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GUIDE DES MINI-ENTREPRISES2014/2015

Réalisation graphique : dbcreation.be Textes : Les Jeunes EntreprisesTous droits de reproduction, d’adaptation ou de traduction, par quelque procédé que ce soit, réservés pour tout pays sans autorisation écrite de l’éditeur ou de ses ayants droit. « Mini-Entreprise » est une marque déposée de l’ASBL Les Jeunes Entreprises.

GUIDE DES MINI-ENTREPRISESFICHE INTRODUCTIVE

L’ÉQUIPE LJE

COORDINATEUR

Nom :

Prénom :

GSM :

E-mail :

CONSEILLER

Nom :

Prénom :

GSM :

E-mail :

SECRÉTAIRE

Nom :

Prénom :

Tél. : 02 245 13 80

E-mail : [email protected] ou [email protected]

Bienvenue à vous, Jeunes Entrepreneurs !

En recevant ce guide, vous officialisez votre participation au programme Mini-Entre-prise.

Dans ces pages, vous trouverez toutes les informations et les conseils utiles qui vous permettront de mener à bien votre mission, en individuel et en équipe.

En consultant ces fiches sans relâche, ainsi que le plan Métro et les fiches ressources (sur CD Rom), vous vous offrez l’opportunité de vivre un parcours passionnant et ascen-sionnel.

N’oubliez pas que votre coordinateur, votre conseiller et le secrétariat de LJE restent à votre disposition pour toute question.

Que cette expérience vous apporte les meil-leurs succès et apprentissages !

GUIDE DES MINI-ENTREPRISESTABLE DES MATIÈRES

13 AG Constitutive

14 Permanences comptables

15 Rencontre de mi-exercice

16 Congrès

17 Rapport de gestion

18 AG de clôture

19 Concours

20 Certificat de Jeune Entrepreneur/ESP

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ21 Réunions

22 Gestion d’une équipe

23 Savoir susciter la motivation

24 Analyse SWOT

25 Objectifs

26 Stratégies

27 Indices de qualité

28 Développement Durable

DÉPARTEMENT RHC29 Communication interne

30 Compte-Rendu des réunions

31 Teambuilding

32 Réseaux et média sociaux

33 Site Web

34 Enterprise Without Borders (EWB)

35 Registre des actionnaires

36 Convocation des actionnaires

37 Registre de présences

38 Salaires

39 Déclaration ONSS et PP

Comment utiliser les outils ?

Echéancier

La Mini-Entreprise

TOUS01 Constitution

02 Brainstorming

03 Etudes de faisabilité

04 Inscriptions

05 Choix de l’activité

06 Election aux fonctions de Direction

07 Changement de fonctions

08 Organigramme

09 Les actions

10 Crowdfunding

11 Economie Sociale et Solidaire (ESS)

12 Séminaires de formation et RDV d’experts

DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING

48 Communication et Marketing

49 Etude de marché

50 Etudes quantitatives

51 Etudes qualitatives

52 Charte graphique

53 Lieux de vente

54 Stand de vente

55 Campagne publicitaire

DÉPARTEMENT TECHNIQUE56 Etude technique

57 Cahier des charges

58 Commandes

59 Production et sécurité

60 Stocks

DÉPARTEMENT FINANCIER40 La caisse

41 Le compte bancaire

42 Prix de revient et seuil de rentabilité

43 TVA

44 Renseignements statistiques

45 Comptabilité

46 Déclaration de TVA

47 Bilan et dossier de liquidation

MINI

GUIDE DES MINI-ENTREPRISESCOMMENT UTILISER LES OUTILS ?

1 2 3

Vous avez à votre disposition trois outils qui vous aideront dans les étapes de création, gestion et clôture de votre mini-entreprise.

01. PLAN MÉTRO

Cet outil synthétise les tâches à effectuer par Département et l’échéance de leur réalisation.

03. CD ROM

Il reprend tous les éléments cités, ainsi que des applications destinées à accomplir certaines tâches, notamment la comptabi-lité, le calcul des salaires...

02. GUIDE DES MINI-ENTREPRISES

Celui-ci décrit le fonctionnement de la Mi-ni-Entreprise, étape par étape et les tâches à remplir par fonction/département. Il définit également les matières inhé-rentes à la création et à la gestion d’une entreprise. Dans le guide, il est fait référence à des « fiches-ressources ». Celles-ci vous expliquent pratiquement comment effectuer certaines tâches, certaines activités et/ou vous donnent des exemples concrets. Elles sont ras-semblées sur votre 3e outil

Pour la réussite de votre mini-entreprise, nous vous conseillons de jongler avec ces trois niveaux de lecture.Le plan Métro, le Guide et les fiches ressources existent également sous format électronique et interactif. Ils sont accessibles via le site et/ou la plateforme LJE.

Mode de lecture :

GUIDE DES MINI-ENTREPRISESECHÉANCIER 2014/2015

JANVIER | FÉVRIER 2015

• 12/01 > 31/01 -Permanences comptables -Rencontres de mi-exercice -Séminaire de formation

• 20/01 TVA, ONSS, PP

• 31/01 & 01/02 Congrès

• 31/01 Pensez à l’Indice de qualité 2

• 28/02 Date limite d’inscription EWB


SEPT. | OCT. | NOV. 2014

• 15/09 > 15/10 G4ID

• 15/10 > 15/11 Séminaires de formation

• 29/10 Leader For a Day

• 15/11 > 30/11 AG constitutives

• 20/11 Date limite pour les Déclarations statistiques

• 22/11 1ère vente de l’année : Basilix Shopping Center


ECHÉANCIER 2014/2015

MARS | AVRIL 2015• 06/03 Date limite pour IQ et Ecolabel

• 14/03 Dernière vente de l’année : Belle Ile en Liège

• 15/03 > 15/04 Trade fair européenne : Italie (à confirmer)

• 20/03 > 20/04 AG de clôture

• 20/03 > 20/04 TVA, ONSS, PP et dossier de clôture

• 06/04 Date limite pour la remise du dossier du concours Mini-Entreprise

MAI | JUIN | JUILLET 2015• 03/05 Date limite pour le concours site internet et

publicités vidéo

• 06/05 Demi-finales concours Mini-Entreprise

• 22/05 Finale concours Mini-Entreprise

• COURANT 07 Finale Européenne concours Mini-Entreprise (Malte)

GUIDE DES MINI-ENTREPRISESLA MINI-ENTREPRISE

POUR QUI ?Classe ou groupe de jeunes à partir de 15 ans.

BUT Se découvrir et développer des compé-

tences diverses : esprit d’équipe, sens des responsabilités, confiance en soi, créati-vité, sens des responsabilités, persévé-rance, indépendance, motivation, com-munication…

Découvrir la vie d’entreprise de l’intérieur en occupant un poste assurant son bon fonctionnement, comme dans la réalité.

Se confirmer dans un choix d’études, voire un métier.

S’épanouir à travers un projet à respon-sabilités.

COMMENT ?Etape par étape, le groupe vit le démar-rage de l’entreprise jusqu’à sa liquidation : constitution de l’équipe, attribution des fonctions, brainstorming, étude de faisa-bilité, choix de l’activité (produit/service/événement…), recherche et information des actionnaires, calcul du prix de vente et de revient, du seuil de rentabilité, de la marge bénéficiaire, recherche de fournisseurs, ap-prentissage de techniques de vente, de la promotion, paiement des salaires, gestion de la comptabilité…

En plus d’un encadrement professionnel (coordinateurs, conseillers, secrétariat), l’équipe bénéficie d’une série d’outils pra-tiques (plan métro, fiches techniques, applications comptables…) et d’activités destinées à booster la mini-entreprise (sé-minaires de formation, journées de vente, concours…).

DÉFINITIONProgramme proposant à un groupe de jeunes de se tester sans risque à la création et la gestion d’une entreprise de petite taille en quelques mois.

Le modèle d’entreprise s’apparente à celui de la société coopérative (capital souscrit par vente d’actions) et invite chaque parti-cipant à occuper un poste, soit de direction soit d’exécution au sein des départements Financier, Ressources Humaines et Com-munication, Technique, Commercial, soit d’Administrateur Délégué.

L’objet de l’activité repose, au choix, sur l’élaboration d’un produit, d’un service ou la mise sur pied d’une activité autre (sportive, culturelle, événementielle…).

BON À SAVOIRIl n’est pas toujours évident de savoir quelle fonction nous convient le mieux, d’autant si l’on n’a jamais pratiqué un métier. La fiche ressource n°102 (CD Rom) renvoie vers des exercices pratiques de connaissance de soi. N’hésitez pas à la consulter !

CONSEILSAvant toute décision, il faut voir grand !

En élargissant votre point de vue et vos champs d’action, vous vous offrez l’opportu-nité de porter votre choix sur un projet origi-nal, créatif et -pourquoi pas ?- durable.

Pour décider du projet de la Mini-Entreprise, prenez le temps d’appliquer une ou plusieurs des techniques de créativité proposées dans la phase Brainstorming. Le champ des pos-sibles ne doit pas nécessairement s’arrêter à la fabrication ou l’achat/vente d’un produit. Pensez à chercher du côté des services qui font actuellement défaut ou à une activité, un événement que vous pourriez organiser.

Pour vous aider également à faire le bon choix, n’hésitez pas à consulter les fiches Développement Durable n°28 et Economie Sociale et Solidaire n°11. Cela peut vous aider à dessiner ensemble un projet durable et res-ponsable.

TOUSCONSTITUTION

BUTOfficialiser le démarrage du projet et créer rapidement une dynamique de travail au sein du groupe.

QUAND ?Lors de la première rencontre des membres de la mini-entreprise.

COMMENT ?1 Constitution d’un groupe de 10 à 12

personnes

2 Présentation individuelle : jeunes, conseiller(s) et coordinateur

3 Décision des jour, heure et lieu de réunion – une réunion hebdomadaire au minimum

4 Information sur la procédure d’inscrip-tion à suivre

CONSEILS1 Nombre de participants : minimum 5 –

maximum 24. En de ça et au-delà, une dérogation sera demandée au coordi-nateur

2 Pour la présentation, le focus sera mis sur les objectifs personnels de chacun par rapport à l’expérience et ses com-pétences (je suis bon en … ) ; cet exer-cice aidera à l’affectation de chacun à un poste

3 Pour s’assurer de la présence de tous (conseillers et coordinateur compris), mieux vaut décider d’une réunion à jour et heure fixes.

4 Il est préférable de mandater une seule et même personne en charge de la vé-rification des inscriptions.

DÉFINITIONPremière réunion des membres fondateurs d’une entreprise au cours de laquelle ils éta-blissent les statuts et nomment les admi-nistrateurs, le secrétaire, le trésorier et le président.

DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE

Première rencontre entre toutes les parties prenantes du projet : jeunes, conseillers, coordinateur. Au cours de cette réunion, les décisions administratives propres à son démarrage et fonctionnement sont prises par les membres.

01 Certaines fiches se rapportent à une rubrique du CD ROM

TOUSBRAINSTORMING

COMMENT ?Il existe différentes techniques de brains-torming. En règle générale, la méthode est la suivante :

Donner un maximum d’idées

Trier, expliquer les idées puis éliminer celles qui ne font pas l’unanimité, en retenir 3 à 5

Répartir les membres autour des idées retenues (par préférence) et demander à chaque groupe de réaliser une étude de faisabilité.

DÉFINITIONTechnique de résolution créative de problèmes.

BUTTrouver des idées de produits, services ou d’autres types d’activités (évènement, concours, film, exposition…).

QUAND ?Dès la création de la mini-entreprise.

02

TECHNIQUES DE CRÉATIVITÉ,

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 101


N° 139www.ecotips.be

BON À SAVOIR Il ne faut refuser aucune idée. Une

idée peut paraitre farfelue et pourtant déboucher sur un concept original.

L’organisation d’événements tels les concerts, les compétitions sportives… fait l’objet de règles spécifiques qu’il convient de respecter (CD-ROM/MINI-ENTRE-PRISE/DOCUMENTS PDF/EVENEMENT/Convention Evénement)

Seront d’office refusés :

Les produits dangereux

Les boissons alcoolisées

Les produits illicites

La fabrication de produits alimen-taires sauf pour les mini-entreprises issues de la filière hôtelière ou agri-cole. Ces dernières doivent deman-der l’autorisation à LJE en envoyant un dossier complet sur le respect des normes HACCP et AFSCA

LJE (ou son représentant) s’octroie le droit de refuser un produit, un service ou un autre type d’activité même si celui-ci n’est pas repris dans la liste ci-dessus.

TOUSLES ÉTUDES DE FAISABILITÉ

COMMENT ? Création d’un groupe par idée retenue

Collecte d’un maximum d’informations sur base de 3 approches :

APPROCHE TECHNIQUE : (voir fiche n°56)

Quelles sont les matières premières qui composent le produit ?

Qui sont les fournisseurs potentiels (pages jaunes, internet, …) ? Quid de leur service d‘approvisionnement, des délais de livraison, des prix… ?

Quid de la réalisation d’un ou plu-sieurs prototypes ?

APPROCHE COMMERCIALE : (voir fiche n°49)

Réalisation d’une mini-étude de marché auprès d’une quinzaine de personnes :

Quel prix êtes-vous prêt à payer pour le produit/service ?

Que pensez-vous de l’idée ?

Quelles sont vos suggestions d’amélioration du produit ?

ENQUÊTE AUPRÈS DE LA CONCUR-RENCE :

Qu’est-ce qui se fait déjà ?

Quels sont les prix pratiqués par la concurrence ?

Comment se différencier de la concurrence ?

DÉFINITIONÉtude visant à déterminer les conditions dans lesquelles une idée, un produit, une technique et/ou un projet peuvent être concrétisés ainsi qu’à déterminer les difficultés à surmonter pour mener le tout à bien.


L’étude de faisabilité s’applique à une idée-pro-duit, service ou autre activité. Le choix s’appli-quera en fonction de la mission et des objectifs définis par l’équipe.

BUTVérifier que le choix porté sur un produit x, un ser-vice y ou une autre activité est à la fois cohérent (en adéquation avec un besoin, une cible…) et réa-lisable (faisabilité technique, viabilité financière…).

QUAND ?Après le brainstorming.

03

ÉTUDE TECHNIQUE,


N° 115



APPROCHE FINANCIÈRE : (voir fiche n°42)

Quels sont les prix des matières pre-mières et les frais de livraison ?

Quel sont les prix de revient et de vente (voir tableau ci-après)

Quelle est la différence entre le prix de vente obtenu et le prix attendu par les clients (voir approche com-merciale ci-contre).

CONSEILS Afin d’avoir tous les éléments décisifs en

main, il est nécessaire de disposer des résultats de toutes les études de faisa-bilité avant d’opter pour l’une ou l’autre activité

Plus l’étude de faisabilité est minutieuse, plus l’analyse de ses résultats porte ses fruits et moins le projet choisi comporte de risques

Lors de l’enquête commerciale, diversi-fier les cibles de son échantillon assure la pertinence du projet (âge, genre, situa-tion sociale/financière…).

BON À SAVOIR Dans le calcul du prix de revient, il est

toujours question de prix hors TVA. Une mini-entreprise qui se fournit dans une grande surface doit ôter la TVA de son prix. Comment ? En divisant le prix par 1,06 (taux de TVA à 6%) ou par 1,21 (taux de TVA à 21%)

Le prix de revient tel que calculé selon le schéma ci-contre reste une estimation, il sera détaillé pour l’AG Constitutive (ap-plications comptables : « RENTAB », voir CD ROM).

ECOTIPSAvez-vous étudié l’impact environnemental de vos matières premières ?

Le transport des matières est très pol-luant. Demandez à votre fournisseur d’où viennent leurs produits

Préférez les matériaux naturels et recyclables

Pour le carton, le papier et le bois, il est facile de les trouver 100% recyclés ou FSC et PEFC

MATIÈRES PREMIÈRES

TOTAL :

TOTAL HTVA :

TVA :

TOTAL TVAC :

TOTAL DES COÛTS (PRIX DE REVIENT) :

MARGE BÉNÉFICIAIRE (MINIMUM 15 À 20%) :

CHARGES DIVERSES (ENTRE 1,50 ET 3,00 € SELON LA DIFFICULTÉ DE PRODUCTION)

PRIX (HTVA)/PIÈCE

Pour les aliments ou les textiles, étudiez la faisabilité du bio ou de l’équitable !

TOUSINSCRIPTIONS AU PROGRAMME MINI-ENTREPRISE

QUAND ?Dès le choix de l’activité et l’élection des directeurs.

COMMENT ? Suivi de la procédure d’inscription en

ligne sur www.lje.be Cliquez sur la plate-forme LJE :

Acquittement du droit d’inscription de 7 €

Envoi à LJE de la feuille d’engagement complétée et signée

Versement des droits d’inscriptions sur le compte de LJE au plus tard trois semaines après la création de la mini-entre-prise sur le compte BNP PARIBAS Fortis n° BE66 2100 4390 1343 (communication = n° de la mini-entreprise).

CONSEILS Parmi les membres du groupe, un res-

ponsable se chargera du suivi de la pro-cédure d’inscription

Le conseiller peut se charger de récolter l’argent des inscriptions et les feuilles d’en-gagement afin d’envoyer le tout à LJE

Se mettre en ordre d’inscription, c’est se prémunir en cas d’accident !

