la gestion des outils de communication a … de stage techniciens/la gestion des... · je remercie...

Institut de formation aux Métiers de la Sécurité Sociale (IM2S)

Centre Ivoirien de Formation des Cadres de Sécurité Sociale

(CIFOCSS)

RAPPORT DE STAGE

Thème :

17ème promotion des Techniciens de Sécurité Sociale 2012 / 2013

Présenté par Maitre de stage

MLLE N’GAZA MARIE-ESTELLE M. SIANO COULIBALY CNPS-CI

REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE

Union - Discipline - Travail

LA GESTION DES OUTILS DE

COMMUNICATION A LA CNPS

RAPPORT DE STAGE 17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE 2

SOMMAIRE

DEDICACE……………………………...……………………………4

REMERCIEMENTS……………...…………………………………5

LISTE DES ABREVIATIONS……………………………………….6

INTRODUCTION………………………………...……………………7

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA CNPS……8

CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA CNPS……………………………. I- Historique……………………………………………………………………9 II- Mission………………………………………………………….………….10 III- Organisation……………………………………………………………....11 CHAPITRE II : PRESENTATION DE LA CELLULE COMMUNICATION ET MARKETING…………………………...………12

I- Organisation……………………………………………………...…………13 II- Fonctionnement……………………………………………………………15 III- Travaux exécutés………………………………………..………………..16

DEUXIEME PARTIE : LES OUTILS DE COMMUNICATION…….15

CHAPITRE I : LA COMMUNICATION INTERNE…………………...…17

I- La communication descendante………………………………………….18 II- La communication ascendante…………………………………...………19


CHAPITRE II : LA COMMUNICATION EXTERNE………………….…18

I- Les outils audiovisuels à la CNPS……………………………………………………………20

II- La gestion du réseau de presse………………...…………………………21

III- L’événementiel…………………………………….……………………...22 IV-Les supports de communication…………………………………...……..23

TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTIONS…………..…..25

CHAPITRE I : LES CRITIQUES………………………………………..….26

I- Éléments positifs……………………………………………………..……..26 II- Éléments négatifs……………………………………………………..……27 CHAPITRE II : LES SUGGESTIONS………………………………...……28

I- Au niveau de l’effectif et du matériel de la CCM……………………...…29 II- Au niveau des activités de la CCM……………………………………….30 II- Au niveau de la couverture médiatique………………………………….31

CONCLUSION………………………………………………………..………32

BIBLIOGRAPHIE……………………………………………………………33 ANNEXES


DEDICACE

Je dédie ce présent rapport avant tout à l’éternel DIEU TOUT

PUISSANT.

A mon père N’GAZA KOFFI et à ma mère TANOH JOSETTE

épouse N’GAZA qui grâce à leur soutien m’ont permis d’être à ce stade de

la vie.


REMERCIEMENTS

Je remercie tous ceux qui ont participé de près ou de loin à la réalisation de ce

rapport de fin de cycle.

Je remercie aussi l’ensemble du personnel de l’Institut de Formation aux Métiers

de la Sécurité Sociale IM2S pour ma formation théorique.

Je remercie sincèrement Monsieur GNAKPA VINCENT, Directeur de l’IM2S et

Madame MERHEB CARMEN Responsable de la Cellule Communication et

Marketing.

Je remercie tout le personnel de la CCM, en particulier Madame KOUASSI

REBECCA et Monsieur SILUE MEFOUN LEONARD, qui par leurs

explications et conseils, m’ont aidé à rédiger mon rapport de stage.

Mes vifs remerciements reviennent à mon Maître de stage, Monsieur SIANO

COULIBALY, chargé d’études à la CCM.


LISTE DES ABREVIATIONS

CCM : Cellule Communication et Marketing

DEX : Direction de l’Exploitation

DRH : Direction des Ressources Humaines

DQE : Direction Qualité et Etudes

DSI : Direction du Système d’Information

DCAI : Direction du Contrôle et de l’Audit Interne

CJC : Cellule Juridique et du Contentieux

CMP : Cellule des Moyens et du Patrimoine


INTRODUCTION

La communication est l’action de communiquer, d’établir une relation avec

autrui, de transmettre quelque chose à quelqu’un. Elle peut aussi désigner

l’ensemble des moyens et techniques permettant les diffusions d’un message

auprès d’une audience plus ou moins vaste, ou l’action pour quelqu’un, ou une

organisation d’informer et de promouvoir son activité auprès d’autrui

d’entretenir son image par tout procédé médiatique.

