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GUIDE D’ÉLABORATION DES

DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES

CONTRATS DE SERVICES

PROFESSIONNELS ET DE NATURE TECHNIQUE

APPEL D’OFFRES FONDÉ SUR LE NIVEAU MINIMAL DE QUALITÉ ET LE

PRIX LE PLUS BAS

APPEL D’OFFRES FONDÉ SUR LE RAPPORT QUALITÉ-PRIX (PRIX

AJUSTÉ LE PLUS BAS)

APPEL D’OFFRES FONDÉ UNIQUEMENT SUR UNE ÉVALUATION DE LA

QUALITÉ

APPEL D’OFFRES FONDÉ UNIQUEMENT SUR UN PRIX

APPEL D’OFFRES PUBLIC EN DEUX ÉTAPES

APPEL D’OFFRES PUBLIC SOUS LES SEUILS

APPEL D’OFFRES SUR INVITATION

APPEL D’OFFRES PUBLIC RÉGIONALISÉ

Juin 2015

Sous-secrétariat aux marchés publics

Direction des analyses et orientations

2

TABLE DES MATIÈRES

CRÉATION DE L'AVIS D’APPEL D’OFFRES DANS LE SYSTÈME ÉLECTRONIQUE D’APPEL

D’OFFRES (SEAO) ....................................................................................................................................... 11

PREMIÈRE PARTIE : L’APPEL D’OFFRES ET LA PRÉSENTATION DES SOUMISSIONS ......... 21

RENSEIGNEMENTS PRÉLIMINAIRES ................................................................................................... 21

LIMITATION .............................................................................................................................................. 21

DÉLAI DE L’APPEL D’OFFRES ET LIEU DE RÉCEPTION DES SOUMISSIONS ............................... 22

RÉUNION D’INFORMATION GÉNÉRALE ............................................................................................. 24

LE REPRÉSENTANT DE L’ORGANISME PUBLIC ................................................................................ 24

REGROUPEMENT D’ORGANISMES PUBLICS ..................................................................................... 25

LIEU D’OUVERTURE PUBLIQUE DES SOUMISSIONS ....................................................................... 26

AVERTISSEMENT .................................................................................................................................... 26

AUTORISATION DE CONTRACTER ...................................................................................................... 29

ATTESTATION RELATIVE À LA PROBITÉ DU SOUMISSIONNAIRE ............................................... 31

DÉCLARATION CONCERNANT LES ACTIVITÉS DE LOBBYISME EXERCÉES AUPRÈS DE

L’ORGANISME PUBLIC RELATIVEMENT À L’APPEL D’OFFRES.................................................... 31

COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS ...... 32

FICHE D’IDENTIFICATION DU REPRÉSENTANT DU PRESTATAIRE DE SERVICES .................... 32

QUESTIONNAIRE DE NON-PARTICIPATION À L’APPEL D’OFFRES .............................................. 33

DESCRIPTION DES BESOINS ................................................................................................................... 34

CONTEXTE DE RÉALISATION DU MANDAT ...................................................................................... 34

Structure de réalisation (rôle de chacune des parties) ........................................................................... 34

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TRAVAUX À RÉALISER ................................................................. 36

Biens livrables à produire ou type de services à fournir ........................................................................ 36

Étapes du projet et échéancier des travaux ............................................................................................ 37

Envergure du mandat .............................................................................................................................. 38

Envergure du mandat et méthode de paiement des honoraires .............................................................. 42

MODALITÉS D’EXÉCUTION ET DE GESTION DU MANDAT ............................................................ 44

Exigences relatives à l’exécution du mandat .......................................................................................... 44

Équipement (logiciels ou composantes) nécessaire ou mis à la disposition du prestataire de services . 44

Rapports d’étape ..................................................................................................................................... 45

Rencontres entre le donneur d’ouvrage et le prestataire de services ..................................................... 45

Modalités de suivi d’exécution ................................................................................................................ 45

Processus de réception et d’approbation des biens livrables ou des services rendus ............................ 46

CRITÈRES ET GRILLE D’ÉVALUATION ............................................................................................... 47

INSTRUCTIONS AUX PRESTATAIRES DE SERVICES ....................................................................... 53

3

DÉFINITION DES TERMES ...................................................................................................................... 53

Accord intergouvernemental ................................................................................................................... 53

Attestation de Revenu Québec ................................................................................................................ 54

Contrat à exécution sur demande ........................................................................................................... 54

Option ..................................................................................................................................................... 54

EXAMEN DES DOCUMENTS .................................................................................................................. 55

ÉLABORATION ET PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION ................................................................ 56

DÉTERMINATION ET PRÉSENTATION DE L’OFFRE DE PRIX (ET DU BORDEREAU DE PRIX).. 57

DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL ...................................................................................... 58

SOUS-CONTRAT ....................................................................................................................................... 58

ASSURANCE DE LA QUALITÉ ............................................................................................................... 59

DÉVELOPPEMENT DURABLE ET ENVIRONNEMENT ....................................................................... 61

ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC .................................................................................................. 62

GARANTIE DE SOUMISSION .................................................................................................................. 64

GARANTIE D’EXÉCUTION ..................................................................................................................... 65

PROGRAMME D’OBLIGATION CONTRACTUELLE (ÉGALITÉ EN EMPLOI) ........................................ 66

POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE

FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION ............................................................................................ 67

DURÉE DE VALIDITÉ DE LA SOUMISSION ......................................................................................... 68

RÉCEPTION DES SOUMISSIONS ............................................................................................................ 69

RETRAIT D’UNE SOUMISSION .............................................................................................................. 69

OUVERTURE DES SOUMISSIONS ......................................................................................................... 69

PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE DE LA SOUMISSION ................................................................................. 70

CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES PRESTATAIRES DE SERVICES ............................................ 71

CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS ......................................................................... 78

TRANSMISSION AUX PRESTATAIRES DE SERVICES DE LA RAISON DU REJET DE LEUR

SOUMISSION ............................................................................................................................................. 81

CONDITIONS ET MODALITÉS D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ DES SOUMISSIONS ............... 82

DÉTERMINATION DU PRIX .................................................................................................................... 82

DÉTERMINATION DU PRIX AJUSTÉ ..................................................................................................... 83

SOUMISSION DONT LE PRIX EST ANORMALEMENT BAS ............................................................... 84

DÉFAUT DU PRESTATAIRE DE SERVICES .......................................................................................... 85

CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE .............................................................................................................. 85

RÉSERVE ................................................................................................................................................... 87

TRANSMISSION AUX PRESTATAIRES DE SERVICES DU RÉSULTAT DE L’ÉVALUATION DE LA

QUALITÉ .................................................................................................................................................... 87

PUBLICATION DU RÉSULTAT DES SOUMISSIONS ........................................................................... 88

4

ADJUDICATION ........................................................................................................................................... 90

CONDITIONS GÉNÉRALES ....................................................................................................................... 90

AUTORISATION DE CONTRACTER ...................................................................................................... 90

COLLABORATION ................................................................................................................................... 91

INSPECTION .............................................................................................................................................. 91

REGISTRES ................................................................................................................................................ 91

VÉRIFICATION ......................................................................................................................................... 92

CONFLITS D’INTÉRÊTS .......................................................................................................................... 92

SOUS-CONTRAT ....................................................................................................................................... 93

CESSION DE CONTRAT ........................................................................................................................... 93

LIEN D’EMPLOI ........................................................................................................................................ 94

LOIS ET RÈGLEMENTS ............................................................................................................................ 94

REMBOURSEMENT DE LA DETTE FISCALE ....................................................................................... 94

POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE

FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION ............................................................................................ 95

CONFIDENTIALITÉ .................................................................................................................................. 95

COMPUTATION DES DÉLAIS ................................................................................................................. 96

ORDRE DE PRIORITÉ DES DOCUMENTS CONTRACTUELS ............................................................. 96

CONDITIONS GÉNÉRALES COMPLÉMENTAIRES ............................................................................ 97

CHARGÉ DE PROJET (DU PRESTATAIRE DE SERVICES) .................................................................. 97

INTERVENANTS DU PRESTATAIRE DE SERVICES ........................................................................... 97

REGISTRE DES RÉSULTATS................................................................................................................... 97

APPLICATION DE LA TPS ET DE LA TVQ ............................................................................................ 98

PAIEMENT ................................................................................................................................................. 98

RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES ......................................................................... 99

RÉSILIATION ............................................................................................................................................ 99

RESSOURCES : REMPLACEMENT ET LIMITATION ......................................................................... 100

PROGRAMME D’OBLIGATION CONTRACTUELLE (ÉGALITÉ EN EMPLOI) ...................................... 100

MAINTIEN DE LA CERTIFICATION ISO ............................................................................................. 101

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS............................... 102

PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE ET DROITS D’AUTEUR .......................................................................... 102

CONTRAT À SIGNER ................................................................................................................................ 104

UTILISATION DES DOCUMENTS TYPES D’APPEL D’OFFRES POUR DES CAS

PARTICULIERS .......................................................................................................................................... 105

CONTRAT À EXÉCUTION SUR DEMANDE ........................................................................................ 106

APPEL D’OFFRES PUBLIC EN DEUX ÉTAPES ................................................................................... 111

5

APPEL D’OFFRES PUBLIC EN DEUX ÉTAPES POUR UN CONTRAT DE CAMPAGNE DE

PUBLICITÉ ............................................................................................................................................... 114

APPEL D’OFFRES PUBLIC SOUS LES SEUILS ................................................................................... 118

APPEL D’OFFRES SUR INVITATION ................................................................................................... 120

APPEL D’OFFRES PUBLIC RÉGIONALISÉ ......................................................................................... 123

6

INTRODUCTION

Le présent guide a pour objectif de fournir des conseils et des renseignements utiles pour

l’élaboration de documents d’appel d’offres à l’aide des documents types préparés par le

Secrétariat du Conseil du trésor, dont les titres suivent. Ces documents types sont disponibles

en version électronique sur l’Extranet des marchés publics.

CONTRATS DE SERVICES PROFESSIONNELS

Les documents types d’appel d’offres public suivants sont habituellement utilisés pour les

contrats de services professionnels :


PRIX LE PLUS BAS (annexe 1);

APPEL D’OFFRES FONDÉ SUR LE RAPPORT QUALITÉ-PRIX (PRIX AJUSTÉ LE

PLUS BAS) (annexe 2);


QUALITÉ (articles 1 à 7 de l’annexe 2);

APPEL D’OFFRES PUBLIC EN DEUX ÉTAPES.

Il est également possible d’utiliser les documents types d’appel d’offres suivants pour les

contrats de services professionnels :

APPEL D’OFFRES FONDÉ UNIQUEMENT SUR UN PRIX;

APPEL D’OFFRES PUBLIC RÉGIONALISÉ.

L’appel d’offres public peut être régionalisé à certaines conditions. Les modifications

apportées aux documents types d’appel d’offres sont expliquées à la section « Appel

d’offres public régionalisé » du présent document.

CONTRATS DE SERVICES DE NATURE TECHNIQUE

Les documents types d’appel d’offres public suivants sont à privilégier pour les contrats de

services de nature technique :

APPEL D’OFFRES FONDÉ UNIQUEMENT SUR UN PRIX;


PRIX LE PLUS BAS (annexe 1).

7

Il est également possible d’utiliser les documents types suivants pour les contrats de services

de nature technique :

APPEL D’OFFRES FONDÉ SUR LE RAPPORT QUALITÉ-PRIX (PRIX AJUSTÉ LE

PLUS BAS) (annexe 2);


QUALITÉ (articles 1 à 7 de l’annexe 2);

APPEL D’OFFRES PUBLIC RÉGIONALISÉ (si aucun accord applicable).

L’appel d’offres public peut être régionalisé à certaines conditions. Les modifications

apportées aux documents types d’appel d’offres sont expliquées à la section « Appel

d’offres public régionalisé ».

CONTRATS DE SERVICES INFÉRIEURS AU SEUIL D’APPEL D’OFFRES

PUBLIC (moins de 100 000 $)

Les documents d’appel d’offres suivants peuvent être utilisés pour les contrats de services

dont le montant de la dépense est inférieur au seuil d’appel d’offres public (moins de

100 000 $) :

APPEL D’OFFRES PUBLIC SOUS LES SEUILS;

APPEL D’OFFRES SUR INVITATION;

APPEL D’OFFRES PUBLIC RÉGIONALISÉ.

Des recommandations sur les modifications à apporter aux documents de tels appels d’offres

sont décrites au présent guide.

CONTRAT DE GRÉ À GRÉ

Le document « Contrat de services de gré à gré » peut être utilisé pour les contrats de services

dont le montant de la dépense est inférieur au seuil d’appel d’offres public (moins de

100 000 $). Ce document est disponible en version électronique sur l’Extranet des marchés

publics.

8

OUTILS DE RÉFÉRENCE ESSENTIELS

GUIDE DE RÉDACTION DES CONTRATS

Le Guide de rédaction des contrats est préparé par le ministère de la Justice pour faciliter

la rédaction des contrats de services professionnels et de services de nature technique

plus élaborés ainsi que pour favoriser l’uniformité dans la rédaction de ces contrats.

Il est à noter que le réseau de la santé et des services sociaux ainsi que le réseau de

l’éducation n’ont pas accès à ce guide.

RECUEIL DES POLITIQUES DE GESTION DU CONSEIL DU TRÉSOR

Le Recueil des politiques de gestion du Conseil du trésor (RPG) contient un ensemble

de lois, de règlements, de politiques et de directives émis par le Conseil du trésor, certains

décrets du Conseil exécutif et certaines lois en matière de gestion des ressources

humaines, financières, contractuelles, matérielles et informationnelles. Ce recueil est

réservé aux ministères et aux organismes publics de l'Administration gouvernementale

qui y sont abonnés. Le réseau de la santé et des services sociaux ainsi que le réseau de

l’éducation n’y ont pas accès.

En matière de gestion contractuelle, les principaux volumes utilisés sont les

volumes 10, 11 et 12 du RPG :

Volume 10 : La gestion contractuelle – cadre normatif

Volume 11 : La gestion des ressources matérielles et informationnelles

Volume 12 : La gestion contractuelle – procédures et guides

LOIS ET RÈGLEMENTS

On peut consulter les lois et règlements du Québec suivants sur le site Internet des

Publications du Québec :

Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) (RLRQ, chapitre C-65.1);

Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (RCA)

(RLRQ, chapitre C-65.1, r.2);

Règlement sur les contrats de services des organismes publics (RCS)

(RLRQ, chapitre C-65.1, r.4);

http://www.rpg.tresor.qc/

http://www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/accueil.fr.html

http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/C_65_1/C65_1.html

http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=3&file=/C_65_1/C65_1R2.HTM


9

Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics

(RCTC) (RLRQ, chapitre C-65.1, r.5);

Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et

sur les mesures de surveillance et d’accompagnement

(RLRQ, chapitre C-65.1, r. 8.1);

Tarif d’honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des

arpenteurs-géomètres (RLRQ, chapitre C-65.1, r.10);


architectes (RLRQ, chapitre C-65.1, r.9);


ingénieurs (RLRQ, chapitre C-65.1, r.12).

Ministères et organismes publics de l’Administration gouvernementale :


avocats ou des notaires (RLRQ, chapitre C-65.1, r.11).

POLITIQUES ET DIRECTIVES DE GESTION CONTRACTUELLE

Ministères et organismes publics de l’Administration gouvernementale :

Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats

d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes

publics (Politique MO) (C.T. 211694 du 3 juillet 2012) (RPG 10 1 2 14);

Politique de gestion contractuelle concernant le resserrement de certaines mesures

dans le processus d’appel d’offres des contrats des organismes publics (C.T.

208289 du 20 octobre 2009) (RPG 10 1 2 16);

Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle des

organismes publics (C.T. 212333 du 19 mars 2013) (RPG 10 1 2 15);

Directive concernant les frais de déplacement des personnes engagées à honoraires

par des organismes publics (C.T. 212379 du 26 mars 2013)

(RPG 10 2 2 9).

Organismes publics du réseau de la santé et des services sociaux :



publics du réseau de la santé et des services sociaux (Politique santé);


http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=3&file=/C_65_1/C65_1R8_1.HTM




http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=//C_65_1/C65_1R11.htm

http://www.rpg.tresor.qc/pdf/10-1-2-14.pdf




10


organismes publics.

Organismes publics du réseau de l’éducation :



publics du réseau de l’éducation (Politique éducation);


organismes publics.

POUR NOUS JOINDRE

Pour obtenir des renseignements additionnels, veuillez communiquer avec le service-conseil

de la Direction de la diffusion et du soutien du Sous-secrétariat aux marchés publics du

Secrétariat du Conseil du trésor :

Téléphone : 418 643-0875, poste 4902

Courriel : [email protected]

mailto:[email protected]

11

CRÉATION DE L'AVIS D’APPEL D’OFFRES DANS LE

SYSTÈME ÉLECTRONIQUE D’APPEL D’OFFRES (SEAO)

Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique

d’appel d’offres approuvé par le gouvernement (SEAO). Le délai pour la réception des

soumissions ne peut être inférieur à 15 jours à compter de la date de diffusion de cet avis

(art. 4 (6º) du RCS). L’original du texte de l’appel d’offres paraphé par le signataire autorisé

et la copie complète de l’avis paru dans le SEAO devraient être conservés dans le dossier de

l’appel d’offres.

En vertu de l’art. 4 du RCS, l’avis d’appel d’offres doit indiquer :

le nom de l’organisme public;

la description sommaire des services requis;

le cas échéant, la description sommaire des options*;

la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;

l’applicabilité ou non d’un accord intergouvernemental au sens de l’art. 2 de la LCOP;

l’endroit où obtenir des renseignements;

une mention selon laquelle les documents d’appel d’offres ne peuvent être obtenus que

par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres (SEAO);

l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture

des soumissions;

le fait que l’organisme public ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.

* L’option s’entend au sens d’une option de renouvellement ou une option concernant la

prestation de services supplémentaires de même nature que ceux initialement requis, au

même prix et destinés à répondre aux besoins de l’appel d’offres en cause.

Le SEAO propose plusieurs sections à cocher ou à remplir pour la création d’un avis d’appel

d’offres. Des renseignements généraux sur le contenu de chaque section sont indiqués ci-

après.




12

INFORMATION

Identification

Dans la première section, l’organisme public inscrit le numéro, le titre et le type d’avis, la

nature du contrat et sa catégorie, le cas échéant. Le titre de l’avis doit être significatif afin

que les prestataires de services susceptibles d’être intéressés puissent le retrouver facilement.

Date et heure limites de réception des soumissions

La date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions doivent obligatoirement

apparaître dans l’avis d’appel d’offres (art. 4 (6º) du RCS). Elles ne peuvent être modifiées

qu’avec un addenda transmis à tous les prestataires de services s’étant procuré les documents

d’appel d’offres. L’heure limite doit être respectée à la lettre : aucun retard, si minime soit-

il, ne peut être accepté.

Les organismes publics doivent en effet respecter les principes de la LCOP que sont la

transparence dans les processus contractuels (art. 2 (1º) de la LCOP) et le traitement

intègre et équitable des concurrents (art. 2 (2º) de la LCOP).

Lors de l’inscription de l’avis d’appel d’offres dans le SEAO, il est possible d’indiquer une

date et une heure de publication différée pour l’avis d’appel d’offres.

Région de livraison

L’organisme public choisit la ou les régions où les services seront rendus.

Accords intergouvernementaux applicables

L’organisme public doit cocher le ou les accords intergouvernementaux applicables. Il faut

porter une attention particulière à certains domaines contractuels (par exemple les services

de publicité ou de comptabilité) pour lesquels l’applicabilité ou les seuils d’application des

accords peuvent être différents1.

L’Extranet des marchés publics propose, en plus des liens vers les textes de ces accords, un

historique, des tableaux synthèses, les principes des accords et plus encore.

Si aucun accord ne s’applique, un espace est prévu pour en expliquer la raison. L’applicabilité

ou la non-applicabilité d’un accord intergouvernemental doit obligatoirement apparaître dans

l’avis d’appel d’offres (art. 4 (4º) du RCS).

1 L’Accord sur le commerce intérieur (ACI) ne s’applique pas aux contrats de services de publicité, mais les

autres accords peuvent s’appliquer selon le montant de la dépense. Par ailleurs, seul l’Accord

Québec-New York (AQNY) s’applique aux contrats conclus avec des comptables.





13

Information sur le donneur d’ouvrage

L’information sur le donneur d’ouvrage qui doit apparaître dans l’avis d’appel d’offres

comprend :

le nom et l’adresse de l’organisme public (art. 4 (1º) du RCS);

l’endroit où obtenir des renseignements (art. 4 (5º) du RCS).

Concernant ce dernier élément, précisons que le nom du responsable de l’appel d’offres et

ses coordonnées sont des renseignements essentiels pour les prestataires de services qui

voudraient poser des questions.

Valeur estimée du contrat

L’organisme public doit indiquer la valeur estimée de la dépense prévue pour le contrat au

moyen d’une fourchette de prix et préciser, en cochant la case appropriée, si cette information

est diffusée ou non aux prestataires de services.

DESCRIPTION

Description des besoins

Le SEAO offre tout l’espace nécessaire à la description des besoins de l’organisme public.

Afin de joindre les prestataires de services susceptibles d’être intéressés par l’appel d’offres,

l’organisme public a intérêt à définir ses besoins le plus clairement et le plus précisément

possible. Une description sommaire des services requis, laquelle est exigée par l’art. 4 (2º)

du RCS, est cependant suffisante.

Présentation des soumissions

L’endroit prévu pour la réception des soumissions doit obligatoirement apparaître dans

l’avis d’appel d’offres (art. 4 (6º) du RCS). L’organisme public inscrit cette information dans

le texte de la description des besoins puisque la section « Information » ne permet d’inscrire

que la date et l’heure limites pour la réception des soumissions.

Ouverture des soumissions

L’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture des

soumissions doivent obligatoirement apparaître dans l’avis d’appel d’offres

(art. 4 (6º) du RCS). L’ouverture des soumissions se déroule immédiatement après l’heure

limite fixée pour la réception des soumissions.







14

Autres renseignements

D’autres renseignements peuvent également être inclus dans l’avis d’appel d’offres. Par

exemple, l’organisme public pourrait spécifier si le programme d’obligation contractuelle

ou le programme de francisation s’applique.

Mots clés

Étant donné qu’une des méthodes de recherche d’avis d’appel d’offres consiste à utiliser des

mots clés, il peut être utile d’inscrire, à la fin du texte de description des besoins, des

synonymes ou des mots significatifs en lien avec l’objet de l’appel d’offres.

Réserve

La mention que l’organisme public ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues

doit obligatoirement apparaître dans l’avis d’appel d’offres (art. 4 (7º) du RCS).

Signataire de l’avis d’appel d’offres

Le nom du dirigeant d’organisme apparaît généralement à la fin du texte de l’avis d’appel

d’offres (description des besoins), à moins d’instructions particulières émanant d’autorités

supérieures. Dans un tel cas, l’avis public doit être signé par une personne habilitée à signer

le contrat visé par cet appel d’offres.

Dans tous les cas, les avis d’appel d’offres devraient être acheminés au bureau du dirigeant

de l’organisme public requérant.

CLASSIFICATION

La classification UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) est

indiquée dans cette section. Le SEAO permet de trouver la classification exacte avec une

recherche par mots clés ou par navigation.

CATÉGORIE

L’organisme public choisit une catégorie selon le type de contrat. Le SEAO propose des

catégories basées sur le titre de l’avis d’appel d’offres.


15

CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ ET DE CONFORMITÉ

Les conditions d’admissibilité les plus courantes sont déjà inscrites dans le SEAO;

l’organisme public n’a qu’à cocher celles qui s’appliquent à l’appel d’offres. Les conditions

présentées portent sur :

la limitation quant à l’accès à un appel d’offres lorsque deux appels d’offres sont en lien

et que l’on souhaite exercer une réserve quant à l’accès à l’un ou à l’autre;

l’exclusion d’un prestataire de services ayant fait l’objet d’un rapport de rendement

insatisfaisant;

l’admissibilité du prestataire de services quant au lieu de l’établissement (selon

l’application ou non d’un accord intergouvernemental);

l’exigence d’une norme ISO;

la détention d’une attestation délivrée par Revenu Québec relative à ses obligations

fiscales.

De plus, le SEAO offre tout l’espace nécessaire pour inscrire d’autres conditions

d’admissibilité. Par exemple, une licence requise ou une garantie de soumission exigée

pourrait se retrouver dans cette section. L’organisme public peut, s’il le désire, recopier dans

le SEAO la clause correspondante des documents d’appel d’offres.

Le cas échéant, la nature et le montant de la garantie de soumission, si exigée, font partie

de l’information qui doit obligatoirement apparaître dans l’avis d’appel d’offres (art.4 (3º) du

RCS).

Un espace est également prévu afin d’y inscrire les conditions de conformité des soumissions.

Sommaire des critères d’évaluation (optionnel)

Enfin, un espace est également disponible pour inscrire les critères d’évaluation ou la

référence au numéro de la clause des documents d’appel d’offres où ils sont décrits. Cette

section est cependant facultative.



16

DOCUMENTS

Gestion de la distribution des documents

Les documents d’appel d’offres ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du SEAO

(art. 4 (5.1º) du RCS).

Liste des documents annexés

L’organisme public peut annexer des documents s’il le désire. Cette section est cependant

facultative.


17

CONTENU DES DOCUMENTS TYPES D’APPEL D’OFFRES

Les documents types d’appel d’offres contiennent deux parties qui portent sur :

l’appel d’offres et la présentation des soumissions;

l’adjudication.

PREMIÈRE PARTIE : L’APPEL D’OFFRES ET LA PRÉSENTATION DES

SOUMISSIONS

Les clauses de la première partie ayant pour objet l’appel d’offres et la présentation des

soumissions s’adressent à tous les prestataires de services qui présentent une soumission.

Cette première partie est constituée des éléments suivants :

les renseignements préliminaires;

la description des besoins;

les critères et la grille d’évaluation;

les instructions aux prestataires de services.