Mieux vaut élire le siège social de la mini-entreprise au domicile de l’Administra-teur Délégué.

DÉFINITIONEnregistrement des données de chaque jeune participant au programme et perception d’une cotisation faisant office d’assurance indivi-duelle.

BUT Officialiser la participation du jeune au

programme et donc, a fortiori, le res-ponsabiliser de son engagement vis-à-vis de ses pairs et de LJE

Récolter ses données en interne (en vue des échanges de courriers, de la réalisa-tion de statistiques…)

Le prémunir en cas d’accident par la per-ception d’un droit d’inscription (assu-rance).

04

BON À SAVOIRLe secrétariat de LJE (02/ 245 13 80, [email protected]) répond à toutes les questions sur les démarches administratives.

TOUSCHOIX DE L’ACTIVITÉ

QUAND ?De préférence, une à deux semaines après le brainstorming.

COMMENT ? Présentation par groupe de travail des

résultats des recherches

Compilation des informations dans un tableau (colonnes : type d’ activité, carac-téristiques, remarques et appréciation de l’échantillon…)

Mise à l’écrit dans chaque colonne (1 par type d’activité) :

Des résultats de la faisabilité financière

Des résultats de l’étude commerciale

De la faisabilité technique : processus, évaluation (simple, compliqué)...

Analyse du résultat

Choix définitif (majorité des voix, absten-tions non comptées)

Fiche à compléter sur le site www.lje.be (page d’accueil, menu de droite : inscrip-tion MINI)

CONSEILS Privilégier les critères suivants : différen-

ciation*, innovation et originalité !

S’écouter les uns les autres

Protéger vos idées et éviter le plagiat (images, noms, produits…)


Etape qui consiste, par le biais de différentes techniques, d’enquêtes et de sondages, à la sélection, par la majorité, du produit, ser-vice ou d’une autre activité que la mini-en-treprise souhaite créer/réaliser/ fabriquer, transformer et vendre à une clientèle déter-minée.

BUTMettre en commun toutes les informations reçues lors des différentes études commer-ciale, technique et financière afin de déci-der d’une activité dont on sait qu’une cible déterminée sera acheteuse et d’un prix de vente permettant à la mini-entreprise d’être rentable.

* la différenciation (en matière de produit)= se montrer différent des concurrents au niveau du choix des matières premières, du concept, du procédé de fabrication, de la cible, du packaging,… afin d’éviter d’entrer en trop forte concurrence avec ce qui se fait déjà ailleurs. Les risques encourus par le choix d’un produit « commun » et donc peu concurrentiel : la chute des ventes, la baisse des prix de vente, la chute du prix de revient et… la faillite.

05

PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE,


N° 114

BON À SAVOIRUne idée qui n’est pas choisie n’est pas mau-vaise en soi ; elle ne répond simplement pas aux attentes du groupe et de la cible.

POUR TOUTE ACTIVITÉ « AUTRE », TYPE ÉVÉNEMENT :

Département Production, voir fiche ressource n°137a

Département Artistique, voir fiche ressource n° 137b

SABAM, voir fiche ressource n°138

Organiser un évènement (CD-ROM/MINI-ENTREPRISE/DOCUMENTS PDF/EVENEMENT/Convention Evénement)

La convention évènement devra être signée par l’AD et validée par LJE

TOUS

BUTResponsabiliser un membre de la mini-en-treprise de l’ensemble de son département et faciliter les concertations, les prises de décisions et leurs exécutions en matières structurelle, de management et de gestion.

QUAND ?Dès le choix de l’activité.

COMMENT ? Élaboration de la liste des postes à pourvoir

Tour de table pour connaître la motiva-tion de chacun aux postes-clés requis/prédéfinis

Élections :

Par vote secret : sur base des candida-tures et informations reçues lors du tour de table, de manière individuelle, chacun réalise, sur papier, l’organi-gramme idéal pour le bon fonction-

nement de la mini-entreprise. Ce vote doit rester secret. Le comptage est effectué et selon les suffrages ex-primés à la majorité (abstentions non comptées), les postes sont attribués.

Par consensus : les candidats se re-tirent. Les membres examinent les avantages et les inconvénients de chaque candidature, puis prennent une décision. Un porte parole est char-gé de présenter aux candidats l’organi-gramme qui a été établi à la majorité.

NOUS CONSEILLONS DE VOUS RÉFÉRER AUX POSTES DÉCRITS CI-APRÈS :

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ :

Coordonne les différents départements

Préside l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration et le Comité de Direction

Encourage, suggère, planifie, délègue, contrôle et évalue

Est le porte-parole du groupe vis-à-vis de l’extérieur et de LJE

DÉFINITIONProcessus démocratique par lequel l’on attri-bue/délègue la responsabilité des postes des départements nécessaires à la gestion et au développement d’une entreprise.


Les postes (et départements)-clés à pourvoir sont prédéfinis :

Administrateur Délégué – Directeurs RHC, Financier, Commercial et Technique. Il appar-tient toutefois à la mini-entreprise de se gérer de manière différenciée (direction bicéphale, organisation matricielle…).

06

ELECTIONS AUX FONCTIONS DE DIRECTION

Se montre passionné des relations hu-maines, conciliant, bon gestionnaire des conflits, diplomate

Au niveau administratif, fait preuve de soin, de minutie, d’attention et de bonnes capacités rédactionnelles.

DIRECTEUR COMMERCIAL :

Coordonne et gère les études de marché

Coordonne et gère l’élaboration de la politique commerciale en matière de : présentation du produit, prix, publicité et choix des canaux de distribution

Recherche des lieux de vente et organise les ventes

Aime le contact avec la clientèle, fait preuve d’un grand sens des affaires, de dynamisme, de créativité, est capable de communiquer son enthousiasme à son équipe de vente.

DIRECTEUR FINANCIER :

Coordonne et gère la comptabilité et la trésorerie

Coordonne et gère l’envoi des pièces comptables à LJE

Coordonne et gère l’étude financière : calcul du prix de revient, du seuil de ren-tabilité…

Se forme à la comptabilité (séminaire LJE), aime les chiffres

Fait preuve d’honnêteté et de rigueur.

DIRECTEUR TECHNIQUE :

Coordonne et gère l’étude de faisabilité technique du produit/ service

Dirige et coordonne le processus de réali-sation/fabrication du produit

Veille à la sécurité du travail et à la qualité de la production

S’assure de la bonne gestion des stocks

Est responsable des achats, du choix des fournisseurs

Fait preuve de méthodologie, de rigueur, d’un bon sens de la négociation.

Est le moteur et premier responsable de la mini-entreprise

Doit faire preuve de talent d’animateur, de communicateur et savoir motiver son équipe

DIRECTEUR RHC (RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION) :

Assure le secrétariat des réunions

Rédige les procès-verbaux et complète la feuille des présences

Avec l’aide de son département, pro-pose les échelles barémiques au Conseil d’Administration et calcule les rémuné-rations de chaque membre

Avec l’AD, motive l’équipe, gère le per-sonnel et sa répartition dans l’organi-gramme

S’assure de la bonne communication avec LJE

Assure la préparation des assemblées générales

Fait régner une ambiance de travail bonne et efficace

TOUS

CONSEILS L’organisation telle que proposée ci-contre

est une base. Elle peut être modifiée ou complétée par d’autres fonctions.

Mieux vaut démarrer le vote lorsque chaque poste-clé a reçu au moins une can-didature

En cas d’égalité, l’on procédera à un second tour. A l’issue de celui-ci, s’il y a toujours égalité : désigner le candidat le plus jeune

Nommer les futurs successeurs aux postes de direction pour la 2ème partie de l’exercice.

06

ELECTIONS AUX FONCTIONS DE DIRECTION

BON À SAVOIR En attribuant un poste et donc des

tâches et responsabilités précises à chaque membre de la mini-entreprise, l’on se prémunit de nombreuses négli-gences. Se décider pour une fonction, quelle qu’elle soit, relève parfois du challenge. Qui se connaît suffisam-ment bien pour décider de ce dont il est capable ou ce qu’il aime réellement ?

Il existe des méthodes permettant d’apprendre à se connaître (voir fiche ressource n°102).

DÉPARTEMENT ARTISTIQUE,


N° 137b

DÉPARTEMENT PRODUCTION,


N° 137a

CONNAISSANCE DE SOI,


N° 102

QUAND ? A mi-parcours

Quand la situation l’exige.

COMMENT ?En dressant le bilan de la première moitié de l’exercice, chacun tire ses conclusions, à titre individuel mais également pour le groupe. S’il ressort de cette évaluation des dysfonctionnements dans la répartition et l’attribution des tâches, l’on procède à un tour de table pour un éventuel changement de poste. Le vote secret n’est pas obligatoire mais conseillé.

BON À SAVOIR Le changement des fonctions peut faire

l’objet d’une demande d’un seul membre

Les comptes de la première partie de l’exercice restent sous la responsabilité du directeur financier en fonction pen-dant cette période

Il n’est pas nécessaire d’opérer au chan-gement de toutes les fonctions.


Procédé par lequel il est proposé aux membres de changer de fonction, notamment en renou-velant le Comité de Direction.

BUT Améliorer sa connaissance pratique du

monde de l’entreprise par la prise en charge d’une nouvelle fonction

Dissoudre certaines tensions

Amener un nouveau dynamisme, un autre regard à la mini-entreprise.

LE CHANGEMENT DE FONCTIONS

07

TOUSORGANIGRAMME

QUAND ?Dès l’élection des directeurs.

COMMENT ? Choix d’un schéma-type d’organigramme

(matriciel, hiérarchico-fonctionnel, horizon-tal…)

Définition et attribution des postes inhérents à chaque département

Distribution de l’organigramme à chaque membre, au conseiller, au coordinateur et au secrétariat de LJE.

DÉFINITIONReprésentation schématique des liens fonc-tionnels, organisationnels et hiérarchiques d’une entreprise.

BUTDonner une vue claire de la répartition des tâches au sein de l’entreprise, des postes à pourvoir et des relations de commande-ment existantes.

08

EXEMPLE D’ORGANIGRAMME,


N° 103

L’Assemblée Générale des action-naires est constituée de l’ensemble des actionnaires de la mini-entre-prise. Elle se réunit au minimum deux fois par an (une fois pour la constitution et une fois pour la clô-ture)

BON À SAVOIR Libre à la mini-entreprise de concevoir

son propre organigramme

Généralement, dans la réalité, l’organi-sation de l’entreprise se divise comme suit :

Le comité de direction constitué de l’ensemble des directeurs

Le conseil d’administration constitué des administrateurs de l’entreprise

L’Assemblée Générale d’actionnaires constituée de l’ensemble des action-naires de l’entreprise

Chacune de ces structures ayant sa propre organisation (tempo des réunions, etc.)

Dans le contexte des mini-entreprises l’organisation générale se divise comme suit :

Le comité de direction est constitué de l’ensemble des directeurs et se réunit au moins une fois par semaine

TOUSLES ACTIONS

QUAND ? Dès le choix de l’activité

Au plus tard, trois semaines avant l’AG Constitutive

COMMENT ? LJE remet à chaque jeune entrepreneur 9

reçus d’actions* ; le jeune achète 1 action et vend les 8 autres à des personnes diffé-rentes

Une preuve de paiement (grande souche du reçu d’action) est remise à l’actionnaire sur laquelle apparaitront ses nom, prénom, adresse complète ainsi que la date et la signature du vendeur

Dès qu’une action est vendue, l’argent et les coupons sont remis au responsable de la caisse

LJE demande à ce que chaque actionnaire soit porteur d’une et une seule action.

DÉFINITIONTitre de propriété qui correspond à une part de capital de la société. Son détenteur, appelé actionnaire, a plusieurs droits en contrepartie du capital investi dans la socié-té (droit à la rémunération (dividende), droit de participation et de vote aux AG).

BUTRéunir le capital de l’entreprise afin de lui permettre de lancer son activité.

* dérogation auprès du coordinateur peut être faite pour un nombre supérieur.

09

EXEMPLE DE REÇU D’ACTION,


N° 104

EXEMPLE DE CERTIFICAT D’ACTION,


N° 105

BON À SAVOIRLe nombre d’actions « à placer» par jeune entrepreneur (entre 8 et 15) est à fixer en fonction du nombre de membres de la mi-ni-entreprise, de manière à obtenir un capi-tal raisonnable (en général un total de 120 à 200 actions).

CONSEILS Il est utile de dresser la liste des numé-

ros des reçus d’action remis à chaque membre

Élaborer les certificats d’actions nomi-natives (CD Rom/ Applications comp-tables/ Application RHC/ Registre des actionnaires). A remettre aux action-naires lors de l’AG Constitutive (pour les absents : envoi par courrier)

TOUSCROWDFUNDING

LE CONTENU N’EST PAS ENCORE DISPONIBLE...

À VENIR DANS L’ÉDITION 2015-2016 !

Adressez-vous à votre coordinateur pour plus d’informations.

10

TOUSÉCONOMIE SOCIALE ET SOLIDAIRE (ESS)

2 Son mode de gestion participatif et démocratique :

Les décisions stratégiques de l’entre-prise sont prises en Assemblée géné-rale (AG), organe souverain

Tous les travailleurs de l’entreprise ont la possibilité d’être membres de l’AG et donc de participer activement à l’établissement des politiques et à la prise de décisions

Les membres de l’AG ont des droits de vote égaux en vertu de la règle « une personne, une voix ».

BUTMettre sa motivation et ses compétences au service d’un projet collectif économique-ment viable, socialement innovant et géré démocratiquement.

ENTREPRENDRE AUTREMENT !

DÉFINITIONEntreprendre autrement, c’est d’abord en-treprendre ! L’entrepreneur social a aussi be-soin de toutes les qualités nécessaires pour créer un projet économique : l’esprit d’ini-tiative, le goût du risque, la recherche de l’innovation alliée à la viabilité de l’activité.

Tout en répondant aux principes du déve-loppement durable, l’innovation de l’écono-mie sociale et solidaire se traduit à travers :

1 Sa finalité sociale, la recherche d’un intérêt collectif ou d’une utilité sociale à l’activité :

Répondre à des besoins sociaux : santé, éducation, culture, transports, énergie, environnement

Contribuer à lutter contre l’exclusion, la pauvreté, la précarité

ÉGALITÉ ENTRE LES MEMBRES :

1 PERSONNE = 1 VOIX

INNOVATIONSOLIDARITÉ

VIABILITÉCO-RESPONSABILITÉ

UTILITÉ SOCIALE : POUR LES

MEMBRES ET/OU LA COLLECTIVITÉ

BÉNÉFICES FINANCENT

LE PROJET SOCIAL

AUTONOMIE DE GESTION

Les principes fondamentaux de l’économie sociale et solidaire :

11

INDICES QUALITÉS,


N° 110

CONSULTER ÉGALEMENT

FICHE N° 28

DÉVELOPPEMENT DURABLE

MINI

QUAND ?Lors de la constitution de la mini-entreprise (avant l’AG Constitutive), débattre de l’opportu-nité de donner une finalité sociale à l’activité.

COMMENT ?1 DÉFINIR LE PROJET SOCIAL ET L’ACTI-

VITÉ PERMETTANT DE LE RÉALISER :

À qui l’activité va-t-elle bénéficier ? membres de la mini-entreprise ; élèves (de la classe, de l’école, du quartier, etc.) ; jeunes en général ; personnes sans emploi ; personnes handicapées ; personnes âgées…

Quelle activité permettra de réaliser le projet social ?

Exemples d’activités/secteurs : construc-tion, électricité, production et distribu-tion de produits d’agriculture biologique, promotion de jeunes artistes, production et distribution de produits du commerce équitable (du Nord ou du Sud), horticulture, contribution à la protection de l’environne-ment, service de proximité/aux personnes, récupération/recyclage, cinéma...

2 DÉFINIR UN MODE DE GESTION PARTICIPATIF

La participation des travailleurs peut être déclinée sous de multiples formes. Faites preuve d’originalité pour impli-quer un maximum des membres de la mini-entreprise dans les prises de déci-sions importantes (tour de table, vote secret, élection sans candidat…).Une multitude d’outils et de méthodes sont possibles.

3 DÉFINIR LES DIFFÉRENTES AFFECTA-TIONS DES BÉNÉFICES À VENIR. Critères à respecter :

Rémunération du capital inexistante ou limitée (maximum 6%)

Investissements pour le développe-ment du projet social

Affectation à un ou plusieurs autres projets à finalité sociale (au mini-mum 1/3).

Limitation de l’écart salarial (entre le plus haut et le plus bas salaire)

BONUS :

Amélioration des conditions de travail des salariés (rémunération, avantages…)

Pour faire valider votre dossier en ESS, jusitifiez les critères ci-dessus et envoyez-le à [email protected]

BON À SAVOIR1 Un conseiller Autre Terre peut vous

guider à chaque étape du projet. Contactez-nous : [email protected] Tél. : 04/240.58.63

2 Assurez-vous de faire ratifier vos choix par l’Assemblée générale.

3 Quelques sites Internet sur les entre-prises d’économie sociale et solidaire :

Fédération pluraliste d’entreprises d’économie sociale (SAW-B) – www.saw-b.be

Plate-forme de Concertation des organisations représentatives de l’économie sociale (Concertes) – www.concertes.be

Réseau d’Entreprises Sociales (RES) – www.resasbl.be

Groupe Terre : www.entreprendreautrement.be www.terre.be

TOUSSÉMINAIRES DE FORMATION & RDV D’EXPERTS

Confronter le projet de chaque mini-en-treprise au regard d’experts dans des domaines variés : étude de marché, com-merce extérieur, stratégie commerciale, promotion, comptabilité, management…

QUAND ?Selon les régions, de mi-octobre à mi-no-vembre et/ou en janvier.

