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GUIDE DE L’USAGER

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Guide de l’usager de la console Mitel 5550 IPJuillet 2005 - Version 2,1

, Marque de commerce de MITEL Networks Corporation©Copyright MITEL Networks Corporation, 2005.

Tous droits réservés

Notices ♦ iii

Avis aux clients canadiens

Cet appareil numérique de classe A est conforme à la norme canadienne ICES-003.

Avis aux clients des É.-U.

Cet équipement a été testé et a satisfait aux normes imposées aux appareils numériques de classe A, conformément à la Section 15 des règlements de la FCC. Ces normes visent à assurer une protection raisonnable contre le brouillage préjudiciable en milieu résidentiel. Ce matériel génère, consomme et peut émettre de l’énergie en radiofréquence et, s’il n’est pas installé et utilisé conformément aux instructions, peut donner lieu à un brouillage préjudiciable aux radiocommunications. Par contre, aucune garantie n’est donnée quant à l’absence de brouillage dans une installation donnée. Si ce matériel donne lieu à un brouillage préjudiciable à la réception radio ou télévisée, ce qui peut se vérifier en mettant le matériel hors tension puis en le remettant sous tension, l’usager sera tenu de prendre les mesures nécessaires pour corriger une telle situation, soit une ou plusieurs des mesures suivantes :

• Modifier l’orientation ou la position de l’antenne de réception;

• Éloigner le matériel du récepteur;

• Brancher le matériel dans une prise qui ne figure pas sur le circuit auquel le récepteur est connecté;

• Consulter le revendeur ou un technicien radio ou télévision expérimenté pour obtenir de l’aide.

Remarque : Toute modification apportée sans l’autorisation expresse de Mitel Networks Corporation peut annuler le droit que détient l’usager à utiliser le matériel.

Avis aux clients de l’UE

Nous, Mitel Networks Ltd.de Mitel Business Park,PortskewettCaldicottNP26 5YRRoyaume-Uni

déclarons que le produit mentionné ci-après est présumé conforme aux exigences essentielles applicables

de laDIRECTIVE 1999/5/EC DU PARLEMENT EUROPÉEN (DIRECTIVE

RTTE) ET DU CONSEIL.

Console IP 5550 de Mitel

Toute modification non autorisée apportée au produit annule cette déclaration.

Pour obtenir un exemplaire de la déclaration de conformité originale dûment signée (en conformité totale avec la norme EN45014),

veuillez contacter la personne chargée de l’approbation régulatrice à l’adresse ci-dessus.

Respecte les normes EN55022, EN55024 et EN60950.

Remarque : Cet appareil est un produit de classe A.

iv ♦ Notices

Avis

Ces avis figurent sur le produit et dans la documentation technique :

Symboles

Ces symboles figurent sur le produit :

AVERTISSEMENT Un avertissement indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n’est pas évitée, pourrait entraîner la mort ou des blessures graves.

MISE EN GARDE Une mise en garde indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n’est pas évitée, pourrait entraîner une blessure légère ou moyenne, ou encore endommager l’équipement ou des biens.

Le point d’exclamation à l’intérieur d’un triangle équilatéral indique que d’importantes consignes de fonctionnement et de maintenance (entretien courant) sont incluses dans la documentation fournie avec le produit.

Table of Contents ♦ v

Table des matièresAvis aux clients canadiens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iiiAvis aux clients des É.-U. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iiiAvis aux clients de l’UE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iiiAvis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ivSymboles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv

Table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v

AVANT DE COMMENCERIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Avant de commencer à utiliser la console . . . . . . . . . . . . . . . 3Conventions utilisées dans ce guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Composants de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Écran de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Clavier de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Combiné et berceau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Commandes du clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Touches d’afficheur (F1 – F12) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Mise en marche/à l’arrêt de la Console Mitel 5550 IP . . . . . . . . . . . . . 8

Outils de programmation et de maintenance du système. . . . . . . 8Réglage de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Sonnerie de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Clavier de la console et berceau du combiné . . . . . . . . . . . . . . . . 9Casque/Combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Langue d’affichage de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Horloge de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

FONCTIONS DE TRAITEMENT D’APPEL DE BASETraitement des appels dans la zone des Appels en file d’attente . . . 13

Accéder aux affichages des Appels en file d’attente. . . . . . . . . . 13Surveiller les appels entrants, en garde ou transférés . . . . . . . . 13Sélectionner des appels dans les affichages d’appels en file d’attente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Ajouter des notes aux appels dans l’affichage des appels en file d’attente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Répondre aux appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Répondre aux appels dans leur ordre d’arrivée ou en fonction de la priorité des lignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Choisir les appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Répondre aux appels au moyen des touches d’afficheur . . . 17Répondre aux appels à partir de l’affichage Appels entrants 17

Composition téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Laisser un rappel auto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Établissement d’un appel externe pour un usager de poste . . . . 19Autres façons de composer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Transfert d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Si le numéro appelé est occupé ou si le poste appelé a activé la fonction Ne pas déranger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Présentation de l’appelant avant de compléter le transfert . . . . . 21Transférer un appel à une boîte vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Transfert d’un appel à un numéro extérieur . . . . . . . . . . . . . . . . 22Reprendre un appel transféré . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Mise en garde des appels et reprise des appels en garde . . . . . . . . 23Annoter les appels en garde en ajoutant des renseignements sur le numéro appelé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Rappel en garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Conférences téléphoniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Mise en garde d’une conférence téléphonique . . . . . . . . . . . . . . 27

Rappels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Restaurer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

FONCTIONS ÉVOLUÉESCodes comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Tableau d’affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Voyants d’occupation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Recherche dans la zone Voyants d’occupation . . . . . . . . . . . . . 32Appels, transferts d’appels et prises d’appels dans la zone Voyants d’occupation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Modification de liste Voyant d’occupation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Priorité de réponse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Mise en garde variable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

vi ♦ Table of Contents

Seuil d’appels entrants/Écran instantané . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Désactivation du renvoi d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Désactiver toutes les fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Personnalisation des affichages d’appels en file d’attente . . . . . . . . . 38Communications de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Service de jour et de nuit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Ne pas déranger (postes) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Appels d’urgence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Programmation des touches clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Messagerie vocale à un bouton . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Message en attente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Statut Standardiste absent/présent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Priorité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Bloc-notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Appels en série . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Affichage de l’état des lignes extérieures - Standardiste . . . . . . . . . . 49Composition abrégée système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Signalisation par tonalités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

FONCTIONS HÔTELIÈRESAffichage et modification de l’information sur les chambres. . . . . . . . 53Recherche de chambres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Modification de l’état d’occupation et de la condition d’une chambre.55Arrivée/départ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Activation et désactivation d’un appel de réveil . . . . . . . . . . . . . . . . .55Restrictions d’appels au niveau d’une chambre . . . . . . . . . . . . . . . . .56Blocage des appels entre les chambres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Surveillance des chambres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Effacement du registre des communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58Impression des rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

RÉFÉRENCESAlarmes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61

Types d’alarmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61MINEURE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61MAJEURE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61CRITIQUE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61

Messages de bienvenue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Appels réacheminés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62Classe de restriction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Classe de service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Codes d’accès aux fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Glossaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Groupes de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Zones de recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Liste de composition abrégée système. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Messages système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Répertoire téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75Numéros de lignes réseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Avant de commencer

2 ♦ Avant de commencer

Avant de commencer ♦ 3

IntroductionLa console Mitel 5550 IP est une console pour standardiste et une application de gestion de système conçue pour fonctionner avec la plateforme Mitel 3300 Integrated Communications Platform (ICP). Elle comprend un clavier spécialisé et une interface conviviale simplifiant le traitement des appels.

Remarque sur la disponibilité des fonctions

Les fonctions offertes sur votre système téléphonique (c.-à-d., la plateforme Mitel 3300 Integrated Communications Platform) sont automatiquement activées.

Avant de commencer à utiliser la consoleConsacrez quelques minutes à l’exploration de ce guide d’usager, car il contient tous les renseignements qui vous permettront d’utiliser la console Mitel 5550 IP.

La première section vous présente la console. Vous vous y familiariserez avec le clavier de la console et le rôle des touches de fonctions au clavier de l’ordinateur. Vous apprendrez également quels renseignements sont affichés à l’écran de la console et comment les interpréter.

Si vous éprouvez un problème quelconque pendant que vous utilisez la console, communiquez avec le service responsable des communications de votre entreprise afin d’obtenir de l’aide.

Conventions utilisées dans ce guideTout au long de ce guide, les touches de fonction fixes et les touches clavier programmables (ces deux types de touches sont décrits plus loin dans la présente section) sont en caractères gras; par exemple, Réponse ou Libérer.

Les commandes des touches d’afficheur qui apparaissent à votre écran et correspondent aux touches de fonction (F1, F2, F3, etc.) dans la partie supérieure de votre clavier sont indiquées entre crochets; par exemple, [Source] ou [Destination]. Pour en savoir davantage sur les touches d’afficheur, consultez la page 7.

Composants de la consoleVotre Console 5550 IP comprend un ordinateur personnel (PC) avec moniteur, un clavier d’ordinateur standard, un clavier, une souris et un combiné avec berceau.

Le moniteur affiche les messages-guides de traitement d’appel et l’information d’état. Utilisez le clavier de la console pour toutes les fonctions de traitement d’appel, y compris la composition. Le combiné (ou le casque offert en option) sert à parler aux appelants.

Vous utilisez le clavier de l’ordinateur pour trouver les entrées dans l’Annuaire ou pour taper dans le Bloc-notes ou au Tableau d’affichage. Les touches de fonction (F1, F2, F3, etc.) dans la partie supérieure du clavier exécutent les commandes des touches d’afficheur qui apparaissent à l’écran.


Écran de la consoleL’écran de la Console 5550 IP est divisé en six zones :

Zone du menu. Elle offre différents moyens d’accéder à chacune des cinq autres zones de l’écran de la console. Faites une sélection dans les menus déroulants ou cliquez sur l’icône directement au-dessus de la zone État de la console pour naviguer jusqu’à l’affichage auquel vous désirez accéder.

Zone État de la console. Vous donne un aperçu de l’état de la console et du système. Par exemple, elle indique si la sonnerie de la console est activée ou désactivée et si le système en en service de jour ou de nuit.

Zone Application. Elle comprend trois sections :

• La section des Appels en file d’attente (en haut, à gauche) constitue votre outil principal de traitement d’appels. Elle affiche des données détaillées sur les Appels entrants, les Appels en garde et les Appels transférés. Utilisez ces affichages pour répondre, mettre en garde et transférer les appels, ainsi que pour surveiller l’état des appels et restaurer ou reprendre un appel.

Remarque : Le dernier onglet consulté avant de fermer l’écran de la console s’affiche par défaut lorsque vous rouvrez l’écran de la console.

• La section des Outils (en haut, à droite) fournit des outils tels les Voyants d’occupation qui permettent d’obtenir l’état (occupé, libre, etc.) des postes sélectionnés et de composer et transférer rapidement les appels à ces postes. Elle comprend également un Annuaire pour trouver les utilisateurs sur le système.

• Les sections Source et Destination (en bas, à gauche et à droite) affichent le demandeur et le demandé pour tous les appels pris en charge par la console. La zone Source indique également la ligne sur laquelle vous avez répondu à l’appel. La zone Destination donne également de l’information sur le renvoi d’appel. Les renseignements affichés dans les deux zones comprennent le nom du correspondant, le numéro de poste ou de ligne réseau ou l’étiquette de la ligne, le type de poste, l’état de l’appel (p. ex., sonne), les privilèges assignés à la ligne réseau ou au poste et le type d’appel (p. ex., appel conférence, rappel ou appel en série).

Zone Appels en attente. Affiche une icône ( ) à titre d’indication visuelle des appels entrants. Cette zone sert de complément à l’affichage des Appels entrants dans la zone des Appels en file d’attente en vous donnant un aperçu du nombre et de la priorité des appels en attente. L’icône apparaît au-dessus de la touche d’afficheur utilisée pour répondre à l’appel. La couleur de l’icône vous indique combien d’appels sont en attente : jaune ( ) pour un appel, bleu ( ) pour deux appels et rouge ( ) pour trois appels ou plus.

Zone dumenu

Zone État de laconsole

Zone Application

Zone d’appel enattente

Zone de réponse

Zones de touches d’afficheur


Zones de touches d’afficheur. Elles affichent les commandes pour les touches d’afficheur. Les commandes correspondent aux touches de fonction du clavier de l’ordinateur. Voir la section suivante pour plus d’information sur les touches d’afficheur.

Zone de réponse. Affiche les messages qui vous signalent les avertissements et les erreurs du système. Elle indique également la date et l’heure.

Questions à propos du mode de communication résilientQu’est-ce que le mode de communication résilient?

La résilience permet à votre réseau de traiter les appels et d’offrir un service de messagerie vocale en cas de défaillance de la plateforme 3300 ICP ou de problèmes au niveau du réseau. En cas de panne, la Console 5550 IP passe en mode de communication résilient pendant qu’elle tente de se connecter à une plateforme 3300 ICP secondaire. Tous les appels effectués en mode de communication résilient durant la panne demeurent connectés à la console. Le mode de communication résilient est indiqué par des icônes (décrites plus bas) dans la zone État de la console.

Qu’est-ce qu’une « reprise »?

Il y a « reprise » lorsque la Console 5550 IP est en cours de connexion à une plateforme 3300 ICP secondaire ou de remplacement à la suite d’une panne du système. Veuillez noter que les fonctions de traitement des appels comme la mise en garde, le transfert, la conférence et la recherche de personne ne sont pas disponibles pendant la reprise. Une fois la reprise terminée, les fonctions de traitement des appels sont de nouveau disponibles.

Que signifie l’icône dans la zone État de la console?

La console est connectée à la plateforme 3300 ICP principale et fonctionne normalement.


La console est connectée à une plateforme 3300 ICP de remplacement ou secondaire, et non à la plateforme 3300 ICP originale ou principale.


La connexion entre les plates-formes 3300 ICP est en cours. La console est en état de reprise.


Les tentatives répétées de connexion à la plateforme 3300 ICP principale ou secondaire ont échoué. La console continuera à essayer de se connecter jusqu’à l’établissement de la connexion.

Que dois-je faire lorsque la Console 5550 IP est en état de « reprise »?

Prendre un message ou demander à l’appelant de rappeler plus tard (l’état de reprise dure habituellement moins de 30 secondes). Une fois que la console est connectée à une plateforme 3300 ICP, l’icône s’affiche dans la zone État de la console et son fonctionnement est de nouveau normal.


Clavier de la consoleLe clavier de la console sert à composer, à traiter les appels et à accéder aux fonctions de la plateforme 3300 ICP. Vous pouvez régler l’inclinaison du clavier et le détacher du berceau du combiné.

Les touches du clavier sont réparties en trois groupes :

Touches Volume et Silence. Elles permettent d’augmenter (+) ou de réduire (-) le volume de la sonnerie et le volume d’écoute du combiné ou du casque. Silence permet d’activer ou de désactiver le microphone du combiné ou du casque.

Touche de traitement des appels. Touches de fonction fixes utilisées pour répondre aux appels et les gérer. Elles incluent les touches Reprise, Garde, Réponse, Annul, Restaurer et Libérer.

Touches clavier programmables. Touches programmables qui donnent accès aux fonctions de la console et aux services du système énumérés dans le tableau suivant.

Touches clavier programmables

Touches de traitement des appels

Touches Volume et Silence

Touches clavier programmablesBLOCNOTES

Affiche un bloc-notes électronique dans lequel vous pouvez taper des messages à l’intention des appelants, des notes, des questions, ou tout autre renseignement que vous écririez sur un bout de papier. Vous pouvez également utiliser le bloc-notes pour enregistrer des numéros de téléphone aux fins de composition abrégée.

TABLEAU D’AFFI-CHAGE

Affiche une zone où vous pouvez taper des messages qui s’afficheront sur toutes les autres consoles 5550 IP du système.

ACCUEIL Affiche des renseignements sur le statut des chambres et les touches d’afficheur servant à gérer les services hôteliers dans un hôtel ou un motel.

RECH.PERS

Permet d’accéder à la fonction de recherche de personnes.

APPELS D’URGENCE

Provoque une alarme sur la console lorsqu’un usager effectue un appel d’urgence et indique à partir de quel poste l’appel est fait.

AIDE Donne accès à l’aide pour consulter des renseignements utiles lors de l’exécution de vos tâches.

STANDAR-DISTE

Réaffiche l’écran principal de la console.

ANNUAIRE Permet de trouver un poste et de le joindre en tapant le nom de l’usager, son numéro de poste ou d’autres données.

BLF (Voyant d'occupation)

Permet de connaître l’état (occupé, libre, etc.) des postes et des lignes sélectionnés, et d’effectuer rapidement des appels et des transferts d’appels vers ces postes.

APPELS ENTRANTS

Affiche les appels entrants avec l’identité du demandeur et des détails sur la ligne demandée. Utilisez-la pour surveiller les appels et y répondre de façon sélective.

APPELS EN GARDE

Affiche les renseignements sur l’appelant et l’appelé pour les appels que vous avez mis en garde. Utilisez-la pour ajouter des commentaires aux appels en garde et les transférer.


Remarque : Certaines des fonctions énumérées ci-dessus sont programmées pour vous par défaut; les autres sont optionnelles et n’ont pas nécessairement une étiquette correspondante sur les touches clavier programmables de votre console. Pour plus de renseignements sur la programmation du clavier, voir Programmation des touches clavier programmables page 43.

Combiné et berceauLa Console 5550 IP est équipée d’un combiné et d’un berceau. Vous pouvez régler l’inclinaison du berceau et le détacher du clavier de la console.

D’autres combinés approuvés par Mitel sont également offerts pour cette console.

Voir la page 9 pour de plus amples renseignements sur la façon d’utiliser le combiné ou un casque.

Commandes du clavierUtilisez le clavier de l’ordinateur pour chercher des entrées dans l’Annuaire, taper des notes sur le Bloc-notes dans le Tableau d’affichage et exécuter des commandes de touches d’afficheur.

Touches d’afficheur (F1 – F12)Les touches d’afficheur correspondent aux touches F1 à F12 du clavier de l’ordinateur. On utilise ces touches pour entrer les commandes indiquées dans la zone des touches d’afficheur de l’écran. Les commandes ne sont pas affectées en permanence à une touche d’afficheur précise; les affectations changent selon l’état de l’appel en cours de traitement ou la fonction utilisée. Par exemple, lorsque vous appelez un poste occupé, vous pouvez utiliser la touche F4 pour demander le rappel du numéro. En d’autres circonstances, la même touche F4 peut être utilisée pour établir une conférence téléphonique.

APPELS TRANS-FÉRÉS

Affiche les appels transférés qui déclenchent la sonnerie d’un poste. Ils permettent de surveiller et de reprendre les appels sans réponse.

MESSAG. VOCALE

Transfère un rappel à la boîte vocale de l’usager d’un poste.

JOURNAL DES APPELS D’URGENCE

Affiche les détails du journal des appels d’urgence.

MESSAGE Affiche les touches d’afficheur qui permettent d’activer ou de désactiver l’indicateur de message en attente sur le poste appelé.

APPL.TIERS

Lance l’application tierce spécifiée.

TONALITÉS Transmet les chiffres composés ultérieurement sous forme de tonalités (utilisée lorsqu’on appelle des systèmes de messagerie vocale).

ÉTAT Affiche des renseignements sur l’utilisation des lignes extérieures (lignes réseau).

NON AFFECTÉE

Vous permet de programmer une touche non affectée (« en blanc ») selon vos besoins d’appels.


Mise en marche/à l’arrêt de la Console Mitel 5550 IP

La Console 5550 IP démarre en mode « Standardiste absent ». Pour commencer à recevoir des appels, vous devez la mettre en mode « Standardiste présent ». Pour obtenir plus de renseignements, voir page 45.

