Programme légiféré d’équité en matière

d’emploi

Guide de l’employeur Comment remplir et soumettre un rapport annuel sur

l’équité en matière d’emploi à l’aide du Système de

gestion de l’information sur l’équité en milieu de

travail

TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION ....................................................................................................................................................................... 1

ACCÈS AU SGIÉMT ................................................................................................................................................................... 3

FONCTIONS COURANTES ..................................................................................................................................................... 5

APERÇU DES FONCTIONS .................................................................................................................................................... 9

PROCESSUS DE PRÉSENTATION..................................................................................................................................... 11

ÉTAPE 1 – RECUEILLIR LES DONNÉES SUR L’EFFECTIF ..................................................................................... 12

ÉTAPE 2 – TÉLÉCHARGER/METTRE À JOUR LES DONNÉES SUR LES EMPLOYÉS ................................... 14

2.1. Option 1 – Créer des fichiers-texte ................................................................................................................... 14

2.2. Option 2 – Utiliser un fichier de sauvegarde de l’année civile précédente ...................................... 28

2.3. Option 3 – Téléchargements et changements manuels ............................................................................ 29

2.4. Option 4 – Copier les dossiers des employés actifs de l’année civile précédente ......................... 32

ÉTAPE 3 – VÉRIFIER LES FORMULAIRES ET LES RAPPORTS SUR LES ÉCARTS ........................................ 33

Formulaires 1 à 6 .............................................................................................................................................................. 33

Rapports sur les écarts ................................................................................................................................................... 41

ÉTAPE 4 – PRÉPARER/TÉLÉCHARGER LE COMPTE RENDU NARRATIF ...................................................... 43

4.1. Option 1 – Créer et télécharger un document .............................................................................................. 44

4.2. Option 2 – Remplir et télécharger le modèle de compte rendu narratif ........................................... 46

4.3. Option 3 – Utiliser le modèle de compte rendu narratif dans le SGIÉMT ......................................... 46

ÉTAPE 5 – SOUMETTRE LE RAPPORT .......................................................................................................................... 48

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INTRODUCTION

Ce guide a été conçu à l’intention des employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale, des sociétés d’État fédérales et des autres entreprises publiques fédérales comptant au moins 100 employés, qui sont assujettis à la Loi sur l’équité en matière d’emploi (la « Loi ») et qui sont visés par le Programme légiféré d’équité en matière d’emploi (PLÉME). Il contient des instructions afin d’aider les employeurs à soumettre leur rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi à l’aide du Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail (SGIÉMT). À titre d’employeur auquel s’applique le PLÉME, votre organisation doit soumettre un rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi d’ici le 1er juin au Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada (EDSC); ce rapport doit présenter l’information relative à l’année civile précédente. Il se compose des formulaires prescrits (formulaires 1 à 6) et d’un compte rendu narratif.

Remarque : Les employeurs qui produisent un rapport pour la première fois ont seulement à présenter les formulaires selon le sexe s’ils n’ont pas encore recueilli les données requises sur les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles au moyen d’un sondage auprès de leur effectif. Ils n’ont pas non plus à présenter de compte rendu narratif. Tous les autres employeurs doivent faire rapport sur chacun des quatre groupes désignés, et ils doivent aussi soumettre un compte rendu narratif.

Les formulaires contiendront des renseignements détaillés sur l’ensemble de vos employés et sur les quatre groupes désignés (femmes, Autochtones, personnes handicapées et membres des minorités visibles), en fonction des paramètres suivants :

emplacement géographique; catégorie professionnelle aux fins d’équité en matière d’emploi; secteur industriel; statut d’emploi; échelle de rémunération; nombre de personnes embauchées, de promotions et de cessations d’emploi.

Le compte rendu narratif décrit les mesures prises, les résultats obtenus et les consultations tenues durant la période de rapport pour assurer la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi. Le SGIÉMT produit les formulaires 1 à 6, en conformité avec la Loi, et il fournit des outils d’analyse et des gabarits pour aider les employeurs à respecter leurs obligations redditionnelles. Il offre aussi différents outils pour permettre aux employeurs de se conformer à leurs autres obligations aux termes de la Loi lors des vérifications menées par la Commission canadienne des droits de la personne. Voici certains avantages du SGIÉMT :

ce système peut être utilisé sans frais; il est conçu afin d’offrir des fonctionnalités conviviales; des vérifications de contrôle sont intégrées;

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les données sont calculées automatiquement; il offre une méthode efficace pour faire le suivi des employés aux fins d’équité en matière

d’emploi; les modalités d’application des exigences redditionnelles sont simplifiées; il comporte un module d’analyse de l’effectif; et il comporte aussi un module de formation et d’autres ressources utiles.

Remarque : Dans l’ensemble de ce document, y compris la table des matières, on retrouvera des liens vers d’autres sections du document ainsi que vers des pages Web. Pointez sur un lien, enfoncez la touche « Control (Ctrl) » sur votre clavier et sélectionnez le lien pour accéder à la section ou à la page Web.

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ACCÈS AU SGIÉMT

L’adresse du site Web du SGIÉMT est https://equity.esdc.gc.ca/sgiemt-weims/emp/W.2.3msM.1.3ntL.4g.3n@-fra.jsp.

Pour accéder au SGIÉMT, vous devez disposer d’un numéro d’employeur, d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe.

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Il est possible d’obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe en remplissant le formulaire d’autorisation, auquel on peut accéder au bas de la page d'accueil du SGIÉMT. Envoyez le formulaire dûment signé à l’adresse courriel ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca. Une fois le formulaire traité, deux courriels seront envoyés à votre boîte de réception :

Le premier contiendra un nom d’utilisateur et un lien où l’on vous demandera de changer votre mot de passe.

Le second contiendra votre numéro d’employeur. Vous disposerez d’une heure pour modifier votre mot de passe.

Remarque : Si l’heure qui vous est accordée est écoulée, ou si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez utiliser la fonction « J’ai oublié mon mot de passe » avant d’écrire un courriel à l’adresse ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

Veuillez lire les Modalités d’utilisation du SGIÉMT à partir de la page d’accueil avant d’utiliser le système.

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FONCTIONS COURANTES

Cette section du guide présente les fonctions et l’objet de chaque section du menu principal du SGIÉMT. Une fois que vous aurez accédé au SGIÉMT, vous verrez le menu principal tel que montré ci-dessous :

Remarque : toutes les images contenues dans le document sont des exemples d’écrans qui seront affichés après l’accès au SGIÉMT.

A. Barre de menu/liens de navigation

B. Menu principal du SGIÉMT – Partie 1 Part 1

B. Menu principal du SGIÉMT – Partie 2

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Barre de menu/liens de navigation

English Le SGIÉMT peut être utilisé dans les deux langues officielles. Pour que le contenu du site Web soit affiché en anglais, il suffit de cliquer sur le lien English dans le coin supérieur droit de la page.

Search Canada.ca (Rechercher dans Canada.ca) Cette fonction, au haut de la page, permet à l’utilisateur d’utiliser une fonction dynamique de recherche détaillée dans l’ensemble des sites Web du gouvernement du Canada.

Jobs, Immigration, Travel, Business, Benefits, Health, Taxes et More services (Emplois, Immigration, Voyage, Entreprises, Prestations, Santé, Impôts et Autres services) L’utilisateur qui clique sur ces liens sera réacheminé vers les sites Web correspondants du gouvernement du Canada

Menu principal du SGIÉMT

Partie 1

Cette barre indique si vous avez soumis les formulaires pour l’année de la séance. La couleur jaune signifie qu’ils n’ont pas été soumis, et la couleur bleue, qu’ils l’ont été.

Contactez-nous : Ce lien vous permet d’accéder aux coordonnées (courrier et courriel) du Programme du travail. Aide : Ce lien vous amène à la page d’aide du SGIÉMT, qui contient des guides et des documents utiles en vue de préparer le rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi. Mise à jour du compte : Ce lien permet de mettre à jour ou de modifier votre mot de passe ou les renseignements personnels reliés au compte, après quoi vous devez

cliquer sur le bouton au bas de la page. Fermeture de session : Ce lien permet de mettre fin à la séance et de sortir de l’application.

Fonction de navigation conviviale

Cette barre indique l’année de la séance. Cette information peut être modifiée à partir de l’écran « Employeur » ci-dessous.

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Partie 2

Employeur Année visée par le rapport : Ce menu déroulant permet de choisir l’année du rapport en cliquant sur

. Vous pouvez choisir une année antérieure pour voir les rapports précédents, les rapports sur les écarts et les résultats de l’analyse de l’effectif.

Mise à jour des renseignements de l’employeur : Ce lien permet à l’utilisateur d’accéder aux renseignements généraux sur l’employeur (numéro d’employeur, nom, adresse et autres coordonnées). Il est fortement recommandé que l’utilisateur garde ces données à jour, car celles-ci ont une incidence sur l’information du formulaire 1 et sur la capacité du Programme du travail à vous contacter. Pour en savoir plus, cliquez ICI.

Employés pour (nom de l’employeur) Trouver le dossier d’un employé : Ce lien donne accès à une page où vous pourrez effectuer une recherche sur un employé dans la base de données, d’après différents paramètres (numéro d’employé, date d’embauche ou de cessation d’emploi, code de la Classification nationale des professions (CNP), etc.).

Remarque : L’employé devait être actif lors de l’année choisie. Par exemple, la recherche ne peut porter sur un employé en 2017 si ce dernier a cessé de travailler lors d’une année antérieure.

Ajouter un nouvel employé : Vous pouvez ajouter manuellement un employé avec ce lien. Toutes les zones assorties d’un astérisque rouge (*) sont obligatoires et doivent être complétées. Pour en savoir plus, cliquez ICI.

Télécharger vers le serveur un ensemble de dossiers d’employés : Ce lien permet de télécharger les données quantitatives dans les formulaires 1 à 6. Pour en savoir plus, cliquez ICI. Copier les dossiers actifs des employés de l’année civile précédente : Ce lien permet aux employeurs dont l’effectif compte moins de 200 employés et a peu changé de mettre à jour leurs données de l’année précédente. Pour en savoir plus, cliquez ICI. Créer un fichier de sauvegarde pour (année) : Il est possible de télécharger et de sauvegarder un fichier de sauvegarde des données.

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Système d’analyse de l’effectif par défaut Cette section aide votre organisation à se conformer à ses autres obligations aux termes de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (p. ex., procéder à une analyse de l’effectif et une analyse des données sur la mobilité, ou établir des objectifs).

