gestionnaire entreprise banque v15 - segs.free.frsegs.free.fr/fichiers/disp.pdf · gérer votre...

Gestionnaire EntrepriseBanque Version 15

Manuel de référence

© Sage 2007

Composition du progicielVotre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant :

le cédérom sur lequel est enregistré le programme,la documentation électronique, présente sur le cédérom.

Propriété & UsageTout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal.

Tous droits réservés dans tous pays.

Logiciel original développé par Sage.

Documentation Sage.

Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanc-tions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).

Conformité & Mise en gardeCompte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente docu-mentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.

Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.

EvolutionLa documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations appor-tées à ces mises à jour.

La fiche SuggestionSage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses sugges-tions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel.

MarquesStart, Sage 30, Sage 100, Intégrale, et Sage 1000 sont des marques déposées appartenant à Sage.

Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, In-ternet Explorer et gamme Office sont des marques déposées de Microsoft Corporation.

Macintosh, MAC/OS sont des marques déposées de Apple Computer Inc.

SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 eurosSiège social : 10, rue Fructidor 75017 Paris - 313 966 129 R.C.S. Paris - Code APE 722 A

Sage est locataire gérante des sociétés Adonix Applications et Services, Adonix et Sage Coala.

Sommaire

Sommaire

Offre Entreprise Banque Sage__ 5

Les logiciels de l’offre Entreprise Banque _____ 6

Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu ____________________________ 7

Présentation de la fenêtre d'application et des raccourcis clavier ______________________________ 8

Barre de titre.......................................................................8Barre de menus..................................................................8Barre d'outils.......................................................................9Barre d'état .......................................................................10Barre verticale ..................................................................10Equivalents clavier ...........................................................14

Menu Fichier ___________________________________17

Visualisation des connexions ...........................................17Procédure de déconnexion en mode normal....................18Procédure de déconnexion en mode spécial ...................20Historique des connexions ...............................................21

Menu Tables ___________________________________23

Sociétés............................................................................23Devises.............................................................................29Actualiser les tables multi-sociétés...................................31

Menu Administration __________________________34

Gestion des Utilisateurs ...................................................34Gestion des modules........................................................40Paramétrer .......................................................................41Formats de sortie d’impression ........................................41Sauvegarde/Purge ...........................................................44Accès Internet ..................................................................48Basculer à l’Euro ..............................................................50Comptes (bascule des…).................................................50Titres (bascule des…) ......................................................54Restaurer une société ......................................................56Scénario en mode veille ...................................................56

Menu Fenêtre __________________________________59

Cascade ..........................................................................59Mosaïque .........................................................................59Réorganiser les icônes.....................................................59

Menu Aide (?) __________________________________60

Aide.................................................................................. 60A propos de….................................................................. 60Documentation en ligne................................................... 61Actualiser les droits d’accès au portail............................. 61Sage sur le Web .............................................................. 62

Interactions des logiciels______63

Fichiers communs _____________________________64

Paramètres société.......................................................... 64Banques et comptes bancaires ....................................... 64Natures de mouvement ................................................... 64Filiales.............................................................................. 65Tables multi-sociétés....................................................... 65Base de référence ........................................................... 65

Modularité _____________________________________66

Menu Gestion des mouvements et soldes du logiciel Entreprise Banque........................................................... 66Intégration des relevés de compte................................... 66Purge des mouvements bancaires .................................. 66

Description des fichiers utilisés par le programme_____________________________________67

Fichiers de données d'une société .................................. 67Fichiers programme......................................................... 67

Procédures communes à tous les modules ________________________72

Menu Fichier (d’un module)____________________73

Ouvrir une société ........................................................... 73Fermer une société.......................................................... 75Paramétrer la société ...................................................... 75Visualisation des connexions........................................... 75Occupation des tables ..................................................... 76Calendrier bancaire ......................................................... 76Fermer la liste .................................................................. 77Quitter... ........................................................................... 77

Gestion du mot de passe ______________________79

Renouvellement automatique du mot de passe .............. 80Gestion de la perte du mot de passe de l’Administrateur 80

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Sommaire

Menu Action (d’un module) ____________________84

Procédure d'importation ...................................................84

Menu Etats (d’un module) _____________________86

Lancement d’une édition ..................................................86Aperçu avant impression..................................................86Edition graphique .............................................................87Impression........................................................................87Sortie fichier .....................................................................88

Menu Communication (d’un module) __________90

Télécommunication ..........................................................90Internet .............................................................................91

Sauvegardes ___________________ 92

Procédure de sauvegarde automatique_______93

Procédure de sauvegarde manuelle __________94

Procédure de restauration ____________________96

Gestion de la base de données 97

Gestion des accès aux bases de données____98

Outil de maintenance_________101

Démarrer, quitter le programme Sage Maintenance _________________________________ 102

Menu Système _______________________________ 103

Menu Fichier _________________________________ 104

Ouvrir..............................................................................104Fermer............................................................................106Information .....................................................................106Quitter.............................................................................107

Menu Edition_________________________________ 108

Afficher le journal maintenance ......................................108

Menu Maintenance __________________________ 109

Recopier les données.....................................................109Agrandir ..........................................................................111Occupation .....................................................................112Vérification......................................................................113

Menu Aide (?) ________________________________ 114

A propos de Maintenance.............................................. 114

Fonctionnement en réseau __ 115

Outils de gestion réseau ____________________ 116

Serveur Sage................................................................. 116Gestionnaire d’applications Sage .................................. 118

Gestion des connexions multiples __________ 121

Message d’alerte à l’ouverture d’une société ................ 121Règles générales utilisées pour gérer les blocages ...... 122

Annexes Techniques_________ 124

Annexe 1. Importations et exportations de données - Structures de fichiers ____________ 125

Importation / exportation des banques et comptes bancaires....................................................................................... 125Importation des prévisions dans Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack.......................................................... 130Structure du fichier des MCF......................................... 139Importation du cours des devises .................................. 140Importation du cours des OPCVM................................. 141

Annexe 2. Format des fichiers des mouvements et soldes _____________________________________ 142

Format normalisé par le CFONB ................................... 142

Annexe 3. Mise en place d’une importation ou exportation en mode « DOS » _______________ 145

Explication des formats OEM / ANSI ............................. 145

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Offre Entreprise Banque Sage


Le Gestionnaire Entreprise Banque est l'application à partir de laquelle s'effectuent les traitements com-muns à l'ensemble des logiciels de l'offre Finance Ligne 100 : gestion des sociétés, gestion des devises IN, bascule des comptes en EURO et gestion de la confidentialité…

Cette documentation est le guide de l'offre bancaire ; elle présente les fonctionnalités du Gestionnaire En-treprise Banque mais également :

l'offre dans son ensemble,

la procédure d'installation des logiciels et du manuel électronique,

les structures de données,

les menus et commandes du Gestionnaire Entreprise Banque,

les procédures communes à tous les logiciels de l'offre en monoposte ou en réseau,

et en annexes, la capacité des logiciels, importation et exportation de données.

Ce manuel est fourni lors de la première acquisition d'un logiciel de l'offre bancaire et reste toujours dispo-nible comme documentation électronique (format PDF lisible avec Acrobat Reader).

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Les logiciels de l’offre Entreprise Banque

La ligne 100 Entreprise Banque de Sage propose des progiciels au cœur de votre système d’information pour :

Automatiser la gestion de vos flux financiers,Gérer votre trésorerie à court et moyen terme,

La ligne 100 Entreprise Banque de Sage propose les logiciels suivants :

Suivi de trésorerie100 Pack monoposte ou réseau,Ce module permet de disposer d’outils d’aide à la décision pour suivre votre trésorerie, émettre des virements de trésorerie, optimiser vos financements d’exploitation et/ou vos placements.

Suivi de trésorerie 100 monoposte ou réseau,Ce module permet de maîtriser le suivi de votre trésorerie.

Telbac 100 monoposte.Ce module est un logiciel de télétransmission permettant de connecter les micro-ordinateurs aux serveurs bancaires afin de télétransmettre des remises d'ordre et de recevoir des relevés ou des extraits.

L’offre Entreprise Banque permet à une entreprise de gérer de façon optimale ses opérations bancaires et d’entretenir une relation banque-entreprise par télétransmission ou Internet en respectant les normes CFONB.

Le fonctionnement monoposte permet de lancer le Gestionnaire simultanément avec Suivi de trésorerie Pack ou Suivi de trésorerie. Il concerne :

le module Suivi de trésorerie pour maîtriser le suivi de votre trésorerie

le module Suivi de trésorerie Pack pour vous permettre de disposer d’un outil d’aide à la décision, d’émettre des virements de trésorerie, d’optimiser vos financements d’exploitation et/ou vos place-ments.

Les options réseaux permettent à une entreprise d’organiser l’ensemble de sa gestion sur plusieurs postes simultanément.

En complément des progiciels, Sage propose des contrats d’assistance adaptés aux besoins. Ils permettent un accès téléphonique privilégié à une équipe de spécialistes qui apportent une réponse précise et person-nalisée.

Ces services s’accompagnent de remises spécifiques sur les mises à jour de progiciels, les achats multiples de progiciels, etc...

Pour de plus amples informations sur la gamme Entreprise Banque ou les services d’assistance, appeler votre correspondant habituel chez Sage France.

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Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu


Cette partie présente, après la fenêtre de l’application et les diverses possibilités de personalisation, les com-mandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu

Pour plus d’informations, voir...

«Présentation de la fenêtre d'application et des raccourcis clavier», page 8

«Menu Fichier», page 17

«Menu Tables», page 23

«Menu Administration», page 34

«Menu Fenêtre», page 59

«Menu Aide (?)», page 60

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Présentation de la fenêtre d'application et des raccourcis clavier

Le Gestionnaire Entreprise Banque est l'application à partir de laquelle s'effectuent les traitements communs à l'ensemble des logiciels de l'offre Entreprise Banque : gestion des sociétés, gestion de la table des devises, gestion de la confidentialité…

Cette partie exclusivement consacrée au Gestionnaire présente sa fenêtre d'application puis l'ensemble des traitements qu'il propose.

Après son lancement, la fenêtre d'application du Gestionnaire Entreprise Banque s'affiche.

Barre de titre

La barre de titre affiche l'intitulé du logiciel, soit Gestionnaire Entreprise Banque.

Si la fenêtre de document est agrandie (maximisée dans la fenêtre d'application), sa barre de titre intègre celle de la fenêtre d'application. Dans notre exemple, la barre de titre affichera : Gestionnaire Entreprise Banque - Liste des utilisateurs.

Barre de menus

Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque sont regroupées en trois menus : Fichier, Tables, et Ad-ministration.

Les autres menus sont communs à tous les modules.

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Voir le paragraphe sur les «Menu Fichier (d’un module)», page 73 et suivants.

Barre d'outils

Barre d’outils principale

La barre d'outils sur la fenêtre d'application de chaque logiciel présente sous forme d'icônes les commandes les plus fréquemment utilisées. Il est ainsi possible de les activer directement sans les sélectionner dans leur menu respectif.

Commande Quitter du menu Fichier.

Commande Sociétés du menu Tables.

Commande Devises du menu Tables.

Commande Gestion des utilisateurs du menu Administration.

Commande Gestion des Modules du menu Administration.

Commande Aide du menu Aide (?).

Barre d’outils secondaire

La barre d'outils secondaire est contextuelle : à chaque fois qu'une commande appelant une liste est activée, elle affiche sous forme d'icônes les principaux traitements autorisés sur la liste.

Bouton Créer : correspond à la commande Edition / Créer sur une liste.

Bouton Modifier : correspond à la commande Edition / Modifier sur une liste.

Bouton Supprimer : correspond à la commande Edition / Supprimer sur une liste.

Bouton Dupliquer : correspond à la commande Edition / Dupliquer sur une liste

Bouton Editer : correspond à la commande Etats / Editer sur une liste.

Dans Suivi de trésorerie et Suivi de trésore-rie Pack

Bouton Visualiser : correspond à la commande du menu Edition sur une liste.

Bouton Importer : correspond à la commande du menu Edition sur une liste.

Bouton Sélection : correspond à la commande du menu Edition sur une liste.

Bouton Tri : correspond à la commande du menu Edition sur une liste

Bouton Recherche : correspond à la commande du menu Edition sur une liste.

Bouton Pointer-Dépointer : correspond à la commande Edition / Opération / Pointer et Edition / Opération / Dépointer sur une liste de mouvements.

Bouton Financement / Placement : correspond à la commande Structure / Financement / Placement.

Bouton Situation des comptes : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Si-tuation et soldes / Comptes bancaires.

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Bouton Synthèse du jour : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Synthèse du jour.

Bouton Réalisations : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Réalisations.

Boutons Prévisions : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Prévisions.

Bouton Télécommunication : correspond à la commande Communication / Télécommunication.

Bouton Internet : correspond à la commande Communication / Internet.

Bouton Virements de trésorerie : correspond à la commande Gestion avancée / Virements de tréso-rerie.

Bouton Valeurs mobilières : correspond à la commande Structure / Valeurs mobilières.

Barre d'état

Dernière ligne au bas de l'écran, la barre d'état affiche en permanence l’intitulé de l'application et le numéro de version.

Barre verticale

L'affichage de la barre verticale est activé automatiquement dès l’ouverture du logiciel.

La barre verticale occupe le coté gauche et toute la hauteur de la fenêtre du programme ; elle peut être élargie mais ne peut pas être déplacée.

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Paramétrage de la barre verticale

Le contenu de la barre verticale est paramétré à l'aide de son menu contextuel. Il est composé des fonctions suivantes :

Grandes icônes. Si ce choix est sélectionné, les icônes de la barre verticale sont agrandies et une légende apparaît en dessous.

Petites icônes. Ce choix réduit la taille d'affichage des icônes ; la légende apparaît dans ce cas à sa droite.

Nouveau groupe. Cette fonction permet de créer un nouveau groupe d'icônes dans la barre verticale. Vous pouvez lui associer un nom directement.

Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez. Ils seront classés par ordre de création.

Enlever le groupe. Cette fonction permet de supprimer le groupe actuellement ouvert dans la barre verti-cale.

Le programme vous demande confirmation avant de s'exécuter

Renommer le groupe. Cette fonction permet de renommer le groupe actif de la barre verticale.

Ajouter une fonction…. Sélectionnez ce choix pour ajouter une fonction à la barre verticale.

Cette fonction est détaillée plus bas, au paragraphe «Ajout de fonctions dans la barre verticale», page 12.

Ajouter un raccourci. Cette fonction vous permet de créer un raccourci pour pouvoir exécuter n'importe quel fichier (exécutables, fichiers de données, fichiers HTML …) reconnu par Windows.

Cette fonction est détaillée plus bas, au paragraphe «Ajout d'un raccourci dans la barre verticale», page 12.

Masquer la barre verticale. Cette fonction permet dissimuler la barre verticale.

Réinitialiser la barre verticale. Cette fonction permet d'annuler les modifications demandées et de reve-nir à la barre verticale standard.

Lorsque vous sélectionnez cette fonction, le programme vous met en garde sur la perte de vos paramètres personnels et vous demande confirmation.

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Vers le haut. Cette fonction permet de remonter d’un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône.

Vers le bas. Cette fonction permet de descendre d’un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône.

Ajout de fonctions dans la barre verticale

Pour ajouter des fonctions dans la barre verticale, utilisez le Menu contextuel / Ajouter une fonction.

La fenêtre « Ajouter une fonction » dans la barre verticale apparaît.

Pour ajouter une fonction :

1 . Déployez les fonctions disponibles dans l'arbre de sélection grâce à l'icône

2 . Cliquez sur l'intitulé de la fonction à ajouter

3 . Cliquez sur le bouton OK de la fenêtre

La fonction ajoutée est placée dans le groupe ouvert de la barre verticale.

Les fonctions sont classées dans le groupe par ordre de création. Pour les déplacer, cliquez sur leur icône et faites-la glisser à l'emplacement souhaité.

Les fonctions de gestion qu'il est possible d'insérer sont nombreuses ; elles sont relatives à l'application.

Nous vous invitons à consulter votre programme pour connaître toutes les possibilités offertes.

Ajout d'un raccourci dans la barre verticale

Pour ajouter des fonctions dans la barre verticale, utilisez le Menu contextuel / Ajouter un raccourci.

La fenêtre « Ajouter un raccourci dans la barre verticale » apparaît. Il s'agit de la fenêtre classique d'ouver-ture d'un fichier.

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La liste des fichiers de données de l’application apparaît, sélectionner celui souhaité puis cliquez sur le bou-ton Ouvrir.

N’importe quel type fichier peut être sélectionné (exécutable, documents, données,…).

Les fonctions sélectionnées sont identifiées, dans la barre verticale par :

leur icône,

les 35 premiers caractères de l’intitulé du fichier sélectionné.

Menu contextuel d’un raccourci de la barre verticale

Le menu contextuel accessible lorsque vous sélectionnez une fonction de la barre verticale vous permet de :

Supprimer une fonction de la barre verticale. L'icône de la fonction sélectionnée est supprimée de la barre verticale. Seul le lien avec l'application est supprimé. Le fichier lié n'est en en aucun cas supprimé.

Renommer la fonction. Cette fonction vous permet d'attribuer un nouveau nom à l'icône de la fonction, toujours dans la limite de 35 caractères.

Afficher les propriétés de la fonction. Cette fonction affiche la fenêtre Propriété de la fonction sélec-tionnée.

Vers le haut. Cette fonction permet de remonter d’un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône.

Vers le bas. Cette fonction permet de descendre d’un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône.

Exécution des raccourcis de la barre verticale

Un simple clic sur l'icône du raccourci permet d'en lancer l'exécution grâce à son application de lancement.

Si le type de fichier n'est pas connu de Windows, la fenêtre Ouvert par est affiché afin de vous permettre de sélectionner le programme à utiliser.

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Afficher la barre

Pour afficher la bare verticale, positionner le curseur de la souris sur la partie gauche de l’écran, faire un clic droit et sélectionner « Afficher la barre ».

Equivalents clavier

Les logiciels de l'offre Sage Finance sous Microsoft Windows fonctionnent tous de façon similaire, ils peu-vent notamment être utilisés avec ou sans souris.

Sans souris, toutes les commandes doivent être exécutées à partir du clavier. La souris ne permet pas de se dispenser de l'usage du clavier, qui reste obligatoire pour les saisies de texte et de valeurs, mais facilite beau-coup l'exécution des commandes. Nous recommandons fortement son utilisation.

Les logiciels possèdent des raccourcis-clavier qui sont des touches ou des séquences de touches (appui si-multané sur plusieurs touches) qui permettent d'exécuter une commande sans quitter le clavier. Ces raccour-cis clavier sont présentés ci-après.

Gestion de la fenêtre d'application

Gestion des fenêtres des logiciels

Souris Equivalent clavier Conséquence

Cliquer sur la case Système

ALT + ESPACE Ouvre le menu Système

Cliquer sur la case Réduction

ALT + ESPACE, D Réduit le programme sous forme d'icône

Cliquer sur la case Agrandissement

ALT + ESPACE, A Taille maximale

Cliquer sur la case Restauration

ALT + ESPACE, S Ramène à la taille initiale

Double-cliquer sur la case Système

ALT + F4 Quitte le programme

Double-cliquer en dehors de la fenêtre

CTRL + ECHAP Basculer vers…


Cliquer sur la case Sys-tème

Alt + – Ouvre le menu Système

Double-cliquer sur la case Système

Alt + F4Ctrl + F4Echap

Ferme la fenêtreFerme la listeFerme sans enregistrer

Pointer la barre de titre et glisser

Système / Déplacement Déplace la fenêtre

Pointer le cadre et faire glisser

Système / Dimension Modifie la taille de la fenêtre

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Fenêtres de liste

Gestion des menus

Cliquer sur la case Réduction

Système / Réduction Taille minimale

Cliquer sur la case Agrandissement

Système / Agrandissement Taille maximale


Cliquer sur sa ligne HAUT et BAS Sélectionne un élément

Double-cliquer sur sa ligne ou cliquer sur l'icône Modifier ou sur la commande Action / Modifier

Entrée Ouvre un élément

Cliquer sur l'icône Créer ou la commande Action / Créer

Ins Ouvre une fiche de création

Cliquer sur l'icône Sup-primer ou sur la com-mande Action / Supprimer

Supp Supprime un élément

Cliquer sur l'icône Poin-ter-Dépointer ou sur la commande Action / Préparation remise / Pointage / Dépointage

+ Pointe ou dépointe un élément

Cliquer sur la com-mande Action / Prépa-ration remise / Pointage total

* Pointe l'ensemble des éléments de la liste

Cliquer sur la com-mande Action / Prépa-ration remise / Dépointage total

/ (du clavier numérique) Annule le pointage total


Cliquer sur le nom du menu

ALT + lettre soulignée Ouvre un menu

Cliquer sur le nom de la fonction

Lettre soulignée Sélectionne une commande

Cliquer à l'extérieur du menu

Echap Ferme un menu

Cliquer sur le nom du menu ouvert

Alt Quitte la barre de menus


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Fenêtres de saisie


Clic sur la zone sui-vante

Tab Place le curseur sur la zone suivante

Clic sur la zone précé-dente

Majuscule + Tab Ramène le curseur sur la zone précédente

Clic sur une case d'option

HAUT ou BAS Sélectionne une option

Clic sur le bouton zoom

d'une zone

caractère quelconque + TAB Appelle une liste pour sélection d'un élément

Clic sur un bouton TAB pour placer le curseur sur le bouton puis ESPACE ou ALT + lettre soulignée

Active le bouton sélectionné

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Menu Fichier

Le menu Fichier propose l’accès aux commandes :

Outils«Visualisation des connexions», page 17«Historique des connexions», page 21

Quitter le Gestionnaire Entreprise Banque

Visualisation des connexions

Fichier / Outils / Visualisation des connexions

Cette commande permet de visualiser le fichier des instances générales. Elle liste les instances d’accès à un module et les instances d’accès à une société.

On retrouve les informations suivantes :le nom des utilisateurs,le nom du (ou des) module(s) utilisé(s),le nom de la (ou des) société(s) ouverte(s) (raison sociale).

Le bouton Fermer permet de sortir de la fonction sans lancer de traite-ment.

Le bouton Actualiser permet la mise à jour de la liste affichée.

Lors d’une utilisation réseau, il est indispensable de pouvoir déconnec-ter un utilisateur qui a rencontré un problème technique empêchant de lancer certains traitements.

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Les boutons Déconnecter et Tout déconnecter sont conçus à cet effet.

Deux cas peuvent se présenter dans le cas d’un arrêt intempestif du programme :

l’utilisateur tente d’accéder à nouveau au module mais le logiciel détecte qu’il est déjà connecté et donc le lui signale en entrée dans le programme,

l’utilisateur n’a pas tenté d’accéder de nouveau à un module mais continue à bloquer d’autres utili-sateurs.

Dans ces cas, l’administrateur, ou un utilisateur habilité, a la possibilité de déconnecter l’utilisateur bloquant dans le Gestionnaire.

