Sciences et techniquesde l'informatiorlet de la docume1ntationIntroduction gnrale

Claire GuinchatMichel Menou

Les Presses de l'Unesco

UNESDOCDocument partiellement illisible

Introduction gnrale aux sciences et techniquesde l'information et de la documelltatioll

Introduction gnraleaux SCIences

et techniquesde l'informationet de la documentation

Claire Guinchatet Michel Menou

Les Presses de l'Unesco

Publi en 1981par ('Organisalion des Nations Uniespour l'ducation, la science et la culture,7, place de Fonteno)", 75700 Paris.Imprimerie T.udy Quercy, S.A. 46001 Cahors

ISBN 92-3-2018608dition anglaise: 923101860-4@ U.....co 1981

Prface

La mise en uvre, dans les pays en dveloppement, de structures efficaces debibliothconomie et de documentation est freine en grande ?artie par l'absenceou l'insuflisance de personnel qualifi.

Mesurant la contribution que peuvent apporter au dveloppement de cespays les spcialistes de l'information, un certain nombre d'tats, avec le concoursd'organisations internationales comme l'Unesco, ont concentr leurs efforts sur lacration et le dveloppement de structure~ de formation. Paralllement, l'Unescoporte une attention particulire l'laboration et la diffusion de manuelsd'tudes adapts la fois aux besoins des pays concerns ct au niveau des lecteursauxquels ils sont destins.

Malgr ces efforts, les besoins sont encore loin d'tre satisfaits ct l'on constateque, dans la plupart des pays en dveloppement, des units de bibliothconomie etde documentation sont gres par des agents qui n'ont pas reu de formationprofessionnelh.. Il fallait donc penser tous Cl-IX qui, au moment d'entrer dans lavie professionnelle, cherchent en vnin un manuel simple qui puisse leur donnerune ide juste de leur mission future et de son importance.

C'est pour combler cette lacune que l'Unesco a confi l'laboration de cemanuel deux professionnels qui ont une grande exprience dans cc domaine etqui ont bnfici, de la part de leurs collgues venant d'horizons divers, d'unconcours aussi gnreux que prcieux.

Cet ouvrage sc veut surtout une introduction gnrale aux sciences cttechniques de l'information. Son objectil~ ainsi que le public pour lequel il estconu, explique la volont~de simplicit dans le choix du vocabulaire, d'unit dansla prsentation, sensibles dans ce manuel, ainsi que son organisation sous forme demodules. C'est un'instrument d'autoformation qui ne manquera pas - du moinsnous l'esprons - de renforcer la motivation ct l'efficacit de ceux quicommencent ou poursuivent une carrire dans une bibliothque ou un serviced'information sans avoir reu la formation de base ncessaire.

Ta'ble des matires

11 Avant-propos15 Introduction33 Les types de documents

33 Caractristiques34 Mode de production35 Modalits d'utilisation39 Structure des documents42 Dure de vie d'un document44 Dfinition des principaux documents

55 Les bibliographies et ouvrages de rerence55 Rpe1"toires bibliographiques57 Catalogues58 Dictionnaires et ouvrages de terminologie59 Encyclopdies60 Rpertoires

71 La slection et l'acquisition71 Politique d'acquisition72 Reprage des documents74 Modes d'acquisition76 Procdures d'acquisition

79 Le stockage des documents79 Formes de stockage80 Types de c1asserr.ent81 Agents de dtrioration84 Rparation et restauration

1)7 La description bibliographique88 Zones de donnes89 Procdure .90 Norme.~ et formats

1()() Description bibliographique des documentsaudio-visuels

103 La description de contenu103 Objectifs

106 Procdure fondamentale111 ,M,Jdalits

113 Les langages documentaires113 Langages naturels116 Langages documentaires124 Th,~saurus127 Compatibilit des langages documentaires130 laboration d'un langage documentaire

143 La classification143 Objectifs144 tapes145 Dtermination des sujets145 Slection des indices

149 L'indexation150 Modalits d'indexation151 tapes de l'indexation155 Indexation de documents non crits155 Indexation automatique

161 Rsumer161 Diffrents types de rsums162 Contenu d'un rsum163 Procdure de ralisation165 Problmes lis des types particuliersde documents

169 Les catalogues ou fichiers169 Prsentation matrielle170 Procdure de ralisationJ71 Diffrents types de catalogues

183 Les installations et les quipements183 Notion de programme186 Locaux et mobilier186 Matriel et diffrents quipements

201 L'informatique dans les units d'information202 Dfinition202 Pl:rsonncl spcialis203 Matriel: unit centrale et priphriques212 Logiciels213 Langages de programmation214 Modalits d'utilisation214 Systme 1 SIS

221 La recherche de l'information221 Procdure de recherche225 tapes de la recherche228 Profil d'un utilisateur230 Diffrents types de recherche

Table des matires 9

232 Recherche sur ordinateur239 L'valuation des systmes de stockage

ct de recherche de l'information239 Mesures d'efficacit242 Principales causes de dficience243 valuation des cots

247 Les types d'units d'information et les rseaux248 Units d'information centres sur les documents primaires251 Centres et services de documentation253 Centres et services d'analyse de l'information253 Banques et bases de donnes254 Rseaux

257 Les services de diffusion de l'information257 Formes de diffusion259 Divers modes de diffusion des documents primaires260 Prt interbibliothques262 Droit d'aut~ur264 Diffusion des documents secondaires267 Difision slective de l'information271 Diffusion des documents tertiaires

287 Les programmes et systmes internationaux d'information287 Coopration internationale dans le domainede l'information .289 Activits des organisations des Nations Unies294 Activits des organisations rgionales299 Activits des organismes nationaux301 Activits des organisations internationalesnon gouvernementales304 Systmes internationaux d'information

.i33 La normalisation333 Diffrents types de normes334 Organismes de lOrmalisation336 Utilisation des normes

341 Les utilisateurs341 Rle de l'utilisateur343 Catgories d'utilisateurs345 Obstacles la communication347 Mthodes d'tude des utilisateurs348 Formation des utilisateurs

351 La gestion et les politiquesau niveau d'une unit d'information351 Domaine de la gestion355 prganisation d'une unit356 Analyse des tches360 Budget et financement

10 Tablt dts malirts

363 Promotion et marketing366 valuation des activits d'information

369 La gestion et les politiques d'inflllmationau niveau national et international369 Politique nationale de l'information371 Structure, composants, objectifs376 Participation aux activits internationales

381 L'ducation et la formation381 Possibilits de formation382 Types et programmes de formation385 Spcialisation

389 La profession389 Profil d'un spcialiste de l'information391 Accs la profession392 Statut de la profession394 Sources d'information professionnelIc

397 La recherche en sciences et techniques de l'information397 Rle et domaines de la recherche399 Mthodes de recherche

401 Bibliographie gnrale

Avant-propos

Cet ouvrage a t conu l'intention de tous ceux qui, dans !.:s pays endveloppement, commencent une carrire dans une unit d'informa~lOnsans avoirreu de formatinn de base en sciences et techniques de l'information, mais qui ontbnfici d'une fn r .l1ation gnral~ au moins gale la fin des tudes secondaireset qui peuvent t. < affects diverses tches plus ou moins spcialises. Son objetest de les aic'c:r mieux les accomplir en leur offrant, sur les activits modernesd'informat:on, une vue d'ensemble qui soit la fois - du moins on l'espre -complte, fortement organise et d'accs facile.

Plus particulirement, l'ouvrage devrait leur permettre de :Comprendre la raison d'tre des activits qui leur sont confies et leurs liens avec

l'ensemble des mcanismes de circulation de l'information.Trouver une description suffisante des diverses oprations, outils et concepts

rdlltifs aux systmes d'information pour leur servir de guide.

Cette introduction de\Tait ainsi prparer le lecteur recevoir une formationspcialise dans le service ou suivre des cours ad hoc. Les auteurs tiennent souligner qu'elle ne saurait, en aucun cas, se substituer une formation de base,dont il est souhaitable que chaque agent d'une unit d'information puisse un jourbnficier. Elle doit simplement, dans l'immdiat, pallier les effets ngatifs de sonabsence.

Cet ouvrage n'est pas destin faire acqurir une aptitude particulire, maissimplement expliquer chaque tche et la situer dans son cadre. C'est laformation dans le service, aux cours spcialiss et la formation de base ensciences et techniques de l'information qu'il appartient de faire acqurir lesqualifications pratiques.

En revanche, les auteurs n'ont pas voulu se limiter la seule description de lamatrialit des choses, mais ont essay d'en montrer l'utilit sodale et l'intrtpour les personnes qui entament une carrire de spcialiste de l'information.Puisse cet ouvrage renforcer leur motivation et leur ouvrir des perspectivesprofessionnelles attrayantes!

Ce manuel a t conu comme un instrument d'autoformation, pour un usageindividuel. Il n'est pas impossible, cependant, qu'il puisse galement tre utilisdans des units d'information ou dans des coles de sciences de l'information

12 Avant-propos

comme ouvrage de rfrence dans des cycles de formation, comme guide pourl'laboration de cours ou comme moyen de contrler certaines connaissancespralablement une formation spcialise.

En s'efforant avant tout de contribuer la prparation du personnel dessystmes d'information automatiss, les auteurs ont galement cherch rendrecompte de l'ensemble des techniques d'information. La recherche d'un quilibreen la matire est prilleuse et ils seraient surpris d'y avoir pleinement russi. Ilssont galement conscients d'avoir impos des vues parfois personnelles en tentantde donner une prsentation aussi cohrente et structure que possible d'undomaine qui se cherche encore bien des gards. Mais l'unit et la simplicit leuront paru plus importantes pour le public vis que les argumentations d'cole.

Une autre caractristique de c:t ouvrage est sa structure modulaire. Ilcomporte une introduction offrant une prsentation gnrale des activitsd'information et une srie de chapitres spcialiss qui dveloppent les diffrents3spects des systmes d'information. Chaque chapitre ou groupe de chapitres peuttre utilis de manire indpendante pour l'introduction un cours ou uneactivit donne. Cela explique les rptitions que l'on notera sans doute d'unchapitre l'autre.

