GUIDE

PERMETTANT DE MESURER LE TEMPS

NECESSAIRE POUR LA MAINLEVEE

DES MARCHANDISES

ORGANISATION MONDIALE DES DOUANES

GUIDE

PERMETTANT DE MESURER LE TEMPS

NECESSAIRE POUR LA MAINLEVEE

DES MARCHANDISES

ORGANISATION MONDIALE DES DOUANES2002

1.

1. Généralités

La qualité des tâches exécutées par la douane et l’efficacité avec laquelle elledédouane les marchandises constituent l'un des éléments essentiels du commerceinternational.

Dans l'environnement commercial moderne de la livraison et de la production à fluxtendu, il est de plus en plus important de garantir aux entreprises la mainlevée rapide etprévisible des marchandises. Dans la mesure où la douane est la première autoritéintervenant aux frontières et où elle joue un rôle déterminant dans la mainlevée desmarchandises, elle doit s'efforcer de rendre les procédures de dédouanement moinscomplexes et de limiter ses exigences en matière de renseignements aux donnéesréellement nécessaires.

Les administrations des douanes modernes ont constaté que la rationalisation et lasimplification des procédures de dédouanement bénéficient aux importateurs, auxexportateurs et à l'économie nationale. Pour pouvoir offrir des procédures de dédouanementefficaces et rentables, tout en continuant d'exercer leurs fonctions traditionnelles deperception des recettes et de lutte contre la fraude, les administrations des douanes mettentde plus en plus souvent en place des mesures simplifiées. Pour s’assurer que cesprocédures sont appliquées de manière efficace, la douane doit les revoir et les actualiser àintervalles réguliers.

Pour déterminer le degré d'efficacité des opérations douanières habituelles et celui desprocédures simplifiées, de nombreuses administrations des douanes procèdent en outrerégulièrement à des évaluations et à des audits qui les aident à rationaliser leurs opérations.

L'une des méthodes utilisées pour évaluer les procédures de dédouanement consisteà mesurer le temps moyen qui s'écoule entre l'arrivée des marchandises et leur mainlevée.La douane détermine ainsi plus aisément tant les difficultés qui existent que les mesurescorrectives susceptibles d'accroître son efficacité. L'utilisation de l'informatisation et d'autresméthodes de sélection sophistiquées peut permettre à la douane d'améliorer le respect de laloi tout en facilitant davantage le mouvement de la majeure partie des marchandises à faiblerisque.

La mesure du temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises répondégalement aux préoccupations que suscitent parmi les entreprises les importants retardsintervenant dans le dédouanement. La douane peut ainsi tenir compte des impératifscommerciaux dans le cadre desquels les opérateurs doivent planifier à l'avance lemouvement des marchandises aux frontières afin de respecter des calendriers de productionserrés et des systèmes de gestion des stocks à flux tendu qui appellent une planificationpréalable.

La mesure du temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises tend en outre àdevenir un critère de plus en plus utilisé par les milieux commerciaux internationaux pourévaluer l'efficacité d'une administration des douanes. C’est pourquoi il importe de fournir àces dernières des orientations concernant le meilleur moyen d'appliquer cette méthoded’évaluation et de contrôle interne.

En 1994, le Comité technique permanent de l'OMD a adopté une étude visant àmesurer le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises qui reposait sur des

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initiatives analogues entreprises par les Administrations des douanes du Japon et desEtats-Unis. Cette étude a été considérée comme un instrument utile pour déterminer lesproblèmes et les goulets d'étranglement que présente le dédouanement des marchandiseset stimuler les efforts déployés pour améliorer l'efficacité et la rentabilité des procédures dedédouanement.

En 2001, le Comité technique permanent a examiné l’étude et l’a mise à jour en vued'en simplifier l'application. Le document révisé est présenté en tant que Guide permettantde mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises et offre auxadministrations la méthodologie nécessaire pour concevoir leur propre étude, y compris sousune forme simplifiée. Le Secrétariat de l'OMD est également disposé à offrir sur demandeune assistance et des conseils aux Membres qui entreprendront cette étude.

Une étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises peut êtrelancée dans une administration des douanes de différentes manières. Elle peut l'être àl’initiative de l’administration elle-même, dans le cadre d’un programme d’assistancetechnique ou à l’initiative d’un donateur extérieur tel que la Banque mondiale.

Cette étude ne doit pas être considérée comme une mise en concurrence desMembres ni comme visant à porter un jugement de valeur sur le fonctionnement d'uneadministration donnée.

2. Objet et portéeLe mouvement international des marchandises concerne non seulement les

administrations des douanes mais également d'autres autorités nationales telles que lesservices portuaires, sanitaires, vétérinaires, agricoles et autres, ainsi que les milieuxcommerciaux qui comprennent les agents en douane, les transitaires, les expéditeurs, lestransporteurs, les banques et autres intermédiaires. Les milieux commerciaux notammentsont toujours soucieux que des mesures soient prises pour assurer un dédouanement plusrapide des marchandises. Les retards intervenant dans la mainlevée des marchandises sonttrès souvent imputés aux conditions fixées par la douane en matière de formalités et dedocuments à fournir puisqu’elle constitue l'une des autorités les plus visibles aux frontières.Il est donc dans l'intérêt des administrations des douanes qu’elles prennent des mesuresvisant à accélérer le dédouanement et à vérifier par des contrôles réguliers le tempsnécessaire pour la mainlevée des marchandises.

Dans les administrations qui effectuent périodiquement de telles études, le tempsnécessaire pour la mainlevée a régulièrement diminué grâce aux améliorations apportées etaux mesures correctives prises en fonction des conclusions dégagées.

L'étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée effectuée par l'OMD estessentiellement destinée à mesurer le temps nécessaire pour procéder à la mainlevée desmarchandises. Il peut s’agir notamment du temps qui s’écoule entre le moment de l’arrivéedes marchandises au port, à l’aéroport ou à la frontière terrestre et le moment où cesmarchandises sont remises à l’importateur ou à un tiers en son nom. Dans certainessituations, cette mainlevée peut coïncider avec le dédouanement (marchandises de faiblevaleur, non imposables, par exemple). Cette méthode peut également être modifiée etutilisée pour mesurer le temps nécessaire pour que le dédouanement complet soit accordépar la douane après le paiement des droits et taxes lorsque celui-ci survient après lamainlevée des marchandises. Dans le présent Guide, on entend par "mainlevée", l'acte par

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lequel la douane permet aux intéressés de disposer des marchandises faisant l'objet dudédouanement, et par "dédouanement", l'accomplissement des formalités douanièresnécessaires pour mettre des marchandises à la consommation, pour les exporter ou encorepour les placer sous un autre régime.

Cette étude peut être entreprise dans un bureau de douane isolé, dans plusieursbureaux de douane à la fois ou encore dans tous les bureaux de douane d’une mêmeadministration des douanes. Il est également possible d’entreprendre l’étude au sein d’uneUnion douanière ou économique. Les conclusions des études entreprises dans différentsbureaux de douane peuvent être comparées afin de déterminer les domaines dans lesquelsdes mesures doivent être prises pour simplifier les procédures et accroître ainsi l’efficacité dela douane.

De nombreuses administrations appliquent des normes de travail préétablies, parexemple des chartes de clients, qui indiquent le temps moyen nécessaire pour mener àterme un processus donné. Dans ce cas, les conclusions de l'étude peuvent servir à évaluerla mesure dans laquelle les normes de travail préétablies ou les durées estimées sontrespectées et à déterminer les améliorations à apporter. L'étude sur le temps nécessairepour la mainlevée fournit également quelques données utiles concernant les gouletsd'étranglement qui existent au sein du système de dédouanement.