Procédure de déconnexion en mode normal

Dans le cas où l’utilisateur est habilité à utiliser le traitement Déconnexion, les boutons Déconnecter et Tout déconnecter sont activés.

Sélectionner alors l’utilisateur à déconnecter en positionnant le curseur sur sa ligne et cliquer sur le bouton Déconnecter. La sélection s’effectue par utilisateur et par module.

Le bouton Tout déconnecter permet de débloquer tous les utilisateurs qui se trouvaient dans un module au moment de l’arrêt du programme.

Un utilisateur peut être déconnecté d’un module et rester connecté à un autre.

Lorsqu’un utilisateur est uniquement habilité à utiliser la commande Visualisation des connexions dispo-nible dans les modules et lance cette commande depuis le Gestionnaire, les boutons Déconnecter et Tout déconnecter sont grisés.

Déconnecter un utilisateur

Pour déconnecter un utilisateur d’un module :

1 . sélectionner l’une des deux lignes de connexion : Utilisateur / Module / Entrée dans un module ou Utilisateur / Module / Société,

2 . cliquer le bouton Déconnecter.

Confirmer alors le message de confirmation de déconnexion ou cliquer sur le bouton Annuler pour revenir sur la liste des connexions en cours.

Cette déconnexion permettra de libérer également la ou les sociétés dans lesquelles se trouve l’utilisateur connecté.

Si d’autres utilisateurs se trouvent également dans cette ou ces sociétés, lors de la déconnexion deman-dée, ces sociétés ne sont pas libérées comme le précise le message de confirmation affiché alors.

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Si l’utilisateur tente de supprimer sa propre connexion en cours, le logiciel affiche un message d’avertissement.

Deconnecter tous les utilisateurs

Si vous choisissez de déconnecter tous les utilisateurs, l’utilisateur qui lance la fonction n’est pas déconnec-té du Gestionnaire Poste banque. Après traitement, il est le seul à figurer alors dans la liste des connexions.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Tout déconnecter, un message de confirmation s’af-fiche.

Si vous validez cette fenêtre :

les utilisateurs seront déconnectés les uns à la suite des autres,

chaque société verrouillée sera déverrouillée et vérifiée.

Edition du rapport

Lorsque les traitements de déconnexion sont terminés, le programme propose l’édition d’un rapport :

Pour imprimer le rapport de déconnexion, cliquer sur le bouton OK.

Pour ne pas procéder à cette impression, décocher l’option Edition d’un rapport puis cliquer sur OK.

Dès validation de la fenêtre, la fenêtre de lancement de l’impression apparaît :

Par défaut, l’option Editiond’un rapport est cochée.

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Le rapport édité relate les opérations effectuées par une succession de messages avec, pour chacun, le ré-sultat du traitement.

Si aucune erreur n’a été détectée durant le traitement (cas de notre exemple ci-dessus), la colonne Résultat indique que toutes les opérations réalisées sont «OK».

Si des erreurs on été détectées, le compte-rendu l’indique. Dans ce cas, il est nécessaire d’utiliser l’outil Maintenance.

Pour toute information sur l’outil de Maintenance voir le paragraphe, «Outil de maintenance», page 101.

Procédure de déconnexion en mode spécial

Lorsque l’administrateur ou un utilisateur habilité à utiliser la déconnexion tente d’accéder au Gestionnaire alors qu’il y est déjà connecté, le logiciel affiche le message d’alerte suivant.

Aucune erreur n’a été détectée

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Cliquer sur le bouton OK pour accéder à la visualisation des connexions et à la déconnexion.

L’utilisation de cette commande est identique à celle décrite pour la «Procédure de déconnexion en mode normal», page 18. S’y reporter pour plus de détails.

Confirmer la déconnexion en cliquant sur le bouton OK :

Après la déconnexion, l’utilisateur doit fermer la commande Visualisation des connexions et lancer à nouveau le Gestionnaire.

Historique des connexions

Fichier / Outils / Historique des connexions

Cette fonction permet d’identifier la ou les personnes qui se sont connectées à un module de la gamme à une date bien précise.

Cette commande permet à un administrateur de mieux contrôler l’usage des différents modules de la gam-me.

On retrouve les informations suivantes :

le nom des utilisateurs,le nom du (ou des) module(s) utilisé(s),la date à laquelle l’utilisateur a accédé au modulel’heure à laquelle l’utilisateur s’est connecté.

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La zone Nombre de fiches contiendra le nombre total d’accès affichés dans la liste. La liste affiche au maxi-mum les 100 derniers accès. Lorsqu’elle atteint 100 accès, la purge de cette liste se fait automatiquement au fur et à mesure : les nouveaux accès effacent les plus anciens.

Le bouton Actualiser permet de rafraîchir la liste avec les nouveaux accès réalisés pendant la consultation.

Le bouton Fermer permet de sortir de la fonction.

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Menu Tables

Le menu Tables permet d’accéder à la liste des sociétés et à la liste des devises puis d’y effectuer vos para-métrages.


«Sociétés», page 23

«Devises», page 29

«Actualiser les tables multi-sociétés», page 31

Sociétés

Tables / Sociétés

Traitement commun à l'ensemble des logiciels de l'offre Entreprise Banque, la gestion des sociétés s'effectue à partir du Gestionnaire.

L’accès à cette fonction est incompatible avec l’ouverture d’une société dans un module.

Le cas échéant, le programme affiche le message « Traitement non disponible actuellement ».

Activer la commande Sociétés du menu Tables ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils.

© Sage 2007 23


Cette liste affiche les informations paramétrées dans la fiche société.

LibelléIndique la raison sociale de la société.

VolumeIndique le volume et le répertoire de stockage de la base de données.

FichierIndique le nom du fichier de la base de données.

SauvegardeIndique qu’un traitement automatique de sauvegarde est paramétré pour cette société.

PurgeIndique qu’un traitement automatique de purge est paramétré pour cette société.

AlerteUn point d’exclamation dans la colonne Alerte indique que le programme a détecté :

un fichier .BQE dans le volume d’installation etdes fichiers dans l’ancien format (GEB *.EXT) et de même numéro (*.001 et 001.BQE par exem-ple).

Il y a deux raisons pour qu’un point d’exclamation soit affiché :

- il existe un fichier GEB.XXX dans le répertoire de la société (ce qui signifie qu’une conversion de version 14.XX vers une version 15.00 est possible, voire nécessaire)

- il existe un fichier XXX.BQE dans le répertoire de la société mais le numéro de version de structure de base de données n’est pas celle de la version 15.00.

Toutes les sociétés, converties ou non, sont affichées. Si aucune société n'a été créée, seule la société fictive Jeu d'essai apparaît sur cette liste.

Les boutons au bas de l'écran présentent les actions autorisées sur cette liste : insérer, modifier, supprimer, rechercher une société et convertir les sociétés existantes antérieures à la version 15.00.

Créer une société

Cliquer sur le bouton Insérer pour obtenir une fiche de création.

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Onglet Informations société

Raison socialeDénomination sous laquelle la société exerce son activité commerciale.

Volume et répertoire de stockageUnité et répertoire d'installation des fichiers de données de la société en cours de création. Le répertoire d'installation du programme est proposé par défaut, pour le modifier, cliquer sur le bouton Zoom pour obtenir la liste des répertoires et sélectionner le répertoire d'installation souhaité.

Sauvegarde / Sauvegarde et purge / Aucun traitement automatiquePar défaut Aucun traitement automatique. Cocher la case correspondant au traitement à effectuer.Le paramétrage de la purge est effectué dans l’onglet « Paramétrage purge ».Le paramétrage du déclenchement de ces traitements automatiques est effectué dans la commande Admi-nistration / Paramétrer / Sauvegarde/Purge.

Nom du fichierNom du fichier société avec l’extension .BQE. Le fichier est lisible dès la validation de la création.

Taille de la base (Ko)La taille de la base proposée par défaut est de 2000 Ko. Cette valeur est modifiable.

En cas de modification de la société, c’est la taille réelle du fichier société qui est alors proposée. La taille sera agrandie automatiquement au fur et à mesure des besoins.

Place disponible sur le volume (Ko)Place restant sur le volume de travail indiqué.

Onglet Paramétrage purge

Cet onglet permet de définir le type de données à purger.

Pour sélectionner les différentes données à purger, cocher tout d’abord le traitement Sauvegarde et purge sur l’onglet « Informations société ».

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La périodicité et l’horaire de déclenchement de la purge automatique sont définis dans la commande Administration / Paramétrer / Sauvegarde / Purge.

Pour chacun des types d’opérations, indiquer la durée de l’historique à conserver. A la date choisie, le pro-gramme va conserver un historique de X jours depuis la date système. Tout ce qui est antérieur et défini comme purgeable sera supprimé.

Remises transmisesCette option permet la sélection du type de remises à purger. Seuls les types de remises correspondant à un module installé sont disponibles.Les différents types de remises sont grisés si cette case d’option n’est pas cochée.

MouvementsCocher le critère de purge adéquat : uniquement les Ecritures pointées ou Toutes les écritures.

Soldes bancairesCette option permet la purge des soldes bancaires.

PrévisionsCocher le critère de purge adéquat : uniquement les Ecritures pointées. ou Toutes les écritures.

Cours des valeurs mobilièresUniquement si le module Suivi de trésorerie Pack est présent dans la configuration.

Cette option purge les cours des valeurs mobilières.

Toutes les règles de gestion des purges telles qu’elles existent dans les modules sont reprises au niveau des purges automatiques. Les résultats des traitements sont strictement identiques.

Volume et répertoire de stockageLors de chaque opération de purge, une sauvegarde de la situation avant purge est effectuée.Son répertoire de stockage est paramétré dans la commande Fichier / Sauvegarde/Purge.

Modifier une société

Pointer avec le curseur la société concernée et cliquer sur le bouton Modifier. La fenêtre composée des deux onglets décrits précédemment apparaît. Valider par le bouton OK après modification.

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Modifier le chemin d'accès à une société ne signifie pas que les fichiers de la société sont déplacés de l'ancien vers le nouveau chemin. Il faut les déplacer manuellement à l’aide de l’Explorateur par exemple.

Supprimer une société

Par mesure de sécurité, avant de supprimer une société, effectuer une sauvegarde de ses fichiers de données. Placer le curseur sur la société concernée et cliquer sur le bouton Sup-primer.

Confirmer par le bouton OK.

Rechercher une société

Cette commande est utile pour rechercher rapidement une société dans une liste en contenant un nombre important.

Cliquer sur le bouton Rechercher.

Saisir le numéro de la société et valider par le bouton OK. Le curseur désigne dans la liste la société recher-chée.

Convertir une société

Cette commande permet de convertir les anciens fichiers d’une société, sélectionnée au préalable dans la liste, au format géré depuis la version 10.00 ainsi qu’aux spécificités de gestion de la base de données en version 15.00.

Cette conversion s’effectue uniquement dans le Gestionnaire.

Dans la liste des sociétés, une ancienne société gérée en version antérieure à la version 10.xx, qui n’a pas été convertie, ne comportera pas de nom de fichier.

Sélectionner la société puis cliquer sur le bouton Convertir.

Un message de confirmation s’affiche.

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Conversion d’une société gérée dans une version antérieure à la version 10.00

Le traitement de conversion comporte deux étapes :

sauvegarde des anciens fichiers (GEBXXX.EXT) avant suppression,

génération du nouveau fichier (EXT.BQE).

La société sera alors accessible dans tous les modules.Valider par le bouton OK pour confirmer le lancement de la conversion ou cliquer sur Annuler pour annu-ler le traitement et revenir sur la liste des sociétés.

Conversion d’une société gérée en version 10.00 ou dans une version supérieure

Le logiciel recherche la présence d’un fichier xxx.BQE de même nom dans le même répertoire. Si un tel fichier existe, un message d’alerte s’affiche.

Valider par le bouton OK pour confirmer la suppression du fichier détecté ou cliquer sur Annuler pour an-nuler le traitement et revenir à la liste des sociétés.

Indiquer ensuite l'emplacement des fichiers de sauvegarde des fichiers avant conversion et cliquer sur le bouton OK.

Le logiciel sauvegarde uniquement les anciens fichiers convertis (GEB.EXT).

La procédure de sauvegarde n’est pas obligatoire pour lancer le traitement de conversion. Par contre, si le traitement de sauvegarde ne se déroule pas correctement, la conversion est annulée. Le logiciel revient alors sur la liste des sociétés.Le traitement de conversion prend en compte également la version de la base de données et procède à la mise à jour correspondante.La conversion est effectuée à partir de la Version 8.00. Pour les versions antérieures, un message d’alerte s’affiche après la sauvegarde. Le logiciel revient alors sur la liste des sociétés.

Contacter alors votre service de maintenance pour l’installation d’une version intermédiaire.

Voir le paragraphe «Compatibilité avec les autres versions» dans le manuel d’installation.

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Pour l’exploitation de la base de données en version 15.00, le traitement de conversion effectue le recalcul en Euro des montants restés en anciennes devises « IN » (à l’aide du cours de chaque ancienne devise « IN » conernée) et change le code de la devise associée par EUR.

Après conversion de la société, le signe « ! » disparaît de la colonne « Alerte » de la liste des sociétés. La société peut alors être exploitée par les logiciels installés.

Cas d’une société déjà convertie

Une société déjà convertie peut l’être à nouveau si l’utilisateur a auparavant restauré les fichiers GEB*.EXT.

La colonne Alerte de la liste des sociétés contiendra un ! indiquant la présence des deux types de fichiers (anciens et nouveaux pour la même société).Si l’utilisateur souhaite convertir une société alors que la conversion a déjà été effectuée et s’il n’y a pas eu de restauration des fichiers d’ancien format, un message d’alerte précise que la conversion est impossible.

Devises

Tables / Devises

Cette commande permet d'enregistrer de nouvelles devises ou de modifier celles existantes (afin d'en mo-difier notamment le cours, les caractères « IN » et « clôturée »). Activer la commande Devises du menu Ta-bles.

Cette fonction est mono-utilisateur.

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Créer une nouvelle devise

Pour enregistrer une nouvelle devise, cliquer sur le bouton Insérer.

Renseigner les zones Code ISO, Code ISO num. et Désignation puis saisir la date de cotation et le cours de la devise. Le Code ISO num. est un code normalisé sur 3 caractères.

Indiquer ensuite le nombre d'unités de la devise équivalant au cours saisi et le nombre de décimales de cette devise.

La zone Devise "in" permet de définir de nouvelles devises "in". Cocher la case si tel est le cas.

La zone Devise clôturée permet de fermer sans la supprimer une devise qui n’a plus cours ou qui n’est plus utilisée. Elle sert aussi à réactiver une devise précédemment clôturée.

Valider par le bouton OK.

Modifier le cours d'une devise

Sélectionner la devise concernée et cliquer sur le bouton Modifier.

Le programme rappelle le Code ISO, le Code ISO num. et la Désignation de la devise ainsi que la Date de la dernière cotation.

Saisir le nouveau Cours de la devise et indiquer le nombre d'unités de la devise équivalant au cours saisi. Préciser enfin le nombre de décimales de cette devise. Si l’une des cases Devise "in" ou Devise clôturée est cochée, la modification du cours n’est pas possible.

Valider par le bouton OK.

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Supprimer une devise

L'utilisateur a la possibilité de supprimer les devises qu'il n'utilise pas. Vérifier au préala-ble que la devise à supprimer n'est utilisée dans aucune des sociétés créées.

Pointer la devise à supprimer et cliquer sur le bouton Supprimer. Confirmer par le bouton OK.

Actualiser les tables multi-sociétés

Tables / Actualiser les tables multi-sociétés

Les tables multi-sociétés (Devises, Pays, Codes interbancaires,...) contiennent des informations qui évo-luent en fonction des règles interbancaires ou des normes (ISO, BDF,....).

La fonction Actualiser les tables multi-sociétés permet de réaliser une mise à jour automatique de ces don-nées.

Pour plus d’information sur les tables multi-sociétés, voir le § «Tables multi-sociétés», page 65

Effectuer une mise à jour des tables

Actionner la commande Actualiser les tables multi-sociétés du menu Tables.

Une fenêtre de choix du type de mise à jour des tables, s’ouvre alors.

Deux options sont proposées :

L’option Partielle proposée par défaut permet de mettre à jour les tables de l’application en tenant compte des mises à jour précédemment réalisées. La date affichée en regard de l’option Partielle, indique la dernière date de mise à jour partielle effectuée, qui correspond en règle générale à la date de la dernière version de l’application.Si aucune mise à jour partielle n’a été effectuée, le texte est le suivant « Pas de mise à jour partielle effectuée ».

L’option Globale permet la remise à jour complète des tables de l’application. Cette regénération totale peut être utile dans le cas où certaines tables auraient été abîmées à la suite de mises à jour manuelles erronées.

La validation du type de mise à jour ouvre la fenêtre de rercherche du fichier de mise à jour des tables multi-sociétés.

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L’utilisateur renseigne le chemin d’accès au fichier TableReference.xml qui se trouve dans le sous réper-toire XML.

Le processus de mise à jour des tables est lancé.

En fin de traitement, la fenêtre de préparation de l’impression est proposée.

L’option Aperçu avant impression donne accès au rapport détaillé de la mise à jour. Chaque table fait l’ob-jet d’une page de rapport.

Le rapport fait état des modifications effectuées et éventuellement de celles qui n’ont pas pu l’être.

Pour imprimer le rapport, cliquer sur le bouton OK.

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En parallèle, un fichier Rapport MAJ Tables AA-MM-JJ HHMM.Txt est créé dans le répertoire d’ins-tallation de Suivi de trésorerie.

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Menu Administration

Le menu Administration permet notamment de gérer la confidentialité de l’ensemble des logiciels de l’offre Finance 100, les modes de sortie, les traitements automatisés (sauvegarde et purge), les paramètres du na-vigateur Internet utilisé, la bascule à l’Euro, la récupération d’une sauvegarde.


«Gestion des Utilisateurs», page 34

«Gestion des modules», page 40

«Paramétrer», page 41«Formats de sortie d’impression», page 41«Sauvegarde/Purge», page 44«Accès Internet», page 48

«Basculer à l’Euro», page 50«Comptes (bascule des…)», page 50«Titres (bascule des…)», page 54

«Restaurer une société», page 56

Gestion des Utilisateurs

Administration / Gestion des utilisateurs

La gestion des utilisateurs ainsi que la définition des droits d'accès d'un utilisateur aux fonctionnalités d'un logiciel s'effectue par la commande Administration / Gestion des utilisateurs.

Par cette commande, l'administrateur crée (ou modifie) la liste des utilisateurs de l’offre Sage Finance. A chaque utilisateur, il attribue un code d'accès et définit ses droits d'accès aux sociétés créées et aux modules utilisés.

L'administrateur est le premier utilisateur qui a démarré le programme, il a saisi un code d'accès et un mot de passe qui l'identifient.

L'administrateur a un droit d'accès total tant au niveau des sociétés que des logiciels utilisés.

Lors de sa première entrée dans le logiciel, l'utilisateur saisit le code d'accès qui lui a été attribué, saisit en-suite son mot de passe personnel puis le confirme. Le mot de passe doit être composé de 4 à 10 caractères alphanumériques ; les espaces et caractères spéciaux ne sont pas admis.

La confirmation du mot de passe doit être rigoureusement identique au mot de passe initial.

Le changement de mot de passe peut être effectué à tout moment par l’utilisateur, au moyen de la commande Modifier le mot de passe du menu Fichier de l’un des logiciels de l’offre Sage Finance.

Cliquer directement sur l'icône Utilisateurs ou activer la commande Administration / Gestion des uti-lisateurs.

La modification et la suppression d’un utilisateur sont incompatibles avec la connexion de cet utilisateur à un module.

Seule exception : l’utilisateur connecté au Gestionnaire peut modifier sa confidentialité s’il n’est pas connecté à un autre module. Les modifications faites sont prises en compte lors de la prochaine connexion.

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L'administrateur figure déjà sur la liste des utilisateurs avec le code d'accès saisi au démarrage.

L'administrateur est le premier utilisateur qui a démarré le programme, il s'est attribué un code d'accès et un mot de passe.

L'administrateur est unique. Il a de fait, un droit d'accès total à tous les modules utilisés, à toutes les sociétés créées, tous les traitements, les commandes et les données communes. Il est impossible de lui interdire l’ac-cès à quoi que ce soit.

Le menu Action présente les traitements disponibles : créer, modifier, dupliquer ou supprimer un utilisateur.

Créer un utilisateur

Cliquer sur l'icône Créer ou activer la commande Action / Créer.

L’écran « Insertion d’un utilisateur » est composé de quatre onglets :

« Sociétés »,

« Modules »,

« Traitements »,

« Données communes ».

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Saisir le Nom, le Prénom de l'utilisateur puis un Code d'accès qui conditionne son accès au programme. Le code d'accès est unique pour chaque utilisateur. Le programme s'oppose à la validation d'un code d'accès attribué préalablement à un autre utilisateur.

Ce bouton permet de modifier le statut de la ligne sélectionnée. Une ligne au statut « Interdit » passe au statut « Autorisé » et inversement.

Renseigner ensuite les différents onglets.

Onglet Sociétés

Cet onglet est composé du nom des sociétés, de leur numéro et de leur statut d’accès Autorisé ou Interdit.

Par défaut, toutes les sociétés ont le statut Interdit.

Pour habiliter un utilisateur, sélectionner les sociétés pour lesquelles il sera habilité et double-cliquer sur le statut de l’accès pour basculer du statut Interdit à Autorisé et inversement ou cliquer sur le bouton Auto-riser/Interdire.

Onglet Modules

Dans cet onglet, sont listés tous les modules de de l’offre Sage Finance installés et créés dans le Gestion-naire.

Par défaut, tous les modules ont le statut Interdit.

Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un logiciel, placer le curseur sur sa ligne et double-cliquer (à l'inverse, pour annuler une sélection, double-cliquer sur sa ligne).

Réitérer cette manipulation pour tous les logiciels auxquels l'utilisateur en cours de création doit pouvoir accéder.

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Le statut d’accès Autorisé rend accessible le bouton Détails.

Il permet de définir les droits d'accès de l'utilisateur aux différentes fonctionnalités du module sélectionné.

Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à une commande :

1 . Placer le curseur sur le menu auquel elle appartient et cliquer sur le bouton Une option.

2 . Si la commande fait partie d'un sous-menu, placer le curseur sur sa ligne et cliquer sur le bouton Une option.

3 . Placer ensuite le curseur sur la commande elle-même et cliquer de nouveau sur le bouton Une option.

Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à l'ensemble d'un menu, placer le curseur sur la ligne de ce menu et cliquer sur le bouton Option+Sous-options.

L'ensemble des commandes de ce menu sont autorisées.

Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un sous-menu, placer le curseur sur le menu auquel il appar-tient et cliquer sur le bouton Une option, placer ensuite le curseur sur le sous-menu et cliquer sur le bouton Option+Sous-options.