RENSEIGNEMENTS PRÉLIMINAIRES

Les renseignements préliminaires comprennent des clauses introductives qui informent les

prestataires de services des détails de la procédure de l’appel d’offres.

DESCRIPTION DES BESOINS

C’est dans ce chapitre que l’on retrouve l’information relative au mandat.

L’organisme public doit s’assurer que les besoins sont clairement définis et que les exigences

sont formulées de façon à favoriser la concurrence parmi les prestataires de services.

CRITÈRES ET GRILLE D’ÉVALUATION (si évaluation de la qualité)

Lorsqu’une évaluation de la qualité des soumissions est prévue, l’organisme public détermine

les critères d’évaluation qui serviront à démontrer la qualité. Il importe d’indiquer en quoi

18

ces critères consistent et à quoi correspondent les attentes minimales de l’organisme public

concernant l’atteinte du « niveau de performance acceptable ».

La grille d’évaluation utilisée selon le mode d’adjudication choisi fait partie des documents

d’appel d’offres.

INSTRUCTIONS AUX PRESTATAIRES DE SERVICES

Les instructions aux prestataires de services comprennent des clauses qui s’adressent à tous

les prestataires de services présentant une soumission.

ANNEXES

Lorsqu’il y a évaluation de la qualité, la première partie des documents d’appel d’offres est

également constituée des annexes suivantes :

annexe 1 – Schéma de présentation de la soumission (facultatif);

annexe 2 – Attestation relative à la probité du soumissionnaire;

annexe 3 – Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de

l’organisme public relativement à l’appel d’offres;

annexe 4 – Engagement du prestataire de services;

annexe 5 – Offre de prix (s’il y a lieu);

annexe 6 – Bordereau de prix (si requis);

annexe 7 – Absence d’établissement au Québec.

Si le mode d’adjudication fondé uniquement sur un prix est utilisé, la première partie sera

plutôt constituée de ces annexes :

annexe 1 – Attestation relative à la probité du soumissionnaire;

annexe 2 – Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de

l’organisme public relativement à l’appel d’offres;

annexe 3 – Soumission;

annexe 4 – Bordereau de prix (si requis);

annexe 5 – Cautionnement de soumission (facultatif);

annexe 6 – Lettre de garantie irrévocable (facultative);

annexe 7 – Absence d’établissement au Québec.

19

DEUXIÈME PARTIE : L’ADJUDICATION ET LA CONCLUSION DU CONTRAT

La deuxième partie des documents d’appel d’offres traite de l’environnement contractuel du

prestataire de services qui sera l’adjudicataire du contrat.

Cette partie présente les termes et les conditions auxquels sera soumis le prestataire de

services à qui l’organisme public adjugera le contrat.

La deuxième partie est constituée des éléments suivants :

les conditions générales;

les conditions générales complémentaires;

le contrat à signer.

CONDITIONS GÉNÉRALES

Les clauses des conditions générales sont applicables uniquement au prestataire de services

adjudicataire. La plupart d’entre elles sont tirées du « Guide de rédaction des contrats de

services » élaboré par le ministère de la Justice.

CONDITIONS GÉNÉRALES COMPLÉMENTAIRES

Les conditions générales complémentaires se distinguent des conditions générales par le fait

que ces dernières n’impliquent pas de choix ou de modification de clauses. Ces conditions

sollicitent de la part de l’utilisateur une réflexion relative à l’opportunité de la clause ou à la

rédaction même du contenu de la clause en fonction du contexte contractuel.

CONTRAT À SIGNER

Le contrat à signer fait partie des documents d’appel d’offres (art. 5 (8º) du RCS).

ANNEXES

La deuxième partie est également constituée des annexes suivantes auxquelles doit se

soumettre le prestataire de services adjudicataire :

annexe 8 – Programme d’obligation contractuelle;

annexe 9 – Engagement de confidentialité;


20

annexe 10 – Fiche d’information sur la destruction des documents contenant des

renseignements personnels;

annexe 11 – Attestation de destruction des renseignements personnels et confidentiels;

annexe 12 – Liste des sous-contractants pour l’Attestation de Revenu Québec et le

RENA.

Les annexes suivantes peuvent également être utilisées pour le mode d’adjudication fondé

uniquement sur un prix, s’il y a lieu :

annexe 8 – Cautionnement d’exécution (facultatif);

annexe 9 – Programme d’obligation contractuelle;

annexe 10 – Engagement de confidentialité;

annexe 11 – Fiche d’information sur la destruction des documents contenant des

renseignements personnels;

annexe 12 – Attestation de destruction des renseignements personnels et confidentiels;

annexe 13 – Liste des sous-contractants pour l’attestation de Revenu Québec et le RENA.

21

PREMIÈRE PARTIE : L’APPEL D’OFFRES ET LA PRÉSENTATION DES

SOUMISSIONS

La première partie des documents d’appel d’offres présente l’information contractuelle

qui concerne TOUS les prestataires de services présentant une soumission.


LIMITATION

Rapport qualité-prix / Qualité minimale et prix / Qualité uniquement

Parfois, lors d’un projet complexe, une analyse préliminaire peut être nécessaire. La clause

de limitation est alors pertinente pour permettre une juste concurrence : dans ce sens, les

prestataires de services doivent être sur le même pied d'égalité.

La clause de limitation ne s’applique qu’à des situations particulières. Il est important de

juger de l’opportunité de limiter l’accessibilité d’un appel d’offres à un prestataire de services

donné si ce dernier travaille à la première phase du projet et est susceptible de travailler à la

suivante. En effet, lui permettre de présenter une soumission à la seconde phase pourrait, à

certains égards, lui procurer un avantage indu par rapport aux autres prestataires de services.

Si l’organisme public désire limiter l’accès à un de ces appels d’offres, il utilise la clause de

limitation aux deux appels d’offres visés par le projet. Lors du premier appel d’offres,

l’organisme public utilise la réserve sur l’accès à un appel d’offres ultérieur pour le

contractant. Quant aux documents du deuxième appel d’offres, ils contiennent la réserve sur

l’accès à un appel d’offres en vertu d’un contrat antérieur.

Exemples :

Le prestataire de services a un avantage sur un projet parce qu’il en a réalisé le premier

volet (exemple : la description des besoins). S’il soumissionne pour faire le mandat, il

aura une longueur d'avance sur les autres prestataires de services. Il n'y aurait donc pas

de juste concurrence. L’utilisation de la clause de limitation est une question d'équité et

de bonne foi.

Dans un projet de services professionnels en technologies de l’information, l’organisme

public adjuge deux contrats, chacun à une entreprise distincte : une première pour

l'analyse et la recherche de solutions et une deuxième pour le développement.

L’utilisation de la clause de limitation dans chaque cas permet ainsi de respecter l'équité.

22

Deux phases sont nécessaires pour un contrat de services professionnels en technologies

de l’information.

La première phase comprend : l’identification du processus en place, le diagnostic sur

les processus à améliorer et les recommandations.

La deuxième phase concerne : le plan global à la suite des recommandations ainsi que la

description du processus concerné, la rédaction des procédures, l’identification des

indicateurs de performance et l’analyse des coûts.

Si la clause est présente, elle incite le prestataire de services adjudicataire à effectuer un

bon rapport, complet et bien fait. Sa réputation est en jeu. Il sait que c'est un autre

prestataire de services qui prendra la relève pour la deuxième phase.

Si la clause est absente, l’organisme public pourrait obtenir un rapport incomplet. Le

prestataire de services pourrait ainsi vouloir éviter de fournir des renseignements utiles

aux autres prestataires de services avec qui il serait en compétition. Il se donnerait ainsi

plus de chance d'obtenir le contrat pour la deuxième phase.

Dans un contrat de services professionnels pour un audit fonctionnel (vérification de

l’efficacité d’un système), il y a lieu d'inclure une clause de limitation dans les

documents d'appel d’offres. Dans un pareil cas, l’organisme public veut être certain que

le système fonctionne, que les fonctions apparentes sont des fonctions réelles. Il ne veut

donc pas que le prestataire de services adjudicataire du contrat s'auto-vérifie.

Pour respecter le principe d’équité prévu à l’art. 2 (2º) de la LCOP, cette évaluation de

l’opportunité de limiter l’accessibilité à un appel d’offres doit avoir lieu avant le lancement

du premier appel d’offres.

Lorsque cette clause est utilisée, le texte de l’avis d’appel d’offres dans le SEAO doit en faire

mention.

DÉLAI DE L’APPEL D’OFFRES ET LIEU DE RÉCEPTION DES SOUMISSIONS

Rapport qualité-prix / Qualité minimale et prix / Qualité uniquement / Prix uniquement

Délai de réception des soumissions

En vertu de l’article 4 (6º) du RCS, le délai de réception des soumissions ne peut être inférieur

à 15 jours à compter de la date de la diffusion de l’avis d’appel d’offres. Ces 15 jours sont

des jours-calendriers, c’est-à-dire que les samedis et les dimanches sont comptés. Cependant,



23

lorsque le dernier jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est prorogé au

premier jour ouvrable suivant.

Il est cependant important de porter une attention toute particulière au moment de la journée

où l’avis est publié, en plus de prendre en compte le délai de traitement du SEAO pour la

publication, afin de s’assurer de respecter le délai minimal de 15 jours.

Le délai de réception des soumissions doit être suffisant pour présenter une soumission,

compte tenu du temps nécessaire à la diffusion de l’information et de la complexité du mandat

qui fait l’objet de l’appel d’offres.

Par exemple, si l’appel d’offres est publié durant le temps des Fêtes ou pendant les vacances

estivales, la prolongation du délai de réception est recommandée afin d’assurer une

concurrence suffisante en permettant à tout prestataire de services potentiel de déposer sa

soumission.

Toutefois, si l’appel d’offres public vise l’adjudication d’un contrat comportant une

dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public, le délai de réception des soumissions

peut être inférieur à 15 jours (art. 3, 2e al. du RCS). Cependant, ce délai doit être raisonnable

afin de favoriser la présentation de soumissions structurées et répondant aux besoins de

l’organisme public.

Pour des renseignements additionnels, consultez l’info-conseil « Délai de réception des

soumissions et transmission d’un addenda » (RPG 12 1 3 11).

Lieu de réception des soumissions

Les renseignements concernant l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour

la réception des soumissions doivent obligatoirement être indiqués dans les documents

d’appel d’offres (art. 4 (6º) du RCS).

Heure limite

Dans les documents d’appel d’offres, il est recommandé de faire précéder l’indication de

l’heure par le mot « avant » plutôt que par l’expression « au plus tard à ».

Cette recommandation vise à éliminer la confusion concernant la conformité des soumissions

reçues, par exemple, après 15 h 00 mais avant 15 h 01 et permet, conséquemment, d’éviter

d’éventuels recours de la part de prestataires de services2.

2 Construction DJL Inc. c. Québec (Procureur général), 2006 QCCS 5290 – 2006-11-02 – [2006] R.J.Q.

2753.




24

Par ailleurs, il faut préciser dans les documents d’appel d’offres que les soumissions doivent

être présentées avant l’heure limite fixée en vigueur localement, évitant ainsi tout

malentendu de la part de prestataires de services provenant d’un autre fuseau horaire.

RÉUNION D’INFORMATION GÉNÉRALE


Une réunion d’information à l’intention des prestataires de services peut être souhaitable pour

un contrat de grande envergure ou lorsque les travaux sont inhabituels ou susceptibles de

générer des questions. Elle a pour objet de fournir des renseignements additionnels sur les

besoins à satisfaire et de répondre aux questions des prestataires de services sur tout aspect

de l’appel d’offres.

Elle permet également une interaction entre l’organisme public et les soumissionnaires

potentiels. Il est à souligner que les réponses aux questions posées lors de la réunion doivent

faire l’objet d’un addenda si elles ont trait à de l’information qui n’a pas été indiquée dans

les documents d’appel d’offres.

LE REPRÉSENTANT DE L’ORGANISME PUBLIC


Bien qu’aucune règle ne le prévoie, il est recommandé d’indiquer le nom du secrétaire de

comités de sélection aux documents d’appel d’offres comme représentant de l’organisme

public. Cette recommandation s’explique par le fait que le rôle du représentant est d’assurer

l’uniformité d’interprétation des documents et de faciliter l’échange d’information. La

neutralité du secrétaire de comités de sélection dans le processus de sélection offre une plus

grande garantie que les demandes des prestataires de services soient traitées avec équité.

La Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats

d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics

(Politique MO) prévoit que le secrétaire de comités de sélection doit être consulté lors de la

préparation des documents d’appel d’offres (point 13 (5º) Politique MO). Il en est de même

pour le réseau de la santé et des services sociaux (point 9 (3º) Politique Santé) et pour le

réseau de l’éducation (point 5 iii) Politique Éducation). Puisque c’est le secrétaire de comités

de sélection qui est responsable du processus d’évaluation de la qualité par le comité de

sélection, il est plus en mesure de s’assurer que le contenu des documents ne prête pas à

interprétation.

http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/politique_gestion_contractuelle.pdf

http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/pgc_sante2012.pdf

http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/politique_gest_cont_MELS_2010.pdf

25

C’est aussi le secrétaire de comités de sélection qui décide de l’opportunité de transmettre un

addenda selon l’incidence de la question. Il a également l’obligation d’informer tous les

prestataires de services d’une précision, lorsque la situation le requiert.

Enfin, le secrétaire de comités de sélection doit travailler de concert avec le chargé de projet,

lequel est en mesure de fournir les explications sur des points exigeant une connaissance ou

une expertise particulière.

REGROUPEMENT D’ORGANISMES PUBLICS


Plusieurs organismes publics peuvent se regrouper dans un même appel d’offres

(art. 15 de la LCOP).

L’organisme public doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres l’identification de tout

organisme public et de toute personne morale de droit public parties à ce regroupement ou

ayant exprimé par écrit leur intention d’y être parties ainsi que l’identification préalable de

leurs besoins (art. 5 (2°) du RCS).

Ainsi, il est obligatoire pour toute partie au regroupement de requérir les services du

prestataire retenu, et ce, aux conditions prévues aux documents d’appel d’offres. Il est

également obligatoire pour tout organisme public et toute personne morale de droit public

ayant exprimé par écrit leur intention d’être parties au regroupement de requérir, à compter

de leur adhésion au regroupement et à ces conditions, les services auprès du prestataire de

services retenu (art. 5 dernier al. du RCS).

Si l’organisme public participe à un regroupement avec une personne morale de droit public

dont les conditions de conclusion de contrat diffèrent de celles de la LCOP, les conditions

applicables à cet appel d’offres sont celles auxquelles est assujetti l’organisme public ou la

personne morale de droit public qui procède à l’appel d’offres

(art. 15, 2e al. de la LCOP).

Par ailleurs, l’organisme public doit préalablement prendre en considération l’impact d’un

tel regroupement sur l’économie régionale (art. 16 de la LCOP). En effet, si, par exemple, la

presque totalité des organismes publics d’une même région se regroupaient dans un même

appel d’offres en vue de l’adjudication d’un contrat d’une durée de trois ans, les entreprises

concurrentes n’ayant pas obtenu le contrat pourraient être obligées de fermer leurs portes.






26

LIEU D’OUVERTURE PUBLIQUE DES SOUMISSIONS


Une mention à l’art. 4 (6º) du RCS précise que l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure

limites fixées pour l’ouverture des soumissions doivent être indiqués dans les documents

d’appel d’offres. C’est pourquoi il a été jugé nécessaire d’ajouter la présente clause au début

des documents types d’appel d’offres, soit dans la section « Renseignements préliminaires »,

afin que tous ceux qui sont intéressés à assister à l’ouverture publique des soumissions

puissent trouver facilement cette information.

Il est recommandé que le lieu d’ouverture publique des soumissions soit choisi en considérant

son accessibilité physique.

AVERTISSEMENT


Demandes de modifications

Les documents d’appel d’offres représentent la loi des parties. Il n’est permis de les modifier

qu’avant la date et l’heure limites prévues pour la réception des soumissions.

Il peut arriver, à la suite d'un appel d'offres, que l’adjudicataire du contrat demande à

l’organisme public de modifier certains éléments des documents d'appel d'offres, dont le

contrat à signer. Il importe de se rappeler que le processus d'appel d'offres est régi par des

règles précises, consacrées par la jurisprudence. Ces règles ne permettent pas de négocier le

contenu des conditions régissant le contrat, après la fermeture des soumissions.

La nécessité pour le donneur d'ouvrage de se conformer aux exigences établies dans l'appel

d'offres se justifie, notamment, par les principes d'équité, d’intégrité et de transparence

reconnus à l’art. 2 (1º) et (2º) de la LCOP. Il serait en effet inéquitable de demander à des

prestataires de services de fournir des efforts en temps et en argent pour élaborer une

soumission conforme aux documents d'appel d'offres si, par la suite, l'adjudicataire pouvait

négocier avec le donneur d'ouvrage des conditions différentes de celles qui prévalaient avant

la clôture de l'appel d'offres.

La seule période où un prestataire de services peut se permettre de questionner la rédaction

d'une clause des documents d'appel d'offres est celle qui précède la fermeture du délai de

réception des soumissions. Les interrogations du prestataire de services peuvent donner lieu

à deux situations :



27

le donneur d'ouvrage ne modifie pas les documents d'appel d'offres puisque la demande

ne justifie pas un addenda;

le donneur d’ouvrage modifie les documents d’appel d’offres par addenda avant la date

et l’heure limites prévues pour la réception des soumissions, ce qui peut entraîner

une prolongation du délai de réception des soumissions si la modification est susceptible

d’avoir une incidence sur les prix.

Dans le cas où l'appel d'offres est maintenu tel quel ou que les modifications, s'il en est, ne

correspondent pas à ses attentes, le prestataire de services devra faire le choix entre

soumissionner et ne pas soumissionner.

Ex-employé

L’avertissement quant à la restriction concernant l’ex-employé de l’organisme public

maintenant à l’emploi du prestataire de services vise à améliorer la confiance des prestataires

de services dans le processus d’appel d’offres et à rendre celui-ci plus équitable.

Il interdit au prestataire de services d’affecter à l’exécution d’un mandat une de ses ressources

qui a travaillé, au cours des deux années précédant le dépôt de la soumission, à un dossier

relatif à l’appel d’offres correspondant lorsqu’il était à l’emploi de l’organisme public

donneur d’ouvrage. Cette situation serait inéquitable pour les autres prestataires de services.

Le principe de l’art. 2 (2º) de la LCOP faisant la promotion du traitement intègre et équitable

des concurrents s’en trouverait alors affecté.

La clause découlant de cet avertissement doit être utilisée concurremment avec le paragraphe

correspondant dans la clause intitulée « Conditions d’admissibilité des prestataires de

services » incluse dans la section « Instructions aux prestataires de services ». Ainsi, un

prestataire de services se rend inadmissible à un appel d’offres s’il présente une telle

ressource.

Toutefois, si la ressource présentée par un prestataire de services a été à l’emploi de

l’organisme public, mais n’a pas occupé des fonctions susceptibles d’interagir avec l’appel

d’offres ou n’a pas participé directement ou indirectement à l’élaboration du devis, le

prestataire de services demeure alors admissible.

Cette clause a été ajoutée en mars 2007 pour les contrats de services professionnels à la

suite d’une demande expresse du secrétaire adjoint à l’éthique et à la législation du ministère

du Conseil exécutif. Un ministère avait alors fait la manchette pour une telle situation de

conflit d’intérêts.

Si l’organisme public utilise le mode d’adjudication fondé uniquement sur le prix pour un

contrat de services professionnels, il n’a pas à ajouter ce paragraphe à la clause qui tient lieu

d’avertissement dans les documents d’appel d’offres. Cette clause est absente des documents

types d’appel d’offres puisque ce mode d’adjudication n’implique pas d’évaluation


28

qualitative. Le choix de l’adjudicataire étant basé uniquement sur le prix soumis, le principe

d’équité est respecté.

Rejet des soumissions

L’avertissement sur le rejet des soumissions a pour but de rappeler aux prestataires de

services que le défaut de respecter l’une des conditions d’admissibilité des prestataires de

services les rend inadmissibles et que le non-respect de l’une des conditions de conformité

des soumissions entraîne le rejet automatique de leur soumission (art. 6 et 7 du RCS).

Il est important de préciser les numéros d’articles des documents d’appel d’offres où ces

conditions sont spécifiées. Il sera ainsi plus facile pour les prestataires de services de

connaître, en début de lecture, toutes les conditions d’admissibilité et les conditions de

conformité se rapportant à l’appel d’offres en allant directement les consulter aux articles

précisés.

Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA)

Depuis le 1er juin 2012, tout prestataire de services qui est inscrit au registre des entreprises

non admissibles aux contrats publics (RENA) ne peut présenter une soumission pour obtenir

un contrat public en vertu de l’article 21.4.1 de la LCOP.

De plus, le prestataire de services qui, dans le cadre de l’exécution d’un contrat avec un

organisme public, conclut un sous-contrat avec un contractant inscrit au registre des

entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA), commet une infraction et est

passible d’une amende.

Ce registre peut être consulté sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du trésor à l’adresse

suivante :

www.rena.tresor.gouv.qc.ca

Attestation de Revenu Québec

À la demande de Revenu Québec, cette clause a été ajoutée afin d’instruire les prestataires

de services sur l’importance de se procurer leur attestation dès le début de la période de

publication de l’avis d’appel d’offres afin de contrer les délais qui pourraient être occasionnés

dans la délivrance de l’attestation. Puisque celle-ci ne peut avoir été délivrée après la date et

l’heure limites de réception des soumissions, l’entreprise doit s’assurer d’avoir en sa

possession, à cette date, une attestation valide. L’attestation ne doit pas avoir été délivrée

plus de 90 jours avant la date et l’heure limites de réception des soumissions ni après ces

date et heure (arts. 50.1 à 50.6 du RCS).



http://www.rena.tresor.gouv.qc.ca/


29

Par ailleurs, il est interdit à un prestataire de services de transmettre une attestation de Revenu

Québec qui contient des renseignements faux ou inexacts, de produire pour

lui-même l’attestation d’un tiers ou de faussement déclarer qu’il ne détient pas l’attestation

requise. Il est également interdit d’aider une personne, par un acte ou une omission, à

contrevenir à ce qui a été mentionné précédemment.

L’attestation de Revenu Québec n’est pas nécessaire si le prestataire de services est autorisé

à contracter par l’Autorité des marchés financiers.

Offre, don ou paiement, rémunération ou avantage

Cette clause a été ajoutée à la suite de l’adoption de la Politique de gestion contractuelle

concernant le resserrement de certaines mesures dans le processus d’appel d’offres des

contrats des organismes publics. Le point 4 (2º) de cette politique vise à mettre en place des

mesures favorisant le respect de toutes les lois applicables, dont la Loi sur la concurrence

(L.R.C 1985, c. C-34), visant notamment à lutter contre le truquage des offres, et à prévoir

qu’advenant le cas où une entreprise contrevienne à l’une ou l’autre des lois applicables, le

contrat pourra alors, selon le cas, ne pas être conclu ou être résilié.

Le 12 avril 2010, la ministre de l’Éducation, du Loisir et du Sport mettait en place les mêmes

mesures avec l’adoption d’une politique de gestion contractuelle

(point 7 Politique Éducation).

Le 10 juin 2010, le ministre de la Santé et des Services sociaux modifiait sa politique de

gestion contractuelle en ajoutant des dispositions en vue de contrer la collusion et la

malversation (point 36 (2º) Politique Santé).

AUTORISATION DE CONTRACTER


S’il s’agit d’une soumission qui fait en sorte que le contrat comportera une dépense égale

ou supérieure au montant déterminé par le gouvernement et que l’autorisation de

contracter de l’Autorité des marchés financiers

Si le montant de la soumission fait en sorte que le contrat comportera une dépense égale ou

supérieure au montant déterminé par le gouvernement au regard de l’obligation de détenir

une autorisation de contracter de l’Autorité des marchés financiers, le prestataire de services

doit, à la date de dépôt de sa soumission, être autorisé à contracter par l’Autorité des marchés

financiers.

http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/c-34/TexteComplet.html



30

Par ailleurs, il est possible pour des entreprises de former un groupement d’entreprises

(consortium) pour présenter une soumission. Il est alors important de distinguer deux

situations concernant la forme juridique du groupement.

Si le groupement d’entreprises est juridiquement organisé (c’est-à-dire formé en société en

nom collectif, en société en commandite ou en société par actions), chaque entreprise formant

le consortium doit posséder individuellement son autorisation de contracter et le consortium

lui-même doit posséder sa propre autorisation de contracter avant le dépôt de la soumission.

L’autorisation de chaque partie constituante au regroupement n’est pas suffisante. Si une

entreprise composant le groupement ou le consortium lui-même n’est pas en mesure de

fournir son autorisation, la soumission du groupement d’entreprises sera considérée

inadmissible.

Si le groupement d’entreprises n’est pas juridiquement organisé, ce consortium n’aura pas

besoin de son autorisation et seules les entreprises le constituant devront être autorisées

individuellement avant le dépôt de la soumission.

Dans le cas d’un sous-contrat rattaché directement ou indirectement au contrat visé par

l’appel d’offres et dont le montant est égal ou supérieur au montant déterminé par le

gouvernement, chaque sous-contractant devra être autorisé à contracter par l’Autorité des

marchés publics.

En outre, un organisme public pourrait exiger que le prestataire de services soit autorisé à

contracter par l’Autorité des marchés financiers à une date différente de la fermeture de

l’appel d’offres, mais avant la conclusion du contrat. Le prestataire de services devra donc

être autorisé à contracter à la date fixée dans les documents d’appel d’offres. Il en va de

même pour un consortium, qu’il soit ou non juridiquement organisé.

Pour établir si un prestataire de services doit détenir une autorisation de contracter, il importe

de calculer la dépense découlant de sa soumission en tenant compte des options, telles que

définies dans la réglementation, et des taxes nettes. L’organisme public établit alors le

pourcentage de taxes nettes qui lui est applicable dans les documents d’appel d’offres.