Si aucune étude n'a encore été entreprise ou qu'aucune norme de travail n'a étéétablie à l'avance, l'étude peut alors servir de base à de futures comparaisons lorsque desaméliorations auront été apportées au système de dédouanement.

Les administrations dont le dédouanement est informatisé devraient utiliser leurssystèmes informatiques pour enregistrer la date et l’heure lors de chaque étape duprocessus de dédouanement. Lorsqu'une administration ne disposant pas d'un systèmeinformatisé de dédouanement envisage d'en mettre un en place, elle doit prévoir lapossibilité pour le système d’enregistrer la date et l’heure à chaque étape du processus dedédouanement.

Lorsque les services d'une société d'inspection avant expédition sont utilisés, l'analysedes conclusions de l'étude doit tenir compte du rôle joué par cette société dans lesopérations concernées, étant donné que cette intervention peut avoir une incidence sur letemps total nécessaire pour la mainlevée.

Le respect des normes établies dans le domaine de la statistique, tant en ce quiconcerne l'échantillonnage que les méthodes de calcul, est essentiel si l'on veut obtenir desrésultats utiles et fiables. C'est la raison pour laquelle la comparaison des résultats obtenuspar différentes administrations des douanes n'est ni utile ni fiable car les études peuventrarement être effectuées dans des conditions identiques.

Le programme de réforme et de modernisation douanières de l'OMD comprend undiagnostic qui vient compléter cette étude. Le diagnostic vise à analyser l'organisationadministrative de la douane et son fonctionnement alors que la présente étude analyse demanière plus détaillée le déroulement des transactions douanières.

Le présent Guide aidera les administrations à concevoir leur propre étude. Il énumèresans être exhaustif les éléments et les aspects à examiner et les administrations desdouanes sont libres d’ajouter les éléments qu'elles jugeront utiles pour que l’étude réponde àleurs besoins individuels.

4.

Les administrations des douanes qui entreprennent l’étude sur la mainlevée desmarchandises pour la première fois sont invitées à opter pour une étude simplifiée consistantsimplement à saisir les éléments clés du processus de mainlevée. L’Appendice 3 contient laliste des éléments clés à retenir et un exemple de formulaire type à utiliser.

3. Objectifs de l'étudeL'objectif principal est de déterminer dans quelle partie du processus de

dédouanement des marchandises il existe des problèmes, la nature et les motifs de cesproblèmes, et les solutions éventuelles à ces problèmes.

La méthodologie à adopter pour effectuer l'étude peut revêtir plusieurs formes etconsister, par exemple :

� à mesurer au moyen d'un système normalisé le temps moyen arithmétique quis'écoule entre l'arrivée des marchandises et leur introduction dans les circuitséconomiques;

� à estimer avec une certaine précision, en fonction du système normalisé, le tempsnécessaire pour chacune des opérations intervenant entre l'arrivée et la mainlevéedes marchandises, à savoir, le déchargement, l'entreposage, le dépôt de ladéclaration, la vérification, la mainlevée, l'enlèvement des marchandises,l'intervention d'autres services, etc.;

� à informer les fonctionnaires de l'administration de manière précise, au moyen deméthodes statistiques appropriées, du temps nécessaire pour la mainlevée desmarchandises. Ces renseignements peuvent être mesurés par type de trafic(aérien, maritime, routier ou ferroviaire) ou par région, district ou bureau de douaneindividuel.

La méthodologie choisie peut en outre aider une administration des douanes :

� à déterminer les contraintes qui affectent la mainlevée , tel le fait de délivrer desautorisations ou des permis, l'application d'autres lois, les vérifications effectuéespar d'autres services, etc.;

� à obtenir un instantané systématique du fonctionnement de l'administration;

� à envisager d'éventuelles mesures correctives, si nécessaire en coopération avecles autres parties intéressées, et à choisir les solutions, et

� à comparer les résultats obtenus dans le cadre de l’étude grâce au moyen dusystème normalisé avec ceux d'études effectuées précédemment, notamment lorsde l'introduction de modifications dans les procédures douanières.

4. Possibilités d’utilisation des résultats de l’étudeLes résultats de l'étude peuvent servir à de nombreuses fins utiles :

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� prendre des mesures de réforme structurelle au sein d'une administration;

� élaborer ou modifier la législation douanière ou connexe;

� simplifier et harmoniser les opérations douanières;

� informatiser et moderniser les opérations douanières;

� redéployer les ressources et le personnel aux fins d'une utilisation optimale;

� motiver ou appuyer les demandes d’octroi de ressources humaines, financières outechniques supplémentaires;

� former le personnel;

� prendre des mesures de lutte contre la corruption afin de renforcer l’éthiqueprofessionnelle au sein de la douane, conformément à la Déclaration d’Arusharelative à l’éthique douanière;

� prendre les mesures nécessaires pour améliorer le respect de la loi ou la luttecontre la fraude;

� résoudre les difficultés rencontrées avec les autres administrations publiquesintervenant dans le processus du dédouanement (agriculture, services vétérinairesou phytosanitaires) ou les autres entités commerciales (importateurs, exportateurs,agents en douane, transporteurs, transitaires, autorités portuaires, banques,sociétés d’inspection avant expédition, etc.);

� améliorer la transparence de la douane et être utilisés dans les relationspubliques.

5. Schéma de l'étude sur le temps nécessaire pour la mainlevéedes marchandises

Une étude visant à mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandisesdoit être divisée en trois phases :

Phase 1 – Préparation de l’étude

Phase 2 – Recueil et enregistrement des données

Phase 3 – Analyse des données et conclusions

Phase 1 – Préparation de l’étude

Il s’agit de la phase la plus importante puisqu’elle permettra de déterminer laconception, la portée et la méthodologie de l’étude. Une préparation minutieuse est doncnécessaire pour assurer le succès de l’étude et la crédibilité de ses résultats.

6.

Portée et conception de l’étude

Pour déterminer la portée et la conception de l’étude, l’administration des douanes doiten premier lieu répondre aux questions ci-après :

� L’étude portera-t-elle uniquement sur la douane et autres services compétents enmatière de mainlevée ?

� S’agira-t-il d’une étude destinée à mesurer le temps qui s’écoule entre l’arrivée desmarchandises dans le port, aéroport, ou poste frontière terrestre et le moment où elles nese trouvent plus matériellement sous le contrôle de la douane et bénéficient de lamainlevée ? Dans l’affirmative, d’autres parties telles que les opérateurs commerciaux,les agents en douane et autres services compétents (santé, agriculture, etc.), banques etsociétés d’inspection avant expédition devraient également participer à l’étude.

� S’agira-t-il d’une étude interne effectuée au sein de l’administration des douanes en vuede mesurer le temps requis entre le moment du dépôt des déclarations en douaneauprès de la douane et celui où la douane accorde la mainlevée des marchandises oucelui où toutes les formalités sont accomplies.

� L‘étude concernera-t-elle des procédures douanières automatisées ou manuelles, ou lesdeux ?

Une administration qui souhaite faire porter son étude tant sur les bureaux de douaneutilisant des systèmes automatisés que sur les bureaux utilisant des systèmes manuels doittenir compte de ce facteur lorsqu’elle choisit la méthode de saisie des données et lesbureaux de douane sur lesquels portera l’étude.

