guide de procÉdures de peb - bibliothèque du chum · mission et objectifs des procédures des...

GUIDE DE PROCÉDURES DE PEB

Table des matières Introduction ......................................................................................................................................................... 3

1. Catégories d’usagers de la bibliothèque du CHUM ......................................................................................... 4

1.1 Employés du CHUM (non-affilié à L’Université de Montréal) .............................................................. 4

1.2 Employés affiliés à l’Université de Montréal. ....................................................................................... 4

1.3 Les chercheurs et les personnes affiliées du Centre de recherche du CHUM .................................... 4

1.4 Stagiaires : autres qu’étudiants en médecine (externes, internes et résidents) .................................. 4

1.5 Bénévoles et retraités ......................................................................................................................... 4

1.6 Patients et visiteurs. ............................................................................................................................ 5

2. Informations générales pour une demande de documents ............................................................................. 5

2.1 Types de demandes ........................................................................................................................... 5

2.2 Délais accordés pour l’envoi d’une demande ...................................................................................... 5

2.3 Étapes d’accès à la documentation pour tous les membres de la grande communauté CHUM : ....... 5

2.4 Frais de services ................................................................................................................................. 7

3. Prêt entre bibliothèques (demandes de PEB du CHUM vers l’extérieur) ........................................................ 7

3.1. Pour toute demande d’article ............................................................................................................. 7

3.2 Pour toute demande de monographie ou de vidéo ............................................................................. 9

3.3 Pour toute demande de chapitre de livre .......................................................................................... 10

3.4 Les fournisseurs de documents PEB du CHUM vers l’extérieur ....................................................... 10

3.5 Les instruments de localisation de documents de l’extérieur ............................................................ 12

4. Demandes de PEB en provenance de l’extérieur du CHUM ......................................................................... 15

Auteurs Version du document Statut du document Licence

Groupe de travail PEB

Rédaction originale : Karine Berger Benoit

et Pierre Mercier

Mise en application et

mises à jour ultérieures : Isabelle Théotol

et Isabel Ferreira

Karine Berger Benoit, Pierre Mercier- 1.0 02-26-

2015

1.1.- 04-01-2016

Approuvé par Diane St-Aubin, Chef de service.

Ce document est enregistré sous la

licence :

1 Bibliothèque | CHUM

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/ca/deed.fr

4.1 À qui s’adresse ce service ................................................................................................................ 15

4.2 Modes de réception des demandes .................................................................................................. 15

4.3 Modes d’acheminement des documents ........................................................................................... 15

4.4 Frais .................................................................................................................................................. 16

4.5 Ententes ............................................................................................................................................ 16

4.6 Liste noire d’établissements .............................................................................................................. 17

4.7 Facturation ........................................................................................................................................ 17

4.8 Paiement ........................................................................................................................................... 17

Annexes (documents séparés) I. Configuration du Proxy de l’Université de Montréal II. Lettre d’autorisation de stagiaire du CHUM III. Vue d’ensemble des tarifs de la bibliothèque du CHUM IV. Comment utiliser Docline V. Comment utiliser le catalogue AMICUS VI. Comment demander un document à l’Université de Montréal VII. Liste de bibliothèques faisant parties de l’entente CRÉPUQ pour le PEB VIII. Comment utiliser le catalogue IRIS et le CBQ IX. Message de mise en garde sur la Loi canadienne sur le droit d’auteur X. Schéma résumant le processus d’une demande

XI. Centralisation du service et du courriel en restant sur plusieurs sites XII. Tarifs réciproques pour certaines bibliothèques


Introduction Mission et objectifs des procédures des fournitures de documents et des PEB Ce document a été rédigé suite aux consultations du comité Groupe-PEB du CHUM, aux changements produits au cours des dernières années, ainsi qu’aux règles relatives à l’utilisation du Proxy de l’Université de Montréal auxquelles nous avons l’obligation de nous y conformer. Ces règles visent d’une part, à uniformiser les procédures de fourniture de documents et prêts entre bibliothèques (PEB), d’autre part de tarifer ces services. Ce document est bien sûr sujet à des modifications. Il est d’abord et avant tout un outil de consultation et un instrument de travail pour quiconque sera impliqué au service de fourniture de documents et de PEB au CHUM. En ce qui concerne nos politiques, nous devons tenir compte de facteurs internes et externes. Les facteurs internes incluent la diversité de notre clientèle, soit les médecins, résidents, infirmières, stagiaires, cadres, professionnels, employés et même les patients. Nous avons pour tâche de servir une clientèle des plus diversifiée afin de répondre aux attentes et standards dignes d’un centre hospitalier universitaire. Nous devons également tenir compte de facteurs externes. Ceux-ci incluent le respect des lois sur les droits d’auteurs, ainsi que les licences et conditions de diffusion imposées par nos fournisseurs et partenaires. Enfin, il est important de mentionner qu’en raison de la complexité, l’envergure, et du nombre impressionnant d’employés au CHUM, nous sommes dans l’obligation de catégoriser notre clientèle, soit, ceux qui sont affiliés avec l’Université de Montréal, et les autres. Cette catégorisation de notre clientèle a une incidence directe sur les politiques et procédures, afin d’exécuter les tâches reliées à la fourniture de documents et PEB.


1. Catégories d’usagers de la bibliothèque du CHUM Voici les 6 principales catégories d’usagers du CHUM : 1.1 Employés du CHUM (non-affilié à L’Université de Montréal) Cette catégorie d’usager inclut les médecins, résidents, internes, externes, infirmières, professionnels, cadres et employés généraux travaillant à temps plein ou à temps partiel au CHUM. 1.2 Employés affiliés à l’Université de Montréal. Cette catégorie d’usager inclut les médecins enseignant à la faculté de médecine de l’Université de Montréal, résidents, internes, externes et les étudiants inscrits à l’Université de Montréal à temps plein ou partiel travaillant au CHUM. Ces usagers doivent obtenir auprès de l’Université de Montréal une adresse courriel « @umontreal.ca », un code d’accès DGTIC et un accès UNIP et mot de passe, leur donnant accès à toute les ressources électroniques disponibles à l’Université de Montréal. En cas de difficultés de connexion au proxy de l’Université de Montréal à partir du CHUM, voir l’Annexe I pour plus de détails. 1.3 Chercheurs et personnes affiliées du Centre de recherche du CHUM Est considéré chercheur du Centre de recherche du CHUM tout employé et étudiant faisant partie d’une équipe de chercheurs biomédicaux. Étant employés du CHUM, la section 1.1 s’applique. Si les personnes sont également affiliées à l’Université de Montréal, la section 1.2 s’applique également. 1.4 Stagiaires : autres qu’étudiants en médecine (externes, internes et résidents) Est considéré stagiaire, tout usager faisant un stage au CHUM, dans le cadre d’une formation reliée à leur programme académique, en vue de l’obtention d’un diplôme. Cette catégorie inclut les stagiaires de pays étrangers. Tout stagiaire désirant utiliser les services de la bibliothèque du CHUM, devra présenter une lettre d’autorisation obtenue de son superviseur académique, pour la durée du stage au CHUM. Si le stagiaire fait son stage dans plusieurs départements, il pourra fournir qu’une seule lettre d’autorisation au début de son stage. Voir l’Annexe II « Lettre d’autorisation de stagiaire du CHUM ». Une fois l’autorisation accordée, les politiques de fourniture de documents et de PEB s’appliquent aux stagiaires au même titre que les membres de la communauté du CHUM. 1.5 Bénévoles et retraités Toute personne possédant une carte d’identité de bénévole du CHUM, aura droit au même titre que les employés(es) de la communauté du CHUM de bénéficier des services offerts.


Il est rare mais possible qu’une personne retraitée, pouvant prouver qu’elle a été employée du CHUM pourra au même titre avoir les mêmes privilèges accordés aux employés de la communauté du CHUM avec droits d’emprunt et de PEB gratuits, à moins qu’il y ait des frais pour des PEB. Tout le personnel de la bibliothèque du CHUM est encouragé à créer et à mettre à jour une liste commune des retraités utilisant déjà les services de la bibliothèque. 1.6 Patients et visiteurs. Tout patient, proche ou visiteur qui désire consulter les services du centre de documentation du CHUM. Cette catégorie d’usager aura accès à nos ressources qu’à titre de consultation. Hormis les services de photocopie et d’impression, cette catégorie de client ne pourra emprunter des documents ou se prévaloir des services de PEB, sauf dans le cas où le document serait disponible à l’une des autres bibliothèques du CHUM*. Dans ce cas, un document du CHUM pourra être transféré via les services de navettes inter-campus. Les patients hospitalisés (avec bracelet) ont le droit d’utiliser les ordinateurs à des fins personnelles, tout en respectant l’éthique de base. Un employé de la bibliothèque du CHUM lui donnera accès à un ordinateur prévu à cette fin, via le code d’accès public. *Cette disposition ne s’appliquera plus lorsque les trois bibliothèques seront réunies au nouveau CHUM. 2. Informations générales pour une demande de documents 2.1 Types de demandes

2.1.1 Demande régulière Est considérée demande régulière toute demande en provenance d’un courriel, en personne, par télécopieur ou par téléphone dont les délais requis pour compléter la demande peuvent être comblés dans 48 heures ou plus. Toujours demander au client les délais accordés pour remplir une demande.

2.1.2 Demande urgente Toute demande devant être comblée dans un délai prédéterminé par le demandeur; i.e. le plus rapidement possible suivant la réception de la demande afin d’obtenir le document dans les temps demandés.

2.2 Délais accordés pour l’envoi d’une demande Les employés de la bibliothèque du CHUM s’engagent à traiter toute demande de documents, que ce soit pour un article de revue ou une monographie, dans les 48 heures dès la réception d’une demande par courriel, en personne, par télécopieur ou par téléphone. À moins d’une demande régulière, celle-ci doit être comblée dans les délais demandés par l’usager (voir 2.1). Pour toute demande de monographie, un délai d’une à deux semaines peut être accordé suite à la réception d’une demande. 2.3 Étapes pour l’accès à la documentation pour tous les membres de la grande communauté CHUM : 1. Consulter le site du Centre de documentation du CHUM au www.bibliothequeduchum.ca . Tous les documents en version électronique sont disponibles seulement à l’intérieur du CHUM.


http://www.bibliothequeduchum.ca/

Pour chaque demande d’un usager, s’assurer de demander aux usagers de vérifier si les articles sont disponibles sur le portail. Si la vérification n’a pas été faite, les avertir que nous leur chargerons des frais par article trouvé sur notre portail. Voir 2.4. Pour chaque envoi, il faudra tenir compte des licences de nos fournisseurs. Si l’envoi est permis, nous leur enverrons l’article en format PDF, si non, nous leur envoyons le lien URL. Pour toute demande en format papier seulement, des frais de $0.10 la page seront chargés. 2. Si non disponible en format électronique dans les ressources du CHUM, suivre le tableau suivant selon la catégorie d’usagers. Membre de la communauté CHUM non membre de la communauté UdeM

Membre de la communauté CHUM,aussi membre de la communauté UdeM

Le patient et ses proches et les usagers spontanés (externes)

1. vérifier la disponibilité de la version imprimée dans notre catalogue http://10.52.47.37/WebZ/html/geacnfdblist.html?sessionid=01-45842-1565752195 et éventuellement faire une demande de prêt entre sites (PES) (HSL; HND; HND). Il s’agit d’un service gratuit. http://intranet/Directions/DE/CentreDoc/DemandeRevue.htm. Si non disponible en version impimée : 2. faire une demande de prêt entre bibliothèques (PEB) Si l’article est payant, les frais varient selon les tarifs des fournisseurs. Nous nous engageons à fournir les articles au moindre coût possible. http://intranet/Directions/DE/CentreDoc/DemandeRevue.htm

1. vérifier si disponible à la bibliothèque UdeM via l’accès Proxy* http://www.bib.umontreal.ca/SA/ En cas de difficulté, voir l’annexe I « Problème d’accès Proxy à une ressource ». Si non disponible en format électronique à l’UdeM : 2. vérifier la disponibilité de la version imprimée dans notre catalogue http://10.52.47.37/WebZ/html/geacnfdblist.html?sessionid=01-45842-1565752195 et éventuellement faire une demande de prêt entre sites (PES) (HSL; HND; HND). Il s’agit d’un service gratuit. http://intranet/Directions/DE/CentreDoc/DemandeRevue.htm. Si non disponible en version impimée : 3. faire une demande de prêt entre bibliothèques (PEB) Si l’article est payant, les frais varient selon les tarifs des fournisseurs. Nous nous engageons à fournir les articles au moindre coût possible. http://intranet/Directions/DE/CentreDoc/DemandeRevue.htm

1. vérifier la disponibilité de la version imprimée dans notre catalogue http://10.52.47.37/WebZ/html/geacnfdblist.html?sessionid=01-45842-1565752195 et éventuellement faire une demande de prêt entre sites (PES) (HSL; HND; HND) en utilisant les services de la navette inter-CHUM. Service offert seulement aux usagers qui se présentent sur place. 2. Consulter le site de la BANQ www.banq.qc.ca

* Veuillez prendre note qu’à partir de juillet 2014, il ne sera plus possible pour les employés de la bibliothèque du CHUM d’avoir accès aux ressources du Proxy du CHUM. Voir Annexe X « Schéma résumant le processus d’une demande ».


http://10.52.47.37/WebZ/html/geacnfdblist.html?sessionid=01-45842-1565752195



http://intranet/Directions/DE/CentreDoc/DemandeRevue.htm




http://www.bib.umontreal.ca/SA/











http://www.banq.qc.ca/

2.4 Frais de services Après vérification auprès de l’usager, si un document électronique est repéré sur notre site, des frais de $2.00 seront demandés à l’usager. Si celui-ci demande d’imprimer le document, nous lui fournirons, avec des frais supplémentaires 0.10$ la page. S’il y a des frais relatifs aux demandes, les usagers peuvent nous fournir leur code d’imputation (code budgétaire à 5 chiffres) pour que les dépenses soient directement facturées au département. Même s’il s’agit de la méthode privilégiée, nous acceptons également le paiement en argent comptant et par chèque. Par contre, nous n’acceptons pas les sommes mises en réserve pour usages ultérieurs. Finalement, il est à noter que pour tout tarif qui nous est chargé en dollars américains, le prix de base est de 12$ canadiens jusqu’à concurrence de 12$ américains. Pour les tarifs plus élevés, ils seront chargés tels quels à l’usager, sans tenir compte de la devise (exemple : les frais sont de 15$ américains, nous chargeons à l’usager 15$ canadiens). Voir l’Annexe III « Vue d’ensemble des tarifs de la bibliothèque du CHUM ». 3. Prêt entre bibliothèques (demandes de PEB du CHUM vers l’extérieur) Le but du service de PEB est d’obtenir un document scientifique non disponible au CHUM au moindre coût possible. Il est toutefois important de noter que selon l’interprétation finale qui sera faite de la nouvelle Loi sur les droits d’auteurs, les documents fournis auprès des usagers devront peut-être être livrés en format papier. Voici un résumé de la démarche à suivre en utilisant les instruments de localisation. Ceux-ci seront expliqués en détails dans les annexes. 3.1. Pour toute demande d’article non disponible au CHUM 1. Tenter de faire la demande dans Docline à partir des cellules gratuites. Voir Annexe IV « Comment utiliser Docline » Si non disponible à partir des cellules gratuites : 2. Tenter de trouver une autre source gratuite dans Docline En utilisant l’outil Serial Holdings de Docline. Si une source est trouvée, faire la demande directement dans Docline en indiquant le LIBID de la bibliothèque. Voir Annexe IV « Comment utiliser Docline » Si non disponible gratuitement dans Serial Holdings : 3. Tenter de trouver une source gratuite sur internet Par exemples : Google Scholar, PubMed, BANQ, … Si non disponible gratuitement sur le web : 4. Tenter de trouver une bibliothèque gratuite dans Amicus Si une bibliothèque est trouvée, faire une demande directement dans Amicus. Voir annexe V « Comment utiliser Amicus » Si non disponible gratuitement dans Amicus : 5. Tenter de trouver une bibliothèque gratuite dans Colombo Si une bibliothèque est trouvée, faire une demande dans le formulaire correspondant de Colombo. Voir 3.5 pour le lien URL de Colombo. Si non disponible gratuitement dans Colombo :


