guide d’aide à la réation d’un ode pic · vérifier les données du code pic et utiliser...

Notice portail des organismes participants - V6-02.02.15 sur 24

Guide d’aide à la création d’un code PIC

Portail des organismes participants


INTRODUCTION

Le portail des organismes participants ou URF (Unique Registration Facility) est le point d’entrée unique, administré par l’Union Européenne, pour l’enregistrement des

structures participant aux programmes Erasmus+, Creative Europe, Europe for Citizens, et EU aid Volunteer.

Attention : Les porteurs de projet ayant candidaté pour l’appel d’offre 2014, doivent conserver le même code PIC.

Cette phase d’enregistrement est obligatoire pour effectuer une demande de financement dans le cadre d’Erasmus plus auprès des agences nationales, pour les projets

décentralisés, et/ou de l’agence exécutive pour les projets centralisés. A l’issue de cette procédure d’enregistrement, un code PIC (Personnal Identification Code) sera

attribué à votre organisme qu’il vous faudra impérativement communiquer lors de la complétion et soumission de votre formulaire de candidature en ligne. Il sera

aussi votre identifiant pour votre espace projet sur http://www.erasmusplus.fr/penelope

Si vous ne possédez pas de code PIC :

Etape 1 création d’un compte ECAS : https://ecas.ec.europa.eu/cas/login

ECAS (European Commission Authentification Service) est un portail d’accès aux différents outils informatiquesde la Commission Européenne.ECAS est un compte

personnel composé d’un nom d’utilisateur (adresse électronique) et d’un mot de passe.

Pour toute assistance concernant ECAS, vous pouvez consulter la page d’aide : Cliquer ICIou nous contacter par téléphone au numéro : 05 35 00 27 10

Etape 2 connexion à la plateforme URF : http://ec.europa.eu/education/participants/portal

Lors de votre première connexion, le système vous demandera de saisir certains champs afin de vérifier si votre organisme n’est pas déjà enregistré dans la base de

données. Pour cela, nous vous invitons à vérifier que votre structure n’est pas déjà authentifiée dans ce système du fait de votre participation précédente aux

programmes européens utilisant la base de données des codes PIC.1

Au cours des différentes étapes d’enregistrement, il vous sera demandé de fournir des informations et des documents sur l’existence légale de votre structure.

1 Si vous êtes un établissement titulaire de la charte Erasmus plus pour l’enseignement supérieur, vous pouvez vérifier si votre établissement dispose déjà d’un code PIC en consultant la liste publiée par

l’agence exécutive (colonne H): http://eacea.ec.europa.eu/funding/2014/documents/eche_2014_list_of_awarded_applications.xls

http://www.erasmusplus.fr/penelope

https://ecas.ec.europa.eu/cas/login

https://webgate.ec.europa.eu/cas/help.html?loginRequestId=ECAS_LR-3920737-6VfOM4uLLqvNofnd0dFS3BD8mHrgWDlcwIzkvIbusthzI603gcdI1oabwXzikkxOGHgNCHMXePIzmzQ6vKLv1a1-PHslUMVSXYCKcIjchaEhPq-pzhdqZ8E1kr9zQLT2heD7uZfcGR7Yix3YwcjLtzk3JAK

http://ec.europa.eu/education/participants/portal

http://eacea.ec.europa.eu/funding/2014/documents/eche_2014_list_of_awarded_applications.xls


Action Clé 1 Mobilité:

Le Guide du Programme stipule que l'ensemble des organismes français participants au projet doivent disposer d'un code PIC, qu'ils soient porteurs de la candidature à titre individuel ou en consortium (1 coordinateur et au minimum 2 établissements français éligibles).

Pour être renseignés dans le formulaire de candidature, tous les organismes d'envoi français doivent posséder un code PIC.

Attention : Pour l’action KA102 (Enseignement formation professionnelle), le porteur de projet et au minimum un organisme d’accueil doivent posséder un code PIC.

Action Clé 2 Partenariat :

Le Guide du Programme stipule que l'ensemble des organismes français et européens doivent disposer d'un code PIC.

Pour être renseignés dans le formulaire de candidature, tous les organismes doivent posséder un code PIC.

Les informations saisies sont contrôlées et approuvées par l’agence nationale du pays de domiciliation.