CONSEILS Communiquer les dates à tous les

membres

Veiller à ce qu’au moins un membre assiste à chaque type de séminaire

Avoir une bonne prise de notes

DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Séances formatives et/ou d’expertise, généra-lement centralisées, d’une demi à une journée, destinées aux membres des mini-entreprises.

BUT Permettre aux membres d’acquérir de nou-

velles connaissances ou de les approfondir dans les matières inhérentes à leurs fonc-tions et tâches, ceci afin d’augmenter leur performance et donc d’assurer la bonne gestion et évolution de l’entreprise

Avoir une liste de questions à poser au conférencier/formateur/à l’expert

Débriefer avec les membres du groupe et partager les informations rapidement

Réfléchir à comment intégrer les nouvelles informations dans la gestion des départe-ments et des tâches.

12

TOUSAG CONSTITUTIVE (AGC)

QUAND ? Dans la deuxième quinzaine de novembre.

Date fixée par le coordinateur ou avec son accord.

COMMENT ?IL EST CONSEILLÉ DE S’Y PRÉPARER TROIS SEMAINES À L’AVANCE :

Finalisation de la vente d’actions Préparation du registre d’actionnaires Envoi des convocations aux actionnaires

par courrier ou email Prise de parole par l’ensemble des

membres de la mini-entreprise

CHAQUE DÉPARTEMENT VEILLERA À LA RÉA-LISATION DE CES TÂCHES :

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ :

Coordination des différentes tâches Veiller à remplir le Mini Business Plan

DÉFINITIONObligation légale d’une entreprise par laquelle les fondateurs sont tenus de convoquer et ras-sembler les souscripteurs (actionnaires). L’AGC constate que le capital social est entièrement souscrit et que les actions sont libérées du montant exigible. Elle se prononce sur les sta-tuts de la société et désigne un ou plusieurs commissaires aux comptes.


L’AGC est également le moment où le comité de direction présente les résultats des études financière, comptable et de faisabilité, de même qu’un prototype du produit/service choisi. Le montant de l’action escompté au terme du projet est annoncé aux actionnaires.

BUTInformer les souscripteurs du projet de la mini-entreprise, de ses objectifs (humains, finan-ciers …) et des résultats escomptés.

DÉPARTEMENT RHC :

Inscription de la mini-entreprise auprès de LJE Mise à l’écrit et distribution des comptes

rendus de réunion Réalisation et distribution de l’organi-

gramme Création du registre d’actionnaires Convocation des actionnaires Stratégie de motivation du personnel et

de communication

DÉPARTEMENT COMMERCIAL :

Réalisation de l’étude de marché Réflexion sur la présentation du produit,

la publicité et les lieux de ventes poten-tiels

13

MINI BUSINESS PLAN,


N° 141

Présentation de la stratégie de position-nement de la structure : Quel produit pour quel type de clientèle, les canaux de distribution, l’argumentaire de vente (le +)

Présenter les stratégies de communica-tion (publicité, identité visuelle, etc.)

Présenter les prévisions financières : Prix de revient, seuil de rentabilité, résultat espéré, dividende espéré, valeur finale prévue de l’action

Présenter les perspectives : analyse SWOT, pistes d’amélioration du projet

Conclure : rappeler les points essentiels du projet et faire les remerciements

CONSEILS 10 minutes de présentation pour l’en-

semble du projet

Des répétitions sont nécessaires

DÉPARTEMENT FINANCIER :

Stratégie de gestion de la caisse (livre de caisse)

Ouverture du compte bancaire Calcul des prix de revient et de vente du

produit, du seuil de rentabilité Estimation du bénéfice distribuable, de

la valeur escomptée de l’action

DÉPARTEMENT TECHNIQUE :

Recherche des fournisseurs Organisation des premières productions

LES DISCOURS DE L’AGC COMPRENDRONT :

Présentation du projet : la probléma-tique, le produit/service (et la justifica-tion du choix de celui-ci)

Présentation de l’équipe

Présentation du marché : public cible, concurrence (directe et indirecte), la clientèle ciblée (description, pourquoi cibler celle-là, etc.)

Expliquer les moyens pour la mise en œuvre du projet

Pas d’ordre de passage conseillé. Il n’est pas nécessaire de présenter votre projet départe-ment par département. Il faut donc y associer toute l’équipe

L’AGC est une occasion de vendre les produits déjà réalisés (stand de vente)

S’aider d’une présentation visuelle (PowerPoint, Prezi,… )

Se préparer aux questions, remarques ou suggestions des actionnaires / du public

Lister les différents points qui néces-sitent un vote des actionnaires (ex : fina-lité sociale)

L’habit ne fait pas le moine… mais quand-même !

Respecter les autres mini-entreprises qui passent dans la même séance !

TOUSPERMANENCES COMPTABLES

QUAND ? À la mi-exercice

Avant l’AG de Clôture.

COMMENT ?Préparation des documents à apporter :papiers (notamment les factures) et fichiers (comptabilité et calcul des salaires)

DÉPARTEMENT RHC :

Calcul des salaires

Registre d’actionnaires


Comptabilité (journaux achats et ventes, livres de caisse et banque)

Pièces justificatives

Présentation des documents comptables et administratifsCorrections, si nécessaires, selon les conseils


Rencontre organisée par LJE au cours de la-quelle chaque mini-entreprise a la possibilité de présenter sa comptabilité à un tiers en vue de la faire vérifier et approuver. Sont principale-ment concernés les responsables des départe-ments RHC et financier.

BUTPermettre à la mini-entreprise d’assurer sa via-bilité financière et sa bonne gestion.

donnésElaboration du bilan et du compte de résul-tatsEnregistrement des corrections et des docu-ments réalisés sur clé USB.

CONSEILS Préparer et vérifier tous les documents/

fichiers nécessaires

Écouter les consignes du coordinateur/conseiller/…

Ces séances sont une bonne occasion pour remplir les déclarations (TVA, sta-tistiques...)

14

TOUSRENCONTRE DE MI-EXERCICE

QUAND ?A mi-parcours.

COMMENT ?A voir avec le coordinateur. Il conviendra de préparer la rencontre :

En apportant tous les documents jugés utiles, ainsi que :

Les publicités réalisées

La comptabilité (ventes, achats, livre de caisse, livre de banque, journaux des salaires, bilan et compte de résul-tats, inventaire des stocks, …)

Les certificats d’Indices qualité

Un exemplaire du produit

En répétant la présentation afin d’éviter contradictions et doublons

En débriefant, avec le conseiller après la réunion.


Rencontre programmée au cours de laquelle il est procédé, par le coordinateur (et/ou un expert en entreprise), à une évaluation des résultats obtenus, à mi-parcours, par le groupe.

BUTDresser un premier bilan du projet et, sur cette base, dispenser les conseils qui permettront à la mini-entreprise soit de rectifier le tir (en matière d’objectifs, de calculs, de stratégies..), soit de progresser dans un même (et bon) sens.

15

TOUSLE CONGRES

BUTPermettre à tous les membres des mini-en-treprises de vivre une expérience unique en vue de :

Faire connaissance avec d’autres jeunes participant au programme

Partager leurs avis, leurs expériences, leurs idées

Participer à différents concours en se montrant motivés et performants

Convaincre des jurys Vendre leurs produits/services – déve-

lopper leurs techniques de vente S’amuser !

QUAND ?Voir échéancier.


Il s’agit d’un week-end organisé par LJE qui rassemble toutes les mini-entreprises de Bruxelles et de Wallonie en un ou plusieurs lieux de manière à favoriser un esprit d’ap-partenance et de groupe au programme mini-entreprise. C’est un moment-clé pour les jeunes entrepreneurs !

La participation à cet événement est facul-tative et payante.

PROGRAMMESAMEDI :

Journée expo/vente : stands des mini-en-treprises dans des centres commerciaux

Concours : évaluation par des jurys, prix à la clé

Soirée dansante rassemblant 800 jeunes entrepreneurs

Logement en auberge de jeunesse

DIMANCHE :

Concours « 3 minutes pour convaincre » Spectacle sympa et original Remise de prix.

16

COMMENT ? Une information précise sur le congrès

sera envoyée par email par LJE et rappe-lée par le coordinateur

Toutes ces informations sont à commu-niquer à tous les membres

Les inscriptions ne seront enregistrées qu’une fois le paiement effectué sur le compte LJE.

BON À SAVOIR C’est un des plus chouettes moments

dans l’expérience mini-entreprise (dixit les anciens)

Toute inscription étant due, il vaut mieux s’assurer d’être libre à ces dates

Respect des consignes sur place

Une mini-entreprise peut décider de prendre en charge une partie des inscrip-tions de ses membres.

N°compte LJE : 210-0439013-43 IBAN : BE66 2100 4390 1343

TOUSRAPPORT DE GESTION & DOSSIER DE CANDIDATURE

COMMENT ? Faire un brainstorming sur les réalisations,

prix obtenus et performances de la mini-entreprise (contenu du rapport)

Structurer les idées

Décider de la présentation du rapport (forme)

BON À SAVOIR Le rapport fait partie intégrante du dossier

de liquidation

RAPPORT DE GESTION

DÉFINITIONDocument reprenant les commentaires et analyses sur les performances d’une entre-prise et ses résultats financiers.

La réalisation (et l’envoi à LJE) du rapport de gestion est obligatoire.

BUTInformer les actionnaires sur l’état de leur investissement et de l’entreprise.

QUAND ?A rédiger pour l’assemblée générale de clôture.

17

EXEMPLE DE RAPPORT DE GESTION,


N° 106 b

DOSSIER DE CANDIDATURE,


N° 106 a

DOSSIER DE CANDIDATURE

DANS LE CONTEXTE DU CONCOURS DE LA MINI-ENTREPRISE

Ce document reprend également les commentaires et analyses sur les perfor-mances de la mini-entreprise et ses résul-tats financiers

La sélection au concours Mini-Entreprise se fait sur base de l’évaluation du dossier de candidature, par un jury.

Contrairement au rapport de gestion, le dossier de candidature n’est pas obliga-toire.

QUANDVoir échéancier.

COMMENT ?Dans les deux cas, il convient de viser une pré-sentation globale de la mini-entreprise et non une suite de résumés répétitifs de chacun des départements.

FORME

Ne pas excéder 10 pages A4 (couver-tures non comprises)

Caractère utilisé : de taille 12.

FOND

Sur la couverture : nom, de la mini-en-treprise et dossier de candidature

Première page, résumé dans lequel seront repris :

le nom de la mini-entreprise la description du produit/ service un résumé des résultats financiers un résumé des performances une table des matières.

Ne pas oublier les comptes annuels (bilan et compte de résultats) arrê-tés à la fin de la mini-entreprise ou au 31 mars (au plus tard).

CONSEILSDans les deux cas, il convient de viser une présentation globale de la mini-entreprise et non une suite de résumés répétitifs de chacun des départements.

TOUSAG DE CLOTURE

BUTInformer les actionnaires de tous les résul-tats obtenus pendant l’exercice de la mini-entreprise.

QUAND ? Avant le congé de printemps

À voir avec le coordinateur

COMMENT ?IL EST CONSEILLÉ DE S’Y PRÉPARER TROIS SEMAINES À L’AVANCE :

Liquidation des stocks

Préparation du registre d’actionnaires

Envoi des convocations aux actionnaires par courrier ou email

Prise de parole par chaque responsable de département

DÉFINITIONObligation légale de la SC (Société Coo-pérative) par laquelle les fondateurs sont tenus de convoquer et rassembler les sous-cripteurs (actionnaires) en vue de leur faire approuver les comptes et le rapport de ges-tion à la fin de l’exercice.


Vu qu’il s’agit de clôturer définitivement le projet : le comité de direction annonce aux actionnaires la valeur finale de l’action, les bénéfices engrangés ou pertes encourues ; chaque membre a la possibilité d’évaluer son travail, ses apprentissages, de partager son avis sur l’expérience mini-entreprise.

CHAQUE DÉPARTEMENT VEILLERA À LA RÉALISATION DE CES TÂCHES :

DÉPARTEMENT RHC :

Calcul des salaires Déclaration ONSS et Précompte Pro-

fessionnel Vérification du registre d’actionnaires Participation à la permanence comp-

table Convocation des actionnaires

(voir fiche n°36) Élaboration du dossier de liquidation

avec le Département Financier Élaboration du rapport de gestion

avec le reste de l’équipe

DÉPARTEMENT COMMERCIAL :

Organisation des dernières ventes pour liquider les stocks

18

MINI BUSINESS PLAN,


N° 141


Participation à la permanence comp-table

Clôture du compte bancaire (voir fiche n°41)

Clôture de la comptabilité (voir fiche n°45)

Estimation du bénéfice distribuable, de la valeur escomptée de l’action

Élaboration du dossier de liquidation avec le Département RHC

DÉPARTEMENT TECHNIQUE :

Vérification de l’inventaire des stocks

LES DISCOURS DE L’AG DE CLÔTURE COM-PRENDRONT :

Mot de bienvenue Provenance des membres (école, an-

née d’études) Organigramme Rappel des stratégies menées en

communication et de la politique de gestion du personnel

Rappel des stratégies commerciales mises en œuvre (affiches, logos, cam-pagne media…)

Présentation des résultats des ventes Présentation du bilan, compte de ré-

sultats et de la valeur finale de l’action Rappel du/des procédés de réalistion/

fabrication du produit et présenta-tion des changements opérés

Conclusions sur les apports de l’expé-rience (niveau individuel et du groupe)

CONSEILS 10 minutes de présentation pour l’en-

semble du projet Des répétitions sont nécessaires S’aider d’une présentation visuelle (Power

Point, Prezi,… ) Se préparer aux questions, remarques des

actionnaires/ du public Lister les différents points qui nécessitent

un vote des actionnaires (ex : finalité so-ciale)

L’habit ne fait pas le moine … mais quand-même !

Faire signer le registre des actionnaires Respecter les autres mini-entreprises qui

passent dans la même séance que vous !

TOUSCONCOURS

QUAND ?Voir échéancier.

COMMENT ? LE CONCOURS SE DÉROULE EN 3 PHASES :

1 La sélection en demi-finale de 8 à 24 mini-entreprises sur base du dossier de candidature

2 La sélection de 4 mini-entreprises pour participer à la finale

3 La sélection en finale de la Mini-Entre-prise de l’année

POUR LES DEMI-FINALES ET LA FINALE, IL CONVIENT DE :

1 Préparer une présentation orale de 8 minutes (avec un visuel adapté)

2 Se préparer aux questions du jury (constitué de personnes issues du monde de l’entreprise)

DÉFINITIONConcours organisé par LJE récompensant la mini-entreprise qui au terme de plusieurs sélections et aux yeux de différents jurys a fait le plus preuve de professionnalisme, de compétences pour l’ensemble de son acti-vité (en terme de décisions stratégiques, de management, de gestion, d’innovation, de durabilité…).

La participation au Concours est facultative.

BUTSusciter une émulation parmi les mini-en-treprises, les aider à garder le cap et leur donner l’envie de performer.

3 Préparer un stand de présentation de la mini-entreprise

BON À SAVOIR Le concours est doté de prix importants :

750 € pour les gagnants et 250 € pour les autres mini-entreprises finalistes.

La mini-entreprise gagnante représente la Belgique francophone en juillet, lors de la finale européenne.

19

RÈGLEMENT DU CONCOURS,


N° 107


FICHE N° 17

RAPPORT DE GESTION

& DOSSIER DE CANDIDATURE

MINI

CONSEILS Ce concours entend récompenser une

mini-entreprise sur l’ensemble de son parcours et non celle qui détient le plus gros bénéfice ou chiffre d’affaires

Le respect des consignes et du règle-ment est important! Tout manquement entraîne une élimination directe

Chaque prestation doit être soignée

TOUSCERTIFICAT DU JEUNE ENTREPRENEUR / ESP

QUAND ?Au premier trimestre de l’année académique suivante (via e-mail).

BON À SAVOIR POUR OBTENIR LE CERTIFICAT,

IL FAUT RÉPONDRE À TROIS CRITÈRES :

1 Avoir été présent au moins aux deux tiers des réunions

2 Recevoir un avis favorable des conseil-lers et du coordinateur

3 Dossier de liquidation de la mini-en-treprise en ordre.

DÉFINITIONDocument attestant de la participation du jeune au programme Mini-Entreprise. Le certificat est reconnu par le monde des entreprises.

BUT(Faire) Reconnaître le travail effectué par le jeune pendant l’expérience Mini-Entreprise et son acquisition de compétences entre-preneuriales.

20

EXEMPLE DE CERTIFICAT,


N° 108

ESP : THE ENTREPRENEURIAL SKILLS PASS

acquisition de compétences entrepreneu-riales. Ce certificat pourra enrichir un CV par des compétences valorisables lors de la recherche d’emploi.