6. Contacter l’usager pour savoir s’il est prêt à assumer les coûts de la demande Si l’usager est prêt à assumer les coûts, lui demander quel est le montant maximum. Si l’usager ne veut pas payer, lui informer que nous ne pourrons pas lui fournir l’article. Par contre, si l’usager est membre de la communauté de l’UdeM et que l’article demandé est disponible dans Atrium, on l’incite à faire la démarche lui-même pour obtenir le document, car par le truchement de l’UdeM, le service est gratuit pour ses membres. L’usager pourra faire sa demande à http://opurl.bib.umontreal.ca:9003/sfx_local/a-z?param_perform_value=citation- Si l’usager est prêt à payer et que l’article n’est pas disponible à l’UdeM: 7. Tenter de faire la demande dans Docline à partir des cellules payantes Remplir le formulaire Docline en cochant cette fois-ci les cellules payantes et en indiquant le maximum accepté. Si le maximum autorisé correspond au prix de la NLM, également cocher la case « Route to NLM ». Voir Annexe IV « Comment utiliser Docline » Si non disponible à partir des cellules payantes de Docline : 8. Tenter de trouver une autre source dans Docline En utilisant l’outil Serial Holdings. Si une source est trouvée, faire la demande directement dans Docline en indiquant le LIBID de la bibliothèque et le montant maximum. Voir Annexe IV « Comment utiliser Docline » Si non disponible dans Docline au tarif demandé : 9. Tenter de trouver une bibliothèque dans Amicus correspondant au tarif maximum Si une bibliothèque est trouvée, faire la demande directement dans Amicus. Voir Annexe V « Comment utiliser Amicus » Si non disponible dans Amicus : 10. Tenter de trouver une bibliothèque dans Colombo correspondant au tarif maximum Si une bibliothèque est trouvée, faire la demande en passant par le formulaire Colombo approprié. Voir 3.5 pour le lien URL de Colombo. Si non disponible dans Colombo : 11. Vérifier la pertinence de continuer à chercher avec l’usager Il arrive qu’un usager ne tienne pas tant que ça à l’article demandé et propose d’annuler la demande. Si l’usager souhaite toujours l’article : 12. Vérifier la disponibilité dans Infotrieve Si l’article est disponible dans Infotrieve et qu’il correspond au tarif maximum, faire une demande directement auprès d’Infotrieve, soit en utilisant le LIBID désigné dans Docline ou encore en utilisant le URL d’Infotrieve. Voir 3.5 pour le URL d’Infotrieve. Si non disponible dans Infotrieve : 13. Tenter différentes actions simultanément Envoyer un appel à tous sur la liste RQBS et/ou DoclineList et/ou CanMedlib. Tenter d’écrire à l’auteur et/ou à l’éditeur pour tenter d’obtenir une copie de l’article. Vérifier la disponibilité dans les catalogues internationaux comme Sudoc, Refdoc, les catalogues des bibliothèques nationales, etc. Vérifier si l’usager pourrait payer de lui-même directement sur le site de l’éditeur. Si toutes les actions précédentes ne donnent aucun résultat, avertir l’usager qu’il ne sera pas possible de lui fournir le document recherché Dans ce cas :


http://opurl.bib.umontreal.ca:9003/sfx_local/a-z?param_perform_value=citation

14. Suggérer à l’usager un ou des document(s) alternatif(s) Faire une recherche dans ClinicalKey, UpToDate, PubMed, Atrium, etc. 3.2 Pour toute demande de monographie ou de vidéo non disponible au CHUM 1. Vérifier si le document est disponible à l’UdeM Si le document est disponible, faire une demande en utilisant le formulaire Colombo. Voir Annexe VI « Comment demander un document à l’Université de Montréal » Si non disponible à l’UdeM : 2. Tenter de trouver gratuitement le document dans Amicus Si le document est disponible, faire la demande directement dans Amicus. Voir Annexe V « Comment utiliser Amicus » Si non disponible gratuitement dans Amicus : 3. Tenter de trouver le document gratuitement dans Colombo Si le document est disponible, faire une demande dans le formulaire approprié de Colombo. Voir 3.5 pour le lien URL de Colombo Si non disponible gratuitement dans Colombo : 4. Tenter de trouver le document gratuitement sur Internet En utilisant Google Scholar, Google Books, BANQ, etc. Si non disponible gratuitement sur internet : 5. Contacter l’usager pour savoir s’il est prêt à assumer les coûts de la demande Si l’usager est prêt à assumer les coûts, lui demander quel est le montant maximum. Si l’usager ne veut pas payer, lui informer que nous ne pourrons pas lui fournir le document. Par contre, si l’usager est prêt à payer : 6. Tenter de trouver une bibliothèque dans Amicus correspondant au tarif maximum Si une bibliothèque est trouvée, faire la demande directement dans Amicus. Voir Annexe V « Comment utiliser Amicus » Si non disponible dans Amicus : 7. Tenter de trouver une bibliothèque dans Colombo correspondant au tarif maximum Si une bibliothèque est trouvée, faire la demande en passant par le formulaire Colombo approprié. Voir 3.5 pour le lien URL de Colombo. Si non disponible dans Colombo : 8. Vérifier la pertinence de continuer à chercher avec l’usager Il arrive qu’un usager ne tienne pas tant que ça au document demandé et propose d’annuler la demande. Il faut tenir compte que les bibliothèques à l’extérieur du Canada ne prêtent presque jamais leur document à une bibliothèque canadienne. Si l’usager veut toujours le document : 9. Vérifier la possibilité pour l’usager d’acheter le document Vérifier la vente à l’état neuf et à l’état usagé. Si l’achat est non disponible :


10. Vérifier la disponibilité dans Infotrieve Si le document est disponible dans Infotrieve et qu’il correspond au tarif maximum, faire une demande directement auprès d’Infotrieve, soit en utilisant le LIBID désigné dans Docline ou encore en utilisant le lien URL d’Infotrieve. Voir 3.5 pour le URL d’Infotrieve. Si non disponible dans Infotrieve : 11. Tenter différentes actions simultanément Envoyer un appel à tous sur la liste RQBS et/ou DoclineList et/ou CanMedlib. Tenter d’écrire à l’auteur et/ou à l’éditeur pour tenter d’obtenir une copie du document, particulièrement s’il s’agit de littérature grise. Vérifier la disponibilité dans les catalogues internationaux comme Sudoc, Refdoc, les catalogues des bibliothèques nationales, etc., en s’assurant que le prêt est possible vers le Canada. Si une bibliothèque est localisée mais qu’elle ne prête pas au Canada ou qu’il s’agit seulement d’un document électronique : 12. Envoyer la table des matières à l’usager L’usager peut nous indiquer quel(s) chapitre(s) pourrai(en)t l’intéresser. Si au moins un des chapitres est intéressant, voir 3.3. Si toutes les actions précédentes ne donnent aucun résultat, avertir l’usager qu’il ne sera pas possible de lui fournir le document recherché Dans ce cas : 13. Suggérer à l’usager un ou des document(s) alternatif(s) Faire une recherche dans ClinicalKey, UpToDate, PubMed, Atrium, etc. 3.3 Pour toute demande de chapitre de livre Pour localiser un chapitre, il faut avant tout localiser la monographie qui contient ce chapitre. Voir 3.2. Par contre, au lieu de demander un emprunt, il faut remplir les formulaires comme s’il s’agissait d’un « article ». À noter que l’Université de Montréal considère en effet l’envoi de chapitre comme un envoi d’article, il y a donc des frais de 3$ qui y sont rattachés. L’avantage de demander un chapitre par rapport au document en entier repose sur la possibilité d’obtenir un chapitre de livre à un coût plus abordable, plutôt que d’emprunter le livre au complet. Dans le dernier cas, les bibliothèques sont réticentes ou refusent simplement de prêter le livre. De plus, lorsqu’un document est uniquement disponible de façon électronique, comme nous ne pouvons pas demander un emprunt du document entier, cela permet tout de même à l’usager de consulter une partie ciblée du document. 3.4 Les fournisseurs de documents PEB du CHUM vers l’extérieur

ABSAUM Association des bibliothèques en santé affiliées à l’Université de Montréal. Cette association regroupe essentiellement les bibliothèques médicales et scientifiques francophones de la région de Montréal, ainsi que celles faisant partie du RUIS (Réseau universitaire intégré en santé) de l’Université de Montréal. L’ABSAUM regroupe présentement 23 centres de documentation. Grâce à une entente entre les bibliothèques membres de l’association, celles-ci bénéficient d’un traitement de faveur. À l’exception des documents provenant de l’Université de Montréal, toute demande de documents provenant d’une bibliothèque membre de l’association est fournie gratuitement.


Tarif : gratuit pour les articles et les emprunts entre tous les membres, à l’exception de l’Université de Montréal pour laquelle il y a des frais de 3,00$ pour les articles.

Bibliothèques du groupe Freeshare Ceci inclut plus de 1300 bibliothèques nord-américaines dans Docline qui ont une entente de gratuité totale entre elles pour tous les PEB, y compris le prêt des monographies. Pour y participer, il faut au préalable être membre du réseau Docline. Ce service étant gratuit, de plus en plus de bibliothèques membres du réseau Docline adhèrent à ce service, y compris des bibliothèques scientifiques, universitaires et agences gouvernementales. Tarif : gratuit pour les articles et les emprunts (au Canada) entre tous les membres.

Agences gouvernementales du Québec Les agences du gouvernement du Québec regroupent plusieurs bibliothèques spécialisées à travers le territoire, tant dans le domaine scientifique, économique, social ou culturel. De façon informelle, les bibliothèques médicales du Québec peuvent obtenir des prêts de monographies ou de documents en format PDF gratuitement. Tarif : généralement gratuit, mais il faut vérifier cas par cas.

Université de Montréal Indispensable pour la fourniture de document et l’un de nos principaux partenaires pour les emprunts de documents. Tarif : gratuit pour les emprunts de documents, 3,00$ pour tous les articles et chapitres.

MAHSLC McGill Affiliated Health Sciences Consortium (anciennement MMAHLA pour McGill Medical and Health Libraries Association). Cette association regroupe les bibliothèques médicales anglophones de la région de Montréal affiliées à l’Université McGill ainsi que toutes celles faisant partie du RUIS de l’Université McGill. Grâce à une entente mutuelle avec les bibliothèques membres de l’ABSAUM, celles-ci bénéficient d’un prix de 5.00$ pour toute demande de PEB, incluant les prêts de monographies. Tarif : 5,00$ pour toutes les demandes d’articles et les emprunts de monographies, sauf quelques exceptions où c’est gratuit. Voir Annexe VII « Liste de bibliothèques faisant parties de l’entente CRÉPUQ pour le PEB »

Bibliothèques médicales affiliées à l’Université Laval et celles affiliées à l’Université de Sherbrooke Suite à l’entente de la CREPUQ, toutes les bibliothèques médicales affiliées à une faculté de médecine se chargent entre elles tous les PEB (y compris le prêt des monographies) au prix de 5$ l’article d’un périodique ou de chapitre d’un livre. Cela inclut également la bibliothèque de la faculté de médecine de l’Université Laval et celle de l’Université de Sherbrooke. Tarif : 5,00$ pour toutes les demandes d’articles et les emprunts de monographies. Voir Annexe VII « Liste de bibliothèques faisant parties de l’entente CRÉPUQ pour le PEB »


Bibliothèques nord-américaines Cela inclut entre autres les bibliothèques médicales, universitaires et celles des agences gouvernementales fédérales ou provinciales, notamment Infotrieve qui a pour mandat de combler les demandes de l’ICIST (Institut canadien de l’information scientifique et technique). Cela inclut également les bibliothèques universitaires, scientifiques ou autres bibliothèques spécialisées situées aux États-Unis, notamment la NLM, (National Library of Medicine). Celle-ci a la particularité d’être la bibliothèque médicale la plus complète au monde. On y répertorie plus de 21000 revues actives de plus de 50 langues, sans compter une collection courante et historique de monographies. Outre la NLM, dont les prix de demandes de documents sont de 11.00$US, les prix de fournitures de documents dans les autres institutions aux États-Unis, varient d’une institution à l’autre. Cette ressource est évidemment notre dernier recours, lorsqu’on a épuisé les possibilités du côté nord-américain. Tarif : variable d’une institution à l’autre. NLM : 9,00$US, sinon beaucoup de bibliothèques à 11.00$.

Ailleurs dans le monde (Europe ou autres) Cette ressource constitue notre dernier recours, lorsque les possibilités du côté nord-américain ont été épuisées. Les catalogues Refdoc et Sudoc sont particulièrement utiles pour localiser des documents européens. Les bibliothèques nationales peuvent également fournir beaucoup de documents, ainsi que la Bibliothèque interuniversitaire de santé de Paris (BIUS). Tarif : variable d’une institution à l’autre. Souvent en euros ou en d’autres devises, les coupons IFLA* sont également souvent acceptés en Europe.

* Concernant les coupons IFLA : Certaines bibliothèques internationales utilisent la « monnaie d’échange » les coupons IFLA (IFLA Vouchers). On les retrouve en coupures de 1 unité, 2 unités, 3 unités ou en ½ unité. En règle générale, cela coûte 1 coupon IFLA par 25 pages d’article ou par volume standard demandé et à cela, il faut ajouter en général 2 coupons IFLA pour une demande outre-mer. Même s’il s’agit d’une manière marginale au Canada, nous pouvons accepter d’être payé en coupons IFLA, ce qui permettra éventuellement de faire à notre tour des demandes et de payer de cette façon. 3.5 Les instruments de localisation de documents de l’extérieur Plusieurs instruments peuvent être utilisés afin de localiser des bibliothèques et/ou des ressources possédant les documents recherchés. Certains instruments offrent la possibilité de faire directement les demandes alors que d’autres ne servent qu’à la consultation et exigent un outil supplémentaire pour envoyer une demande. Certains instruments sont mis à jour automatiquement, alors que d’autres le sont sur une base volontaire des participants.

Docline Docline est un instrument de localisation et de gestion intégré des PEB développé par la National Library of Medicine (NLM), une agence du gouvernement fédéral américain. Docline est conçu et utilisé spécialement pour les bibliothèques médicales et scientifiques à travers le monde. Plus de 3000 bibliothèques membres à travers le monde participent à ce réseau. Chaque participant a pour tâche de mettre à jour tous les périodiques imprimés et électroniques disponibles et offerts aux autres institutions participantes. Voir Annexe IV « Comment utiliser Docline » https://docline.gov/docline

Atrium Le catalogue de l’Université de Montréal est très utilisé, surtout pour repérer des monographies et périodiques en format imprimé ou électronique qui ne sont pas disponibles au CHUM. Le catalogue est mis


https://docline.gov/docline

à jour automatiquement en temps réel. Les demandes doivent par contre être envoyées individuellement en utilisant un formulaire séparé. Voir Annexe VI « Comment faire une demande de document à l’Université de Montréal » http://atrium.umontreal.ca/primo_library/libweb/action/search.do

Amicus Ce catalogue collectif, développé par Bibliothèques et Archives du Canada (BAC), incluent les bibliothèques et centres de documentation du Canada qui ont fait la demande de participer sur une base volontaire, que ce soit au niveau universitaire, scientifique, public, privé, scolaire, spécialisé, collégial ou autre. Le catalogue comprend tous les types de documents et intègre un outil qui achemine les demandes de PEB directement aux bibliothèques possédant un document recherché. Par contre, chaque bibliothèque participante a pour tâche de mettre à jour l’état de sa collection disponible et offert aux autres institutions de ce réseau. Il est important de noter que cette base de données est de moins en moins mise à jour au profit de d’autres bases de données, telles Colombo et le CBQ. Voir Annexe V « Comment utiliser Amicus » http://amicus.nlc-bnc.ca/aaweb/aaloginf.htm

Colombo Un catalogue collectif des périodiques et monographies conçu par la CRÉPUQ, (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec), comprenant plusieurs bibliothèques universitaires, collégiales, gouvernementales scientifiques et publiques du Québec. Il inclut également un volet comprenant les bibliothèques du reste du Canada et bibliothèques américaines. Le catalogue est mis à jour en temps réel en affichant l’état de collection de chacun des établissements, ce qui occasionne parfois des délais plus longs d’opération.

Colombo est un serveur qui cherche dans chacun des catalogues en ligne de bibliothèques membres ce qui peut expliquer la lenteur de cette base de données. À titre de bibliothèque ne faisant pas partie officiellement de la CRÉPUQ, nous avons seulement un pouvoir de consultation et devons faire nos demandes individuellement en utilisant un formulaire séparé. https://fr.crepuq.vdxhost.com/zportal/zengine?VDXaction=ZSearchSimple

Catalogue des bibliothèques publiques du Québec (CBQ) Catalogue collectif des périodiques et monographies conçu par Bibliothèque et Archives Nationales du Québec (BANQ), comprenant les bibliothèques publiques, scolaires, collégiales et universitaires du Québec. Le catalogue est mis à jour en temps réel en affichant ce qui est trouvé dans les catalogues de chacun des établissements. À titre de bibliothèque ne faisant pas partie officiellement du réseau des bibliothèques publiques, nous avons un pouvoir de consultation seulement et devons faire nos demandes directement aux bibliothèques concernées. http://cbq.banq.qc.ca/


http://atrium.umontreal.ca/primo_library/libweb/action/search.do

http://amicus.nlc-bnc.ca/aaweb/aaloginf.htm

https://fr.crepuq.vdxhost.com/zportal/zengine?VDXaction=ZSearchSimple

http://cbq.banq.qc.ca/

Iris Le catalogue de la Bibliothèque et Archives Nationale du Québec (BANQ), cet instrument s’avère très utile pour localiser des périodiques et monographies de langue française (et anglaise) produits au Québec. Mentionnons que cette base de données se retrouve dans Colombo. Voir Annexe VIII « Comment utiliser Iris et le CBQ » http://iris.banq.qc.ca/iris.aspx

Cubiq Catalogue collectif de toutes les bibliothèques gouvernementales du Québec. Ce catalogue ne sert qu’à la consultation et permet de localiser les bibliothèques. Par contre, plusieurs documents se retrouvent en texte intégral directement à partir du catalogue. Très utile pour retrouver de la littérature grise. http://www.cubiq.ribg.gouv.qc.ca/zonesl/

Infotrieve Compagnie privée qui a pour mandat de fournir des documents scientifiques pour les particuliers et les institutions. Ce service était auparavant assuré par l’ICIST (Institut canadien de l’information scientifique et technique), mais les collections de l’ICIST ont été remises à Infotrieve en 2008, la compagnie devenant ainsi la détentrice des droits d’utilisations. Malgré la disponibilité de cette ressource, ce service est utilisé dans une moindre mesure car les coûts, variables selon la demande, sont souvent importants. http://www.infotrieve.com/document-delivery

