mises en situation



Neuvième situation

Le père d'un élève apprend l'existence d'un dossier d'aide particulière concernant son fils pour qui ila un droit de visite, deux fins de semaine par mois. Il fait une demande d'accès en bonne et dueforme pour consulter ce dossier. Dès lors, il exige que des rectifications soient apportées : il s'opposeaux dires de la mère qui y sont consignés et qui traitent des moyens de récompense qu'elle utiliseavec son fils.

Pistes :

1. On est en présence du père, donc d'un titulaire de l'autorité parentale.2. Il a le droit de faire un demande d'accès. Celle-ci se fait par écrit à la personne responsable de la protection des

renseignements personnels.3. L'article 89 de la Loi sur l'accès lui reconnaît un droit de rectification des renseignements inexacts ou incomplets.4. L'objet visé par la demande de rectification soulève une question. Est-il en effet pertinent de consigner des données

concernant les moyens de récompense utilisés par la mère ? Est-ce bien nécessaire à l'exercice des fonctions de l'organisme(art. 64) ? L'organisme doit se limiter à ne consigner que les renseignements qui concernent l'élève.

Dixième situation

Un élève vient frapper à la porte de la psychologue de l'école. Elle sait que celle-ci est là pour aiderles enfants. Elle a peur pour sa maman qui est entrée d'urgence à l'hôpital en fin de semaine. Sonenseignante vient par la suite rencontrer la psychologue pour savoir ce qui en est. La petite fille estsortie de la classe en pleurant et a dit : �Je m'en vais voir Gisèle!�(la psychologue).

Pistes :

1. L'enfant vient révéler un fait à une professionnelle soumise à un code de déontologie. On doit donc vérifier, premièrement,si les faits révélés sont protégés par le secret professionnel. (art. 9 de la Charte).

2. L'élève vient de sa propre initiative demander l'aide de la psychologue. Dans ce cas, tout le contenu de la relationprofessionnelle fait l'objet du droit au respect du secret professionnel.

3. Dans l'intérêt de l'élève et après avoir reçu son accord, la psychologue pourra indiquer à l'enseignante ce qu'il lui estnécessaire de savoir de la situation.

89

Act

ions

et g

este

sA

ttitu

des

Un petit pas à faire pour laprotection des renseignementspersonnels

FICHE 4.1

Consigne : individuellement� indiquer l'action, le geste que vous vous engagez à faire ou l'attitude que vous

aurez afin d'améliorer concrètement la protection des renseignements personnelsà l'école;

en équipe� faire la liste des actions à entreprendre, des gestes à faire et des attitudes à

adopter afin d'assurer, dans votre milieu, une meilleure protection desrenseignements personnels.

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À chacun et chacunesa responsabilité!

FICHE 4.2

La commission scolaire� prévoit les mesures permettant d'assurer l'application de

la Loi sur l'accès;� établit les grands encadrements et les principales

modalités d'application de la Loi sur l'accès pourl'ensemble des écoles de son territoire;

� expose dans une politique ou des procédures lesmesures qu'elle propose et le soutien qu'elle peut offrir;

� établit un calendrier de conservation des documents,dans le respect de la Loi sur les archives.

La personne responsable de l'accèsaux documents ou de la protectiondes renseignements personnels� décide de la recevabilité de toute demande d'accès aux

documents détenus par l'organisme public;� décide de la recevabilité des demandes d'accès et de

rectification des renseignements nominatifs qui lui sontadressées par les personnes concernées.

La direction de l'école� informe son personnel de la procédure établie par la

commission scolaire pour assurer l'application de la Loisur l'accès;

� amène le personnel de l'école à une réflexion sur le faitque la protection des renseignements personnels est uneresponsabilité qui concerne chaque membre dupersonnel scolaire, puisque c'est à ce niveau quecirculent et sont recueillis les renseignements;

� est responsable de la gestion du dossier scolaire;� est responsable du plan d'intervention de tout élève qui

en a besoin.

Le personnel enseignant� s'assure de respecter le caractère confidentiel des

renseignements auxquels ils ont accès au sens de la Loisur l'accès;

� ne consigne ou ne communique, que ce soit par écrit ouverbalement, que les renseignements qu'il estnécessaire d'utiliser pour prendre les bonnes décisionspédagogiques concernant un élève.

Le personnel professionnel� respecte le caractère confidentiel de tout renseignement

nominatif qui vient à sa connaissance, au sens de la Loisur l'accès;

� prend les mesures nécessaires pour assurer la protectiondes renseignements qu'il consigne;

� les membres de corporations professionnelles sont, deplus, soumis à la législation professionnelle et au secretprofessionnel au regard des renseignements qu'ils

recueillent et qui doivent être protégés en vertu du droitau respect du secret professionnel. Ils doivent prendreles mesures de sécurité qui s'imposent pour protéger lesrenseignements qu'ils doivent consigner.

Le personnel technique etle personnel de soutien� respecte le caractère confidentiel des renseignements

nominatifs;� le personnel qui travaille de façon plus particulière avec

le personnel soumis à un code de déontologie, estassujetti aux mêmes règles de secret professionnel quel'est le professionnel avec qui il travaille.

