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GUIDE D’UTILISATION

Galileo CruiseSM

Guide d’utilisation de Galileo CruiseSM

Remerciements : Le présent guide a été développé par le service Training and Development de Galileo International. Veuillez envoyer vos questions ou commentaires à

l’adresse suivante : [email protected]

©2004 Galileo International. Tous droits réservés.

Apollo, Galileo, Galileo Cruise, le logo du globe, Leisureshopper et le nom d’autres produits et applications sont des marques déposées ou des marques de commerce de Galileo

International aux États-Unis et/ou dans d’autres pays.

12/04

Galileo Cruise, décembre 2004 1


Table des matières

GALILEO CRUISESM......................................................................................................................................................4 INTRODUCTION................................................................................................................................................................4

Démarrage..................................................................................................................................................................4 NAVIGATION DANS GALILEO CRUISESM ..........................................................................................................................5

Page Agent Home .......................................................................................................................................................5 Page Cruise Home......................................................................................................................................................7 Entrée en communication et sortie .............................................................................................................................8

Entrée en communication de base .............................................................................................................................................8 Non-utilisation de mot de passe.................................................................................................................................................8 Société de services.....................................................................................................................................................................8 Sortie .........................................................................................................................................................................................8 Sortie de Galileo Cruise...........................................................................................................................................................10

Barre de navigation ..................................................................................................................................................11 Liens d’accès à des données précises de la croisière ...............................................................................................12

Renseignements sur le croisiériste ...........................................................................................................................................12 Renseignements sur le bateau ..................................................................................................................................................13 Détails de la cabine..................................................................................................................................................................18

Menu Agent...............................................................................................................................................................19 Option New Cruise Booking ...................................................................................................................................................19 Option My Bookings ...............................................................................................................................................................19 Option Find a Booking ............................................................................................................................................................23 Option Customers – Find a Customer......................................................................................................................................24

RÉSERVATION D’UNE NOUVELLE CROISIÈRE.................................................................................................27 COMMENCER LA RÉSERVATION .....................................................................................................................................28 ÉTAPE 1 : RECHERCHER UNE CROISIÈRE........................................................................................................................28

Avant de commencer.................................................................................................................................................28 Zone Sailing Date ....................................................................................................................................................................29 Zone Sailing ID .......................................................................................................................................................................29 Zone Destination .....................................................................................................................................................................29 Zone Include Airfare?..............................................................................................................................................................30 Zones Price Range / Sort By / Sort Order................................................................................................................................30

Recherche d’une croisière ........................................................................................................................................31 Autres détails de recherche......................................................................................................................................................33

ÉTAPE 2 : SÉLECTIONNER UN CODE DE TARIF ET UNE CATÉGORIE .................................................................................34 Sélection du code de tarif et de la catégorie.............................................................................................................34

Autres détails de recherche......................................................................................................................................................35 ÉTAPE 3 : SÉLECTIONNER UN TARIF ET UNE CABINE......................................................................................................36

Sélection d’un tarif ...................................................................................................................................................36 Sélection d’une cabine..............................................................................................................................................37

ÉTAPE 4 : IDENTIFIER LES PASSAGERS...........................................................................................................................38 ÉTAPE 5 : CHOISIR DES PRÉFÉRENCES, DES CARACTÉRISTIQUES ET DES OPTIONS DE CROISIÈRE....................................39 ÉTAPE 6 : CHOISIR LES OPTIONS DE PAIEMENT ..............................................................................................................42

Options de paiement .................................................................................................................................................42 ÉTAPE 7 : ENTRER LES DONNÉES DE PAIEMENT .............................................................................................................44

Paiements fractionnés ..............................................................................................................................................................44 Paiement fractionné, plusieurs cartes ou chèque......................................................................................................................46 Paiement immédiat ..................................................................................................................................................................53 Paiement intégral ultérieur.......................................................................................................................................................57

ÉTAPE 8 : REVOIR L’ÉCRAN BOOKING SUMMARY .........................................................................................................60 Sommaire de la réservation – Autres détails............................................................................................................................60

ÉTAPE 9 : VOIR/IMPRIMER LA CONFIRMATION DES ÉLÉMENTS DE LA RÉSERVATION .....................................................63 Autres détails de la réservation................................................................................................................................................65

TRAITEMENT DES PAIEMENTS........................................................................................................................................71 MODIFICATION D’UNE CROISIÈRE......................................................................................................................72

2 Guide d’utilisation de Galileo CruiseSM, décembre 2004

Guide d’utilisation de Galileo Cruise

PAGE BOOKING DETAIL ................................................................................................................................................72 AJOUTER DES RÉSERVATIONS D’AVION À LA RÉSERVATION EN COURS..........................................................................75 CHANGER LE CODE DE TARIF .........................................................................................................................................76 CHANGER LA CATÉGORIE ..............................................................................................................................................78 CHANGER LA CABINE ....................................................................................................................................................83 CHANGER LES DONNÉES DE PASSAGER ..........................................................................................................................85 AJOUTER OU SUPPRIMER DES OPTIONS ..........................................................................................................................87 CHANGER LES PRÉFÉRENCES DE REPAS .........................................................................................................................92 CHANGER LES DONNÉES HISTORIQUES ..........................................................................................................................93 AUTRES OPTIONS DE LA PAGE BOOKING DETAILS .........................................................................................................94

Bouton Add Notes .....................................................................................................................................................94 Bouton Print Booking Receipt ..................................................................................................................................96 Bouton Email Receipt to Customer from Agency......................................................................................................97

ANNULATION D’UNE RÉSERVATION DE CROISIÈRE .....................................................................................98 CHANGEMENTS À LA RÉSERVATION APRÈS ANNULATION ..............................................................................................99

Guide d’utilisation de Galileo CruiseSM, novembre 2004 3


Galileo CruiseSM

Galileo CruiseSM offre des avantages financiers immédiats à votre agence, grâce à sa gamme complète de produits de croisière. Faisant appel aux normes technologiques les plus récentes, le programme offre une plateforme sûre, souple et adaptable, capable de répondre aux attentes de toutes les agences de voyage.

Galileo CruiseSM constitue le programme de réservation de croisières le plus complet qui existe actuellement sur le marché. Il vous aidera très vite à offrir un service à la clientèle encore plus rapide et efficace.

Introduction

Galileo CruiseSM est un produit simple à utiliser. La réservation d’une croisière s’effectue en pointant-cliquant sur les éléments voulus, ce qui raccourcit beaucoup la démarche.

Galileo Cruise regroupe tout le matériel dont vous avez besoin, des plans de pont à la description globale des bateaux en passant par des galeries de photos des bateaux et des cabines. Vous aiderez ainsi le client à choisir la croisière qui répond très exactement à son souhait. Maintenant, vous pouvez modifier une réservation de client en ligne dans Galileo Cruise. Vos changements sont immédiatement reflétés dans Apollo® / Leisureshopper®.

Démarrage

Le présent guide d’utilisation traite des sujets suivants :

navigation dans Galileo Cruise ;

réservation d’une nouvelle croisière dans Apollo® à l’aide de Galileo Cruise ;

traitement des réservations dans Galileo Cruise ;

traitement des paiements dans Galileo Cruise.



Navigation dans Galileo CruiseSM

La présente section traite des sujets suivants :

page Agent Home ;

page Cruise Home ;

entrée en communication et sortie ;

barre de navigation ;

menu Agent ;

liens d’accès à des données de croisière.

Page Agent Home

La page Galileo Cruise Agent Home est la première à s’ouvrir une fois la communication établie avec le programme. En tant que page d’accueil de l’agent, elle est votre point de départ dans Galileo Cruise. Vous pouvez toujours y revenir quand vous n’êtes pas sûr de l’étape suivante.

Dans la page Agent Home, vous trouvez des sources d’information sur Galileo Cruise et des conseils qui font généralement référence aux méthodes et aux indications moins évidentes.



Pour accéder à la page Agent Home :

Cliquez sur Agent Home sous la bannière Galileo Cruise.

La page Agent Home s’affiche.



Page Cruise Home

Cruise Home est la première page à laquelle vous accédez pour réserver une croisière.

Pour accéder à la page Cruise Home :

Dans le menu Agents, cliquez sur New Cruise Booking.



