la chaine de numérisation stagemaroc

Stage Maroc

21 au 25 mai 2012

Gestion d ’une collection et organisation d’une biblioth èque num érique

Dominique MailletBibliothèque Nationale de France

Les grands principes de la constitution d’une biblioth èque num érique ou comment

gérer une collection de documents

• Quels objectifs (Pourquoi)• Quels contenus (Quoi)• Quelle organisation (Comment)

Quels objectifs ou Pourquoi num ériser ?

La gestion d’une collection de document s’appuie sur:

• Sa conservation

• Sa diffusion

Quels objectifs ou Pourquoi num ériser ?

CONSERVATIONPréserver le document original

DIFFUSION Le partage le plus efficace possible du savoir au plus grand nombre

Communiquer le plus de documents

Rationaliser la communication sur placeTransmettre à distance

21 au 25 mai 2012Dominique Maillet BnF- Stage Maroc- Chaine de numérisation

Gestion d ’une collection

• HISTORIQUEMENT …..

• CONSERVATION: Support argentique (microformes, ektachromes, …)

• DIFFUSION : Support argentique puis la Numérisation s’impose peu à peu


• ….. EVOLUTION DU MODELE

• CONSERVATION: Disparition progressive du support argentique au profit de la numérisation.

• DIFFUSION : La numérisation est présente partout: en local et sur Internet


• Une seule technique pour les deux objectifs CONSERVATION et DIFFUSION

• Simplification ou complexité ?

Simplification ou complexité?

• Simplification de gestion : même chaîne• Complexification pour le choix des documents à

traiter: car si on ne peut pas tout faire il faut concilier conservation et communication dans une politique documentaire cohérente.

• Complexification pour définir le niveau de qualitéattendu: Plus il y a d’objectifs plus les choix sont compliqués

Gestion d ’une collectionConservation

Préserver le document original:

Pas consulté = pas ab îmé(Si conservé dans de bonnes conditions)Préserver l’information du document au delà de

la durée de vie du support

Préserver le document original: livre neuf. Ne reste pas ouvert seul.

21 au 25 mai 2012 Dominique Maillet BnF- Stage Maroc- Chainede numérisation

Préserver le document original: document déjà manipulé reste ouvert seul


Préserver le document original: document très manipulé les feuilles se d étachent


Préserver le document original: document très manipulé la reliure s’est d étach ée


Gestion d ’une collection Diffusion

Communiquer des documents originaux difficilement communicables:

- en mauvais état

- Fragiles (plaques de verre, papier fragile)- précieux- trop grands (affiches, grandes cartes, etc)

2 Communiquer des documents originaux difficilement communicables: en mauvais

état


2 Communiquer des documents originaux difficilement communicables: fragile (plaque

de verre)


2 Communiquer des documents originaux difficilement communicables: fragile (papier

acide qui se d échire facilement)


2 Communiquer des documents originaux difficilement communicables: Affiche

originale fait 4m X 3m


2 Communiquer des documents originaux difficilement communicables: Portulans 1m

X 2m

2 Communiquer des documents originaux difficilement communicables: Maquettes de

décor d ’Opéras

Gestion d ’une collection Diffusion

Rationaliser la communication sur place: 1 original = 1 lecteur sur place

1 document numérique = autant de lecteurs que d’écrans dans la bibliothèque

Transmettre à distance1 document numérique = autant de lecteurs que de personnes possédant un ordinateur.

Valoriser une collection qui répond à la demande du public, …21 au 25 mai 2012 Dominique Maillet BnF- Stage

Maroc- Chainede numérisation

Quels contenus (Quoi)?

Pour savoir quels contenus choisir, il faut:Bien connaître ses collectionsBien connaître leur état

Savoir ce qu’attend le public

Quelle organisation (Comment) ?

• La numérisation est entendue comme une chaîne de numérisation c’est a dire l’ensemble des actions àmettre en œuvre pour atteindre l’objectif fixé.