En outre, il a t prvu que chaque chapitre pourrait faire l'objet de mises jour particulires et tre complt localement d'annexes correspondant auxconditions propres aux utilisateurs. Chacun des chapitres est suivi de quelquesquestions afin d'aider le lecteur s'assurer qu'il en a bien saisi les points essentiels.Quelques ouvrages fondamentaux sont galement indiqus en fin de chapitre pourguider les lectures qui permettront d'approfondir le sujet; il a t particulirementdifficile de les choisir, hormis ceux publis en anglais, compte tenu de la raret de3ouvrages lmentaires, de la pauvret de la littrature et de l'htrognit de lalittrature spcialise dans son ensemble.

L'ide de cet ouvrage est ne lors d'une rencontre entre les responsables desprogrammes de formation de 1'1 N 1 S, de l'Agris et de l'Unisist. Ceux-ci avaientconstat qu~ le niveau des connaissances gnrales en information et documenta-tion tait trs ingal et dispal ate parmi les participants aux divers sminaires deformation qu'ils organisaient, et cela, malgr le soin apport leur slection et leur prparation. La mme difficult avait t constate au cours de la formationdonne au niveau national dans les units d'information. En outre, ces derniressont souvent conduites recruter des agents sans formation ni exprience enmatire d'information.

Il a donc paru souhaitable d'laborer un ouvrage introductif qui soitspcialement adapt ces besoins et qui puisse tre diffus galement dans Irslangues dans lesquelles la littrature en sciences de l'information est la pluslimite.

Un plan dtaill de l'ouvragr a t labor par Michel Menou (dans le mdred'un contrat de consultant avec l'Unesco), en collaboration avecMme M. H. Binggeli pour 1'1 N 1 S, avec Mme M. T. Martinelli pour l'Agris etavec M. J. Tocatlian pour l'Unisist. La rdaction de l'ouvrage a t cc 'fieensuite par l'Unesco conjointement Claire Guinchat et Michel Menou, qui ont

Avant-propos 13

continu bnficier du concours des personnes prcites ct ont reu celui denombreux collgues, notamment les membres ct experts du Comit ad hoc sur lapolitique et le programme de l'enseignement ct de la formation: Mme G. Adda;M. M. A. Gopinath; le professeur S. I. A. Kotei ; le professeur J. Meyriat; leprofesseur W. L. Saunders; le professeur V. Slamecka; le Dr F. Wolff; M. A.Abid; le professeur A. Neelameghan, ainsi que Mm.. H. Allaoui, A. Basset,Mlle M. Bonnichon, le professeur H. Borko et Mlle D. Saintvillr (qui a collabor la rdaction de certains chapitres).

Les auteurs tiennent exprimer leur gratitude toutes celles et tous ceuxqui les ont aids dans celle tche dlicate.

Ils assument la seule H'sF

Intradu(~tion

Communication , information , voil bien deux matres mots de notrepoque. Tout rapport humain, toute ?ctivit supposent un mode' de communica-~ion. Toute cOlmaissance commence par une information ,'ur ce qui se passe, sedlt, se fait, se pe~se. Cela dtermine la nature et la qualite des relations tiumainesdepuis toujours. Mais notre temps est caractris par l'ampleur que prend lephnomne, par l'chelle laquelle il se dploie, par l'attention qu'on lui porte. Ala communication interpersonnelle s'est ajoute la communication de masse,caiactrise par la quantit des informations transmises ~t par l'importance dupublic atteint. Vhicule par les mdias - presse, radio, tlvision -,l'information ainsi transmise chappe au contle direct de l'utilisateur qui ne peutni la vrifier, ni la transformer, ni y rpondrr. immdiatement. Entre ces deuxmodes extmes de communication: de personne personne et directement, d'unepart, de public mdia indircct, d'autre part, fonctionnent, dans tous lesdomaines de l'activit humaine, une srie d'institutions investies du pouvoir et dudevoir de communiquer l!n savoir: famille, systme d'enseignement, systmesprofessionnels, administration, etc. Entre toutes, certaines se sont spcialisesdans le traitement fonctionnel de l'information scientifique et technique, de. sasource son utilisatellr.

En effet, la coma:nunication humaine directe est tributaire du temps et del'espace. Pour lui permettre de s'inscrire dans la dure, il faut qu'elle laisse une trace , qu'elle soit enregistre sur un support: livr, ima"e, photo, disque, etc.,bref, sur un document. Trier dans la masse d'informations ainsi vhicules leslments de connaissance, fournir toute personne susceptiblc d'en avoir besoincelui dont elle a besoin au moment voulu, les conserver ~ans aitration mais enpratiquant une incessante mise jO'll', tds sont les objectifs que tradui~ent lesactivits documentaires.

Les modes de communication sont extrmement varis, mais le schmagnral en reste, peu de chose prs, identique. Le principe de toute;;010< ,mication est la circulation d'un message entre une source (metteur) et unedestination (rcepteur) au moyen d'un support (canal).

L'metteur, ou source, peut tre un individu, 'un groupe, une institution.Dans la perspective d'une mission intentbnnelle, qui est la ntre, il donne l'idequ'il dsire mettre une certaine forme, de faon qu'elle puisse tre perue par le

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Bruit

metteur(codage)

1nlroduclion

Bruit

Canal d"transmission

Informationcommune

Rtro..ction

Bruit

Flo. 1. Circulation d'un message.

destinataire. C'est ce qu'on appelle le codage. Par exemple, un francophones'adressant - par crit ou oralement - des francophones emploiera les termesde la langue franaise. L'ingnieur charg de baliser une rouie emploiera lessignaux internationaux du code de la route compris par tous, et ainsi de suite.

Le rcc!,teur, ou destinataire, est donc cdui qui reoit le message. Mais cetterception n'est pas toujours intentionnelle; contrairement ce qui se passe pourl'metteur, le rcepteur est beaucoup plus soumis au flux de messages manant departout et qui ne lui sont pas destins qu'un producteur d'information qui secontente de s'exprimer. Pour percevoir le message, le rcepteur doit trier ce qui leconcerne dans la masse qui lui parvient, dcoder les signaux transmis (ici, lalangue franaise, Je code de la route... ) et retrouver le message d'origine. Lemessage qui circule entre l'metteur et le rcepteur: renseignement, signal, ide...ne peut tre cl)mpris que si ces deux ples disposent d'un rpertoire commun designes (le code) qu'ils comprennent tous deux de faon identique - ou si unetraduction est faite d'une langue l'autre. Or, mme dans le cas d'un systmecommun, deux distorsions se produisent souvent: au dpart la mise en forme dumessag~, l'arrive sa lecture ne correspondent pas toujours son contenuobjectif. Les mots ne refltent pas ce que l'on voulait dire, metteur etrcepteur ne se sont pas bien compris. La perte de sens qui en rsulte peut setraduire soit par un appauvrissement de l'information (le silence), soit par unparasitage de l'information utile par des donnes superflues (le bruit ). Dans lesdeux cas, la qualit de l'information en souffre, le processu3 doit tre recommenc,le temps se perd ir.utilement.

Le canal, ou mdia, ou encore support de la communication, ditlre selon lemode de communication. Il existe un grand nombre de mdias: la vibration del'air qui produit le son entre deux personnes, les ondes hertziennes, les doigts de lamain, les satellites artificiels, le papier... autant de moyens de communicationentre bien d'autres.

Le fonctionnement gnral est moins simple qu'il n'y parat. La transmission

Introduction 17

elle-mme est facteur de distorsion et de perte de l'information, Certains obstaclesrelvent de l'institution qui effectue le transfert de l'information; d'autres,techniques, tiennent aux modes de traitement et de transfert; d'autres,sociopsychologiques, sont lis aux relations entre utilisateurs et spcialistes del'information; d'autres enfin relvent du contexte idologique et politique.

Par ailleurs, la communication ne se fait pas sens unique. Le rcepteurragit gnralf:ment l'envoi du message en mettant son tour un message. Onappelle rtroaction (pour l'anglais fudb'l!k) cette raction au message, qui peutprendre les formes les plus diverses: rumeur, courrier, rponses formalises,critique (du type de la critique de presse), la nature ct la forme de la rponsedpendant de la nature ct de la forme de la communication. La rtroaction est, enoutre, porteuse d'une double information: dans quelle mesure la demande a-t-ellet satisfaite? De quel point de vue la rponse a-t-ellc t estime dficiente?L'tude de la rtroaction permet d'apprcier la faon dont un message est reu etd'ajuster constamment le procd en vue d'une optimisatiun du rsultat:l'adquation de l'information envoye l'adquation de l'information reue. Plusl'metteur et le rcepteur sont proches, ou plus les contacts sont tudis, plus lartroaction devient une vritable rponse. Mais, mi~me lorsque l'metteur sembletrs loign du rcepteur - metteur de tlvision, discours d'une personnalit,par exemple -, la transmission n'est pas unilatrale, mais engendre une action enretour. De nombreux moyens d'analyse et de contrle, comme les sondagesd'opinion, les enqutes, les analyses de besoins, se sont dvelopps pour enapprcier la nature.

La science de la communication, d'origine rcente, se dveloppant partir dedisciplines diferentes et dans diverses directions, a tabli plusieurs modlesexplicatifs de la communicatiol' : modle mathmatique de Shannon, schmalinaire de Lasswell, d'ordre sociologique, modle cyberntique de Moles, schmacentr sur l'tude du message, comme celui de Katz, remani par McLuhan, tudede la machine communiquer~) de Schaeffer, thorie de l'informationd'Escarpit, autant d'approches scientifiques non srulement du schma thorique,mais aussi des nouvelles cnditions de la communication qu'introduisent lestransformations techniques et le dveloppement scientifique 4ui caractrisentnotre temps et son corollaire: la demande d'information.

A une poque o la science domine la vie de tous, l'lment qui la vivifie,l'information, est d'une importance majeure pour la socit universelle. Letransfert de l'information scientifique et technique est le pralable ncessaire tout progrs conomique et social. Le progrs technique, en effet, facteurd'augmentation de la productivit et de la richesse mtionale, est fonction de deuxlments fondamentaux: l'innovation; l'amlioration des procds et desmthodes utilises ultrieurement. L'application de ces facteurs de dveloppe-ment, fruit de la recherche scientifique, dpend directement de l'accs auxdcouvertes. En cc domaine, tout ret,ard d'information, toute lacune signifiestagnation, sinon rgrel.cion.

Etre inform, c'est aussi pouvoir analyser une situation, trouver les solutions un problm~ administratif ou politiqur, juger bon escient. La rduction de

18 Introduction

l'incertitude conduit naturellement amliorer la prise de dcisioll qui dtermine,par des choix successifs, le devenir d'un secteur, d'une activit, d'un pays.