Outils d’analyse Les rapports sur les écarts sont d’excellents outils pour établir les écarts entre deux années de rapport consécutives, et pour déterminer les causes éventuelles de ces écarts. Pour en savoir plus, cliquez ICI.

Formulaires Les formulaires 1 à 6 sont générés automatiquement, une fois les données téléchargées dans le système. Pour en savoir plus, cliquez ICI.

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APERÇU DES FONCTIONS

Mise à jour des données de l’employeur

Dans le cadre du SGIÉMT, les administrateurs du Programme du travail seront responsables de la création du dossier général de l’employeur. Une fois ce dossier créé, les utilisateurs peuvent consulter les données qu’il contient et apporter des changements au besoin en cliquant sur le lien « Mise à jour des renseignements de l’employeur » à partir du menu principal du SGIÉMT, ce qui leur permet de tenir ces données à jour. En cliquant sur ce lien, les utilisateurs ont accès au premier de cinq onglets d’information. Après avoir apporté des changements, il faut toujours cliquer sur

au bas de l’écran avant de passer à un autre onglet.

Onglet - Employeur général Cet onglet contient des renseignements généraux sur l’employeur, notamment son nom et son pays. Utilisez le menu déroulant pour modifier le pays.

Onglet - Région et division Ces données sont utilisées principalement dans le cadre d’analyses de l’effectif. Il s’agit de renseignements facultatifs, qui ne sont pas requis aux fins des rapports produits dans le cadre du PLÉME. Ces onglets donnent accès à un tableau de code de région ou de division vide, qui doit être personnalisé afin d’exposer la structure de l’employeur. Les utilisateurs peuvent définir les codes des régions ou des divisions/établissements, puis utiliser ces codes pour indiquer l’endroit où se trouve l’employé dans l’organisation. Ils peuvent définir un nombre indéfini de codes de région ou de division, mais un seul code de région ou de division peut être attribué à un employé donné. Ces codes ne sont pas exigés par le système. Pour saisir de nouvelles données sur la région ou la division, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton

après avoir choisi l’onglet à mettre à jour. Cela fera afficher un champ d’identification et un champ de texte pour le titre ; ces deux champs sont obligatoires. Après les avoir remplis,

l’utilisateur doit cliquer sur au bas de la page. Les dossiers sauvegardés sont ensuite affichés sous forme de liste, où les utilisateurs peuvent faire une sélection lorsqu’ils saisissent ou mettent à jour des renseignements sur les employés. L’information sur la région et la division peut être modifiée après avoir été saisie dans le système.

On peut ajouter des régions et des divisions en cliquant sur le bouton au bas de l’écran; on

peut aussi en supprimer certaines en cliquant sur à côté du champ.

Onglet - Adresse Si l’employeur choisit cet onglet, l’adresse du lieu principal d’affaires est automatiquement affichée. L’utilisateur peut modifier ou mettre à jour les coordonnées de son établissement principal ainsi que son adresse postale en utilisant les champs de texte et les listes déroulantes offertes, et en choisissant le lien approprié. Si l’adresse postale est la même que celle de l’établissement principal, il suffit de cocher la case

située à côté du texte et l’application saisira automatiquement l’information.

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Onglet - Contact Si l’utilisateur choisit cet onglet, les principales personnes-ressources de l’employeur sont affichées. L’utilisateur peut cliquer sur les liens au haut de l’onglet pour passer d’une personne-ressource à l’autre. Il est fortement recommandé de tenir cette information à jour. L’utilisateur peut ajouter de nouvelles personnes-ressources en cliquant sur la fonction d’[Ajouter Contact] dans le coin supérieur droit de l’onglet. Après avoir saisi toutes les données requises, l’utilisateur doit cliquer

sur le bouton au bas de la page.

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PROCESSUS DE PRÉSENTATION

Étape 1 – Recueillir les données sur l’effectif

Étape 2 – Télécharger/mettre à jour les données sur les employés Il y a quatre méthodes pouvant être utilisées pour télécharger ou saisir les données sur l’effectif dans le SGIÉMT : 2.1 Option 1 – Créer des fichiers-texte 2.2 Option 2 – Utiliser un fichier de sauvegarde de l’année civile précédente 2.3 Option 3 – Téléchargements et changements manuels 2.4 Option 4 – Copier les dossiers des employés actifs de l’année civile précédente

Étape 3 – Vérifier les formulaires et les rapports sur les écarts

Étape 4 – Préparer/télécharger le compte rendu narratif Il y a trois méthodes pouvant servir à préparer, télécharger ou saisir le compte rendu narratif dans le SGIÉMT : 4.1 Option 1 – Créer et télécharger un document 4.2 Option 2 – Remplir et télécharger le modèle de compte rendu narratif 4.3 Option 3 – Utiliser le modèle de compte rendu narratif dans le SGIÉMT

Étape 5 – Soumettre le rapport

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ÉTAPE 1 – RECUEILLIR LES DONNÉES SUR L’EFFECTIF

Pour obtenir les données sur votre effectif, vous devez faire remplir un questionnaire d’auto-identification volontaire à tous vos employés. Ce sondage auprès de l’effectif sert à déterminer si les employés appartiennent à un ou plusieurs groupes désignés aux termes de la Loi. L’information concernant les femmes peut être obtenue à partir des dossiers de la paie ou du personnel.

Remarque : L’employeur qui fait rapport pour la première fois n’a pas à mener de sondage auprès de son effectif. Il doit seulement produire les formulaires d’après le sexe. Tous les autres employeurs doivent mener un sondage et faire rapport en fonction de chacun des quatre groupes désignés.

Pour vous aider à mener le sondage, cliquez sur le lien suivant : Étape 1 : Fondation d’un programme et cueillette des données, Tâche D – Recueillir des données sur l’effectif. Vous pouvez aussi consulter le document Questionnaire d’auto-identification – Foire aux questions et un modèle de questionnaire d’auto-identification à la section Documents généraux (PLÉME et PCF) de la page d’aide du SGIÉMT.

Éléments requis dans votre sondage auprès de l’effectif

Avis de confidentialité – Indique que les réponses sont strictement confidentielles et sont utilisées uniquement aux fins d’équité en matière d’emploi.

Données d’identification de l’employé – Sert à identifier l’employé qui a répondu au questionnaire.

Participation volontaire – Précise que les réponses aux questions sont données de façon volontaire; vous pouvez exiger que les employés retournent le questionnaire, que celui-ci soit rempli ou non.

Mises à jour – Indique que les employés peuvent à n’importe quel moment modifier leurs réponses ou des renseignements fournis antérieurement.

Définitions exactes – Utilisez les définitions officielles des groupes désignés – Autochtones, personnes handicapées et membres de minorités visibles – de la façon présentée dans le modèle mentionné précédemment.

Appartenance à plus d’un groupe désigné – Fait savoir aux employés qu’ils peuvent indiquer être membres de plus d’un groupe désigné (p. ex., personne handicapée de sexe féminin).

Format substitut – Indique que le questionnaire peut être obtenu dans un format substitut et/ou qu’il est possible d’obtenir de l’aide pour répondre au sondage.

1. Une fois le sondage terminé, vous devrez enregistrer les résultats suivants :

Le nombre de questionnaires d’auto-identification envoyés aux employés, ou le nombre d’employés auprès desquels le sondage a été mené.

Le nombre total de questionnaires – remplis en totalité ou en partie et non remplis – ayant été retournés.

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Le nombre de questionnaires entièrement remplis qui ont été retournés.

2. Vous devez veiller à ce que vos résultats de sondage demeurent à jour en faisant remplir le questionnaire d’auto-identification :

aux nouveaux employés; aux employés qui souhaitent modifier ou mettre à jour des renseignements fournis

antérieurement; à tout employé qui le demande.

3. Vous devez aussi mettre à jour l’information dans votre base de données ou dans le SGIÉMT

pour rendre compte des nouvelles données obtenues dans le cadre de l’étape précédente, ainsi que des promotions et des cessations d’emploi.

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ÉTAPE 2 – TÉLÉCHARGER/METTRE À JOUR LES DONNÉES SUR LES EMPLOYÉS

Une fois recueillies dans le cadre du sondage d’auto-identification, les données sur l’effectif doivent être codées, puis téléchargées ou saisies directement dans le SGIÉMT en vue de produire les formulaires 1 à 6 ainsi que différents autres renseignements rattachés à votre rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi. Les options suivantes s’offrent à vous pour coder et préparer vos données en vue de leur téléchargement ou de leur saisie dans le SGIÉMT :

1. Créer des fichiers-texte (*.txt) (délimités par des tabulations; méthode recommandée); 2. Utiliser un fichier de sauvegarde de l’année civile précédente; 3. Télécharger et mettre à jour manuellement les dossiers des employés; ou 4. Copier les dossiers des employés actifs de l’année civile précédente.

2.1. Option 1 – Créer des fichiers-texte

Si vous choisissez cette méthode, vous devrez créer des fichiers-texte (*.txt) (délimités par des tabulations), qui contiendront les données quantitatives pour votre organisation et que vous allez télécharger dans le SGIÉMT. Un fichier-texte, ou fichier .txt, constitue un format de fichier particulier. Vous pouvez ouvrir et enregistrer un fichier.txt avec les logiciels Microsoft Excel ou Notepad. Nous recommandons d’utiliser Excel, car il est beaucoup plus facile à utiliser pour créer, formater et traiter les données. Avec cette méthode :

Toutes les données sont combinées dans un, deux ou trois documents, et elles n’ont à être

téléchargées qu’une seule fois.

Les données peuvent être créées et mises à jour par l’utilisateur dans le logiciel Microsoft

Excel avant d’être converties en format .txt.

Le document peut être modifié et téléchargé aussi souvent que nécessaire, ou les

modifications peuvent être effectuées manuellement dans le système.

Une fois le téléchargement effectué, les formulaires 1 à 6 sont produits.

Les documents doivent être formatés de façon exacte pour que le système puisse les

reconnaître et les lire correctement.

Vous devrez créer un fichier obligatoire (« employee.txt »), auquel peuvent s’ajouter deux fichiers facultatifs (« term.txt » et « promo.txt »), en vue de télécharger vos données dans le SGIÉMT. Il est très important d’utiliser les conventions de dénomination appropriées. Le SGIÉMT ne reconnaîtra pas les fichiers s’ils portent un autre nom. Ces fichiers doivent être sauvegardés en format .txt et être nommés « employee.txt », « term.txt » et « promo.txt ».

