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Procédure de maîtrise de la documentation

Tableau récapitulatif des révisionsIndice Date Description des modifications Pages modifiées

1 15/03/07 Création du document

2 21/02/08 Ajout d’un paragraphe sur les enregistrements et les documents externes 8 - 10

3 04/03/08 Mise en forme selon SMQ 1

4 24/04/08 Ajout d’informations sur le logigramme, sur la codification, sur la gestion des modifications, 3 - 7

5 15/05/08 Modifs par Alain 1 - 106 21/10/08 Modifs par Peggy 1 - 10

7 19/11/08 Ajout de la gestion des docs externes = précisions Explications concernant la validation des documents 1 - 10

8 31/12/08 Simplification et clarification 1 - 89 14/01/10 Prise en compte des documents UMR 3 - 410 11/06/10 Mise en œuvre du site web qualité de l’UMR Toutes11 06/09/10 Modifs suite à audit de juillet 2010 912 28/09/11 Petits rajouts 913 21/10/11 Liaison avec Descriptif des enregistrements 7

document.doc 1/21

SOMMAIRE

1. Objet

2. Domaine d’application

3. Glossaire et abréviations

4. Règle de gestion des différents types de documents

5. Archivage et sauvegarde

6. Comment rechercher un document sur le site

document.doc 2/21

1. Objet :

Cette procédure explique les modalités de gestion des documents qualité de l’UMR EME 212 et de

l’Observatoire Thonier. Elle décrit la façon :

de les identifier

de les rédiger, vérifier, approuver

de gérer les versions successives et d’archiver les anciennes versions

d’accéder aux documents mis à disposition sur le site

Un site Qualité de l'UMR EME et de l'Observatoire Thonier à été construit en 2009 et mis en service en mai 2010

https://www.ot.ird.fr/webqualite/

Ce site permet aux utilisateurs de :

PRENDRE connaissance de la démarche qualité

CONSULTER l'ensemble de la documentation

SIGNALER des dysfonctionnements

FORMULER des demandes de données

Nous CONTACTER

Depuis la mise en place du site Qualité de l’UMR 212 la plupart des consignes antérieures sont

devenues obsolètes dans la mesure où la gestion des documents est facilitée par :

- Un puissant outil de recherche des documents selon plusieurs critères

- Des procédures sécurisées pour créer, vérifier, approuver des documents

- Une traçabilité de l’évolution des documents et de leur archivage

2. Domaine d’application :

Cette procédure s’applique à l’ensemble de la documentation du système qualité de l’UMR EME pour

les trois processus suivants (périmètre):

- Enseignement / Encadrement

- Activité de recherche contractuelle

- Observatoire Thonier

3. Glossaire et abréviations :

SMQ = Système de Management de la QualitéOT = Observatoire Thonier

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https://www.ot.ird.fr/webqualite/

RQ = Responsable QualitéIRD = Institut de Recherche et de DéveloppementISO = International Standard OrganizationUMR = Unité Mixte de RechercheEME = Ecosystèmes Marins Exploités

4. Règles de gestion des différents types de documents :

Avant l’utilisation du site web de nombreuses règles de référencement avaient été créées

afin de garantir un bon suivi de la validation des documents et de leurs versions

successives. Nous les avons conservées, pour mémoire, dans l’annexe en fin de

document, dans la mesure où les documents créés et validés à l’époque ont été intégrés

dans le site web en tant que documents attachés avec la numérotation et les mécanismes

de versions. Certains de ces documents continuent à être mis à jour sur le site, et les

versions successives sont archivées par le système.

Cependant, pour les nouveaux documents, il suffira de respecter les règles suivantes :

4.1 Un document doit comporter

- un des cartouches ci-après :

Modèles de cartouche © selon spécification du document :

Titre du document

OT

Titre du document

UMR EME

Titre du document

Mixte EME-OT

document.doc 4/21

- Un pied de page

Le pied de page doit comporter les mentions suivantes :

[titre du document] [page/total pages]

Les éléments entre crochets sont des champs qui doivent être mis à jour de la façon suivante :

[titre du document] : cliquer sur Affichage En-tête et pied de page puis en sélectionnant le champ et en

cliquant droit « Mettre à jour les champs »

[page/total pages] : mise à jour automatique

4.2 Respecter la classification des documents :

Classification générale des documentsAfin de respecter la norme ISO 9001 et dans un souci de gestion du site les documents ont été classifiés selon différentes catégories