WorldCat Une base de données bibliographique en ligne développée par OCLC (Online Computer Library Center) est le plus grand catalogue OPAC (Online Public Access Catalog) au monde. Utilisée dans une moindre mesure, cette base de données nous permet néanmoins de localiser des périodiques et monographies à travers le monde, dont la gamme de bibliothèques participantes est plus vaste que Docline ou AMICUS. Cette base de données est offerte gratuitement via l’Internet mais certaines conditions s’appliquent pour toutes bibliothèques qui désirent y participer. Le CHUM ne participe pas présentement à cette base de données. WorldCat peut être utile dans la mesure où l’on ne peut localiser un document non disponible dans aucun des réseaux de bibliothèques scientifiques ou médicales normalement consultés, ou lorsqu’un document n’est disponible ni au Canada ou aux États-Unis. http://www.worldcat.org/

Sudoc Catalogue collectif comprenant 10 millions de notices bibliographiques de langue française conçu par les bibliothèques et centres de documentation d’enseignement supérieur et de recherche en France. On y trouve aussi les collections de revues et journaux de plus de 2000 bibliothèques françaises participantes ne faisant pas partie du réseau de l’enseignement supérieur. Le catalogue vise aussi à recenser l’ensemble des thèses produites en France. À titre de bibliothèque canadienne, on ne peut se servir de SUDOC qu’à des fins de consultation. Pour toute demande de PEB auprès de ce réseau, il faut contacter directement une bibliothèque qui possède un document recherché. http://www.sudoc.abes.fr/

RefDoc Le plus grand catalogue de notices d’articles francophones au monde. Cette base de données répertorie plus de 53 millions de références de tous les types de documents de langue française à travers le


http://iris.banq.qc.ca/iris.aspx

http://www.cubiq.ribg.gouv.qc.ca/zonesl/

http://www.infotrieve.com/document-delivery

http://www.worldcat.org/

http://www.sudoc.abes.fr/

monde. Elle indexe la majorité des revues francophones qui ne sont pas répertoriées dans PubMed. Il offre la possibilité de créer un compte et de commander des articles à la carte. Il offre également un service de localisation pour tous les documents francophones qui ne sont pas inclus dans leur catalogue. http://www.refdoc.fr/

4. Demandes de PEB en provenance de l’extérieur du CHUM 4.1 À qui s’adresse ce service Nous offrons un service de PEB à toute bibliothèque ou service documentaire, dans le domaine de la santé ou non, qui en fait la demande. Les établissements qui n’ont pas de bibliothèque ou de service documentaire ne peuvent faire une demande de PEB, ni les particuliers. Nous prêtons nos monographies seulement à l’intérieur du Canada. Par contre, nous pouvons fournir des articles et des chapitres de notre collection peu importe la provenance de la demande. Suite à la réception d’une demande, nous nous donnons jusqu’à 72 heures pour répondre à celle-ci. 4.2 Modes de réception des demandes La plupart des demandes nous sont acheminées par Docline, par Amicus, ou par courriel, ainsi que par l’entremise du formulaire de notre portail. Nous pouvons également recevoir des demandes par téléphone, par la poste et par télécopieur, même si ces méthodes ne sont pas à privilégier. Il peut arriver également qu’une demande arrive par une de nos adresses courriels personnelles. Dans ce cas, les délais de traitement ne sont pas garantis, car un employé peut être absent durant une journée. Nous incitons les usagers de toujours envoyer leurs demandes via l’adresse commune de la bibliothèque. Aucun type de demande n’est refusé, mais nous privilégions l’acheminement par écrit ou électronique (les demandes téléphoniques étant plus longues à prendre, elles devraient être limitées qu’aux demandes urgentes). 4.3 Modes d’acheminement des documents À moins d’un avis contraire dans la licence d’utilisation de l’éditeur, nous privilégions toujours l’article électronique envoyé par courriel. Il faut toujours s’assurer d’envoyer l’article au courriel de la bibliothèque et non celui de l’usager, et s’assurer de faire l’envoi via le courriel commun. Chaque article envoyé par courriel doit inclure un message de mise en garde aux destinataires dans les deux langues officielles (français et anglais) les informant des restrictions de la loi canadienne sur les droits d’auteurs. Voir l’annexe IX sur le contenu des messages Si l’article n’est pas disponible en version électronique, une copie papier sera numérisée et envoyée par courriel. Que l’article provienne de la collection imprimée ou électronique, il faut toujours s’assurer que le document envoyé se fait en conformité aux règles de la Loi sur le droit d’auteur, c’est-à-dire qu’il ne représente pas plus de 10% du total du contenu de la monographie ou du périodique. Tous les articles doivent être envoyés avec la note justifiant l’utilisation en fonction de la Loi sur le droit d’auteur. Voir Annexe IX « Message de mise en garde sur la Loi canadienne sur le droit d’auteur ». Aucun article n’est envoyé par télécopieur et il faudrait une situation particulière telle qu’une restriction explicite dans la licence d’utilisation pour envoyer un article par la poste.


http://www.refdoc.fr/

Les livres sont toujours envoyés par la poste, si possible en utilisant le service aux bibliothèques de Postes Canada, moins dispendieux que le service régulier. La date de retour pour un emprunt est de 21 jours à partir de la date à laquelle le document est envoyé, peu importe le type de document. 4.4 Frais La nouvelle grille tarifaire se base sur la réciprocité plutôt que sur l’article lui-même. Plusieurs décisions ont également été prises en tenant compte de ce qui se fait à l’Université de Montréal. Comme nos collections sont de plus en plus dématérialisées, nous avons de moins en moins besoin de numériser les articles pour les envoyer à d’autres bibliothèques. Souvent quelques clics suffisent pour envoyer un article, qu’il ait 1 page ou 50 pages. À noter que toute entente avec un organisme en particulier ou un groupe a préséance sur les tarifs qui suivent.

Frais pour les articles et chapitres demandés - tarifs réciproques à ce qui nous serait facturé par cette bibliothèque pour une demande similaire

Frais pour les emprunts demandés - tarifs réciproques à ce qui nous serait facturé par cette bibliothèque pour une demande similaire

En cas de perte ou de bris d’un document, des frais administratifs de 25$ sont demandés en plus du prix du document. Les frais de retard varient selon la réciprocité. Par exemple, la bibliothèque de santé de l’Université de Montréal nous charge $0.50 pour chaque journée de retard. Il n’y a pas de frais supplémentaires pour les demandes urgentes ou très urgentes. Voir Annexe III « Vue d’ensemble des tarifs de la bibliothèque du CHUM » Voir Annexe XII « Tarifs réciproques pour certaines bibliothèques » 4.5 Ententes Si une bibliothèque fait partie de plusieurs groupes, l’entente la moins dispendieuse sera privilégiée.

ABSAUM (Association des bibliothèques de santé affiliées à l’Université de Montréal) gratuit pour les articles et les emprunts, sauf pour les bibliothèques de l’Université de Montréal

Université de Montréal (toutes les bibliothèques) gratuit pour les emprunts, 3$ pour les articles


FREESHARE (groupe de bibliothèques dans Docline) gratuit pour toute demande d’articles de périodiques et emprunts de monographies (sauf les documents vidéos) si la demande provient du Canada. Hormis les demandes d’articles de périodiques, aucun prêt n’est accordé à l’extérieur du Canada.

Entente CRÉPUQ (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec) 5$ pour les articles et les emprunts entre toutes les bibliothèques de santé affiliées à une faculté de médecine du Québec (Université de Montréal, Université McGill, Université Laval et Université de Sherbrooke) ainsi qu’avec chacune des bibliothèques médicales de ces universités. Voir l’annexe VII pour la liste des bibliothèques faisant partie de l’entente. Voir Annexe III « Vue d’ensemble des tarifs de la bibliothèque du CHUM » Voir Annexe VII « Liste de bibliothèques faisant parties de l’entente CRÉPUQ pour le PEB »

4.6 Liste noire d’établissements *** Pour les fins de confidentialité et de la nature sensible de ces informations pour le CHUM, cette section de ce document n’est offert qu’à titre d’exemple à pour quiconque désire rédiger un procédurier de PEB** 4.7 Facturation Pour toutes demandes que nous facturons aux clients, une note est envoyée en même temps que le document avisant l’autre établissement des frais encourus et qu’une facture sera envoyée par la poste par le service de la comptabilité du CHUM. Une copie de toutes les demandes facturables doivent être remises à la personne (employée de la bibliothèque) désignée qui fait la saisie de données dans la base de données DOCUM, utilisée à cet effet. À noter que le service de la comptabilité ne peut pour l’instant envoyer des factures électroniques et ne peut personnaliser les factures selon les demandes des usagers. Si notre facturation ne convient pas à l’autre établissement, nous annulons leur demande tout simplement. 4.8 Paiement Le moyen privilégié de paiement est l’envoi d’un chèque ou d’un chèque certifié à l’ordre de « Centre hospitalier de l’Université de Montréal – Bibliothèque ». L’argent comptant, les mandats postaux et les traites bancaires sont également acceptés. Éventuellement, les paiements par cartes de crédit seront disponibles. Les virements de fonds, ou les transferts bancaires ne sont pas acceptés comme moyens de paiement, toutefois les coupons IFLA peuvent être exceptionnellement acceptés pour des demandes d’outre-mer. Les factures étant soit en dollars canadiens (pour les organismes au Canada) ou en dollars américains (pour les organismes à l’extérieur du Canada), l’établissement a le devoir d’effectuer son paiement dans la devise inscrite sur la facture.


Annexe I

Configuration Proxy de l’Université de Montréal

Procédures et configuration du Proxy de l’UdeM

Configurer le Proxy sur leur ordinateur Problème d’accès Proxy à une ressource

1. L’usager doit posséder un code d'accès DGTIC et un UNIP/mot de passe pour pouvoir configurer le Proxy sur son poste. Pour plus de détails, veuillez consulter le site de l’UdeM au :

http://www.dgtic.umontreal.ca/unip/mots-passe.html

2. Pour configurer le Proxy sur son poste, l’usager peut se référer au tutoriel suivant expliquant toutes les étapes pour les navigateurs compatibles :

http://www.bib.umontreal.ca/outils-informatiques/Proxy.htm

3. Pour du support personnalisé, le référer au technicien en soutien de laboratoire informatique, M. Jean-François Lizé, au 514-343-6111 poste 5189 ou par courriel

[email protected]

4. En son absence, les bibliothécaires de la Bibliothèque de la Santé pourront également offrir une aide, au 514-343-6826.

1. S’il y a panne de Proxy, le service est en général rétabli le jour-même. L’usager pourra décider d’attendre (habituellement indiqué sur le site << Prévus et imprévus >> de la DIGTIC.

http://www.dgtic.umontreal.ca/

2. Se référer à M. Jean-François Lizé ou aux bibliothécaires de la Bibliothèque de la Santé, qui pourront vérifier la cause possible du problème;

3. L’usager peut se présenter dans l’une des bibliothèques du réseau UdeM sur le campus pour utiliser les postes publics sans passer par le Proxy*;

* Le personnel de la bibliothèque du CHUM peut contacter la responsable du Prêt aux hôpitaux pour signaler tout problème majeur et/ ou un titre non fonctionnel.

http://www.dgtic.umontreal.ca/lexique/codedacces.html

http://www.drh.umontreal.ca/unip-carte/obtenir-unip.html

http://www.dgtic.umontreal.ca/unip/mots-passe.html



mailto:[email protected]


http://www.dgtic.umontreal.ca/

http://www.bib.umontreal.ca/nous-joindre/default.htm

Annexe II : Lettre d’autorisation de stagiaire du CHUM

Montréal, le 201_ Je, Nom su superviseur Titre et département du superviseur autorise Nom du stagiaire, stagiaire en Domaine d’études à utiliser les services de la bibliothèque du Date de début du stage au Date de la fin du stage. L’utilisation de la bibliothèque comprend la consultation sur place, l’emprunt de documents et les demandes de prêt-entre-bibliothèques (PEB). Je me porte garant du stagiaire qui s’engage à rapporter les documents aux dates prévues et en bon état, ainsi qu’à payer s’il le désire, tous les frais relatifs à ses demandes. En cas de problèmes perdurant après la date de fin de stage, la bibliothèque pourra me contacter directement. Signature du superviseur Signature du stagiaire

ANNEXE III : VUE D’ENSEMBLE DE TOUS LES TARIFS DE LA BIBLIOTHÈQUE DU CHUM

TARIFS ENTRE BIBLIOTHÈQUES (en $CAN sauf indications contraires)

(si une bibliothèque se retrouve dans plusieurs catégories, il faut opter pour la moins dispendieuse)

CE QUE NOUS

CHARGEONS CE QUI NOUS EST

CHARGÉ ARTICLES LIVRES ARTICLES LIVRES

ABSAUM* 0$ 0$ 0$ 0$ UdeM, paramédicale et santé 3$ 0$ 3$ 0$ UdeM, autres bibliothèques 3$ 0$ 3$ 0$ Freeshare 0$ 0$ (au Canada

seulement) 0$ 0$

Confidentiel 0$ 0$ 0$ 0$ Confidentiel 0$ 0$ 0$ 0$ Confidentiel 0$ 0$ 0$ 0$ MAHSLC (anciennement MMAHLA, bibliothèques affiliées à la faculté de médecine de l’Université McGill)*

5$ 5$ 5$ 5$

Consortium des établissements en santé affiliés à la faculté de médecine de l’Université Laval*

5$ 5$ 5$ 5$

ASDESSE (bibliothèques affiliées à la faculté de médecine de l’Université Sherbrooke)*

5$ 5$ 5$ 5$

BANQ 1,50$ 0$ 1,50$ 0$ NLM -- -- -- 9$US Bibliothèques canadiennes à but non-lucratif 5$ ou tarif

réciproque si on est chargé plus de 10$

25$ ou tarif réciproque si on est chargé plus de 25$

variable variable

Bibliothèques canadiennes à but lucratif 25$ 35$ ou tarif réciproque si on est chargé plus de 35$

variable variable

Bibliothèques à l’extérieur du Canada à but non-lucratif

12$US ou tarif réciproque si on est chargé plus de 12$

aucun variable variable

Bibliothèques à l’extérieur du Canada à but lucratif

25$US ou tarif réciproque si on est chargé plus de 25$

aucun variable variable

Infotrieve -- -- variable variable Retards -- 0$ ou tarifs

réciproques -- variable

Demandes urgentes 0$ 0$ variable variable

* Voir l’annexe VII qui décrit toutes les bibliothèques faisant partie de ces groupes.

TARIFS POUR NOS USAGERS (en $CAN)

CATÉGORIES D’USAGERS

EMPLOYÉS CHUM NON UDEM

EMPLOYÉS CHUM ET UDEM

CRCHUM STAGIAIRES (SAUF MÉDECINE)

BÉNÉVOLES ET RETRAITÉS

PATIENTS ET VISITEURS

Photocopies (sans la carte)

0,10$/page 0,10$/page 0,10$/page 0,10$/page 0,10$/page 0,10$/page

Photocopies (avec la carte)


Impressions (sans la carte)


Impressions (avec la carte)


Carte d’impression

1$ 1$ 1$ 1$ 1$ 1$

Frais de base pour une demande

0$ 0$ 0$ 0$ 0$ 0$

Frais pour un article trouvé dans le portail

2$ 2$ 2$ 2$ 2$ 0$

Frais pour la remise papier d’un article


Prêt inter-site 0$ 0$ 0$ 0$ 0$ 0$ mais consultation seulement

Retard (livres du CHUM)

0$ 0$ 0$ 0$ 0$ pas d’emprunts

Retard (livres extérieurs)

0,50$/jour ouvrable

0,50$/jour ouvrable

0,50$/jour ouvrable

0,50$/jour ouvrable

0,50$/jour ouvrable

--

Frais de PEB frais externes frais externes

frais externes

frais externes frais externes --

Frais de la NLM

12$ 12$ 12$ 12$ 12$ --

Frais en d’autres devises

12$ ou l’équivalent en $CAN si plus que 12$





--

Demandes urgentes

0$ 0$ 0$ 0$ 0$ --

Annexe IV

Comment utiliser Docline pour demander des documents 1. Qu’est-ce que Docline? Docline est un service web accessible par abonnement, créé par la National Library of Medicine (NLM), pour le traitement des demandes de PEB des bibliothèques médicales ou en lien avec la santé. Ce service est disponible en ligne à l’adresse https://docline.gov/docline/index.cfm et on y accède par un identifiant et un mot de passe. Il est conçu principalement pour les demandes d’articles, mais il y a aussi la possibilité de faire des demandes de monographies. Grâce à cet outil, nos demandes d’articles se font presque exclusivement par Docline. 2. Généralités sur Docline Docline comporte 3 volets principaux. Chaque bibliothèque participante est d’abord inscrite dans « Institutions », où on peut retrouver toutes les informations concernant ses politiques de PEB, ses coordonnées, ses particularités, ... Chaque bibliothèque possédera un sigle qui lui est propre (le LIBID, qui signifie « Library Identification »). Le deuxième volet est l’onglet « Serial Holdings », dans lequel les bibliothèques participantes mettent à jour (sur une base volontaire) tous leurs états de collection, pour permettre éventuellement à Docline d’acheminer automatiquement les demandes vers la bibliothèque de la table d’acheminement qui possède la revue désirée. Le dernier volet est Docline lui-même, qui traite et achemine les demandes de PEB selon la hiérarchie déterminée par notre table d’acheminement. Pour bien configurer votre navigateur internet pour que Docline fonctionne normalement, veuillez suivre les indications trouvées dans le manuel de l’utilisateur à http://www.nlm.nih.gov/docline/docline_manual/DOCLINE_manual.pdf , particulièrement aux pages 11 à 13. 3. Structures des tables d’acheminement Les tables d’acheminement comportent neuf niveaux (cellules) avec une possibilité de vingt bibliothèques ou groupes par cellule. Docline cherche dans la cellule 1 les bibliothèques qui ont dans leur collection le périodique et l’année demandée (selon ce qui est inscrit dans « Serial Holdings »), en choisit une au hasard et envoie la demande. Si la bibliothèque ne peut y répondre, il envoie la demande à une autre bibliothèque de la cellule 1 jusqu’à ce que les possibilités dans la cellule 1 soient épuisées. À ce moment, Docline envoie automatiquement la demande à la cellule 2, et ainsi de suite.

https://docline.gov/docline/index.cfm

http://www.nlm.nih.gov/docline/docline_manual/DOCLINE_manual.pdf

Pour plus de détails concernant Docline, voir le manuel de l’utilisateur en ligne (rubriques « Help » et « Online manual » sur le site de Docline ou le lien « Docline Information » (http://www.nlm.nih.gov/docline/) sur la page d’accueil où on se connecte. Logiquement, il faut utiliser la cellule 1 pour nos partenaires proches gratuits, ainsi que la cellule 2. Ensuite, dans la cellule 3 y mettre des partenaires gratuits de d’autres réseaux, ensuite mettre des bibliothèques qui chargent peu, ainsi de suite. 4. Entrer la référence dans Docline (par PubMed) 4.1 Si nous avons un numéro de référence Docline possède un lien direct avec les bases de données Medline et PubMed, qui fait en sorte que nous n’avons pas besoin de saisir les références lorsqu’elles sont tirées de ces bases de données. On n’a qu’à entrer les numéros d’identification des articles (PMID pour « PubMed Identifier » ou UI pour « Universal Identifier », c’est-à-dire les numéros uniques attribués à chacun des titres de périodiques référencés dans la base LocatorPlus) et Docline les fait apparaître à l’écran. Les PMID et les UI sont trouvées à la fin de chacune des notices référencées dans PubMed, il arrive que les usagers nous les fournissent au moment de nous demander des articles. Dans le menu principal, cliquer en haut sur l’onglet « Requests », puis sur le bouton « Borrow », Docline nous positionne par défaut sur « Unique Key ».

