introduction à la gestion de projets
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Objectifs globaux Faire de vous des assistants à la gestion de projet,
voire des CdP débutants : Comprendre les enjeux de la conduite de projet Lire un appel à projet et être capable d’y répondre Savoir définir des objectifs précis, analyser les besoins Etre capable de définir un plan d’action réaliste relié à des
acteurs, et y associer un budget Ecrire un cahier des charges fonctionnel Connaître quelques méthodes de gestion d’équipe …
Plan de ce coursBeaucoup de choses pour introduire la CdP : Caractériser la notion de projet Définir un objectif (MALIN, SMART) Quelques cycles de vie de projets Place du projet dans l’entreprise Vocabulaire Rôles des acteurs dans le projet Exercices
/!\ beaucoup de choses, oui !
Parlons un peu de vous… Votre stage en quelques mots ? Quelles sont les situations dans lesquelles vous avez
été consacrés à la gestion de projet ? Formuler des objectifs, analyser Etablir une stratégie, planifier, diriger une équipe Anticiper les risques et leurs solutions, gérer les difficultés Gérer un budget, négocier un budget Gérer les difficultés, revoir les objectifs, négocier Faire un bilan de l’action …
Selon vous… Qu’est-ce qu’un projet ?
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
Qui fait, à plus ou moins grande échelle, de la gestion de projets ?
Quels sont les rôles d’un chef de projet ?
Quel est l’âge du capitaine ?
La Gestion de Projet : c’est quoi ?
Dans la vie de tous les jours… Toto et Tata se marient et veulent habiter ensemble. Ils
décident de chercher un logement à acheter. Ils veulent habiter en ville, à moins de 30 minutes en transport de leur lieu de travail à chacun. Il leur faut également prévoir 2 chambres supplémentaires en prévision des enfants à venir. Un apport max. de 50 000 € De l’idée (vivre ensemble) à l’objectif formulé (maison à acheter,
attentes associées, etc.) Préparation de stratégies et identification des acteurs : banquier,
agent immobilier, garants, etc. Partage des tâches (qui fait quoi) et planification (quand) Action et gestion (risques éventuels, renégociation…) Résultat (la maison) et bilan (sommes-nous satisfaits ?)
Dans la vie de tous les jours… Françoise et Robert veulent partir en vacances avec
leurs trois enfants. Ils sont prêts à dépenser jusqu’à 3 000 € au total pour 5 à 7 jours de vacances. Ils veulent aller au soleil, qu’importe le lieu, mais Robert ne peut pas conduire à cause de problèmes de santé et Françoise a peur de conduire sur autoroute. Nous sommes le 1er mai et il faut trouver quelque chose pour les vacances communes de F. et R. qui seront entre le 11 juillet et le 02 août.
Dans la vie de tous les jours… Elodie rêve d’étudier le théâtre dans une école privée
l’année prochaine. Elle devra vivre seule et souhaite, idéalement, vivre dans un studio (20-25 m²), mais peut se contenter de moins. Le loyer sera donc à sa charge, ainsi que les frais d’inscription à l’école (1 500 € par an), la nourriture, l’électricité, etc. (sans doute y aura-t-il aussi des frais divers, des sorties…). Elle compte aussi rentrer chez ses parents, de temps en temps. Elle prévoie de travailler cet été pour financer son inscription et obtenir un maximum d’argent, puis de travailler durant l’année comme caissière, autant que possible. Elle dispose à ce jour d’une avance de 500 € fournie par ses parents.
Le paradoxe de la gestion de projetConnaissance du projetCapacité d’action sur le projet
Þ Faire des choix les plus précis et réfléchis possibles au début !Þ Donc… analyser, anticiper, pour bien décider.
temps
Un projet est… Limité dans le temps (un début, une fin)
Un déroulement par étapes
Des contraintes : coûts, qualité, délais
Des acteurs (individus impliqués dans le projet)
Un ou plusieurs livrables
Et aussi : des moyens (humains, financiers, matériels), des risques, diverses contraintes…
Pourquoi faire des projets ? Etre rentable : innover, proposer du nouveau, agrandir
son établissement, se faire connaître… Autres hors rentabilité : projets politiques, etc.
Se demander pour un projet : Ce qu’il apporte ? Ce qui est perdu si on ne le lance pas ?
Conditions de lancement d’un projetSi le projet est intéressant, se poser des questions :
Le projet est-il soutenu ou non par l’établissement ? Moralement Financièrement (€, matériel, travailleurs…)
Est-il réalisable ? Qualité, Coûts, Délais
Quels risques ? Tenir les délais ? Moyens suffisants ? Implications des acteurs du projet ? (et tensions éventuelles…) Autres risques ?
Dans la vie de tous les jours… Françoise et Robert veulent partir en vacances avec
leurs trois enfants (idée). Ils sont prêts à dépenser jusqu’à 3 000 € au total pour 5 à 7 jours de vacances. Ils veulent aller au soleil, qu’importe le lieu, mais Robert ne peut pas conduire à cause de problèmes de santé et Françoise a peur de conduire sur autoroute. Nous sommes le 1er mai et il faut trouver quelque chose pour les vacances communes de F. et R. qui seront entre le 11 juillet et le 02 août (objectifs, + ou - précis).
