La mise en place du Règlement sur la diffusion de

l’information

Un travail d’équipe

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ACCÈS À L’INFORMATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS

PERSONNELS

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Cadre législatif

La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la Loi sur l’accès)

Le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels (Le Règlement sur la diffusion)

La Loi sur les archives

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Responsabilités partagées

Secrétariat du Ministère

• Traiter les demandes d’accès

• Déclarer l’inventaire des fichiers de renseignements personnels

• Maintenir un registre de communication, de collecte et d’utilisation de renseignements personnels

Direction de la gestion intégrée de l’information

• Développer et mettre à jour des outils de gestion documentaire requis par la loi (plan de classification et calendrier de conservation)

• Développer, déployer et maintenir un système de gestion intégrée des documents (GID)

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MISE EN PLACE DU RÈGLEMENT SUR LA DIFFUSION

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Les obligations du règlement

Diffuser dans le site Internet du Ministère les documents et renseignements visés à la section III du Règlement à compter du 29 novembre 2009 :• qui sont à jour;

• ou qui n’ont pas atteint le statut semi-actif suivant le calendrier de conservation.

Insérer, dans les prochains rapports annuels de gestion, un bilan qui :

• atteste la diffusion des documents visés dans le site Internet ministériel.

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Exemples des documents ou renseignements à diffuser

La liste des noms et titres des membres du personnel de direction ou d’encadrement

Les études et les rapports de recherche et de statistiques produits par le Ministère ou pour son compte

L’inventaire de ses fichiers de renseignements personnels

Le plan de classification des documents

Le nom et les coordonnées du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

Les renseignements relatifs aux contrats de plus de 25 000 $ que le Ministère a conclus.

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Enjeux de la mise en place du règlement Rejoindre les 50 directions du Ministère, dont 14 directions

territoriales réparties à la grandeur de la province

Assurer la participation de plusieurs intervenants de chacune des directions

• Rédacteurs

• Répondants en accès et à la protection des renseignements personnels

• Responsables Internet

• Responsables de la gestion documentaire

• Gestionnaires

Gérer efficacement les changements occasionnés par le Règlement

Assurer l’identification et la diffusion de tous les documents assujettis

Assurer l’Intégrité du document officiel et de l’information diffusée en format électronique

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Mandat du projet

Élaborer une grille d’analyse des documents visés

Élaborer un processus de traitement des documents visés

Développer une page dédiée au Règlement sur la diffusion dans le site Internet du Ministère

Identifier et mettre en ligne des documents visés dans le site Internet du Ministère

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Un travail collaboratif

Constitution d’un comité directeur pour le projet

Plusieurs partenaires impliqués dans le comité de projet :

• Secrétariat du Ministère

• Direction de la gestion intégrée de l’information (DGII)

• Direction des communications (DC)

• Direction des technologies de l’information (DTI)

Définition claire des rôles et responsabilités de chacun

Mise en place d’outils et de mécanismes de suivi

Réalisation d’un projet pilote avec les intervenants impliqués dans le processus

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Processus de traitement des documents assujettis

1. Prise en charge dès la création du document

Vérification préliminaire

Rédaction du document selon les normes et directives rédactionnelles en vigueur

Révision linguistique obligatoire

Production d’un document électronique officiel, unique et complet

• Numérisation ou conversion en format PDF

• Application des règles de gestion documentaire en vigueur quant au classement, à l’indexation et à la conservation

• Intégration du document dans le système de gestion intégrée des documents du Ministère (Livelink)

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Processus de traitement des documents assujettis

2. Analyse de l’intérêt pour le public et de la confidentialité

Analyse de l’intérêt du public

Identification des éléments confidentiels

Possibilité d’élaguer les éléments confidentiels directement dans le document électronique

• Utilisation d’Acrobat professionnel

Approbation de la diffusion par les autorités compétentes

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Processus de traitement des documents assujettis

3. Mise en ligne du document

Préparation du document pour le Web selon la Politique rédactionnelle du site Web du Ministère

Dépôt du document dans la Banque des publications ministérielles et diffusion sur le site Internet du Ministère

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Processus de traitement des documents assujettis

Planification annuellenouveau

documentou contenu

modifié

Document visé

OUI

NON

Diffusion intranet/

Internet ?

OUI

NON

Document interne

Traitement des documents

pour diffusion sur Internet

--- Politique

rédactionnelle du site Web

MTQ

DCOM

Numérisation si requise

------Conversion

PDF------

Vérification linguistique

------Classement

Version officielle

SGIDLinguiste

Document pour

diffusion

Identification, surlignage des

éléments confidentiels

---------Élagage PRP

---------Classement

Version élaguée

Répondant AIPRPSGID

Document non

assujetti

Processus de traitement des documents assujettis à la section III du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels

Approbation de diffusion

Directeur/SMAResponsable

AIPRP

Diffusion non réglementaire

Préparation du document pour

diffusion---------

Indexation Description Mots clés

Responsable Internet

Directeur Responsable du document

Vérification préliminaire

document visé?Responsable du

document

OUI

• Validation statut, document

assujetti ?Répondant

AIPRP

• Intérêt pour l’information du public? (par 7, 8)

Répondant AIPRP

• Éléments confidentiels?

Répondant AIPRP

Avissur la

confidentialité Responsable

AIPRP

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Quelques réalisations

Production d’un inventaire complet des documents à diffuser

Réalisation d’une page Internet dédiée au Règlement et à l’Accès à l’information

Développement des applications spécifiques pour certaines catégories du Règlement

• Banque des publications ministérielles• Système de registre des communications• Liste des cadres

Définition et implantation d’outils et de documentation de soutien (liste de référence, critères de l’intérêt pour l’information du public, etc.)

Sensibilisation et formation des principaux intervenants

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Les suites

Mise en place des mécanismes et indicateurs pour le reddition de compte

Suivi de l’implantation

• Poursuite de l’implantation de certains modules

• Soutien et accompagnement aux utilisateurs

Arrimage avec la gestion intégrée des documents

• Mise en place d’une chaîne de contribution (workflow)

• Intégration entre Livelink et la Banque de publications ministérielles

• Automatisation du retrait des documents selon leur délai de conservation

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QUESTIONS ?