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2.1.1. Créer un fichier « employee.txt » Le fichier « employee.txt » est obligatoire; il sert de fichier maître. Il contient des données sur tous les employés et sur leur emploi. Vous devez créer un dossier, ou une ligne, pour chaque employé. Exemple

Colonne A : Numéro d’employé Maximum : 20 caractères1. Il peut comporter uniquement des lettres, uniquement des chiffres, ou une combinaison de

lettres et de chiffres. Il doit être unique (aucun numéro en double).

Colonne B : Code de région métropolitaine de recensement (RMR) La RMR correspond à l’endroit géographique où travaille l’employé. Au besoin, consultez les

subdivisions de recensement qui composent les RMR ainsi que les cartes géographiques afin de déterminer la RMR.

Elle doit se composer exactement de deux chiffres1. Elle doit correspondre aux valeurs présentées dans le document Provinces et codes des

provinces et des RMR, disponible à la section Documents généraux (PLÉME et PCF) de la page d’aide du SGIÉMT.

Elle doit correspondre au code de la province ou du territoire.

Colonne C : Code de province/territoire Utilisez le code de province/territoire correspondant à l’endroit géographique où travaille

l’employé. Le code doit se composer exactement de deux chiffres1. La RMR et le code de province/territoire doivent correspondre l’un à l’autre. Le code doit correspondre aux valeurs présentées dans le document Provinces et codes des

provinces et des RMR, disponible à la section Documents généraux (PLÉME et PCF) de la page d’aide du SGIÉMT.

Colonne D : Code de classification nationale des professions (CNP) La CNP est la norme de référence acceptée au niveau national en ce qui touche les professions

au Canada; elle fournit un cadre normalisé pour organiser l’information sur le travail selon un système cohérent, intelligible et gérable.

Le code doit correspondre au poste le plus récent, soit le poste occupé au 31 décembre de l’année visée par le rapport.

Le code doit se composer exactement de quatre chiffres1.

1 Si le numéro commence par des zéros, faites précéder ces derniers d’une apostrophe pour qu’ils soient saisis (p. ex., ’04, ‘0011, ‘05678).

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Il doit s’agir d’un code à quatre chiffres valide de la CNP. Utilisez les codes de la CNP 2016 applicables à la profession de l’employé, d’après le travail

exécuté habituellement, ce qui sera déterminé à la lumière des tâches, des fonctions et des responsabilités du poste.

Remarque : Une fois que vous avez codé les données de votre effectif en fonction de la CNP et que vous avez importé les données dans le SGIÉMT, votre effectif sera automatiquement réparti entre les 14 catégories professionnelles de l’équité en matière d’emploi (CPÉME). Les liens suivants vous permettent de consulter les définitions des CPÉME ainsi qu’une liste des CPÉME et des codes de la CNP correspondants.

Colonne E : Code du système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) Le SCIAN est un système national de classification des industries qui permet de distinguer entre

elles les différentes activités économiques menées par les entreprises. Le code du SCIAN doit se composer exactement de quatre chiffres. Il doit s’agir d’un code à quatre chiffres valide du SCIAN. Utilisez les codes du SCIAN 2012 correspondant au type d’industrie dans lequel travaille

l’employé. Colonne F : Code du statut de l’employé Ce code doit se composer exactement de deux chiffres2. Il y a cinq codes possibles :

o 01 – Permanent, temps plein o 02 – Permanent, temps partiel o 03 – Temporaire o 04 – Autre o 05 – Occasionnel

Des descriptions sont disponibles dans le document intitulé Codes de statut des employés, disponible à la section Documents généraux (PLÉME et PCF) de la page d’aide du SGIÉMT.

Colonne G : Commentaires Cette colonne doit être présente, mais elle peut être laissée en blanc ou servir à saisir des notes.

Celles-ci ne pourront être consultées par les utilisateurs ou le personnel d’EDSC, et elles n’auront aucune incidence sur les données ni sur l’analyse statistique.

La colonne G est requise pour que le SGIÉMT puisse lire les données correctement. Colonne H : Sexe Cette colonne doit comporter exactement une lettre. Ce doit être F pour féminin ou M pour une réponse autre que féminin ainsi qu’en cas d’absence

de réponse. Si cette colonne est laissée en blanc, cela engendrera une erreur.

2 Si le numéro commence par un zéro, faites précéder ce dernier d’une apostrophe pour qu’il soit saisi (p. ex., ’04).

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Colonne I : Salaire Le salaire correspond à la rémunération annuelle versée en contrepartie du travail de

l’employé, sous forme de traitements et salaires, de commissions, de pourboires, de primes et de la rémunération à la pièce, mais en excluant la rémunération des heures supplémentaires; le montant doit être arrondi au dollar le plus près.

Il doit s’agir d’un chiffre entier, sans décimale, signe de dollar, virgule ni espace. Le montant minimum est 0. Dans certains cas, le salaire des employés doit être annualisé pour refléter la rémunération

annuelle. L’annualisation est un processus servant à calculer le salaire d’un employé afin qu’il représente le montant qui aurait été versé pour l’ensemble de l’année, même si l’employé n’a travaillé que pendant une partie de l’année. De façon générale, le salaire des employés devrait être annualisé lorsque les employés n’ont pas travaillé durant toute l’année, ou lorsqu’ils ont été embauchés ou ont obtenu une promotion après le début de l’année visée par le rapport.

Le tableau suivant résume les situations où il faut annualiser les salaires et celles où ce n’est pas nécessaire.

Ne pas annualiser Annualiser

Employés permanents qui n’ont pas été embauchés et n’ont pas eu de promotion ni de rétrogradation durant l’année.

Employés permanents qui ont été embauchés ou qui ont été promus ou rétrogradés de façon permanente durant l’année.

Employés permanents dont le statut d’emploi a fait l’objet d’un changement permanent après le début de l’année (p. ex., passer d’un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel, ou vice versa).

Employés permanents dont le statut d’emploi a fait l’objet d’un changement temporaire durant l’année.

Employés temporaires. Employés temporaires qui sont devenus des employés permanents à temps plein ou à temps partiel durant l’année; ces employés sont considérés comme étant des employés nouvellement embauchés à la date où leur statut change.

Employés saisonniers ayant travaillé une saison complète.

Employés saisonniers qui ont travaillé pendant une partie d’une saison ou d’une période déterminée (p. ex., si l’employé a travaillé seulement quatre mois pendant une saison de six mois, son salaire doit être annualisé afin de correspondre à la rémunération pour la période totale de six mois).

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Ne pas annualiser Annualiser

Employés permanents en congé payé qui reçoivent un salaire ou des indemnités de remplacement du revenu pendant toute l’année ou en date du 31 décembre : il faut faire la somme du salaire touché et des indemnités de remplacement du revenu reçues.

Employés permanents en congé payé ou non payé qui leur a été accordé à leur demande (p. ex., congé de maternité, congé parental, congé pour raisons personnelles ou congé d’études, employés en détachement) et qui ont repris le travail le 31 décembre de l’année visée par le rapport ou avant – les avantages sociaux et la rémunération imposables doivent être exclus.

Employés permanents en congé non payé qui n’ont pas reçu de salaire ou d’indemnités de remplacement du revenu pendant l’année entière ou en date du 31 décembre – si l’employé conserve le droit de reprendre le travail, inscrivez le code de statut d’employé « autre » (04) et inscrivez 0 comme montant de salaire.

Employés permanents ayant reçu un salaire comportant des commissions – faites le total des commissions et des autres formes de salaire, puis annualisez ce montant.

Employés dont la rémunération consiste exclusivement en commissions.

Employés permanents transférés par suite d’une transaction d’entreprise ; ces employés sont considérés comme étant des employés nouvellement embauchés à la date où survient le changement découlant de la transaction.

Employés permanents qui recevaient un salaire de base variable et des commissions.

Employés permanents ayant été suspendus sans rémunération.

Employés mis à pied temporairement et qui ont repris le travail avant le 31 décembre – si un employé est temporairement en situation de mise à pied en date du 31 décembre et qu’il conserve le droit de reprendre le travail, inscrivez le code de statut d’employé « autre » (04) et inscrivez 0 comme montant de salaire.

Employés rappelés au travail en vertu d’une convention collective après le début de l’année.

Employés en grève ou en lock-out.

Employés en affectation à titre intérimaire (changement non permanent).

Employés dont le salaire est protégé ou dont le poste est bloqué.

Employés faisant du travail communautaire.

Employés transférés d’une division sous réglementation provinciale à une division sous réglementation fédérale à l’intérieur

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Ne pas annualiser Annualiser de la même organisation – on ne considère pas qu’il s’agit d’employés nouvellement embauchés.

Employés dont la rémunération varie d’une période de paie à l’autre (p. ex., heures variables, taux par mille).

Effectuez le calcul suivant pour annualiser les salaires :

Nombre de périodes de paie par année

X Salaire par période de

paie = Salaire annualisé

Exemple 1

o Un commis touche un salaire de 1 592 $ toutes les deux semaines, et il a été en congé non payé pour raisons personnelles pendant trois mois.

o Puisque la paie est versée toutes les deux semaines, il y a 26 périodes de paie par année. o Le salaire inscrit pour l’année visée par le rapport sera donc : 26 x 1 592 $ = 41 392 $.

Exemple 2

o Un agent a été embauché le 1er juin de l’année visée par le rapport, et il touche 463 $ par semaine.

o Puisque la paie est hebdomadaire, il y a 52 périodes de paie par année. o Le salaire inscrit pour l’année visée par le rapport sera donc : 52 x 463 $ = 24 076 $.

Colonne J : Autochtones Cette colonne doit comporter exactement une lettre. La lettre doit être Y (oui) ou N (non). En l’absence d’auto-identification, la réponse par défaut doit être N. Si cette colonne est laissée en blanc, cela engendrera une erreur.

Remarque : Les employeurs qui présentent un rapport pour la première fois doivent utiliser le code N s’ils n’ont pas recueilli de données pour ce groupe désigné. Tous les autres employeurs devraient avoir recueilli ces données et devraient les inclure dans leur rapport.

Colonne K : Minorités visibles Cette colonne doit comporter exactement une lettre. La lettre doit être Y (oui) ou N (non). En l’absence d’auto-identification, la réponse par défaut doit être N. Si cette colonne est laissée en blanc, cela engendrera une erreur.

Remarque : Les employeurs qui présentent un rapport pour la première fois doivent utiliser le code N s’ils n’ont pas recueilli de données pour ce groupe désigné. Tous les autres employeurs devraient avoir recueilli ces données et devraient les inclure dans leur rapport.

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Colonne L : Personnes handicapées Cette colonne doit comporter exactement une lettre. La lettre doit être Y (oui) ou N (non). En l’absence d’auto-identification, la réponse par défaut doit être N. Si cette colonne est laissée en blanc, cela engendrera une erreur.

