la mise en place du service facturier - forum de … · 2- la refonte de la chaîne de la dépense...
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Retour d’expérience sur
la mise en place du
SERVICE FACTURIER
Réunion des Musées Nationaux
Grand Palais des Champs-Elysées
10 et 13 mars 2014
Projet Arpège– page 2
Sommaire de la présentation
1- Le contexte
2- Présentation globale de la réforme
3- La mise en place du service facturier
Projet Arpège– page 3
1- Le contexte
Présentation de la Rmn-GP
La refonte du PGI budgétaire et comptable et la modernisation de
l’organisation financière
Projet Arpège– page 4
1- Le contexte : la Rmn-Grand Palais
EPIC, opérateur culturel né de la fusion de La Réunion des musées nationaux et du
Grand Palais des Champs-Élysées (décret du 13 janvier 2011).
Les missions principales : Production d’expositions et accueil d’évènements culturels, notamment au Grand Palais.
Diffusion de la culture à travers notamment une activité éditoriale, un réseau de librairies boutiques et une
agence photographique.
Les chiffres clés Un budget de fonctionnement de 150 M€.
Un chiffre d’affaires commercial de 120 M€.
19,7 M€ de subventions pour charges de service public (13% du budget).
45 000 factures prises en charges.
14 500 factures (titres de recettes) encaissées.
48 régies de recettes et d’avances (81 M€ encaissés par ce biais).
1047 ETPT, salariés de droit privé
Les particularités De nombreux métiers, obéissant à des logiques économiques propres, à la fois de service public et de
nature plus commerciale.
Un progiciel comptable spécifique, intégrant les activités de production et les fonctions commerciales
(SAGE X3).
Une quasi entreprise, soumise à la fois au code du commerce, au droit du travail et aux règles de la gestion
publique.
Un environnement concurrentiel (70% du CA dans le champ concurrentiel).
Projet Arpège– page 5
1- Une refonte globale des outils et de
l’organisation financière
Nécessité de remplacer le PGI comptable et financier pour doter l’établissement d’un outil
plus moderne, aux fonctionnalités plus riches et répondant mieux aux exigences des
métiers (gestion des ventes, des stocks, des achats, des éditions).
Besoin de faire évoluer l’organisation de la fonction financière pour la moderniser et
l’adapter à l’organisation de l’établissement suite à la fusion.
Parti pris de refondre simultanément la chaine de la dépense avec la mise en place du
service facturier à l’agence comptable, dont la création s’est donc inscrite dans une
réforme plus globale.
=> Un double changement de système d’information et
d’organisation, à gérer simultanément
Projet Arpège– page 6
2 – Présentation globale de la
réforme
Les objectifs poursuivis
Le calendrier du projet
Une nouvelle répartition des rôles entre l’ordonnateur et le comptable
La refonte de la chaîne de la dépense
Projet Arpège– page 7
2- Les objectifs poursuivis
Simplifier et fluidifier la chaîne de la dépense par suppression des contrôles
redondants, avec une nouvelle répartition des rôles entre l’ordonnateur et le
comptable et par la dématérialisation des circuits de validation.
Enrichir les fonctionnalités du PGI budgétaire et comptable :
Renforcer les outils de pilotage de l’établissement.
Introduire une comptabilité des engagements dès le 1er euro.
Moderniser les procédures :
Dématérialisation des échanges et des pièces justificatives.
Généralisation du parapheur électronique (« workflows », scan des factures si nécessaire).
Partage de répertoires et de référentiels communs pour consulter les pièces justificatives
(base marché, référentiels fournisseurs, articles).
Un objectif transversal d’accroissement de l’efficacité et de la performance globales
de la fonction financière et comptable.