Catégorie : Entité de rattachement : OT documentation technique spécifique à l’OT UMR documentation technique spécifique aux deux processus de l’UMR

Il est possible de sélectionner les deux options pour des documents communs à l’OT et à l’UMR

Catégorie : Thème : Administratif Données port Données observateur Formation Informatique Pilotage Projet Support Autre

Catégorie : Forme :A) Manuel qualité : le manuel qualité est disponible sur la page d’accueil du site la

gestion de ses versions successives est faite comme s’il s’agissait d’une procédure

B) Procédures : manière spécifiée de réaliser un processus

C) Instructions : modes opératoires et manuels

Une procédure ou une instruction doit contenir au moins les 3 chapitres suivants :

1. Objet : brève description résumant les principales fonctions de la procédure ou de

l’instruction

2. Domaine d’application : contexte de la mission (projet, convention, programme, etc.)

document.doc 5/21

3. Logigramme ou description des différentes étapes (avec personnel impliqué,

documents produits et protocoles utilisés) :

Synopsis du logigramme :

Déroulement Descriptif Acteurs Documents (si besoin)

Formes du logigramme :

Pour la prise de décision

Pour les actions

Pour les outils utilisés

Selon la procédure étudiée, des chapitres supplémentaires peuvent être ajoutés en fonction des besoins.

Pour exemple, nous citerons les chapitres suivants, mais la liste n’est pas exhaustive :

Abréviations et glossaire

Documents associés

Lieu de l’activité : indications sur la localisation principale de l’activité déployée

Fréquence d’utilisation de la procédure ou de l’instruction

Annexes : illustrations, formulaires, exemples de documents

D) Enregistrements : tout document attestant de l’accomplissement d’une action

Classification particulière pour les enregistrements.La notion d’enregistrement étant assez large il nous a paru utile de répartir les documents en plusieurs types.

Catégorie : Type d’enregistrement :- Compte rendu- Enquête

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- Fiche de débriefing- Fiche de suivi- Fiches de vie- Formation et emploi- Logo- Notes de service- Ordre du jour- Organisation fonctionnelle- Plan d’échantillonnage- Présentation- Rapport d’audit- Autre

Les différents enregistrements sont présentés dans le document :E DO 008 Descriptif des enregistrements

E) Documents externes : document généré par des intervenants extérieurs

Classification particulière pour les documents externes

Nous avons réparti ces documents en plusieurs catégories.

Catégorie : Type de document externe :- Administration- Circulaire- Contrats et conventions- Identification d’espèces- ISO 9001- Lettre- Rapport- Réglementation- Autre

F) Modèles : formulaire vierge à utiliser pour créer certains enregistrements

G) Fiches de signalement : fiche signalant un dysfonctionnement ou une action corrective ou préventive

H) Demandes de données : formulaire pour la mise à disposition de données statistiques

Contraintes pour libeller et intégrer un document

En principe, cette tâche est dévolue au RQ mais dans le cas où des documents peuvent être proposés par d’autres membres de l’UMR, voire des personnes extérieures (dans le cas des fiches de signalement ou demandes de données), le RQ apportera a posteriori les ajustements nécessaires dans la rédaction des documents (cartouches, titres, corps de textes etc).Pour le titre du document il veillera notamment à utiliser des mots complets et à inclure éventuellement une date sous le format aaaammjj. Dans le texte du document il est conseillé de mettre un maximum de mots-clefs pour faciliter les recherches ultérieures.

document.doc 7/21

4.3 Indiquer le niveau de confidentialité

Afin de faire cohabiter sur le site des documents ouverts à tous et des documents réservés aux membres de l’UMR et partenaires associés, deux niveaux de confidentialité sont gérés :- documents « sensibles » destinés aux membres de l’UMR (certains enregistrements, certains documents externes) : ces documents nécessitent une inscription auprès du webmaster afin d’obtenir un login et un mot de passe pour se connecter- documents destinés à la libre consultation pour tout public et téléchargeables en lecture seule (Manuel qualité, procédures, instructions, fiches de signalement, demandes de données, certains enregistrements, certains documents externes) : ces documents sont en libre accès dès que l’on ouvre le site sans login ni mot de passe.Lors de la création et la publication de tout type de document, le RQ choisit une de ces deux options en fonction du contenu.