Dans la case sous « One or multiple PMIDs », on entre nos numéros uniques (soit les UI ou les PMID) en les séparant par une virgule ou un espace. Ne pas oublier que si on demande plusieurs articles à la fois, il faut que ce soit pour le même usager et avec les mêmes conditions de demandes, car on ne complètera qu’une seule fois le bordereau d’envoi. On clique alors sur le bouton « Search » et on laisse Docline travailler et faire apparaître les références demandées. On vérifie que les articles affichés correspondent bien aux articles demandés par l’usager, puis on passe à 6. pour acheminer notre demande dans Docline.

4.2 Si nous n’avons pas de numéro de référence On doit alors faire la recherche des références dans la base de données PubMed intégrée dans Docline. Pour ce faire, allez dans le menu principal de Docline (en cliquant sur l’onglet « Home » en haut). Du menu principal, cliquer sur l’onglet « Requests », puis sur le bouton « Borrow » puis sur le bouton « PubMed ». Selon la plateforme et la version de votre navigateur internet, un message peut alors apparaître disant « Cette page contient des éléments sécurisés et des éléments non sécurisés. Souhaitez-vous afficher les éléments non sécurisés? ». Cliquer sur « oui » pour continuer, bien qu’étant non recommandé par toutes les bonnes pratiques de sécurité informatique.

Il y a différentes façons de chercher dans PubMed. Les deux plus courantes sont soit de chercher avec quelques éléments bibliographiques de l’article dans le champ de recherche par défaut en haut de l’écran principal puis cliquer sur le bouton « Search »,

ou en utilisant l’option « Single Citation Matcher » en dessous de la rubrique « PubMed Tools » de la page d’accueil de PubMed.

où on remplit au moins un des champs du formulaire puis on clique sur « Search ». Bien entendu, plus de champs sont remplis et plus précis seront les résultats.

L’option « Single Citation Matcher » offre l’avantage d’un menu déroulant sur les champs « Journal » et/ou « Author name » permettant de voir les choix et de compléter lorsqu’on n’a pas le nom exact.

Par contre, avec cette option, il faut entrer les références dans le bordereau l’une après l’autre, ce qui constitue un inconvénient. Lorsqu’on a trouvé la bonne référence à l’écran, on la coche (à la gauche de l’article numéroté), puis dans le menu « Send to » (en haut à droite), on choisit « Clipboard ». Cela envoie la ou les références cochées dans un «panier» où on pourra les récupérer par la suite.

PubMed nous permet de stocker dans le Clipboard tous les articles indexés dans PubMed pour un même usager. Une fois ajoutés dans le Clipboard, une note apparaît dans le haut de l’écran pour confirmer et à la fin de la référence, il est mentionné « Item in clipboard ». Un maximum de 500 articles peut être mis dans le Clipboard et celui-ci se vide automatiquement après 8 heures d’inactivité.

Lorsqu’on a tous les articles qu’on veut demander en PEB pour un même usager, on clique sur «Clipboard » (en haut à droite dans Pubmed

ou sur la page d’accueil).

Lorsque tous les articles du Clipboard sont affichés à l’écran, cliquer sur « Send to » et on choisit « Order ».

On passe à 6. pour acheminer notre demande dans Docline. 4.3 Si l’article n’est pas recensé dans PubMed PubMed est la base de données utilisée par Docline. Elle comprend des millions d’articles de revues qu’elle répertorie et indexe, mais contrairement aux bases de données commerciales, elle stocke des articles de manière plus sélective.

PubMed demeure néanmoins un outil essentiel qui nous permet de sauver du temps bien des fois. Et même si une référence ne se trouve pas dans PubMed, il est quand même possible de faire la demande via Docline. Pour ce faire, voici les étapes à suivre. La première étape à suivre est de vérifier si la revue est recensée dans LOCATORplus (voir 5.). 5 Entrer la référence dans Docline (par LOCATORplus) 5.1 Généralités sur LOCATORplus LOCATORplus est la base de données des titres de périodiques recensés par la NLM, qu’ils soient ou non à la NLM. On y trouve aussi des données bibliographiques sur la revue, les états de collection de la NLM et la mention « Not at NLM » si la NLM ne possède pas ce titre. Si le périodique y est, notre demande pourra être traitée de façon automatique par Docline. Pour se rendre dans LOCATORplus, dans le menu principal de Docline, cliquer sur l’onglet « Requests », puis sur le bouton « Borrow » et ensuite sur le bouton « LOCATORplus ».

5.2 Faire une recherche dans LOCATORplus Dans la page d’accueil de LOCATORplus, cliquer sur « Journal Title» (dans le menu à droite) et entrer le titre de la revue dans la boîte de recherche à gauche. Il faut inscrire le nom complet de la revue ou l’abréviation exacte utilisée par la NLM. Les majuscules n’ont aucune incidence, mais les accents oui. Il faut également inscrire « and » ou « & » selon le nom officiel de la revue. Cliquer ensuite sur « Search » (en bas de la page).

Si aucun titre n’est trouvé et que l’orthographe a été vérifiée, cela signifie qu’aucune bibliothèque inscrite dans Docline n’a inscrit cette revue dans sa collection et que la NLM ne possède pas non plus ce titre. Dans ce cas, il sera impossible de faire une demande via Docline. Par contre, s’il y a plusieurs titres correspondant à notre recherche, une liste des revues proposées par LocatorPlus est affichée. On clique sur celui qui nous intéresse et sa fiche apparaît. Après s’être assuré du titre de la revue correspondant à l’article demandé par l’usager, on clique sur le bouton « Docline Order » au bas de l’écran.

5.3 Saisir les données dans LOCATOR plus On se retrouve alors dans une fiche de Docline où l’on doit compléter la référence en indiquant le titre de l’article (Article or chapter title), l’auteur de l’article (Article or chapter Author), l’année, le volume, le numéro (Issue) et les pages. Idéalement, il est préférable d’inscrire le maximum d’information, sinon, on inscrit un « ? » dans le ou les champs inconnus, puis on clique sur le bouton « next » au bas de l’écran

et on passe à 6. pour acheminer notre demande dans Docline. La différence entre passer par LOCATORplus plutôt que par PubMed est qu’on ne peut demander qu’un seul article à la fois manuellement, alors que par PubMed, on peut en demander jusqu’à 500 d’un seul coup.De plus, dans LOCATORplus, il faut saisir manuellement toutes les données bibliographiques de chacun des articles. 6. Acheminer une demande dans Docline Une fois la ou les références sélectionnées ou les données saisies, Docline nous affiche la page des instructions de routage des demandes (Routing instructions).

Les informations par défaut correspondent au profil de routage que nous avons établi dans notre dossier, mais chaque champ peut être modifié manuellement. Par contre, quand plusieurs articles sont demandés en même temps, un seul formulaire peut être utilisé. Voici un aperçu de chacune des zones (celles précédées de deux astérisques sont celles qu’il faut obligatoirement remplir et celles précédées d’un seul astérisque sont celles pour lesquelles il faut porter une certaine attention car on a parfois à les remplir et/ou modifier) : - ** Authorized by : la personne qui envoie la demande

- * Reason for ordering : pourquoi on fait la demande, on a le choix entre : - BDY-At bindery : le numéro est à la reliure

- LAC-Lacking : le numéro, le volume ou l’année est manquant dans notre collection - LIC-License restriction : notre contrat d’utilisation ne nous permet pas de diffuser d’utiliser cet article

- LOS-Lost : le numéro est perdu - NOS-Not on shelf : le numéro n’est pas sur les rayons - NOT-Not owned : le titre n’est pas dans notre collection

- NYR-Not yet received : le numéro est en attente de réception ou est réclamé - ORD-Order : ce titre ou ce numéro est commandé - OTH-Other : pour toutes autres raisons - POR-Poor condition : le document est en mauvais état et ne permet pas d’obtenir l’article dans une qualité maximale - PRO-In process : le numéro est en traitement physique ou intellectuel et donc inaccessible - USE-In use : le numéro est en circulation

- ** Maximum cost : le montant maximum autorisé par l’usager; ne pas oublier que tous les frais doivent avoir été approuvés par l’usager avant puisque c’est lui qui les défraie - * Patron name : nom de l’usager pour qui est la demande avec détails supplémentaires au besoin (par exemple son département, son poste téléphonique, …) - * Need no lather than : sert à indiquer la date limite qu’on peut recevoir l’article ; utiliser le modèle MM/DD/YYYY ou sélectionner la date dans le calendrier - Copyright compliance : laisser la valeur par défaut « law » - Comments : inscrire tout commentaire pertinent pour la bibliothèque qui recevra la demande, en français et/ou en anglais - Service type : choisir « Copy » lorsqu’il s’agit d’un article, « Color copy » s’il faut absolument que l’article soit envoyé en couleurs (pratique lorsqu’il y a des images ou des graphiques, mais limite seulement aux bibliothèques qui peuvent envoyer un article en couleur) ou « Original » lorsqu’on veut emprunter le document - Fill from physical format : par défaut à « Any », mais choisir « Electronic » ou « Text » selon le cas lorsqu’il faut absolument que cela provienne de ce format (il peut arriver que la version de l’article ne soit pas tout à fait la même selon le format) - Service level : par défaut à « Normal » ce qui laisse 3 jours ouvrables à une bibliothèque pour remplir la demande ; « Rush » indique qu’on veut l’article pour le jour même et « Urgent patient care » indique qu’on veut l’article dans les 3 heures suivantes (par contre, cela limite les bibliothèques car ce ne sont pas toutes qui acceptent les demandes « Rush » et « Urgent patient care ». - NLM delivery method : on laisse par défaut « e-mail (pdf) » - Primary network delivery method : on laisse par défaut « e-mail (pdf) » - Alternate network delivery methods : indique les méthodes qui sont acceptées pour recevoir l’article; on laisse par défaut ce qui est coché, soit « e-mail (tiff) », « fax », « mail », « web (pdf) » et « web (tiff) » - Only route to EFTS participants : lorsqu’on fait soi-même partie de EFTS et qu’on ne veut pas recevoir de facture, cocher cette case pour s’assurer que la méthode de paiement sera EFTS - Route to LIBID : lorsqu’on veut envoyer une demande à une bibliothèque en particulier (par exemple qui ne fait pas partie de nos cellules) ; cette bibliothèque a priorité sur les bibliothèques qui se trouvent dans les cellules

- Routing cells : cocher ou laisser cochées par défaut les cases représentant les cellules où l’on veut que notre demande circule en tenant compte des coûts associés à chaque cellule - Resources libraries : ne pas cocher cette case - NLM : lorsqu’on veut que notre demande soit acheminée à la NLM une fois la table d’acheminement épuisée - All other libraries : si on veut que notre demande circule dans toutes les bibliothèques possédant la revue et le numéro recherché et qui ne sont pas dans nos cellules, peu importe le coût - Do not route to LIBIDs : inscrire les bibliothèques où on ne veut pas que notre demande soit acheminée Lorsque le formulaire est rempli, on clique ensuite sur le bouton « Next » et une autre page comportant notre adresse postale et les coordonnées pour l’envoi électronique apparaît. Comme il n’y a pas de modification à y apporter, on clique sur le bouton « Finish » et Docline traite alors cette demande ou ce lot de demandes. Il nous affiche alors la liste des demandes avec leur numéro d’attribution (ces numéros sont des numéros uniques) et le nom des bibliothèques où elles ont été acheminées ainsi que la cellule correspondante. On prend en note le numéro attribué pour chaque demande. S’il n’y a aucune bibliothèque dans notre table qui possède la revue demandée, cela signifie que Docline a fait le tour des cellules qui étaient cochées et n’a pas trouvé de bibliothèques qui possédait ce numéro de revue et qui correspondait à nos critères. On peut « alléger » nos critères, comme enlever l’aspect « electronic only » ou « rush » si c’est le cas ou cocher de nouvelles cellules si notre usager est prêt à assumer les frais de l’article. Sinon, il y a toujours moyen d’essayer d’envoyer notre demande par Docline, mais en choisissant manuellement une bibliothèque à partir de l’onglet « Serial Holdings » (voir 7.). 7. Entrer la référence dans Docline (par Serial Holdings) 7.1 Généralités sur Serial Holdings Serial Holdings est le catalogue collectif de périodiques intégré à Docline. Chaque bibliothèque participante y indique sur une base volontaire ses états de collection à partir de la base de données de la NLM, LOCATORplus. Cela signifie donc que si une revue n’a pas été trouvée dans LOCATORplus, elle ne sera pas non plus dans Serial Holdings. 7.2 Faire une recherche dans Serial Holdings Pour accéder à la recherche bibliographique de Serial Holdings, de la page d’accueil de Docline, cliquer sur l’onglet « Serial Holdings », puis sur « Update/View ». On peut également cliquer sur le bouton « LOCATORplus » dans le haut de la page. Cette option offre plus d’options de recherche, par contre, l’affichage des résultats peut être beaucoup plus long.

Si on a besoin de vérifier des données sur la revue dans LOCATORplus, on n’a qu’à cliquer sur ce bouton dans le haut, chercher et cliquer sur le bouton « Return to Docline » dans le bas pour que les informations bibliographiques correspondantes y soient transférées.

Sinon, on inscrit l’ISSN ou le titre pour identifier la revue. Si on cherche par titre, il faut l’inscrire exactement comme il est enregistré, incluant la ponctuation et les espaces. Il reste à spécifier nos critères de recherche si on le désire (année ou numéro du volume, limitation des bibliothèques à trouver...) et à cliquer sur « Search ». Ne pas oublier que la case « My library » est cochée par défaut, il faut la décocher si on veut trouver d’autres localisations.

7.3 Résultats dans Serial Holdings Serial Holdings nous affiche alors une fenêtre de résultats comportant deux volets : - l’identification du périodique (en haut) - la liste des bibliothèques possédant ce périodique, selon nos critères de recherche ainsi que leur état de collection pour chaque format disponible (en bas); cela indique également le statut de la bibliothèque si celle-ci est fermée.

Pour connaître les coordonnées et les modalités de PEB de la bibliothèque, cliquer sur le nom de la bibliothèque en bleu, ce qui fera apparaître une nouvelle fenêtre,

puis cliquer de nouveau sur le LIBID (le sigle de la bibliothèque potentiellement prêteuse) pour ouvrir une nouvelle fenêtre contenant toutes les informations (frais, méthodes de paiement, demandes internationales acceptées ou non, coordonnées, groupes dont fait partie la bibliothèque, etc).

Prendre en note le LIBID d’une bibliothèque qui pourrait répondre à notre demande. Il faut ensuite procéder à une demande dans Docline. Si l’article était dans Pubmed, refaire l’étape 4. Par contre, si l’article n’était pas répertorié dan PubMed, mais que la revue de l’article se trouvait dans LocatorPlus, référez-vous à l’étape 5. Dans ce cas, il faut inscrire dans la page « Routing instructions » dans la zone « Routing to LIBID » le LIBID de la bibliothèque trouvée dans Serial Holdings et décocher les cases à « Routing cells ».

8. Suivi des demandes dans Docline 8.1 État et annulation de demandes Pour vérifier le statut d’une demande à partir du menu principal de Docline, cliquer sur «Requests » puis sur « Status/Cancel ». Puis dans la boîte de gauche, inscrire le numéro de la demande et cliquer sur le bouton « Search » à gauche.

Vérifier la colonne « Action » pour savoir l’état de la demande. Il faut cliquer sur le lien du statut pour avoir le détail de tout le cheminement de la demande depuis sa création.

Si Docline indique que la demande a été remplie (filled) mais que nous n’avons toujours pas reçu le document, on peut relancer la bibliothèque en cliquant sur « Contact library ».

Il faut remplir le formulaire affiché à l’écran et cliquer sur le bouton « Send ». Un courriel sera envoyé directement à la bibliothèque avec comme expéditeur « Docline ».

Si Docline indique que la demande n’a pas encore été reçue (New) ou n’a pas encore été traitée (Received), elle peut être annulée en cochant la case à sa gauche et en cliquant sur le bouton « Cancel » dans le bas de l’écran.