Projet Arpège– page 8
2- Les dates clés du projet
1er janvier 2014 Déploiement du logiciel
et mise en place de la nouvelle organisation
comptable et financière
intégrant le service facturier
Projet Arpège– page 9
2- Une nouvelle organisation
de la fonction financière
Chacun des acteurs de la chaîne de la dépense recentré sur son cœur de métier
Les services opérationnels en liaison avec la direction des achats en charge :
de la définition de leurs besoins ;
des modalités de passation des contrats/marchés;
de la création de leurs commandes dans l’outil ;
Les services administratifs et financiers de l’ordonnateur (SAFs) en charge :
d’apporter aux directions opérationnelles une aide à la saisie des commandes
ou selon les cas en passant directement les commandes pour le compte des opérationnels ;
du pilotage budgétaire et de la gestion financière de leur(s) direction(s) de rattachement.
L’agence comptable/ Service Facturier, en charge :
du traitement, du contrôle et du paiement des factures,
des autres activités de dépenses, hors saisie des factures, comme le visa de la paye, le paiement des avances et le paiement de fournisseurs, conservées au sein du service facturier.
Projet Arpège– page 10
2- La refonte de la chaîne de la dépense
Une nouvelle distribution des rôles
Le service facturier
- réceptionne la facture,
- procède au contrôle de la régularité de la dépense
- la saisie : rapprochement avec le bon de commande et le service fait = BON A PAYER
- décaissement
-
Commande
Réception
Service fait
Facture
Les opérationnels/ services financiers de l’ordonnateur
saisissent la commande dans le
logiciel contrôlent les données clés
(imputations, marché…) et le budget
disponible
Les opérationnels
- réceptionnent les produits stockés = constatation et certification du service fait.
- atteste le service fait des prestations et fournitures = certification du service fait.
Les SAFs sont positionnés en amont de la chaîne de dépense
Décaissement
L’agence comptable est positionnée
en aval de la chaîne de dépense
Ordonnateur Comptable
après avant
Facture
Avant : sur la facture
Avant : hors outil
Après : dématérialisé
Après : dans l’outil dès le 1er €
Projet Arpège– page 11
Organisation initiale
2- Organigramme global
Sous Direction des Affaires Financières
SDAF
Adjoint SDAF Département
de la comptabilité
Ordonnateur
Département
du budget
SAF DPN
Expos
Dircom
DEE
SAF DCM SAF DE
Direction du
bâtiment et
des moyens
techniques
Direction
commerciale
et marketing
Direction des
éditions
Direction des
événements et
de
l’exploitation
Direction
scientifique
Direction de la
communication
Direction des
ressources
humaines
Direction des
systèmes
d’information
Secrétariat
général
Direction de
la stratégie
et du
développeme
nt
Présidence /
Direction
générale
déléguée
Agence Comptable
Agent
comptable
Fondée
de pouvoir
Service des recettes et du
recouvrement
Service Comptabilité Dépenses
Secteur Comptabilité générale
Secteur Visa dépenses
Secteur animation et contrôle
des régies
Direction des
publics et du
numérique
Projet Arpège– page 12
Organisation cible
2- Organigramme global
12
Sous Direction des Affaires Financières
SDAF
Adjoint SDAF
Département de la
comptabilité Ordonnateur
Département de la synthèse
budgétaire et de la
comptabilité analytique
SAF DPN SAF DBMT SAF DCM SAF DE
SAF
Expos –
Dircom -
DEE
SAF
Communs
Direction des
publics et du
numérique
Direction du
bâtiment et
des moyens
techniques
Direction
commerciale
et marketing
Direction des
éditions
Direction
scientifique
Direction de la
communication
Direction des
ressources
humaines
Direction des
systèmes
d’information
Secrétariat
général
Direction de
la stratégie
et du
développeme
nt
Présidence /
Direction
générale
déléguée
Agence Comptable
Agent
comptable
Fondée de
pouvoir
Secteur du contrôle des régies,
billetterie et caisse
Service des recettes et du
recouvrement
Service Comptabilité générale
et Comptabilité fournisseur
Secteur Comptabilité générale
Service facturier
(Secteur Comptabilité
fournisseurs)
Direction des
événements et
de
l’exploitation
Contrôleur interne
Projet Arpège– page 13
3- La mise en place du service facturier
(service « comptabilité fournisseurs »)
L’organisation
Le dimensionnement
Les missions
La gestion des flux
La conduite du changement
Les premiers enseignements
Conclusion
Projet Arpège– page 14
3- Les principes de l’organisation du service
facturier
• Une organisation de la fonction « dépense », repensée dans le respect du
principe de polyvalence des agents et des tâches : le refus de la spécialisation
• Le service facturier est en charge du traitement des factures mais aussi du traitement d’autres dépenses comme le visa
de la paye et de l’indemnisation chômage.