TABLE DES MATIERES

Introduction ................................................................................................................................................................ 2

Table des matières ...................................................................................................................................................... 4

I –CONNEXION à la PLATEFORME URF .......................................................................................................................... 5

II –CREATION OU RECHERCHE D’UN ORGANISME ......................................................................................................... 9

Etape 1.WELCOME .................................................................................................................................................... 10

Etape2.ORGANISATION ............................................................................................................................................. 12

Etape 3.ADDRESS ...................................................................................................................................................... 14

Etape 4.CONTACT ...................................................................................................................................................... 15

Etape 5.PROGRAMME ............................................................................................................................................... 16

Etape 6. SUBMIT ....................................................................................................................................................... 17

Etape 7. DONE ........................................................................................................................................................... 18

III. VISUALISATION / MODIFICATION .......................................................................................................................... 20

IV. INSERER LES DOCUMENTS .................................................................................................................................... 22

NB : Il est conseillé d’utiliser en priorité les logiciels de navigation Firefox et Google Chrome ou à défaut Internet

Explorer (dans leurs versions les plus récentes).


I –CONNEXION A LA PLATEFORME URF

Le lien pour accéder à la plateforme URF PDM est : http://ec.europa.eu/education/participants/portal

Pour information : La plateforme est en anglais.

A. Si vous ne possédez pas un compte ECAS

1. Cliquer sur le bouton « Register » (Flèche bleu).Le logiciel vous renvoie directement sur le site ECAS (à la rubrique « M’enregistrer »)

Vérifier que le domaine sélectionné soit bien « Externe » par défaut.



Si ce n’est pas le cas, cliquer sur « Changer » et cliquer sur « EXTERNAL Partners, Researchers, Citizen »

2. Compléter les données marquées d’un astérisque *

3. Cocher la case « Déclaration de confidentialité », puis cliquer sur

L’email doit être une adresse

générique, accessible par plusieurs

personnes. Nous vous conseillons de

ne pas utiliser votre adresse

personnelle (en cas de perte, il sera

difficile de récupérer les identifiants

par d’autres personnes de votre

organisme).


Un mail vous sera envoyé au bout de plusieurs minutes par le Service d’Authentification de la Commission européenne ([email protected]).

4. Cliquer sur le lien

Vous avez 1h30 pour créer votre mot de passe. Passer ce délai, vous devrez effectuer à nouveau la démarche de demande de compte ECAS.

Lorsque le mot de passe est confirmé, allez sur le lien du portail URF PDM et suivez les instructions suivantes.

Le mot de passe doit contenir au

minimum 10 caractères (Majuscules,

minuscules, chiffres, caractères spéciaux)


B. Si vous possédez un compte ECAS

1. Cliquer sur « Login » (Cercle rouge p.5)

2. Choisir le domaine « EXTERNAL »

3. Entrez votre « compte/username or e-mail address » et « mot de passe/Password » puis cliquer sur « login ».

En cas d’oubli de votre mot de passe, cliquer sur « Lost your password ? »

Vous recevrez un mail du Service d’Authentification de la Commission Européenne ([email protected]).

Pour information, l’Agence Nationale n’est pas en mesure de vous fournir les comptes et/ou les mots de passe d’ECAS.

Si le domaine ne correspond pas, cliquer sur « Change it» et

choisir le domaine « EXTERNAL Partners, Researchers,

Citizen » (cadre vert)

mailto:[email protected]


II –CREATION OU RECHERCHE D’UN ORGAN ISME

Une fois l’identification effectuée, le logiciel rebascule directement sur la plateforme URF.

1 - Cliquer sur l’onglet « Organisations»

2 - Cliquer sur « Register »

3 - Cliquer sur « Register Organisation »


ETAPE 1.WELCOME

Après la saisie du pays, des données apparaissent au fur et à mesure.

Indiquer le nom légal de votre

structure, et choisir le pays

« France »

Puis répondre à toutes les

questions avant de cliquer sur

le bouton « Next »


2 cas possibles :

Cas n°1 : organisme potentiellement détecté

a. Repérer votre organisme :

Vérifier les données du code PIC et utiliser celui qui correspond à votre organisme.

b. Cliquer sur «More details »(Cadre vert)pour vérifier les données, si les informations sont complètes, correctes et à jour, conserver le code PIC en l’état. Dans le cas contraire vous devez contacter la personne ayant créé le code PIC pour apporter les modifications nécessaires. En effet, le code PIC est rattaché au compte ECAS utilisé par la personne qui a créé le code PIC. Les identifiants de ce compte ECAS doivent impérativement être conservés au sein de votre organisme.

