la gestion de projets - jean-michel rolland
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La gestion de projets, présentation par Jean-Michel Rolland à la Cantine By TVT, organisé avec l'Incubateur Paca Est et TVT.TRANSCRIPT
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Quels sont les Enjeux et les Méthodes pour réussir sa Conduite de Projets ?
Animé par Jean-Michel ROLLAND
Selon une étude du Gartner Group,
16% des projets respectent les délais et les budgets
25% des projets aux États-Unis sont considérés comme des succès par ceux qui sont responsables de leur lancement
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MANAGEMENT de PROJET Diriger & Motiver
PILOTAGE DE PROJET Organiser & Planifier
GESTION DE PROJETS Du Cahier des Charges
au Bilan
COMMUNICATION INTERNE Informer & Suivre
NEGOCIATION Gérer les Conflits
Résoudre les Problèmes
2
Responsable Département Human Management Business Innovation
Majeure Project Management Business Development
Enseignant-Chercheur Management des e-comportements
Consultant-Formateur
Management de Proximité et à Distance pour les Hommes, les Équipes et les Projets
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Euphorie
Inquiétude
Panique
Recherche des Coupables
Punition des Innocents
Promotion de ceux qui n’ont pas trempé
dans le projet
Idée d’un Projet
Une Histoire d’une conduite de projet
3
Actions
Temps
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Processus Itératif : Des logiciels opérationnels Les individus et leurs interactions La collaboration avec les clients L'adaptation au changement
Contraintes : Besoin rapide de mise à disposition du produit Imprévisibilité des besoins du client Nécessité de changements fréquents Besoin de visibilité du client sur l'avancement des développements Présence de l'utilisateur assurant un feedback immédiat
Méthodes AGILES
Les Méthodes de Conduite de Projet (1/2)
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Idée d’un Projet
Opportunités Cadrage
Etudes de Faisabilité
Définition Planification
Suivi
Bilan
Décisions
5
Actions
Temps
Les Méthodes de Conduite de Projet (2/2)
Méthodes par découpage (Activités ou Tâches), Cycle en V …
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Qu’est-ce qu’un Projet ?
Un Objectif à concrétiser Pour Réaliser
un Produit ou un Service
Satisfaisant des Besoins spécifiés
Regroupant un ensemble d’Activités
Avec des Acteurs Un Projet
Dans une Démarche Structurée et Planifiée
Unique
Novateur
Non Répétitif Début
Fin
Et des Compétences
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12 pathologies clés
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Le projet fourre-tout Le projet envahissant
Le projet verrouillé
Le projet en roue libre
Le projet Technivore
Le projet décalé
Le projet consensuel Le projet cloné
Le projet utopique
Le projet alibi Le projet indépendant
Le projet Activité
Comment réussir à faire échouer un Projet ?
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Oui
Non
Non Oui
Savo
ir q
uo
i fai
re
Savoir comment agir
Les Types de Projet
Fermé
‘Logigraphe’
Semi-Fermé
‘Faire des
Recherches’
Semi-ouvert
‘Élaborer des
scénarii’
Ouvert
‘Errer dans le
Brouillard’
8
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Exemples d’équipe Projet issus de l’Organigramme Standard
1) Le Projet se réalise au sein d’un même Service
2) Le Projet se réalise entre plusieurs Services
3) Le Projet se réalise avec une équipe sortie des Services,
le temps du Projet
CP : Chef de Projet Eq : Équipe Projet
CODIR : Comité de Direction
CS : Chef de Service
: Collaborateurs, équipe …
* Un Comité de Pilotage doit être créé regroupant l’ensemble des décideurs
?
CS=CP
CP
Eq
?
Un CP doit être nommé ?
CP
Eq
Exemple d’Organigramme Standard
Organisation Humaine du Projet (1/2)
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Les Rôles et responsabilités peuvent être divisés en 4 rôles principaux
Informé
“Doit toujours être informé après une prise de décision ou une action.”
“La personne qui fait quelque chose / qui le met en place / qui agit pour le compte de …”
Acteur
“La personne qui a un droit de veto / qui est garante de la viabilité de l’activité / qui attend un résultat ...”
Responsable
Organisation Humaine du Projet (2/2)
“Doit toujours être consulté avant une prise de décision ou une action.”