• Ainsi, chaque collaborateur du service facturier au-delà de ses missions en matière de traitement de la facture participe
à une mission dédiée en matière de paye, décaissement.
• Néanmoins 2 fonctions bien séparées des activités au sein du service facturier
qui requiert des compétences différentes :
• Une fonction technique et relationnelle : les assistants support factures – relations fournisseurs : interlocuteurs
privilégiés des fournisseurs.
• Une fonction comptable : les comptables « dépense » du service facturier : collaborateurs clé du traitement de la
facture.
• Le calibrage des effectifs, en tenant compte :
• De la composition de l’équipe : des personnels déjà en place et d’autres par redéploiement des services ordonnateurs,
gage de réussite par l’apport mutuel de leurs connaissances de la chaîne de dépense.
• de la typologie complexe des flux à traiter en vue de rationnaliser les circuits, de les tracer en assurant le maximum de
fluidité afin de ne pénaliser ni les opérationnels, ni les fournisseurs.
Projet Arpège– page 15
3- L’organisation mise en place à
l’agence comptable
si 1
2
comptable
assistant
15 %
saisie 85 %
analyse Contrôle automatique
entre les données
saisies et les données
rapprochées
Projet Arpège– page 16
3- La méthode retenue pour dimensionner les
effectifs du service facturier
Les option prises : Par assistant,
100 factures par jour
à réceptionner
Par comptable 20 factures
par jour à viser et saisir
Projet Arpège– page 17
Les principes qui ont régi le dimensionnement
Palier 1 :
Démarrage
14+ 3 CDD
Palier 2 :
Appropriation
des processus
et organisation
14
Palier 3 :
fonctionnement
optimal 12
(à l’occasion de
départs naturels) Temps
18-24
mois
Effectifs
31/12/2013
6
Les gains de productivité attendus à l’horizon du palier 3 s’inscrivent dans une trajectoire d’appropriation complète
dans ARPEGE par les ordonnateurs des processus de gestion des bons de commande et de certification du service fait .
Un retour d’expérience viendra affiner cette prévision à 1 an.
Le calibrage des effectif a été réalisé à un niveau très fin pour prendre en compte le niveau des difficultés propres à
chaque nature de dépense et à ses modalités de traitement dans le PGI.
Trois paliers concernant le calibrage des effectifs du service facturier ont été déterminés :
- palier 1 : démarrage au 1er janvier 2014 qui durera au minimum 6 mois : mise en place d’une
« équipe de renfort » en support pour pallier aux difficultés rencontrées par les collaborateurs et leurs interlocuteurs
(opérationnels, fournisseurs…) pour appréhender un nouvel outil et une nouvelle organisation ;
- palier 2 post démarrage : cible respect des délais de paiement, aucun retard dans le traitement
des factures et complète assimilation pour tous, opérationnels, fournisseurs, collaborateurs du secteur comptabilité
fournisseurs, de l’outil et de la nouvelle organisation ;
- palier 3 : fonctionnement à terme : fonctionnement optimal du service facturier , examen des pistes
de hiérarchisation des contrôles, en lien avec le contrôle interne.