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Pour annuler une sélection, placer le curseur sur sa ligne et cliquer de nouveau sur le bouton Une option s'il s'agit d'une commande ou Une option + sous-options s'il s'agit d'un sous-menu ou d'un menu.

Onglet Traitements

Cet onglet regroupe les trois traitements qui peuvent être effectués dans tous les modules :

Intégration automatique,

Purges et Sauvegardes automatiques,

Déconnexion,

Editions automatiques.

Par défaut, tous les traitements ont le statut Interdit.

Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un traitement, placer le curseur sur sa ligne et double-cliquer (à l'inverse, pour annuler une sélection, double-cliquer sur sa ligne).

Réitérer cette manipulation pour tous les traitements auxquels l'utilisateur en cours de création doit pouvoir accéder.

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Onglet Données communes

Cet onglet regroupe les données communes à tous les modules :

Liste des pays,

Visualisation des connexions,

Liste des devises,

Motifs de rejets,

Calendrier bancaire,

Codes interbancaires,

Codes internes,

Occupation des tables.

Les quatre avant dernières données apparaissent uniquement si les modules concernés ont été créés dans le Gestionnaire Entreprise Banque.

Par défaut, toutes les données communes ont le statut Interdit. Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à une de ces données, placer le curseur sur sa ligne et double-cliquer (à l'inverse, pour annuler une sélection, double-cliquer sur sa ligne). Réitérer cette manipulation pour toutes les données communes auxquelles l'uti-lisateur en cours de création doit pouvoir accéder.

Modifier un utilisateur

La liste des utilisateurs affichée, placer le curseur sur la ligne de l'utilisateur concerné et cliquer sur l'icône Modifier ou activer la commande Action / Modifier. Pour modifier les droits d'accès de l'utili-

sateur aux sociétés ou aux logiciels, procéder comme en création.

Réinitialisation du mot de passe. Ce bouton permet à l’administrateur de réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur en cas de perte ou d’oubli. Pour cela, il suffit de cliquer sur ce bouton. A sa prochaine entrée dans un logiciel,

l'utilisateur devra saisir son nouveau mot de passe et le confirmer.

Valider après modification par le bouton OK.

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Supprimer un utilisateur

La liste des utilisateurs affichée, pointer avec le curseur l'utilisateur concerné et cliquer sur l'icône Supprimer ou activer la commande Action / Supprimer.

Dupliquer

La liste des utilisateurs affichée, pointer avec le curseur l'utilisateur à dupliquer et cliquer sur l’icône Dupliquer ou activer la commande Action / Dupliquer.

Cette commande permet de copier tous les accès (sociétés, modules, traitements et données communes) d’un utilisateur pour affecter strictement les mêmes à un nouvel utilisateur. Elle est accessible à tout utili-sateur habilité à utiliser la commande Gestion des utilisateurs.

Le nouvel utilisateur doit être identifié par son nom, son prénom ainsi que son code d’accès.

Gestion des modules

Administration / Gestion des modules

Lors de l'installation d'un logiciel de l’offre Sage Finance, l'application correspondante est automatiquement créée dans le Gestionnaire. La commande Gestion des modules affiche la liste des applications ainsi créées.

Aucune intervention ne doit être effectuée sur cette liste sauf indication contraire du correspondant Sage.

Il est possible d'ouvrir la fiche d'une application pour visualisation uniquement, elle présente l'unité et ré-pertoire d'installation du logiciel, le nom et l'extension de son fichier exécutable. Placer le curseur sur l'ap-plication à visualiser et valider la commande Action/ Modifier ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils.

Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation.

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Paramétrer

Administration / Paramétrer

Le sous-menu Administration / Paramétrer donne accès aux commandes suivantes :

Formats de sortie d’impressionCette commande regroupe les modes de sortie préparamétrés et permet leur gestion (créer, modifier, ou supprimer).

Sauvegarde/PurgeCette commande permet d’indiquer la fréquence des traitements de sauvegarde et de purge automa-tiques des données des sociétés.

Accès InternetCette commande permet de définir l’adresse du navigateur Internet et de renseigner les informa-tions relatives au fichier témoin.

Formats de sortie d’impression

Administration / Paramétrer / Formats de sortie d’impression

Toutes les éditions proposées par les logiciels de l’offre Sage Finance aboutissent à la fenêtre « Imprimer » pour la sélection d'un mode de sortie.

En plus des sorties imprimante et sur écran (aperçu avant impression), il est possible de générer une édition sur fichier. Différents modes de sortie sont préparamétrés mais cette liste peut être enrichie par l'utilisateur. La sélection de l'un de ces modes de sortie s'effectue par le bouton Fichier.

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La liste des modes de sortie sur fichier préparamétrés peut être visualisée par le menu Modes de sortie du Gestionnaire Entreprise Banque. C'est à ce niveau qu'il est possible de l'enrichir par la création d'autres mo-des de sortie.

La fenêtre d'application du Gestionnaire Entreprise Banque étant affichée, activer la commande Paramétrer / Formats de sortie d’impression du menu Administration.

Les modes de sortie préparamétrés sont identifiés sur cette liste par un code, un intitulé, la sortie utilisée, le nombre de lignes par page et le mode d'impression.

Le menu Action présente les traitements autorisés sur cette liste : créer, modifier, et supprimer les modes de sortie.

Pour l’édition de la liste des modes de sortie, activer la commande Etats / Editer les formats de sortie ou cliquer sur le bouton correspondant.


Créer un mode de sortie

Activer la commande Action / Créer du menu ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils.

Renseigner cette fiche comme suit :

CodeUn code numérique est proposé par défaut, il peut être modifié.

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DésignationSaisir un intitulé significatif.

Mode de sortieCliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner le mode de sortie approprié.

Con : sortie écran.File : génère un fichier d'impression qu'il faudra nommer ; la commande PRINT déclenche son impression à partir du DOS.Lotus : fichier pouvant être récupéré par le tableur LOTUS.Excel : fichier pouvant être récupéré par le tableur Excel.Ascii : fichier Ascii.Dbase III : fichier pouvant être récupéré par le système de gestion de base de données Dbase III.Transfert : ce mode de sortie génère un fichier pouvant être récupéré par d'autres logiciels Sage (par la commande Importation).Calc : fichier pouvant être récupéré par le tableur intégré à certains logiciels Sage.

ParamétrageCet encadré propose diverses options d'impression :

Début de caractères étendus : début d'impression en caractères de largeur double (pour les titres par exemple)Fin caractères étendus : fin d'impression en caractères étendusMise en 132 colonnes : impression en caractères compressés (132 caractères par ligne sur papier de petite largeur)Mise en caractères normaux : fin d'impression en caractères compressésInitialisation : préalable à l'impression avec certaines imprimantesFin de cession : indique à l'imprimante la fin de l'impressionSaut de page : provoque un saut de pageSaut de ligne : provoque un saut de ligne

Pour chacune des options d'impression souhaitées, double-cliquer sur sa ligne et saisir les codes de con-trôle correspondants sur la fenêtre qui s'affiche à cet effet, valider par le bouton OK.

Nombre de lignes par pageDépend de la hauteur du papier (11 ou 12 pouces) et de l'interligne choisi. L'interligne standard étant de 1/6 pouces, il faut enregistrer respectivement 66 et 72 lignes pour des hauteurs de papier de 11 et 12 pouces.

ImpressionCliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner l'une des trois options proposées :

Sans accent, sans graphique,Avec accent, sans graphique,Avec accent, avec graphique.

Valider la création par le bouton OK.

Le mode de sortie créé intègre la liste des modes de sortie préparamétrés, il sera également proposé par le bouton Fichier sur la fenêtre Imprimer à laquelle aboutissent toutes les impressions.

Modifier un mode de sortie

La liste des modes de sortie affichée, placer le curseur sur le mode concerné et valider la commande Action / Modifier ou cliquer sur son icône. Seul le code ne peut être modifié, procéder comme en créa-

tion pour apporter les modifications souhaitées.

Valider après modification par le bouton OK.

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Supprimer un mode de sortie

Placer le curseur sur le mode de sortie concerné et activer la commande Action / Supprimer ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils.

Confirmer par le bouton OK.

Editer la liste des modes de sortie

La liste des modes de sortie affichée, activer la commande Etats / Editer les formats de sortie ou cli-quer sur son icône sur la barre d'outils.

Valider par le bouton OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition.

Sauvegarde/Purge

Administration / Paramétrer / Sauvegarde/Purge

Cette commande permet d’indiquer la fréquence des traitements de sauvegarde et de purge automatiques des données des sociétés. Le paramétrage s’applique à toutes les sociétés pour lesquelles un traitement auto-matique est paramétré.

Les fichiers de configuration sont automatiquement sauvegardés. Les fichiers de Telbac sont sauvegardés si Telbac est configuré dans la liste des modules ou dans la fiche société de l’un des modules.

Lancement autonomeCette option permet de lancer les sauvegardes et les purges à l’aide d’un exécutable autonome PBSAUVE.EXE. Si cette option est cochée, seuls sont à définir le répertoire de stockage et l’historique de sauvegarde.

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Voir la partie «Lancement en mode autonome», page 47.

Traitement proposé à partir deLe lancement du traitement est proposé à partir d’une heure paramétrée par l’utilisateur. L’horaire défini est commun à la sauvegarde et à la purge.Cette zone est grisée si la case Lancement autonome est cochée.

Répertoire de stockageIndiquer le répertoire de stockage des sauvegardes automatiques. Le répertoire PBSAUVE est proposé par défaut, pour le modifier, cliquer sur le bouton Zoom pour obtenir la liste des répertoires et sélectionner le répertoire adéquat.

Historique de sauvegardeC’est le nombre de sauvegardes à conserver, 10 maximum et par défaut. Au-delà du nombre indiqué, les sauvegardes les plus anciennes seront supprimées et remplacées par les nouvelles.

FréquenceCette zone est grisée si la case Lancement autonome est cochée. Sélectionner la fréquence adéquate :

tous les jours (de 1 à 99 jours au maximum),toutes les semaines ; sélectionner dans la liste proposée le jour de la semaine adéquat,tous les mois (du 1er jour du mois au dernier).

Dernier traitement effectué leDate du dernier traitement (sauvegarde ou purge) effectué. Cette zone est mise à jour au lancement de trai-tement et est modifiable. Cette date permet de déterminer la date du prochain lancement.Cette date ne sera pas prise en compte dans le cadre du lancement en mode autonome.

Si la date est modifiée et qu’elle indique une date antérieure à la date initialement affichée, la pro-chaine sauvegarde « écrasera » l’éventuelle sauvegarde de même date (dans le cas d’une modifica-tion de la date système ou de deux déclenchements le même jour). A la validation d’une modification de date , le message suivant s’affiche :

Confirmer la saisie de la nouvelle date par le bouton OK ou cliquer sur le bouton Annuler pour reve-nir sur l’écran Sauvegarde/Purge.

Le suivi des traitements de sauvegarde et de purge automatiques est visualisable en cli-quant sur le bouton Historique.

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La fenêtre « Suivi des traitements » affiche la liste des rapports existant pour l’ensemble des sauvegardes effectuées.

Chaque rapport est identifié par la date et l’heure de lancement des traitements et par son statut (Anomalie pendant la sauvegarde d’une société ou OK).

Lors d’anomalies, les purges ne sont pas effectuées.

Le bouton Editer le rapport permet d’obtenir un aperçu avant impression du rapport ainsi que son édition.

Le rapport contient les informations suivantes :

Date et heure du traitement,

Chemin et fichier de stockage,

Utilisateur,

Résultat de la sauvegarde,

Résultat de la purge,

Sociétés sauvegardées et sociétés purgées.

Seules les sociétés pour lesquelles un traitement est paramétré apparaissent dans le rapport.

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Les colonnes Sauvegarde et Purge contiennent les statuts suivants :

OK : si le traitement s’est déroulé correctement.

Interrompu : si le traitement a été interrompu par l’utilisateur.

Anomalie : si le traitement demandé n’a pas été effectué.

Dans le cas d’une interruption manuelle ou de plantage ou d’anomalie de sauvegarde, le rapport ne liste que les sociétés pour lesquelles un traitement a été effectué ou commencé avant l’interruption.

Déclenchement des traitements

Lancement en mode automatique

Lorsqu’un traitement automatique est détecté à la sortie d’un module, le programme affiche le message d’alerte suivant :

«Vous avez paramétré un (des) traitement(s) automatique(s) en date d’aujourd’hui. Si vous ne le(s) exécutez pas maintenant, ils seront proposés à la prochaine sortie d’un module. Souhaitez-vous le(s) exécuter main-tenant ?»

Valider par le bouton OK pour lancer le traitement paramétré ou cliquer sur le bouton Annuler pour le re-porter à la prochaine fermeture du module.

Lancement en mode autonome

Le déclenchement autonome de la sauvegarde et purge automatique est effectué à l’aide d’un programme externe.

Cet exécutable intitulé PBSAUVE.EXE peut être lancé manuellement ou à l’aide d’un programmateur ou « scheduler ».

Il permet automatiquement d’ouvrir un module, de lancer les traitements automatiques et de refermer le mo-dule.

Le choix du module lancé est défini de la manière suivante :

1 . Suivi de trésorerie

2 . Suivi de trésorerie Pack

La date de dernier traitement est mise à jour. Il est possible de lancer le traitement plusieurs fois par jour ou pour la même période.

Comme pour le lancement en mode automatique :les traitements de sauvegarde puis éventuellement de purge sont effectués élément par élément. Si un pro-blème survient lors d’une sauvegarde société (ou si elle est interrompue par l’utilisateur), la purge des don-nées société ne s’effectue pas.l’historique des sauvegardes et des rapports est mis à jour.

Le paramétrage du traitement est mono-utilisateur. Le lancement du traitement en mode auto-nome ou intégré est en exclusivité totale.

Lorsqu’en sortie de module, le logiciel détecte que le traitement est en cours d’exécution par un autre utilisateur, le message suivant s’affiche : «Le traitement automatique a déjà été lancé par un autre utilisateur».

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Accès Internet

Administration / Paramétrer / Accès Internet

Cette commande permet de définir l’adresse du navigateur Internet et de renseigner les informations relati-ves au fichier témoin.


Pour paramétrer le navigateur Internet, valider la commande Administration / Paramétrer / Accès Internet.

Navigateur InternetLe chemin d’accès est renseigné automatiquement en fonction du répertoire d’installation du navigateur.L’utilisateur peut procéder à la recherche de son navigateur en cliquant directement sur le bouton Zoom (sélection par un double-clic).

Cliquer sur Rechercher pour localiser automatiquement le chemin d’accès au naviga-teur Internet.

L’adresse du navigateur de l’utilisateur est enregistrée dans un fichier de configuration dans le même réper-toire que celui des fichiers témoins.

Fichier témoin de BNP TransnetLe fichier témoin indique où sont stockés les fichiers ainsi que leur nom et leur numéro d’ordre.

Un fichier témoin est généré pour chacun des fichiers importés.

Chemin d’accèsLe répertoire proposé par défaut est C:\ TRANSNET. Ce répertoire est créé automatiquement lors de la première entrée dans le Gestionnaire à la racine du disque C:.

Nom du fichierNom du fichier témoin sur 5 caractères alphanumériques.

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Extension3 caractères alphabétiques.

L’utilisateur peut modifier le répertoire de stockage des fichiers témoins paramétrés par défaut (clic sur le bouton zoom, sélection du répertoire et validation par le bouton OK) , leur nom ainsi que l’extension corres-pondante.

Fichiers témoins en attente

La détection de la présence d’un fichier témoin est lancée automatiquement dans les trois cas suivants :

Lors de la fermeture du logiciel :A la fermeture d’un des modules, un message d’alerte avertit l’utilisateur que des fichiers sont en attente d’intégration et lui propose de les intégrer.Si l’utilisateur clique sur Annuler, l’intégration n’est pas lancée.

A l’entrée dans le logiciel :Un message d’alerte avertit l’utilisateur que des fichiers en attente d’intégration sont présents sur son poste.

Au lancement d’une intégration automatique (commande Communication / Intégration automati-que du module Suivi de trésorerie, ou Suivi de trésorerie Pack) :Le lancement d’une intégration automatique permet la recherche des fichiers témoins qui se trou-vent éventuellement sur le poste de travail et procède à l’intégration automatique des fichiers détec-tés.

Paramétrage d’importation par Internet

Différents fichiers peuvent être intégrés dans les modules par Internet.

Si l’utilisateur dispose du service Transnet, il se positionne sur la fenêtre d’accueil du site.

Il peut également se positionner sur la fenêtre d’accueil de chacun des sites des autres banques.

L’utilisateur suit alors la procédure suivante :

1 . Choix des fichiers à récupérer,

2 . Indication d’un répertoire de stockage et d’un nom de fichier, pour chacun de ceux qu’il souhaite importer (un paramétrage par défaut est proposé),

3 . Indication du répertoire de stockage du ou des fichiers témoins dont le paramétrage par défaut est C:\TRANSNET.

Réseau

Dans le cas d’une utilisation d’un module en réseau, l’utilisateur qui souhaite utiliser l’accès à un service Internet va devoir paramétrer le chemin du navigateur installé sur son propre poste de travail.

Le module de communication bancaire ainsi que la transmission Internet sont installés sur chaque poste indépendant. Ils ne peuvent pas être utilisés en réseau.

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Basculer à l’Euro

Administration / Basculer à l’Euro

Le sous-menu Administration / Basculer à l’Euro donne accès aux commandes suivantes :

Comptes

Titres

Ce sous-menu permet de procéder à la bascule des comptes bancaires et des titres, c'est-à-dire d'effectuer :

la conversion des comptes bancaires tenus en devise "in" en Euro ;

la conversion des cours des valeurs mobilières en Euro.

Première installation. Lors de la première installation des logiciels de la gamme, la table des devises com-prend les taux définitifs des anciennes devises «in» côtées contre l’Euro ; ces devises sont clôturées.

Mise à jour. Lors d'une mise à jour des logiciels de la gamme, la table des devises est automatiquement modifiée. Il y a :

une mise à jour des modes de cotations des devises,

une mise à jour automatique des taux d’éventuelles nouvelles devises «in» côtées contre l’Euro,

une conversion automatique des taux des devises « out » gérés par l’utilisateur.

Comptes (bascule des…)

Administration / Basculer à l’Euro / Comptes

Cette commande permet de convertir les comptes bancaires en Euro.


Activer la commande Administration / Basculer à l’Euro / Comptes.

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Cliquer sur le bouton Suivant afin de sélectionner une société.

Double-cliquer sur la société adéquate ; une flèche apparaît alors dans la colonne Sélection.

Puis cliquer sur le bouton Suivant. La liste des comptes bancaires apparaît.

Si la société sélectionnée n’a pas été convertie dans le nouveau format, un message d’alerte s’affiche. «Vous tentez d’ouvrir une société non compatible avec cette version du logiciel.»

Valider par le bouton OK et procéder à la conversion des fichiers sociétés correspondants (bouton Conver-tir de la commande Tables / Sociétés).

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Si tous les comptes de la société sélectionnée ont été convertis à l’Euro, le programme affiche le message «Aucune bascule n’est à effectuer sur cette société». Valider ce message et cliquer sur le bouton Annuler de la liste des sociétés pour revenir au menu du Gestionnaire.

Seuls les comptes en devise "in" de la société sélectionnée s'affichent.

Pour sélectionner un compte à convertir en EURO, double-cliquer sur la ligne du compte adéquat ; un asté-risque (*) apparaît alors dans la colonne P.

Puis, cliquer sur le bouton Suivant. Une fenêtre de confirmation du traitement de la bascule des comptes sélectionnés s'affiche.

Cliquer sur le bouton Terminer pour confirmer le lancement du traitement.

Indiquer ensuite l'emplacement des fichiers de sauvegarde du fichier avant bascule et cliquer sur le bouton OK.

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Une fenêtre s'affiche présentant la progression du traitement de la bascule des comptes. A la fin du traite-ment, le programme affiche un message de confirmation.

Implications de la bascule des comptes dans les logiciels de l'offre Sage Finance

Les mouvements bancaires et les MCF sont convertis en Euro selon la parité indiquée dans la table des devises (basculée).

Le montant et la devise d'origine sont rappelés dans le détail de l'écriture ;

Le nouveau solde du dernier relevé de compte intégré est converti en Euro et va servir de base pour le calcul des soldes ;

Les cumuls sont recalculés en Euro, les calculs sont effectués à partir des opérations unitaires con-verties et non pas des cumuls précédents convertis globalement ;

L’historique d’intégration restitue les informations telles qu’elles ont été intégrées ;

La devise d’origine apparaît lors de l’édition détaillée des comptes bancaires ;

Après bascule, il est toujours possible d’intégrer des relevés dans l’ancienne devise. Dans ce cas, les écritures intégrées sont converties en Euro.

Suivi de trésorerie Pack

Les prévisions (hors VIB, financements, placements et titres) sont converties et le montant d’ori-gine est affiché dans la zone Montant de création ;

Les prévisions issues des VIB sont converties et le montant d’origine est affiché dans la zone Equivalent ;

Les prévisions issues des financements/placements sont converties ainsi que leur montant d’ori-gine;

Les prévisions issues des valeurs mobilières sont converties et le montant d’origine est affiché dans la zone Equivalent (historique des opérations) ;

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Les montants des financements/placements sont convertis en Euro pour les comptes en devises "in" ;

Les seuils Débit / Crédit sont convertis ;

Les montants de création des écritures d’abonnement sont également converties en Euro.

Titres (bascule des…)

Administration / Basculer à l’Euro / Titres

Cette commande n'est accessible que si l'utilisateur possède le programme Suivi de trésorerie Pack et per-met d'affecter une devise aux valeurs mobilières.


Activer la commande Basculer à l’Euro / Titres.

Cliquer sur le bouton Suivant et sélectionner la société sur laquelle le traitement va être effectué.

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Double-cliquer sur la société adéquate ; une flèche apparaît alors dans la colonne Sélection.

Si la société sélectionnée n’a pas été convertie dans le nouveau format, un message d’alerte s’affiche.Valider par le bouton OK et procéder à la conversion des fichiers sociétés correspondants (bouton Conver-tir de la commande Tables / Sociétés).

Puis cliquer sur le bouton Suivant.

Si tous les titres de la société sélectionnée ont été convertis à l’Euro, le programme affiche le message «Aucune bascule n’est à effectuer sur cette société». Valider ce message et cliquer sur le bouton Annuler de la liste des sociétés pour revenir au menu du Gestionnaire.

Sinon, la liste des valeurs mobilières à convertir en Euro apparaît.

Avant de procéder à la bascule des titres, il convient de s'assurer que les devises de cotations actuelles sont exactes.

Pour sélectionner une valeur mobilière à convertir, double-cliquer sur la ligne de la valeur mobilière adéquate ; un astérisque apparaît alors dans la colonne P.

Puis cliquer sur le bouton Suivant.

Une fenêtre de confirmation du traitement de la bascule des valeurs mobilières sélectionnées s'affiche.