Le calcul devant être effectué est le suivant :

D = (Ms + Mo) X (1 + %Tn) où :

D : Dépense pour déterminer si une autorisation de contracter est requise, à comparer au

montant fixé par le gouvernement

Ms : Montant hors taxes de la soumission

Mo : Montant hors taxes des options

%Tn : Pourcentage de taxes nettes applicable (par exemple 8 % ou 0.08)

Ce calcul doit se retrouver dans les documents d’appel d’offres à la clause « Autorisation de

contracter » de la section « Renseignements préliminaires ».

31

Contrat comportant une dépense inférieure au montant déterminé par le gouvernement

Il est possible pour l’organisme public d’obliger le prestataire de services à obtenir une

autorisation de contracter de l’Autorité des marchés financiers dans les délais et selon les

modalités qu’il aura déterminés, et ce, en cours d’exécution du contrat.

Il en va de même pour les entreprises composant un consortium et les entreprises parties à

un sous-contrat directement ou indirectement rattaché au contrat principal.

ATTESTATION RELATIVE À LA PROBITÉ DU SOUMISSIONNAIRE


Dans l’« Attestation relative à la probité du soumissionnaire » le prestataire de services

déclare avoir établi sa soumission sans collusion et sans avoir établi d’entente ou

d’arrangement avec un concurrent allant à l’encontre de la Loi sur la concurrence

(L.R.C. 1985, c. C-34) édictée par le gouvernement fédéral, entre autres quant aux prix, aux

méthodes, aux facteurs ou aux formules utilisés pour établir les prix, à la décision de

présenter, de ne pas présenter ou de retirer une soumission ainsi qu’à la présentation d’une

soumission qui, volontairement, ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.

Le prestataire de services y déclare également que ni lui, ni une personne qui lui est liée n’ont

été déclarés coupables, dans les cinq années précédant la date de présentation de la

soumission, d’un acte criminel ou d’une infraction énoncés au point 9 de cette attestation.

Dans la situation où le prestataire de services détient son autorisation de contracter de

l’Autorité des marchés financiers, l’« Attestation relative à la probité du soumissionnaire »

n’est pas requise et l’organisme public ne doit pas exiger cette attestation.

DÉCLARATION CONCERNANT LES ACTIVITÉS DE LOBBYISME EXERCÉES AUPRÈS

DE L’ORGANISME PUBLIC RELATIVEMENT À L’APPEL D’OFFRES


Depuis le 1er septembre 2012, tout prestataire de services a l’obligation de déclarer, au sens

de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme

(RLRQ, chapitre T-11.011) et des avis émis par le Commissaire au lobbyisme :


http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=%2F%2FT_11_011%2FT11_011.htm

32

soit que personne n’a exercé pour son compte, que ce soit à titre de lobbyiste

d’entreprises ou de lobbyiste-conseil, des activités de lobbyisme, préalablement à la

déclaration;

ou que des activités de lobbyisme ont été exercées pour son compte et qu’elles l’ont été

en conformité avec cette loi, avec ces avis ainsi qu’avec le Code de déontologie des

lobbyistes (RLRQ, chapitre T-11.011, r.2) préalablement à cette déclaration relativement

au présent contrat.

Par ailleurs, le prestataire de services est averti que, si l’organisme public a des motifs

raisonnables de croire que des communications d’influence non conformes à la Loi sur la

transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et au Code de déontologie des lobbyistes

ont eu lieu pour l’obtention d’un contrat, une copie de la déclaration du prestataire de services

suspecté pourra être transmise au Commissaire au lobbyisme par l’organisme public.

COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET

CONFIDENTIELS


La clause sur la collecte et l’utilisation des renseignements personnels et confidentiels vise à

assurer aux prestataires de services que les renseignements personnels et confidentiels

recueillis lors du processus d’appel d’offres et après l’adjudication du contrat resteront

confidentiels. On y fait référence à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics

et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès)

(RLRQ, chapitre A-2.1).

FICHE D’IDENTIFICATION DU REPRÉSENTANT DU PRESTATAIRE DE SERVICES


La fiche d’identification du représentant du prestataire de services est facultative. Si

l’organisme public l’inclut dans les documents d’appel d’offres, le prestataire de services doit

la remplir.

Certains donneurs d’ouvrage préféreront utiliser les coordonnées des prestataires de services

fournies par le SEAO dans la « Liste des fournisseurs qui ont acheté des documents d’appel

d’offres ».

http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=%2F%2FT_11_011%2FT11_011R2.htm

http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/A_2_1/A2_1.html

33

D’autres préféreront utiliser la fiche d’identification à titre de précaution.

QUESTIONNAIRE DE NON-PARTICIPATION À L’APPEL D’OFFRES


Ce questionnaire est obligatoire pour les ministères et organismes. Il permet à l’organisme

public de connaître les motifs d’une entreprise qui s’est procuré les documents d’appel

d’offres mais qui n’a pas soumissionné. Quelques motifs y sont proposés, mais il y a

possibilité d’en évoquer d’autres, s’il y a lieu.

Il peut être très utile à l’organisme public de connaître ces motifs, surtout s’il y a peu ou pas

de soumission reçue. En effet, en plus de le renseigner sur les points faibles des documents

d’appel d’offres, ce questionnaire permet de repérer des indices de collusion ou d’apparence

de collusion.

34


En vertu de l’art. 5 (1º) du RCS, l’organisme public doit décrire les besoins et les modalités

d’exécution dans ses documents d’appel d’offres.

Dans le cas de projets peu complexes ou dont le montant de la dépense est inférieur au seuil

d’appel d’offres public (moins de 100 000 $), il n’est pas nécessaire de recourir à toutes les

clauses proposées dans la section « Contexte de réalisation du mandat », dans la section

« Description détaillée des travaux à réaliser » et dans la section « Modalités d’exécution et

de gestion du mandat ».

Dans tous les cas, il importe cependant de fournir des renseignements clairs et complets aux

prestataires de services.

CONTEXTE DE RÉALISATION DU MANDAT


La description du contexte de réalisation du mandat est très importante. Elle doit être assez

élaborée dans le cas de mandats complexes, alors qu’un bref exposé peut être suffisant pour

les projets de moindre envergure.

Il s’agit de faire ressortir le besoin stratégique de l’organisme public et les résultats à atteindre

en ce qui concerne le mandat. Il faut, entre autres choses, présenter le contexte global et le

contexte particulier du mandat, c’est-à-dire l’interaction du mandat et de la mission de

l’organisation, ainsi que son importance quant à la livraison des produits et des services aux

clients de l’organisation. Il faut cibler le contexte administratif à l’égard de l’organisation du

travail et déterminer les limites du mandat. Il est particulièrement important de définir les

exigences globales de l’organisation, ses orientations, ses buts et ses objectifs relatifs aux

résultats à atteindre pour régler la problématique.

Structure de réalisation (rôle de chacune des parties)


La clause de structure de réalisation sert à préciser la structure du projet, les rôles et les

responsabilités de chacune des parties. Elle vise l’élimination de toute ambiguïté quant à


35

l’organisation du projet au sein de l’organisme public ainsi qu’aux liens avec le prestataire

de services.

Plus précisément, la clause de structure de réalisation a pour but de :

définir clairement le partage des responsabilités entre les ressources internes de

l’organisme public en ce qui concerne l’approbation des biens livrables, la transmission

de toute information nécessaire en temps utile, la résolution de questions en suspens et

la vérification de la qualité des biens livrables et du projet;

indiquer précisément le nombre et le profil des employés qui seront affectés au projet en

interface avec le prestataire de services et, le cas échéant, s’assurer que la structure

interne est adéquate et que les employés ont les compétences appropriées, sont

représentatifs des usagers et ont le pouvoir décisionnel correspondant à leur rôle dans le

projet;

désigner un représentant possédant la délégation de pouvoir suffisante pour discuter des

aspects contractuels du projet avec le prestataire de services;

préciser si le prestataire de services doit s’intégrer à une structure de projet déjà en place.

De plus, il serait opportun de permettre au prestataire de services de proposer une structure

conforme à ses pratiques de gestion de projet et de qualité à la condition qu’il y intègre les

professionnels exigés dans l’appel d’offres et les intervenants de l’organisme public.

Prix uniquement

La clause de structure de réalisation sert à préciser la structure du projet, les rôles et les

responsabilités de chacune des parties. Elle vise l’élimination de toute ambiguïté quant à

l’organisation du projet au sein de l’organisme public ainsi qu’aux liens avec le prestataire

de services. Plus précisément, la clause de structure de réalisation a pour but de :

définir clairement le partage des responsabilités entre les ressources internes de

l’organisme public en ce qui concerne l’approbation des biens livrables, la transmission

de toute information nécessaire en temps utile, la résolution de questions en suspens et

la vérification de la qualité des biens livrables et du projet;

désigner un représentant possédant la délégation de pouvoir suffisante pour discuter des

aspects contractuels du projet avec le prestataire de services.

36

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TRAVAUX À RÉALISER

Biens livrables à produire ou type de services à fournir

Rapport qualité-prix / Qualité minimale et prix

Contrat à forfait

Dans le cas d’un contrat à forfait, il importe de bien décrire le mandat puisque le prestataire

de services s’engage sur un prix global ferme et fondé sur des résultats.

De même, compte tenu du caractère forfaitaire de la soumission, il est primordial que

l’organisme public établisse une liste complète des biens livrables ou des services à fournir.

Le contrat à forfait oblige l’organisme public à définir les services en fonction des résultats

attendus et des besoins à satisfaire en laissant le plus d’autonomie possible au prestataire de

services quant au choix des moyens à utiliser.

Il lui faut préciser les exigences de résultats selon des critères (performance, sûreté, fiabilité,

sécurité, confidentialité, fonctionnalité, interfaces, etc.) suffisamment clairs et concrets pour

permettre la validation au moment de la réception du bien livrable et des services.

Pour des renseignements additionnels, consultez l’info-conseil « Contrat à forfait versus

contrat à prix unitaire et contrat à taux horaire » (RPG 12 1 3 8).

Contrat à prix unitaire

Dans le cas d’un contrat à prix unitaire, bien que les quantités soient estimées et non

déterminées, la description des travaux doit être précise puisque le prestataire de services

s’engage sur un prix ferme par unité à produire.



Contrat sur la base d’un taux (horaire ou journalier)

Dans le cas d’un contrat sur la base d’un taux, le mandat a avantage à être bien défini pour

aider les prestataires de services dans le choix des expériences pertinentes à inclure dans leur

soumission.



37




Qualité uniquement

Le mandat quant aux biens livrables à produire ou au type de services à fournir doit être le

mieux défini possible pour aider les prestataires de services dans le choix des expériences

pertinentes à inclure dans leur soumission.


Prix uniquement

La description des biens livrables à produire ou du type de services à fournir doit être précise,

surtout lorsque le prestataire de services s’engage à forfait.

Étapes du projet et échéancier des travaux


La date projetée du début du mandat, de même que la date ultime de la fin du mandat, doivent

être indiquées aux documents d’appel d’offres. S’il y a lieu, préciser les échéanciers critiques

et incontournables pour le projet.


Contrat sur la base d’un taux

Dans le cas de contrats adjugés sur la base d’un taux, il importe de ne pas demander aux

prestataires de services une ventilation du nombre prévu de jours ou d’heures pour chacune

des étapes du mandat. Une telle demande revient en quelque sorte à exiger du prestataire de

services une approche de type forfaitaire, laquelle est inconciliable avec un contrat sur la base

d’un taux.


38

C’est plutôt au donneur d’ouvrage d’inscrire au « Bordereau de prix », inclus dans les

documents d’appel d’offres, une quantité estimée de jours ou d’heures pour un contrat donné.

Envergure du mandat


Contrat à forfait

Dans le cas d’un contrat à forfait, l’organisme public doit inscrire aux documents d’appel

d’offres toutes les indications qui permettront aux prestataires de services d’évaluer

l’envergure et la complexité du mandat, le cas échéant.

Pour le contrat à forfait fondé sur le rapport qualité-prix ou sur le niveau minimal de qualité

et le prix, si les éléments contenus dans la présente clause ainsi que dans celle des biens

livrables à produire ou du type de services à fournir suffisent à estimer de façon juste

l’envergure du mandat, il peut ne pas être nécessaire d’indiquer d’envergure financière aux

documents d’appel d’offres. S’il est jugé nécessaire de l’indiquer, cela peut être fait en

utilisant une tranche de montant appropriée.

L’envergure du mandat peut être exprimée par un ordre de grandeur. Les tranches suivantes

sont suggérées :

de 10 000 $ à 50 000 $

de 50 000 $ à 100 000 $

de 100 000 $ à 150 000 $

de 150 000 $ à 200 000 $

de 200 000 $ à 350 000 $

de 350 000 $ à 500 000 $

de 500 000 $ à 750 000 $

de 750 000 $ à 1 000 000 $

de 1 000 000 $ à 1 500 000 $

de 1 500 000 $ à 2 000 000 $

de 2 000 000 $ à 3 000 000 $

de 3 000 000 $ à 4 000 000 $

etc.

Il importe de ne pas traduire l’envergure du mandat en nombre de jours-personnes. Cette

méthode va à l’encontre du concept de forfait selon lequel un prestataire de services a

l’obligation d’atteindre le résultat décrit pour le prix soumis quel que soit le temps qu’il

consacre à la réalisation du projet.

39



Contrat à prix unitaire ou sur la base d’un taux

Pour un contrat à prix unitaire ou sur la base d’un taux fondé sur le rapport qualité-prix ou

sur la qualité minimale et le prix, l’organisme public doit décrire dans les documents d’appel

d’offres les interventions sous la forme de type de services à fournir ou de biens livrables en

y précisant une fréquence, un type ou une quantité de gestes à poser.

L’envergure du mandat se traduit :

soit par une quantité estimée de biens livrables (s’il s’agit d’un contrat à prix unitaire);

soit par un nombre d’heures ou de jours-personnes estimé en fonction de chaque type de

ressources recherché ou en fonction de chaque type de services à rendre.

S’il advenait, pour un contrat sur la base d’un taux, que le mandat comporte des

impondérables ayant des effets sur les déplacements d’un prestataire de services, l’organisme

public pourrait payer en sus les frais de déplacement occasionnés selon la tarification prévue

à la Directive concernant les frais de déplacement des personnes engagées à honoraires par

des organismes publics. Cette politique s’applique uniquement aux ministères et aux

organismes budgétaires, mais les organismes extrabudgétaires peuvent s’en inspirer pour la

détermination du montant du remboursement des frais de déplacement.

Pour des renseignements additionnels, consultez la Directive concernant les frais de

déplacement des personnes engagées à honoraires par des organismes publics (RPG

10 2 2 9).

Exemples : • services professionnels ayant lieu dans plusieurs régions non

déterminées;

• services professionnels ayant lieu dans des régions déterminées,

mais dont la fréquence des services est indéterminée.

Dans le cas où ces impondérables n’existent pas, les frais de déplacement font partie du

taux soumis.

Contrat à prix unitaire ou sur la base d’un taux de type « contrat à exécution sur

demande »

Le contrat à exécution sur demande, à prix unitaire ou sur la base d’un taux, est utilisé pour

obtenir les services d’un prestataire de services sur une base généralement annuelle, pour des




40

activités récurrentes3 plutôt que pour un mandat spécifique4, dans les cas où le nombre de

demandes de prestations, le rythme ou la fréquence de leur exécution sont incertains.

Le mode d’adjudication fondé sur la qualité minimale et le prix peut être utilisé pour un

contrat à exécution sur demande avec un ou plusieurs prestataires de services. Par contre,

seul le contrat à exécution sur demande avec un seul prestataire de services est possible

pour le mode d’adjudication basé sur le rapport qualité-prix ou uniquement sur la qualité

puisque les demandes d’exécution sont attribuées au prestataire de services qui a soumis le

prix le plus bas (art. 32 du RCS).

L’envergure du mandat d’un contrat à exécution sur demande doit se traduire soit par un

nombre d’heures estimé selon le type de ressources, soit par un nombre de biens livrables à

produire ou d’un type de services à rendre.

Lorsque plus d’une quantité doit être indiquée, l’organisme public les inscrit dans le

document « Bordereau de prix », en annexe des documents d’appel d’offres.

La valeur monétaire approximative des prestations de services que l’organisme public

entend acquérir par contrat à exécution sur demande doit également être indiquée aux

documents d’appel d’offres (art. 31 du RCS).

Quant à lui, le montant maximal ne doit pas apparaître dans le contrat à signer intégré aux

documents d’appel d’offres; il doit être inscrit au contrat uniquement au moment de sa

signature.

Taxe de vente du Québec (TVQ), taxe sur les produits et services (TPS) ou, le cas échéant,

taxe de vente harmonisée (TVH)

Depuis le 1er avril 2013, les services requis et payés par les ministères et organismes sont

assujettis aux taxes de ventes applicables (la taxe de vente du Québec (TVQ) et la taxe sur

les produits et services (TPS), ou, le cas échéant, la taxe de vente harmonisée (TVH)) et, par

conséquent, ces taxes doivent être facturées et doivent apparaître séparément dans le

bordereau de prix.

Cependant, il est important de noter que le prix soumis par le prestataire de services ne doit

pas inclure le montant de ces taxes dans la soumission.

3 Exemple : les divers besoins de traduction de l’organisme public pour toute une année. 4 Exemple : la traduction d’un ouvrage précis dont le nombre de pages est indéterminé au moment d’adjuger le

contrat.



41

Envergure du mandat

Prix uniquement

Contrat à forfait

Pour le contrat à forfait fondé uniquement sur le prix, lorsqu’à la lumière de la description

des besoins le prestataire de services peut estimer de façon juste l’envergure du mandat, il

peut ne pas être nécessaire d’indiquer d’envergure monétaire. S’il est jugé nécessaire de le

faire, il est possible d’utiliser une tranche de montants.

L’envergure du mandat peut être exprimée par un ordre de grandeur. Les tranches suivantes

sont suggérées :

de 10 000 $ à 50 000 $

de 50 000 $ à 100 000 $

de 100 000 $ à 200 000 $

de 200 000 $ à 350 000 $

de 350 000 $ à 500 000 $

de 500 000 $ à 750 000 $

de 750 000 $ à 1 000 000 $

de 1 000 000 $ à 1 500 000 $

de 1 500 000 $ à 2 000 000 $

de 2 000 000 $ à 3 000 000 $

de 3 000 000 $ à 4 000 000 $

etc.

Contrat à exécution sur demande

Le mode d’adjudication fondé uniquement sur le prix peut être utilisé pour un contrat à

exécution sur demande avec un ou plusieurs prestataires de services.

L’envergure du mandat d’un tel contrat doit se traduire par une ou des quantités estimées de

biens livrables à produire ou de type services à fournir.



La valeur monétaire approximative des prestations de services que l’organisme public

entend acquérir doit également être indiquée aux documents d’appel d’offres

(art. 31 du RCS).

Le montant maximal, quant à lui, ne doit pas apparaître dans le contrat à signer intégré aux


signature.


42

Taxe de vente du Québec (TVQ), taxe sur les produits et services (TPS) ou, le cas échant,

taxe de vente harmonisée (TVH)

Depuis le 1er avril 2013, les services requis et payés par les ministères et organismes sont

assujettis aux taxes de ventes applicables (la taxe de vente du Québec (TVQ) et la taxe sur

les produits et services (TPS), ou, le cas échéant, la taxe de vente harmonisée (TVH)) et, par

conséquent, ces taxes doivent être facturées et doivent apparaître séparément dans le

bordereau de prix.

Cependant, il est important de noter que le prix soumis par le prestataire de services ne doit

pas inclure le montant de ces taxes dans la soumission.

Envergure du mandat et méthode de paiement des honoraires

Qualité uniquement

L’envergure du montant du contrat dont l’adjudication est uniquement basée sur l’évaluation

de la qualité se traduit par le budget maximal, qui correspond normalement à l’engagement

budgétaire de l’organisme public.

La méthode de paiement des honoraires doit être choisie en vertu d’un tarif, lorsque

applicable. Deux méthodes peuvent être utilisées pour les contrats avec des

arpenteurs-géomètres : la méthode horaire et la méthode à forfait. Quant aux contrats avec

des architectes et des ingénieurs autres que des ingénieurs forestiers, la méthode à

pourcentage s’ajoute à la méthode horaire et à la méthode à forfait.

Les trois décrets concernant les différents tarifs d’honoraires pour des services professionnels

fournis au gouvernement (arpenteurs-géomètres, architectes et ingénieurs autres que des

ingénieurs forestiers) s’appliquent maintenant à tous les organismes publics assujettis à la

LCOP en vertu de l’art. 4 de la LCOP.

Si l’organisme public rembourse les dépenses relatives aux voyages effectués par la firme

dans le cadre du mandat, la détermination du montant du remboursement des

frais de déplacement est faite conformément à la Directive concernant les frais de

déplacement des personnes engagées à honoraires par des organismes publics.

Bien que seuls les ministères et organismes budgétaires soient visés par cette politique, celle-

ci s’applique à tous les organismes publics assujettis à la LCOP pour les contrats de services

d’arpenteurs-géomètres, d’architectes et d’ingénieurs autres que des ingénieurs forestiers

lorsque le tarif d’honoraires est utilisé.


43

Si le tarif n’est pas utilisé, les organismes publics non assujettis à la directive peuvent tout

de même s’en inspirer pour la détermination du montant du remboursement des frais de

déplacement.

Il est à remarquer que, si l’organisme public choisit de solliciter un prix pour un contrat de

services avec des arpenteurs-géomètres plutôt que d’appliquer le tarif, ce prix ne pourra être

qu’un forfait (art. 105 du Tarif d’honoraires pour services professionnels fournis au

gouvernement par des arpenteurs-géomètres – RPG 10 2 2 1).

Les références au décret approprié et à la Directive concernant les frais de déplacement des

personnes engagées à honoraires par des organismes publics du Conseil du trésor devraient

se retrouver dans les documents d’appel d’offres.

Pour des renseignements additionnels, consultez la Directive concernant les frais de

déplacement des personnes engagées à honoraires par des organismes publics

(RPG 10 2 2 9).

Consultez également :

le Tarif d’honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des

arpenteurs-géomètres (RPG 10 2 2 1);


architectes (RPG 10 2 2 3);


ingénieurs (RPG 10 2 2 5).

Contrat à exécution sur demande avec un seul prestataire de services

Le contrat à exécution sur demande fondé uniquement sur l’évaluation de la qualité ne

doit être conclu qu’avec un seul prestataire de services. Ce mode d’adjudication ne peut

pas être utilisé lorsqu’il y a plusieurs prestataires de services puisqu’un prix n’est pas sollicité

et qu’en vertu de la réglementation, les demandes d’exécution pour un contrat à exécution

sur demande avec plusieurs prestataires de services sont attribuées à celui qui a soumis le

prix le plus bas (art. 32 du RCS).

L’envergure financière d’un contrat à exécution sur demande se traduit obligatoirement par

une valeur approximative des prestations de services requises. Cette valeur financière

approximative des prestations de services que l’organisme public entend requérir doit être

indiquée aux documents d’appel d’offres (art. 31 du RCS).










44

Le montant maximal, quant à lui, ne doit pas apparaître dans le contrat à signer intégré aux


signature.

MODALITÉS D’EXÉCUTION ET DE GESTION DU MANDAT

Exigences relatives à l’exécution du mandat


L’organisme public doit préciser aux documents d’appel d’offres les normes, outils,

méthodes et procédures que le prestataire de services devra utiliser pour s’adapter au contexte

de l’organisme public.

Des sujets particuliers peuvent être abordés dans cette section, par exemple les travaux

réalisés en dehors des heures normales de travail, la prise de connaissance sans frais du

contexte du projet par l’équipe de réalisation du prestataire de service ou encore la langue de

travail.

Équipement (logiciels ou composantes) nécessaire ou mis à la disposition du prestataire de

services


L’organisme public indique ici s’il fournit l’équipement nécessaire à la réalisation du mandat

(exemple : micro-ordinateurs et logiciels) au prestataire de services ou s’il doit être fournit

par ce dernier. Lorsque requis, il décrit l’information détaillée relative à cet équipement ainsi

que les exigences à respecter pour leur installation.

45

Rapports d’étape


L’organisme public indique aux documents d’appel d’offres si des rapports d’étape sur

l’avancement des travaux doivent être déposés en cours de mandat et en précise la fréquence

et le contenu.

S’il le désire, l’organisme public peut inclure cette section dans la description détaillée des

travaux à réaliser à titre de biens livrables à produire ou de type de services à fournir.

Rencontres entre le donneur d’ouvrage et le prestataire de services


L’organisme public indique aux documents d’appel d’offres que des rencontres avec le

prestataire de services seront nécessaires quant aux modalités d’exécution et de gestion du

mandat.

Modalités de suivi d’exécution


Si requis, l’organisme public indique si le prestataire de services doit produire une

planification détaillée des travaux qui lui seront confiés. Il précise aux documents d’appel

d’offres la fréquence, le type et les objectifs des rencontres de suivi d’exécution du mandat.

Ces rencontres ont notamment pour but de faire le point sur les éléments suivants : suivi des

coûts, écarts de livraison, points en suspens, points de décision et autres sujets reliés à

l’avancement des travaux.

46

Processus de réception et d’approbation des biens livrables ou des services rendus


L’organisme public identifie dans les documents d’appel d’offres les intervenants autorisés

à approuver les biens livrables ou les services rendus, ainsi que le processus qui sera mis en

place pour ce faire.

47

CRITÈRES ET GRILLE D’ÉVALUATION

Pour l’adjudication d’un contrat de services professionnels, l’organisme public préfère

habituellement évaluer le niveau de qualité des soumissions. Il sollicite alors un prix (lorsque

requis) et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés

(art. 16 du RCS).