Enseigner, apprendre, se former supposent, outre la relation pdagogique quis'tablit entre le professeur et l'lve, le recours aux sl.Ocks documentaires et auxoulils d'exploitation et de diffusion des connaissances que constituent lesbibliothques et autres units d'information. L'intensification rapide de lademande ducative dans un nombre croissant de pays, l'obligation faite descatgories de plus en plus varies de professionnels de mettre jour leursconnaissances grce la formation permanente, l'lvation du niveau dequalification indispensable l'essor scientifique moderne, autant d'impratifspour que se multiplient ces facteurs de dveloppement.

Translerer les rsultats de la recherche en applications bnfiques la vie dechacun - dans le domaine de la sant, de l'alimentation, par exemple -,permettre quiconque de mieux comprendr~ et de matriser son cadre de vie,donner l'industriel, au commerant, l'agriculteur les informations objectivesd'aprs lesquelles il prendra ses dcisions, tels sont les objectifs des divers canauxintermdiaires entre la production de l'information et l'utilisateur.

Fait peut-tre encore plus fondamental, la science se nourrit de la science. Lesdcouvertes scientifiques et les innovations techniques rgresseraient et, probable-ment, disparatraient si la communaut scientifique ne pouvait plus disposer del'information accumule dans le temps. On voit d'ailleurs l une des raisons de lafaible productivit scientifique et technique des pays trs faibles ressourcesdocumentaires.

En effet, la production de l'information et le cadre scientifique qu'elle traduitsont trs ingalement rpartis dans le mon

Introduction 19

En fait, il s'aRit, pour ces pays, de rduire le dficit d'information inhrent un potentiel et un mode de production scientifique restreints en accdantfacilement aux donnes disponibles par ailleurs plutt qu'en augmentantlocalement la production de telles donnes - au moins dans un premier temps.Cela suppose deux conditions: l'existence d'une infrastructure nationalesufIisante et l'intgration des pays hautement industrialiss dans le systme detransfert des connaissances aux pays en dveloppement.

Des eflorts considrables sont entrepris en ce sens. En particulier, on assistedepuis quelques annes la mise en place d'un programme mondial d'informationscientifique - l'lJnisist 1 - patronn par l'Unesco et tout un ensembled'organisations internationales et nationales. Il s'agit de renforcer et decoordonner la coopration mondiale dans le domaine de l'information scientifiqueet technique, en particulier en faveur des pays en dveloppement.

Orient de faon essentiellement pratique, l'Unit n'est ni un organecentralisateur ni une structure formelle, mais un mouvement mondial- tel qu'ilse dfinit lui-mme - orient vers l'amlioration du transfert de l'informationdans trois directions: 0) La disponibilit et l'accessibilit de l'informationscientifique, compte tenu en particulier des difficu1tls lies aux diffrencesobjectives des niveaux de dveloppement dans divers pays, ainsi qu' d'autresfacteurs institutic.nnels; b) la connectabilit et la compatibilit des ~ystmesd'information... par un emploi accru de normes communes et de techniquesmodernes de communication; c) une slectivit ct une flexibilit accrues dans letraitement et dans la distribution de l'information scientifique et technique, grce de nouveaux mcanismes institutionnels confis aux soins ct la diligence desorganisations scientifiques 2 )).

Explosion documentaire: le terme caractrise bien l'accroissementspectaculaire de la production de documents dans le monde depuis quelquesannes. Quelques chiffres permettent de mesurer l'ampleur du phnomne ct d'enapprcier les tendances.

De quelque 10 000 titres par an dans le monde au dbut du xxe sicle, laproduction de priodiques est passe 170000 en 1971. Celle c!es ouvrages a plusque dmtbl de 1965 (269000 units) 1974 (571 800 units). Il paraissait en 1970plus de 6000 documents par jour ouvrable, soit 2 000000 dans l'anne, ct l'onprvoit que cc dernier chiffre sera multipli par quatre ou cinq jusqu'en 1985, quiverra paratre de 8 000000 10 000 000 de documents scientifiques et techniquesimprims - ct imprims uniquement.

En soi, cc taux d'accroissement est trs rapide. Mais un facteur lecaractrise: son acclration continue pendant les dernires annes. Si, en effet, il

1. Unisist: Programme intergouvernemental de l'Unesco pour la coopration dans le domainede l'information scientifique et technolog;que.

2. Unisist. tude SUT la ,Ialisation d'un I}s/tme mondial d'information scientifique, effectue parl'Organisation des Nations Unies pour l'ducation, la scknce et la cuhun d le Conseil internationaldes unions scientifiques, p. t51. Paris, Unesco, 1971.

20 Introduction

tait de 9,5 % dans les annes soixante, il a atteint 10,6 % en 1971 et,contrairement certaines prdictions de saturation ct de dclration, il continue crotre de plus en plus rapidement '.

Cela est d, pour l'essentiel, au dveloppement spectaculaire de la sciencemoderne et de l'innovation technologique. On peut l'illustrer par une image forte,sinon totalement fidle. D'aprs la National Education Association amricaine, il a fallu attendre 1750 pour que le savoir de l'homme de l'poque du Christpuisse tre seulement doubl. Une nouvelle multiplication par deux s'est achevecent cinquante ans plus tard, en 1900... La quatrime multiplication de ce genre,pour l'ensemble du savoir scientifique, s'est droule dans la seule dcennie quisuit 1950. D'une autre manire, on peut dir~ que la connaissance technologique at multiplie par dix tons les cinquante ans depuis plus de Jeux mille huit centsans. En 1950, on comptait 1 000000 de chercheurs et d'ingnieurs dans le monde.En 1900, ils taient au nombre de 100000, en 1850 10 000 et en 1800 1000 2. Eneffet, l'effectif des savants et chercheurs, qui constituent la source principale deconnaissancts et d'informations scientifiques, ne cesse de crotre: il atteint sansdoute les dix millions aujourd'hui 3. En outre, la c?mmunaut scientifiqueproprement dite s'ajoutent maintenant toutes sortes d'autres utilisateurs:administrateurs, chefs d'entreprise, industriels, juristes, hommes politiques,ducateurs, etc., non seulement demandeurs, m:tis de plus en plus producteursd'informations nouvelles. A la multiplication de l'offre rpond, selon un processusnaturel, celle de la demande. A ces groupes d'utilisateurs appartiennent tous ceuxqui, d'une manire ou d'une autre, participent de l' industrie du savoir ,c'est--dire de la production, de la distribution et de la consommation desconnaissances. On peut poser en principe que tout transfert de connaissancesquivaut un transfert d'informations, et vice versa 4 , et que l'indusirie dusavoir, dont la raison d'tre est d'assurer celte transmission des connaissances-informations, continuera de crotre rapidement dans U.l monde fond sur leprogrs scientifique.

Cela n'est pas sans influence sur la composition du stock documentaire. Al'ouvrage et au priodique dits par les circuits commerciaux traditionnels sesuperpose une gamme tendue de documents de tout ordre, non dits, diffusionrestreinte. Rapports, thses, comptes rendus de congrs, cours, tudes, prpubli-cations, etc.; ils forment ce que l'on appelle la littrature souterraine .manant des organismes les plus divers: institutions scientifiques, universits,services d'tude et de recherche, dont ils refltent l'activit et les proccupations, la pointe de l'actualit scientifique, ils sont souvent la source la plus actuelle et laplus rcente d'information dans le domaine considr et constituent l'outilprivilgi de communication directe entre scientifiques. Bien qu'il soit impossible

t Chiffres donns dans Annuaire slaliJliqut, p. 581. Paris, Unesco, 1976.2. G. Anderla. L'information en 1985. Une iludt prilisionntllt dts besoins tl des rmourw, p. 14 et 19.Paris, Cl C D E, 1973.3. Cit in Unisisl.", op. cil., p. 11-12.4. G. Anderla, op. cil., p. 68.

Introduction 21

de les chiffrer, on sait que ltu; nombre augmente actuellement de faonconsidrable.

Un facteur supplmentaire d'encombrement est l'extraordinaire rduction dela dure de vie utile d'un document. C'est l'obsolescence. Les connaissances serenouvellent avec une lelIe rapidit dans certains domaines qu'on a pu dire qu'unlivre tait prim au moment de sa parution. Une ractualisation constante desfonds documentaires s'impose et se traduit par d'incessantes manipulations,qu'elles soient manuelIes ou automatises.

A cette masse de documents sur papier vient s'ajouter la production des non-livres : disques, photographies, bandes magntiques, vidogrammes, etc.,documents sur support autre que le papier et dont l'apparition dans les circuits dela communication correspond un des lments majeurs de notre socit:l'irruption de l'audio-visuel. Promis un avenir prodigiew' ils posent desproblmes de traitement et de diffusion supposant des techniques spcifiques etdes canaux ,diversifis.

Pour ~pondre cc flux incessant, les organismes de traitement del'information se sont dvelopps dans trois directions: expansion de leur nombrect de leur tailIe, diversification rt spcialisation, adoption de nouvelles techniques.Expansion allant jusqu'au gigantisme pour les grandes bibliothques: 16 millionsde documents la Bibliothque nationale de France, 28 millions la BibliothqueLnine de Moscou, 72 millions la Library of Congress, premire bibliothquedes tats-Unis, qui a ainsi Joubl son fonds de 1955 en vingt ans.Dmultiplication et spcialisation par clatement des fonctions, des publics viss,des produits offerts, des secteurs couverts. Cration d'organismes totalementnouveaux, telIes les banques et bases de donnes, stockant des informations unechelle encore jamais atteinte. Tramformation des techniques enfin.

A l'explosion documentaire correspond en effet l'explosion technologique,principalement dans trois domaines lis aux oprations documentaires: l'informa-tique, les tlcommunications, la microdition.

L'apparition du calculateur lectronique - l'ordinateur - dans letraitement de l'information est trs rcente - peine une vingtaine d'annes.Compos dt' dispositifs d'entree et d~ sortie des donnes travaillant une vitesseprodigieuse, de mmoires capacit quasi ilIimit~, d'organes de calculinfaillibles, l'ordinateur a engag le traitement de l'information dans une voienouvelIe. Les consquences en sont multiples: concentration de l'informationdans d'normes mmoires de masse, banques et bases de donnes numriqueset/ou bibliographiques; rapidit inoue des oprations autotisant toutes lesmanipulations; inversion du processus de transfert de l'information (ce n'est plusl'utilisateur ni le document qui se dplacent, mais l'information) ..L'interrogationde la mmoire peut en effet se faire distancc, partir de terminaux relis unfichier central. Le dveloppement de nouvelIes mmoires de masse accs directdbouche sur leur consultation immdiate en temps rel, au gr de l'utilisateur.

