gouvernance du pole : exemple trio de pôle du chu de dijon

27/10/2011

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RENCONTRE PROFESSIONNELLE

MANAGEMENT DE L’EHESP

GOUVERNANCE DU POLE : exemple trio de pôle du CHU de Dijon

Dr CAILLOT, Mme LAVANANT, Mme PEREZ

L’’’’Organisation polaire du CHU de Dijon

D’une phase expérimentale

à une appropriation progressive

par des acteurs pluriels

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Etablissement précurseur dans la structuration des pôles en perpétuelle évolution :

- 1er découpage dès 1998

- 1ère révision en 2004

- dernière modification liée à la configuration du site de Bocage Central en 2010-2011



Etablissement précurseur

• Principe de l’organisation polaire posé dans le projet d’établissement 1994-1998

« Améliorer le niveau des prestations hospitalières par la mise en place d’une synergie médico-chirurgicale se traduisant par la création de pôle d’activités »

• 9 pôles d’activité définis

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• 1998 : mise en place du pôle biologie

• 1999 : regroupement des vigilances sanitaires en pôle

• 2000 : rédaction du règlement intérieur type

désignation à titre provisoire des responsables de pôle

• 2001 : généralisation de la mise en place :

-- 15 pôles médico15 pôles médico--chirurgicaux et médicochirurgicaux et médico--techniquestechniques

-- 4 pôles de direction4 pôles de direction

Les étapes clés :

Les étapes clés : suite

•• 20042004 : Première évaluation du fonctionnement :Première évaluation du fonctionnement :

-- pas de remise en cause des pôlespas de remise en cause des pôles

-- rôle du CSS vécu comme très positifrôle du CSS vécu comme très positif

-- révision du règlement intérieurrévision du règlement intérieur

• 2004 : mise en place du Conseil Stratégique (12 membres)


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Les étapes clés : suite

• 2005 : - révision du RI suite à l’ordonnance du 2 mai

- réflexion sur la contractualisation interne et les délégations de gestion

• 2006 : - séminaire de direction sur la contractualisation interne

- renouvellement des coordonnateurs médicaux

- mise en place des cadres administratifs

- formation des acteurs des pôles


Un processus loin d ’’’’être achevé

Faire cohabiter des logiques différentes…

Directions fonctionnelles

Pôles

médicaux

…en tenant compte des hommes et des femmes.

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Les outils à l ’’’’appui de la démarcheau CHU de Dijon

• Elaboration du règlement intérieur

- RI validé en 2001

- définit les missions, les modalités de fonctionnement et les champs de responsabilités des acteurs et instances du pôle

- réajusté en 2004 et 2005

• Mise en place d’un Comité Opérationnel des Pôles

- réunions mensuelles / rencontre des chefs de pôles et de la direction et CME


• Formalisation du fonctionnement des instances suite à la mise en place de la loi HPST

- règlement intérieur pour le Directoire et le COP

• Rédaction d’un guide polaire (en cours de finalisation)

- synthèse sous forme de fiches des différents éléments relatifs au fonctionnement polaire, à la contractualisation et à la délégation de gestion

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•Contractualisation interne :

- phase expérimentale- phase de généralisation (V1)

–2006 : Dernière phase de contractualisation V1–2011 : Deuxième phase de contractualisation V2

•Mise en place par la Direction du contrôle de gestion et dela contractualisation et de TB de suivi de la contractualisation

•Délégation de gestion: domaines RH, équipement…

Le CHU dans la démarche polaire Caractéristiques et atouts

• Mise en place historique : le caractère expérimental facilite l’aculturation

• Apprentissage d’un nouveau processus de décision collectif

• Soutien institutionnel inconditionnel

… Mais un processus loin d’être achevé, en évolution permanente… c’est « l’entreprise apprenante »

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Exemple du Pôle desPathologies Médicales

CHU Dijon

EHESPRennes 25/10/11

Gouvernance des Pôles

Pôle des Pathologies Médicales - CHU Dijon

Pôle Spécialités Médicales

DermatologieCRTHMed Int Immuno CliniqueMed Int Mal SystèmeNéphrologie - EERRéa MédicaleRhumatologie

Pôle Pathologies Lourdes

Département InfectiologieHématologie Clinique

01/07/11=

Pôle PathologiesMédicales +

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Bâtiment PPLVDépart. InfectiologieHématologie Clinique

2013 : 1 site2 bâtiments

2011 : 2 sites5 bâtiments

Bocage Central

DermatologieCRTHMed Int Immuno CliniqueMed Int Mal SystèmeNéphrologie - EERRéa MédicaleRhumatologie