Malgré que, dans la plupart des cas, l’organisme public sollicite uniquement un prix pour

l’adjudication d’un contrat de services de nature technique (art. 10 du RCS), le niveau de

qualité des soumissions peut également être évalué pour adjuger un tel contrat

(art. 33 du RCS). Le cas échéant, c’est l’appel d’offres fondé sur l’atteinte du niveau minimal

de qualité et le prix le plus bas qui est généralement utilisé. Aucune autorisation du Conseil

du trésor n’est requise pour l’utilisation d’un mode d’adjudication fondé sur une évaluation

de la qualité pour l’adjudication d’un contrat de services de nature technique.

Lorsqu’une telle évaluation est prévue, les critères retenus doivent être définis dans les

documents d’appel d’offres (art. 5 (6º) du RCS). De plus, pour chaque critère, les éléments

de qualité requis pour l’atteinte d’un « niveau de performance acceptable » doivent y être

précisés. Ce « niveau de performance acceptable » correspond aux attentes minimales de

l’organisme public pour chaque critère (art. 2 des annexes 1 et 2 du RCS).

Un minimum de trois critères est nécessaire pour l’évaluation de la qualité.

Choix du mode d’adjudication et de la grille d’évaluation

Trois modes d’adjudication ont été retenus pour l’adjudication d’un contrat de services

lorsqu’une évaluation de la qualité des soumissions est prévue. Il s’agit de :

l’appel d’offres fondé sur le niveau minimal de qualité et le prix le plus bas;

l’appel d’offres fondé sur le rapport qualité-prix (prix ajusté le plus bas);

l’appel d’offres fondé uniquement sur une évaluation de la qualité.

À chaque mode d’adjudication correspondent une annexe et une grille d’évaluation (annexe

1 ou 2). Le choix de l’adjudicataire est déterminé par le mode d’adjudication utilisé

(art. 19 à 22 du RCS).

Qualité minimale et prix

Le mode d’adjudication fondé sur la qualité minimale et le prix est le mode le plus souvent

utilisé lorsqu’un organisme public juge important de vérifier et d’apprécier la qualité

minimale de certains éléments intangibles sans toutefois payer plus cher pour une plus







48

grande qualité. Il est plus utilisé pour un contrat de services de nature technique que pour

un contrat de services professionnels pour lequel le mode d’adjudication fondé sur le rapport

qualité-prix est préféré.

Dans certains cas, il peut être plus avantageux d’exprimer des exigences qualitatives

minimales que de formuler exclusivement des exigences de conformité, comme dans le cas

du mode d’adjudication fondé uniquement sur le prix.

Lorsqu’une évaluation est fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité,

l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à

l’annexe 1 du RCS (art. 20 du RCS).

Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle qui, pour chacun des critères

retenus, rencontre le « niveau de performance acceptable ». Une soumission qui

n’atteint pas ce niveau à l’égard de l’un de ces critères est rejetée. Tous les critères sont

donc éliminatoires.

L’adjudicataire est le prestataire de services qui a soumis le prix le plus bas.

Rapport qualité-prix

Le mode d’adjudication fondé sur le rapport qualité-prix est le mode le plus souvent utilisé

lorsque la soumission d’un prestataire de services repose pour une large part sur la capacité

qu’il a démontrée à réaliser des projets semblables. C’est habituellement le cas pour les

contrats de services professionnels.

Si l’organisme public choisit le mode d’adjudication fondé sur le rapport qualité-prix, c’est

qu’il est prêt à payer plus cher pour une meilleure qualité.

Lorsqu’une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du

rapport qualité-prix, l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités

d’évaluation prévues à l’annexe 2 du RCS (art. 21 du RCS).

Chaque critère retenu est pondéré en fonction de son importance relative pour la

réalisation du contrat. La somme du poids des critères est égale à 100 %.

Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le « niveau de performance

acceptable » correspondant à 70 points.

La note finale pour la qualité d’une soumission est la somme des notes pondérées

obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note

obtenue pour un critère par le poids de ce critère.



49

Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au

moins 70 points, même si la note obtenue pour un critère donné est inférieure à 70 points.

Toutefois, un minimum de 70 points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des

critères, ce qui en fait un critère éliminatoire. Une soumission qui n’atteint pas le

« niveau de performance acceptable » pour ce critère, soit 70 points, est rejetée même si

la note finale est de 70 points ou plus.

L’adjudicataire est le prestataire de services qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

Le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule du prix ajusté prévue

à l’annexe 2 du RCS (art. 21 du RCS).

Le prix ajusté est calculé en fonction d’un coefficient d’ajustement pour la qualité

nommé « paramètre K ». Ce paramètre représente l’importance que l’organisme public

accorde à la qualité pour le contrat.

Le paramètre K exprime en pourcentage ce que l’organisme public est prêt à payer de

plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce,

pour l’ensemble des critères.

L’organisme public doit déterminer dans les documents d’appel d’offres la valeur du

paramètre K, laquelle ne peut être inférieure à 15 % ni excéder 30 %.

Une valeur élevée pour le paramètre K est choisie lorsque l’organisme public est prêt à

payer plus cher pour obtenir une meilleure qualité.

Qualité uniquement

Le mode d’adjudication fondé uniquement sur la qualité est généralement utilisé s’il existe,

pour le contrat visé, un tarif décrété applicable à une profession spécifique

(art. 23 du RCS). C’est le cas pour les contrats de services d’arpenteurs-géomètres,

d’architectes et d’ingénieurs autres qu’ingénieurs forestiers. Le tarif s’applique quel que

soit le montant du contrat.

Par ailleurs, un organisme public doit solliciter uniquement une démonstration de la qualité

pour adjuger un contrat d’architecture ou de génie autre que forestier (art. 24 du RCS). Il

n’a pas d’autre choix possible, car il ne peut pas solliciter un prix.

En ce qui concerne les contrats avec des arpenteurs-géomètres, bien qu’il existe un tarif,

celui-ci n’est pas obligatoire. Dans ce cas, l’organisme public peut, au choix, solliciter

uniquement une démonstration de la qualité et indiquer au contrat que la rémunération sera

effectuée selon le tarif, ou, s’il sollicite un prix, considérer l’adjudication fondée sur le

rapport qualité-prix ou sur le niveau minimal de qualité et le prix le plus bas. Il est à noter




50

que, si l’organisme public choisit de solliciter un prix pour un tel contrat plutôt que

d’appliquer le tarif, ce prix ne pourra être qu’un forfait (RPG 10 2 2 1).

Il est également possible pour l’organisme public de solliciter uniquement une démonstration

de la qualité lorsque le prix du service est en fonction du projet global. C’est notamment le

cas d’un contrat de campagne de publicité (art. 39 du RCS). Le contrat de campagne de

publicité s’effectue généralement en deux étapes avec la mesure du niveau de qualité pour

chacune des deux étapes. Ce type d’appel d’offres est traité plus loin.

Un organisme public peut adjuger un contrat de services de voyage comportant une dépense

égale ou supérieure à 100 000 $ en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité

(art. 41 du RCS). Cette possibilité permet la négociation du montant du contrat avec le

prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée.

Enfin, le niveau de qualité des demandes de qualification de prestataires de services peut être

évalué par ce mode d’adjudication. L’organisme public doit appliquer les conditions et

modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 ou aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 du RCS.

Les éléments suivants sont inhérents à l’utilisation de ce mode :

lorsqu’une évaluation est fondée uniquement sur la mesure du niveau de qualité,

l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues aux

articles 1 à 7 de l’annexe 2 du RCS (art. 22 du RCS);

chaque critère retenu est pondéré en fonction de son importance relative pour la

réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100 %;

chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le « niveau de performance

acceptable » correspondant à 70 points;

une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au

moins 70 points, même si la note obtenue pour un critère donné est inférieure à 70 points;

toutefois, un minimum de 70 points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des

critères, ce qui en fait un critère éliminatoire. Une soumission qui n’atteint pas le

« niveau de performance acceptable » pour ce critère, soit 70 points, est rejetée même si

la note finale est de 70 points ou plus;

l’adjudicataire est le prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la

note finale la plus élevée.





51


Bien définir chacun des critères utilisés

Pour toute évaluation de la qualité, la grille d’évaluation doit prévoir un minimum de trois

critères.

Il faut préciser clairement, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour

l’atteinte d’un « niveau de performance acceptable », lequel correspond aux attentes

minimales pour le critère.

Tous les éléments spécifiques qui seront considérés par le comité de sélection doivent être

énumérés dans la section portant sur les critères d’évaluation des documents d’appel d’offres.

Quant aux critères relatifs à l’expérience, ils doivent être exprimés en termes de qualité plutôt

que de quantité (exemple : démontrer par son expérience plutôt que d’énumérer trois mandats

semblables).

Considérations entourant le choix et l’application de certains critères


Pour les contrats de services en technologies de l’information, il est souhaitable d’établir

clairement une distinction entre les ressources stratégiques et les autres ressources et de

limiter aux ressources stratégiques les éléments spécifiques à évaluer. Il arrive souvent, pour

ce type de contrat, que les prestataires de services remplacent les ressources qu’il a présentées

dans sa soumission.


Pour toute évaluation de la qualité, il faut tenir compte des éléments qui suivent concernant

la norme ISO :

lorsque la norme ISO est exigée, l’usage d’un critère portant sur la capacité de relève n’a

pas à être considéré, puisque la certification ISO tient compte de cet élément. Toutefois,

s’il s’agit d’un contrat qui nécessite le recours à un type d’expérience très spécifique

et pour lequel les ressources qualifiées sont rares et limitées, l’utilisation du critère de

relève peut être justifiée;

lorsque la norme ISO est exigée, l’usage d’un critère portant strictement sur l’assurance

de la qualité n’est pas opportun puisque la certification ISO correspond justement à une

assurance de la qualité.

52

Remplir la grille d’évaluation


Pour toute évaluation de la qualité, il faut indiquer dans la grille d’évaluation les critères

d’évaluation utilisés.

Rapport qualité-prix / Qualité uniquement

Pour une évaluation fondée uniquement sur la qualité ou sur le rapport qualité-prix, il est

possible pour l’organisme public de déterminer un ou des critères éliminatoires. Il est alors

important d’identifier clairement ce ou ces critères pour lesquels un minimum de 70 points

est exigé, le cas échéant. Une soumission qui n’atteint pas le « niveau de performance

acceptable » pour un critère éliminatoire est rejetée.

Il est à remarquer que l’utilisation d’un critère éliminatoire devrait être limitée à un contrat

pour lequel il existe un large bassin de prestataires de services afin d’éviter qu’après

l’évaluation de la qualité, aucune soumission ne soit acceptable ou qu’une seule le soit, ce

qui nécessiterait, dans ce dernier cas, l’autorisation du dirigeant de l’organisme public

(art. 46 (2º) du RCS).

Le poids respectif de chaque critère défini en fonction de son importance relative doit

également être indiqué dans la grille d’évaluation. La somme des poids des critères est égale

à 100 %.


Pour une évaluation basée sur le rapport qualité-prix, il faut établir la valeur du

paramètre K dans la grille d’évaluation (entre 15% et 30%).


53

INSTRUCTIONS AUX PRESTATAIRES DE SERVICES

DÉFINITION DES TERMES


L’utilisation des définitions n’est pas obligatoire dans les documents d’appel d’offres dont

les projets sont d’une envergure inférieure à 100 000 $.

Accord intergouvernemental

Rapport qualité-prix / Qualité minimale et prix / Prix uniquement

Un accord intergouvernemental est un accord conclu entre le gouvernement du Québec et un

autre gouvernement et qui a pour objet l’accès aux marchés publics.

Pour des renseignements additionnels sur les accords intergouvernementaux, consultez les

tableaux sur l’« Assujettissement aux accords de libéralisation des marchés publics des

ministères et des organismes du gouvernement ou de l’Assemblée nationale » concernant

l’ACI, l’ACCQO, l’AQNB, l’AMP et l’AQNY5 à l’adresse Internet suivante :

http://www.tresor.gouv.qc.ca/faire-affaire-avec-letat/cadre-normatif-de-la-gestion-

contractuelle/accords-de-liberalisation/tableaux-synthese/

Qualité uniquement

Il importe de spécifier que les contrats de services pour les professions tarifées (arpenteurs-

géomètres, architectes, et ingénieurs autres qu’ingénieurs forestiers) sont exclus de

l’application des accords quel que soit le montant de la dépense.

Pour des renseignements additionnels sur les services exclus, consultez la « Liste des

marchés non soumis aux accords de libéralisation des marchés publics » (RPG 12 1 2 3,

annexe 1).

Si le mode d’adjudication fondé uniquement sur la qualité est utilisé pour un contrat de

services de voyage comportant une dépense égale ou supérieure à 100 000 $

5 ACI fait référence à l’Accord sur le commerce intérieur; ACCQO fait référence à l’Accord de commerce et

de coopération entre le Québec et l’Ontario; AQNB fait référence à l’Accord de libéralisation des marchés

publics du Québec et du Nouveau-Brunswick; AMP fait référence à l’Accord sur les marchés publics de

l’Organisation mondiale du commerce; AQNY fait référence à l’Accord intergouvernemental sur les marchés

publics entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de l’État de New York.

http://www.tresor.gouv.qc.ca/faire-affaire-avec-letat/cadre-normatif-de-la-gestion-contractuelle/accords-de-liberalisation/tableaux-synthese/

http://www.tresor.gouv.qc.ca/faire-affaire-avec-letat/cadre-normatif-de-la-gestion-contractuelle/accords-de-liberalisation/tableaux-synthese/

http://www.rpg.tresor.qc/pdf/12-1-2-3_nouveau.pdf


54

(art. 41 du RCS), les accords s’appliquent et la définition doit être ajoutée aux documents




La définition de l’attestation de Revenu Québec a été ajoutée dans les documents types

d’appel d’offres afin d’informer les prestataires de services sur ce qu’est ce document et sur

la façon de l’obtenir. L’attestation de Revenu Québec ne peut être remplacée par un avis de

cotisation, un état d’acomptes provisionnels ou tout autre document émanant de Revenu

Québec.

Contrat à exécution sur demande

Rapport qualité-prix / Qualité minimale et prix / Prix uniquement / Qualité uniquement

On retrouvera la définition du contrat à exécution sur demande avec un ou plusieurs

prestataires de services dans les documents d’appel d’offres.

La définition de contrat à exécution sur demande est absente des documents d’appel d’offres

utilisés pour un contrat ferme.

Rapport qualité-prix / Qualité uniquement

Lorsque le contrat à exécution sur demande est conclu avec plusieurs prestataires de

services, les demandes sont attribuées au prestataire qui a soumis le prix le plus bas

(art. 32 du RCS). Les modes d’adjudication fondés uniquement sur la qualité ou sur le rapport

qualité-prix ne peuvent être utilisés pour constituer une liste de prestataires de services

puisqu’au lieu d’un prix, on obtient un prix ajusté avec le premier mode et une note finale

avec le second.

Toutefois, le contrat à exécution sur demande fondé uniquement sur la qualité ou sur le

rapport qualité-prix peut être conclu avec un seul prestataire de services. La définition a

donc été modifiée afin de tenir compte de cette particularité.

Option


La définition d’option a été ajoutée dans les documents types d’appel d’offres lors des

modifications apportées à la réglementation le 23 mai 2013.



55

Ainsi, on définit ce concept comme une option de renouvellement ou une option concernant

la prestation de services supplémentaires de même nature que ceux initialement requis, au

même prix et destinés à répondre aux besoins visés dans les documents d’appel d’offres.

EXAMEN DES DOCUMENTS


Demande de renseignements

Les prestataires de services ont jusqu’à la date et l’heure limites fixées pour la réception des

soumissions pour soumettre leurs questions au représentant de l’organisme public.

Addenda

C’est au moyen d’un addenda que l’organisme public peut modifier ses documents d’appel

d’offres, s’il y a lieu (art. 9, 1er al. du RCS). Cet addenda doit être transmis aux prestataires

de services qui ont commandé les documents avant la date et l’heure limites fixées pour la

réception des soumissions. Les documents d’appel d’offres ne peuvent pas être modifiés

après ce délai.

L’exigence quant au délai de transmission d’un addenda diffère si l’appel d’offres public est

utilisé de façon volontaire pour l’adjudication d’un contrat comportant une dépense

inférieure au seuil d’appel d’offres public (art. 3, 2e al. du RCS). Le dernier paragraphe de

la clause « Examen des documents » devra être modifié en conséquence, s’il y a lieu.


Report de la date limite de réception des soumissions

Si un addenda est nécessaire, il doit être transmis au moins sept jours civils avant la date

limite de réception des soumissions si la modification est susceptible d’avoir une incidence

sur les prix soumis (art. 9, 2e al. du RCS). Si ce délai ne peut être respecté, la date limite de

réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai

minimal de sept jours soit respecté.

Par exemple, si la modification porte sur la salle où aura lieu la réunion d’information,

l’organisme public n’aura pas à reporter la date limite de réception des soumissions, puisque

cette modification n’est pas susceptible d’avoir une influence sur le prix.




56

Le délai à respecter à la suite de l’émission d’un addenda vise à permettre aux prestataires de

services de revoir le calcul de leur soumission et, dans l’hypothèse où elle implique des sous-

contractants, d’obtenir les prix de ces derniers avant de la compléter.

Le délai de transmission d’un addenda peut différer et être inférieur à sept jours si

l’organisme public procède à un appel d’offres public pour l’adjudication d’un contrat

comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public (art. 3, 2e al. du RCS).

ÉLABORATION ET PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION


Règles de présentation

Langue française

Toutes les soumissions doivent être rédigées en français afin de respecter la Charte de la

langue française et les Politiques de gestion contractuelle (point 9 Politique MO,

point 8 Politique Santé et point 4 Politique Éducation). Il en est de même pour les documents


Schéma de présentation

Le schéma de présentation peut notamment être utilisé pour les modes d’adjudication

sollicitant la qualité afin de faciliter le travail des membres du comité de sélection. De cette

façon, tous les documents demandés seront présentés dans le même ordre par les prestataires

de services. Il est cependant à noter que ce schéma est un document facultatif.

Format de la soumission

Un format de papier « 8½ × 11 » est recommandé afin que les soumissions soient de

grandeur uniforme. Le mode recto verso est spécifié par souci du respect de l’environnement.

Cependant, un manquement à ces recommandations ne constitue pas un motif de rejet de la

soumission.





57

Liste des documents exigés

Par ailleurs, en vertu de l’art. 5 (4º) du RCS, un organisme public doit prévoir dans ses

documents d’appel d’offres la liste des documents et des autres pièces exigés des prestataires

de services.

Présentation de la soumission

Le nombre de copies de la soumission exigé par l’organisme public devrait correspondre au

nombre de membres du comité de sélection. Le secrétaire du comité de sélection conserve

l’original de la soumission.

L’inscription de tous les éléments requis sur l'enveloppe de la soumission peut permettre

d’éviter une erreur de destination occasionnant un dépassement de la date et de l’heure limites

fixées pour la réception des soumissions inscrites aux documents d'appel d'offres et,

conséquemment, le rejet de la soumission (art. 7 (1º) du RCS).

DÉTERMINATION ET PRÉSENTATION DE L’OFFRE DE PRIX (ET DU BORDEREAU DE

PRIX)


En vertu de l’art. 16, 2e al. du RCS, lorsque la démonstration de la qualité et le prix sont

sollicités, ils doivent être présentés séparément dans deux enveloppes opaques différentes

afin de permettre au comité de sélection de procéder à l’évaluation de la qualité sans connaître

le prix. Le fait d’exiger une enveloppe opaque a pour but d’empêcher le dévoilement du prix

avant le moment voulu.

La taxe de vente du Québec (TVQ) et la taxe sur les produits et services (TPS), ou, le cas

échéant, la taxe de vente harmonisée (TVH) ne doivent pas être incluses dans le montant

soumis. Elles doivent plutôt être facturées et inscrites séparément dans la soumission dans

le formulaire « Bordereau de prix », le cas échéant, lorsque les services désignés sont

taxables.

Cette procédure facilite l’évaluation de l’offre de prix des prestataires de services puisque,

entre autres, les taux des taxes diffèrent d’une province à l’autre.




58

DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL


Dans les documents d’appel d’offres servant à l’adjudication des contrats de services

professionnels, il est souhaitable d’établir clairement une distinction entre les ressources

stratégiques et les autres ressources. Il arrive souvent, pour ce type de contrats, que les

prestataires de services remplacent les ressources qu’il a présentées dans sa soumission. C’est

dans le chapitre de la « Description des besoins » que l’organisme public identifie les

ressources stratégiques.

Ainsi, l’organisme public inscrit dans les documents d’appel d’offres que le chargé de projet

et les ressources identifiées dans la soumission du prestataire de services ne peuvent être

changés à partir de l’heure et la date limites fixées pour la réception des soumissions, à moins

d’une autorisation de l’organisme public à cet effet.

SOUS-CONTRAT


Pour tous les modes d’adjudication, l’organisme public peut limiter la conclusion de

sous-contrats au Québec ou aux territoires visés par les accords intergouvernementaux

applicables. Il peut également refuser la conclusion de sous-contrats.

Par ailleurs, les contrats assujettis à l’accord intergouvernemental sur les marchés publics

entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de l’État de New York (AQNY) ne

doivent pas tenir compte de l’origine des produits ou des ressources visés

(point 6 Politique MO).

Enfin, la clause des documents d’appel d’offres pour le mode d’adjudication fondé

uniquement sur l’évaluation de la qualité limite la conclusion de sous-contrat au Québec

puisque les services d’arpenteurs-géomètres, d’architectes et d’ingénieurs autres

qu’ingénieurs forestiers sont exclus de l’application des accords intergouvernementaux, quel

que soit le montant de la dépense (RPG 12 1 2 3, annexe 1).



59

ASSURANCE DE LA QUALITÉ


La LCOP vise à promouvoir la mise en œuvre de systèmes d’assurance de la qualité dont la

portée couvre, entre autres, la prestation de services requis par les organismes publics

(art. 2 (5º) de la LCOP). Quant à lui, l’art. 50 du RCS permet de considérer l’apport d’un

système d’assurance de la qualité, notamment la norme ISO, pour la réalisation d’un contrat.

L’organisme public doit alors préciser l’exigence requise dans les documents d’appel

d’offres.

Pour les ministères et les organismes publics de l’Administration gouvernementale, cette

clause est facultative pour tous les types de contrats à l’exception de ceux de services

professionnels en technologies de l’information, lesquels sont traités ci-après. L’organisme

public peut exiger l’apport d’un système d’assurance de la qualité s’il existe une

concurrence suffisante. Il choisit alors le premier paragraphe de la clause sur l’assurance de

la qualité.


Contrat de services professionnels en technologies de l’information

Il existe une particularité pour les contrats de services professionnels en technologies de

l’information octroyés par les ministères et les organismes publics de l’Administration

gouvernementale.

En effet, l’organisme public doit conclure tout contrat de services professionnels en

technologies de l’information comportant une dépense égale ou supérieure à 500 000 $ avec

un prestataire de services titulaire d’un certificat d’enregistrement ISO 9001 : 2008


Pour être reconnu par l’organisme public, le certificat d’enregistrement ISO 9001 : 2008 doit

être délivré par un registraire accrédité par le Conseil canadien des normes ou par un

organisme d’accréditation reconnu par ce conseil.

Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, l’application d’une

marge préférentielle est permise, telle que l’indique la Politique de gestion contractuelle


Il est possible, pour le dirigeant de l’organisme public, s’il le juge à propos, d’autoriser une

dérogation à l’application du point 10 de la Politique MO. Lorsque l’imposition d’une telle

exigence réduit indûment la concurrence, l’organisme public pourra choisir de ne pas

l’exiger, avec l’autorisation du dirigeant de l’organisme public. Soulignons que cette






60

dérogation devra faire l’objet d’une reddition de comptes (Point 5º a) de l’annexe 1 de la

Directive sur la reddition de comptes).

Enfin, si le contrat comporte une dépense inférieure à 500 000 $, la clause devient

facultative.


Si l’exigence de la norme ISO réduit indûment la concurrence, l’organisme public doit

permettre à tout prestataire de services de présenter une soumission. Sauf pour les contrats

dont le mode d’adjudication est fondé uniquement sur la qualité, une marge préférentielle

d’un maximum de 10 % peut être accordée au prestataire de services qui répond à cette

exigence et le pourcentage est indiqué dans la grille d’évaluation. L’organisme public choisit

alors les deux derniers paragraphes de la clause sur l’assurance de la qualité. Le pourcentage

de marge préférentielle appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres (art. 50 du RCS).

Dans le cas où l’organisme public décide d’appliquer une marge préférentielle, le prix soumis

est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de la marge

préférentielle prévue et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat

(art. 50 du RCS). La marge préférentielle ne s’applique donc pas au mode d’adjudication

fondé uniquement sur la qualité.

La réduction indue de la concurrence peut difficilement être normée de manière quantitative

vue la diversification des marchés. Il revient alors à l’organisme public de déterminer, selon

le marché concerné, la présence ou non d’un bassin de prestataires de services suffisant et le

type de services recherché si la concurrence est suffisante.

Qualité minimale et prix / Prix uniquement

Contrat à exécution sur demande conclu avec plusieurs prestataires de services

Dans le cas d’un contrat à exécution sur demande conclu avec plusieurs prestataires de

services, l’application d’une marge préférentielle relative à l’apport d’un système

d’assurance de la qualité est inutile.

En effet, l’art. 32 du RCS spécifie que lorsque le contrat à exécution sur demande est conclu

avec plusieurs prestataires de services, les demandes d’exécution sont attribuées au

prestataire qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce prestataire ne puisse y donner

suite, auquel cas les autres prestataires sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

Puisque c’est le prix soumis qui détermine le rang des demandes d’exécution aux prestataires

de services, une marge préférentielle venant diminuer le prix soumis ne peut être prise en

compte.

http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/reddition_comptes.pdf

http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/reddition_comptes.pdf




61

Cependant, l’organisme public pourrait demander dans ses exigences la détention d’un

certificat d’enregistrement ISO, par exemple.

DÉVELOPPEMENT DURABLE ET ENVIRONNEMENT


La clause sur le développement durable et l’environnement a été ajoutée aux documents types

d’appel d’offres à la suite de l’entrée en vigueur de la LCOP le 1er octobre 2008. Elle découle

d’un des principes de cette loi qui vise à promouvoir la mise en place de procédures efficaces

et efficientes qui tiennent compte des orientations gouvernementales en matière de

développement durable et d’environnement (art. 2 (4º) de la LCOP).