Pour voir l’état de nos demandes dans une période donnée, entrer les critères dans les différentes cases de « Define search limits » (toujours dans l’onglet «Status/Cancel » et cliquer sur le bouton « Search» à droite. La liste des demandes correspondant aux critères s’affiche et on peut vérifier le statut ou annuler une demande de la même façon mentionnée ci-haut. 8.2 Messages de la page d’accueil Lorsqu’une de nos demandes est passée au travers de nos tables d’acheminement sans qu’une seule bibliothèque puisse y répondre ou lorsque le délai maximum est dépassé, Docline nous en avise par le biais d’un message à la page d’accueil. Le message est formulé ainsi : « x Docline requests were retired unfilled ».

On peut alors cliquer sur ce message et cela nous amène à la fenêtre « Status/Cancel », expliquée au point 8.1. On peut alors visionner notre demande en cliquant sur son numéro et voir la ou les raison(s) pour laquelle la demande n’a pas été remplie (Rejected ou Beyond routing map). À noter que lorsque certaines raisons de rejet sont utilisées (précédées d’un astérisque), la demande

arrête complètement son cheminement même si d’autres bibliothèques auraient pu remplir la demande dans d’autres cellules. Il ne faut donc pas conclure trop hâtivement, en présence d’une demande rejetée, qu’il n’y a plus d’espoir de la demander quand même dans Docline. Voici la liste des codes utilisés lorsqu’une demande est rejetée. Lorsque le code est précédé d’un astérisque, cela signifie que la demande est automatiquement sortie du système sans nécessairement avoir fait le tour des cellules de notre table d’acheminement. - BDY-At bindery : le numéro ou l’année où se trouve l’article demandé est à la reliure et sera de nouveau disponible dans quelques semaines - *CAN-Canceled : pour une raison quelconque, la demande a été complètement annulée; si ce n’est pas nous qui l’avons demandé et si la bibliothèque n’a pas donné de raison, c’est important de contacter l’autre bibliothèque afin de savoir pourquoi - *COP-Needs copyright compliance : la bibliothèque qui a reçu la demande juge celle-ci déraisonnable ou qu’elle contrevient à la Loi sur le droit d’auteur ; à ne pas confondre avec le code LIC-License restriction - *CST-Cost exceeds limit : le prix fixé par la bibliothèque demandeuse est en-dessous du prix exigé par la bibliothèque fournisseuse, la demande est sortie des tables d’acheminement car le prix exigé ira toujours en augmentant d’une cellule à l’autre - EXL-Exceeds copy limit : la bibliothèque fournisseuse fixe une quantité maximale de copies, d’articles ou de pages pour une même bibliothèque - *INC-Not found as cited : la bibliothèque avait le numéro en question mais n’a pas trouvé l’article demandé - LAC-Lacking (issue/volume) : le numéro ou le volume est manquant dans la collection - LIC-License restriction : la bibliothèque possède l’article seulement en version électronique mais ne peut nous l’envoyer car cela contreviendrait à l’une des clauses de son contrat d’utilisation - LOS-Lost : numéro perdu - NCR-Non-circulating : lorsque le document ne peut pas être prêté ou numérisé lorsqu’il s’agit d’un document « délicat à la manipulation » - NOS-Not on shelf : le document ne se trouve pas sur les rayons mais n’est pas déclaré encore comme perdu - NOT-Not owned : la bibliothèque ne possède pas ce titre dans la collection - NYR-Not yet received : le numéro est en attente de réception - ORD-On order : le numéro ou le titre est en commande mais pas reçu encore - OTH-Other : pour toute autre raison; lorsque la bibliothèque n’explique pas pourquoi, on peut communiquer avec elle pour savoir la raison exacte - POR-Poor condition : le document est en trop mauvais état pour permettre la diffusion de l’article demandé - PRO-In process : le numéro est en traitement physique ou intellectuel, donc non disponible - USE-In use : le numéro est présentement en circulation Lorsqu’il est indiqué dans la page des statuts des demandes « Beyond routing map » comme raison de rejet, c’est que la demande a fait le tour de nos cellules d’acheminement sans trouver de bibliothèque qui puisse répondre à notre demande. Lorsqu’il est indiqué « Not receipted », c’est que la bibliothèque n’a pas ouvert ou n’a pas complété la demande dans les délais maximaux (soit imposés par les règles Docline, par une demande « rush » ou soit que notre propre date demandée est dépassée).

Il faut ensuite juger du suivi à faire cas par cas. Par exemple, si personne dans notre table n’a encore reçu la revue, il vaut mieux attendre que d’essayer de la demander de nouveau ailleurs. Si la demande doit être réacheminée dans Docline, on n’a qu’à cliquer sur la flèche verte à gauche du numéro de demande et Docline recrée une demande identique avec un nouveau numéro.

Il ne reste qu’à modifier les éléments qui doivent l’être (le prix maximum ou l’ajout d’un LIBID par exemple) sans avoir à refaire tout le processus. Par contre, si on décide de ne pas réacheminer la demande, il faut cocher celle-ci et cliquer sur le bouton «Reviewed » dans le bas de la page « Status/Cancel » pour effacer le message de la page d’accueil.

9 Gestion des demandes externes de PEB dans Docline 9.1 Généralités

Si Docline nous facilite grandement la vie pour faire nos demandes de PEB, il en va de même pour gérer les demandes des autres bibliothèques. Lorsque le système nous envoie une demande de l’extérieur, il faut la « recevoir », c’est-à-dire en prendre au moins connaissance. Une fois reçue, nous avons normalement 3 jours ouvrables pour y donner suite, que nous puissions ou non fournir l’article à la bibliothèque demandeuse. Par contre, lorsqu’il s’agit d’une demande « Rush », le système nous laisse jusqu’à la fin de l’actuelle journée pour y répondre. Le délai est de 3 heures suivant la réception pour les articles de type « Urgent patient care ». De plus, si la bibliothèque demandeuse a inscrit une date limite dans sa demande, nous avons jusqu’à 23h59 de cette date limite pour y répondre si cette date arrive avant l’échéance normale. Une fois la demande reçue, il faut ensuite y répondre positivement ou négativement à la bibliothèque demandeuse. 9.2 Recevoir les demandes de l’extérieur Pour recevoir des demandes, il faut aller sur le site de Docline https://docline.gov/docline/index.cfm et se connecter avec notre identifiant et notre mot de passe. Sur la page d’accueil, les demandes reçues de l’extérieur apparaîtront comme un lien sous le format « x Requests awaiting RECEIPT » ou sous le format « x Special Handling request awaiting RECEIPT » s’il s’agit d’une demande de type « Rush » ou « Urgent patient care ».

Pour changer le statut des demandes et ainsi pouvoir les traiter, il faut les « recevoir ». Pour ce faire, il faut cliquer sur le lien et cliquer sur « OK » dans la boîte de dialogue qui apparaît pour confirmer que les demandes ont bel et bien été reçues.

https://docline.gov/docline/index.cfm

Dans le bas de la fenêtre, cliquer sur le bouton « Print requests » et confirmer l’impression, ce qui imprimera l’ensemble des demandes à recevoir l’une après l’autre.

Les demandes ainsi reçues et imprimées changent de statut sur la page d’accueil et deviennent « x Requests received awaiting completion » ou le format « x Requests received awaiting completion (x Special handling) » dans le cas des demandes « Rush » ou « Urgent patient care ».

9.3 Vérifier s’il y a des frais Sur la demande imprimée, il faut vérifier s’il y a lieu de facturer l’autre bibliothèque. Si la bibliothèque fait partie d’au moins un groupe, le champ « Library groups » va apparaître sur le bordereau sous la section « Referral reason » qui est présente sur chacune des demandes.

Il faut également vérifier, si on a l’intention de facturer la bibliothèque, le coût maximum que la bibliothèque demandeuse est prête à débourser pour obtenir l’article. Si notre tarif excède le maximum demandé, il faudra annuler la demande sans envoyer l’article en utilisant la raison de rejet « CST- Cost exceeds limit » .

Si nous facturons la bibliothèque, il faudra inscrire sur la demande le montant total facturé ainsi que le nombre de pages et l’indication que « ceci n’est pas une facture, la facture suivra par la poste ».

9.4 Réponse positive à la demande provenant de l’extérieur Une fois que le document a été envoyé (habituellement par courriel), si possible avec la demande originale, il faut retourner à la page d’accueil de Docline et cliquer sur le lien « x Requests received awaiting completion »

et cliquer ensuite sur l’onglet « Single ».

Le système fait alors apparaître l’ensemble des demandes reçues qui n’ont pas été complétées encore. Il suffit de choisir la ligne correspondant à notre numéro de demande (en cas de doute, nous pouvons cliquer sur le lien du numéro de la demande pour voir le détail de celle-ci) et de choisir dans la colonne « Action » le choix « Filled ». Puis, dans la colonne « Method », il faut indiquer la méthode qui a été utilisée pour acheminer l’article à la bibliothèque demandeuse. Par défaut, la valeur « Email (pdf) » est sélectionnée, mais il peut arriver que nous devions la changer, par exemple lorsque nous avons envoyé l’article par fax ou envoyé un document par la poste.

Il ne faut pas oublier de changer la valeur dans la colonne « Type » lorsqu’il s’agit d’une demande provenant d’une monographie et la valeur dans la colonne « Service Type » lorsqu’un prêt a été effectué plutôt qu’une copie. Lorsque toutes les demandes sont mises à jour, il faut cliquer sur le bouton « Update » pour que la ou les demandes soient complétées dans le système et qu’elles disparaissent aussitôt de notre page d’accueil.

9.4 Réponse négative à la demande provenant de l’extérieur Si nous ne pouvons fournir l’article à la bibliothèque demandeuse, il faut « rejeter » le plus tôt possible la demande dans Docline. Pour ce faire, il faut retourner à la page d’accueil de Docline et cliquer sur le lien « x Requests received awaiting completion »

et cliquer ensuite sur l’onglet « Single ».

Le système fait alors apparaître l’ensemble des demandes reçues qui n’ont pas été complétées encore. Il suffit de choisir la ligne correspondant à notre demande (en cas de doute, nous pouvons cliquer sur le lien du numéro de la demande pour voir le détail de la demande) et de choisir dans la colonne « Action » le choix « Rejected ». Puis, dans la colonne « Reason », il faut indiquer pourquoi nous n’avons pas pu fournir l’article à la bibliothèque demandeuse.

La liste des codes a déjà été expliquée à la section 8.2. Lorsque toutes les demandes sont mises à jour, il faut cliquer sur le bouton « Update » pour que la ou les demandes soient complétées dans le système et qu’elles disparaissent aussitôt de notre page d’accueil.

Annexe V Comment envoyer une demande dans Amicus

1. Généralités sur Amicus Amicus est le catalogue géré par Bibliothèques et Archives Canada (BAC), dans lequel toute bibliothèque canadienne peut verser gratuitement ses états de collection de périodiques et de monographies et qui comporte un formulaire intégré de PEB. Chaque bibliothèque qui veut faire du PEB doit s’inscrire, elle recevra alors un sigle unique. Chaque sigle comporte deux comptes : le premier, administratif, qui permet de mettre les états de collection à jour. Le deuxième permet d’envoyer des demandes de PEB. 2. Recherche dans Amicus La recherche est accessible gratuitement, sans nécessité de se connecter à notre compte, à l’adresse http://amicus.collectionscanada.ca/aaweb-bin/aamain/basic_search?sessionKey=1418317523050_142_78_200_14&l=1&v=0&lvl=1 . Par contre, il faudra par la suite se connecter à notre compte et refaire la même recherche pour effectuer une demande, alors il est préférable de se connecter à notre compte de PEB tout de suite en passant par la page http://amicus.collectionscanada.ca/aaweb/aaloginf.htm . La fenêtre de recherche qui s’ouvre par défaut est une recherche simple avec un balayage par titre, ce qui implique qu’il faut écrire tous les mots du début du titre et cliquer ensuite sur « Soumettre ». Cette recherche est pratique pour limiter le nombre de résultats, mais lorsqu’il y a la moindre incertitude sur l’élément à chercher, il vaut mieux passer à la « Recherche élaborée » (en cliquant sur le lien dans la boîte à droite). La recherche élaborée amène un mode de recherche multi-critères. Pour plus de détails sur la recherche dans Amicus, consulter la rubrique d’aide disponible sur le site en cliquant sur le lien « Aide Amicus » dans le centre ou en allant à l’adresse http://www.collectionscanada.gc.ca/amicus/006002-130.0-f.html . Par contre, un conseil important à retenir, c’est que pour limiter la recherche aux périodiques, il faut choisir dans la zone « Niveau bibliographique » le choix « Publications en série ». 3. Résulats dans Amicus Il y a un maximum de 500 résultats qui peuvent s’afficher. Par défaut, ils ne sont pas dans un ordre en particulier, mais il y a possibilité de les trier en utilisant le bouton approprié en haut à droite.

http://amicus.collectionscanada.ca/aaweb-bin/aamain/basic_search?sessionKey=1418317523050_142_78_200_14&l=1&v=0&lvl=1



http://amicus.collectionscanada.ca/aaweb/aaloginf.htm

http://www.collectionscanada.gc.ca/amicus/006002-130.0-f.html

Il est à noter qu’un même document peut se retrouver dans plusieurs fiches. Cela s’explique par la « gestion manuelle » des ajouts dans Amicus. Lorsqu’une bibliothèque veut faire ajouter une notice, elle expédie la demande à Bibliothèque et Archives Canada. L’employé de BAC entre manuellement la nouvelle fiche, mais n’a pas le temps de vérifier si elle existe déjà, ce qui explique les fiches en de multiples exemplaires. Comme les localisations peuvent être différentes dans chacune des fiches, il est important de faire le tour de toutes les fiches pertinentes afin de trouver la meilleure localisation répondant à nos besoins. Dans la liste des résultats, on peut soit cliquer sur le titre pour entrer dans la notice détaillée, soit cliquer sur le bouton « Localisations » sous le titre pour accéder à la liste des bibliothèques qui possèdent ce titre dans leur collection. Lorsqu’il n’y a pas de bouton « Localisation » sous le titre, c’est qu’il n’y a pas (ou qu’il n’y a plus) de bibliothèque qui possède ce document, cela ne vaut donc pas la peine de le demander, même à Bibliothèque et Archives Canada. 4. Localisations dans Amicus Lorsqu’on clique sur le bouton « Localisations » (dans la liste des résultats ou à partir d’une notice), la liste des bibliothèques qui possèdent le document de la notice apparaît. On y trouve également l’état de collection lorsqu’il s’agit d’un périodique et habituellement une mention pour indiquer si le document est en version papier ou électronique. Les localisations qui commencent par « Q » sont situées au Québec (par contre ne signifient pas les localisations les moins dispendieuses). Pour avoir le détail des prix et des conditions de PEB, il faut cliquer sur le lien du sigle de la bibliothèque. Pour revenir aux localisations, il faut cliquer sur le bouton « Précédent » du navigateur. Tout selon les besoins du moment, on peut opter pour une bibliothèque éloignée mais moins dispendieuse, ou une bibliothèque qui offre une période de prêt plus longue, ou une bibliothèque qui offre la possibilité de renouveler plus longtemps, ou une bibliothèque plus proche pour obtenir le document plus rapidement, etc. L’important, c’est de s’assurer que l’état de collection comprend l’année qu’on a besoin lorsqu’il s’agit d’un périodique ou qu’il s’agit bien de la bonne édition lorsqu’il s’agit d’une monographie. Concernant les tarifs, toutes les ententes qui ont lieu dans Docline et qui sont expliquées à l’annexe VII tiennent également dans Amicus. Il faut également s’assurer que le format disponible à la bibliothèque correspond à nos besoins. Par exemple, si notre usager veut emprunter un document au complet, il faut s’assurer qu’il s’agit bien d’une version papier empruntable et non d’une version électronique.

Finalement, au bout de l’état de collection de la bibliothèque, il faut s’assurer que le document est disponible pour le PEB. Pour ce faire, dans la dernière colonne, il doit être indiqué « Oui » et le « D » (pour disponible) devrait être un lien cliquable. 5. Envoyer une demande dans Amicus Lorsqu’on a trouvé la bonne localisation pour le bon document, il faut cliquer sur le « D » de la dernière colonne. S’ouvre alors un bordereau de demande. Dans la partie du haut, un résumé de la notice du document demandé est affiché. Vient ensuite le bordereau à remplir : Sections 1 à 7 : à remplir tout le temps. Sections 8 à 12 : à remplir seulement lorsqu’on demande une copie. Aucune des sections 8 à 12 n’est obligatoire mais il en faut au moins une de remplie lorsque le service demandé est une copie, mais plus il y a des zones remplies et moins il risque d’y avoir des erreurs dans la réception du document. 5.1 Sigle de la biblio emprunteuse : Notre sigle de bibliothèque est mis par défaut. 5.2 Type de service : Il faut cocher « Prêt » ou « Photocopie » selon notre besoin. 5.3 Numéro de compte : Élément facultatif à inscrire pour notre usage personnel seulement. 5.4 Livraison : Il faut cocher « Poste » lorsqu’il s’agit d’un emprunt de document. Lorsqu’on demande une copie, il faut cocher « Autre » et inscrire l’adresse courriel de la bibliothèque dans la boîte suivante. 5.5 No de demande : Il faut donner un numéro unique à notre demande. Attention, dans certaine bibliothèque, lorsque deux demandes portent le même numéro, la deuxième est aussitôt rejetée. Exemple de numéro de demande : jj-mm-aaaa-Patron-demande# 5.6 Usager : Il faut indiquer pour qui est faite cette demande. C’est pour un usage personnel, mais très utile au moment de recevoir le document. 5.7 Observations : Il faut indiquer toute consigne pertinente. Sinon, on peut laisser la zone vide. 5.8 Vol./Chapitre : Il faut indiquer le volume du périodique et/ou le numéro du chapitre. 5.9 Date : L’année du numéro du périodique ou l’année de l’édition souhaitée. 5.10 Pages : Pages de l’article ou du chapitre demandé. 5.11 Auteur de l’article : Au moins un des auteurs de l’article ou du chapitre.