Attention : VOUS NE DEVEZ PAS CREER UN NOUVEAU CODE PIC

Cas n° 2 : Aucun code PIC n’est référencé dans le logiciel. Suivre l’étape n° 2.


ETAPE 2.ORGANISATION

Répondre à toutes les questions concernant votre organisme par « Oui » ou par « non ».

Vous devez impérativement répondre « Yes » à la question « Is the organisation a Legal Person ? »

Remarque : Ne pas oublier de

descendre le curseur pour

répondre à toutes les

questions


Définition des questions à renseigner concernant votre organisme et à compléter obligatoirement:

« Is the organisation a Legal Person? » : Cliquer « Oui » « Business Name » : nom officiel de votre structure figurant sur les statuts et non le nom d’usage de l’organisme

« Business Registration Number» : Correspond au numéro SIREN de votre organisme, le numéro SIREN est un identifiant à 9 chiffres attribué à votre entité

légale. En page 19, un tableau récapitulatif vous indique quel numéro doit y figurer.

Attention : Seuls les projets titulaires d’une charte Erasmus (Enseignement supérieur) sont autorisés à saisir le N°SIRET (14 chiffres)

« Registration Date » : Date d’enregistrement figurant sur votre répertoire SIRENE (Cf. page 19)

« Registration Authority» : Autorité qui a délivré votre numéro SIREN

« Establishment/Registration Country »: Pays dans lequel l’enregistrement a été effectué

« Region/County » : Région dans laquelle l’enregistrement a été effectué

« Legal Name » : Nom de l’organisme ayant un statut légal « Official Language» : Langue officielle de communication de votre organisme « VAT number » : Si vous possédez un numéro de TVA intracommunautaire, répondre « Oui » sinon « Non »

« NACE code » : N° de TVA intracommunautaire attribué par le centre des impôts

« Legal Form » : Sélectionner le statut juridique de votre organisme parmi la liste proposée.

A la fin de la saisie, cliquer sur « NEXT> » pour poursuivre l’enregistrement (les données s’enregistrent automatiquement).


ETAPE 3.ADDRESS

Poursuivre la saisie des données concernant votre organisme.

1. Address (figurant sur l’avis de répertoire SIRENE sauf pour les écoles publiques du 1er degré): « Street Name and Number» : Indiquer l’adresse de votre organisme « P.O. Box » : boite unique située sur les lieux d’un bureau de poste « Postal Code »/« CEDEX (France only) » : Indiquer le code postal et le cedex de votre organisme « City » : indiquer le nom de la ville de votre organisme « Region/County » : Indiquer la région de votre organisme « Country » : Indiquer le pays de votre organisme

2. Phones : « Main Phone » : Renseigner le numéro de téléphone

de votre organisme

Attention : Format international demandé

Exemple : 05 56 00 94 00 = + 33 556 00 94 00

« Fax »: Renseigner le numéro de fax de votre

organisme

« Secondary Phone » : Renseigner le cas échéant un 2nd numéro de téléphone de votre organisme

3. Internet Address : « Internet web address / website » : Renseigner l’adresse de votre site internet. Exemple : www.agence-erasmus.fr

A la fin de la saisie, cliquer sur NEXT> pour poursuivre l’enregistrement

1

2A

3


ETAPE 4.CONTACT

Cette étape concerne la personne de contact de référence. Par défaut, les informations pré-saisies correspondent à celles de la création du compte ECAS.

Si l’adresse et les coordonnées téléphoniques de la personne de contact sont les mêmes que celles de l’organisme, cliquer sur YES. Les données se reportent

automatiquement depuis l’onglet précédent « Address ».

A la fin de la saisie, cliquer sur NEXT> pour poursuivre l’enregistrement

Remarque : Descendre le

curseur pour répondre à

toutes les questions


ETAPE 5.PROGRAMME

Avant de terminer votre enregistrement, indiquer la taille de votre entreprise

Cliquer sur « FINISH YOUR

REGISTRATION »


ETAPE 6. SUBMIT

Un récapitulatif de toutes vos données apparaissent. Veuillez les contrôler avant de cliquer sur le bouton « Confirm ».


ETAPE 7. DONE

Pour fermer, cliquer sur « Close ».

Une fenêtre s’ouvre, vous demandant si vous désirez réellement quitter l’enregistrement=> cliquer sur « Yes ».