Entrée en communication et sortie

Entrée en communication de base

Pour entrer en communication avec Galileo Cruise, vous avez besoin :

du pseudo-code de ville Apollo de votre agence ;

de l’ID d’agent que vous utilisez pour entrer en communication avec Apollo ;

du mot de passe que vous utilisez pour entrer en communication avec Apollo.

Tapez ces renseignements dans les zones prévues à cet effet de la page d’entrée en communication de Galileo Cruise. Ces zones acceptent les minuscules et les majuscules.

Non-utilisation de mot de passe

Si votre compte Apollo ne prévoit pas l’entrée d’un mot de passe pour accéder à Apollo, vous ne pouvez pas entrer en communication avec Galileo Cruise par cette page. Dans ce cas, utilisez le navigateur Web de Viewpoint™ et le site Web de e-Agent. Dans ce site, sélectionnez Cruise sous la rubrique Products & Services. Vous obtenez un lien d’accès au site Web de Galileo Cruise. (Ne s’applique pas pendant les tests alpha ou bêta.)

Société de services

Si vous faites partie d’une société de services et que vous devez réserver et modifier des croisières sous plusieurs pseudo-codes de ville, vous ne pouvez pas accéder à Galileo Cruise par cette page. Dans ce cas, utilisez Focalpoint® pour émuler le pseudo-code de ville voulu, puis le navigateur Web de Galileo Viewpoint™ et le site Web de e-Agent. Dans ce site, sélectionnez Cruise sous la rubrique Products & Services. Vous obtenez un lien d’accès au site Web de Galileo Cruise. (Ne s’applique pas pendant les tests alpha ou bêta.)

Sortie

Si vous n’arrivez pas à entrer en communication avec Galileo Cruise après trois essais, l’accès se verrouille. Vous devez attendre environ 15 minutes avant de réessayer. Cette mesure de sécurité vise à prévenir les attaques « force brute » pour tenter de « deviner » les ID et les mots de passe d’agent.



Pour entrer en communication avec Galileo Cruise :

1. Dans la case d’adresse d’un navigateur Web, entrez l’URL d’accès à Galileo Cruise : http://galileocruise.com

La page Agent Authentication s’ouvre.

2. Entrez votre pseudo-code de ville, votre ID d’agent et votre mot de passe dans

les zones prévues à cet effet.

3. Cliquez sur Sign On. L’authentification de l’agent Galileo Cruise se poursuit.

4. Lisez les conditions et, si vous les acceptez, cliquez sur Yes, I agree.

5. Cliquez sur Continue.

Vos données sont vérifiées. Il peut être nécessaire de cliquer sur Continue.

Le navigateur ouvre la page Galileo Cruise New Booking. Vous êtes prêt à commencer à réserver une croisière.



Sortie de Galileo Cruise

Pour sortir de Galileo Cruise :

Dans Galileo Cruise, cliquez sur Sign Out. Il est important de sortir du programme au lieu de simplement fermer la fenêtre de la session. Si vous fermez simplement la fenêtre, la session reste active pendant 60 minutes.

Cela peut présenter un risque si quelqu’un d’autre utilise votre bureau pendant cette période, car il n’a pas à entrer en communication puisque la session reprend automatiquement avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.



Barre de navigation

La barre de navigation constitue un point de référence à mesure que vous progressez dans la réservation de la croisière. Elle vous permet aussi de revenir à l’écran précédent.

La barre de navigation se trouve toujours en haut de la page, juste sous la bannière Galileo Cruise.

Quand vous commencez, la barre de navigation ressemble à l’illustration suivante. Le mot Search est mis en évidence.

Une fois que vous avez lancé une recherche, la barre de navigation met en évidence le mot suivant, pour indiquer où vous êtes.

Galileo Cruise crée aussi des liens qui permettent de revenir facilement à l’étape précédente de la réservation.



Liens d’accès à des données précises de la croisière

Partout dans Galileo Cruise, vous trouverez des liens d’accès à des renseignements utiles quand vous vendez une croisière au client. Les liens sont redondants, c’est-à-dire qu’ils apparaissent là où vous en avez besoin, peu importe à quel stade de la réservation vous en êtes.

Ils donnent accès :

à des renseignements sur le croisiériste ;

à des renseignements sur le bateau, notamment description globale, plans de pont, photos, service de restauration, installations à bord, commodités et boutiques ;

à des photos des cabines ;

à des renseignements sur l’itinéraire.

Renseignements sur le croisiériste

Chaque fois que le nom d’un croisiériste s’affiche sous forme de lien, vous pouvez cliquer dessus pour voir des renseignements à son sujet.

En réponse, vous obtenez un affichage complet de renseignements, indiquant notamment les coordonnées de contact, les règles pour le paiement final, les règles pour les acomptes et les règles d’annulation.



Renseignements sur le bateau

Le bateau et ses caractéristiques sont abondamment décrits. Chaque fois que le nom d’un bateau s’affiche sous forme de lien, vous pouvez cliquer dessus pour voir des renseignements à son sujet.

Quand vous cliquez sur le lien, vous accédez à la description du bateau. L’affichage initial contient de nombreux renseignements qui devraient vous permettre de répondre à la plupart des questions du client.



En outre, il contient quatre boutons dans sa partie supérieure, qui sont : Ship Review, Deck Plans, Photo Gallery et Dining Info.

Partout dans Galileo Cruise, vous trouverez des liens d’accès à ces mêmes renseignements.

Bouton Ship Review

Commençons par le bouton Ship Review. Anne Campbell, auteure renommée dans le monde des croisières, rédige le contenu de ces affichages. Voici un exemple de ce que vous obtiendrez. L’écran ci-dessous illustre ce qui apparaît en haut de l’affichage et celui de la page suivante donne une idée de l’étendue des renseignements fournis.



Voici ce que donne un affichage complet. Pour l’imprimer, cliquez sur le bouton droit (ou gauche, s’il y a lieu) de la souris et sélectionnez Print.



Bouton Deck Plans

Galileo Cruise fournit les plans de pont les plus détaillés qui soient. Vous pouvez voir le schéma de chaque pont et localiser précisément la cabine voulue.

Vous pouvez pouvoir les plans de pont en tout temps. Il suffit de cliquer sur le nom du bateau, puis sur le bouton Deck Plans. Ou encore, à l’étape de la sélection de la cabine, cliquez simplement sur le lien « view deckplan ».

Pour imprimer un plan de pont, cliquez sur le bouton droit (ou gauche, s’il y a lieu) de la souris et sélectionnez Print.



Vous pouvez cliquer sur le nom du bateau pour voir un schéma de chaque pont.

Bouton Photo Gallery

Cliquez sur le bouton Photo Gallery pour voir des photos du bateau. La plupart du temps, vous obtenez une vue panoramique de la majorité des sections du bateau.



Bouton Dining Info

Quand vous cliquez sur le bouton Dining Info, vous accédez aux renseignements qui se trouvent dans le bas de l’affichage.

Détails de la cabine

Quand le client veut voir à quoi ressemble une cabine avant de se décider, cliquez sur le lien Cabin Category pour obtenir une photo.

Les photos qui s’affichent n’illustrent que la cabine choisie.



Menu Agent

Utilisez le menu Agents pour :

commencer une nouvelle réservation de croisière ;

établir la liste de toutes les réservations que vous avez vendues ou qui sont en suspens ;

trouver une croisière traitée par l’un de vos collègues ;

voir un fichier de client.

Option New Cruise Booking

Après l’entrée en communication avec Galileo Cruise, la première page qui s’affiche est la page New Cruise Booking. Mais si vous effectuez d’autres tâches dans Galileo Cruise et que vous voulez ensuite réserver une nouvelle croisière, vous devez cliquer sur le menu Agents, puis sélectionnez New Cruise Booking.

Pour plus de renseignements, consultez la section Réservation d’une nouvelle croisière.

Option My Bookings

Dans le menu Agents, l’option My Bookings comprend deux sous-catégories :

List Booked ;

List Pending.



Sous-catégorie List Booked

Vous pouvez sélectionner List Booked pour voir toutes les réservations que vous avez effectuées et dont l’état indique « Booked ».