Dans le cas d’une entreprise, la communication devient une action visant à

informer et promouvoir l’activité de celle-ci auprès du public, d’entretenir son

image à travers un procédé (médiatique). C’est pourquoi, les entreprises se

dotent d’une structure de communication qui tendra à faire connaître leurs

prestations et leurs activités mais aussi à booster notoriété et image.

La Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS) en tant qu’Institution de

Prévoyance Sociale qui est en phase avec cette théorie a en son sein, une

Cellule Communication et Marketing. L’objectif de cette cellule est

d’appliquer la politique de communication décidée par la Direction Générale

afin de permettre à la CNPS de communiquer sur ses prestations et de maintenir

le capital confiance de ses partenaires sociaux. La CCM, rattachée à la Direction

Générale sise au Plateau 24, Avenue Lamblin, se trouve être le lieu de notre

stage pour une période de trois (03) mois. La finalité de ce stage étant de

produire un rapport dans le cadre de la formation des Techniciens de Sécurité

Sociale.


Si la communication est primordiale à l’exercice des activités d’une entreprise

qui se veut moderne, la CNPS l’aura compris et matérialisé par une structuration

de sa communication. Sa gestion requiert une diversité d’outils qui ont motivé le

choix du présent sujet de réflexion ainsi libellé «la gestion des outils de

communication à la CNPS ».

Pour parvenir à une compréhension plus aisée de ce thème, il apparait nécessaire

de savoir quels sont les outils de communication utilisés à la CNPS.

Ces outils sont classés en deux catégories que sont la communication interne et

la communication externe.

De ce fait, plusieurs questionnements s’imposent: Que sont-ils ?

Comment sont ils gérés pour faciliter la communication aux niveaux interne et

externe à la CNPS ?, que vise la CNPS à travers l’utilisation de ces outils ?

Telles sont les interrogations auxquelles nous répondrons tout au long de cette

étude selon trois (03) grands axes à savoir :

La présentation générale de l’entreprise, la description des outils de

communication et enfin, les critiques et suggestions en vue d’améliorer les

activités de la Cellule Communication et Marketing (CCM).


PREMIERE PARTIE :

PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE


CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA CNPS

I- Historique

La Caisse Nationale de Prévoyance Sociale dans sa forme actuelle est

l’aboutissement de l’évolution progressive de la sécurité sociale en Côte d’Ivoire

depuis 1955. Elle est partie de la Caisse de Compensation des Prestations

Familiales de Côte d’Ivoire (CCPFCI) en 1955 pour aboutir à l’Institution de

Prévoyance Sociale, Caisse Nationale de Prévoyance Sociale en abrégé CNPS

créée par le décret 2000-487 du 12 juillet 2000 et régie par les lois n° 99-476 du

2 Août 1999 portant définition et organisation des Institutions de Prévoyance

Sociale et n°99-477 de la même date portant modification du Code de

Prévoyance Sociale.

La CNPS est placée sous la double tutelle technique des Ministère d’Etat,

Ministère de l’Emploi et des Affaires Sociales et de la Formation

Professionnelle et du Ministère de l’Économie et des Finances.

II- Missions

La CNPS gère le régime obligatoire de la prévoyance sociale des travailleurs du

secteur privé et assimilé, les régimes complémentaires ou spéciaux, obligatoires

ou volontaires. Les branches couvertes par la CNPS sont les suivantes :

Ø Les Prestations Familiales

Elles permettent d’aider le travailleur à faire face à ses charges de famille et de

promouvoir la protection maternelle et infantile ainsi que l’éducation des enfants

par le paiement d’allocations ou le service de prestations en nature.

Ø L’Assurance Maternité

Les prestations de l’assurance maternité visent à assurer la promotion et la

protection de l’emploi féminin puis la protection de la santé de la mère et de


l’enfant par la prise en charge de tous les soins médicaux liés à la grossesse et à

l’accouchement à partir du 3ème mois de la grossesse jusqu’à la reprise du travail

de la femme et par le paiement du salaire de la femme pendant les congés de

maternité.

Ø Les Accidents du Travail et Maladies Professionnelles

Cette branche de la sécurité sociale a pour objectif la réparation des risques

professionnels que constituent les accidents du travail et les maladies

professionnelles.

Ainsi, lorsque surviennent ces risques, ils sont automatiquement pris en charge

par la CNPS par l’octroi de prestations en espèces et en nature. En cas

d’invalidité permanente, une rente viagère est payée à la victime.

