irts-poitiers.euirts-poitiers.eu/app/files/app/optimiser%20ses%20%e9... · web viewle destinataire...

Améliorer ses écrits professionnels: 10.20.01

«Améliorer l’efficacité de ?ses écrits professionnels »

est une ressource proposée David Bollier de l’équipe de l’APP d’Arras.

Objectifs :

Acquérir une méthode d’élaboration de l’écrit Appliquer des règles et des techniques de rédaction à travers des écrits d’entreprise

Public :

Tout personne désirant améliorer son aisance rédactionnelle et l’efficacité de ses écrits professionnels internes et externes (Lettres et courriers professionnels, note de service, rapport, note ou rapport de synthèse, e-mail….)

Durée : 11 h

Sommaire

Positionnement p 3

Méthode et règles d’écriture p 4

Progresser en français p

Exercices d’entraînement p

La lettre, le courrier professionnel p La note de service p Le rapport p La note ou rapport de synthèse p Le mail p

«APP-Entreprises» 1


Démarche générale proposée

Ce module commence par un positionnement initial qui donne lieu à un plan de formation

individualisé.

Etabli avec l’appui du formateur, ce plan de formation préconisera pour chacun:

les écrits professionnels à travailler

les points de français à renforcer

Les ressources et les exercices proposés sont à choisir et à compléter par chaque

formateur d’APP avec ceux de son Centre de Ressources.



Améliorer ses écrits professionnels

Positionnement/parcours personnalisé

Il est préconisé, à partir d’un échange avec l’apprenant et l’analyse de ses écrits professionnels* :

1. de faire le point

- sur sa pratique des écrits professionnels : pourquoi, quand ?sous quelle(s) forme(s) ?

- sur les difficultés rencontrées dans leur production- sur ses attentes

2. de choisir

- les écrits à travailler dans le module (perfectionnement, acquisition)- les méthodes de travail adaptées (amélioration de l’existant, rédaction d’écrits

nouveaux)- des points de progrès en matière de français (vocabulaire, orthographe,

syntaxe, ponctuation……)

3. de proposer, en final, un parcours personnalisé à partir des résultats obtenus , des attentes et des contraintes.

* Cf. Fiche descriptive : « La formation s’appuiera sur des exemples pratiques de votre entreprise. Il est nécessaire d’apporter des écrits professionnels récents qui serviront aux acquisitions et feront l’objet d’une analyse critique et d’exercices d’amélioration ».




Méthode et techniques d’écriture efficace

1. Rechercher des idées « Ecrire quoi ? »

Cherchez et écrivez en vrac sur le papier les idées à faire passer, les arguments à utiliser, les informations à donner, les faits à rappeler ……..

Choisissez et priorisez les idées, les arguments, les informations en fonction du problème à traiter, du résultat visé, du destinataire ou du public visé.

2. Structurer ses idées « Organiser ses idées comment? »

Vous avez trouvé et choisi vos idées clés, vos arguments efficaces,Vous devez maintenant :

- les ordonner

- et les compléter, au besoin.

Pour éviter d’aller dans tous les sens, En effet, vous ne pouvez aller dans tous les sensvous devez donc construire un support structuré, dans lequel vont s'insérer vos différentes idées.

Ce support s'appelle un plan.

Etape obligatoire dans la construction de votre écrit, il doit répondre à certaines exigences :

1. Faire apparaître une logique dans la présentation des idées

Principe du paragraphe :



1 paragraphe = 1 idée

Vous changerez systématiquement de paragraphe à chaque nouvelle idée.

2. Montrer une certaine progression et enchaînement

Vous pouvez classer vos idées par ordre d'importance.

C'est cette trame qui va devenir le développement de votre écrit, son noyau principal. ce sera bien entendu, le noyau principal de votre écrit.

A ce stade de votre travail, rien n'est encore rédigé, mais le plan va vous permettre de commencer à apercevoir "l'allure générale" de votre écrit.

Vous pouvez donc Commencer à regrouper vos idées en vrac, par questions posées ou par point à aborder selon votre l’écrit à réaliser .regardez bien, il existera toujours des liens entre vos idées....