Par ailleurs, les mts du traitement automatis et la logique mme dusystme, qui ncessitent la coopration entre organismes une vaste chelIe, setraduisent par une rgulation des mthodes et des procds, permettant le partage

22 rnlroduclion

des tches et des produits. On assiste ainsi une transformation des structurestraditionnelles centrifuges, cloisonnes, opaques, en rseaux d'accueil documen-taire transparents, flu:r\es, ouverts en de multiples points d'accs. De nouveauxsystmes d'alerte permettent de prcder la demande en toute connaissance decause. La diffusion slective de l'information, c'est--dire l'envoi un utilisateurd'informations slectionnes rgulirement selon ses intrts spcifiques, repr-sente un des aspects leG plus intressants du rapprochement entre l'offre ct lademande.

L'utilisation de l'ordinateur ne permet ni erreur ni approximation, ct elle afortement contribu au dveloppement de l'analyse des besoins et des comporte-ments en matire d'information, qui se traduit par un progrs qualitatif desrelations homme-machine.

Le jumelage des techniques de l'ordinateur et des tlcommunications, la tlmatique , constitue l'un des lments primordiaux du dveloppement dessystmes et rseaux informatiques. Il s'effectue dans deux directions: rseauxspcialiss dans la transmission des donnes, utilisant le rseau tlphonique et lessatellites de tlcommunication, rseaux gnraux ou spcialiss d'ordinateursinterconnects, c'est--dire mettant en relation distance leurs fichiers.

D'autres tapes soil! prvisibles en tliniormation : transmission distanced'une copie du document signal, tltransmission, utilisation des circuits vido,l'objectiftant de rapprocher le plus possible dans le temps et l'espace l'utilisateurdes sources du savoir. De l'avis unanime, l'information aut~matise supplanteradfinitivement, au cours de la dcennie 1980-1990, les procds artisanaux quiassurent actuellement, tant bien que mal, la transmission et la diffusion desconnaissances 1. Sans doute faut-il nuancer cette information, mais la tendancereste irrversible.

On peut prvoir aussi un dveloppement spectaculaire de la microdition etde la microcopie au dtriment des supports classiquc~ bass sur le papier. Dj, lepassage par le papier est supprim dans certains quipements d'ordinateur par latranscription immdiate des rsultats de la recherche sur microfilm dveloppe-ment insti''ltan (C a M - computer output on microform). L'norme coefficientde rduct:on du document original en microforme supprime les problmesd'encombrement dcoulant du stockage du papier ct facilite la diffusion ct ladistribution des donnes.

La conjonction de ces techniques avances apporte un palliatif aux deuxfacteurs essentiels de pollution )) de l'information que sont l'encombrement ctl'obsolescence.

Par ailleurs, l'essor technique suppose ct engendre un effort qu&litatifsurprenant. La matrise de tels ensembles exige ell effet la coopration despcialistes de toutes disciplines. Aux sciences exactes et leurs applications:informatique, recherche oprationnelle, cyberntique, s'ajoutent de multiplessciences humaines prenant en considration des aspects essentiels, mais encoremal connus et peu tudis du traitement de l'information. Psychologie et sciences

1. G. Anderla, op. cit.

Introduction 23

du comportement pour clairer les mcanismes humains du transfert desconnaissances: processus de communication, processus d'acquisition, analyse desbesoins, interaction entre l'homme et la machine; smiologie et linguistique pourcerner les problmes lis aux langages documentaires et l'indexation ainsi qu'la traduction automatis~,aux analyses par ordinateur, l'intelligence artificielle;sciences de la gestion, conomie, permettant de matriser la conception ctl'administration dt:s systmes (par l'analyse systmique), d'valuer les cots ct lesrendements, d'tablir des programmes globaux; sciences de l'ducation pourtablir des programmes d'enseignement adapts tant la formation profession-nelle qu'aux utilisateurs; sciences juridiques et sociologie pour tudier les aspectslgaux et sociaux du traitement de l'information; thorie de la dcision, etc.

Se forme ainsi un savoir fondamental de nature transdisciplinaire, tend'lnt se constituer en une science nouvelle, paradigmatique, c'est--dire reconnaissable un corpus thorique, un consensus sur son objet mme, sur ses mthodes, surses procds. Science carrefour , la recherche d'un principe qui rassemble-rait les savoirs dans une vue globale o chacun serait exactement situ et oseraient clairement aperues les relations avec les autres 1 . Si elles n'en sontencore qu' leurs dbuts et hsitent souvent tormaliser en thorie les applicationsde la recherche et le3 rsultats de leurs C'bselvations, les sciences de l'informationn'en tmoignent pas moins d'une remarquable fcondit thorique ct pratique.

La diversit ct la complexit des oprations successives qu'exige le traitementde l'information justifient celle approche interdisciplinaire de haut niveau. Il nes'agit pas, en eITet, de stocker dans un ordre logique un certain nombre dedocuments pour faire de la documentation. La documentation est mmoire,slection d'ides, regroupement de notions ct de concepts, synthse de donnes. Ils'agit de tri, d'valuation, d'analyse, de traduction, de rappel d'un matrielsusceptible de rpondre des besoins spcifiques, sans cesse mouvants. Besoinsqui varient, en eITet, selon le domaine du savoir envisag, l'tat des connaissances,la nature des utilisateurs, les objectifs. Mais besoins qui, tous, sr fondent sur unimpratif: que l'information reue soit fiable - c'est--dire digne de confiance-,aCfuelle ct immdiatement disponible.

Cela suppose un travail considrable, structur selon un ensemble d'opra-tions que l'on a pu appeler la chane documentaire . Enfin, celles-ci sont lies,de sorte que les dernires dpendent de celles qui les prcdent, selon la logiquemme du processus. A l'une des extrmits de la chane entrent les documents traiter. A l'autre sortent les rsultats de cette exploitation, les produitsdocumrntaires, du plus simple au plus labor: rerences et description desdocuments, outils de recherche, publications secondaires ct tertiaires. La figure 2illustre l'enchanement linaire des tches documentaires.

Premier maillon de la chane, la collecte est l'opration permettant deconstituer et d'alimenter le fonds riocumentaire, ou ensemble de documentsutiliss par une unit d'informa,jon. Elle se dcompose en tapes successives:r.:pragr. des documents, tri ,~t choix, procdures d'acquisition (gratuite ou

I. F. Russo. La pluritlisciplinar.t, ludtS, \'01. 338, nO 5, p. 772, mai 1973.

24 1ntroduction

...---__------fl)~ _Estimationpralable

Recht rche del'information

.......,-- ...J.

Traitement matriel des documents(enregistrement, etc.)

_-r-------' 10L- ......._Recherche des documentspour l'informationet fabrication deproduits documentaires

FIO. 2. Chane des opratiom documentaires. (A D B S, Manutl Ju 6i6liolhicairtJoromenlalislt Irat'aillanltJns lu pays en J(vtlopptmenl, p. 9, Paris, PU F, 1977.)

onreuse). La collecte suppose que le responsable se tienne lgulirement aucourant de l'volution des connaissances et de la production dans le domaineconcern, et donc que l'unit soit bien intgre dans le circuit scientifique nationalet international, formel et informel. Lorsqu'il s'agit de publications commerciali-

Introduction 25

ses, la collecte s'appuie, en effet, sur de nombreuses sources relativementidentifiables ct accessibles: dpt lgal ct bibliographies nationales qui en sontissues, catalogues d'diteur, index et bibliographies de toute sorte, rpertoires.Mais la recherche des sources d'information sc pose tout autrement en ce quiconcerne la littrature souterraine. Il ne suffira pas au documentaliste deconnatre l'existence des organismes ou des scientifiques qui les produisent, il luifaudra organiser un rseau d'change ct d'acquisition systmatique, impliqualltqu'il soit intgr dans un ensemble sdentifique.

Par ailleurs, l'acquisition ne sc fait pas au hasard, mais en fonction d'unepolitique troitement lie aux intrts ct aux objectifs de l'unit d'information. Leschoix successifs qui prsident aux dcisions relatives aux commandes supposentune connaissance aussi prcise que possible de la demande et de son volution.

L'acquisition sc poursuit par des oprations de contrle et d'enregistrementmatriel du document et ce n'est que lorsqu'il est vrifi et admis (provisoirementou dfinitivement) dans le fonds qu'on commence le traitement intellectuel :description bibliographique, description du contenu, stockage (ou mise enmmoire ), recherche, diffusion. Toutes ces oprations ont pour objet deretrouver immdiatement l'illformation ncessaire pour rpondre une demande.

Le premier impratif est d'tablir une ca~te d'identit du document. C'estl'objet de la description bibliographique, ou catalogage, qui recense lescaractristiques formelles d'un document: auteur, titre, source, format, langue,date d'dition, etc. Elles sont consignes dans une notice bibliographique,vritable relev d'identit.

L'tape suivante est constitue par la description de contenu, appele parfoisanalyse documentaire , qui recouvre un certain nombre d'oprations:description des informations que porte le document, traduction de celles-ci dansune formulation acceptable par le systme. Que sc passe-t-il, en effet, si l'on utili~epour dcrire un contenu le langage naturel, libre, courant? On en arrivera vite l'incomprhension et la confusion la plus totale, dues l'ambigut et larichesse du langage naturel, o les mots sont loin d'avoir le mme sens pour tous.Or, comment rpondre une question si elle est pose dans un langage diffrent decelui de la rponse? Pour pallier cette difficult smantique, on procde unetraduction des termes de la question et cles termes du doc'Jment qui contient larponse cn un langage commun, univoque, c'est-dire ayant le mme sens pourtous ceux qui l'emploient: le langage documelltaire. Comme le langage ;1aturel, ilest compos d'un lexique, ensemble de termes appels, selon les systmes et lespoques, vedettes, mots cls, descripteurs, notations, indices et d'une syntaxe, ouensemble de relations entre les mots, pouv

26 1ntroduction

Selon les cas, la description de contenu sera plus ou moins approfondie. Auniveau le plus lrmentaire, on se contentera d'une opration de classification: ondtrrminera le sujet principal, parfois quelques sujets secondaires, et on letraduira par le terme appropri du langage documentaire. La classification estsouvent la seule description de contenu ralise dans les bibliothques nonspcialises, utilisant des classifications de type encyclopdique (c'est--direenglobant tou:> les domaines du savoir) ou trs gnral. Le but en e~t de classer lesinformations en un nombre restreint de catgories ct d'ordonner les fichiers en vuede retrouv~r plus rapidement le document qui les Lvulient.