Quant à lui, l’art. 50 du RCS permet de considérer l’apport d’une spécification liée au

développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat. L’organisme

public doit alors préciser l’exigence requise dans les documents d’appel d’offres.

Cette clause est facultative. L’organisme public peut exiger l’ajout d’une telle spécification

s’il existe une concurrence suffisante. Il choisit alors le premier paragraphe de la clause sur

le développement durable et l’environnement.


Si l’apport d’une spécification liée au développement durable et à l’environnement réduit

indûment la concurrence, l’organisme public doit permettre à tout prestataire de services de

présenter une soumission. Sauf pour les contrats dont le mode d’adjudication est fondé

uniquement sur la qualité, une marge préférentielle d’au maximum 10 % peut être accordée

au prestataire de services qui répond à l’exigence et le pourcentage est indiqué dans la grille

d’évaluation. L’organisme public choisit alors les deux derniers paragraphes de la clause sur

le développement durable et l’environnement. Le pourcentage de marge préférentielle

appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres (art. 50 du RCS).

Dans le cas où l’organisme public décide d’appliquer une marge préférentielle, le prix soumis

est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de la marge

préférentielle prévue et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat

(art. 50 du RCS). La marge préférentielle ne s’applique donc pas au mode d’adjudication

fondé uniquement sur la qualité.





62

La marge préférentielle accordée au prestataire de services pour l’apport d’un système de la

qualité et une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la

réalisation du contrat ne peut dépasser 10 % pour l’ensemble de ces normes.




services, l’application d’une marge préférentielle relative à l’apport d’une spécification liée

au développement durable est inutile.



prestataire qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce prestataire ne puisse y donner

suite, auquel cas les autres prestataires sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

Puisque c’est le prix soumis qui détermine le rang des prestataires de services pour l’ordre

des demandes d’exécution, une marge préférentielle venant diminuer le prix soumis ne peut

être prise en compte.

ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC


Depuis le 1er juin 2010, tout prestataire de services ayant un établissement au Québec doit,

pour se voir octroyer un contrat comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $,

transmettre à l’organisme public, avec sa soumission, une attestation délivrée par Revenu

Québec. Cette attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et

l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces date et heure. Une

attestation délivrée le jour même de la date limite de réception des soumissions est valide

(art. 50.1 à 50.6 du RCS).

Une attestation délivrée à une heure et une date postérieures à la date et à l’heure limites

fixées pour la réception des soumissions ne peut pas être acceptée. En effet, la détention

d’une attestation valide à la date et à l’heure limites de réception des soumissions est une

condition d’admissibilité des prestataires de services.

Cette attestation indique que, à sa date et son heure de délivrance, le prestataire de services a

produit les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et qu’il

n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit de Revenu Québec, notamment lorsque



63

son recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues

avec lui pour en assurer le paiement et qu’il n’est pas en défaut à cet égard.

Cependant, l’attestation de Revenu Québec n’est pas requise si le soumissionnaire est

autorisé à contracter par l’Autorité des marchés financiers.

Tout prestataire de services n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités

de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales

de bureau, doit, en lieu et place d’une telle attestation, remplir et signer le formulaire

« Absence d’établissement au Québec » joint aux documents d’appel d’offres et le présenter

avec sa soumission.

Cependant, le formulaire « Absence d’établissement au Québec » n’est pas requis si le

soumissionnaire est autorisé à contracter par l’Autorité des marchés financiers.

Immatriculation des entreprises au registraire des entreprises

Au Québec, toute entreprise faisant des affaires au Québec est tenue de s'immatriculer au

registraire des entreprises et d’y déclarer sa forme juridique.

Il existe cependant des exceptions à ce principe faisant en sorte que des entreprises n’ont pas

à s’immatriculer ni à déclarer leur forme juridique, par exemple :

la personne physique qui exploite une entreprise individuelle sous un nom comprenant

son nom et son prénom;

l’association sans but lucratif qui n’est pas une personne morale et,

la personne morale de droit public.

L’organisme public devra par ailleurs exiger l’attestation de Revenu Québec d’une personne

physique qui exploite une entreprise individuelle, que celle-ci soit immatriculée ou non au

registraire des entreprises. Les particuliers en affaires qui, selon Revenu Québec, ont le statut

de petit fournisseur et qui ne sont pas immatriculés au registraire des entreprises, peuvent

également obtenir une telle attestation en suivant les modalités indiquées à l’adresse Internet

suivante :

http://www.revenuquebec.ca/fr/entreprise/amr/aqui.aspx

Revenu Québec indique par ailleurs sur son site Internet que les entreprises immatriculées au

registraire des entreprises doivent, afin d’obtenir leur attestation, utiliser les services

électroniques Clic Revenu par l’entremise du service d’authentification du gouvernement du

Québec, ClicSÉQUR.

http://www.revenuquebec.ca/fr/entreprise/amr/aqui.aspx

64

Groupement d’entreprises (consortium)

Il est possible pour des entreprises de se regrouper pour présenter une soumission. Il est alors

important de distinguer deux situations concernant la forme juridique du groupement.

Si le groupement d’entreprises s’est donné une structure juridiquement organisée, une

seule attestation de Revenu Québec devra être fournie, soit l’attestation du groupement

d’entreprises. L’attestation de chaque partie constituante au regroupement n’est pas

suffisante.

Dans le cas où le groupement d’entreprises n’est pas juridiquement organisé, chaque

entreprise composant le groupe devra fournir sa propre attestation et la joindre à la

soumission déposée par le groupement d’entreprises. Si une entreprise composant le

groupement n’est pas en mesure de fournir l’attestation, la soumission du groupement

d’entreprises sera considérée inadmissible.

Afin de connaître la forme juridique du regroupement d’entreprises, il est possible de se

renseigner sur le site Internet du registraire des entreprises. En effet, lorsqu’un groupement

d’entreprises est juridiquement organisé, le registraire des entreprises indique dans le dossier

sa forme juridique qui peut être, par exemple, « compagnie », « société en nom collectif »,

« société en commandite » ou « société en participation ». Lorsque la forme juridique

mentionnée est « autre », le groupement n’est pas juridiquement organisé.

On peut accéder au site Internet du registraire des entreprises à l’adresse suivante :

http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/

Pour des renseignements additionnels, consultez l’info-conseil « Présentation d'une

soumission par un groupement d’entreprises » (RPG 12 1 3 12).

GARANTIE DE SOUMISSION


La garantie de soumission assure le respect de la soumission soumise dans sa globalité

(contenu et prix). Elle démontre le caractère sérieux de la soumission. Si le prestataire de

services adjudicataire se désistait avant la signature du contrat, la garantie de soumission

couvrirait alors l’écart de prix entre lui et le deuxième soumissionnaire.

L’organisme public peut exiger une garantie de soumission si la compétition est vive entre

les prestataires de services, s’il y a risque d’écarts importants de prix ou si le mandat constitue

un nouveau secteur d’intervention pour l’organisme public. Toutefois, l’exigence d’une

http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/


65

garantie de soumission doit être évaluée avec précaution pour les contrats de services parce

qu’elle implique des coûts aux prestataires de services et ceci pourrait alors avoir comme

répercussion une augmentation des prix soumis.

La durée de la validité de la garantie de soumission doit être la même que celle de la

soumission. La durée de la validité de la soumission inscrite à la clause correspondante au

chapitre des « Instructions aux prestataires de services » est habituellement fixée à 45 jours.

Si l’organisme public modifie ce nombre de jours, il doit modifier également le deuxième

paragraphe de l’annexe sur la garantie de soumission.

Enfin, la garantie de soumission peut prendre la forme d’un cautionnement de soumission,

d’un chèque visé, d’un mandat, d’une traite, d’une lettre de garantie irrévocable ou encore

d’une obligation émise ou garantie par un gouvernement.

Pour des renseignements additionnels, consultez :

l’info-conseil « Garantie de soumission » (RPG 12 1 3 17);

le tableau synthèse « Gestion contractuelle en matière de garantie, retenue et pénalité »

(RPG 12 1 2 4).

GARANTIE D’EXÉCUTION


La garantie d’exécution ne porte pas sur la qualité de l’exécution, mais sur l’exécution des

services elle-même. Si le prestataire de services n’exécute pas le contrat, l’organisme public

peut couvrir, à même cette garantie, l’écart entre le prix soumis par ce prestataire de services

et celui soumis par le deuxième prestataire qui le remplace.

La garantie d’exécution doit être valable pour la durée du contrat. Le montant de cette

garantie est retourné au prestataire de services dans les 30 jours suivant la date de fin du

contrat.

Dans le cas d’un contrat comportant des options de renouvellement, la garantie s’applique

une année à la fois.

Il est à souligner qu’une garantie d’exécution est nécessairement précédée d’une garantie

de soumission. Celle-ci est remise à l’adjudicataire en échange de la garantie d’exécution au

moment de la signature du contrat.



66

Pour des renseignements additionnels, consultez le tableau synthèse « Gestion contractuelle

en matière de garantie, retenue et pénalité » (RPG 12 1 2 4).

PROGRAMME D’OBLIGATION CONTRACTUELLE (Égalité en emploi)


Créé à la fin des années 1980 à la suite d’une décision du Conseil des ministres, le programme

d’obligation contractuelle, qui découle de l’objectif sociétal d’égalité en emploi, a pour objet

d’obliger certaines organisations qui veulent soumissionner pour des contrats

gouvernementaux à s’engager à mettre sur pied un programme d’accès à l’égalité si elles

obtiennent ces contrats. Ce programme vise à corriger la situation de personnes faisant partie

de groupes victimes de discrimination dans l’emploi.

Les arts. 47 à 49 du RCS traite du programme d’accès à l’égalité en emploi et désigne les

ministères et les organismes budgétaires comme les seules organisations visées par le

programme (art. 4 (1º) et (2º) de la LCOP). La clause sur l’accès à l’égalité en emploi doit

donc être inscrite aux documents d’appel d’offres si le montant du contrat de services est égal

ou supérieur à 100 000 $, montant qui correspond au seuil d’appel d’offres public dans le cas

des contrats de services (art. 10 (1º) de la LCOP).

L’obligation de s’engager à implanter un programme d’accès à l’égalité en emploi ne vise

cependant que les entreprises du Québec ou du Canada qui comptent plus de 100 employés.

La clause sur l’égalité en emploi ainsi que l’annexe sur le Programme d’obligation

contractuelle (Égalité en emploi) sont malgré tout obligatoires pour un contrat de 100 000 $

ou plus, puisque les prestataires de services dont l’entreprise ne compte pas plus de

100 employés doivent tout de même remplir les sections 1 et 2 de cette annexe.

Il est par ailleurs recommandé d’inclure la clause si le montant estimé de la dépense est près

de 100 000 $, puisque les prix soumis pourraient dépasser ce seuil.

Si l’adjudicataire ne respecte pas son engagement d’implanter un programme d’accès à

l’égalité en emploi, le président du Conseil du trésor annule l’attestation d’engagement

délivrée à cet effet et aucun contrat ou sous-contrat de services ne peut être conclu avec lui

tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.





67

Prestataire de services du Québec

Si une entreprise québécoise compte plus de 100 employés, le prestataire de services doit

s’engager à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et

libertés de la personne pour se voir octroyer un contrat de 100 000 $ ou plus.

Prestataire de services du Canada

Un prestataire de services ou un sous-contractant d’une autre province ou territoire du Canada

à l’égard duquel un programme d’équité en emploi est applicable et comptant plus de 100

employés doit fournir, préalablement à la conclusion du contrat ou du sous-contrat, une

attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité en

emploi conforme à celui de sa province ou de son territoire avant de se voir adjuger un contrat

de 100 000 $ ou plus.

Un prestataire de services ou un sous-contractant du Québec ou d’une autre province ou

territoire du Canada qui est régi par une législation fédérale, qui compte plus de

100 employés et à l’égard duquel un programme fédéral d’équité en emploi est applicable,

doit, si le contrat ou le sous-contrat est de 100 000 $ ou plus, fournir préalablement à la

conclusion du contrat ou du sous-contrat une attestation selon laquelle il s’est engagé à

implanter un programme d’équité en emploi conforme au programme fédéral.

Il existe une procédure décrivant les modalités d’application du Programme d’obligation

contractuelle dans le Recueil des politiques de gestion. Pour des renseignements additionnels,

consultez la pièce « Programme d’obligation contractuelle – Accès à l’égalité en emploi »

(RPG 12 1 4 1).

POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA

LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION


La Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans

l’Administration s’applique aux ministères et aux organismes gouvernementaux décrits aux

sous-paragraphes 1 et 2 du paragraphe A de l’annexe de la Charte de la langue française

(RLRQ, chapitre C-11).

Voici la liste de ces organismes telle que libellée dans la charte :

« 1. Le gouvernement et ses ministères.


http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/C_11/C11.html

68

2. Les organismes gouvernementaux :

Les organismes dont le gouvernement ou un ministre nomme la majorité des membres,

dont la loi ordonne que les fonctionnaires ou employés soient nommés suivant la Loi sur

la fonction publique (chapitre F-3.1.1), ou dont le capital-actions provient, pour la moitié

ou plus, du fonds consolidé du revenu, à l'exception toutefois des services de santé, des

services sociaux, des collèges d'enseignement général et professionnel et de l'Université

du Québec. »

La liste des entreprises dont le certificat de francisation a été suspendu ou qui ne respectent

pas les étapes du processus de francisation édictées dans la Charte de la langue française peut

être consultée sur le site Internet de l’OQLF à l’adresse électronique suivante :

http://www.oqlf.gouv.qc.ca/francisation/admin_publ/liste_article22.html

Pour des renseignements additionnels, consultez le document « Langue des contrats et des

documents » (RPG 12 1 4 3).

DURÉE DE VALIDITÉ DE LA SOUMISSION


L’usage veut que la durée de validité des soumissions présentées à la suite d’un appel d’offres

soit de 45 jours mais, dans les faits, celle-ci peut varier d’un projet à l’autre.

Cependant, une règle demeure : la durée de validité des soumissions doit être assez longue

pour permettre l’évaluation des soumissions, le choix de l’adjudicataire et la signature du

contrat. Si une évaluation de la qualité est requise, les membres du comité de sélection

doivent avoir le temps de procéder, préalablement, à l’analyse individuelle des soumissions

reçues et en arriver par la suite à un consensus lors de la tenue du comité.

Au-delà de la période de validité fixée par l’organisme public, les soumissions reçues

deviennent légalement caduques, le prestataire de services n’étant plus lié par la soumission

qu’il a déposée. Ainsi, le contrat à adjuger au terme du processus d’appel d’offres ne peut

être conclu que jusqu’à l’expiration de la durée de validité des soumissions.

http://www.oqlf.gouv.qc.ca/francisation/admin_publ/liste_article22.html


69

RÉCEPTION DES SOUMISSIONS


Pour tous les appels d’offres, les soumissions reçues après le délai fixé à la clause intitulée

« Délai de l’appel d’offres et lieu de réception des soumissions » inscrite aux

« Renseignements préliminaires » ne peuvent être acceptées. Selon l’art. 7 (1º) du RCS, elles

sont non conformes et cette condition de conformité, entrainant le rejet automatique de la

soumission, doit être précisée aux documents d’appel d’offres à la clause intitulée

« Conditions de conformité de soumissions » dans les « Instructions aux prestataires de

services ».

Toutes les soumissions reçues après l’heure limite de réception des soumissions sont

retournées à leur prestataire de services respectif sans avoir été ouvertes.

RETRAIT D’UNE SOUMISSION


Un prestataire de services peut retirer sa soumission en personne ou par lettre recommandée,

et ce, en tout temps avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions

et en présenter une nouvelle. Après ce délai, il doit donner suite à sa soumission s’il est

l’adjudicataire du contrat.

OUVERTURE DES SOUMISSIONS


L’ouverture des soumissions se déroule publiquement, quelle que soit les modalités

d’adjudication du contrat. C’est pourquoi l’organisme public doit prévoir, dans ses

documents d’appel d’offres, les modalités d’ouverture des soumissions (art. 5 (5º) du RCS).

Les arts. 11 et 17 du RCS obligent l’organisme public à ouvrir publiquement les soumissions

en présence d’un témoin. L’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites sont indiqués à

la clause intitulée « Lieu d’ouverture publique des soumissions » dans le chapitre

« Renseignements préliminaires ».




70

L’organisme public est exempt de procéder à l’ouverture publique uniquement si les

soumissions sont sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne

permet pas d’identifier un prix total. Les soumissions comportant un bordereau de prix pour

lequel un prix total est établi doivent cependant être ouvertes publiquement si la qualité des

soumissions n’est pas évaluée par un comité de sélection. Seul le prix total est divulgué lors

de l’ouverture des soumissions.

Il est à noter que, même si l’appel d’offres public vise l’adjudication d’un contrat

comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public, l’ouverture des

soumissions se déroule publiquement.

Si l’organisme public procède par appel d’offres sur invitation, l’ouverture des soumissions

se déroule uniquement en présence d’un témoin, sans être publique. En effet, le Règlement

sur les contrats de services des organismes publics ne prévoit pas d’ouverture publique des

soumissions pour un appel d’offres sur invitation (art. 29 du RCS

a contrario).

Pour des renseignements additionnels, consultez le « Guide pour l’ouverture des soumissions

reçues », disponible sous l’onglet Publications dans les guides utiles sur l’Extranet des

marchés publics.

PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE DE LA SOUMISSION


Quel que soit le mode d’adjudication, un prestataire de services ne peut exiger que sa

soumission lui soit retournée, sauf si celle-ci a été reçue en retard. Dans ce cas, la soumission

est retournée non décachetée au prestataire de services concerné.

En effet, en présentant sa soumission, le prestataire de services accepte le transfert sans

condition de la propriété matérielle de sa soumission à l’organisme public.


71

CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES PRESTATAIRES DE SERVICES


L’art. 5 (3º) du RCS oblige l’organisme public à prévoir les conditions d’admissibilité

exigées des prestataires de services dans ses documents d’appel d’offres, quel que soit le

mode d’adjudication utilisé.

Les conditions d’admissibilité exigées d’un prestataire de services pour la présentation d’une

soumission sont énumérées à l’art. 6 du RCS. D’autres conditions peuvent par ailleurs être

ajoutées aux documents d’appel d’offres par l’organisme public

(art. 6 (3º) du RCS). Il est à noter que le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une

de ces conditions le rend inadmissible (art. 6, dernier al. du RCS).

Il importe de prendre conscience que, plus l’organisme public multiplie les conditions

d’admissibilité, plus il court le risque de devoir refuser des prestataires de services.

Par ailleurs, l’organisme public doit distinguer les conditions exigibles de tous les

soumissionnaires à l’ouverture des soumissions de celles uniquement exigibles de

l’adjudicataire avant la signature du contrat. L’organisme public doit prévoir toutes les

modalités des exigences dans les documents d’appel d’offres. Il doit, par exemple, préciser

si la modalité consiste à présenter un certificat en même temps que la soumission ou à

posséder le certificat exigé à la date limite de réception des soumissions.

De plus, si un document requis est identifié uniquement dans la liste des documents des

« Règles de présentation » de la clause intitulée « Élaboration et présentation de la

soumission » inscrite aux « Instructions aux prestataires de services », le prestataire de

services qui omet de joindre ce document à sa soumission pourrait se rendre admissible s’il

corrigeait cette omission à la satisfaction de l’organisme public dans le délai accordé par

celui-ci.

Qualifications nécessaires

Si la possession de qualifications, d’autorisations, de permis, de licences, d’enregistrements,

de certificats, d’accréditations ou d’attestations est nécessaire à l’exécution du contrat, l’art.

6 (1º) du RCS oblige le prestataire de services à les posséder pour la présentation de sa

soumission. L’organisme public doit donc distinguer les documents dont la possession fait

partie des conditions d’admissibilité des prestataires de services de ceux qu’il faut joindre à

la soumission.

Il importe ici de distinguer les conditions exigibles de tous les soumissionnaires à l’ouverture

des soumissions de celles uniquement exigibles de l’adjudicataire avant la signature du

contrat.







72

Autorisation de l’Autorité des marchés financiers

L’autorisation préalable à l’obtention d’un contrat public ou d’un sous-contrat public délivrée

par l’Autorité des marchés financiers (AMF) a été ajoutée comme condition d’admissibilité

à la suite de l’adoption de la Loi sur l’intégrité en matière de contrats publics le 7 décembre

2012, et ce, dans le but de s’assurer que les entreprises contractant avec l’État sont intègres.

Ainsi, depuis le 15 janvier 2013, une entreprise dont l’établissement est à l’intérieur ou à

l’extérieur du Québec et qui souhaite conclure avec un organisme public tout contrat ou sous-

contrat dont la valeur excède le montant déterminé par le gouvernement doit obtenir à cet

effet une autorisation de contracter de l’Autorité des marchés financiers

(art. 21.17 de la LCOP). Cette autorisation est valide pour une durée de trois ans

(art. 21.41 de la LCOP).

Le prestataire de services désirant soumissionner à un appel d’offres public doit être autorisé

à contracter par l’Autorité des marchés financiers à la date du dépôt de sa soumission ou à la

date fixée dans les documents d’appel d’offres. De plus, cette autorisation doit être maintenue

pendant toute l’exécution du contrat. Les sous-contractants doivent également être autorisés

à contracter à la date du dépôt de la soumission ou à la date fixée dans les documents d’appel

d’offres et l’autorisation doit être maintenue pendant toute la durée de l’exécution du sous-

contrat (arts. 21.18 et 21.19 de la LCOP).

Par ailleurs, il est possible pour des entreprises de former un groupement d’entreprises

(consortium) pour présenter une soumission. Il est alors important de distinguer deux

situations concernant la forme juridique du groupement.

Si le groupement d’entreprises est juridiquement organisé (c’est-à-dire formé en société en

nom collectif, en société en commandite ou en société par actions), chaque entreprise formant

le consortium doit posséder individuellement son autorisation de contracter et le consortium

lui-même doit posséder sa propre autorisation à la date du dépôt de la soumission ou à celle

déterminée dans les documents d’appel d’offres. L’autorisation de chaque partie constituante

au regroupement n’est pas suffisante. Si une entreprise composant le groupement ou le

consortium lui-même n’est pas en mesure de fournir son autorisation, la soumission du

groupement d’entreprises sera considérée inadmissible.

Si le groupement d’entreprise n’est pas juridiquement organisé, ce consortium n’aura pas

besoin de son autorisation et seules les entreprises le constituant devront être autorisées

individuellement avant le dépôt de la soumission.

Limitation (si application)

La condition de limitation doit être exigée si la clause intitulée « Limitation » contenue aux

« Renseignements préliminaires » est applicable. Elle vise à interdire à un prestataire de

services de présenter une soumission à la seconde phase d’un projet s’il a participé à sa




73

première phase et que cela pourrait, à certains égards, lui procurer un avantage indu par

rapport aux autres prestataires de services.

Avertissement

La condition d’avertissement se rapporte à la clause intitulée « Avertissement » des

« Renseignements préliminaires ». Elle interdit au prestataire de services d’affecter à

l’exécution du mandat une personne-ressource maintenant à son emploi, mais ayant

antérieurement été à l’emploi de l’organisme public si cette ressource a été impliquée dans

un dossier spécifique relatif à l’appel d’offres en cause lorsqu’elle était à l’emploi de

l’organisme public. Cette situation est en effet inéquitable pour les autres prestataires de

services.

Attestation relative à la probité du soumissionnaire

Le formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » a été ajouté à la suite

de l’adoption de la Politique de gestion contractuelle concernant le resserrement de certaines

mesures dans les processus d’appel d’offres des contrats des organismes publics.

Le formulaire comporte deux parties :

l’absence de collusion dans l’établissement d’une soumission (points 1 à 8);

l’absence de condamnation en vertu de la Loi sur la concurrence

(L.R.C. 1985, c. C-34) (point 9).

Le formulaire dûment rempli et signé par une personne autorisée doit être présenté par le

prestataire de services avec sa soumission. Il est important que le prestataire de services ait

fourni, s’il y a lieu, les détails se rapportant aux communications, ententes ou arrangements

qu’il aurait eus avec des concurrents.

La définition de concurrent se trouve au point 6 du formulaire. Il est à noter que l’organisme

public ou la personne affiliée au prestataire de services est un concurrent au sens du

formulaire et que son nom doit être divulgué, bien que l’article 47 (1) de Loi sur la

concurrence ne s’applique pas à un accord, à un arrangement ou à une soumission intervenu

exclusivement entre des personnes morales qui, considérées individuellement, sont des

affiliées de chacune des autres personnes morales en question.

Un prestataire de services qui n’a pas dûment rempli ou signé ce formulaire se rendrait

inadmissible. Toutefois, l’organisme public pourrait lui permettre de corriger son erreur dans

un délai satisfaisant.

La condition de non-culpabilité à la Loi sur la concurrence (L.R.C. 1985, c. C-34) a été

ajoutée à la suite de l’adoption de la Politique de gestion contractuelle concernant le



74

resserrement de certaines mesures dans les processus d’appel d’offres des contrats des

organismes publics. Le prestataire de services doit avoir été déclaré coupable en vertu d’une

infraction prévue à cette loi pour le rendre inadmissible pendant cinq ans, une simple

accusation n’étant pas suffisante.

