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Guide d’utilisateur

Plateforme d’appel d’offre OFFRE PAYS DE LA LOIRE COMPLEMENTAIRE OCAPIAT

2020

NOVEMBRE 2019

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SOMMAIRE

Etape 1 : ACCES A LA PLATEFORME OCAPIAT 1.1 Vous avez déjà un compte OF OCAPIAT 1.2 Vous ne disposez pas de compte OF OCAPIAT

Etape 2 : ESPACE PROFIL DE L’ORGANISME DE FORMATION SUR LE MODULE APPEL D’OFFRE OCAPIAT 2.1 Onglet Profil

2.1.1 Informations générales 2.1.1.1 Organisme de formation 2.1.1.2 Contact OPCO 2.1.1.3 Autres contacts 2.1.1.4 Informations bancaires 2.1.1.5 Documents

2.1.2 Informations commerciales 2.1.2.1 Présentation de l’organisme 2.1.2.2 Informations financières 2.1.2.3 Informations administratives

2.2 Onglet « Appel d’offre » 2.2.1 Consultation d’une offre de formation 2.2.2 Création d’une réponse à une offre de formation

2.2.2.1 Offre en modalité « présentiel» 2.2.2.2 Offre en modalité « eLearning»

2.2.3 Recherche d’une de vos réponses enregistrée

Etape 3 : ENVOI DE VOTRE DOSSIER DE CANDIDATURE A OCAPIAT

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Vous souhaitez répondre à l’appel d’offre PAYS DE LA LOIRE COMPLEMENTAIRE

OCAPIAT 2020 Merci de suivre le guide suivant de la création du compte votre organisme de formation à l’envoi de

votre dossier de réponse à OCAPIAT

Etape 1 : ACCES A LA PLATEFORME OCAPIAT Veuillez cliquer sur la case « Vos services en ligne » :

Pour accéder à la plateforme OCAPIAT, veuillez saisir l’adresse suivante dans votre navigateur : https://vosservicesenligne.opcalim.org/

Cette plateforme est accessible sur les navigateurs suivants : CHROME, Firefox/Mozilla et EDGE

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1.1 Vous avez déjà un compte OF OCAPIAT Vous avez déjà utilisé la plateforme OCAPIAT et vous disposez d’un identifiant OF et d’un mot de passe.

En cas d’oubli de mot de passe, vous avez la possibilité de cliquer sur « mot de passe oublié ». Votre organisme de formation devra compléter un formulaire pour créer un nouveau mot de passe. Un mail automatique vous sera envoyé comprenant le nouveau mot de passe. Puis vous êtes redirigé vers la page de la plateforme OCAPIAT suivante :

Etape 1 : Cliquer sur la case en haut à droite « Accès pour les organismes de formation »

Etape 2 : Veuillez remplir votre code identifiant et votre mot de passe et cliquer

sur

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1.2 Vous ne disposez pas de compte OF OCAPIAT Il s’agit de votre 1ère visite sur la plateforme OCAPIAT.

2 situations possibles :

• Votre organisme de formation est reconnu dans la base de données OCAPIAT

Votre demande est validée. - un message à l’écran vous donne votre identifiant OCAPIAT à conserver précieusement pour vous connecter - vous recevez instantanément un mail comprenant le mot de passe

Etape 1 : Cliquer sur la case en haut à droite « Demande d’accès pour les organismes de formation»

Etape 2 : Veuillez renseigner le formulaire Tous les éléments comprenant « * » doivent être renseignés. Cliquer « créer mon accès »

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+

A la réception de votre mail, nous vous invitons à vous rediriger sur la page suivante : « retour au site OCAPIAT » Merci de suivre la procédure « 1.1 Vous avez déjà un compte OF OCAPIAT » en page 4.

• Votre organisme de formation n’est pas reconnu dans la base de données OCAPIAT

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Etape 2 : ESPACE PROFIL DE L’ORGANISME DE FORMATION SUR LE MODULE APPEL D’OFFRE OCAPIAT Suite à votre connexion à votre compte « organisme de formation » OCAPIAT, vous êtes redirigé sur la page d’accueil de la plateforme d’appel d’offre OCAPIAT.