Cliquer sur le bouton Terminer pour confirmer le lancement du traitement. Indiquer ensuite l'emplacement des fichiers de sauvegarde du fichier avant la bascule des titres et cliquer sur le bouton OK.

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Une fenêtre s'affiche présentant la progression du traitement de cette bascule. A la fin du traitement, le pro-gramme affiche un message de confirmation du bon déroulement du traitement.

Après la bascule des titres, les opérations rattachées à ces valeurs mobilières sont converties en Euro :

- les opérations d’achat et de vente sont modifiées en fonction de la parité. La zone Equivalent affi-che le montant total d’origine ;

- l’historique est converti selon la parité Euro / IN.

Valider ce message et cliquer sur le bouton Annuler de la liste des sociétés pour revenir au menu du Ges-tionnaire.

Restaurer une société

Administration / Restaurer une société

Cette commande permet de récupérer les sauvegardes effectuées en quittant l'un des logiciels de l'offre Sage Finance.

Voir le paragraphe traitant des «Sauvegardes», page 92 pour une présentation complète des procédures de sauvegarde et restauration des données.


Scénario en mode veille

Administration / Scénario en mode veille

Cette commande s'adresse aux utilisateurs du Telbac souhaitant lancer des sessions de télécommunica-tions en différé.

Dans le Telbac, la commande Paramètres / Sessions permet de définir des successions d'opérations appar-tenant ou non à la même banque, dans le sens de l'émission et/ou de la réception, à lancer ultérieurement.

Les sessions ont pour intérêt d'éviter la pluralité des communications lorsque plusieurs fichiers doivent être émis ou reçus périodiquement.

Les intégrations automatiques peuvent être lancées par la commande Transmissions / Connexion sessions au niveau de Telbac ou en différé par le biais de l'icône Intégration automatique du groupe Sage sur le Gestionnaire de programmes.

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Procédure d'intégration automatique

La procédure d’intégration automatique se décompose comme suit :

1 . Valider la commande Administration / Scénario en mode veille.

L'écran de paramétrage du scénario permet de définir le mode de sortie des éditions liées à l'intégra-tion de fichiers en mode veille dans l'offre Entreprise banque.

Sans édition du rapport d'intégration : Si la case est cochée le rapport est édité dans le fichier RAPPORT.IMP. Sinon, il est imprimé.Sans édition d'un rapport d'anomalie : Si la case est cochée, l'édition de ce rapport ne sera pas réalisée (ni sous forme papier, ni sous forme fichier). Sinon, il sera présenté sous la forme définie pour le rapport d'intégration.Sans édition de l'automate en mode veille : Si la case est cochée, les éditions définies dans l'automate d'édition du module Suivi de trésorerie Pack ne seront pas réalisées (ni sous forme papier, ni sous forme fichier). Sinon, elles seront imprimées.

2 . Quitter le Gestionnaire Entreprise Banque.

3 . Double-cliquer sur l'icône Intégration automatique du menu Communication du logiciel de la gamme Entreprise Banque Sage installé.

4 . Les traitements suivants sont lancés automatiquement :ouverture simultanée de Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack (suivant les logi-ciels acquis) et de Telbac.,lancement de la télécommunication,fermeture de Telbac,intégration des fichiers reçus et mise à jour des historiques de transmission et d'intégration suivant la session lancée,fermeture du programme.

Intégration automatique en mode veille

L'intégration automatique est lancée en mode veille, la télécommunication est lancée à l'heure souhaitée (durant la nuit par exemple) sans aucune intervention de l'opérateur. Pour ce faire :

placer l'icône Intégration automatique dans le groupe Démarrage du Gestionnaire de programmes de Windows,

modifier l'AUTOEXEC.BAT en rajoutant la commande permettant de lancer Windows,

brancher le minuteur après avoir défini la plage horaire d'ouverture du micro-ordinateur.

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La télécommunication sera lancée à l'heure paramétrée pour la session dans Telbac. Il faut également que le nom de la session à lancer ait été saisie au niveau du Gestionnaire (commande Administration/Scénario en mode veille).

Suite au lancement de la télécommunication, le logiciel met à jour les données dans l’offre Sage Finance.

Il est aussi possible de paramétrer le lancement de l’exécutable VEILLE.EXE stocké dans le répertoire GEBSAARI dans un logiciel de type « Programmateur » ou « Scheduler ».

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Menu Fenêtre

Le menu Fenêtre propose les commandes :

Cascades

Mosaïque

Réorganiser les icônes

Cascade

Superpose les fenêtres ouvertes pour que la barre de titre de chacune d'entre elles soit visible.

Mosaïque

Place côte à côte les fenêtres ouvertes.

Réorganiser les icônes

Aligne les icônes des fenêtres réduites (avec la commande Réduction du menu Système).

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Menu Aide (?)

Le menu Aide (?) propose les commandes suivantes :

«Aide», page 60

«A propos de…», page 60

«Documentation en ligne», page 61

«Actualiser les droits d’accès au portail», page 61

«Sage sur le Web», page 62

Aide

Aide (?) / Aide

Cette commande ouvre directement l’aide intégrée du module utilisé.

A propos de…

Aide (?) / A propos de…

Cette commande affiche une fenêtre indiquant le nom et le numéro de version du module installé.

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Documentation en ligne

Aide (?) / Documentation en ligne

Cette commande ouvre directement le programme Adobe® Acrobat Reader qui permet de consulter le ma-nuel électronique du module utilisé.

Voir le paragraphe « Les manuels électroniques » du manuel d’installation pour plus de détails.

Actualiser les droits d’accès au portail

Aide (?) / Actualiser les droits d’accès au portail

Cette commande est disponible uniquement dans les logiciels Suivi de trésorerie 100 et Suivi de trésore-rie 100 Pack.

La fenêtre « Actualiser les droits d’accès au Portail » vous invite à renseigner votre numéro de client et votre mot de passe.

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Sage sur le Web

Aide (?) / Sage sur le Web

Cette commande est disponible uniquement dans les logiciels Suivi de trésorerie 100 et Suivi de trésore-rie 100 Pack.

La validation de cette commande, après l’actualisation des droits d’accès au portail, lance le programme de navigation disponible sur le poste de travail et réalise une connexion au site Sage France.

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Interactions des logiciels


Les logiciels de l'offre Entreprise Banque Sage (hormis Telbac) ont une base de données commune. De ce fait, une action effectuée à partir d'un logiciel peut être répercutée dans tout ou une partie des autres lo-giciels de l'offre.

L'ensemble des interactions est présenté ci-après et classé suivant deux thèmes :

les fichiers communs,

la modularité.


«Fichiers communs», page 64

«Modularité», page 66

«Description des fichiers utilisés par le programme», page 67

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Fichiers communs

Les fichiers communs à l’ensemble de l’offre Finance 100 sont les paramètres société, les banques et les agences bancaires, les comptes bancaire, les natures de mouvement, les filiales d’une même société, les co-des internes, les Codes interbancaires, les Motifs de rejet, Taux de référence, Devises, Pays.


«Paramètres société», page 64

«Banques et comptes bancaires», page 64

«Natures de mouvement», page 64

«Filiales», page 65

«Tables multi-sociétés», page 65

Paramètres société

Les paramètres société sont saisis au démarrage d'un logiciel après création de la société ou par la comman-de Paramétrer la société du menu Fichier de ce logiciel.

Ces paramètres sont automatiquement reportés pour une même société dans l'ensemble des logiciels instal-lés et doivent uniquement être complétés au niveau de chaque logiciel par la saisie d'informations spécifi-ques s'il y a lieu.

Banques et comptes bancaires

Pour une même société, les listes de banques, agences bancaires et comptes bancaires sont communes à l'en-semble des logiciels de l'offre.

Toute intervention (création, modification, suppression ou importation) sur ces listes à partir de l'un des lo-giciels de l'offre est automatiquement reportée pour la société concernée dans tous les autres logiciels.

Certains logiciels nécessitent la saisie de données complémentaires sur les fiches banques et/ou comptes bancaires.

La devise d’un compte bancaire et son RIB ne peuvent pas être modifiés si ce compte a été mouvementé à partir de l'un des logiciels de l'offre.

Un compte bancaire mouvementé à partir d'un logiciel ne peut pas être supprimé.

Natures de mouvement

Le fichier des natures de mouvement est identique quelle que soit la version de Suivi de trésorerie 100.

Toute intervention sur la liste des natures de mouvement à partir de l'un de ces logiciels est automatiquement reproduite dans les autres.

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Filiales

Version Pack La gestion des filiales est disponible uniquement dans le logiciel Suivi de trésorerie Pack.

Tables multi-sociétés

Les Tables multi-sociétés sont des fichiers préparamétrés et communs à l'ensemble des sociétés.

Au niveau de chaque logiciel, le sous-menu Tables / Tables multi-sociétés présente les fichiers préparamé-trés disponibles.

Voici la liste des Tables multi-sociétés et les logiciels dans lesquels elles sont proposées :Devises : Tous modulesPays : Tous modulesCodes internes : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie PackCodes interbancaires : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie PackMotifs de rejet : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie PackTaux de référence : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie PackLois statistiques : Suivi de trésorerie Pack

Toute intervention (création, modification ou suppression d'un élément) sur l'une de ces listes est reproduite automatiquement dans l'ensemble des logiciels de l'offre qui disposent de cette même liste.

Base de référence

La base de référence est composée des tables :

Lois statistiques (PB.LOI),

Formats d’importation PB, GT, RAP (PB.FMT),

Code opération interne (PB.OPE),

Motifs de rejet (PB.REJ),

Pays (PB.PAY),

Préparamétrage bancaire VIE (PB.PRE),

Calendrier (PB.CAL),

Codes AFB (PB.AFB),

Types de champs pour les formats d’importation PB, GT, RAP (PB.TFT),

Motifs économiques (PB.TAB),

Devises/Taux de référence (PB.TAU),

Taux de TVA (PB.TVA).

La base de référence est stockée dans le fichier BASEBANQ.REF. La liste précédente indique pour chaque table l’ancien fichier de configuration correspondant.

Voir«Gestion de la base de données», page 97.

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Modularité

La modularité des menus et commandes dépend de la configuration logicielle utilisée : traitements à effec-tuer en priorité au niveau d'un logiciel, commande active si un autre logiciel de l'offre est utilisé…

Tous les traitements où la modularité intervient sont présentés ci-après.

Menu Gestion des mouvements et soldes du logiciel Entreprise Banque

Ce menu est réservé aux logiciels Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack où il est enrichi de la ges-tion des prévisions et du comparatif entre le prévisionnel et le réalisé.

Intégration des relevés de compte

Les relevés de compte mis à disposition par les banques peuvent être intégrés suivant le cas à partir des lo-giciels Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack.

L'intégration est effectuée à partir d'un seul logiciel, les relevés de compte récupérés sont ensuite automati-quement intégrés dans les autres logiciels.

En fonction des logiciels utilisés, l'intégration s'effectuera en priorité à partir de :

Suivi de trésorerie,Suivi de trésorerie Pack.

Particularité - la suppression des relevés de compte

A partir de l'historique d'intégration, commande du menu Gestion des mouvements et soldes de l'un des lo-giciels précités, il est possible de supprimer un relevé de compte.

Purge des mouvements bancaires

La purge des mouvements est une commande disponible dans les logiciels Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack.

Elle peut aussi être demandée dans le cadre du traitement automatique de purge.

Voir la commande «Sociétés», page 23.

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Description des fichiers utilisés par le programme

Les fichiers nécessaires au fonctionnement des logiciels peuvent être classés en 6 catégories :

fichier de configuration,

fichier permettant l'exécution du programme,

fichier des masques d'écran et de messages,

fichier de structure d'édition, de récupération et de données,

fichiers de référence (pays, devises, motifs de rejet, taux de référence…),

fichier de données d'une société.

Les cinq premiers types de fichier sont uniques quel que soit le nombre de sociétés traitées. Le fichier de données d'une société est répété autant de fois qu'il y a de sociétés créées. Les pages suivantes présentent successivement les fichiers de données d'une société et les fichiers programme.

Comme nous l'avons vu plus haut dans ce chapitre, du fait de la modularité de l'offre Entreprise Banque Sage, certains fichiers sont communs à tout ou à une partie des logiciels de l'offre. Par commodité de lec-ture, la liste des fichiers est présentée sous forme de tableaux à plusieurs colonnes, le symbole X signale les logiciels dans lesquels est utilisé chacun des fichiers. Sur ces tableaux, les logiciels sont codifiés :

- GEB Gestionnaire Entreprise Banque,

- PV Suivi de trésorerie,

- TV Suivi de trésorerie PackPour les clients qui possèdent le logiciel Gestion de portefeuille et qui effectuent la mise à jour de l'offre Entreprise Banque Sage en version 12.00, les fichiers propres à ce module sont conservés même si le logiciel Gestion de portefeuille n'est pas proposé dans cette nouvelle version.

Fichiers de données d'une société

Ces fichiers sont contenus dans le fichier ***.BQE depuis la version 10.00. Il existe autant de fichiers ***.BQE que de sociétés. Le nom du fichier correspond au numéro de la société, numéro attribué automa-tiquement en fonction de l’ordre de création de la société.

Le fichier de données de la société fictive Jeu d’essai est 000.BQE, celui de la première société créée 001.BQE, etc… Lors de l’entrée dans le gestionnaire, après installation de la version 12.00, il est possible de convertir les anciens fichiers.

Voir le bouton Convertir une société de la commande «Sociétés», page 23.

Fichiers programme

Nom IntituléGestionnaire

Entreprise banque

Suivi de tréso-rerie

Suivi de tréso-rerie Pack

DISP.VER Numéro de version interne du logi-ciel X

DISP.SUP Sauvegarde de la taille et de la place des fenêtres par utilisateur X

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DISP.BBL Structure des fichiers de données X

DISPW.PRG Fichier des applications X

DISPW32.EXE Fichier exécutable du programme X

DISPWD32.DLL Fichier des écrans X

DISP.EVT Fichier des événements X

DISP.MAS Fichier des masques d'écran X

DISPW.CHM Fichier de l'aide X

DISP.MES Fichier des messages X

DISPSUP.INI Sauvegarde de la taille et de la place des fenêtres par utilisateur X

DISP.PDF Fichier de la documentation en ligne X

BASE32.DLL Mise à jour des bases de données X

DUNZIP32.DLL Restauration des fichiers sauve-gardés X

DZIP32.DLL Compactage des fichiers sauve-gardés X

GOASW.PIE Configuration des modules pré-sents X

VER32201.DLL Mise à jour des versions antérieu-res X X X







PB.INF Paramétrages des Purges et Sau-vegardes automatiques X

PB.UTI Liste des utilisateurs X X

PB.UTI Liste des utilisateurs X X

PB.BBL Structure des fichiers de données X X

PB.SES Liste des accès X X

PB.RES Fichier des instances X X

PB.SET Fichier des paramètres du logiciel X X


Entreprise banque



© Sage 2007 68


PB.PAY Pays : création de la base de réfé-rence X X

PB.SOC Sociétés X X

PB.USR Fichier système X X

PB.CAL Calendrier bancaire : création de la base de référence X X

PB.REJ Motifs de rejet : création de la base de référence X X

PB.AFB Codes interbancaires : création de la base de référence X X

PB.OPE Codes internes : création de la base de référence X X

PB.RAP Critères de rapprochement

PB.TFT PB.FMT Formats de fichiers paramétrables : création de la base de référence

X X

PB.TAU Taux de référence / Devise : créa-tion de la base de référence X X

PB.LOI Lois statistiques : création de la base de référence X

PB.CRT Zones générateur d'états X

PB0.PRT Fichier des imprimantes X

PB1.PRT Fichier des imprimantes X

PB.NAT Fichier des natures de mouve-ments X

PB.DIN Fichier des cours des devises in X

NEW.TFT Format de fichiers paramétrables X X

NEW.FMT Format de fichiers paramétrables X X

NEW.RES Fichier des instances X X

NEW.TAU Taux de référence X X

NEW.SES Liste des accès X X

NEW.CAL Calendrier bancaire X X

NEW.PAY Pays X X

*.BBL Bibliothèque des structures des fichiers X

REINDSOC.EXE Utilitaire de réindexation des fichiers X

SAVEXTR.EXE Outil de réparation de fichiers X X

SAUVSAAR.DAT Sauvegarde de données X X

VISUUTIL.EXE Fichier de visualisation des con-nexions réseaux X X


Entreprise banque



© Sage 2007 69


Lors de l'installation des logiciels de l'offre Entreprise Banque Sage, les fichiers suivants sont installés dans le répertoire SYSTEM de Windows\System de Windows 98 ou Millenium, Winnt\system32 de Windows NT4, Windows 2000 ou XP :

PVW32.EXE Fichier exécutable du programme X X

PV32.MES Fichier des messages X X

PVW32D.DLL Fichier des écrans X

PVW.CHM Fichier de l'aide X X

PV.PDF Fichier de la documentation en ligne X

GT.PDF Fichier de la documentation en ligne X

PVSUP.INI Sauvegarde de la taille et de la place des fenêtres par utilisateur X X

VEILLE.EXE Fichier exécutable de lancement autonome de l’intégration automa-tique

X

PBSAUVE.EXE Fichier exécutable de lancement autonome des sauvegardes et purges automatiques

X

PBREG.EXE Fichier exécutable de déclaration des unités substituées dans la base de registres

X

PBMAIL.DLL Création automatique d’un mes-sage contenant le fichier extrait des prévisions (consolidation de trésorerie)

X X

RES.CFG Fichier de configuration réseau X X X


Entreprise banque



Nom du fichier .dll Taille (octets) Version

CBASE32.dll 696,320 7.10

CBLOC32.DLL 651,264 7.10

edt32d20.dll 389,632 2.0.110

gsw32.exe 427,456 4.52.0000

gswag32.dll 248,784 4.52.0000

gswdll32.dll 103,360 4.52.0000

hedlg32.dll 70,144 4.00c

heicon32.dll 187,904 4.00a

hekrnl32.dll 574,976 4.00d

hertf32.dll 67,072 4.00c

hetool32.dll 39,936 4.00b

imgman30.dll 225,792 --

im30bmp.dil 20,480 4.00.000

im30pcx.dil 33,792 4.00.000

© Sage 2007 70


im30tga.dil 20,480 4.00.000

im30tif.dil 55 ,296 4.00.000

imp32d20.dll 128,000 --

msvcrt.dll 286,773 6.10.9844.0

msvcrt40.dll 65024 4.20.6172

oleaut32.dll 626,960 2.40.4522

SAGEPERS.dll 475,136 7.01

SHFHOLDER 22528 6.00.2800.1106

snform32.dll 289,280 --

ss32d25.dll 563,200 --

tab32d20.dll 244,736 --

Nom du fichier .dll Taille (octets) Version

© Sage 2007 71

Procédures communes à tous les modules


Cette partie présente les procédures communes à l'ensemble des logiciels de l'offre Finance 100.

Ces commandes ne sont pas accessibles depuis le Gestionnaire Entreprise Banque mais depuis les modules Suivi de trésorerie et Suivi de trésorerie Pack.


«Menu Fichier (d’un module)», page 73

«Gestion du mot de passe», page 82

«Menu Action (d’un module)», page 84

«Menu Etats (d’un module)», page 86

«Menu Communication (d’un module)», page 90

© Sage 2007 72


Menu Fichier (d’un module)

Ces commandes ne sont pas accessibles depuis le Gestionnaire Entreprise Banque mais depuis les modu-les Suivi de trésorerie et Suivi de trésorerie Pack.


«Ouvrir une société », page 73

«Fermer une société», page 75

«Paramétrer la société », page 75

«Occupation des tables», page 76

«Calendrier bancaire», page 76

«Fermer la liste», page 77

«Quitter...», page 77

Voir également «Fichier / Outils / Visualisation des connexions», page 17. Les commandes Paramétrer les imports et Modifier le mot de passe sont présentées dansla documentation spécifique à chaque module.

Ouvrir une société

Fichier / Ouvrir une société

La commande Fichier / Ouvrir une société permet de sélectionner une société.

La société active est signalée par la mention ec dans la colonne En cours. Cliquer deux fois sur la ligne de la société à ouvrir.

Si un utilisateur a déjà ouvert cette société, le logiciel affiche un message d’alerte.« Un utilisateur est déjà dans cette société. Voulez-vous consulter la liste des connexions ? »

Cliquer sur Oui afin d’afficher la liste des connexions ou cliquer sur Annuler pour ouvrir directement la so-ciété.

Si la société est ouverte en utilisation monoposte ou en mode exclusif pour le module, ce message n’appa-raît pas.

Accès exclusif pour le moduleCette case est décochée par défaut ; cochée, elle permet d’accéder en mode exclusif à la société. Ce mode interdit à tout autre utilisateur d’ouvrir la même société avec le même module. Cette exclusivité d’accès est désactivée au moment où l’utilisateur qui a choisi cette option ferme la société.

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Lorsque la société est ouverte en mode exclusif, la mention Exclusif est rappelée en bas de la fenêtre. Si la société est ouverte sans accès exclusif, tout autre utilisateur pourra l’ouvrir. Dans les deux cas, n’importe quel utilisateur pourra l’ouvrir dans un autre module.

Cas des sociétés non converties

Lorsque la colonne Nom de fichier n’indique pas de fichier avec l’extension .BQE, le logiciel affiche un message d’avertissement.

Lancer alors le Gestionnaire Entreprise Banque et procéder à la conversion des fichiers concernés.

Le fichier avec l’extension .BQE est affiché mais le logiciel ne parvient pas à l’ouvrir.

Cas d’un fichier absent

Cette fenêtre s’affiche lorsque le fichier .bqe ne se trouve pas à l’emplacement paramétré dans le Gestion-naire.

Il faut indiquer l’emplacement correct du fichier à l’aide de la fenêtre Volume et répertoire et valider.

Cas d’un fichier occupé

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Cette fenêtre s’affiche lorsque le fichier .BQE est occupé. Dans ce cas, se reporter au manuel du Gestion-naire Entreprise Banque.

Voir le manuel la partie «Gestion de la base de données», page 97 pour toute explication sur l’ouverture des bases de données (base société ou base de référence).

Fermer une société

Fichier / Fermer une société

La commande Fichier / Fermer une société permet de fermer la société en cours.

Paramétrer la société

Fichier / Paramétrer la société

La commande Fichier / Paramétrer la société présente les paramètres société saisis au démarrage du logi-ciel après création de la société.

Les renseignements laissés en attente doivent être saisis.

Visualisation des connexions

Fichier / Outils / Visualisation des connexions

Cette commande permet de visualiser la liste des utilisateurs connectés au produit.

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Occupation des tables

Fichier / Outils / Occupation des tables

Cette commande permet de visualiser le nombre de fiches occupées par les fichiers de données de la société en cours.

Cet écran présente :

le nom des fichiers utilisés dans le module,

le nombre de fiches utilisées dans la société ouverte.

Aucune intervention n’est autorisée sur cet écran. Pour sortir de la commande, cliquer sur OK.