Ø L’Assurance Vieillesse ou Retraite

Elle vise à accorder un revenu de remplacement au travailleur ayant arrêté toute

activité salariée à l’âge de 55ans.

III- Organisation

La CNPS est gérée par un Conseil d’Administration qui comprend 12 membres

dont :

Ø Quatre (04) Administrateurs représentant l’État ;

Ø Quatre (04) Administrateurs représentant les Organisations

représentatives des Employeurs ;

Ø Quatre (04) Administrateurs représentant les Organisations

représentatives des Travailleurs.


La gestion quotidienne de la CNPS est assurée par un Directeur Général nommé

par le Conseil d’Administration. Il est secondé par deux (02) Directeurs

Généraux Adjoints.

La CNPS comporte en son sein six (06) Directions centrales que sont:

Ø La Direction de l’Exploitation (DEX) ;

Ø La Direction Financière et Comptable (DFC) ;

Ø La Direction des Ressources Humaines (DRH) ;

Ø La Direction Qualité et Etudes (DQE) ;

Ø La Direction du Système d’Information (DSI);

Ø La Direction du Contrôle et de l’Audit Interne (DCAI).

En plus de ces Directions, la CNPS dispose de Cellules spécialisées à savoir :

Ø La Cellule Communication et Marketing(CCM) ;

Ø La Cellule des Moyens et du Patrimoine (CMP) ;

Ø La Cellule Juridique et du Contentieux (CJC) ;

Ø Le Contrôle Médical (CM).

Il existe aussi des structures déconcentrées :

Ø Les Agences de Prévoyance Sociale de 1ère catégorie ;

Ø Les Agences de Prévoyance Sociale de 2ème catégorie ;

Ø Les Agences de Prévoyance Sociale de 3ème catégorie.

CHAPITRE II : PRESENTATION DE LA CCM


I- Organisation

La CCM est placée sous l’autorité de la Direction Générale. C’est un pool de

compétences qui gère les activités de communication et relations publiques.

La Cellule Communication et Marketing (CCM) est composée de :

· La documentation chargée de la gestion des ouvrages et documents acquis par l’Institution pour la documentation du personnel.

· Le standard où transitent les appels téléphoniques en provenance de l’extérieur avant de les transmettre aux interlocuteurs demandés.

· La communication externe chargée de la mise en place de la politique de communication externe et des relations avec l’extérieur.

La CCM comprend huit (08) agents :

- Un responsable ;

- Un chargé d'étude

- Une secrétaire ;

- Deux agents affectés à la Documentation ;

- Trois Gestionnaires Administratifs à la Communication ;

- Une standardiste.

Le personnel de la CCM est toujours aidé dans sa tâche par des stagiaires, en

général trois(03) par trimestre.

II- Fonctionnement

Les activités de la Cellule Communication et Documentation se résument à :

- Assurer la circulation de l’information ascendante au sein de l’Institution;

- Coordonner la conception des brochures, les documents et imprimés

édités par la CNPS;

- Élaborer un plan de communication de l’Institution ;

- Veiller à son application au plan national ;


- Analyser les courriers afin d’orienter et de conseiller le Directeur Général

dans les prises de décision en matière de communication ;

- Couvrir toutes les manifestations organisées par l’Institution et aussi les

conférences de presse du Directeur Général ;

- Organiser la médiatisation de tout évènement susceptible d’influencer

positivement l’image de la CNPS et d’accroitre sa notoriété ;

- Organiser des séminaires sur la reforme des activités de la CNPS.

III- Travaux exécutés

III-1 La revue de presse

La revue de presse est la diffusion en interne des articles parus dans la presse

concernant les activités de l’Institution, l’actualité nationale et internationale.

Elle permet aux Agents de la CNPS d’être informés de l’ensemble des activités

de l’institution et de l’actualité nationale et internationale. Elle est quotidienne,

elle se fait à partir de six quotidiens et l’information est transmise par mail et

mise en ligne sur le portail interne.

III-2 Confection du press-book

Le press-book est un document qui regroupe dans un ordre chronologique les

articles de presse concernant la CNPS dans tous les organes de presse existant.

La production du press-book est annuelle et est destinée au comité de direction

et au conseil d’administration.

III-3 Rédaction de courriers administratifs

Il s’agit le plus souvent des courriers adressés aux médias pour des

sollicitations :


Demande de couverture médiatique et de courriers de réponse à des

sollicitations diverses de l’institution.


