initiation à l’utilisation de la micro-informatique microsoft...

7/08/07

Microsoft Office Word 2007

Initiation à l’utilisation de lamicro-informatique

Microsoft Word 2007(pour les utilisateurs des anciennes versions)

©Yves Roger Cornil - 6 août 2007www.cornil.com

Quelques mots sur le créateur de cette présentation: Yves Roger Cornil.

Animateur micro à Fréjus vous Accueille de février 2002 à juin 2007.

Président d’honneur de Microcam06 (St Laurent du Var).

Vice président de Microcam (Rennes).

Ces 3 associations sont agrées Apple User Group et référencées MicrosoftUser Group.

Coordinateur Apple User Group France (www.augfrance.com).

Microsoft MVP Consumer Macintosh depuis le 1/1/2007Membre du C.A. de l’association Communautés Numériques.

Présentation initialement créée avec Microsoft PowerPoint:2004

La présentation, ainsi que les dérivés (en particulier des films sonorisés)sont disponibles sur le site www.cornil.com/ingenie.html ainsi que sur lessites de Microcam06 (www.microcam06.org) et des CommunautésNumériques (communautes-numeriques.net/).

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Avertissement de l’auteur

Cette présentation est destinée, prioritairement, auxutilisateurs des versions antérieures de Microsoft Word(Word 97 à Word 2003) qui seraient un peu perdusdans la nouvelle version Microsoft Office Word 2007.Après une petite phase de réadaptation ils pourrontporter un avis un peu plus éclairé de cette nouvelleversion.

Yves Roger Cornilwww.cornil.com

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Plan

Vue d’ensembleUn nouveau format de fichierPolices, cadrageEn-têtes et pieds de pageLes sautsColonnes, grammaire et orthographeLes imagesLettrines et bordures de pageMarge, orientation, zoom, aperçu avant impressionStyles, cassePDF et XPSTableauxRemplacerTable des matières et indexOptions et réglages

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Lancement de Word 2007

Lancement sousWindows xp

Microsoft Word 2007 fonctionne sous Windows Vista, mais aussi surWindows xp SP2.

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Lancement de Word 2007

Lancement sousWindows Vista

Microsoft Word 2007 fonctionne sous Windows Vista, mais aussi surWindows xp SP2.

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REGARDONS DE PLUS PRÈS

Nous allons parcourir dans ce chapitre la nouvelle organisation ainsique la nouvelle présentation, qui devrait séduire les nouveauxutilisateurs, mais, peut-être dérouter les « vieux » utilisateurs deMicrosoft Word.Je ne ferais pas de comparatifs entre les anciennes versions de Wordpour Windows, ni avec les versions pour le Macintosh.

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Le bouton Office

Le bouton d’Office est une nouvelle entrée dans Microsoft Office Word2007.

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Le bouton Office

Le bouton Office remplace le menu fichier.Le bouton Office vous donne accès aux fonctions de lectures etd’enregistrements des fichiers.

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Vue d’ensembleBoutonMicrosoftOffice

Barre d’outils accèsrapide

Lanceur de boîtede dialogue

Onglet

Barre de titre

Barre d’outils affichage

Groupe

Ruban

Voici une vue d’ensemble de Word 2007, dont la vedette est le ruban.

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Le ruban

BoutonMicrosoftOffice

Barre d’outils accèsrapide

Lanceur de boîtede dialogueOnglet

Barre de titre

Groupe

Ruban

Un petit zoom sur le ruban.

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LES ONGLETS

Comme dans les versions modernes des navigateurs Internet (InternetExplorer 7, Firefox 2…) les onglets s’imposent pour aider à lanavigation parmi les différentes fonctions.