L’organisme public peut vérifier si un prestataire de services a eu un jugement de culpabilité

rendu contre lui en vertu de cette loi sur le site Internet du Tribunal de la concurrence à

l’adresse suivante :

http://www.ct-tc.gc.ca/CasesAffaires/SommairesDecisions-fra.asp

Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de l’organisme public

relativement à l’appel d’offres

Depuis le 1er septembre 2012, tout prestataire de services a l’obligation de déclarer, au sens

de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et des

avis émis par le Commissaire au lobbyisme :

soit que personne n’a exercé pour son compte, que ce soit à titre de lobbyiste

d’entreprises ou de lobbyiste-conseil, des activités de lobbyisme, au sens de la Loi sur la

transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et des avis émis

par le Commissaire au lobbyisme, préalablement à cette déclaration relativement au

présent appel d’offres;

que des activités de lobbyisme, au sens de la Loi sur la transparence et de l’éthique en

matière de lobbyisme et des avis émis par le Commissaire au lobbyisme, ont été exercées

pour son compte et qu’elles l’ont été en conformité avec cette loi, avec ces avis ainsi

qu’avec le Code de déontologie des lobbyistes (chapitre T-11.011, r.2) préalablement à

cette déclaration relativement au présent appel d’offres.

Cette déclaration doit être dûment remplie et signée par une personne autorisée. Par ailleurs,

la déclaration doit être celle de l’organisme public ou contenir les mêmes dispositions.

Un prestataire de services qui n’a pas dûment rempli ou signé ce formulaire se rendrait

inadmissible. Toutefois, l’organisme public pourrait lui permettre de corriger son erreur dans

un délai satisfaisant.

Défaut du prestataire de services ou rendement insatisfaisant

L’art. 8 du RCS permet à un organisme public, à la condition qu’il en fasse mention dans les

documents d’appel d’offres, de se réserver la possibilité de refuser un prestataire de services,

pour une période de deux ans, dans trois cas précis.

http://www.ct-tc.gc.ca/CasesAffaires/SommairesDecisions-fra.asp



http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=%2F%2FT_11_011%2FT11_011R2.htm


75

Ces trois cas sont les suivants :

il a fait l’objet, de la part de cet organisme, d’une évaluation de rendement

insatisfaisant pour lequel la procédure réglementaire concernant l’évaluation du

rendement a été respectée et l’évaluation a été maintenue par le dirigeant de l’organisme

public dans les délais prescrits (arts. 55 à 58 du RCS);

il a omis de donner suite à une soumission (refus de signer le contrat après une

désignation à titre d’adjudicataire) ou à un contrat (refus d’effectuer la prestation de

services requise);

il a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les

conditions.

Pour se réserver la possibilité de refuser une soumission d’un prestataire de services,

l’organisme public doit obligatoirement en faire mention dans les documents d’appel d’offres

(art. 8 du RCS). La clause sur l’inadmissibilité d’un prestataire de services pour cause d’un

défaut de sa part ou d’un rendement insatisfaisant est donc facultative mais, si elle est absente,

l’organisme public ne peut refuser un prestataire de services pour une des trois raisons

invoquées précédemment.

Établissement du prestataire de services

L’organisme public doit choisir une des deux clauses selon qu’un accord

intergouvernemental s’applique ou non au contrat (art. 6 (2º) du RCS).

Si la concurrence est insuffisante, l’organisme public peut rendre admissible tout prestataire

de services qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord

intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents

d’appel d’offres (art. 6, 2e al. du RCS).

L’exigence quant au lieu de l’établissement peut également différer si l’appel d’offres public

est utilisé de façon volontaire pour l’adjudication d’un contrat comportant une dépense

inférieure au seuil d’appel d’offres public (art. 3, 2e al. du RCS). On se rappellera que

l’organisme public doit évaluer la possibilité d’instaurer des mesures favorisant l’acquisition

de biens, de services ou de travaux de construction auprès de concurrents ou de contractants

de la région concernée (art. 14 (2º) de la LCOP).

Dans le cas d’un appel d’offres public régionalisé, l’organisme public doit choisir la clause

sur l’établissement du prestataire de services utilisée puisqu’aucun accord ne s’applique et

spécifier la région concernée par l’appel d’offres. La définition de la région est laissée à

l’appréciation du donneur d’ouvrage; en effet, l’organisme public n’est pas tenu de respecter

les limites des régions administratives connues. Toutefois, il doit s’assurer d’une concurrence

suffisante et tenir compte de l’impact économique du contrat sur la région concernée.







76

Qualité uniquement

Le mode de sollicitation fondé uniquement sur la qualité est utilisé, entre autres, dans le cas

de contrats de services professionnels pour lesquels il existe un tarif. Or, les accords ne

s’appliquent pas aux services d’arpenteurs-géomètres, d’architectes et d’ingénieurs autres

qu’ingénieurs forestiers (art. 1 b) annexe 502.1B de l’ACI). C’est pourquoi la clause est

utilisée seulement lorsqu’aucun accord applicable n’est prévu.


La détention par le prestataire de services d’une attestation de Revenu Québec valide est

considérée comme une condition d’admissibilité des prestataires de services

(art. 50.3 du RCS), sauf s’il détient une autorisation de contracter délivrée par l’Autorité des

marchés financiers. Dans ce cas, l’attestation de Revenu Québec n’est pas requise.

Pour être valide, l’attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et

l’heure limites fixées pour la réception des soumissions. Cependant, une attestation délivrée

à la date limite de réception des soumissions est valide.

Cette attestation doit être exigée d’un prestataire de services qui a un établissement au

Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et

accessible durant les heures normales de bureau. Un soumissionnaire ayant son siège social

à l’extérieur du Québec doit transmettre son attestation avec sa soumission s’il a également

un établissement au Québec.

Si la soumission est présentée par un groupement d’entreprises (consortium), il est alors

important de distinguer deux situations concernant la forme juridique du groupement. Ainsi,

si le groupement d’entreprises s’est donné une structure juridiquement organisée, une

seule attestation devra être fournie, soit l’attestation du groupement d’entreprises.

L’attestation de chaque partie constituante du groupement n’est pas suffisante.

Dans le cas où le groupement d’entreprises n’est pas juridiquement organisé, chaque

entreprise composant le consortium devra fournir sa propre attestation et la joindre à la

soumission déposée par le groupement d’entreprises. Si une entreprise composant le

groupement n’est pas en mesure de fournir l’attestation, la soumission du groupement

d’entreprises sera considérée inadmissible.

Formulaire « Absence d’établissement au Québec »

Le prestataire de services qui n’a pas, au Québec, un établissement où il exerce ses activités

de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales

de bureau, n’a pas à présenter d’attestation de Revenu Québec (art. 50.6 du RCS), sauf s’il

détient une autorisation de contracter délivrée par l’Autorité des marchés financiers. Dans ce

cas, le formulaire « Absence d’établissement au Québec » n’est pas requis.

http://www.ait-aci.ca/fr/ait/ait_fr.pdf



77

Afin de ne pas rendre erronément inadmissible un prestataire de services qui n’a pas transmis

une telle attestation avec sa soumission mais qui n’a pas d’établissement au Québec, le

formulaire « Absence d’établissement au Québec » a été ajouté dans les documents types

d’appel d’offres. Le prestataire de services doit alors le remplir et le transmettre avec sa

soumission pour attester qu’il n’a pas un tel établissement et n’a pas à transmettre cette

attestation.

Norme ISO

La clause sur la norme ISO est utilisée quand le certificat d’enregistrement ISO est une

exigence. Cette condition consiste à posséder le certificat au moment de déposer sa

soumission. La possession du certificat est exigible de tous les soumissionnaires pour la

présentation d’une soumission (art. 6 (1º) du RCS). Le prestataire de services qui ne possède

pas ce certificat est inadmissible (art. 6, dernier al. du RCS). L’omission de présenter ce

certificat en même temps que la soumission pourrait ne pas rendre ce prestataire de services

inadmissible s’il présentait le certificat à l’organisme public dans le délai accordé par celui-

ci.

Obtention de l’identité des personnes composant le comité de sélection ou communication

avec un membre du comité de sélection

La condition d’absence de communication ou de tentative de communication avec l’un des

membres du comité de sélection a été ajoutée à la suite de l’adoption de la Politique de gestion

contractuelle concernant le resserrement de certaines mesures dans les processus d’appel

d’offres des contrats des organismes publics. Cette condition consiste en une mesure voulant

empêcher les soumissionnaires d’influencer ou de tenter d’influencer les membres du comité

de sélection.

Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA)

Depuis le 1er juin 2012, tout prestataire de services qui est inscrit au registre des entreprises

non admissibles aux contrats publics (RENA) ne peut présenter une soumission pour obtenir

un contrat public en vertu de l’article 21.4.1 de la LCOP.

Ainsi, la période d’inadmissibilité d’un prestataire de services inscrit au RENA doit être

terminée afin que ce dernier soit de nouveau admissible à un contrat public faisant l’objet

d’un appel d’offres.

Autres conditions d’admissibilité

L’organisme public indique aux documents d’appel d’offres toute autre condition

d’admissibilité qu’il désire imposer à tous les prestataires de services à l’ouverture des

soumissions (art. 6 (3º) du RCS).





78

Correction d’une omission ou d’une erreur

L’organisme public peut permettre à un prestataire de services de corriger une omission ou

une erreur relativement à une condition d’admissibilité des soumissions, dans un délai

raisonnable dont la durée est déterminée par l’organisme public.

Par exemple, un prestataire de services qui a omis de présenter son attestation de Revenu

Québec avec sa soumission pourra se voir offrir par l’organisme public la possibilité d’en

présenter une valide dans un délai raisonnable. Toutefois, un prestataire de services qui a

omis de présenter son offre de prix rempli et signé ne pourra corriger son erreur puisqu’il

s’agit ici d’une condition de conformité et non d’admissibilité.

CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS


L’art. 5 (3º) du RCS oblige l’organisme public à prévoir les conditions de conformité des

soumissions dans les documents d’appel d’offres.

Les cas de non-conformité entraînant le rejet automatique d’une soumission sont indiqués à

l’art. 7 et 7.1 du RCS. D’autres conditions peuvent par ailleurs être ajoutées par l’organisme

public.

Il importe de prendre conscience que, plus l’organisme public multiplie les conditions de

conformité, plus il court le risque de rejeter des soumissions.

Par ailleurs, l’organisme public doit distinguer les conditions exigibles de tous les prestataires

de services à l’ouverture des soumissions de celles uniquement exigibles de l’adjudicataire

avant la signature du contrat. Il doit prévoir toutes les modalités des exigences dans ses

documents d’appel d’offres. Il lui faut, par exemple, préciser si elle consiste à joindre un

certificat à la soumission ou à être titulaire du certificat exigé à la date limite de réception

des soumissions.

Réception des soumissions (non-respect de l’endroit, de la date et de l’heure)

L’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions

sont indiqués à la clause intitulée « Délai de l’appel d’offres et lieu de réception des

soumissions » des « Renseignements préliminaires ».

La clause intitulée « Réception des soumissions » inscrite au chapitre des « Instructions aux

prestataires de services » les informe de l’obligation de respecter ce délai.



79

La clause sur la réception des soumissions indiquée aux conditions de conformité des

soumissions vient, quant à elle, préciser que le non-respect de ces éléments entraîne le rejet

automatique de la soumission. Cette clause est obligatoire (art. 7 (1º) du RCS).

Soumission en français

Les politiques de gestion contractuelle obligent les prestataires de services à rédiger leur

soumission en français, et ce, même si la soumission provient d’un prestataire de services

ayant un établissement hors du Québec (point 9, Politique MO, point 8, Politique Santé et

point 4 Politique Éducation). Le non-respect de cette obligation entraîne le rejet automatique

de la soumission.

Par ailleurs, les documents d’appel d’offres doivent obligatoirement être rédigés en français.

Absence d’un document requis

Les prestataires de services doivent joindre à leur soumission les documents requis dans

l’appel d’offres (art. 7 (2º) du RCS). Certains formulaires ou certaines garanties sont

spécifiquement mentionnés dans les conditions de conformité des soumissions et peuvent

varier selon le mode de sollicitation choisi.

Les formulaires les plus courants sont : « Soumission », « Engagement du prestataire de

services », « Offre de prix » et « Bordereau de prix ». L’absence de ces documents avec leurs

spécificités (mêmes dispositions et dûment remplis) entraînent le rejet automatique de la

soumission.

Absence d’une signature requise d’une personne autorisée

Certains documents doivent être signés par une personne autorisée. L’absence d’une telle

signature entraîne le rejet automatique de la soumission (art. 7 (3º) du RCS).

Rature ou correction apportée au prix soumis et non paraphée

Une rature ou une correction apportée au prix soumis qui n’est pas paraphée (absence

d’initiales) par la personne autorisée entraîne le rejet automatique de la soumission


En effet, l’acceptation d’une soumission présentant une rature ou une correction apportée au

prix de la soumission qui ne serait pas paraphée mettrait en doute le principe d’équité et de

transparence qui veut que « justice doit non seulement être faite, mais elle doit manifestement

paraître avoir été faite ». L’organisme public qui accepterait une telle soumission pourrait

être soupçonné d’avoir modifié unilatéralement le prix de ladite soumission en vue de








80

l’adjudication du contrat. Cette exigence est donc fondée sur l’obligation de transparence et

même sur l’obligation d’apparence de transparence.

Soumission conditionnelle ou restrictive

Le prestataire de services qui présente une soumission accepte les conditions de l’appel

d’offres. Il ne peut les modifier en aucune façon : c’est un contrat d’adhésion. Le fait

d’ajouter une condition ou une restriction à une soumission entraîne son rejet automatique


À titre de renseignements, voici quelques exemples de soumission conditionnelle ou

restrictive :

une soumission dont la durée de validité serait inférieure à la durée fixée aux documents

d’appel d’offres;

une soumission qui fixerait le délai de livraison à une date ultérieure à celle déterminée

aux documents d’appel d’offres;

une soumission dont le montant du cautionnement serait inférieur à celui exigé aux

documents d’appel d’offres;

une soumission qui viendrait modifier et restreindre la portée d’une obligation

incombant au prestataire de services et énoncée aux documents d’appel d’offres.

Prix soumis et démonstration de la qualité non présentés séparément

En vertu de l’art. 7 (6º) du RCS, il importe que le prix soumis et la démonstration de la qualité

soient présentés séparément parce que les membres du comité de sélection ne doivent pas

connaître le prix lorsqu’ils procèdent à l’évaluation de la qualité

(art. 26, 1er al. du RCS). Le non-respect de cette condition entraîne le rejet automatique de la

soumission.

Il est recommandé que les formulaires sur lesquels le prix est indiqué soient présentés sous

pli séparé, dans une enveloppe opaque cachetée.

De plus, cette clause vise à promouvoir les principes de transparence dans les processus

contractuels (art. 2 (1º) de la LCOP) et de traitement intègre et équitable des concurrents

(art. 2 (2º) de la LCOP).






81

Dépôt de plusieurs soumissions

En vertu de l’art. 7 dernier al. du RCS, le dépôt par un prestataire de services de plusieurs

soumissions pour un même appel d’offres entraîne le rejet automatique de toutes ses

soumissions.

Divergence entre le montant en chiffres et celui en lettres

Le prix soumis doit être le même en chiffres et en lettres. Le non-respect de cette condition

entraîne le rejet automatique de la soumission. Aucun montant n’a préséance sur l’autre.

Soumission dont le prix est anormalement bas

Si la soumission déposée par un prestataire de services comporte un prix anormalement bas,

le dirigeant d’organisme pourrait, après analyse du dossier, en autoriser le rejet

(art. 7.1 du RCS).

Non-respect de toute autre condition de conformité

L’organisme public indique ici toute autre condition de conformité entraînant le rejet

automatique de la soumission et exigée de tous les prestataires de services à l’ouverture des

soumissions, s’il y a lieu (art. 7 (7º) du RCS).

TRANSMISSION AUX PRESTATAIRES DE SERVICES DE LA RAISON DU REJET DE LEUR

SOUMISSION


La clause sur la transmission aux prestataires de services de la raison du rejet de leur

soumission, qui s’applique à tous les modes d’adjudication, a été ajoutée aux documents

types d’appel d’offres à la suite de l’entrée en vigueur de la LCOP le 1er octobre 2008.

Si l’organisme public rejette une soumission parce que le prestataire de services n’est pas

admissible ou parce que sa soumission n’est pas conforme, il en informe le prestataire en

mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat

(arts. 12 et 18 du RCS).

L’expression « au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat » signifie à n’importe

quel moment entre l’instant où le choix de l’adjudicataire est effectué et 15 jours après ce

moment.





82

En pratique, l’organisme public transmet aux prestataires de services ayant présenté une

soumission un formulaire intitulé « Information à transmettre aux entreprises ayant présenté

une soumission ». Les résultats transmis en vertu de l’art. 28 du RCS le sont en même temps

que la raison du rejet de la soumission. De plus, la transmission d’information aux

prestataires de services après l’adjudication du contrat réduit la possibilité de poursuites.

CONDITIONS ET MODALITÉS D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ DES SOUMISSIONS


Lorsqu’une évaluation de la qualité des soumissions est prévue, l’organisme public doit

prévoir les règles d’évaluation dans ses documents d’appel d’offres (art. 5 (6º) du RCS).

L’évaluation est effectuée par un comité de sélection qui procède à l’évaluation de toutes les

soumissions admissibles et conformes à partir des critères définis dans les documents d’appel

d’offres et de la grille d’évaluation prévue à cette fin (art. 26 du RCS).

Lorsqu’une évaluation est fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, l’organisme

public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 du RCS

(art. 20 du RCS).

Lorsqu’une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du

rapport qualité-prix, l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités

d’évaluation prévues à l’annexe 2 du RCS (art. 21 du RCS).

Lorsqu’une évaluation est fondée uniquement sur la mesure du niveau de qualité,

l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues aux

articles 1 à 7 de l’annexe 2 du RCS (art. 22 du RCS).

Pour des renseignements additionnels sur l’évaluation de la qualité, consultez le chapitre

« Critères et grille d’évaluation » du présent guide.

DÉTERMINATION DU PRIX


Lorsque le mode d’adjudication d’un contrat est fondé sur le niveau minimal de qualité et le

prix le plus bas, l’organisme public doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres toute

modalité de calcul applicable aux fins de l’adjudication (art. 5 (7º) du RCS).








83

Par ailleurs, seules les enveloppes de prix des soumissions acceptables sont ouvertes par le

comité de sélection, sauf si un seul prestataire de services a présenté une soumission

acceptable. Dans ce cas, l’art. 46 du RCS laisse au dirigeant de l’organisme le soin de

déterminer s’il y a lieu de poursuivre ou non le processus d’adjudication avec ce

soumissionnaire.

L’art. 50 du RCS permet quant à lui de tenir compte d’une marge préférentielle qui modifie

le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat. L’organisme public peut tenir compte

d’une marge préférentielle uniquement s’il exige un système d’assurance de la qualité ou

une spécification liée au développement durable et à l’environnement et que l’imposition

d’une telle exigence réduise indûment la concurrence. Une marge préférentielle utilisée à

d’autres fins n’est pas permise par la réglementation. Par ailleurs, le pourcentage de marge

préférentielle qui sera appliqué doit obligatoirement être indiqué dans les documents d’appel

d’offres.

Si l’organisme public inclut une telle exigence à ses documents d’appel d’offres sans que la

concurrence ne soit réduite de façon indue, il n’a pas à tenir compte de la marge préférentielle

et doit enlever les paragraphes traitant de cette notion dans ses documents d’appel d’offres.

DÉTERMINATION DU PRIX AJUSTÉ


Lorsque le mode d’adjudication d’un contrat est fondé sur le rapport qualité-prix, l’organisme

public doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres toute modalité de calcul applicable

aux fins de l’adjudication (art. 5 (7º) du RCS).

Par ailleurs, seules les enveloppes de prix des soumissions acceptables sont ouvertes par le

comité de sélection, sauf si un seul prestataire de services a présenté une soumission

acceptable. Dans ce cas, l’art. 46 du RCS laisse au dirigeant d’organisme le soin de

déterminer s’il y a lieu de poursuivre ou non le processus d’adjudication avec ce

soumissionnaire.

Le prix ajusté est calculé en fonction d’un coefficient d’ajustement pour la qualité à l’aide du

paramètre K. Ce paramètre représente l’importance que l’organisme public accorde à la

qualité. Les modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 du RCS prévoient que l’organisme

public détermine dans ses documents d’appel d’offres la valeur du paramètre K. Cette

valeur doit se situer entre 15 % et 30 % (art. 9, annexe 2 du RCS).

Le paramètre K exprime en pourcentage ce que l’organisme public est prêt à payer de plus

pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce, pour

l’ensemble des critères d’évaluation (art. 8, annexe 2 du RCS). L’organisme public attribue







84

une valeur élevée au paramètre K lorsqu’il est prêt à payer plus cher pour obtenir une

meilleure qualité.

Enfin, la réglementation permet de tenir compte d’une marge préférentielle qui modifie le

prix soumis et non le prix ajusté aux fins de l’adjudication. L’organisme public peut tenir

compte d’une marge préférentielle uniquement s’il exige un système d’assurance de la

qualité ou une spécification liée au développement durable et à l’environnement mais

que l’imposition d’une telle exigence réduirait indûment la concurrence

(art. 50 du RCS). Une marge préférentielle utilisée à d’autres fins n’est pas permise par la

réglementation. Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit

obligatoirement être indiqué dans les documents d’appel d’offres.

Si l’organisme public inclut une telle exigence sans que la concurrence ne soit réduite de

façon indue, il n’a pas à tenir compte de la marge préférentielle et doit enlever les paragraphes

traitant de cette notion dans ses documents d’appel d’offres.

SOUMISSION DONT LE PRIX EST ANORMALEMENT BAS


Depuis le 23 mai 2013, un organisme public qui reçoit une soumission qui semble comporter

un prix anormalement bas doit appliquer un certain processus avant d’adjuger le contrat (arts.

29.1 à 29.8 du RCS).

Ainsi, le prix d’une soumission est anormalement bas si une analyse sérieuse et documentée

démontre que le prix soumis ne peut permettre au prestataire de services de réaliser le contrat

selon les conditions des documents d’appel d’offres sans mettre en péril l’exécution du

contrat.

Cette évaluation doit être effectuée par un comité formé du responsable de l’observation des

règles contractuelles (le RORC) de l’organisme public et d’au moins trois membres désignés

par le dirigeant de l’organisme public qui ne sont pas impliqués dans la procédure

d’adjudication du contrat.




85

DÉFAUT DU PRESTATAIRE DE SERVICES


Auparavant, la clause sur le défaut du prestataire de services n’était utilisée que si une

garantie de soumission était exigée. Elle a été ajoutée à tous les documents types d’appel

d’offres, quel que soit le mode d’adjudication utilisé, à la suite de l’adoption de la Politique

de gestion contractuelle concernant le resserrement de certaines mesures dans les processus

d’appel d’offres des contrats des organismes publics.

L’organisme public peut donc se réserver le droit de réclamer à tout prestataire de services

une somme d’argent représentant la différence entre le montant de sa soumission et celle

subséquemment retenue s’il est en défaut de donner suite à sa soumission, et ce, afin d’éviter

que des prestataires de services s’entendent au préalable.

CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE


Quel que soit le mode d’adjudication utilisé, l’organisme public doit prévoir dans ses

documents d’appel d’offres la règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas

échéant, toute modalité de calcul applicable aux fins de l’adjudication du contrat



Dans le cas d’une adjudication fondée sur le rapport qualité-prix, l’organisme public adjuge

le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix ajusté le plus bas

(art. 21 du RCS).

L’organisme public corrige, s’il y a lieu, les erreurs de calcul des bordereaux de prix de tous

les prestataires de services ayant présenté une soumission rencontrant le « niveau de

performance acceptable » lors de l’évaluation de la qualité. Les corrections, le cas échéant,

sont effectuées par l’organisme public selon les modalités inscrites à la clause.


Dans le cas d’une adjudication fondée sur le niveau minimal de qualité et le prix le plus bas,

l’organisme public adjuge le contrat au prestataire de services dont la soumission rencontre

tous les éléments de qualité et qui a soumis le prix le plus bas (art. 20 RCS).




86

L’organisme public corrige, s’il y a lieu, les erreurs de calcul des bordereaux de prix de tous

les prestataires de services ayant présenté une soumission rencontrant le « niveau de

performance acceptable » lors de l’évaluation de la qualité. Les corrections, le cas échéant,

sont effectuées par l’organisme public selon les modalités inscrites à la clause.

Qualité uniquement

Dans le cas d’une adjudication fondée uniquement sur la qualité, l’organisme public adjuge

le contrat au prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale

pour la qualité la plus élevée (art. 22 du RCS).

Prix uniquement

Dans le cas d’une adjudication fondée uniquement sur le prix, l’organisme public adjuge le

contrat au prestataire de services qui a soumis le prix le plus bas (art. 13 du RCS).

Lorsqu’un bordereau de prix doit être rempli par le prestataire de services, l’organisme public

corrige, s’il y a lieu, les erreurs de calcul de la plus basse soumission conforme. Si, à la

suite de ces corrections, le prix global du plus bas soumissionnaire conforme est plus élevé

que celui du deuxième plus bas soumissionnaire conforme, ce dernier devient le plus bas

soumissionnaire conforme et il fait l’objet du même processus de vérification. L’organisme

public n’a pas à vérifier tous les bordereaux de prix. En effet, ce serait un processus fastidieux

lorsque la quantité de soumissions reçues est importante.




services, la clause « Choix de l’adjudicataire » doit être modifiée afin d’expliquer la manière

dont l’organisme public procèdera pour l’attribution des contrats.

La section portant sur le contrat à exécution sur demande à la fin de ce document propose un

modèle de clause.


Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, le contrat est adjugé par tirage

au sort (arts. 14 et 27 du RCS).




87

RÉSERVE


La clause qui stipule que l’organisme public ne s’engage à accepter aucune des soumissions

reçues doit être indiquée dans tout avis d’appel d’offres (art. 4 (7º) du RCS). Elle doit

également être incluse dans les documents d’appel d’offres.

Cette clause de réserve a été bonifiée à la suite de l’adoption de la Politique de gestion

contractuelle concernant le resserrement de certaines mesures dans les processus d’appel

d’offres des contrats des organismes publics.