5.12 Titre de l’article : Le titre ou le début du titre de l’article ou du chapitre. Attention, une fois le formulaire complété, il est important de cliquer sur le bouton « Afficher la demande » pour pouvoir en imprimer ou sauvegarder une copie, car il n’y a pas moyen d’y revenir une fois que la demande a été envoyée. Une fois la copie imprimée ou sauvegardée, il ne faut pas oublier de cliquer sur le bouton « Envoyer ». Un message apparaît à l’écran pour confirmer l’envoi de la demande à la bibliothèque. Il faut remplir un formulaire distinct pour chaque demande d’emprunt ou de copie. Habituellement, un courriel nous est envoyé par la bibliothèque pour nous confirmer que la demande a été traitée et que le document nous sera bien envoyé… ou non. Si la réponse de l’autre bibliothèque est que le document ne sera pas envoyé pour une raison quelconque, il faut refaire toutes les étapes et envoyer la demande à une autre localisation. 6. Réception du document S’il y a des frais, toujours vérifier que le montant est le bon. Par exemple, que nous sommes bien facturés 5$ en tant que membre affilié à une faculté de médecine et non 25$ au tarif normal. Selon ce qui a été entendu avec l’usager, celui-ci doit venir payer ce qui est dû ou le coût peut être déduit de son code budgétaire. Dans un cas comme dans l’autre, il faut remplir une fiche Docum par document reçu. Il est important également de garder la page « couverture » ou la « page d’information » fournie par la bibliothèque avec l’article (ou notre demande originale si aucune feuille n’est fournie). Cette feuille sera imprimée et placée au bon endroit afin de pouvoir vérifier l’exactitude des frais sur l’éventuelle facture reçue par la bibliothèque. 6.1 Réception d’un article Les articles et chapitres demandés arrivent généralement par courriel à l’intérieur de 72 heures suivant la demande. Par contre, pour respecter certaines licences d’utilisation, des bibliothèques vont encore envoyer le document par fax ou par la poste. Il faut envoyer l’article à notre usager. 6.2 Réception d’un livre

La réception des livres se fait généralement par la poste, plus rarement par un service de messagerie, directement où la bibliothèque reçoit les autres envois postaux. Le délai moyen est de 1 à 3 semaines pour recevoir un document suivant la demande. 6.2A Il faut toujours vérifier que le livre reçu nous est bien destiné et qu’il correspond à la demande, car il arrive parfois des erreurs dans la livraison. 6.2B Il faut créer une fiche d’emprunt selon les modalités du site. Normalement, on retrouve sur la fiche le nom du fournisseur (quelle bibliothèque a fourni le livre ainsi que son sigle), le titre du livre, le nom de notre usager, la date de réception du livre et la date de retour prévue. Indiquer également sur la fiche si le document est arrivé dans un étui postal réutilisable (tissu ou plastique) et/ou si une étiquette de retour payé a été fournie. Ranger la fiche à l’endroit prévu et y « tromboner » (s’il y a lieu) l’étiquette de retour payé et/ou toute autre feuille pertinente. 6.2C S’il y a lieu, identifier l’étui réutilisable pour qu’il n’y ait pas de doute que cet étui devra être retourné avec ce livre à cet endroit. Ranger l’étui réutilisable à l’endroit prévu. 6.2D Indiquer le nom de la personne sur le livre avec la date de retour (non pas la date officielle, mais la date qu’on lui demande de nous rapporter le livre, soit une semaine avant la date officielle). La date de retour est habituellement indiquée sur la feuille principale et/ou dans le courriel envoyé et/ou estampée à la fin du livre. 6.2E Avertir notre usager que son livre est arrivé et ranger le livre dans un endroit sécuritaire en attendant. Nous n’envoyons jamais de livre par courrier interne. 6.3 Prolonger un prêt Pour demander un renouvellement, il faut contacter la bibliothèque directement, soit par courriel, soit par téléphone. Pour trouver rapidement les coordonnées d’une bibliothèque, utiliser le site http://www.collectionscanada.gc.ca/illcandir-bin/illsear/l=1/c=1/d=1 en cherchant par sigle de bibliothèque Amicus ou par nom. Même si dans la politique officielle trouvée dans Amicus, une bibliothèque indique qu’elle ne renouvelle pas, cela vaut toujours la peine de demander, car il n’est pas rare qu’une bibliothèque accepte quand même à l’occasion. 7. Retour d’un document 7.1 Lorsque le livre revient, inscrire sur la fiche la date où le livre a été retourné, signer et ranger la fiche à l’endroit convenu. 7.2 Vérifier si le document est arrivé avec un étui postal réutilisable et/ou une étiquette de retour payé. 7.2A AVEC étui réutilisable et AVEC étiquette de retour payé : - Placer le livre dans l’étui réutilisable ainsi que toute feuille pertinente. - Sur l’étiquette de retour, surligner au marqueur « Port de retour payé » et surligner le destinataire. - Si l’étiquette de retour est sur une feuille complète, découper la partie du bas et placer la partie du haut dans la pochette prévue à cet effet.

http://www.collectionscanada.gc.ca/illcandir-bin/illsear/l=1/c=1/d=1

- Fermer l’enveloppe avec le « tie-rip » ou l’attache fournie, sinon l’attacher avec un simple élastique. - Sur la partie du bas de l’étiquette de retour (s’il y a lieu), inscrire le titre du livre, la bibliothèque prêteuse et la date de retour. On conserve ces « fiches » comme preuve de retour et le numéro permet de retracer auprès de Postes Canada où en est le document. Ces fiches sont rangées à l’endroit prévu. - L’étui postal réutilisable est déposé directement dans une boîte de Poste Canada.

7.2B AVEC étui réutilisable mais SANS étiquette de retour payé : - Placer le livre dans l’enveloppe réutilisable ainsi que toute feuille pertinente. - Sur une feuille blanche, inscrire lisiblement à la main (ou faire imprimer) l’adresse du destinataire ainsi que notre adresse. - À côté de notre adresse, inscrire en rouge le code budgétaire de la bibliothèque, soit 16584. - Placer la feuille avec les adresses dans la pochette prévue à cet effet. - Fermer l’étui avec le « tie-rip » ou l’attache fournie, sinon l’attacher avec un simple élastique. - L’étui réutilisable est déposé directement au Service de poste de l’Hôpital. 7.2C SANS enveloppe réutilisable mais AVEC étiquette de retour payé : - Placer le livre dans une enveloppe matelassée ou à bulles de la bonne grandeur ainsi que toute feuille pertinente. - Sur l’étiquette de retour, surligner au marqueur « Port de retour payé » et surligner le destinataire. - Si l’étiquette de retour est sur une feuille complète, découper la partie du bas et coller la partie du haut sur le dessus de l’enveloppe. - Fermer avec du « tape » large l’enveloppe. - Sur la partie du bas de l’étiquette de retour (s’il y a lieu), inscrire le titre du livre, la bibliothèque prêteuse et la date de retour. On conserve ces « fiches » comme preuve de retour et le numéro permet de retracer auprès de Postes Canada où en est le document. Ces fiches sont rangées à l’endroit prévu. - L’enveloppe est déposée directement dans la boîte de Poste Canada.

7.2D SANS enveloppe réutilisable et SANS étiquette de retour payé : - Placer le livre dans une enveloppe matelassée ou à bulles de la bonne grandeur ainsi que toute feuille pertinente. - Sur une feuille blanche, inscrire lisiblement à la main (ou faire imprimer) l’adresse du destinataire ainsi que notre adresse. - À côté de notre adresse, inscrire en rouge le code budgétaire de la bibliothèque, soit 16584. - Coller l’étiquette de retour sur l’enveloppe. - Fermer avec du « tape » large l’enveloppe. - L’enveloppe réutilisable est déposée directement au Service de poste de l’Hôpital. 8. Répondre à une demande provenant d’Amicus

Toutes les demandes faites dans Amicus sont envoyées par Amicus par courriel à la bibliothèque fournisseuse. Les courriels arriveront pour la majorité de l’adresse [email protected] , mais il arrive que ce soit de d’autres adresses lorsqu’une bibliothèque utilise un relais d’envoi ou qu’elle utilise son propre système de PEB rattaché à Amicus (par exemple Colombo ou Racer). 8.1 Demande d’un article On envoie l’article demandé par courriel, si possible en répondant à la demande originale. S’il y a des frais, on indique le montant dans notre courriel. Par contre, il faut faire attention en répondant, car il arrive que la demande ait transité par un relais et dans ce cas, il ne faut pas faire répondre mais bien écrire au courriel qui est indiqué dans la demande. 8.2 Demande d’un emprunt Nos monographies n’étant pas inscrites dans Amicus, il arrive très rarement qu’une demande d’emprunt nous soit adressé. Il peut par contre arriver qu’une bibliothèque nous demande de lui prêter un numéro de périodique au complet. On prête généralement à nos partenaires de l’ABSAUM, mais il faut évaluer au cas par cas.


Annexe VI Comment demander un document à l’Université de Montréal

1. Généralités sur l’Université de Montréal À titre de centre hospitalier universitaire, notre principal partenaire pour les PEB est l’Université de Montréal. Les articles et les chapitres demandés nous coûtent 3$ chacun tandis que le prêt des monographies (6 semaines) est gratuit et renouvelable. L’expédition est rapide car elle passe par un messager interne qui vient livrer les documents à la réception des marchandises 2 jours par semaine. Les périodiques scientifiques devraient tous se retrouver dans Docline car les bibliothèques paramédicales et de la santé, qui participent à Docline, y ont inclus leur collection respective. Pour localiser les monographies et/ou les périodiques qui ne sont pas de l’une de ces deux bibliothèques, il faut utiliser le catalogue Atrium. 2. Généralités sur Atrium Atrium est le catalogue de toutes les bibliothèques de l’Université de Montréal. On y retrouve autant les documents papiers, les audio-visuels, les livres rares que les versions électroniques et tous les autres types de documents. Pour chaque document, il y a la possibilité de savoir en temps réel s’il est disponible ou s’il est déjà emprunté et dans ce cas, jusqu’à quelle date. On peut se connecter sur notre compte (voir étape 6) et demander des réservations et/ou prolonger nos emprunts. Par contre, on ne peut pas utiliser Atrium pour faire une demande de PEB, il faut alors passer par un formulaire séparé (voir étape 4). On peut accéder au catalogue Atrium par différents moyens : - directement par le site internet : http://atrium.umontreal.ca/primo_library/libweb/action/search.do; - en passant par le site de l’Université de Montréal (http://www.umontreal.ca/), en cliquant sur « Bibliothèques » dans le haut et ensuite en cliquant sur « Catalogue Atrium » dans le menu noir en haut, puis sur « Démarrer Atrium » dans le menu déroulant; - en accédant directement à la page des bibliothèques (http://www.bib.umontreal.ca/) puis à partir de cette page, suivre l’étape précédente ou encore, inscrire quelques mots directement dans la boîte de recherche rapide d’Atrium qui apparaît à l’écran.

http://atrium.umontreal.ca/primo_library/libweb/action/search.do

http://www.umontreal.ca/

http://www.bib.umontreal.ca/

Une fois dans Atrium, ne jamais utiliser les flèches du navigateur internet mais bien les liens directement dans le catalogue. 3. Faire une recherche dans Atrium Il y a possibilité de faire une recherche simple directement sur la page d’accueil ou faire une recherche avancée en cliquant sur le lien à droite. On peut également rechercher dans les index par ordre alphabétique.

Pour tous les types de recherche, il faut suivre ces quelques règles : - Écrire seulement les mots significatifs et enlever tous les « le », « les », « la », « the », « a », « un », « une », … - L’ordre des mots dans la boîte de recherche a un impact sur l’ordre dans lequel apparaissent les résultats (lorsque le tri « par pertinence » qui est par défaut est activé), mais il n’a pas d’incidence sur le nombre de résultats. - Il faut préciser les pluriels ou utiliser la troncature « * » à la fin du mot. - L’opérateur par défaut est « ET », mais on peut utiliser les autres opérateurs (« OU », « SAUF » ainsi que leur traduction anglais « AND », « OR » et « NOT ») en autant qu’ils sont écrits en majuscules. - Il faut utiliser les guillemets pour recherche une expression exacte. - Il faut utiliser les parenthèses pour grouper et prioriser des termes dans l’équation de recherche.

3.1 Faire une recherche simple dans Atrium Inscrire des mots du titre du périodique ou du livre recherché puis cliquer sur le bouton «Soumettre». S’il y a trop de résultats, cliquer sur chacune des facettes à gauche permettant de limiter la recherche selon nos besoins.

Lorsque le titre voulu est trouvé, il peut y avoir quelques situations différentes : 3.1A Il s’agit d’un document en version papier : Il est indiqué « Disponible » ou « Prêté » selon le cas, ainsi que la bibliothèque et la cote, ainsi que la date de retour prévue lorsque le document est prêté.

3.1B Il s’agit d’un document disponible seulement en version électronique : Il est indiqué « Ressource en ligne ». Les gens peuvent y accéder directement en cliquant sur « Accès en ligne » si la personne a un accès à distance au Proxy et si son poste est correctement configuré. Voir annexe I pour plus de détails sur la configuration du Proxy.

3.1C Il s’agit d’un document disponible en plusieurs formats et/ou en plusieurs éditions : Il faut cliquer sur le lien « Plusieurs éditions/formats trouvés » pour avoir un détail de tous les documents et choisir le bon.

3.1D Il s’agit d’un périodique : Si c’est un périodique en ligne, il sera indiqué « Ressource en ligne », il faut donc cliquer sur le lien tel qu’expliqué précédemment. S’il s’agit d’un périodique en format papier, il est indiqué à quelle bibliothèque il se trouve principalement. Il faut donc cliquer sur « Disponibilité en bibliothèque » pour avoir la liste des bibliothèques qui le possèdent et ensuite cliquer sur le nom de la bibliothèque pour faire afficher son état de collection.

3.1E Il s’agit d’un document en format papier et « en traitement » : Cela signifie que le document n’est pas arrivé encore à la bibliothèque et qu’il est toujours dans le département du traitement (matériel et/ou intellectuel). Il est quand même possible de le réserver et dès qu’il sera mis en circulation, il nous sera envoyé.

3.2 Faire une recherche avancée dans Atrium À n’importe quel moment, il est possible de passer en mode recherche avancée en cliquant sur le lien en haut à droite.

En suivant les mêmes règles décrites précédemment, il suffit de remplir au moins l’une des lignes dans l’un des onglets. Pour augmenter le nombre de résultats, il faut diminuer le nombre de champs complétés, tandis qu’à l’inverse, pour limiter le nombre de résultats, il faut saisir plus d’informations. L’affichage et la gestion des résultats se fait ensuite de la même façon que pour la recherche simple. 3.3 Faire une recherche en parcourant les index dans Atrium À n’importe quel moment, il est possible de passer en mode de recherche « parcourir les index » en cliquant sur le lien en haut à droite.

Les index disponibles sont par titre, par auteur ou par sujet. Ce mode de recherche présente comme principal avantage de rechercher un élément alors que l’orthographe ou le terme exact n’est pas nécessairement connu. Cela permet également de parcourir par termes semblables.