CHAPITRE I : LA COMMUNICATION INTERNE

DEUXIEME PARTIE :

LES OUTILS DE COMMUNICATION A

LA CNPS


La communication interne de la CNPS ne se réduit pas aux seuls messages

qu’elle dispense à son personnel. Elle englobe l’ensemble des actes de

communication qui s’y traduise. Ses modalités varient d’une entreprise à une

autre.

Elle a pour fonction d’exposer des résultats, un bilan ; de transmettre des

informations, un savoir ; de motiver, préparer et accompagner le changement. Il

est important de parler de l’écrit qui est un pivot de la communication interne

car il permet de transformer des obligations de communication (diffusion

d’information, transmission d’ordre) en occasion de contact.

Ainsi, il existe des flux d’information qui sont : la communication descendante

et la communication ascendante.

I- LA COMMUNICATION DESCENDANTE

C’est l’information la plus naturellement pratiquée. Les messages partent d’un

certain niveau hiérarchique et sont destinés aux échelons inférieurs. Ce type

d’information est utilisé pour former, informer et diriger le personnel. Ces

supports sont : le journal trimestriel d’informations de la CNPS appelé CNPS

ECHOS (Annexe 1), le réseau téléphonique d’information, les tableaux

d’affichages, l’intranet, les réunions. Nous nous poserons la question de savoir à

quoi servent-ils ?

I-1 LE JOURNAL D’ENTREPRISE

C’est un format tabloïde de type A3 en quadrichromie confectionné avec le type

de papier couché vernis. Il est composé de quatre rubriques qui sont :

L’éditorial, l’actualité, le carnet (naissance, mariage, décès) et la santé. Le

directeur de publication est le directeur général de la CNPS Monsieur

BERNARD N’DOUMI, le rédacteur en chef en la personne de Madame Merheb

Carmen et le comité de rédaction composé du chargé d’étude Monsieur Siano

Coulibaly et de trois gestionnaires admistratifs. Il est tiré à 1000 exemplaires.


I-2 LE RESEAU TELEPHONIQUE

Le réseau téléphonique annule les distances entre les interlocuteurs. Il supprime

les couts en optant pour la téléphonie IPP (Internet Pour Protocole).A ce niveau

l’information est partageable et transmise à tout moment.

I-3 L’INTRANET

Il regroupe plusieurs réalités dont la messagerie et le portail interne.

I-3-1 Le mailing (messagerie)

La messagerie est gérée uniquement par la CCM. En plus du personnel, il existe

des adresses groupées mais les informations à diffuser ont un caractère

spécifique et donc une cible bien déterminée. Il s’agit notamment du comité de

direction, le conseil de direction, les responsables de structures, les directeurs et

chefs d’agence.

I-3-2 LE PORTAIL INTERNE

Nous avons le portail interne (Annexe 2) qui est une plate forme virtuelle

regroupant les outils de travail, les informations opérationnelles, les

informations sociales, et les informations utiles au personnel. Les outils de

travail sont les applications métier.

I-4 -LES TABLEAUX D’AFFICHAGE

C’est un instrument de communication interne modulable par le biais duquel on

peut véhiculer tous les types de messages et informations tels que les

informations légales, hiérarchiques, et salariales. Il est peu couteux et facile à

mettre en œuvre et à gérer mais rarement d’une grande attention.

I-5-LES REUNIONS


C’est l’un des outils de communication interne le plus utilisé, c’est aussi un lieu

de travail qui consiste en l’échange d’informations en vue d’atteindre un

objectif, des résultats.

II_ LA COMMUNICATION ASCENDANTE

La communication ascendante, les informations partent des échelons inférieurs

et remontent à la hiérarchie. Elle permet d’avoir un feedback ou rétroaction

concernant la suite des instructions ou informations opérationnelles données.

Compte rendu d’activité, réunion d’échange ou de chantier et échanges verbaux.

Or elle se révèle fondamentale car elle permet de connaître les aspirations de son

personnel et désamorcer les éventuels conflits ou tensions. Elle peut être aussi

considérée comme facteur de bon climat social, aussi comme moyen d’améliorer

les performances de l’entreprise. A la CNPS nous avons des supports limités

tels que les affichages, et des supports moins institutionnalisés ou l’information

emprunte des voies informelles directes (échanges verbaux) ou indirectes (bruit

rumeur).