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Onglet accueil

L’onglet accueil contient :•le presse papier•Les polices (nom, taille, gras, italique,souligné, barré, indice, exposant,surlignage, couleur)•Le cadrage des paragraphes•Les listes (numérotées, puces)•Interlignage•Tri dans des tableaux•Afficher/masquer les marques de paragraphes•Bordures des tableaux•Les styles•Modifications (recherche, remplacement, sélection de texte)

Et voici l’onglet accueil qui regroupe:•le presse papier•Les polices (nom, taille, gras, italique,souligné, barré, indice, exposant, surlignage,couleur)•Le cadrage des paragraphes•Les listes(numérotées, puces)•Interlignage•Tri dans des tableaux•Afficher/masquer les marques de paragraphes•Bordures des tableaux•Les styles•Modifications (recherche, remplacement, sélection de texte).

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Onglet insertion

L’onglet insertion contient:•Pages (page de garde, page vierge, saut de page)•Tableau•Illustration (images, formes, SmartArt, graphique), liens (hypertexte, signet,renvoi), entête et pied de page (entête, pied de page, numéro de page),texte (QuickPart, WordArt, lettrine, date et heure, objet, ligne de signature),symboles.

L’onglet insertion contient:•Pages (page de garde, page vierge, saut de page)•Tableau•Illustration (images, formes, SmartArt, graphique), liens (hypertexte,signet, renvoi), entête et pied de page (entête, pied de page, numérode page), texte (QuickPart, WordArt, lettrine, date et heure, objet, lignede signature), symboles.

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Onglet mise en page

L’onglet mise en page contient:•Les thèmes (pour les versions nouveau format Word 2007)•Mise en page (marges, orientation, taille, colonnes, sauts de pages,numéros de lignes, coupures des mots).•Arrière-plan de page (filigrane, couleur de page, bordures de page)•Paragraphe (retrait, espacement)

L’onglet mise en page contient:•Les thèmes (pour les versions nouveau format Word 2007)•Mise en page (marges, orientation, taille, colonnes, sauts de pages,numéros de lignes, coupures des mots).•Arrière-plan de page (filigrane, couleur de page, bordures de page)•Paragraphe (retrait, espacement)

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Onglet référence

L’onglet références contient :•Table des matières•Notes de bas de page•Citations et bibliographie•Légendes•Index•Table de références

L’onglet références contient :•Table des matières•Notes de bas de page•Citations et bibliographie•Légendes•Index•Table de références

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Onglet publipostage

L’onglet publipostage contient:•Création d’enveloppes et étiquettes•Démarrage de la fusion et du publipostage•Champs d’écriture et insertion•Aperçu des résultats•Recherche d’un destinataire•Terminer et fusionner

L’onglet publipostage contient:•Création d’enveloppes et étiquettes•Démarrage de la fusion et du publipostage•Champs d’écriture et insertion•Aperçu des résultats•Recherche d’un destinataire•Terminer et fusionner

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Onglet révision

L’onglet révision contient:•Vérification du document (grammaire et orthographe), recherche, dictionnairedes synonymes, traduction•Commentaires•Révisions (suivi des modifications, bulles)•Modifications•Protection du document

L’onglet révision contient:•Vérification du document (grammaire et orthographe), recherche,dictionnaire des synonymes, traduction•Commentaires•Révisions (suivi des modifications, bulles)•Modifications•Protection du document

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Onglet affichage

L’onglet affichage contient :•Affichage du document (page, plein écran, web, plan brouillon)•Afficher/masquer (règle, quadrillage, explorateur de document, miniature)•Zoom•Fenêtre•Macros

L’onglet affichage contient :•Affichage du document (page, plein écran, web, plan brouillon)•Afficher/masquer (règle, quadrillage, explorateur de document,miniature)•Zoom•Fenêtre•Macros

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Onglet affichage

L’onglet affichage vous permet de visualiser votre document sur unepage ou sur 2 pages ou en fonction du zoom que vous choisirez.

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NOUVEAU FORMAT DE FICHIERS

Attention:la suite Microsoft Office 2007 introduit un nouveau format de fichier : leformat Open xml (extented markup language). Les fichiers généréssont incompatibles avec les versions précédentes (sauf si ajout deprogrammes de conversions).L’extension des fichiers Microsoft Office Word 2007 est .docx.

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Enregistrement fichier format Word 2007 (.docx)

Ici enregistrement du format par défaut, c-à-d. open xml (extension.docx).