Etant donné que la situation peut varier d’un pays à l’autre, il est suggéré, dans lamesure où les ressources le permettent, d’entreprendre une étude exhaustive couvrant tousles éléments du processus du dédouanement. La participation des agents en douane, desopérateurs commerciaux, des banques et autres services tels que ceux concernant la santé,l’agriculture, etc., est donc jugée indispensable au succès d’une étude exhaustive. En outre,chaque participant pourra ainsi étudier chacune de ses propres procédures dans l’ensembledu processus de dédouanement en vue d’améliorer le système existant.

Création d’un Groupe de travail

La première étape consiste pour l’administration des douanes à créer un Groupe detravail chargé de l’ensemble du projet, ce qui est nécessaire pour réunir d’emblée tous lesfonctionnaires qui participeront au projet. Il importe également de doter ce Groupe de travaild’un mandat définissant clairement ce que l’on attend de lui. Une liste des fonctions etresponsabilités du Groupe de travail figure à l’appendice 1 du présent document.

Il est vivement recommandé que des agents en douane et autres opérateurscommerciaux participent à l’étude en vue de déterminer le temps nécessaire pour l’ensembledu processus de dédouanement, à savoir entre le moment de l’arrivée des marchandisesdans le port/aéroport/poste frontière terrestre et celui où elles sortent matériellement ducontrôle de la douane. Etant donné leur participation à cette série d’opérations, les agentsen douane et autres opérateurs commerciaux devraient également faire partie du Groupe detravail dès sa création.

7.

Le Groupe de travail devrait être chargé non seulement de préparer le projet, de leplanifier et de le mettre en oeuvre, mais également d’assurer une coopération efficace entretoutes les parties et services intéressés au projet. Il conviendra à cette fin d’expliquer lesobjectifs, la méthode envisagée et les avantages qu’en tireront les fonctionnaires desdouanes, les fonctionnaires des autres services, les agents en douane et les opérateurscommerciaux qui interviennent dans le processus.

Tous les fonctionnaires participant à la mise en oeuvre de l’étude devraient en outreêtre sensibilisés au fait que les résultats de l’étude contribueront à améliorer ledédouanement et que l’étude elle-même ne va pas à l’encontre de leurs intérêts.

Planification et méthodologie

La planification et la méthodologie qui seront utilisées constituent un autre aspectimportant de l’étude et doivent notamment comprendre les éléments ci-après :

� Nature des données qui seront recueillies (comment et par qui),� Méthodes d’échantillonnage,� Conception d’un formulaire de recueil des données,� Directives concernant l’introduction des données,� Définition de certaines activités visant à assurer la mise en oeuvre uniforme de

l’étude, et� Mise à l’essai destinée à s’assurer que l’étude (questionnaire et formulaires) peut

être effectuée sans erreur.

Durée et calendrier de l’étude

L’idéal serait que l’étude couvre toutes les déclarations traitées pendant une périoded’au moins 7 jours ouvrables consécutifs, de manière à ne pas perturber indûment lesopérations douanières habituelles tout en saisissant un nombre suffisamment élevé dedéclarations, effectivement représentatives du trafic.

La période choisie pour effectuer l’étude doit correspondre à une période de traficnormal. Les périodes de fluctuation saisonnière, par exemple avant ou après les vacances,lorsque le volume du trafic a tendance à être particulièrement faible ou élevé, sont à éviter.

Lorsque les administrations utilisent des systèmes automatisés qui saisissent tous leséléments de données choisis aux fins de l’étude, la période de référence peut couvrirl’ensemble des transactions traitées depuis une année maximum, pour autant que lesanalyses puissent être effectuées par ordinateur. Cette solution a l’avantage de permettre lamesure de temps réels qui ne sont pas faussés par la réalisation de l’étude.

Portée géographique

L’administration des douanes doit déterminer si l’étude portera sur l’ensemble duterritoire, à savoir, sur tous les bureaux de douane, ou seulement sur certaines régions oubureaux individuels. Aux fins de l’étude initiale, il est suggéré de choisir le bureau de douanedans lequel le trafic est le plus important. Par exemple, dans de nombreux pays, unpourcentage significatif du trafic ne passe que par un ou deux endroits. Ces ports, aéroportsou passages frontaliers terrestres peuvent servir de point de départ à l’étude.

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Nature des marchandises

Le choix des marchandises qui seront couvertes par l’étude dépend de la nature desmarchandises qui pénètrent dans le pays. L’administration peut choisir une catégorieparticulière de marchandises ou bien toutes les marchandises qui pénètrent dans le pays.Elle peut opérer son choix comme suit :

� Marchandises relevant de certains régimes, par exemple marchandises passiblesde droits, marchandises non passibles de droits, marchandises bénéficiant d’uneexonération;

� Marchandises qui arrivent sous différents régimes, par exemple marchandisesdestinées à la mise à la consommation, marchandises devant être placées enzone franche, marchandises destinées au perfectionnement actif, etc.;

� Fret conteneurisé/non conteneurisé ;

� Autres critères tels que position tarifaire, valeur en douane, etc.

Ces catégories de marchandises ne sont indiquées qu’à titre illustratif et d’autrescritères peuvent être choisis.

Toutefois, il est vivement recommandé, au moins aux fins de l’étude initiale quel’administration tienne compte de toutes les marchandises qui pénètrent par les pointsd'entrée sélectionnés afin de procéder à une évaluation complète de son efficacité.

Choix du trafic

Pour choisir les types de trafic sur lesquels portera l’étude, l’administration doit tenircompte de la situation géographique du territoire douanier et de l’importance relative d’untype de trafic par rapport au volume de tous les types de trafic à l’échelon national.

Il peut être envisagé d’écarter de l’étude un type de trafic n’ayant qu’une importancemineure ou n’atteignant pas un certain pourcentage de l’ensemble des trafics.

Etant donné le volume important et la nature particulière du trafic postal, celui-ci devraiten principe faire l’objet d’une analyse distincte.

En fonction des ressources disponibles, l’étude effectuée peut porter sur tous les typesde trafic (aérien, maritime, ferroviaire ou routier) pendant la même période ou de manièreconsécutive pour les différents moyens de transport.

Une attention particulière peut être accordée à une catégorie d’envois donnée quiarrivent à bord d’un type particulier de moyen de transport, tels que les envois pour lesquelsune mainlevée immédiate est demandée. Dans ce cas, l’étude doit être consacréeuniquement à cette catégorie d’envois ou, s’il s’agit d’une étude plus exhaustive couvranttous les envois, un échantillonnage séparé de ces envois particuliers peut être sélectionnédans l’ensemble des envois aux fins d’une étude détaillée (voir Echantillonnage).

Choix des bureaux de douane

Les critères ci-après peuvent influencer le choix des bureaux de douane :

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� Volumes du trafic – il est suggéré que l’étude soit effectuée aux points d’entrée quiconnaissent un volume de trafic important.

� Catégories d’envois – l’étude doit être réalisée aux points d’entrée qui traitent unelarge gamme d’envois et ne sont pas uniquement limités à certaines marchandisestelles que les produits chimiques ou les marchandises volumineuses.