CHAPITRE II : LA COMMUNICATION EXTERNE


Définition :

La communication externe regroupe l’ensemble des formes de communication

d’une organisation envers le monde extérieur et les groupes cibles. Quelle que

soit la taille de l’entreprise, la communication externe joue un rôle fondamental

pour son image et sa notoriété. C'est suite à des actions de communication

externe que les partenaires, les clients et les prospects forgent leur opinion et

leur attitude vis-à-vis de l’entreprise. Il est essentiel que la CNPS puisse offrir

d’elle une image positive basée sur l'expérience, la compétence et l'innovation.

La décentralisation de la prévention, la participation de la CNPS à des salons

tels que le 3ème salon International des entreprises et des Industries à l’immeuble

CRRAE UMOA, la participation à la CGECI ACADEMY à l’Ivoire et le

paiement des prestations par virement bancaire sont quelques innovations de la

CNPS. Outil de construction de la notoriété de l'entreprise, le plan de

communication donne sens et cohérence à la multiplicité des actions

de communication externe : lobbying et relations publiques, relations médias,

événementiel, sponsoring, mécénat, site Internet (Annexe 3), spot

institutionnel, promotion des ventes , marketing direct. Les supports de

communication sont nombreux, vidéo, CD-Rom, DVD, livrets, newsletter.

L’avènement d’internet et du haut débit offre de nouveaux outils à

la communication externe telle que la Web TV.

Les relations publiques regroupent l’ensemble des activités de communication

non publicitaires menées par l’entreprise en vue d’établir entretenir développer

de bonnes relations avec ses différents publics. Le rôle des relations publiques

est de saisir toutes les occasions pour développer des relations privilégiés avec

toutes les personnes ou structures présentant un intérêt particulier afin de

véhiculer une image positive. Les cibles externes sont : les partenaires sociaux,

les fournisseurs, les actionnaires les partenaires financiers. Les actions auprès du

public externe sont : organisation d’événement (inauguration de locaux,

rencontre d’échange ou formation), invitation à une manifestation sportive


culturelle religieuse) tel est le cas à la CNPS où la CCM reçoit des courriers

dans lesquels le Directeur général est invité à ces manifestations.

La communication externe doit intégrer la dimension de l’influence qui

recouvre trois composantes importantes : le prestige exercé, donc l’image émise

collectivement, les messages transmis, donc les efforts délibérés pour persuader.

La communication externe doit aussi et surtout intégrer la troisième dimension :

celle des réseaux, des pouvoirs invisibles, des intermédiaires et des médiations.

Elle sert à mieux insérer la CNPS dans son environnement externe à savoir la

société. Quelle que soit la taille de l’entreprise, la communication externe joue

un rôle fondamental pour son image. La communication externe de celle-ci

s’adresse à plusieurs publics : les clients, les prospects, les partenaires, les

médias, les groupements d’intérêt (Réseau Ivoirien des Gestionnaires des

Gestions des Ressources Humaines, par exemple). Le but de la communication

externe est de permettre à l’entreprise de mieux s’insérer dans son

environnement, légitimer ses activités, minimiser les crises qu’elle peut

traverser, améliorer continuellement son image. Les outils utilisés sont très

diversifiés : presse, Internet, affichage, radio, télévision, relations presse,

organisation d’évènements. C’est suite à ces actions de communication externe

que les partenaires, les clients et les prospects forgent leur opinion et leur

attitude vis-à-vis de l’entreprise.

I-LES OUTILS AUDIOVISUELS A LA CNPS

I-1-Les supports audio et vidéo :

Les montages ou films, présentent la structure ou une action. Ils peuvent être

utilisés pour des occasions particulières, passer en boucle ou être réutilisés pour

le web.

I-1-1 LES SUPPORTS VIDEO


Les outils audiovisuels

L’émission «La CNPS à votre service »est une capsule de 15minutes qui était

diffusée chaque jeudi en quinzaine après le journal télévisé de 20h00 de la

République de Télévision Ivoirienne (RTI). L’émission essentiellement est

constituée d’un entretien sur un thème prédéterminé avec une personne

ressource de la CNPS. Elle peut aussi contenir des interviews de partenaires

sociaux ou un micro trottoir. Il ya actuellement une nouvelle programmation qui

est en cours d’élaboration.

La CNPS a aussi produit un téléfilm dont le titre est : « Partenaire pour la

vie »diffusé avec la même périodicité que l’émission sur les antennes de la RTI.

Il s’agissait cette fois d’acteurs professionnels qui retraçaient la vie familiale et

les activités professionnelles d’un chef d’entreprise face au respect de ses

obligations sociales.