En effet, la politique mentionne que la possibilité pour l’organisme public de n’accepter

aucune des soumissions reçues s’applique, notamment lorsqu’il juge que les prix sont

disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

TRANSMISSION AUX PRESTATAIRES DE SERVICES DU RÉSULTAT DE L’ÉVALUATION

DE LA QUALITÉ


L’organisme public informe chaque prestataire de services du résultat de l’évaluation de la

qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat

(art. 28 du RCS).

Si c’est l’annexe 1 du Règlement qui a été utilisée pour l’évaluation de la qualité des

soumissions, l’organisme public doit transmettre au prestataire de services la confirmation

de l’acceptation ou non de sa soumission et le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par

celui-ci.

Si c’est l’annexe 2 du Règlement qui a été utilisée pour l’évaluation de la qualité des

soumissions, l’organisme public doit transmettre au prestataire de services la confirmation

de l’acceptation ou non de sa soumission, sa note pour la qualité, le prix ajusté et son rang en

fonction des prix ajustés, le cas échéant, et le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité

et, le cas échéant, le prix qu’il a soumis ainsi que le prix ajusté qui en découle.

Chaque prestataire de services ayant présenté une soumission reçoit son résultat et celui de

l’adjudicataire. L’organisme public ne doit jamais transmettre aux prestataires de services les

résultats des autres prestataires de services qui ne sont pas adjudicataires.



88

PUBLICATION DU RÉSULTAT DES SOUMISSIONS


La clause « Publication du résultat des soumissions » a été ajoutée à la suite de l’adoption de

la Loi sur les contrats des organismes publics. Il est important de bien choisir la clause qui

s’applique au type de contrat visé par l’appel d’offres.

Ainsi, à la suite d’un appel d’offres public, l’organisme public doit publier dans le système

électronique d’appel d’offres (SEAO) dans les 15 jours suivant la conclusion du contrat

la description initiale du contrat (art. 51 du RCS) :

le nom du prestataire de services;

la nature des services qui font l’objet du contrat;

la date de conclusion du contrat;

l’un des renseignements suivants, selon le cas :

le montant du contrat;

lorsqu’un tarif est applicable, le montant estimé du contrat en fonction de la méthode

de paiement retenue (forfait, pourcentage ou taux horaire);

s’il s’agit d’un contrat comportant des options, leur description ainsi que le montant total

de la dépense qui sera encourue si toutes les options sont exercées.

Si contrat à exécution sur demande avec un seul prestataire de services

S’il s’agit d’un contrat est à exécution sur demande avec un seul prestataire de services,

l’organisme public doit publier, dans les 15 jours suivant la conclusion du contrat, la

description initiale du contrat (art. 51 du RCS) :




le montant estimé de la dépense





89

Si contrat à exécution sur demande avec plusieurs prestataires de services

S’il s’agit d’un contrat est à exécution sur demande avec plusieurs prestataires de services,

l’organisme public doit publier dans le SEAO, dans les 15 jours suivant la conclusion du

contrat, la description initiale du contrat (art. 51 du RCS) :

le nom des prestataires de services retenus;



le prix respectivement soumis par chacun des prestataires de services;




90

DEUXIÈME PARTIE

ADJUDICATION

La deuxième partie des documents d’appel d’offres correspond à l’environnement

contractuel de l’adjudicataire.

Cette partie présente les termes et les conditions auxquels est soumis le prestataire de services

à qui l’organisme public adjuge le contrat.

CONDITIONS GÉNÉRALES

La formulation de ces clauses doit être conforme au « Guide de rédaction des contrats »

élaboré par le ministère de la Justice en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du trésor.

Ce document est exclusivement réservé aux ministères et aux organismes publics de

l'Administration gouvernementale. Les établissements des réseaux (santé et services sociaux

et éducation) n’y ont pas accès. Il est important de noter qu’il n’est pas souhaitable de

modifier le chapitre sur les conditions générales.

D’autres conditions peuvent être nécessaires pour couvrir toutes les situations du contrat.

Dans ce cas, l’organisme public utilise les clauses du chapitre suivant qui porte sur les

conditions générales complémentaires pour :

modifier certaines clauses des conditions générales qui sont difficilement applicables;

prévoir des clauses additionnelles en raison de besoins spécifiques.

AUTORISATION DE CONTRACTER


La clause sur l’autorisation de contracter vise à assurer à l’organisme public que le prestataire

de services va maintenir, pendant toute la durée du contrat, son autorisation de contracter

délivrée par l’Autorité des marchés financiers.

91

Dans le cas d’un consortium qui n’est pas juridiquement organisé, chacune des entreprises le

composant doit individuellement maintenir son autorisation de contracter pendant toute la

durée du contrat.

Dans le cas d’un consortium juridiquement organisé, celui-ci doit, en tant que prestataire de

services, maintenir son autorisation de contracter pendant toute la durée du contrat. Toutes

les entreprises formant ce consortium doivent en faire de même.

COLLABORATION


La clause sur la collaboration vise à assurer l’organisme public que le prestataire de services

collabore entièrement avec lui à la bonne marche du projet couvert par le contrat ainsi qu’au

respect des échéances et des directives supplémentaires, s’il y a lieu.

INSPECTION


La clause sur l’inspection vise à s’assurer de la bonne exécution du contrat au cours de sa

réalisation. L’inspection en cours d’exécution de contrat permet de vérifier si celui-ci est

exécuté conformément aux attentes de l’organisme public et d’apporter des correctifs, s’il y

a lieu. L’organisme public exerce ainsi un contrôle véritable et efficace sur la gestion du

contrat.

REGISTRES


La clause de résiliation peut être utile même si la rémunération est forfaitaire. Ainsi, en cas

de résiliation du contrat, la tenue d’un registre des dépenses encourues dans l’exécution du

contrat et des heures consacrées à l’exécution du contrat avec la mention de l’utilisation qui

en a été faite par les membres du personnel de l’adjudicataire peut faciliter la détermination

du montant dû au prestataire de services à la date de résiliation.

92

Ce registre peut être inspecté et vérifié à tout moment par l’organisme public. Le prestataire

de services doit prendre les moyens nécessaires afin de faciliter ces inspections ou

vérifications.

Qualité uniquement

La tenue d’un registre est obligatoire dans le cas d’une rémunération selon la méthode

horaire lorsqu’il s’agit d’un contrat de services pour une profession tarifée

(arpenteur-géomètre, architecte et ingénieur autre qu’ingénieur forestier).

VÉRIFICATION


La clause sur la vérification permet à l’organisme public de vérifier les demandes de

paiement découlant de l’exécution du contrat.

CONFLITS D’INTÉRÊTS


La clause sur les conflits d’intérêts vise à protéger l’organisme public si une telle situation

survenait. Elle a été modifiée à la suite de l’adoption de la Politique sur le resserrement. Le

prestataire de services doit ainsi éviter toute situation qui mettrait en conflit soit son intérêt

propre, soit d’autres intérêts, dont ceux de l’organisme public.

Si une telle situation se présente, l’organisme public se réserve alors le droit de décider, à sa

seule discrétion, d’émettre une directive indiquant au prestataire de services comment

remédier à ce conflit d’intérêts, ou encore, de résilier le contrat.

93

SOUS-CONTRAT


Le prestataire de services doit s’assurer que chacun de ses sous-contractants, s’il en a, n’est

pas inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou que,

s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité est terminée.

De plus, si le montant du sous-contrat est égal ou supérieur au seuil déterminé par le

gouvernement, le prestataire de services doit s’assurer que le sous-contractant est autorisé à

contracter par l’Autorité des marchés financiers.

Il doit également transmettre à l’organisme public, avant que l’exécution du contrat ne

débute, une liste indiquant, le cas échéant, pour chaque sous-contrat, l’information suivante :

le nom et l’adresse du principal établissement du sous-contractant;

le montant et la date du contrat de sous-traitance.

Par ailleurs, si le prestataire de services conclut un sous-contrat avec une entreprise non

autorisée, alors qu’elle devait l’être, il commet une infraction et est passible d’une amende.

Ce sous-contractant non autorisé est passible de la même peine.

CESSION DE CONTRAT


Les droits et obligations du contrat ne peuvent être cédés, en tout ou en partie, sans

l’autorisation de l’organisme public, sous peine de nullité du contrat.

Par ailleurs, il existe des particularités pour les contrats de services concernant une profession

tarifée (arpenteur-géomètre, architecte, ingénieur autre qu’ingénieur forestier).

Pour des renseignements additionnels, consultez le :


arpenteurs-géomètres (art. 113 b) – RPG 10 2 2 1);


architectes (art. 33 (2º) – RPG 10 2 2 3);



94


ingénieurs (art. 35 (2º) – RPG 10 2 2 5).

LIEN D’EMPLOI


Le seul lien d’emploi existant unit le prestataire de services et l’organisme public. Les

ressources présentées par le prestataire de services, ainsi que tout sous-contractant, ont un

lien d’emploi avec ce prestataire uniquement et non avec l’organisme public.

C’est donc le prestataire de services qui doit assumer tous les droits, obligations et

responsabilités relativement à ces ressources et sous-contractants, dont notamment se

conformer aux lois régissant les conditions de travail et les accidents du travail.

LOIS ET RÈGLEMENTS


Quel que soit le mode d’adjudication, la clause sur les lois et règlements vise à assurer

l’organisme public que le prestataire de services respecte les lois et règlements en vigueur au

Québec pouvant affecter plus particulièrement le type de services qu’il fournit.

REMBOURSEMENT DE LA DETTE FISCALE


La clause sur le remboursement de la dette fiscale informe le prestataire de services du fait

que s’il est redevable d’un montant exigible en vertu d’une loi fiscale ou alimentaire,

l’organisme public pourra transmettre tout ou partie du montant payable en vertu du contrat

au ministre du Revenu, à sa demande, afin que ce montant soit affecté au paiement de cette

dette.


95

POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA

LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION


Quel que soit le mode d’adjudication d’un contrat, le prestataire de services qui répond aux

caractéristiques mentionnées dans la clause sur la « Politique gouvernementale relative à

l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration », contenue dans les

« Instructions aux prestataires de services », doit posséder une attestation ou un certificat

délivré par l'Office québécois de la langue française et mentionné à ladite clause pour se voir

octroyer un contrat.

L’organisme public ne pourra octroyer de contrat au prestataire de services si son attestation

ou son certificat lui a été retiré ou suspendu par l'Office, et ce pendant toute la période de ce

retrait ou cette suspension.

CONFIDENTIALITÉ


La clause sur la confidentialité est utilisée en matière de services professionnels, puisque le

prestataire de ce type de services a souvent accès à des renseignements ou à des documents

confidentiels.

Le prestataire de services s’engage donc à ce que ni lui ni aucun de ses employés ne divulgue,

sans y être autorisé par l’organisme public, les données, analyses ou résultats inclus dans les

rapports réalisés en vertu du contrat ou, plus généralement, quoi que ce soit dont il aurait eu

connaissance au cours de l’exécution du contrat.

Son utilisation en matière de services de nature technique dépend, quant à elle, de la nature

des services rendus par le prestataire.

96

COMPUTATION DES DÉLAIS


Lorsqu’une obligation relative au contrat prend fin un jour non juridique (les samedis,

dimanches et jours fériés), cette obligation sera reportée au premier jour juridique suivant.

ORDRE DE PRIORITÉ DES DOCUMENTS CONTRACTUELS


Le contrat n’est pas constitué uniquement du contrat dûment rempli et signé par les parties.

Les documents d’appel d’offres ainsi que la soumission présentée par l’adjudicataire en font

également partie intégrante. C’est pourquoi il importe de préciser l’ordre de priorité des

documents contractuels.

En cas de conflit entre les termes de l’un ou de l’autre de ces documents contractuels, on

référera à cet ordre de priorité.

97

CONDITIONS GÉNÉRALES COMPLÉMENTAIRES

Les clauses qui se trouvent dans le chapitre sur les conditions générales complémentaires

doivent être adaptées ou être particulières à une situation contractuelle donnée

(par exemples l’exigence d’une norme ISO, la clause de responsabilité, etc.).

Le donneur d’ouvrage sélectionne les clauses en fonction de la nature du contrat. Ainsi, par

exemple, si la clause intitulée « Propriété matérielle et droits d’auteur » incluse dans cette

section n’a pas sa place pour un contrat de services de nature technique, elle peut être

nécessaire pour un contrat de services professionnels. Dans le cas d’un appel d’offres fondé

uniquement sur le prix, la clause devra être ajoutée au besoin.

CHARGÉ DE PROJET (DU PRESTATAIRE DE SERVICES)

ou

INTERVENANTS DU PRESTATAIRE DE SERVICES


Les exigences relatives au chargé de projet font partie des obligations du prestataire de

services à l’égard du personnel affecté à l’exécution du contrat.

En ce qui a trait au chargé de projet ou aux intervenants du prestataire de services,

l’organisme public choisit la version de la clause qui s’applique au contrat. Lorsque la norme

ISO n’est pas exigée, l’organisme public choisit la première version intitulée « Chargé de

projet du prestataire de services ». La deuxième version de la clause qui s’intitule

« Intervenants du prestataire de services » est utilisée si la norme ISO est exigée.

La norme ISO oblige le prestataire de services à présenter deux intervenants : un chargé de

projet et un gestionnaire du contrat.

REGISTRE DES RÉSULTATS


La clause sur le registre des résultats est utilisée uniquement lorsque la norme ISO est exigée.

La tenue de ce registre est prévue par la norme ISO.

98

Ainsi, le prestataire de services doit rédiger un rapport d’étape spécifique à la qualité pour

chaque phase du projet. Ce rapport doit comporter les résultats obtenus en fonction des

objectifs relatifs à la qualité, à la performance et à la productivité qui ont été fixés avant le

début du projet.

Les écarts devront également y être justifiés et les mesures correctives pour obtenir les

résultats prévus devront y être présentées en vue de leur application.

APPLICATION DE LA TPS ET DE LA TVQ


Depuis le 1er avril 2013, les services requis et payés par l’organisme public sont assujettis

aux taxes de vente applicables (taxe de vente du Québec (TVQ) et taxe sur les produits et

services (TPS) ou, le cas échéant, taxe de vente harmonisée (TVH)). Par conséquent, ces

taxes doivent être facturées.

Cependant, chaque prestataire de services soumet un prix représentant uniquement le coût de

ses services. Le montant des taxes doit apparaître séparément dans le bordereau de prix, si

elles sont applicables. Cette procédure facilite l’évaluation juste et équitable de l’offre de

prix des soumissionnaires puisque, entre autres, les taux des taxes diffèrent d’une province à

l’autre.

PAIEMENT


Le « Guide de rédaction des contrats » du ministère de la Justice propose plusieurs clauses

sur les modalités de paiement. Une d’entre elles est inscrite dans les documents types d’appel

d’offres.

Cependant, l’organisme public peut faire un autre choix.

99

RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES


La clause de responsabilité du prestataire de services s’applique à tous les contrats, quel que

soit le mode d’adjudication. En vertu de cette clause, le prestataire de services est responsable

de tout dommage causé par lui, ses employés ou ses sous-contractants dans le cours de

l’exécution du contrat et il s’engage à indemniser, à protéger et à prendre fait et cause pour

l’organisme public dans l’éventualité d’un recours.

Deux paragraphes ont également été ajoutés à cette clause pour les contrats en technologies

de l’information afin de limiter la responsabilité du prestataire de services dans ce domaine

à cinq fois la valeur du contrat ou jusqu’à concurrence de 3 000 000 $.

Cette limite financière de responsabilité ne s’applique toutefois pas au préjudice corporel ou

moral ni au préjudice matériel causé par une faute intentionnelle ou une faute lourde.

S’il y a lieu, l’organisme public ajoute l’un ou l’autre de ces paragraphes selon le montant du

contrat.

RÉSILIATION


La première partie de la clause de résiliation permet de résilier le contrat pour l’un des motifs

qui y sont stipulés.

Il y a ainsi quatre motifs possibles pour une résiliation avec motifs :

faire défaut de remplir l’un ou l’autre des termes, conditions ou obligations prévus au

contrat;

cesser ses opération de quelque manière que ce soit, y compris la faillite, la liquidation

ou la cession de bien;

présenter des renseignements faux ou trompeurs ou faire de fausses représentations;

être déclaré coupable d’une infraction à la Loi sur la concurrence

(L.R.C. 1985, c. C-34).


100

La dernière partie de la clause vise la résiliation sans motif, c’est-à-dire unilatérale.

L’organisme public pourrait s’en prévaloir dans des cas exceptionnels, comme une coupure

de budget.

RESSOURCES : REMPLACEMENT ET LIMITATION


La clause de remplacement et de limitation des ressources est utile pour les contrats de

services professionnels. L’organisme public utilise la clause de remplacement des ressources

afin de dissuader le prestataire de services de remplacer une ressource présentée dans la

soumission et ayant subi une évaluation de la qualité par une ressource non équivalente.

Si la clause de limitation n’est pas utilisée, l’organisme public enlève le dernier paragraphe

et renomme la clause « Remplacement de ressources ».

Pour des renseignements additionnels, consultez l’info-conseil « Changement du personnel

d’un prestataire de services » (RPG 12 1 3 13).

PROGRAMME D’OBLIGATION CONTRACTUELLE (Égalité en emploi)


La clause sur le programme d’obligation contractuelle rappelle au prestataire de services ainsi

qu’à ses sous-contractants que le programme d’accès à l’égalité en emploi de l’entreprise doit

respecter les critères du programme d’obligation contractuelle.

Ainsi, en vertu des articles 47 à 49 du RCS, lorsque le montant d’un contrat de services est

de 100 000 $ ou plus, ce contrat ne peut être conclu avec un prestataire de services du Québec

dont l’entreprise compte plus de 100 employés, à moins que ce prestataires de services ne

se soit préalablement engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la

Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, chapitre C-12) et qu’il soit titulaire d’une

attestation d’engagement à cet effet délivrée par le président du Conseil du trésor. Il en va de

même pour tout sous-contrat de 100 000 $ et plus.



http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/C_12/C12.HTM

101

Prestataire de services du Québec

Si une entreprise québécoise compte plus de 100 employés, le prestataire de services doit

s’engager à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et

libertés de la personne pour conclure un contrat ou un sous-contrat de 100 000 $ ou plus.

Prestataire de services du Canada

Un prestataire de services ou un sous-contractant d’une autre province ou territoire du Canada

à l’égard duquel un programme d’équité en emploi est applicable et compte plus de 100

employés doit fournir, préalablement à la conclusion du contrat ou du sous-contrat, une

attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité en

emploi conforme à celui de sa province ou de son territoire avant de se voir adjuger un contrat

de 100 000 $ ou plus.

Un prestataire de services ou un sous-contractant du Québec ou d’une autre province ou

territoire du Canada, qui est régi par une législation fédérale, qui compte plus de 100

employés et à l’égard duquel un programme fédéral d’équité en emploi est applicable, doit,

si le contrat ou le sous-contrat est de 100 000 $ ou plus, fournir préalablement à la conclusion

du contrat ou du sous-contrat une attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter un

programme d’équité en emploi conforme au programme fédéral.

L’organisme public ne pourra octroyer de contrat au prestataire de services ou au

sous-contractant si le Conseil du trésor annule l’attestation qui lui a été délivrée, et ce, tant

qu’une nouvelle attestation n’aura pas été délivrée. Il en va de même pour un prestataire de

services ou un sous-contractant de l’extérieur du Québec, mais au Canada.

MAINTIEN DE LA CERTIFICATION ISO


La clause de maintien de la certification ISO est utilisée uniquement si la norme ISO est

exigée.

Posséder un enregistrement ISO lors de l’adjudication du contrat ne suffit pas. En effet, le

prestataire de services doit maintenir cette certification valide pendant toute la durée du

contrat. S’il la perd, il doit en aviser l’organisme public le plus tôt possible.

102

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS


La clause sur la protection des renseignements personnels et confidentiels est utilisée en

matière de services professionnels, puisque le prestataire de ce type de services a souvent

accès à des renseignements ou à des documents confidentiels. Son utilisation en matière de

services de nature technique dépend, quant à elle, de la nature des services rendus par le

prestataire.

Lorsque l’organisme public juge opportun d’utiliser une telle clause, ainsi que les annexes

s’y rattachant, il est important de consulter la personne responsable de la protection des

renseignements personnels ou confidentiels de son organisme public afin de bien cerner la

problématique associée au mandat en cause.

PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE ET DROITS D’AUTEUR


L’utilisation de la clause sur la propriété matérielle et les droits d’auteur est valable dans le

cadre de contrats de services professionnels. Dans celui du contrat de services de nature

technique, il faut évaluer la situation au cas par cas afin de savoir si cette clause est applicable

ou non.

Contrat de services professionnels en d’autre matière que les technologies de l’information

Conformément à l’article 7 de l’annexe « Normes en matière d’acquisition, d’utilisation et

de gestion des droits d’auteurs des documents détenus par le gouvernement, les ministères et

les organismes publics désignés par le gouvernement » de l’Arrêté ministériel 2000 du

17 juillet 2000 :

« Toute acquisition de droits d’auteurs se fait de préférence par l’obtention d’une cession

partielle de droits d’auteurs ou d’une licence de droits d’auteurs, selon les modalités prévues

à l’article 5.

L’acquisition par cession totale du droit d’auteur constitue un mode exceptionnel

d’acquisition; elle est exercée lorsque l’Administration estime que l’utilisation de l’œuvre

sera optimale et qu’une rémunération conséquente du titulaire du droit d’auteur sera prise

en compte. »

103

Contrat de services professionnels en matière de technologies de l’information

La clause pour un contrat de services professionnels en technologies de l’information est

différente de celle d’un contrat de services professionnels dans un autre domaine.

Ainsi, des dispositions contractuelles particulières ont été prévues pour la clause à privilégier

en regard de la propriété matérielle et des droits d’auteurs.

Dans un contexte gouvernemental, la voie privilégiée est la cession des droits d’auteur du

prestataire de services en faveur du gouvernement à l’occasion d’un mandat majeur. Cette

cession peut être assortie de l’octroi d’une licence d’utilisation de droits d’auteur du

gouvernement en faveur du prestataire de services.

Le deuxième choix est la licence de droits d’auteur en faveur du gouvernement. Le

prestataire de services demeure alors propriétaire des droits d’auteurs. Cette avenue est

utilisée lorsque l’organisme public juge qu’il n’est pas nécessaire, pour le projet faisant

l’objet de l’appel d’offres, d’acquérir tous les droits d’auteurs sur les biens livrables.

104

CONTRAT À SIGNER

L’organisme public doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres le contrat à être signé


Le contrat intégré dans les documents d’appel d’offres est le contrat que doit signer le

prestataire de services retenu. Aucune modification à ce contrat ne peut être faite après

la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

Si l’organisme public voulait modifier le contrat à signer dans ses documents d’appel

d’offres, et ce, avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions, il doit

le faire par le biais d’un addenda.


105

UTILISATION DES DOCUMENTS TYPES D’APPEL D’OFFRES POUR DES CAS

PARTICULIERS

Certaines modifications doivent être effectuées dans les documents types d’appel d’offres

publics pour des cas particuliers.

► CONTRAT À EXÉCUTION SUR DEMANDE

► APPEL D’OFFRES EN DEUX ÉTAPES

►CONTRAT DONT LE MONTANT EST INFÉRIEUR AU SEUIL D’APPEL

D’OFFRES

L’appel d’offres public sous les seuils

L’appel d’offres sur invitation

L’appel d’offres public régionalisé

106

CONTRAT À EXÉCUTION SUR DEMANDE

TYPE DE CONTRAT

Le contrat à exécution sur demande est surtout utilisé pour les contrats de services de nature

technique.

Dans le cadre de services professionnels, le contrat à exécution sur demande pourrait être

utilisé dans le cas de contrats où les interventions peuvent être décrites en termes d’actions à

réaliser. Dans ce contexte, le contrat à exécution sur demande pourrait être un outil

intéressant pour des contrats à prix unitaire ou à petits forfaits successifs.

Ce type de contrat peut être intéressant pour l’organisme public dans une situation où les

critères d’évaluation ne visent pas spécifiquement les ressources (exemples : l’expérience du

prestataire de services, l’approche préconisée, l’assurance de la qualité, le matériel utilisé,

etc.).

Ainsi, il serait difficile pour un prestataire de services de présenter une soumission fiable sur

la base d’un critère d’évaluation concernant l’expérience d’un chargé de projet ou de l’équipe

proposée dont il ne peut garantir la disponibilité pendant la durée totale du contrat à exécution

sur demande. Dans cette dernière situation, il pourrait être préférable, sous certaines

conditions, de procéder à une qualification de prestataires de services plutôt qu’à un

contrat à exécution sur demande (arts. 43 à 45 du RCS).

CONTRAT CONCLU AVEC PLUSIEURS PRESTATAIRES DE SERVICES

Lorsque le contrat à exécution sur demande est conclu avec plusieurs prestataires de

services, les demandes d’exécution sont attribuées au prestataire de services qui a soumis le

prix le plus bas (art. 32 du RCS). L’utilisation du mode d’adjudication fondé uniquement

sur la qualité est donc impossible pour un contrat à exécution sur demande conclu avec

plusieurs prestataires de services. Seuls les modes d’adjudication basés uniquement sur le

prix ou sur le niveau minimal de qualité et le prix le plus bas sont possibles dans une telle

situation.

L’utilisation des modes d’adjudication fondés uniquement sur la qualité ou sur le rapport

qualité-prix est toutefois possible pour un contrat à exécution sur demande conclu avec un

seul prestataire de services.



107

STRUCTURE DES DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES

La structure des documents d’appel d’offres pour un contrat à exécution sur demande est

relativement semblable à celle des autres types d’appel d’offres.

Ce qui suit concerne les principales modifications à effectuer aux documents d’appel d’offres

afin qu’ils expriment la réalité du contrat à exécution sur demande avec un ou plusieurs

prestataires de services.


Il est utile que le prestataire de services comprenne les particularités de cet appel d’offres dès

le début du document. Il doit savoir, entre autres, si le contrat à exécution sur demande sera

conclu avec un ou avec plusieurs prestataires de services.