Une description plus approfondie est constitue par l'indexation, qui consiste dterminer les concepts dont traite un document en fonction de leur importancepour le systme documentaire considr, ct les reprsenter dans le langagedocumentaire par les termes ou nombres adquats. Il s'agit l d'une oprationessentielle, supposant la connaissance du sujet trait ct la dfinition prcise duniveau d'information conserver pour rpondre aux besoins des utilisateurs.

Enfin, la condensation permet de restreindre la forme initiale du document enun rsum, de longueur ct de type variables suivant le niveau de l'analyse, lavaleur du document ct le systme utilis. L'intrt d'un rsum est double:faciliter l'enregistrement dans la mmoire en limitant la dure ct le cot de larecherche; rduire le temps de consultation en permettant l'utilisateur de sefaire rapidement une ide -les informations contenues dans un texte.

A l'issue de ces oprations, le document ct l'information qu'il contient sontprsents par une notice pouvant tre mise en mmoire, c'est--dire intgre dansl'outil de stockage ct de recherche du systme: fichier traditionnel (ou catalogue),fichier semi-automatique (sur cartes perfores), support lisible par ordinateur(bande, ruban magntique, carte ou ruban perfor). Le document, lui, sera class,c'est--dire plac un endroit dtermin selon la mthode utilise par l'unit:type de document, format, auteur (classement alphabtique), matire (classementsystmatique), ordre d'arrive (classement chronologique), etc. Le classement estune opration matrielle permettant uniquement de savoir o se trouve l'objetdont on a besoin. Un systme de reprage appos sur le document (la cote)matrialise cet endroit une fois pour toutes.

Les documents (du moins les documents textuels) peuvent tre stocks soit enl'tat originel, soit sous forme rduite, ou microfLrmc. Cc mode d'enregistrementsur microfiche ou microfolm sc rpand de plus en plus. Ses avantages: gain deplace (rduction du volume du texte de 95 % dans certains cas) ct de poids,possibilit de doubler les collections par duplication immdiate, facilit dediffusion, l'emportent de beaucoup sur certains inconvnients de lecture ct deconservation, indniables, mais susceptibles d'tre amliors.

C'est partir de la mmoire, ct non du stock des documents eux-mmes, quevont s'effectuer les oprations de recherche documentaire (appele aussi(( slection). Celle-ci et son corollaire, la diffusion de l'information, sont bien lefondement des services o!rerts aux utili~att'urs, la raison d'tre de l'unit. Qu'ellesoit manuelle (dans les catalogues sur fich~s) ou automatise (dans les mmoiresd'ordinateur), la recherche peut prendre diffrentes formes: rtrospective (surl'ensemble du fonds pour retrouver tous les documents pouvant rpondre une

1ntroduction 27

que~tioll courante portant sur les documents d'actualit), slective, cor.lbinatoire,etc. Quant aux produits documentaires, ils peuvent prendre les forJTles les plusvaries: fourniture du document lui-mme, de rfrences (grce aux documents secondaires , comme les bibliographies qui les rpertorient), fournitured'informations extraites ct prsentes dans des documents d'valuation ct desynthse (documents tertiaires ). Diffusion permanente ou au coup par coup,personnalise selon les besoins exprims d'un utilisateur, sur place, domicile,etc., autant de prestations de services supposant des modalits diffrentes, desoutils spcifiques, des publics distincts.

Presque toutes ces oprations reuvent tre ralises automatiquement avec ctp~r l'ordinateur. Entre et slection des onnes bibliographiques tablies sur unbordereau lisible par machine, ou direc.tement par lecture automatique des textes(( lecture optique), contrle et vrification, indexation automatise grce unlangage contenu en machine, le thesaurus , saisie des donnes dans les fichierset recherche documentaire selon divers critres et diverses mthodes, dition deproduits documentaires (( indl'x en particulier) ct rponses aux questions, toutcela est ralis automatiquement une vitesse extrmement leve ct ensupprimant les doubles emplois et les processus manuels rptitifs. Des essais decondensation ct de traduction automatiques viendront peut-tre bientt complterla gamme des tches documentaires automatises. L'ordinateur est galementemploy pour grer les procdures d'acquisition, de commande et pour la gestioncomptable.

Selon leur vocation, les units d'information s'attachent plus particulire-ment tel ou tel maillon de la chane documentaire: a) au stockage ct laconsultation sur place (les bibliothques traditionnelles ayant vocation deprserver le patrimoine) ; b) la description de contenu ct la diffusion (lescentres et services de documentation); c) l'exploitation de l'informationcontenue dans les documents (les centres d'information du type banques dedonnes, centres d'analyse et de liaison).

En effet, si les tches documentaires s'articulent selon une dmarche logique,point n'est besoin qu'elles soient toutes remplies par le mme organisme. Onas~iste au contraire une diversification constante des organismes de traitementde l'information, lie l'explosion de l'offre ct de la demande. A l'utilisateur pourqui le temps n'tait pas l'lment prioritaire, se rendant lui-mme labibliothque pour effectuer des recherches partir des catalogues manuels, s'estjoint et souvent substitu l'homme press, exigeant une information d'actualit,vrifie, fournie dans les moindres dlais domicile .

A la multiplication ct la diversification des utilisateurs rpond celle desservices ct produits fournis. La prolifration des termes qui dsignent les diversesunits d'information: bibliothques, archives, bibliothques spcialises, centresou services de documentation, centres ou services d'analyse, services de liaison,banques de donnes, bases de donnes, mdiathques, services d'orientation,services de compilation des donnes, etc., traduit la richesse des possibilitsd'information documentaire. En fait, ces diverses units se diffrencientrciproquement par l'l'.spect de la chane documentaire qu'ell~s traitent enpriorit. On peut considrer que coexistent trois branches d'activit principales:

28 Introduction

la conservation et la fourniture de documents primaires (les documentseux-mmes), la description de contenu ct sa diffusion, accompagne de fourniturede rfrences ct d'indication de sources (les documtnts secondaires), la fournitured'informations partir des donnes disponibles (les documents tertiaires). Dans lapratique, cette distinction correspond la prestation de services diffrents ct deproduits de plus en plus fineml" .lt labors, ralis!> pour des publics diffrents. Untudiant, par exemple, prparant une thse de chimie s'adressera un centre dedocumentation spcialis pour savoir cc qui a t produit sur le sujet quil'intresse et devra consulter lui-mme les documents signals, alors qu'uningnieur dsireux d'avoir le derniu rsultat d'une analyse l'obtiendra auprsd'un service d'analyse de donnes sous forme d'information ponctuelle immdiate-ment utilisable.

Alors que les biblioth~ques de conservation existent depuis l'Antiquit -l'histoire ne perptue-t-elle ps la mmoire de la fabulcuse hibliothqued'Alexandrie, dont le catalogue .10US est connu ct qui conservait plus cie 700000rouleaux de papyrus en 48 avant Jsus-Christ ?-, les centres de documentationrpondent des proccupations plus actuelles de signalement d'une littraturedevenue trop abondante et trop fugitive pour tre applhende directement parl'utilisateur. En ce sens, ils ont tendance se spcialiser au sein des organismes lesplus varis: entreprises, universits, administrations, pouvoirs publics, pour desgroupes d'utilisateurs trs spcialiss, parfOIs extrmement restreints. Leurnombre - plus de 100 000 dans le monde - montre quel point le systmed'alerte rt de recherche qu'ils constituent est devenu indispensable.

Les units du troisime type sont de cration trs rcente. Elles ont pourfonction de rpondre rapidement ct srement des questions hautementspcialises en fournissant une information slectionnee, vrifie, value, ret:-aiteenfin sous forme de produits faisant autorit: bilans, synthses, tudestendancielles, etc. A ces units se rattachent les services d'orientation, d'changeet de liaison, particulirement chargs de diriger les utilisateurs vers les sourcesd'information d

Introduction 29

microforme), stockage et constitution de donnes, autant de fonctions pouvanttre assures en coopration, scion des procdures acceptes par les membres dusystme. Les rseaux spcialiss dans une discipline, ou une branche d'activit,comprennent des units spcialises dans un secteur de la connaissance:mdecine, sciences de la terre, ou une activit conomique ct/ou industrielle. Ontrouve galement des rseaux axs sur une catgorie particulire d'utilisateurs(par exemple, les petites ct moyennes entreprises, l'administration).

Actuellement, plusieurs dizaines de grands systmes d'information structure plus ou moins centralise coordonnent l'information mondiale dans leurdomaine: 1'1 N 1 S, par exempl,~, pour l'information nuclaire, couvre au moyend'une soixantaine de centres nationaux et internationaux la quasi-totalit de lalittrature sur le sujet; Medlars (Medical literature autom:ttk retrieval system),pour la mdecine, est implant dans 85 pays; Euronet est en cours de constitutionpour couvrir l'information scip.l1tifique et technique des pays de la Communautconomique europenne.

L'envergure de ces systmes, l'ampleur Jes obstacles - politiques,juridiques, financiers, humains, conomiqup.s -. dont ils doivent triompherrequirent souvent l'appui des autorits gouvernementales ct une volontpolitique coordonne.

Le traitement partag de l'information se traduit naturellement par larationalisation ct la structuration croissante des institutions nationales, en vued'aboutir l'intgration dans un systme. Tout effort en ce sens suppose la priseen considration du dveloppement du traitement de l'information dans laplanification globale nationale. Gnralement assumes par un organisme public,la conception ct la construction d'un systme national passent par deux stadeses~enticls: dfinition de l'architecture gnrale du systme en fonction desconditions nationales; renforcement de l'infrastructure d'information.

A tchts nouvelles, exigences nouvelles. La matrise de l'information ne peutplus sc satisfaire, on l'a vu, du savoir professionnel ax sur la connaissance ct lestechniques du livre ( aussi loign des pratiquesprofessionnclle~ .:oncrtes qu'il y parat. En dfet, les chercheurs en sciences del'information s'appuient sur des mthodes et des observations qui ncessitent laparticipation des units d'information. Directement en contact avec les oprationstechniques comme avec les utilisateurs, ces units fournissent des lments d'tudeet des donnes, ainsi qu~ des possibilits d'exprimentatin indispensables laformulation et la vrification des thories. L'impact de la recherche sur letraitement de l'information sc traduit pu une volution trs rapide des procduresct des techniques. Tout spcialiste de \'inform:ttioll, quelque niveau qu'il soit,voit ainsi son travail directement aliment ct faonn par l'apport constant del'analyse fondamentale.