I-1-2 LES SUPPORTS AUDIO

Nous avons la charte managériale en chanson. Ce support audio a été conçu à

partir de la charte managériale (Annexe 4), qui est un ensemble de douze (12)

valeurs partagées par le personnel de l’institution. Il s’agit de : L’esprit

d’entreprise, le respect des droits la transparence, le respect et la courtoisie, la

disponibilité, les assurés sociaux, la probité, le secret professionnel, la qualité, la

responsabilité, le mérite et le contrôle. Ce sont ces valeurs qui ont été traduites

en chanson par le petit chœur de Cocody (agent de l’institution).Ce support

audio est utilisé à chaque évènement organisé par l’institution pour créer un élan

fédérateur.

I-2- Le site web


Incontournable aujourd’hui, il fait appel à deux types de compétences

nouvelles : technique et éditoriale. Un site ne peut reposer sur un seul

webmaster. Il est l’affaire d’équipe coordonnée. Dans le cas d’espèce, il s’agit

de la Direction du Système d’ Information (DSI) et de la CCM. La DSI a conçu

le site web en collaboration avec la CCM qui est intervenue sur le respect de la

charte graphique et sur le choix des rubriques. Au quotidien, son exploitation

reviendra à la CCM. Déjà en production le site web fera, bientôt l’objet d’un

lancement officiel.

II-LA GESTION DU RESEAU DE PRESSE :

C’est une forme spécifique de relations publiques auprès d’une seule cible : les

journalistes. Dans ce cadre précis, la CCM a constitué un réseau de presse qui

comprend la presse écrite (quotidien hebdomadaire et mensuel) et la presse

audiovisuelle. Cette cible fait l’objet d’une formation à la sécurité sociale qui a

été délivrée par la DEX (Direction d’ Exploitation).Et ce, dans le souci de

s’assurer que le journaliste qui couvre un événement de l’institution dispose d’

abord d’un acquis en sécurité sociale. Pour la couverture médiatique d’un

évènement la CCM procède à la sélection d’un nombre déterminé d’organes de

presse qui est fonction de la grandeur de l’évènement. Les demandes de

couverture médiatique sont adressées aux rédactions des organes sélectionnés au

moins 72 heures avant la date de la tenue de l’évènement. La couverture

médiatique, le jour j, est appuyée d’un dossier de presse. Le dossier de presse

comprend :

- Un communiqué de presse ;

- Le programme de la manifestation ;

- Une plaquette de l’institution ;

- Les copies des allocutions prévues au programme.


Après l’évènement, la CCM procède à la pige. Elle recense tous les articles

relatifs à l’évènement relayé dans la presse pour constituer un press-book. Le

press-book est produit annuellement et est destiné au comité de direction et aux

administrateurs.

Concernant les médias audio et audiovisuels (radio et télé) des copies des

éléments diffusés sont produits par les organes de presse. La gestion du réseau

de presse se fait aussi au travers de l’annuel déjeuner de presse qui est animé par

le Directeur Général afin d’informer la presse des orientations décidées pour

l’année.

III-L’EVENEMENTIEL

L’évènementiel est un outil de communication hors-média, interne ou externe,

utilisé par une entreprise ou une institution ou toute

autre organisme (association, consistant à créer un événement, généralement

sous la forme de salon, congrès, festival, convention, soirée festive, cocktail,

remise de prix).

L’évènement est un vecteur d’image pour les organismes qui utilisent ce

concept.

Nous pouvons différencier l’événementiel des autres types de communication

grâce à sa fonction première de réunir les hommes et de créer un réel espace de

communication. Les différents autres types de communications se faisant

seulement, par le biais d'une affiche ou d'un spot publicitaire par exemple, une

communication à sens unique (de l'émetteur au récepteur).

Les différents types d’événements :

· Convention

· Séminaire

· Inauguration


· Salon

L’évènementiel crée un espace de rencontre de communication entre

l’entreprise et un public cible donné. La CNPS a, à son actif les journées de

prévoyance sociale, le déjeuner annuel de presse. Il s’agit d’évènements

institutionnalisés qui ont une périodicité annuelle.

Par ailleurs, l’institution participe à des salons ou forum. Cette année, par

exemple, elle a pris part à la CGECI Académy à l’hôtel Ivoire qui avait pour

but de réunir sur un même espace les actuels et futurs entrepreneurs, les cabinets

conseil et les financiers. Il importait donc que la CNPS y prenne part afin de

sensibiliser au respect des obligations sociales. Notons, aussi le salon

International des Entreprises et Industries au cours duquel la CNPS a animé

une communication sur l’importance de la DISA.