Si vous avez sélectionné Split Payment comme méthode de paiement pour une

réservation, le dossier de réservation affiche l’état « Booked » et figure dans la sous-catégorie List Booked.

De même, si vous avez sélectionné Pay Now, le dossier de réservation affiche l’état « Booked » et figure dans la sous-catégorie List Booked.

Les seules réservations qui apparaissent dans la sous-catégorie List Booked sont celles que vous avez faites.

Pour voir la liste de vos réservations :

Dans le menu Agents, cliquez sur My Bookings, puis sélectionnez List Booked.

La page List Booked s’affiche.

Cliquez sur le bouton Save Report pour enregistrer la page List Booked sous

forme de tableur.



Sous-catégorie List Pending

Sélectionnez List Pending pour voir toutes les réservations que vous avez effectuées, affichant l’état Pending.

Si vous avez sélectionné Pay All Later comme méthode de paiement pour

réservation, le dossier de réservation affiche l’état « Pending » et figure dans votre file d’attente Pending Bookings.

Les seules réservations qui figurent dans la sous-catégorie List Pending, sont celles que vous avez faites.

Pour voir la liste de vos réservations en attente :

1. Dans le menu Agents, cliquez sur My Bookings, puis sélectionnez List Pending.

La page List Pending s’affiche.

2. Cliquez sur le bouton Save Report pour enregistrer la page List Pending sous

forme de tableur, si désiré.



Pour voir le détail de la réservation :

Dans List Booked ou List Pending, cliquez sur le numéro de la réservation ou sur le numéro du PNR.



Option Find a Booking

Cliquez sur Find a Booking pour voir les réservations, quel que soit l’agent qui les a faites ou quel que soit leur état.

Pour trouver une réservation :

1. Dans le menu Agents, cliquez sur Find a Booking.

La page Find a Booking s’affiche.

2. Entrez les renseignements connus dans les cases de cette page.

3. Cliquez sur Search.

Selon l’exactitude des renseignements entrés, l’affichage que vous obtenez est un message d’erreur, une liste de noms semblables (qui ressemble à la page My Bookings) ou la page Booking Detail pour le client recherché.



Option Customers – Find a Customer

Cette fonction permet de faire une recherche parmi les dossiers de client et de voir les réservations et les activités passées des clients. La recherche peut être effectuée selon les critères suivants : ID du client, nom, numéro de téléphone, adresse courriel et code zip.

Quand vous n’êtes pas sûr de l’orthographe d’un nom propre, entrez quelques lettres seulement dans la case Name Contains, puis cliquez sur Search. La liste des noms contenant ces lettres s’affiche.

Recherche de clients

Pour rechercher des clients :

1. Dans le menu Agents, cliquez sur Customers puis sur Find a Customer.

La page Customer Search s’affiche.

2. Dans cette page, entrez vos critères de recherche, puis cliquez sur Search.

Pour afficher la liste de tous les clients, laissez toutes les cases vides et cliquez sur Search.

La liste de tous les clients qui correspondent à vos critères de recherche s’affiche. Vous pouvez voir les croisières et les activités précédemment réservées par le client.



3. Dans la colonne Customer ID, cliquez sur un numéro pour voir et éditer les

renseignements sur le client en question.

La page Customer Details s’affiche.

Il est très probable que le dossier du client contienne plusieurs noms. Pour voir le deuxième nom, cliquez sur le menu déroulant.



Pour changer ou ajouter une personne-ressource :

1. Cliquez sur le bouton Edit Contact ou Add Contact.

2. La page Contact Information s’affiche.

Si vous ajoutez un nouveau client, la page Contact Information est vierge.

Si vous éditez le dossier d’un client existant, ce dossier s’affiche.

3. Ajoutez ou éditez les renseignements sur le client.

4. Cliquez sur Save.



Réservation d’une nouvelle croisière

Quand vous réservez une nouvelle croisière à l’aide de Galileo Cruise, un dossier est créé dans le système de réservations du croisiériste et dans Apollo® (Leisureshopper®).

La démarche de réservation suivie par l’agent comprend les neuf étapes suivantes, qui sont expliquées dans le présent guide :

1. Rechercher une croisière.

2. Sélectionner un code de tarif et une catégorie.

3. Sélectionner un tarif et une cabine.

4. Identifier les passagers.

5. Choisir des préférences, des caractéristiques et des options de croisière.

6. Choisir les options de paiement.

7. Entrer les données de paiement.

8. Revoir l’écran Booking Summary.

9. Voir/imprimer la confirmation des éléments de la réservation.

Vous devez effectuer ces étapes dans l’ordre indiqué, mais vous pouvez revenir en arrière, au besoin, une fois que vous aurez terminé une étape. Vous avez accès à des données descriptives sur la croisière tout au long de la démarche.

Les méthodes et images dont il est question dans ce guide diffèrent peut-être des vôtres. Cette différence vient de la personnalisation des sites Web. Mais si l’apparence varie, les options qui figurent dans chaque page sont les mêmes.

Remarque : Si la connexion entre Galileo Cruise et le croisiériste est coupée avant que vous ne mettiez fin à la réservation et que vous ne la confirmiez, vous devrez tout recommencer depuis le début.

IMPORTANT : À partir du moment où vous sélectionnez une cabine, vous avez 15 minutes pour créer une croisière. Si vous dépassez ce délai, vous devrez tout recommencer depuis le début. Tout au long de la démarche, une horloge vous indique combien il vous reste de temps. Quand elle indique 0:00, le délai est écoulé et vous devez tout recommencer depuis le début.



Commencer la réservation 1. Dans la menu Agents, cliquez sur New Cruise Booking.

2. Passez à l’étape 1 : Rechercher une croisière.

Étape 1 : Rechercher une croisière

Avant de commencer

Quand vous cherchez une croisière, vous devez sélectionner un croisiériste (Cruise Line) ou une destination et une ville d’origine. Nous vous conseillons toutefois d’entrer d’autres renseignements, afin de mieux définir la recherche.



Zone Sailing Date

Vous pouvez sélectionner la date exacte. Toutes les croisières dans les sept jours suivant cette date s’affichent.

Vous pouvez sélectionner un mois. Toutes les croisières pour ce mois s’affichent.

Zone Sailing ID

Si vous connaissez l’ID de la croisière, entrez-le dans la zone Sailing ID (SID), puis cliquez sur Search pour afficher l’itinéraire correspondant. L’ID est un identificateur automatiquement attribué en propre à chaque croisière, par date. Chaque croisière est assortie d’un numéro SID, qui désigne le croisiériste, le bateau et la date de départ.

Les croisières pour la même destination, assurées par le même bateau, à des

dates différentes, sont assorties d’un numéro SID qui varie selon la date.

Les croisières pour la même date, assurée par le même croisiériste mais des bateaux différents sont assorties d’un numéro SID propre à chaque bateau.

Zone Destination

Dans la zone Destination, l’option Nowhere représente une destination réelle pour les croisières qui prévoient un repositionnement d’escales ou une excursion d’une journée en mer avec retour au même port. Sélectionnez une destination dans la liste, pour mieux définir votre recherche.



Zone Include Airfare?

Vous pouvez inclure le tarif aérien, à partir de la ville d’origine, dans le prix de la croisière. La valeur par défaut est No. Sélectionnez Yes si vous voulez inclure le tarif aérien.

Zones Price Range / Sort By / Sort Order

Vous pouvez préciser une recherche par fourchette de prix et la trier par prix (valeur par défaut) ou tout autre critère figurant dans les menus déroulants. Vous pouvez sélectionner l’ordre ascendant (valeur par défaut) ou descendant.



Recherche d’une croisière

Le nombre et la catégorie des passagers s’inscrivent dans le bas de l’affichage ; la valeur par défaut est deux adultes. Dans cet exemple, nous n’avons sélectionné que quelques-unes des options. Plus vous précisez votre demande, plus les résultats obtenus permettront de satisfaire les besoins du client.

Pour rechercher une croisière :

1. Dans la case Cruise Search, cliquez sur la liste déroulante Cruise Line et sélectionnez un croisiériste.

2. Dans la liste déroulante Destination, sélectionnez la destination.

3. Dans la zone Sailing Date, cliquez sur l’icône de calendrier pour sélectionner une date ou entrez une date dans la case prévue à cet effet.