BON À SAVOIR POUR OBTENIR L’ENTREPRENEURIAL SKILL

PASS, IL FAUT RÉPONDRE À PLUSIEURS CONDITIONS :

1 EXPÉRIENCE : Participer au pro-gramme Mini-Entreprise durant une année académique entière.

2 COMPÉTENCE : Réussir les tests d’au-to-évaluation en ligne

3 CONNAISSANCES/APTITUDES : Réus-sir l’examen ESP organisé par LJE.

L’ESP sera décerné aux mini-entrepreneurs qui auront obtenu un score de 70% au test. L’inscription à l’examen est payante.

DÉFINITIONL’Entrepreneurial Skill Pass (ESP) est un cer-tificat international qui atteste de l’acquisi-tion par les mini-entrepreneurs de connais-sances, d’aptitudes et de compétences relatives à l’entrepreneuriat et recherchées par les employeurs.

BUT(Faire) Reconnaître, par un certificat inter-national, le travail effectué par le jeune pendant l’expérience Mini-Entreprise et son

L’accès à l’examen ESP final n’est possible qu’à condition d’avoir participé aux 3 phases de l’auto-évaluation en ligne.

QUAND ?1 EXPÉRIENCE : Pendant toute la durée

de la Mini-Entreprise

2 COMPÉTENCE : Le test d’évaluation en ligne se passe en 3 phases : au début de l’expérience mini-entreprise, à mi-chemin : avant que la mini-entreprise ne lance ses activités, à la fin : à la clô-ture de la mini-entreprise.

3 CONNAISSANCES/APTITUDES : L’exa-men ESP s’organise à la fin du mois de juin.

TOUS

Partners :

Pour plus d’informations,contactez : [email protected]

ou consultez : www.entrepreneurialskillspass.eu

20

ESP : THE ENTREPRENEURIAL SKILLS PASS

L’Entrepreneurial Skills Pass est soutenu par :

European partners :

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉRÉUNIONS

QUAND ?Chaque semaine ou quand l’actualité le nécessite.

COMMENT ?

PLANIFICATION

1 Identification des sujets à aborder et donc des membres concernés

2 Programmation à jour et heure fixes

PRÉPARATION

1 Échanges d’information avec les diffé-rents départements sur l’état d’avan-cement de leurs activités

2 Sur base des informations reçues, élaboration d’un ordre du jour en 5 à 7 points maximum

3 Collecte de toute documentation/tout élément utile pour alimenter le débat.

ANIMATION - CONTENU

1 Respect du timing ! Maximum 1h30 (pour garder l’attention)

2 Rédaction de l’ordre du jour au tableau ou sur feuille

3 Relecture et/ou approbation du PV précédent par le département RHC

4 Élection d’un gardien du temps ; idéale-ment, chaque point ne devrait prendre plus de 5 à 7 minutes

5 Introduction de chaque sujet en cédant la parole aux membres concernés

6 Clôture des réunions par un point divers ; chacun peut s’y exprimer.

DÉFINITIONMoment où tous les membres d’une entre-prise se retrouvent pour discuter des orien-tations à prendre pour faire évoluer celle-ci.

BUTFaire le point, au sein de chaque départe-ment, de l’état d’avancement des dossiers et distribuer les tâches respectives.

21

EXEMPLE DE COMPTE

RENDU DE RÉUNION,


N° 109

CONSEILS

À RÉALISER : un calendrier de la mini-en-treprise avec congés, examens, activités LJE (ventes, séminaires, permanence comptable, Congrès…)

Il n’est pas aisé de mener une réu-nion, certains parlent en même temps, d’autres n’écoutent pas… Quelques pe-tits trucs pour se faire entendre/ capter l’attention :

Baisser le ton, voire se taire et at-tendre

Imaginer un moyen sympa pour la prise de parole de chacun

Donner deux - trois minutes au groupe pour se relâcher, faire un tour, crier avant de reprendre le cours de la réunion…

Par sa fonction, un AD a également le pouvoir d’exiger d’un élément pertur-bateur qu’il sorte de la réunion. C’est un droit dont il faut savoir user…

Il existe des outils gratuits de partage d’agendas sur internet (Google agenda, par exemple) ou de planification d’évé-nement (doodle.com, par exemple)

BON À SAVOIR : L’administrateur délégué n’a pas pouvoir de décision. La mini-entreprise est un tra-vail collégial, de ce fait, les décisions se prennent ensemble !

En cas d’indécision du groupe, il est néces-saire de procéder à un vote à majorité (se-cret ou main levée). En cas d’ex-æquo, l’AD tranchera.

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉGESTION D’UNE ÉQUIPE

QUAND ?Tout au long de la vie de la mini-entreprise.

COMMENT ? Définition claire des rôles de chacun

dans l’équipe => organigramme

Définition claire des objectifs de chacun

Description des tâches et des délais pour chaque département

Suivi de l’accomplissement des tâches auprès des départements

Rappel à l’ordre en cas de manquement

Détection et gestion des conflits (en parler, les résorber) et consultation du Directeur RHC

Organisation régulière d’activités de Teambuilding

DÉFINITIONGroupe de personnes ayant le même but ou devant réaliser un travail commun.

BUTFédérer les compétences de chacun afin d’optimiser l’atteinte des objectifs. Notion de motivation.

22

TEAMBUILDING,


N° 112

ORGANIGRAMME,


N° 103


FICHE N° 31 TEAMBUILDING

MINI

CONSEILS Un organigramme clair et précis

En cas de désaccord, un AD n’a pas pou-voir de décision

Un conflit à propos de la non réalisation d’une tâche par un membre? Pour rappe-ler à l’ordre :

1 Baisser le ton, voire se taire et attendre

2 Inutile de sermonner la personne devant l’équipe, un aparté est bien plus sain

3 Lui demander ses raisons ; les com-prendre, les évaluer objectivement

4 Proposer une deadline pour la réali-sation de la tâche

5 En cas de mauvaise foi ou de refus, lui rappeler son engagement.

Pas de solution ? Evoquer le problème en réunion et décider d’une éventuelle sanction.

BON À SAVOIR : On a tous droit à l’erreur – Nul n’est parfait.

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉSAVOIR SUSCITER LA MOTIVATION

BUTPermettre à l’équipe d’atteindre les objec-tifs opérationnels dérivés de la mission de l’entreprise en travaillant sur l’individu, sur son bien-être, sur son sentiment d’utilité et d’intégration au sein du groupe.

QUAND ?Tout au long de la vie de la mini-entreprise.

Surtout dans les moments creux (périodes post-examen, post-congrès…).

COMMENT ?

MOTIVER SON ÉQUIPE REQUIERT UN ÉQUILIBRE ENTRE PLUSIEURS SAVOIR-FAIRE ;

1 SAVOIR FAIRE CONFIANCE

Laisser aux collaborateurs leur propre es-pace d’action, pour lequel ils savent qu’ils bénéficient de votre confiance. Tout colla-borateur doit connaître clairement la mis-sion qui lui incombe et les objectifs qui y sont associés.

DÉFINITIONEnsemble des facteurs déterminant l’action et le comportement d’un individu pour atteindre un objectif ou réaliser une acti-vité. C’est la combinaison de l’ensemble des raisons conscientes ou non, collectives et individuelles, qui incitent l’individu à agir au sein d’une équipe. C’est l’un des enjeux de la fonction managériale.

23

TEAMBUILDING,


N° 112


FICHE N° 31 TEAMBUILDING

MINI

Sauf problème avéré, l’AD doit veiller à n’intervenir dans leur mission que par des « points de contrôle » prédéterminés dans le planning (exemple : topo du DF sur la situ-tation financière et la trésorerie toutes les 2 semaines).

La confiance se gagne également sur le terrain des relations humaines : se faire confiance implique une marque de respect de part et d’autre.

2 SAVOIR RESPONSABILISER

Accorder à ses directeurs un pouvoir déci-sionnel au sein de leur département permet à l’équipe d’atteindre des degrés supplé-mentaires de satisfaction, si les objectifs sont atteints.

CETTE STRATÉGIE PERMET :

D’augmenter le degré d’implication de chacun

De développer la capacité d’innovation des membres en les incitant à mettre en œuvre leurs idées

De transmettre sa propre motivation

D’augmenter les compétences de l’équipe

En favorisant l’autonomie des membres, de permettre la gestion de situations délicates.

3 SAVOIR ORCHESTRER

C’est éviter un travail routinier qui risque de baisser la motivation de l’équipe.

L’AD, tel un chef d’orchestre, doit savoir transmettre des impulsions à ses direc-teurs/ employés, en lançant de temps en temps des projets novateurs ou des « pro-jets défis ».

Ces impulsions permettent de galvaniser les troupes, à condition que la réussite des projets soit clairement associée à une ré-compense (prime, journée de repos, soirée, repas...). Attention toutefois à ne pas tom-ber dans l’excès, en enchaînant défi sur défi.

Une telle stratégie risque de décupler au-delà du raisonnable l’esprit de compétition entre les collaborateurs.

AUTRE DANGER : les collaborateurs ne s’in-téressent plus qu’aux « projets défis » et à la gestion des urgences, en laissant de côté les tâches de fond.

4 SAVOIR SOIGNER L’AMBIANCE

La motivation de votre équipe est étroite-ment liée à l’environnement de travail.

L’AD ou le DRH devra donc être attentif à l’ambiance de son équipe ou de son service, en apprenant à connaître chaque membre et en agissant sur les problèmes capables de perturber leur niveau de motivation.

Cette logique implique, bien entendu, le fait d’organiser régulièrement des activités fédératrices (réunions, séminaires, forma-tions, teambuilding...).

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉANALYSE SWOT

FORCESAspects positifs internes que contrôle l’en-treprise et sur lesquels on peut bâtir dans le futur

FAIBLESSESAspects négatifs internes mais contrôlés par l’entreprise, pour lesquels des marges d’amélioration importantes existent

OPPORTUNITÉSPossibilités extérieures positives dont on peut éventuellement tirer parti, dans le contexte des forces et des faiblesses ac-tuelles

MENACESProblèmes, obstacles ou limitations exté-rieures qui peuvent empêcher ou limiter le développement de l’entreprise ou du dépar-tement.

BUTAider à la définition d’une stratégie de déve-loppement.

Fournir une base pour la prise de décisions et la résolution de problèmes

QUAND ?Au démarrage de la mini-entreprise.

DÉFINITIONL’analyse SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) ou AFOM (Atouts (forces) – Faiblesses – Opportunités – Me-naces) est un outil d’analyse stratégique qui combine l’étude des forces et des faiblesses d’une entreprise avec celle des opportunités et des menaces de son environnement.

24

EXEMPLE ANALYSE SWOT,


N° 113

CONSEILIl est indiqué de procéder à l’analyse SWOT sous forme de tableau :

FORCES

STRENGTHS

POSITIF(pour atteindre

l’objectif)

ORIG

INE

EXTE

RNE

(orig

ine

= en

viro

nnem

ent) OPPORTUNITÉS

OPPORTUNITIES

FAIBLESSES

WEAKNESSES

NÉGATIF(pour atteindre

l’objectif)

ORIG

INE

INTE

RNE

(org

anis

atio

nelle

)

MENACES

THREATS

COMMENT ? Chaque département procède à l’ana-

lyse SWOT des activités de son dépar-tement

Débriefing de ces analyses et mise en commun idées

Analyse SWOT générale de l’entreprise

Suivi des activités de l’entreprise en fonction de l’analyse SWOT de chacun des départements

> À présenter en AG.

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉOBJECTIFS (DÉFINITION DES)

QUAND ?Dès le choix de l’activité et l’élection du comité de direction.

COMMENT ? Définition des objectifs à terme de la

mini-entreprise

Définition des objectifs de et par chaque département (AD inclus)

Débriefing des objectifs déterminés par chaque département

Communication sur les objectifs (notam-ment vers les actionnaires)

Suivi des actions mises en œuvre pour atteindre les objectifs.

DÉFINITIONRésultat(s) précis à atteindre dans un délai déterminé que l’on se fixe.

BUTSe donner une vision claire de ce que chacun doit faire pour arriver à un résultat et défi-nir les stratégies (voir fiche 26 de ce guide) à mettre en place pour parvenir à l’objectif fixé.

« Il est nécessaire de travailler ensemble à la réalisation d’objectifs communs (et d’éviter la poursuite d’intérêts divergents à tous les niveaux de l’organisation) afin d’atteindre l’excellence en termes d’efficacité et d’ac-complissement. »Dave Packard (cofondateur de HP).

25

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉSTRATÉGIES

QUAND ?Dès l’élection du comité de direction

COMMENT ? Il existe différents types de stratégie :

1 Stratégie de gestion d’équipe

2 Stratégie de la communication

3 Stratégie SWOT (voir fiche 24)

Chaque département (AD inclus) détermine la manière dont il va/veut atteindre ses objectifs

Analyse des stratégies déterminées par les départements

Analyse de la progression des résultats et modification/ adaptation des straté-gies si nécessaire

Communication sur les stratégies (notamment vers les actionnaires).

DÉFINITIONSelon Michael Porter (professeur de straté-gie d’entreprise de l’Université de Harvard) : « la réalisation des choix d’allocation de res-sources (financières, humaines, technolo-giques, etc.) qui engagent l’entreprise dans le long terme et la dotent d’un avantage concurrentiel durable, décisif et défendable »

BUTEnvisager et décider du « comment faire » pour qu’une entreprise atteigne ses objectifs.

26

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉINDICES QUALITÉ (IQ)

PAR L’OBTENTION DE CES IQ, LA MINI-ENTREPRISE S’ASSURE DE/DU :

1 L’obtention de certificats de qualité

2 Droit de faire mention du niveau atteint, de reproduire le logo de l’IQ sur tout support

L’acquisition des IQ favorise également sa pré-sélection au concours de la Mini-Entre-prise de l’année.

BUT Créer en interne une dynamique d’évo-

lution positive et qualitative.

Faire reconnaitre le travail de la mini-entreprise par ses pairs et par le monde extérieur (école, parents, actionnaires, clients, fournisseurs, media…).

Obtenir des avantages financiers.

QUAND ? Dès que les critères d’un niveau sont

remplis et validés par LJE, obtention d’un IQ

Voir échéancier

COMMENT ? Lecture et compréhension des critères à

respecter

Respect des règles :

Le passage d’un IQ à l’autre se fait dans l’ordre numérique croissant

Pour accéder à un niveau supérieur, le précédent doit être franchi selon le pourcentage fixé

DÉFINITIONNormes dont l’information permet d’iden-tifier l’évolution (ou la dégradation) d’une entreprise en regard des objectifs qualités qu’elle s’est fixés.

DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE :L’on répertorie trois IQ et donc trois niveaux :

NIVEAU 1 : 7 critères portant sur la pé-riode de démarrage, en particulier sur les démarches administratives

NIVEAU 2 : 8 critères portant notam-ment sur la gestion financière, comp-table de la mini-entreprise, sur les stra-tégies commerciales et promotionnelles mises en place

NIVEAU 3 : 12 critères portant notam-ment sur l’émulation du groupe, sur sa motivation et donc sur une vision plus ambitieuse des objectifs à atteindre (participation au congrès, concours, au programme EwB…)

27

PROCÉDURE D’ACCÈS AUX

INDICES QUALITÉ,


N° 110

Collecte des preuves

Constitution d’un dossier décrivant chaque réalisation par type de critère avec preuves en annexe

Envoi du dossier à LJE par e-mail [email protected] ou par courrier

Vérification, validation et accord de LJE par mail de retour.

CONSEILSN’attendez pas l’obtention officielle d’un niveau pour entamer la procédure suivante.

BON À SAVOIR Il appartient à la mini-entreprise de faire

les recherches, solliciter les attestations, réaliser les copies, collecter les preuves nécessaires et photos pour répondre aux différents critères (voir détail pour chaque critère) ; exemples de preuves : documents, photos, ticket de caisse.

Il est interdit d’utiliser le logo IQ ou de faire état d’un niveau atteint avant ré-ception officielle de l’avis de validation dudit niveau

La mini-entreprise se verra notifier l’oc-troi ou le retrait de son IQ par mail ainsi que le certificat d’obtention du niveau par le secrétariat de LJE.

Quels sont les montants des primes à l’investissement ?

Elles sont non cumulables et octroyées « nettes » d’impôt sur les bénéfices :

Par conséquent, si la Mini-Entreprise est en bénéfices vous comptabiliserez:

Pour le niveau 1 : 35 € Pour le niveau 2 : 70 € Pour le niveau 3 : 100 € Pour le niveau 3 avec écolabel : 135 €

Et, si la mini est en pertes vous comptabi-liserez:

Pour le niveau 1 : 25 € Pour le niveau 2 : 50 € Pour le niveau 3 : 75 € Pour le niveau 3 avec écolabel : 100 €

Ces primes ne seront pas versées directe-ment à la Mini-Entreprise, elles seront ajou-tées à son résultat et donc au montant qui sera remboursé à ses actionnaires.