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Enregistrement fichier format Word 2007 (.docx)

Enregistrement du fichier en format Word 2007.NB:Pour simplifier l’identification visuelle des fichiers en format Word 2007, j’ai ajouté-w7.

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Ouverture fichier format Word 2007 (.docx)

Ici lecture d’un fichier récemment sauvegardé bravadew7; c’est unfichier en format Word 2007 (.docx).

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Enregistrement fichier compatible 97-2003 (.doc)

Si vous envoyez le fichier à un correspondant, il n’a peut-être pas Word 2007!!!

Pour assurer la compatibilité avec les anciennes versions de certains de mescorrespondants, je sauvegarde dans le format compatible Word 97-2003 pourWindows (format Word 98 à Word 2004 pour le Macintosh).

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Taille des fichiers .doc et .docx

.doc 1,81 Mo .docx 0,799 Mo

A gauche le fichier ancien (extension .doc) pèse 1,81 Mo.A droite le nouveau format (extension .docx) pèse 0,8 Mo.

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POLICES

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Polices et tailles des caractères

Une grande nouveauté introduite dans Microsoft Office Word 2007:-l’aperçu immédiat de la modification introduite.

- Ainsi à chaque changement de la police dans le menu déroulantpolice vous voyez aussitôt la nouvelle apparence de votre texte.- Il en sera de même si vous changez la taille de la police.

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Gras, italique, souligné, exposant…

Les différents outils sur la graisse, italique sont accessibles de façontrès classiques depuis des outils facilement identifiables:-gras, italique, souligné,-Barré, indice, exposant-Changement de casse (Aa)-Surlignage, couleur-Taille des caractères, soit depuis le menu déroulant, soit depuis l’outilplus grand ou plus petit.

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Sélectionner tout

L’outil sélectionner tout est à l’extrème droite de la barre d’accueil.

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Sélectionner tout

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Cadrer le texte

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Cadrer le texte

Ici le texte est cadré à gauche (et on va le centrer ensuite).

Le cadrage d’un paragraphe est fait par les outils bien connus des« anciens ».Ici le texte est cadré à gauche et il va être centré.

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Cadrer le texte

Ici le texte est centré.

Le texte est ici centré.

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Cadrer le texte

Texte cadré à droite.

Le texte est cadré à droite.

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Cadrer le texte

Texte justifié

Le texte est ici justifié; le texte est aligné à droite et à gauche. Wordajoute des espaces entre les mots pour arriver au résultat de lajustification.

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Afficher/masquer les marques de paragraphes

Pour afficher ou masquer les marques de paragraphes allez dans l’onglet accueil

Pour vous aider à comprendre ce qui se passe dans votre texte utilisezl’outil afficher les marques de paragraphes.

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EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE

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En-têtes et pieds de page

Pour créer un pied de page allez dansl’onglet insertion, groupe entête et pied depage et sélectionnez pied de page.

Choisissez un modèle (ici alphabet).

Microsoft Word 2007 met à votre disposition de nombreux modèlespour créer vos en-têtes et pieds de pages.Ici j’ai choisi le modèle Alphabet qui comporte, à gauche une zone pourtaper un texte et à droite la numérotation automatique des pagescommençant à 1.

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Entêtes et pieds de page

Le texte de bas de page est introduction aux ordinateurs.

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Vous pouvez choisir d’avoir des en-têtes et pieds de pages différentspour:-la première page-Les pages paires et impaires

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Première page différente

Pages paires et impairesdifférentes

En cliquant sur le lanceur de taches de mise en page vous avez à votredisposition des boites de dialogues pour effectuer les réglages de vosen-têtes et pieds de pages.

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Supprimer un pied de page

Pour supprimer le pied de page cliquez sur le menu déroulant pied depage, supprimer le pied de page, dans l’onglet insertion.

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Entêtes et pieds de page - Numéro de page

Nombre de page surnombre total depages.

Pour ajouter un numéro de page allez dans l’onglet insertion, numérode page, en haut de page ou en bas de page, et choisissez un modèle.Ici insertion d’un numéro en bas de page, modèle X sur Y, numéro engras 3.