Remarque : Les employeurs qui présentent un rapport pour la première fois doivent utiliser le code N s’ils n’ont pas recueilli de données pour ce groupe désigné. Tous les autres employeurs devraient avoir recueilli ces données et devraient les inclure dans leur rapport.

Colonne M : Date d’embauche Cette colonne doit comporter 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (utilisez des tirets ou des barres obliques). La colonne doit toujours être en blanc pour les employés TEMPORAIRES ou OCCASIONNELS,

car l’information sera saisie dans le fichier « term.txt ». Colonne N : Date de cessation Il y a cessation d’emploi lorsqu’un employé prend sa retraite, présente sa démission, est mis à

pied, est licencié ou cesse d’être un employé pour un autre motif; cela n’inclut pas les employés mis à pied temporairement ou qui sont absents en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’un conflit de travail.

Cette colonne doit comporter 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (utilisez des tirets ou des barres obliques). La colonne doit toujours être en blanc pour les employés TEMPORAIRES ou OCCASIONNELS,

car l’information sera saisie dans le fichier « term.txt ».

Remarque : Les en-têtes de colonne sur la ligne 1 sont très utiles lorsque vous créez votre fichier. Toutefois, n’oubliez pas d’effacer entièrement cette ligne avant de sauvegarder votre fichier et de le télécharger dans le SGIÉMT, de manière à éviter les erreurs.

2.1.2. Créer un fichier « term.txt » Ce fichier est facultatif; il doit être créé uniquement si vous avez des employés temporaires ou occasionnels. Vous devrez créer un dossier, ou une ligne, pour chaque contrat d’une durée déterminée signé avec un employé temporaire ou occasionnel durant l’année civile. Par exemple, si un employé temporaire ou occasionnel a travaillé en vertu d’un contrat d’une durée déterminée au cours de l’année civile, créez une ligne; s’il a travaillé en vertu de deux contrats distincts, créez une ligne pour chaque contrat, et ainsi de suite. Ne créez pas ce fichier si votre organisation n’a pas eu d’employés temporaires ou occasionnels durant la période visée par le rapport.

Exemple

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Colonne A : Numéro d’employé Maximum : 20 caractères. Il peut comporter uniquement des lettres, uniquement des chiffres, ou une combinaison de

lettres et de chiffres. Le numéro de l’employé doit exister dans le fichier « employee.txt ». Colonne B : Numéro du contrat Maximum : 4 chiffres. Créez une ligne pour chaque contrat accordé à l’employé durant l’année civile. Si l’employé a

travaillé en vertu de deux contrats différents durant la même année civile, il doit y avoir deux lignes distinctes, et ainsi de suite.

Les numéros de contrat doivent être saisis dans leur ordre chronologique.

Colonne C : Date d’embauche Cette colonne doit comporter 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (utilisez des tirets ou des barres obliques). Colonne D : Date d’échéance Cette date correspond au dernier jour du contrat ou de la période déterminée. Cette colonne doit comporter 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (utilisez des tirets ou des barres obliques).

Colonne E : Date de cessation d’emploi Cette colonne est utilisée lorsque la cessation d’emploi survient avant la fin de la période

déterminée ou du contrat. Elle peut être laissée en blanc. Elle doit comporter 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (utilisez des tirets ou des barres obliques).

Remarque : Les en-têtes de colonne sur la ligne 1 sont très utiles lorsque vous créez votre fichier. Toutefois, n’oubliez pas d’effacer entièrement cette ligne avant de sauvegarder votre fichier et de le télécharger dans le SGIÉMT, de manière à éviter les erreurs.

2.1.3. Créer un fichier « promo.txt » Ce fichier est facultatif; il doit être créé seulement si un ou plusieurs de vos employés ont reçu une promotion durant l’année civile. Il y a promotion lorsqu’un employé passe de façon permanente d’un poste ou d’un emploi à un autre qui est assorti d’un salaire et qui se situe à un niveau hiérarchique supérieur à l’intérieur de l’organisation de l’employeur. Cela s’applique aussi à la

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reclassification du poste ou de l’emploi de l’employé lorsque cette reclassification satisfait aux exigences susmentionnées.

Vous devrez créer un dossier, ou une ligne, pour chaque promotion. Par exemple, si un employé a eu une seule promotion, créez une seule ligne. S’il a eu deux promotions, créez une ligne distincte pour chaque promotion, et ainsi de suite. Si un employé n’a pas eu de promotion, aucune ligne n’est créée. Ne créez pas ce fichier si personne n’a eu de promotion au sein de votre organisation durant la période visée par le rapport. Exemple

Colonne A : Numéro d’employé Maximum : 20 caractères. Il peut comporter uniquement des lettres, uniquement des chiffres, ou une combinaison de

lettres et de chiffres. Le numéro de l’employé doit exister dans le fichier « employee.txt ». Colonne B : Numéro de la promotion Maximum : 4 chiffres. Créez une ligne pour chaque promotion survenue durant l’année civile. Si l’employé a reçu

deux promotions, il doit y avoir deux lignes distinctes, et ainsi de suite. Les numéros de promotion doivent être saisis dans leur ordre chronologique.

Colonne C : Date de la promotion Cette colonne doit comporter 10 caractères. Le format doit être AAAA-MM-JJ ou AAAA/MM/JJ (utilisez des tirets ou des barres obliques).

Remarque : Les en-têtes de colonne sur la ligne 1 sont très utiles lorsque vous créez votre fichier. Toutefois, n’oubliez pas d’effacer entièrement cette ligne avant de sauvegarder votre fichier et de le télécharger dans le SGIÉMT, de manière à éviter les erreurs.

2.1.4. Sauvegarder les fichiers en format .txt Suivez la procédure suivante pour convertir les fichiers Excel « employee », « term » et « promo » en format .txt :

1. Dans Excel, cliquez sur Fichier ou sur Microsoft Office, puis sur Enregistrer sous.

2. Dans la case Nom de fichier, entrez « employee », « term » ou « promo », selon le fichier

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créé.

3. Dans la case type, cliquez sur la flèche du menu déroulant et choisissez Texte (séparateur; tabulation).

4. Cliquez sur le bouton .

5. Une boîte de dialogue sera affichée pour vous rappeler que vous allez enregistrer le fichier à

titre de fichier-texte; cliquez sur le bouton .

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2.1.5. Télécharger les fichiers .txt dans le SGIEMT Suivez la procédure suivante pour télécharger les fichiers .txt dans le SGIEMT :

1. Sur la page du menu principal du SGIÉMT, vérifiez que l’année appropriée est choisie (p. ex., en 2019, l’année sera 2018).

2. Dans la partie Employés pour (nom de votre organisation), cliquez sur Télécharger vers le serveur un ensemble de dossiers d’employés.

3. À la page Importer les données des employés, sous Ajouter nouveau fichier, à côté de la

case Fichier à télécharger, cliquez sur le bouton .

4. Allez à l’endroit où vous avez enregistré votre fichier « employee.txt » sur votre ordinateur et sélectionnez ce fichier. Le fichier employee.txt apparaîtra dans la case Nom du fichier.

Cliquez sur , puis sur le dans le SGIÉMT. Vous verrez votre document apparaître dans le tableau situé au-dessus du tableau Ajouter nouveau fichier.

Les fichiers « employee.txt », « term.txt » et « promo.txt » seront affichés ici après que vous aurez cliqué sur le

.

Après avoir sélectionné votre fichier employee.txt, cliquez sur

. Si vous avez un fichier « term.txt » ou « promo.txt », il doit être téléchargé avant l’importation. Chaque fois que vous téléchargez de nouveau un fichier, tous les autres (le cas échéant) doivent l’être aussi.

Si vous avez apporté des modifications manuellement aux données sur les employés dans le SGIÉMT, cochez Mise à jour des employés de 20XX (année visée par le rapport). Si c’est le premier téléchargement ou qu’il n’y a pas eu de modification manuelle, les deux options offertes sont acceptables.

Cliquez sur le bouton

une fois que tous les fichiers ont été téléchargés. Un journal d’importation sera généré. Attendez le courriel pour déterminer s’il y a des erreurs à corriger.

Vérifiez que cette case est cochée.

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5. Si vous avez un fichier term.txt, allez à l’endroit où vous l’avez enregistré sur votre ordinateur et sélectionnez-le. Le fichier « term.txt » apparaîtra dans la case Nom du

fichier. Cliquez sur , puis sur le dans le SGIÉMT. Vous verrez votre document apparaître dans le tableau situé au-dessus du tableau Ajouter nouveau fichier.

6. Si vous avez un fichier promo.txt, allez à l’endroit où vous l’avez enregistré sur votre ordinateur et sélectionnez-le. Le fichier « promo.txt » apparaîtra dans la case Nom du

fichier. Cliquez sur , puis sur le dans le SGIÉMT. Vous verrez votre document apparaître dans le tableau situé au-dessus du tableau Ajouter nouveau fichier.

7. Une fois que tous les documents requis ont été téléchargés, sélectionnez une option d’importation. S’il y a eu des modifications manuelles apportées aux renseignements sur les employés, cochez Mise à jour des employés de 20XX3. Si c’est le premier téléchargement ou qu’il n’y a pas eu de modification manuelle, les deux options offertes sont acceptables.

Remarque : L’option « Écraser les données des employés » a comme effet de supprimer toutes les données enregistrées précédemment pour l’année de la séance. Cette option impute les nouveaux renseignements aux dossiers existants par l’intermédiaire des numéros d’employé seulement. Elle donne aussi lieu au téléchargement et à l’ajout des nouveaux dossiers.

8. Cochez la case Compiler les formulaires après le téléchargement en amont des

données.

9. Cliquez sur le bouton .

10. Un message sera affiché pour vous indiquer que le processus d’importation va débuter.

Cliquez sur .

11. Un journal d’importation sera généré et vous sera automatiquement transmis par courriel. Donnez suite uniquement au journal qui vous est ainsi envoyé. Il vous informera de toute erreur qui doit être corrigée (information de couleur rouge ou orange).

12. Une fois l’importation exécutée, les formulaires 1 à 6 sont produits.

2.1.6. Correction des erreurs Le formatage des fichiers .txt est de première importance. Les problèmes de formatage donneront lieu à des erreurs. Ces erreurs sont en général faciles à corriger. L’utilisateur devra ouvrir le fichier Excel d’origine, apporter les corrections requises, enregistrer le fichier en format .txt et télécharger de nouveau tous les documents applicables dans le SGIÉMT.