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉINDICES QUALITÉ (IQ)

27

1

2 1

3 2

4 3

5 4

6 5

7

7 6

8

NIVEAU 1 NIVEAU 2

Créer une carte d’identité pour la mini + organigramme Répondre aux critères de l’IQ 1

Enregistrer la Mini-Entreprise ainsi que les jeunes sur la plateforme LJE (www.lje.be), envoi des feuilles d’engagement et paiement des frais d’assurance

Lancer une publicité (moyen quelconque de promotion)

Rechercher activement des souscripteurs au capital Organiser un événement suscitant la motivation de l’équipe

Mettre en place les outils d’une bonne gestion financière Participer à 2 ventes supplémentaires hors école

Joindre l’étude de marché initiale, justifier tout changement Actualiser le seuil de rentabilité et le prix de revient

Rédiger un rapport pour la 1ère AG Eviter les amendes

Rédiger des procès-verbaux

Avoir participé à 1 vente Participer aux séminaires organisés par LJE, minimum ½ participants

Payer l’ONSS, précompte et TVA

REMPLIR 7 CRITÈRES REMPLIR AU MINIMUM 7 CRITÈRES SUR LES 8

CRITÈRES D’ÉVALUATION PAR NIVEAU

1

2

3

4

5

7

9

11

6

8

10

12

NIVEAU 3

Répondre aux critères de l’IQ2

Utiliser un média pour promotion (pas journal scolaire !)

Créer une page ou un site Internet

Participation au concours 3’ pour convaincre

Participer au congrès

Trouver «4» lieux de vente (autres que ceux de l’ASBL LJE)

Entreprendre une démarche internationale (congrès, vente, partenariat, EWB…)

Actualiser seuil de rentabilité et le prix de revient

Avoir mené une collaboration avec une mini-entreprise issue d’une école différente. Moyen de preuve : invitations + photos. Préciser le type de collaboration (date, attestation du conseiller présent à l’événement).

Organiser un 2ème événement suscitant la motivation de l’équipe

Avoir 80% des jeunes de la mini présents durant l’année

Parité homme / femme dans le comité de direction

Avoir consulté un professionnel du monde de l’entreprise (un commercial, un responsable technique, un responsable de management, un financier… Moyen de preuve : carte de visite, compte-rendu sur la rencontre, photo(s)…

REMPLIR AU MINIMUM 9 CRITÈRES SUR LES 12

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉDÉVELOPPEMENT DURABLE

POUR QUI ?Tout le monde ! Les élus, les industriels, les agriculteurs, les banquiers... et tous les citoyens.

Chacun à son niveau doit faire de son mieux pour contribuer à un développement plus durable.

Un jeune (entrepreneur) aussi, alors ?

Oui, le schéma du développement durable n’est pas qu’un dessin. On est tous dedans !

Si on l’a en tête, il est possible de réfléchir chacun de nos gestes ou de nos choix :

Gaspille-t-il des ressources de l’environ-nement ?

Permet-il à d’autres humains de vivre dignement ?

Pousse-t-il les gens à trop consommer par rapport à leurs vrais besoins ?

Devenez des entrepreneurs responsables !

DÉFINITIONMode de développement qui permet aux populations actuelles de subvenir à tous leurs besoins fondamentaux sans empê-cher les générations futures de pouvoir répondre aux leurs.

Le développement durable cherche à prendre en compte simultanément l’équité sociale (1), l’efficacité économique (2) et la qualité environnementale (3).

1 Assurer une gestion saine et durable, sans préjudice pour la planète et l’Homme ;

2 Satisfaire les besoins essentiels de l’humanité en logement, alimentation, santé et éducation, en réduisant les inégalités entre les individus, dans le respect de leurs cultures ;

3 Préserver les ressources naturelles à long terme, en maintenant les grands équilibres écologiques et en limitant des impacts environnementaux.

28


FICHE N° 11

ÉCONOMIE SOCIALE

& SOLIDAIRE

CIRCUITS COURT


N° 140

MINI

PAR EXEMPLE, si tu achètes des baskets fabriquées au Vietnam, l’énergie qu’il faut pour les importer en Europe a un impact sur l’environnement, et ton achat peut influen-cer les conditions de vie des ouvriers qui les ont fabriquées.

Tous nos gestes, même à petite échelle, ont un impact sur l’ensemble de la planète !

Bonne nouvelle, nous pouvons changer ça !

EXEMPLE : une mini-entreprise vend des tee-shirts en coton biologique équitable, imprimés à base d’encre à eau.

BUTIl en existe différents mais tous sont com-plémentaires

Mettre en valeur les répercussions posi-tives que la mini-entreprise peut avoir pour la société en général

Développer un potentiel de différencia-tion du produit et/ou service par rap-port à la concurrence et attirer une nou-velle clientèle sensible à une démarche responsable

Saisir l’opportunité d’être innovant: apporter une réponse inédite à un be-soin issu des enjeux de développement durable

Personnaliser le projet : il reflète les valeurs et stimule la motivation de la mini-entreprise.

QUAND ?1 Lors du brainstorming et lorsque la

question de l’activité est abordée : quelles sont l’éthique et les valeurs vé-hiculées par la mini-entreprise ?

2 Lors de l’étude technique et la recherche de fournisseurs : quels critères de développement durable et d’écolabel prendre en compte dans les stratégies ?

3 Tout au long du projet, en remettant en question les choix et modes de fonctionnement conventionnels pour faire évoluer le projet continuellement.

4 Lors de la constitution des dossiers « indices-qualité ».ÉQUITABLE DONC PERMET À

DES PERSONNES DU SUD DE VIVRE DIGNEMENT DE LEUR

TRAVAIL

COTON BIOLOGIQUE ET ENCRE À

EAU : MOINS DE POLLUTION DANS

LA PRODUCTION DU PRODUIT

PERMET DE DÉVE-LOPPER UNE ACTI-VITÉ ÉCONOMIQUE VALORISANT DES

PRODUITS ÉTHIQUES

ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

Fabrication d’un chargeur solaire pour lecteur MP3 et IPhone

Dans la gestion du projet de la mini-entreprise. Pour répondre aux enjeux du DD, des choix peuvent être faits au niveau de la gestion quotidienne de la mini-entreprise, notamment en visant une démarche responsable : veiller à la provenance des produits et de leurs conditions de production, réfléchir à la consommation énergétique, minimiser la quantité de déchets générée par la mi-ni-entreprise... Même avec des améliora-tions minimes, l’important est de lancer la démarche par un aspect qui motive l’équipe, qui a du sens par rapport à l’activité de la mini et de s’améliorer de manière continue.

EXEMPLES :

Opter pour l’achat de matières premières au niveau local plutôt qu’en provenance d’un pays qui nécessite le transport en avion

Opter pour un produit réalisé dans un pays où l’on sait que la main d’œuvre n’est pas exploitée.

Collaborer avec un centre de tri pour soit recycler les chutes, les excédents de matières utilisées pour la réalisation d’un produit ,soit trouver un sous-produit/ une utilité à partir de ces « déchets ».

La certification via les Ecolabels : au même titre que la finalité sociale, ces certifications sont de belles opportuni-tés pour mettre les efforts de dévelop-pement durable en valeur, de manière objective, face au jury.

OÙ SE PLACENT LES GRANDES ÉTAPES DE DÉCI-SIONS CLÉS DU DD SUR LE PARCOURS DE VOTRE MINI ?

COMMENT ?

IL EXISTE DEUX PORTES D’ENTRÉES POUVANT ÊTRE FRANCHIES INDÉPEN-DAMMENT, ET DONT LA COMPLÉMEN-TARITÉ FAIT LA FORCE :

En amont du projet de la mini-entreprise. Lorsque la dimension durable est abor-dée dès la naissance de l’idée du projet, celle-ci n’en est que mieux intégrée. Dès le début du projet, choisir un produit ou un service dont le core-business est par essence durable (aspect social et/ou en-vironnemental).

EXEMPLES :

Récupération de papiers comme matière première pour la fabrication d’allume-feux et utilisation d’une colle naturelle pour aider à leur compactage

Fabrication de produits nettoyant multi-usage à partir de produits naturels

Création de cosmétiques à partir de pro-duits bio

DÉVELOPPEMENT DURABLE

28

PROCÉDURE D’ACCÈS

AUX ECOLABELS,


N° 111



EXEMPLES DE PARCOURS POSSIBLES :

Finalité sociale produit durable suivi Ecotips obtention écolabel + DD et valorisation du statut d’économie sociale

Finalité classique produit durable suivi Ecotips obtention de l’Ecolabel

Finalité classique produit non durable non suivi Ecotips aucun label

Finalité classique produit durable non suivi Ecotips obtention de l’Ecolabel

FINALITÉ SOCIALE

FINALITÉ CLASSIQUE

SUIVI COMPLET OU PARTIEL DES CONSEILS ECOTIPS

GESTION SANS SUIVI PARTICULIER

CHOIX FINALITÉ

GESTION DE LA MINI-ENTREPRISE

FICHES FICHES GÉNÉRALES

DD ET EES

FICHES RESSOURCES ECOLABELS ET ECOTIPS

PRODUIT / SERVICE DURABLE

PRODUIT / SERVICE CLASSIQUE

MINI-ENTREPRISE D’ECONOMIE SOCIALE

ECOLABEL

ECOLABEL + DD

AUCUN LABEL

CHOIX ACTIVITÉ CERTIFICATIONS

CHOIX

ÉTAPES CLÉS

FICHES RESSOURCES ECOLABELS

FICHES RESSOURCES ECOLABELS

DÉPARTEMENT RHCCOMMUNICATION INTERNE

QUAND ? Au quotidien, au travers des échanges

opérationnels

À moyen terme, par exemple sur l’orga-nisation et les priorités à venir du dépar-tement

À long terme, sur la stratégie globale de l’entreprise

COMMENT ? Communication verticale, descendante

et montante, afin de permettre aux col-laborateurs de s’exprimer auprès de la hiérarchie et vice et versa

Communication horizontale entre col-laborateurs au sein d’un ou plusieurs départements

Tous les canaux de communication interne peuvent être explorés : réunion, lettre d’in-formation, intranet, blog, entretien indivi-duel, conversation informelle.

BON À SAVOIRLa communication est à la base de toute stratégie motivationnelle !

DÉFINITIONLa communication interne regroupe l’en-semble des actions de communication au sein d’une entreprise ou organisation à des-tination de ses salariés.

La communication interne s’inspire de plus en plus souvent des techniques de commu-nication marketing et publicitaire, le but étant de « vendre » aux salariés les objectifs et stratégies de la direction.

29

DÉPARTEMENT RHCCOMPTE-RENDU DES RÉUNIONS

QUAND ?A établir pour chaque réunion organisée.

COMMENT ?Il est rédigé par le département RHC (ou une personne désignée à cet effet)

Il comprend :

La date et l’heure de début et de fin de la réunion

L’ordre du jour (affiché, communiqué au préalable ou distribué par l’Admi-nistrateur délégué)

Les décisions prises et les personnes désignées pour certaines tâches.

BON À SAVOIRLes interventions individuelles n’y sont rap-portées que sur demande expresse.

CONSEILS À communiquer au plus vite, à tous les

membres du groupe et au conseiller

À publier sur internet via Google, Face-book,… de manière à le partager facile-ment avec les membres et à le rendre accessible à tout moment.

DÉFINITIONActe écrit (approuvé et signé, s’il s’agit d’un PV), retranscrivant officiellement les propos tenus au cours d’une séance, d’une assem-blée, d’une réunion.

BUT Témoigner fidèlement des débats et

décisions, et de servir de référence, voire d’archive

Informer ou (re)préciser l’état d’avance-ment du projet : « qui - fait quoi - pour quand ? ».

30

EXEMPLES DE COMPTE-RENDU,


N° 109

DÉPARTEMENT RHCTEAMBUILDING (ACTIVITÉS DE)

COMMENT ?Différents types d’activités de teambuilding existent. Certaines sont simples à réaliser, d’autres nécessitent des moyens financiers et humains plus conséquents.

Un débriefing de l‘activité et de ce qu’elle a pu révéler est primordial. Il permettra notamment d’assainir les tensions, à cha-cun de s’exprimer de manière détendue, de repérer les capacités de l’un ou l’autre pour la prise de fonction au sein de l’orga-nigramme.

CONSEILSIl est nécessaire de fixer au préalable les objectifs à atteindre (par exemple : créer une cohésion de groupe, relancer la motivation de la mini-entre-prise, révéler les compétences de chacun…), puis seulement d’envisager l’activité de teambuilding la plus appropriée par rapport au but recherché.

L’idéal étant que tout le groupe soit présent, il convient d’utiliser un outil de planification (type doodle.com) pour fixer la date de l’activité.

DÉFINITIONEnsemble des activités ludiques propices à la cohésion d’un groupe et donc à l’amélio-ration de ses performances.

BUT Apprendre à mieux se connaître

Favoriser la motivation de groupe

Créer une bonne cohésion, entente, énergie de groupe

Susciter un bon esprit d’équipe

Révéler les compétences de chacun en vue d’atteindre les objectifs fixés par la mini-entreprise.

QUAND ? Au démarrage de la mini-entreprise

En cours d’année.

ECOTIPS 229 (CD ROM)Pourquoi pas organiser un évènement Zéro Déchet ou Carboneutre ou Écoresponsable ?

31

TEAMBUILDING,


N° 112



DÉPARTEMENT RHCRÉSEAUX ET MÉDIAS SOCIAUX

BUTPermettre de communiquer en interne (ac-tionnaires, professionnels,…) et en externe (se faire (re)connaître vis-à-vis de l’extérieur).

QUAND ? Dès que le nom de la mini-entreprise est connu

Tout au long de l’activité de la mini-en-treprise.

COMMENT ?Le responsable TIC (Technologies de l’Infor-mation de Communication) se charge de la mise à jour des informations émanant des départements RHC et Commercial.

EN COMMUNICATION EXTERNE :

Création d’une page publique Envoi d’invitation à se connecter à un

maximum de personnes Alimentation régulière et attractive

des pages de la communauté

EN COMMUNICATION INTERNE :

Création d’un groupe privé via le menu « Groupes » du profil

Envoi d’invitation à se connecter à tous les membres, au conseiller et au coordinateur

Alimentation régulière des pages du groupe.

EXEMPLES DE RÉSEAUX SOCIAUX :

Facebook® Twitter® LinkedIn® Youtube® Foursquare® …

LJE A ÉGALEMENT SES RÉSEAUX SOCIAUX, DÉVELOPPEZ VOTRE NOTORIÉTÉ À TRAVERS EUX :

Facebook® (Groupe + Page) Twitter® LinkedIn® Youtube®

DÉFINITIONSRÉSEAUX SOCIAUX : communautés d’indi-vidus ou d’organisations en relation directe ou indirecte, rassemblées en fonction de centres d’intérêts communs, comme par exemple les goûts musicaux, les passions ou encore la vie professionnelle. Sur Inter-net, de nombreux sites sont à la source de la création de ces réseaux.

MÉDIAS SOCIAUX : ensemble des sites inter-net permettant une mise en contact entre individus partageant des intérêts sociaux et/ou professionnels communs. Ces media fournissent à leurs membres des outils et interfaces d’interactions, de présentation et de communication.

32

RESPONSABLE (N)TIC

Il est amené à gérer les techniques utilisées au sein de l’entreprise dans le traitement et la transmission des informations, principa-lement de l’informatique, de l’Internet et des télécommunications.

DANS LE CONTEXTE DES MINI-ENTRE-PRISES, il n’est pas rare de voir le respon-sable TIC mettre ses connaissances au ser-vice de la création d’un groupe/d’une page sur les réseaux sociaux, d’un support visuel, tel PowerPoint ou Prezi…

DÉPARTEMENT RHCSITE WEB

Présenter l’activité de son entreprise Améliorer son image de marque et sa

notoriété Diffuser des conseils ou proposer des ser-

vices Diffuser des informations sur ses produits Conquérir de nouveaux clients et marchés Vendre ses produits en ligne …

QUAND ?Dès que les stratégies de votre mini-entre-prise ont été établies.

COMMENT ? Sélection de la personne en charge de

l’élaboration du site (en interne (TIC) ou en externe)

Définition du graphisme et du contenu du futur site (avec les départements RHC et Commercial)

Réalisation de tests de fonctionnement du site.

CONSEILS L’achat d’un nom de domaine permet

d’éviter une adresse web trop longue

La création d’un site est aussi importante que la mise à jour des informations qui y figurent

La règle des 3 clics reste d‘application (accès rapide à l’information)

BON À SAVOIR Il existe des hébergeurs gratuits, de

même que des outils de création de site (avec version mobile pour Smartphones et tablettes (exemple : weebly)

Les mini-entreprises qui ont leur site internet référencé sur www.lje.be parti-cipent automatiquement au concours du meilleur site internet.

Un jury spécialement constitué de pro-fessionnels déterminera les trois meil-leurs sites.

DÉFINITIONEnsemble de documents structurés, nom-més « pages web » stockés (hébergés) sur un ordinateur (serveur) connecté au réseau mondial (Internet).

Une page web contient essentiellement du texte, et est souvent enrichie d’images, de sons, de vidéos et de liens vers d’autres pages web.

BUTLes objectifs peuvent être multiples :

Se faire connaître et/ou faire connaître ses compétences

33

DÉPARTEMENT RHCENTERPRISE WITHOUT BORDERS WWW.JAEWB.ORG

QUAND ? Dès que le nom de la mini-entreprise est

connu

De préférence avant fin janvier (laps de temps nécessaire à la concrétisation d’un partenariat).