• Car numériser n’est pas simplement créer une image numérique, capturer et transformer un document en information numérique. C’est également mettre en œuvre tous les traitements disponibles pour aujourd’hui satisfaire au mieux le besoin ou le souhait de l’utilisateur.

LA CHAINE DE NUMERISATION : LES 10 ETAPES

• 1) Gestion du Pourquoi et du Quoi. Puis analyse de pre-requisqui vont permettre de préciser le comment.

• 2) La gestion des droits d’auteur• 3) Catalogage des documents à numériser. • 4) La préparation des documents à numériser • 5) La numérisation des documents • 6) La post-production (création des méta données)• 7) Le passage en OCR pour les documents imprimés• 8) Le contrôle qualité des documents numérisés.• 9) La sauvegarde des documents numérisés sur les serveurs

informatiques• 10) La mise en consultation des documents numérisés.

21 au 25 mai 2012

LA CHAINE DE NUMERISATION : LES METIERS INTERVENANTS et ROLES

5 rôles:• Les responsables des fonds qui font les sélections

des fonds , les préparations et le contrôle• Les catalogueurs qui font le catalogage • Les opérateurs ou photographes qui font la

numérisation et la post-production• Les informaticiens qui développent les logiciels

d’archivage et de consultation des documents numérisés.

• Les experts (programmation, numérisation, restauration, etc)Une personne peut remplir plusieurs rôles

Quelle organisation (Comment) ?

• Les pré requis :• 1) Il faut examiner la collection physique et

son état

• 2) Il faut expertiser son niveau d’identification• 3) Il faut définir une orientation sur le

problème des droits

Quelle organisation ?1 Expertise Technique sur les document

sélectionn és

- Examen physique de la collection: Caractéristique: format, couleur ou noir et blanc, relié, en feuille, dans des classeurs, etc.

État du document: bon état, mauvais, papier cassant, reliure qui se décolle, etcQualité des pages: bonne impression, pas lisible, etc


Expertise Technique sur les documentsTrès mauvais état. Non num érisable A

restaurer avant num


Expertise Technique sur les documentsBon état Num érisable


Expertise Technique sur les documentsBon état s’ouvre bien Num érisable


Expertise Technique sur les documentsS’ouvre bien mais sera abim é par la num

(feuilles qui s’arrachent des agrafes)


Expertise Technique sur les documentsSemble bien mais sera d étruit par la num(papier acide qui se d échire facilement)


Quelle organisation? 1 Expertise Technique sur les document

sélectionn és

- Cet examen permet d’identifier:

- Les documents qui ne passerons pas - Les documents qui nécessitent un traitement

physique- Les documents qui passent sans problème


Quelle organisation ?1 Expertise Technique sur les document

sélectionn és

Plus tard, l’ Expertise Technique sur les document sélectionnés permettra de faire des propositions pour la numérisation:- Choix du numériseur, - Choix couleur, niveaux de gris,noir et blanc - Choix de la résolution

les mieux adaptés au fonds


Quelle organisation ?2 Examen du niveau d ’identification des

documents (catalogage)

Sans notice, le document num érisé n’est pas identifié donc perdu.Il faut donc examiner le fonds et identifier les documents qui ne sont pas catalogués pour évaluer la charge de travail nécessaire à cette identification.Définir le niveau d’identification souhaité.


Quelle organisation ?3 - Les droits

Il faut définir une orientation sur le problème des droits ce qui permettra de mieux préciser la sélection des documents.


Quelle organisation ?La mise en œuvre Étapes 2 à 10


La chaîne de num érisation : 2 les droits d ’auteur

L’auteur a le droit exclusif (limité dans le temps et soumis à rémunération) d’autoriser ou d’interdire la reproduction ou la communication au public des œuvres protégées.La durée dépend de la loi et du pays ou est appliqué la loi



• Liste non limitative des créations, : écrits (livres, brochures, écrits littéraires et artistiques, ) photographies, reproduction d’œuvres d’art ,plans logiciels œuvres orales, œuvres graphiques type logo, icones , etc

• Le droit d’auteur protège un écrit. Il ne protège pas une idée ou un concept ou encore une méthode. C’est la formalisation écrite de cette expression qui peut être protégée.