Pour mettre en marche la Console 5550 IP

• Lancez Windows.

• Tapez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

• Cliquez sur sur votre surface de bureau Windows.

Pour arrêter la Console 5550 IP

• Dans le menu Fichier, cliquez sur Quitter.

Outils de programmation et de maintenance du systèmeLa Console 5550 IP fournit l’accès aux outils utilisés pour programmer et assurer la maintenance de la plateforme 3300 ICP. Vous devez avoir l’autorisation d’y accéder (par nom d’utilisateur et mot de passe) et ce privilège est généralement réservé aux techniciens qualifiés.

Pour accéder aux outils de programmation et de maintenance du système

• Dans le menu Fichier, cliquez sur Connexion à ESM ou Connexion à OPS Manager.

Remarque : OPS Manager est pris en charge par les systèmes d’exploitation Windows 2000 seulement.

Questions à propos de la mise en marche/à l’arrêt de la Console 5550 IPQue se passe-t-il si je reçois des appels alors que l’application de la Console 5550 IP est fermée.

Si votre console IP est la seule du système, ce dernier passe automatiquement au Service de nuit 1. Les appels reçus déclenchent la sonnerie de nuit ou sont acheminés à une autre position de réponse. S’il y a d’autres consoles, votre console se met en mode Standardiste absent lorsque vous fermez l’application. Les appels qui seraient normalement reçus à votre console sont acheminés vers d’autres points de réponse. Pour obtenir plus de détails, voir Service de jour et service de nuit à la page 40 et État du standardiste à la page 45.

Que se passe-t-il si je reçois des appels alors que la fenêtre de la Console 5550 IP est réduite?

Les appels sont toujours reçus à la console et vous pouvez y répondre en appuyant sur la touche Réponse du clavier. Si l’option d’écran instantané (voir la page 37) est activée, la fenêtre de la console est automatiquement maximisée.

Que se passe-t-il avec les appels si mon ordinateur cesse de fonctionner?

Habituellement, un poste dans votre entourage servira de position de réponse de relève en cas de panne de courant ou d’un autre problème qui empêche votre ordinateur de fonctionner. Les appels entrants qui sonnent généralement sur la console sonnent au poste de relève.

Puis-je utiliser d’autres applications lorsque la Console 5550 IP fonctionne?

Oui, mais vous devez vous rappeler que lorsque plusieurs applications sont ouvertes alors que la console est en marche, cela peut nuire au rendement de celle-ci. Si possible, essayez de limiter l’utilisation des autres applications aux périodes de trafic moins achalandées.

Mon écran se vide parfois — pourquoi?

Un dispositif d’économie d’énergie intégré dans l’ordinateur réduit automatiquement l’intensité de l’écran lorsque aucune activité du clavier ou de la souris n’est décelée pendant environ deux minutes. Après environ cinq minutes, l’écran se vide. Lorsque vous appuyez sur la barre d’espacement du clavier, l’écran de la console réapparaît.


Réglage de la consoleLa console est conçue pour votre confort. Vous pouvez, entre autres, modifier la sonnerie, la langue d’affichage à l’écran et l’angle d’inclinaison du clavier, et choisir d’utiliser un combiné ou un casque pour prendre les appels.

Sonnerie de la console

Pour activer ou désactiver la sonnerie de la console

• Sélectionnez Sonnerie activée ou Sonnerie désactivée dans la liste de la zone État de la console.

Lorsque la sonnerie est désactivée, les Appels entrants sont affichés et les icônes d’appels en attente ( ) sont les seules indications que vous avez des appels en attente.

Pour régler le volume de la sonnerie

• Lorsque la console sonne, appuyez sur la touche sur le clavier de la console pour régler le volume de la sonnerie au niveau désiré.

Vous pouvez également utiliser la commande Options dans le menu Outils pour régler le volume de la sonnerie.

Clavier de la console et berceau du combinéVous pouvez régler l’inclinaison du clavier et le détacher du berceau du combiné. L’angle du berceau s’ajuste aussi à l’aide du raccord basculant inséré dans le pied arrière du berceau.

Pour raccorder le berceau du combiné au clavier de la console

• Alignez les languettes de la bride avec les fentes situées à la base du clavier de la console.

• Appuyez de sorte à fixer les languettes dans les fentes.

Pour détacher la bride du clavier

• Saisissez le clavier tel qu’illustré.

• Placez les pouces le long de la bordure de la bride et appuyez vers le bas en l’éloignant du clavier.

Pour détacher la bride du berceau

• À l’aide d’un doigt ou d’un outil comme un tournevis, appuyez sur l’une des languettes, de la manière illustrée.

• Pendant que vous appuyez sur la languette, utilisez l’autre main pour faire pivoter la bride ouverte vers le haut.

AVERTISSEMENT : vous pouvez vous blesser le poignet s’il reste plié pendant des périodes prolongées d’utilisation du clavier. Pour réduire les risques de blessure, ajustez l’inclinaison du clavier de sorte que votre poignet reste droit.

Casque/CombinéLe clavier de la console possède des prises permettant de raccorder un combiné et un casque. Une des deux prises est réservée au casque tandis que l’autre peut servir à raccorder soit un combiné soit un casque. Les deux prises peuvent être utilisées en même temps;


le cas échéant, toutefois, la prise double fonction sert à l’écoute seulement. (De façon générale, un superviseur utilise la prise double fonction pour surveiller un nouveau standardiste en cours de formation).

Ne raccordez au clavier que des casques approuvés par Mitel Networks. On trouve une liste des casques approuvés dans le guide d’installation de la 5550 IP Console.

La prise double fonction procure des niveaux d’écoute différents pour les casques et les combinés. Utilisez la liste pour indiquer lequel, du casque ou du combiné, est connecté à la prise.

Pour configurer la prise double fonction pour une exploitation avec combiné ou avec casque

1. Branchez le combiné ou le casque dans la prise double fonction ( ) qui se trouve à l’arrière du clavier de la console.

2. Sélectionnez Combiné ou Casque dans la liste de la zone État de la console.

Pour régler le volume du combiné (ou du casque) durant un appel

• Appuyez sur la touche au clavier de la console pour régler le volume au niveau désiré.

Vous pouvez également utiliser la commande Options dans le menu Outils pour régler le volume de la sonnerie. Après avoir sélectionné la commande (soit durant un appel, soit lorsque la console est libre), cliquez sur Audio, puis poussez la glissière pour régler le volume.

Langue d’affichage de la consoleVous pouvez choisir l’anglais (langue par défaut), le français, l’espagnol, le hollandais, l’italien ou l’allemand comme langue d’affichage de la console. Vous pouvez choisir la langue désirée durant l’installation.

Pour changer la langue d’affichage de la console

1. Sélectionnez la commande Options du menu Outils.

2. Sélectionnez Langue.

3. Sélectionnez la langue désirée.

4. Cliquez sur Appliquer ou OK.

La console doit être redémarrée pour que le changement s’applique.

Horloge de la consoleVous pouvez choisir soit l’horloge de la plateforme 3300 ICP, soit l’horloge du PC comme référence de temps pour la console. Il est conseillé d’utiliser l’horloge de la plateforme 3300 ICP puisqu’il s’agit de la référence des postes du système.

Il est également préférable d’utiliser l’horloge de la plateforme 3300 ICP si l’on doit programmer des appels de réveil automatique pour les invités. (La programmation d’appels de réveil automatique n’est accessible que pour les systèmes d’hôtel/de motel.)

Pour régler l’heure de la console


2. Sélectionnez Heure.

3. Sélectionnez l’option désirée.


Débranchement du combiné ou du casqueLorsque l’on débranche le combiné ou le casque du clavier de la console, l’autre dispositif est automatiquement mis en fonction. Si aucun dispositif n’est raccordé à la console, la console se met en mode Standardiste absent. Si la console est la dernière console active du système, le système se met en mode Service de nuit 1.

Il est à noter que la console ne se remet pas en mode Standardiste présent si l’on rebranche le combiné ou le casque.

Fonctions de traitementd’appel de base

12 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base

Fonctions de traitement d’appel de base ♦ 13

Traitement des appels dans la zone des Appels en file d’attente

Vous pouvez accéder aux outils de traitement d’appels de la zone des Appels en file d’attente de votre écran de console. Utilisez ces outils pour gérer les appels en file d’attente :

• Appels entrants. Vous permet de répondre aux appels de façon sélective. Appels entrants affiche les rappels en haut de la liste, puis tous les autres appels dans l’ordre d’arrivée ou dans l’ordre de priorité attribué (si vous avez spécifié un ordre de priorité aux lignes). Vous pouvez répondre à tous les appels dans n’importe quel ordre. Voir la page 17 pour plus de détails.

• Appels en garde. Vous permet d’afficher, d’ajouter des commentaires et de transférer les appels que vous avez mis en garde. Vous pouvez également utiliser cet affichage pour revoir les détails d’identité de l’appelant avant de retourner à un appel en garde. Voir la page 23 pour plus de détails.

• Appels transférés. Vous permet de surveiller et de reprendre les appels transférés à un poste. Voir la page 22 pour plus de détails.

Vous pouvez personnaliser chaque affichage des Appels en attente en spécifiant les colonnes désirées et en redimensionnant chaque colonne. Pour en savoir davantage, voir la page 38.

Accéder aux affichages des Appels en file d’attenteVous pouvez accéder à tous les affichages des appels en file d’attente depuis l’écran de la console ou au moyen d’une touche programmable sur votre clavier.

1. Cliquez sur l’onglet correspondant dans la zone des Appels en file d’attente.

ou2. Cliquez sur l’icône correspondante ( , ou ) dans la zone

du menu.

ou3. Sélectionnez le menu Appels puis Appels entrants, Appels en

garde, ou Appels transférés;ou

4. Appuyez sur la touche programmable associée sur votre clavier. Pour plus de renseignements sur les touches programmables, voir la page 43.

Surveiller les appels entrants, en garde ou transférésUtilisez l’affichage des appels en file d’attente pour voir l’information sur les appels :

1. Accédez à l’affichage d’appels en file d’attente approprié.

2. Faites défiler vers la gauche ou vers la droite en utilisant la barre de défilement au bas de l’affichage.

ou3. Placez le pointeur de la souris sur l’appel.

Une fenêtre instantanée semblable à celle ci-après apparaît et reste à l’écran durant dix secondes ou jusqu’à ce que vous éloigniez le pointeur de l’appel.


Sélectionner des appels dans les affichages d’appels en file d’attenteVous pouvez sélectionner des appels en utilisant votre souris ou votre clavier.

1. Accédez à l’affichage d’appels en file d’attente approprié.

2. Double-cliquez sur une entrée d’appel dans la liste;

ou3. Appuyez sur la touche Reprise, puis entrez le chiffre ID (1-9)

correspondant à l’appel dans la liste des appels en file d’attente correspondante.

Si vous désirez sélectionner un appel Entrant ou Transféré dont le chiffre ID est 10 ou plus, double-cliquez sur l’appel avec votre souris.

Remarque : Lorsque vous utilisez la touche Reprise pour répondre à un appel, assurez-vous que l’affichage d’appels en file d’attente désiré est sélectionné (visible) sur votre écran de console. Par exemple, si vous désirez sélectionner un appel entrant, mais appuyez sur Reprise et sur le chiffre ID d’un appel lorsque l’affichage Appels en garde est visible, vous établissez la communication avec l’appel en garde ayant ce chiffre ID.

Ajouter des notes aux appels dans l’affichage des appels en file d’attente

Vous pouvez ajouter des notes aux appels entrants et en garde, et indiquer le nom de l’appelant, le numéro, l’emplacement et l’état des voyants d’occupation pour les appels entrants et en garde. Pour en savoir davantage, voir la page 24.


Répondre aux appelsLorsqu’un nouvel appel arrive à la console,

• la sonnerie retentit (si elle est activée),

• l’appel apparaît dans l’affichage Appels entrants,

• une icône d’appel en attente ( ) apparaît au-dessus de la touche d’afficheur associée à l’appel.

Lorsque vous avez des appels entrants, votre écran peut prendre l’aspect suivant :

Questions concernant la zone des appels en file d’attentePourquoi le pointeur de ma souris vire-t-il au bleu quand je le déplace?Lorsque vous déplacez votre pointeur sur les entrées dans l’un des affichages d’appels en file d’attente, il devient bleu pour indiquer que la liste est momentanément « figée ».La liste « fige » pour que vous puissiez plus facilement sélectionner les appels. Cela est particulièrement utile lorsque votre affichage est très actif, et que les appels y entrent et en sortent rapidement. Pour que votre liste reste « figée » pendant plus d’une ou deux secondes, continuez de déplacer votre pointeur de souris sur les entrées d’appel pendant que vous décidez quel appel sélectionner.

Remarque : Lorsque votre affichage est figé, les appels continuent de s’ajouter à la file d’attente. Si vous essayez de sélectionner dans votre liste figée un appel auquel on a déjà répondu entre-temps, un message indique que l’appel n’est plus en file d’attente (par exemple, « aucun appel à reprendre »).

Qu’est-ce que les icônes , et , qui apparaissent sur les onglets des Appels en file d’attente indiquent?Lorsqu’une icône apparaît sur un onglet d’Appels en file d’attente, elle indique que vous avez sélectionné cet onglet.

• apparaît sur Appels entrants

• apparaît sur Appels en garde

• apparaît sur Appels transférés

Dans les onglets Appels entrants, Appels en garde et Appels transférés, qu’indique le nombre entre parenthèses?

Le nombre indiqué entre parenthèses sur chacun des onglets d’Appels en file d’attente indique combien d’appels sont présentement en file d’attente dans chaque affichage. Par exemple, Appels entrants (3) indique qu’il y a trois appels entrants en file d’attente.

Que signifie un onglet d’Appels en file d’attente qui clignote et devient orange?

Lorsqu’un onglet Appels en file d’attente clignote et tourne à l’orange, il vous signale qu’un appel en file d’attente requiert votre attention (par exemple, un appel entrant est arrivé ou un appel en garde rappelle). Les onglets clignotent dès qu’un appel requiert votre attention, même si vous n’avez pas sélectionné l’onglet en question.


Vous pouvez répondre aux appels de différentes façons :

• Appuyez sur Réponse pour répondre aux appels dans leur ordre d’arrivée ou pour répondre au Rappel d’abord,

ou

• Appuyez sur la touche d’afficheur correspondante pour choisir l’appel auquel répondre,

ou

• Sélectionnez un appel dans l’affichage Appels entrants,

ou

• Appuyez sur Reprise et sur le chiffre ID de l’appel.

Remarque : Si un appel est en cours à la console lors de la présentation d’un nouvel appel, vous ne pouvez pas prendre le nouvel appel tant que l’appel en cours n’a pas été transféré, libéré ou mis en garde.

Répondre aux appels dans leur ordre d’arrivée ou en fonction de la priorité des lignes

La touche Réponse utilise le principe du premier arrivé, premier servi : on répond aux rappels d’abord, puis à tous les autres appels dans leur ordre d’arrivée ou selon l’ordre de priorité de réponse aux appels (ligne).

Si vous avez attribué un ordre de priorité de réponse aux appels, la touche Réponse répond aux appels présentés sur les lignes à haute priorité avant les appels présentés sur les lignes à basse priorité.

Remarque : Pour attribuer des priorités de réponse aux appels en fonction du numéro de téléphone composé par les appelants pour accéder à la console, voir page 35.

Pour répondre à un appel avec la touche Réponse

1. Assurez-vous que les zones Source et Destination sont toutes les deux vides.

2. Appuyez sur Réponse.

Les renseignements sur l’appel, par exemple le nom et le numéro de la ligne réseau pour un appel externe ou le nom et le numéro de poste de l’appelant s’il s’agit d’un appel interne, s’affichent dans la zone Source.

À propos des touches d’afficheur de réponseL’affectation des touches d’afficheur de réponse est déterminée par votre service des communications en fonction des types d’appels que l’entreprise reçoit.

Demandez à votre service des communications à quel type d’appels il préfère que vous répondiez en premier.

La touche d’afficheur qui se trouve à l’extrême gauche est réservée aux rappels (voir Répondre aux rappels à la page 35), mais les autres touches d’afficheurs peuvent être programmées de différentes façons. Par exemple, il est possible que certaines de vos touches d’afficheurs soient étiquetées comme suit :

• [Comp 0] et [Externe] pour indiquer si un appel provient de l’extérieur ou de l’intérieur du système; ou

• [WATS] ou [LGN JCTN] pour indiquer sur quel type de ligne réseau l’appel est arrivé; ou

• Le nom du service (par exemple, [Ventes]) attribué à la ligne réseau.

Utilisez les touches d’afficheur pour vous guider lorsque vous répondez à un appel. Par exemple, il se peut que l’entreprise souhaite que les appelants de l’extérieur soient accueillis différemment des autres appelants internes ou des rappels. Utilisez le formulaire fourni à la page 61 pour enregistrer les messages d’accueil préférés de votre compagnie.

Vous pouvez également utiliser l’affichage Appels entrants pour vous guider lorsque vous répondez aux appels entrants. Voir la page 17 pour plus de détails sur l’utilisation de l’affichage Appels entrants pour répondre aux appels.


Choisir les appelsPour sélectionner l’appel auquel vous voulez répondre, vous pouvez

• Appuyer sur une touche d’afficheur [Rappel], [Comp 0], [Externe], [WATS], etc.) pour sélectionner l’appel selon la ligne d’arrivée;

ou• Sélectionner un appel dans l’affichage Appels entrants pour le

choisir en fonction de certains détails spécifiques (comme le nom du ou le numéro de l’appelant).

Répondre aux appels au moyen des touches d’afficheurSi plusieurs appels en attente sont associés à une touche d’afficheur donnée, les appels seront pris dans l’ordre « premier arrivé, premier servi. »

1. Utilisez les icônes ( ) dans la zone Appels en attente pour décider à quel type d’appels répondre en premier. L’icône apparaît au-dessus de la touche d’afficheur associée au type d’appel (externe, rappel, etc.). Le chiffre qui apparaît sous l’icône indique le nombre d’appels de ce type qui sont en attente. La couleur de l’icône indique également le nombre d’appels d’un type particulier en attente : jaune pour un seul appel, bleu pour deux appels, rouge pour trois appels ou plus.

2. Cliquez sur la touche d’afficheur désirée.

Dans l’exemple ci-dessus, vous remarquerez qu’il y a un appel interne [Comp 0] et deux appels externes en attente. Vous pouvez appuyer sur

• Réponse pour entrer en communication avec le rappel; ou

• [Comp 0] pour répondre à l’appel interne; ou

• [Externe] pour répondre au premier appel externe arrivé à la console.

Répondre aux appels à partir de l’affichage Appels entrantsVous pouvez utiliser l’affichage Appels entrants pour répondre aux appels en fonction de leur priorité ou de l’identité de l’appelant.

Lorsqu’un appel entrant arrive à la console, consultez les renseignements sur l’appel qui apparaissent dans l’affichage Appels entrants :

L’affichage Appels entrants est personnalisable, de sorte que vous pouvez sélectionner la colonne des renseignements d’appels que vous désirez voir, et vous pouvez redimensionner les colonnes pour afficher plus ou moins d’information. Voir page 38 pour une liste des colonnes de renseignements d’appels que vous pouvez afficher ou personnaliser.

Pour en savoir davantage sur la façon d’accéder à l’affichage Appels entrants, voir la page 13.

Pour répondre aux appels à partir de l’affichage Appels entrants

1. Accédez à l’affichage Appels entrants.

2. Double-cliquez sur une entrée d’appel dans la liste

ouAppuyez sur la touche Reprise, puis sur le chiffre ID dans la liste des Appels entrants;

ouAppuyez sur la touche Réponse pour répondre à l’appel ayant la priorité la plus élevée.