Vous pouvez commencer à créer votre dossier de candidature à l’appel d’offre « Offre régionale OCAPIAT 2020 ». Ce dossier de candidature se compose en deux parties : - données liées à votre organisme de formation (onglet Profil) - données liées à l’offre de formation (onglet Appel d’offre) 2.1 Onglet Profil

L’onglet « Profil » regroupe toutes les données liées à votre organisme de formation :

- informations générales : organisme de formation, contact OPCO, autres contacts - informations commerciales : présentation de votre organisme de formation, informations financières, informations administratives - lieux d’intervention : sites de l’organisme de formation

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2.1.1 Informations générales

2.1.1.1 Organisme de formation

Nous vous invitons à bien vérifier l’intégralité des données de l’écran.

2.1.1.2 Contact OPCO

Le contact OPCO représente la personne ou le service qui est en lien avec la gestion administrative d’OCAPIAT. Ce contact recevra par mail :

- validation ou de refus d’inscription, - relance de facturation, - annulation d’inscription - mot de passe oublié

Les coordonnées du contact OPCO (N° téléphone et mail) seront présentes dans le programme de formation et visibles par les entreprises adhérentes d’OCAPIAT. La boite mail peut être une boite mail générique (cette pratique est recommandée par OCAPIAT).

Les données présentes sur cet écran proviennent de votre compte « organisme de formation » OCAPIAT de la base de données Elles ne sont pas modifiables dans cet écran.

Les données présentes sur cet écran proviennent de votre compte « organisme de formation » OCAPIAT. Elles ne sont pas modifiables dans cet écran.

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2.1.1.3 Autres contacts

2.1.1.4 Informations bancaires

Le RIB présent dans cet espace sera utilisé pour le règlement des factures avec OCAPIAT.

2.1.1.5 Documents

Cet espace est dédié au dépôt des documents de votre dossier de candidature.

Contact commercial : il s’agit du contact qui recevra tous les mails de communication émis par OCAPIAT dans le cadre de cette Offre. Cette personne sera référente auprès des conseillers formation OCAPIAT. Contact légal : il s’agit du représentant légal de l’organisme de formation. Ce contact sera présent sur le contrat de partenariat conclu avec OCAPIAT.

Les données présentes sur cet écran proviennent de votre compte « organisme de formation » OCAPIAT. Elles ne sont pas modifiables dans cet écran.

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Les documents obligatoires sont les suivants : - Extrait K-bis de moins de 3 mois ou avis de SIREN de moins de 3 mois - Lettre de candidature (DC1) - Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement (DC2) - Déclaration relative à la lutte contre le travail dissimulé - attestation d’assurance - RIB* Des modèles de documents de type « déclaration » sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.opcalim.org/cont/Prestataires-de-service/Appels-d-offres/Les-formulaires-de-declaration-du-candidat

Pour déposer vos documents, nous vous invitons à respecter les règles suivantes : - intitulé du document ne doit pas excéder 60 caractères - intitulé du document ne doit pas comporter de caractères spéciaux - le document doit être sous format PDF En cas de recours à de la sous-traitance, votre organisme devra obligatoirement déposer la « déclaration de sous-traitance ». Toute sous-traitance non déclarée dans le cadre de cet appel d’offre ne sera autorisée pendant toute la durée du partenariat avec OCAPIAT. *Si votre organisme de formation a créé un compte « organisme de formation » pour répondre à cet appel d’offre, il devra déposer obligatoire son RIB dans cet espace. Attention, un seul RIB par dossier de candidature d’un organisme de formation. Seul ce RIB sera utilisé pour le règlement des factures avec OCAPIAT.

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2.1.2 Informations commerciales

2.1.2.1 Présentation de l’organisme

Lors de votre saisie complète ou partielle, il est nécessaire de cliquer sur pour sauvegarder votre saisie. Il sera toujours possible de compléter, de mettre à jour vos éléments tant que votre organisme de formation n’aura pas procédé à l’envoi du dossier de candidature à OCAPIAT.