4. Indiquez le nombre et la catégorie des passagers. La valeur par défaut est deux adultes.

5. Vos critères de recherche devraient ressembler à ce qui suit :

6. Cliquez sur Search.

La liste des résultats s’affiche.



7. Si vous voulez redéfinir la recherche, cliquez sur le lien Redefine Search, en

haut de la page (encerclé dans l’exemple ci-dessus).

8. Cliquez sur le bouton Select pour la croisière à réserver.

L’écran Rate Code and Category Search s’affiche.

9. Passez à l’étape 2 : Sélectionner un code de tarif et une catégorie



Autres détails de recherche

Quand vous cliquez sur Search, seules les croisières assurées par les bateaux appartenant aux croisiéristes sélectionnés et partant dans les sept jours de la date choisie et pour la destination précisée s’affichent dans la liste des résultats (voir ci-dessous).

Vous pouvez cliquer sur les liens pour afficher d’autres renseignements sur la croisière et sur le bateau. Ces liens sont présents tout au long de la démarche de réservation ; rien ne vous oblige donc à consulter cette information sur-le-champ, si ça ne vous convient pas.

Le prix indiqué dans la rubrique From est le prix le plus bas applicable à la croisière. Il ne comprend pas les coûts additionnels, comme les frais de port et les taxes.

Le prix en regard de chaque croisière est enregistré dans une base de données intérimaire, qui est mise à jour toutes les 12 à 24 heures. Ceci pour deux raisons :

le recours à une base de données intérimaire accélère l’affichage des prix pour chaque croisière et, donc, celui des résultats de la recherche de croisières ;

si la communication avec un croisiériste est coupée, les prix sont extraits de la base de données intérimaire — pas du système du croisiériste — pour que les agents puissent continuer la réservation.

Quand vous cliquez sur le lien du prix From ou sur le bouton Select, vous accédez à l’écran Rate Code + Category.



Étape 2 : Sélectionner un code de tarif et une catégorie

Sélection du code de tarif et de la catégorie

L’affichage Rate Code + Category donne la liste des codes de tarif applicables à vos choix. Vous pouvez sélectionner jusqu’à cinq codes, pour fins de comparaison.

1. Sélectionnez de 1 à 5 codes dans la liste figurant dans cette page. Si un code de

tarif existant, à votre connaissance, ne s’affiche pas, vous pouvez l’entrer dans la case prévue à cet effet.

2. Cliquez sur le bouton View Pricing on Selected Fare Codes.

Les codes de tarif et les catégories s’affichent. Les catégories pour lesquelles il n’existe pas de tarif n’en n’indiquent pas.

Dans cet écran, vous pouvez comparer les tarifs et les catégories de cabine.

3. Passez à l’étape 3 : Sélectionner un tarif et une cabine.



Autres détails de recherche

Avant de sélectionner un code de tarif et une catégorie, le client voudra peut-être en savoir plus sur les services ou vous voudrez peut-être voir l’itinéraire avant de poursuivre.

Pour revoir l’itinéraire, cliquez sur le bouton Itinerary Details.

Si vous voulez voir une image de la catégorie de tarif (type de chambre),

cliquez sur le lien correspondant.

Pour en savoir plus sur le croisiériste, cliquez sur le nom de ce dernier.

Pour en savoir plus sur le bateau, cliquez sur le nom du bateau.

Pour en savoir plus sur les services, cliquez sur le type de chambre.



Étape 3 : Sélectionner un tarif et une cabine

Sélection d’un tarif

Déterminez le type de chambre que le client veut.

Cliquez sur Select pour le tarif que vous avez choisi pour la réservation.

L’écran Select a Cabin s’affiche. La partie supérieure récapitule l’itinéraire. La partie inférieure indique le détail du tarif, par passager.

Itinerary Summary

e

36 Guide d’utilisation d

Cruise Line Insuranc

e Galileo CruiseSM, décembre 2004


À partir de cette page, vous pouvez voir le détail de l’itinéraire, imprimer un calcul de prix ou envoyer un calcul de prix par courriel.

L’assurance du croisiériste est incluse/sélectionnée par défaut. Cliquez sur la case à cocher si vous n’en voulez pas.

Avant de sélectionner une cabine, cliquez sur le lien « view deckplan » si vous voulez montrer au client où elle se situe à bord.

Important :Lisez le texte au bas de cet affichage.

Le délai de 15 minutes commence quand vous cliquez sur Book Cabin. Nous vous recommandons de rassembler les renseignements sur le passager avant de poursuivre la réservation.

Sélection d’une cabine Cliquez sur le bouton Book Cabin pour réserver la cabine.



Étape 4 : Identifier les passagers

Dans la page Passenger, vous devez entrer des renseignements sur le passager, comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance et le pays de citoyenneté, pour n’en citer que quelques-uns. Vous devez entrer ces renseignements pour chacun des passagers. Quand cette page s’affiche, vous avez 15 minutes pour terminer la réservation.

Une fois la réservation terminée, vous pouvez revenir en arrière pour changer des renseignements personnels.

Remarque : Les zones désignées par un double astérisque ( ** ) sont obligatoires. Au moins l’un des passagers doit être âgé de 21 ans.

Pour identifier les passagers, effectuez les étapes suivantes :

1. Dans la page Passengers, entrez tous les renseignements applicables sur le passager.

2. Cliquez sur Continue Booking. Si vous avez omis des zones obligatoires, un message s’affiche, vous les signalant.

Dans la zone Past Passenger Number, entrez le numéro de passager du client, extrait d’une croisière précédente. Parfois, le croisiériste offre des tarifs et des services spéciaux aux clients qui ont déjà fait appel à ses services.



Étape 5 : Choisir des préférences, des caractéristiques et des options de croisière

Vous pouvez aussi déterminer les préférences des passagers, allant de l’heure du service de restauration aux demandes de repas spéciaux, en passant par les forfaits avant et après la croisière, les pourboires prépayés et plus encore. Les heures de repas, la taille des tables (nombre de personnes) et les préférences de croisière varient d’un croisiériste à l’autre. Les exemples ci-dessous ne sont que des échantillons de ce que vous trouverez.

Heure de repas

Une des préférences typiques est l’heure des repas et l’option peut être FIRST SEATING ou SECOND SEATING. Les heures de service sont définies sous la rubrique Dinner Time. Si vous ne pouvez pas sélectionner une préférence dans la liste déroulante, c’est qu’elle n’est plus disponible.

Pour déterminer une heure de repas :

Dans le menu déroulant, sélectionnez First ou Second Seating.

Les autres préférences typiques sont : demandes et services spéciaux.



Demandes et services spéciaux

Le menu déroulant Special Requests compte plusieurs options, dont les plus typiques sont : sélection d’un hôtel pour une nuitée, configuration d’autres heures de repas préférées, précision des exigences alimentaires, indications d’ordre médical et handicaps et plus encore. Ces options sont définies par les croisiéristes et varient de l’un à l’autre.

Quand vous effectuez ces sélections, vous devez souvent passer à une deuxième étape pour désigner le passager faisant l’objet de la demande. Les écrans donnent toujours les instructions nécessaires.

Pour entrer une demande ou un service spécial, effectuez les étapes suivantes :

1. Faites un choix dans la liste déroulante.

2. Associez un bénéficiaire à la demande spéciale.

3. Effectuez d’autres choix, s’il y a lieu, puis cliquez sur Continue.

Ces renseignements sont résumés dans l’écran Pay Options (l’écran suivant dans la démarche). Dans cet exemple, vous voyez que les passagers ont choisi les options suivantes : hôtel Hilton à Los Angeles, régime non irritant et pourboires prépayés.



Rappel : Si vous ne connaissez pas les préférences du client, vous pourrez les ajouter plus tard.



Étape 6 : Choisir les options de paiement

Options de paiement

Pendant la réservation, vous avez le choix entre plusieurs options de paiement.

Vous pouvez choisir l’une des options suivantes ou les combiner :

Split Payment ;

Split Payment, Multiple Cards ou chèque ;

Pay Now ;

Pay Now, Multiple Cards ou chèque ;

Pay All Later.

Voici une illustration de la page Choose Payment Options :

Les différents méthodes de paiement sont traités aux pages suivantes.



Voici un sommaire de chacune des options.