Remarque : Lorsque vous utilisez la touche Reprise pour répondre à un appel entrant, assurez-vous que l’affichage Appels entrants est sélectionné (visible) sur votre écran de console. Voir page 14 pour plus détails sur la sélection des appels en file d’attente.


Composition téléphoniqueVous pouvez composer un numéro de poste interne ou un numéro de téléphone externe. L’une des zones Source ou Destination doit être vide.

Pour appeler un poste du système

1. Composez le numéro de poste au clavier de la console.Les renseignements sur le poste apparaissent dans la zone Destination. Si des renseignements relatifs à un appel auquel vous avez déjà répondu sont affichés dans la zone Destination, cet affichage se déplace dans la zone Source dès que vous commencez à composer.

2. Appuyez sur Libérerpour libérer l’appel. Si le poste est occupé, l’appel transféré sera automatiquement mis en attente sur la ligne jusqu’à ce qu’elle se libère. Vous pouvez également recourir aux fonctions suivantes pour traiter l’appel :

Si le poste appelé est occupé,

1. Appuyez sur [Source]et demandez au correspondant Source ce qu’il veut faire. Ainsi, l’information de la zone Destination reste affichée pour que vous puissiez prendre un message et mettre l’appel en attente au poste de destination, s’il y a lieu. (Voir Message en attente à la page 44.)ou

2. Appuyez sur Annulpour annuler l’appel. L’information relative à l’appelant reste affichée dans la zone Source, mais l’information de la zone Destination disparaît, ce qui rend la mise en attente plus difficile. ou

3. Appuyez sur [Priorité]pour intervenir dans la conversation du correspondant de la Destination si votre classe de service ou celle du poste l’autorisent (voir Priorité à la page 45).

Questions concernant la réponse téléphoniquePourquoi entend-on parfois un coup de sonnerie bref pendant le traitement des appels?

Soit un appel est entré, soit un appel en garde a fait l’objet d’un rappel. Comme un appel est déjà en cours de traitement à la console, celle-ci sonne seulement une fois. Vous pouvez réduire le volume de la sonnerie. Vous pouvez également désactiver complètement la sonnerie en utilisant la liste dans la zone État de la console. (REMARQUE : Les autres sonneries seront également désactivées, sauf la sonnerie d’alarme critique.)

Qu’est-ce que l’appelant entend pendant que je compose le numéro de poste?

Dès que vous commencez à composer, l’appelant est en garde-consultation jusqu’à ce que la communication avec le poste demandé soit établie. La communication avec la console est alors libérée. Si le système offre la fonction d’attente musicale, l’appelant entend de la musique. Autrement, il n’entend rien.

Puis-je établir une autre communication à la console lorsqu’une conversation téléphonique est déjà en cours à la console?

Non.Avant de répondre à un nouvel appel, vous devez transférer l’appel en cours vers une autre destination (voir page 20), le mettre en garde (voir page 23) ou le libérer en appuyant sur Libérer.

Pourquoi une icône apparaît parfois devant les numéros de poste dans la zone Source et Destination?

Lorsqu’elle apparaît à côté d’un poste, cela signifie que ce poste est confidentiel. Les standardistes voient le numéro de poste sur leur écran; les autres usagers de poste voient seulement le nom de l’usager sur l’afficheur (s’il est disponible).


Pour appeler un numéro de l’extérieur

1. Composez le code d’accès à la ligne externe ( ______ )1.

2. Composez le numéro de téléphone.

Les renseignements sur l’appel externe apparaissent dans la zone Destination.

Laisser un rappel autoVous pouvez demander un rappel auto lorsque la ligne obtenue (poste ou ligne réseau) est occupée. Le système surveille alors la ligne et rappelle la console dès que la ligne se libère. Notez que les rappels automatiques sur les lignes externes sont utilisés lorsque tous les circuits du système sont occupés, et non lorsque le numéro demandé est occupé.

Pour laisser un rappel auto après avoir obtenu une ligne occupée

• Appuyez sur [Rappel].

Établissement d’un appel externe pour un usager de posteLes usagers de poste peuvent normalement appeler eux-mêmes à l’extérieur. Toutefois, il se peut qu’un usager de poste vous demande d’établir une communication extérieure pour lui. Avant de composer, il serait bon de noter le numéro CDR du poste (voir Classe de restriction à la page 63). Informez-vous auprès de votre service des communications pour savoir si des directives particulières s’appliquent à ce genre de demande.

Pour appeler à l’extérieur pour un usager de poste interne,

1. Répondez à l’usager de poste qui vous appelle;2. Composez le code d’accès à la ligne externe ( ______ )1;3. Composez le numéro de téléphone;4. Appuyez sur Libérer

pour libérer la communication à la console et connecter le poste à la ligne extérieure.

Autres façons de composerIl y a d’autres façons de composer un numéro de téléphone :

Recomposition du dernier numéro. Au lieu de recomposer le dernier numéro composé pour appeler à l’extérieur, laissez le système le faire pour vous en composant le code d’accès de la fonction de recomposition automatique du dernier numéro ( ______ ).2

Composition abrégée collective. Vous permet de composer un numéro en entrant un code d’accès. Voir Composition abrégée système à la page 50.

Composition automatique annuaire. Utile lorsque vous ne connaissez pas le nom exact de la personne que l’on vous demande d’appeler ou lorsque vous connaissez seulement son emplacement ou le nom de son service. Voir Annuaire à la page 46.

Composer à partir de la zone Voyant d’occupation. Affiche une liste de téléphones précédés d’une icône d’état. Vous pouvez utiliser le bouton Appeler pour appeler n’importe lequel de ces postes surveillés. Voir Voyants d’occupation à la page 32.

Composition bloc-notes. Vous permet de composer un numéro de téléphone que vous avez noté dans un bloc-notes électronique. Voir Bloc-notes page 48.

1 Utilisez cet espace pour enregistrer les chiffres que vous composez pour accéder à une ligne externe.

Options

2 Utilisez cet espace pour enregistrer les chiffres que vous composez pour accéder à une ligne réseau spécifique.


Transfert d’appelsVous pouvez transférer un appel à un poste ou à un numéro externe. Utilisez l’affichage Appels transférés pour voir et reprendre un appel transféré lorsque le poste destinataire sonne.

Lorsqu’un appel transféré est libéré, les données d’appel suivantes apparaissent dans l’affichage Appels transférés . Cet affichage indique la liste des appels transférés qui déclenchent la sonnerie d’un poste, en commençant par les plus anciens jusqu’aux plus récents.

L’affichage Appels transférés est personnalisable, de sorte que vous pouvez sélectionner la colonne des renseignements d’appels que vous désirez voir, et vous pouvez redimensionner les colonnes pour afficher plus ou moins d’information. Voir page 38 pour une liste des colonnes de renseignements d’appels que vous pouvez afficher ou personnaliser.

Transférer un appel

1. Composez le numéro de renvoi. L’appelant est automatiquement mis en garde-consultation pendant que vous complétez le transfert.

2. Appuyez sur Libérer pour mettre l’appelant en communication avec le poste dont la sonnerie est déclenchée.

3. Si vous le désirez, accédez à l’affichage Appels transférés pour voir l’appel.

Remarque : Si l’appelé ne répond pas avant l’expiration du délai de réponse, l’appel transféré (si on a utilisé une ligne extérieure) est présenté de nouveau à la console (rappel).

Questions concernant la composition de numéros de téléphonePuis-je accéder à une ligne réseau déterminée?

Oui, vous pouvez choisir la ligne réseau.

• Composez le code d’accès à une ligne réseau individuelle ( ______ ).*• Composez le numéro de ligne réseau à trois chiffres. Lorsque vous

entendez la tonalité, composez le numéro de téléphone.

• Lorsque vous entendez la tonalité, composez le numéro de téléphone.

Si la tonalité indique que la ligne est occupée, cela signifie que la ligne réseau que vous avez choisie est déjà utilisée. Vous pouvez :

• Appuyer sur [Priorité] pour interrompre l’appel en cas d’urgence;

ou• Appuyer sur Libérer ou sur Annul pour libérer la console de la ligne

réseau.

Que faire si je commets une erreur en composant?

Si vous vous rendez compte de l’erreur avant d’avoir fini de composer, appuyez sur Annul, puis entrez de nouveau le numéro.

Si vous vous rendez compte que vous n’avez pas transféré l’appel au bon poste et désirez annuler le transfert et recommuniquer avec l’appelant, vous pouvez

• Appuyer sur Restaurer;ou

• Double-cliquer sur l’entrée dans la liste Appels transférés.

Pour en savoir davantage, voir page 22.

Remarque : Vous pouvez restaurer un appel tant que l’usager du poste auquel il a été transféré, renvoyé ou réacheminé par le système n’y a pas répondu. Dès qu’on répond à l’appel à un poste, vous ne pouvez plus le restaurer.

* Utilisez cet espace pour enregistrer les chiffres que vous composez pour accéder à une ligne réseau spécifique.


Si le numéro appelé est occupé ou si le poste appelé a activé la fonction Ne pas déranger

Si le numéro appelé est occupé ou si le poste appelé a activé la fonction Ne pas déranger, procédez comme suit :

1. Appuyez sur [Source] pour parler à l’appelant dans la zone Source sans perdre l’information de la zone Destination. Dites à l’appelant que le numéro appelé est occupé et demandez-lui s’il désire essayer de nouveau plus tard ou laisser un message vocal au destinataire occupé (voir Options à la page 19). Vous pouvez également prendre un message et transmettre une indication de message en attente au correspondant occupé (voir Message en attente à la page 44);

ou2. Appuyez sur Annul, et composez un autre numéro si vous

pensez savoir où se trouve la personne demandée;

ou3. Appuyez sur [Source], puis sur [Recomposer DEST] pour

recomposer le même numéro de destination;

ou4. Appuyez sur la touche d’afficheur [Priorité] pour intervenir dans

la conversation de l’usager de poste (si la classe de service de la console et celle du poste l’autorisent). Voir Priorité à la page 45;

ou5. Appuyez sur Libérer pour remettre l’appelant en attente sur le

poste occupé. (La mise en attente n’est pas autorisée si la fonction Ne pas déranger est activée sur le poste.) L’usager du poste occupé entend deux bips brefs lui indiquant qu’un appel est en attente. Lorsque l’usager raccroche, le poste sonne et l’appel en attente est automatiquement connecté.

Remarque : Si l’appelé n’a pas répondu à l’expiration du délai de réponse, l’appel transféré (s’il s’agit d’une ligne extérieure) revient à la console à titre de rappel.

Présentation de l’appelant avant de compléter le transfertLorsque l’appelé a répondu à votre appel et que vous avez pu vous entretenir avec la personne en privé,

1. Appuyez sur Libérer pour compléter le transfert;ou

2. Appuyez sur [Source]pour parler en privé au correspondant dans la zone Source; le correspondant de la zone Destination est en garde-consultation. Pour parler de nouveau au correspondant de la zone Destination en privé, appuyez sur [Destination].

Transférer un appel à une boîte vocaleLa touche Messag. vocale sur le clavier de la console vous permet de

• Transférer les rappels directement à la boîte vocale de l’usager d’un poste.Cette touche permet de transférer des retours d’appel seulement, c’est-à-dire des appels transférés qui sont présentés de nouveau à la console parce que l’usager du poste appelé n’a pas répondu;

• Appeler directement le système de messagerie vocale.Après avoir appuyé sur la touche Messag. vocale, entrez manuellement le numéro de la boîte vocale. Le chiffre (#) requis pour activer la demande d’un numéro de boîte vocale par le système de messagerie vocale est entré automatiquement. Pour savoir comment programmer la touche Messag. vocale pour les transferts vers la messagerie vocale à l’aide d’un seul bouton, voir page 43.

Remarque : On doit composer un code d’accès pour activer cette fonction. Le code d’accès doit être entré à la console au moyen de la commande Options du menu Outils. Pour obtenir plus de renseignements, voir page 43.


Transfert d’un appel à un numéro extérieurVous pouvez demander un comptage par impulsions au téléphoniste de la compagnie de téléphone. Une fois l’appel terminé, la console sonne. Lorsque vous répondez, la durée de la communication s’affiche sur l’écran de la console. Renseignez-vous sur cette fonction auprès de votre service des communications.

Reprendre un appel transféréVous pouvez reprendre un appel transféré dès qu’il apparaît dans l’affichage Appels transférés.

Si l’affichage Appels transférés est très actif, déplacez continuellement votre pointeur de souris sur les appels afin de « figer » la liste pendant que vous reprenez l’appel.

Remarque : Si vous essayez de reprendre dans votre liste figée un appel auquel on a déjà répondu entre-temps, un message indique que l’appel n’est plus en file d’attente (par exemple, « aucun appel à reprendre à la position de transfert spécifiée »).

Pour reprendre un appel transféré,

1. Double-cliquez sur l’entrée dans la liste Appels transférés;

ou2. Appuyez sur la touche Reprise, puis sur le chiffre ID affiché dans

Appels transférés, seulement si le chiffre ID de l’appel transféré est de 1 à 9. Pour reprendre les appels dont les chiffres ID sont supérieurs à 9, utilisez la méthode du double-clic décrite ci-dessus.

Remarque : Lorsque vous utilisez la touche Reprise pour reprendre un appel transféré, assurez-vous que l’affichage Appels transférés est sélectionné (visible) sur votre écran de console. Voir page 14 pour plus détails sur la sélection des appels en file d’attente.

Questions concernant le transfert d’appelQue dois-je faire si je n’obtiens pas de réponse lors du transfert d’un appel?

• Appuyez sur [Source] pour recommuniquer avec l’appel de Source et retenir l’information sur la Destination. Vous aurez ainsi plus d’options pour le traitement de l’appel puisque les touches d’afficheur telles [Recomposer DEST] restent affichées à l’écran;

ou• Composez un autre numéro si vous pensez savoir où se trouve la

personne demandée.

ou• Appuyez sur Annul pour rétablir la communication avec le

correspondant dans la zone Source, mais effacer l’information de la zone Destination.

Dois-je appuyer sur la touche Libérer lorsque je réponds à plusieurs appels les uns à la suite des autres?

Non. Si vous utilisez la touche Réponse pour répondre aux appels, l’enfoncement de Réponse a pour effet de transférer l’appel au numéro de destination composé et de vous mettre en communication avec l’appel en attente suivant. Cela fonctionne seulement s’il y a des appels dans les deux zones Source et Destination.

Que dois-je faire lorsqu’un appelant veut parler à deux personnes l’une à la suite de l’autre?

Si un appelant de l’extérieur veut parler à plusieurs personnes les unes à la suite des autres, utilisez la fonction Appels en série (voir page 48). Lorsque l’appelant de l’extérieur termine la conversation avec son premier correspondant, vous recevez un rappel et vous pouvez alors composer le numéro de la deuxième personne demandée.

Puis-je transférer un appel à une autre console?

Oui, en composant le numéro de poste de l’autre console. Vous pouvez transférer des appels à d’autres consoles, mais vous ne pouvez pas mettre un autre standardiste en garde.

Puis-je ajouter une note à un appel dans l’affichage Appels transférés?


Mise en garde des appels et reprise des appels en garde

Vous pouvez mettre jusqu’à six appelants en garde pendant que vous cherchez des renseignements ou que vous lancez une recherche pour trouver la personne demandée.

Quand un appel est mis en garde, les renseignements sur l’appel en garde apparaissent dans l’affichage Appels en garde.

L’affichage Appels en garde est personnalisable, de sorte que vous pouvez sélectionner la colonne des renseignements d’appels que vous désirez voir, et vous pouvez redimensionner les colonnes pour afficher plus ou moins d’information. Voir page 38 pour une liste des colonnes de renseignements d’appels que vous pouvez afficher ou personnaliser.

Pour mettre un appel en garde

• Appuyez sur Garde.

Pour reprendre un appel mis en garde

Vous pouvez reprendre un appel en garde seulement lorsque la zone Source ou Destination est vide :

1. Appuyez sur Reprise, puis composez le numéro de position (1-6) de l’appel que vous voulez reprendre;

ouDouble-cliquez sur l’entrée dans l’affichage Appels en garde;

ouAppuyez sur Reprise, puis sur la touche étoile (*) du clavier pour reprendre l’appel le plus ancien.

2. Vous êtes en communication avec le demandeur.

3. Appuyez sur [Composer DEST] pour libérer l’appel au destinataire original si l’appelant désire essayer de joindre cette personne de nouveau.

Non. Parce que la file d’attente des Appels transférés est tellement dynamique (les appels y entrent et la quitte rapidement) que vous ne pouvez pas ajouter ni modifier de notes pour les appels dans cet affichage.Cependant, vous pouvez ajouter des commentaires aux appels pendant qu’ils sont dans la zone Source ou dans l’affichage Appels en garde.

Y a-t-il un moyen facile de double-cliquer sur un appel transféré lorsque la liste Appels transférés change rapidement?

Oui, vous pouvez « figer » la liste. Pour en savoir davantage, consultez la page 15.

Questions concernant le transfert d’appel


Remarque : Si vous avez annoté l’appel, reportez-vous à ces notes pour ne pas avoir à redemander le nom de l’appelant ou le nom de la personne qu’il désire joindre. Voir « Annotation des appels » à la page 24 pour plus de détails.

Annoter les appels en garde en ajoutant des renseignements sur le numéro appelé

En annotant les appels en garde, vous pouvez faire le suivi de plusieurs appels en garde et les traiter de façon plus efficace.

Vous pouvez enregistrer des renseignements spécifiques sur l’appel (par exemple, « Urgent! ») en utilisant le champ Notes dans les zones Source, Destination ou Appels en garde. Ces notes sont conservées jusqu’à ce que vous transmettiez l’appel au poste demandé ou jusqu’à ce que l’appel renvoie un rappel.

Vous pouvez ajouter le destinataire des appels en garde au moyen de [Attendre] dans la zone des résultats de recherche dans l’Annuaire ou dans la zone Voyants d’occupation.

Pour ajouter une note à un appel entrant ou en garde

1. Répondez à l’appel ou reprenez-le.

2. Cliquez sur le champ Notes dans l’une des zones suivantes :

- la zone Source (c.-à-d., pendant que vous parlez à l’appelant), ou

- la zone Destination (c.-à-d., après avoir composé le numéro demandé), ou

- l’affichage Appels en garde (c.-à-d., après avoir mis l’appel en garde).

3. Tapez le message désiré, et appuyez sur

- ENTRÉE pour accepter le message, ou- ÉCHAP pour annuler le message que vous avez tapé.

4. Appuyez sur Garde.

Pour annoter un appel mis en garde

Utilisez la touche [Attendre] pour mettre l’appel en garde et y ajouter les renseignements sur la personne appelée.

1. Sélectionnez l’appel dans l’affichage approprié des appels mis en file d’attente.

2. Cliquez une fois sur le poste désiré dans la liste des Voyants d’occupation ou l’Annuaire.

3. Appuyez sur [Attendre] pour annoter l’appel.

La console ajoute alors le nom et le numéro de la personne que l’appelant essaie de joindre, ainsi que l’état actuel de cette ligne (par exemple, occupé) à l’enregistrement d’appel.

Par exemple, dans le cas suivant, la console annote l’appel :

• Un appelant dans la zone Source demande un transfert, mais le poste est occupé ou ne répond pas.

• Appuyez sur Annul, puis sur [Attendre]. Le nom et le numéro de l’usager du poste demandé sont automatiquement ajoutés à l’appel en garde. Si le poste se trouve sur la liste Voyant d’occupation, le service, le lieu et l’état de la ligne sont également ajoutés au commentaire.

Remarque : Le système ajoute automatiquement les renseignements concernant les destinataires des appels lorsque vous appuyez sur Garde immédiatement après avoir tenté de communiquer avec un poste occupé ou sans réponse. Voir « Questions concernant les fonctions de garde et de reprise » à la page 26 pour plus de détails.