BâtimentHémodialyse

Site du Bocage


Med Interne Mal Système

Med Interne Immuno Clinique

Dermatologie

Hématologie Clinique

Réa Médicale

Rhumatologie

Néphrologie- Dialyse

CRTH

Département Infectiologie

83 M€ recettes (1/4 pôles Med)

Personnel non médical = 453 ETPPersonnel médical = 94 ETP

48.8 M€ recettesNon médical = 307 ETP

Médical = 66 ETP

34.2 M€ recettesNon médical = 146 ETP

Médical = 28 ETP

Spé Med (- Uro) Patho Lourdes

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Pôle des Pathologies Médicales : projet 2012 -2016

Activité Médicale et ProjetsGestion Médico économiqueMatériel MédicalPb spécifique Bocage CentralRecherche Clinique et ARCEnseignement polaire

3 axes de travail + Accréditation

Gestion Personnel non MédicalPool remplacement(IDE/AS, Secrétariat)Diet, Ass Soc, KineASH

Fonctionnement non médicalHôtellerie, Matériel non médical,Logistique…

Bureau dePôle élargi

Conseil de Pôle

Sous l’égide :Chef de Pôle + AdjointDirecteur déléguéCadre Supérieur de SantéAssistant Gestion

Bureau de Pôle élargi (n ≈ 17)(secondaire à l’expérience polaire du CHU depuis 2000)

- Chef de Pôle : D Caillot- Adjoint : B Bonnotte- Directeur : Mme Lavanant- Cadre Sup : C Perez- Adjoint cadre sup : N Hartmann- Assistant Gestion : Mme Labache- Secrétaire Ref : Mme Margaroli- Secretaire Pôle : Mme Choual

- Dpt Infectiologie : P Chavanet- Dermatologie : S Dalac- Réa Med : PE Charles- Med Interne HG : Ph Bielefeld- Rhumatologie : JF Maillefert- Néphrologie : G Zanetta- CRTH : F Vollot

- Référent DIM : R Cailliod- Pharmacie : A Lazzarotti

Réunions : 1/mois≈ 2h00

Mercredi 17h00

Médecins Référent par Service :-PMSI et activité-Aspect médico-économique-Projet Service-Porte parole

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Conseil de Pôle

Membres Conseil de Pôle

Réunions Trimestrielles(ou plus si besoin)

2h00

Médecins du Pôle

Cadres du Pôle

Personnel non médical

Pôle des Pathologies Médicales

1) Volet Paramédical

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Gestion du personnel non médical

Nouveau Pool Supl IDE à gérer

AbsentéismeIntérim

Cadre Sup : Mme Perez+ adjointe (Mme Hartmann)

CadresServices

Référents HôteliersASH


Gestion Non médicale

Hotellerie

Logistique

Matériel non Médical

Cadre Sup : Mme Perez+ adjointe (Mme Hartmann)

CadresServices

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Gestion des Secrétariats

Bocage CentralBat Marion

PPLV

Secrétaire Réfèrente Ch MargaroliHG


2) Volet médical

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Nécessité Médico-économique : incontournable

Il faut se fondre dans la T2A

Avoir des projetsmédico-économiques

crédibles et évaluables

Optimisationde la prise en charge

des patients

Amélioration desRessources Humaines

et Matérielles

Situation actuelle du pôle

Pôle Pathologies Médicales (CREA 2010)83 M€ de Recettes

83.8 M€ de ChargesDéficit = 0.8 M€ (0.9%) ≈ 15-20 ETP IDE / an

Mal Inf

Rhumato DermaMed

Int HBEER

Med IntHG

HématoRéa Med

Nephro

Recettes(M €) 9.26 5.11 4.71 9.75 5.35 4.65 25.02 8.72 10.46

Charges(M €) 8.84 4.74 4.54 9.63 5.27 4.58 25.01 9.76 11.51

Delta(M €) 0.42 0.38 0.17 0.12 0.08 0.07 0.01 -1.00 -1.00

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Recettes : 83 M€dont GHS = 55 M€ (66%)

Charges = 83.8 M€dont Personnel = 27 M€ (33%)

En raison du delta négatif de 800.000 euros :Il faut augmenter les recettes et/ou diminuer les dépenses

Augmenter les Recettes : GHS (activité)Optimisation du PMSISuppléments Réa, SI et SCPublications (SIGAPS)Essais Cliniques (SIGREC)

