guide du module 6 focus · victimiser. c’est tout à fait la même chose ici. en matière de...

Guide du Module 6

Module 0

FOCUS

par Mylène Muller- PREMIÈRE PARTIE -

ORGANISATIONDU MODULE

Module 6

DEUXIÈME PARTIE

TROISIÈME PARTIE

Je m’engage à suivre ce chapitre et fixe mes différents rendez-vous :

Chapitres 9 à 13, Guide n°2

Chapitres 14 à 18, Guide n°3

Signature :

Retrouve sur les pages suivantes ton calendrier d’organisation mensuel pour ce module, ainsi qu’une page pour créer ton planning personnalisé.

FOCUSTemps nécessaire : 13h

Objectif :

PREMIÈRE PARTIE

A l’issue de ce module, le stagiaire sera capable de clarifier ses priorités et de s’organiser de manière optimale pour être plus efficace.

Chapitre 1 : Présentation du module

Chapitre 2 : Temps subi > temps choisi

Chapitre 6 : Le traitement des tâches triées

Chapitre 3 : A la base : les objectifs et projets

Chapitre 7 : La programmation au quotidien

Chapitre 4 : La Collecte

Chapitre 8 : Le suivi de la programmation - mode d’emploi

Chapitre 5 : Le tri des tâches et projets collectés

MODULE 6

Planning sur un mois

Notes :

Mon intention ce mois :

1ère partie

Engage-toi encore plus : partage ton planning avec l’équipe et les autres participantes !

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Si j’avais 6 heures pour abattre un arbre, je passerai les 4

premières à affûter ma hache.Abraham Lincoln

8 min

15 min

1h40 1h10

1h

10 min 15 min 4h10 min

40 min 30 min

40 min

15 min

30 min 30 min

10 min

25 min

15 min

chapitre 1

chapitre 7

chapitre 10

chapitre 9chapitre 8chapitre 6

chapitre 2

chapitre 15 chapitre 17

chapitre 18

chapitre 16

chapitre 11 chapitre 12 chapitre 14chapitre 13

chapitre 3 chapitre 4 chapitre 5

traitement

continuerla collecte

continuer la programmation

matrice collecte trifiche-défi

fiche-défi fiche-défi

fiche-défi

fiche-défi

fiche-défi fiche-défi fiche-défifiche-défi

fiche-défi fiche-défi

bilan

fiche-déficontinuer le désencombre-

ment

continuer le désencombre-

ment


ment


ment


ment

MODULE 6

Engage-toi encore plus : partage ton planning avec l’équipe et les autres participantes !

Planning personnalisé

Notes :Mon intention pour ce module :

5Module 6 - Chapitre 1 : Présentation du module

Chapitre 1 :Présentation du module

Bienvenue dans ce module n°6 - module consacré à la méthode Focus ! Il s’agit d’une méthode que j’ai conçue pour apprendre à faire plus vite, moins et mieux ce que vous avez à faire. Dans ce module, on va tout mettre en place pour faire de l’espace à votre projet aligné et pour être, comme son nom

l’indique, « focus » (concentrée).

On va aborder un ensemble de techniques qui vont vous permettre d’atteindre l’excellence en matière d’efficacité : aller plus vite, droit au but, être plus concentré(e) et plus ciblé(e) sur ce que vous allez à faire. L’efficacité est une thématique qui me tient beaucoup à cœur, d’autant plus si elle est mise au

service d’un objectif ou d’un projet aligné.

Il est très important de commencer par là et c’est bien souvent le défaut que j’ai pu constater dans les méthodes dites de gestion du temps. Pour moi il faut qu’il y ait une continuité : nous avons vu l’alignement, vous savez où vous devez aller ; à présent vous pouvez vous demander « comment est-ce que j’y vais plus vite, mieux, avec moins d’efforts ? ». Et « comment est-ce que je vais au bout sur

la durée ? »

C’est vraiment quelque chose qui revient souvent comme une difficulté majeure : ancrer les changements, les intentions sur la durée. J’aime beaucoup ce dicton, qui va être, vous allez le voir, un

mot d’ordre pendant tout ce module :

Quelle est l’idée ici ? A un moment donné, il est nécessaire de passer du temps sur « comment je vais organiser mon temps », même si on a le sentiment qu’on ne va pas dans le vif du sujet. Passer du temps sur la programmation, l’optimisation, la mise en place d’une concentration optimale, tout ça a un impact conséquent sur votre productivité. Donc même si ça demande au début ce qu’on pourrait voir comme une perte de temps - on va utiliser du temps non pas pour l’action, mais pour la préparation de l’action - en réalité vous allez gagner énormément de temps. Cela va être un principe

maître pendant tout le déroulé de ce module.

Si tu as le temps, médite 15 minutes par jour. Si tu n’as pas le temps,

médite 30 minutes.

https://les-ateliers-des-filles-zen.com/module-6-focus/premiere-partie/chapitre-1


Pourquoi est-ce que vous avez envie d’atteindre cela ?

Pourquoi est-ce que c’est ressorti comme étant une chose prioritaire pour vous ?

Qu’est-ce qui se passe en vous quand vous visualisez l’objectif atteint ?

Utilisez tous les outils qu’on a vus, notamment dans le module 2, pour poser une intention. Connectez-vous vraiment à cette énergie de mouvement que vous avez au moment

où vous êtes connecté(e).

La notion d’équilibreOn va également avoir, pendant tout ce module, une approche équilibrée. C’est essentiel. Je dis souvent que le bonheur c’est l’amour, et c’est aussi l’équilibre à plusieurs niveaux. Déjà, entre vos différents rôles : épouse, maman, femme, fille, sœur, voisine, membre du club de volley ou de tennis, musicienne... nous avons énormément de casquettes. On va essayer de ne pas déséquilibrer cette

répartition optimale.

Si vous estimez qu’il y a 4 rôles importants pour vous, il va falloir accorder un peu de temps à chacun. Il y a vraiment un équilibre à avoir entre le fait d’être focus sur ce qu’on veut atteindre, et le fait de respecter aussi son écosystème ! Si par exemple vous identifiez un projet de reconversion, que votre contribution doit être là, je vais vous apprendre à y aller de manière efficace - mais il n’est pas question

pour autant de déséquilibrer d’autres rôles de votre vie qui pourraient être également importants.

Il est important d’avoir en tête vraiment que nous sommes un écosystème, et que donc il y a plusieurs rôles à valoriser, plusieurs objectifs peut-être à avoir en parallèle. Si c’est trop difficile dans un premier temps, gardez un seul objectif - c’est ce que je vous disais dans le module précédent - mais gardez à l’esprit qu’il est important d’avoir un œil sur ses différents rôles. Comment est-ce qu’on va avoir un œil sur ses différents rôles? En s’accordant des temps de programmation et de suivi de ce qu’on

fait - je vais revenir en détail dessus.

Une chose à faire à ce stade : poser une intention très ferme pour le suivi de ce module. Reconnectez-vous à votre objectif aligné, ou ce projet que vous avez à cœur de réaliser. Connectez-vous, si vous

avez choisi 2 ou 3 objectifs, peut-être à l’objectif n°2 ou n°3.


Efficacité / bienveillanceC’est le troisième axe d’équilibre que je voulais évoquer dans cette introduction. L’efficacité doit être au service de ce qui vous est aligné, et vous devez toujours garder à l’esprit cette bienveillance. Il n’est pas question de se faire violence non plus. Il n’est pas question de s’en demander trop. Il n’est

pas question de se mettre la pression !