Echantillonnage

Lorsque le volume des envois ou des contraintes de temps empêchent de saisir toutesles transactions pendant la période choisie, il convient de procéder par échantillonnage. Siune méthode d’échantillonnage est utilisée, une stratégie d’échantillonnage doit êtreélaborée. Cette stratégie doit tenir compte de la nature des envois visés par l’étude, del’objectif principal de l’analyse, des types de techniques statistiques susceptibles d’êtreutilisés et de la facilité ou de la difficulté relative des mécanismes de recensement destransactions et de prélèvement d’échantillons. Il convient d’être prudent et de s’assurer queles échantillons sont représentatifs des transactions couvertes par l’étude (fiabilité del’échantillonnage) et rendent effectivement compte du degré de variation existant dansl’ensemble des transactions.

La taille de l’échantillon nécessaire pour procéder à une estimation valable del’ensemble ou d’une partie des transactions dépendra également du degré de précisionappliqué lors de l’estimation (erreur d’échantillonnage).

Généralement, plus l’échantillon utilisé est large, plus il est représentatif de l’ensembledes transactions. Pour un groupe homogène, un échantillon de 30 transactions choisies defaçon aléatoire devrait suffire.

Des résultats fiables peuvent être obtenus en utilisant une méthode d’échantillonnageéprouvée. Il convient à cette fin de respecter les principes ci-après.

� Tous les échantillons doivent être sélectionnés de manière aléatoire ou ens’appuyant sur une probabilité de sélection connue. Il est possible d’utiliser à cettefin des générateurs de nombres aléatoires pour les procédures automatisées. Pourles procédures manuelles, un moyen permettant de garantir systématiquement lecaractère aléatoire des transactions sélectionnées doit être mis au point.

� Si l’étude doit examiner séparément des sous-ensembles, des marchandisesdestinées à subir des vérifications matérielles, par exemple, une méthoded’échantillonnage aléatoire stratifié devrait être utilisée lorsque des échantillonsdistincts sont créés pour chaque sous-ensemble. Il convient de souligner que lacomparaison d’échantillons obtenus de ces sous-ensembles avec ceux obtenus del’ensemble principal peut entraîner des erreurs.

Il est suggéré de consulter à cet égard des ouvrages concernant les méthodes derecherche statistique.

Formulaire

Il convient de concevoir un formulaire visant à enregistrer toutes les donnéesnécessaires aux fins de l’étude. Il peut s’agir d’un formulaire simple contenant lesrenseignements à enregistrer par tous les services qui participent à l’étude ou de plusieurs

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formulaires contenant les renseignements liés aux procédures utilisées par les différentsintervenants. Si plusieurs formulaires sont utilisés, il est souhaitable d’évaluer les donnéesensemble une fois qu’elles ont toutes été saisies afin de déterminer la durée totale duprocessus de dédouanement.

Il est préférable d’utiliser un seul formulaire approuvé par tous les services intervenantdans le processus de dédouanement. Cette solution est plus commode car elle permet desaisir toutes les données dans l’ordre chronologique.

Le formulaire conçu contiendra une série de questions auxquelles devront répondretous les intervenants dans le processus de dédouanement (une liste de questions et unformulaire type figurent à l’appendice 2).

Formulaire simplifié

Il convient de préciser que le questionnaire doit pouvoir saisir un nombre relativementélevé de données. Etant donné que la plupart des administrations effectueront pour lapremière fois une étude sur la mainlevée, il leur est vivement recommandé d’utiliser unquestionnaire simplifié aux fins de l'étude avant d'entreprendre une étude exhaustive. Uneversion simplifiée permettra de mesurer uniquement les éléments clés du processus dedédouanement : entre le moment de la présentation des documents à la douane et l’octroi dela mainlevée des marchandises par cette dernière. Il s'agit là de la partie la plus délicate detout le processus de dédouanement et une telle étude simplifiée permettrait de déterminer defaçon pertinente à quel point il est nécessaire d'apporter des améliorations et d'entreprendreune étude plus exhaustive. Les éléments clés qui doivent être inclus et un modèle deformulaire intégrant ces éléments clés figurent à l'appendice 3.

Mise à l’essai

Après avoir élaboré le plan d’action et adopté une méthodologie, y compris lequestionnaire, des directives et les formulaires, et informé le personnel désigné pourrecueillir et enregistrer les données, il est recommandé de procéder à une mise à l’essai.Cette étape est importante pour s’assurer que les données sont recueillies exactement selonles règles fixées. Cet essai permettra également de remédier à tout problème résultantd’une absence de compréhension de la part du personnel chargé de recueillir et d’enregistrerles données. La mise à l’essai doit être effectuée pendant une demi-journée de manière quetous les fonctionnaires participant à l’étude comprennent comment résoudre les problèmesqu’ils sont susceptibles de rencontrer. L’administration pourra ainsi s’assurer que l’étuderéelle, lorsqu’elle sera effectuée, sera réalisée dans les meilleures conditions.

Phase 2 – Recueil et enregistrement des données

Les données doivent être recueillies et enregistrées au moyen des formulaires conçusà l’avance. Pour ce faire, le Groupe de travail doit tenir compte des principaux aspects ci-après :

� Déterminer les procédures qui sont automatisées et celles qui sont manuelles, afinde définir la méthode à adopter pour recueillir les données nécessaires.

� Définir les procédures et déterminer les parties responsables du recueil et del’enregistrement des données.

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� Certaines données sont connues à l’avance. Les agents en douane ou lestransitaires disposent d’ordinaire de la plupart des renseignements de naturegénérale concernant les marchandises et leur arrivée avant que la déclaration nesoit présentée à la douane. Dans le cadre d’une procédure manuelle, cesrenseignements peuvent être introduits sur les formulaires conçus pour l’étude dèsleur réception. Il est donc préférable de remettre ces formulaires à l’avance auxagents en douane et aux transitaires afin qu’ils y consignent les renseignementspertinents dont ils disposent avant le dépôt de la déclaration de marchandises.

� Lorsque les données sont consignées sur les formulaires au bureau de douanependant le dédouanement, il est recommandé qu’un groupe de fonctionnairesautres que ceux qui traitent les transactions soit chargé de les introduire. Onévitera ainsi d’ajouter un retard supplémentaire aux opérations habituelles detraitement.

� Certaines administrations permettent le dépôt des déclarations de marchandises etprocèdent à certaines opérations telles que la gestion des risques avant l’arrivéedes marchandises. Lorsqu’il est décidé de ne pas vérifier les marchandises, lamainlevée peut être accordée par la douane avant même l’arrivée desmarchandises ou au moment de leur arrivée, en fonction des dispositions de lalégislation nationale.

� La saisie de la date et de l’heure de la mainlevée avant l’arrivée des marchandisesou immédiatement au moment de leur arrivée peut aboutir à des statistiquesnégatives, qui fausseraient les résultats de l'étude. Les données de ce typepeuvent donc être saisies en indiquant «zéro» afin de bien montrer les effetspositifs que ce type de mainlevée peut avoir en matière de facilitation douanière.

� Les administrations peuvent aussi choisir de mesurer la durée du processus detraitement avant l’arrivée, autrement dit mesurer le délai qui s'écoule entre lemoment de la présentation des documents à la douane et l’octroi de la mainlevéepar cette dernière. Il conviendrait de prévoir dans le système informatique ou lequestionnaire la possibilité d’enregistrer ou de mentionner la date et l’heure dechaque étape de façon à ne pas fausser les résultats du traitement et de lamainlevée des marchandises après leur arrivée.

� Pour enregistrer le temps, une horloge étalonnée en 24 heures doit être utiliséeafin de faciliter les calculs ultérieurs.