4.4 Respecter la gestion des circuits de création, validation, modification, publication des documents (workflows)

Pour un nouvelle procédure ou une nouvelle instruction Une personne authentifiée écrit une procédure (ou une instruction) grâce au formulaire

accessible sur le site (et y attache éventuellement un document) Le RQ est informé Le RQ la lit. Si avis négatif, retour vers le rédacteur. Si avis positif, il transmet au

validateur. Par clics, il sélectionne le validateur technique visé. Choix d'un validateur parmi une liste incluant l'ensemble des personnes de l'observatoire et de l'UMR.

Si OK -> RQ Si non ok -> rédacteur (et allers-retours rédacteur/validateur) Quand ok -> RQ -> Le RQ valide et rend disponible.

Pour une modification de procédure ou d’instruction Une personne authentifiée écrit une version modifiée de procédure (ou d’instruction)

grâce au formulaire (et y attache éventuellement un document) Le RQ est informé Le RQ la lit. Si avis négatif, retour vers le rédacteur. Si avis positif, il transmet au

validateur. Par clics, il sélectionne le validateur technique visé. Choix d'un validateur parmi une liste incluant l'ensemble des personnes de l'observatoire et de l'UMR.

Si OK -> RQ Si non ok -> rédacteur (et allers-retours rédacteur/validateur) Quand ok -> RQ -> Le RQ valide et rend disponible. L’ancienne version était seule publiée jusqu’à ce

moment-là et va passer maintenant en archive

Pour un enregistrement ou un document externe:- Une personne authentifiée crée un enregistrement ou un document externe et attache éventuellement un document (pdf ou autre). Selon le type d’enregistrement, il existe un « modèle » de document à compléter. Ces modèles sont téléchargeables sur le site (recherche sur

document.doc 8/21

« modèles »). Pour utiliser ces modèles d’enregistrements, il est nécessaire de faire une copie, d’intégrer les éléments et de faire une sauvegarde avec un nouveau nom. - Le document est ensuite envoyé au RQ afin que ce dernier le vérifie, le référence et le diffuse. - Le RQ accepte ou refuse le document. S'il le refuse, le rédacteur est informé par mail, avec raison du refus.

Pour une fiche de signalement une personne rédige une fiche (pour avoir accès à la création d’une fiche il faut être

titulaire d’un login et un mot de passe et s’identifier : demander son inscription au webmaster). Plusieurs champs sont à renseigner : Titre de la demande (date aaaammjj et résumé du problème), Corps (description détaillée du problème identifié)Eventuellement, une personne peut également utiliser la rubrique « Nous contacter » pour signaler un problème. Dans ce cas, le RQ rédige une fiche de signalement concernant le problème soulevé

La fiche arrive au RQ. Le RQ accuse réception au rédacteur. Le RQ la dirige vers un ou plusieurs analystes

Soit ils trouvent la solution immédiatement. : ils remplissent les champs « analyse » et « action corrective ». Retour au RQ. Le RQ peut la clôturer (alors le rédacteur est informé) ou la renvoyer aux analystes.

Soit ils ne trouvent pas de solution immédiate. L'action est planifiée. Seul le champ « analyse » est complété, éventuellement une date butoir est donnée (réunion...).

Le rédacteur est informé de la planification. Une fois la fiche clôturée, la rubrique « mesure d’efficacité » est remplie et le rédacteur

est informé.

Pour un appel à données : une personne rédige un formulaire de demande de données (pour avoir accès à la création

d’une demande de données il faut être titulaire d’un login et un mot de passe et s’identifier : demander son inscription au webmaster)Eventuellement, une personne peut également utiliser la rubrique « Nous contacter » pour demander des données. Dans ce cas, le RQ rédige un formulaire à la place du demandeur.

Le formulaire comprend les champs suivants à remplir obligatoirement :- Le titre de la demande (date aaaammjj)+ résumé de la demande+ nom du demandeur- L’organisme dont il dépend- L’unité ou le service- Engagement de confidentialité à cocher- Corps (description des données demandées)- L’objectif du travail qui sera fait avec ces données- Attachement d’un fichier si nécessaire

Le responsable de l'OT et le RQ sont alertés). Un Accusé de réception est envoyé au demandeur.

Le responsable ou le RQ a la possibilité de refuser la demande, ou de la transmettre à l'exécutant (Laurent Floch, Renaud, autre...). Il peut ajouter des commentaires

L'exécutant réalise la demande et accroche le fichier résultat à la demande. Envoi au responsable de l'OT (ou au RQ ?), qui peut, soit faire suivre au demandeur les

données demandées, soit renvoyer la demande à l'exécutant pour ajustement soit rediriger la demande vers un autre exécutant.