Quand vous sélectionnez :

Vous choisissez :

Split Payment de verser un acompte le jour même, imputé au compte du client, le solde étant réglé plus tard. L’indicateur d’état de la réservation affiche « booked » (réservé).

L’écran Payment s’affiche.

Split Payment, Multiple Cards ou chèque

d’effectuer un paiement fractionné, à l’aide de deux cartes différentes, ou un paiement fractionné entre une carte de crédit et un chèque.

Pay Now de régler le montant total le jour même. L’indicateur d’état de la réservation affiche « booked » (réservé). Vous devez entrer le numéro de la file d’attente où le suivi de ces dossiers est assuré.

Pay Now Multiple Cards ou chèque

de payer maintenant à l’aide de deux cartes de crédit différentes ou plus ou d’une combinaison de cartes de crédit et d’un chèque.

Pay All Later de régler le montant total plus tard. Dans ce cas, la réservation est mise en attente 24 heures et l’indicateur d’état affiche « pending » (en attente). Le dossier de réservation est versé dans votre file d’attente List Pending, que vous consultez pour voir, éditer et annuler les réservations en attente. Vous pouvez modifier la méthode de paiement pour un paiement fractionné, par chèque et/ou par plusieurs cartes de crédit.



Étape 7 : Entrer les données de paiement

À cette étape, vous précisez un mode de paiement, carte de crédit et/ou chèque. Les données de paiement indiquent par défaut celles du passager 1, que vous avez entrées quand vous avez identifié les passagers. Pour des paiements multiples, vous avez la possibilité d’entrer les renseignements sur le passager 2.

Tous les paiements dus au croisiériste sont traités par Galileo Cruise, qu’ils soient réglés plus tard, fractionnés, réglés en entier et/ou avec plusieurs cartes.

Vous devez aussi lire et accepter les conditions avant de pouvoir terminer la réservation.

Toutes les options et données de paiement sont traitées dans cette section. Paiements fractionnés

Sélectionnez l’option Split Payment quand le paiement est effectué par carte de crédit.

Quand vous sélectionnez Split Payment et que vous cliquez sur Continue Booking, la page Enter Payment Information s’affiche.

Entrez les données de paiement par carte de crédit et la date d’expiration dans les zones prévues à cet effet, puis cliquez sur Continue Booking.



L’écran Booking Summary s’affiche. Les données de paiement figurent dans le bas de la page.

Le montant d’acompte est traité quand vous cliquez sur Purchase This Cruise Now, sous l’avis Consumer Advice Information.

Quand vous avez terminé la réservation, la page Booking Detail Payment Schedule indique l’état « Processed » pour l’acompte et l’état « Pending » pour le paiement final.



Le solde restant est débité à la date d’échéance précisée, sans intervention de l’agent.

L’état de la réservation est « Booked ».

Paiement fractionné, plusieurs cartes ou chèque

Le client peut fractionner le paiement entre plusieurs cartes de crédit ou à l’aide d’un chèque. Le mode de paiement doit être le même pour les deux versements. Au départ, le paiement ne peut pas être fractionné entre une carte de crédit et un chèque. Cependant, vous pouvez modifier le type de paiement plus tard, dans la page Booking Detail/Payment Schedule.

Paiement fractionné, plusieurs cartes

Pour fractionner le paiement entre plusieurs cartes de crédit :

1. Sélectionnez Multiple Cards et cliquez sur Continue Booking.

La page Pay Now Card 1 et Pay Later Card 1 s’affiche.



Galileo Cruise s’attend à ce que vous entriez une carte pour Pay Now Card 1 et une autre pour Pay Later Card 1.

2. Entrez les données de carte de crédit pour chaque paiement. Pay Now Card 1 pourrait être Visa et Pay Now Card 2, American Express.

3. Pay Now Card 1 indique le montant d’acompte total, soit $500.00.

4. Pay Later Card 1 indique le montant final total, soit $1714.56.

Vous pouvez aussi changer le nom et les données de facturation pour fractionner les paiements entre plusieurs passagers.

Deux cartes de crédit pour l’acompte et le paiement final

Vous pouvez aussi entrer deux cartes de crédit différentes pour payer l’acompte et deux cartes pour le paiement final.

Pour cela :

1. Entrez les données de carte de crédit dans l’écran Pay Now Card 1.

2. Changez le montant apparaissant dans la zone Amount on Card ($250.00).

3. Appuyer sur Enter ou cliquez sur Continue Booking.

Un autre écran de paiement s’affiche, intitulé Pay Now Card 2.



Galileo Cruise calcule automatiquement la différence et entre le montant dans l’écran Pay Now Card 2, ci-dessous.

4. Entrez les données de l’autre carte de crédit. Dans ce cas, il s’agit d’une

carte American Express.

5. Au besoin, effectuez la même chose pour l’option de paiement Pay Later.

Le paiement porté au compte de la première carte de crédit est de $714.56. Le montant dû est de $1,714.56.



Galileo Cruise calcule le montant à débiter de la deuxième carte de crédit selon ce qui a été payé à l’aide de la première. Le montant pour la deuxième carte de crédit est de $1000.00.

6. Cliquez sur Continue Booking pour terminer la réservation.

L’affichage des données de paiement ressemble à l’illustration suivante :

Vous noterez qu’il y a quatre paiements, deux par carte de crédit.

7. Lisez l’avis Consumer Advice Information et cochez la case qui suit, puis cliquez sur Purchase This Cruise Now.

La page Booking Detail s’affiche. Examinez l’échéancier de paiement (Payment Schedule). L’état du paiement indique « Processed ». Cela signifie que la carte de crédit a été validée par Galileo.



Remarque : Dans la plupart des cas, le paiement est traité en même temps que la réservation. Quand un croisiériste n’exige pas que le premier paiement soit effectué immédiatement, le traitement automatique a lieu à la date d’échéance.

Pour toutes sortes de raisons, il arrive aussi que le paiement ne soit pas traité du tout. Dans ce cas, l’état indique « Pending ». Il est important de revoir chaque jour les réservations en attente, pour vous assurer que les paiements de vos clients ont été traités. Voir la section Traitement manuel des paiements, plus loin dans ce guide.

Paiement fractionné, chèque

Les exemples ci-dessus portaient sur un paiement fractionné entre plusieurs cartes de crédit. Quand le client paie par chèque, le paiement fractionné indique Pay Now Card 1 et Pay Later Card 2. Un seul chèque par paiement est autorisé.

Pour effectuer un paiement par chèque, faites ce qui suit :

1. Cliquez sur la liste déroulante Payment Type et sélectionnez Check.

Les zones Check Number et Check Received s’affichent.

2. Entrez le numéro du chèque pour Pay Now Card 1 (le montant d’acompte est de $100.00).

Passez à Pay Later Card 1.

3. Sélectionnez le type de paiement.

Il se peut que vous n’ayez pas le numéro du chèque du client, puisque le paiement final peut ne pas être dû avant plusieurs mois. Cependant, vous devez entrer un numéro de chèque, alors tapez 0000. Vous pouvez laisser l’option Check Received en blanc.

4. Cliquez sur Continue Booking pour terminer la réservation.



L’écran Summary s’affiche.

Localisez la section Payment Information, où figure la mesure que vous venez de prendre. Vous noterez que le deuxième paiement indique que le chèque n’a pas été reçu.

5. Cochez la case pour indiquer que vous avez lu l’avis Consumer Advice Information, puis cliquez sur Purchase This Cruise Now.

La page Booking Detail s’affiche.

6. Accédez à la section Payment Schedule et passez la réservation en revue.

Vous noterez que l’état indique « Processed » pour le premier chèque et « Pending » pour le deuxième chèque.

Traitement manuel des paiements

Si un paiement n’affiche pas l’état « Processed » alors que vous savez qu’il le devrait, vous pouvez tenter de le traiter de nouveau.

Effectuez les étapes suivantes pour traiter de nouveau un paiement par carte de crédit :

1. Cliquez sur le lien « change » (à droite de l’état « Pending »).

La page Payment Detail s’affiche.

(Affichage partiel.)