Lorsque, dans un système manuel ou automatisé, les heures d’arrivée et de mainlevée(et d’autres heures) sont déjà enregistrées dans le cours normal du traitement d’undocument, les données destinées à servir d’échantillons peuvent être saisies a posteriori.On évite ainsi aux personnes chargées de la mainlevée de devoir recueillir des données surune formule spéciale lors du processus de mainlevée proprement dit et de procéder àl’identification des échantillons. Cette mesure a posteriori présente certains avantages parrapport à l’analyse des transactions en temps réel, qui risque de prolonger ou de raccourcirle temps nécessaire pour la mainlevée car le personnel est conscient que ses activités sontenregistrées.

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Phase 3 – Analyse des données et conclusions

Vérification des données

Il importe de souligner que toute analyse utilisant des données brutes ne peut êtreprécise que si toutes les données nécessaires ont été saisies et qu’elles sont d’excellentequalité. Si les données ont été introduites avec des erreurs ou suivant une méthode dont lesparamètres sont différents de ceux qui ont été retenus, les résultats de l’analyse s’entrouveront altérés. Il est donc indispensable de vérifier la qualité des données en s’assurantqu’elles sont saisies avec précision. Les données doivent à cet effet être vérifiées, sipossible pour toutes les transactions, avant d’être analysées.

Analyse des données

En principe, il est préférable d’analyser les données en séparant les procéduresautomatisées des procédures manuelles. Si le système informatique comprend un logicieldistinct, il peut alors regrouper et calculer les temps correspondant à chaque opération. Si lelogiciel n’est pas intégré au système, le temps nécessaire à chaque opération peut être saisisur le formulaire élaboré et introduit dans un programme informatique distinct à des finsd’analyse.

Il existe plusieurs programmes de logiciels permettant d’effectuer une telle analyse. LeProgiciel statistique utilisé dans les sciences sociales (BPSS) contient nombre desprocédures statistiques les plus couramment utilisées par les sociologues. Le manuel de ceprogiciel contient des programmes correspondant aux données à analyser qui utilisent unlangage simple et sont faciles d’emploi. Les fonctionnaires de l’administration quiconnaissent les langages informatiques et les techniques de programmation peuventégalement écrire un programme permettant d’analyser les données.

Un tel programme peut faciliter le regroupement et l’analyse des données saisies, maisil n’est pas indispensable. Si le nombre total d’envois est relativement faible, le calcul etl’analyse peuvent être effectués manuellement.

Il est recommandé aux fins de l’étude, de partir du principe que les questions 1 à 13,figurant à l’appendice 2, sont des variables indépendantes et les questions 14 à 39, desvariables dépendantes. En fonction des objectifs fixés pour l’étude, il est possible decalculer le temps moyen mis pour dédouaner toutes les marchandises et ensuite pour unecombinaison ou des combinaisons multiples de variables indépendantes. A titre d’exemple,nous pouvons souhaiter calculer la différence entre le temps nécessaire à la mainlevée desmarchandises déclarées par des moyens manuels et celles déclarées par des moyensélectroniques. D’autres calculs peuvent être effectués pour trouver la différence entre letemps nécessaire pour ces deux formes de déclaration dans le cadre de procéduresspécifiques. Ces calculs peuvent être répétés pour un nombre multiple de combinaisons.

Les résultats obtenus peuvent ensuite être étudiés afin de déterminer s’ils répondentaux besoins de l’administration et/ou des attentes des clients, et de suggérer des mesuresd’amélioration éventuelles.

Rapport définitif

Le Groupe de travail doit mettre au point le rapport de l’étude en respectant lecalendrier fixé. Ce rapport doit indiquer les objectifs de l’étude, les conclusions et les

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recommandations visant à améliorer le système de dédouanement. Un modèle de rapportde l’étude est reproduit à l’appendice 4.

Dans un souci de transparence et de coopération, les résultats de l’étude devraientêtre mis à la disposition de toutes les parties ayant participé à l’étude afin de les encouragerà prendre, le cas échéant, les mesures nécessaires.

L’administration des douanes est invitée à communiquer les résultats et le rapportdéfinitif au Secrétariat de l’OMD dans un délai raisonnable. Il est suggéré que le rapportindique la méthodologie utilisée, présente l’analyse des données recueillies, des conclusionset des recommandations visant à apporter des améliorations.

Modifications à proposer

Les conclusions de l’étude doivent faire l’objet d’une analyse approfondie afin deproposer :

� des améliorations à apporter à la procédure de dédouanement;� la mise en place de procédures simplifiées et, si nécessaire, des amendements à

apporter à la législation;� l’informatisation des procédures dans toute la mesure possible ; et� d’autres mesures visées à la partie 4.

Nouvelle étude

Après la mise en oeuvre des propositions formulées suite à l’étude initiale, il estrecommandé de procéder à une nouvelle étude sur le temps nécessaire pour la mainlevéedes marchandises afin d’évaluer l’efficacité des améliorations apportées et de déterminer lesnouvelles mesures pouvant éventuellement être prises.

Il est également recommandé d’étendre le plus possible cette étude à tous les bureauxde douane et de la considérer comme un programme permanent de l’administration desdouanes.

14.

APPENDICE 1

GROUPE DE TRAVAIL – FONCTIONS ET RESPONSABILITES

1. Le Groupe de travail doit être habilité à prendre toutes les décisions jugéesnécessaires aux fins de la mise en œuvre de l’étude.

2. Le Groupe de travail doit être placé sous la responsabilité d’un cadre supérieur desdouanes qui agira en qualité de Président.

3. Le Groupe de travail doit être composé de 5 à 10 membres pour travaillerefficacement, notamment de représentants d’autres services/organisations participant àl’étude. Toutes les parties intéressées devront être informées du déroulement de l’étudelors d’une session d’information.

4. Le Groupe de travail devrait également comprendre un ou deux spécialistes danschacun des domaines suivants :

� Spécialiste en matière de procédures douanières;

� Spécialiste en matière d’organisation et de structure administrative;

� Statisticien; et

� Spécialiste en matière informatique (qui peut être utile même si les procéduresmanuelles constituent la base de l’étude puisque l’analyse des résultats peut êtreeffectuée par ordinateur).

5. Si l’étude ne porte que sur un très petit nombre de bureaux de douane, lesresponsables de ces bureaux devraient participer au Groupe de travail. Lesresponsables des autres bureaux de douane peuvent également être invités à participerà l’analyse des résultats concernant un bureau de douane. Cela contribuera aucaractère impartial de l’étude et aidera les participants si une étude doit êtreultérieurement effectuée dans leur bureau.

6. Afin d’assurer l’efficacité du Groupe de travail en limitant le nombre de participants,une personne peut exercer deux fonctions, par exemple, un statisticien/spécialiste enmatière informatique ou le président/spécialiste en procédures douanières peuvent êtreune seule et même personne.

7. Le Groupe de travail doit bien connaître son mandat, notamment les objectifs et lesrésultats recherchés de l’étude, de manière à ne pas s’écarter des conclusionsspécifiques qui sont attendues de lui.

8. Le Groupe de travail devrait également élaborer des directives et instructionsdétaillées concernant les aspects ci-après :

15.

� Objectif de l’étude,

� Portée et méthodologie,

� Durée et calendrier de l’étude,

� Importance de l’échantillonnage et méthodes de sélection des échantillonslorsqu’une telle méthode est utilisée,

� Responsabilité des diverses parties intéressées au sein de chaque service enmatière de recueil des données,

� Liste des définitions destinées à garantir l’uniformité et la cohérence en matière demise en œuvre,

� Règles à suivre dans le cadre de procédures manuelles, automatisées ou d’unecombinaison de procédures manuelles et automatisées, et

� Personne(s) à contacter si des précisions s’avèrent nécessaires.