Gardez bien à l’esprit que cette bienveillance doit être présente, comme un fil directeur invisible tout au long

de l’atteinte de vos objectifs. C’est quelque chose d’important pour ne pas vous perdre de vue, vous faire souffrir et du coup

reporter votre bonheur à uniquement l’accomplissement de votre projet.

Comment est-ce qu’on articule tout ça ? Personnellement c’est quelque chose qui me perdait beaucoup avec les méthodes de gestion du temps auxquelles je m’intéressais, donc j’ai vraiment articulé l’ensemble lorsque j’ai créé la méthode Focus. Je vais vous partager les

fiches que j’utilise pour que ce soit vraiment limpide pour vous.

Les échéances variables

Le deuxième axe d’équilibre qu’on va aborder dans ce module, c’est l’idée des objectifs à échéances variables. Vous allez avoir des objectifs à très court terme qui vont devoir être faits dans la journée. Vous aurez des objectifs à la semaine, des objectifs au mois... Vous devez avoir également une vision plus long terme de ce que vous voulez atteindre. Il va donc falloir faire s’articuler entre eux des tâches

de très court terme et des objectifs de très long terme.


FICHE-DÉFI

Pourquoi est-ce que vous avez envie d’atteindre votre objectif ?

Pourquoi est-ce qu’il prioritaire pour vous ?

Qu’est-ce qui se passe en vous quand vous visualisez l’objectif atteint ?

Présentation du module

Que cette intention soit juste pour vous

Visualiser la destination comme si vous l’aviez déjà atteinte

Vous impliquer totalement dans l’intention

Faire comme si

1.3.2.4.

Petit rappel des 4 conditions fondamentales pour poser une intention :

Vous pouvez reprendre le Module 2 pour approfondir ce travail, en relisant les clés présentées dans le chapitre 2, ou en faisant à nouveau la visualisation du chapitre 3.

9Module 6 - Chapitre 2 : Temps subi > temps choisi

Chapitre 2 :Temps subi > temps choisi

Le but derrière ce chapitre, c’est de reprendre la responsabilité de ce que vous vivez, de votre agenda, de vos engagements, de ce que vous faites à chaque instant. On a beaucoup parlé du mode proactif et de l’idée d’être son propre coach, de s’encourager à voir notre responsabilité plutôt que de se

victimiser. C’est tout à fait la même chose ici.

En matière de gestion de votre emploi du temps, il n’est pas question d’attendre des autres qu’ils trouvent des solutions à vos problématiques. Il n’est pas question de reporter sur les autres le sentiment que vous avez d’être débordé(e), d’avoir trop à faire. Ce n’est pas aux autres qu’il appartient de gérer votre vie et vos priorités. On a bien souvent tendance à se mettre en mode victime alors qu’on se demande beaucoup trop de choses et qu’on accepte un peu tout. On ne voit pas ce qui est essentiel et on laisse les autres remplir notre agenda, avec du coup à la clé ce sentiment d’être débordé(e) et de

faire beaucoup de choses pas importantes.

Le but premier sera donc de reprendre la responsabilité de ce que vous vivez, de bien vous rendre compte que c’est vous et vous seul(e) qui pouvez vous libérer du temps. N’attendez pas des autres qu’ils arrêtent subitement de vous demander des choses. Tant que vous ne mettez pas de limites, que vous n’avez pas de clarté sur ce que vous voulez, les autres vont continuer à vous solliciter et vous

ne saurez pas refuser.

C’est vraiment vous qui avez entre les mains ce pouvoir de passer d’un temps subi, où vous êtes victime de ce qui se passe et êtes spectatrice, à un temps choisi où vous êtes aux commandes et vous savez exactement ce que vous voulez. On a vu ce que vous voulez dans les modules précédents. Maintenant vous allez le matérialiser, le concrétiser dans votre emploi du temps et vous êtes la seule

à pouvoir le faire !

Pour passer de ce temps subi au temps choisi, il y a quelques fausses croyances sur lesquelles je voulais revenir parce que je sais qu’elles nous portent vraiment préjudice en matière de gestion du

temps.

Le perfectionnismeLa première, c’est cette idée que pour être aimée à votre juste valeur, vous devez être parfaite. Cette tentation du perfectionnisme que de très nombreuses femmes que j’accompagne ont, parfois à l’extrême d’ailleurs. « Sois parfaite et tu seras aimée » : il faut déjà tenir compte de cette fausse

croyance, et l’identifier. On en a parlé lorsqu’on a évoqué les 5 tyrans, et on va y revenir encore.



Je vais vous donner un conseil magique que j’applique et que je propose aux personnes que j’accompagne pour sortir de ce perfectionnisme, tout en acceptant.

La méritocratie

Le multitasking

Comment passer d’un temps subià un temps choisi ?

Il y a une deuxième fausse croyance qui est importante, c’est l’idée qu’il faut souffrir pour gagner sa vie, ou que dans la vie il est normal qu’on doive faire des efforts pour mériter quelque chose. Ce n’est pas tout à fait la logique de l’excellence, parce que si on reste dans cette idée qu’il faut faire des efforts et qu’il faut souffrir pour gagner sa vie ou pour mériter quelque chose, on passe à côté de sa lumière,

de l’essentiel.

L’idée c’est plutôt, au contraire, que faire exactement ce pourquoi vous êtes le/la plus doué(e), c’est là où vous allez avoir des leviers de productivité gigantesques. Et non en cherchant à être moins nul(le) dans quelque chose qui visiblement n’est pas votre truc. On va donc y revenir quand on va aborder les

leviers d’excellence.

Il y a une troisième fausse croyance, ou croyance limitante, à ce stade : l’idée qu’être débordé(e) est normal ; avec vous savez par exemple cette image de la femme débordée, le sac à main en l’air, les talons aux pieds, le bébé sous un bras et qui court après son bus. C’est une image un petit peu banalisée, voire vantée. Il y a peut-être un sentiment de fierté ; on a l’impression que c’est valorisant

d’arriver à faire plein de choses dans sa journée.

En réalité, être débordée ce n’est pas du tout une qualité. Ce n’est pas normal. Mais ce n’est pas non plus une fatalité. On peut sortir de ce modèle de la femme débordée comme modèle banalisé de la femme moderne. Être une femme moderne, c’est plutôt aller droit au but, faire l’essentiel, refuser de

subir son emploi du temps...

La première notion qu’on va apprendre et pratiquer dans ce module, c’est changer sa représentation du temps. On va passer d’une représentation linéaire de son temps, à une représentation stratégique. Qu’est-ce que ça signifie ici, une « représentation linéaire du temps » ? C’est considérer que chaque

minute vaut la précédente.

C’est le schéma classique : je ne sais pas trop ce que je veux, je n’ai pas une clarté parfaite de ce que je veux atteindre, du coup je subis les urgences qu’on m’impose ci et là. Je fais beaucoup de choses, j’essaie d’avancer dans tous les sens. Je subis tout ce qu’on me donne, et en fin de journée

j’ai énormément couru et je ne sais même pas ce que j’ai fait d’important.

La représentation stratégique du temps, c’est considérer que 15 minutes parfois valent une heure, voire deux heures, voire une journée, voire quinze jours... Toutes les minutes ne se valent pas, toutes les tâches ne se valent pas. Quand on est dans cette représentation stratégique, on prend du temps pour savoir où on veut aller et quelles sont nos forces et nos freins, on prend du temps pour planifier

et suivre ce qu’on fait.


Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre

à préparer ma hache.Abraham Lincoln

Ainsi, si toutes les minutes et toutes les activités ne se valent pas ; tout ce qu’on fait au cours d’une journée ne se vaut pas. La matrice d’Eisenhower est une matrice qui permet justement de classer en

4 catégories les activités que l’on fait dans une journée, selon deux critères :

Est-ce urgent ou non ?Est-ce important ou non ?