• Pourra également être qualifiée d’œuvre de l’esprit une page d’écran une animation, les fonctionnalités d’un site web , etc


• Le droit à l’image : L’autorisation de l intéressé est obligatoire si l utilisation de la photo numérisée est faite dans un objectif diffèrent de celui pour lequel elle a été prise à l’origine.

• Respect de la vie privé


Question juridique. Il faut appliquer la loi.S’assurer que l’œuvre n’est pas protégée et si elle l’est demander par écrit l’autorisation de diffusion.



En France 70 ans après la mort de l’auteur = libre de droits.

Dépôt légal = libre de droits

Signature de convention pour avoir les droits

La chaîne de num érisation : 3 l’identification

3) Catalogage des documents ànum ériser.

INDISPENSABLE avant num érisation. Une notice minimum suffit:Côte du document – Titre – auteur

Sans notice, le document num érisé n’est pas identifié donc perdu


La chaîne de num érisation : 4 – preparation des document à numeriser

Ce sont tous les travaux éventuels nécessaires à la bonne num érisation d’un document : - dépoussiérage- restauration éventuelle, - défroissage, dépliage, - dégrafageetc.Ils se font AVANT – PENDANT ou APRES la numérisation


Préparation des documents avant num érisation: d époussiérage


Le dépoussiérage s’effectue avec un aspirateur à filtre absolu de puissance variable équipé de différents embouts ; des chiffons non pelucheux et des

brosses souples peuvent être utilisés.21 au 25 mai 2012 Dominique Maillet BnF- Stage

Maroc- Chainede numérisation

Préparation des documents avant num érisation: d époussiérage


Préparation des documents avant num érisation: petite restauration 1


Préparation des documents avant num érisation: petite restauration 2


Préparation des documents avant num érisation: petite restauration:


Préparation des documents avant num érisation: grosse restauration

• Colmatage :

• Remplacement d’un élément :


Préparation des documents avant num érisation: Grosse restauration

25 mn par feuillet

Avant traitement

Après traitement

Avant traitement

Après traitement21 au 25 mai 2012 Dominique Maillet BnF- Stage Maroc- Chaine de numérisation

Préparation des documents avant num érisation: restauration

Temps de traitement sur l’ouvrage supérieur à dix heures

Après traitement

Colmatage de feuillets

Avant traitement Après traitement21 au 25 mai 2012 Dominique Maillet BnF- Stage

Maroc- Chaine de numérisation

Préparation des documents après num érisation: restauration

Temps de traitement sur l’ouvrage inférieur à trois heures

Avant traitement Après traitement

21 au 25 mai 2012 Dominique Maillet BnF- Stage Maroc- Chaine de numérisation

Préparation des documents après num érisation: restauration

Filière de consolidationTemps de traitement sur l’ouvrage compris entre trois et dix heures

Renforcement du mors

Avant traitement Après traitement21 au 25 mai 2012 Dominique Maillet BnF- Stage

Maroc- Chaine de numérisation

Règles de manipulation des documents

Ces règles s’appliquent pour:

- le stockage permanent - le stockage temporaire avant et après numérisation- les manipulations pendant la numérisation

Règles de manipulation des documents

Quelles peuvent être les conséquences d’une mauvaise manipulation sur une monographie et sur un périodique?


Veiller à ouvrir correctement les documents


Dégradations dues au stockage temporaire inadapté

Veiller à la disposition sur les bureaux


Les risques• Boisson et nourritures sont à proscrire à proximité des

documents

- La nourriture peut engendrer des moisissures ou attirerdes insectes

- Les boissons tachent et salissent


Dégâts dus à la n égligence


Risques divers induits par la n égligence


Gare aux signets parallèles qui peuventmarquer de façon irréversible les

documents


La disposition sur les rayonnages:Ne pas faire


La disposition sur les rayonnages:Ne Pas Faire

Veiller à utiliser à bon escient et correctement les serre-livres


La disposition sur les rayonnages- Eviter un rangement trop serré � frottement

des plats, plis, déchirures- Eviter un rangement trop lâche � manque de

maintien des documents, inclinaison et déformation des documents

- Utiliser des serre-livres adaptés


La saisie sur les rayonnages

- Prendre l’ouvrage par les plats- Utiliser toujours les deux mains lors de la saisie