L'élève ou ses parents� respectent l'obligation générale de discrétion issue des

droits énoncés dans la Charte des droits et libertés de lapersonne;

� ne font pas circuler inutilement des renseignementspersonnels les concernant ou concernant d'autrespersonnes;

� sont généralement informés des renseignements quisont consignés;

� doivent donner leur autorisation pour en donner accès oupour en transmettre une partie à un autre organisme;

� comprennent la nécessité que des renseignementssoient recueillis et collaborent avec le personnel scolairepour que des renseignements justes et pertinents soientrecueillis ou transmis.

91

Quand la Loi s'emmêle FICHE 5.1

6

1 8

10

2

7 4

3

9

5

1. Je suis un des critères de base qu'il est primordial de respecter lorsqu'on parle de collecte derenseignements.

2. Je suis nécessaire à la prise de décision.

3. Je suis ce que reçoivent souvent les adultes qui sont proches des jeunes.

4. Je suis l'obligation qui est issue des droits énoncés dans la Charte.

5. Je qualifie le type d'information qui concerne une personne.

6. Aucun membre du personnel scolaire n'y échappe lorsqu'il s'agit de la protection desrenseignements personnels.

7. Dans le document d'information je suis souvent lié à �esprit de la loi� et à la �loi�.

8. Je suis le caractère des renseignements nominatifs détenus par un organisme public.

9. Je permets aux personnes concernées de prendre connaissance des renseignements dontelles ont besoin dans leur fonction. Une loi me régit.

10. Je suis ce que certains professionnels doivent garder... en certaines occasions.

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Quand la Loi s'emmêle(corrigé)

FICHE 5.2

6

R

E

1 N É C E S S I T É 8

P C 10

O O S

2 I N F O R M A T I O N E

S F C

A 7 4 D I S C R É T I O N

B R D E

3 C O N F I D E N C E E T

L S N

I P T 9

T E 5 N O M I N A T I F

É C E C

T L C

È

S

1. Je suis un des critères de base qu'il est primordial de respecter lorsqu'on parle de collecte derenseignements.

2. Je suis nécessaire à la prise de décision.

3. Je suis ce que reçoivent souvent les adultes qui sont proches des jeunes.

4. Je suis l'obligation qui est issue des droits énoncés dans la Charte.

5. Je qualifie le type d'information qui concerne une personne.

6. Aucun membre du personnel scolaire n'y échappe lorsqu'il s'agit de la protection desrenseignements personnels.

7. Dans le document d'information je suis souvent lié à �esprit de la loi� et à la �loi�.

8. Je suis le caractère des renseignements nominatifs détenus par un organisme public.

9. Je permets aux personnes concernées de prendre connaissance des renseignements dontelles ont besoin dans leur fonction. Une loi me régit.

10. Je suis ce que certains professionnels doivent garder... en certaines occasions.

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La protection des renseignementspersonnels à l'école

Évaluation de l'activité de sensibilisation

Consigne : indiquer votre évaluation concernant chacun des énoncés, en cochant lacase appropriée.

A = Tout à fait d'accord D = Plutôt en désaccord

B = Plutôt d'accord E = Totalement en désaccord

C = Plus ou moins d'accord

A B C D E

1. Cette activité m'a permis de comprendredavantage l'importance de la protection desrenseignements personnels à l'école.

2. Cette activité m'a permis d'avoir les réponses àmes principales questions au regard del'application de la Loi sur l'accès .

3. Cette activité m'a permis de clarifier certainesquestions litigieuses relatives à la protection desrenseignements personnels à l'école.

4. Cette activité m'a permis de déterminer des actionsà faire pour assurer une plus grande protection desrenseignements personnels.

5. Cette activité m'a permis de reconnaître maresponsabilité personnelle à l'égard des grandesobligations légales.

6. Quelles sont les questions que j'ai encore au sujet de la protection des renseignementspersonnels à l'école?

MERCI DE VOTRE PARTICIPATION !

LA PROTECTION


À L'ÉCOLE

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LISTE DES LOIS ET RÈGLEMENTS CITÉS

Charte des droits et libertés de la personne, Régime pédagogique de l'éducation préscolaire etL.R.Q., chapitre C-12. de l'enseignement primaire, décret 73-90,

Code civil du Bas-Canada.

Code civil du Québec, L.Q., 1991, chapitre 64.

Code des professions, L.R.Q., chapitre C-26.

Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec,L.R.Q., chapitre B-2.

Loi sur l'accès aux documents des organismespublics et sur la protection des renseigne-ments personnels, L.R.Q., chapitre A-2.1.

Loi sur la protection de la jeunesse, L.R.Q., chapi-tre P-34.1.

Loi sur la protection des renseignements person-nels dans le secteur privé, L.Q., 1993, chapi-tre 17.

Loi sur la recherche des causes et des circonstan-ces des décès, L.R.Q., chapitre R-02.

Loi sur les archives, L.R.Q., chapitre A-21.1.

Loi sur les services de santé et les servicessociaux, L.R.Q., chapitre S-4.2 ou L.Q., 1991,chapitre 42.

Loi sur l'instruction publique, L.R.Q., chapitre I-13.3 .

G.O., 569.

Régime pédagogique de l'enseignement secondai-re, décret 74-90, G.O., 575.

la protection des renseignements personnels à l'école · sur la protection des...

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