Il faut noter que la CCM se penche lors des évènements sur l’aspect

organisationnel de l’évènement, sur l’image de l’institution, sur la couverture

médiatique et sur les retombées rédactionnelles dudit évènement.

IV -LES SUPPORTS DE COMMUNICATION

La CNPS utilise plusieurs supports de communication qui sont :

- Le Kakémono qui est une affiche ou un panneau imprimé sur un

support souple (bâche vinyle) pouvant être déroulé. Il comprend une

structure autoporteuse permettant au panneau de tenir debout.

- Le dépliant : c’est un support papier destiné à transmettre un message.

Il diffuse une information concise et ordonnée. Quatre (4) dépliants

ont été édités afin de communiquer sur les prestations de l’institution.

Il s’agit de l’assurance vieillesse, des AT/MP, des Prestations

familiales, et de l’Assurance maternité.


- Les guides Assuré Social, Employeur et du cotisant. Ce sont des

supports papier édités au format A5 qui contiennent le fadement des

prestations, leur nature, les conditions de bénéfice. Ils sont aujourd’hui

édités sur support magnétique (CD-ROM Interactif).

- Les tee-shirts qui portent le logo et la signature de l’institution.

- Les étrennes regroupent un ensemble de supports de communication

qui ont l’avantage d’être utilisés au quotidien et donc de véhiculer

continuellement des messages de l’institution. Leur nature peut

changer et est fonction de l’offre des fournisseurs et des exigences de

l’institution. Nous retenons que les plus courants sont les calendriers

(format bancaire et à spirale), les agendas (format de poche +format

normal), les bibelots (pots à stylos, presse papier) ensemble

conférencier (Agenda, stylo VIP, porte carte de visite, bloc note),

parapluie, porte clé.

La plaquette : C’est un support de communication qui présente l’institution, ses

prestations, ses actions.


TROISIEME PARTIE :

CRITIQUES ET SUGGESTIONS


CHAPITRE I : LES CRITIQUES

La politique de communication interne et externe que pratique la CNPS permet à

cette structure de mieux véhiculer ses messages, tant au niveau du personnel, des

partenaires sociaux qu’au niveau du grand public. Cependant, toute œuvre

n’étant pas parfaite, cela nous a permis de relever certaines insuffisances que

nous mettons en exergue à travers ces critiques.

I- Éléments positifs

Ø Au niveau des activités de la CCM

La CNPS organise des campagnes d’information au profit des assurés sociaux et

du grand public. Ces campagnes ont pour incidence de permettre à la population

cible (assurés sociaux, employeurs) de connaître leurs droits et leurs obligations,

mais aussi au grand public d’avoir une vue globale des activités de l’entreprise.

L’opération médiatique des activités de la CNPS vise surtout à se rapprocher du

public et à anticiper tout événement ou fait pouvant avoir une incidence sur

l’Institution à travers l’organisation de conférence de presse, de déjeuner de

presse, d’interview.

La CNPS par le biais de sa communication externe a mis en place un

management par l’image dans le but de diffuser une image globale, claire et

homogène d’elle et de ses produits. A ce titre, la CCM est à la conception des

supports utilisés tels que les brochures, les plaquettes, les guides, le site internet

et l’intranet.

La structure de communication interne et externe, grâce à l’internet et à

l’intranet, a pu offrir un cadre d’échange et de dialogue au sein et en dehors de

l’entreprise. Cela a conduit à une transmission sécurisée et homogène de

l’information au niveau de chaque service.


La volonté manifeste de la Direction Générale de conserver la mémoire de

l’entreprise, notamment à travers le press-book et l’archivage photo des

cérémonies de l’entreprise.

Ø Au niveau du personnel

Nous avons noté de la part de l’ensemble du personnel une réelle volonté

d’impliquer les stagiaires à toutes les activités de la CCM.

II- Éléments négatifs

Ø Au niveau des activités

La CNPS pratique uniquement la communication Institutionnelle. On note aussi,

le retard dans le démarrage des campagnes d’information.

En outre, la perte de connexion au réseau internet entrave souvent l’exécution

des tâches à accomplir.

A cela s’ajoute le problème de logistique fréquent qui entrave quelque fois la

célérité dans l’exécution des travaux. Aussi, la non participation des journalistes

invités aux différentes couvertures du fait de leur non confirmation constitue un

handicap. Il en est de même de la présence des journalistes non invités à des

événements et le retard des journalistes aux cérémonies. Par ailleurs, l’absence

de dotation des gestionnaires administratifs en recharge de téléphone mobile est

un frein pour coordonner l’organisation de la couverture des événements.