COMMENT ? En guise de facilitateur d’échanges et de

visibilité, la plateforme WWW.JAEWB.ORG est dédiée à toutes les mini-entreprises

Chaque mini-entreprise peut s’y enregis-trer

Une fois inscrite, chaque mini-entreprise dispose d’une messagerie accessible via son compte EwB

La communication se fait en anglais (langue du commerce international) ou dans une langue commune véhiculée au sein des deux équipes.

CONSEILS Il est préférable de choisir une mini-en-

treprise partenaire en fonction d’affi-nités ou objectifs communs : produit similaire ou complémentaire, découverte culturelle, voyage scolaire, prix des ma-tières premières…

Une fois préinscrit (login et mot de passe), il est nécessaire de compléter rapidement la deuxième partie de l’enre-gistrement afin de cumuler un maximum de points et devenir éligible au concours EwB (voir aussi fiche Indices Qualité)

Il est plus simple d’élire un(e) responsable des relations internationales au sein du département RHC. Disposant de notions de base en anglais, il/elle assure la pro-motion de la mini-entreprise sur le site et communique sur les demandes et offres de partenariats.

DÉFINITIONProgramme qui propose une mise en réseau des mini-entreprises européennes afin de leur permettre de réaliser des partenariats de tout type (joint-venture) tels : échange d’informations, de conseils, d’idées sur les projets respectifs, rencontre d’une mini-entreprise partenaire, échange ou import/export de produits /services/matières pre-mières…

BUTAppréhender les notions propres au com-merce international dans un environnement socio-économique différent.

34

PROCÉDURE D’INSCRIPTION,


N° 116

BON À SAVOIR Les mini-entreprises participantes dé-

pendent d’organisations-membres de Junior Achievement (JA-YE), comme LJE, situées en Europe, en Afrique et aux USA (voir liste complète sur la page d’accueil)

La compétition EwB récompense le meil-leur partenariat lors de la finale euro-péenne de la Mini-Entreprise de l’année

Pour toute question, s’adresser au secré-tariat de LJE au 02 245 13 80 ou à [email protected]

DÉPARTEMENT RHCREGISTRE DES ACTIONNAIRES

QUAND ? Dès la clôture de la vente des actions,

édition et vérification du registre

Lors de chaque assemblée, signature du registre

Avant la fin novembre, envoi du registre à LJE

Une semaine avant l’AG de Clôture, véri-fication et envoi des modifications du registre à LJE.

COMMENT ? En récupérant tous les coupons des reçus

d’action

En encodant toutes les coordonnées des actionnaires dans le fichier prévu (CD Rom/ Applications comptables/ Applica-tion RHC/ Registre des actionnaires)

CONSEILS Il est nécessaire d’utiliser le fichier fourni

par LJE et de veiller à sa mise à jour

Il est important d’avoir toutes les coor-données complètes de tous les action-naires, notamment en prévision du rem-boursement des actions.

DÉFINITIONDocument légal dans lequel sont reprises toutes les données concernant les action-naires de l’entreprise (noms, prénoms, adresses) ainsi que leur signature. Celui-ci doit être disponible lors des Assemblées Générales.

BUT Savoir qui est actionnaire d’une entre-

prise

Le/la tenir informé/e à propos de l’évolu-tion et la gestion de l’entreprise (convo-cation, résultat, changement, envoi d’un rapport de gestion…)

35

EXEMPLE DE REGISTRE,


N° 117

DÉPARTEMENT RHCCONVOCATION DES ACTIONNAIRES

QUAND ?2 à 3 semaines avant l’Assemblée

COMMENT ? �CONSEIL�: Lors de la convocation par e-

mail des actionnaires, veiller à placer les adresse e-mail en copie cachée dans le champ CCI (Copie Carbone Invisible) ou BCC (Blind Carbon Copy) en anglais.

Recherche du lieu où se déroulera l’As-semblée Générale (à voir avec le coordi-nateur)

Mise à jour du registre d’actionnaires

Définition de l’ordre du jour de l’Assem-blée Générale

Rédaction de la lettre de convocation

Envoi des convocations aux actionnaires, par lettre ou email.

DÉFINITIONInvitation officielle envoyée aux actionnaires d’une entreprise les informant de la date, de l’heure, du lieu et de l’ordre du jour de leur assemblée générale.

BUT Permettre aux actionnaires d’être tenus

au courant des décisions et dispositions prises par le conseil d’administration d’une entreprise

Permettre aux actionnaires de voter les mesures, dispositions et comptes an-nuels.

36

EXEMPLE DE CONVOCATION

POUR AG DE CLÔTURE,


N° 119

EXEMPLE DE CONVOCATION

POUR AG CONSTITUTIVE,


N° 118

DÉPARTEMENT RHCREGISTRE DES PRÉSENCES

QUAND ?Lors de chaque réunion ou activité de la mi-ni-entreprise.

COMMENT ?Sur base des comptes rendus des réunions, l’on indiquera, dans les colonnes adéquates, les présences de chaque membre de la mini-entreprise ainsi que la durée de la présence.

CONSEILSA noter également, la présence du(des) conseiller(s).

BON À SAVOIR Un membre absent à plus de trois réu-

nions consécutives peut être considéré comme jeune entrepreneur démission-naire par le conseil d’administration

Toute participation à une activité de la mini-entreprise d’un ou plusieurs membres doit faire l’objet d’une mention d’au minimum une heure de prestation dans le registre

Le registre de présence fait foi en matière d’assurance (jeunes et conseillers).

DÉFINITIONDocument dans lequel sont repris les pré-sences et absences des membres du person-nel d’une entreprise sur le lieu de travail, lors des réunions ou d’assemblées.


Ce registre permet notamment à LJE de véri-fier si le membre a participé à au moins 2/3 des réunions (condition requise pour l’obten-tion du Certificat du Jeune Entrepreneur).

BUTPermettre d’établir le calcul des salaires des travailleurs.

37

EXEMPLE DE REGISTRE

DE PRÉSENCE,


N° 120

DÉPARTEMENT RHCSALAIRES

QUAND ? Pour le 20 janvier (présences de sep-

tembre à décembre)

À la clôture de la mini-entreprise pour tous les autres mois.

COMMENT ? Utilisation de l’application RHC du CD

ROM fourni par LJE

Mise à jour du registre des présences (voir fiche n°37)

Respect du barème de salaires minimum (2,50 €/h pour les heures de production et les employés ; 3,00 €/h pour les direc-teurs et AD)

DÉFINITIONSomme d’argent versée à un salarié en contrepartie de son travail.

BUTPermettre à tout travailleur de financer ses activités et obligations privées.

38

EXEMPLE DE CALCUL

DE SALAIRE,


N° 120

BON À SAVOIR Il y a obligation de comptabiliser au

moins une heure de travail rémunéré par semaine pour tout jeune actif dans la mini-entreprise, sauf s’il n’y a eu aucune activité ou si le membre n’a pas travaillé pour la mini-entreprise

Les taux de cotisation ONSS applicables dans les mini-entreprises sont calqués sur ceux en vigueur dans de nombreuses entreprises : 13,07% du brut pour le tra-vailleur ; 40% pour l’employeur

Dans le calcul du précompte profession-nel, on applique un taux adapté aux mi-ni-entreprises : 20%.

les paiements s’effectuent en même temps que le calcul, de préférence via compte bancaire

les salaires nets qui n’ont pas été ver-sés aux jeunes entrepreneurs exclus de la mini-entreprise ou démissionnaires restent acquis à la mini-entreprise

dans les entreprises réelles, les salaires

nets doivent être payés pour une date fixée dans une convention collective de travail, un règlement de travail ou, à défaut, pour le 4e jour ouvrable qui suit la période de travail. Les mini-entreprises qui le souhaitent, peuvent établir une convention collective dans laquelle se-ront reprises les dates de paiement des salaires

QUELQUES TERMES :

SÉCURITÉ SOCIALE

Toute personne qui travaille en Belgique est soit salariée du secteur privé, salariée du secteur public (statut de fonction-naire), soit indépendante. Elle bénéficie d’une sécurité sociale, sur le principe de l’assurance et de la solidarité, alimenté par les cotisations des travailleurs et des employeurs.

ONSS (OFFICE NATIONAL DE SECURITE SOCIALE)

L’ONSS perçoit et gère les cotisations sociales patronales et personnelles par lesquelles il finance les différentes

branches de la sécurité sociale. Il récolte et distribue les données de base adminis-tratives à l’usage des autres institutions de sécurité sociale

PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL

Paiement anticipé des impôts des per-sonnes physiques. Il se calcule sur base du salaire imposable.

DÉPARTEMENT RHCDÉCLARATIONS ONSS ET PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL

QUAND ? Pour le 20 janvier (mois de septembre à

décembre)

À la clôture de la mini-entreprise (pour tous les autres mois).

COMMENT ? Calcul des salaires à l’aide de l’application

RHC du CD ROM

Recherche du tableau des déclarations dans cette même application

Sur le site www.lje.be, rubrique « Mini-Entreprise » => « Déclaration à l’ONSS » ou « Précompte Professionnel », il convient de compléter les zones nécessaires et d’en-voyer le formulaire.

BON À SAVOIR Pour tout envoi tardif ou absence de dé-

claration, LJE peut infliger une amende de minimum 10,00€

Les paiements ONSS et PP dus seront effectués sur le compte de LJE aux mêmes dates que celles des déclarations N°compte LJE : 210-0439013-43 IBAN : BE66 2100 4390 1343

Dans les entreprises réelles, les choses se passent différemment :

Sauf exception et selon la taille de l’entreprise, le précompte profession-nel doit être payé pour le 15 du mois ou du trimestre qui suit

L’ONSS doit être payé pour le dernier jour du mois qui suit le trimestre ; certaines entreprises doivent égale-ment payer des provisions pour le 5 de chaque mois.

DÉFINITIONDocuments établis périodiquement qui per-mettent de communiquer à l’Etat les mon-tants (et calculs) d’ONSS et Précompte Pro-fessionnel dus.

BUTPermettre à l’Etat de connaître les sommes dues par les entreprises en ONSS et Pré-compte Professionnel.

39

EXEMPLE DE DÉCLARATIONS

ONSS ET PP,

VOIR FICHES RESSOURCES

N° 121 & N°122

DÉPARTEMENT FINANCIERLA CAISSE

BUTVérifier, en un regard, la nature des flux de la caisse et donc éviter les pertes, les abus ou les vols éventuels.

QUAND ?1 Dès le démarrage de la mini-entreprise

2 À chaque entrée ou sortie d’argent, quel que soit le montant

COMMENT ?Ecriture de tous les mouvements d‘argent dans un carnet ou sur les feuilles fournies sur le CD ROM (en PDF). Les colonnes à rem-plir portent les intitulés suivant :

LIVRE DE CAISSE

Date Type de mouvement (ce que c’est) Colonne + (entrée d’argent) Colonne - (sortie d’argent).

VENTES SPÉCIFIQUES (MARCHÉ DE NOËL, VENTE À L’ÉCOLE …)

Date de la vente Montant du fonds de caisse Liste des ventes avec type de pro-

duit, nom du vendeur, nombre de produit(s), total des entrées d’argent

Dépenses éventuelles dans le cadre de la préparation de cette vente

Vérification du solde de la caisse (fond de caisse + ventes - dépenses)

Report du montant dans le livre de caisse général.

Pour toute entrée d’argent, remise d’un reçu dont on garde copie.

DÉFINITION CAISSE : espèces que l’entreprise dé-

tient.

FONDS DE CAISSE : liquidité permettant de rendre la monnaie à l’acheteur lors d’une vente de produits/services.

GESTION DE LA CAISSE : comptabilité en partie simple permettant l’enregis-trement des entrées et sorties d’argent réalisées dans l’instant.

40

LIVRE CAISSE GÉNÉRAL,


N° 125

FEUILLE DE CAISSE POUR VENTE,


N° 126

CONSEILSIl est préférable de déléguer la responsabi-lité de la caisse à une seule et même per-sonne. Il/elle vérifiera régulièrement si le montant réel et les mouvements notifiés correspondent.

Mieux vaut privilégier l’usage du compte bancaire de la mini. Trop d‘argent en caisse = risque de perte conséquente en cas d’ou-bli ou de vol de la caisse.

Toute sortie d’argent fera l’objet d’une fac-ture, note de frais ou d’un reçu signé.

DÉPARTEMENT FINANCIERLE COMPTE BANCAIRE

QUAND ?1 Ouverture du compte dès la création

de la mini-entreprise (voir procédure)

2 Utilisation à tout moment : retraits et dépôts d’argent, paiements (fournis-seurs, salaires, etc.)

3 Clôture du compte à la fin de la mini-entreprise

COMMENT ?1 OUVERTURE DU COMPTE

Prise de rendez-vous par téléphone exclu-sivement au numéro central suivant de la BNP Paribas Fortis : 02/433 41 75, pour trois membres de votre groupe (appelés aussi mandataires). Mieux vaut préciser l’objet de la rencontre lors de l’appel. Les mandataires recevront une carte bancaire, un lecteur de carte et un contrat PC banking.

Voir la procédure d’ouverture dans le do-cument explicatif du fonctionnement du compte bancaire.

2 VERSEMENTS D’ARGENT

Uniquement par le mandataire qui a la charge de la carte bancaire en utilisant l’ap-pareil « Cash Deposit » de l’espace Self d’une agence BNP Paribas Fortis.

3 RETRAITS D’ARGENT

En cas de retrait de moins de 125,00 € : le mandataire qui a la charge de la carte bancaire se rend dans un espace Self et effectue le retrait. Montant maximum du retrait par jour : 125,00 €. Montant maximum du retrait par semaine : 250,00 €

En cas de retrait de + de 125,00€ : deux des trois mandataires passent à l’agence, munis de la carte bancaire, du numéro de compte de la mini et de leurs cartes d’identité.

4 PAIEMENTS

Uniquement par le mandataire qui a la charge de la carte bancaire via le PC Ban-king en utilisant le lecteur de carte. Les

DÉFINITIONCompte créé et tenu par une banque afin de donner la possibilité à chacun d’effectuer des opérations de dépôt et de retrait d’ar-gent, d’épargner, de réaliser des paiements, des placements...

BUTEviter les pertes d’argent et mettre les liqui-dités de l’entreprise en sécurité.

Permettre de retracer les mouvements fi-nanciers au sein d’une entreprise.


VIA LE COMPTE BANCAIRE, IL EST UNI-QUEMENT POSSIBLE DE :

Déposer de l’argent Effectuer des paiements (achats, sa-

laires, etc.) Retirer de l’argent

41

montants maximums des ordres en cas de retraits s’appliquent aussi aux paiements.

5 EXTRAITS DE COMPTE DEUX POSSIBILITÉS :

Insérer la carte bancaire dans un appareil qui délivre les extraits de compte, généralement situé dans l’espace Self d’une agence BNP PF.

Imprimer via PC Banking les extraits de compte

6 CLÔTURE DU COMPTE BANCAIRE DEUX DES TROIS MANDATAIRES :

Déposent la totalité de l’argent de la caisse

Veillent à ce que l’agence ait effec-tué/effectue :

Le paiement des salaires sur les comptes des jeunes entrepre-neurs

Le paiement de la TVA, ONSS et Précompte professionnel sur le compte de LJE

Le paiement des achats non en-core payés ou remboursés sur le compte des fournisseurs (ou des jeunes entrepreneurs)

Le transfert de la totalité du solde du compte de la mini-entreprise sur le compte de LJE.

CONSEILSMieux vaut effectuer les versements le plus rapidement possible sur le compte de la mini-entreprise.

La mise à jour de la comptabilité requiert l’impression régulière des extraits de compte.

DÉPARTEMENT FINANCIERPRIX DE REVIENT ET SEUIL DE RENTABILITE VOIR CD-ROM/MINI/APPLICATION COMPTABLE

MARGE BENEFICIAIRE BRUTEDÉFINITIONDifférence, HTVA, entre le prix de vente et le prix de revient de biens ou de services. Par extension, différence entre le chiffres d’af-faires et tous les coûts de revient au cours d’un exercice comptable.

COMMENT ?Se calcule en retranchant le prix de vente (HTVA) du coût de revient (HTVA).

SEUIL DE RENTABILITEDÉFINITIONNiveau d’activité minimum à partir duquel une entreprise devient rentable pour elle-même par ses économies d’échelle, c’est-à-dire lorsqu’elle cesse de perdre de l’argent sur cette activité. Il est exprimé en chiffre d’affaires et/ou nombre de produits.

BUTSavoir avec exactitude à partir de quel ni-veau de chiffre d’affaires l’entreprise assure son équilibre financier.

QUAND ? Avant de commencer toute production

et mise sur le marché

Pendant l’activité de la mini-entreprise et/ou lors du changement d’un des para-mètres

Lors de la clôture de la mini-entreprise afin de comparer prévisionnel et réalisé.

PRIX DE REVIENTDÉFINITIONSomme des coûts supportés pour la pro-duction et la distribution d’un bien ou d’un service.

IL TIENT COMPTE DES :

Coûts variables : charges qui varient en fonction de la production ou de la vente (par exemple : matières premières, éner-gie, commissions aux vendeurs) ;

Coûts fixes : charges qui ne varient pas en fonction de la production ou de la vente (par exemple : amortissements, salaires du personnel administratif, loyers).

BUTÉviter la vente à perte et adapter la stratégie marketing à la clientèle-cible.