Diminuer les Dépenses : Diminuer les Dépenses : Dépenses MédicamentsExamens Labo ImagerieMatériel et ConsommablesOptimisation Personnel

Projet initial : équilibre de la CREA en fin 2012


Actions sur les dépenses…

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Charges = 83.8 M€dont Personnel = 27 M€ (33%)


Il y a des pistes pour diminuer les dépenses…Il y a des pistes pour diminuer les dépenses…

Il faut diminuer les dépensesen excluant

des réductions de personnel

Réa Med

Med Int HB

Med IntHG

Rhumato

Derma Nephro EER Mal Inf Hémato

MédicGHS(M€)

0.561 0.200 0.081 0.053 0.131 0.440 0.130 0.327 1.309

ETS(M€) 0.260 0.313 0.045 0.075 0.029 0.265 0.020 0.120 2.523

MOhors GHS

(M€)0.250 1.362 0.290 1.077 0.105 0.892 0.304 0.392 5.400

Labo(M€) 0.790 0.817 0.470 0.234 0.475 0.960 0.262 0.848 2.915

Imagerie(M€) 0.216 0.320 0.257 0.162 0.183 0.442 0.007 0.212 0.500

Actes ExtConsom.

(M€)0.555 0.210 0.116 0.059 0.110 0.870 0.684 0.207 1.260

Niveau de dépenses 2010

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Pistes pour diminuer les dépenses

Médicaments = 3.2 M€(intra GHS)

4 services > 300.000 €/an

Niveau dépense doit être rapporté à l’activité

Hémato ≈ 40%Réa Med ≈ 20%Néphro ≈ 15%Mal Inf ≈ 10%

Hémato ≈ 70%Med Int HB ≈ 10%

Néphro ≈ 7%Réa Med ≈ 7%

ETS = 3.7 M€(intra GHS)

4 services > 250.000 €/an

85% 94%

Médicaments GHS et Produits Sanguins (≈ 7 M €)

Y a t-il une possibilité de d’optimiser?=

Analyse par le référent médical de chaque service

Hémato Néphro Réa Med

Med Int HB Mal Inf

≈ 40%≈ 50%

5 services = 90% dépenses

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Actions sur les dépenses de Biologie…

Réa Med

Med Int HB

Med IntHG

Rhumato

Derma Nephro EER Mal Inf Hémato

Total≈

0.810≈

0.900≈

0.520≈

0.250≈

0.500≈

1.250≈

0.300≈

0.925≈

3.150

PartService/Pôle

≈

10%≈

10%≈

6%≈

3%≈

6%≈

14%≈

4%≈

11%≈

36%

Efforts à concentrer sur 5 services

Consommation Biologie 2010≈ 8.65 M€(7.8 M€ intra CHU)

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Dépenses2010

Réduction5%

Réduction7.5%

ExamensLabo CHU 7.8 M€ ≈ 390.000 € ≈ 580.000 €

Ex externes 0.85 M€ ≈ 40.000 € ≈ 60.000 €

Total ≈ 8.65 M€ ≈ 430.000 € ≈ 640.000 €

Examens de Biologie

Il est possible de faire400.000-500.000 €

d’économie sur la biologie

Il y a sûrement une possibilité de d’optimiser…

Référent médicalde chaque service

DIM ++Cadre Sup Pole

Evaluation

Plan d’action pour chaque service

Ass Gestion

Dir Adm Pole

Réduction Examens de Biologie

Pôle Biologie

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Projet de réductiond’’’’examens de biologie…

Exemple : Hématologie Clinique

Projet réduction examens biologie en Hémato

Hémato Clinique = 3.15 M euros en 2010

Réduction 5% = 160000 euros

Réduction 7.5% = 240000 euros

Projet 2011-2012

Réduction

Hémocultures Systématiques HC + HJElectophorèses/ImmunoFixations HJ

Iono urine systématique HCSérologies « Pulmonaires » HC + HJ

Objectif

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Projet réduction examens biologie en Hémato

Hémato Clinique = 3.15 M euros en 2010

Réduction 5% à 7% :160000 – 220000 €

Réduction

HémocsHC + HJ

=125000 euros

Objectif

Réduction

EdP/IF/DP IgHJ=

20000 euros

Réduction

Iono UHC=

18000 euros

Total ≈ 200.000 euros sur 4 postes de biologie

Réduction

Séro PneumoHC + HJ

=40000 euros


Actions sur les recettes…

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Il y a des pistes pour augmenter les recettes…Il y a des pistes pour augmenter les recettes…