De l’idée à l’objectif Une idée : un désir, un besoin, une ambition, un
idéal…
Un objectif : une idée concrète, précisée.
« Il n'est pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va » (Sénèque) du sens !
Le projet : la réponse aux objectifs. Ce que l’on prépare pour passer à l’action + l’action.
Les objectifs
Objectifs Idée, enjeu : ce qui fait sens dans l’action, là où l’on
souhaite aller.
Objectif : résultat attendu, +/- précis.
Objectifs opérationnels : réalisation concrète répondant pour tout ou partie à l’objectif général. Ces objectifs concernent ce qu’il faudra réaliser concrètement dans le projet.
ObjectifsRegistre Niveau
Monde des idées Finalités Le rêve, l’idéal, les enjeux, les stratégies…
Monde des objectifs Objectifs généraux
Objectifs opérationnels
Je sais où je veux aller, mais de façon encore assez générale. Mes objectifs se précisent, se découpent, s’emboîtent.
Monde de l’action concrète
Plan d’action Planification
Source : cours de D. Paquelin, Master 2 MM, 2014
Objectifs : des méthodes pour les formuler
M MesurableEtre précis, si possible avec des chiffres (ex : éviter « souvent » et préférer « tous les 3 jours ») vérifiable par la suite.
A Atteignable
Un objectif réalisable, réaliste
L LimitéDonner un périmètre à son projet : une durée, une date de début et de fin.
I Identifiable
Concret et clair pour tous
N Négociable
Les objectifs peuvent être modifiés, voire même les moyens mis en œuvre.
Pour le 06 janvier (L), les étudiants de M2 devront avoir rédigé un CdCF comprenant l’ensemble des parties proposées dans le cours (M) en réponse à l’appel à projet fourni, avec l’aide bienveillante de leur prof’ lors de séances de cours. (I) (N : date, modalités ?)
Objectifs : des méthodes pour les formuler
S Spécifique
Simple, précis, clair et concret.
M MesurableEtre précis avec des chiffres (ex : éviter « souvent » et préférer « tous les 3 jours ») vérifiable par la suite.
A Acceptable
Objectifs acceptés par l’ensemble des acteurs en jeu.
R RéalisteFaisabilité de l’objectif. Il doit être ambitieux : ni trop facile (sinon, pas motivant), ni trop difficile (sinon, découragement et risque d’échec).
T Temps (limité)
Date butoir.
Pour le 06 janvier (T), les étudiants de M2 devront avoir rédigé un CdCF comprenant l’ensemble des parties proposées dans le cours (M) en réponse à l’appel à projet fourni, avec l’aide bienveillante de leur prof’ lors de séances de cours. (S) (R) (A)
L’objectif formalisé doit être compris par tous
- Des acteurs différents…
- Avec leurs perceptions…
- Leurs propres désirs…
- Leurs contraintes…
Des objectifs toujours bien définis ?Le Masson, Hatchuel et Weil, 2010 :
Conception réglée Conception innovanteObjectifs connus Objectifs à construire ou à réviser
en cours de projetInteractions entre acteurs identifiés Interactions entre acteurs instables
ou à réviser en cours de projetModes d’évaluation connus Modes d’évaluation à réviser en
cours de projetAmélioration du design dominant Remise en cause du design
dominant
En conception innovante :Þ On ne peut décider fermement à quoi ressemblera l’objet à
produire en début de conceptionÞ On n’a pas toutes les connaissances nécessaires en début de
projet pour réaliser l’objet
Cycles de vie d’un projet
Conduite de projet Classiquement : séquentiel (années 70)
Etude de faisabilité
Conception
Réalisation
Test
Mise sur le marché, utilisation
Conduite de projet Ingénierie en simultané (années 80)
Source : http://gestiondeprojet.pm, consulté le 01/09/2015
Conduite de projet Cycle en V (notamment pour le dév. Logiciel, années 80)
Conduite de projet Modèle en spirale (dév. logiciel => alpha, beta… finale)
Conduite de projet Modèle en B (rejoint le modèle en V)
Source : cours de D. Paquelin, Master 2 MM, 2014
Conduite de projet Modèle par incrément pour grands projets
Source : cours de D. Paquelin, Master 2 MM, 2014
Ne pas oublier l’heure du bilan… Capitaliser
Connaissances, compétences, problèmes, solutions… Si le MOE était extérieur = risque de pertes Si possible, en faire un document à conserver… … et à ressortir pour tout projet similaire ou présentant certaines
similitudes
Toujours se demander : et si c’était à refaire ?
Fêter la fin ! Surtout si le projet a été éprouvant ! Remercier tout le monde, rester en bons termes…
Un peu de vocabulaire…
Enjeux, besoins, objectifs Besoins :
Quels sont les besoins du client ? Et des futurs utilisateurs ? Etape de l’expression des besoins, aide à la formulation Exemple avec un jeu d’échec
Enjeux : Pourquoi le projet ?