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Le demandeur valide la réception des données ou demande des rectifications

5. Maîtrise de la documentationAfin de vérifier que la documentation est bien à jour, une revue documentaire sera pratiquée au moins une fois par an. Le RQ fixera une date pour la revue documentaire et en informera les différents pilotes de processus ou responsables de documents pour les prier de relire la documentation qui les concerne directement (voir matrice de compétences et liste de la documentation OT (E DO 018)). Il leur demandera d’élaborer un état à lui remettre avant l’échéance fixée, indiquant quels documents ont été validés tels quels ou modifiés. L’état se présentera sous la forme suivante et sera rempli par chaque responsable :

Nom du document Date de relecture/modification

Type d’intervention(Validé tel quel,Modifié,Supprimé)

Principales modifications

Signature


La sauvegarde de l’ensemble des documents du site est assurée par l’IRD Montpellier à raison de 3 sauvegardes journalières. Ces sauvegardes sont conservées un mois puis sont remplacées au fur et à mesure des sauvegardes quotidiennes.7. Comment retrouver un document sur le site

Les documents sont accessibles en fonction des droits d’utilisateur et du niveau d’accessibilité des documents

1°) Consulter la liste des documents dans la partie gauche de l’écran et cliquer sur un type de documentUne liste apparaît classée par nom de document et affiche le nom de l’auteur, l’accessibilité et les catégories qui le caractérisent. Pour certains documents la première partie du nom est composée de la date de création du document (aaaammjj) afin de faciliter la recherche chronologique. Il est également possible de cliquer sur une des catégories pour obtenir tous les documents de la même catégorie

2°) Effectuer une recherche en tapant un mot dans une des cases « Recherche » en haut à droite de l’écran (au fur et à mesure de votre saisie, le programme vous propose des choix de mots-clés). En effet, seuls peuvent être recherchés des mots entiers. La recherche se fera soit dans le nom du document, soit dans le texte du document, soit dans le nom du fichier attaché, soit dans une des listes de mots-clefs servant à identifier un document (une des catégories de classification (voir ci-dessus)) (attention : sensible à la casse – accents - et singulier/pluriel !)

Si le document recherché n’a pas été trouvé, cliquer sur recherche avancée qui permet d’affiner les critères de recherche

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Annexe : ancienne procédure de maîtrise de la documentation valide avant la mise en service du site « Qualité » de l’UMR EME 212

Procédure de maîtrise de la documentation

Référence :M P 010


1 15/03/07 Création du document

2 21/02/08 Ajout d’un paragraphe sur les enregistrements et les documents externes 8 - 10

3 04/03/08 Mise en forme selon SMQ 1

4 24/04/08 Ajout d’informations sur le logigramme, sur la codification, sur la gestion des modifications, 3 - 7

5 15/05/08 Modifs par Alain 1 - 106 21/10/08 Modifs par Peggy 1 - 10

7 19/11/08 Ajout de la gestion des docs externes = précisions Explications concernant la validation des documents 1 - 10

8 31/12/08 Simplification et clarification 1 - 89 14/01/10 Prise en compte des documents UMR 3 - 4

Rédacteur ApprobateurNom : DAMIANO AlainDate et heure du mail de validation : 15/01/10 17h45Formulaire associé : E FV 011-3 20100114 validation des documents_AD

Nom : CHAVANCE PierreDate et heure du mail de validation : 15/01/10 17h56Formulaire associé : E FV 011-3 20100114 validation des documents_PC

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SOMMAIRE

7. Objet

8. Domaine d’application

9. Glossaire et abréviations

10.Documents associés

11.Règle de référencement des différents types de documents

12.Description du chapitrage

13.Consignes particulières

13.1. Manuel qualité

13.2. Cartes d’identité, procédures et instructions

13.3. Enregistrements

13.4. Documents externes

14.Archivage et sauvegarde

document.doc 13/21

5. Objet :

Cette procédure explique les modalités de gestion des documents qualité de l’Observatoire Thonier. Elle

décrit la façon :

de les identifier

de les rédiger, vérifier, approuver

de gérer les versions successives et leur diffusion

d’archiver les anciennes versions

6. Domaine d’application :

Cette procédure s’applique à l’ensemble de la documentation du système qualité de l’Observatoire Thonier.