Calendrier bancaire

Fichier / Calendrier bancaire

Le calendrier est ouvert à la page du mois en cours, la date du jour est sélectionnée par défaut.

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Les premiers boutons fléchés à gauche et à droite du mois en cours permettent de visualiser res-pectivement le mois précédent et suivant.

Les boutons fléchés sur la ligne suivante affichent le calendrier de l'année précédente ou suivante.

Fermer la liste

Fichier / Fermer la liste

Cette fonction permet de fermer n’importe quelle liste ouverte. Dans le cas où plusieurs listes sont à l’écran, la dernière liste affichée sera la première fermée.

Quitter...

Fichier / Quitter…

La commande Fichier / Quitter… est suivie du nom du logiciel en cours et permet de quitter l'application.

1 . Détection de traitements automatiques Le logiciel demande confirmation du lancement du traitement.

2 . Sauvegarde manuelle des fichiers

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Le logiciel demande confirmation de la sauvegarde manuelle des fichiers par le bouton Sauvegar-der.

Pour quitter le logiciel sans sauvegarde, valider par OK.

Une procédure de sauvegarde manuelle des fichiers est proposée par le bouton Sauvegarder.

Pour quitter le logiciel sans sauvegarde, valider par OK.

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Gestion du mot de passe

Cette gestion du mot de passe est valable pour tous les modules de l’offre Sage Finance .

A la première entrée d’un utilisateur dans un des logiciels de la gamme, l’écran de saisie du mot de passe demande une confirmation du mot de passe.

Code d'accès et mot de passe doivent être différents, un mot de passe identique au code d'accès saisi sera systématiquement rejeté. Valider après saisie en cliquant sur le bouton OK.

Le mot de passe et sa confirmation doivent comporter de 4 à 10 caractères alphanumériques ; les caractè-res spéciaux et les espaces ne sont pas autorisés.

A partir de la seconde entrée du même utilisateur, dans un module, la zone Confirmation mot de passe n’est plus affichée.

Concernant uniquement l’administrateur, lors de sa première entrée dans logiciel, un second écran apparaît.

Les renseignements enregistrés dans cette fenêtre donnent la possibilité à l’administrateur de récupérer son mot de passe lui -même en cas de perte.

Pour plus d’information sur la procédure d’entrée dans un logiciel, voir le § Gestion des utilisateurs «Gestion des Utilisateurs», page 34.

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Renouvellement automatique du mot de passe

Chaque utilisateur dispose de son propre compteur qui est initialisé à 0 lors de la création de cet utilisateur par l’Administrateur de l’application (commande Gestion des utilisateurs du menu Administration du Ges-tionnaire Entreprise Banque).

Ce compteur est incrémenté de 1 à chaque ouverture de module par l’utilisateur. Sa valeur maximale est de 90. Après avoir atteint cette valeur, il est réinitialisé à 0. Cette réinitialisation provoque à la prochaine entrée dans un module, la demande de saisie d’un nouveau mot de passe pour l’utilisateur concerné.

Un écran permettant la modification du mot de passe s’affiche alors.

Un contrôle est effectué sur le nouveau mot de passe afin que l’utilisateur ne puisse pas ressaisir l’ancien mot de passe.

Le mot de passe peut également être modifié avant son renouvellement automatique par la commande Mo-difier le mot de passe du menu Fichier.

Voir les documentations des logiciels de l’offre Entreprise Banque pour le détail de cette commande.

Gestion de la perte du mot de passe de l’Administrateur

En cas de perte du mot de passe de l’Administrateur et d’impossibilité d’accès par un autre utilisateur au Gestionnaire Entreprise Banque pour réinitialiser le mot de passe, l’Administrateur a la possibilité de récu-pérer son mot de passe par un autre biais.

La perte du mot de passe d’un utilisateur, autre que l’Administrateur est gérée par ce dernier en réinitialisant le mot de passe de cet utilisateur dans la fonction Gestion des utilisateurs du menu Administration du Ges-tionnaire Entreprise Banque.

Lors de la saisie du mot de passe de l’Administrateur, si celui-ci est incorrect, un message d’erreur apparaît.

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Le bouton OK permet de revenir sur l’écran de saisie du mot de passe en cas d’erreur de frappe.

Le bouton Mot de passe oublié ? permet d’accéder à l’écran d’accueil de l’Assistant de récupération de l’accès administrateur.

Cliquer sur le bouton Suivant.

Deux cas de figure sont possibles :

L’administrateur saisit la bonne réponse et dans ce cas il accède à l’écran lui indiquant son mot de passe.

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Il clique alors sur le bouton Fin qui le renvoie directement sur l’écran de saisie du mot de passe.

Si l’administrateur ne connaît pas la réponse à la question, il clique sur le bouton Réponse oubliée qui lui donne accès à un écran contenant un numéro d’appel, ainsi qu’une clé. Ces éléments lui per-mettent de prendre contact avec un service BNP Paribas qui réinitialisera son mot de passe.

Modification de la question Administrateur

L’Administrateur a la possibilité de modifier la question administrateur et sa réponse, en cas de changement d’Administrateur par exemple, dans la fonction Gestion des utilisateurs du menu Administration du Ges-tionnaire Entreprise Banque.

En double cliquant sur la ligne Administrateur, dans la liste des utilisateurs, l’utilisateur accède à l’écran de modification de l’administrateur.

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En cliquant sur le bouton , l’utilisateur accède à l’écran de modifica-tion de la question administrateur.

Renseigner les zones suivantes :

Nouvelle questionCette zone peut contenir 40 caractères au maximum.

Nouvelle réponseCette zone peut contenir 20 caractères au maximum.

Le bouton OK valide la nouvelle question et sa réponse.

Le bouton Annuler permet de revenir à l’écran de modification de l’administrateur sans tenir compte de la saisie qui a été effectuée.

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Menu Action (d’un module)

Le menu Action regroupe les fonctions accessibles depuis une liste ou un écran ouvert.

Par exemple, lors de l’ouverture de la liste des prévisions, les options de ce menu sont Créer, Modifier, Sup-primer, Décalage des prévisions,…

Toutes les fonctions de ce menu sont également accessibles dans un menu contextuel affiché par un clic droit, à l’ouverture d’un écran.

Ce menu Action n’est pas accessible à l’ouverture du module, aucun écran n’étant ouvert.

Procédure d'importation

L’icône ci-contre correspond à la commande Importer du menu Action

Les logiciels de l'offre Finance 100 proposent tous des possibilités d'importation de données ; il s'agit principalement de l'importation des mouvements, des banques, des comptes bancaires et des tiers.

En ce qui concerne les importations directes des tiers et des mouvements comptables de la Comptabilité Sage Ligne 100 vers le logiciel de l’offre Finance 100, voir les procédures de ces importations décrites dans le manuel de ce logiciel.

Les conditions d'importation ainsi que la structure de fichier requise sont présentées en dernière partie de ce manuel.Nous présentons ci-après la procédure d'importation qui reste invariable. Toute demande d'importation, à l’exception des importations directes de la Comptabilité Sage 100 dans logiciel de l’offre Finance 100, aboutit à la fenêtre :

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Il faut indiquer sur cette fenêtre l'emplacement et le nom du fichier à importer. Si le chemin d'accès proposé par défaut (répertoire d'installation du logiciel en cours d'utilisation) ne convient pas, sélectionner le réper-toire parent (C:) ou une autre unité de stockage (A: etc.).

Pour afficher la liste des types de fichier contenus dans le répertoire sélectionné, utiliser la zone Nom.

Valider ensuite par le bouton OK pour lancer l'importation.

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Menu Etats (d’un module)

Le menu Etats intègre l’ensemble des fonctions d’édition et paramétrage d’édition (générateur d’Etats), dis-ponibles dans un module.

La procédure d’édition est toujours la même quel que soit le module utilisé.

Lancement d’une édition

Icône Editer : les logiciels de l'offre Finance 100 permettent d'imprimer un grand nombre d'états :

éditions propres à certaines commandes : certaines fonctionnalités comportent leur propre fonc-tion d'impression, principalement les fonctionnalités appelant une liste d'éléments. L'édition est lan-cée à partir d'une icône Editer ou de la commande Editer du menu Etats sur les listes.

menu Etats : la plupart des logiciels possèdent un menu Etats qui propose l'impression de plusieurs états.Ces états sont présentés dans les manuels d'utilisation des logiciels.

Toutes les éditions proposées aboutissent à la fenêtre « Imprimer » (sélection d'un mode de sortie).

L'édition peut être visualisée à l'écran, imprimée ou encore générée sur fichier.

Aperçu avant impression

Pour obtenir l'édition à l'écran, cliquer sur la case Aperçu avant impression.

L'état s'affiche dans une fenêtre intitulée « Visualisation écran ».

Les boutons sur le haut de cette fenêtre présentent les actions autorisées.

Interrompt l'impression.

Affiche la première page du document.

Affiche la page précédente si édition comporte plusieurs pages

Affiche la page suivante si édition comporte plusieurs pages

Affiche la dernière page du document.

Imprime le document visualisé à l'écran sur l'imprimante par défaut.

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Dans tous les logiciels Finance 100, ce bouton donne accès à une fenêtre offrant le choix des pages à éditer.

Par défaut le logiciel propose l’édition de l’ensemble du document.

Pour un document de plusieurs pages, l’utilisateur peut modifier les options d’impressions :

Tout : édition de toutes les pages du document,

Page en cours : édition de la page affichée en aperçu,

Pages : édition des numéros de pages renseignés dans les zones De et A .

La zone Copies permet de saisir le nombre d’exemplaires à imprimer.

Les copies d’une même édition sont assemblées et sont toutes imprimées avant celles de l’exemplaire sui-vant. Cette option ne peut pas être modifiée.

Trois boutons sont accessibles :

Edition graphique

Certaines éditions sont définies en mode graphique. L’édition graphique est alors proposée par défaut mais peut être désactivée.

Impression

La fenêtre « Imprimer » propose l'imprimante par défaut (paramétrée sur le panneau de configuration du Gestionnaire de programmes).

Le bouton Configuration permet de sélectionner une imprimante autre que l'imprimante par défaut et de pa-ramétrer le format d'impression du document à éditer.

Si ces sélections sont inutiles, valider directement par le bouton OK sinon, cliquer sur le bouton Configuration.

Valide le paramétrage et lance l’édition.

Permet de revenir dans l’écran d’« Aperçu avant impression » sans que l’édition soit déclenchée.

Donne accès aux paramètres de l’imprimante.

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Pour sélectionner une imprimante autre que l'imprimante par défaut, cliquer sur la case d'option Imprimante spécifique. Si plusieurs imprimantes sont connectées, cliquer sur la flèche à droite de la zone de liste et sé-lectionner l'imprimante adéquate.

Il est également possible de paramétrer sur cette fenêtre :

les caractéristiques d'impression,

la résolution graphique de l'impression,

le type d'alimentation en papier (cas des imprimantes matricielles),

les dimensions du papier utilisé,

son orientation à la française (portrait) ou à l'italienne (paysage).

Valider après sélection par le bouton OK.

Sortie fichier

En plus des sorties imprimante et sur écran (aperçu avant impression), il est possible de générer une édition sur fichier. Différents modes de sortie ont été préparamétrés pour ce faire.

A propos des modes de sortie préparamétrés, consulter le paragraphe «Formats de sortie d’impression», page 41.

Cliquer sur le bouton Fichier, la liste des modes de sortie préparamétrés (et éventuellement créés par l'utilisateur) s'affiche.

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Placer le curseur sur la sortie fichier souhaitée et double-cliquer.

Indiquer sur la fenêtre qui s'affiche l'emplacement du fichier à générer ainsi que le nom à lui attribuer, vali-der par le bouton OK.

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Menu Communication (d’un module)

La commande Télécommunication donne accès au logiciel de télécommunication pour récupérer les fichiers émis par les banques : extraits de compte, relevés de LCR à payer, relevés de LCR impayées, relevés de virements rejetés, relevés de prélèvements impayés, avis d'opérés de virements / prélèvements, avances sur factures, cartes affaires, compte rendus de prise en charge et compte rendus applicatifs.

La commande Internet permet de se connecter directement au navigateur Internet. Elle permet de récupérer des fichiers émis par les banques via un site particulier (BNP Transnet pour BNP PARIBAS par exemple).


«Télécommunication», page 90

«Internet», page 91

La commandes Intégration automatique est présentée dans la documentation spécifique à chaque module.

Télécommunication

Communication / Télécommunication

La télécommunication peut être activée par son icône sur la barre d'outils de la fenêtre d'application ou par validation de la commande Télécommunication du menu Communication.

La validation par OK donne accès à Telbac pour récupérer les fichiers émis par les banques : extraits de compte, relevés de LCR impayées, relevés de virements rejetés, relevés de prélèvements impayés, avis d'opérés de virements / prélèvements, avances sur factures, cartes affaires, compte rendus de prise en charge et compte rendus applicatifs.

Consulter la documentation de Telbac pour une présentation complète des procédures de récupération de fichiers.

En retour de communication, lors de l’intégration automatique des relevés de compte, cette com-mande bloque l’ouverture de toutes les sociétés dans tous les modules.

A l'attention des utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que TelbacLes utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac peuvent également accéder directe-ment à leur logiciel en utilisant cette commande sans quitter le logiciel.Pour ce faire, le volume et répertoire de stockage du logiciel de télécommunication ainsi que le nom et l'extension de son fichier exécutable doivent être saisis dans les paramètres société. Voir à ce propos le menu Fichier, § Paramétrer la société, Télécommunication.

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Internet

Communication / Internet

Cette commande permet de se connecter directement au navigateur Internet.

Pour y accéder, cliquer sur l’icône Internet ou valider la commande Internet du menu Communication.

Sélectionner alors par un double-clic le site de la banque adéquate. Seules sont affichées les banques dont l’URL a été saisie sur la fiche banque.

Si une seule banque a une adresse internet (URL), on n’affiche pas la liste ci-dessous, le navigateur démarre directement à l’adresse internet de la banque concernée.

L’utilisateur accède directement au site sélectionné.

Lorsque l’utilisateur n’a pas renseigné le chemin de son navigateur au niveau du Gestionnaire Entreprise Banque, la fenêtre Paramétrage du navigateur Internet s’affiche.

Une fois le chemin du navigateur localisé, cliquer sur OK. Le site sélectionné sur la liste des banques s’af-fiche.

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Sauvegardes

Sauvegardes

Sauvegarder ses données consiste à les copier sur un support autre que le disque dur (disquettes, cartouches, disque externe). En cas d'incident, si elles ne sont plus utilisables sur le disque dur, elles pourront être res-taurées.

Une autre utilisation des sauvegardes peut être la réparation d'erreurs. La récupération d'une sauvegarde per-met en effet de retrouver la dernière situation.

Enfin, parallèlement aux sauvegardes courantes, il faut songer aux sauvegardes d'archives qui correspon-dent à des traitements dont on n'a plus de trace du fait d'une purge. Les archives informatiques doivent être conservées au moins cinq ans. Une bonne gestion des sauvegardes s'avère donc indispensable.

Tous les logiciels de l'offre Finance 100 proposent une procédure de sauvegarde automatique que nous vous conseillons vivement d’utiliser pour une sauvegarde régulière de vos données sociétés.

Une procédure de sauvegarde manuelle est aussi disponible pour la sauvegarde des données de configura-tion et de celles de Telbac.

La sauvegarde des données est systématiquement proposée lorsque l'on quitte un logiciel de l'offre Finance 100.

Pour quitter le logiciel sans sauvegarde, cliquer sur le bouton le bouton OK.

Pour annuler la demande de sortie du logiciel, cliquer sur le bouton Annuler.

Pour lancer la procédure de sauvegarde, cliquer sur le bouton Sauvegarder.

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Sauvegardes

Procédure de sauvegarde automatique

Paramétrer les onglets « Informations société » et « Paramétrage purge », disponibles en création ou modi-fication de société, afin d’indiquer le type de traitement automatique à effectuer ainsi que le type de données à purger.

La commande Administration / Paramétrer / Sauvegarde/Purge permet de définir le mode de déclenche-ment de ces traitements automatiques.

Voir le paragraphe «Sauvegarde/Purge», page 44.

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Sauvegardes

Procédure de sauvegarde manuelle

En quittant le logiciel, par la commande Fichier / Quitter ou en tapant ALT + F4, cli-quer sur le bouton Sauvegarder.

Le logiciel propose la sauvegarde des fichiers suivants :

fichiers de configuration : tables communes à toutes les sociétés (Pays, Codes interbancaires, Motifs de rejet, Devises, Codes internes…)

fichiers de Telbac pour les utilisateurs de ce logiciel

fichiers de données des sociétés, y compris le Jeu d'essai

Sélectionner les fichiers à sauvegarder en double-cliquant sur la ligne concernée ou en cliquant sur le bouton Sélectionner. A l'inverse, on annule une sélection par la même manipulation. Le symbole « < » marque les sélections.

Valider par le bouton OK. Une fenêtre s'affiche pour la sélection de l'emplacement des fichiers sauvegardés.

Si le répertoire proposé par le programme ne convient pas (répertoire d'installation du logiciel), sélectionner le répertoire parent ou une autre unité de stockage dans la zone de liste Lecteurs.

Valider ensuite par le bouton OK.

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Sauvegardes

Cliquer sur le bouton OK pour revenir au Gestionnaire de programmes ou sur le bouton Annuler si d'autres sauvegardes doivent être effectuées.

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Sauvegardes

Procédure de restauration

La procédure de restauration des sauvegardes est effectuée uniquement à partir du Gestionnaire Entreprise Banque. Activer la commande Administration / Restaurer une société.

Sélectionner les fichiers dont les données doivent être restaurées et valider par le bouton OK. Indiquer le chemin de restauration en veillant à ce qu'il coïncide avec l'emplacement des anciennes données :

fichiers de configuration dans le répertoire d'installation du Gestionnaire ;

fichiers des sociétés dans le répertoire de stockage paramétré par la commande Société du menu Fichier ;

fichier du Telbac dans le répertoire d'installation du module.

Si ce chemin diffère, reproduire la manœuvre autant de fois que nécessaire.

La restauration d'une sauvegarde écrase les données de même nom dans le répertoire cible.

Avant restauration, il faut créer les sociétés dans l'ordre dans lequel elles existaient. Ainsi, leurs extensions seront identiques à celles de la sauvegarde qui va être utilisée pour la restauration.

Dans le cas particulier d'une désinstallation du programme suivie de sa réinstallation sur un autre poste, il faut créer les sociétés avant de lancer la restauration.

Il est toujours possible de restaurer des fichiers (société, configuration) d’une version antérieure à la version 15.00.

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Gestion de la base de données


La gestion de la base de données utilisée dans Finance 100 version 15.00 présente les données d’une société dans un seul fichier sous la forme nnn.BQE où nnn représente le numéro de la société (000.BQE pour le Jeu d’essai, 001.BQE pour la société 1, …).

Les données communes à toutes les sociétés sont stockées dans la base de référence (fichier BASE-BANQ.REF stocké dans le répertoire d’installation du Gestionnaire).

Voir la partie «Fichiers communs», page 64.

A chaque lancement du Gestionnaire Entreprise Banque, la présence de la base de référence est testée. Cette base est créée automatiquement en première installation, elle l’est également si le fichier BASE-BANQ.REF n’existe pas mais que des fichiers de configuration d’une version antérieure sont détectés.

Dans le cas où le fichier n’existe pas et que des fichiers de configuration sont incomplets ou inexistants, la solution est de restaurer la base de référence ou de restaurer d’anciens fichiers de configuration.

Ainsi l’ouverture d’une société dans un module consiste à ouvrir deux fichiers : le fichier base de référence et le fichier société. L’ouverture de la base de référence est obligatoire.

Le Gestionnaire Entreprise Banque permet la création, la suppression de sociétés et la conversion d’une société de version antérieure.

Voir la partie «Sociétés», page 23.

Cette gestion de données qui gère les accès en réseau en mode client/serveur, permet notamment de limiter les risques liés à la gestion des sociétés dans le cadre de l’utilisation réseau.

Les limites de cette gestion de base de données sont suffisamment étendues pour permettre de gérer des ba-ses de très grande taille (jusqu’à 4 gigas de données). Il n’y a pas de limite en terme de nombre d’enregis-trements.

En utilisation réseau, il est possible d’accéder en mode exclusif à une base dans un module ce qui interdit l’accès d’un autre utilisateur dans ce module et dans cette société.

Pour plus d’informations sur le mode exclusif, consulter le paragraphe «Ouvrir une société », page 73.

Un outil de maintenance des bases de données est également installé.

Voir la partie «Outil de maintenance», page 101.

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Gestion des accès aux bases de données

L’accès aux bases de données peut rencontrer un certain nombre de problèmes.

Nous allons présenter les principaux ci-après.

Messages possibles à l’ouverture des bases de données

La base de référence n’est pas présente

Le logiciel ne fonctionne pas si le fichier de la base de référence (BASEBANQ.REF) ne se trouve pas dans le répertoire du Gestionnaire. Le fait d’ouvrir le Gestionnaire permet de créer automatiquement la base de référence.

La base de référence est occupée

Ce message à l’entrée dans un module indique qu’il est nécessaire d’activer l’outil de maintenance pour la base de référence afin de pouvoir y accéder.

Avant de lancer l’outil de maintenance, il est conseillé de visualiser les connexions pour s’assurer qu’aucun utilisateur n’est connecté.

Voir les parties «Visualisation des connexions», page 17 et «Outil de maintenance», page 101 pour con-naître les traitements à lancer.

Il est impossible d’ouvrir la base de référence

Il est nécessaire de rappeler que l’ouverture de la base de référence est obligatoire pour ouvrir la base so-ciété.

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Pour une utilisation réseau ou multi-modules, la première chose à faire est de s’assurer que la mise en place du Gestionnaire d’applications ou du Serveur Sage est correcte.

Voir la partie «Fonctionnement en réseau», page 115.

Dans le cas où la configuration est correcte ou qu’il s’agit d’une utilisation monoposte, il est nécessaire de demander à l’administrateur de déconnecter l’utilisateur à l’aide de la visualisation des connexions du Ges-tionnaire.

Voir la partie «Visualisation des connexions», page 17.

La base société n’est pas présente

A l’ouverture d’une base société, la base de référence est déjà ouverte ainsi les problèmes liés à la configu-ration du Gestionnaire d’applications et du Serveur Sage sont exclus.

Il faut s’assurer de la présence du fichier de la base société dans le répertoire indiqué dans le Gestionnaire ou indiquer à la nouvelle tentative d’ouverture de la société le nouveau chemin d’accès à la base.

La base société est occupée

Ce message indique qu’il est nécessaire d’activer l’outil de maintenance pour la base société afin de pouvoir y accéder de nouveau.

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Avant de lancer l’outil de maintenance, il est conseillé de visualiser les connexions pour s’assurer qu’aucun utilisateur n’est connecté.