3 Si l’option d’importation Mise à jour des employés de 20XX est choisie, l’année visée par le rapport sera affichée.

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Voici certaines erreurs courantes signalées dans le journal d’importation ainsi que la manière de les corriger. Erreur : Le système n'a pas pu trouver 'employee.txt' file. Veuillez télécharger ce fichier vers le serveur avant d'importer. Les fichiers doivent être en format .txt et être nommés « employee », « term » ou « promo ». Tout écart par rapport à cette convention de dénomination fera en sorte que le SGIÉMT ne reconnaîtra pas le document et va interrompre le processus de téléchargement. Pour corriger cette erreur, renommez les fichiers comme il se doit, puis téléchargez de nouveau tous les fichiers requis. Erreur : Fichier 'employee.txt' / Line '105' / nombre d'employé '1140 'a déjà été trouvé sur la ligne '19'. Le dossier est ignoré. Tout numéro d’employé apparaissant en double entraînera une erreur. Vérifiez votre fichier Excel pour déceler les erreurs. Supprimez la ligne en double, puis téléchargez de nouveau tous les fichiers requis. Data truncation Erreur : Un problème est survenu lors du chargement de la ligne #3 à partir de employee.txt dans la base de données. Si vous n'êtes pas en mesure de déterminer la nature du problème concernant ce fichier, veuillez communiquer avec l'administrateur du SGIEMT. Ce fichier n'a pas été téléchargé en amont. De nombreuses erreurs de formatage peuvent entraîner cette erreur, entre autres un format de sauvegarde inadéquat (p. ex., format Texte Unicode (*.txt) plutôt que Texte (séparateur; tabulation) (*.txt)), des colonnes additionnelles dans le document, des codes de la CNP ou du SCIAN comportant trop de chiffres, un format de date incorrect, ou une combinaison de problèmes de formatage. Toutes les causes de cette erreur doivent être corrigées dans le document .txt, puis il faut télécharger de nouveau tous les fichiers requis. Avertissement : Fichier employee.txt / Ligne 3 / Numéro d'employé 3: Date d'embauche invalide 03-26-2016. Fichier ignoré. Une date d’embauche non valide constitue l’une des erreurs les plus courantes. Il y a plusieurs causes différentes pour cette erreur dans le document « employee.txt ». Dans le présent exemple, le format de la date est incorrect. Toutefois, des colonnes additionnelles, des erreurs dans les dates, l’omission de supprimer les en-têtes de colonne (ligne 1), la sauvegarde des documents en format Texte Unicode et d’autres erreurs de formatage donneront lieu à un message d’erreur en raison d’une date d’embauche non valide. Toutes les causes de cette erreur doivent être corrigées dans le document, puis il faut télécharger de nouveau tous les fichiers requis. Avertissement : Fichier promo.txt / Ligne 25 / Numéro d'employé 9104: Date d'avancement invalide 2016-09-01. Fichier ignoré. Tout comme dans le cas précédent, de nombreuses erreurs de formatage peuvent donner lieu à cette erreur dans le document « promo.txt ». Dans cet exemple, la date est correcte, de sorte qu’il faut vérifier le formatage du document. Des colonnes additionnelles, des erreurs dans les dates, l’omission de supprimer les en-têtes de colonne (ligne 1) et d’autres erreurs de formatage donneront lieu à un message d’erreur en raison d’une date de promotion non valide. Toutes les

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causes de cette erreur doivent être corrigées dans le document, puis il faut télécharger de nouveau tous les fichiers requis. Avertissement : Le système n'a pas pu trouver 'term.txt' file. On suppose qu'il n'y a pas de d'employés temporaires ou nommés pour une période déterminée au sein de votre entreprise pour cette année civile. Si vous avez oublié de télécharger ce fichier, veuillez le faire maintenant et réimporter les données dans le SGIEMT. Vous recevrez ce genre de message d’erreur si vous n’avez pas téléchargé de fichier « term.txt » ou « promo.txt ». Si votre organisation n’a pas eu d’employés temporaires et qu’aucun de ses employés n’a eu de promotion durant l’année civile, vous n’avez pas à télécharger ces fichiers, de sorte qu’il n’y a pas lieu de tenir compte de cet avertissement. 34 employés a été modifié de TEMPORAIRE à OCCASIONNEL, car ces personnes ont travaillé moins de 12 semaines au cours du présent exercice. Ces employés sont les suivants: 1017 1171 1143 1083 1084 1134 1175 1136 1161 1179 1081 1082 1097 1110 1120 1183 1185 1187 1191 1193 1057 1107 1113 1145 1155 1206 492 640 816 1041 1055 1106 1199 1200 Aux fins d’équité en matière d’emploi, un travailleur temporaire est une personne qui a eu un emploi sur une base temporaire et qui a travaillé au moins 12 semaines durant l’année civile, tandis qu’un employé occasionnel est une personne qui a occupé un emploi moins de 12 semaines durant l’année civile. De telles erreurs sont corrigées par le système; il n’est pas nécessaire de télécharger de nouveau des documents. 2 employés n'ont pas de dossier valide dans le tableau des employés embauchés pour une durée déterminée. 1116 2175 Les employés temporaires et occasionnels doivent être inclus dans les fichiers « employee.txt » et « term.txt ». Vérifiez les deux fichiers pour vous assurer de n’oublier aucun employé. 2 employés n'ont pas pu être importés à partir de employee.txt car ils ont été embauchés après la fin de l'année du rapport. Ces employés sont les suivants : 2075 2076 Seuls les renseignements relatifs à l’année visée par le rapport doivent être téléchargés. Par exemple, si vous téléchargez des données pour le rapport de 2018, les dates d’embauche en 2019 n’ont pas à être incluses. Il n’est pas obligatoire de mettre à jour votre fichier et de procéder de nouveau à un téléchargement, mais il est néanmoins recommandé que vous mettiez votre fichier à jour. 2 employés sont codes de la CNP est invalides ou manquants. Les dossiers de ces employés n'ont pas pu être importés dans la base de données. Ces employés sont les suivants : 3 (0000) 7 (0000) Assurez-vous que tous les codes de la CNP comportent quatre chiffres, et apportez les mises à jour requises dans le fichier. Pour corriger cette erreur, effectuez les modifications nécessaires, puis téléchargez de nouveau le fichier et tous les autres fichiers applicables.

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2 employés sont codes de la RMR est invalides ou manquants. Les dossiers de ces employés n'ont pas pu être importés dans la base de données. Ces employés sont les suivants : 15356 (11) 15951 (18) Les codes de RMR et de province doivent correspondre. Pour corriger cette erreur, vérifiez votre fichier pour déceler les erreurs éventuelles, et assurez-vous que le code de RMR concorde avec le code de province. Les numéros d’employé pour lesquels une erreur a été détectée sont précisés. Effectuez les modifications nécessaires, puis téléchargez de nouveau tous les documents requis dans le SGIÉMT.

2.2. Option 2 – Utiliser un fichier de sauvegarde de l’année civile précédente

Si votre organisation a produit un rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi l’année précédente, vous pouvez extraire une copie des renseignements relatifs aux employés, puis mettre à jour ces renseignements, de manière à réduire la somme de temps que requiert la création d’un nouveau fichier d’ensemble de données. La procédure suivante vous permettra de créer et de mettre à jour votre ensemble de données en utilisant comme point de départ les données de l’année précédente :

1. Ouvrez une séance dans le SGIÉMT. À partir du menu principal du SGIÉMT, affichez le menu déroulant sous Année visée par le rapport et remplacez la date par celle de l’année

précédente. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton . Par exemple, si vous préparez le rapport relatif à 2018 qui sera soumis en 2019, remplacez la date de l’année par 2017.

2. Cliquez sur le bouton Créer un fichier de sauvegarde pour 20XX4, puis sur pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Le fichier sera enregistré automatiquement sous le nom « WEIMSBackup20XX.txt5 ».

3. Ouvrez Microsoft Excel, cliquez sur Ouvrir. Allez à l’endroit où vous avez enregistré le fichier WEIMSBackup20XX5, utilisez le menu déroulant dans le coin inférieur droit de l’écran, à côté de la barre de nom de fichier, et sélectionnez Fichiers texte

(*.prn;*.txt;*.csv), puis « WEIMSBackup20XX.txt5 »; cliquez ensuite sur au bas de l’écran.

4. La fenêtre de l’assistant d’importation de texte, étape 1 de 3, sera affichée. Cliquez sur

.

5. La fenêtre de l’assistant d’importation de texte, étape 2 de 3, sera affichée. Cliquez sur

.

4 Ce lien affichera l’année de rapport précédente. 5 Le fichier « WEIMSBackup20XX.txt » correspondra à l’année de rapport précédente.

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6. La fenêtre de l’assistant d’importation de texte, étape 3 de 3, sera affichée. Cliquez sur

.

7. Mettez à jour le fichier :

a. Supprimez les cinq premières lignes, qui contiennent des données de programmation inutiles, ainsi que toute ligne similaire à la fin du fichier. Conservez uniquement les lignes qui contiennent des données dans plus de cinq colonnes.

b. Assurez-vous que le formatage est correct, en le comparant à l’exemple de fichier « employee.txt ». Supprimez toute colonne additionnelle laissée en blanc (p. ex., vous devrez peut-être supprimer les colonnes I et J si elles ne contiennent pas de données).

c. Supprimez tout employé ayant cessé de travailler l’année précédente. Par exemple, si vous préparez le rapport relatif à 2018 qui doit être présenté en 2019, supprimez tout employé ayant cessé de travailler en 2017 ou avant. Seuls les renseignements relatifs à 2016 sont requis.

d. Vérifiez et mettez à jour au besoin les codes de la CNP et du SCIAN ainsi que les salaires.

e. Ajoutez les employés embauchés durant l’année visée par le rapport. Par exemple, si vous préparez le rapport relatif à 2018 qui doit être présenté en 2019, ajoutez les personnes embauchées en 2018.

f. Mettez à jour les dates de cessation d’emploi. Par exemple, si vous préparez le rapport relatif à 2018 qui doit être présenté en 2019, ajoutez uniquement les personnes ayant cessé de travailler en 2018.

g. Déterminez si vous devez créer un fichier « term.txt »ou un «fichier promo.txt ».

8. Suivez les instructions pour sauvegarder les fichiers en format .txt et pour télécharger les fichiers .txt dans le SGIÉMT ainsi que pour corriger les erreurs.

2.3. Option 3 – Téléchargements et changements manuels

Vous avez la possibilité de saisir manuellement les renseignements sur votre effectif dans le SGIÉMT. Les dossiers des employés peuvent aussi faire l’objet de recherches et de mises à jour une fois qu’un ensemble de données a été téléchargé dans le SGIÉMT.