Dans le cadre #1 on va avoir les activités qui sont urgentes ET importantes ;Dans le cadre #2 les activités qui sont importantes MAIS non urgentes ;

Dans le cadre #3 les activités qui ne sont pas importantes MAIS qui sont urgentes ;Et dans le cadre #4 on va retrouver des activités qui ne sont ni importantes NI urgentes.

Que va-t-on faire de ces différents cadres ? Vous allez tout d’abord commencer par lister vos activités récurrentes et les répartir entre ces 4 cadres sur votre fiche-défi.

URGENTES

IMPO

RTAN

TES

OUI

OUI

NON

NON

11

33

22

44

Réunions sur des thèmes qui vont dans le sens de nos objectifs, projets importants qui arrivent à échéance.

Interruptions, réunions moins importantes qui ne permettent pas

d’avancer sur ses objectifs.

Préparation, planification, clarifier ses attentes, construire des relations ...

Échanges qui trainent, distractions ...

Faire

Déléguer

Planifier

Éliminer


Le souci principal, c’est qu’on délaisse totalement le cadre 2 : les tâches importantes mais non urgentes, comme par exemple ce que vous avez fait dans les 4 modules précédents. Il y a rarement une urgence absolue à le faire. C’est pour ça qu’on repousse beaucoup. Le but de ce défi sera donc de

cultiver les activités de cadre 2 à l’avenir.

On fait beaucoup de choses du cadre 3 : on s’éparpille, on absorbe toutes les urgences et les sollicitations sans réfléchir. Du cadre 4 (non importantes moins urgentes) aussi malheureusement, qu’on utilise un peu comme une soupape pour souffler au milieu de toutes les activités du cadre 3, qui ne contribuent pas à notre bien-être. On a besoin de ces soupapes parce qu’on a le sentiment de

courir en permanence, et du coup et de ne pas pouvoir respirer.

Ce cadre 4, ce sont toutes les distractions, les réseaux sociaux comme on peut les utiliser habituellement par exemple, le divertissement etc ; tout ce qui ne nous apporte pas réellement de

plus à long terme.

Il y a des choses sur lesquelles on passe beaucoup de temps et qui n’apportent aucun résultat ou pas de résultat positif, et des tâches sur lesquelles on passe très peu de temps et qui auraient au contraire tout intérêt à être plus valorisées parce que c’est là qu’on s’épanouit, qu’on vibre. On va désormais utiliser la logique 80/20 à chaque étape de ce module Focus : au moment de la fixation de vos objectifs, au moment de la programmation, au moment de l’exécution, au moment du suivi

également.

Par exemple, dans votre to-do list actuelle : imaginez que vous avez 10 choses à faire ; et dites-vous que sur ces 10 choses à faire, il y en a 2 qui vont avoir 80% du résultat que vous souhaitez obtenir dans votre journée. Il y en a 2 qui vont avoir beaucoup plus d’impact sur votre bien-être et sur les résultats

que vous souhaitez obtenir, et 8 qui vont du coup être beaucoup plus minimes.

Mais en général, on passe beaucoup plus de temps sur ces 8 petites tâches parce que bien souvent ces 2 tâches, les 20% qui produisent 80% des effets sont des tâches qui sont soit plus difficiles, soit qui demandent de surmonter des peurs, soit qui nécessitent de sortir de sa zone de confort. Alors, on trouve des excuses et on passe beaucoup de temps sur les tâches secondaires qui ont moins

d’impact.

Désormais, demandez-vous toujours avant de commencer quelque chose : quels sont les 20% de ce que je m’apprête à faire qui produiront 80% des effets ? Et si je commençais par là ? Il s’agit vraiment

d’une question importante à vous poser.

Tous les types d’activités ne se valent pas : gardez une logique 80/20 à chaque étape de votre organisation et de votre

gestion du temps. Qu’est-ce ? La logique 80/20, c’est de se dire que sur tout ce que vous faites, environ 20% de ces tâches, parfois même moins,

produisent 80% (ou plus) des effets que vous obtenez. Une fois de plus, on est dans le principe de cette représentation stratégique.


État des lieux

FICHE-DÉFI

Examinez toutes vos activités, par exemple de la journée précédente - ou de ce jour si vous êtes en fin de journée - et classez-les dans les différents cadres de la matrice d’Eisenhower.

Passer d’un temps subi à un temps choisi


URGENTESIM

PORT

ANTE

S

OUIO

UINON

NON

11

33

22

44


Dans un second temps, posez-vous la question dans chacune de ces activités : quelles sont les 20% de petites actions intermédiaires qui produisent 80% des effets ?

MES ACTIVITÉS DU JOUR LES ACTIONS ESSENTIELLES LES ACTIONS MOINSIMPORTANTES


C’est vraiment quelque chose que je vous demande de faire avec beaucoup d’attention, et si vous sentez que vous n’y arrivez pas, à nous contacter, à vous présenter à la prochaine session pour qu’on

en parle et qu’on essaie de décortiquer ensemble.

Les questions que je souhaite poser lors de la prochaine session :

Date de la prochaine session collective à laquelle je veux assister :

MES ACTIVITÉS DU JOUR LES ACTIONS ESSENTIELLES LES ACTIONS MOINSIMPORTANTES

17Module 6 - Chapitre 3 : A la base : les objectifs et projets

Chapitre 3 :A la base : les objectifs et projets

A cette étape, on va aborder la base d’une bonne méthode de gestion du temps, à savoir vos objectifs et vos projets. La première étape avant de grimper les barreaux de l’échelle, on l’a vu, c’est se poser la question « est-ce que mon échelle est appuyée contre le mur ? ». L’idée à ce stade est donc de mettre

de la clarté sur ce que vous voulez atteindre.

C’est l’objet des premiers modules de ce programme ; j’imagine donc que pour vous il y a quand même une certaine clarté actuellement. S’il y a des choses qui ne sont pas claires, vous pouvez revenir au module 5 et puis bien sûr nous contacter si vous avez besoin d’éléments complémentaires - par

exemple valider votre boussole.

Quelles sont la ou les activités qui me rendent la plus heureuse, qui ont un impact positif le plus important sur le domaine concerné ? Dans ma vie amoureuse, familiale, de maman, professionnelle, personnelle, dans tous ces différents rôles que vous avez identifiés chez vous. Quelles sont les activités qui pourraient avoir le plus d’impact ?

Vous pouvez également vous demander à l’inverse quelles sont les attitudes que vous aimeriez vraiment supprimer parce qu’elles vous rendent malheureuse, vous freinent dans votre développement, etc.

Ce que je vous invite à faire dans ce chapitre, c’est de réunir vos projet(s) aligné(s) ou bien objectif(s) aligné(s). Si vous le souhaitez, vous pouvez commencer par faire un travail d’exploration de vos objectifs par rôle pour garantir un équilibre. Posez-vous la question pour chacun de vos rôles :

1.

Continuez si nécessaire ce brainstorming, si vous voulez avoir une vue très complète de tout ce que vous aimeriez atteindre dans chaque domaine de votre vie.



La troisième étape va être de prioriser. C’est déjà ce que vous avez fait dans le module précédent par rapport à votre projet aligné. Vous pouvez continuer ce travail si vous venez de rajouter des objectifs par rôle. N’oubliez pas : posez-vous la question pour chacun des rôles, tâches ou objectifs (quelle est l’action qui aura l’impact positif le plus important sur ce que je veux atteindre, sur ce que je veux devenir, sur ce que je veux réaliser ou accomplir?).

3.