Et alors, Ensuite, vous allez mettre (donner ?) un titre à vos idées, en fonction de ce qu'elles évoquent ; cela va vous permettre de vérifier qu’elles sont toutes toutes vos idées sont bien à leur place...

Dès qu'il ne vous reste plus d'idées à classer, vous pouvez alors passer à la leur structuration interne .de vos idées :

Une idée peut, selon le besoin, être accompagnée d'un exemple l'illustrant.

3. Rédiger ses écrits « Ecrire comment ? »

Un écrit bien rédigé est un écrit bien écrit. ??? Reformulation à revoir ?

Il faut donc soigner ici particulièrement son style :

- français simple pour éviter les "mal-dit», les "incorrect", les « impropriétés »- style attractif- phrases assez courtes et lisibles pour ne pas se perdre dans le discours- ton et vocabulaire adapté au(x) destinataire(s)- et surtout....pas de fautes d'orthographe (il s’agit donc d’utiliser un vocabulaire

adapté et de vérifier son orthographe.

Contenus à étoffer ?

Par exemple :

QUA LITES DU STYLE COMMERCIAL



SIMPLICITÉ ET LISIBILITÉ Ecrivez simplement et clairement. Evitez les phrases stéréotypées.

CONCISIONFuyez les phrases à rallonges. (une enquête récente auprès de chef d’entreprise révèle qu’ils ne lisent pas une lettre de plus d’une page)

UTILITÉSupprimez les mots inutiles, votre écrit y gagnera en dynamisme et efficacité

STYLE VIVANTUtilisez des mots courts et attractifs

Le destinataire d’un écrit professionnel n’est jamais tenu de le lire. Il ne le fera que s’il sait attirer son attention.

Source : adaptation d’un support du module « Concevoir un document avec WORD »proposé par l’APP de Douai.

Exercice d’application à partir d’un cas à choisir

Exemple :

Lettre de réclamation

Le 23/02/2007, la Société Norgel, 22 Avenue de la Paix ,62 000 Arras, a livré à votre domicile un chauffe eau commandé au magasin sous la référence BA127.Après vérification, vous constatez qu’il ne correspond pas à votre attente première.Les dispositions de l'article L. 121-20 du Code de la consommation autorisent un retour et un remboursement de l’appareil.

Consigne : rédigez une lettre de réclamation pour demander le retour et le remboursement de l’appareil. (Manuscrite ou sous Word)

4. Présenter ses écrits« Mettre en page comment? »

Petit texte qui renvoie au module « Concevoir un document avec WORD




Proposition de rédaction de la lettre précédente

Arras le 24 février 2007

Nom Société NorgelAdresse 22 Avenue de la Paix

62000 Arras

Référence de la commande :

Objet : retour matériel.

Madame, Monsieur,

Je fais suite à la commande d'un chauffe eau passée auprès de votre service commercial

sous la référence Ba 127 et reçu hier à mon domicile.

Je ne suis pas satisfait de cet article qui ne correspond pas à mon attente première.

Aussi, comme l'autorisent les dispositions de l'article L. 121-20 du Code de la consommation,

je vous retourne cet objet et vous en demande le remboursement par tout moyen à votre

convenance.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations les meilleures.

Nom Prénom




Progresser en français

Des sites vous seront sont proposés à ce titre pour progresser dans les domaines .de l’orthographe, du vocabulaire, de la ponctuation…..y remédier dans la page exercices.

Par exemple :

http://www.ccdmd.qc.ca/fr/franc/Exercices_Enligne.html?sect=Exercices#

Site québécois présentant des exercices de révisions interactifs en français (Orthographe grammaticale et d’usage, vocabulaire et expression, syntaxe et français au bureau (très recommandé)

Ce site, à exploiter avec l’aide initiale du formateur, est d’autant plus intéressant qu’il permet par domaine de procéder à :

- un autodiagnostic - la construction d’un parcours de renforcement individualisé.

A enrichir par chaque APP.


http://www.ccdmd.qc.ca/fr/franc/Exercices_Enligne.html?sect=Exercices#


Exercices d’entraînement

d’écrits professionnels

Méthode de travail

2 scénarios possibles en fonction de la modalité de travail préconisée au positionnement initial.