Rappel en gardeLa zone Appels en garde peut afficher deux compteurs pour chaque appel en garde :

• Le compteur de durée totale démarre dès que l’appel arrive à la console. Il indique la durée totale de l’appel.

• Le compteur Durée de garde démarre lorsque vous mettez l’appel en garde. Il indique le temps durant lequel l’appelant a été en garde. Il est remis à zéro chaque fois qu’un appel est repris et mis en garde.

Les compteurs Durée totale et Durée de garde sont limités à 99:59 (minutes:secondes).

Les appels laissés en garde durant une période supérieure à la limite définie par la programmation entraînent un rappel à la console. L’ID et la Durée de garde passent en gras et alternent entre les couleurs par défaut (noir ou blanc) et la couleur orange. La valeur du compteur Durée totale de l’appel passe aussi en gras. Pour répondre aux retours d’appels, procédez comme s’il s’agissait de reprendre un appel en garde.

Pour mettre un appel en garde au poste Source ou Destination

1. Appuyez sur Reprise, puis composez le numéro de position (1-6) de l’appel que vous voulez reprendre,

ouDouble-cliquez sur l’appel que vous désirez reprendre dans l’affichage Appels en garde.

2. Appuyez sur [Source] ou [Destination] si vous voulez vous entretenir en privé avec l’un ou l’autre des correspondants.

3. Appuyez sur Libérer pour mettre les correspondants en communication et libérez l’appel à la console.

Pour mettre en communication deux appels mis en garde

Assurez-vous que les zones Source et Destination sont toutes les deux vides.

1. Appuyez sur Reprise et composez le chiffre ID de l’un des deux appels que vous désirez mettre en communication,

ouDouble-cliquez sur l’appel dans l’affichage Appels en garde.

L’information relative à l’appel apparaît dans la zone Source;

2. Répétez l’étape 1 pour reprendre le deuxième appel que vous désirez mettre en communication. L’information relative à l’appel apparaît dans la zone Destination;

3. Appuyez sur [Conférence] pour mettre les correspondants en communication et conserver l’appel,

ou4. Appuyez sur Libérer pour mettre les correspondants en

communication et libérer l’appel à la console.

Remarque : Si vous désirez garder la communication et si vous voulez que cette dernière contienne une note de l’un des deux appels initiaux, appuyez sur [Alterner notes] après avoir appuyé sur [Conférence] et mettez les deux appels en garde. [Alterner notes] apparaît seulement si les deux appels contenaient des notes et seulement après que vous aurez établi la communication et mis l’appel en garde.

Options


Questions concernant les fonctions de garde et de repriseQuelle est la façon la plus rapide d’annoter l’appel en ajoutant le nom et le numéro de la personne que l’appelant essaie de joindre?

Si vous ne pouvez pas mettre en communication l’appelant dans la zone Source avec le poste dans la zone Destination parce que la ligne est occupée ou parce que l’appelé ne répond pas, appuyez sur Annul et sur Garde. La console annote automatiquement l’appel en indiquant le nom et le numéro du dernier poste auquel vous avez tenté de communiquer l’appel. Voir Annotation des appels en garde à la page 24 pour d’autres façons d’annoter les appels.

Puis-je mettre une conférence téléphonique en garde

Oui. Si vous ne pouvez pas trouver la personne que vous voulez ajouter à la conférence, vous pouvez mettre la conférence en garde jusqu’à ce que vous l’ayez trouvée. Pour plus de détails, voir page 27.

Si je fais une erreur en ajoutant une note à un appel dans la zone Source ou Destination, puis annuler la note?

Oui, vous pouvez. Si vous n’avez pas encore appuyé sur ENTRÉE après avoir ajouté une note dans le champ Note, appuyez sur ÉCHAP pour annuler le message tapé et recommencer.Si vous voyez une erreur dans le champ Notes après avoir appuyé sur ENTRÉE, vous pouvez modifier la note en cliquant dessus. Corrigez l’erreur et appuyez sur ENTRÉE pour réenregistrer la note modifiée.

Y a-t-il une limite de caractères pour les notes?

Les champs de notes dans les zones Source et Destination acceptent un maximum de 50 caractères.


Conférences téléphoniquesVous pouvez établir des conférences téléphoniques réunissant jusqu’à huit participants (y compris vous-même).

Pour établir une conférence téléphonique

• Lorsque les deux correspondants sont en communication avec la console, l’un dans la zone Source et l’autre dans la zone Destination, appuyez sur [Conférence].

Pour vous entretenir en privé avec l’un ou l’autre des correspondants

• Appuyez sur [Source] ou [Destination].

Pour ajouter d’autres participants à la conférence

1. Composez le numéro du participant suivant.

Le mot « Conférence » et un numéro de conférence apparaissent dans la zone Source, et le numéro composé apparaît dans la zone Destination.

2. Appuyez sur [Conférence].La dernière personne appelée est ajoutée à la conférence. Les participants à la conférence entendent une brève tonalité chaque fois qu’un nouveau participant se joint à la conférence.

Si la personne ne répond pas ou si la ligne est occupée,

• Appuyez sur Annul.Pour revenir à la conférence. Vous pouvez alors continuer à ajouter des participants à la conférence.

Pour déconnecter la console de la conférence

• Appuyez sur Libérer.Une fois que vous avez quitté la conférence, vous ne pouvez pas vous y joindre de nouveau.

Mise en garde d’une conférence téléphoniqueLorsque vous ne parvenez pas à trouver un correspondant pour l’ajouter à la conférence, vous pouvez mettre la conférence en garde jusqu’à ce que vous l’ayez trouvé.

Pour mettre une conférence téléphonique en garde

1. Appuyez sur Garde.

La conférence est mise en garde. Les participants peuvent se parler; vous seul êtes déconnecté.

2. Vérifiez périodiquement la conférence car les participants ne peuvent pas communiquer avec vous.

Pour reprendre une conférence mise en garde

Vous pouvez reprendre une conférence seulement lorsque la zone Source ou Destination est vide.

1. Appuyez sur Reprise et composez le numéro ID d’appel de la conférence en garde,

ou2. Double-cliquez sur la conférence en garde dans l’affichage

Appels en garde.


RappelsSi personne n’a répondu à un appel externe transféré depuis la console au terme du délai programmé, l’appel fait l’objet d’un retour à la console. L’icône d’appel en attente ( ) apparaît au-dessus de la touche d’afficheur [Rappel], et l’appel est affiché avec la priorité la plus élevée parmi les Appels entrants.

Puisque les retours d’appels sont traités en priorité, ce sont eux à qui vous répondez d’abord en appuyant sur Réponse.

Pour répondre à un rappel

Les deux zones Source et Destination doivent être vides.

1. Appuyez sur [Rappel].ou

2. Appuyez sur Réponse.Vous êtes maintenant en communication et vous pouvez demander à l’appelant s’il désire continuer à attendre ou s’il veut que vous appeliez un autre poste.

Remarque : S’il y a lieu, les notes ajoutées à l’appel avant son retour à titre de rappel ne seront plus affichées. Vous pouvez cependant annoter l’appel de nouveau si vous le désirez (voir page 24 pour plus de détails).

3. Selon ce que vous demande l’appelant, plusieurs options s’offrent maintenant à vous :

• Appuyez sur la touche d’afficheur [Recomposer DEST] si l’appelant veut continuer à attendre.

• Appelez un autre poste.

• Appuyez sur Libérer pour libérer l’appel.

• Appuyez sur Messag. vocale pour transférer l’appelant à la boîte vocale du poste demandé.

Remarque : Les appels en série font également l’objet d’un rappel à la console. Voir appel en série à la page 48.

Restaurer un appelIl y a plusieurs façon de restaurer un appel que vous avez libéré à un poste erroné.

Pour restaurer le dernier appel transféré depuis la console

Utilisez la touche Restaurer du clavier de la console pour reprendre un appel que vous venez de transférer au mauvais poste.

• Appuyez sur Restaurer.Remarque : Pour bien restaurer l’appel, vous devez appuyer sur Restaurer pendant que le poste sonne, et avant d’avoir commencé à composer ou à répondre à un autre appel.

Pour restaurer un appel qui n’est pas le dernier appel déconnecté de la console

Vous pouvez restaurer tout appel déconnecté s’il apparaît toujours dans l’affichage Appels transférés. Voir Reprendre un appel transféré à la page 22 pour plus de détails.

Pour restaurer un appel présenté à un poste dans le champ Voyants d’occupation

Si un appel est présenté à un poste dans la zone Voyants d’occupation (BLF), et si le poste est occupé, s’il n’y a pas de réponse ou si vous savez que la personne demandée n’est pas disponible, vous voudrez probablement restaurer l’appel pour parler directement à l’appelant.

Lorsque votre console est à l’état libre (c’est-à-dire, sans appels dans les zones Source ou Destination) :

1. Assurez-vous que l’appel fait sonner le poste dans la liste des voyants d’occupation - l’une des icônes suivantes est affichée à côté : ou .

2. Cliquez une fois sur le poste qui sonne pour le sélectionner.

3. Appuyez sur [Prise].Remarque : Si d’autres standardistes travaillent avec vous, assurez-vous qu’ils ne prennent pas un appel effectué par un autre standardiste. Pour obtenir plus de renseignements, voir page 32.

Fonctions évoluées

30 ♦ Fonctions évoluées

Fonctions évoluées ♦ 31

Codes comptablesUn code comptable est une sorte de mot de passe pour le système. Il se peut que vous ayez à entrer un code comptable pour accéder à certaines fonctions ou pour enregistrer un appel dans le journal ECD (SMDR) pour les besoins de la facturation ou de la comptabilité.

Pour entrer un code comptable

1. Composez le code comptable vérifié ou non vérifié.Un code vérifié donne accès à des fonctions; un code non vérifié enregistre les appels dans le journal EDC.

2. Composez le code comptable, suivi du carré (#)En cas d’erreur, appuyez sur Annul et recommencez.

3. Continuez à composer.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les codes comptables, communiquez avec votre service des communications.

Tableau d’affichageLe tableau d’affichage est utilisé par toutes les consoles 5550 IP sur le système. Utilisez-le pour afficher des renseignements à l’intention des autres standardistes et pour enregistrer des numéros de composition abrégée auxquels tous les standardistes pourront accéder.

Pour afficher des renseignements sur le tableau d’affichage

1. Appuyez sur Tableau d’affichage.

2. Appuyez sur [Modifier].Une seule personne à la fois peut modifier le tableau d’affichage; si quelqu’un utilise déjà le tableau d’affichage pour entrer des informations, l’arrière-plan reste gris lorsque vous appuyez sur la touche d’afficheur [Modifier].

3. Entrez l’information que vous voulez afficher.

4. Appuyez sur [Enregistrer]. Pour afficher les plus récentes informations enregistrées dans le tableau d’affichage, appuyez sur la touche d’afficheur [Rafraîchir].

Pour composer un numéro de téléphone affiché dans le tableau d’affichage

1. Sélectionnez le numéro de téléphone au moyen de la souris ou du clavier de l’ordinateur

2. Appuyez sur [Appel] ou double-cliquez sur le numéro sélectionné.

Remarque : L’information affichée sur le Tableau d’affichage est enregistrée dans un fichier sur votre réseau. L’emplacement exact du fichier est déterminé lors de l’installation de la console. Si le fichier est déplacé, entrez le nouvel emplacement au moyen de la commande Options du menu Outils.


Voyants d’occupation Les voyants d’occupation sont une fonction en option. S’ils sont disponibles, vous pouvez les utiliser pour surveiller l’état des postes et des lignes, pour composer rapidement et transférer les appels à ces postes, et pour prendre les appels aux postes qui sonnent. Les icônes d’état des voyants d’occupation vous indiquent d’un coup d’œil si un poste est libre, occupé, sonne ou est en mode Ne pas déranger. Consultez la page suivante pour obtenir la liste des icônes et leur signification.

Si les voyants d’occupation ne sont pas accessibles – parce qu’ils n’ont pas été activés à l’installation de la console ou parce que la console a perdu la connexion avec la plateforme 3300 ICP – l’icône , en haut de la colonne État de la zone Voyant d’occupation, apparaît atténuée ( ). De plus, aucune icône d’état des voyants d’occupation n’apparaît à côté des entrées de voyants d’occupation, ce qui signale que les postes ne sont pas surveillés.

Vous pouvez ajouter ou retirer des postes et des lignes ou changer l’ordre des postes et des lignes dans la boîte de dialogue de modification de la zone Voyants d’occupation.

Remarque : Vous pouvez utiliser les voyants d’occupation pour appeler des postes, même si la fonction a été désactivée.

Pour afficher les voyants d’occupation

• Appuyez sur la touche Voyant d’occupation sur le clavier de votre console. (Utilisez la commande Options du menu Outils pour programmer une touche Voyants d’occupation sur le clavier), ou

• Cliquez sur l’icône Voyants d’occupation ( ) dans la barre d’outils, ou

• Cliquez sur le menu Outils, puis sur Voyants d’occupation.

Pour faire un tri des voyants d’occupation

Vous pouvez effectuer un tri des colonnes de voyants d’occupation pour trouver les noms, les numéros de services ou les emplacements

plus facilement. Les colonnes Nom, Service et Emplacement apparaissent en ordre alphabétique croissant ou décroissant. Le tri n’est pas offert pour les colonnes de TVO ( ) ou Privé ( ).

• Cliquez une fois sur l’en-tête de la colonne pour faire le tri, une fois encore pour inverser l’ordre de tri, et une troisième fois pour annuler le tri.

Recherche dans la zone Voyants d’occupationVous pouvez rapidement repérer une entrée dans la liste des voyants d’occupation en appariant les valeurs de recherche (par exemple, des chiffres, des mots ou les premières lettres d’un mot) aux entrées dans les colonnes Voyants d’occupation.

Pour afficher les voyants d’occupation

Vous pouvez faire une recherche par nom, numéro, service ou emplacement :

1. Cliquez sur et sélectionnez une colonne de recherche dans la liste déroulante. (La colonne de recherche par défaut est Nom.)

2. Tapez une valeur de recherche dans la zone adjacente à l’icône .

Par exemple, si vous cherchez « Jean Tremblay », entrez les valeurs comme suit

• T, J – Nom, Prénom

• J T – Première(s) lettre(s) du prénom et du nom

• Tre – Première(s) lettre(s) du nom ou du prénom

Pendant que vous tapez, la fonction de recherche cherche l’entrée la plus rapprochée, puis la sélectionne et l’affiche dans la liste.

Si ce que vous avez tapé ne correspond à aucune entrée, la boîte de recherche passe au jaune et un message vous informe qu’il n’y a pas d’entrées correspondantes.


3. Si vous faites une erreur, appuyez sur ÉCHAP, RETOUR ARRIÈRE, ou SUPPR pour effacer la boîte de recherche.

4. Cliquez sur pour naviguer jusqu’à l’entrée suivante ou sur pour passer à l’entrée précédente.

Si votre recherche atteint le haut ou le bas de la liste, il y a bouclage de la liste de recherche et la console vous affiche un message dans la zone d’état et émet une alarme audible.

5. Appuyez sur ENTRÉE pour composer le poste sélectionné dans la liste de recherche,

ouAppuyez sur [Nouvelle recherche] pour commencer une nouvelle recherche.

Appels, transferts d’appels et prises d’appels dans la zone Voyants d’occupation

Pour appeler un poste, utilisez l’une de ces méthodes

• Sélectionnez une entrée, puis appuyez sur [Appel].

• Sélectionnez une entrée, puis appuyez sur ENTRÉE au clavier.

• Double-cliquez sur une entrée.

Pour transférer un appel vers un poste dans la zone Voyant d’occupation

• Composez le poste, puis appuyez sur Libérer.

Pour prendre un appel qui sonne

Si un appel est présenté à un poste dans la zone Voyants d’occupation (BLF), et si le poste est occupé, s’il n’y a pas de réponse ou si vous savez que la personne demandée n’est pas disponible, vous voudrez probablement restaurer l’appel pour parler directement à l’appelant.

Lorsque votre console est à l’état libre (c’est-à-dire, sans appels dans les zones Source ou Destination) :

1. Assurez-vous que l’icône de sonnerie or apparaît à côté du poste.

2. Cliquez une fois sur le poste pour le sélectionner.

Remarque : Si vous double-cliquez par erreur le poste qui sonne, votre console compose le poste sélectionné au lieu de prendre l’appel. Appuyez sur Annul pour couper la communication avec le poste.

3. Appuyez sur [Prise].Remarque : Si d’autres standardistes travaillent avec vous, assurez-vous qu’ils ne prendront pas un appel tout juste effectué par un autre standardiste.

Modification de liste Voyant d’occupationLes listes Voyant d’occupation peuvent être locales ou partagées. Une liste locale est enregistrée dans le PC de la console et ne peut être utilisée que par cette console. Une liste partagée est conservée dans le réseau et les autres consoles peuvent y accéder. Tous les standardistes peuvent modifier une liste partagée. Les modifications apportées sur une console apparaissent sur toutes les autres. Un seul standardiste à la fois peut modifier la liste. Les modifications sont immédiatement affichées au standardiste qui en est responsable. Elles n’apparaissent aux autres standardistes que lorsqu’ils reviennent à la zone Voyants d’occupation ou la rafraîchissent.

Conseil : Si vous savez qu’un standardiste a modifié une liste que vous partagez, mais que le changement n’apparaît pas à votre écran, appuyez sur Voyants d’occupation ou sur l’icône de la zone Voyants d’occupation ( ) pour rafraîchir l’affichage de la liste Voyants d’occupation.

Pour modifier la liste Voyant d’occupation

• Sélectionnez Modifier la liste Voyant d’occupation dans le menu Outils. La boîte de dialogue suivante apparaît :


À gauche, se trouvent les postes et les lignes pouvant être surveillés. Si un des postes ou une des lignes que vous voulez surveiller manque, communiquez avec votre administrateur de système pour en faire faire l’ajout. Vous devez redémarrer votre console afin de voir les nouveaux postes ajoutés par votre administrateur.

Pour ajouter, supprimer ou déplacer des entrées de liste Voyant d’occupation

1. Sélectionnez l’entrée.

Pour sélectionner des entrées consécutives, cliquez sur la première, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la dernière entrée.

Pour sélectionner des entrées non consécutives, maintenez la touche CTRL enfoncée pendant que vous cliquez sur les entrées une par une.

Pour rechercher une entrée, tapez le nom en partie ou en totalité dans la boîte Rechercher les noms commençant par.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Cliquez sur Ajouter pour ajouter la sélection en haut de la liste Voyants d’occupation ou sur Supprimer pour l’éliminer.

• Cliquez sur Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas de façon répétée jusqu’à ce que la sélection se trouve à la position voulue.

• Pour déplacer rapidement une entrée, gardez enfoncé le bouton de la souris sur le bouton Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas.

3. Cliquez sur OK.


Priorité de réponseLa console est habituellement configurée de manière à répondre aux appels dans l’ordre d’arrivée (premier arrivé, premier servi). Si vous appuyez sur Réponse alors que plusieurs appels sont en attente, l’appel qui a attendu le plus longtemps est pris en premier. De même, vous pouvez attribuer des priorités aux appels en fonction de leur destination. Vous pouvez, par exemple, attribuer au numéro d’annuaire de votre entreprise un niveau de priorité supérieur à celui des appels internes à destination de la console (fonction « Comp 0 »).

Votre service des communications vous indiquera le type d’appel auquel vous devez répondre en premier.

Remarque : La touche Réponse suit la hiérarchie de réponse suivante lorsque la console est configurée pour répondre aux appels dans l’ordre d’arrivée : on répond aux rappels d’abord, puis à tous les autres appels dans leur ordre d’arrivée ou selon l’ordre de priorité de réponse au appels. Si plusieurs appels en attente sont associés à une touche d’afficheur donnée, les appels seront pris dans l’ordre « premier arrivé, premier servi ».