42

EXEMPLE DE CALCUL,


N° 127

COMMENTLe seuil de rentabilité est obtenu lorsque la marge entre le chiffre d’affaires de l’entre-prise et les coûts variables qui lui incombent devient supérieure à la somme des frais fixes immobilisés pour le produire.

ETAPES À SUIVRE1 Prise de décision commune sur un objec-

tif de vente (voir fiche n°49)

2 Calcul du taux de marge bénéficiaire

3 Calcul du taux de TVA applicable aux matières premières et au produit fini

4 Identification du prix des matières pre-mières (HTVA) et des autres charges variables pour la production d’1 unité

5 Identification des charges fixes appli-cables à la mini-entreprise pour l’année entière

6 Evaluation des prix de revient et de vente du produit

7 Calcul du seuil de rentabilité

8 Déclaration des renseignements statis-tiques (voir fiche n°44)

BON À SAVOIR Les coûts variables seront chiffrés unitai-

rement alors que les coûts fixes forment un montant global à répartir selon les objectifs de vente tels que définis dans l’étude de marché.

LE PRIX DE VENTE SERA FIXÉ DE MA-NIÈRE À CE QUE :

1 Le prix de vente TVAC soit inférieur ou égal au prix maximum acceptable par le marché

2 Le prix de vente HTVA soit supérieur au prix de revient en incluant une marge bénéficiaire suffisante (idéalement au minimum 20%).

Toute autre situation est dangereuse et mal-saine pour la mini-entreprise.

DÉPARTEMENT FINANCIERTVA (TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE)

COMMENT ?1 La mini-entreprise majore son prix de

vente du montant de la TVA qu’elle fac-ture à son client et qu’elle reverse à LJE après déduction des montants de TVA qu’elle a dû payer à ses fournisseurs lors de ses achats.

2 Le montant de la taxe est proportionnel au prix de vente hors taxe. Trois taux sont d’application selon la nature des biens et services produits :

6% sur les biens de première néces-sité et les prestations de service à caractère social : la majorité des pro-duits alimentaires, le transport de personnes, les services agricoles. Di-vers : fleurs, plantes.

12% sur les biens/services qui d’un point de vue économique ou so-cial sont importants (comme par exemple : le charbon, la margarine, la nourriture servie à table, etc.)

21% sur tous les biens/services qui n’entrent pas dans les catégories 1

et 2 (appareils ménagers électriques, parfumerie…).

Dans une grande majorité des cas, les mini-entreprises doivent appliquer un taux de TVA à 21%.

BON À SAVOIR1 Dans ce mécanisme, LJE joue le rôle de

l’Etat :

Les mini-entreprises envoient leur décla-ration TVA à LJE (voir fiche n°46)

DÉFINITIONLa TVA est un impôt sur les biens et les ser-vices qui est supporté par le consommateur final ; il est perçu par étapes successives, à savoir à chaque étape dans le processus de production et de distribution.

BUTLa TVA, en tant que recette du budget géné-ral de l’État, contribue au financement de la collectivité.

DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Cette contribution prend la forme d’une par-ticipation financière quasi-totale de LJE dans les activités proposées à la communauté des mini-entreprises telles le Congrès, les RDV d’experts, les séminaires de formation, l’organisation de concours, de ventes géné-rales…

43

EXEMPLE DE CALCUL DE LA TVA

SUR LES ACHATS,


N° 128EXEMPLE DE CALCUL DE LA TVA

SUR LES VENTES,


N° 129

Les mini-entreprises effectuent les verse-ments de la TVA sur : Le compte de LJE: 210-0439013-43 IBAN : BE66 2100 4390 1343

Si la mini-entreprise est créancière de LJE au niveau de la TVA, le solde est reporté sur la période suivante ; la régularisation défi-nitive se faisant, au besoin, lors de la liqui-dation de la mini-entreprise.

2 �Ni� LJE� (ASBL),� ni� les� mini-entreprises�ne� sont� assujetties� à� la� TVA� (décision�de� l’administration� de� la� TVA� n°� E.T.�60.276� du� 20� décembre� 1989).� Pour�éviter� toute�distorsion�de�concurrence�ainsi�que�tout�décalage�par�rapport�à�la�vie� économique� réelle,� les� mini-entre-prises�calculent�une�TVA�fictive,�et�sont�également� tenues� d’établir� une� décla-ration�TVA�à�périodes�régulières.

3 Vente à des professionnels (détaillant, grossiste,…) : les entreprises qui passent commande auprès d’une mini-entreprise ne peuvent pas récupérer de TVA (contrai-rement à la réalité économique). Le prix à leur facturer sera donc majoré d’un mon-tant fictif correspondant à la TVA.

4 Lors des ventes nécessitant l’écriture et remise d’une facture (exemple : ventes à des professionnels), il faut veiller à remettre le volet C au client (voir applica-tion « Facture » sous Excel sur le CD ROM).

5 Bien que non assujetties à la TVA, les mini-entreprises doivent payer la TVA sur leurs achats. S’y soustraire serait illégal.

6 Dans la réalité, la TVA doit être payée pour le 20 de chaque mois. Les entre-prises tenues au dépôt d’une déclara-tion trimestrielle versent des acomptes mensuels

7 La TVA sur les achats n’est normalement pas récupérable sur présentation d’un simple ticket de caisse ; il faut présen-ter une facture. Toutefois, pour faciliter les transactions des mini-entreprises et ne pas leur faire perdre d’argent, LJE ac-cepte que le ticket de caisse fasse office de facture. Ce ticket devra être présenté sur une feuille A4 (ou envoyé par scan lisible) en mentionnant le calcul de la TVA

DÉPARTEMENT FINANCIERRENSEIGNEMENTS STATISTIQUES (DÉCLARATION DES)

QUAND ?Pour le 20 novembre au plus tard.

COMMENT ?Une fois le prix de revient , de vente et le seuil de rentabilité connus (voir fiche n°42), il conviendra d’envoyer le fichier RENTAB (CD Rom) complété à [email protected], en mention-nant votre numéro de mini-entreprise.

BON À SAVOIRPour tout envoi tardif ou toute absence de déclaration, LJE se réserve le droit d’infliger une amende de minimum 10,00 €.

DÉFINITIONDéclaration propre à LJE dans laquelle chaque mini-entreprise présente le calcul de ses prix de revient, de vente et son seuil de rentabilité.

BUTRenseigner LJE sur les données de base de la mini-entreprise (taux de TVA appliqué sur le produit, la marge bénéficiaire, le prix de revient, le seuil de rentabilité, etc.) et ainsi prémunir les mini-entreprises d’une banque-route.

44

DÉPARTEMENT FINANCIERCOMPTABILITÉ

QUAND ?Au fur et à mesure de l’activité de la mini-en-treprise mais surtout :

Pour le 20 janvier (mois de septembre à décembre)

À la clôture de la mini-entreprise pour tous les autres mois

COMMENT ?LE DÉPARTEMENT VEILLERA À SUIVRE LES RÈGLES DE BASE :

La tenue correcte de la caisse (notifier toutes les entrées et sorties dans le livre de caisse)

La conservation de tous les justificatifs des dépenses (tickets et factures)

La notification de tous les achats et toutes les ventes dans les journaux d’achats et de ventes

Le report de toutes les opérations ban-caires dans le livre de banque.

Voir CD ROM/application comptable/compta_mini.xls

CONSEILS À chaque dépense son justificatif

Veiller à l’évolution de la caisse et donc à la correspondance entre ce qui est calcu-lé et les liquidités réellement disponibles

Informer régulièrement (toutes les deux réunions) les membres de l’état financier de la mini-entreprise équivaut à (re)fixer des objectifs à court terme pour chacun, notamment en matière de stratégie commerciale et donc à soutenir la moti-vation et l’implication de tous.

DÉFINITIONDiscipline consistant à répertorier et enre-gistrer les données chiffrées permettant de refléter et de qualifier aussi bien l’ampleur de l’activité économique d’une entreprise que ses conséquences sur l’inventaire de son patrimoine.

BUT Faire connaitre le montant et l’origine

des résultats

Vérifier le bien-fondé des décisions prises (outil concourant à la gestion et à la pré-vision)

Faire connaître la valeur du patrimoine concerné et l’ampleur de ses engage-ments vis-à-vis des tiers.

45

ADDENDUM FINANCIER

(EXEMPLE DE COMPTABILITÉ),


N° 131

DÉPARTEMENT FINANCIERDÉCLARATION DE TVA

COMMENT ? Etablir la comptabilité à l’aide de l’appli-

cation comptable du CD ROM

Rechercher l’onglet : « déclaration de TVA » correspondant au trimestre

Sur le site www.lje.be, choisir « décla-ration de TVA », remplir et valider pour chaque trimestre la déclaration de TVA.

QUAND ? Le 20 janvier pour les opérations du pre-

mier trimestre (septembre à décembre).

À la clôture de la mini-entreprise pour les opérations des derniers mois d’activité.

BON À SAVOIR Même s’il n’y a pas eu d’opérations, la dé-

claration reste obligatoire. Il conviendra d’inscrire « 0,00 € » dans les cases vides.

Les paiements de la TVA due seront ef-fectués sur le compte de LJE aux mêmes dates que celles des déclarations.

Dans les entreprises réelles, les déclara-tions TVA doivent être déposées le 20 du mois qui suit le mois ou le trimestre des opérations ; les entreprises établissent des déclarations mensuelles ou trimes-trielles selon l’importance de leur chiffre d’affaires

Pour tout envoi tardif ou toute absence de déclaration, LJE se réserve le droit d’in-fliger à la mini-entreprise une amende de minimum 10,00€.

DÉFINITIONDocument, établi périodiquement, par le-quel l’assujetti fait notamment connaître à l’administration :

le montant des opérations effectuées avec la clientèle (opérations à la sortie) et la TVA due sur ces opérations

le montant des opérations réalisées avec les fournisseurs (opérations à l’entrée) et la TVA due et déductible sur ces opéra-tions.

BUTDégager la différence entre les taxes dues et les taxes déductibles.

46

EXEMPLE DE DÉCLARATION

DE TVA,


N° 130


FICHE N° 43 TVA

MINI

DÉPARTEMENT FINANCIERBILAN COMPTABLE & DOSSIER DE LIQUIDATION

BUTRéaliser l’évaluation de l’entreprise, et plus précisément savoir après retraitement com-bien elle vaut et si elle est solvable.

DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISEPermettre la publication des comptes auprès des actionnaires lors de la clôture.

DOSSIER DE LIQUIDATIONDÉFINITIONEnsemble des documents comptables, finan-ciers, des rapports à produire et remplir par l’entreprise en vue de sa liquidation/clôture forcée.

DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISELa liquidation s’apparente à une cessation d’activités anticipée et programmée à une date précise, connue de tous.

BUT Réaliser l’évaluation comptable de l’en-

treprise

Établir les comptes finaux de la mini-en-treprise

Connaître la valeur finale de l’action

Permettre à LJE de clôturer le dossier de la mini-entreprise.

BILAN COMPTABLEDÉFINITIONPhotographie de la situation financière d’une entreprise à un instant « t ». Le bilan se com-pose de deux colonnes : à gauche, celle de l’actif ; à droite, celle du passif. Le total de chaque colonne doit être rigoureusement identique pour que le bilan soit équilibré.

COMPOSITION Tableau récapitulatif

Compte de résultats

Bilan

Liste des créanciers restant à payer

Liste des actionnaires

Totalité de l’argent de la mini-entreprise (à verser à l’ASBL LJE)

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EXEMPLE DE DOSSIER

DE LIQUIDATION,


N° 132



sur le compte de LJE : 210-0439013-43 IBAN : BE66 2100 4390 1343

6 Envois à LJE :

Factures et tickets des achats (sans quoi la TVA est non déductible) par courrier ou scanning

Bilan et compte de résultats Formulaire de liquidation Tableau récapitulatif La comptabilité Les documents relatifs aux calculs

des salaires (registre des présences et journaux de paie)

Une copie du registre d’actionnaires (corrigé et à jour !)

Rapport de gestion (voir fiche 17)

BON À SAVOIR L’impôt sur le bénéfice est de 33,99%. Ex-

ception : 24,9775% lorsque le coût (ONSS employeur compris) des rémunérations attribuées aux jeunes entrepreneurs au cours de l’année, augmentées des tan-tièmes éventuels, dépasse 60 €, multiplié

par le nombre de jeunes.

Si le solde de la valeur de l’action est inférieur à 3€, le remboursement indivi-duel des actionnaires n’est pas effectué (coûts de remboursement trop élevés).

Il est possible de décider dès la première AG de l’action sociale ou humanitaire à laquelle le solde de liquidation pourrait être versé (à notifier sur le formulaire de liquidation). A défaut d’une décision commune, le solde servira à doter les prix des concours de l’an-née suivante.

CONSEILSIntégrer dans le dossier les frais de photoco-pies du rapport à remettre aux actionnaires le jour de l’assemblée.

ECOTIPS 247 (CD ROM)Vous avez fait des bénéfices ? Pourquoi ne pas compenser vos émissions de CO2 ? Compenser 1 tonne de C02 ne coûte qu’environ 30 € ! L’argent investi dans un projet de réduction des émis-sions de CO2, ailleurs dans le monde, compen-sera celles émises par les activités de la mini.

QUAND ?Au moins deux semaines avant l’Assemblée Générale de Clôture.

COMMENT ?UNE PROCÉDURE EN PLUSIEURS ÉTAPES :

1 La liquidation des stocks (au besoin en bradant les prix, en offrant des promo-tions les dernières semaines). L’invendu est comptabilisé à 0 €

2 L’amortissement des éventuelles immo-bilisations et l’application des réductions de valeur sur les créances commerciales (rare dans le cadre des mini-entreprises)

3 Etablissement du bilan et du compte de résultats via l’application comptable du CD Rom

4 Versement de l’argent liquide sur le compte bancaire de la mini-entreprise

5 Clôture du compte bancaire de la mini-entreprise et versement de l’argent

DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING

COMMUNICATION & MARKETING

COMMUNICATION EXTERNEDÉFINITIONLa communication externe regroupe l’en-semble des formes et processus de communi-cation d’une organisation envers le monde ex-térieur et les groupes cibles. Quelle que soit la taille de l’entreprise, la communication externe joue un rôle fondamental pour son image et sa notoriété. C’est suite à des actions de commu-nication externe que les partenaires, les clients et les prospects forgent leur opinion et leur attitude vis-à-vis de l’entreprise.

Outil de construction de la notoriété de l’entreprise, le plan de communication donne sens et cohérence à la multiplicité des actions de communication externe : lobbying et relations publiques, relations médias, événementiel, sponsoring, mécé-nat, site Internet, e-communication, publi-cité, promotion des ventes, marketing direct. Les supports de communication sont nom-breux : vidéo, CD-Rom, DVD, newsletter, site internet, réseaux sociaux…

MARKETINGDÉFINITIONScience qui consiste à concevoir l’offre d’un produit en fonction de l’analyse des attentes des consommateurs (consumer marketing), et en tenant compte des capa-cités de l’entreprise ainsi que de toutes les contraintes de l’environnement (sociodé-mographique, concurrentiel, légal, cultu-rel…) dans lequel elle évolue.

COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE OU D’ENTREPRISEDÉFINITIONEnsemble des actions de communication qui visent à promouvoir l’image de l’entreprise vis-à-vis de ses clients et différents parte-naires.

La communication d’entreprise se distingue classiquement de la communication de marque dans la mesure où c’est l’organisa-tion qui est promue et non directement ses produits ou services.

48

COMMUNIQUÉ DE PRESSE,


N° 135

DOSSIER DE SPONSORING,


N° 136

BON À SAVOIRLa diffusion de Communiqués de presse aux moments-clés de la Mini-Entreprise peut s’avé-rer utile et booster ses activités.

Pour démarcher des sponsors potentiels, rien de tel qu’un bon dossier de sponsoring. Atten-tion, seul le sponsoring en nature est autorisé pour tous ; le sponsoring financier étant uni-quement accepté pour les activités « autres » (type événement).

Le marketing est une aide à la décision, il permet de définir la combinaison (mix) op-timale des caractéristiques du produit, pou-vant répondre à ces attentes des consom-mateurs, de la manière la plus profitable possible. Il favorise enfin le contrôle des résultats au regard des objectifs initiaux.

ÉTUDE DE MARCHÉ

COMMENT ?RECHERCHE DES INFORMATIONS DISPONIBLES :

Les informations internes (exemples : budgets, prix de revient, fichiers clients, rapports des vendeurs…)

Les informations externes

Les études quantitatives (voir fiche n°50) :

Les objectifs de l’étude L’échantillon représentatif Le questionnaire Exploitation du questionnaire

Les études qualitatives (voir fiche n°51)

Analyse des informations disponibles, pro-jets d’actions commerciales

Tests des 4P pour les mini-entreprises : Prix, Produit, Promotion, Place.

DÉFINITIONTravail d’exploration en vue de mesurer, ana-lyser et comprendre le fonctionnement réel d’un marché.

BUTAnalyser le milieu extérieur pour mieux adapter les politiques de marketing (prix, produit, promotion, place).

QUAND ? Avant de lancer un nouveau produit

Pour analyser une chute inattendue des ventes

…

49 DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING

ÉTUDES QUANTITATIVES : SONDAGES ET ENQUÊTES

QUAND ?Lorsqu’on souhaite disposer d’informations statistiques fiables.