A l’issue de ce défi, vous devez avoir un fichier récapitulatif de tous vos projets et objectifs, par rôles, avec un ordre de priorité.

Tout en haut, on devrait avoir sur un de vos rôles votre objectif aligné, tel que vous venez de l’identifier, suite au des premiers modules de ce programme. Ensuite, vous allez peut-être avoir ces activités dont vous venez d’identifier qu’elles avaient un impact majeur sur votre bonheur,

sur votre accomplissement dans vos différents rôles.

Comme d’habitude, si vous avez un souci à ce stade contactez-nous. D’autant plus dans ce module-ci consacré à la méthode Focus, qui est vraiment un module progressif avec un par étape structuré et

précis, où on ne peut pas changer l’ordre des chapitres sinon ça ne fonctionne pas.

La deuxième étape va consister à regrouper sur un seul et unique fichier tous vos objectifs et projets. Dans le modèle que je vous propose, vous pouvez soit créer un onglet par rôle, soit un onglet pour tous vos rôles, soit des onglets regroupant certains de vos rôles, par exemple professionnels d’un côté, personnels de l’autre.

Cette étape est réellement importante en matière de gestion du temps ; sur ce fichier il va y avoir votre projet aligné ou votre ou vos objectifs alignés, par rôles peut-être, ceux qui figurent sur vos bucket list également, peut-être vos projets fous...

2.


Listez chacun de vos rôles, puis identifiez le ou les objectif(s) prioritaires que vous vous fixez. Pour cela, sélectionnez celui ou ceux qui auront le plus grand impact positif sur

votre vie.

Etape 1

FICHE-DÉFI

Les objectifs et projets

MON RÔLE MON OU MES OBJECTIF(S)


MON RÔLE MON OU MES OBJECTIF(S)


Téléchargez la feuille de classeur en .ODS et commencez à regrouper tous vos objectifs et projets (n’hésitez pas à reprendre certains de vos défis précédents pour ne rien oublier).

Toujours sur votre fichier, priorisez vos projets, objectifs et tâches.

Ceci est un modèle, n’hésitez pas à le modifier ou à créer le vôtre.

Etape 2

Etape 3

TÉLÉCHARGEZ LE MODÈLE

Les questions que je souhaite poser lors de la prochaine session :

https://les-ateliers-des-filles-zen.com/wp-content/uploads/2020/01/Projets_role_v3.ods

22Module 6 - Chapitre 4 : La Collecte

Chapitre 4 :La Collecte

Plus vous allez être exhaustive à cette étape, plus elle va être facile et plus les effets de cette collecte seront importants. Je

vous invite donc vraiment à veiller à avoir du temps devant vous pour pouvoir faire cette collecte tranquillement. Prenez ensuite un grand

cahier que vous allez pouvoir déplacer facilement, et c’est parti !

Dans ce chapitre, je vous propose qu’on aborde ensemble la collecte. La collecte, c’est le regroupement de tout ce que vous avez à faire en ce moment, tout ce qui occupe de la place dans votre esprit et qui ne vous permet pas d’avancer sereinement. Vous allez commencer par regrouper tous les encours ou

toutes les choses que vous aimeriez mettre en place.

Il existe un principe en psychologie, l’effet Zeigarnik, qui est que tant que les choses ne sont pas posées par écrit à un endroit où l’on sait que plus tard on pourra s’en occuper, elle occupe de la place dans notre esprit, même de manière inconsciente. C’est pour cela que vous allez collecter un maximum de tâches, de la manière la plus exhaustive qui soit : tout ce que vous avez en cours, les engagements, les petites choses à faire, les formations à suivre, les dossiers à préparer, etc ; dans

tous les domaines.

Vous allez ensuite les regrouper en un même endroit, puis passer en mode tri - c’est ce que l’on va aborder dans le chapitre suivant, avec la logique 80/20 qu’on a vue et le principe de la représentation

stratégique du temps.

Avant d’attaquer cette collecte exhaustive, vous allez devoir vous préparer, c’est-à-dire libérer un peu de temps pour pouvoir vous consacrer à cette collecte qui va vous demander une certaine concentration, une présence. Dans la mesure où les interruptions sont de vrais fléaux en matière de concentration - j’en parlerai dans ce module – veillez à ne pas être dérangée. Si vous pouvez vous accorder une heure pour faire ça, c’est super ; si vous pouvez vous en accorder 2, c’est encore mieux !



Comment ça marche ? A mon sens, ce qui est le plus efficace c’est de vous déplacer physiquement dans les différents endroits de votre maison ou de votre bureau, pour pouvoir collecter un maximum ce que vous avez à faire. Commencez par faire une liste de tous les endroits que vous voulez visiter par exemple, ou alors prenez-les dans l’ordre de la maison ; mais veillez bien, une fois de plus, à ne

rien oublier. Plus c’est exhaustif, plus c’est efficace.

Vous allez peut-être avoir besoin de faire le tour de votre bureau, d’ouvrir les tiroirs, de regarder les éléments de décoration autour de vous : est-ce qu’il y a des choses que vous vouliez faire, changer un cadre par exemple ? Regardez bien partout autour de vous : les dossiers à traiter, les mails envoyés. Prenez votre boîte mail : qu’est-ce qu’il reste dedans ? Qu’est-ce qui n’est pas encore traité ? Regardez sur votre bureau d’ordinateur, regardez dans les différents tiroirs de votre maison, les post-it sur le

frigo, l’ardoise de la cuisine...

Regardez également ce qui figure sur votre to-do list actuelle. Reprenez tout sur votre carnet ou alors collez votre to-do list dessus si vous ne voulez pas recopier les choses. Regardez dans votre sac à main aussi, s’il n’y a pas des choses à faire qui traînent et qui n’ont pas été matérialisées : votre portefeuille que vous vouliez trier, un objet que vous deviez ramener quelque part, une clé à faire en

double...

FICHE-DÉFI

La Collecte

Vous allez donc vous déplacer avec votre carnet et dans chaque pièce, vous allez noter tout ce que vous

avez à faire : soit des choses qui sont déjà commencées mais pas achevées, soit des choses qui ne sont pas du tout achevées,

des choses qui sont déjà écrites quelque part, des choses qui ne sont pas encore matérialisées et qui sont juste dans votre

tête aujourd’hui.

Le mieux est de le faire dans tous les domaines, professionnels et personnels, pour que ce soit parfaitement efficace. Faites le tour du matériel et de l’immatériel. Vous allez avoir sur votre liste géante tout un tas de choses : cela peut être des choses à réparer, des lectures à faire, un coup de fil à passer, une réunion à planifier, un dossier à terminer, de la

couture à faire, un projet de famille à mettre en place, un repas à organiser...


Complétez ce fichier comme on l’avait fait auparavant : en classant tout ce que vous venez de noter par rôle et en priorisant également. Gardez à l’esprit ce réflexe de prioriser :

qu’est-ce qui est le plus important là-dedans, qu’est-ce qui est le moins important ?

Une fois que vous avez cette liste exhaustive, vous allez prendre les gros projets qui ressortent ; vraiment ceux dont vous voyez bien qu’ils ne seront pas terminés en une fois. Puis faites tout de suite un mini brainstorming dessus, de quelques minutes, pour décortiquer ces projets. Si vous avez besoin d’être avec quelqu’un parce qu’il s’agit d’un projet collectif, planifiez tout de suite un moment pour faire ce brainstorming et pouvoir découper ce gros projet. Cela, c’est le sort des gros projets qui

ne peuvent pas être réalisés en une fois.

