POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES

Titre : Politique sur la gestion du télétravail

Responsable : Directrice des ressources

humaines de la culture et du leadership

Nom du signataire : Marie-Josée Guilbault

Signature ,'\J ' Q

u_.è

1. Préambule

Codification : POL-446

Niveau d'application : Général

Approuvée par : Comité de direction du

CHU Sainte-Justine

En vigueur·: 25 novembre 2019

Révisé le:

Cette politique porte sur le télétravail, soit le fait qu'un membre du personnel exécute ses tâches, sur

une base régulière, à distance par le biais de différents moyens technologiques fournis ou non par

l'employeur. Le télétravail au CHU Sainte-Justine s'inscrit dans un contexte d'évolution et de

transformation du monde du travail et de la culture organisationnelle qui valorise la flexibilité et l'équilibre

vie professionnelle et vie personnelle.

Le télétravail fait aussi partie des mesures qui sont mises de l'avant pour attirer et retenir les talents. Le

CHU Sainte-Justine reconnaît l'importance d'offrir un milieu de travail adapté aux nouvelles réalités des

talents et souhaite se démarquer comme employeur en matière de bien-être au travail.

Ainsi, le CHU Sainte-Justine considère le télétravail comme un atout pour la gestion de ses talents et

vise l'atteinte de ses objectifs organisationnels en leur proposant si c'est possible, un moyen actuel et

pratique de travailler.

Direction des ressources humaines, de la culture et du leadership Page 1 de 9

au service informatique du CHU Sainte-Justine dans les meilleurs délais.

Pendant le délai d'attente pour fins de réparation ou de remplacement de l'équipement défectueux, le télétravailleur pourra poursuivre ses activités à l'intérieur des installations du CHU Sainte-Justine. Le télétravailleur est également responsable de rapporter et de rebrancher les équipements à son lieu de télétravail après la réparation ou lors de la mise à jour. Le service informatique l'assistera au besoin à distance.

Le télétravailleur autorise le service informatique à effectuer à distance des vérifications liées au bon fonctionnement et à la mise à jour des équipements informatiques fournis par le CHU Sainte-Justine.

Service de soutien

Le service de soutien informatique du CHU Sainte-Justine ne pourra en aucun temps, se déplacer chez une personne pour installer de l'équipement ou corriger un problème.

Dans la mesure du possible et selon les personnes disponibles, le service de soutien pourra, selon la problématique, offrir un certain accompagnement pour résoudre des problèmes urgents. Toutefois, tout problème important impliquera de revenir au CHU Sainte-Justine pour régler le problème.

Le télétravailleur doit aviser sans délai le CHU Sainte-Justine de tous problèmes de fonctionnement liés au système d'exploitation ou du matériel nécessaire au télétravail qui est sous la responsabilité du CHU Sainte-Justine.

La plage de soutien sera disponible seulement entre 7h00 et 18h00 du lundi au vendredi. L'accessibilité ou non dépendra des personnes disponibles.

7. Équipement et prise en charge des coûts

Équipements

Le CHU Sainte-Justine est responsable de la réparation et de l'entretien courants du matériel qu'il fournit aux télétravailleurs. Le CHU Sainte-Justine pourra fournir le matériel suivant au télétravailleur, selon la situation

Équipement de base

■ Jeton pour connexion sécurisée

Équipement complémentaire en fonction des tâches à accomplir et avec l'autorisation

Direction des ressources humaines, de la culture et du leadership Page 6 de 9

8. Confidentialité des données et sécurité des actifs

informationnels

Le télétravailleur est tenu aux mêmes règles de confidentialité et de sécurité que le

personnel en établissement et doit porter une vigilance particulière à cet aspect

lorsqu'il effectue le travail à distance. Il doit s'assurer que l'endroit choisi pour le

télétravail lui permet de respecter ces règles.

Aucune copie de document confidentiel ne peut être faite sur les lieux de télétravail.

Le télétravailleur ne peut sortir de l'établissement un original ou des copies d'une partie ou

de l'ensemble d'un dossier d'usager, à moins d'avoir préalablement obtenu l'autorisation

du Service des archives médicales.

Le télétravailleur doit utiliser une clef USB sécurisée pour le transport de documents

confidentiels.

En référence aux règlements, politiques et procédures du CHU Sainte-Justine.

• POL-2110 Politique sur la confidentialité et l'accès au dossier de l'usager

• POL-243 Politique sur la sécurité de l'information

• POL-241 Politique sur l'utilisation acceptable des technologies de l'information

• POL-242-01 Cadre de gestion local de la sécurité de l'information

Plus spécifiquement, le télétravailleur ne doit permettre à aucune personne, non autorisée

par le CHU Sainte-Justine, l'utilisation ou l'accès au matériel informatique prêté par le

CHU Sainte-Justine et il ne peut utiliser l'équipement à d'autres fins que celle inhérente à

ses activités de travail régies par le CHU Sainte-Justine. Comme tout travailleur, il doit

notamment veiller spécifiquement à verrouiller sa session informatique afin que l'accès au

contenu ne soit rendu possible à quiconque autre que lui-même.

Aucune application (pro-logiciels, jeux, banques de données, photos, etc.) ne doit être

installée par le travailleur sur les équipements prêtés par le CHU Sainte-Justine ou les

réseaux qu'il opère.

Le télétravailleur ne peut pas permettre ou autoriser, quiconque autre qu'un technicien

désigné à cette fin par le CHU Sainte-Justine, à accéder au contenu à des fins de soutien

technique ou à procéder à l'ouverture du boîtier de l'ordinateur pour ajouter des

composants, comme de la mémoire, des disques durs, etc.

Si lors de la réparation de l'ordinateur, il est établi que le problème a été causé par

l'installation de logiciels non autorisés, une manipulation de l'ordinateur non conforme à

son usage normal ou par un acte de négligence de la part du télétravailleur, celui-ci

s'expose à des mesures administratives et le CHU Sainte-Justine pourra décider alors de

mettre fin sans délai au télétravail.

Direction des ressources humaines, de la culture et du leadership Page 8 de 9