Pour définir l’ordre de priorité de réponse des appels entrants


2. Cliquez sur Priorité de réponse.

3. Exécutez l’une des opérations suivantes :

• Pour répondre aux appels dans l’ordre d’arrivée, sélectionnez Premier arrivé, premier servi.

• Pour définir l’ordre de priorité des appels en fonction de la ligne, sélectionnez Priorités attribuées aux lignes puis entrez un chiffre de 1 à 7 pour chaque ligne. Plus le nombre est petit, plus la priorité est élevée.


Questions concernant les voyants d’occupationConseil : Créez la liste des voyants d’occupation en commençant par vos favoris. Ils apparaîtront toujours en haut de la liste quand elle ne sera pas triée.

Que signifie l’icône ?Lorsqu’elle apparaît à côté d’un poste, cela signifie que ce poste est confidentiel. Les standardistes voient le numéro de poste sur leur écran; les autres usagers de poste voient seulement le nom de l’usager sur l’afficheur (s’il est disponible).

Que signifient les icônes de la colonne ?Ces icônes apparaissent sous le numéro de poste. Elles indiquent les états suivants :

poste libre, mode Ne pas déranger* désactivé

poste libre, mode Ne pas déranger* activé

sonne, mode Ne pas déranger* désactivé

sonne, mode Ne pas déranger* activé

poste occupé, mode Ne pas déranger* désactivé

poste occupé, mode Ne pas déranger* activé

Vide (pas d’icône)

Pas surveillé ou impossible à surveiller. l’absence d’icône à côté de toutes les entrées de voyants d’occupation indique que la console a perdu la connexion avec la plateforme 3300 ICP ou est en mode de reprise sur une plateforme 3300 ICP secondaire. l’icône d’en-tête de colonne ( ) est également atténuée en cas de perte de connexion ou de reprise.

* Le mode Ne pas déranger ne concerne que les postes.

Pourquoi les colonnes de voyants d’occupation sont-elles quelquefois affichées dans le désordre?

Si vous faites un tri d’une colonne de la zone Voyants d’occupation et sortez ensuite de la zone, la liste reste dans l’ordre spécifié en dernier.

Puisque la liste conserve l’ordre spécifié en dernier, elle peut sembler dans le désordre lorsque vous revenez à la zone Voyants d’occupation.

Pour refaire le tri de la liste dans l’ordre désiré, cliquez simplement sur l’en-tête de colonne une ou deux fois, jusqu’à ce que vous obteniez l’ordre de tri désiré.


Mise en garde variableLorsque le code d’accès approprié est programmé dans le système, cette fonction permet à un usager de poste de reprendre un appel que vous avez mis en garde en composant le code d’accès à la fonction de reprise à distance d’un appel mis en garde variable, suivi du numéro d’identification de la console (les deux premiers chiffre de la valeur d’ID de l’appel)et du numéro de position de garde (le dernier chiffre de la valeur d’ID de l’appel) affiché sur votre écran.

Pour mettre un appel en garde en vue d’une reprise par un usager de poste

1. Mettez un appel en garde (voir Mise en garde et reprise d’appel à la page 23). L’écran affiche l’appel à la première position de garde libre :

2. Faites une recherche de personne pour communiquer le numéro de position de garde à la personne appelée. Pour plus de détails sur la façon d’effectuer une recherche de personne, voir la page 46.

Dans l’exemple ci-dessus, supposons que l’appelant (position de garde 2) essaie de joindre M. Tremblay. Supposons que le code de reprise à distance de l’appel mis en garde variable est 69. Faites une annonce de recherche de M. Tremblay comme suit : « M. Tremblay, veuillez appeler le 69 142. »

M. Tremblay (le demandé) peut reprendre l’appel en composant 69 (code de reprise à distance des mises en garde variables),

14 (numéro d’identification de la console à deux chiffre), puis 2 (le numéro de position de garde).

Lorsque la personne appelée prend l’appel, la position de garde occupée par l’appel se libère.

Vous pouvez avoir jusqu’à six appels mis en garde variable en même temps.

Questions concernant la mise en garde variableQu’arrive-t-il lorsque la personne appelée ne prend pas l’appel?

À l’expiration d’un délai prédéterminé, l’appel revient automatiquement à la console.

Qu’arrive-t-il lorsque je mets la console en mode « Standardiste absent » alors que j’ai des appels mis en garde variable?

L’appel reste en garde à la console jusqu’à l’expiration du même délai prédéterminé. Ainsi, les usagers du système peuvent prendre les appels mis en garde à une console que le préposé vient tout juste de quitter. À l’expiration du délai prédéterminé, tous les appels mis en garde variable (externes et internes) sont automatiquement acheminés à la position de réponse programmée.


Seuil d’appels entrants/Écran instantanéPour réduire les durées d’attente, votre système peut être programmé pour présenter les appels entrants à d’autres consoles ou positions de réponse. Si votre système est ainsi programmé, vous pouvez préciser le nombre d’appels entrants avant que le système ne commence à les présenter à votre console.

La fonction Écran instantané vous permet, si activée, de réduire la fenêtre de la console, puis de la faire apparaître instantanément s’il arrive un appel ayant dépassé le seuil des appels entrants.

Pour définir le seuil des appels entrants


2. Cliquez sur Divers.

3. Entrez un nombre dans le champ Seuil d’appels entrants.

Pour activer ou pour désactiver la fonction Écran instantané


2. Cliquez sur Attributs.

3. Cliquez sur Oui pour activer l’option Remontée de fiches ou sur Non pour la désactiver.

Désactivation du renvoi d’appelsLa fonction de renvoi d’appels permet à un usager de poste d’acheminer certains appels seulement ou tous les appels vers d’autres postes. Vous pouvez désactiver cette fonction pour un seul poste ou pour tous les postes du système.

Pour désactiver tous les types de renvoi d’appels pour un seul poste

1. Sélectionnez l’option Désac renv app tous postes en utilisant le menu Programmer.

2. Entrez le numéro du poste au clavier de l’ordinateur

3. Cliquez sur Oui.

Pour désactiver la fonction Renvoi d’appels - Suivez-moi pour un seul poste

Vous pouvez désactiver la fonction Renvoi d’appel - Suivez-moi pour un seul poste sans pour autant annuler les autres types de renvoi (sur occupation et sur non-réponse).

1. Sélectionnez Désact renv app SM postedans le menu Programmer.


3. Cliquez sur Oui.

Pour désactiver tous les types de renvoi d’appels pour tous les usagers de poste

1. Sélectionnez l’option Désac renv app tous postes en utilisant le menu Programmer.

2. Cliquez sur Oui.3. Cliquez sur Oui de nouveau pour confirmer l’annulation.


Désactiver toutes les fonctionsVous pouvez désactiver depuis la console les fonctions activées sur un poste du système.

Les fonctions que vous pouvez désactiver sont les suivantes :

• Toutes les fonctions de renvoi

• Ne pas déranger

• Rappel automatique interne

• Messages informatifs;

• Réponse automatique

• Rappel temporisé

Pour désactiver toutes les fonctions d’un poste

1. Sélectionnez Désactiver fonctions de poste dans le menu Programmer.


3. Cliquez sur Oui.

Personnalisation des affichages d’appels en file d’attente

Chacun des affichages d’appels en attente présente différents renseignements d’appels pour les appels entrants, en garde ou transférés.

Selon la façon dont vous personnalisez vos affichages d’appels en attente, ceux-ci peuvent afficher les colonnes suivantes de renseignements d’appels :

• L’ID d’appel (Entrant, En garde ou Transféré);

• L’heure et la durée totale de mise en file d’attente de l’appel;

• Le nom et le numéro de l’appelant;

• Des remarques (utilisées pour annoter les appels en garde (voir « Annoter les appels en garde en ajoutant des renseignements sur le numéro appelé » on page 24);

• Le nom ou le numéro de la ligne composée par l’appelant et sur laquelle l’appel est arrivé;

• L’icône qui indique le statut de confidentialité du poste de destination;

• L’icône qui indique le statut des voyants d’occupation du poste de destination;

• Nom et numéro indique le nom et le numéro de poste de la personne que l’appelant essaie de joindre (dans l’affichage Appels en garde);

• Transféré à indique le nom de la personne à laquelle vous avez transféré l’appel (dans l’affichage Appels transférés);

• Service et emplacement indique le service ou l’emplacement de la personne que l’appelant essaie de joindre;

• Type d’appareil affiche le type d’appareil de l’appelant, s’il s’agit d’un appel interne, ou le type de ligne réseau, s’il s’agit d’un appel externe;

• L’ordre de mise en garde des appels.

Questions concernant le désactivation de toutes les fonctionsL’utilisation de la fonction de désactivation de tous les types de renvoi d’un poste aura-t-elle des répercussions sur les messages et les demandes de rappel acheminés à ce poste par les autres usagers

Non. Cette fonction ne touche que les fonctions activées par l’usager du poste. Tous les avis de message et demandes de rappel restent actifs. De même, la fonction de désactivation de toutes les fonctions n’a pas de répercussions sur les codes comptables ou sur la classe de service du poste.


Remarque : Certaines des colonnes de renseignements d’appels indiquées ci-dessus sont affichées par défaut dans les affichages d’appels en file d’attente; les autres sont cachées par défaut. Vous pouvez afficher ou cacher des colonnes de renseignements selon vos besoins de traitement d’appels.

Vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher. Vous pouvez personnaliser cette zone afin qu’elle corresponde à vos besoins en

• supprimant et en restaurant les colonnes• redimensionnant les colonnes afin qu’elles affichent plus ou moins

de renseignements.

La colonne ID et celles dont l’en-tête est constitué d’une icône (Privé et État des voyants d’occupation) ne peuvent pas être redimensionnées. Vous pouvez supprimer toutes les colonnes sauf la colonne ID; celle-ci et au moins une autre colonne doivent rester affichées.

Pour supprimer une colonne indésirable

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête de la colonne que vous voulez supprimer.

2. Dans le menu contextuel, cliquez sur l’option Supprimer cette colonne.

Pour rétablir une colonne précédemment supprimée.

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête d’une colonne.2. Dans le menu contextuel, cliquez sur l’option Sélectionner les

champs. La boîte de dialogue Sélectionner les champs apparaît.3. Cochez les colonnes que vous voulez afficher.4. Cliquez sur OK.

Les colonnes précédemment masquées reprennent leur position fixe et leur largeur par défaut.

Pour redimensionner des colonnes,

• Utilisez la souris et le curseur pour élargir ou rétrécir la colonne au besoin.

Communications de donnéesIl se peut qu’on vous demande d’établir des communications de données pour des appelants de l’extérieur.

Pour connecter un appelant à un modem

1. Demandez à l’appelant de mettre son modem en mode « Données » lorsqu’il entend les tonalités de connexion du modem.

2. Composez le numéro du modem.

« Appel du modem » apparaît dans la zone d’état.

3. Composez le numéro du terminal de données destinataire.

« Sonne » puis « Connexion établie » apparaissent dans la zone Destination pour confirmer que vous êtes en communication.

4. Vous entendez alors les tonalités de connexion du modem

5. Appuyez sur Libérer pour connecter l’appelant au modem.

Si le numéro est occupé ou s’il n’y a pas de réponse, appuyez sur Annul pour reprendre la conversation avec l’appelant affiché dans la zone Source.

Pour établir une communication locale de type Raccordement de ligne de données

1. Composez le code d’accès de la fonction Raccordement de ligne de données.

Si vous n’entendez rien, poursuivez.

Si vous entendez la tonalité d’occupation, la ligne de données est occupée ou n’est pas prête.

2. Composez le numéro du terminal de données destinataire.

« Sonne », puis « Connexion établie » apparaissent dans la zone Destination. Attendez la tonalité de connexion.

3. Appuyez sur Libérer.La ligne de données est connectée.


Pour établir un Raccordement de ligne de données à distance

1. Composez le code d’accès de la fonction de communication de données.

Si vous n’entendez rien, poursuivez.

2. Composez le numéro du groupe de recherche de modem.

« Appel du modem » apparaît dans la zone d’état.

3. Composez le numéro du service de données distant.

« Saisie », puis « Connexion établie » apparaissent dans la zone Destination.

4. Attendez la tonalité de connexion.

5. Appuyez sur Libérer.

Remarque : Pour composer plus rapidement au moyen de l’annuaire, demandez à votre service des communications d’ajouter les numéros de données appelés fréquemment à l’annuaire du système.

Service de jour et de nuitDe façon générale, les systèmes téléphoniques d’entreprise sont mis en service de nuit à la fermeture des bureaux ou lorsque le dernier standardiste quitte son poste.

Les appels sont alors acheminés aux positions de renvoi définies - soit des postes soit une sonnerie de nuit.

Les usagers de poste peuvent composer le code du service tous postes (TAFAS) pour répondre aux appels entrants lorsque la sonnerie de nuit sonne.

Si la dernière console de standardiste disponible n’a pas traité d’appel à l’expiration d’une temporisation programmable, le système se met automatiquement en service de nuit 1.

Pour changer le mode de service de la console

• Sélectionnez le mode approprié dans la liste de la zone État de la console.

Remarque : Demandez à votre service des communications où se trouvent les positions de réponse et dans quelles circonstances vous devez sélectionner les différents services.

Questions concernant le service de jour et de nuitQuels sont les services touchés par le service de jour ou de nuit?

Le passage du mode Jour au mode Nuit peut avoir des répercussions sur certains usagers, selon leur CDS ou leur CDR. Par exemple, il se peut que la classe de restriction d’un usager autorise les appels externes lorsque le système est en mode Service de jour, mais pas lorsque le système est en mode Service de nuit.


Ne pas déranger (postes)Généralement, les usagers de poste activent et désactivent eux-mêmes la fonction Ne Pas Déranger sur leur poste, mais il se peut qu’on vous demande de le faire pour eux. Si la fonction est activée, le poste ne sonne pas lorsqu’un appel entre.

Pour activer la fonction Ne Pas Déranger (NPD) pour un usager de poste,

1. Sélectionnez Définir NPD poste dans le menu Programmer.2. Entrez le numéro du poste au clavier de l’ordinateur

3. Cliquez sur Oui.

Pour désactiver la fonction NPD pour un usager de poste

1. Sélectionnez Annuler NPD poste dans le menu Programmer.2. Entrez le numéro du poste au clavier de l’ordinateur

3. Cliquez sur Oui.

Pour désactiver la fonction NPD pour tous les postes

1. Sélectionnez Annuler tous les NPD dans le menu Programmer.

2. Cliquez sur Oui.3. Cliquez sur Oui de nouveau pour confirmer l’annulation.

Appels d’urgenceCette fonction produit une alarme à la console lorsqu’un usager de poste effectue un appel d’urgence, et identifie le poste à l’origine de l’appel. Ces renseignements vous permettent de diriger les services de secours (police ou personnel ambulancier, par exemple) à l’endroit où l’appel a été effectué.

Lorsqu’une alarme d’appel d’urgence est produite, la console sonne et affiche APPEL D’URGENCE. L’appel d’urgence est directement transmis aux services d’urgence, et en conséquence, le standardiste n’a pas l’occasion de communiquer de vive voix avec la personne à l’origine de l’appel.

Pour lire un appel d’urgence

1. Cliquez sur sur la barre d’outils.

- ou -

Cliquez sur Outils puis sur Journal des appels d’urgence.

La fenêtre Journal des appels d’urgence s’affiche :

Si les appels d’urgence ont été libérés précédemment, ils apparaîtront dans le Journal des appels d’urgence, en commençant par le plus récent.

Questions concernant la fonction NPDPourquoi un usager de poste voudrait-il se servir de la fonction NPD?La fonction Ne Pas Déranger bloque la présentation de la plupart des appels à un poste. Seuls les retours d’appel, les entrées en tiers et les appels acheminés par les lignes extérieures d’un type spécial sont présentés à un poste. Les usagers qui ne veulent pas être interrompus durant leurs communications (durant une communication de données, par exemple) devraient utiliser la fonction de protection des communications.

Quel genre de tonalité un autre usager de poste ou standardiste entend-il lorsqu’il appelle un poste dont la fonction NPD a été activée?Une tonalité d’occupation ordinaire. Toute personne autorisée à faire une entrée en tiers peut alors intervenir.


2. Cliquez sur Effacer pour accuser réception de l’appel. APPEL D’URGENCE disparaît lorsque le dernier appel d’urgence en attente a été effacé.

Remarque : Les détails des appels d’urgence ne peuvent être affichés que par une seule personne à la fois.

Pour supprimer un appel d’urgence

1. Dans le Journal des appels d’urgence, sélectionnez l’appel d’urgence libéré que vous désirez supprimer.

2. Cliquez sur Supprimer.

Remarque : Seuls les journaux effacés peuvent être supprimés. La plateforme 3300 ICP conserve tous les journaux d’appels d’urgence.

Pour fermer le journal des appels d’urgence

• Cliquez sur Quitter.

Remarque : Dès que vous quittez la console 5550 IP, tous les journaux sont supprimés du Journal des appels d’urgence, mais vous pouvez toujours les récupérer à partir de la plateforme 3300 ICP.

Questions concernant les appels d’urgenceQue signifie l’icône sur la barre d’outils?Il s’agit de l’icône du Journal des appels d’urgence. Pour voir la liste des appels du Journal des appels d’urgence, cliquez une fois sur l’icône.

Que signifie l’icône dans le Journal des appels d’urgence?Les appels d’urgence apparaissent dans le journal des appels d’urgence, à commencer par l’appel le plus récent. L’icône signale l’appel d’urgence courant. Elle ne signale pas les appels d’urgence précédents. Seuls les appels d’urgence signalés par l’icône peuvent être libérés.

Parfois je ne peux pas afficher les détails d’un appel d’urgence—pourquoi?Les détails des appels d’urgence ne peuvent être affichés que par une seule personne à la fois. Les autres standardistes reçoivent le message Appel d’urgence affiché par <poste> dans la zone de réponse située dans la partie inférieure de leur application. Si un autre standardiste affiche les détails d’un appel d’urgence en cours, vous pouvez toujours obtenir des renseignements sur les appels d’urgence libérés localement mais vous ne pourrez ni accéder à l’appel en cours ni le libérer.

Parfois le journal des appels d’urgence disparaît —pourquoi?Si vous ne cliquez pas sur Libérer dans les 60 secondes qui suivent la consultation des détails d’un appel d’urgence, le journal revient à l’Annuaire pour permettre à un autre standardiste d’afficher les détails d’un appel d’urgence.

Si un autre standardiste ne confirme pas l’appel d’urgence, cliquez de nouveau sur l’icône pour ouvrir le journal.


Programmation des touches clavier Vous pouvez modifier la programmation des deux rangées de touches supérieures du clavier de la console ou supprimer les affectations de touches non disponibles.

Pour affecter des fonctions aux touches (programmation)


2. Cliquez sur Clavier.3. Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur la touche que vous

voulez programmer.

Une liste de fonctions apparaît.

4. Sélectionnez la fonction que vous voulez affecter à la touche.

5. Répétez les étapes 3 et 4 pour programmer d’autres touches.


Pour rétablir la programmation initiale d’une touche

• Cliquez sur Rétablir configuration initiale.

Messagerie vocale à un boutonVous pouvez programmer la touche Messag. vocale sur le clavier de la console afin de permettre le transfert vers la messagerie vocale à l’aide d’un seul bouton.


2. Cliquez sur Messag. vocale.

3. Sous Numéro du système de messagerie vocale, entrez les chiffres requis pour accéder à votre système de messagerie vocale.

4. Sous Messagerie vocale à un bouton, entrez les informations suivantes :

• Délai (ex. millisecondes) entre l’envoi du numéro de système de messagerie vocale par la console et la réponse du système de messagerie vocale. Afin de s’assurer que le système est prêt à répondre à l’appel, un délai entre la réponse du système de messagerie vocale et l’envoi des chiffres de la console est requis. La valeur par défaut est de 1000 millisecondes.