Consulté
Outil : ICAR
10
Ex : Maître d'œuvre (MOE) … Ex : Maître d‘ouvrage (MOA) …
Ex : Experts … Ex : Client, contributeurs …
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Les Indicateurs pour conduire un Projet
Construire le bon système
D’ABORD
Bien construire le système APRES
3 indicateurs à suivre
Qualité
Coûts Délais
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Les 5 étapes d’un Projet
I. OPPORTUNITES / CADRAGE Formaliser le besoin du client
II. ETUDE DE FAISABILITE Décider de la meilleure solution
III. DEFINITION / PLANIFICATION Qui fait quoi et Quand
IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI Exécuter et suivre les tâches
V. BILAN / CAPITALISATION Analyser les Succès et les Échecs
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-
+
A l’Externe (Marché, clients, concurrents,
fournisseurs, partenaires, institutions, lois …)
A l’Interne (Entreprise, produits, services,
management, collègues, équipe, collaborateurs, soi-même …)
Quelles sont nos FORCES ?
Quelles sont les MENACES ?
Quelles sont les OPPORTUNITES ?
Forces (Strengths), Faiblesses (Weaknesses), Opportunités (Opportunities), Menaces (Threats)
I. OPPORTUNITES / CADRAGE (1/5)
Quelles sont nos Faiblesses ?
Outil SWOT
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Outil OOE
De quoi parlons-nous ?
Que voulons-nous atteindre ?
Qu’avons-nous à gagner ou à perdre ?
I. OPPORTUNITES / CADRAGE (2/5)
Objet
Objectif
Enjeux
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Outils : CQQCOQP Découverte des besoins
I. OPPORTUNITES / CADRAGE (3/5)
Comment ?
Quoi ?
Qui ?
Combien ?
Où ?
Quand ?
Pourquoi ?
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Objectif SMART
I. OPPORTUNITES / CADRAGE (4/5)
Spécifique
Mesurable
Acceptable
Réaliste
Temps
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Qu’est-ce qu’un problème pertinent, accessible, mesurable et motivant ?
État Désiré : Situation
satisfaisante k État Actuel :
Situation insatisfaisante
Un PROBLEME peut être défini par l’ECART entre :
l
Bien poser un problème est utile à toutes les phases d’un projet
17
j k The Obituary Exercise
de Mike Griffiths
L ’État Actuel
Il s’énonce sous la forme d’une question positive :
« Comment … ? »
L’État Désiré et
j
l
I. OPPORTUNITES / CADRAGE (5/5)
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Les 5 étapes d’un Projet
I. OPPORTUNITES / CADRAGE Formaliser le besoin du client
II. ETUDE DE FAISABILITE Décider de la meilleure solution
III. DEFINITION / PLANIFICATION Qui fait quoi et Quand
IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI Exécuter et suivre les tâches
V. BILAN / CAPITALISATION Analyser les Succès et les Échecs
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II. ETUDE DE FAISABILITE (1/4)
Au regard du contexte, des limites et des objectifs définis, quelles sont les solutions envisageables ?
Ces données permettront d’aider à la décision à chaque étape pour : Continuer / Améliorer / Reprendre / Arrêter …
Détailler les Besoins
Préciser les Fonctions
Définir les Contraintes
Lister des Solutions
Analyser les Risques
Prendre une Décision
Brainstorming
Benchmarking
Brainsteering
Qualité
Coûts Délais
MindMap
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C
W
S
M
Outil : MOSCOW
Éliminées
n’aura pas
Won’t have
Possibles
peut avoir
Could have
Souhaitables
devrait avoir Should have
Impératives
doit avoir Must have
Fonctions Prioriser les exigences
II. ETUDE DE FAISABILITE (2/4)
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Quel est l'impact sur (les clients, l'entreprise, les partenaires ... )
Quelle est la faisabilité (humaine, financière, technique ... )
Zone d'Impact fort MAIS difficulté en terme de mise en place (ex: investissement
trop important en temps , hommes ou argent)
Zone des causes majeures et des solutions prioritaires
Maximum d'efficacité pour un Minimum d'investissement
Zone d'impact faible et difficile
à mettre en place.
Zone d'impact faible et facile à mettre en place
II. ETUDE DE FAISABILITE (3/4)
Outil : Impact /Faisabilité
Faisabilité
difficile Faisabilité
facile
Impact faible
Impact fort
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Modèle de ‘Tableau d’État’ de risque
Numéro
de risque Description du risque
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Faible
Moy.