Elle s’applique également à l’ensemble des documents de l’UMR EME

7. Glossaire et abréviations :

SMQ = Système de Management de la QualitéOT = Observatoire ThonierRQ = Responsable QualitéIRD = Institut de Recherche et de DéveloppementISO = International Standard OrganizationUMR = Unité Mixte de RechercheEME = Ecosystèmes Marins Exploités

8. Documents associés :

E FS 004 Tableau récapitulatif de tous les documents du système de management de la qualité.

9. Règles de référencement des différents types de documents :

document.doc 14/21

Type de document Sous classe Nom du document Description Répertoire de stockage Cartouche (C)Tableau modifs

(T)Visa (V)

Pied de page (P)Manuel qualité / MQ n-v+titre Présentation du périmètre, de la cartographie

des processus métiers et des divers éléments relatifs au management de la qualité

1-Manuel qualite -

Carte d’identité / CI n-v+titre Schématisation des processus 2-Carte d'identite des processus

C T V

Procédure / P n-v+titre Document destiné à présenter avec un maximum de détails un enchaînement d’actions destinées à produire un certain travail

3-Procedures C T V P

Instructions

Manuel d’utilisation

I MU n-v+titre Document permettant d’utiliser un outil et de se former de façon autonome.

4-Instructions C T V P

Instruction de travail

I IT n-v+titre Document à suivre pour réaliser une activité. 4-Instructions C T V P

Enregistrements

Formulaire vierge E FV n-v+titre_modele

Modèle de document 5-Enregistrements C T(facultatif) P

Document organisationnel

E DO n-v+titre Document permettant d’assurer l’organisation de l’OT et du SMQ

5-Enregistrements\Documents organisation

C T P

Fiche de suivi E FS n-v+titre Document à compléter tout au long de l’année et parfois plus

5-Enregistrements\Fiches de suivi

C T(facultatif)

Enregistrementssans codification

E n+titre Documents généraux à conserver 5-Enregistrements\[sous-répertoire individuel]

-

Documents externes

/ DE n(-v) +titre(date aaaammjj)

Directive, appels d’offres, avenants, contrat… 7-Documents externes -

n = numéro séquentiel attribué par le RQ

v = n° de version débutant à 1 et incrémenté à chaque changement dans le document.

Titre = nom évoquant le contenu ou le type de document

Les titres ne doivent comporter ni accent, ni apostrophe. Les espaces entre les mots sont acceptés.

Pour les documents relatifs à l’extension UMR EME le nom des documents sera construit comme indiqué ci-dessus mais précédé de la lettre « U ».

Dans le cas de documents référencés aussi bien pour l’OT que pour l’UMR on fera précéder le nom de la lettre « M » (Mixte)

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document.doc 16/21

Modèles de cartouche (C) selon spécification du document :

Titre du document

Référence :

OT

Titre du document

Référence :

UMR EME

Titre du document

Référence :

Mixte EME-OT

Modèle de tableau des révisions (T) :


1 15/03/07 Création du document2 ….. ……..3 …. ……..

Modèle de tableau des visas (V) :

Rédacteur ApprobateurNom : Date et heure du mail de validation :Formulaire associé :

Nom : Date et heure du mail de validation :Formulaire associé :

Pied de page

Le pied de page doit comporter les mentions suivantes :

document.doc 17/21

Observatoire thonier_[code et titre du document] [page/total pages]

ou

EME_[code et titre du document] [page/total pages]

ou

EME-OT_[code et titre du document] [page/total pages]

Les éléments entre crochets sont des champs qui doivent être mis à jour de la façon suivante :

[code et titre du document] : cliquer sur Affichage En-tête et pied de page puis en sélectionnant le champ et

en cliquant droit « Mettre à jour les champs »

[page/total pages] : mise à jour automatique

document.doc 18/21

10. Description du chapitrage :

Nous présentons ci-dessous les chapitres que doit contenir une procédure :

4. Objet : brève description résumant les principales fonctions de la procédure

5. Domaine d’application : contexte de la mission (projet, convention, programme, etc.)

6. Logigramme ou description des différentes étapes (avec personnel impliqué,

documents produits et protocoles utilisés) :

Synopsis du logigramme :

Déroulement Descriptif Acteurs Documents (si besoin)

Formes du logigramme :

Pour la prise de décision

Pour les actions

Pour les outils utilisés

Ces trois chapitres sont présents dans toutes les procédures. Cependant, selon la procédure étudiée, des

chapitres supplémentaires peuvent être ajoutés en fonction des besoins.