Dans un second temps, ouvrez le fichier récapitulatif des objectifs par rôles que je vous ai invité à commencer dans le chapitre précédent, et regroupez tout au même endroit. Cette étape va vous demander un petit temps pour taper à l’écrit (car je vous invite vraiment à avoir un fichier dématérialisé) mais encore une fois nous sommes dans une représentation stratégique de votre temps et non linéaire, donc c’est un temps de préparation qui est nécessaire et qui va vous faire gagner énormément de

temps par la suite.

Une autre étape importante de ce défi, c’est l’idée d’organiser une collecte au fil de l’eau pour ne pas tout

garder à l’esprit. Dès que vous avez quelque chose qui vous arrive, notez-le sur une liste de collecte au fur et à mesure (que

ce soit un petit carnet que vous avez sur vous, une note sur votre téléphone...) pour pouvoir alimenter régulièrement votre

fichier récapitulatif.

25Module 6 - Chapitre 5 : Le tri des tâches et projets collectés

Chapitre 5 :Le tri des tâches et projets collectés

Dans ce chapitre, on va aborder le tri des tâches et projets collectés dans votre grand fichier ; qui j’imagine tout de suite est un petit peu fouillis et ne procure pour l’instant pas vraiment de clarté ni de sérénité. Le but de cette étape va donc être de faire le tri, de classer toutes les tâches que vous avez

collectées, pour en distinguer le traitement.

La première étape, c’est le tri ; étant entendu bien sûr que ce que vous avez identifié comme étant aligné au module

précédent va être une priorité. D’ailleurs vous allez le voir, ces tâches vont ressortir de ce tri de toute façon. Lors de l’étape suivante, nous

verrons comment traiter ces différentes catégories de tâches que vous aurez identifiées.



La deuxième catégorie de tâches, ce sont les « tâches impératives », celles pour lesquelles vous n’avez clairement pas le choix, que vous ne pouvez pas éviter. Si vous évitez les tâches impératives, vous pourriez avoir de graves ennuis par exemple, ou des conséquences négatives importantes. Si à ce stade vous hésitez, que vous n’êtes pas sûr(e) que telle tâche est une tâche impérative ou non, faites la même pratique que précédemment (la visualisation).

Et puis choisissez une couleur différente pour surligner les tâches impératives - réellement impératives ! Attention, même écueil ici que précédemment : on a toujours tendance à mettre trop de choses dans cette catégorie des tâches impératives.

2.

Essayez de visualiser : je suis parti(e) dans cette direction, je fais ça cette tâche. Qu’est-ce qui se passe en moi ? Est-ce que je me sens obligé(e) de faire ça, est-ce que

je sens que oui, je suis aligné(e) et c’était important que je le fasse. C’est vraiment quelque chose qui est impératif.

Si vous avez le sentiment d’hésiter à cette étape, alors dites-vous que ça n’est pas vraiment important. Quand quelque chose est réellement important, il n’y a pas d’hésitation, pas de doute

possible.

Une autre façon de distinguer ce qui est important de ce qui n’est pas important, tout en échappant au mental qui parfois va nous tromper - notamment parce qu’il a cette croyance qu’il faut être parfait pour être aimé(e) - va être d’écouter ce qui se passe en vous quand vous visualisez par exemple que vous passez à l’action. Est-ce que vous sentez que ça vous apporte

vraiment quelque chose, ou pas vraiment ?

Essayez de faire la distinction en vous aidant de ce type d’exercices, puis surlignez dans votre fichier ces tâches importantes d’une couleur particulière que vous aurez choisie, qui sera le symbole des tâches importantes. Comme vous vous en doutez déjà, c’est sur ces tâches

importantes que vous devez concentrer 90% de votre temps !

C’est la logique 80/20 à nouveau : un très faible nombre de tâches ont en réalité un impact très important sur votre niveau de bien-être, sur votre épanouissement, sur votre

alignement - donc attention à ne pas vouloir trop en mettre !

La première catégorie de tâches que vous allez voir, ce sont les « tâches importantes » : celles qui ont le plus d’impact sur votre épanouissement. Je vais vraiment vous inviter à vous fixer des limites ici, parce que vous allez être tenté(e) de considérer que beaucoup de choses sont importantes, alors qu’en réalité peu de choses le sont.

1.

La troisième catégorie : les tâches qui ne sont ni importantes, ni impératives. Comment est-ce qu’on fait le traitement de ce type de tâches ? Distinguez déjà, parmi toutes celles qui restent, celles qui durent moins de 2 minutes. Et faites-les tout de suite - si vous avez un petit peu de temps devant vous - ou au fil de l’eau dans votre collecte habituelle ; prenez cette habitude.

3.


La quatrième catégorie de tâches est un peu particulière. Vous allez avoir une réflexion sur toutes les tâches (même celles qui sont déjà surlignées) pour identifier celles qui peuvent être déléguées dans tout ce que vous avez à faire.

4.

J’insiste sur cette catégorie parce qu’il s’agit du levier n°1 d’une bonne gestion de votre temps, d’une

représentation stratégique du temps. Que pouvez-vous confier à quelqu’un d’autre ? Qu’est-ce que vous pouvez déléguer

parmi tout cela ?

Si vraiment là tout de suite vous n’avez pas le temps, parce que vous êtes pressé(e), alors surlignez ces tâches d’une couleur particulière.

J’attire vraiment votre attention là-dessus : en réalité il y a beaucoup plus de tâches de moins de 2 minutes qu’on ne le pense ; par exemple feuilleter un magazine pour savoir s’il y a des articles vraiment intéressants, ou si vous pouvez le ranger, le donner ou vous en débarrasser. Répondre à un mail : bien souvent on n’a pas besoin de plus de 2 minutes pour répondre à un mail ; ou pour prendre un rendez-vous. Il y a énormément de tâches qu’on peut faire tout de suite sans même les planifier.

C’est la règle des moins de 2 minutes : chaque fois que vous avez une tâche de moins de 2 minutes qui arrive, faites-

la sans la noter sur votre to-do list, sans la reprendre sur le fichier. Cela signifierait que vous passeriez plus de temps à la planifier qu’à

la faire, ce qui n’est plus logique on est d’accord. Ce n’est pas une utilisation stratégique de votre temps.


Quand j’ai commencé à créer mon activité, je voulais tout faire, parce que je pensais que ça me coûterait de l’argent de déléguer des tâches (je ne voyais pas que j’allais pouvoir réutiliser cet argent à quelque chose qui allait mieux me rémunérer), que ce serait

mieux fait si c’était moi, et que je n’allais quand même pas donner à quelqu’un les activités que je ne voulais pas faire moi-même (« ce n’est pas sympa pour lui ou elle... »). J’ai battu des records

en terme de développement de mon entreprise quand j’ai enfin compris que la délégation était un levier, parce que j’ai appris à me focaliser sur ce que je savais faire de mieux.

L’idée ici, c’est la même chose : mettez bien en balance que ça va vous coûter, mais ce que vous allez gagner. Si il s’avère que la tâche peut être déléguée, surlignez-la dans une 4ème couleur.

A priori, vous avez désormais dans votre fichier 5 types de tâches :

les tâches qui sont importantes

les tâches qui sont obligatoires

les tâches qui sont à déléguer

les tâches qui prennent moins de 2 minutes

et les autres, non surlignées (ni importantes, ni obligatoires, ni à déléguer, et qui prennent plus que 2 minutes)

Bien souvent, on a ce réflexe dans le monde professionnel plutôt ; si on a une équipe par exemple à manager, on a appris l’art de la délégation. Mais dans le domaine personnel, on ne le fait pas du tout ! L’idée, c’est de vous dire qu’il n’y a pas de limites à cela, si ce n’est celle de l’argent - mais qu’est-ce que l’argent ? Mettez-le en balance par rapport au temps que vous avez gagné - et si vous libérez du temps sur cette tâche, est-ce que vous ne pouvez pas l’utiliser autrement, en étant rémunéré(e) pour faire ce que vous aimez faire et ce pourquoi vous êtes doué(e) ?