Ø Au niveau du personnel

La communication n’est pas déconcentrée dans les agences CNPS comme c’est

le cas pour la Cellule Juridique et du Contentieux (CJC).

Les gestionnaires sont confrontés à un manque de moyens de vérification de la

réalisation de certaines activités (spot publicitaire, avis et communiqué) sur le

terrain.


CHAPITRE II : LES SUGGESTIONS

En dépit des éléments positifs que présente la CNPS, nous constatons des

insuffisances à combler. Raison pour laquelle, il est aussi important pour nous

de faire des suggestions. Ces suggestions permettront d’atteindre un certain

nombre d’objectifs dont le rapprochement de l’entreprise du public et

l’amélioration de son image de marque.

I- Au niveau de l’effectif et du matériel de la CCM

La CCM doit se doter de logiciels d’infographie performants et former son

personnel en place afin de réduire les coûts de montages publicitaires et de

réalisation de production audiovisuelle pour l’entreprise. La CNPS gagnerait en

utilisant « les notes flash » en vue de réduire les rumeurs et permettre une bonne

circulation de l’information. C’est un support écrit visant à informer le personnel

de manière rapide et brève en temps réel.

La CNPS doit aussi équiper chaque gestionnaire administratif de la CCM d’un

poste transistor (radio) pour le suivi des avis et communiqués effectués par

l’entreprise sur les différentes chaînes de radio de la place. Enfin, une dotation

en recharge de téléphone mobile pour coordonner la couverture médiatique des

événements qui ont lieu en externe.

II-Au niveau des activités de la CCM

Dans un souci de performance et de rentabilité, rendre la CCM autonome dans la

gestion de ses activités, ce qui lui permettra de mieux travailler.

Aussi, la CCM doit étendre ses activités au sein des agences de la CNPS par la

désignation d’un chargé de communication.

Par ailleurs, bien qu’étant une Institution, la CNPS se doit de pratiquer la

publicité à caractère commercial en raison de la présence sur le marché des

entreprises d’assurances. A cet effet, elle doit concevoir des affiches

publicitaires car il ya le projet de Retraite complémentaire en cours.


En outre la cellule doit maintenir des contacts réguliers et périodiques avec les

représentants du personnel de l’Institution afin de les informer sur la vie de

l’Institution en particulier et de la sécurité sociale en général.

Enfin, mettre à la disposition de la cellule les moyens financiers adéquats afin de

lui permettre d’optimiser ses résultats.

III- Au niveau de la couverture médiatique

Faire paraître régulièrement des dossiers dans la presse sur la sécurité sociale.

Organiser des débats périodiques à la télévision et dans les radios se rapportant

aux activités de l’entreprise pour amener la population à prendre conscience du

bien fondé de la sécurité sociale. A ce titre il serait souhaitable de relancer sur la

RTI, le téléfilm « partenaires pour la vie » produit par la CNPS à cet effet.


CONCLUSION

Au terme de notre étude, nous pouvons dire que la CCM ne dispose pas d’assez

de moyens financiers dans l’accomplissement des taches qui lui sont assignées.

En effet, le thème soumis à notre étude à savoir la gestion des outils de

communication à la CNPS, nous a permis de cerner, sinon d’avoir une vision

claire des réalités pratiques de la Cellule Communication et Marketing de la

CNPS.

Bien que l’entreprise en elle-même présente des avantages et un niveau de

rentabilité assez remarquable, la CNPS qui est la maison de tous les travailleurs

du secteur privé et assimilé de Côte d’Ivoire se doit de se doter d’une politique

de communication performante.

Ceci passe par la mise en place d’une politique de promotion visant non

seulement à la faire connaître et améliorer son image.

Nous espérons que les suggestions apportées dans le cadre de notre rapport

pourront contribuer au renforcement de la politique de communication interne et

externe mise en place par la CNPS, afin de donner entière satisfaction à cette

dynamique Institution.


BIBLIOGRAPHIE

- Le Guide de la Communication d’Entreprise, Communicator

(Quatrième édition) de Marie Hélène Westphalen

-Le Management de la Communication

De François Eldin, éditions l’Harmattan 1998


TABLE DES

ANNEXES

ANNEXE 1 : CNPS ECHOS

ANNEXE 2 : PORTAIL CNPS

ANNEXE 3 : SITE INTERNET

ANNEXE 4 : CHARTE MANAGERIALE

la gestion des outils de communication a … de stage techniciens/la gestion des... · je remercie...

Documents