Annexe - Récapitulatif selon les différents types de structures déposantune candidature :

Type d’organisme

Les données à saisir dans les différentes

étapes« Welcome », « Organisation »,

« address », « contact »:

Le Numéro à inscrire dans le« Business

Registration Number »doit être :

Cas général Organisme ou Association (Public/ Privé) Concerne les données du porteur de projet

qui dépose une candidature

N°SIREN de l’organisme ou de l’association

Cas particuliers Etablissement de l’enseignement supérieur

titulaire de la charte Enseignement Supérieur

Concerne les données du titulaire de la

Charte ECHE

2 cas : Si l’organisme titulaire de la charte a

un SIRET, inscrire le SIRET

Sinon dans tous les autres cas, inscrire le

SIREN

Dans le cas des structures nationales ou

régionales organisées en

réseau/établissement*

Concerne les données de l’organisme de la

maison mère/tête de réseau

N° SIREN de la maison mère/tête de réseau

Les écoles primaires n’ayant pas d’entité

juridique propre**

Concerne les données de l’école primaire N° RNE de l’école primaire

*Structure ayant ou n’ayant pas d’entité légale propre (Par exemple : CCI)

**cf. guide des écoles élémentaires


III. VISUALISATION / MODIFICATION

Cette étape n’est accessible qu’après avoir créé un code PIC. Lien pour accéder à la plateforme URF PDM :http://ec.europa.eu/education/participants/portal

Cliquer sur « Organisations » puis «My Organisations»

Seuls les codes PIC créés via le compte ECAS de connexion apparaissent

Tous ces codes PICS sont

rattachés au compte de

connexion (cf. pages 5-6)

Vous avez 2 possibilités :

permet de visualiser

votre dossier

permet de modifier

votre dossier



Visualisation de la fiche organisme : Cliquer sur le nom de l’organisme (Cadre vert) pour obtenir la fiche de l’organisme.

Pour modifier votre dossier: Il faut se connecter avec l’adresse mail et le mot de passe du compte ECAS utilisé par la personne, qui a créé la fiche

initialement.


IV. INSERERLES DOCUMENTS

1 –Cliquer sur du code PIC concerné (la fenêtre apparait)

2–Cliquer sur « documents» pour accéder à l’espace de stockage des documents

3–Cliquer sur « Adda new document» et sur « parcourir »pour charger le document

stocké dans votre ordinateur


4 – Sélectionner le type de document en utilisant le menu déroulant « Document type » et cliquer sur

« Parcourir »

5 – Valider le document chargé en cliquant sur « submit for processing »

DOCUMENTS à insérer obligatoirement dans la plateforme URF/PDM:

La fiche d’entité légale :http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr

Choisir le document correspondant au statut de votre organisme : si statut public : ENTITE DE DROIT PUBLIC / si statut privé : SOCIETE PRIVEE

Attention: le formulaire PERSONNE PHYSIQUE ne doit pas être utilisé !

L’extrait du répertoire SIRENE : http://avis-situation-sirene.insee.fr/avisitu/

La fiche d’identification financière : http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_fr.pdf

RNE : http://www.education.gouv.fr/pid24301/annuaire-accueil-recherche.html

Les statuts de votre organisme (si privé).

Tous les documents doivent être signés par le représentant légalou une personne bénéficiant d’une délégation de signature(copie de la délégation à joindre également

en annexe en l’absence de cachet officiel).

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr

http://avis-situation-sirene.insee.fr/avisitu/

http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_fr.pdf

http://www.education.gouv.fr/pid24301/annuaire-accueil-recherche.html


En tant que partenaires d’un consortium action KA1 (hors enseignement supérieur) :

Insérer uniquement :

la fiche d’entité légale (FEL)

L’extrait du répertoire SIRENE

Les statuts de votre organisme (si privé)

Capacité financière :

Toutes les structures privées, qu’importe l’action, demandant un financement supérieur à 60 000 € doivent obligatoirement insérer les documents

suivants permettant l’analyse de la capacité financière sur la plateforme URF/PDM:

Le rapport du commissaire aux comptes certifié

Le compte de résultat et le bilan du dernier exercice clos

L’extrait K-bis ou déclaration en Préfecture

Les statuts de l’organisme

6 – Cliquer sur« Quit », lorsque tous les documents ont été insérés.

guide d’aide à la réation d’un ode pic · vérifier les données du code pic et utiliser...

Documents