L'volution de la demande ct la ncessit de passer de !a fourniture dedocuments ou de rfrences celle de l'information elle-mme ont transform levisage de la profession. Les fonctions des spcial;stes de l'informatior. sc sont

30 Introduction

1(non publie)

f---- ..n--.---------n-----.....-n---I Produy.,Un 1

rl s_o_u_r_C.,_s_d~~.-f-o-rm-a-ti-o-n-------"1

(informelle) (formelle) (quantitative)

1 r- 1Conversations. (publi~e)

COUrI, 1conf~r.,ncrs .,tc.

tdit.,unRMacteun

1l ~~~~:::~:,publicationsprlimi.uirrs,.,tc. Livres,journaux

S.,rvicu d.,ri.um. dd'ind.,xation

Thrsrs,rapports

SourcesprimairesSlectionProductionDistribution

1Bibliothqu.,.

Journauxde rsumset d'index

Cmtr.,.d'change

Cc:ntrud., donn.,.

Service.te:condairc.Analyseet stockageDiffusion

Catalogurs.guides.serviersd'orientation,rtc.

Bibliographirsspcialis~.,s.

traductions,.,tc.

Inventairesquantitatifs

Sc:rvicestertiairestvaluationCompressionConsolidation

FIG. 3. Quelques canaux pour la diffusion de J'information. (Manutl pour ItS J}sltmtS el smimd'inforn Jlion. p. 8. Paris. Unesco, J9n.)

Introduction 31

diversifies, spcialises, affines. Les frontires qui les sparent des scientifiquesse sont attnues et voluent de plus en plus dans le sens d'une meilleurecomprhension rciproque. Des comptences nouvelles sont requises en linguisti-que, en informatique, en logique et, bien entendu, dans la spcialisation traite.On ne peut bien analyser que ce que l'on comprend. Deux faits traduisent cettencessaire interaction. D'une part, le dveloppement d'aptitudes et de techniquesdocumentaires de base chez les utilisateurs, acquises grce une formationapproprie, est un des objectifs majeurs poursuivis par les responsables del'information. D'autre part, la tendance demander au spcialiste de l'informa-tion une double qualification - en techniques documentaires et dans le domaineou sur le sujet qu'il ,raite - ainsi qu'une formation professionnelle continue pourractualiser ses connaissances se gnralise.

Renforc par le personnel d'excution, appuy par le personnel de formationet de recherche, le corps professionnel prsente des profils extrmement divers,parfois mal dfinis: analystes, irdexeurs, catalogueurs, informaticiens spcialiss,diffuseurs d'information, concepteurs de systmes, gnralistes, techniciens,spcialistes de liaison, documentalistes-conseils, qui compltent et enrichissent lesmtiers traditionnels de bibliothcaire et d'archiviste. Toutefois, une mmeproccupation l'unit et le cimente: assurer efficacement l'accs l'information-donc au savoir - du plus grand nombre possible d'utilisateurs; la prserver desfacteurs de dgradation (dtention, ignorance, travestissements, subordinationidologique, secret, censure).

A ces spcialisations en information rpondent des programmes d'ducationet de formation diffrencis - encore nettement insuffisants, surtout dans les payspeu industrialiss - dont le dveloppement et l'harmonisation sont une destendances majeures de la profession. En ce sens, la coopration internationale, soitpar l'intermdiaire des grandes organisations internationales, telles les NationsUnies et leurs agences spcialises, soit par le biais d'accords et de conventionsbilatrales et multilatrales entre pays, se manifeste scion des modalits varies.En particulier, un effort important est entrepris envers les pays en dveloppementsous forme d'tablissement et de mise en uvre de programmes de formation surplace ou dans un pays techniquement avanc, d'envoi de personnel qualifi,d'assistance financire - sans parler de fournitures de documents et de matriel.Toute personne dsireuse de se former dans ces techniques doit pouvoir bnficierdes possibilits offertes par un rseau de formation de plus en plus dense.

En fait, tous ces mtiers de l'information prsentent, au-del des diffrencestechniques, des caractristiques communes qui en font l'intrt. tre decommunication et de contact, dont la curiosit et l'esprit critique sans cessesollicits sont mis au service de la collectivit, dont la formation peut bnficier derajustements priodiques, dont l'intelligence est stimule par l'ampleur destches et des besoins, le spcialiste ou la spcialiste de l'information exerce uneprofession nouvelle, la pointe de l'actu:llit, dont le rle entre science ctconscience est primordial. La solution du dfi lanc par l'explosion documentaireest en grande partie entre ses mains.

32 Inlrodu~lion

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Les typesde documents

Un document est un objet qui fournit un renseignement ou une information. C'estle support matriel du savoir et la mmoire de l'humanit. Il est certes possible, etncessaire, de trouver des informations auprs d'autres sources, par exemple endemandant un renseignement une personne ou un organisme, en participant une runion ou une confrence, en visitant une expo~ition, en suivant unemission de radio ou de tlvision. Mais ces sources ont elJ~s-mmes, pour unebonne part, runi les informations travers des documents.

Il existe IIne grande varit de documents; le spcialiste de l'information doiten connatre parfaitement les caractristiques, tre capable d'identifier lacatgorie laquelle appartient un document, de faon pouvoir le trailer ctl'utiliser convenablement.

Caractristiques

Les cara,~tristiques des documents sont de deux ordres: a) physique (matriau,nature del> signts utiliss, taille, poids, prsentation, moyen de production,possibilit d'une consultation directe ou ncessit d'utiliser un appareil,priodicit, etc.) ; b) intellectuel (but, contenu, sujet, type d'auteur, source, modede diffu

34 Les typrs de documrllls

Les documents textuels prsentent exclusivement, ou pour l'essentiel, lesinformations sous forme d'un texte crit, qui :Ioit tre lu. Ce sont par exemple leslivres, les priodiques, les recueils de statistiques, les fiches, les documentsadministratifs, les textes de lois, les catalgues, les documents commerdaux, lesbrevets, etc.

Les documents non textuels peuvent comportel une part~ de \exte, maisl'essentiel des informatiuns est prsent sous une autre forme. Ils doivent tre vus,entendus ou manipuls. On distingue:Les documents iconographiques - images, carte~, plans, graphiques, schmas,

affiches, tableaux, photographies sur papier, diapositives.Les documents sonores - disques, ellfegistrements magntiques.Les documents audio-visuels, combinant le son ct l'image - films, diaporamas,

bandes et disques vido.Les documents de nature matrielle -- objets, chantillons, maquettes, uvres et

monuments, ouvrages en braille, jeux pdagogiques.Les documents composites, qui assemblent divers documents textuels et non

textuels sur un mme sujet, comme les livres-disques, les ensemble~pdagogiques.

Les documents magntiques utiliss en informatique, c'est--dire les programmesqui permettent de faire les diffrents travaux de calcul, tri, simulation,gestion de fichier, etc., ct les fichiers.

Matriau

Le matriau est le support physique du document. Nature et matriau sont descaractristiques di~tinctes ; un document de nature iconotraphique, comme unephotographie, peut sc prsenter sur deux supports diffrents: le film nR

Les types de documents 35

fossiles, des mftoritc~. Les seconds sor.t des objets qui ont t ff~Lriqus parl'homme. Ce peuvent tre des objet> produits par l'artisanat ou l'industrie(vestiges archologiques, chantillons, prototypes, etc.) ou des crations intellec-tut,lIes (objets d'art, uvres littraires, artistiques, scientifiques, techniques,documents utilitaires, etc.), fabriqus la main ou avec des machines.

Les principales techniques de production sont la gravure, la lithographie,l'imprimerie, la duplication, les procds photographique~, lectriques, photolec-triques. Elles peuvent tre utilises petite chelle ou au contraire pour uneproduction de masse.

Le~ innovations techniques ct l'usage des nouveaux matriaux transformentconsidrablement le mode de production des documents manufacturs ct, par l,leur usage. Les moyens de production wnt la fois plus diversifis ct plus simples,donc plus rpandus, et plus puissants, cc qui permet une production plusimportante.

Les procds de reprographie permettent de reproduire facilement lesdocuments, dmu!til-liant ainsi les possibilits d'accf.s et de diffusion qui taientjusque-l rservs une minorit.

L microdidon, c'est--dire l'dition d'Hn document sous un formatextrmement rduit sur un film, tlne fiche ou une carte, en dpit de certainsinconvnients, procure des avantagc~ considrables t~n gain de poids, de place, encommodit de distribution ct de copie qui tcilitent le fonctionnement des unitsd'information et la circulatiOll des informations.

Un mme document textuel ou iconogra "hique peut sc prsenter la fois sousun format normal cl en microforme; on peut choisir celui qui prsente lesmeilleures conditions d'acquUtion, de conservation ct d'utilisation. L'utilisationde l'informatique pour le traitement des textes, des images ct des donnesnumriques fadlite ct acclre notablement la production des documents quipeuvent tre produits automatiquement ct transmis distance.

Modalits d'utilisation

Les modalits d'utilisation constituent galement un critre essentiel dedistinction ct de choix des documents. Certains peuvent tre utiliss directementpar l'homme, d'autres ncessitent un matriel spcial. Les microformes ne sontpas lisibles l'il nu ct ncessitent des ~ppareils de lecture qui grossissent lesimages. Les documents audio-visuels ne peuvent tre utiliss qu'avec des appareilsde projectit)n de l'image (!>i l'on excepte les visionneuses) et/ou de reproduction duson. Les mmoires magntiques d'ordinateur ne sont accessibles qu'avec unquipement informatique. Il est indispensable, lorsque l'on prvoit d'utiliser cctype de documents, de disposer d'appareils en nombre suffisant ct de pouvoir lesconserver en bon tat de marche. Il faut noter que le cot de ces quipements tend diminuer rapidement ct qu'ils deviennent de plus en plus communs ct d'emploifacile.