2. Dans la section Processing Details, sélectionnez Charge Now.

Une sous-zone s’affiche, avec trois options : Charged, pour indiquer que la carte de crédit a été débitée selon d’autres méthodes (à la main), Declined, pour indiquer que la carte a été refusée et Charge Thru Galileo, pour demander un traitement automatique par Galileo.

3. Cochez la case appropriée. Dans ce cas, c’est la case Charge Thru Galileo

qui a été cochée.

Les deux autres options se ferment.

4. Cliquez sur Return.

5. Vous revenez à la page Booking Detail, où l’état de paiement par carte de crédit indique maintenant « Processed ».

Si vous sélectionnez Charged et Payment Confirmed…

…Galileo Cruise prend pour hypothèse que la carte de crédit a été débitée à la main.



Traitement d’un paiement en attente, chèque

L’exemple ci-dessus comprenait un acompte et un paiement final. Le premier a été payé, le deuxième sera réglé par chèque à la date d’échéance. C’est pour ce deuxième chèque que nous avons entré le numéro 0000.

Quand la date d’échéance arrive et que le chèque est reçu, l’état du paiement dans l’échéancier doit en rendre compte.

Pour cela :

1. Cliquez sur le lien « change » pour le paiement en attente (Pending).

La page Payment Edit s’affiche. Passez à la zone Check Details.

2. Entrez le numéro du chèque et cochez la case Check Received.


Le deuxième paiement affiche maintenant l’état « Processed » et le numéro du chèque s’affiche dans la rubrique Payment Method.

Paiement immédiat

Si le client veut payer toute la croisière immédiatement, sélectionnez Pay Now.

Les options offertes sont :

paiement intégral à l’aide d’une seule carte de crédit ;

paiement intégral à l’aide de plusieurs cartes de crédit ;

paiement intégral immédiat à l’aide d’une ou de plusieurs cartes de crédit et/ou d’un ou de plusieurs chèques.



Les méthodes de paiements multiples sont traitées dans les pages précédentes.

Notre prochain sujet porte sur le paiement du montant intégral à l’aide d’une seule carte de crédit.

Paiement intégral immédiat, une seule carte de crédit

Si le client veut payer le montant intégral à l’aide d’une seule carte de crédit, sélectionnez Pay In Full Now.

Effectuez les étapes suivantes pour traiter le paiement :

1. Dans l’affichage Choose Payment Options, sélectionnez Pay Now et cliquez sur Continue Booking.

La page Enter Payment Information s’affiche.



2. Entrez les données de paiement du client et cliquez sur Continue Booking.

Le sommaire Payment Information s’affiche.

3. Lisez l’avis Consumer Advice Information et cochez la case qui suit, puis

cliquez sur Purchase This Cruise Now.

La page Booking Detail s’affiche. Défilez vers le bas jusqu’à la section Payment Schedule.

L’état peut tout d’abord indiquer « Pending », mais il passera à « Processed » une fois que Galileo aura validé la carte de crédit.

Paiement immédiat, plusieurs cartes de crédit ou chèque

Pour effectuer un paiement immédiat à l’aide de plusieurs cartes de crédit ou d’un chèque, effectuez les sélections suivantes.



Comme ce client veut payer à l’aide de deux cartes de crédit, il vous faut fractionner le paiement selon sa demande. Dans cet exemple, les deux cartes de crédit appartiennent au même client, mais vous pourriez aussi facilement fractionner le paiement entre les cartes de crédit de deux clients différents.

Effectuez les étapes indiquées dans la section Paiement fractionné, plusieurs cartes, ci-dessus. L’écran ci-dessous reflète le traitement.



Dans la section Payment Schedule de la page Booking Detail page, notez les deux numéros de carte de crédit différents. L’état passe de « Pending » à « Processed » quand Galileo valide les cartes de crédit.

Paiement intégral ultérieur

Utilisez cette option si le client veut faire la réservation, mais ne veut pas payer immédiatement. Généralement, le croisiériste retient la réservation 24 heures avant d’exiger le paiement.

L’écran ci-dessous reflète le traitement.



Comme vous pouvez le voir, les deux paiements affichent l’état « Pending ». Galileo Cruise prend pour hypothèse que le paiement sera effectué par carte de crédit, mais vous pouvez remplacer ce mode par chèque.

Disons que nous sommes le lendemain et que le client veut maintenant effectuer le premier paiement par chèque.

Effectuez les étapes suivantes pour faire le premier paiement par chèque :

1. Affichez la réservation en attente.

2. Dans la page Booking Details, passez à la section Payment Schedule et cliquez sur le lien « change » (voir ci-dessus).

La page Payment Edit s’affiche. Passez à la section Payment Details.

3. Cliquez sur le menu déroulant Payment Type et sélectionnez Check.

La zone Check Details s’affiche.

4. Entrez le numéro du chèque et cochez la case Check Received.




La page Booking Detail s’affiche. La section Payment Schedule indique l’état « Processed ».



Étape 8 : Revoir l’écran Booking Summary

La page Booking Summary s’affiche pour vous permettre de revoir la réservation.

Pour revoir la page Booking Summary, effectuez les étapes suivantes :

1. Vérifiez que tous les renseignements sont exacts.

2. Quand vous êtes certain qu’il n’y a pas d’erreur, lisez l’avis Consumer Advise Information et cochez la case qui suit pour indiquer que vous l’avez lu.

3. Envoyez la réservation dans une file d’attente de l’agence, en entrant le numéro de cette file dans la case prévue à cet effet. Par exemple, vous pouvez avoir une file d’attente pour les croisières avec paiements partiels et une autre pour les croisières avec paiements ultérieurs.

4. Cliquez sur Purchase This Cruise Now.

La page de confirmation Booking Details s’affiche.

5. Passez à l’étape 9 : Voir/imprimer la confirmation des éléments de la réservation.

Sommaire de la réservation – Autres détails

Pour plus de commodité, la section Booking Summary de cette page fournit une liste de vérification à puces, que vous utiliserez pour confirmer tous les éléments de la réservation avec le client.

La page Booking Summary comprend des liens pour voir d’autres renseignements, modifier des données ou des choix et ajouter des renseignements.

Cliquez sur le lien « cruise line » pour voir d’autres renseignements sur les frais et les politiques d’annulation, les pénalités et les conditions, ainsi que pour accéder aux questions fréquemment posées.

Cliquez sur les liens pour changer les données de passager, les préférences ou les données de paiement. Par exemple, cliquez sur Change Passenger Information pour corriger une date de naissance ou un numéro de téléphone.

Cliquez sur Change My Cruising Preferences pour ajouter, changer ou supprimer des préférences pour chaque passager.

Cliquez sur Change My Payment Information pour mettre à jour ou changer les données de paiement dans la page Payment Method.

Chaque fois que vous cliquez sur un lien, vous passez à une autre page, dans laquelle vous pouvez apporter les changements. Suivez les instructions données à l’écran

Examinez les illustrations d’écran à la page suivante.



Lisez l’avis Consumer Advice Information. Vous ne pouvez pas continuer tant que vous n’avez pas coché la case indiquant que vous l’avez lu.

Cochez la case.

Acheminez la réservation dans une file d’attente, si telle est la méthode retenue par votre agence.

Cliquez sur Purchase This Cruise Now.



Étape 9 : Voir/Imprimer la confirmation des éléments de la réservation

La page Booking Details s’affiche quand vous cliquez sur Purchase This Cruise Now dans la page Booking Summary. Elle contient tous les renseignements pertinents à la croisière que vous venez de réserver, y compris les numéros de réservation et de confirmation ainsi que le numéro de dossier PNR Apollo®. C’est un aperçu complet de la réservation.

La page Booking Details est traitée en détail dans la section ci-après. Au bas de l’affichage Booking Details, vous trouverez les boutons suivants : Print Receipt, Email Receipt to Customer from agency, Cancel et Add Notes.

Cet affichage comprend aussi des liens pour voir, changer ou supprimer des éléments, allant des données de passager aux options sélectionnées.

Pour imprimer un reçu :

1. Cliquez sur le bouton Print Receipt.

La fenêtre Print Receipt s’affiche et, peu de temps après, la fenêtre de commande d’impression Windows®.

2. Cliquez sur Print.

Pour envoyer un reçu par courriel :

Cliquez sur le bouton Email Receipt to Customer from Agency.