Est-ce que vous ne pouvez pas un peu changer la logique de cet emploi du temps ? Il y a un gain énorme à faire au niveau de la délégation ; adoptez ce réflexe-là. Regardez tout ce que vous faites, tout ce que vous avez à faire. Qu’est-ce que vous pouvez déléguer pour libérer du temps pour autre chose ? C’est valable pour la collecte que vous venez de faire, mais c’est valable aussi pour tout ce que vous faites au quotidien, tout ce que vous n’avez même pas noté parce que pour vous c’est évident : faire à manger, faire les courses, faire le ménage, faire les devoirs avec les enfants, faire du bricolage dans votre maison...

Vous n’avez même pas imaginé un instant pouvoir déléguer ces tâches à quelqu’un, mais dites-vous bien qu’il y a des personnes qui vivent de ces tâches-là, pour qui c’est le travail n°1. Je sais qu’il y a des croyances assez limitantes autour de la délégation. « Donner à quelqu’un ce que l’on n’a pas envie de faire soi-même » : on se demande si on est pas en train d’éviter les efforts ou de dénigrer les autres. Mais non, il y a des gens qui vivent de ce que vous n’aimez pas faire et qui seront ravis d’avoir du travail pour pouvoir mieux gagner leur vie. Il n’y a pas d’attitude de dénigrement derrière la délégation. Essayez de vous interroger de la manière la plus ouverte possible sur tout ce que vous faites aujourd’hui et que vous n’avez peut-être pas forcément l’obligation de faire.

29Module 6 - Chapitre 6 : Le traitement des tâches triées

Chapitre 6 :Le traitement des tâches triées

Les actions non surlignées

Les actions de moins de 2 minutes

Dans le chapitre précèdent, vous avez repris votre fichier récapitulatif de toutes les tâches que vous vouliez réaliser et vous les avez surlignées de 4 couleurs différentes. Vous avez aussi une 5ème

catégorie de tâches non surlignées. A présent, que faire de ce fichier ?

On va s’occuper en premier lieu des actions qui ne sont pas surlignées : elles ne sont pas vraiment importantes, ni impératives. Elles ne sont pas « déléguables » et ne durent pas moins de deux minutes.

Supprimez-les tout simplement.

Si il vous est difficile de supprimer ces tâches, vous pouvez par exemple les couper de votre fichier et les mettre sur un autre onglet que vous appellerez « actions reportées » ; pour le jour où vous aurez du temps pour ce qui n’est ni important ni obligatoire, qui est long et pas déléguable. Si vous avez fait

votre tri en toute honnêteté, vous devriez déjà vous libérer de la place.

Si vous avez le sentiment qu’il ne vous restait plus rien parce que vous avez tout surligné en important ou impératif, reposez-vous les questions du chapitre 5, refaites les pratiques. Visualisez comment vous vous sentiriez en passant à l’action : êtes-vous libérée de quelque chose d’important, ou est-ce qu’au contraire vous ne vous sentez pas vraiment libérée de quoi que ce soit ? Est-ce que c’était

vraiment important pour vous ?

Si vous avez besoin de plus de clarté à ce niveau, vous pouvez également prioriser toutes les actions importantes entre elles, et prioriser toutes les actions impératives entre elles, pour voir celles qui arrivent en dernier. Est-ce que vraiment cette tâche-ci est hyper importante ? Est-ce que ce n’est pas simplement quelque chose que je peux mettre à part, sur cet onglet actions reportées, pour me

consacrer à ce qui est vraiment, vraiment important ? Toujours dans cette logique 80/20.

En second lieu, on va se pencher sur la catégorie des actions qui durent moins de 2 minutes. Je vous invite tout de suite à vous réserver un créneau d’une heure pour les effectuer, si vous ne l’aviez pas

déjà fait dans les chapitres précédents.


30Module 6 - Chapitre 6 : Le traitement des tâches triées

Faites-les toutes, sauf s’il y en a qui par exemple nécessitent des horaires d’ouverture particuliers ou qui vraiment ne peuvent pas matériellement être faites tout de suite. Dans ce cas-là, vous allez les garder pour la programmation mais essayez de faire tout de suite un maximum de ces tâches de moins de 2 minutes pour libérer de la place dans votre fichier. A ce stade, vous devez supprimer 90%

des actions de moins de 2 minutes.

Et ensuite ?

Vous allez donc faire ça pour chacun de vos projets, objectifs, tâches en cours. Choisissez bien des choses qui sont spécifiques.

Si le starter que je viens d’évoquer vous paraît encore un peu long, vous pouvez le réduire encore pour que ce soit plus motivant pour vous. Par exemple, cela pourrait être simplement de taper PNL sur Internet et de noter les coordonnées des 3 organismes de formation qui ressortent en premier dans les résultats. L’avantage de ce dernier exemple, c’est que c’est une tâche de moins de 2 minutes, que

vous pouvez donc faire tout de suite.

A la fin de ce défi, vous aurez identifié les starters pour chacune de vos tâches importantes, impératives ou à déléguer qui restent, et vous aurez fait 90% des tâches de moins de 2 minutes que vous avez identifiées. On est vraiment dans cette logique 80/20 : faites un maximum ce que vous pouvez faire tout de suite, et le reste – on va le voir dans le chapitre suivant - on va le programmer dans votre

emploi du temps.

Gardez toujours à l’esprit également que votre priorité, c’est ce qui vous permet d’être aligné(e). On est bien d’accord que les tâches importantes que vous avez identifiées, ce sont des choses qui doivent vous permettre d’être aligné(e). J’insiste encore là-dessus, car vous allez peut-être avoir besoin de refaire un tri des tâches importantes - peut-être avez-vous gardé trop de choses. Posez-vous bien la question : est-ce que cette tâche-là va avoir un impact majeur sur mon niveau d’épanouissement ?

Il vous reste les tâches importantes, les tâches impératives et les tâches à déléguer – ainsi que quelques tâches de moins de

2 minutes que vous ne pouvez pas faire maintenant. Pour toutes ces tâches, vous allez identifier le starter. Le starter, qu’est-ce que c’est ? C’est l’action n°1 que vous devez faire pour avancer sur cette tâche. Une action

concrète, spécifique et simple, que vous pouvez expliquer à un enfant de 5 ans. Ne restez pas dans le flou. Il faut que ce soit clair et net pour vous

à ce stade.

Par exemple si j’ai en projet de me former à la PNL (programmation neuro-linguistique), qui serait du coup pour vous une tâche importante - quel va être le starter ? Cela pourrait être d’aller sur Internet pour sélectionner 3 organismes de formation en PNL. Il s’agit

d’une première action qui est simple et que vous pouvez faire dès maintenant.

31Module 6 - Chapitre 7 : La programmation au quotidien

Chapitre 7 :La programmation au quotidien

Le long terme

Maintenant que nous avons vu la collecte, le tri et le traitement, on va passer en mode programmation. Comment peut-on programmer efficacement les actions recensées sur notre fichier récapitulatif des objectifs ? Il y a plusieurs niveaux de programmation - et je vais tous vous les partager dans ce

chapitre. Je vais également vous partager mes modèles, ceux avec lesquels je fonctionne.

Le premier niveau de programmation est une programmation au long terme, qui peut être par exemple annuelle. Il faut s’accorder un temps pour revenir sur ses priorités, revenir à son pourquoi, revenir à la boussole de l’alignement une fois par an. Je vous invite à reprendre cette boussole, à reprendre les valeurs qui sont importantes, les choses qui vous font vibrer, vos talents également, vos forces, votre contribution. Revenez sur vos expériences si nécessaire, refaites ce travail d’alignement, sans oublier

les piliers.