9. Les instructions et directives doivent être fournies aux personnes ou groupes ci-après :

� Fonctionnaires du bureau de douane dans lequel l’étude doit être effectuée;

� Fonctionnaires des douanes qui participeront directement au recueil et àl’enregistrement des données destinées à l’étude;

� Fonctionnaires des douanes qui ne participent pas à l’étude mais interviennent dansles opérations effectuées dans les bureaux où l’étude sera effectuée afin degarantir le bon déroulement de l’étude; et

� Participants d’autres services et des opérateurs commerciaux impliqués dansl’étude.

10. Afin que l’étude se déroule dans de bonnes conditions, le Groupe de travail devradéterminer et préciser ce qui suit :

� Toutes les étapes et les procédures du processus de dédouanement;

� Tous les documents nécessaires aux fins du dédouanement;

� Diverses données à recueillir, par qui et comment;

� Comment effectuer l’évaluation des données – manuellement ou au moyen d’unlogiciel informatique;

� Quels sont les temps de mainlevée à saisir et à évaluer en fonction du type de traficet de marchandises;

16.

� Si les données qui seront saisies permettront de déterminer les motifs d’éventuelsretards; et

� Si l’évaluation reposera sur la saisie de la durée totale ou celle de chaque phase duprocessus de dédouanement.

11. Le Groupe de travail devra être particulièrement sensible aux inquiétudes et auxcraintes que les fonctionnaires des douanes pourraient nourrir au sujet de l’étude. Il estsuggéré au Groupe d’élaborer un document d’information expliquant en détaill’importance et les avantages qu’elle présente pour l’administration, en mettant toutparticulièrement l’accent sur les éléments qui contribueront à dissiper toute inquiétudeque les conclusions de l’étude pourraient susciter parmi les fonctionnaires quant à leursintérêts. Ce document pourrait contenir des renseignements concernant lesaméliorations susceptibles d‘être apportées aux procédures et les avantages que tireraitle personnel des conclusions de l’étude.

12. Le Groupe de travail devra se réunir aussi souvent que nécessaire pour examinerles tâches ci-après :

� Veiller à ce que toutes les décisions nécessaires soient prises au sujet del’étude;

� Elaborer aux fins de la réalisation des travaux un calendrier prévoyant desdélais pour préparer l’étude, la réaliser et présenter le rapport définitif àl’administration des douanes;

� Planifier l’étude et déterminer la méthode à utiliser;� Elaborer un formulaire aux fins du recueil des données;� Elaborer des instructions et des directives aux fins du recueil des données;� Elaborer une méthode de calcul aux fins du calcul des résultats;� Concevoir un logiciel aux fins de l’analyse des données;� Analyser les résultats;� Comparer les résultats aux données découlant d’études précédentes ou à des

normes préétablies le cas échéant;� Elaborer le rapport définitif contenant les améliorations à apporter; et� Présenter les résultats de l’étude à l’administration des douanes et aux autres

services intervenant dans le processus de dédouanement.

13. Après avoir déterminé les tâches à entreprendre, le Groupe de travail doit élaborerun calendrier fixant des délais pour chaque phase de l’étude.

17.

APPENDICE 2FORMULAIRE DU QUESTIONNAIRE DESTINE A L’ETUDE

L’appendice 2 contient :

� une série de questions pouvant être utilisées pour saisir les données,� un certain nombre de définitions destinées à garantir une application uniforme et� un formulaire type pour saisir les données.

Les questions énoncées dans le formulaire varient suivant la portée de l’étude, lesobjectifs à atteindre et la participation d’autres services, d’agents en douane et d’opérateurscommerciaux.

A. Liste de questions

Les différents éléments pouvant figurer dans le formulaire sont énumérés ci-dessous. Ilconvient de souligner que cette liste de questions n’est pas exhaustive et que l’administrationpeut y ajouter toute autre question qu’elle juge nécessaire et utile aux fins de l’étude et/ou deses objectifs sur le plan administratif.

1. Région (utiliser des codes)2. Bureau de douane (utiliser des codes)3. Nom du transporteur4. Mode de transport (utiliser des codes)

� Aérien� Maritime� Ferroviaire� Routier� Envois express� Fluvial

5. Nature du document de transport (utiliser des codes)� Lettre de transport aérien� Lettre de transport maritime� Lettre de voiture� Bordereau d’expédition� Manifeste� Document multimodal� Document combiné

6. Numéro du document de transport7. Numéro de la déclaration8. Code du déclarant

� Agent en douane� Agent de dégroupage� Déclarant proprement dit

9. Nom et numéro d’identification du déclarant10. Type de déclaration

� Formulaires prescrits� Autres (facture, document de transport, document administratif, etc.)

18.

11. Forme de la déclaration� Manuelle� Electronique

12. Type de chargement� Conteneurisé- conteneur complet- conteneur incomplet

� Non conteneurisé13. Statut des marchandises

� Passibles de droits� Non passibles de droits� Suspension/exonération/dégrèvement� Statut préférentiel (bilatéral, multilatéral, SGP, etc.)� Perfectionnement actif� Zone franche� Transit� Autres :

� Marchandises périssables� Envois express� Envois de secours

14. Classement des marchandises� Position tarifaire� Valeur

� élevée� moyenne� faible

� Origine des marchandises� Poids brut

15. Date et heure d’arrivée des marchandises au port/aéroport/frontière terrestre16. Date et heure du déchargement – début17. Date et heure du déchargement – fin18. Date et heure de la livraison dans le dépôt temporaire19. Date et heure du dépôt de la déclaration de marchandises20. Déclaration complète : oui/non

Dans la négative, motifs :� Renseignements insuffisants sur la déclaration de marchandises� Documentation incomplète

Dans la négative, motifs :- Facture- Certificat d’origine- Certificat de remise/exonération des droits et taxes- Licence à l’importation- Certificat sanitaire- Certificat vétérinaire- Autres documents (préciser)

21. Présentation de la déclaration de marchandises complète demandée par ladouane : oui/nonDans l’affirmative :� Date et heure de la demande de la douane� Date et heure de la nouvelle présentation de la déclaration

22. Date et heure de l’acceptation de la déclaration de marchandises

19.

23. Contrôle documentaire : oui/non24. Date et heure du début du contrôle documentaire25. Date et heure de la fin du contrôle documentaire26. Vérification matérielle des marchandises : oui/non

Dans l’affirmative :� Type de sélection :

- Sélection aléatoire- Ciblage au terme d’une analyse des risques

� Type de vérification :- Vérification par sondage/rapide- Inspection détaillée

27. Date et heure du début de la vérification28. Date et heure de la fin de la vérification29. Analyse en laboratoire : oui/non

Dans l’affirmative :� Date et heure du début de l’analyse en laboratoire� Date et heure de la fin de l’analyse en laboratoire� Date et heure de la réception de l‘analyse en laboratoire

30. Intervention de services autres que la douane : oui/nonDans l’affirmative, nom du service (utiliser des codes) :

� Services vétérinaires� Services de l’agriculture� Services sanitaires� Autres autorités ou services (préciser)

31. Date et heure du début de l’intervention des autres services32. Date et heure de la fin de l’intervention des autres services33. Date et heure de la liquidation des droits - début34. Date et heure de la liquidation des droits - fin35. Mode de paiement des droits et taxes (utiliser des codes)

� Espèces� Chèque� Traite/mandat bancaire� Transfert électronique de fonds� Autres (préciser)

36. Date et heure du paiement des droits (si nécessaire, avant la mainlevée desmarchandises) – début

37. Date et heure du paiement des droits – fin38. Date et heure de la mainlevée des marchandises39. Date et heure de l’enlèvement des marchandises.

