Groupe de travail à mi-parcours sur le programmeMis en place pour doubler le nombre de comptes d'épargne

Afrique du Sud, 21 – 22 octobre 2010

Directives concernant l'approvisionnement

Kostas KonstantinopoulosChef de projet

Achats de Biens Achats de Biens d'équipement, Produits et d'équipement, Produits et Services professionnelsServices professionnels

Biens d'équipement : Définis comme tout équipement (véhicules,

équipement informatique, etc.) avec un prix unitaire supérieur (>) à 5 000 USD.

Produits : Définis comme toute marchandise tangible avec un

prix unitaire inférieur (<) à 5 000 USD.

Services professionnels : Définis comme tout service utilisé dans le but de

soutenir le Programme tel que, mais sans limitation, le marketing, le conseil, la mise en place de TIC, etc.

Achats de ProduitsAchats de Produits WSBI peut rembourser le prix de certains produits

spécifiques acquis par des banques partenaires, sous réserve que les éléments suivants soient respectés :

Aucun bien d'équipement n'est concerné (c-à-d. chaque produit doit coûter moins de 5 000 USD par objet).

Les achats doivent être effectués pendant la période de validité de l'Accord de WSBI avec la Fondation, soit entre le 13 novembre 2008 et le 31 décembre 2011.

Les achats doivent servir directement les objectifs charitables du projet.

Le paiement se ferait au titre de remboursement de certains produits spécifiques.

Le remboursement sera soumis à l'accord préalable de WSBI quant aux produits à acheter ainsi qu'aux exigences concernant la facturation et les justificatifs, à savoir WSBI devra recevoir :

une facture de votre banque détaillant les produits achetés, la quantité et le prix unitaire.

les copies des factures justificatives reçues par votre banque du fournisseur plus une preuve du paiement.

une déclaration signée émise sur papier à en-tête de votre banque confirmant la réception des produits spécifiques en question et qu'ils seront utilisés pour servir les objectifs charitables du projet réalisé en vertu du programme « Doubler les comptes d'épargne » de WSBI.

Achats de ProduitsAchats de Produits

WSBI peut rembourser le prix de certains services spécifiques acquis par ses membres, sous réserve que les éléments suivants soient respectés :

WSBI doit participer à la sélection et à la gestion continue des services en vertu du contrat.

Un contrat écrit doit être élaboré avant que WSBI n'effectue un quelconque versement à la banque partenaire ; et un tel contrat devrait spécifier que WSBI remboursera le partenaire pour ses services, à la différence d'un paiement en avance.

Les sous-traitants employés par un membre de WSBI ne seront pas autorisés à acheter de biens d'équipement.

Les services doivent être exécutés pendant la période de validité de l'Accord de WSBI avec la Fondation.

Les services doivent servir directement les objectifs charitables du projet. Le paiement correspondra à un remboursement de certains services spécifiques

concernant directement le projet.

Achat de Services professionnelsAchat de Services professionnels

Achat de Services professionnelsAchat de Services professionnelsLe remboursement sera soumis à l'accord préalable de WSBI quant aux produits à acheter ainsi qu'aux exigences concernant la facturation et les justificatifs, à savoir WSBI devra recevoir : une facture de votre banque détaillant les services achetés ; les copies des factures justificatives reçues par votre banque du

fournisseur plus une preuve du paiement ; une déclaration signée émise sur papier à en-tête de votre

banque confirmant la réception des services spécifiques en question et qu'ils seront utilisés pour servir les objectifs charitables du projet réalisé en vertu du programme « Doubler les comptes d'épargne » de WSBI.

Achat de Biens Achat de Biens d'équipement d'équipement

Phase I : Définition du projet Phase II : Préparation des

caractéristiques Phase III : Demande de soumissions Phase IV : Réponse des soumissionnaires Phase V : Sélection par le Comité

directeur Phase VI : Gestion du contrat

• Phase I : Définition du projet & Sélection

Description du projet & Planification du projet en accord avec les banques

Protocole d'entente (PE) signé avec les banques

Achat de Biens Achat de Biens d'd'ééquipement quipement

• Phase II : Préparation des caractéristiques

La banque, avec l'assistance de WSBI, prépare en détail les caractéristiques telles que HLD, LLD, Liste du matériel (BoM), programme de travail (PoW)

La banque, avec l'assistance de WSBI, prend les décisions concernant :

Demande de soumissions tout en un Demande de soumissions avec fournisseurs multiples

Achat de Biens Achat de Biens d'équipementd'équipement

• Phase III : Demande de soumissions Demande de Cotation (DDC) Demande de Proposition (DDP) Il vaut mieux éviter de recourir à

l'attribution d'un contrat à fournisseur exclusif. Toutefois, des exceptions peuvent être envisagées :

TI ou autres contraintes Pour un coût total n'excédant pas 15 000 USD,

un appel d'offres unique peut être accepté.

Achat de Biens Achat de Biens d'équipementd'équipement

• Phase IV : Réponse des soumissionnaires Demande de Cotation (DDC) : réponse

financière & administrative Demande de Proposition (DDP) : réponse

administrative, financière & technique Les interactions avec les soumissionnaires

peuvent également inclure : Des présentations Des démonstrations Des réunions Des échanges de courriels

Achat de Biens Achat de Biens d'équipementd'équipement

• Phase V : Sélection par le Comité directeur

Composition du Comité directeur (WSBI – Banque)

Évaluation des DDP/DDC en fonction des critères administratifs, financiers et techniques.

Feuille de notation pour évaluer les DDP/DDC en fonction des critères administratifs, financiers et techniques.

Achat de Biens Achat de Biens d'équipementd'équipement

• Phase VI : Gestion du contrat

Signature du contrat entre WSBI et le fournisseur choisi reposant sur les éléments suivants :

Contrat signé en anglais Contrat en conformité avec l'Accord se

rapportant au programme Contrat en conformité avec les lois

belges

Achat de Biens Achat de Biens d'équipementd'équipement

L'approvisionnement dure généralement entre 3 et 4 mois

Changements fréquents au niveau des caractéristiques et de la portée du projet qui peuvent avoir des conséquences sur la livraison du projet et le budget y afférent.

Négociations avec les fournisseurs pendant l'appel d'offres.

Discussions avec les fournisseurs sur les articles/clauses pendant la phase de gestion du contrat.

Plus de 40 contrats à être signés avec des fournisseurs au cours de ce programme.

Les défis touchant à Les défis touchant à l'approvisionnementl'approvisionnement

Questions & RéponsesQuestions & Réponses