2.3.1. Ajout de dossiers d’employés Vous pouvez ajouter manuellement des dossiers d’employés dans le système en cliquant sur le lien Ajouter un nouvel employé à partir du menu principal du SGIÉMT, sous la rubrique Employés pour (nom de l’employeur). L’écran de saisie Employé : Général sera affiché, et vous pourrez entrer les données sur l’employé au moyen des onglets fournis. N’oubliez pas de cliquer sur le

bouton au bas de l’écran. Une fois que le dossier d’un employé a été sauvegardé dans le SGIÉMT, vous pouvez revenir à cet écran pour mettre à jour ou ajouter des renseignements (p. ex., promotion ou cessation d’emploi). Onglet général

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Cet écran de saisie vous permet d’entrer les données sur l’employé au moyen des onglets fournis. Voici des fonctions additionnelles que l’on retrouve sur cette page : Calculer du salaire : Ce lien vous permet de calculer le salaire de l’employé d’après son type de salaire, son salaire de base et les primes. Trouver le code de la CNP : Ce lien vous permet de chercher un code de la CNP en entrant un mot ou

une phrase de recherche (p. ex., « commis » ou « gestionnaire »), puis en cliquant sur . Vous pouvez ensuite choisir le code de la CNP applicable sur la liste déroulante affichée.

Onglet d’information applicable au moment de l’embauche Cet écran de saisie vous permet d’entrer des renseignements additionnels sur l’employé au moment de son embauche. La fonctionnalité de recherche de code de la CNP est aussi disponible sur cet

écran. Une fois les données saisies, cliquez sur le bouton au bas de la page. Onglet des promotions Cet écran vous permet de faire le suivi des promotions des employés au fil du temps. Si vous cliquez

sur , les champs de saisie de la date d’avancement, du salaire et du code de la CNP seront affichés pour permettre l’entrée de renseignements détaillés sur la promotion. La fonctionnalité de

recherche de code de la CNP est aussi disponible depuis cet écran. Vous pouvez cliquer sur à plus d’une reprise si l’employé a eu plusieurs promotions durant la même année. Une fois toutes les

données saisies, cliquez sur le bouton au bas de la page.

Onglet des périodes de contrat S’il est indiqué à l’onglet général que l’employé est temporaire ou occasionnel, l’onglet des

périodes de contrat sera affiché après l’onglet des promotions. Si vous cliquez sur , des champs de données additionnels seront affichés, et vous pourrez indiquer la date d’embauche, la

date d’échéance et la date de cessation d’emploi. Vous pouvez cliquer sur à plus d’une reprise si l’employé a eu plus d’une période de travail à contrat durant la même année visée par le

rapport. Une fois toute l’information entrée, cliquez sur le bouton au bas de la page.

2.3.2. Chercher/modifier des dossiers d’employés Une fois que des dossiers d’employés ont été saisis ou téléchargés dans le SGIÉMT, vous avez la possibilité de chercher des dossiers existants en cliquant sur trouver le dossier d’un employé à partir du menu principal du SGIÉMT, sous la rubrique Employés pour (nom de l’employeur). Vous pourrez circonscrire la recherche au moyen de différents paramètres, en utilisant des listes déroulantes prédéfinies, des champs de sélection de date et des champs de texte. Vous pouvez aussi définir les champs qui seront affichés dans l’interface des résultats de la recherche. Si vous voulez modifier un dossier d’employé, une fois les paramètres de recherche choisis, vous pouvez sélectionner le numéro d’employé applicable et effectuer les mises à jour requises. Une fois

les modifications apportées, n’oubliez pas de cliquer sur avant de passer à un nouvel onglet. Si vous ne voulez pas sauvegarder vos modifications ou si vous décidez de ne pas faire de

changements, cliquez sur .

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Remarque : Les résultats de la recherche portent uniquement sur l’année choisie. Si vous voulez chercher le dossier d’un employé pour une année antérieure, vous devez d’abord modifier l’année visée par le rapport à la page du menu principal du SGIÉMT, puis cliquer sur Trouver le dossier d’un employé.

2.3.3. Compiler les formulaires 1 à 6 Une fois toutes les données sur les employés de votre organisation mises à jour pour l’année civile, vous pouvez compiler les données et générer les formulaires 1 à 6, ainsi que le prévoit la Loi, en suivant la procédure suivante :

1. Ouvrez une séance dans le SGIÉMT. À partir du menu principal du SGIÉMT, dans la section Formulaires, cliquez sur l’option Compiler les dossiers de l’employé dans les formulaires 1 à 6.

2. Un message sera affiché. Cliquez sur pour procéder à la compilation des dossiers des employés afin de produire les formulaires; tenez compte du fait que les dossiers existants pour l’année civile seront écrasés.

3. Un journal de compilation détaillé sera généré sur la page de recompilation des données des employés. Une fois le processus de compilation terminé, vous pourrez cliquer sur le lien Retourner à la page du menu principal au bas de la page.

4. Les formulaires 1 à 6 seront affichés à la section Formulaires du menu principal du SGIÉMT.

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2.4. Option 4 – Copier les dossiers des employés actifs de l’année civile précédente

Si votre organisation est de petite taille (c’est-à-dire si elle compte moins de 200 employés) et qu’elle a soumis un rapport sur l’équité en matière d’emploi l’année précédente, vous pouvez copier les données sur les employés actifs de l’année en question au lieu de les saisir de nouveau pour l’année qui la suit. Cela fait, vous n’avez qu’à mettre les données à jour, puis à les soumettre pour l’année visée par le nouveau rapport. La procédure suivante vous permet de copier et de mettre à jour les données de l’année précédente :

1. Ouvrez une séance dans le SGIÉMT. À partir du menu principal du SGIÉMT, cliquez sur Copier les dossiers actifs des employés de l’année civile précédente.

2. Un message sera affiché. Cliquez sur pour procéder à la copie des données.

3. Vous constaterez que la barre bleu pâle au haut du menu principal du SGIÉMT indiquera le nombre d’employés actifs dont les dossiers ont été copiés pour l’année visée par le rapport.

4. Mettez à jour les données relatives aux employés en utilisant la fonction Trouver le dossier d’un employé à partir du menu principal du SGIÉMT. Vérifiez et mettez à jour au besoin les salaires, les codes de la CNP et du SCIAN ainsi que les dates de promotion, la date de cessation d’emploi et toute autre date.

5. Ajoutez le dossier de tout employé nouvellement embauché dans le rapport pour l’année courante au moyen de la fonction Ajouter un nouvel employé. Par exemple, si vous préparez le rapport relatif à l’année 2018 qui doit être soumis en 2019, ajoutez les données relatives aux employés embauchés en 2018.

6. Suivez les instructions sur la manière de compiler les données des formulaires 1 à 6 afin de générer vos formulaires.

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ÉTAPE 3 – VÉRIFIER LES FORMULAIRES ET LES RAPPORTS SUR LES ÉCARTS

Formulaires 1 à 6

Une fois que vos données auront été téléchargées ou saisies et compilées dans le SGIÉMT, les liens vers les formulaires 1 à 6 générés à partir de ces données seront affichés dans la section Formulaires du menu principal du SGIÉMT. La sélection de l’un ou l’autre des formulaires aura comme effet de télécharger le formulaire en question et ses données, et il sera possible d’accéder aux autres formulaires au moyen d’onglets. Si vous n’avez pas confirmé l’opération en cochant la case Compiler les formulaires après le téléchargement en amont des données avant d’effectuer le téléchargement ou l’importation des dossiers de vos employés, ou si des changements ont été apportés manuellement aux dossiers des employés, vous devrez peut-être compiler ou recompiler vos données. Vous pouvez le faire en cliquant sur le lien Recompiler quand même, à la section Formulaires du menu principal du SGIÉMT. Vous exécuterez les mêmes étapes que celles décrites à la section Compiler les formulaires 1 à 6. Les renseignements qui suivent portent sur les six formulaires et sur leur contenu. Vous devez vérifier les renseignements présentés sur chaque formulaire pour vous assurer que l’on y présente avec exactitude l’information sur votre organisation et les dossiers de vos employés. Vous pouvez passer d’un formulaire à l’autre au moyen des onglets situés au haut de la page afin de vérifier les renseignements présentés sur chaque formulaire. Tous les formulaires seront remplis à partir de l’information compilée. Chaque formulaire est disponible en format PDF; il suffit d’utiliser la fonction de production d’une version PDF du formulaire X située au bas de la page de chaque formulaire.

Remarque : Les formulaires 2 à 6 seront générés pour chaque code du SCIAN si vous comptez au moins 1 000 employés. S’il y a plus d’un code du SCIAN mais que votre effectif est inférieur à 1 000 employés, ceux-ci seront associés au code du SCIAN correspondant au plus grand nombre d’employés.

Formulaire 1 – Sommaire du rapport

Le formulaire 1 présente un résumé général de l’information relative à l’employeur. Il comporte trois composantes principales :

1. Identification – Nom de l’employeur, adresse et coordonnées; cette information est vérifiée au moyen d’une mise à jour de l’écran de l’employeur et est confirmée à l’écran de soumission du formulaire. S’il y a lieu, vous pouvez procéder à une mise à jour des renseignements de l’employeur à partir du menu principal du SGIÉMT.

2. Sommaire du rapport – Nombre d’employés par industrie (codes du SCIAN), statut d’emploi et région géographique.

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3. Attestation – Un cadre supérieur de l’employeur détenant les pouvoirs de signature requis et qui figure à la section du formulaire relative aux cadres doit apposer sa signature pour attester de l’exactitude du rapport soumis. S’il y a lieu, cliquez sur Mise à jour des renseignements de l’employeur à partir du menu principal du SGIÉMT, puis mettez à jour les renseignements sur les signataires autorisés à partir de l’onglet contact.

Vous pouvez passer d’un formulaire à l’autre au moyen des onglets.

Sommaire du rapport

Joignez l’Attestation d’exactitude signée ici.

Nombre d’employés à la date où ce nombre était le plus élevé.

Téléchargez l’Attestation d’exactitude non signée à partir d’ici.

Nombre d’employés permanents à temps plein et à temps partiel au 31 décembre. Dans le cas des employés temporaires, le chiffre indiqué correspond à la date ou le nombre de ces employés était le plus élevé.

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Une fois que vous jugez que les renseignements affichés sur tous les formulaires sont exacts, vous devez importer l’Attestation d’exactitude non signée, puis la télécharger dans le SGIÉMT après l’avoir signée selon la procédure suivante :

1. Sur la page Formulaire 1 – Sommaire du rapport du SGIÉMT, allez à la section Attestation d’exactitude signée, puis cliquez sur Télécharger l’Attestation d’exactitude non signée.