Voir les parties «Visualisation des connexions», page 17 et «Outil de maintenance», page 101 pour con-naître les traitements à lancer.

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Outil de maintenance


Les modules de la gamme Finance 100 sont fournis avec un programme appelé Sage Maintenance, per-mettant de réaliser un certain nombre d’opérations sur les fichiers :

agrandissement de la taille du fichier,

état d’occupation des fichiers,

vérification des données,

recopie des données.

Il est automatiquement copié sur le disque dur lors de l’installation du Gestionnaire Entreprise Banque.


«Démarrer, quitter le programme Sage Maintenance», page 102

«Menu Système», page 103

«Menu Fichier», page 104

«Menu Edition», page 108

«Menu Maintenance», page 109

«Menu Aide (?)», page 114

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Démarrer, quitter le programme Sage Maintenance

Lancer Sage Maintenance en sélectionnant son raccourci dans le menu Démarrer de Windows.

Il est également possible de lancer le fichier MAINT.EXE à partir de l’explorateur ou du poste de travail de Microsoft Windows.

Pour quitter Sage Maintenance, sélectionner la commande Fichier / Quitter, ou bien la commande Ferme-ture du menu Système de la fenêtre d’application ou encore tapez CTRL + Q ou bien ALT + F4.

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Menu Système

Le menu Système du programme Sage Maintenance présente toutes les commandes classiques d'un tel menu.

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Menu Fichier

Ce menu permet de :

avoir accès aux commandes permettant d’ouvrir ou de fermer un fichier,

lire les informations sur ce fichier,

quitter le programme.

Ouvrir

Fichier / Ouvrir

Cette commande permet d’ouvrir un fichier existant.

Vérifier qu’aucun fichier de gestion n’est ouvert avant toute manipulation. Sélectionner ensuite dans la fe-nêtre de dialogue le fichier de données concerné et double-cliquer dessus, ou bien cliquer sur le bouton Ouvrir ou encore presser la touche ENTREE. Si nécessaire, changer de répertoire ou de lecteur.

Le nom du fichier actuellement ouvert est inscrit dans la barre de titre de la fenêtre d’application du pro-gramme à la suite du nom de ce dernier.

Le mot de passe n’est pas demandé par ce programme.

Ouverture d’un fichier anormalement fermé

Lorsque le programme se referme inopinément suite à erreur système ou à une panne de courant, à l’ouver-ture du fichier un message signale que d’autres utilisateurs sont connectés.

En effet, les modules de la gamme Finance 100 considèrent qu’un fichier fermé anormalement est toujours en cours d’utilisation.

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Il est alors nécessaire de lancer le programme Sage Maintenance pour « refermer » le fichier avant de pou-voir l’utiliser à nouveau normalement. Pour cela :

1 . vérifier que vous êtes bien le seul utilisateur et répondre en cliquant sur le bouton OK à ce message ;

2 . refermer éventuellement le module de la gamme Finance 100 à utiliser (ceci n’est pas nécessaire si la capacité en mémoire vive du micro-ordinateur est suffisante) ;

3 . lancer le programme Sage Maintenance ;

4 . ouvrir le fichier considéré ;

5 . suivre les instructions données ci-dessous ;

6 . refermer ensuite le fichier par la commande Fichier / Fermer ou quitter le programme Sage Main-tenance (le fichier est automatiquement refermé dans ce cas).

La fenêtre de l’« Assistant Maintenance » s’ouvre si le fichier n’a pas été refermé.

Prendre connaissance des informations affichées et utiliser les boutons de paramétrage suivants en fonction des explications données.

Bouton OuiValeur cochée par défaut. Laisser cette option cochée dans les cas suivants :

vous ne travaillez pas en réseau et vous voulez simplement rendre le fichier à nouveau utilisable ;vous travaillez en réseau et vous voulez déconnecter les autres utilisateurs éventuels.

Bouton NonEffectue aucune opération.

Bouton Vérification du fichierValeur cochée par défaut. Cette option lance la vérification de l’intégrité du fichier en question. L’exécu-tion de cette vérification est recommandée.

Bouton Recopie des donnéesCette option doit être utilisée si des pannes successives se produisent qui ne soient pas d’origine électrique. Dans ce cas, il est possible que les index des fichiers soient désorganisés et il est, dans ce cas, conseillé de lancer une recopie du fichier qui s’accompagnera automatiquement d’une réindexation complète des don-nées.

Voir la commande «Recopier les données», page 109.

Bouton AnnulerAnnule le lancement de la commande. Le fichier reste tel qu’il était.

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Bouton PrécédentCe bouton est grisé et donc inutilisable ici.

Bouton FinLance la procédure de vérification ou de recopie si elle est paramétrée ou referme l’assistant sans rien faire si Non est coché.

Une fenêtre intitulée Vérification indique l’état d’avancement de la commande. Cette vérification peut être longue si le fichier est volumineux.

Fermer

Fichier / Fermer

Cette commande permet de fermer le fichier en cours de consultation. Les fenêtres éventuellement ouvertes sont alors automatiquement refermées.

Information

Fichier / Information

Cette commande permet de consulter les informations chiffrées sur les différents éléments composant le fi-chier.

Cette commande présente, sous la forme d’un tableau, différentes informations sur les fichiers, notamment :

le nombre d’utilisateurs du fichier ouvert,

le type de fichier,

la place disponible : espace non utilisé dans le fichier,

la taille du fichier donnée au fichier à sa création ou lors du dernier agrandissement.

Si la place disponible est inférieure à 20% de la taille du fichier, il est conseillé d’agrandir le fichier.

Les modules de la gamme Finance 100 possèdent une fonction automatique d’agrandissement des fichiers. Il n’est donc pas absolument nécessaire de procéder à cet agrandissement manuel. Cependant, pour éviter les pertes de temps occasionnées par les agrandissements automatiques, il est possible de les faire manuellement.

Cliquer sur le bouton OK ou bien valider pour refermer la commande.

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Quitter

Fichier / Quitter

Cette commande permet de quitter le programme.

La commande ferme le programme Sage Maintenance. Le fichier qui pouvait être ouvert est refermé et les dernières modifications enregistrées. L’utilisateur revient alors sur le poste de travail de Microsoft Win-dows.

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Menu Edition

Ce menu donne accès à la commande Afficher le journal maintenance.

Les commandes Annuler, Couper, Copier, Coller et Effacer ne sont pas disponibles dans ce programme.

Afficher le journal maintenance

Edition / Afficher le journal maintenance

Cette commande permet d’afficher le contenu du journal de maintenance.Elle ouvre la fenêtre illustrée ci-dessous.

S’il n’y a pas de journal disponible, cette commande ouvre une fenêtre vide.

Dès que la commande est lancée, elle recherche dans le répertoire principal du programme, ou bien dans celui utilisé en dernier pour ouvrir un fichier (commande Fichier / Ouvrir du présent programme), un fichier nommé JOURNAL.TXT et en affiche le contenu à l’écran.Ce fichier est créé ou complété automatiquement chaque fois qu’une opération de maintenance est lancée (agrandissement, recopie des fichiers, vérification). Le programme y stocke toutes les anomalies qu’il a pu rencontrer au cours de ces opérations. Chacune d’elles est répertoriée avec sa date d’exécution.

Il est possible de supprimer les journaux maintenance à partir de l’Explorateur de Windows.

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Menu Maintenance

Ce menu donne accès aux commandes suivantes :

recopie des données,

agrandissement des fichiers,

affichage sous forme de graphe de l’occupation des fichiers,

vérification des fichiers de données.

Cette liste contient les commandes principales du programme Sage Maintenance. Ces commandes ne sont accessibles que si un fichier est ouvert.

Recopier les données

Maintenance / Recopier les données

Cette commande permet de recopier un fichier de la gamme Finance 100.

Cette commande est destinée à recopier dans un nouveau fichier de la gamme celui qui est ouvert. Cette opération doit s’effectuer lorsque une erreur a été détecté lors de la vérification du fichier (voir plus loin les explications données sur cette commande).

Il est prudent de réaliser une sauvegarde de vos fichiers avant d’utiliser cette commande.

Cette commande s’applique aussi aux fichiers de paramètres utilisés par certains modules de la gamme Fi-nance 100.

Cette commande peut être utilisée pour diminuer la taille d’un fichier surestimée lors de sa création. Pour réduire la taille d’un fichier trop important, laisser une marge d’au moins 40% en plus de l’espace utilisé.

Lorsque la commande est lancée, des fenêtres de dialogue de l’« Assistant Maintenance » vont s’ouvrir suc-cessivement pour assister et permettre l’enregistrement des paramètres du dossier de recopie.

Prendre connaissance des informations données et cliquer sur le bouton Suivant pour continuer le processus ou bien sur le bouton Annuler pour l’arrêter. Une deuxième fenêtre s’ouvre.

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Cette fenêtre permet la recopie du fichier de deux façons en fonction du bouton sur lequel l’utilisateur cli-que. Dans les deux cas, il convient de s’assurer au préalable que le disque dur contient suffisamment d’es-pace libre pour supporter la recopie du fichier.

Il est impératif de ne pas interrompre le processus en cours de route et de réaliser une sauvegarde préalable à toute recopie.

Recopie dans un fichier de même nomCette option, cochée par défaut, recopie le fichier considéré sur lui-même sans changer son nom. Pour cela, le programme crée un fichier temporaire dans lequel il stocke la recopie avant d’effacer le fichier original puis de donner son nom au fichier temporaire.Il faut donc disposer d’un espace libre au moins égal à la taille du fichier recopié. Un message d’erreur s’affichera si l’espace trouvé est insuffisant.

Création d’un nouveau fichierCette option crée systématiquement un nouveau fichier sans écraser l’ancien. Il est donc nécessaire, comme dans le cas précédent, de disposer d’un espace libre au moins égal à celui du fichier d’origine.Cette option permet de recopier le fichier dans un autre dossier ou sur un autre disque dur, ce que ne per-met pas la commande précédente.Cette option cochée rend disponible le bouton Parcourir ainsi que la zone de saisie de taille.

Bouton ParcourirCe bouton n’est actif que si la création d’un nouveau fichier est demandée.Il donne accès à une fenêtre Enregistrer sous qui permet de donner un nom au nouveau fichier et de para-métrer son dossier de stockage.

Taper le nom du nouveau fichier dans la zone Nom puis cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider ou sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom choisi apparaît à la gauche du bouton Parcourir.

Indiquez la taille du fichierCette zone de saisie n’est active que si la création d’un nouveau fichier est demandée. Dans ce cas, elle affiche la taille du fichier à recopier. Il est possible de modifier cette valeur. Si la taille allouée est supé-rieure à l’espace libre disponible sur le disque, un message d’erreur s’affichera.

Cette commande peut être utilisée pour diminuer la taille d’un fichier fixée à une valeur trop importante, con-server alors au moins 40 % d’espace libre en plus de la taille réellement occupée.

Bouton AnnulerAnnule la commande de recopie.

Bouton PrécédentRevient au stade précédent de l’assistant.

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Bouton SuivantEnregistre les paramètres saisis et continue le processus de recopie. Si la création d’un nouveau fichier a été paramétré, ce bouton ne sera pas disponible tant qu’un nouveau nom ne sera pas donné au nouveau fichier qui sera créé. Ce nom s’attribue par le biais du bouton Parcourir.Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre.

Prendre connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, si le fichier est important et le micro-ordinateur peu rapide, peut prendre plusieurs heures.

Cette fenêtre vous demande :

de confirmer la recopie du fichier,

d’autoriser l’affichage à l’écran du journal de maintenance qui va être automatiquement créé ou complété à cette occasion.

Bouton OuiLe journal de maintenance s’affichera à l’écran pendant la recopie.

Bouton NonValeur par défaut. Le journal de maintenance ne s’affichera pas mais il pourra être consulté, après accom-plissement de la recopie, par la commande Edition / Afficher le journal maintenance.

Bouton AnnulerAnnule la commande de recopie.

Bouton PrécédentRevient au stade précédent de l’assistant.

Bouton FinEnregistre les paramètres saisis et lance le processus de recopie.

Agrandir

Maintenance / Agrandir

Cette commande permet d’agrandir la taille d’un fichier de données de la gamme Finance 100.

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L’utilisation de cette commande n’est pas obligatoire. Les modules de la gamme Finance 100 disposent d’un agrandissement automatique des fichiers. Cet agrandissement intervient lorsque la place disponible est inférieure à 50 Ko. L’accroissement est alors de 5 % de la taille actuelle avec un minimum de 100 Ko.

Exemple Un fichier de 100 Mo sera agrandi de 5 Mo.Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko.

Cette opération se déclenche automatiquement et ne permet pas de continuer les saisies et travaux sur le programme. Pour ne pas être retardé par cette commande, agrandir manuellement les fichiers à une taille suffisante.

Assurez-vous que le programme dispose d’un espace libre suffisant sur le disque dur supportant les fichiers de données afin que cette opération s’effectue sans problème.

Son lancement fait s’afficher une fenêtre de paramétrage.

Cette fenêtre comporte un message à consulter et à suivre.

Il est en effet extrêmement recommandé de réaliser une sauvegarde (copie ou backup) du fichier avant de réaliser une telle opération qui, si elle est perturbée par un phénomène extérieur, peut être extrêmement pré-judiciable pour les données.

Cette sauvegarde peut être faite à partir de l’Explorateur de Microsoft Windows. Voir sur ce point les con-seils donnés à la fin du présent manuel.

La nouvelle taille des fichiers devra être déterminée en fonction du volume des données enregistrées. Ne pas prévoir trop grand. Les fichiers occuperaient plus de place sur le disque qu’il n’en faut. De même, les sauvegardes risquent de ne plus pouvoir se faire par copie directe mais par l’intermédiaire d’un backup ou d’un utilitaire de sauvegarde.

Lorsque tous les paramètres sont enregistrés, cliquer sur le bouton OK ou bien valider pour lancer la com-mande. Cliquez sur le bouton Annuler pour ne rien faire ou taper la touche ECHAP.

Occupation

Maintenance / Occupation

Cette commande permet de constater sous la forme d’un graphe l’occupation des fichiers de données.

Dès son lancement, la commande affiche un diagramme à secteurs indiquant l’espace total pris par le fichier et l’espace total occupé.

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Cliquer sur le bouton OK lorsque la consultation est terminée.

Vérification

Maintenance / Vérification

Cette commande permet de vérifier le contenu d’un fichier de données.

Elle vérifie la cohérence des informations enregistrées.La vérification commence dès le lancement de la commande. Le programme affiche à l’écran l’état d’avancement de ses travaux en indiquant le fichier traité.

S’il détecte une ou plusieurs incohérences, il le signale à la fin de l’opération en affichant un message d’avertissement et propose d’effectuer une recopie des données en ouvrant automatiquement la fenêtre de création du fichier de recopie (voir plus haut les explications complètes sur cette procédure).

Nous conseillons vivement de procéder à cette recopie des données ou éventuellement de repartir de la der-nière sauvegarde réalisée. Il est en effet fortement déconseillé de continuer à travailler sur un fichier com-portant des erreurs au risque de perdre définitivement un certain nombre de données.

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Menu Aide (?)

Le menu Aide du programme Sage Maintenance ne propose qu’une seule commande décrite ci-dessous.

A propos de Maintenance

Aide (?) / A propos de Maintenance

Cette commande permet de consulter un écran d’information sur le programme.

Elle donne diverses informations sur le programme et son environnement technique.

Bouton OKUtiliser ce bouton pour refermer la fenêtre après consultation.

Bouton Infos systèmeCe bouton donne accès à une fenêtre donnant des informations sur l’environnement technique du pro-gramme.

Cliquer sur le bouton OK pour refermer cette fenêtre après consultation.

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Fonctionnement en réseau


En fonction de votre configuration, vous pouvez utiliser, soit le Serveur Sage, soit le Gestionnaire d’appli-cation.

L’utilisation du programme en réseau peut par ailleurs engendrer l’affichage de différents messages qui sont présentés sous ce titre.


«Outils de gestion réseau», page 116

«Gestion des connexions multiples», page 121

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Outils de gestion réseau

Les principales incompatibilités entre fonctions sont précisées dans le manuel à l’aide de cette icône.

Il peut s’agir d’incompatibilité de fonctions au sein d’une même société et également des fonc-tions monopostes donc incompatibles avec toute autre fonction quelle que soit la société.

En fonction de votre configuration, vous pouvez utiliser, soit le Serveur Sage, soit le Gestionnaire d’appli-cation.


«Serveur Sage», page 116

«Gestionnaire d’applications Sage», page 118

Serveur Sage

Présentation

Le serveur Sage pour Windows NT permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur les mêmes bases de données.

Pour toute information complémentaire, se reporter au manuel du Serveur Sage.

Il convient de l’installer dans le cadre d’un réseau Windows NT ou Netware. Dans le cadre d’une installa-tion d’un ou plusieurs modules de la gamme en utilisation multi-modules ou réseau ; il faut l’installer sur le poste serveur en mode client et serveur et sur chaque poste client en mode client.

Eléments à vérifier sur le serveur

Vérification de l’installation du Serveur

Afin de vérifier si le serveur Sage est bien installé, cliquer sur le bouton Démarrer puis sélectionner Para-mètres.

Attendre que la deuxième liste s’ouvre et cliquer sur le bouton Panneau de configuration.

Puis double-cliquer sur le bouton Sage installation. La fenêtre « Sage installation » s’ouvre en indiquant si le Serveur Sage est bien installé en accès client/serveur sur un poste serveur Windows NT utilisant le pro-tocole TCP/IP.

La commande A-propos des modules et du Gestionnaire restitue cette information.

Vérification du lancement du Serveur Sage

Afin de vérifier que le Serveur Sage est bien lancé, cliquer sur le bouton Démarrer puis sélectionner Para-mètres.

Attendre que la deuxième liste s’ouvre. Cliquer sur le Panneau de Configuration puis sur Services.

On visualise alors la ligne Serveur avec comme Etat : Démarré et comme Démarrage : automatique.

En cas d’anomalies :

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Si le Serveur Sage n’est pas démarré, installer la partie Serveur du Serveur Sage pour Windows NT tel qu’il est décrit dans le manuel du Serveur Sage pour Windows NT, sans oublier de redémarrer le poste serveur après installation.

Visualisation des connexions au Serveur Sage

Il est aussi possible de visualiser la liste des utilisateurs connectés. Pour cela, activer la commande Panneau de Configuration du menu Démarrer et double-cliquer sur l’icône du serveur.

La fenêtre Serveur Sage affiche l’activité du Serveur Sage. Les différentes connexions des applications sont présentées dans la liste principale qui renseigne sur :

le nom de l’utilisateur, soit le nom du login ou identifiant de l’utilisateur (et non le nom de l’utilisa-teur défini dans le Gestionnaire Entreprise Banque),

le nom de l’application utilisée,

le nom du fichier ouvert : par exemple BASEBANQ.REF et 000.BQE,

l’état de connexion : Actif ou AttenteActif : un poste client, identifié par son utilisateur, est en cours d’exploitation de l’applica-tion désignée.Attente : le poste client est mis en attente par le traitement entrepris par un autre poste client.

Il faut s’assurer qu’il existe bien deux connexions pour chaque utilisateur connecté : une connexion au fi-chier société et une connexion à la base de référence.

Eléments à vérifier sur le poste client

Vérification de l’installation de la partie client

La partie client du Serveur Sage pour Windows NT doit être installée sur chaque poste client. Voici les opérations à effectuer pour vérifier le mode d’accès des postes clients :

via l’icône Sage Installation placée dans le Panneau de configuration de Windows. La fenêtre « Sage installation » doit mentionner « Accès avec Serveur Sage Windows NT » ou « Accès avec Serveur Sage Windows NT TCP/IP »

dans les modules de l’offre Finance 100, via la commande A propos de, la fenêtre vous informe du mode d’accès Cbase. Celui-ci doit mentionner « Accès client/serveur C/S NT Netbeui » ou « Accès C/S NT TCP ».

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En cas d’anomalies :Si le mode d’accès affiché est différent de ceux décrits ci-dessus, installer la partie Client du Serveur Sage pour Windows NT selon la description faite dans le manuel du Serveurs Sage.

Vérification de l’installation du protocole de connexion du poste client au serveur

Dans le cadre d’un réseau NT, il faut qu’il y ait au moins un des deux protocoles suivants installé : NetBeui ou TCP/IP.

Pour le vérifier, utiliser la commande Réseau du Panneau de configuration.

Gestionnaire d’applications Sage

Présentation

Le Gestionnaire d’applications permet le partage des fichiers de gestion Sage dans le cadre de petites con-figurations ne disposant pas d'un serveur dédié.

Sa fonction principale est d’autoriser, à plusieurs applications, l’accès simultané à un même fichier de ges-tion.

Pour toute information complémentaire, se reporter au manuel du Gestionnaire d’applications.

Il convient de l’installer :

sur un poste avec Windows 98 ou Millenium,

lorsque l’on effectue une installation d’un ou plusieurs modules Cash Management pour une utili-sation multi-modules,

sur un poste serveur en mode serveur et client et sur chaque poste client en mode client.

Le protocole TCP/IP doit obligatoirement être installé sur chaque poste.

Eléments à vérifier sur le poste faisant office de serveur

Vérification de l’installation

Afin de vérifier si le Gestionnaire d’applications est bien installé, cliquer sur le bouton Démarrer puis sé-lectionner Paramètres.

Attendre que la deuxième liste s’ouvre et cliquer sur le bouton Panneau de configuration.

Puis double-cliquer sur le bouton Sage installation. La fenêtre « Sage installation » s’ouvre indiquant que le serveur Sage est bien installé.

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La commande A-propos des modules et du Gestionnaire restitue cette information.

Cette fenêtre signifie que le Gestionnaire d’applications est bien installé sur un poste Windows 98 ou Mille-nium utilisant le protocole TCP/IP.

La configuration du Gestionnaire d’applications « Accès sans Serveur Sage » ne permet pas plusieurs accès simultanés à la même base de données.

Vérification du lancement du Gestionnaire d’applications

Afin de vous assurer que le Gestionnaire d’applications est bien lancé, vérifiez que l’icône ci-contre se trouve bien en bas et à droite de la barre de tâches de Windows.

Sinon, choisir Démarrer puis Programmes / Sage / Gestionnaire d’applications Sage et encore Gestionnai-re d’applications Sage.

Visualisation des connexions au Gestionnaire d’Applications

Il est aussi possible de visualiser la liste des utilisateurs connectés.

La fenêtre « Gestionnaire d’applications Sage » affiche l’activité du Gestionnaire Sage. Les différentes con-nexions des applications sont présentées dans la liste principale.

Cette fenêtre affiche l’activité du Gestionnaire d’applications en proposant quatre types d’informations. Les différentes connexions des applications sont présentées dans la liste principale qui renseigne sur :

le nom de l’utilisateur (nom du login ou de l’identifiant de l’utilisateur),

le nom de l’application utilisée,

le nom du fichier ouvert,

l’état de connexion.