Élevé
Co
nsé
qu
en
ces
Élevé Moy. Faible
Probabilité
II. ETUDE DE FAISABILITE (4/4)
22
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Les 5 étapes d’un Projet
I. OPPORTUNITES / CADRAGE Formaliser le besoin du client
II. ETUDE DE FAISABILITE Décider de la meilleure solution
III. DEFINITION / PLANIFICATION Qui fait quoi et Quand
IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI Exécuter et suivre les tâches
V. BILAN / CAPITALISATION Analyser les Succès et les Échecs
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III. PLANIFICATION (1/4)
Qui fait quoi et quand ? Avec quelles Ressources et quelles Responsabilités ?
Étape conditionnant
Qualité
Coûts Délais
Outils : P.E.R.T.
Tâche
Chemin Critique Tâches qui impactent sur le projet en cas de retard
Étape 1 1 jour
Étape 20 2 jours
Étape 21 1 jour
Étape 30 2 jours
Étape 31 3 jours
Étape 32 1 jour
Étape 40 3 jours
Étape 41 1 jour
Étape 5 1 jour
Étape 6 1 jour
Optimisation des enchaînements chronologiques
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III. PLANIFICATION (3/4)
Outil : GANTT
Pour optimiser les délais
Pour prévoir, ajuster et contrôler les responsabilités et les moyens à mettre en œuvre
Pour suivre le degré d’avancement des travaux.
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Les 5 étapes d’un Projet
I. OPPORTUNITES / CADRAGE Formaliser le besoin du client
II. ETUDE DE FAISABILITE Décider de la meilleure solution
III. DEFINITION / PLANIFICATION Qui fait quoi et Quand
IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI Exécuter et suivre les tâches
V. BILAN / CAPITALISATION Analyser les Succès et les Échecs
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IV. CONCEPTION/REALISATION /SUIVI (1/2)
Suivre un Projet c’est : Connaître les écarts entre le prévu et le réalisé, Décider des actions correctrices
pour réduire risques, délais et/ou coûts.
Délais imposés : agir sur les Coûts et/ou la Qualité
Coûts imposés : agir sur les Délais et/ou la Qualité
Qualité imposée : agir sur les Délais et/ou les Coûts
Qualité
Coûts Délais
Que faire lors d’un suivi ? Décider d’avancer, d’arrêter, de suspendre, de reporter …
et dans tous les cas de communiquer,
Quand faire un suivi ? Étape clé (Jalon) / Problème / Changement / Leçon à retirer …
La mesure des écarts
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Constat 2 Gamme de moyens
Organisation
Investissement
Communication
Formation
Objectif Opérationnel
Terrain à l’instant T+1
Mesure des
effets
Objectifs de Communication
Actions de communication
Terrain à l’instant T Constat 1
Le rôle de la communication (1/3)
De l’Objectif Opérationnel à l’Objectif Communicationnel
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Niveau des actions
Temps
Sécurité
Confidentialité
AGIR
S’APPROPRIER
COMPRENDRE
INFORMER
L’ESCALIER DE LA COMMUNICATION ET LES OBJECTIFS
Le rôle de la communication (2/3)
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NEUTRES PARTISANS
OPPOSANTS HESITANTS
Freins Faibles
Freins Forts
Motivation Forte Motivation Faible
CARTOGRAPHIE DES CIBLES
Compréhension
Sensibilisation Acquis à la cause
Soutiens actifs
Le rôle de la communication (3/3)
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Les 5 étapes d’un Projet
I. OPPORTUNITES / CADRAGE Formaliser le besoin du client
II. ETUDE DE FAISABILITE Décider de la meilleure solution
III. DEFINITION / PLANIFICATION Qui fait quoi et Quand
IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI Exécuter et suivre les tâches
V. BILAN / CAPITALISATION Analyser les Succès et les Échecs
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V. BILAN / CAPITALISATION
NIVEAU TECHNIQUE NIVEAU PILOTAGE PROJET
NIVEAU MANAGEMENT
« Étape primordiale pour construire le futur »
Mesures chiffrées
Écarts entre le Prévu et le Réalisé
Compétences / Communication / Comportements
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Vos Actions Prioritaires pour vos futurs projets
N°1 :
N°2 :
N°3 :
Je vous souhaite un plein succès dans vos futurs projets et vous remercie de votre écoute Active … Jean-Michel ROLLAND