Il est donc suggéré aux organismes publics d’ajouter, dans les « Renseignements

préliminaires », une clause intitulée « Particularités de l’appel d’offres » expliquant le

processus qui donne lieu, le cas échéant, à la constitution d’une liste de prestataires de

services placés par ordre de résultats. Le prestataire de services ayant soumis le plus bas prix

sera toujours sollicité en premier, les autres ne l’étant selon leur rang respectif que dans la

mesure où le premier n’est pas disponible pour exécuter le mandat (art. 32 du RCS).


La description des besoins est celle des biens livrables à produire ou du type de services à

exécuter. Ainsi, les interventions inscrites aux documents d’appel d’offres sont décrites en

termes d’actions à réaliser et précisées sur le plan de la fréquence, du type ou de la quantité

d’actions estimée.

Un prix unitaire peut alors être soumis pour chacune de ces interventions, ce qui constitue

une approche à caractère forfaitaire. Cette approche permet de vérifier concrètement

l’atteinte du résultat recherché, peu importe le temps qui y est consacré.

De plus, l’organisme public indique dans les documents d’appel d’offres la valeur financière

approximative des prestations de services qu’il entend requérir

(art. 31 du RCS).

Il est important de bien définir l’envergure du contrat, car des problèmes peuvent survenir en

cours d’exécution. La valeur financière approximative inscrite au contrat doit être

représentative de la valeur des services réellement acquis par l’organisme public.



108

En effet, en 2007, un organisme public a fait l’objet d’une poursuite lorsque, pour un contrat

ouvert en approvisionnement, il a acheté moins de la moitié (47 %) de la quantité

approximative des biens susceptibles d’être acquis qui était inscrite au contrat. Selon la

décision du juge de la Cour du Québec dans cette affaire : « une variation raisonnable d’une

quantité évaluée de façon approximative peut être de l’ordre de 15 %6 ».

Il est à noter que la durée d’un contrat de services à exécution sur demande, incluant tout

renouvellement, ne peut dépasser cinq ans (art. 46 du RCS).

INSTRUCTIONS AUX PRESTATAIRE DE SERVICES

Une modification mineure, mais importante, consiste à ajouter dans les « Instructions aux

prestataires de services » la définition du contrat à exécution sur demande telle que libellée

à l’art. 30 du RCS.

ASSURANCE DE LA QUALITÉ ET DÉVELOPPEMENT DURABLE ET

ENVIRONNEMENT (PLUSIEURS PRESTATAIRES DE SERVICES)

Dans le cadre d’un contrat à exécution sur demande conclu avec plusieurs prestataires de

services, l’application d’une marge préférentielle relative à l’apport d’un système

d’assurance de la qualité ou d’une spécification liée au développement durable et à

l’environnement est inutile.



prestataire de services qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce prestataire ne puisse

y donner suite, auquel cas les autres prestataires de services sont sollicités en fonction de leur

rang respectif. Puisque c’est le prix soumis qui détermine le rang des prestataires de services

dans l’ordre des demandes, une marge préférentielle venant diminuer le prix soumis ne peut

être prise en compte.

CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE (PLUSIEURS PRESTATAIRES DE SERVICES)


services, la clause « Choix de l’adjudicataire » est fondamentale puisqu’elle explique aux

prestataires de services la manière dont l’organisme public procède pour l’attribution de

contrats. Elle pourrait être rédigée ainsi :

6 Visiroute Inc. c. Québec (Procureur général), 2007 QCCQ 4258 – 2007-05-04 – [2007] 5 R.J.Q. 1386.




109

Choix de l’adjudicataire

Dans le cadre d’un contrat à exécution sur demande avec plusieurs prestataires de services,

les prestataires de services acceptables sont inscrits sur une liste selon le rang établi à partir

du montant de leur soumission : le prestataire de services ayant présenté la plus basse

soumission conforme est au premier rang, celui ayant présenté la deuxième plus basse

soumission conforme est au deuxième rang et ainsi de suite.

En cas d’égalité du prix soumis, le rang sera déterminé par tirage au sort entre les

prestataires de services ex æquo.

Lorsque l’organisme public requiert un prestataire de services pour exécuter un mandat, il

sollicite celui qui occupe le premier rang sur la liste. Si ce prestataire de services n’est pas

en mesure de répondre à la demande, celui classé au deuxième rang est alors sollicité. Cette

opération se poursuit de soumissionnaire en soumissionnaire de rang inférieur jusqu’à ce

qu’un prestataire de services inscrit soit en mesure de répondre à la demande de l’organisme

public.

À l’égard de cette clause, mentionnons que le processus décrit plus haut pour les contrats à

exécution sur demande avec plusieurs prestataires de services ne peut être modifié, à moins

d’une dérogation au Règlement sur les contrats de services des organismes publics.

PUBLICATION DU RÉSULTAT DES SOUMISSIONS



l’organisme public doit publier, dans les 15 jours suivant la conclusion du contrat, la

description initiale du contrat (art. 51 du RCS) :




le montant estimé de la dépense




110



l’organisme public doit publier dans le SEAO, dans les 15 jours suivant la conclusion du

contrat, la description initiale du contrat (art. 51 du RCS) :

le nom des prestataires de services retenus;







111

APPEL D’OFFRES PUBLIC EN DEUX ÉTAPES

L’organisme public peut procéder à un appel d’offres public en deux étapes en vue

d’adjuger un contrat de services, par exemple pour un contrat de campagne de publicité

(art. 25 du RCS).

PREMIÈRE ÉTAPE : ÉVALUATION DE LA QUALITÉ SEULEMENT

À la première étape d’un appel d’offres public en deux étapes, l’organisme public sélectionne

les prestataires de services en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité.

L’organisme public doit par ailleurs indiquer dans les documents d’appel d’offres si tous les

prestataires de services sélectionnés ou seulement un nombre restreint d’entre eux seront

invités à participer à la deuxième étape.

L’organisme public ouvre les soumissions reçues à la première étape uniquement en présence

du secrétaire du comité de sélection ou de son représentant à l’endroit prévu ainsi qu’à la date

et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres. Il procède à l’examen des

soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des prestataires de services et la conformité

de leur soumission.

L’évaluation de la qualité des soumissions s’effectue selon ces conditions et modalités :

Si tous les prestataires de services sélectionnés sont invités à participer à la deuxième

étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et

modalités prévues à l’annexe 1 du RCS. Tous les soumissionnaires ayant atteint au moins

le niveau minimal de qualité sont retenus et pourront passer à la deuxième étape du

processus.

Si seulement un nombre restreint de prestataires de services est invité à participer à la

deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les

conditions et modalités prévues aux arts. 1 à 7 de l’annexe 2 du RCS. Seuls les

soumissionnaires ayant obtenu les notes finales pour la qualité les plus élevées sont

retenus et pourront passer à la deuxième étape du processus.

Si l’organisme public rejette une soumission en raison de l’inadmissibilité du

soumissionnaire ou de la non-conformité de sa soumission, il en informe le soumissionnaire

en mentionnant la raison de ce rejet au moment de transmettre aux soumissionnaires retenus

leur invitation à participer à la deuxième étape.




112

DEUXIÈME ÉTAPE : PRIX OU QUALITÉ ET PRIX

À la deuxième étape, l’organisme public invite les prestataires de services sélectionnés à

présenter une soumission comportant uniquement un prix ou une démonstration de la qualité

et, le cas échéant, un prix.

Lorsque seul un prix est demandé, les arts. 10 à 15.1 du RCS s’appliquent et, lorsque le

niveau de qualité de la soumission est évalué, les arts. 16 à 24 et 26 à 28 du RCS s’appliquent.

GRILLES D’ÉVALUATION (PREMIÈRE ET SECONDE ÉTAPE)

Éléments d’information pour remplir la grille d’évaluation

Lorsqu’il remplit les grilles d’évaluation de la première et de la seconde étape, l’organisme

public doit :

indiquer les critères d’évaluation utilisés;

identifier clairement le ou les critères pour lesquels un minimum de 70 points est exigé

pour en faire un critère éliminatoire, le cas échéant;

préciser le poids respectif de chaque critère en fonction de son importance relative. La

somme des poids des critères est égale à 100 %.

RÉSULTAT DE L’ÉVALUATION DES SOUMISSIONS

À la première étape, l’organisme public informe les prestataires de services que leur

soumission n’a pas été retenue en mentionnant la raison de ce rejet au moment de transmettre

aux prestataires de services retenus leur invitation à participer à la deuxième étape.

À la deuxième étape, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, l’organisme public transmet à

chaque prestataire de services, dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat,

l’information suivante (art. 28 du RCS) :

la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission, et

le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.

Dans le cas où l’annexe 2 s’applique, l’organisme public transmet à chaque prestataire de

service, dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat, l’information suivante :




113

la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas

échéant;

le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité et, le cas échéant, le prix qu’il a soumis

ainsi que le prix ajusté qui en découle.

114

APPEL D’OFFRES PUBLIC EN DEUX ÉTAPES POUR UN CONTRAT DE CAMPAGNE DE

PUBLICITÉ

PREMIÈRE ÉTAPE DU PROCESSUS DE SÉLECTION POUR UNE CAMPAGNE DE

PUBLICITÉ : APPEL DE CANDIDATURES (SÉLECTION)

À la première étape, l’organisme public sélectionne les prestataires de services en sollicitant

uniquement une démonstration de la qualité. Le mandat quant aux biens livrables à produire

ou au type de services à fournir doit être le mieux défini possible pour aider les prestataires

de services dans le choix des expériences pertinentes à inclure dans leur candidature.

Dans le cas d’un contrat de services professionnels pour une campagne de publicité, il est

habituel qu’un nombre restreint de prestataires de services sélectionnés soient invités à

participer à la deuxième étape afin de limiter les coûts associés à la présentation d’une

soumission. L’organisme public applique donc les conditions et modalités d’évaluation

prévues aux arts. 1 à 7 de l’annexe 2 du RCS de façon à classer les prestataires de services

selon leur note finale pour la qualité. Seuls les prestataires de services qui ont obtenu les

notes finales pour la qualité les plus élevées sont retenus et passe à la deuxième étape. Le

nombre de prestataires de services qui seront retenus, habituellement trois, est indiqué aux

documents d’appel d’offres.

Les critères d’évaluation utilisés à la première étape du processus de sélection en vue de

l’adjudication d’un contrat de campagne de publicité doivent être principalement associés à

l’analyse des candidatures d’agences de publicité. Aucun critère nécessitant le

développement d’un concept par les agences ne peut donc être utilisé. La grille d’évaluation

de la qualité doit contenir un minimum de trois critères.

Les critères sont en relation avec l’expérience générale du prestataire de services, sa capacité

à élaborer des campagnes d’une ampleur similaire au besoin, l’expérience des principaux

concepteurs du prestataire de services, etc.

L’organisme public a intérêt à utiliser des critères distincts pour chacune des deux étapes

d’évaluation afin d’éviter l’évaluation répétée, donc sans plus-value, d’un même élément.

L’organisme public doit également éviter toute collecte d’information sans lien probant avec

l’objet de l’évaluation. Toutes les questions doivent permettre d’évaluer l’expérience et la

capacité des agences à répondre aux besoins de l’organisme public et elles doivent être

intégrées aux critères prévus à la grille.

Pour définir les critères d’évaluation de la première étape de sélection aux documents d’appel

d’offres, il faut tenir compte des éléments qui suivent :


115

préciser, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un

« niveau de performance acceptable », lequel correspond aux attentes minimales pour le

critère;

énumérer tous les éléments spécifiques qui seront considérés par le comité de sélection.

Quant aux critères relatifs à l’expérience, ils doivent être exprimés en termes de qualité

plutôt que de quantité;

indiquer, en pourcentage, le poids accordé à chacun des critères en fonction de son

importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est

égale à 100 %;

chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le « niveau de performance

acceptable » correspondant à 70 points;

indiquer clairement le ou les critères pour lesquels un minimum de 70 points est exigé

pour en faire un ou des critères éliminatoires, le cas échéant. Une soumission qui

n’atteint pas le « niveau de performance acceptable » pour un critère éliminatoire est

rejetée;

une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au

moins 70 points, même si la note obtenue pour un critère donné, non éliminatoire, est

inférieure à 70 points.

Commentaires liés à certains critères d’évaluation :

Critère : Exposés sur des campagnes publicitaires réalisées

L’organisme public peut imposer des limites de présentation (exemple : une page de texte).

La période visée par les exposés peut également être limitée (exemple : au cours des trois

dernières années). Enfin, l’organisme public peut interdire la présentation de pièces

publicitaires à l’appui des cas présentés.

En effet, le mandat quant au type de services à fournir doit être le mieux défini possible pour

aider les prestataires de services dans le choix des expériences pertinentes à inclure dans leur

candidature.

Critère : Profil de l’agence

Le profil est un critère pertinent pour l’évaluation d’agences de publicité qui emploient un

personnel d'expérience. Il permet à ces agences de se faire valoir auprès d’un organisme

public client. À ce chapitre, l’organisme public devrait préciser les éléments qui feront l’objet

de l’évaluation et peut imposer des limites de présentation (exemple : une page de texte).

116

Désistement d’un candidat sélectionné

Dans le cas d’un contrat de publicité, l’organisme public doit être informé le plus rapidement

possible du désistement d’un candidat sélectionné afin de le remplacer par un autre. Aussi,

l’organisme public devrait indiquer aux documents d’appel d’offres le nombre de jours

suivant la tenue du comité de sélection qu’il laisse aux candidats pour se désister.

Élaboration et présentation de la candidature

Lorsqu’il le juge à propos, l’organisme public peut imposer des limites de présentation dans

les documents d’appel d’offres en publicité, par exemple le nombre de cas, le nombre

d’années visées pour les exposés antérieurs, la longueur des textes, etc.

SECONDE ÉTAPE DU PROCESSUS DE SÉLECTION : APPEL DE PROPOSITIONS

POUR LE PROJET

Lors de la seconde étape du processus de sélection en vue de l’adjudication d’un contrat de

campagne de publicité, l’organisme public convie les prestataires de services retenus dans le

cadre de la première étape afin de leur expliquer certains détails de l’appel d’offres comme

le processus de la deuxième étape.

Lors de la seconde étape, l’organisme public sélectionne les prestataires de services en

sollicitant uniquement une démonstration de la qualité. Puisque l’adjudicataire du contrat de

publicité est choisi à cette dernière étape, laquelle mesure le niveau de la qualité, l’organisme

public applique les conditions et modalités d’évaluation prévues aux

arts. 1 à 7 de l’annexe 2 du RCS de façon à déterminer le prestataire de services qui a

obtenu la note finale pour la qualité la plus élevée.

La grille d’évaluation de la qualité doit par ailleurs contenir un minimum de trois critères.

Les critères sont en relation avec l’approche préconisée, l’expérience du chargé de projet, la

pertinence du concept proposé, la qualité des expériences similaires au concept proposé déjà

réalisés par le prestataire de services, etc.

Les critères d’évaluation utilisés à la seconde étape du processus de sélection en vue de

l’adjudication d’un contrat en publicité doivent donc être globalement associés à l’analyse

des propositions pour un projet spécifique.

L’organisme public a intérêt à utiliser des critères distincts pour chacune des deux étapes

d’évaluation afin d’éviter l’évaluation répétée, donc sans plus-value, d’un même élément.

Préférablement, l’organisme public limite le temps alloué aux agences de publicité pour faire

leur présentation (par exemple une heure pour chaque présentation, y compris une période

de questions). Il peut aussi exiger la présence de certaines personnes lors de ces présentations


117

et préciser le rôle de chacune d’elles (par exemple le chargé de projet proposé par l’agence

dirige la présentation) ou encore limiter le nombre de personnes pouvant être présentes.

L’organisme public peut également limiter l’antériorité de la période visée par les campagnes

de publicité réalisées (par exemple au cours des trois dernières années) et préciser s’il accepte

la présentation de pièces publicitaires à l’appui de cas présentés.

Commentaires liés à certains critères d’évaluation :

Critère : Exposés sur des campagnes publicitaires réalisées en relation avec le projet

L’organisme public peut limiter les paramètres des exposés sur les campagnes publicitaires

réalisées en relation avec le projet. Le temps alloué aux agences de publicité pour faire leur

présentation, le nombre de personnes qui feront la présentation, ainsi que l’antériorité de la

période visée par les campagnes réalisées sont indiqués dans les documents d’appel d’offres.

L’organisme public précise également s’il accepte ou non la présentation de pièces

publicitaires à l’appui des cas présentés.

Pour des renseignements additionnels, consultez l’info-conseil « Présentations spéculatives

(pitchs créatifs) exigées des entreprises de communication » (RPG 12 1 3 3).


118

APPEL D’OFFRES PUBLIC SOUS LES SEUILS

La LCOP précise qu’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres

public doit être conclu dans le respect des principes de l’art. 2 de la LCOP. Ainsi, l’organisme

public doit notamment évaluer la possibilité de procéder par appel d’offres public

(art. 14 (1º) de la LCOP). Bien que le recours à l’appel d’offres public ne soit pas requis en

deçà des seuils, la procédure qui en découle, lorsqu’elle est utilisée, doit toujours refléter un

minimum de rigueur et un certain formalisme.

En vertu de l’art. 3 al. 2 du RCS, l’appel d’offres public sous les seuils doit être conforme

aux dispositions du chapitre sur l’appel d’offres public (arts. 3 à 29 du RCS et, s’il y a lieu,

arts. 30 à 34 du RCS pour les contrats à exécution sur demande). Ces articles portent sur les

documents d’appel d’offres, les modes de sollicitation, l’ouverture des soumissions,

l’examen des soumissions et l’adjudication du contrat.

Des allégements à l’appel d’offres public sous les seuils sont toutefois permis

(art. 3 al. 2 du RCS). Le Règlement sur les contrats de services des organismes publics prévoit

certaines modifications aux documents d’appel d’offres qui peuvent être effectuées lorsque

l’organisme public procède à un appel d’offres public comportant une dépense inférieure au

seuil d’appel d’offres public.

DÉLAI DE RÉCEPTION DES SOUMISSIONS

Le délai de réception des soumissions pourrait être inférieur à 15 jours. Toutefois, ce délai

doit être raisonnable.

Pour des renseignements additionnels sur la détermination du délai raisonnable, consultez

l’info-conseil « Délai de réception des soumissions et transmission d’un addenda »,

(RPG 12 1 3 11).

EXIGENCES QUANT AU LIEU DE L’ÉTABLISSEMENT DE L’ENTREPRISE

L’exigence quant au lieu de l’établissement de l’entreprise pourrait différer si l’organisme

public le désire (art. 6 (2º) du RCS). Dans ce cas, l’avis d’appel d’offres et la clause

« Conditions d’admissibilité des prestataires de services » devront être modifiées en

conséquence afin de définir la région.

Pour des renseignements additionnels, consultez la section « Appel d’offres public

régionalisé » dans le chapitre ci-après concernant l’utilisation des documents types d’appel

d’offres pour des cas particuliers.









119

DÉLAI PRÉVU DE TRANSMISSION D’UN ADDENDA

Même si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda pourrait

être transmis moins de sept jours avant la date limite de réception des soumissions

(art. 9, 2e al. du RCS). L’organisme public doit toutefois respecter le principe de traitement

intègre et équitable des concurrents (art. 2 (2º) de la LCOP).

Le dernier paragraphe de la clause « Examen des documents » des « Instructions aux

prestataires de services » devra ainsi être modifié en conséquence.

COMPOSITION DU COMITÉ DE SÉLECTION

Le comité de sélection doit généralement être composé d’un secrétaire chargé d’en

coordonner les activités et d’au moins trois membres (art. 26, 2e al. du RCS).

L’art. 3 al. 2 du RCS permet cependant que la composition du comité de sélection diffère. Le

membre externe exigé par les Politiques de gestion contractuelle (point 13 (2°) Politique MO,

point 9 (1º) Politique Santé et point 5 i) Politique Éducation) pourrait, par exemple, être

remplacé par un membre de l’organisme public.

Toutefois, un comité de sélection composé de moins de trois membres ou comportant un

nombre pair de membres n’est pas souhaitable, car le consensus pourrait ainsi être plus

difficile à atteindre en cas de mésentente.








120

APPEL D’OFFRES SUR INVITATION

L’appel d’offres sur invitation est un appel à la concurrence entre un nombre restreint de

prestataires de services. L’organisme public choisit un nombre de prestataires de services

qu’il invite à soumissionner. Il doit cependant s’assurer de générer une concurrence

suffisante.

En vertu de l’art. 29 du RCS, si l’organisme public évalue le niveau de qualité d’une

soumission à la suite d’un appel d’offres sur invitation pour un contrat de services, il doit

respecter les caractéristiques mentionnées au Règlement sur les contrats de services des

organismes publics pour l’appel d’offres public en ce qui a trait au mode de sollicitation, à

l’examen des soumissions et à l’adjudication des contrats (arts. 16 et 18 à 28 du RCS).

NON-PUBLICATION DE L’AVIS D’APPEL D’OFFRES DANS LE SEAO

L’organisme public ne doit pas publier l’avis d’appel d’offres et les documents d’appel

d’offres dans le SEAO.

COMPOSITION DU COMITÉ DE SÉLECTION

Seul un allégement concernant la composition du comité de sélection est possible

(art. 29 du RCS). Le membre externe exigé par les Politiques de gestion contractuelle

(point 13 (2 ) Politique MO, point 9 (1º) Politique Santé et point 5 i) Politique Éducation)

pourrait, par exemple, être remplacé par un membre de l’organisme public.

Toutefois, un comité de sélection composé de moins de trois membres ou encore d’un nombre

pair de membres n’est pas souhaitable, car le consensus pourrait ainsi être plus difficile à

atteindre en cas de mésentente.

OUVERTURE DES SOUMISSIONS

Il est à souligner que l’organisme public n’a pas à procéder publiquement à l’ouverture des

soumissions. Les arts. 11 et 17 du RCS concernant l’ouverture publique des soumissions ne

s’appliquent pas à l’appel d’offres sur invitation.

L’ouverture des soumissions se fait après la date et l’heure limites fixées pour la réception

des soumissions. Elle doit avoir lieu en présence d’un témoin. En outre, comme l’ouverture

des soumissions n’est pas publique, l’obligation de publier dans le SEAO le résultat de

l’ouverture des soumissions ne s’applique pas.








121

Lors d’un appel d’offres sur invitation, la clause « Ouverture des soumissions » peut être

remplacée par la suivante :

Le représentant de l’organisme public ouvre les soumissions en présence d’un témoin, à un

moment qui lui convient après la date et l’heure limites fixées pour la réception des

soumissions.

PUBLICATION DU RÉSULTAT DE L’APPEL D’OFFRES SUR INVITATION

L’organisme public doit publier dans le SEAO la description initiale du contrat conclu à la

suite d’un appel d’offres sur invitation et dont la dépense est égale ou supérieure à 25 000 $,

dans les 30 jours suivant sa conclusion (art. 52 du RCS).

Les renseignements devant être publiés sont les suivants :

le mode d’adjudication ou d’attribution du contrat;




le montant du contrat ou, si un tarif est applicable, le montant estimé du contrat en

fonction de la méthode de paiement retenue (forfait, pourcentage ou taux horaire);





l’organisme public doit publier :





le montant estimé de la dépense;


122





l’organisme public doit publier :


le nom des prestataires de services qui ont été retenus;






123

APPEL D’OFFRES PUBLIC RÉGIONALISÉ

La LCOP prévoit qu’un organisme public doit évaluer la possibilité d’instaurer des mesures

favorisant l’acquisition de biens, de services ou de travaux de construction auprès de

concurrents ou de contractants de la région concernée par le contrat

(art. 14 (2º) de la LCOP). De plus, la LCOP édicte qu’un organisme public doit considérer le

recours à la procédure d’appel d’offres public régionalisé pour la conclusion d’un contrat

qui n’est pas assujetti à un accord intergouvernemental (art. 10, dernier al. de la LCOP).

NON-ASSUJETISSEMENT À UN ACCORD INTERGOUVERNEMENTAL

Un contrat n’est pas assujetti à un accord intergouvernemental pour l’une ou l’autre de ces

raisons :

le montant de la dépense est inférieur au seuil d’application des accords;

la nature du contrat est un service exclu de l’application des accords

(par exemples un arpenteur-géomètre, un architecte, un ingénieur, un médecin, un

dentiste, une infirmière, un pharmacien, un vétérinaire, un avocat, un notaire, etc.).

Pour des renseignements additionnels, consultez le « Tableaux synthèses des exclusions et

des exceptions aux accords de libéralisation des marchés publics »

(RPG 12 1 2 3, annexe 1).

CHOIX DE LA RÉGION CONCERNÉE PAR L’APPEL D’OFFRES

Si l’une des conditions précédentes s’applique et que l’organisme public choisit de procéder

par appel d’offres public régionalisé, il doit délimiter la région concernée par l’appel

d’offres.

Cette région peut être différente d’un appel d’offres à l’autre et l’organisme public n’est pas

tenu de respecter les limites des régions administratives connues lors de la délimitation

de la région concernée par l’appel d’offres (par exemples 01 : Bas-Saint-Laurent, 02 :

Saguenay–Lac-Saint-Jean, 03 : Capitale-Nationale, etc.).

Toutefois, il est important qu’une concurrence réelle et suffisante existe dans le territoire

délimité par l’organisme public afin de respecter le principe stipulant qu’il doit être possible

pour tout prestataire de services qualifié de participer à l’appel d’offres

(art. 2 (3º) de la LCOP).





124

La LCOP prévoit certaines modifications aux documents d’appel d’offres lorsque l’appel

d’offres public est régionalisé.

AVIS D’APPEL D’OFFRES

L’organisme public doit indiquer la région concernée dans l’avis d’appel d’offres afin d’en

informer les prestataires de services.

CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES PRESTATAIRES DE SERVICES

La clause intitulée « Conditions d’admissibilité des prestataires de services » inscrite au

chapitre des « Instructions aux prestataires de services » des documents d’appel d’offres

devra également spécifier la région concernée au paragraphe concernant l’établissement du

prestataire de services.

guide d’Élaboration des documents … · guide d’Élaboration des documents d’appel...

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