Il faut s’assurer qu’il existe bien deux connexions pour chaque utilisateur connecté : une connexion au fi-chier société et une connexion à la base de référence.

Vérification de l’installation du protocole TCP/IP

Ce protocole doit obligatoirement être installé sur le poste faisant office de serveur.

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Eléments à vérifier sur chaque poste client

Vérification de l’installation de la partie client

La partie client du Gestionnaire d’applications doit être installée sur chaque poste client. Les opérations à effectuer pour vérifier le mode d’accès des postes clients sont les suivantes :

via l’icône Sage installation placée dans le panneau de configuration de Windows. La fenêtre « Sage installation » doit mentionner « Accès avec Serveur Sage Windows NT TCP/IP » ;

dans les modules de l’offre Finance 100, via la commande A propos de. La fenêtre vous informe du mode d’accès Cbase. Celui-ci doit mentionner « Accès C/S NT TCP ».

En cas d’anomalies :Si le mode d’accès aux fichiers de gestion ne correspond pas à la description faite ci-dessus, installer la partie client du Gestionnaire d’Applications tel qu’il est décrit dans le manuel du Gestionnaire d’Applica-tions.

Vérification de l’installation du protocole TCP/IP

Ce protocole doit obligatoirement être installé sur le poste faisant office de serveur.


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Gestion des connexions multiples

L’utilisation du programme en réseau peut engendrer l’affichage de différents messages.


«Message d’alerte à l’ouverture d’une société», page 121

«Règles générales utilisées pour gérer les blocages», page 122

Message d’alerte à l’ouverture d’une société

L’utilisateur 1 entre dans un module (par exemple Suivi de trésorerie Pack) dans une société (exemple : Jeu d’essai).

L’utilisateur 2 entre dans le même module et tente d’ouvrir la même société. Un message d’alerte s’affiche alors.

Ce message ne bloque pas l’entrée dans la société à l’utilisateur 2. S’il désire connaître l’utilisateur qui se trouve dans la même société que lui, il clique sur le bouton OK, la fenêtre « Liste des connexions en cours » s’affiche.

L’utilisateur 2 remarque alors que c’est l’utilisateur 1 qui se trouve en Entrée de module Suivi de trésorerie Pack sur la société Jeu d’essai.

L’onglet « Détails société » lui permet de connaître la commande utilisée par l’utilisateur 1 pour cette so-ciété.

En cliquant sur le bouton Fermer, il entre dans la société Jeu d’essai.

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Règles générales utilisées pour gérer les blocages

Traitement ou fonction incompatible

Ce type de message apparaît lorsqu’un utilisateur (utilisateur 2) tente d’activer une commande incompatible avec celle qu’un utilisateur (utilisateur1) utilise.

Ce message d’attente affiche les informations concernant la connexion bloquante : l’utilisateur, le module et la société ouverte.

L’utilisateur peut choisir d’annuler sa tentative d’accès à la commande ou de patienter. Le message d’attente disparaît dès que l’utilisateur 1 ferme la commande bloquante. L’utilisateur 2 accède alors automatiquement à la commande sélectionnée.

Il est possible que plusieurs utilisateurs bloquent la connexion de l’utilisateur 2. Dans ce cas, lorsque l’utili-sateur 1 ferme la commande bloquante, le message d’attente affiche les informations concernant l’autre uti-lisateur bloquant. L’utilisateur 2 pourra lancer la commande lorsque tous les traitements et fonctions bloquants seront fermés

Exemple Application au Gestionnaire Entreprise Banque :L’utilisateur 1 est dans la liste des modules du Gestionnaire. Si l’utilisateur 2 tente d’entrer dans n’importe quel module il sera mis en attente. Son entrée ne s’effectuera que lorsque l’utilisateur 1 sortira de la liste des modules du Gestionnaire.Si l’utilisateur 1 est dans la liste des modules du Gestionnaire ou dans toute autre fonction du Gestionnaire, l’utilisateur 3 pourra lancer dans le Gestionnaire, mais il sera mis en attente dès qu’il tentera d’accéder à une fonction du Gestionnaire.

Blocage de fiche

Ce message d’attente s’affiche lorsqu’un utilisateur (Utilisateur2) tente d’accéder à une fiche qui est déjà ouverte par un autre utilisateur (Utilisateur1) dans la même base de données.L’utilisateur 2 peut choisir d’annuler sa tentative d’accès à la fiche ou de patienter. Le message d’attente disparaît dès que l’utilisateur 1 ferme la fiche. L’utilisateur 2 accède alors automatiquement à la fiche sélec-tionnée.

Blocages dus aux traitements automatiques

Il existe trois types de traitements automatiques : la purge, la sauvegarde et l’intégration automatique. Ces traitements sont monopostes, c’est à dire qu’un seul utilisateur à la fois peut les lancer.

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De ce fait, aucun autre utilisateur ne peut être dans le module quelque soit la société sinon la fenêtre suivante apparaît.

Tant que tous les utilisateurs ne seront pas sortis du module, le traitement automatique ne pourra être lancé.

Dès leur sortie, le traitement s’effectue automatiquement.

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Annexes Techniques

Annexes Techniques

Sont présentées en annexes la capacité des logiciels et les importations et exportations de données dans l'of-fre Finance 100.

«Annexe 1. Importations et exportations de données - Structures de fichiers», page 125

«Annexe 2. Format des fichiers des mouvements et soldes», page 142

«Annexe 3. Mise en place d’une importation ou exportation en mode « DOS »», page 145

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Annexes Techniques

Annexe 1. Importations et exportations de données - Structures de fichiers

L'importation consiste à récupérer dans les logiciels de l'offre Finance 100 des données enregistrées dans un logiciel utilisé en amont. Dans le sens inverse, des données créées dans les logiciels de l'offre peuvent être générées pour être récupérées par d'autres applications.

Les données échangées sont principalement les banques, les comptes bancaires, les tiers et les écritures comptables.

L’importation de données concerne également les postes d’exploitation et les agrégats pour lesquels il est possible d’importer les données d’une table pré-paramétrée mise à disposition par l’installation du logiciel.

L’exportation de données concerne aussi la fiche en valeur qui peut être exportée dans un fichier au format Excel.

Les paragraphes suivants présentent les conditions d'importation ou d’exportation ainsi que les formats de fichiers requis ou générés.

Pour les procédures d’importation des tables et des postes d’exploitation et des agrégats, des tiers et des mouvements comptables directement de la Comptabilité Sage 100 dans le logiciel Finance 100, et les pro-cédures d’exportation des mouvements en lien direct du logiciel Finance 100 vers la Comptabilité Sage 100, se reporter aux explications données dans le manuel du logiciel Finance 100.

Pour la procédure d’exportation de la fiche en valeur, se reporter aux explications données dans le manuel du logiciel Suivi de trésorerie 100.

Importation / exportation des banques et comptes bancaires

Importation

L'utilisateur peut importer dans la liste des banques et des comptes bancaires d'une autre société initialisée dans le logiciel Suivi de trésorerie 100 ou d'un autre logiciel de gestion s'il est à même de générer un fichier ASCII au format défini ci-après.

Le fichier des banques et celui des comptes bancaires étant communs à l'ensemble des logiciels de l'offre Finance 100, l'importation peut être lancée à partir de n'importe lequel des logiciels.

L'importation des banques et des comptes bancaires s'effectue à partir de leur liste respective par la com-mande Importer.

L'importation des banques doit impérativement précéder celle des comptes bancaires.

Exportation

L'utilisateur a également la possibilité d'exporter le fichier des banques et celui des comptes bancaires créés dans un logiciel de l'offre Finance 100 à destination d'un autre logiciel de gestion ou d'une autre société initialisée dans le logiciel de l'offre Finance 100.

L'exportation s'effectue par l'option Transfert de la commande Editer sur la liste des banques et celle des comptes bancaires.

Les paragraphes suivants présentent les formats de fichier générés en exportation des banques et des comp-tes bancaires.

Il s'agit également des formats requis en importation des banques et des comptes bancaires, les champs non obligatoires sont précisés.

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Annexes Techniques

Banques

Fichier des banques Module (1) Position Nombre Type (2)

1. Code abrégé 1 5 O

2. Code banque 6 11 O

3. Identifiant banque 17 1 O

4. Code pays 18 3 O

5. Code devise 21 5 N

6. Nom de la banque 26 35 N

7. Code guichet 61 17 N

8. Nom de l'agence principale 78 35 N

9. Adresse 1 de l'agence 113 35 N

10. Adresse 2 de l'agence 148 35 N

11. Code postal 183 9 N

12. Ville de l'agence 192 35 N

13. Département 227 17 N

14. Correspondant 244 35 N

15. Canal de communication 279 1 N

16. Numéro 280 25 N

17. Jour de fermeture 305 1 N

18. Gestion multi-devises VIE 306 1 N

19. Mode de remise 307 1 N

20. Gestion des achats VIE 308 1 N

21. Virements - Délai de remise sur disquette PB 309 3 N

22. Virements - Type de jours du délai PB 312 1 N

23. Virements - Délai de remise par télécom PB 313 3 N

24. Virements - Type de jours du délai PB 316 1 N

25. Prélèvements - Délai de remise / disquette PB 317 3 N

26. Prélèvements - Type de jours du délai PB 320 1 N

27. Prélèvements - Délai de remise / télécom PB 321 3 N

28. Prélèvements - Type de jours du délai PB 324 1 N

29. LCR - Délai de remise sur disquettes PB, PORT (3) 325 3 N

30. LCR - Type de jours du délai PB, PORT (3) 328 1 N

31. LCR - Délai de remise par télécom PB, PORT (3) 329 3 N

32. LCR - Type de jours du délai PB, PORT (3) 332 1 N

33. LCR - Délai de remise sur papier PORT (3) 333 3 N

34. LCR - Type de jours du délai PORT (3) 336 1 N

35. LCC - Délai de remise PORT (3) 337 3 N

36. LCC - Type de jours du délai PORT (3) 340 1 N

37. Vir étrangers - Délai de remise / disquette VIE 341 3 N

38. Vir étrangers - Type de jours du délai VIE 344 1 N

39. Vir étrangers - Délai de remise / télécom VIE 345 3 N

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Annexes Techniques

40. Vir étrangers - Type de jours du délai VIE 348 1 N

41. Heure de caisse pour les remises sur disquette 349 4 N

42. Heure de caisse pour les remises par télécom 353 4 N

43. Date convention Dailly PORT (3) 357 8 N

44. Nature juridique PORT (3) 365 40 N

45. Siège social PORT (3) 405 40 N

46. RCS PORT (3) 445 35 N

47. Taux d'escompte PORT (3) 480 6 N

48. Nombre de jours dans l'année PORT (3) 486 3 N

49. Nombre de jours de banque PORT (3) 489 2 N

50. Nombre de jours minimum décompté PORT (3) 491 2 N

51. Type des jours minimums décomptés PORT (3) 493 1 N

52. Nombre de jours de valeur PORT (3) 494 2 N

53. Type de jours de valeur PORT (3) 496 1 N

54. Montant minimum des agios par effet PORT (3) 497 12 N

55. Montant de frais par effet – LCC PORT (3) 509 10 N

56. Montant de frais par remise – LCC PORT (3) 519 10 N

57. Montant de frais par effet - LCR papier PORT (3) 529 10 N

58. Montant de frais par remise - LCR papier PORT (3) 539 10 N

59. Montant de frais par effet - LCR disquette PORT (3) 549 10 N

60. Montant de frais par remise - LCR disquette PORT (3) 559 10 N

61. Montant de frais par effet - LCR télétransmis PORT (2) 569 10 N

62. Montant de frais par remise - LCR télétrans. PORT (2) 579 10 N

63. Nom du fichier virements à transmettre PB 589 8 N

64. Extension du fichier virements à transmettre PB 597 3 N

65. Nom du fichier prélèvements à transmettre PB 600 8 N

66. Extens° du fichier prélèvements à transmettre PB 608 3 N

67. Nom du fichier Lcr-Bor à transmettre PB, PORT (3) 611 8 N

68. Extension du fichier Lcr-Bor à transmettre PB, PORT (3) 619 3 N

69. Nom du fichier extrait de compte à récupérer PB, RAP, PT 622 8 N

70. Extens° du fichier extrait de compte à récup. PB, RAP, PT 630 3 N

71. Nom du fichier Relevé de Lcr-Bor à recevoir PB 633 8 N

72. Extens° du fichier Relevé Lcr-Bor à recevoir PB 641 3 N

73. Nom du fichier Relevé Lcr à payer à transm. PB 644 8 N

74. Extens° du fichier Relevé Lcr à payer à trans. PB 652 3 N

75. Nom du fichier Vir. étrangers à transmettre VIE 655 8 N

76. Extens° du fichier Vir étrangers à transmettre VIE 663 3 N

77. Volume de stockage des fichiers PB, VIE, RAP, PT, PORT (3) 666 60 N

Total 725

Fichier des banques Module (1) Position Nombre Type (2)

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Annexes Techniques

Pour une même société, le fichier des banques est commun à tous les logiciels de l'offre Finance 100 utili-sés.

Il est précisé dans la colonne Module, le(s) logiciel(s) auxquels se rapporte chaque zone : PV pour Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack.

L'absence de mention dans la colonne Module signifie que le champ est utilisé pour tous les logiciels de l'offre Finance 100.

La colonne Type précise le caractère Obligatoire ou Non obligatoire des champs pour l'importation des ban-ques.

Les fichiers relatifs au logiciel Gestion de portefeuille (PORT) ne sont présents que si l'utilisateur possédait le module dans une version antérieure.

© Sage 2007 128

Annexes Techniques

Comptes bancaires

Comme le fichier des banques, le fichier des comptes bancaires est commun pour une même société à tous les logiciels de l'offre Finance 100 utilisés Il est précisé dans la colonne Module, le(s) logiciel(s) auxquels se rapporte chaque zone. L'absence de mention dans la colonne Module signifie que le champ est utilisé pour tous les logiciels de l'offre Finance 100.

La colonne Type précise le caractère Obligatoire ou Non obligatoire des champs pour l'importation des comptes bancaires.

Fichier des comptes bancaires Module (1) Position Nombre Commentaire

1. Code compte 1 6

2. Intitulé 7 35

3. Code abrégé 42 5

4. Code banque 47 11

5. Code guichet 58 17

6. Numéro de compte 75 17

7. Clé R.I.B 92 2

8. Type identifiant 94 1 0 = BDF, 1 = BIN

9. Compte rapprochable RAP 95 3 0 = NR, 1 = RAP

10. N° émetteur virements PB 97 7

11. N° émetteur LCR-BOR PB, PORT (3) 105 7

12. Code filiale 112 5

13. Code pays 117 3

14. Code devise 120 5 Cadré à gauche

15. Compte comptable bque RAP 125 13

16. Cpte remise escompte TRS 138 13

17. Cpte remise encaissement TRS 151 13

18. Code journal RAP 164 5

19. Date solde comptable RAP 169 8

20. Solde débit RAP 177 16

21. Solde crédit RAP 193 16

22. Code Agence - guichet 209 17

23. Nom de l'agence 226 35

24. Adresse 1 de l'agence 261 35

25. Adresse 2 de l'agence 296 35

26. Code postal 331 9

27. Ville de l'agence 340 35

28. Département 375 17

29. Correspondant 392 35

30. Canal de communication 427 1

31. Numéro communication 428 25

32. Jour de fermeture 453 1

Total 454

© Sage 2007 129

Annexes Techniques

Les fichiers relatifs au logiciel Gestion de portefeuille (PORT) ne sont présents que si l'utilisateur possédait le module dans une version antérieure.

Importation des prévisions dans Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack

Deux types d’importation des prévisions sont disponibles dans la liste des prévisions :

Commande Action / Importer (importation « classique »),

Commande Action / Consolidation de trésorerie / Importer : importation d’un fichier initialement exporté avec la commande Action / Consolidation de trésorerie / Exporter.

Importation classique

Il est possible d'importer dans Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack les prévisions créées à partir d'une autre application de trois manières :

lecture directe de la base comptable Sage Comptabilité 100 Windows ;

importation des fichiers aux formats Sage préparamétrés ;

importation des fichiers au format paramétrable.

Lecture directe de la base

Sage Comptabilité 100 Windows à partir de la version 6.03 (32 bits),

Sage Comptabilité 100 Windows compatible Euro (version 8.00 et supérieures).

Formats préparamétrés

CV600 :Sage Comptabilité 100 Windows jusqu'à la version 6.03, Sage Comptabilité 100 Dos version 6.00 et supérieure.

CV700 :Sage Comptabilité 100 Windows jusqu’à la version 6.03,Sage Comptabilité Dos V 7.00 et supérieures,Sage Comptabilité 30 Windows,Sage Gestion commerciale 30 Windows antérieures aux versions 5.

INTEG : Ligne 500 Intégrale antérieure à la version 9.00.

MOYPA : Sage Moyens de paiements 100 Version 1.20.

NEGOC : Sage Négoce 100 Version 1.00 et supérieure.

FORMAT SAGE :format d’importation convenant aux produits Sage compatibles Euro,Comptabilité 30 Windows version 5.00,Gestion commerciale 30 Windows version 5.00,Ligne 500 Intégrale version 9.00.

© Sage 2007 130

Annexes Techniques

Formats paramétrables

L’utilisateur peut définir la structure du fichier à importer par la commande Format d’importation du menu Utilitaires.

Le logiciel doit pouvoir générer un fichier ascii comprenant les zones :

Numéro de compte général,

Date d’échéance (jour),

Date d’échéance (mois),

Date d’échéance (année),

Sens (débit / crédit),

Montant de la comptabilité.

Les formats de fichier préparamétrés sont décrits dans les pages suivantes.

Format CV600

La première ligne d'enregistrement du fichier est réservée au nom de la société.

Ce nom est enregistré sur 30 caractères (le premier se situant en début de ligne) et suivi de Entrée + Saut de ligne.

Les lignes suivantes du fichier correspondent aux mouvements, une ligne par mouvement.

Chaque ligne est une chaîne de caractères ASCII sans séparateur suivie de Entrée + Saut de ligne.

Voici la structure de chaque enregistrement :

Fichier des mouvements Position Nombre Type Observations

1. Code journal 1 3 A

2. Date de pièce (JJMMAA) 4 6 D

3. Type de pièce 10 2 A FC, AC, RC, FF, AF, RF, OD (1)

4. Code compte général 12 13 A

5. Type de compte 25 1 A X, A ou blanc

6. Code compte auxiliaire 26 13 A Un par pièce récupérée

7. Référence 39 13 A

8. Libellé 52 25 A

9. Mode de paiement 77 1 A C, T, O, S (2)

10. Date d'échéance 78 6 D

11. Débit ou Crédit 84 1 A

12. Montant 85 20 N

13. Type d'écriture 105 1 A Normal ou simulation

14. Numéro d'ordre 106 7 A Zone lue pour contrôle

15. Couverture (montant du lettrage) 113 20 A

Total 132

© Sage 2007 131

Annexes Techniques

Position : Position du premier caractère de la zoneNombre : Nombre de caractères dans la zoneType : A pour alphanumériques ; D pour date et N pour numériques

La normalisation de l’ancien format permet, dorénavant, de gérer le code monnaie des mouvements échan-gés.

Format CV700

La première ligne d'enregistrement du fichier est réservée au nom de la société. Ce nom est enregistré sur 30 caractères (le premier se situant en début de ligne) et suivi de Entrée + Saut de ligne.

Les lignes suivantes du fichier correspondent aux mouvements, une ligne par mouvement. Chaque ligne est une chaîne de caractères ASCII sans séparateur suivie de Entrée + Saut de ligne.


(1) FC Facture client (2) C Chèque

RC Règlement client T Traite

AC Avoir client O Comptant

FF Facture fournisseur S Sans paiement

RF Règlement fournisseur

AF Avoir fournisseur

OD Opération diverse

RE Acompte

Fichier des Mouve-ments Position Nombre Type Observations


2. Date de pièce (JJMMAA)

4 6 D

3. Type de pièce 10 2 A FC, AC, RG, FF, AF, RF, OD (1)

4. Code compte général

12 13 A


6. Code compte auxiliaire

26 13 A Un par pièce récu-pérée


8. Libellé 52 25 A

9. Mode de paie-ment

77 1 A C, L, V, P, T, B, M, N, R (2)



12. Montant 85 20 N

13. Type d'écriture 105 1 A Normal ou simula-tion

14. Numéro d'ordre 106 7 A Zone lue pour con-trôle

© Sage 2007 132

Annexes Techniques



Format Intég




15. Divers 113 13 A (3)

Total 125

(1) FC Facture client RF Règlement fournisseur

RC Règlement client AF Avoir fournisseur

AC Avoir client OD Opération diverse

FF Facture fournisseur RE Acompte

(2) C Chèque B Billet à ordre

L Lettre de change M Lettre de change magnétique

V Virement N Billet à ordre magnétique

P Prélèvement R Relevé

T Traite

(3) Numéro d'ordre + Numéro d'écriture de sens différent + Numéro d'écriture de même sens

Fichier des Mouvements Position Nombre Type Observations


2. Date de pièce 4 6 D JJMMAA






8. Libellé 52 25 A

9. Mode de paiement 77 1 A C, L, V, P, T, B, M, N, R (2)



12. Montant 85 20 N


Fichier des Mouve-ments Position Nombre Type Observations

© Sage 2007 133

Annexes Techniques



Format Moypa




14. Numéro de ligne 106 7 A Non récupéré

Total 113









T Traite










8. Libellé 52 25 A

9. Mode de paiement 77 1 A C, L, V, P, T, B, M, N, R (2)



12. Montant 85 20 N

Total 104


© Sage 2007 134

Annexes Techniques



Format Négoc

Sage Négoce 100 DOS exporte un pont mouvements multi-échéances, c'est-à-dire que chaque ligne du pont correspond à un règlement à effectuer. Dans ce pont :

Seules les lignes TTC figurent.

Il y a autant de lignes que d'échéances à régler par facture.

Les mouvements exportés dans ce pont ne peuvent l'être une seconde fois (pour éviter les dou-blons).

Les montants des échéances exportées sont des montants nets (facture - acompte déjà exporté).

Les acomptes sont exportés (montant TTC, type de pièce RE).

Les avoirs TTC figurent également.











T Traite




3. Type de pièce 10 2 A FC, AC, FF, AF, RE (1)





8. Libellé 52 25 A

9. Mode de paiement 77 1 A O, C, L, V, P, T, B, U, S (2)


© Sage 2007 135

Annexes Techniques


Format Sage

La 1ère ligne d'enregistrement du fichier est réservée au nom de la société.

Ce nom est enregistré sur 30 caractères (le premier se situant en début de ligne) et suivi de Entrée + Saut de ligne.

Les lignes suivantes du fichier correspondent aux mouvements, une ligne par mouvement.

Chaque ligne est une chaîne de caractères ASCII sans séparateur suivie de Entrée + Saut de ligne.