36 Les types de documents

Plriodiciti

La priodicit est une caractristique importante, notamment pour les documentstextuels. Certains documents ne sont produits qu'une fois. D'autres sont publisen srie. Une publication en srie est une publication qui parat en volumes ou enfascicules successifs, selon des intervalles de temps plus ou moins tguliers:collections d'ouvrages, rapports priodiques, revues, journaux. Bien entendu, lecontenu de chaque livraison est diffrent, mais la prsentation physique desdocuments, leur titre et beaucoup d'autres caractristiques sont toujours lesmmes.

Les revues et les journaux sont plus spcifiquement appels priodiques, carils paraissent des intervalles de temps dfinis et rguliers, au moins en principe.La priodicit peut varier de vingt-quatre heures pour un quotidien un an pourun annuaire ou un rapport annuel. Il est important d~ connatre la priodicit desrevues que l'on reoit pour pouvoir contrler leur arrive.

Colltetions

Les collections sont une autrl' forme de groupement des documents. Dans ce cas,aucune priodicit rgulire ne s'impose. Simplement, les documents ont la mmeforme, gnralement le mme objet, et un contenu diffrent mais se rfrant unmme thme, qui est identifi par un titre ou une dsignation propre de la.:ollection. Souvent, chaque document reoit un numro d'ordre dans la collection.II existe des collections pour les documents sonores, pour les photographies surpapier, pour les diapositives et certains autres documents non textuels comme:)our les documents textuels.

Mode de publication

Le mode de publication permet d'tablir une autre distinction importante entredocuments publis et non publis. Les premiers sont distribus commercialementet peuvent tre achets par n'importe qui, soit auprs de l'organisme qui le~ aproduits, qui est souvent spcialis dans cette activit, l'diteur, soit dans leslibrairies. Les seconds ne sont pas commercialiss et leur diffusion est plus oumoins restreinte. Ils constituent ce que l'on appelle la littrature souterraineou non conventionnelle . Certains sont manuscrits ou dactylographis, d'autressont reproduits par des procds dl' duplication, voire imprims; leur tirage esttouJours limit. Ce sont souvent des documents de travail, des rapports d'tudedestins tre complts et transforms, rservs l'usage particulier de leurauteur ou l'usage interne des organismes qui les ont produits.

Ils tiennent une grande place dans la recherche, l'administration, les activitsde production et de services, qui ou bien ne publient pas, ou bien publient avec delongs dlais. La valeur des documents non conventionnels tient autant leurcontenu qu' leur actualit; ils constituent un moyen d'information trsrecherch, sinon unique, dans certains domaines. Ils sont d'accs difficile parce

Les types de documents 37

ql1e leur production est disperse, qu'ils ne sont pas publis et souvent pasrpertoris. Certains sont couverts, au moins pour une priode, par le secret(militaire, politique, administratif ou commercial) et ne sont accessibles qu' unnombre restreint de personnes autorises. D'autres ne sont, en fait, limits que parleur mode de production et leur petit nombre (par exemple, une thse nonpublie). Ces documents doiv-:nt tre systematiquement recherchs, notammentgrce aux contacts personnels tablis avec les auteurs et organismes producteurs.

De nombreux documents de caractre personnel et familial bnficient dedispositions interdisant leur divulgation avant un certain dlai (vingt-cinq ans,cinquante ans).

Les docuP.'ents manuscrits tablis aujour le jour : lettres, notes, factures, l'te.,sont gnralement conservs pour des raisons administratives ou titre de preuve.Ils peuvent acqurir une valeur historique totalement indpendante de leurfonction initiale, de mme que les brouillons, bauches, notes.

CaractrisliqulS inttUeetudllS

Les caractristiques intellectuelles d'un document permettent d'en dfinir lavaleur, l'intrt, le public, le mode de traitement et d'utilisation.

But

Le but d'un document, la raison pour laquelle il est produit, est trs vari.lble. Cepeut tre pour apporter une preuve ou un tmoignage, garder tra d'unvnement, prparer un autre document, exposer des ides ou des rsllltat~, servirau travail ou divertir, enseigner, illustrer, faire la publicit, vulgariser (c'est--diredifi'user des connaissances sous une forme plus simple), tablir les droits d'unepersonne ou d'une collectivit, etc.

Dtgi d'ilaboralion

Le degr d'laboration permet d'oprer une distinction essentielle entredocuments primaires, secondaires ct tertiaires.

Les documents primaires (ou premiers) sOllt des documents originauxlabors par l'auteur.

Les documents secondaires sont les documents qui font rfrence auxdocuments primaires et qui n'existeraient pas sans eux; ils contiennent ladescription des documents primaires: bibliographies, catalogues, revues iesommaires, etc. (Voir le chapitre Les bibliographies ct ouvrages de rfrence.)

Les documents tertiaires sont des docnments tablis partir des doeumentsprimaires ct/ou secondaires. Ils rassemblent, condensent ct laborent l'informa-tion originale sous une forme correspondant aux besoim d'une catgorie depublic: synthses, bilans, tats de la question, etc. (Voir le chapitre Les servicesde diffusion de l'information.)

38 Le3 types de documents

Contt'nu

Le contenu d'un document s'apprcie en fonction de divers critres. Ce sont: lesujet trait; le mode de prsentation plus ou moins systmatique et exhaustif,accessible tout public ou un public spcialis; le niveau scientifique; le degrd'originalit et de nouveaut; l'ge des informations, qui est souvent fonction dela date de parution du document; le fait que le document comporte en partie oupour l'essentiel des donnes numriques.

Tous ces critres sont relatifs: un document peut n'apporter aucuneinformation nouvelle, mais tre prsent d'une faon plus claire et plus accessiblepour un certain public; un document ancien peut avoir un contenu compltementprim mais tre un tmoignage important de son poque. Pour chaque activitd'information, il convient de dterminer quels sont les critres les plus importantsd'valuation d'un document.

Origine

L'origine, source et auteur, d'un document joue un rle important dans son moded'utilisation. En effet, la source peut tre prive ou publique, anonyme ou connue,individuelle ou collective, tenue secrte ou divulgue. L'auteur peut tre unepersonne ou un groupe de personnes, mais il peut aussi tre une personne morale,c'est--dire une organisation (ou plusieurs organisations). Le mode d'obtention dudocument ainsi que son traitement et sa diffusion ventuelle peuvent en treaffects.

La nature plus ou moins confidentielle d'une source d'information influencel'usage qui peut en tre fait. Un journaliste, par exemple, peut refuser d'indiquerla source o il a puis sa documentation; celle-ci n'en demeure pas moins valable,car cette faon de procder est admise par la dontologie du mtier. En revanche,un scientifique devra apporter la preuve que ce qu'il affirme existe et citer sessources.

Certains documents sont du domaine public - tout le monde peut les utiliser-, mai3 d'autres sont couverts par la proprit littraire ctlou artistique, oucommerciale, voire certaines dispositions du droit commun, qui interdisent leurutilisation pendant une certaine priode sans le consentement de l'auteur, ou despersonnes cites ou reprsentes, et sans le paiement de droits, ce qui peut enrestreindre considrablement les possibilits de diflsion.

Types

Les types de documents identifis par les units d'information ne sont pas aussinombreux et aussi diversifis qu'une typologie exhaustive permettrait de l'tablir.Ils rpondent des proccupations pratiques en vue de faciliter les oprations rieslection, de rangement, de traitement, de recherche et de diffusion.

Sur le plan formel, on distingue gnralement: les monographies, qui sontdes documents uniques traitant d'un sujet; les publications priodiques; les

Les types de documents 39

brevets; les documents non textuels ct, parmi eux, les images, les cartes, lesphotographies; les documents secondaires; les documents non conventionnels.Ces catgories sont dfinies, dans chaque cas, en fonction des besoins ct destraitements particuliers que l'on entend raliser.

Sur le plan intellectuel, on distingue gnralement les documents centraux ouessentiels, qui traitent surtout, sinon exclusivement, des sujets intressant J'unit,et les documents marginaux, dans lesquels on distingue au besoin deuxsous-groupes: les documents qui contiennent assez souvent, ou dans une certaineporportion, des informations intressantes ct ceux qui n'en contiennent querarement ou trs peu, qui sont gnralement rejeter. Les premiers sont acquis cttraits plus rapidement ct plus compltement que len autres.

L encore, la distinction est purement fonctionnelle ct dpend des besoins ctdes objectifs.

Structure des documentsLa structure des documents varie d'un type l'autre ct, dans une certaine mesure,d'un document l'autrc, mais il existe des traits communs. Dans certains cas, ledocument sc suffit lui-mme ct contient l'ensemble des indications ncessaires son traitement. Dans d'autres cas, il doit tre accompagn d'un autre document(fiche, note, notice, compte rendu de prise de vues ou de prise de son, etc.) quil'identifie.

Monographie

Une monographie comprend, en gnral, une couverture, une page de titre, untexte divis en plusieurs parties ct sous-parties, une table des matires parfoisappele sommaire, place au dbut O't la fin du volume. A ces lments fixespeuvent s'ajouter des illustrations dans le texte, des notes en bas de page ou en finde chapitre ou de volume, qui peuvent complter les indications donnes dans letexte (rfrences, remarques, notes, etc.), une prface gnralement crite par uneautre personne que l'auteur, une introduction, un avant-propos ou unavertissement, crits par l'auteur ou une autre personne, placs en tte del'ouvrage, ou une postface, place la fin, les uns ct les autres pouvant servir prsenter l'auteur, l'ouvrage, le sujet, les intentions ou rsumer l'ouvrage. Ontrouve aussi une ou des bibliographies places en fin de volume ou des chapitres,un glossaire ou lexique, un index des sujets, personnes, lieux cits ct des annexescontenant des donnes complmentaires.

Publication priodique

Une publication priodique se compose d'une couverture, toujours la mme pourchaque livraison, mais pouvant subir des modifications au cours de la vic dupriodique, ct d'un texte comportant les lments suivants:Un sommaire donnant la liste des articles et rubriques.

40 L(s types de dOLUmenls

Plusieurs articles accompagns ou non d'un rsum ct d'une bibliographie,comportant ou mm des illustrations.

Une partie informative ventue'.lement, concernant soit la vic de l'organismediteur, soit l'actua;;t dans la discipline ou le domaine considrs.

Une partie bibliographique ventuellement - annonce ct revue d'ouvragesnouvellement parus, analyses plus ou moins longues.

Un courrier des lecteurs.De la publicit.