Analyse critique et amélioration d’écrits existants apportés par la personne

- fond- forme (syntaxe, lisibilité, style…)- présentation

Et/ou rédaction d’un écrit nouveau

- au choix de l’apprenant- à partir de cas proposés

Déroulement type pour chaque écrit

Rappel d’information sur l’écrit Réalisation du ou des exercices Analyse et exploitation des résultats

- feed-back du formateur pour l’optimisation des écrits existants et choisis par l’apprenant

- proposition d’exemples ou feed-back pour les cas proposés




La lettre, le courrier professionnel

Rappel d’information

La lettre, le courrier professionnel

Objectifs Contenu Forme Style

Vise un but opérationnel.

Objectif clairement défini.

Il est concret, positif, réaliste.

Très varié : informer, être informé, persuader, réfuter, ordonner, recommander.

Ciblé (efficacité).

Structuré en § (§< à 10 lignes) exemples de méthodes : faits / opinions / recommandations, ou passé / présent / futur.

L’écrit = image de marque de l’entreprise.

Il est aussi un moyen de preuve.

Doit servir l’idée (une par §).

Présentation AFNOR à adapter aux usages de l’entreprise :- souscription (titre de civilité,

adresse du destinataire)- ville de provenance et date

du jour- références- objet- pièce(s) jointe(s) ou PJ- titre de civilité.

Toute lettre comporte :une introduction un développement, une conclusion, une formule de politesse, et signature suivie ou précédée de la fonction sans civilité.

Adapté au correspondant, au but de l’écrit.

Verbe d’action.

Clair, simple, neutre.

Phrases courtes.

Toujours courtois.

Eviter le jargon.

Esthétique, émotif.

Types de lettres : lettre de vente, promotionnelle, de relance, de réclamation, lettres type, lettre de demande d’informations (confidentielles) etc.

Travail de préparation indispensable : méthodes de recherche des idéesRelecture à voix haute ou faire lire par un œil neuf.

D’après une ressource du CRDP de l’Académie de Caen (Dominique Catou) à vérifier



Proposition de cas :

(A constituer : univers professionnel et /ou extraprofessionnel)

Exemples :

1. Vous êtes artisan indépendant.Vous avez des difficultés passagères de trésorerie, un impayé, des retards de paiement client. Vous ne pouvez pas payer vos cotisations Urssaf.

Consigne : « Vous demandez par lettre à l’organisme de gestion du régime obligatoire, Urssaf, MSA un délai de paiement des cotisations. . (Manuscrite ou sous Word) »

2. 3 jours avant votre départ en vacances, votre agence de voyage « Beau soleil »vous informe qu’elle modifie les prix de ses prestations invoquant pour cela l’augmentation du coût des transports intervenues depuis le moment de votre inscription.Or les modalités de révision obéissent à des règles strictes. (Arrêté du 27 juillet 1983) : elles doivent avoir été prévues et portées à la connaissance du public. De telle clause doivent figurer sur les catalogues et documents publicitaires. A défaut, elles sont illicites. De plus, aucune hausse ne peut vous être réclamée dans les 30 jours précédents votre départ.

Consigne :« Vous demandez par lettre à l’agence le respect du montant du bon de commande signé ».




La note de service


La note de service


Elle est interne :- transmettre un ordre- faire connaître une décision prise par la hiérarchie.

Note d’instructions : donne des consignes (ton impératif).

Note d’information : transmettre une ou des informations.

Mémo (à l’origine) : est une note rappelée.

Texte bref, précis, soigné et clair.

Expose des faits, des opinions, des recommandations, des mesures prises, des solutions.

Décrit des opérations à effectuer.

Concerne un seul sujet.

Un plan cohérent.

Informatif.

Un titre.Accessoirement un numéro, une référence (pas la note d’information).Le service émetteur.Destinataire(s) - L’objet - La dateMoyen de transmission : pour

affichage, pour information, par mail

Pas de titre de civilité, pas de formule de politesse.

Nom du signataire et fonction Interligne entre les §.

Pas de présentation normalisée.

Clair, précis, concis et détaillé (date, références, lieux, délais, personnes concernées...).

Direct et impersonnel (forme passive fréquente : « il a été décidé… »).

Courtois.

Attractif (si affichage).