Les questions sont présentées ci-dessus dans l’ordre logique du processus dedédouanement. Toutefois, l’emplacement réel des rubriques sur le formulaire peut êtremodifié en fonction des nécessités pratiques de l’élaboration et de la conception duformulaire.

La présentation du formulaire et les questions doivent être aussi simples que possibleafin d’aider les parties qui effectuent l’étude.

Les questions posées doivent être formulées de manière à être aisément comprises etqu’il y soit facilement répondu. Il convient d’éviter autant que possible les questions appelantde longues réponses.

20.

Compte tenu du volume des données à saisir, les questions doivent être regroupéesen diverses catégories. Une méthode simple consiste à regrouper toutes les questionscommunes telles que région, bureau de douane, numéro de déclaration, nom de l’agent endouane, etc. en une seule catégorie et à regrouper le reste des questions en fonction dechaque opération du processus de dédouanement.

Il est possible que, pour une raison ou une autre, un retard exceptionnel intervienne aucours de certaines opérations relatives au dédouanement et que l’administration souhaiteenregistrer les motifs de ce retard. Une rubrique concernant les retards de cette nature peutêtre ajoutée dans le formulaire du questionnaire destiné à l’étude après chaque opération dedédouanement. L’analyse des motifs de ces retards exceptionnels peut révéler l’existenced’un problème dans le processus de dédouanement.

B. Définitions

Les éléments à enregistrer aux fins de l’étude doivent être définis afin de garantirl’uniformité des dates et heures utilisées. Les administrations peuvent adapter cesdéfinitions ou en créer de nouvelles en fonction de leurs besoins.

a) Date et heure de l’arrivée : date et heure de l’arrivée du moyen de transport quiachemine les marchandises à l’importation ou sous contrôle de la douane. L’arrivéepeut être définie comme étant l’accostage, l’immobilisation, etc., du moyen de transportutilisé à l’importation dans le port/aéroport/poste frontière terrestre où la déclarationsera déposée pour obtenir la mainlevée dans ce port/aéroport/poste frontière terrestre.

b) Date et heure du début du déchargement : date et heure du début du déchargementdes marchandises du moyen de transport qui les a acheminées jusqu’au territoiredouanier.

c) Date et heure de la fin du déchargement : date et heure de la fin du déchargementdes marchandises.

d) Date et heure de la livraison en dépôt temporaire : date et heure de l’entreposageet du retrait des marchandises en vue du dédouanement.

e) Date et heure du dépôt de la déclaration : date et heure du dépôt de la déclarationde marchandises au bureau de douane en vue d’obtenir la mainlevée desmarchandises.

f) Date et heure de l’acceptation de la déclaration de marchandises : date et heurede la fin de la prise en charge de la déclaration de marchandises.

g) Date et heure du début du contrôle documentaire : date et heure du début del’examen de la déclaration et des documents justificatifs.

h) Date et heure de la fin du contrôle documentaire : date et heure de la fin del’examen de la déclaration et des documents.

i) Date et heure du début de la vérification : date et heure du début de la vérificationdes marchandises par la douane.

21.

j) Date et heure de la fin de la vérification : date et heure de la fin de la vérification desmarchandises par la douane.

k) Date et heure de l’intervention d’autres services : date et heure de l’intervention deservices autres que la douane, par exemple des services vétérinaires, sanitaires, del’agriculture, etc.

l) Date et heure de l’autorisation délivrée par d’autres services : date et heureauxquelles l’autorisation a été délivrée, le cas échéant après vérification.

m) Date et heure du paiement des droits : heure à laquelle le paiement est reçumanuellement (traite, chèque, espèces, etc.) ou par voie électronique et heure àlaquelle l’encaissement du paiement est achevé. Lorsque le paiement ne constituepas une condition préalable à la mainlevée des marchandises, il n’est pas obligatoirede tenir compte de cette opération.

n) Date et heure de la mainlevée : date et heure auxquelles la douane accorde lamainlevée. Il s’agit généralement de la dernière étape du dédouanement, lorsque lebon d’enlèvement est remis à l’agent en douane/agent de dégroupage ou àl’importateur. En cas de déclaration préalable ou de mainlevée provisoire, la date etl’heure de la mainlevée peuvent précéder la date et l’heure de l’arrivée.

o) Date et heure de l’enlèvement des marchandises : date et heure auxquelles lesmarchandises quittent la zone sous contrôle de la douane.

22.

C. Formulaire type aux fins de l’étudePartie A

1 Région 2 Bureau de douane

3 Nom du 4 Mode de aérien maritime FerroviaireTransporteur Transport routier fluvial Autres

5 Document Lettre de transport Lettre de transport 6 Numéro du document de transportDe aérien maritimeTransport Bordereau Manifeste 7 Numéro de la déclaration

d’expéditionLettre de voiture Document Multi-modal 8 Code du déclarant Agent en douane

Agent de dégroupageDocument combiné Déclarant proprement dit

9 Nom et numéro d’identification du déclarant 10 Type of déclaration Formule prescrite

Nom et Autres (facture, documentsNuméro de transport, etc.)d’identification

11 Forme de la déclaration Electronique 12 Statut des marchandisesPassibles Non passibles

manuelle de droits de droitsSuspension/exonération/dégrèvement

13 Classement des Position tarifaire Préférentiel Perfectionnementmarchandises actif

valeur élevée moyenne faible Zone franche Transit

origine poids Autres(préciser)

Partie B14 Arrivée des marchandises date heure 15 Début du date heure

déchargement

16 Fin du déchargement date heure 17 Livraison en dépôt date heuretemporaire

Partie C18 Dépôt de la déclaration date heure 19 Acceptation de la date heure

déclaration

20 Documents justificatifs oui non 21 Documentation Oui noncomplète

22 Documents oui non 23 Demande date heureDemandés

24 Présentation des date heure 25 Contrôle Oui nonDocuments documentaire

26 Début contrôledocumentaire

date heure 27 Fin contrôledocumentaire

date heure

23.

Partie D

28 Vérification matérielle oui non 29 Type de vérification AléatoireDétaillée

30 Type de sélectionAléatoireAnalyse des risques

31 Début de la vérification date heure 32 Fin de la vérification date heure

33 Analyse en laboratoire: 34 Début de l’analyse date heureoui non

35 Fin de l’analyse date heure 36 Réception de date timel’analyse

Partie E

37 Intervention d’autres services oui non

38 Vétérinaire Début date heure 39 Fin date heure

40 Agriculture Début date heure 41 Fin date heure

42 Médical/sanitaire Début date heure 43 Fin date heure

44 Autres(préciser) 45 FinDébut date heure date heure

Partie F46 Liquidation des droits

Début date heure 47 Fin date heure

48 Mode de paiement 49 Paiement (si exigé avant la mainlevée)Début date heure

Espèces Chèque

Traite bancaire Transfert électronique Fin date heure

Autres (préciser)Date d’échéance

50 Mainlevée 51 Marchandises retirées du contrôle de la douaneDébut date heure Début date heure

Fin date heure Fin date heure

24.