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Entêtes et pieds de page - Numéro de page

Choisissez le format du numéro de page.

Vous pouvez choisir le format des numéros de page (chiffres romains,chiffres arabes…), puis suite de la numérotation de la sectionprécédente ou numéro de début.

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SAUTS

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Saut de pages

Pour insérer un saut de page ou de colonne ou de section allez dansl’onglet mise en page, saut de page et choisissez le type de saut.Ici saut de page.

Saut de page.

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Saut de colonne

Saut de colonne.

Si vous avez du texte en colonnes, vous pouvez insérer un saut decolonne.

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Sections

Saut de sectionen continu.

Pour insérer un saut de section, allez dans l’onglet mise en page, sautsde page, saut de section continu ou saut de section avec introductiond’un saut de page (page suivante, page paire ou impaire).

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Une ou plusieurs colonnes

Pour mettre votre texte sur plusieurs colonnes allez dans l’onglet mise en page puiscliquez sur l’outil colonnes et sélectionnez le nombre de colonnes (une, deux ou trois).Vous pouvez choisir 2 colonnes, avec une petite colonne à gauche ou à droite.Le nombre de colonnes s’appliquera à tout votre texte ou à la section dans laquellevous êtes positionné.Si vous sélectionnez un texte (comme ici), le texte sera mis sur le nombre decolonnes désiré, avec introduction de sections (une section avant le texte sélectionné,une section pour le texte sélectionné et une autre section pour le reste du texte devotre document.

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Vous voyez ici les sauts de sections incorporés dans le texte.

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Ici 2 colonnes dont une colonne moins large à gauche.

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GRAMMAIRE ET ORTHOGRAPHE

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Grammaire et orthographe

Pour vérifier la grammaire et l’orthographe, allez dans l’onglet révision et cliquez surl’outil grammaire et orthographe.

Pour vérifier la grammaire et l’orthographe, allez dans l’onglet révisionet cliquez sur l’outil grammaire et orthographe.

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Grammaire et orthographe

Si le mot n’existe pas dans le dictionnaire, vous pouvez l’ajouter à votredictionnaire personnel.Les habitants de Fréjus sont des fréjusiens (mais on prononcefréjussiens) et les habitantes sont des fréjusiennes.

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Coupure des mots

La coupure des mots se règle depuis l’onglet mise en page, coupure demots.Vous pourrez choisir les coupures automatiques et régler les coupuresdepuis le menu options de coupures.

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LES IMAGES

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Insertion d’images

Pour insérer des images allez dans l’onglet insertion et cliquez surl’outil image pour choisir une image depuis un de vos fichiers.Si vous voulez une image depuis la bibliothèque clipart, cliquez imagesclipart du groupe illustrations.Vous pouvez aussi ajouter des formes, des « smartart » ou desgraphiques.

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Insertion d’images

Ici j’ai inséré une image depuis le dossier photos-bravade du dossierdocuments.En cliquant sur l’image vous faites apparaître outil image format.

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Insérer une image clipart

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Insérer une image clipart

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Insérer une forme, un smartArt ou un graphique

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Habillage du texte

L’outil habillage permet de cadrer le texte par rapport à l’image.

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Habillage du texte

Ici l’habillage du texte est habillé au carré.Notez que l’image peut être à cheval sur plusieurs colonnes.

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Habillage du texte

Vous pouvez mettre l’image derrière le texte (nécessaire pour lesimages en filigrane).

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Image en filigrane

Mise de l’image derrière le texte en filigrane.

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Modifier les points d’habillage

Pour donner certains effets, vous pouvez modifier les pointsd’habillage.Ici je vais rapprocher le texte au plus près du clocher de la cathédralede Fréjus.

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Les points d’habillage sont des pointillés autour de l’image. Vouspouvez déplacer les points d’habillage.Ici les points d’habillage ont été mis au plus près du clocher.

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Ici on a éclairci l’image qui est derrière le texte, en filigrane et avec lespoints d’habillage de l’image modifiés.

Vous pouvez aussi éclaicir l’image dans le menu luminosité.