- Eviter de porter trop d’ouvrages lors de déplacement ou de saisie d’un lot de documents sur une étagère

- Avoir un chariot à disposition


Les 2 m éthodes de saisie d ’un ouvrage


La disposition sur les rayonnages des grands formats


La disposition sur les rayonnages des grands formats

Synthèse :

- Préconiser un rangement à plat- Ne pas empiler plus de trois volumes

- Placer le plus grand format en-dessous- Eviter de faire dépasser les documents des

rayonnages pour limiter les chutes, les accrochages


La saisie sur les rayonnages des documents lourds

- Prévoir un chariot à disposition- Pour retirer un document à

plat, mettre les volumes supérieurs sur une tablette vide ou un chariot

- Manipuler les grands formats àl’aide des deux mains


• Rappels sur la manipulation des ouvrages– Avoir les mains propres (laver plusieurs fois par jours)– Ne pas avoir de nourriture ni de boisson à proximité– Ne pas utiliser de stylo, feutres ou encre– Ne pas faire des piles avec les livres– Ne pas les transporter en piles– Ouvrir avec précaution– Ne pas appuyer ni prendre appui sur le corps d’ouvrage

pour le maintenir ouvert– Ne pas prendre par les coiffes dans les rayonnage

(écarter légèrement les livres voisins afin de saisir l’ouvrage entre le pouce et l’index)

– Ne pas les ranger en les faisant frotter sur les champs inférieurs

– Les poser sur des surface non abrasives

MERCI POUR VOTRE ATTENTION


Démarche pour monter un projet de num érisation :

• Les enjeux• Les publics et les usages visés: Grand public, public spécialisé,

scolaires ?• Les thématiques, les types de fonds et de collections• Les partenariats éventuels et la mise en réseau• Les impacts attendus• On s’interrogera également si la diffusion peut être faite par un

partenaire• La définition du public et les m éthodes d’accès

conditionnent les modalités techniques d’acquisitio n et de diffusion ce qui a un impact financier .

Démarche pour monter un projet de num érisation

• Chaque projet de numérisation doit s inscrire dans un dessein intellectuel associant différents acteurs aux compétences variées, L’essentiel est que l objectif soit bien cadré, atteignable et mesurable. Sa définition est décisive pour la bonne conduite et la réussite du projet.


• Etude préalable : Analyse de l’existant qui permet d’analyser le contexte et fixer les objectifs. Le projet est il pertinent ?Se situe t il dans un contexte politique économique qui en permettra sa réalisation ? Correspond il aux attentes du public ? Complète t il une mission existante


• Etude de faisabilité : est il possible de mener à bien le projet ?

• Quelles sont les ressources financières ?

• Méthode FOMM (Force Faiblesses Opportunité Menace)


• Mise en œuvre du projet• Cadrage du projet• Ressources a engager (humaines, matérielles

financières) , responsable du projet, budget, calendrier, découpage en phases et en action

• Une fiche de risques sera établie• Fixer des indicateurs de réussite qui permettront de

voir si le projet se déroule bien (nbre de documents mis en ligne, budget dépensé , etc)


• Il faut créer un projet réaliste selon• L importance matérielle des documents à numériser • Les moyens humains disponibles (combien d’agents,

quelle expertise quelle expérience combien de temps ?)

• Les moyens financiers : combien sur combien de temps. Subvention possible ?

• Les moyens techniques• Les partenariats


• Points importants du budget:• Préparation restauration éventuelle des documents• Signalement des documents, préparation des

metadonnees• Déplacement des documents• Numérisation: Plusieurs choix techniques peuvent

considérablement modifier le cout d’un projet de numérisation.

• Cout des scanners, des supports de stockage conservation des données

• Ressources humaines

la chaine de numérisation stagemaroc

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