2. Cliquez sur , imprimez le document, faites-le signer par un cadre supérieur de votre organisation, numérisez le document et sauvegardez-le sur votre ordinateur.

3. Ouvrez une séance dans le SGIÉMT. À partir du menu principal du SGIÉMT, sélectionnez Formulaire 1 – Sommaire du rapport, allez de nouveau à la section Attestation

d’exactitude signée, puis cliquez sur .

4. Retrouvez le formulaire signé et sauvegardé dans votre ordinateur, et sélectionnez ce

fichier. Ce dernier apparaîtra dans la case du nom de fichier. Cliquez sur , puis sur

le bouton .

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Formulaire 2 – Catégories professionnelles Le formulaire 2 sert à recueillir des données sur le nombre total d’employés et sur le nombre de membres des groupes désignés faisant partie des 14 catégories professionnelles de l’équité en matière d’emploi (CPÉME) prédéfinies, les échelles de rémunération correspondantes et les quarts, par région géographique.

Remarque : Les chiffres ayant trait aux employés permanents à temps plein et à temps partiel sont ceux en date du 31 décembre de l’année visée par le rapport. Dans le cas des employés temporaires, le chiffre indiqué correspond à la date ou le nombre de ces employés était le plus élevé.

Le tableau qui suit indique quels sont les formulaires 2 qui seront générés automatiquement par le SGIÉMT selon le statut d’emploi, la région et la taille de votre effectif.

Formulaire Statut d’emploi

Région Circonstances où le formulaire est requis

2A Temps plein National Toujours Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire RMR > 100 employés dans la RMR

2B Temps partiel

National Toujours, sauf s’il n’y a pas d’employés à temps partiel au 31 décembre

Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire RMR > 100 employés dans la RMR

2C Temporaire National > 20 % de l’effectif est composé d’employés

temporaires

Les codes de la CNP correspondent à des sous-catégories des 14 CPÉME prédéfinies.

L’échelle de rémunération de chaque CPÉME est subdivisée en quatre, ce qui donne les quatre « quarts ».

La valeur supérieure et la valeur inférieure des échelles de rémunération sont affichées pour chaque CPÉME.

Le nombre total d’employés est fondé sur les employés à temps plein actifs au 31 décembre.

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Province/territoire > 20 % de l’effectif est composé d’employés temporaires, et > 100 employés dans la province ou le territoire

RMR > 20 % de l’effectif est composé d’employés temporaires, et > 100 employés dans la RMR

Formulaire 3 – Profil salarial Le formulaire 3 sert à recueillir des données sur le nombre total d’employés et sur le nombre de membres des groupes désignés dont la rémunération correspond à des échelles de rémunération prédéterminées, par région géographique. Le tableau qui suit indique quels sont les formulaires 3 qui seront générés automatiquement par le SGIÉMT selon le statut d’emploi, la région et la taille de votre effectif.

Formulaire Statut d’emploi

Région Circonstances où le formulaire est requis

3A Temps plein National Toujours Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire

3B Temps partiel National Toujours, sauf s’il n’y a pas d’employés à temps

partiel au 31 décembre Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire

3C Temporaire

National > 20 % de l’effectif est composé d’employés temporaires

Province/territoire > 20 % de l’effectif est composé d’employés temporaires, et > 100 employés dans la province ou le territoire

Les échelles de rémunération sont prédéterminées.

Le nombre total d’employés est fondé sur les employés à temps plein actifs au 31 décembre.

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Formulaire 4 – Recrutements Le formulaire 4 contient des renseignements sur le nombre total d’employés et sur le nombre de membres des groupes désignés ayant été embauchés au cours de l’année visée par le rapport, par CPÉME et par région géographique. Le tableau qui suit indique quels sont les formulaires 4 qui seront générés automatiquement par le SGIEMT selon le statut d’emploi, la région et la taille de votre effectif.

Formulaire Statut d’emploi

Région Circonstances où le formulaire est requis

4A Temps plein National Toujours Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire

4B Temps partiel National Toujours, sauf s’il n’y a pas d’employés à temps

partiel au 31 décembre Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire

4C Temporaire Non requis

Nombre total d’employés embauchés entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année visée par le rapport.

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Formulaire 5 – Avancements Le formulaire 5 contient des données sur le nombre total d’employés et sur le nombre de membres des groupes désignés ayant eu une promotion au cours de la période visée par le rapport, par CPÉME et par région géographique. Ces employés sont classés dans la CPÉME la plus récente à leur avoir été attribuée. Le tableau qui suit indique quels sont les formulaires 5 qui seront générés automatiquement par le SGIEMT selon le statut d’emploi, la région et la taille de votre effectif.

Formulaire Statut d’emploi

Région Circonstances où le formulaire est requis

5A Temps plein National Toujours Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire

5B Temps partiel National Toujours, sauf s’il n’y a pas d’employés à temps

partiel au 31 décembre Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire

5C Temporaire Non requis

Nombre total d’employés ayant eu une promotion entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année visée par le rapport.

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Formulaire 6 – Cessations de fonctions Le formulaire 6 contient des données sur le nombre total d’employés et sur le nombre de membres des groupes désignés dont l’emploi a pris fin au cours de la période visée par le rapport, par CPÉME et par région géographique. Ces employés sont classés dans la CPÉME la plus récente à leur avoir été attribuée. Le tableau qui suit indique quels sont les formulaires 6 qui seront générés automatiquement par le SGIEMT selon le statut d’emploi, la région et la taille de votre effectif.

Formulaire Statut d’emploi

Région Circonstances où le formulaire est requis

6A Temps plein Canada Toujours Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire

6B Temps partiel Canada Toujours, sauf s’il n’y a pas d’employés à temps

partiel au 31 décembre Province/territoire > 100 employés dans la province ou le territoire

6C Temporaire Non requis

Nombre total d’employés dont l’emploi a pris fin entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année visée par le rapport.

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Rapports sur les écarts

Les rapports sur les écarts ont pour but d’aider les employeurs à faire le suivi des écarts que présentent, d’une année à l’autre, les données quantitatives de leur rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi (formulaire 1 à 6) ainsi qu’à expliquer ces écarts. De façon plus précise, ces rapports sur les écarts permettent aux employeurs :

de comparer les écarts selon la catégorie professionnelle, les résultats nets et les salaires; de vérifier les données et les mouvements de personnel; de résumer les écarts sur de multiples années de rapport.

Au total, sept rapports peuvent être générés. Chaque écart significatif est indiqué en rouge et doit être expliqué dans le compte rendu narratif et/ou à l’onglet Soumission du formulaire, à la dernière étape du processus de soumission du rapport.

3.1. Groupe professionnel interannuel Ce rapport fait état des changements au niveau des employés dans les différentes CPÉME d’une année à l’autre, et il souligne les écarts significatifs. Il tient compte des embauches et des cessations d’emploi survenues au cours de l’année visée par le rapport. En cas d’écart significatif, la CPÉME sera indiquée en rouge. On parle d’écart significatif dans l’un ou l’autre des cas suivants :

1. Il y a un changement de +/- 10 employés dans une CPÉME donnée ET un changement

de 15 % est jugé être significatif. 2. L’énoncé qui précède s’applique aussi lorsqu’il n’y avait pas d’employés dans la catégorie

l’année précédente et qu’un changement de +/- 10 employés survient (ce qui donne lieu à une erreur de type « division par zéro »).

Les rapports sur les écarts comparent les données de deux années consécutives.

Vous pouvez

, puis le faire afficher à l’écran ou vous le faire transmettre par courriel. L’option

est fortement recommandée pour les employeurs dont l’effectif est important, car la séance risque d’expirer pendant que votre rapport est généré.

Choisissez le rapport à exécuter en cliquant sur son nom.

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3. Un écart de +/- 1 000 employés est jugé significatif, peu importe le pourcentage de variation que cela représente.

3.2. Explications des écarts interannuels relatifs au groupe professionnel Ce rapport ventile l’information du rapport Groupe professionnel interannuel et fournit des explications possibles pour les écarts, d’après les mouvements de personnel entre les CPÉME et entre les catégories de statut d’emploi.

3.3. Résultat net interannuel Ce rapport présente les écarts au niveau des employés selon le sexe et le groupe désigné entre deux années consécutives, et il signale les écarts significatifs. Il tient compte des embauches et des cessations d’emploi survenues au cours de l’année visée par le rapport. Les écarts significatifs sont signalés en rouge et sont calculés de la même manière que pour le rapport sur les écarts Groupe professionnel interannuel.

3.4. Explications des écarts interannuels relatifs au résultat net Ce rapport ventile l’information du rapport Résultat net interannuel et fournit des explications possibles pour les écarts, d’après les mouvements de personnel, le statut d’emploi et, parfois, les changements rattachés au sondage d’auto-identification, selon le groupe désigné et le sexe.

3.5. Comparaison des salaires interannuelle Ce rapport compare les valeurs supérieure et inférieure des échelles de rémunération à l’intérieur de chaque CPÉME lors de deux années consécutives et souligne les écarts significatifs observés. Les écarts significatifs sont signalés en rouge et correspondent à une valeur supérieure ou inférieure où l’on observe une variation de +/- 5 ou plus de l’échelle nette, qui correspond à l’écart au niveau des échelons entre les échelles de rémunération de l’année civile courante et de l’année civile précédente.

3.6. Vérification des données Ce rapport sert à vérifier les mouvements de personnel d’une année à l’autre. Il indique les changements dans les dossiers des employés et les renseignements manquants sur les employés. Vous pouvez l’utiliser pour vérifier les erreurs dans les dossiers des employés et/ou pour fournir une explication lors de la soumission du rapport ou dans le compte rendu narratif. Ce rapport sur les écarts contient des données confidentielles sur les employés et ne peut être consulté par les utilisateurs et le personnel d’EDSC. Un message est affiché au bas de chaque page du rapport pour rappeler que ce rapport est réservé à des fins « internes » seulement et ne doit pas être soumis.

3.7. Écarts significatifs Ce rapport fournit un résumé des écarts significatifs observés dans les rapports d’écart -Groupe professionnel interannuel, Résultat net interannuel et Comparaison des salaires interannuelle.

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ÉTAPE 4 – PRÉPARER/TÉLÉCHARGER LE COMPTE RENDU NARRATIF

Le compte rendu narratif constitue l’élément qualitatif de votre rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi. Il permet de fournir des explications et de mesurer les progrès réalisés en vue de l’atteinte des objectifs d’équité en matière d’emploi visés. Ce compte rendu doit fournir l’information suivante :

Les mesures prises par l’employeur au cours de la période visée par le rapport pour instaurer l’équité en matière d’emploi.