• Des chiffres doivent être entrés pour activer la demande d’un numéro de boîte de messagerie vocale par le système de messagerie vocale. La touche par défaut est le dièse (#).

• Durée (ex. millisecondes) du délai écoulé avant l’envoi du numéro de boîte de messagerie vocale. La valeur par défaut est de 1000 millisecondes.

Questions concernant la programmation des touches clavierQu’est-ce qu’une touche non affectée et pourquoi voudrais-je en programmer une?La touche non affectée vous permet de programmer une ou plusieurs touches clavier « vides », c.-à-d., qui ne lancent aucun fonction.

Vous voudrez probablement assigner le statut non affectée à une touche que vous enfoncez souvent par erreur — par exemple, si vous appuyez souvent à côté de Messag. vocale sans le vouloir, vous pouvez programmer cette touche à l’état « non affectée » pour ne pas répéter la même erreur de composition.


Message en attenteVous pouvez activer un indicateur de message en attente pour un poste afin que l’arrivée de messages soit signalée à son usager. Vous pouvez également vérifier si un message est en attente à un poste et effacer l’indication de message en attente.

Si un poste est occupé, ne répond pas ou a activé la fonction Ne Pas Déranger

1. Appuyez sur [Source] et prenez le message.

2. Appuyez sur la touche Message.

3. Appuyez sur [Définir MSG en attente].4. Vous pouvez ensuite,

• appuyer sur Annul pour reprendre la conversation avec le correspondant identifié dans la zone Source (s’il y a lieu), et ensuite

• appuyer sur Libérer pour rompre la connexion avec le correspondant identifié dans la zone Source.

Pour activer la fonction de message en attente lorsque vous n’êtes pas connecté ou lorsque vous êtes en train de vous connecter à un poste


2. Appuyez sur [Définir MSG en attente].3. Composez le numéro du poste.

Pour annuler un indicateur de message en attente

Il n’est pas nécessaire que vous soyez en communication avec un usager de poste pour pouvoir désactiver son indicateur de message en attente.


2. Appuyez sur [Effacer MSG en attente].3. Composez le numéro du poste (si vous n’êtes pas déjà connecté

à ce poste).

Pour vérifier si un poste a un message en attente


2. Appuyez sur [Vérif MSGES att].3. Composez le numéro du poste.

Les mots « MSGE en att » apparaissent dans la zone Destination si le poste a un message en attente.

Questions concernant les messages en attenteComment un usager de poste peut-il savoir qu’il a un message en attente?

Le type d’indication dépend du type de téléphone utilisé. L’usager d’un téléphone standard entend la tonalité de message en attente lorsqu’il décroche le combiné. (Si le téléphone est doté d’un voyant de message, celui-ci clignote lorsqu’il y a un message en attente). L’afficheur ACL sur les téléphones qui en sont munis montre une indication de message en attente en plus de la tonalité.

Quand devrais-je désactiver les avis de message en attente?

Quand vous le voulez! Toutefois, il est conseillé, pour gagner du temps, de le faire dès que vous livrez le message à l’usager de poste.

Lorsque vous livrez le message au poste,


2. Appuyez sur [Effacer MSG en attente].3. Appuyez sur Libérer lorsque l’appel est terminé.


Statut Standardiste absent/présentVous pouvez mettre la console en mode Standardiste absent lorsque vous vous préparez à quitter votre poste de travail et que vous ne voulez pas que des appels soient présentés à la console. Tous les nouveaux appels ainsi que les appels en attente seront acheminés vers une autre destination déterminée dans le cadre de la programmation du système.

Pour changer le mode d’exploitation de la console (mode Standardiste absent/présent)

• Sélectionnez le statut désiré dans la liste de la zone État de la console.

Si vous êtes le seul standardiste du système et que vous voulez mettre la console en mode Standardiste absent, le message suivant s’affichera : « Mode standardiste absent interdit au dernier stand. actif. Sélectionnez Service de nuit. » Pour obtenir plus de renseignements sur le service de nuit, voir page 40.

Remarque: La console se met automatiquement en mode Standardiste absent lorsque vous débranchez le combiné ou le casque. Voir Débranchement du combiné ou du casque à la page 9 pour plus de détails.

PrioritéLa fonction d’entrée en tiers vous permet d’entrer en communication avec un usager de poste interne ou avec un correspondant de l’extérieur.

Pour faire une entrée en tiers sur un poste occupé

1. Appuyez sur [Priorité].Tous les participants à la conversation entendent la tonalité d’entrée en tiers (une tonalité brève à toutes les six secondes) pendant toute la durée de votre intervention.

Tous les participants entendent ce que vous dites

Le message « Fonction non permise » apparaît si votre classe de service ne vous permet pas l’entrée en tiers sur ce poste.

2. Après l’entrée en tiers, vous pouvez

• appuyer sur Libérer pour rompre la communication avec la console.

Ou

• appuyer sur Annul pour rétablir la communication avec le correspondant dans la zone Source et libérer l’appel dans la zone Destination.

Pour entrer en tiers sur une ligne extérieure (ligne réseau) occupée

1. Composez le code d’accès à une ligne extérieure individuelle.

2. Composez le numéro de la ligne extérieure

Pour une liste des numéros de lignes réseau, utilisez la fonction d’affichage de l’état des lignes extérieures à la page 49.

3. Appuyez sur [Priorité].Les appelants entendent la tonalité d’entrée en tiers pendant toute la durée de votre intervention. Une fois qu’ils ont raccroché, vous pouvez utiliser la ligne.

Questions concernant le mode Standardiste absent/présentQu’arrive-t-il de mes appels lorsque j’active le mode Standardiste absent?

Tous les nouveaux appels ainsi que les appels en attente à votre console sont automatiquement acheminés vers une autre destination. Les appels que vous avez mis en garde sont libérés à l’expiration du délai de garde et les appelants entendent la tonalité de manœuvre ou sont réacheminés à la destination programmée. Cependant, vous pouvez continuer à établir des appels.

Remarque : À l’expiration d’un délai programmé sans traitement d’appel par la console, celle-ci se met automatiquement en mode Standardiste absent.


Recherche de personneSi un équipement de recherche de personnes est raccordé à votre système, vous pouvez vous en servir pour diffuser des annonces dans une ou plusieurs zones.

Utilisez la table des Zones de recherche dans la section Références pour prendre note de l’emplacement des zones de recherche.

Pour faire une recherche de personnes

Les deux zones Source et Destination de votre écran doivent être vides.

1. Appuyez sur Rech pers.S’il y a une seule zone de recherche de personnes, vous êtes connecté immédiatement au système de recherche de personnes.

2. Diffusez votre annonce.

S’il y a plusieurs zones de recherche de personnes

• Après avoir appuyé sur Rech pers., composez le code (deux chiffres, de 01 à 15) de la zone de recherche, ou faites le 00 pour toutes les zones.Un long bip se fait entendre. Une fois la connexion établie avec le circuit de recherche de personnes, un des messages suivants apparaît sur votre écran : « Zone rech occupée » - quelqu’un utilise l’équipement de recherche de personnes. Essayez plus tard, ou appuyez sur [Priorité] (si votre classe de service ou celle de votre téléavertisseur le permet) pour interrompre la recherche de personne en cours.« Zone rech non affect » - vous n’avez pas accès à cette zone de recherche.« Connexion Syst rech » - vous êtes connecté au circuit de recherche et vous pouvez diffuser votre annonce.

Pour mettre fin à une recherche de personnes

• Appuyez sur Annul ou Libérer.Vous êtes déconnecté du circuit de recherche de personnes.

AnnuaireUtilisez la fonction Annuaire pour rechercher des personnes et des postes dans l’annuaire de votre système. Vous pouvez faire des recherches par nom, numéro de poste, service ou emplacement. La recherche par service est utile lorsque l’appelant vous demande de parler à « quelqu’un des Ventes » plutôt qu’à une personne en particulier. Un emplacement peut être une salle de réunion, le hall d’entrée de votre immeuble ou tout autre endroit où il y a un téléphone. Vous pouvez aussi vous servir de l’annuaire pour téléphoner.

Pour accéder à l’annuaire du système

Vous pouvez accéder au répertoire en tout temps.

1. Appuyez sur Annuaire.

2. Entrez le nom de la personne recherchée ou tout autre renseignement dans les cases appropriées. (Utilisez la souris ou la touche Tab pour passer d’une case à l’autre.)

Appuyez sur Retour arrière pour corriger vos fautes de frappe.

3. Appuyez sur [Recherche] ou ENTRÉE.

Les entrées qui correspondent à ce que vous avez tapé apparaissent dans la zone Annuaire


4. Faites défiler la liste en cliquant sur les boutons ou , ou en appuyant sur les touches Pg. préc./Pg. suiv. sur le clavier.

5. Cliquez sur le contact désiré pour le sélectionner.

6. Appuyez sur [Appel] ou ENTRÉE pour appeler le contact sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer sur l’entrée pour l’appeler

7. Appuyez sur [Attendre] pour retenir un appel entrant ou en garde pour le correspondant sélectionné.

Remarque : Lorsqu’on appuie sur [Attendre], l’appel en garde est automatiquement annoté pour indiquer le nom, le numéro, l’emplacement et l’état des voyants d’occupation pour l’entrée d’annuaire sélectionnée.

8. Appuyez sur [Nouvelle recherche] pour commencer une nouvelle recherche.

Questions concernant l’annuaireQue signifie l’icône ?

Lorsqu’elle apparaît à côté d’un poste, cela signifie que ce poste est confidentiel. Les standardistes voient le numéro de poste sur leur écran; les autres usagers de poste voient seulement le nom de l’usager sur l’afficheur (s’il est disponible).

Que signifient les icônes de la colonne ?

Ces icônes apparaissent sous le numéro de poste. Elles indiquent les états suivants :

poste libre, mode Ne pas déranger* désactivé

poste libre, mode Ne pas déranger* activé

sonne, mode Ne pas déranger* désactivé

sonne, mode Ne pas déranger* activé

poste occupé, mode Ne pas déranger* désactivé

poste occupé, mode Ne pas déranger* activé

Vide (pas d’icône)

Pas surveillé ou impossible à surveiller. L’absence d’icône à côté de toutes les entrées de voyants d’occupation indique que la console a perdu la connexion avec la plateforme 3300 ICP ou est en mode de reprise sur une plateforme 3300 ICP secondaire. L’icône d’en-tête de colonne ( ) est également atténuée en cas de perte de connexion ou de reprise.

* Le mode Ne pas déranger ne concerne que les postes.


Bloc-notesLe bloc-notes est votre répertoire téléphonique et votre liste de composition abrégée personnels. Enregistrez-y des numéros de téléphone pour pouvoir les composer rapidement ou les noms et les numéros des appelants pour les retrouver plus tard.

Pour entrer des informations dans le bloc-notes

Vous pouvez vous servir du bloc-notes pendant que vous êtes en communication avec un appelant.

1. Appuyez sur Bloc-notes.

2. Tapez un nom, un numéro de téléphone ou de poste ou tout autre renseignement que vous voulez enregistrer

Entrez le code d’accès aux lignes extérieures lorsque vous enregistrez un numéro externe et n’entrez pas d’espaces entre les chiffres.

3. Appuyez sur [Enregistrer] pour enregistrer l’information.

Pour supprimer des renseignements entrés dans le bloc-notes

• Sélectionnez l’information à effacer au moyen de la souris ou des flèches et appuyez sur Supprimer.

Pour composer un numéro de téléphone enregistré dans le bloc-notes

• Sélectionnez le numéro que vous voulez appeler et appuyez sur [Appel].

Appels en sérieLorsqu’un appelant vous demande de parler à plusieurs personnes à tour de rôle, utilisez la fonction Appels en série. Une fois le premier appel terminé, la communication est rétablie entre l’appelant et la console. Vous pouvez alors faire un deuxième appel. Après chaque appel, l’appelant est remis en communication avec le standardiste, jusqu’à ce que tous les appels aient été faits.

Pour lancer une série d’appels pour un correspondant identifié dans la zone Source ou Destination :

1. Demandez à l’appelant de rester en ligne après chaque appel

2. Appuyez sur [Définir appel en série].3. Composez un numéro de poste.

4. Appuyez sur Libérer.La communication est rompue avec la console. Lorsque le poste appelé raccroche, l’appel en série est présenté de nouveau à la console à titre de rappel (voir Rappel à la page 28).

Pour mettre fin à un appel en série

• Lorsque le dernier appel a été effectué par l’appelant, appuyez sur [Désact App série].Lorsque l’appelant raccroche après que l’appel en série ait été présenté à un poste qui est occupé ou qui ne répond pas, l’appel fait l’objet d’un retour d’appel à la console.


Affichage de l’état des lignes extérieures - Standardiste

La fonction d’affichage de l’état des lignes extérieure est une fonction optionnelle qui vous permet de consulter des renseignements sur le trafic du système. Durant les périodes de pointe, il peut arriver que des usagers aient de la difficulté à appeler à l’extérieur et demandent votre aide. La fonction d’affichage de l’état des lignes extérieure vous permet de vérifier si un trafic excessif est bien la cause du problème. Vous pouvez alors expliquer aux usagers qu’il s’agit d’un problème temporaire et les inviter à rappeler plus tard.

Vous pouvez vérifier le trafic en entrant les numéros de lignes extérieures ou les chiffres composés pour y accéder, le 9, par exemple.

Cette fonction ne gêne pas le traitement des appels.

Pour afficher les données du trafic par numéro de ligne extérieure

1. Appuyez sur État.2. Sélectionnez Rechercher par n° de grpe.3. Entrez le numéro du groupe de lignes de départ, puis appuyez

sur [Rechercher].Vous pouvez voir une liste des lignes extérieures, le nombre de lignes extérieures et le nombre de lignes extérieures en cours d’utilisation, par exemple,

L’indication Heure-date indique la date et l’heure de votre dernière recherche.

Pour afficher seulement l’information relative aux lignes extérieures accessibles en composant une chaîne de chiffres donnée

1. Appuyez sur État.2. Sélectionnez Recherche par chiffres composés.

3. Entrez la chaîne préfixe, par exemple, l’indicatif régional « 416 ».

4. Appuyez sur [Rechercher].

Une fois l’information sur le trafic affichée, vous pouvez :

• Cliquer sur [Imprimer] pour imprimer l’information d’état relative aux lignes extérieures affichées seulement.

• Cliquer sur la touche afficheur [Imprimer tous] pour imprimer l’information d’état relative à l’ensemble des lignes extérieures, y compris celles qui ne sont pas affichées.

Options


Composition abrégée systèmeVous pouvez enregistrer les numéros fréquemment appelés pour que les usagers de poste et vous-même puissiez les composer en vous servant de la fonction de composition abrégée. Utilisez la table fournie dans la section Référence pour prendre en note les numéros de composition abrégée dont vous aurez le plus probablement besoin.

• Composez le numéro de composition abrégée système.

Le numéro de téléphone est composé automatiquement

Remarques :

• Créez votre liste de composition abrégée personnelle en enregistrant dans le bloc-notes les numéros que vous appelez le plus souvent. Pour obtenir plus de renseignements, voir page 48. Vous pouvez également utiliser le Tableau d’affichage pour enregistrer les numéros de composition abrégée utiles pour tous les standardistes. Pour obtenir plus de renseignements, voir page 31.

• Les numéros de composition abrégée collective ne peuvent être enregistrés à la console; cette tâche doit être exécutée par votre service des communications.

Signalisation par tonalitésPeut-être avez-vous constaté que, lorsque vous composez un numéro à la console, vous n’entendez pas les tonalités ou les impulsions que l’on entend normalement au téléphone. Vous n’entendez pas de tonalités parce que votre console « communique » avec les autres composants de votre système téléphonique au moyen de signaux d’un type différent.

Cependant, il peut arriver que vous deviez transmettre des tonalités pour établir une communication. De façon générale, il peut arriver qu’on doive entrer un mot de passe ou d’autres données sous forme de tonalités pour accéder à certains services spéciaux tels que la messagerie vocale.

Pour produire des tonalités

Une fois la connexion établie, si on vous demande d’entrer des chiffres :

1. Appuyez sur Tonalités.

L’indicateur Tonalités de la zone Statut de la console apparaît en sousbrillance lorsque la signalisation par tonalités est désactivée.

2. Composez le code.

Pour désactiver la signalisation par tonalités

• Appuyez sur Libérerpour rompre la communication avec la console. Elle cesse d’émettre des tonalités.

Ou

• Appuyez de nouveau sur Tonalités pour désactiver la signalisation par tonalités.

Fonctions hôtelières

52 ♦ Fonctions hôtelières

Fonctions hôtelières ♦ 53

Affichage et modification de l’information sur les chambres

L’information de chambre comprend le nom du client, le statut (occupation) et l’état (libre, propre, hors service, etc.) de la chambre, les frais de communications et les restrictions d’appel ainsi que l’état des fonctions de messages en attente, de réveil et autres services hôteliers.

Pour afficher, enregistrer ou modifier l’information de chambre

Vous pouvez afficher, entrer et modifier l’information de chambre lorsqu’il n’y a pas d’appel à la console ou lorsque vous êtes en communication avec la chambre.

1. Appuyez sur Accueil, ou si vous avez déjà un appel à la chambre, appuyez sur la touche d’afficheur [Accueil].

2. Utilisez le clavier de l’ordinateur pour taper le numéro de la chambre (à moins que vous ne soyez déjà en communication téléphonique avec la chambre). L’afficheur indiquera, par exemple :

Dans cet exemple, Jean Tremblay de Mitel Corp occupe la chambre 4002, a la permission de faire des appels interurbains, et a un appel en attente ainsi qu’un appel de réveil pour 7 h 30. La chambre est occupée et nettoyée et elle n’est pas touchée par le blocage d’appel.

Remarque : L’information affichée varie selon que la console est reliée à une chambre ou à une suite — voir À propos de Services de suite ci-après pour plus de détails.

3. Apportez les modifications nécessaires, s’il y a lieu, et appuyez sur [Enregistrer] pour les enregistrer.

À propos de Services de suiteServices de suite offre l’option Service téléphonique partagé (STS – Shared Telephone Service) pour tous les téléphones interconnectés dans les chambres ou les suites d’hôtel ou de motel. Lorsque l’option STS est activée pour une suite quelconque, tous les téléphones de cette suite sonnent lors d’un appel. Les fonctions Appels de réveil, Messages en attente, Ne pas déranger et Blocage d’appels s’appliquent aussi à tous les appareils. Lorsque cette option n’est pas activée, chaque téléphone fonctionne de manière autonome et permet, par exemple, à chacun des clients d’une suite de deux chambres de demander un appel de réveil distinct.

Comment savoir si la console est reliée à une chambre ou à une suite et si l’option STS est activée?

Lorsque vous êtes en liaison avec une suite et que l’option STS est activée, le numéro et le nom du poste appelant ou recevant un appel s’afficheront de la manière suivante dans la section Téléphone de l’écran Services client :

Le numéro principal de la suite s’affichera dans la partie supérieure de l’écran Accueil. Il s’agit du numéro utilisé pour rejoindre la suite et pour enregistrer l’arrivée ou le départ du client.

Si l’option STS n’est pas activée, la zone Numéro de la section Téléphone est active, ce qui vous permet d’y choisir un téléphone et de lui programmer un appel de réveil.


Après avoir affiché l’information de la chambre, vous pouvez...

• Entrer ou changer le nom du client et de l’entreprise ou du groupe auquel il est associé. Le nom du client doit être constitué de 20 caractères ou moins.

• Enregistrer l’arrivée ou le départ du client (voir page 55).

• Changer le statut d’occupation ou l’état de la chambre (voir page 55).