Pour exemple, nous citerons les chapitres suivants, mais la liste n’est pas exhaustive :

Abréviations et glossaire

Documents associés

Lieu de l’activité : indications sur la localisation principale de l’activité déployée

Fréquence d’utilisation de la procédure

Annexes : illustrations, formulaires, exemples de documents

document.doc 19/21

11. Consignes particulières :

7.1 Manuel qualité

Le manuel qualité est un document de communication. Il possède un numéro de version inscrit sur la 4 ème de

couverture.

7.2 Cartes d’identité, Procédures et Instructions

- Rédaction et approbation :

Le rédacteur est la personne la mieux placée pour rédiger le document, c'est-à-dire celle qui est la plus concernée par le sujet. Les documents rédigés doivent être clairs et synthétiques. Il est recommandé d’utiliser des logigrammes aussi souvent que possible.

Une fois rédigé, le document est vérifié et validé par un approbateur. Ce dernier peut se faire assister par un groupe de relecture réunissant des personnes concernées par l’activité (un supérieur hiérarchique, le RQ ou une personne d’un autre service susceptible de fournir un avis sur la rédaction du document). Tant que le document n’a pas été approuvé, il ne peut être diffusé.Avant diffusion, le rédacteur et l’approbateur doivent utiliser le formulaire E FV 011 qui certifie la validation des documents et autorise leur diffusion. Ce formulaire se gère de la manière suivante : Une fois le formulaire complété, le RQ classe l’enregistrement dans le dossier ISO 9001\5-Enregistrements\Visa et nomme l’enregistrement E initiales de la personne qui valide_date du mail(aammjj)_heure du mail (par exemple : E AD_081119_09h54).

- Diffusion et utilisation :

Le RQ se charge d’attribuer un numéro d’ordre et un numéro de version selon le tableau ci-dessus. Il tient à jour le tableau récapitulatif de tous les documents (E FS 004). La diffusion des COPIES n’est pas contrôlée.

L’accès aux documents du SMQ se fait soit par consultation du répertoire \\soleou\irdosiris\ISO9001 (personnes basées en France) soit par un FTP mis à jour mensuellement par le RQ pour s’assurer que seules les dernières versions des documents sont en circulation. La mise en place d’un site web www.ot.ird.fr est en cours.

- Modification :

La nécessité d’une modification peut être exprimée par chaque membre de l’UMR. Le demandeur fait les modifications sur une copie du document initial et l’envoie au RQ (les modifications sont surlignées dans la nouvelle version afin d’être repérées au premier coup d’œil).Le RQ stocke provisoirement le document modifié dans 0-En cours de redaction en attendant la validation complète (voir règles de validation ci-dessus). Une fois la nouvelle version validée le RQ se charge de la classer dans le bon dossier et d’archiver l’ancienne version.

7.3 Enregistrements

Selon le type d’enregistrement, il existe un modèle de document à compléter (E FV). Les modèles des enregistrements sont référencés et peuvent être mis à jour si besoin après consultation du RQ. Le modèle est donc répertorié dans le tableau récapitulatif des documents (E FS 004).

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http://www.ot.ird.fr/

L’ensemble du personnel de l’UMR envoie au RQ les enregistrements à intégrer pour référencement, diffusion et archivage.Pour utiliser ces modèles d’enregistrements, chacun fait une copie, la remplit et la sauvegarde en modifiant le titre. Puis il envoie le document au RQ qui se charge de le référencer, le classer et le diffuser (si besoin). Pour certains enregistrements spécifiques, la façon de nommer le document est expliquée dans les procédures et/ou instructions métier (exemple : E FV 001 Fiche evaluation missions thoniers).

Certains documents, comme les rapports et les bases de données des d’observateurs, ne sont pas stockés sur le répertoire ISO 9001 compte tenu de leur caractère confidentiel. Ils sont sauvegardés sur le serveur Aldabra et leur disponibilité est restreinte au groupe Obsthon.

7.4 Documents externes

L’ensemble du personnel envoie au RQ les documents qu’il juge nécessaire d’intégrer dans le SMQ. Le document externe est référencé par le RQ selon le tableau ci-dessus.


L’archivage des documents ne peut être fait que par le responsable qualité. Lorsqu’une nouvelle version d’un document est créée, les anciennes versions sont placées dans le répertoire \\soleou\irdosiris\ISO9001\6-archives.Aucun document n’est détruit même lorsqu’il est archivé ce qui permet d’avoir une traçabilité.

Une sauvegarde de l’ensemble de la documentation est effectuée sur CD une fois par an afin d’éviter la perte de données.

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