Les résultats atteints durant ladite période par suite des mesures mises en œuvre. Une description des consultations menées entre la direction et les représentants des

employés (syndiqués ou non) pendant la période concernant la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi.

Remarque : Les employeurs qui soumettent un rapport pour la première fois ne sont pas tenus de soumettre un compte rendu narratif.

Vous pouvez choisir entre trois options pour préparer votre compte rendu narratif et pour le télécharger dans le SGIÉMT :

1. Créer un document (p. ex., en format Microsoft Word ou PDF) et le télécharger. 2. Remplir et télécharger le modèle de compte rendu narratif à partir de la page d’aide du

SGIÉMT. 3. Préparer votre compte rendu narratif directement dans le SGIÉMT à l’aide du modèle de

compte rendu narratif.

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4.1. Option 1 – Créer et télécharger un document

Si vous choisissez cette méthode, vous devrez d’abord créer un compte rendu narratif, dans un format comme Microsoft Word ou PDF, puis le télécharger dans le SGIÉMT.

Éléments du compte rendu narratif

Vue d’ensemble – Résumé des événements qui ont influé sur les activités de votre organisation au cours de la période visée par le rapport, ce qui inclut la structure organisationnelle, la région géographique où votre organisation mène ses activités, de même que des renseignements sur les acquisitions, les fusions, les transferts d’employés, les mises à pied, les grèves, les réorganisations et d’autres changements structurels, ainsi qu’une présentation générale du contexte entourant l’organisation.

Renseignements quantitatifs – Courte description des données relatives aux membres des groupes désignés pour l’année visée par le rapport.

Mesures et résultats – Courte description des mesures prises pour soutenir votre programme d’équité en matière d’emploi au cours de l’année ainsi que des résultats obtenus.

Défis et contraintes – Description des contraintes ou restrictions avec lesquelles vous avez dû composer dans le contexte de la mise en œuvre de votre programme d’équité en matière d’emploi au cours de l’année.

Consultations avec les agents négociateurs ou les représentants des employés – Compte rendu des consultations entre la direction et les représentants syndicaux ou d’autres représentants des employés au cours de la période visée par le rapport.

Initiatives futures – Description de vos initiatives à court et à long termes à l’appui de l’équité en matière d’emploi.

Une fois le compte rendu narratif produit en format Microsoft Word ou PDF, téléchargez-le ici.

Ce modèle est une option que vous pouvez choisir pour rédiger votre compte rendu narratif.

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Pour vous aider à préparer votre compte rendu narratif et pour consulter un modèle, cliquez sur le lien suivant : Mise en œuvre d’un programme d’équité en matière d’emploi – Étape 5 : Soumission d’un rapport annuel (pour les employeurs du PLÉME seulement) – Tâche B : Élaborer un compte rendu narratif. Une fois que votre compte rendu narratif est prêt, téléchargez-le dans le SGIÉMT en exécutant la procédure suivante. Une vidéo disponible en ligne vous montrera comment effectuer ce téléchargement dans le SGIÉMT.

1. Ouvrez une séance dans le SGIÉMT. À partir du menu principal du SGIÉMT, sous Formulaires, cliquez sur Compte rendu narratif.

2. Sur la page Compte rendu narratif, sous Télécharger le document (Word, RTF, etc.) contenant le rapport, à côté de Sélectionnez la langue utilisée dans le rapport, utilisez le menu déroulant pour choisir la langue (français ou anglais).

3. Cliquez sur .

4. Accédez à l’endroit où est enregistré votre fichier de compte rendu narratif sur votre ordinateur et sélectionnez ce fichier. Son nom sera affiché dans la case du nom de fichier.

Cliquez sur . Le fichier sera affiché dans la case située sous Joindre la version définitive du compte rendu narratif pour 20XX6.

5. Cliquez sur . Un message sera affiché au haut de la page pour confirmer que le compte rendu narratif a été joint au reste de l’information.

6 L’intitulé exact du champ Joindre la version définitive du compte rendu narratif pour 20XX indiquera l’année visée par le compte rendu.

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4.2. Option 2 – Remplir et télécharger le modèle de compte rendu narratif

Le gabarit du compte rendu narratif est un formulaire conçu pour recueillir tous les renseignements nécessaires en vue de préparer ce document; il est disponible sur la page d’aide du SGIÉMT. Une fois cela fait, vous pourrez imprimer, numériser et sauvegarder le document sur votre ordinateur, puis le télécharger dans le SGIÉMT en suivant la procédure exposée précédemment.

4.3. Option 3 – Utiliser le modèle de compte rendu narratif dans le SGIÉMT

Une autre option consiste à utiliser le modèle de compte rendu narratif pour créer votre compte rendu directement dans le SGIÉMT. Une vidéo est disponible en ligne pour vous aider à utiliser cet outil.

1. Ouvrez une séance dans le SGIÉMT. À partir du menu principal du SGIÉMT, sous Formulaires, cliquez sur Compte rendu narratif.

2. Dans la page Compte rendu narratif, sous Modèle du compte rendu narratif, cliquez sur Créer un rapport à l’aide du modèle du compte rendu narratif.

3. L’écran Aperçu de votre compte rendu (premier de sept onglets) sera affiché. Vous pourrez saisir les renseignements dans les cases, répondre aux questions, utiliser les menus

déroulants et ajouter les dates requises; cela fait, cliquez sur le bouton au bas de la page. Un message sera affiché pour confirmer que les données ont été sauvegardées.

4. Passez à l’onglet Quantitatif. Vous pourrez saisir les renseignements dans les cases, répondre aux questions, utiliser les menus déroulants et expliquer les écarts de données

significatifs; cela fait, cliquez sur le bouton au bas de la page. Un message sera affiché pour confirmer que les données ont été sauvegardées.

5. Passez à l’onglet Mesures/Résultats, puis cliquez sur Ajouter mesures/résultats au bas de la page. Utilisez le menu déroulant et saisissez les renseignements dans les cases, puis

cliquez sur . Vous pouvez entrer plus d’une mesure ou plus d’un résultat en cliquant le nombre de fois nécessaires sur le lien Ajouter mesures/résultats et en sauvegardant les renseignements.

6. Passez à l’onglet Contraintes et saisissez les renseignements dans la case; cela fait, cliquez

sur le bouton au bas de la page. Un message sera affiché pour confirmer que les données ont été sauvegardées.

7. Passez à l’onglet Consultation, utilisez le menu déroulant et répondez aux questions; cela

fait, cliquez sur le bouton au bas de la page. Un message sera affiché pour confirmer que les données ont été sauvegardées.

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8. Passez à l’onglet Initiatives futures et saisissez les renseignements dans les cases; cela fait,

cliquez sur le bouton au bas de la page. Un message sera affiché pour confirmer que les données ont été sauvegardées.

9. Enfin, passez à l’onglet Résumé, où vous pourrez voir votre compte rendu narratif dûment rempli. Si vous le souhaitez, vous pouvez revenir à l’un ou l’autre des onglets précédents pour apporter des changements.

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ÉTAPE 5 – SOUMETTRE LE RAPPORT

Une fois que vous avez préparé la partie qualitative et la partie quantitative de votre rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi, ce qui inclut l’exécution des rapports requis, vous êtes prêt à soumettre vos renseignements. À partir du menu principal du SGIÉMT, sous Formulaires, cliquez sur Soumission du formulaire, puis suivez les instructions fournies sur la page, de la façon indiquée ci-dessous.

Cliquez toujours sur après avoir effectué des mises à jour ou des changements.

Remarque : La connexion avec le système expire automatiquement au bout de 20 minutes. Si vous prévoyez travailler à l’écran Soumission du formulaire pendant une période prolongée, effectuez régulièrement des sauvegardes.

Problèmes potentiels pour ce qui est de soumettre le formulaire Cette section est également appelée « indicateur d’irrégularité »; elle indique tout problème associé au rapport autre qu’un écart significatif. Examinez-la et fournissez les explications requises; utilisez les menus déroulants pour confirmer chaque élément. Tout problème corrigé avant la soumission ne sera pas affiché ici à titre

de problème à expliquer.

Explication des écarts Cette section vous permet d’expliquer tout écart significatif indiqué dans le rapport. Les explications de tels écarts doivent être fournies dans le compte rendu narratif et/ou dans cette section. Le cas échéant, écrivez : Aucun écart significatif, ou s.o., puis utilisez le menu déroulant pour confirmer chaque élément.

Le champ Notes de l’employeur sert à noter tout point que vous jugez pertinent mais que vous n’avez pas eu l’occasion d’expliquer entièrement ailleurs dans le rapport.

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Attestation d’exactitude Utilisez le menu déroulant pour confirmer le pouvoir de signature du cadre qui a apposé sa signature à la case 20 (Attestation d’exactitude) du formulaire 1, et entrez le nom et le titre du poste de cette personne dans les champs prévus à cette fin.

Une fois tous les documents téléchargés, toutes les explications fournies et toutes les sections confirmées, cliquez sur Soumettre les données ‘20XX’ (année du rapport) afin de soumettre votre rapport.

Adresse et confirmation de l’agent Vous devez confirmer toutes les adresses et toutes les coordonnées. Si des renseignements doivent être mis à jour, vous pouvez cliquer sur le lien Modifier.

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Une fois le rapport soumis, vous pouvez examiner l’information saisie et faire des recherches, mais vous ne pourrez pas effectuer de nouvelles mises à jour, à moins de contacter le Programme du travail par courriel à l’adresse ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca. Il est recommandé de télécharger un fichier de sauvegarde des données utilisées et soumises dans votre rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi en cliquant sur Créer un fichier de sauvegarde pour 20XX7 à partir du menu principal du SGIÉMT, puis en sauvegardant le fichier

sur votre ordinateur au moyen du bouton afin de pouvoir le consulter ultérieurement.

Remarque : Chaque rapport annuel soumis par un employeur est validé, analysé et consolidé aux fins du document Loi sur l’équité en matière d’emploi : Rapport annuel, qui est déposé au Parlement par la ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et du Travail, après quoi l’ensemble des formulaires 1 à 6 soumis par les employeurs sont rendus publics.

RÉTROACTION

Le Programme du travail d’EDSC s’efforce d’améliorer continuellement les documents et les services qu’il fournit aux Canadiens. Si vous avez des commentaires ou des suggestions sur la manière d’améliorer le présent document, veuillez communiquer avec nous à l’adresse ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

7 Le lien Créer un fichier de sauvegarde pour 20XX indiquera l’année visée par le rapport.