2.1.2.2 Informations financières

Pour renseigner les données financières au global de votre structure pour les 3 dernières années (2016,2017, 2018), Veuillez trouver ci-dessous les étapes à réaliser :

1- Cliquer sur l’icone 2- Remplir le formulaire (tous les champs sont obligatoires)

3- Cliquer sur

Vous avez la possibilité de modifier une ligne en cliquant sur

Vous pouvez supprimer une ligne en cliquant sur

Description : présentation de votre structure et de vos principaux domaines d’intervention. Pour les organismes de formation ayant déjà utilisé la plateforme « Appel d’offre OCAPIAT » vous avez la possibilité de mettre à jour le contenu en lien avec ce nouvel appel d’offre. Références et expériences : description de vos références et expériences en terme de formation, sa connaissance des entreprises des secteurs agricoles et alimentaires, des territoires Promotion commerciale : description du type d’outils de communication utilisés, du nombre de personnes dédiées à cette action.

Résultat d’exploitation : il s’agit de renseigner le résultat d’exploitation de votre structure Vacataires : il s’agit des intervenants extérieurs à votre structure Heures bénéficiaires : il s’agit du nombre global des heures de formation réalisées par votre structure. Formateurs : il s’agit du nombre de formateurs (salariés et intervenants extérieurs) ayant réalisé des sessions de formation pour le compte de votre structure C.A : il s’agit du chiffre d’affaire de votre structure.

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Il sera toujours possible de compléter, mettre à jour vos éléments tant que votre organisme de formation n’aura pas procédé à l’envoi du dossier de candidature à OCAPIAT.

2.1.2.3 Informations administratives

2.1.3 Création d’un lieu d’intervention Cette étape va permettre à OCAPIAT de visualiser vos lieux d’intervention qui seront en adéquation avec vos propositions de réponses à l’offre de formation proposée dans le cadre de cet appel d’offre. Ex : vous proposez une réponse sur l’offre Word niveau 1 en Gironde. Un lieu d’intervention en Gironde devra être présent dans cet espace.

Nom du lieu d’intervention Le nom du site d’intervention n’est pas visible des entreprises adhérentes d’OCAPIAT lors de la publication des sessions de formation. Il s’agit pour l’organisme de formation de différencier plusieurs sites dans une même ville.

Adresse du lieu d’intervention

L’adresse du site d’intervention n’est pas visible des entreprises adhérentes d’OCAPIAT lors de la publication des sessions de formation. Il s’agit pour l’organisme de formation de différencier plusieurs sites dans une même ville.

Code postal et nom de la ville d’intervention

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Les champs suivants sont obligatoires : Capital social (ne pas indiquer le sigle € ou le mot euros). Si votre structure ne dispose pas de capital social (établissement public), nous vous invitons à renseigner le montant de 0. Date d’obtention du n° de déclaration d’activité Date d’immatriculation de votre structure N° DATADOCK : merci de renseigner votre N° DATADOCK. Si vous ne disposez pas de N°DATADOCK, merci de ne pas renseigner ce champ.

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Le code postal et la ville d‘intervention seront visibles par les entreprises adhérentes d’OCAPIAT lors de la publication des sessions de formation Si votre organisme de formation applique la sous-traitance, les lieux d’intervention de ou des organismes sous-traitants devront être aussi créés. Dans ce cas, dans le nom du lieu d’intervention la mention « sous-traitant » devra être mentionnée. Pour créer un lieu d’intervention, veuillez trouver ci-dessous les étapes à réaliser :

1- Cliquer sur l’icone 2- Remplir le formulaire (tous les champs sont obligatoires) :

A la saisie du code postal, un menu déroulant apparaît afin de sélectionner la ville de votre choix :

3- Cliquer sur « enregistrer » 4- Visualisation de votre site dans la liste des lieux d’intervention

Vous avez la possibilité de modifier le site en cliquant sur

Vous pouvez supprimer un site en cliquant sur

2.2 Onglet « Appel d’offre » Cette étape permet de visualiser l’intégralité de l’Offre régionale OCAPIAT 2020 et de vous permettre de répondre aux offres de formation. Veuillez cliquer sur l’onglet « Appel d’offre »

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Puis visualiser l’appel d’offre « Offre régionale OCAPIAT 2020 » :

En cliquant sur , vous pouvez visualiser l’intégralité de l’Offre régionale OCAPIAT 2020 ouverte à candidature. Pour optimiser votre recherche, nous vous invitons à utiliser les différents filtres présents à gauche de l’écran.