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Rotation d’une image

Vous pouvez effectuer une rotation de l’image.

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LETTRINES ET BORDURES DESPAGES

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Lettrine

Pour insérer une lettrine, sélectionnez la première lettre d’unparagraphe puis allez dans l’onglet insertion et cliquez sur l’outil lettrine.

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Lettrine

Vous avez le choix entre plusieurs types de lettrines. Ici la lettrine estdans le texte (lettre D).

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Bordures de pages

Pour ajouter une bordure à une page, allez dans l’onglet mise en pageet sélectionnez bordures de page dans le groupe arrière-plan de page.Choisissez ensuite le type de bordure dans la boite de dialoguebordure et trame.

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Bordures de pages

Ici j’ai choisi une bordure avec un motif que tout le monde a reconnu.

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PRENEZ DE LA MARGE

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Prenez de la marge

Vous pouvez modifier les marges depuis l’onglet mise en page et encliquant sur l’outil marges.

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Prenez de la marge

Plusieurs modèles de marges vous sont proposés. Vous pourrezpersonnaliser vos marges depuis marges personnalisées.

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Prenez de la marge

Boite de dialogue de personnalisation des marges et de l’orientation dudocument (ou de la section).

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Prenez de la marge

Eventuellement vous aurez à rectifier, ou accepter les réglagesdemandés.

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ORIENTATION

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Orientation portrait

Le choix de l’orientation peut se faire aussi depuis l’outil orientation del’onglet mise en page.Ici orientation portrait.

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Orientation paysage

Ici orientation paysage.

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ZOOM

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Onglet affichage zoom

Il y a 2 façons de « zoomer un texte »:-depuis l’onglet affichage zoom-Depuis l’outil zoom (en bas à droite de la fenêtre).

-Ici zoom depuis l’onglet affichage.

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Zoom

Ici zoom du texte (en plus ou en moins) depuis le curseur de l’outilzoom (en bas à droite de la fenêtre).

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Zoom

Zoom à 60%.

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APERÇU AVANT IMPRESSION

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Aperçu avant impression

Pour avoir accès à l’aperçu avant impression, cliquez sur le boutonOffice; puis sur imprimer et aperçu avant impression.

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Aperçu avant impression d’une page.

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Aperçu avant impression deux pages.

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LES STYLES

Les styles représentent un ensemble de caractéristiques de mise enforme que vous pourrez appliquer au texte de vos documents.

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Les styles

Pour choisir un style, allez dans l’onglet accueil, groupe style etchoisissez le style à appliquer à votre texte.Ici choix du style élégant.

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Les styles

Là choix du style moderne.

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Les styles pour une table des matières

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CASSE

On distique le haut de casse (pour majuscules) et bas de casse(minuscules) en référence aux anciennes machines à imprimer quiutilisaient des caractères en plomb.

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Changer la casse

Pour changer la casse, sélectionnez le texte puis cliquez sur l’outilchangement de casse (Aa) de l’onglet accueil.

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Changer la casse

Ici je vais mettre tout le texte sélectionné en majuscules.

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Changer la casse

Ici je vais mettre le texte en minuscules, sauf le premier caractère d’unephrase qui commencera par une majuscule.

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ERRARE…

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Annuler

Si vous vous trompez, vous pouvez revenir en arrière en cliquant surl’outil situé à droite du bouton Office.

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PDF

La version Word 2007 permet de créer des fichier PDF ou XPS. Il fautau préalable télécharger un additif sur le site Internet de Microsoft.

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102

Publier en format PDF

Pour créer un fichier PDF ou XPS allez dans le bouton Office puisenregistrer sous.Une boite de dialogue permet de choisir les pages à convertir en formatPDF ou XPS.

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LES LISTES

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104

Les listes

Les listes à puces sont accessibles depuis l’onglet accueil, groupeparagraphe, et 3 types de listes (puces, numérotées, imbriquées).

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105

ListesPar un clic droitdans leparagraphe,vous avez unmenucontextuel quivous permet decréer deslistes.