A ces lments peut s'ajouter un ditorial, sorte d'avis au lecteur, sign de lardaction ou de la direction du priodi~'le, qui prsente directement son opinionsur un sujet d'actualit ou sur les al l:' I~S. Certains priodiques comportent desrsums des articles en plusieurs lani, ;,es, voire mme la traduction complte desarticles en une ou deux langues j d'autres contiennent des articles en plusieurslangues j cc sont deux formes de publication bilingue ou multilingue.

Chaque anne, les sommaires des numros du priodique parus dans l'annesont runis en une table des articles ou en un index renvoyant aux numros ct auxpages correspondants; ces tables ou index peuvent tre cumuls tous les cinq oudix ans. Ils constituent des outils e recherche rapides ct srs, vitant de feuilletertoute une collection pour retrouver un article ou un auteur

Les priodiques ~ont numrots soit en srie continue, soit par anne ouvolume ct livraison.

Documents non puhliis

Les documents non publis, surtout s'ils ne doivent pas, en principe, treconservs en l'tat, ont une structure beaucoup plus variable. En particulier, lesmentions trs importantes d'auteur, de titre, de date, de source que l'on trouve surles pages de titre, les sommaires, les couvertures des documents publis sontparfois omises.

Documents non textuels

Les documents non textuels ont une structure trs variable. Elle est fonction deleur l'ature, de leur objet et de leur contenu. Certains sont simples (photographied'un objet unique, par exemple), d'autres sont complexes (ainsi un film sonoremontrant l'levage d'un animal).

Le problme de leur identification sc pose assez souvent. Ou bien auteur,titre, source, parties ct autres indications peuvent figurer sur le documentlui-mme sous forme de lg-f'ilde, d'tiquette, de commencement del'enregistrement; ou bien ils figurent sur l'emballage du document (paffois lesdeux, l'emballage compltant la notice du document ct vice versa) ; ou bien ilsfigurent sur un document annexe (cas des objels bruts, de certains documentsmatriels, des ngatifs de films ou de photographies sur papier), qui indique leurnature, la date ct le lieu de rcolte, de production, de prise de vues, etc. Les cartes,

Les types de documents 41

plans, graphiques comportent, outre le trac lui-mme, des indications de titre,ventuellement d'auteur(s), de date, de source, d'imprimeur ou d'diteur, unelgende ou liste explicative des signes et couleurs conventionnels utiliss, ctsurtout :.me chelle, c'est-dire l'indication du rapport entre les dimensions dansla ralit et. les dimensions sur le papier.

Certains documents, comme les lois, les dcisions de justice, les rapportspriodiques, les projets de recherche, etc., comportent souvent les mmes lmentsconstitutifs qui peuvent tre pr~ellts dans un ordre fixe.

Parties

Les parties d'un document ont chacune plus ou moins de valeur ct sont plus oumoins commodes pour les diffrentes oprations d'identification et de traitement.Ce sont d'abord, d'une manire gnrale, les parties les plus apparentes ct les plu~denses, comme les couvertures, pages de titre, pages de sommaire ou tables desmatires. La plupart des renseignements dont on a besoin doivent normalement setrouver des endroits prcis, fixs par les normes ou les usages (par exemple, ladate se trouve soit tout au dbut, soit la fin d'un document).

Le titre et la dnomination d'un document doivent normalement permettrede le caractriser, mais ils sont souvent ambigus, vagues ou incomplets et doiventdonc tre complts par d'autres indications.

Pour un document textuel, on utilisera la couverture, la page de titre, la tabledes matires, les titres des chapitres, sections, paragraphes, ce qui donne la foisune vue d'ensemble et permet d'identifier les parties u texte. L'index est aussiutile pour prciser les sujets, les rSUI{lAS, introductions, prfaces, avant-propos,etc., pour obtenir une v~le glob,t1e du document, de sa position ct de ses intentions.La prsentation gnrale, la bihliographie, les illustrations donnent une ide dutype de traitement qui est fait du sujet.

Pour un document non textuel, on sc rfrera en premier lieu aux indicationsportes sur l'emballage, aux labels ct tiquettes, au dbut des enregistrements.Toutefois, il faudra sans doute complter les renseignements par l'tude desdocuments d'accompagnement ou des catalogues et documents commerciaux quile prsentent parfois trs en dtail.

Il faut aU3si examiner le document lui-mme, dans son e'lsemble, cc qui estsouvent le seul moyen d'identification pour les documents non textuels ct qui esttoujours ncessaire pour tous les documents, au moins titre de vrification, oupour des traitements plus approfondis.

Unit dOCllmmtaire

L'unit documentaire est une partie d'un document qui a t circonscriteartificiellement en vue d'un traitement ultrieur: description bibliographique,description de contenu, stockage et recherche de l'information, diffusion. En effet,un document constitue une unit physique, mais peut comporter des informationsde nature diffrente ou sur des sujets diffrents qu'il peut tre intressant d'isoler.

42 Les types de documents

Parfois, ce dcoupage correspond une partie physiquement isolable d'undocument (par exemple, un chapitre dans un livre ou un article dans unpriodique, ou encore un ti'.bleau, une annexe, une carte, etc.), mais cc n'est pastoujours le cas. La seule limite du dcoupage, c'est que l'unit soit physiquementruiilisable.

Tout ~ystme documentaire doit tablir ses propres rgles en vue d'identifierles units documentaires en fonction de la spcificit des contenus, du niveaud'analyse souhait, des besoins des utilisateurs ct des possibilits pratiques. Lesunits documentaires sont traites comme si elles taient un document, avec, bienentendu, un renvoi au document original o elles ont t identifies, qui faitlui-mme l'objet d'un traitement propre.

Conditions

Certaines conditions doi'Jent tre remplies pour faire un document d'un objet oud'un produit quelconque, afin qu'il puisse valablement l>ervir la communicationet au transfert des connaissances:Il doit tre authenti'lue et l'on doit pouvoir en vrifier l'origine (auteur, source,

date le cas chant) dans la mesure o l'tat des connaissances le permet.Il doit tre fiable, c'~st.--dire digne de confiance, et l'on doit pouvoir vrifier

l'exactitude des informations qu'il contient soit par les arguments ou preuvesqui sont apports, soit en retournant la ralit (par exemple en refaisantune exprience ou un calcul).

Il doit, dans la mesure du possible, tre accessible matriellement, c'est--direlocalisable ct diffusable par prt, acquisition ou reproduction, et lgalement,c'est--dire diffusable au moins un certain public.

La valeur d'actualit diflre scion l'utilisation ct l'utilisateur. Un sujet d'actualitse traite avec les donnes les plus rcentes et l'on doit tre attentif mettre jourl'information au fur et mesure qu'elle sc renouvelle et parvient l'unitd'information. Une recherche historique a besoin de documents d'poque, maisaussi de l'information rcente sur le sujet trait.

Les critres d'utilit du document dpendent du rapport entre le sujet traitet le mode de traitement, d'une part, la spcialisation de l'unit d'information ctles besoins des utilisateurs, d'autre part. Plus ce rapport sera troit, plus ledocument sera utile ou pertinent pour le systme.

Dure de vie d'un documentLa dure de vie d'un document ou d'une unit documentaire dpend de leurvaleur intrinsque, de la discipline ou du domaine dont ils traitent (les faitschangeant et les cdnnaissances se renouvelant plus ou moins vite scion les cas, unouvrage philosophique peut rester valable pendant des sicles, tandis que ladescription d'une machine ne sera valable que pendant les quelque5 annes o ellene sera pas notablement transforme), de son degr d'actualit, de sa pertinence

Les types de documents 43

par rapport l'tat des connaissances ct aux objectifs de l'unit d'information ouaux besoins des IJtilisateurs.

Il est possible, par des mthodes statistiques, de calculer la friquenced'utilisation, ou de citation, d'un document particulier ou d'un type de documentsct de dterminer son cycle de vie. Il est gnralement marqu par une l'triode defaible utilisation quand il est ~ncore peu connu et nouveau, puis par une priodede plus ou moins forte utilisation, et enfin par une priode d'utilisationdcroissante. Il arrive un moment o les documents n'ont plus qu'une valeurhistorique.

Certains documents ont une dure de vic bien dfinie, car ils perdent toutevaleur chaque nouvelle dition: c'est le cas des annuaires, des nonnes, de.rpertoires, des publications en feuilles volantes. C'est aussi le cas des revues depresse dont la dure de vic est tributaire de l'actualit immdiate.

Les documents prliminaires ou prparatoires des congrs, des cours, lesrapports intrimaires, les rsultats d'enqute sont gnralement destins trerepris et plus ou moins transforms dans des publications ultrieures, et peuventalors tre limins.

En rgle gnrale, les ouvrages ont une dure de vie plus longue que lesarticles de priodiques, pour lesquels elle est de l'ordre de cinq dix ans suivant leniveau ct la discipline, et dont le rle de mise jour des connaissances sc primeau fur ct mesure de la sortie de nouveaux textes d'ensemble.

En f",it, tout document produit un certain moment pour un certain type debesoin verra sa valeur d'usage diminuer jusqu' disparatre paralllement l'volution de ce besoin. Il en va diffremment pour les documents bruts, tmoinsd'un tat de fait (un fossile, par exemple) et les documents ayant acquis une val~urhistorique, indpendante de la conjoncture scientifique ct technique. Il ne faut pasconfondre la frquence d'utilisation avec la valeur d'usage, car UB documentfaiblement utilis, ct ventuellement assez ancien, peut avoir un intrtconsidrable pour certains objectifs ou pour un certain public.

Questionnaire de vrification

A quoi sert un document?Quelles conditions doivent tre remplies par un objet pour qu'il soit un

document?Qu'est-ce qu'un document secondaire?Qu'est-cc qu'une unit documentaire?Qu'est-ce qu'une publication priodique?Qu'appelle-t-on document non textuel?Qu'est-ce qu'une microforme?Qu'est-ce qui dtermine la dure de vie d'un document?

Dfinition des prInCIpaUX documents 1

Abrg: rr.sultat de la rduction d'ulle uvre crite ou orale ses points essentiels(Afnor).

Actes: prditions ou comptes rendus de communications scientifiques prsentes un congrs.

Annales: 1) cuvrage rapportailt les vnements dans l'ocdre chronologique, annepar a.lne; 2) titres de revues, de recueils priodiques de faits.

Archives: ensemble de documents, quels que soient leur date de publication, leurforme, leur support matriel, labors ou reus par une personne, UIIorganisme priv ou public en fonction de son activit, organis~ ct conservsde faon permanente en consquence de cette activit {Afnor).

Atlas: recueil de cartes gographiques, tableaux, planches, e