GHS (activité en HJ et HC) et Optimisation du PMSISuppléments Réa, SI et SCPublications (SIGAPS) Essais Cliniques (SIGREC)

Recettes : 83 M€dont GHS = 55 M€ (66%)

Volet Recettes : GHS en HC

HématoRéa Med

NephroMed Int

HBMal Inf

Med IntHG

Rhumato Derma

N Lits(SI+SC)

26(9+10)

15(15 Réa)

32(6+3)

35 20(0+4)

19 20 16*

RSA HC2010 vs 2009

973vs

956

781vs

756

1137vs

978

2277vs

2403

808vs

807

944vs

814

919vs

777

940vs

885

Valo HC2010(M €)

10.43 6.73 6.43 5.91 4.57 2.83 2.58 2.46

1% augmentation ≈ 400.000€Valo HC 2010 ≈ 42 M€

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Volet Recettes : Lits à Suppléments en HC

Réa Med Hémato Nephro Mal Inf

N Lits à Suppléments

15 Réalocalisés

9 SI localisés10 SC localisés

6 SI localisés3 SC admin

-4 SC admin

Valorisation 2010 (M €) 4.1 2.52 1.61 0.68

Valorisés /Valorisables

95% Tx occup

100% SI100% SC

84% SI>100% SC

->100% SC

En 2010 => Suppléments du pôle ≈ 9 M€ (11% recettes pôle)

1 Journée en SC ≈ 326 € 1 Journée en SI ≈ 408 €

Volet Recettes : Lits à Suppléments en HC

En 201042 lits de SC dans le CHU valorisés à 90% :

Soit un équivalent de 4 lits non valorisés par an

Hémopathie Maligne en service de Médecine= critères OK pour suppléments de SC

Med Int HBCréation

2 lits localisés SC(Ch + scopes proximité IDE)

≈ 2-3 Pts/jourHémopathie

Valorisation 100%≈ 230.000 € / an

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Volet Recettes : HJ

Hémato EER Nephro Mal Inf DermaMed Int

HGMed Int

HBRhumato

N Lits(HJ) 36 17 7 10 8 4 1 (!) 2

RSA HJ2010 vs 2009

10737vs

9145

12961vs

12537

1423vs

1430

1451vs

1531

1347vs

1322

788vs

798

654vs

504

516vs

516Valo HJ

2010(M €)

5.34 4.41 0.84 0.82 0.75 0.49 0.32 0.18

Valo HJ 2010 ≈ 13 M€

1% augmentation ≈ 130.000€

Publications (SIGAPS 2010)

0150300450600750900

Volet Recettes : Recherche Clinique

Pôle Patho Med 20103500 pts ≈ 1 M€(1 point ≈ 300€)

4% augmentation ≈ 40.000€

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Au final : Aspect Médico-Economique

Recettes1% GHS HC + 400.000

1% GHS HJ + 130.000

New Lits SC + 230.000

4% SIGAPS + 40.000

DépensesBio/Rx/Consom - 600.000

3% Medic/ETS + 200.000

1.5% Personnel + 400.000

+ 800.000 0 = équilibre

Projets Médicaux 2012-2016

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Projets Médicaux 2012-2016

Projets de Pôle

Projets de Services Projets Transversaux

A déclineravec aspect médico économique

(Assistants gestion, DIM/PMSI, Directeur administratif)

Demandes de postes médicaux s’intègrent dans les projets

Pole Pathologies MédicalesProjets Hématologie Clinique 2012-2016

Projet : Optimisation Recherche Clinique

Explosive!!

Situation actuelle

4.8 ETP ARC/TEC

CHU1.5 ETP

+ Heures sup+ Secrétaires

Greffes0.5 ETP

LNH0.5 ETP

70 essais

Association AROH

2.3 ETP(≈50%)

120000 €/an

Budget annuel220.000 €

100000 €/an

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Moyens

Pole Pathologies MédicalesProjet Médecine Interne et Immunologie clinique 2012-2016

Projet : Optimisation Recherche Clinique

Situation actuelle

3 ETP ARC/TEC23 Etudes + 2 registres

Association ARICMI / EtudesAssociation ARICMI / Etudes

Budget annuel107 K€

½ ARC ou technicienne par centre de compétence : - Cytopénies auto-immunes- Lupus- DICV

But du projet :

Somme nécessaire pour 1,5 ETP ARC/TEC 50 K€

Conclusions

La volonté commune des acteurs du Pôle des Pathologies Médicales,

devraient permettred’améliorer les conditions de travail

et par là la prise en charge des patients.

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