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Méthodes de conduite de projet Cycle en V à cycle itératif. http://www.geek-directeur-technique.com/2011/05/12/application-concrete-des-methodes-agiles Logiciels libres de conduite de projet Open Workbench : Quand la gestion de projet se libère...| FR | WINmaj : 3 octobre 2011 TaskJugglerTaskJuggler est un outil de planification de projet.| TUX | GPLmaj : 24 août 2011 TaskFreak !Une application de gestion de tâche en ligne.| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 16 janvier 2011 GanttProject : Le diagramme de Gantt a été libéré !| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 25 août 2011 Activity Manager : Suivi de projet centré sur les temps de travail et les tâches qui restent à faire| WIN | TUXmaj : 4 mars 2010 Collabtive : Une application collaborative de gestion de projets| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 3 décembre 2010 ProjeLead (ex ADHEO ex-PMS) : Solution de gestion de projet complète, simple et libre| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 22 novembre 2010 GIOCOM : Logiciel de gestion pour organismes communautaires| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 2 novembre 2009 Tudu ListsUne application de gestion de listes de tâches, pouvant être utilisées de manière collaborative| WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 15 août 2009 SOPlanning : SO Planning, outil simple de gestion projet (ou de production) en ligne.| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 16 avril 2009 Task Coach : Un gestionnaire de tâche (gestion des temps d’effort par tâche et organisation hiérarchique.| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 23 déc 2008 Progect et Pdesk : Applications simples et efficaces de gestion de projets pour ordinateur de bureau et de poche.| FR | WIN | GPLmaj : 11 août 2008 JPEd : Décrire des processus, c’est enfin possible avec du libre !| WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 4 août 2008 Dotproject : Un véritable outil de gestion projets| FR | WIN | TUX | MACmaj : 26 juin 2008
Macro Excel pour conduire des projets http://www.excel-downloads.com/remository/Download/Professionnels/Planification-et-gestion-de-projets.html Gestion de projets in cloud computing http://www.teamlab.com/fr/project-management.aspx Gestion de projet avec MindView et MindManager http://www.matchware.com/fr/products/mindview/mindview2_be/project_management.htm http://www.idergie.com/jcv-gantt
Bibliographie de Logiciels de Conduite de Projet
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Le chef de projet efficace - 12 bonnes pratiques pour un entrepreneur - Alain Fernandez – Ed. d'Organisation – 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping - Pierre Mongin - Collection: Efficacité professionnelle, Dunod – 2011
Gestion d'un projet web - Planification, pilotage et bonnes pratiques - Vincent Hiard - Editeur : Eni - 2011
Réussir mon premier projet transverse - Séverine Delaville - Studyrama - 2011
TPE/PME, pilotez votre projet informatique - Hugues Bernet-Rollande – Ed. Dunod – 2011
Choisir l'agilité – Du développement logiciel à la gouvernance - Mathieu Boisvert , Sylvie Trudel - Editeur : Dunod - 2011
Scrum : le guide pratique de la méthode agile la plus populaire - Claude Aubry – Dunod - 2011
La gestion de projet pour les nuls - Stanley Portny , Sandrine Sage - Editeur : First - 2011
Gestion de projet agile Avec Scrum, Lean, eXtreme Programming... - Véronique Messager Rota - Editeur : Eyrolles – 2010
Le kit du chef de projet - CD-Rom offert - Hugues Marchat - Editeur : Editions d'Organisation - 2010
De la simplicité - John Maeda (Auteur), Jean-Luc Fidel (Traduction) – Payot – 2009 S'organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD) - David Allen, Michel Edéry (Traduction) - Leduc.S Editions - 2008
Le chef de projet paresseux mais gagnant - Marc Destors, Jean Le Bissonais – Microsoft Press - 2003
Bibliographie de Conduite de Projet
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Conduite de Projet : Table des Matières
36
Définition d’un Projet
p12
Les Méthodes de conduite de Projet
p4-p5
Qu’est-ce qu’un Projet ?
p6
Comment réussir à faire échouer un Projet ? p7
Les types de Projet
p8
Organisation Humaine du
Projet p9-p10
Les Indicateurs pour conduire un Projet p11
I. OPPORTUNITES / CADRAGE p12 - p17
II. ETUDE DE FAISABILITE p18 - p22
III. DEFINITION / PLANIFICATION p23 - p25
IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI p26 – p27
V. BILAN / CAPITALISATION p31 – p32
Le rôle de la Communication p28 - P30
Bibliographie p35 Bibliographie de Logiciels p34
Vos Actions Prioritaires p33