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Listes

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LES TABLEAUX

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Insérer des tableaux

Pour insérer un tableau allez dans l’onglet insertion puis cliquez surl’outil tableau.Vous disposez de plusieurs méthodes pour créer un tableau. Ici vouspouvez choisir le nombre de colonnes et de lignes en vous déplaçanten bas et à droite dans le tableu.

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Insérer des tableaux

Vous pouvez aussi cliquer sur le menu insérer tableau.Une boite de dialogue vous permettra d’indiquer le nombre de lignes etde colonnes.Vous pourrez aussi ajuster au contenu ou à la fenêtre.

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Trier une colonne

Pour trier un tableau sélectionnez la colonne à trier et cliquez sur l’outiltri.Choisissez les critères de tri et indiquez si la première ligne est uneligne de titre (prénom et nom composent la ligne titre).

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111

Répéter lignes d’entête

Si votre tableau est plus grand que la taille d’une page vous pouvezrépéter les lignes d’en-têtes.

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Bordures dans un tableau

Pour tracer les bordures du tableau, cliquez sur l’outil bordures del’onglet accueil.

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Vous pouvez aussi choisir une trame pour votre tableau.Cliquez sur le menu déroulant bordures et trames de l’onglet accueil.

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Vous pouvez aussi ajouter une bordure intérieure.

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Style de tableaux

Vous pouvez choisir un style de tableau dans le groupe styles detableau.Dans le groupe options de styles de tableau vous pouvez indiquer si letitre est sur la ligne d’en-tête ou sur la première colonne.

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REMPLACER

Pour remplacer du texte, allez dans l’outil remplacer de l’ongletd’accueil.

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Remplacer

Ici je remplace tous les m par des n.

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TABLE DES MATIÈRES ET INDEX

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Avant de créer une table des matières

Avant de créer une table des matières, il faudra déterminer les têtesde chapitres à incorporer en leur donnant un style (titre1, titre2, titre3).

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Créer une table des matières

Avant de créer une table de matières, il faudra désigner les titres deschapitres, sous-chapitres… à prendre en compte.Pour créer une table des matières allez dans l’onglet référence, cliquezsur l’outil table des matières et choisissez un modèle de table desmatières (ici c’est la table automatique 1 qui a été sélectionnée).

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Créer une table des matières

Et voici notre table des matières. Il y a 3 niveaux de titres.

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Modifier une table des matières

Pour modifier la table des matières clic droit dans la table des matièreset choisissez le type de modification dans le menu contextuel (ici mettreà jour les champs).

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123

Créer un index

Pour créer un index, allez dans l’onglet références, sélectionnez le mot àindexer, cliquez sur le groupe index entrée.

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Créer un index

Choisissez si vous voulez indexerseulement le mot (oul’expression) sélectionné outoutes les occurrences du mottrouvé dans le texte.

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125

Créer un index

Si l’affichage des marques de paragraphes est activé, le champ XEsera affiché.

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126

Créer un index

Choisissez un modèle d’index.

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Mettre à jour l’index

Pour mettre à jour l’index, cliquez dans la zone où se trouve l’index,clic droit et sélectionnez mettre à jour les champs.

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128

Mettre à jour l’index

Choisissez la mise enpage de l’index (ici sur 2colonnes).

Vous pouvez choisir une autre mise en page de l’index.

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Renvoi vers un autre mot

Vous pouvez renvoyer une entrée vers un autre mot.

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OPTIONS ET RÉGLAGES

Dans ce chapitre nous verrons les écrans relatifs aux options etréglages.

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131

Accès aux options de Word 2007

Bouton Office

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Options standards

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Options standards - Paramètres linguistiques

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Options standards - Paramètres linguistiques

Suppression de certaines langues

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Affichage

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136

Options - Vérification

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137

Options de correction automatique

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138

Options - Enregistrer

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139

Options avancées - Edition

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140

Options avancées -

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141

Options avancées - Afficher

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142

Options avancées -

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143

Options avancées -

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144

Options - Personnaliser

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145

Options - Compléments

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146

Options - Confidentialité

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147

Options - Ressources

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L’informatiqueGrand Public

c’est sur:

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