Effectifs
hors chef
de service
Projet Arpège– page 18
ASSISTANT SUPPORT FACTURES – RELATIONS FOURNISSEURS
3- Les missions des personnels
du service facturier
Répondre aux questions des
fournisseurs sur le traitement
de leurs factures dans un
souci d’améliorer la qualité
de la relation fournisseurs
Relations fournisseurs
Recenser le nombre de
factures reçues afin de faire
un point de suivi de l’activité
du service
Assister au suivi des
anomalies hors ARPEGE, les
données nécessaires aux
relances des fournisseurs,
des opérationnels et les
retours vers les comptables
Mettre à disposition des
factures archivées à la
demande des services
ordonnateurs
Procéder à l’archivage des
pièces de dépenses
Suivi et archivage
Réceptionner et enregistrer la
date d’arrivée des factures
Contrôler la présence des
mentions obligatoires et les
mentions ARPEGE pour
permettre le traitement en aval
de la facture par les
comptables de la dépense
Renvoyer aux fournisseurs les
factures non conformes
Contrôler et procéder à la
validation des RIB dans
ARPEGE
Gestion des factures
Nouvelle activité
Projet Arpège– page 19
COMPTABLE DE LA DEPENSE
Procéder au classement des
factures et participer à la
confection des liasses
destinées à l’archivage
Archivage
Viser les ordres de
paiements pour les avances
Procéder au visa de la paye,
des dossiers d’indemnisation
au chômage et des avances
sur salaires.es et étrangers
Visa
Contrôler la cohérence des
pièces justificatives et la
bonne application des
marchés, l’exacte imputation
comptable et l’affectation de
la dépense au bon
fournisseur
Vérifier et valider les charges
à payer (le cas échéant)
Vérifier les modalités
financières des marchés
saisis dans ARPEGE (le cas
échéant)
S’assurer du caractère
libératoire des paiements au
profit du comptable
(vérification préalable des
cessions de créance, des
oppositions…) et assurer les
décaissements des factures
dans ARPEGE, les virements
unitaires (le cas échéant)
Contrôle
Assurer la totalité du
traitement des factures :
saisie et contrôle de la
facture par le rapprochement
des factures dans ARPEGE
avec le bon de commande et
le service fait, gestion des
anomalies, cela jusqu’à sa
validation et sa prise en
charge dans la comptabilité
Gérer certaines opérations
particulières (pénalités,
retenue de garantie…)
Gérer la dématérialisation
des factures si nécessaire
pour permettre son
traitement
Suivre les factures en
instance de traitement et la
résolution des anomalies les
concernant
Traitement des factures
Nouvelle activité
3- Les missions des personnels
du service facturier
Projet Arpège– page 20
3- Une analyse des flux très détaillée…
Projet Arpège– page 21
Le service fait est donné lors de la validation des
réceptions pour les achats stockés.
Le bon à payer se déclenche automatiquement si la
facture ne présente pas d’écart entre le bon de
commande/réception/facture.
Le service fait, et donc le bon à payer, est demandé
par le service facturier à l’ordonnateur :
• Ecart de prix entre la facture et la commande
• Ecart de quantité entre la facture et la réception
Afin d’éviter des échanges de flux pour des écarts
minimes, le service fait, et donc le bon à payer, par
l’agent comptable est admis en cas d’écart compris
dans le seuil de tolérance paramétré dans ARPEGE.
Facture de produits stockés
3- Demande de « service fait et bon à payer » : deux processus pour les produits stockés ou les prestations et fournitures
Ordonnateur Service facturier
Saisie de la facture
Circuit de signature
(workflow de validation
de l’écart)
Passage en statut « litige »
Déblocage de la
facture
Bon à payer
En cas
de rejet
OK
statut « écart de
prix/quantité »
Validation de la facture
Facture sans
écart ?
statut « Bon à payer »
KO
OK
Ecart < Seuil
de tolérance ?
OK
KO
Seuils de tolérance
En
quantité
En
valeur
Pas de tolérance
en cas de quantité facturée > quantité
réceptionnée
Tolérance de 2% quand le prix unitaire de
la facture >au prix unitaire de la commande.