Quelle est l’idée derrière cette reprise annuelle ? C’est d’être sûr(e) d’aller dans la bonne direction en se

reposant régulièrement ces questions, parce qu’on évolue très vite - notamment lorsqu’on est dans une exploration

de ce type, très approfondie.



Ce rendez-vous trimestriel a vocation à vérifier que les objectifs importants avancent, et à caler suffisamment

d’activités de type 2 dans son emploi du temps. Je vous invite donc, chaque trimestre, à vous accorder par exemple une soirée pour

faire le tour du fichier récapitulatif afin de vérifier où vous en êtes par rapport à ces actions ; et éventuellement refaire un tri. Est-ce

que je repars sur de bonnes bases ? Est-ce qu’il y a ici dans l’ordre de priorité vraiment toutes les choses que je vais accomplir par

domaine, ou pas ?

RappelSouvenez-vous de la matrice : il y a 4 types d’activités et au quotidien, naturellement nous

avons toutes et tous tendance à revenir aux activités urgentes, qui les activités de type 1 (ce n’est pas un souci si elles sont également importantes) mais surtout des activités de type 3.

L’urgence nous trompe sur le caractère important des tâches, et donc on a tendance à se laisser avoir un petit peu par le côté urgent.

Peut-être y a-t-il des choses qui ne sont plus d’actualité parce que vous avez évolué ? Le contexte a changé, il peut y avoir des choses qui ne sont plus d’actualité, des priorités à revoir aussi. C’est vraiment l’occasion de faire le point sur ce fichier. Vous aurez peut-être des choses à rajouter également. Il peut arriver qu’au fil de l’eau il y ait des choses qui se rajoutent ou qui soient passées à côté de la collecte.

Le moyen termeIl y a un deuxième type de programmation, c’est la programmation moyen terme, que je conseille de faire au niveau du trimestre. Ici l’idée va être de vérifier le suivi des objectifs importants, de veiller à

rester dans le cadre des activités de type 2.


FICHE-DÉFI

Fiche de suivi trimestriel

Qu’est-ce que tu as accompli depuis le dernier rendez-vous trimestriel ?

Date :

LES ACTIONS ACCOMPLIES


LES ACTIONS NON RÉALISÉES MOTIFS

Qu’est-ce que tu n’as pas accompli au contraire? Pourquoi?


Y a-t-il des actions qui d’après toi n’ont plus leur place ici ?

Fais-tu assez d’activités de type 2 ?


Le court termeEnsuite on a la programmation hebdomadaire, qui est un créneau de 2 heures environ que je vous invite à vous accorder chaque semaine – par exemple le vendredi après-midi pour préparer la semaine professionnelle suivante, et le dimanche soir pour tout ce qui est du domaine personnel.

Gardez toujours cet équilibre entre vos différents rôles.

Comment est-ce qu’on organise cette nouvelle semaine ? On va commencer par trier tout ce qui est arrivé de nouveau dans la semaine, en se posant les questions qu’on a vues dans la partie tri. Est-ce qu’il s’agit d’une tâche importante, ou d’une tâche impérative, ou d’une tâche à déléguer, ou à faire en moins de 2 minutes ? Normalement celle-ci, vous avez dû la faire au fil de l’eau. Mais si ce n’est pas le cas, vous pouvez la faire maintenant. Puis on ajoute toutes ces nouvelles tâches au fichier

récapitulatif.

Ensuite il y a deuxième chose que l’on va faire pendant ce rendez vous hebdomadaire, c’est regarder toutes les actions qui n’ont pas été accomplies pendant la semaine précédente et qu’on avait pourtant

planifiées. Nous verrons plus tard comment organiser les modalités du suivi.

Enfin, on va regarder le fichier et choisir ce qu’on décide de faire pendant la semaine suivante. Je vais vous partager le modèle que j’utilise, qui est un fichier récapitulatif de tout ce que je veux accomplir pour chaque rôle pendant la semaine qui se présente, et que j’alimente pendant ce rendez-vous des 2 heures. Pour cela, regardez par rôle ce que vous avez envie d’accomplir ; l’idéal est de mettre en valeur 2 ou 3 rôles pendant une semaine et d’alterner les rôles la semaine suivante, pour rester équilibrée le

plus possible.

Lorsque vous avez réécrit vos tâches de la semaine dans votre fichier hebdomadaire, vous allez noter en marge de celles-ci, les actions qui comportent une date spécifique - par exemple une réunion

jeudi matin.

Au cours de la semaine, vous allez peut-être devoir rajouter des choses à ce fichier hebdomadaire, comme une nouvelle réunion qu’on vous annoncerait le lundi, etc. C’est pour ces aléas qu’il est important de prendre l’habitude de faire une collecte au fil de l’eau et un tri immédiat : est-ce que c’est important, obligatoire, déléguable, rapide ? Si vous ne pouvez pas le faire tout de suite et que c’est

important ou impératif, rajoutez-le sur votre fichier récapitulatif.

Attention à ces points :

Pour chaque rôle, posez-vous la question de la logique 80/20 : quelle est l’action la plus importante que je souhaite mettre en place

cette semaine, celle qui aura le plus d’impact sur mon épanouissement ? Veillez à inclure dans cette programmation hebdomadaire au moins une

tâche du cadre 2 : une action importante mais non urgente, car comme on l’a vu, elles sont souvent délaissées.

tenez compte de vos possibilités et de vos disponibilités. Le but n’est pas d’en rajouter des tonnes et de ne rien pouvoir faire ensuite.

n’utilisez pas encore votre agenda à ce stade, pour éviter les ratures.


La dernière chose sur ce fichier hebdomadaire, c’est que vous allez le nettoyer au fil de la semaine des actions que vous allez réaliser. Le lundi soir, regardez ce qui a été fait et effacez, surlignez ou rayez les choses sur ce fichier, afin d’avoir une vue complète de ce qui reste à faire chaque jour au moment

de votre programmation quotidienne.

TÉLÉCHARGEZ LE MODÈLE

Le très court termeLe dernier niveau de la programmation, c’est la programmation cette fois quotidienne. L’idée de la programmation quotidienne, c’est de consacrer une quinzaine de minutes en fin de journée à l’organisation et la planification de la journée suivante. L’avantage de faire ceci, c’est que du coup la journée même vous savez exactement par quoi vous devez commencer et vous ne vous distrairez

pas avec de la planification - vous êtes directement dans le feu de l’action.

Comment est ce qu’on programme une journée ? Eh bien vous allez piocher dans votre fichier récap hebdomadaire ce que vous souhaitez faire le lendemain.

Quelques règles essentielles pour une programmation quotidienne :

Faites des blocs d’1h30. Si vous avez une tâche qui prend plus d’1h30, je vous invite à la découper pour en faire 2 blocs, sinon c’est un petit peu difficile en terme de concentration. Si ça fait moins d’1h30, réservez un bloc un peu moins important mais gardez en tête les blocs d’1h30, car ils permettent de donner un visuel à cette programmation quotidienne.

Commencez impérativement votre journée par l’action n°1 en terme d’impact. Vous commencez toujours votre journée par ce qui est le plus important pour vous, c’est une règle immuable en matière de programmation. Posez-vous bien la question en mode logique 80/20, pour distinguer les différentes tâches.