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N° référence : il s’agit du N° de référence précédant l’intitulé de l’offre. Ce N° de référence est présent dans le tableau de l’Offre régionale OCAPIAT 2020 en annexe du Cahier des charges

Intitulé de formation : il s’agit de l’intitulé de l’offre OCAPIAT. Toute l’intégralité de l’offre est présente dans le tableau de l’Offre régionale OCAPIAT 2020 en annexe du Cahier des charges

Domaine : il s’agit d’une classification des intitulés en champs de compétences. La liste des domaines est présente dans le tableau de l’Offre régionale OCAPIAT 2020 en annexe du Cahier des charges

Modalité : il existe deux modalités dans l’Offre régionale OCAPIAT 2020 : présentiel ou eLearning (distanciel)

Région : Il s’agit de la liste des régions comprenant des offres de formation Les formations eLearning ne sont pas rattachées à une région, elles s’appliquent sur tout le territoire couvert par OCAPIAT

6 Départements : Ce filtre fonctionne que si une région est sélectionnée préalablement. La liste des départements rattachés à la région apparaît et une sélection sur des départements peut être réalisée

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Statut des réponses : Il s’agit du statut de réponses de votre organisme de formation - brouillon : vous avez enregistré une ou des réponses sur une ou plusieurs offres mais le dossier de candidature n’a pas été envoyé à OCAPIAT. Il est possible de mettre à jour et de compléter les offres - envoyé : le dossier de candidature a été envoyé à OCAPIAT. Les réponses aux offres ne sont plus modifiables.

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2.2.1 Consultation d’une offre de formation

En cliquant sur le N° de référence, vous avez la possibilité de visualiser les informations ci-dessus. Vous pourrez retrouver les régions et départements ouverts à proposition pour cette offre de formation.

En cliquant sur en haut de la colonne des régions, vous pouvez visualiser les départements ouverts à proposition pour cette offre. Par exemple :

Vous avez aussi la possibilité de retrouver ces informations dans le tableau en annexe du cahier des charges.

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1 N° de référence de l’offre

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Intitulé de l’offre

Domaine de l’offre

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6 Modalité de l’offre

Nombre de régions proposées pour cette offre

Durée maximale de l’offre

7 Le nombre de réponse que vous avez enregistré pour cette offre (2 propositions au maximum : une en inter-ent et une en E/S)

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2.2.2 Création d’une réponse à une offre de formation 2.2.2.1 Offre en modalité « présentiel»

Pour exemple, nous allons créer une réponse sur l’offre de formation « Word niveau 2… » La référence de cette offre est 696.

En cliquant sur , vous êtes dirigé sur la page de réponse à l’offre de formation « Word niveau 2… » Vous visualisez sur un 1er écran, les données de l’offre proposée par OCAPIAT.

Sur ce 2nd écran, vous pouvez effectuer votre proposition de réponse.

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Intra-entreprise : possibilité de dispenser cette formation au sein des locaux d’une entreprise adhérente d’OCAPIAT

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1 Il s’agit de la durée proposée par votre organisme. Cette durée ne peut excéder la durée maximale d’OCAPIAT. La durée est en nombre entier.

2 Il s’agit du coût horaire stagiaire HT. Le coût horaire doit être en nombre entier.

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Inter-entreprise : Chaque session devra être créé pour chaque date de programmation Entrée et sortie permanente : une seule session à l’année du 01/01/2019 au 31/12/2019

4 5 Apprentissage mixte : possibilité de dispenser cette formation en mixant présentiel et eLearning

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Le principe est le suivant si vous proposez par ex. une session hebdomadaire pour une offre, nous vous conseillons de sélectionner le type Entrée et sortie permanente. Si vous proposez une session mensuelle ou bi-mensuelle, nous vous conseillons de sélectionner le type inter-entreprise. Il s’agit d’une question de visibilité sur la plateforme d'offre pour les entreprises adhérentes d'OCAPIAT. Il vous est possible de faire 2 propositions de réponses à une même offre selon le type de formation (inter-entreprise et entrée/sortie permanente). Choix du territoire sur lequel votre organisme positionne sa réponse à cette offre : Cliquez sur le(s) département(s) concerné(s) Cliquez sur la région concernée

Cliquez sur « Toutes les régions »