Déclenchement
TWM
réception
commande rapprochement
auto
Projet Arpège– page 22
Prestations et de fournitures
Ordonnateur Service facturier
Saisie de la facture,
Circuit de signature
(workflow de validation
du service fait)
Passage en statut « litige » Déblocage de la facture
Bon à payer
En cas
de rejet
Passage manuel en statut
« demande de service fait »
Validation de la facture
Facture avec ou
sans écart
OK
Pas de seuil de
tolérance
Un service fait est demandé par le Service
Comptabilité Fournisseur à l’ordonnateur de la
commande pour tous les achats non stockés
Aucun seuil de tolérance n’est mis en place
Seuils de tolérance
En quantité
En valeur
Pas de tolérance
Pas de tolérance
Déclenchement
TWM
Passage du statut en
« Bon à payer »
3- Demande de « service fait et bon à payer » : deux processus pour les produits stockés ou les prestations et fournitures
commande rapprochement
Projet Arpège– page 23
3- Les enjeux humains de la réorganisation de la fonction financière et de la création du service facturier
Nécessité de gérer les appréhensions des personnels de la fonction
financière face à l’évolution de leur rôle et attributions :
Les équipes du service facturier
Sur la nature des tâches parfois qui peuvent être perçues comme réduites à la seule
tâche de saisie.
Sur les flots des factures et le rythme de saisie des factures « au kilomètre ».
Sur les délais de paiement à respecter.
Sur les relations avec les fournisseurs.
Les équipes de l’ordonnateur
Sur l’évolution des conditions d’exercice de leurs métiers, avec une prééminence des
tâches d’expertise, de pilotage, d’appui aux services opérationnels.
Sur la dépossession « des factures » conservées au service facturier : un point très
sensible pour les opérationnels et les ordonnateurs.
Projet Arpège– page 24
3- Un vaste volet de conduite du changement
Principes
directeurs
Une communication
régulière Auprès de tous les acteurs pour les tenir
informés du calendrier, de la mise en place de
la nouvelle organisation et des impacts futurs
de la solution et de l’évolution des processus.
Une prise en compte des
spécificités de chaque métier Une revue avec les métiers de l’ensemble des
pratiques et situations spécifiques .
Une solution et des processus en mesure de
s’adapter aux situations particulières identifiées
lois de la revue détaillées des processus lors
du calibrage des effectifs
Des dispositifs de communication et de
formation s’adaptant à ces spécificités
Un accompagnement inscrit
dans la durée • Un dispositif d’accompagnement au
démarrage pris en compte pour assurer une
appropriation de la solution dans la durée.
• Une mesure à 6 mois puis à 1 an de
l’efficacité de l’organisation et de la solution
et atteindre les objectifs d’efficacité
opérationnelle attendue
Un processus Mobilité
encadré et dédié • Les collaborateurs qui formuleront des
vœux seront reçus.
• Une journée de séminaire dédiée pour
présenter de manière très détaillée les
nouveaux métiers et le processus de
mobilité afin de faciliter le choix et la
projection des collaborateurs dans leurs
futures fonctions
Un volet formation dédié pour
prise en compte des spécificités du nouveau métier
de comptable au sein d’un service facturier Formation spécifique sur les règle de la comptabilité publique 2 jours conçue et
co-animée avec le PNSR « rejoindre un service facturier » pour tous les
collaborateurs.
Mise à disposition d’un guide d’accueil : fiches pratiques, guide des pièces
justificatives, guide des référentiels
Projet Arpège– page 25
3- Un dispositif global de formation très
dense
109 sessions à
animer dont 10 de
marge pour
éventuelles sessions
complémentaires
109 jours de
formation au total
8 participants par
session maximum
17 formateurs référents
Charge de moins d’ 1 jour
en moyenne par semaine
Une formation à la
pédagogie en 2 temps
Des formations
complémentaires à l’outil
organisées en fonction des
besoins.