COMMENT ?DÉFINITION DES OBJECTIFS DE L’ÉTUDE. EXEMPLE, OBTENIR DES INFORMATIONS SUR :

Les attentes sur le prix Le produit/ le service L’emballage du produit La promotion L’image/ le positionnement du produit/

service Le(s) mode(s) de livraison Les produits/services dérivés Les lieux de vente Les habitudes d’achat Les raisons de l’achat (ou refus) …

SÉLECTION D’UN ÉCHANTILLON REPRÉSEN-TATIF DE LA POPULATION :

la population est « l’ensemble des personnes possédant les informations désirées pour ré-pondre aux objectifs d’une étude »

Sélection d’un échantillon d’environ 100 personnes dans l’entourage, dans la rue, via le net…

ELABORATION D’UN QUESTIONNAIRE :

Liste de l’ensemble des éléments que l’on souhaite mesurer

Traduction en questions Organisation du questionnaire.

DÉFINITIONEtude réalisée à travers un questionnaire auprès d’un échantillon d’individus appartenant au marché qui intéresse l’entreprise afin d’obtenir leur avis sur un produit, un service, ou plus géné-ralement connaître leurs attentes, leurs habi-tudes, leur état d’esprit à un moment donné.

DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISEL’on préconise un échantillon d’individus de +/- 100 personnes.

BUTMesurer des phénomènes de marché. Leur résultat est donné en chiffres, généralement en pourcentages. Ces enquêtes permettent de répartir les consommateurs en groupes homogènes : par tranche d’âge, catégorie socioprofessionnelle, consommateur occa-sionnel ou régulier, adepte de telle ou telle marque, lieu d’achat, fréquence d’achat, bud-get moyen consacré à cette dépense…


EXEMPLE DE QUESTIONNAIRE

D’ÉTUDE DE MARCHÉ QUANTITATIVE,


N° 123

MODE D’EXPLOITATION DU QUESTIONNAIRE :

Face à face (dans la rue, par téléphone) Auto-administré (par la poste, dans les

magasins, Internet)

EXPLOITATION DES RÉSULTATS :

Dégagement des statistiques expri-mées en pourcentages

Prise de décisions stratégiques en lien avec l’analyse des résultats

CONSEILS COMMENT ABORDER L’INDIVIDU INTER-ROGÉ ? EXPLIQUER :

Le but du questionnaire La durée L’anonymat ou non du questionnaire Le mode de remplissage Stipuler qu’il n’y a ni bonnes ni mau-

vaises réponses.

ÉTUDES QUALITATIVES

Connaissance des comportements de consommateurs

Recherche de nouveaux modes de consommation

COMMENT ?Une étude qualitative est le plus souvent réalisée par des entretiens collectifs ou indi-viduels.

TROIS PROCÉDÉS :

1 RÉUNION DE GROUPE

Egalement appelées focus group, ces études sont des animations sous forme de discussion dirigée regrou-pant au plus une dizaine de consom-mateurs. Le chargé d’étude a pour rôle d’animer le débat en visant à récolter le plus d’idées.

2 ENTRETIEN INDIVIDUEL

Comme leur nom l’indique, les entretiens individuels se passent entre un consom-mateur et le chargé de l’étude. Ce dernier suit un guide d’entretien pour diriger la discussion, mais il ne doit en aucun cas influencer l’interviewé.

DÉFINITIONCollecte d’informations permettant de com-prendre l’attitude et les motivations des indivi-dus d’une population. Elle repose le plus souvent sur des entretiens individuels ou sur des entre-tiens de groupe (10-15 personnes).

BUT Étudier les comportements et motivations

d’un groupe restreint de consommateurs.

Comprendre les attitudes et sentiments, sans extrapolation des résultats obtenus à l’ensemble de la population.

QUAND ? Recherche d’idées nouvelles pour le pro-

duit/service

Recherche de message à véhiculer

Test de message publicitaire ou de proto-type produit




ECOTIPS 255 (CD ROM)Connaissez-vous la perception du développe-ment durable de votre clientèle ?

Cela peut pourtant vous aider dans votre stra-tégie de vente !

3 OBSERVATION

Ce type d’étude consiste à suivre et étu-dier de façon méthodique les compor-tements des consommateurs dans leur environnement (à un stand, par exemple)

L’observation doit se faire de façon invi-sible. C’est-à-dire que le consommateur ne sait pas qu’il est observé car cela faus-serait l’étude.

Une fois l’animation terminée, on se penche sur l’analyse des résultats afin de tirer les recom-mandations par rapport au produit/service et/ou aux autres sujets en questionnement.

CHARTE GRAPHIQUE (RECHERCHE D’UNE)

COMMENT ?DÉFINITION

Logo Polices de caractère Couleurs Illustrations

EXEMPLE DE SUPPORTS Cartes de visite Signature électronique Papier à lettre Site web Stand Template de PPT Affiches/ flyers Tenue de travail …

CONSEILS La charte graphique est un guide de repré-

sentation visuelle de l’entreprise. Plus elle sera intégrée par chacun de ses membres et au sein de chaque département, plus l’entreprise sera (re)connue de ses publics-cibles.

Protégez vos idées et évitez le plagiat (logos, slogans, code couleurs,…).

DÉFINITIONEnsemble de documents de référence qui pose les règles de mise en page et définit l’aspect gra-phique des documents et supports (internes et externes) d’une entreprise.

QUAND ?Lorsque le produit est choisi, le public ciblé et la stratégie commerciale définie.

BUTLe but de la charte graphique est de conser-ver une cohérence graphique dans les réa-lisations graphiques d’un même projet ou d’une entreprise.


PROPRIÉTÉ INTÉLECTUELLE,


N° 114

LIEUX DE VENTE (RECHERCHE ET PLANIFICATION DES)

COMMENT ?Recherche de lieux de vente en adéquation avec le produit et le public cible :

Marchés, shopping, ventes à domicile (type réunion Tupperware), dépôt vente en bou-tique…

Planification des ventes en coordination avec le département Production pour la gestion des stocks et avec le département RHC pour le planning des présences aux ventes.

DÉFINITIONLieu de commercialisation de biens et/ou de services.

BUTRéaliser toutes les opérations de promotion et de vente associées.

QUAND ? Dès la mise sur marché du produit (idéa-

lement avant fin novembre dans le cadre d’une mini-entreprise classique)

Jusqu’à la clôture.

ECOTIPS 114 (CD ROM)Le transport est une activité très polluante ! Pensez à choisir un emplacement facilement accessible en transport en commun.

Non seulement cela facilitera vos déplace-ments, mais également celui de vos fournis-seurs/clients/partenaires.




STAND DE VENTE (RÉALISATION D’UN)

QUAND ?�RÈGLE�DES�5B�: le Bon produit au Bon endroit en Bonne quantité au Bon moment avec la Bonne information.

COMMENT ? Présence marquée pour attirer l’atten-

tion des passants

Influence sur leur progression et leur curiosité

Invitation au stand en leur facilitant l’accès

Interactions pour susciter leurs ques-tions sur le produit ou l’activité.

CONSEILS Décoration du stand : respect de la

charte graphique et des couleurs de la mini-entreprise

Mise en évidence du produit par un éclairage adéquat, des couleurs, un dé-cor, une mise en scène

Code vestimentaire homogène

Planification du tour de rôle à la vente

Sourire, aller vers le chaland, ne pas s’as-soir ni manger derrière le stand.

DÉFINITIONLieu de commercialisation temporaire de biens et/ou de services.

BUTGarantir une bonne visibilité sur un produit/service en vue d’augmenter ses ventes.


RÉALISATION D’UN STAND,


N° 124

DÉPARTEMENT COMMERCIALCAMPAGNE PUBLICITAIRE (MISE SUR PIED D’UNE)

QUAND ?Le plus tôt possible après l’étude de marché.

COMMENT ?DÉMARCHE GÉNÉRALE :

DÉFINITION DE LA STRATÉGIE PUBLICITAIRE : Cibles : qui sont les personnes concer-

nées ? (Voir fiche n°49) Objectifs : augmenter la notoriété ?

améliorer l’image ? vendre ?…

ÉLABORATION DU CONTENU DU MESSAGE : Trouver un thème, un axe, une idée de

nature à motiver la cible visée Quel message délivrer au public ?

Quels arguments présenter ?

RÉDACTION DE LA STRATÉGIE CRÉATIVE : Elaboration du plan media : études

médias/supports, sélection, plan mé-dia et planning

LANCEMENT

BON À SAVOIR L’annonce publicitaire se compose de

plusieurs éléments qui peuvent être visuels, écrits ou sonores

Les principaux éléments sont : l’accroche (jingle qui annonce la pub), les titres, le texte, le slogan, la marque, le logo et la signature publicitaire

Supports médiatiques : télévision, radio, presse écrite, Internet

Supports non-médiatiques : affichage, publipostage, distribution de prospec-tus, catalogues, échantillons et cadeaux promotionnels, annonces sonores, cara-vanes publicitaires, stades, salles de sport, maillots sportifs, people…

DÉFINITIONEnsemble cohérent d’actions publicitaires vi-sant à promouvoir un produit ou un service.

BUTFixer l’attention du consommateur afin de l’inciter à adopter un comportement souhaité.

EXEMPLE�:�achat du produit/ service.

55

COMMUNIQUÉ DE PRESSE,


N° 135

DÉPARTEMENT TECHNIQUEÉTUDE TECHNIQUE

QUAND ?Avant le lancement de la production et la mise sur le marché.

COMMENT ? Création d’un prototype

Recensement de toutes les matières premières nécessaires à la création du produit et/ou des compétences s’il s’agit d’un service

Recherche des fournisseurs

Mise au point d’un procédé de fabrica-tion.

DÉFINITIONMise au point du procédé de fabrication ou de transformation du produit.

BUTConcevoir et/ou spécifier ce qui doit être réalisé ou fabriqué pour créer le produit final c’est à dire les étapes du processus de création d’un produit/ service et les moyens matériels et humains nécessaires à cette mise en œuvre (on rédige éventuellement un cahier des charges). Voir fiche n°57.

56

DÉPARTEMENT TECHNIQUECAHIER DES CHARGES

QUAND ?Avant le lancement de la production et de la mise sur le marché.

COMMENT ?LE CAHIER EST COMPOSÉ DE PLUSIEURS ÉLÉMENTS CORRESPONDANT AUX DIFFÉ-RENTS ASPECTS DU PROJET :

La description du projet et ses objectifs

Les modalités d’exécution du projet (les dessins techniques, les fiches de fabrica-tion,…)

Les ressources et le nombre de personnes à mobiliser pour sa réalisation ;

Le planning : l’échéance souhaitée par le maître d’œuvre ainsi que les étapes à respecter ;

Les contraintes techniques : écono-miques (budget), environnementales, humaines (contraintes particulières dans le cas d’un objet pour enfant...), indus-trielles et matérielles.

DÉFINITIONDocument définissant de façon complète les spécifications de base d’un produit ou d’un service à réaliser.

BUTSert à formaliser les objectifs, les besoins et les échéances et à les exprimer de manière claire et simple aux différents acteurs afin de s’assurer que tout le monde soit d’accord sur la mise en œuvre.

ECOTIPS 103 (CD ROM)Avez-vous réfléchi à l’impact environnemental de vos matières premières ?

Préférez les matériaux naturels recyclables comme le bois, le métal, le carton et le pa-pier 100% recyclé

Pour le carton, le papier et le bois, il est fa-cile d’acheter des matières labellisées FSC et PEFC !

Pour les aliments, pensez aux produits locaux, voire aux labels bio ou équitable !

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DÉPARTEMENT TECHNIQUECOMMANDES

AU NIVEAU DE L’ENTREPRISE/ DU FOURNISSEUR

Rapidité de réponse Degré de confiance Caractère durable (économie sociale,

produit/matière durable…) Mode et délais de livraison Reprise de marchandise non utilisée =

service après vente ? Situation géographique (droit de douane,

empreinte écologique…) ...

COMMENT ?La recherche des fournisseurs s’effectue via internet, les pages jaunes, les chambres de commerce, les informations récoltées via les entreprises complémentaires/concurrentes, l’entourage, nos sponsors, les anciens mini-entrepreneurs...

Le directeur technique veille à consigner par écrit les accords qu’il conclut avec les fournis-seurs.

BON À SAVOIR Fournisseurs hors U.E. ? Valider le four-

nisseur en envoyant une « charte éthique d’entreprise » au secrétariat LJE avant la première commande

Toute commande de plus de 125 € (TVA comprise) non payée d’avance, doit être passée via le bon de commande ad hoc (jamais celui du fournisseur) et doit être signée au préalable par un conseiller. Interdiction d’engager une commande d’une valeur supérieure au disponible de la mini-entreprise, toutes dettes et enga-gements déduits.

DÉFINITIONOrdre de demande de marchandises ou de services auprès d’un fournisseur dans un délai déterminé.

BUTS’approvisionner en matières premières, se fournir en équipement...

QUAND ?Après avoir étudié les différentes offres des fournisseurs et effectué un choix tenant compte des critères suivants :

AU NIVEAU DU PRODUIT/ DE LA MATIÈRE PREMIÈRE

Prix Qualité Empreinte écologique Quantité

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EXEMPLE DE BONS

DE COMMANDE,


N° 133

DÉPARTEMENT TECHNIQUEPRODUCTION (ORGANISATION DE LA)

Réalisation d’un procédé de fabrication

Définition d’une cadence de produc-tion impliquant tous les jeunes entre-preneurs : « qui - fait quoi - où et (pour) quand ? »

Veille à la bonne sécurité du travail

Planification des commandes (journées de vente, commandes de particuliers...)

Contrôle de la qualité des produits

Suivi rigoureux.

BON À SAVOIRPour se différencier des concurrents, les entreprises développent de plus en plus des services associés aux biens produits, afin de satisfaire les besoins de leurs clients.

EXEMPLES : la maintenance du produit ven-du (SAV : service après-vente), la présence d’une hot-line (assistance téléphonique)…

DÉFINITIONEnsemble des moyens qui aboutissent à une transformation des ressources en biens ou en services.

BUTPermettre la planification de la production en fonction des ressources en personnel, en matières premières, en machines et en fonc-tion du temps, par rapport à un besoin en prévision d’une date de vente/ de livraison ou d’un besoin de stock.

QUAND ?Dès que le prototype est validé et que les fournisseurs sont identifiés.

COMMENT ?Pour produire, l’entreprise consomme des biens (matières premières, fournitures), em-ploie de la main d’œuvre (ouvriers) et utilise des équipements.

HYGIÈNE ET SÉCURITÉ Port de gants, charlotte et tablier lors de la

manipulation de denrées alimentaires

Respect de la chaîne du froid depuis l’achat des matières premières jusqu’à la livraison auprès du client

Port de gants, casque et lunettes de sécu-rité lors de l’utilisation des machines fixes et portatives (coupe de bois, métal etc).

Enlèvement de tout objet pouvant s’accro-cher à une machine en marche : montres, bijoux, fils d’écouteurs, écharpes etc. Les manches longues doivent être enroulées, les cheveux longs attachés.

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ECOTIPS 23 (CD ROM)Comment réduire ses déchets ? Optez pour les 3 R, par ordre de priorité :

Réduction de la production de déchets : évitez les mini-portions, le suremballage, les emballages non-consignés, les gobe-lets à usage unique.

Réemploi : préférez les produits réutili-sables aux produits jetables

Recyclage : achetez de préférence des ma-tériaux recyclables et assurez-vous qu’ils sont triés et recyclés !

Travail ordonné, dans un environnement adapté. Avant de quitter l’atelier, rangez votre table de travail et les outils ; mettre les déchets dans les containers appropriés.

Travail en présence d’une autre personne afin d’être assisté en cas d’incident ou d’ac-cident.

Demande de conseils ou d’assistance au-près de professionnels

Pour plus d’infos : http://www.espace.cfwb.be/sippt/portail.htm.

DÉPARTEMENT TECHNIQUESTOCKS (GESTION DES)

COMMENT ?Le directeur technique ouvre un livre d’in-ventaire pour chaque type de stock (matières premières, fournitures, produits finis…). Il contrôle et note les entrées et sorties des matières et des produits finis dans cet inven-taire, son principal outil de gestion.Voir CD ROM/Application comptable/TECH_Mini.xls

DÉFINITIONEnsemble des marchandises, des matières premières, des produits semi-ouvrés, des produits finis et des emballages commer-ciaux qui sont la propriété de l’entreprise

BUTLa « bonne » gestion des stocks permet de disposer des quantités suffisantes pour honorer les commandes de la clientèle, sans tomber dans l’excès pour éviter des frais (de production, de main d’œuvre…) qui peuvent peser lourd dans la balance.

QUAND ?Dès la première commande auprès d’un fournisseur.

ECOTIPS 163 (CD ROM)Si vous appliquez le principe First-In, First-Out (premier acheté, premier utilisé) au stock, vous pourrez éviter, ou en tout cas limiter, le gaspil-lage de produits. Vous pouvez aussi limiter les produits qui ont une date de durabilité relati-vement courte.

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MÉTHODES DE VALORISATION

DES STOCKS (LILO, FIFO, PMP),


N° 134



GUIDE DES MINI-ENTREPRISESBLOC-NOTES

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