Galileo Cruise envoie une confirmation à l’adresse courriel du client, si cette adresse a été fournie.

Sinon, vous obtenez le message d’erreur suivant :

Si vous obtenez ce message, vous pouvez éditer les coordonnées du passager.



Pour ajouter des remarques :

1. Cliquez sur le bouton Add Notes.

La fenêtre Cruise Activity Notes s’affiche. Cette zone accepte les textes en style libre. Vous pouvez l’utiliser pour ajouter des renseignements pertinents. Ceux-ci ne sont pas annexés à la réservation. Ils sont réservés à votre usage personnel et ne figurent pas dans l’itinéraire.


Pour annuler la croisière :

Cliquez sur le bouton Cancel. Galileo Cruise annule la réservation.

Pour ajouter des options :

Cliquez sur le bouton dans la zone .



Autres détails de la réservation

La page de confirmation Booking Detail contient beaucoup de renseignements. C’est une révision complète de la réservation. Cette page s’affiche chaque fois que vous cherchez et que vous trouvez une réservation.

Certaines parties de l’affichage sont explicites, mais d’autres contiennent des renseignements qui nécessitent quelques éclaircissements. Ci-dessous, vous trouverez des explications sur chaque section de la page.

Haut de la page

Le haut de la page affiche votre ID d’utilisateur et votre ID d’agent et vous indique où vous êtes dans Galileo Cruise.

Section Customer Information

La section Customer Information affiche le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du premier passager.

Section Booking Information

La section Booking Information contient beaucoup de renseignements importants.

Confirmation # : numéro de confirmation dans Galileo Cruise. Ce numéro est indépendant du numéro du PNR et du numéro de réservation du croisiériste.

PNR Record Locator : numéro de dossier que vous utilisez pour afficher la réservation dans Apollo®/Leisureshopper®.

Booking Number : numéro de réservation qui associe la réservation et ses éléments au croisiériste.



Cette partie de l’affichage désigne aussi l’agence, la personne qui réserve la croisière, la date, le PCC, l’état de la croisière et le code de tarif. Cliquez sur le lien « change » pour modifier les zones Rate Code ou Air Included.

Section Cruise Information

Cette section fournit un sommaire des renseignements sur la croisière. L’identificateur de croisière (SID#), le croisiériste, le port de départ/d’arrivée, les dates, la destination, le nombre de nuits, la cabine et la catégorie.

Vous noterez que cette section comprend trois liens.

Vous pouvez changer les zones Category et/ou Cabin en cliquant sur le lien qui leur est associé.

Cliquez sur le lien « change » pour Category. La fenêtre Select a Cabin Category s’ouvre. Si vous décidez de ne rien changer, cliquez sur Cancel Changes.



Cliquez sur le lien « change » pour Cabin. La fenêtre Select a Cabin s’ouvre. Si vous décidez de ne rien changer, cliquez sur Cancel Changes.

Quand vous cliquez sur Sailing ID, la page Cabin s’ouvre. Vous pouvez voir la cabine, en sélectionner une nouvelle, vous renseigner sur le bateau, accéder à une carte, etc. Si vous ne voulez pas apporter de changements, cliquez sur le bouton Back to Previous Page, pour revenir à l’affichage Booking Details.



Section Passenger & Fare Information

La section Passenger and Fare Information donne des renseignements sur le passager numéro 1, le premier passager dans l’itinéraire. Le deuxième passager suit.

Cliquez sur le lien pour modifier des renseignements pour chaque passager. Par exemple, vous voudrez peut-être ajouter une adresse courriel.

Section Features & Options

La section Features & Options énumère les choix que le client a faits. Vous pouvez utiliser les liens de cette section pour supprimer une option ou vous pouvez cliquer sur Add Option pour ajouter d’autres options pour le client.



Quand vous cliquez sur le bouton Add Option, vous revenez à la page Options.

Sélectionnez votre option.

S’il y a lieu, cliquez sur l’option applicable, pour chaque personne.



Section Other Passenger Information

Dans cette section, vous pouvez modifier les préférences de repas du client.

Section Travel Insurance

L’assurance voyage offerte par le croisiériste est la valeur par défaut quand vous réservez une croisière.

Section Payment Schedule

Cette section regroupe les renseignements sur le paiement. Cliquez sur le lien « change », après le titre de la section, pour ajouter ou supprimer des paiements. Cliquez sur « change » pour remplacer carte de crédit par chèque, ou vice-versa.

Section History Information

Chaque mise à jour de la réservation est enregistrée dans cette section.

Section Receipt Information - Notes



Traitement des paiements

Tous les paiements dus au croisiériste sont traités par Galileo Cruise, qu’ils soient effectués plus tard, fractionnés ou réglés en entier.

Vous trouverez tous les renseignements sur le traitement des paiements dans ce guide, à l’Étape 7 du traitement de la réservation de la croisière.

Quand vous traitez le paiement final, vous pouvez afficher la page Pending Booking/Booking Details et, dans la zone d’état de la section Payment Schedule, cliquer sur « change ». Ce sujet est traité dans la section intitulée Traitement manuel des paiements.



Modification d’une croisière

Dans Galileo Cruise, vous pouvez modifier la réservation de croisière sans appeler le croisiériste. Vous disposez de nombreux moyens de modifier la réservation pendant que vous la créez ou que vous la visualisez. Dans cette section, nous allons vous montrer comment modifier une réservation à partir de la page Booking Detail.

La modification des paiements par chèque et par carte de crédit a été traitée dans la section intitulée Traitement des paiements. Galileo Cruise vous permet en outre d’effectuer les ajouts et changements suivants pour une réservation de croisière :

ajouter des réservations d’avion ;

changer le code de tarif ;

changer la catégorie de réservation ;

changer la cabine ;

changer les données de passager ;

ajouter ou supprimer des options ;

changer les préférences de repas.

Page Booking Detail

Pour modifier des éléments, vous devez commencer par afficher la page Booking Detail. Cliquez sur le menu Agent, sélectionnez Bookings, puis List Booked ou List Pending, pour afficher la réservation voulue.



La page Booking Detail illustrée ci-après est divisée en plusieurs sections. Celles qui comportent un lien (souligné) sont modifiables.

(Suite à la page suivante.)



Ajouter des réservations d’avion à la réservation en cours

Pour ajouter des réservations d’avion, effectuez les étapes suivantes :

1. Ouvrez la page Booking Details pour la réservation en cours.

Localisez la section Booking Information.

La zone Air Included indique No et un lien pour changer cette option.

2. Cliquez sur le lien « change ».

La page Preferences s’affiche. Un message en haut de l’affichage vous demande de ne pas utiliser les outils de navigation de votre navigateur.

Localisez la zone Select Airfare Information. La ville de départ précisée dans la demande originale est la valeur par défaut.

3. À l’aide du menu déroulant, demandez une ville de départ différente, au besoin.

4. Pour envoyer la demande, cliquez sur Update Airfare.

5. Pour annuler la demande, cliquez sur Cancel Changes.

L’une ou l’autre entrée vous ramènent à la page Booking Detail. Si vous avez ajouté des réservations d’avion, la zone Air Included de la section Booking Information indique Yes.



Changer le code de tarif

Pour changer le code de tarif, effectuez les étapes suivantes :

1. Ouvrez la page Booking Details pour la réservation en question.

2. Localisez la section Booking Information.

La zone Rate Code est assortie d’un lien pour changer cette option et indique le code de tarif actuellement utilisé (CPNS).

3. Cliquez sur le lien « change ».

La page Rate Code + Category s’affiche. - Un message vous demande de ne pas utiliser les outils de navigation de

votre navigateur. - Localisez la section intitulée Select a Rate Code. - Cette page indique le code de tarif de la réservation en cours, qui

apparaît dans une couleur différente des autres. - Voyez la rubrique Modified Booking Info, dans laquelle toutes les

modifications s’affichent.

4. Cochez les codes de tarif qui serviront aux calculs de prix.



5. Cliquez sur le bouton Check Prices on Selected Rate Codes, au bas de

l’affichage.

6. La page Select a Rate Code se régénère, avec des codes de tarif facultatifs

(s’il y a lieu).

7. Pour le but de cet exercice, nous allons cliquer sur le bouton Select pour les

tarifs CT-Tariff Rates.