Un temps de préparation
des formateurs pris en
compte dans leur charge de
travail
25 modules à
déployer dont 2 modules
e-learning
201 personnes à
former dans toutes les
directions
Durée moyenne du
parcours de formation :
3 jours
Sessions Modules Formateurs
Participants
création d’un module « intégrer
un SFACT », les bases de la
comptabilité publique et du
visa de la dépense (en lien
avec le PNSR),
Projet Arpège– page 26
3- Le dispositif de communication
interne
Sensibilisation à la
comptabilité des
engagements
Présentation de l’outil
Evolution des processus
Présentation de l’évolution
des missions
Présentation des modalités
d’accompagnement
4 Newsletters publiées
Pour l’ensemble de la
fonction financière
Présentation de
l’organisation détaillée et du
dimensionnement cible
Présentation des fiches de
poste
Présentation du processus
de mobilité
Présentation détaillée des
cursus de formation
Des points d’informations
réguliers
Journée Portes ouvertes
à l’agence comptable
Newsletters Séminaire de
présentation des
métiers
Réunions d’informations
Un RSE dédié au projet
Création d’un réseau
social d’entreprise
Projet Arpège– page 27
3- La communication externe vers les
fournisseurs
Les enjeux de la communication fournisseurs
Une facture bien adressée est une facture vite payée : le flyer
un impératif, gage de l’efficacité du dispositif : 6.000 fournisseurs
contactés un flyer bilingue français/anglais
Projet Arpège– page 28
3- Les facteurs « clé » de réussite du
service facturier
Un soutien sans faille de la direction de l’établissement
Une anticipation et une visibilité optimales sur les changements de métiers, d’organisation pour
tous les acteurs de la dépense.
L’exigence incontournable de la saisie systématique des bons de commande dès le
1er euro et des réceptions dans l’outil, mais aussi de la certification du service fait indépendamment
de la facture (pour les produits stockés).
La prise en compte des enjeux de l’accompagnement, de la formation et du soutien des
personnels avant, pendant et après le démarrage..
L’implication des instances représentatives du personnel à toutes les phases du processus
(CE, CHSCT).
L’attention portée aux conditions matérielles d’installation et d’équipements des personnels, voir
de déménagement.
S’attendre à des critiques et savoir gérer les « troubles post démarrage », ce qui implique d’être
très réactif et très présent auprès de l’ensemble des personnels concernés.
=> Une unité et un fort investissement de l’agence comptable et de
l’ordonnateur, concrétisés par la rédaction d’un contrat de service fixant leurs obligations
réciproques : cadre et objectifs de la nouvelle organisation, conditions de sa mise en œuvre, moyens de
fonctionnement, rôles des différents services.
.
Projet Arpège– page 29
3- Des mesures plus techniques
d’accompagnement indispensables
Respect des normes de sécurité informatique : Garantie de la parfaite administration et du
paramétrage des habilitations, des « workflow » de validation de commande et de service fait
en fonction des délégations de signature : contrôle et validation du profil des utilisateurs, gestion
des incompatibilités, garantie de la traçabilité et de l’intégrité des écritures comptables, …
Intégration des exigences du contrôle interne dans la réorganisation : un renforcement du contrôle
interne sur l’ensemble du flux traité par le service facturier ;
Création d’indicateurs de suivi de l’activité du service facturier (factures sans référence de bon de
commande, factures en écart par rapport au bon de commande, factures sans service fait, factures
mal adressées, nombre de factures traitées par comptable, délai de traitement des factures, nombre
d’appels/mails des fournisseurs…), afin de mesurer régulièrement l’activité et la performance du
service, ceci pour éviter tout retard et écarter le risque d’accumulation des factures en attente de
paiement ;
Mise en place d’un outil de suivi entre le service facturier et l’ordonnateur, des factures en anomalie
(absence de bon de commande, fournisseur non créé…) qui ne peuvent être traitées à leur arrivée
afin de faciliter leur régularisation ;
Projet Arpège– page 30
3- Le service facturier : en guise de
conclusion
Un projet autant managérial que technique qui impacte tout
l’établissement
Fortement technique, avec l’importance de la qualité fonctionnelle et
ergonomique du progiciel, prérequis indispensable. Le choix d’un ERP adapté
aux spécificités de l’établissement a accru la complexité du projet.
Très organisationnel, avec la redéfinition des procédures et du rôle des acteurs
de la chaîne de la dépense (commande – réception – service fait – bon à payer
et facture).
Passionnément humain, avec les enjeux majeurs de conduite du changement
pour surmonter les interrogations et appréhensions.