Regroupez les tâches courtes en un bloc d’1h30. Suivant ce dont vous avez besoin, regroupez les tâches courtes par catégories : si vous avez 5 coups de fil à passer, passez-les à la suite. Vous avez arrêté ce que vous faisiez, sorti votre téléphone, déverrouillé l’écran et ouvert les appels; vous allez gagner un temps fou.

Privilégiez certains moments de la journée. Faites par exemple les tâches courtes, urgentes mais non importantes plutôt en fin de journée, quand la concentration est un petit peu moins élevée, ou alors en début d’après-midi, là où il y a la phase de digestion qui fait qu’on est un peu moins concentré. De même que votre matinée doit être consacrée aux tâches qui sont importantes importantes et éventuellement non urgentes.

Éventuellement : faites une mini-visualisation de votre action n°1.Vous pouvez, au moment de votre programmation quotidienne la veille au soir, faire une mini visualisation de l’action n°1 à plus fort impact que vous souhaitez mettre en place. Ça peut être une minute. Fermez les yeux, et imaginez que vous avez fait cette action, que vous êtes allée au bout. Ressentez la satisfaction et la fierté, le soulagement peut-être ; vraiment plongez-vous dans cette image comme si vous y étiez. Cela va beaucoup vous aider à passer à l’action le moment venu, et à voir les résultats que vous souhaitez obtenir.

1.2.3.4.5.

https://les-ateliers-des-filles-zen.com/wp-content/uploads/2020/01/fichier_recap_hebdo.ods


FICHE-DÉFI

Fiche de programmation quotidienne

Date :

ACTION 1(1H30)

ACTION 2(1H30)

ACTION 3(1H30)

PETITES TÂCHES(1H30)

De à

De à

De à

De à

Pause 15 minutes. De à

Pause 15 minutes. De à

Programmation lendemain, 15 minutes. De à

Pause 1 heure. De à

39Module 6 - Chapitre 8 : Le suivi de la programmation - mode d’emploi

Je vous suggère de ne pas formaliser davantage votre bilan quotidien ; il ne faut pas tomber dans le « trop formalisé » non plus. L’idée est quand même de passer à l’action, donc

prenez simplement quelques minutes pour faire ce suivi.

Chapitre 8 :Le suivi de la programmation - mode d’emploi

Le suivi hebdomadaire

Nous venons de voir comment organiser votre programmation long terme, moyen terme, hebdomadaire et quotidien. A présent je voudrais qu’on rentre un peu dans le détail du suivi quotidien et du suivi

hebdomadaire.

Le suivi de votre programmation quotidienne est simple : au moment où vous programmez la journée suivante, regardez simplement ce que vous avez fait et ce que vous n’avez pas fait. Pour ce que vous n’avez pas fait, demandez-vous pourquoi et tenez compte de ce pourquoi vous n’avez pas pu faire ça,

pour organiser la journée suivante.

Le deuxième niveau de suivi est le suivi hebdomadaire. Comme je vous le disais dans le chapitre précédent, accordez-vous 2 heures pour cette programmation.

Est-ce qu’il y a un élément que vous n’aviez pas prévu ?

Est-ce qu’il faut accorder davantage de place par exemple à l’imprévu ?

Qu’est-ce qui vous a fait défaut ?

Il y a un premier temps que vous devez consacrer - avant même la programmation de la semaine qui arrive - à l’examen de la semaine qui vient de s’écouler. Comme pour le quotidien, l’idée ici est de regarder ce que vous aviez à faire la semaine passée : ce que vous avez réussi à faire et ce que vous n’avez pas réussi à faire, et de vous demander pourquoi vous n’avez pas réussi à le faire. Je vous invite à vraiment en tenir compte pour bien planifier la semaine suivante.

1.Vous ne souhaitez pas renouveler les mêmes erreurs, donc essayez de voir ce qui vous a fait défaut,

ce qui vous a empêché d’aller au bout de ce plan :



Elles n’étaient peut-être pas claires, trop compliquées et du coup ne vous ont pas incité(e) à passer à l’action. Est-ce qu’il ne faut pas changer ce starter ? Si c’est le cas, trouvez un autre starter plus précis.

Vous pouvez également vous accorder quelques minutes d’une petite récompense lorsque vous avez terminé votre programmation de la semaine ou si vous êtes allé(e) au bout de beaucoup de choses.

C’est vraiment important pour cultiver la confiance.

Demandez-vous aussi :

Est-ce que vous avez été trop exigeante ?

Est-ce que vous vous fixez trop de choses ?

Est-ce que vous n’avez pas sous-évalué la durée nécessaire pour une tâche ?

Est-ce que les tâches que vous n’avez pas faites sont devenues obsolètes ?

Est-ce qu’il faut les modifier sur votre grand fichier récapitulatif ?

Est-ce qu’elles étaient des actions suivantes de starters, que vous avez mal identifiés ?

Je vous donnais dans un précédent chapitre, l’exemple de la PNL, avec quelqu’un qui voudrait suivre une formation à la PNL. Un premier starter pouvait être de faire un comparatif

de 3 écoles qui proposent une formation - si celui-là a été trop compliqué, vous pouvez peut-être l’ajouter en le modifiant légèrement pour qu’il soit plus facile. A savoir, simplement recenser les coordonnées des 3 organismes qui apparaissent en premier dans votre moteur de recherche.

N’hésitez pas également, à aller regarder le fichier des actions réalisées et de vous nourrir un peu de tout ce que vous avez déjà accompli depuis que vous mettez à jour ce fichier, pour booster votre confiance en vous. Évitez ce focus systématique sur ce que vous n’avez pas

encore fait.

La deuxième chose que vous devez faire pendant ce suivi hebdomadaire, c’est de trier votre grand fichier des actions par rôle : regardez ce que vous avez accompli et enlevez-le. Je vous conseille de ne pas supprimer ce que vous avez accompli, mais de créer un onglet « actions réalisées ». Voir ce que vous avez accompli va vous permettre de booster votre confiance - car bien souvent on met surtout l’accent sur ce qu’on n’a pas accompli et on oublie un peu tout ce qu’on a réalisé.

Dans un troisième temps, vous allez alimenter votre fichier récap des objectifs et des projets de toutes les nouvelles actions qui se sont rajoutées dans la semaine ; après avoir faire un tri bien sûr. Les questions de tri vont devenir automatiques dès lors qu’une nouvelle action arrive, vous verrez.

Une autre chose que vous pouvez faire pendant ce suivi hebdomadaire, c’est de cultiver l’art de la récompense : vous féliciter pour tout ce que vous avez accompli pendant la semaine. Je vous encourage à prendre l’habitude de vous féliciter à chaque fois que vous avez terminé d’accomplir quelque chose, ou de vous accorder des petites récompenses au quotidien chaque fois que vous avez fini un bloc d’1h30.

2.

3.4.


FICHE-DÉFI

LES ACTIONS DE LA SEMAINE

Qu’avais-je prévu de faire cette semaine ?

Je coche les actions que j’ai réussi à faire.

Fiche de suivi hebdomadaire


Qu’est-ce que je n’ai pas réussi à accomplir ? Et pourquoi ?

LES ACTIONS NON ACCOMPLIES POURQUOI ?


LES QUESTIONS EXTRAORDINAIRES

Je vous laisse avec quelques réflexions supplémentaires...

Qu’est-ce qui doit disparaître (de votre vie) ?

Comment donneriez-vous à vos désirs, plus de pouvoir qu’à vos peurs ?

N’hésitez pas à méditer régulièrement sur ces questions.

« La roue des mini-défis »

Rendez-vous sur l’espace membre pour recevoir de façon aléatoire un mini-défi à réaliser cette semaine ! Ces courts défis ont pour objectif de vous faire passer à l’action par petits

pas à satisfaction immédiate.

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