• Entrer, modifier ou effacer l’heure de réveil (voir page 55).

• Appliquer ou modifier les restrictions d’appel de départ (voir page 56).

• Autoriser ou interdire les appels de chambre à chambre (voir page 57).

• Effacer l’information relative au coût des communications établies depuis la chambre (voir page 58).

Remarque : Accueil indique seulement si les fonctions Ne pas déranger (NPD) ou Message en attente (MA) sont activées ou désactivées. Pour plus d’information sur la modification du statut de ces fonctions, voir page 41 et 44.

Recherche de chambresVous pouvez rechercher une chambre en utilisant le statut d’occupation et l’état comme critères de recherche. Vous pouvez ainsi, par exemple, trouver toutes les chambres qui sont libres et propres ou qui sont visitées par les femmes de chambre. Vous pouvez également faire une recherche en utilisant le nom du client afin de déterminer dans quelle chambre il se trouve.

Pour chercher les chambres

1. Appuyez sur Service clients.

2. Exécutez l’une des opérations suivantes :

• Pour afficher l’information relative à une chambre donnée, utilisez le clavier de l’ordinateur pour entrer le numéro de la chambre dans la case Numéro chambre.

• Pour rechercher des chambres en utilisant l’occupation et l’état comme critères, cliquez sur Statut chambre, puis sélectionnez le statut et l’état dans les listes Occupation et État.

• Pour commencer la recherche à partir d’un numéro de chambre, tapez le numéro de la chambre dans la case Commencer à chambre.

• Pour trouver le numéro de chambre d’un client, cliquez sur Nom de famille du client et tapez le nom de famille du client.

3. Appuyez sur [Rechercher].

4. Pour afficher l’information relative à une chambre figurant dans la liste, cliquez sur la chambre pour la sélectionner et appuyez sur [Sélectionner]. Utilisez les flèches ou Pg. préc. et Pg. suiv. pour faire défiler les numéros de chambres.

Si une imprimante est raccordée à la console, vous pouvez imprimer les statuts d’occupation et les états de toutes les chambres de l’établissement. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la rubrique Impression des rapports à la page 58.

Options


Modification de l’état d’occupation et de la condition d’une chambre

Les statuts d’occupation et de l’état des chambres sont les suivants :

Pour changer le statut d’occupation et de l’état d’une chambre


2. Utilisez le clavier de l’ordinateur pour taper le numéro de la chambre (à moins que vous ne soyez déjà en communication téléphonique avec la chambre).

3. Appuyez sur [Rechercher].4. Sélectionnez les états désirés dans les listes Occupation et

Condition.

5. Appuyez sur [Enregistrer] pour enregistrer les changements.

Remarque : Si la programmation du système le permet, il est possible de changer automatiquement l’occupation et l’état des chambres « occupées et nettoyées » à « occupées et à nettoyer » à une certaine heure chaque jour.

Arrivée/départLorsqu’un client s’enregistre, l’état de la chambre devient automatiquement « Occupée »; lors du départ du client, la chambre devient libre et le nom du client et de son groupe sont effacés. Les deux options Arrivée et Départ effaceront le nom du client, l’affiliation et l’heure du réveil (si elle est activée). Les valeurs initiales des paramètres de blocage et de restriction d’appel sont rétablies.

Pour enregistrer l’arrivée ou le départ d’un client



3. Appuyez sur la touche d’afficheur [Arrivée] ou [Départ].4. Appuyez sur [Enregistrer] pour enregistrer les changements.

Pour annuler les modifications que vous venez d’apporter et retourner à l’écran précédent, appuyez sur la touche d’afficheur [Précédent].

Activation et désactivation d’un appel de réveilLe client et vous-même pouvez programmer, modifier ou annuler un appel de réveil pour la chambre. Le système ne fait pas de distinction entre les nouveaux réveils, les modifications de réveil et les annulations de réveil entrés depuis la console ou au moyen du téléphone de la chambre. Ainsi, par exemple, un client peut annuler un appel de réveil que vous avez programmé et vice-versa.

Les appels de réveil peuvent être réglés pour retentir trois fois par jour avec ou sans répétition quotidienne. Pour chaque réveil, vous pouvez indiquer si l’appel est effectué par le système (un réveil Automatique) ou par le standardiste ou un autre employé de l’hôtel (un réveil Personnel).

Occupation État

LibreOccupéeRéservée

ProprePas propreFemme de chambre présente (voir note)À inspecterHors service

Remarque : L’état Femme de chambre ne peut être modifié qu’à partir de la chambre en composant un code.


Pour programmer, modifier ou annuler un appel de réveil automatique alors que vous êtes en communication téléphonique avec la chambre

1. Pour chaque appel de réveil que vous voulez régler, précisez la fréquence (une fois ou quotidiennement) et la méthode de transmission (automatiquement par le système ou personnellement par un employé de l’hôtel).

2. Cliquez dans la boîte Réveil et ensuite, tapez l’heure et les minutes selon le système horaire de 24 heures. Vous devez entrer quatre chiffres. Par exemple, 0630 pour 6 h 30 ou 1830 pour 18 h 30.

Pour annuler un appel de réveil automatique, effacez l’heure dans la case Réveil.

3. Appuyez sur [Enregistrer] pour enregistrer les changements.

Pour programmer, modifier ou annuler un appel de réveil automatique lorsque vous N’ÊTES PAS en communication téléphonique avec la chambre

1. Appuyez sur Accueil.2. Entrez le numéro de la chambre au clavier de l’ordinateur.

3. Suivez les étapes 1 et 2 de la marche à suivre précédente.

Remarques :

• Si le client ne répond pas lors du réveil automatique, le système rappelle la chambre jusqu’à quatre fois, à des intervalles de deux à sept minutes. Si le client ne répond toujours pas, l’appel est acheminé à la console.

• Certains téléphones à afficheur peuvent programmer leur propre rappel temporisé. Les procédures précédentes permettent également de désactiver ou de modifier un rappel temporisé programmé par l’usager.

• Si une imprimante est raccordée à la console, un rapport peut être imprimé chaque fois que vous programmez, modifiez ou annulez un appel de réveil automatique.

Restrictions d’appels au niveau d’une chambre

Vous pouvez spécifier les types d’appels que les clients sont autorisés à faire depuis leur chambre. On distingue trois niveaux de restrictions d’appel : interne, local et interurbain.

Le système prévoit trois autres niveaux (appelés Option 1, 2, et 3) qui peuvent être utilisés pour imposer des restrictions d’appel spéciales. Renseignez-vous auprès de votre service des communications.

Pour programmer ou annuler des restrictions d’appel pour une chambre



3. Appuyez sur [Rechercher].4. Dans la liste Restriction d’appel, sélectionnez l’une des

restrictions suivantes :

• Internes pour autoriser les appels internes seulement.

• Locaux pour autoriser les appels internes et locaux.

• Interurbains pour autoriser les appels internes, locaux et interurbains.

• Option 1, Option 2, Option 3 pour imposer des restrictions d’appel spéciales déterminées par la programmation du système.

Remarque : Il se peut que votre système soit programmé de manière à changer les restrictions d’appel des chambres à l’arrivée et au départ des clients.


Blocage des appels entre les chambresLa fonction de blocage des appels empêche les clients d’appeler d’autres chambres. Vous pouvez déterminer l’heure à laquelle commence le blocage et les chambres touchées.

Pour sélectionner le type de blocage d’appel applicable à une chambre



3. Appuyez sur [Rechercher].4. Dans la liste Blocage d’appel, sélectionnez une option.

5. Appuyez sur [Enregistrer].

Pour désactiver le blocage d’appel pour l’ensemble du système

1. Sélectionnez Accueil dans le menu Outils.

2. Sélectionnez Act./Désact. blocage d’appels.

L’indicateur Blocage d’appel de la zone Statut de la console apparaît en sousbrillance lorsque la fonction de blocage d’appel est désactivée.

Remarque : Il se peut que votre système soit programmé de manière à activer et à désactiver le blocage d’appel pour toutes les chambres à certaines heures et pour les chambres individuelles lors de l’arrivée ou du départ des clients.

Surveillance des chambresLes clients peuvent utiliser le téléphone de leur chambre comme dispositif d’écoute pour surveiller leur chambre à distance. Le poste distant peut être une console de standardiste, un poste interne ou un téléphone extérieur utilisé pour appeler le système sur une ligne spéciale (p. ex., un ligne réseau ADAS).

Pour utiliser la console afin de surveiller une chambre lorsque la fonction d’écoute de la chambre est activée

Pour que vous puissiez surveiller une chambre, aucun appel ne doit être en cours à la console.

1. Sélectionnez Accueil dans le menu Outils.

2. Sélectionnez Écoute chambre.

3. Entrez le numéro de la chambre au clavier de la console.

4. Trois courts bips indiquent que la chambre est sous écoute.

Si la fonction d’écoute n’est pas activée sur le poste de la chambre, vous entendez la tonalité de manœuvre ou un bip.

Si la fonction d’écoute occup. n’est pas activée sur le poste de la chambre, vous entendez la tonalité de manœuvre ou un bip.

Le message « Interdit par classe » ou « Accès interdit » indique que la chambre ne peut être mise sur écoute en raison de restrictions à la console ou au poste de la chambre.

Pour rompre la communication entre la console et la chambre

• Appuyez sur Annul ou Libérer.


Effacement du registre des communicationsLe registre des communications est un registre dans lequel sont enregistrés le nombre et le coût des appels externes établis depuis la chambre du client. Le système utilise les impulsions de comptage transmises par la compagnie de téléphone locale pour calculer les coûts. Si les impulsions ne sont pas reçues, seul le nombre d’appels externes est compté.

Le registre des communications d’un client est automatiquement effacé lorsque le client quitte l’établissement. Si un client préfère régler sa note pour les communications quotidiennement, vous pouvez effacer le registre manuellement après chaque paiement.

Pour afficher ou effacer le registre des communications d’une chambre


2. Entrez le numéro de la chambre dans la boîte Numéro chambre au moyen du clavier de l’ordinateur (à moins que vous ne soyez déjà en communication téléphonique avec la chambre).

Les champs Coût des communications et Appels affichent le coût total et le nombre d’appels externes établis depuis la chambre.

3. Cliquez sur Effacer pour effacer les totaux du Coût des communications et des Appels.

Si une imprimante est raccordée à la console, il est possible d’imprimer un rapport présentant le contenu du compteur avant qu’il soit effacé.

Impression des rapportsSi une imprimante est raccordée à la console, vous pouvez commander l’impression des rapports des registres des communications, d’état des chambres et des appels de réveil automatique. Certains rapports sont imprimés automatiquement. Par exemple, chaque fois qu’un réveil automatique est programmé, un enregistrement de l’événement est imprimé.

Pour imprimer un rapport

• Dans le menu Outils, sélectionnez Accueil suivi de la commande correspondant au rapport que vous voulez imprimer.

Références

60 ♦ Références

Références ♦ 61

AlarmesVotre système téléphonique fait appel à la surveillance automatique et au diagnostic de pannes pour vérifier les pannes du système.

Les dérangements sont signalés par une indication d’alarme qui apparaît dans le coin supérieur droit de l’écran. En l’absence de dérangement, cette zone est vide. En cas d’alarme critique, un bip se fait entendre à répétition.

L’affichage d’alarme disparaît automatiquement dès que le dépannage est effectué.

Types d’alarmes

On distingue trois alarmes : mineure, majeure et critique.

MINEURE

Une alarme mineure ne gêne pas les usagers de poste.

MAJEURE

Une alarme majeure gêne le fonctionnement du service, mais on peut quand même établir des communications. Communiquez avec le service responsable des communications de votre entreprise.

CRITIQUE

Le service normal n’est pas assuré et le système se met normalement en mode de transfert sur panne (si votre système possède cette fonction. Vous DEVEZ communiquer avec votre service des communications.

Messages de bienvenueEnregistrez les messages de bienvenue préférés de votre compagnie pour chacune des situations suivantes.

Appels sur les lignes externes

Appels sur les lignes internes

Retours d’appels

Appels mis en attente sur une ligne

Prise de messages

62 ♦ Références

Appels réacheminésCertains usagers peuvent décider de réacheminer leurs appels à votre console, ou le système peut être programmé pour réacheminer certains types d’appels ou tous les appels faits à des périodes données à votre console.

Quatre types d’appels peuvent être réacheminés à votre console :

• Appels renvoyés par un usager (Me suivre, Occupé ou Pas de réponse).

• Appels à un numéro donné réacheminés par programmation système.

• Appels sur certaines lignes réseau si les appels entrants sur ces lignes sont toujours « transférés » à votre console.

• Si l’utilisateur compose un numéro qui est rejeté par le système pour une raison quelconque, la fonction de gestion d’interception peut être programmée pour réacheminer l’appel à votre console.

Renvoi automatique

Lorsqu’un usager a renvoyé ses appels à votre console, les appels entrants à ce poste sonneront à votre console. Lorsque vous répondez, les données sur l’appelé apparaissent dans la zone Destination.

Notez que la zone Destination affiche le nom et le numéro de l’appelé, et le type de renvoi d’appel programmé par l’appelé qui a entraîné le réacheminement de l’appel à votre console (Me suivre, Occupé ou Pas de réponse).

En outre, deux touches d’afficheur sont toujours offertes dans cette situation : [Définir appel en série] et [Recomposer DEST]. Lorsqu’on appuie sur [Recomposer DEST], le numéro du poste appelé est automatiquement composé, ignorant le renvoi d’appel à votre console.

Réacheminement système

Lorsque le système est programmé pour réacheminer les appels à un poste à votre console en tout temps, le message « Renvoi d’appel – Toujours réacheminer » apparaît dans la zone Destination, sous le nom et le numéro de poste de l’usager.

Appels transférés

Si vous transférez un appel entrant à un poste, et si l’usager du poste retransfère l’appel à votre console, le message « Transféré » apparaît dans la zone Destination.

Gestion des interceptions

Lorsqu’un usager compose un numéro que le système rejette, l’appel est réacheminé à votre console. Lorsque vous répondez, le message d’appel intercepté approprié s’affiche dans la zone Destination. Voir Messages du système à la page 68 pour plus d’information sur les messages pouvant s’afficher dans cette situation.

Références ♦ 63

Classe de restrictionUne classe de restriction est attribuée à chaque poste et ligne réseau du système. Comme son nom l’indique, une classe de restriction (CDR) peut empêcher un poste (ou une ligne réseau) d’accéder à un acheminement externe à une période donnée.

La CDR du poste est affichée dans la zone Source ou Destination de l’écran de la console, conjointement avec sa classe de service et les autres données sur l’appelant.

Voici quelques exemples illustrant l’impact de la restriction d’appel sur les usagers :

• Les postes avec une CDR donnée ne peuvent faire d’appels à l’extérieur du système, et doivent demander l’assistance du standardiste pour ce faire.

• Les postes avec une autre CDR peuvent devoir passer par le standardiste pour faire un appel interurbain.

• Les postes avec une troisième CDR peuvent seulement composer certains numéros interurbains à certains moments de la journée.

• Les postes pour lesquels des restrictions minimales sont programmées peuvent faire des appels n’importe où, n’importe quand.

• La CDR du poste peut changer avec les services de Jour, Jour 1 et Nuit 2.

• L’acheminement peut changer en fonction de l’heure du jour et du jour de la semaine, ce qui indique des privilèges de composition externe différents selon l’heure de l’appel.

Classe de serviceLes fonctions décrites dans ce guide ne sont pas toutes offertes sur votre console ou sur les autres postes.

La classe de service (CDS) d’un poste, ainsi que les données sur le poste, apparaissent dans la zone Source ou Destination de l’écran de la console.

Chaque CDS définit les fonctions qu’un poste ou une console peut activer. Le message « Fonction non permise » apparaît à l’écran de la console lorsque vous essayez d’accéder à une fonction non permise dans la CDS de votre console ou du poste.

Voici certains exemples illustrant l’impact des CDS sur les usagers :

• La CDS peut changer selon que le système est en service de Jour, de Nuit 1 ou de Nuit 2.

• L’accès à certaines fonctions telles la priorité d’appel, l’accès à la recherche de personne ou l’activation de la fonction d’avis d’appel en attente peut être interdit aux postes n’ayant pas la CDS appropriée.

• Vous et d’autres usagers de postes pouvez être tenus d’entrer un code comptable pour un accès additionnel au système ou lorsque vous désirez utiliser votre CDS à un autre poste.

• Certains postes ne permettent pas l’entrée en tiers.

64 ♦ Références

Codes d’accès aux fonctions

CARACTÉRISTIQUE CODE

Account Code Access (Accès aux codes comptables)

- Vérifiable

- Non vérifiable

Accès à la ligne de données associée

Bouclage

Appel mis en garde

- Reprise

- Reprise à distance

Rappel auto

- Annuler

Renvoi automatique

- Occupation externe

- Occupation interne

- Me suivre

- Me suivre enchaînement

– Je suis ici

- Aucune réponse (externe)

- Aucune réponse (interne)

Mise en garde variable / Reprise à distance

Prise d’appel

- Composée

- Dirigée

Confidentialité de l’appel

Mise en attente

- Reprise

Désactiver toutes les fonctions

- À distance

Conférence

Ne pas déranger

- À distance

- Annulation à distance

Accès à une ligne externe

Libération forcée

Recomposition du dernier numéro

Accès à une ligne extérieure

Interrogation Message en attente

Avis de message

- Annuler

Priorité

Recherche de personnes

Composition abrégée personnelle

- Activer

- Mémoriser

STP - Reprise à distance

CARACTÉRISTIQUE CODE

Références ♦ 65

GlossaireAccès direct au système (ADAS)

Fonction qui permet aux appelants d’accéder au système directement et d’activer des fonctions et des services.

Classe de restriction (CDR)

Détermine les différentes restrictions d’accès aux circuits extérieurs attribuées à un poste ou à une ligne. Un poste peut avoir jusqu’à trois classes de restrictions pour le service de Jour, le service de Nuit 1 ou le service de Nuit 2.

Classe de service (CDS)

Niveau de service défini par un ensemble de fonctions qui déterminent l’accès d’un poste à ces fonctions. Un poste peut avoir jusqu’à trois classes de services pour le service de Jour, le service de Nuit 1 ou le service de Nuit 2.

Code comptable

Code que vous devez composer pour accéder à certaines fonctions du système, pour appliquer votre classe de service à un autre poste ou pour associer l’appelant à un enregistrement SMDR à des fins de comptabilisation.

Code d’accès direct au réseau

Code entré avant le numéro d’appel pour indiquer au système que le numéro appelé est un numéro externe

Code TAFAS

(Service tous postes) Code utilisé pour répondre aux appels présentés aux positions de réponse.

Configuration des données de l’installation (CDI)

Entrée des données de programmation propres aux besoins d’un client. Les données de client comprennent les informations enregistrées dans l’annuaire, les attributions de classe de service et de classe de restriction ainsi que les données de ligne.

Double appel

Mise en garde temporaire d’un appel pendant qu’un usager de poste ou de console active une fonction ou établit une communication.

Groupe de prise d’appel

Les postes situés dans un même lieu ou remplissant les mêmes fonctions au sein d’un service sont souvent regroupés au sein du même groupe de réponse.

Groupe de recherche

Groupe de postes ayant un numéro de téléphone commun en plus de leur propre numéro de poste. Votre système téléphonique supporte deux types de recherches : la recherche circulaire et la recherche linéaire.

Recherche circulaire : Un nouvel appel à destination du groupe de recherche est présenté au premier poste libre trouvé après le poste qui a reçu le dernier appel. Ainsi, les appels sont répartis uniformément entre les postes.

Recherche linéaire : La recherche a lieu dans l’ordre dans lequel les postes ont été programmés dans le groupe de recherche. Elle commence toujours par le premier poste de la liste et prend fin dès qu’un poste libre est trouvé.