4. Envoyer une demande suite à la localisation dans Atrium Le catalogue Atrium ne possède pas de module pour la gestion des PEB. Pour envoyer nos demandes, il faut passer par le formulaire du logiciel Colombo. Pour accéder au formulaire, il faut entrer l’adresse suivante dans une nouvelle page internet (pour ne pas perdre la notice et l’information trouvée concernant le document recherché) : http://www.uquebec.ca/colombo/form/Demande_PEB.htm Le formulaire est séparé en 4 sections : Informations sur la demande, Informations sur le document, Informations sur la section du document et Autres informations. Toutes les zones précédées d’un astérisque sont obligatoires, mais plus il y a de zones remplies et moins il y a des risques d’erreurs sur le document envoyé. 4.1 Première partie du formulaire Colombo : Identification de la demande 4.1A *No demande : Il faut inscrire un numéro unique de demande. Cela peut être la date, le nom du demandeur ou toute autre information utile. Il est important par contre que cela soit un numéro unique, car si une autre demande portant le même numéro a été envoyée, le système va automatiquement annuler la demande. De plus, il ne doit pas y avoir d’espaces, d’accents ou d’autres symboles dans le numéro. 4.1B *Biblio emprunteuse : Il faut inscrire notre code de bibliothèque officiellement reconnu dans Amicus.

http://www.uquebec.ca/colombo/form/Demande_PEB.htm

4.1C *Prêteur Colombo : Pour toutes les demandes faites à l’Université de Montréal, il faut passer directement par la bibliothèque de la santé (QMUM) et ce même si le document se trouve dans une autre bibliothèque. Si non, ce sera le service centralisé du PEB et non le Prêt-aux-hôpitaux (PAH) qui traitera notre demande ce qui entraînera des coûts différents. Seule exception, lorsque le document se trouve à la bibliothèque paramédicale, il faut alors inscrire QMUP, car le service du PAH sera maintenu. 4.1D *Service : Il faut indiquer si on désire obtenir le document entier (un emprunt) ou seulement une partie (une copie). 4.1E Requis avant le : Lorsque notre demande doit être traitée avant telle date, il faut l’indiquer pour accélérer le processus. Par contre, l’Université de Montréal se réserve le droit d’annuler toute demande qu’elle ne pourrait pas traiter dans les temps demandés. 4.1F Compte à imputer : Lorsque nécessaire, mais sert uniquement pour un usage personnel, car l’UdeM n’en tient pas compte. 4.2 Deuxième partie du formulaire Colombo : Identification du document Officiellement, il n’y a que deux zones qui sont obligatoires : 4.2A *Cote et emplacement : Il faut non seulement indiquer la cote complète, mais également la bibliothèque où se trouve le document. 4.2B *Titre : Le titre complet du document (livre ou périodique). Aucune autre zone n’est obligatoire, mais pour éviter d’éventuelles erreurs, il est suggéré d’indiquer au moins l’année et l’ISBN lorsqu’il s’agit d’un livre ou l’ISSN lorsqu’il s’agit d’un périodique. L’option du « copier/coller » à partir de la fiche trouvée dans Atrium peut être fort utile à cette étape. 4.3 Troisième partie du formulaire Colombo : Identification de l’article Il faut remplir cette partie lorsque nous voulons obtenir un article ou un chapitre et non emprunter le document en entier. Aucune zone n’est obligatoire, mais il faut tout de même mettre le maximum d’informations disponibles. De toute manière, l’Université de Montréal se réserve le droit d’annuler une demande qu’elle juge incomplète. 4.4 Quatrième partie du formulaire Colombo : Informations complémentaires Il est préférable de remplir toutes les zones de cette section. 4.4A Source de vérification : Indiquer où on a repéré ce document à l’UdeM, en général Atrium. 4.4B Remarques, recommandations particulières :

Sert à indiquer toute note utile ou apporter des précisions sur notre demande. On peut également y indiquer le nom de notre usager. 4.4C *Soumis par : Indiquer notre nom et le numéro complet où l’UdeM peut nous joindre. 4.4D *Courriel : Toujours indiquer le courriel général de la bibliothèque plutôt que le courriel personnel, pour assurer un suivi de la demande en cas d’absence. Avant de cliquer sur le bouton « Soumettre », si on le désire, c’est à ce moment qu’il faut conserver une copie de notre demande ou l’imprimer. Cliquer sur le bouton « Soumettre » lorsque l’impression ou la sauvegarde est terminée. Un suivi par courriel sera fait automatiquement par l’UdeM pour indiquer si la demande a été acceptée ou annulée. Il faut remplir un formulaire distinct pour chaque demande. 5. Réception du document demandé 5.1 Réception d’un article Les articles demandés arrivent par courriel, normalement à l’intérieur de 72 heures suivant la demande. Il faut envoyer l’article à notre usager. Il y a des frais de 3$ par article reçu. Selon ce qui a été entendu, l’usager doit venir payer ce qui est dû ou le coût peut être déduit de son code budgétaire. Dans un cas comme dans l’autre, il faut remplir une fiche Docum par article reçu. Il est important également de garder la page « couverture » ou la « page d’information » fournie par l’UdeM avec l’article. Cette feuille sera imprimée et placée au bon endroit afin de pouvoir vérifier l’exactitude des frais sur l’éventuelle facture reçue par l’UdeM. 5.2 Réception d’un livre Le messager de l’UdeM passe 2 journées par semaine, soit les lundis et jeudis. Jusqu’à tout récemment, les livres empruntés à l’UdeM étaient livrés directement aux différentes bibliothèques, mais depuis janvier 2015, il est convenu que les livres sont désormais livrés à la réception des marchandises de chacun des points de service du CHUM, soit : Hôtel-Dieu Réception des marchandises Hôtel-Dieu du CHUM 3830 St-Urbain Montréal, Qc H2W iT8 Tel (514) 890-8000 #15036

Notre-Dame Réception des marchandises 1560 Sherbrooke est Montréal, Qc H2L 4M1 Tel (514) 890-8000 #26944

St-Luc Réception des marchandises Hôpital St-Luc du CHUM 1058A St-Denis Montréal, Qc H2J 3X4 Tel (514) 890-8000 #34581 Il incombe à la personne responsable du PEB de son point de service de se présenter à la réception des marchandises pour aller chercher les documents livrés par l’Université de Montréal. 5.2A Il faut toujours vérifier que le livre reçu nous est bien destiné et qu’il correspond à la demande, car il arrive parfois qu’il y ait des erreurs dans la livraison. Dans ce cas, avertir l’UdeM et retourner le document. 5.2B Tout document en provenance de l’Université de Montréal est livré dans sac vert en tissu, prévu à cette fin. À même le sac, se trouve une pochette transparente qui indique la destination du document soit par exemple : CHUM HÔTEL-DIEU Centre de documentation 3840 ST-URBAIN Il s’agit d’une étiquette d’envoi que l’on insère dans la partie transparente de la pochette. Remarquez qu’au verso de l’étiquette, celle-ci indique l’adresse de retour destiné au PEB de la bibliothèque de santé de l’Université de Montréal soit :

Bibliothèque de la Santé RETOURNER EN SANTÉ Pavillon Roger Gaudry Salle L-623

Il faut vider le sac de son contenu et la ranger à l’endroit convenu pour un usage ultérieur. 5.2.C Il faut créer une fiche d’emprunt selon les modalités du site. Normalement, on retrouve sur la fiche le nom du fournisseur (quelle bibliothèque de l’UdeM a fourni le livre), le titre du livre, le nom de notre usager, la date de réception du livre et la date de retour prévue. Ranger la fiche à l’endroit prévu. 5.2D Il faut aller vérifier dans le système de l’UdeM la véritable date de retour, car il ne faut pas nécessairement se fier à l’information fournie dans le courriel de confirmation. Voir étape 6 pour les détails. 5.2E Il faut jeter la feuille qui accompagne le livre, car elle ne nous est d’aucune utilité. 5.2F Indiquer le nom de notre usager sur le livre ainsi que la date de retour demandé (non pas la date officielle, mais la date qu’on lui demande de nous rapporter le livre, soit une semaine avant la date officielle). 5.2G Avertir notre usager que son livre est arrivé et ranger le livre dans un endroit sécuritaire en attendant. 6. Prolonger un prêt ou connaître la date de retour Pour prolonger un prêt, on peut se connecter à notre compte sur Internet ou téléphoner au Prêt-aux-hôpitaux (PAH, 514-343-6890). Notre compte en ligne peut être bloqué pour diverses raisons : livres en retards, sommes dûes, problèmes de réseau, … Nous avons normalement droit à 5 renouvellements de 6 semaines chacun. Par contre, il peut arriver que le renouvellement ne soit pas possible pour différentes raisons : le livre est réservé, le livre est demandé pour une réserve de cour, nous avons atteint le nombre maximum de renouvellements, etc. En cas de problème, il ne faut pas hésiter à appeler au PAH pour demander un prolongement exceptionnel, car il ne faut pas oublier que des frais de 0,50$ par jour de retard sont automatiquement chargés dès que la date d’échéance arrive à minuit. Pour se connecter sur notre site, il ne faut PAS utiliser Google Chrome. 6.1 À partir de la page des bibliothèques de l’UdeM (http://www.bib.umontreal.ca/), passer la souris sur le menu noir « Catalogue Atrium » en haut à gauche et sélectionner « Votre dossier de lecteur ». 6.2 Sous le bouton « Communauté UdeM », décocher « Se souvenir de mon choix ». 6.3 Cliquer sur le bouton « HEC, Poly, BCI (CREPUQ), etc. ». 6.4 Dans la zone « Code-barres lecteur », inscrire notre numéro de dossier. 6.5 Dans la zone « Numéro de téléphone » inscrire le numéro général du CHUM, sans le poste et avec les tirets, soit 514-890-8000. 6.6 Cliquer sur le bouton « Connexion ».

http://www.bib.umontreal.ca/

6.7 À l’écran apparaît la liste de tous les documents empruntés par la bibliothèque. En trouvant le bon livre, on a la date d’échéance officielle. 6.8. Pour renouveler un prêt, il faut cocher la case à gauche du titre et cliquer sur le lien « Prolonger » juste au-dessus de la liste des titres. Il suffit ensuite de vérifier la nouvelle date de retour et si le renouvellement n’a pas pu être possible, une note explicative sera inscrite. 6.9 Fermer la session (en haut à droite) lorsque c’est terminé. 6.10 Inscrire sur la fiche la nouvelle date de retour et en avertir notre usager. 7. Retour d’un document 7.1 Inscrire sur la fiche la date où le livre a été retourné et la ranger à l’endroit approprié. 7.2 Une fois les monographies prêtes à être retournées, avertir le service le PAH de la bibliothèque de santé de l’Université de Montréal du retour de prêts soit par :

Téléphone : Bibliothèque de la santé : (514) 343-6890 Olga Gorceag

ou par courriel : [email protected]

Le messager passera à la réception des marchandises à la journée du lundi ou jeudi le plus près de l’envoi du message de retour. 7.3 Placer le livre à l’intérieur de l’un des sacs verts laissés par l’UdeM et le fermer en faisant un nœud dans la corde. 7.4 Tourner l’étiquette d’expédition pour qu’il soit indiqué : Bibliothèque de la Santé RETOURNER EN SANTÉ Pavillon Roger Gaudry Salle L-623 7.5 Aller porter le sac vert (étiquette bien en vue) à la Réception des marchandises, à l’endroit prévu.


Annexe VII Liste des bibliothèques faisant parties de l’entente CRÉPUQ pour le PEB

L’entente CRÉPUQ a été instaurée en 2007 afin d’uniformiser les tarifs du PEB entre les différents établissements de santé affiliés à une faculté de médecine du Québec. Si une entente plus avantageuse existait déjà entre différents établissements, elle pouvait demeurer, mais cette nouvelle entente fixait un maximum pour les tarifs demandés. La CRÉPUQ n’existe plus et a été remplacée par le Bureau de la Coopération Interuniversitaire (BCI), mais l’entente sur le PEB est toujours de vigueur. D’ailleurs, une liste des établissements en faisant partie est mise annuellement à jour et se retrouve sur leur site à l’adresse suivante : http://www.crepuq.qc.ca/IMG/xlsx/PEB_etablissements_affilies_Laval__Sherbrooke_Montreal_McGill_modif-31mars2014.xlsx . Ce document se retrouve sur la page http://www.crepuq.qc.ca/spip.php?article1474&lang=fr du BCI.

http://www.crepuq.qc.ca/IMG/xlsx/PEB_etablissements_affilies_Laval__Sherbrooke_Montreal_McGill_modif-31mars2014.xlsx

http://www.crepuq.qc.ca/IMG/xlsx/PEB_etablissements_affilies_Laval__Sherbrooke_Montreal_McGill_modif-31mars2014.xlsx

http://www.crepuq.qc.ca/spip.php?article1474&lang=fr

1. Membres de l’ABSAUM (Association des bibliothèques en santé affiliées à l’Université de Montréal) gratuit : - CHUM Hôpital Notre-Dame (PQCCDM, QMHND) - CHUM Hôpital St-Luc (PQCLCU, QMHSL) - CHUM Hôtel-Dieu de Montréal (PQCURC, QMHD) - CHU Sainte-Justine (PQCJUS, QMSTJ) - CHU Sainte-Justine, Centre de réadaptation Marie-Enfant (PQCHFL, QMHME) - CSSS Ahuntsic et Montréal-Nord (QMCAH) - CSSS Bordeaux-Cartierville-St-Laurent, Hôpital St-Joseph de la Providence (QMCLN) - CSSS Champlain (QSTHCL) - CSSS de Chicoutimi (PQCAYL, QCH et QCIRS) - CSSS de l’Énergie, Hôpital du Centre-de-la-Mauricie (PQCLSZ, QSHCH et QSHST) - CSSS de Laval, Hôpital Cité-de-la-Santé (PQCSLV, QLACS) - CSSS de la Montagne (QMCDN) - CSSS de Trois-Rivières, Centre hospitalier régional de Trois-Rivières (PQCSGT, QTHSM) - CSSS Sud-Ouest Verdu, Hôpital de Verdun (PQCVND, QMHGC) - Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal, Bibliothèque Albert-Prévost (PQCDUC, QMIAP) - Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal, Bibliothèque Norman-Béthune (PQCDUM, QMHSC) - Hôpital Maisonneuve-Rosemont (PQCSVU, QMHMR) - Hôpital Rivière-des-Prairies (PQCRDP, QMHRP) - Centre Dollard-Cormier, Centre québécois de documentation en toxicomanie (QMCADM) - Centre de réadaptation Lucie-Bruneau (QMCRL) - Institut de réadaptation Gingras-Lindsay de Montréal (PQCTDR, QMRI) - Institut Nazareth et Louis-Braille (QLNLB) - Institut Philippe-Pinel (PQCDPM, QMIPP) - Institut Raymond-Dewar (QMISM) - Institut de recherches cliniques de Montréal (PQCIDE, QMIRC) - Institut universitaire de cardiologie de Montréal (PQCILG, QMICM) - Institut universitaire – Centre jeunesse de Montréal (PQCHGF, QMCJM) - Institut universitaire de gériatrie de Montréal (PQCIVU, QMQ) - Institut universitaire en santé mentale de Montréal, Hôpital Louis-H.-Lafontaine (PQCHLF, QMLHL) article 3$, emprunt gratuit : - Université de Montréal, bibliothèque de la santé (PQCUDV, QMUM) - Université de Montréal, bibliothèque para-médicale (PQCUMV, QMUP)

2. Membres de MAHSLC (McGill Affiliated Health Sciences Libraries) ou MUHC (McGill University teaching hospitals) anciennement MMAHLA (McGill Medical and Health Libraries Association) gratuit avec le CHUM : - Hôpital général juif de Montréal, Bibliothèque des sciences de la santé (PQCSRT, QMJG) - Hôpital général juif de Montréal, Institut communautaire, de la famille et de psychiatrie (PQCMRO, QMJGI) - Institut neurologique de Montréal (PQCMTR, QMNIH) 5$ : - Agence de la santé et des services sociaux de Montréal (PQCAWQ, QMSPM) - Allan Memorial Institute (PQCANL, QMAM) - CSSS de Gatineau, Hôpital de Gatineau (QGCH) - Hôpital pour enfants de Montréal (PQCNTR, QMMCH) - Hôpital général de Montréal (PQCMLA, QMGH) - Hôpital Royal-Victoria (PQCYLR, QMRV) - Hôpital Royal-Victoria, Pavillon de santé des femmes (PQCVRY, QMRVW) - Hôpital St. Mary’s (PQCTMY, QMSMA) - Institut thoracique de Montréal (PQCHFP, QMCHC) - Institut universitaire en santé mentale Douglas (PQCDUH, QMDH) - Université McGill, bibliothèque de sciences et de génie (QMME)

3. Membres du Consortium des établissements en santé affiliés à la bibliothèque de l’Université Laval 5$ : - Centre hospitalier universitaire de Québec, Hôpital de l’Enfant-Jésus (PQCPEJ, QQHEJ) - Centre hospitalier universitaire de Québec, Hôpital Hôtel-Dieu de Québec (PQCBQJ, QQHD) - Centre hospitalier universitaire de Québec, Hôpital Saint-François-d’Assise (PQCHQP, QQHFA) - Centre hospitalier universitaire de Québec, Hôpital du Saint-Sacrement (PQCHAV, QQHSS) - Centre hospitalier universitaire de Québec, Centre de pédopsychiatrie (PQCQLH, QQHDS) - Centre hospitalier universitaire de Québec, Pavillon CHUL (PQCBGB, QQLACH) - Centre hospitalier universitaire de Québec, Centre de recherche du CHUL (PQCVHQ, QQLACHR) - CSSS Alphonse-Desjardins, CHAU Hôtel-Dieu de Lévis (PQCHLV, QLHD) - CSSS du Nord de Lanaudière, Centre hospitalier régional de Lanaudière (QJH) - CSSS de Rimouski-Neigette (PQCAQT, QRCH) - CSSS de la Vieille-Capitale, CAU (PQCWYX, QQHV) - Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec, Hôpital Laval (PQCVLH, QSFHL) - Institut universitaire de réadaptation, Institut de réadaptation en déficience physique du Québec (PQCWQS, QQCF) - Institut universitaire en santé mentale de Québec (PQCFFG, QBRG) - Université Laval, bibliothèque scientifique (PQCUVL, QQLAS) 4. Membres de l’ASDESE (Association des services de documentation en santé de l’Estrie et des Centres affiliés à la Faculté de médecine de l’Université de Sherbrooke) 5$ : - Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie (PQCWZU, QLCRS) - Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke, Hôpital Hôtel-Dieu (PQCCVE, QSHERHD) - Centre hospitalier régional de Trois-Rivières (PQCSGT, QTHSM) - CSSS Arthabaska et de l’Érable, Hôpital Hôtel-Dieu d’Arthabaska (PQCHRD, PQCHRD) - CSSS Champlain - Hôpital Charles-LeMoyne (PQCWQR, QMHCL) - CSSS de Chicoutimi (PQCAYL, QCH et QCIRS) - CSSS de Drummond, Hôpital Ste-Croix (PQCWYW, QDHSC) - CSSS de l’Énergie, Hôpital du Centre-de-la-Mauricie (PQCLSZ, QSHCH et QSHST) - CSSS de la Haute-Yamaska (PQCGBY, QGCHG) - CSSS Haut-Richelieu-Rouville, Hôpital du Haut-Richelieu (PQCHDQ, QSTJH) - CSSS Institut universitaire de gériatrie de Sherbrooke (PQCGIH, QSHERY) - CSSS Richelieu-Yamaska (PQCBDL, QSTHC) - Réseau de santé Vitalité, Hôpital régional d’Edmundston du Nouveau-Brunswick (NBCWYA, NBECH) - Réseau de santé Vitalité, zone 1B Beauséjour du Nouveau-Brunswick (NBCHBU, NBMMH) - Réseau de santé Vitalité zone 6 Bathurst du Nouveau-Brunswick (NBCRCE, NBBC) - Réseau de santé Vitalité, zone Nord-Ouest (NBCWYA, NBECH) - Réseau de santé Vitalité, zone Restigouche du Nouveau-Brunswick (NBCRDE, NBCHC) - Université de Sherbrooke, bibliothèque des sciences de la santé (PQCKDE,QSHERC)

Annexe VIII Comment utiliser le catalogue IRIS et le CBQ

Iris (http://iris.banq.qc.ca/ ) est le catalogue collectif de la Bibliothèque et Archives Nationales du Québec (BANQ). Un module de demandes et réservations de documents y est intégré dans cette base de données via le site web du CBQ (que vous trouverez au bas du 3e paragraphe). Il est possible de faire une recherche dans le catalogue de la BANQ en passant directement par l'interface Iris. Il est toutefois possible de faire la même recherche en consultant le Catalogue des bibliothèques du Québec (CBQ). Notez que le catalogue de le CBQ intègre presque tous les catalogues de bibliothèques publiques et gouvernementales du Québec. Le catalogue Iris ne permet qu'un mode consultation, mais qui peut être fort utile pour trouver des documents plus problématiques, plus rares ou dans un format autre qu'une monographie. Par contre, si votre recherche est plus simple ou s'il s'agit d'une monographie, vous pouvez vous rendre directement à l'adresse du CBQ au : (http://vdx.banq.qc.ca/fr/zportal_bib/zengine?VDXaction=ZSearchSimple) À partir de cet écran, allez au champ ‘Profil courant’ et sélectionnez ‘BANQ’ à partir du menu déroulant ou toute autre bibliothèque désirée. La BANQ offre l’avantage d’une vaste collection et son service est gratuit.

http://iris.banq.qc.ca/

http://vdx.banq.qc.ca/fr/zportal_bib/zengine?VDXaction=ZSearchSimple

Vous accédez alors au catalogue de la BANQ. Par défaut, le catalogue vous envoie en mode de recherche simple. Vous pouvez accéder en mode recherche avancée, en cliquant sur cette option située à la gauche de votre écran.