12. Montant 85 20 N


14. Numéro de ligne 106 7 A Non récupéré

15. Pointage 113 20 A

16. Type de tiers 133 1 A C client, F fournisseur

17. Code tiers 134 5 A Code chrono

Total 138

(1) FC Facture client AF Avoir fournisseur

AC Avoir client RE Acompte

FF Facture fournisseur


L Lettre de change O Espèces

V Virement U Cartes bancaires

P Prélèvement S En attente

T Traite

Position Longueur Observations Commentaires

1. Code journal 1 3

2. Date de pièce 4 6 JJ/MM/AA

3. Type de pièce 10 2 FC/AC/RC/FF/AF/RF/OD Non disponible pour compta 30

4. Numéro de compte général 12 13

5. Type de compte 25 1 X/A/G (1)

6. Numéro de compte auxiliaire 26 13 Non géré par la ligne 30

7. Référence de pièce 39 13

8. Libellé 52 25

9. Mode de paiement 77 1 E/C/T/U/L/V/P/S (2)


© Sage 2007 136

Annexes Techniques

Position : position du premier caractère de la zone

Importation / Exportation de consolidation de trésorerie

Ces commandes disponibles dans la liste des prévisions (Importer/Exporter du sous-menu Consolidation de trésorerie du menu Action) permettent d’extraire les prévisions puis d’importer les prévisions extraites.

Structure du fichier extrait et importé

Les 3 champs Code banque, Code guichet et Numéro de compte devront permettre de gérer un RIB et un BIN. La structure du fichier pour ces trois zones est une copie de la structure de la base de données.

Traitement d’importation

Les conditions de rejet d’un mouvement sont les suivantes :

Couple RIB (ou BIN) et Devise inexistant dans la société,

Format de fichier incorrect,

10. Date d’échéance 78 6 JJ/MM/AA

11. Sens 84 1 D(débit) - C(crédit)

12. Montant MTC 85 20

13. Type d’écritures 105 1

14. Numéro de pièce 106 33

15. Code ISO MTC 139 3 FRF ou EUR uniquement

16. Montant de transaction 142 20 Transaction > 100 et 500 Monnaie d’équivalence > L 30

17. Code ISO de la zone 16 162 3 FRF EUR ou AUTRE

Position Longueur Commentaires

1 11 Code Banque

12 17 Code guichet

29 17 Numéro de compte

46 3 Devise de tenue de compte

49 1 Nombre de décimales (Devise de Tenue de compte)

50 2 Code AFB

52 1 Sens

53 5 Nature

58 35 Libellé

93 6 Date d’opération

99 6 Date de valeur

105 15 Montant en devise de tenue de compte (non signé)

119

Position Longueur Observations Commentaires

© Sage 2007 137

Annexes Techniques

Code AFB inexistant.

La Devise : elle n’est contrôlée que dans le cadre du compte bancaire. Le couple Compte / Devise doit exis-ter. Si un même compte bancaire est tenu dans des devises différentes pour la société Mère et une de ses filiales, les mouvements de ce compte ne pourront pas être importés.

La Date de valeur : elle devra être considérée systématiquement comme indépendante lors de l’importation des prévisions car on ne sait pas si les conditions de valeurs seront identiques d’une société à l’autre.

La Nature n’est pas un critère de rejet mais vient en complément de contrôle avec le code AFB et le sens.

Toutefois, les données (code AFB et sens) priment sur celle de la nature.

Correspon-dance des prévi-sions

Le programme recherche les natures en fonction du code AFB et du sens dans la société destinatrice du fichier.

Si des (1 ou plusieurs) natures correspondent au couple (code AFB, Sens) de la prévision, le pro-gramme les compare avec le code nature de la prévision.

Si le programme trouve un code nature qui correspond, il l’affecte à la prévision de la société desti-natrice, sinon, il prend le premier code nature de mouvement trouvé.

Sinon il affecte les codes nature de mouvement CIND ou DIND selon le sens de la prévision.

© Sage 2007 138

Annexes Techniques

Structure du fichier des MCF

Description du fichier des MCF (Mouvements Comptables Futurs) :

Enregistrement 1 : Article Début Position Nombre Type de carac-tères Observations

1. Code enregistrement 1 2 N 10

2. Code banque 3 5 N 30004

3. Zone réservée 8 4 A Blancs

4. Code siège 12 5 N Lu pour contrôle, non récu-péré

5. Code devise ISO 17 3 A

6. Nombre de chiffres après la virgule 20 1 N

7. Numéro de compte 21 11 A


9. Date du fichier 34 8 N SSAAMMJJ

10. Numéro d'ordre par rapport à la date 42 2 N 01, 02, 03, 04

11. Heure du fichier 44 6 N HHMMSS

12. Zone réservée 50 191 A

Enregistrement 2 : Article Détail Position Nombre Type de caractères Observations



3. Code Opération BNP 8 4 N

4. Code siège 12 5 N




8. Code opération interbancaire 31 2 N

9. Date d'opération 34 8 N SSAAMMJJ

10. Code motif de rejet 42 2 N

11. Date de valeur 44 8 N SSAAMMJJ

12. Libellé interne 52 31 A

13. Numéro d'écriture 83 7 N

14. Indice d'exonération 90 1 A

15. Montant 91 14 N

16. Zone référence 105 16 A

17. Libellé complémentaire 121 118 A

18. Zone réservée 239 1 A

19. Indice SIT 240 1 A

© Sage 2007 139

Annexes Techniques

Nombre : Nombre de caractères dans la zonePosition : Position du premier caractère de la zoneType de caractères : Alphanumérique, Numérique

Importation du cours des devises

Format du fichier des cours des changes

Dans le fichier, les cours sont indiqués au certain.

Le premier enregistrement du fichier contient les libellés des champs.

Les champs sont séparés par une tabulation.

Enregistrement 3 : Article Fin Position Nombre Type de caractères Observations




4. Code siège 12 5 N





9. Date du fichier 34 8 N SSAAMMJJ

10 Nombre de mouvements détail 42 6 N

11. Total des débits 48 14 N

12. Total des crédits 62 14 N


Champ Description Nombre de caractères

Code Code ISO 3

Libellé Libellé de la devise 40

Unité Nombre de devises cotées contre le franc* 5 chiffres significatifs avec séparateur déci-mal variable

Acheteur Cours acheteur de la devise 5 chiffres significatifs avec séparateur déci-mal variable

Vendeur Cours vendeur de la devise

Indice zone euro

Caractère = 1 pour les pays de la zone euro, 0 sinon 1

Indice euro Caractère qui passe de 0 à 1 lors de la bascule de cota-tion à l'euro

Date Date de fixation du cours 10 carac. selon format choisit par l’utilisateur

© Sage 2007 140

Annexes Techniques

Importation du cours des OPCVM

Format du fichier des OPCVM

Le premier enregistrement du fichier contient les libellés des champs.

Si certaines informations ne sont pas accessibles dans le système d’information de BNP Paribas, le contenu du champ sera remplacé par le terme « Indisponible ».

Les champs sont séparés par une tabulation.

Champ Description Nombre de caractères

Code Code valeur de l'OPCVM 13

Nom Nom de l'OPCVM 40

Devise Code ISO de la devise de libellé de l'OPCVM 5 chiffres significatifs avec séparateur décimal variable

Souscription Dernier cours de souscription connu 5 chiffres significatifs avec séparateur décimal variable

Rachat Dernier cours de rachat connu

Date Date de fixation du cours 10 carac. selon format choisit par l’utilisateur

© Sage 2007 141

Annexes Techniques

Annexe 2. Format des fichiers des mouvements et soldes

Les enregistrements 05 (fichier des mouvements et soldes) gérés dans l’offre Finance 100 sont de deux types :

normalisés par BNP Paribas,

normalisés par le CFONB.

Format normalisé par le CFONB

Ce format permet de restituer des informations complémentaires de type libellé (qualifiant LIB dans le fi-chier) et de type montant et monnaie d’origine (qualifiant MMO dans le fichier). Les traitements de la gam-me Finance 100 permettent de reconnaître l’enregistrement 05 CFONB dans les fichiers des mouvements et soldes.

Les enregistrements 05 CFONB se différencient de ceux normalisés par BNP Paribas par la présence d’un qualifiant sur trois caractères en position 46 :

LIB,LCC,MMO.

Ce qualifiant permet d’identifier le type d’enregistrement qui suit.

Qualifiant LIB

Il indique que les 70 caractères suivants sont de type libellé. Plusieurs enregistrements du type LIB peuvent se succéder.

Si ce qualifiant ne figure sur aucune des lignes 05 suivant l’enregistrement 04, il s’agit d’un enregistrement normalisé par BNP Paribas.

Si ce qualifiant apparaît sur un enregistrement 05, celui ci est restitué en visualisation d’une écriture par une ligne de 70 caractères.

La première ligne reprend le libellé complémentaire de l’enregistrement 04, puis chacune des lignes de l’en-registrement 05 s’affiche sur 1 ligne de 70 caractères.

Qualifiant LCC

Il indique que les 30 caractères suivants sont de type libellé. Pour un mouvement bancaire donné, il ne peut y avoir qu’un seul enregistrement 05 de type LCC.

Il est restitué en visualisation d’un mouvement.

En édition, il est supprimé sur une ligne distincte intitulée « Libellé client à client », à la suite des lignes de type LIB

LIB

X Enregistrements de 70 caractères par ligne

© Sage 2007 142

Annexes Techniques

Qualifiant MMO

Il indique que ce qui suit sur 70 caractères contient des informations sur le montant et la monnaie du mou-vement.

L’information de l’enregistrement 05 MMO est restituée sur l’écran de détail d’une écriture.

Deux cas sont à distinguer selon les modules utilisés.

Le mouvement est complété par un qualifiant MMO mais ne comporte pas d’indice SIT

Le mouvement, dans la liste des réalisations, apparaît dans la devise du compte bancaire avec # dans la colonne origine,

le montant d’origine est restitué en faisant un zoom sur cette écriture, quelle que soit la devise d’ori-gine,

l’information de la monnaie d’origine n’est pas perdue en cas de bascule de ce compte en euro. Seul le montant en devise de compte bancaire est converti dans la devise de bascule.L’écriture a pour montant d’origine le montant du MMO.

Exemple

1 . Extrait en franc sur un compte en franc avec un MMO en $ : l’écriture apparaît sur la liste des écri-tures bancaires avec le signe # dans la colonne origine.

2 . Bascule du compte en euro : le mouvement apparaît dans la liste avec le signe #. Le signe “c” n’est affiché que lorsque le montant est converti et que son origine est inconnu. C’est le montant en franc qui est converti pour donner le montant en euro.

3 . Le montant d’origine est le montant en $. En cas de bascule arrière, la situation initiale s’affiche c’est-à-dire le montant en franc avec une origine en $.

Le MMO est considéré comme informatif, aucun contrôle sur la cohérence entre le montant d’ori-gine, le montant en devise d’extrait de compte et le cours des devises concernées n’est pas effec-tué.

Il n’y a pas non plus de contrôles sur :

la cohérence entre le nombre de décimale indiqué dans le MMO et celui donné par la table des devi-ses de l’utilisateur.

sur le type (numérique ou alphabétique) de l’enregistrement 05 de type MMO. Si le MMO n’est pas de type numérique uniquement, il n’est pas affiché dans la zone Montant d’origine. L’enregistre-ment 05 est tout de même créé de manière à pouvoir le restituer dans son intégralité en cas d’extrac-tion.

Le mouvement est complété par le qualifiant MMO et d’un indice SIT

C’est l’indice SIT qui est pris en compte. Les informations nécessaires au calcul du montant d’origine ou à la bascule de compte seront issues de l’indice SIT.

L’information du MMO n’est pas reprise lors d’un zoom d’une écriture et de son libellé complémentaire.

MMO Position

Code ISO de la devise Sur 3 caractères POS 49 à 51

Nombre de décimales de la devise Sur 1 caractère POS 52

Montant d’origine Sur 14 caractères POS 53 à 66

Zone réservée Sur 52 caractères POS 67 à 118

© Sage 2007 143

Annexes Techniques

S’il n’y a qu’un enregistrement 05 pour ce mouvement, le bouton zoom est grisé. Si ce mouvement était composé d’un ou plusieurs LIB, seul ce libellé serait affiché.

© Sage 2007 144

Annexes Techniques

Annexe 3. Mise en place d’une importation ou exportation en mode « DOS »

La version 15.00 de l’offre Finance 100 intègre une évolution qui concerne les formats d'imports et d'export des fichiers.

Les fichiers que les logiciels génèrent et qu’ils intègrent ont dorénavant un format dit "ANSI" (format Win-dows) et non plus un format dit "OEM" (format DOS).

Ce changement de format a été choisi dans le but de pouvoir ouvrir les logiciels de l’offre Finance 100 à d'autres polices (arabe par exemple) et pour que leurs données soient compatibles au format standard Win-dows.

Explication des formats OEM / ANSI

Les différences entre les 2 codifications apparaissent sur les caractères accentués (é,è,à,ù,...) et sur certains caractères spéciaux ("°", "~",..) qui ont une signification différente selon le format.

Incidences sur les logiciels Finance 100 :

Les fichiers normalisés bancaires ne posent pas de problèmes car ils sont constitués de caractères majuscules pour lesquels il n'y a pas de différence entre les 2 types de codifications ANSI et DOS (format dit "OEM").

Pour les fichiers générés par un module de l’offre Finance 100, pas d’incidence à partir du moment où les fichiers sont générés par l’application version 15.00 (transfert et importation). En effet, suite à l’ajout d’informations pour les banques (délais), les formats d’import / export des versions précé-dentes ne seront plus compatibles avec les formats d’import / export de la version 15.00. Pour les autres types de fichier générés au format « DOS », ils ne seront pas correctement intégrés si il existe des caractères accentués dans ces fichiers.

Pour les fichiers exportés d’un module du l’offre Finance 100 qui sont traités dans une application externe :

s’il s'agit d'une application Windows, cela simplifie l'exploitation car en général ce type d'application propose par défaut d'intégrer des fichiers au format ANSI.s’il s'agit d'une application Microsoft (type Excel) , le format proposé par défaut lors d'une intégration de fichier ASCII externe est le format Windows (ANSI en l'occurrence). Cette modification simplifie donc l'exploitation des fichiers générés par un module de l’offre Finance 100.Pour les applications SAGE, la Comptabilité génère un fichier au format DOS.

Exemple de mise en place d’une importation ou exportation en mode DOS (dit OEM)

Prenons comme exemple le cas d’un utilisateur qui veut importer ses comptes bancaires dans un logiciel de l’offre Finance 100 depuis un fichier créé à partir d’un logiciel générant des caractères en mode « DOS » :

Il doit ouvrir le fichier PARAMIMPEXP.INI qui se trouve dans le répertoire d’installation du Gestionnaire Entreprise Banque. Pour cela, dans l’explorateur Windows, il double clique sur ce fichier. Le Bloc-note s’ouvre alors.

© Sage 2007 145

Annexes Techniques

S’il utilise un format paramétrable, par exemple un format dont le code est « COMPT », il faudra que dans la section « Imports Formats paramétrables », il ajoute la ligne COMPT=OEM.

S’il utilise le format pré-paramétré, par exemple le format condensé, il faudra que dans la section « Imports Formats fixes», il supprime le « ; » du début de la ligne :

;PB\IM_RIB= OEM

... dans laquelle il est indiqué que le format utilisé pour l’importation au format condensé des comptes ban-caires est PB\IM_RIB.

© Sage 2007 146

Annexes Techniques

COMPT=OEMMise en place de l’importation en mode « DOS » des tiers pour le format paramétrable « COMPT ».

PB\IM_RIB=OEMMise en place de l’importation en mode « DOS » des tires en mode condensé.

Liste de des types d’importations avec les formats associés

Module Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack Ressource

Exportation

Transfert des banques PB\EX_BANQ

Transfert des comptes bancaires PB\EX_RIB

Exportation des prévisions pour consolidation PV\EXPPRE

Importation

Import des banques PB\IM_BANQ

Import des comptes bancaires PB\IM_RIB

Importation des prévisions pour consolidation PV\IMPPRE

Import des cours de devises IMPCOURS

Import des cours des OPCVM IMPCOURS

Importation d’un table pré-paramétrée des postes d’exploitation IMPPEXPL

Importation d’une table pré-paramétrée des agrégats IMPAGREG

© Sage 2007 147

Index

Index

A

A propos de Maintenance ......................................... 114

Aperçu avant impression ............................................ 86

Assistant Euro ................................................................ 54

Assistant MaintenanceFichier en cours d’utilisation ........................................... 105

Recopie des données ...................................................... 109

Augmenter la taille du fichier ................................... 112

B

BanquesImportation

Structure du fichier ....................................................... 128

banquesTransfert


C

Cas d’une société déjà convertie .............................. 29

cascade ............................................................................. 59

CompteBascule ............................................................................... 50

Comptes bancairesImportation


TransfertStructure du fichier ....................................................... 129

Confidentialitéutilisateur ............................................................................ 34

UtilisateurCréation .......................................................................... 35Duplication ...................................................................... 40Mot de passe .................................................................. 39Suppression .................................................................... 40

Configuration de l'impression .................................... 87

Correspondance des prévisions ............................. 138

Création d'une société ................................................. 24

Création d'une sociétéOnglet Information société .................................................25

Onglet Paramétrage purge ................................................25

Créer une nouvelle devise ...........................................30

D

DeviseCréation ...............................................................................30

Liste .....................................................................................29

Modification .........................................................................30

Droits d'accès aux fonctionnalités des modules ..37

E

Enregistrer sous ...........................................................110

EURO (sous-menu) ........................................................50

F

Fichier en cours d’utilisationAssistant Maintenance .....................................................105

Formats préparamétrés ..............................................130

G

Gestion d’un module bancaire ....................................40

Gestionnaire d’applications Sage ............................119

Gestionnaire Poste Banque ...........................................8

I

Imprimer ............................................................................86

Information .....................................................................106

Informations système ..................................................114

Insertion cotation devise ..............................................30

Insertion d'un utilisateur ..............................................35

© Sage 2007 148

Index

Insertion d'un utilisateurOnglet Données communes ............................................. 39

Onglet Modules .................................................................. 36

Onglet Sociétés .................................................................. 36

Onglet Traitements ............................................................ 38

Insertion des modes de sortie ................................... 42

Interfaces ........................................................................ 129

Internet .............................................................................. 91

J

Journal maintenance .................................................. 108

L

La base de référence est occupée ............................ 98

La base de référence n’est pas présente ................ 98

La base société est occupée ...................................... 99

La base société n’est pas présente .......................... 99

Lancement en mode automatique ............................ 47

Lancement en mode autonome ................................. 47

LCR-BORGestion des importation


Le mouvement est complété par le qualifiant MMO etd’un indice SIT .............................................................. 143

Le mouvement est complété par un qualifiant MMOmais ne comporte pas d’indice SIT ........................ 143

Lecture directe de la base ......................................... 130

Liste des connexions en cours ................................ 121

Liste des devises ........................................................... 29

Liste des modes de sortie ........................................... 88

Liste des utilisateurs .................................................... 35

M

Menu Action .................................................................... 84

Menu Tables .................................................................... 23

Menu

?Maintenance ..................................................................114

AideMaintenance ..................................................................114

EditionMaintenance ..................................................................108

Euro .....................................................................................50

FichierMaintenance ..................................................................104

MaintenanceMaintenance ..................................................................109

Modes de sortie ..................................................................41

SystèmeMaintenance ..................................................................103

Modes de sortie ...............................................................44

Modes de sortieCréation ...............................................................................42

Edition de la liste des .........................................................44

Modification .........................................................................43

Suppression ........................................................................44

Modifier le cours d'une devise ....................................30

Modules .............................................................................40

mosaique ...........................................................................59

O

Occupation .....................................................................112

Offre Poste BanqueDescription des fichiers ......................................................67

Description des fichiersProgramme ......................................................................67

Interaction des logicielsFichiers communs ...........................................................64Modularité ........................................................................66

Procédures communes d'utilisationImportation .......................................................................84Restauration ....................................................................96Sauvegarde .....................................................................92

OngletDonnées communes

Insertion d'un utilisateur .................................................39

Information sociétéCréation d'une société ....................................................25

ModulesInsertion d'un utilisateur .................................................36

Paramétrage purgeCréation d'une société ....................................................25

SociétésInsertion d'un utilisateur .................................................36

TraitementsInsertion d'un utilisateur .................................................38

© Sage 2007 149

Index

Ouverture d’un fichier anormalement fermé ........ 104

Ouvrir ............................................................................... 104

P

Poste BanqueBascule des comptes ........................................................ 53

Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès àl'ensemble d'un menu ................................................... 37

Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à unsous-menu ....................................................................... 37

Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à unecommande ....................................................................... 37

PrélèvementsGestion des importation


R

Recopie des donnéesAssistant Maintenance .................................................... 109

Réinitialisation du mot de passe ............................... 39

Rubriques d'aideAide de Poste Banque Windows ...................................... 60

S

Sage Installation ........................................................... 118

Sauvegarde des fichiers .............................................. 94

Sauvegarde/Purge ......................................................... 44

Scénario ......................................................................56, 57

Serveur Sage 9.10 ........................................................ 117

Société .............................................................................. 23

sociétéfermeture ............................................................................ 75

SociétéConvertir ............................................................................. 27

Création .............................................................................. 24

Modification ........................................................................ 26

Ouverture .............................................................................. 9

Recherche .......................................................................... 27

Suppression ....................................................................... 27

T

TitreBascule ................................................................................54

Traitement d’importation ............................................137

Traitement de la bascule ..............................................53

V

Vérification de l’installation .......................................118

Vérification de l’installation de la partie client ... 117, 120

Vérification de l’installation du protocole deconnexion du poste client au serveur ....................118

Vérification de l’installation du protocole TCP/IP 119, .............................................................................................120

Vérification de l’installation du Serveur .................116

Vérification du lancement du Gestionnaired’applications ................................................................119

Vérification du lancement du Serveur Sage .........116

Visualisation des connexions au Gestionnaired’Applications ................................................................119

Visualisation des connexions au Serveur Sage ..117

Visualisation écran .........................................................86

Volume et répertoire du fichier sauvegardé ....52, 96

Volume et répertoiresSauvegardes .......................................................................94

© Sage 2007 150

Vos suggestions

Vos commentaires et suggestions nous intéressent pour améliorer la qualité et la facilité d'utilisation de nos manuels.

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir cette fiche d'appréciation et de nous la retourner. Nous vous en remercions par avance.

Société .................................................................................................................

Adresse .................................................................................................................

Code postal / Ville ................................................................................................................

Téléphone .................................................................................................................

Télécopie .................................................................................................................

Utilisateur .................................................................................................................

Fonction .................................................................................................................

E-Mail .................................................................................................................

Mettez une note de 0 à 10 pour chacune des caractéristiques suivantes :

Format : ...................

Organisation : ...................

Précision : ...................

Présentation : ...................

Explication : ...................

Clarté : ...................

Programme : ...................

Version : ...................

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Toutes vos remarques nous aideront à améliorer la qualité de nos manuels.

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