Groupe multisonnerie

On dit qu’une ligne représentée sur un autre téléphone SUPERSET MC fait partie d’un groupe multisonnerie. Tous les postes où cette ligne est représentée ont accès à cette ligne et peuvent l’utiliser.

66 ♦ Références

Ligne

Canal de communication téléphonique entre les centres de commutation ou le central téléphonique et la plateforme 3300 ICP.

Ligne extérieure ou ligne réseau

Ligne extérieure qui met deux systèmes de commutation en relation. Cette liaison peut exister entre un ou plusieurs systèmes et (ou) votre système téléphonique et le réseau téléphonique public (central téléphonique).

Mise en attente

Fonction permettant au système de mettre en file d’attente les appels acheminés à un poste occupé et de mettre automatiquement l’appel en attente en communication avec le poste appelé lorsque la ligne se libère. L’usager du poste occupé entend une tonalité de mise en attente lui indiquant qu’un appel est en attente. L’appelant est mis en garde et entend soit de la musique soit un silence.

Position(s) de nuit

Un usager de poste peut répondre aux appels présentés à la position de nuit en composant le code du service tous postes (TAFAS).

Protection des communications de données

Fonction de classe de service qui empêche un poste de recevoir les tonalités de mise en attente qui pourraient nuire aux communications de données.

Retour d’appel

Appel qui revient à la console pour y être traité par le standardiste.

EDC (SMDR) - Enregistrement des données de communications par poste

Application qui enregistre automatiquement dans un journal les données d’appel telles que la « durée d’appel » et le « numéro de poste de l’appelant ».

SAA - Sélection automatique d’acheminement

Application qui assure l’acheminement automatique des appels interurbains.

Sélection directe à l’arrivée (SDA)

Fonction qui permet aux demandeurs extérieurs de joindre des postes préprogrammés directement, sans avoir à passer par la console du standardiste.

Service de nuit

Mode de fonctionnement du système selon lequel les appels entrants sont acheminés aux positions de nuit lorsque le système est en mode Service de nuit et que les consoles de standardistes sont en mode Absent.

Signal crochet commutateur

Signal transmis par les usagers de poste pour faire savoir au système téléphonique qu’ils veulent activer une fonction.

Touches clavier programmables

Touches du clavier de la console qui peuvent être programmées pour accéder aux fonctions de la console et aux services du système.

Références ♦ 67

Groupes de rechercheComposition d’un numéro de pilote de groupe de recherche, à partir du clavier ou par la fonction Annuaire, qui vous met en communication avec le premier poste disponible dans cette zone. Veuillez communiquer avec votre service des communications pour obtenir de plus amples informations.

Zones de recherche de personneUtilisez cette table pour consigner les zones de recherche de personne utilisées par votre système. Veuillez communiquer avec votre service des communications pour plus d’information.

Numéro pilote

Nom du groupe de recherche Postes

Emplacement Code de zone

Toutes les zones 00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

68 ♦ Références

Liste de composition abrégée système Messages systèmeCes messages apparaissent dans les différentes zones de votre écran.

Abandon de la manœuvre d’annulation

Votre demande est en cours d’exécution.

Accès interdit

Le code de fonction que vous avez composé n’est pas accessible aux standardistes.

Acheminement

Vous appelez un acheminement.

Activation impossible si appel dans DESTINATION

Libérez le correspondant de la zone DEST et recommencez.

Activer indic MSGE au poste no

Entrez le numéro du poste dont vous voulez activer la fonction d’avis de message en attente.

Activer NPD au poste no

Entrez le numéro du poste dont vous voulez activer la fonction Ne Pas Déranger.

ANNULER avant de composer

Appuyez sur la touche Annul au clavier de la console et composez de nouveau.

Annuler NPD pour tous les postes. Exécutée

Confirme l’acceptation de votre demande.

Nom Numéro

Références ♦ 69

Annuler renvoi auto pour tous les postes... Exécutée

Confirme l’acceptation de votre demande.

Annuler RSM pour poste no

Entrez le numéro du poste dont vous voulez désactiver la fonction Renvoi d’appel - Suivez-moi.

Appel du modem

Message de confirmation qui s’affiche lorsque vous appelez un modem.

Appel en garde non transféré

Vous avez laissé l’appelant en garde trop longtemps et l’appel est retourné à la console.

Appel en série - Non-réponse

L’appel en série revient à votre console parce que l’usager du poste demandé n’a pas répondu.

Appel en série - Occupation

L’appel en série revient à votre console parce que la destination est occupée.

Appel en série - Retour d’appel

L’appel en série a été établi.

Appels en série

Un appelant veut s’entretenir avec plusieurs correspondants les uns à la suite des autres.

Appuyez sur Oui pour confirmer ou sur Non pour quitter

Appuyez sur la touche afficheur appropriée.

Aucun appel à reprendre à la position de garde précisée

Vérifiez votre affichage Appels en garde. Un autre standardiste a peut-être transféré l’appel pendant que votre liste était « figée », ou l’appelant a peut-être raccroché.

Aucun appel à reprendre à la position de transfert précisée

Vérifiez votre affichage Appels transférés. Un autre standardiste a peut-être transféré l’appel pendant que votre liste était « figée », ou l’appelant a peut-être raccroché.

Aucun appel auquel répondre à la position d’entrée précisée

Vérifiez votre affichage Appels entrants. Un autre standardiste a peut-être répondu à l’appel pendant que votre liste était « figée », ou l’appelant a peut-être raccroché.

Aucun MSGE en att

Message confirmant que vous avez désactivé l’indicateur de message en attente d’un poste en appuyant sur la touche d’afficheur [Désactiv MSGE att].

Aucune conférence ne peut être établie ni aucun correspondant ajouté à la conférence

Vous avez alors deux possibilités :

• une restriction de votre classe de service interdit l’établissement d’une conférence;

• vous avez atteint le nombre maximal de lignes extérieures pouvant être mises en conférence;

• vous avez atteint le nombre maximal de participants à une conférence; OU

• deux standardistes ne peuvent participer à la même conférence.

70 ♦ Références

Blocage de l’interurbain - Appel interdit

L’appelant a mal composé un numéro interurbain et son appel a été réacheminé à votre console.

Blocage de l’interurbain - Restriction d’acheminement

L’appelant a composé un numéro interurbain non autorisé par sa classe de restriction et son appel a été réacheminé à votre console.

Casque ou combiné indispensable en mode standardiste

Branchez votre casque ou votre combiné.

CDR

Indique la classe de restriction applicable à ce poste ou à cette ligne.

CDS

Indique la classe de service applicable à ce poste ou à cette ligne.

Code compt invalide

Vérifiez le code comptable et recommencez.

Composition invalide

Vérifiez les chiffres composés et recommencez.

Conférence

Indique qu’une conférence a été établie ou mise en garde.

Connexion établie

Confirme que la connexion de données est établie.

Connexion Syst rech

Confirme que vous avez accédé à une zone de recherche de personnes et que vous pouvez diffuser une annonce.

Console 5550 IP

Vous êtes en communication avec une autre console 5550 IP.

Désact tous RenvApp du poste no

Entrez le numéro du poste pour lequel vous voulez désactiver tous les types de renvoi automatique.

Désact ttes fonctions du poste no

Entrez le numéro du poste dont vous voulez désactiver toutes les fonctions.

Désactivation globale des Renv App sur tous les postes

Votre demande est en cours d’exécution.

Désactiver NPD au poste no

Entrez le numéro du poste dont vous voulez désactiver la fonction Ne Pas Déranger.

Échec interconnexion

Vous ne pouvez pas vous connecter aux services demandés en raison de restrictions d’interconnexion locales.

Écoute occup

Le poste que vous voulez mettre sur écoute est déjà surveillé par un autre poste.

Entrée en tiers

Message confirmant votre entrée en tiers.

Références ♦ 71

Erreur de chargement du fichier de configuration Voyant d’occupation.

Accès impossible au fichier contenant les entrées de la liste Voyants d’occupation. Communiquez avec l’administrateur de votre système.

Exécutée

Message de confirmation apparaissant lorsque le numéro entré est valide et que la fonction demandée a été exécutée.

Externe

Indique que l’appel a été acheminé par une ligne extérieure.

File rappel pleine

Votre demande de rappel a été rejetée en raison d’une pénurie de ressources système.

Fonction activée

Une fonction, par exemple Ne pas déranger, est activée.

Fonction désactivée

Une fonction, par exemple Ne pas déranger, est annulée.

Fonction interdite

Une restriction vous empêche d’utiliser cette fonction ou d’exécuter cette action.

Gr(oupe) diffusion

Vous êtes de retour à l’écran standardiste après avoir quitté le mode programmation. Présentement, chaque ligne du système fait partie d’un groupe de diffusion, même si le numéro de poste ne s’affiche que sur un poste (lignes privées, par exemple).

Gr(oupe) standardiste

Message affiché lorsqu’un standardiste appelle un autre numéro appartenant à un ou plusieurs standardistes.

Groupe de recherche

Indique qu’un poste ou une ligne fait partie d’un groupe de recherche.

Groupe données

Nom d’équipement affiché lorsqu’on appelle un groupe de transmission de données.

Groupe modems

Le modem auquel vous êtes connecté fait partie d’un groupe de modems.

Hors service

Le dispositif dont vous avez composé le numéro n’est pas en service.

Impossible de mettre le participant en communication en mode Garde-consultation

Vous avez déjà un correspondant en double appel et vous ne pouvez pas exécuter certaines fonctions, par exemple, activer la fonction de message en attente pour un poste, tant que vous n’avez pas vidé la zone Destination.

Interdit par classe

Votre classe de service ne vous autorise pas à utiliser cette fonction.

Interne

L’appel provient de l’extérieur.

72 ♦ Références

L’appel n’a pu être pris.

L’appel a été pris par un autre standardiste, quelqu’un a répondu au poste demandé ou l’appelant a raccroché.

L’appel n’a pu être repris.

L’appel ne peut être repris, soit parce que quelqu’un a répondu au poste, soit parce que l’appelant a raccroché.

Langue choisie déjà utilisée. Langue non modifiée.

Vous avez fait une erreur en choisissant la langue. Répétez la procédure.

Le système ne peut exécuter cette opération. Ressayez plus tard.

Le système téléphonique est incapable de traiter votre demande. Essayez de nouveau plus tard.

Ligne données

Nom d’équipement affiché lorsqu’on appelle une ligne de données.

Ligne ext sélect

Une ligne extérieure a été sélectionnée.

Manœuvre sélectionnée non acquittée. Requête abandonnée

Le système téléphonique est incapable de traiter votre demande. Essayez de nouveau plus tard ou vérifiez votre demande.

Mode standardiste absent interdit au dernier stand actif. Activer Serv de nuit

À titre de dernier ou de seul standardiste du groupe, vous n’êtes pas autorisé à mettre la console en mode Absent.

Modem

Vous êtes connecté à un modem.

Modem hors service

Le modem appelé est hors service et ne peut pas être utilisé pour l’instant.

Modem occupé

Le modem appelé est occupé.

MSGE en att

Message confirmant que vous avez activé l’indicateur de message en attente d’un poste en appuyant sur la touche d’afficheur Définir MSG en attente.

MSGE en attente

Après que l’on a appuyé sur la touche d’afficheur [Vérif MSGES en att], cela signifie qu’il y a au moins un message en attente au poste.

Ne pas déranger

L’usager du poste que vous avez appelé a activé la fonction Ne Pas Déranger. Vous ne pouvez pas appeler ce poste à moins d’utiliser la fonction d’entrée en tiers.

No lign ext invalide

Vous avez tenté de sélectionner une ligne extérieure hors service ou inexistante.

Numéro d’appel hors service

L’appelant a appelé un numéro inexistant. L’appel a été réacheminé à votre console.

Numéro d’appel non affecté

Le numéro composé n’est pas reconnu par le système téléphonique. Vérifiez le numéro et recommencez.

Références ♦ 73

Numéro non valide

Vous essayez d’appeler un numéro invalide. Vérifiez le numéro et recommencez.

Occupé

Le numéro que vous venez de composer est occupé.

Option langue non installée

La langue que vous avez demandée n’est pas installée dans votre système téléphonique.

Pas de réponse

Le poste appelé ne répond pas.

Pas prêt

L’appel de données ne peut être établi pour l’instant. Essayez de nouveau plus tard.

Rappel - Retour d’appel

Le poste ou la ligne extérieure occupé que vous demandez au système de surveiller est maintenant libre.

Refus accès lign ext

Votre classe de restriction ou celle de votre ligne extérieure ne vous autorise pas à accéder à la ligne extérieure.

Renvoi d’appel - Non-réponse

Cet usager de poste n’est pas disponible et renvoie tous ses appels (Renvoi d’appel - Non-réponse) à votre console.

Renvoi d’appel - Occupation

Cet usager de poste est occupé et renvoie ses appels (Renvoi d’appel - Occupation) à votre console.

Renvoi d’appel - Suivez-moi

Cet usager de poste renvoie tous ses appels à votre console (Renvoi d’appel - Suivez-moi).

Renvoi d’appel - Toujours réacheminer

Cet usager de poste renvoie ses appels à votre console.

Requête ignorée. Vous devez appuyer sur la touche Reprise puis sur le chiffre associé à l’ID pour reprendre l’appel.

Essayez encore, mais appuyez sur Reprise puis sur le chiffre associé à l’appel (1-6).

Requête refusée

Vérifiez ce que vous avez fait et recommencez.

Réseau

Ce message apparaît lorsque vous utilisez une ligne de type MSDN/DPNSS (système de signalisation de réseau privé numérique), c’est-à-dire une ligne qui relie les 3300 ICP dans un réseau privé.

Restriction interconnexion

Une restriction d’interconnexion s’applique au poste de l’appelant. La fonction de traitement interception a réacheminé l’appel à votre console.

Retour d’appel

Un appel transféré est présenté de nouveau à la console à l’expiration du délai programmé.

74 ♦ Références

Retour d’appel - Non-réponse

Un appel transféré est présenté de nouveau à la console parce que le poste ne répond pas.

Retour d’appel - Occupation

Un appel transféré est présenté de nouveau à la console parce que le poste est occupé.

Retour d’appel - Occupation, Mise en attente au poste interdite

Une restriction vous empêche de mettre l’appel en attente à la destination demandée.

Réveil auto - Erreur système

Composant du progiciel hôtel-motel. La fonction Réveil automatique ne fonctionne pas correctement. Communiquez avec le service responsable des communications de votre entreprise.

Réveil auto non acquitté

Composant du progiciel hôtel-motel. Le client n’a pas répondu à l’appel de réveil automatique. (Remarque : Le progiciel hôtel-motel est une fonction optionnelle.)

Saisie

Message de confirmation qui apparaît lorsque vous accédez à une ligne extérieure.

Sélectionner zone rech de pers

Entrez le numéro de la zone de recherche à laquelle vous voulez accéder.

Service de nuit 1 actif

L’appel a été réacheminé parce que le système est en mode Service de nuit 1.

Service de nuit 2 actif

L’appel a été réacheminé parce que le système est en mode Service de nuit 2.

Service hôtelier

Composant du progiciel hôtel-motel. Ce guide apparaît dans plusieurs contextes en mode standardiste. Sa sélection met la console en mode Service hôtelier immédiatement.

Sonne

Le numéro que vous avez composé sonne.

Standardiste abs

Si vous avez mis la console en mode Standardiste absent, ce message s’affiche dans la zone DEST de la console du standardiste qui vous appelle.

SUPERSET x...x

Le poste en question est un téléphone SUPERSET.

Supprim indic MSGE au poste no

Entrez le numéro du poste dont vous voulez supprimer l’avis de message en attente.

Temporis tonal expir

Vous avez écouté la tonalité d’occupation ou de sonnerie trop longtemps. Le système a libéré la connexion. Annulez l’appel et appelez de nouveau.

Transféré

L’appel a été transféré par un poste interne.

Références ♦ 75

Vérif MSGE en att pour poste no

Entrez le numéro du poste pour lequel vous voulez vérifier la présence d’avis de message en attente.

Verrouillé

Indique un poste hors service auquel on ne peut accéder et qui ne peut être utilisé pour faire un appel.

Violation de CDS

L’appelant tente d’accéder à une fonction non disponible. La fonction de traitement interception a réacheminé l’appel à votre console.

Zone rech non affect

Vérifiez le numéro appelé. S’il ne fonctionne toujours pas, communiquez avec votre service des communications.

Zone rech occupée

Le zone de recherche que vous appelez est occupée; composez un autre code de zone ou essayez de nouveau plus tard.

Répertoire téléphonique

Nom Numéro

76 ♦ Références

Numéros de lignes réseauUtilisez cette table pour consigner les numéros de lignes réseau utilisés par votre système. Communiquez avec votre service des communications pour plus d’information sur les numéros de lignes réseau.

N° ligne réseau Utilisez

Index ♦ 77

Index

AAffichage d’état, lignes extérieures 49Annuaire 46Annuler

Indication de message en attente sur des postes individuels 44Ne pas déranger sur les postes 41Renvoi d’appels sur les postes 37Toutes les fonctions sur les postes 38

Appels de réveil Voir Chambres 55Appels en série 48Appels entre les chambres, blocage 57Appels réacheminés 62Arrêt de la console 8Arrivée/départVoir Chambres 55

BBlocage des appels 57Bloc-notes 48

CCasque

Activation 9Volume, réglage 9

ChambreTrouver des chambres 54

chambreAffichage/modification de l’information sur les chambres 53Condition, modifier 55État d’occupation, modifier 55

ChambresAppels de réveil 55Arrivée/départ 55Blocage d’appel 57Effacement du registre des communications 58Rapports, impression 58Surveillance 57

chambres

Restrictions d’appel pour 56Classe de restriction 63Classe de restriction (CDR) 63Classe de service (CDS) 63Clavier, console 6Combiné 7

Activation 9Volume, réglage 9

Communications de données 39Composition abrégée collective 50Composition abrégée, système 50Composition téléphonique 18Conférences téléphoniques 27Console

Clavier 6composants 3Écran 4Heure 10Langue 10Mise en marche/à l’arrêt 8Réglages 9Sonnerie 9Touches 6

DDésactiver toutes les fonctions 38

EÉcran instantané 37

FFonctions, désactiver toutes les 38

GGarde, mettre un appel en 23Groupes de recherche 67

HHeure, réglage 10

78 ♦ Index

Llangue, modification sur la console 10Lignes réseau

Accès direct 20Liste de composition abrégée système 68

MMessage en attente 44Messagerie vocale à un bouton 43Messages système 68Mise en garde variable 36Mise en marche de la console 8

NNe pas déranger 41Numéro occupé, transfert à un 21Numéros de lignes réseau 76Numéros de téléphone, composition 18

PPriorité de réponse 35Priorité de réponse, changement de 35Programmation des touches clavier 43

RRaccordement de ligne de données 39Rappel auto 19Registre des communications, effacement pour les chambres 58Renvoi automatique, annuler sur les postes 37Répertoire téléphonique 75Réponse aux appels 11Reprise

Appels en garde 23Restaurer le dernier appel libéré 28Restrictions d’appel au niveau des chambres 56Retours d’appels 25, 28

SService de jour et de nuit 40Signalisation par tonalités 50Sonnerie

Silence 9Volume, réglage 9

SurveillanceChambres 57

Surveillance du trafic Voir Affichage d’état des lignes extérieures 49

TTableau d’affichage 31Touches claviers, programmation 43Touches d’afficheur 3, 5, 7Transférer des appels 20Transfert d’appels Voir Transférer des appels 20

VVolume

Casque/Combiné, réglage 9Sonnerie 9

Voyants d’occupation 32

ZZone Application 4Zone d’état 4Zones de recherche de personne 67

guide de l’usager - mitel edocsedocs.mitel.com/ug/fr/33_5550_ug_r2.1_frc.pdf · répondre aux...

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