Par défaut, le catalogue de CBQ nous envoie à son bordereau en mode ‘Recherche simple’. Afin de préciser votre recherche de document, vous pouvez changer le bordereau de recherche en mode ‘Recherche avancée’ en cliquant sur cette option à la gauche de l’écran. À partir du mode recherche avancé, nous pouvons procéder à une recherche plus précise.

Le catalogue vous envoie au bordereau de recherche en mode ‘Recherche avancée’

À partir de cet écran, entrez les données dans les champs respectifs, soit : ‘L’étranger’ dans le champ ‘Titre’ et ‘Camus’ dans le champ ‘Auteur’ et ensuite, cliquez sur le bouton ‘Rechercher’ avec votre curseur. Laissez ensuite le serveur faire la recherche. Le catalogue nous envoie ses résultats. Au prochain écran, vous voyez les résultats de recherche obtenus par le serveur. Pour les fins de cet exemple, nous vous affichons les résultats partiels de cette recherche.

Nous présumons que notre client désire le format imprimé de cet ouvrage. Remarquez qu’à la gauche de chacune des références, un icône nous indique en bas à gauche, le format de chaque item. Grâce aux icônes, la BANQ offre des documents en plusieurs formats, soit en formats imprimés ou numériques.

En cliquant sur l’icône ‘Afficher’ en bas à la droite de l’item numéro 3, le catalogue nous indique à l’écran qu’il y a deux copies du roman ‘Disponible’ à la Grande bibliothèque de la BANQ.

Vous pouvez par la suite faire la demande de cette œuvre à partir du même bordereau, en

cliquant sur l’icône ‘Demander’ en haut à la droite.

Le catalogue vous envoie dans un nouveau bordereau dans lequel vous indiquez le numéro d’identification de la bibliothèque du CHUM, dans le champ ‘Numéro d’identification’, le mot de passe dans le champ respectif, et indiquer à partir du menu déroulant au champ ‘Bibliothèque prêteuse’ ‘Bibliothèque et archives nationales du Québec’, puis finalement, cliquer sur le bouton ‘Soumettre’ en bas au milieu Par la suite, le catalogue vous envoie dans un bordereau confirmant que votre demande a été envoyée. La BANQ vous enverra par la suite un courriel via l’adresse de notre bibliothèque dans Lotus notes comme quoi notre item a été envoyé.

Pour une recherche plus précise via IRIS, le catalogue de la BANQ, vous y accédez via l’adresse suivante: http://iris.banq.qc.ca/ La page d’accueil vous envoie par défaut en mode ‘Recherche simple’. Afin de préciser votre recherche et de gagner du temps, cliquez sur le mode ‘Recherche avancée’ en haut à gauche. Vous pourrez alors préciser votre recherche afin d’éviter le bruit.

http://iris.banq.qc.ca/

Supposons que nous cherchons le roman L’étranger d’Albert Camus. Vous entrez ‘L’étranger’ dans le champ ‘Titre’ et ‘Camus’ au champ ‘Auteur’, et cliquez sur le bouton ‘Chercher’.

Iris nous indique 21 résultats de la recherche pour le livre L’étranger d’Albert Camus. Pour les fins de cet exemple, nous allons sélectionner la référence no. 3, et cliquer sur le titre en bleu.

Iris nous indique que la Grande bibliothèque possède 3 copies. Une copie est disponible, soit à la ligne 2.

Une fois l’information sur sa disponibilité trouvée, cliquez sur l’icône maison en haut à gauche.

Iris nous amène alors à la page principale du catalogue. Glissez votre curseur sur l’onglet ‘Utiliser nos services’ juste à la droite de l’icône maison. Remarquez qu’un menu déroulant apparaît sous l’onglet ‘Utiliser nos services’ qui est en noir. Sélectionnez l’option ‘Emprunt de documents’ au milieu du menu déroulant. ì¸^pi^pi

Vous allez vous retrouver sur la page d’emprunt de documents. Cliquez sur le bouton ‘Services’ juste en dessous de l’icône maison. Iris nous envoie sur sa page de services en énumérant en rouge, les services offerts par la BANQ. Cliquez avec votre curseur le troisième service offert en rouge, soit ‘Prêt entre bibliothèques’.

Iris nous envoie à la page PEB. Cliquez sur ‘Bibliothèques’ en rouge au milieu de la page. Sur l’écran Prêt entre bibliothèques (PEB) pour les bibliothèques, cliquez sur le bouton ‘Accédez au Catalogue des bibliothèques du Québec’. Iris nous envoie à la page du catalogue des bibliothèques du Québec. À partir de cet écran, allez au champ ‘Profil courant’ et sélectionnez ‘BANQ’ à partir du menu déroulant. Suivre ensuite les étapes décrites précédemment.

Annexe IX Messages de mise en garde sur la Loi canadienne sur les droits d’auteur

Avertissement Cette reproduction d’une œuvre protégée par la Loi canadienne sur le droit d’auteur ne peut être utilisée qu’à des fins d’étude privée ou de la recherche. (L.R.C. 1985, C. C-42, ART. 30.2 OU 30.21) Cette copie numérique ne peut être utilisée que pour la production d’une copie papier pour l’individu ayant fait la demande. Cette copie numérique doit être détruite dans les cinq jours de la réception de ce document. Des recours juridiques sont prévus en cas de violation du droit d’auteur.

Warning

This material is protected by the Canadian Copyright Act and must be used solely for the purpose of research or private study. (L.R.C. 1985, C. C-42, ART. 30.2 OU 30.21) Any transmitted electronic copy between two institutions forwarded to the patron can only be printed once. The electronic version must be destroyed within five days following receipt of the file. Any violation of copyright law may be subject to prosecution.

une demande

version en ligne sur le portail de la biblio?

oui document fourni (2$)*

non communauté CHUM ET UdeM?

non

oui disponible sur le proxy?

oui aider l’usager pour qu’il aille chercher lui-même l’article sur le proxy, s’il ne veut pas, faire comme si le document n’était pas

disponible sur le proxy disponible version

imprimée sur place? oui document fourni

(gratuit)*

non

non

disponible version imprimée autre site?

oui prêt entre sites (si visiteur, seulement en

personne et utiliser le service de la navette)

document fourni

(gratuit)* non

visiteurs externes, patients ou proches??

oui référer au site de

la BANQ

non

PEB gratuit? oui

document fourni (gratuit)*

non

autres façons d’obtenir le document (éditeur, auteur, RQBS, …)?

pas de document

oui document fourni (charger les frais

extérieurs)*

non

usager accepte de payer?

non

pas de document

oui

PEB avec frais?

non document fourni (charger les frais

extérieurs)*

Annexe X Cheminement et coût d’une demande provenant d’un usager interne

*Tout article demandé en version papier engendre des coûts supplémentaires de 0,10$/page.*

ANNEXE XI

CENTRALISATION DU SERVICE ET DU COURRIEL EN RESTANT SUR PLUSIEURS SITES

BIBLIOTHÈQUE DU CHUM 1. Centralisation du service avec les 3 courriels toujours actifs Pour centraliser le service, il faut que les 3 comptes Docline et les 3 comptes Amicus soient réunis en un seul. Pour ce faire, il faut entreprendre les démarches auprès des personnes responsables à la BAC pour les changements à apporter dans Docline et AMICUS. 1.1 Demandes des usagers internes pour des documents en ligne Toutes demande d’articles des usagers internes sont centralisées. Les demandes des usagers internes reçues physiquement sur les autres sites devront être numérisées et envoyées à l’endroit désigné pour le traitement des PEB. Il est très important qu’une information complète concernant l’usager soit disponible (qui, quel département, quel site, accepte de payer ou non, délais demandés). Il faut encourager petit à petit les usagers à utiliser la nouvelle adresse courriel désignée pour les demandes de PEB. 1.2 Demandes des usagers internes pour des documents papier S’il y a des demandes dont la revue papier se trouve dans l’un ou l’autre des sites, un courriel sera envoyé à l’endroit correspondant au site où le document se trouve. Les articles numérisés sur place seront ensuite renvoyés à l’endroit désigné pour le traitement des demandes afin de s’assurer que tout le processus des demandes des usagers internes soit effectué par la même personne et ainsi assurer un meilleur suivi auprès des usagers. 1.3 Demandes des usagers internes pour des monographies Toutes les demandes des usagers internes pour des monographies seront traitées par la personne responsable sur le site de l’usager, comme cela se faisait avant la centralisation. Cela facilitera la réception des livres (UdeM ou par la poste), cela évitera les délais de devoir transférer les documents reçus d’un site à l’autre et facilitera le suivi au moment du retour des documents. 1.4 Frais des usagers internes payables en argent Un document Excel a été créé à cette fin. Toutes les sommes dûes sont clairement indiquées et dès qu’un usager rembourse une somme, peu importe le site par lequel il est passé, la personne responsable sur ce site l’indique dans le document Excel. Tous les dépôts en argent continueront de se faire sur chacun des sites, (mais dans le compte unique de la bibliothèque).


1.5 Demandes provenant d’Amicus Toutes les demandes provenant d’Amicus sont centralisées par un site désigné. S’il y a des demandes dont le document papier se trouve ailleurs qu’au site désigné, un courriel sera envoyé au site correspondant au site qui possède la documentation demandée. Les articles numérisés sur place seront ensuite renvoyés au site central désigné afin de s’assurer que tout le processus d’une même demande soit effectué par la même personne et ainsi assurer un meilleur suivi. 1.6 Demandes Docline Toutes les demandes provenant de Docline sont centralisées au site désigné pour le traitement des PEB. S’il y a des demandes dont la revue papier se trouve dans les autres sites, un courriel du site désigné sera envoyé au site correspondant qui possède les document demandé. Les articles numérisés sur place seront ensuite renvoyés au site central désigné afin de s’assurer que tout le processus d’une même demande soit effectué par la même personne et ainsi assurer un meilleur suivi Pour toutes les demandes Docline à qui nous chargeons des frais, une copie papier de la demande sera envoyée par courrier interne au site d’où la demande provient. 2. Centralisation du service avec un seul courriel actif pour le PEB 2.1 Demandes des usagers internes reçues par courriel Toutes les demandes par courriel des usagers internes doivent être envoyées à une adresse courriel unique. Le personnel du site désigné pour les demandes de PEB sont en charge de recevoir toutes les demandes courriel des usagers internes et d’en faire le suivi (toujours en répondant par l’adresse unique). Le personnel fera également le tri concernant les demandes internes pour des documents disponibles en format papier dans la collection mais sur un autre site et pour les demandes de livres. Dans ces deux cas, elles pourront modifier l’objet du courriel reçu pour l’indiquer à leurs collègues des autres sites. Voir étape 5 pour les détails. Les responsables de chacun des sites s’engagent à aller vérifier au moins une fois par jour les courriels dans l’adresse unique et faire le suivi de ceux dont l’objet a été modifié à leur intention. 2.2 Demandes des usagers internes reçues sur place Les demandes des usagers internes reçues physiquement sur les autres sites devront être numérisées et envoyées au courriel unique prévu pour le traitement des demandes de PEB.

Il est très important qu’une information complète concernant l’usager soit disponible (qui, quel département, quel site, accepte de payer ou non, délais demandés). Il faut continuellement publiciser l’utilisation de la nouvelle adresse unique auprès de nos usagers internes afin que la transition vers cette nouvelle procédure se fasse de façon la plus harmonieuse. 2.3 Demandes des usagers internes pour des monographies Toutes les demandes des usagers internes pour des monographies seront traitées par la personne responsable sur le site de l’usager, comme cela se faisait avant la centralisation. Cela facilitera la réception des livres (UdeM ou par la poste), cela évitera les délais de devoir transférer les documents reçus d’un site à l’autre et facilitera le suivi au moment du retour des documents. 2.4 Frais des usagers internes payables en argent Un document Excel a été créé. Toutes les sommes dûes sont clairement indiquées et dès qu’un usager rembourse une somme, peu importe le site par lequel il est passé, la personne responsable sur ce site l’indique dans le document Excel. Tous les dépôts en argent continueront de se faire sur chacun des sites, mais dans le compte unique de la bibliothèque. Tous les cas de facturation des usagers internes sera enregistré et maintenu à la bibliothèque du site désigné pour le traitement des demandes de PEB. 2.5 Demandes provenant d’Amicus Toutes les demandes provenant d’Amicus sont reçues et traitées dans le courriel unique par le site désigné pour les demandes de PEB. S’il y a des demandes dont le document papier se trouve sur les autres sites, les techniciennes pourront modifier l’objet du courriel reçu pour l’indiquer à leurs collègues des autres sites. Voir étape 5 pour les détails. Les responsables de chacun des sites s’engagent à aller vérifier au moins une fois par jour les courriels dans l’adresse unique pour faire le suivi des courriels dont l’objet a été modifié à leur intention. Les articles numérisés seront envoyés dans le courriel unique avec un objet significatif pour le personnel du site désigné pour les traitements de demandes de PEB. 2.6 Demandes Docline Toutes les demandes provenant de Docline sont centralisées au site désigné pour les demandes de PEB. S’il y a des demandes dont la revue papier se trouve sur les autres sites, la demande sera numérisée et envoyée au courriel unique avec un objet significatif pour la personne du site concerné. Les responsables de chacun des sites s’engagent à aller vérifier au moins une fois par jour les courriels dans l’adresse unique pour faire le suivi des courriels dont l’objet a été modifié à leur intention. Les articles numérisés seront envoyés dans le courriel unique avec un objet significatif pour le personnel du site désigné pour les traitements de demandes de PEB.

Pour toutes les demandes Docline à qui nous chargeons des frais, une copie papier de la demande sera envoyée par courrier interne au site d’où la demande provient. 3. Particularités d’être sur 3 sites Tant qu’une organisation sera répartie sur plus d’un site, il faudra au moins une personne responsable par site pour assurer la réception et le traitement des demandes des usagers surtout en ce qui concerne l’accès aux collections en format papier. Ce sera le moyen de transmission privilégié afin de faire les suivis entre les sites à moins que la collection en entier soit rassemblée sur un seul site. 4. Particularités du courriel unique Le courriel unique ne servira pas seulement qu’aux PEB, il faudra donc faire particulièrement attention de ne pas toucher, modifier ou supprimer les courriels concernant les autres services que le PEB. Une personne devra être responsable de supprimer les courriels envoyés, mais uniquement ceux concernant les PEB. Les autres services s’occuperont également de leurs propres courriels. Dès qu’une demande est ouverte, il faudra classer immédiatement le courriel dans le dossier correspondant pour libérer le plus possible la boîte de réception commune et ainsi éviter le plus possible les mauvaises manipulations par d’autres personnes. 5. Modification d’un courriel Pour modifier tout courriel (entrant ou envoyé) dans LotusNotes, il suffit de l’ouvrir et de double-cliquer à l’intérieur du message même. Cela devient donc un mode « modification ». Il est alors possible de modifier l’objet, d’ajouter des notes dans le courriel et de changer la couleur de certains passages. Lorsque dans un courriel reçu, on a besoin de l’assistance d’un des responsable du PEB sur un autre site, on pourrait l’indiquer au début de l’objet, en utilisant des majuscules. Ex : L’objet « Articles demandés » deviendrait « HD À SCANNER Articles demandés » ou « HND LIVRE À DEMANDER », etc. Lorsque plusieurs demandes sont dans un même courriel, on pourra mettre en rouge la ou les demandes concernées. Lorsque la personne sur l’autre site a fait ce qui était demandé, elle pourrait modifier à son tour l’objet du message en indiquant « FAIT » au début.

guide de procÉdures de peb - bibliothèque du chum · mission et objectifs des procédures des...

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