On peut appliquer ces principes au courrier électronique (surtout interne)

D’après une ressource du CRDP de l’Académie de Caen (Dominique Catou) à vérifier



Proposition de cas

Exemples.

1. Vous êtes chef de Service au sein d’une entreprise, vous devez réaliser une note de service pour informer les salariés des nouvelles règles et disposition concernant « l’interdiction de fumer au travail » et les inviter à les respecter impérativement.

2. à développer

3. à développer




Le rapport


Le rapport


Aider à la décision.

Une demande d'un supérieur.

AnalyserCritiquerApprécier, justifierProposer, suggérer.

Exposé de faits, d’évènements, de situations, de prises de position etc.

Formulation d’un problème.

Une démonstration argumentée ;

Aboutir à une conclusion présentant des suggestions, des décisions à prendre, des demandes, des recommandations, des avis et des critiques.

Rigueur sur le fond et la forme : un plan (introduction, développement et conclusion).

Pas de titre de civilité. Un rapporteur (Nom).Un destinataire (supérieur hiérarchique).Une date.Un titre et un objet.Une signature (qualité du rapporteur).

Pas de présentation normalisée.

Direct mais neutre.

Personnel (je, nous) ou impersonnel.

Dans certaines entreprises ou situations, il est très proche du compte-rendu (rapport d’activité).

D’après une ressource du CRDP de l’académie de Caen (Dominique Catou) à vérifier



Proposition de cas

A développer :

Rapport d’accident par exemple




La note ou le rapport de synthèse


La note ou rapport de synthèse


Note de synthèse

Résumer un ensemble d’informations, pour un responsable (lui éviter une lecture fastidieuse).

Récapitulatif des informations essentielles sur un sujet, une situation, un projet, sans dénaturer les documents d'origine.

Un plan : une structure originale et logique, avec des titres et sous-titres.

Comme la note classique.

Recours à une page de garde, à une page sommaire, à une pagination pour les notes longues.

Penser à des schémas, tableau, graphiques pour faciliter la lecture.

Style concis et neutre

Eviter la paraphrase, trop de citations

Rapport

Ce n’est pas un rapport d’analyse.

Etudier plusieurs solutions, projets, thèses proposés.

Comparer, opposer, regrouper.

Etude comparative d’un ensemble d’éléments donnés afin de faciliter la décision ou l’analyse.

Rigueur sur le fond et la forme : un plan (introduction, développement et conclusion). Cela n’empêche par le rapporteur de donner son avis

Pas de titre de civilité Un rapporteur (Nom)Un destinataire (supérieur hiérarchique)Une dateUn titre et un objetUne signature (qualité du rapporteur)

Pas de présentation normalisée

Direct mais neutre

Personnel (je, nous) ou impersonnel

L’analyse de documents, l’élaboration d’un plan, et la rédaction sont très importantes.




Proposition de cas à développer

Exemples

1. Votre Chef de service vous demande de faire un rapport de synthèse du discours de Dominique Perben, Ministre des Transports, de l’Equipement, du Tourisme et de la Mer, prononcé à Lyon le 27 Octobre 2005 en ouverture du premier salon Ecomobile.

Lien joint http://www.ecomobile.fr/Pdf/discourt_D_Perben.pdf

2.

3.


http://www.ecomobile.fr/Pdf/discourt_D_Perben.pdf



Le mail (courriel ?)


Le mail


Ecrire pour communiquer.

Ecrire pour faire réagir.

Bien répondre à un email c’est aussi savoir se servir du message de l’expéditeur à bon escient:ne garder du message que les éléments qui seront en relation avec sa réponse.

Répondre :- soit en un seul bloc (à

placer avant ou après la question ou le message de l’expéditeur)

- soit en saucissonnant le message et en répondant point par point à son correspondant

Style concis




Proposition de cas à développer

Exemples

1. Vous venez de recevoir un mail d’un de vos fournisseurs qui vous informe de la rupture de stocks de pièces pour une semaine. Vous lui faites part de votre mécontentement car vous avez des délais de livraison à respecter et de votre volonté ,si aucune solution n’est trouvée,de changer de fournisseur.

2.

3.


irts-poitiers.euirts-poitiers.eu/app/files/app/optimiser%20ses%20%e9... · web viewle destinataire...

Documents