Changer la catégorie

Quand vous changez la catégorie de réservation, vous choisissez aussi une nouvelle cabine.

Pour changer la catégorie de réservation, effectuez les étapes suivantes :


Localisez la section Cruise Information.

2. Dans la zone Category, cliquez sur le lien « change ».

3. La page Cabin Categories s’affiche. Certaines listes sont assorties d’un menu

déroulant qui vous permet de voir toutes les catégories.

4. Cliquez sur la flèche vers le bas pour étendre la liste, si désiré.



D’autres catégories s’ouvrent.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Hide Categories, pour en masquer.

5. Pour sélectionner une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton Select, à

côté de la catégorie voulue.

Les options Per Passenger Fare Summary et Select a Cabin (page suivante) s’affichent.



À gauche de la zone Select a Cabin, vous pouvez voir la réservation originale et les données que vous avez modifiées.

6. Cliquez sur le bouton Book Cabin pour la cabine voulue.



7. L’écran Payment s’affiche.

8. Sélectionnez les options de paiement pour le client et entrez les données de

carte de crédit dans les zones prévues à cet effet.

9. Cliquez sur Continue Booking.

Si vous voulez annuler la réservation, vous disposez d’un bouton à cette fin,

au-dessus de l’affichage Payment Options.

Les sections Modified Booking Info et Original Booking Info se mettent à jour pour refléter les derniers choix.



10. Cliquez sur Continue Booking au bas de la section de paiement.

La page Confirm Booking Modification s’affiche.

Cliquez sur Complete Modifications ou sur Cancel Modifications, selon le cas.

Vous revenez à l’écran Booking Detail.

Dans cet exercice, vous avez modifié la catégorie, ce qui exige que vous mettiez à jour les données de cabine afin que, dans la section Cruise Information de la page Booking Details, les zones suivantes soient mises à jour.



Changer la cabine

Pour changer la cabine, effectuez les étapes suivantes :


Localisez la section Cruise Information.

2. Dans la zone Cabin, cliquez sur le lien « change ». La cabine actuelle est le

numéro 4074.

La page Select a Cabin s’affiche.

3. Cliquez sur Book Cabin pour réserver une nouvelle cabine.

4. La page Confirm Booking Modification s’affiche.



5. La partie gauche de cet affichage indique les données modifiées par rapport

à la réservation originale, pour que vous puissiez revoir les changements avant de les accepter.

6. Cliquez sur le bouton Complete Modifications pour effectuer les

changements.

7. Cliquez sur le bouton Cancel Modifications, si vous ne voulez pas apporter

les changements.

8. Galileo Cruise vous ramène à la page Booking Detail, dans laquelle les modifications sont enregistrées.



Changer les données de passager

Pour changer les données de passager, effectuez les étapes suivantes :


Localisez la section Passenger & Fare Information.

2. Cliquez sur le lien « change » à côté du nom du passager.

La page Passenger Edit s’affiche.



3. Effectuez la mise à jour.

Par exemple : entrez le numéro du passeport et le pays d’émission.

4. Cliquez sur le bouton Save Changes pour enregistrer les changements ou

sur le bouton Cancel Changes, si vous voulez annuler la mise à jour.

La page Booking Detail s’affiche.

5. Le seul endroit où vous pouvez voir les changements apportés, c’est dans la page Passenger Information.



Ajouter ou supprimer des options

Pour ajouter des options, effectuez les étapes suivantes :


2. Localisez la section Features & Options Information.

3. Cliquez sur le bouton Add Option

4. La zone Select Features & Options to Add s’affiche.

5. Cette liste varie selon les croisiéristes.

Ce qui s’affichera ensuite dépend de votre choix dans cette liste.

Il arrive que votre choix ouvre d’autres menus déroulants. Dans ce cas, vous avez sélectionné un anniversaire à célébrer le 9 janvier.

Un message s’affiche quand Galileo Cruise reconnaît votre sélection.



6. La page Confirm Booking Modification s’affiche.

7. Cliquez sur Complete Modifications ou sur Cancel Modifications, selon le

cas.

8. La page Booking Details s’affiche.

Vous voyez que l’option a été ajoutée.



Pour supprimer une option, effectuez les étapes suivantes :

À présent, vous voulez supprimer l’option prépayée GRATUITIES.



3. À la ligne All Passenger - GRATUITIES, cliquez sur le lien « remove ».

La page Select Payment Options s’affiche.



4. À gauche de la section de paiement, se trouvent les données de réservation modifiées. Dans la section Features & Options, la ligne de coût pour GRATUITIES a été supprimée. Comparez ces données à la réservation originale ci-dessous.

5. Cliquez sur Continue Booking.

La page Confirm Booking Modification s’affiche.

Observez la section Cruising Preferences de cet affichage. Elle comprend deux parties : Selected Cruise Features and Options et Previously Selected Cruise Features and Options. Vous voyez que Galileo Cruise reconnaît le changement.



(affichage élargi)

6. Cliquez sur Complete Modifications ou Cancel Modifications, selon le cas.

La page Booking Details est mise à jour pour refléter la suppression de l’option.



Changer les préférences de repas

Pour changer les préférences de repas, effectuez les étapes suivantes :



3. Cliquez sur le lien « change » en regard de Dining Preference :

L’écran Dining Preference Edit s’affiche.

Les préférences de repas disponibles varient selon les croisières. Dans ce cas, il s’agit d’une heure de service et d’une dimension de table (nombre de personnes) préférées.

4. Cliquez sur le menu déroulant dans Seating Preference et faites votre choix.

5. Cliquez sur le menu déroulant dans Table Size et faites votre choix.

6. Vous obtiendrez à peu près ce qui suit quand vous aurez terminé.



7. Cliquez sur le bouton Save Changes.

8. La page Booking Detail s’affiche, indiquant le changement des préférences

de repas.

Changer les données historiques

La section History Information enregistre chaque transaction effectuée pour la réservation. Quand vous cliquez sur l’une des dates de la colonne Date Entered, la page Booking Detail associée à ce changement s’affiche.



Autres options de la page Booking Details

Dans le coin inférieur droit de la page Booking Details, vous trouverez les boutons suivants :

Add Notes ;

Print Receipt ;

Email Receipt to Customer from Agency ;

Cancel Booking.

Bouton Add Notes

Pour ajouter des remarques, effectuez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton Add Notes pour ajouter n’importe quel type de remarque que vous voulez enregistrer pour la réservation en question.

2. Tapez la remarque que vous voulez enregistrer.

3. Cliquez sur Save pour enregistrer la remarque.

La page Booking Detail est mise à jour, avec votre remarque.



Pour fixer une date de suivi d’une remarque, effectuez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton Add Notes.

2. Tapez le texte de la remarque.

3. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner la date à laquelle la remarque

doit s’afficher et sélectionnez la personne qui devra donner suite au rappel.


5. La note s’affiche dans la page Booking Details.



Bouton Print Booking Receipt Pour imprimer un reçu de la réservation du client, il vous suffit de cliquer sur le

bouton Print Receipt.

Voici un exemple de reçu.



Bouton Email Receipt to Customer from Agency Pour envoyer un reçu au client, cliquez sur le bouton Email Receipt to

Customer from Agency.

En réponse, Galileo Cruise envoie un message semblable à celui qui suit.



Annulation d’une réservation de croisière

Pour annuler une réservation de croisière, effectuez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton Cancel Booking:

Le dossier d’annulation s’affiche.



2. Sélectionnez la raison de l’annulation dans la liste déroulante (Customer called).

3. Tapez les remarques d’annulation dans la zone prévue à cet effet.

4. Cliquez sur Confirm Cancellation ou sur Cancel Changes, selon le cas.

La page Booking Detail s’affiche. Elle est mise à jour pour refléter l’annulation et les raisons/remarques sur l’annulation.

Changements à la réservation après annulation

Les changements à la réservation après annulation comprennent :

une mise à jour de l’état de la réservation ;

une mise à jour des remarques.

Vous pouvez aussi réafficher la réservation annulée quand vous cliquez sur le bouton View Cancel.




Modifications: avril 2005 – adresse Internet, page. 9

here is the standard 'fullsheet' template · voyage. galileo cruisesm constitue le...

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