APPENDICE 3FORMULAIRE SIMPLIFIE DU QUESTIONNAIRE DESTINE A L’ETUDE

L’appendice 3 contient :

� une série de questions susceptibles d'être utilisées pour saisir les données, et� un formulaire type pour saisir les données.

Liste de questions

Les éléments clés devant figurer dans une méthodologie d'étude simplifiée sonténumérés ci-dessous :

1. Bureau de douane (utiliser des codes)2. Mode de transport (utiliser des codes)

� Aérien� Maritime� Ferroviaire� Routier� Fluvial� Envois express

3. Numéro de la déclaration4. Nom et numéro d’identification du déclarant5. Classement des marchandises

� Position tarifaire� Valeur

6. Date et heure d’arrivée des marchandises7. Date et heure du déchargement des marchandises8. Date et heure du dépôt de la déclaration9. Date et heure du début de la vérification matérielle des marchandises10. Date et heure de la fin de la vérification matérielle des marchandises11. Analyse en laboratoire : oui/non12. Intervention de services autres que la douane13. Date et heure de l’autorisation délivrée par d’autres services 14. Date et heure de la mainlevée des marchandises

25.

B. Questionnaire type simplifié aux fins de l'étude1 2 Mode de aérien maritime FerroviaireBureau de

douane Transport routier fluvial autres

3 Numéro de la déclaration4 Nom et numéro d’identification du déclarant

NomN° id.

5 Classement des marchandises 6 Arrivée des marchandises date heure

Position tarifaire 7 Déchargement desmarchandises

date heure

Valeur élevée moyenne faible

8 Dépôt de la date heure 9 Vérification matérielle oui Nondéclaration demarchandises

10 Début de la vérification date heure 11 Fin de la vérification date heure

12 Analyse en laboratoire oui non 13 Début de l’intervention oui Non

14 Début de l'intervention date heure 15 Autorisation date heure

16 Mainlevée Début date heure

Fin date heure

26.

APPENDICE 4

MODELE DE PRESENTATION DU RAPPORT

Ce modèle de rapport est un guide destiné à aider les administrations des douanes àélaborer le rapport de l’étude concernant le temps nécessaire pour la mainlevée. Laprésentation proposée comprend les principaux aspects sur lesquels doit porter le rapportdéfinitif. Les aspects énumérés ci-après ne sont pas exhaustifs et les administrationspeuvent en ajouter d'autres qui présentent une importance particulière eu égard à leurspropres besoins et préoccupations.

De manière générale, le rapport doit couvrir les aspects ci-après :

- Objectifs

- Portée

- Méthodologie

- Analyse

- Conclusions et recommandations.

1. Objectifs

Le rapport doit préciser ce que l’étude a pour objet de mesurer. Ces objectifs doiventnotamment viser :

- à mesurer le temps moyen nécessaire pour la mainlevée des marchandisesdepuis leur arrivée jusqu’à leur mainlevée;

- à mesurer le temps moyen nécessaire pour chaque étape du processus demainlevée, le temps nécessaire pour les vérifications matérielles, par exemple;

- à déterminer les points faibles dans le processus de mainlevée (notamment àchaque étape individuelle de ce processus);

- à déterminer les contraintes qui affectent la mainlevée; et

- à suggérer des mesures correctives destinées à raccourcir le temps nécessairepour la mainlevée des marchandises.

27.

2. Portée

Dans la portée de l’étude, l'étendue et les limites de cette dernière doivent êtredéfinies. Des précisions pourraient être données en ce qui concerne les questions ci-après :

- S’agit-il d’une étude exhaustive portant sur tous les éléments du processus demainlevée de la douane ou d’une étude simplifiée ne couvrant que les élémentsclés de ce processus de mainlevée ?

- L’étude a-t-elle consisté à mesurer le temps qui s’écoule entre l’arrivée desmarchandises sur le territoire douanier et leur mainlevée (temps total) ouseulement entre le dépôt de la déclaration de marchandises et le moment de lamainlevée (temps du processus douanier proprement dit) ?

- Quels ont été les modes de trafic étudiés, par exemple, mode maritime, aérien,terrestre et ferroviaire ?

- Sur quel(s) bureau(x) l’étude a-t-elle porté ?

- L’étude a-t-elle porté sur les procédures douanières automatisées ou manuellesou sur une combinaison des deux ?

- Quels sont les autres services ayant participé à l’étude et quel rôle ont-ils joué ?

- Le temps pris par les sociétés d’inspection avant expédition a-t-il été mesuré ?

3. Méthodologie

La méthodologie utilisée pour réaliser l’étude doit être expliquée dans la mesure oùelle a une incidence sur la validité et la fiabilité des résultats obtenus. Cette partie doitnotamment couvrir les points ci-après :

- l’étude a-t-elle porté sur toutes les transactions ou une méthoded’échantillonnage a-t-elle été utilisée ?

- si un échantillonnage a été utilisé, comment les échantillons ont-il été choisisdans l’ensemble de la population ainsi que dans la sous-population étudiée ?

- quelles ont été les données saisies et comment ont-elles été recueillies ?

- sur quel laps de temps l’étude a-t-elle porté ?

28.

4. Analyse

Cette partie doit contenir des précisions concernant le nombre total de transactionstraitées par la douane pendant la durée de l’étude, le nombre de formulaires d’enquêtedistribués, reçus et utilisés pour effectuer l’analyse. Si des sous-populations ont étéanalysées, il importe également d’indiquer le nombre de transactions, le nombre deformulaires distribués, reçus et analysés pour chaque sous-population.

Il est important que l’analyse précise quelles sont les données qui ont été analysées.Dans cette partie, les éléments de l’analyse ci-après doivent notamment être indiqués.

- le temps moyen qui s’est écoulé entre l’arrivée des marchandises et leurmainlevée. Ce temps peut, par exemple, être subdivisé en temps intermédiairesclés comme suit :

- temps écoulé entre l’arrivée des marchandises et le dépôt de la déclaration demarchandises;

- temps écoulé entre le dépôt de la déclaration de marchandises et la liquidationdes droits et taxes;

- temps nécessaire pour la vérification des marchandises;

- temps écoulé entre la liquidation et le paiement des droits et taxes;

- temps écoulé entre le paiement des droits et la mainlevée des marchandises;

- temps pris par l’intervention des autres services;

- le temps moyen nécessaire pour chaque étape individuelle;

- si des catégories différentes de marchandises ou de régimes ont été étudiéesséparément, marchandises passibles de droits par rapport à marchandises nonpassibles de droits; marchandises destinées au perfectionnement passif, zonesfranches, envois express, etc., par exemple le temps moyen pour chaquecatégorie ou régime;

- le temps pris pour déclarer les marchandises manuellement et électroniquement.

5. Conclusions et recommandations

Les conclusions à tirer et les recommandations formulées dépendent dans une largemesure des résultats de l’analyse des données et de ce que ces résultats indiquent. Lesrésultats peuvent également être comparés à des normes de travail préétablies et/ou auxrésultats d’études effectuées précédemment afin de parvenir à des conclusions utiles.

29.

Les conclusions doivent concerner les processus pour lesquels des retardsinterviennent et les raisons de ces retards. Elles doivent également mettre l’accent sur lesdomaines dans lesquels de nouvelles améliorations peuvent être apportées.

Les recommandations doivent par ailleurs être assorties de propositions précisesquant aux améliorations à apporter.

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