Objectifs : directement reliés à la demande (attente du client) et aux enjeux (le pourquoi de la demande) Quels objectifs « MALIN » ou « SMART » va-t-on formuler pour conduire le
projet ? Les objectifs peuvent être formulés par le client ou par le chef de projet (et
sont ensuite validés par le client) et affinés suite à l’expression des besoins
MOA, MOE Maîtrise d’Ouvrage (MOA) :
Personne morale ou physique porteuse d’une attente Client, commanditaire, financeur. Propriétaire du produit final Exprime les besoins, un calendrier et budget +/- général (cf. AAP)… … mais peut être assisté pour cela
Maîtrise d’Œuvre (MOE) : Personne morale ou physique retenue par le MOA pour réaliser le
projet selon les conditions fixées par le MOA => suivi du projet Définit les solutions et moyens à mettre en œuvre pour réaliser le
produit Conçoit et réalise le produit en mettant en place une équipe Vérifie la conformité du produit avec le Cahier des Charges (parfois
réalisé avec ou directement par le MOA)
Une frontière floue sur certains aspects / MOA assistant peut être nécessaire
Client, représente les utilisateurs
Exprime des besoins
Lance un AAP
Celui qui paye
Aller + loin : http://www.commentcamarche.net/contents/983-maitrise-d-ouvrage-maitrise-d-oeuvre
Aide parfois le MOA à formuler les objectifs
Choisit les solutions techniques = CdS (spécifications) techniques
Celui qui facture
?
Livrable Livrable :
Tout résultat, document Mesurable, tangible ou vérifiable Qui résulte de l’achèvement d’une partie de projet ou du
projet
Exemples : cahier des charges, étude de faisabilité…
Source : cours de D. Paquelin, Master 2 MM, 2014
Contraintes Les contraintes du projet :
Respecter les exigences initiales : Coûts Qualité Délais
Facteurs externes : Technologiques Juridiques, politiques …
Facteurs internes : Ressources (humaines => ex. arrêt, compétence mal évaluée ; matériel =>
ex. pannes ; etc.) Etat de l’entreprise Etc.
Où se situe le projet dans l’entreprise ?
Projet local, transversal, sorti
Source : http://gestiondeprojet.pm, consulté le 01/09/2015
Local Une seule ou quelques personnes d’une même équipe
Transversal Plusieurs équipes ou divisions
Sorti Une équipe spécifique est dédié au projet à 100 %
Joint-VentureCollaboration entre acteurs de différentes entreprises
Les acteurs du projet Comité de pilotage (réunions régulières) :
Maîtrise d’ouvrage (MOA), responsable de projet (AFNOR) S’assure que le projet avance dans le bon sens Généralement composé : du client (MOA), du chef de projet (MOE),
d’un membre de chaque corps de métier nécessaire au projet…
Chef de projet : Maîtrise d’œuvre (MOE) Assure que l’équipe avance bien Assure que la réalisation correspond bien au cahier des charges
Groupes de travail (équipe projet avec le CdP)
Les acteurs du projet (2)Rôle (ceux qui…) (…sont…) Acteurs
Demandent, payent, utilisent ou décident d’arrêter le projet
Client, maître d’ouvrage, commanditaire, bailleur de fonds
Pilotent l’avancement du projet Chef de projet, Maître d’oeuvre
Réalisent le projet Equipe projet, acteurs projets, prestataires externes, consultants
Sont concernés, sans faire formellement partie du projet, vont soutenir ou s’opposer à celui-ci
Parrains, sponsors, parties-prenantes (ex : riverins à côté d’une autoroute en construction, ils peuvent être opposés).
Etapes de la CdP
En général, un projet se découpe comme suit : Idée du projet besoins, enjeux, cadrage, objectifs
« vagues » à préciser Analyse de l’existant Benchmark et étude de
faisabilité. Aide à finaliser les objectifs du projet Plan d’action (calendrier) et budget CdCF + contrat Définir le contenu du projet, de l’objet CdCF Pilotage du projet (réalisation) Evaluation et livraison. Eventuellement
communication. Bilan
Aide depuis la source suivante (consulté le 04/09/2015) : http://www.semionet.fr/ressources_enligne/Enseignement/11_12/mag_1_ICL4a04b/10_Etapes_Resume_24_11_2011.pdf
Evaluation des risques dans une de ces 3 parties (normalement le + tôt possible)
En général, un projet se découpe comme suit : Autre exemple :
http://azenorak.free.fr/pages_dependantes/Docs%20Job/Phases%20Gestion%20de%20Projet.ppt
Nota bene…
Ce cours… Ne fera pas de vous des chefs de projet de haut niveau à la sortie
du Master l’expérience est indispensable Vous aurez néanmoins quelques clés pour être de bons assistants
chef de projets voire des CdP juniors sur des petits projets… … et plus tard évoluer grâce à l’expérience
La gestion de projets c’est : 20 % d’outils et bonnes pratiques 80 % de bon sens (qui vient aussi en faisant des erreurs)
Toute structure a son mode de fonctionnement propre… Il y aura parfois des dossiers de cadrage, parfois des études de faisabilité, parfois des études d’opportunité… Parfois pas.