Situation N° 1 : un ou plusieurs départements d’une région

Situation N° 2 : tous les départements d’une région

Situation N° 3 : toutes les régions et départements

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Pour la suite du 2nd écran, il s’agit de renseigner le contenu pédagogique de votre proposition d’offre

Commentaire sur le lieu de formation : champs facultatif. Cet espace vous permet de signifier à OCAPIAT si vous proposez cette offre dans les locaux de votre structure, locaux loués, … Si vous dispensez votre offre que dans des villes précises ou si vous êtes mobile sur les territoires cochés par votre organisme de formation

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1 Public : champ obligatoire

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Objectif : champ obligatoire Pour certaines offres, un objectif a été précisé par OCAPIAT (cf tableau en annexe du cahier des charges). Veillez bien à ce que votre objectif coïncide avec l’objectif de l’offre OCAPIAT.

3 Pré-requis : champ obligatoire

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Vous avez la possibilité d’annuler votre saisie en cliquant sur Vous avez la possibilité d’enregistrer votre saisie en cliquant sur

Vous devez avoir complété tous les champs obligatoires pour pouvoir enregistrer votre saisie. Il sera toujours possible de compléter, mettre à jour vos éléments tant que votre organisme de formation n’aura pas procédé à l’envoi du dossier de candidature à OCAPIAT. Vous pouvez visualiser et retrouver votre réponse sur la page de la liste des offres en statut « brouillon »

Contenu et déroulement : champ obligatoire Veillez à ce que votre contenu soit clair, compréhensif et structuré En cas de sélection de votre organisme sur cette offre, ce contenu sera visible par les entreprises adhérentes d’OCAPIAT

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Méthode pédagogique : champ obligatoire Veillez à ce que votre contenu soit clair, compréhensif et structuré Le nombre de stagiaires maximum par session doit être mentionné En cas de sélection de votre organisme sur cette offre, ce contenu sera visible par les entreprises adhérentes d’OCAPIAT

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Commentaire : champs facultatif. Cet espace vous permet d’apporter à OCAPIAT des éléments complémentaires sur votre méthode pédagogique, sur votre programme de formation, sur la référence des formateurs…

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2.2.2.2 Offre en modalité « eLearning»

Il s’agit de la même procédure, à l’exception, que pour toute offre en modalité « eLearning », l’Offre s’applique sur tout le territoire couvert par OCAPIAT. De ce fait, nous ne demandons pas à l’organisme de formation de se positionner sur un territoire. 2.2.3 Recherche d’une de vos réponses enregistrée Pour retrouver votre réponse à une des offres de formation : 1. utilisez le filtre « statut des réponses » en bas de la colonne Filtre 2. cochez la case « Brouillon »

3. cliquez sur « Rechercher » Vous pourrez visualiser uniquement vos propositions de réponses selon les offres de formation ciblées. Pour retrouver le contenu de votre proposition de réponse « brouillon » : 1. Cliquez sur « Liste des réponses » 2. Cliquez sur L’ID réponse de votre proposition de réponse

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Etape 3 : ENVOI DE VOTRE DOSSIER DE CANDIDATURE A OCAPIAT Avant de procéder à l’envoi de votre dossier de candidature, nous vous invitons à bien vérifier que tous les champs obligatoires présents dans l’onglet « Profil » et dans l’onglet « Appel d’offre » sont bien renseignés et que tous les documents obligatoires ont bien été déposés. L’envoi de votre dossier de candidature à OCAPIAT est une action définitive. Dès que votre dossier est transmis à OCAPIAT, vous n’aurez plus la possible de modifier ou apporter de nouveaux éléments à votre dossier. Pour envoyer votre dossier de candidature à OCAPIAT : 1. Cliquer sur l’onglet « appel d’offre » Puis visualiser l’appel d’offre « Offre régionale OCAPIAT 2020 » :

En cliquant sur , vous adressez instantanément votre dossier de candidature à OCAPIAT. Vous allez recevoir un mail de confirmation de dépôt de candidature. Le mail est adressé au contact OPCO de votre structure, la réception du mail n’est pas instantanée. En parallèle, vous pourrez retrouver un document restituant vos réponses pédagogiques dans votre espace « Profil / informations générales / Documents ».

Pour toute demande complémentaire, vous pouvez contacter : Julie JACQ, julie.jacq@fafsea.com