gestion du contenu dans une entreprise (ecm)

Gestion de l’information« GED, Archivage, WCM et DAM »

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Publication : mars 2009Catégorie : conférence

Auteur : Jimmy SIMEONVersion éditoriale : 2.0.0 du 280309

Niveau :

Public : managertechnique métier

avancédébutant expert

Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009

AGENDA

�Introduction à l’ECM

�Architecture de gestion du contenu

�Logiciels de gestion du contenu


Introduction à l’ECM

�Historique & Besoins de gestion du contenu

�Définitions : � CMS, GED, Archivage, WCM, DAM, ECM, ILM

� Front-Office et Back-Office de contenu

�Analyse du marché logiciel en 2009


Le contenu sur InterNet et dans l’entreprise !

�1 TRILLON de Page WEB sur InterNet � Google annonce que le Web comporterait pas moins de

1.000.000.000.000 de pages et qu’il indexe que 40 milliards de pages seulement !.

�Le contenu en entreprise augmente de façon exponentiel� Plusieurs TERA-Octets

�A la recherche de compétences informatiques


Historique : Logiciels de gestion du contenu

WebMaster (Développeurs)HTML, JavaScrpit

Site Web :Netscape Enterprise Server(WebPublisher)MS Internet Information ServerApache Web Server

Éditeurs Portails Web CMS :Vignette, BroadVision

Editeurs spécialisé CMS :Documentum EMC²Interwoven, OpenText, IBM FileNet

OpenSource : progiciel & programmePhp : Typo 3, eZPublish, Joomla,…Java : OpenCMS, Alfresco, …

WebMaster (Journalistes)WEB 2.0 : Wiki, Blog, Réseaux Sociaux (FaceBook) Adobe Flash, YouTube,…DAM : YouTube, Flickr

1989-1993, Tim Berners-Lee, CERN

Éditeur Portail ECM :MS Portal SharePoint Server, Office Live Small Business, Live WorkspaceEMC² Documentum ECMIBM WorkPlace WCM

DéveloppeursDreamwearverMS FrontPageNetScape Composer

2004 – 2009, Tim O’Reilly


Besoins

�Maîtriser l’ensemble du cycle de vie du contenu � sa création, sa rédaction, sa validation, son stockage, son

classement (taxonomie), l’annotation (méta-données), … � sa publication (date de visibilité pour les lecteurs, obsolescence),� sa destruction (sur l’ensemble des médias de diffusion).

�Tracer l’activité des rédacteurs éditoriaux � Qui, Quand, Quoi et historique des versions d’un contenu.

�Rechercher et trouver le contenu� Moteur de recherche.

�Diffuser un même contenu vers différents canaux multimédias � Processus de traduction dans différentes langues (espagnol,…). � « Rendition » dans différents formats informatiques : fichier PDF,

page Web, Téléphone portable, WebTV, PodCast Radio, RSS, etc.


Définition : structure du contenu

� Non structuré : documents

� Semi-Structuré : information sauvegardée en base de données via un formulaire (fragment de texte, XML, …)

Document Formulaire


Différents domaines de gestion du contenu

�CMS : « Content Management System »� Système (informatique) de gestion du contenu dédié aux

contributeurs éditoriaux (rédacteurs).

�ECM : « Enterprise Content Management » en 2009� EDM ou GED / Archivage : (Texte, Fichier avec son contenu)

� « Electronic Document Management » � ou « Gestion Electronique des Documents » � Archivage

� DAM : Gestion des ressources multimédia (Audio, vidéo, Images)� WCM : Web Content Management (Pages Web)� Scanner, Messagerie, Collaboratif, Réseaux sociaux

�CD : « Content Delivery »� Système de diffusion du contenu vers différents supports de

visualisation du contenu dédiés aux « lecteurs »

� Site ou Portail Web, WebTV, Journaux, Radio, TV hertzienne, etc.


Le contenu est partout ! et il faut le transformer !


Définition : CMS « Système de Gestion du Contenu »

et semi-structurées,…


Définition : GED, Gestion Électronique de Documents

Documents

Processus de production


Définition : ARCHIVAGE Légal

ARCHIVER : c’est conserver un document dont on n’a plus une utilité immédiate mais qui peut encore servir :� à titre d’information,

� à titre de preuve dans le cas d’une contestation,

� en cas de litige devant les tribunaux,

� lors d’un contrôle (audit) administratif.

L’archivage correspond à l’idée de pérennité de l’information avec la possibilité de la restituer intacte ultérieurement.

ex.: archivage pendant 10 ans de nos relevés Bancaires !

Contraintes réglementaires : � La loi du 1er août 2003 sur la sécurité financière (LSF)� Le Sarbanes-Oxley Act (SOA) de 2002 Contrôle interne et référentiel et gestion des risques de l’entreprise (COSO)


Définition : WCM, Web Content Management

WCM : La gestion de contenu web permet de gérer despage WEB qui seront publiées sur InterNet.

� Prévisualisation du contenu sur un serveur Web,� Gestion des liens hypertextes vers d’autres contenu,� Le code HTML d’une page WEB encapsule du contenu et fait

référence à d’autre fichiers de contenu (page WEB, texte, documents, image, audio, films)

De nombreux logiciels de Portails WEB disposent desfonctionnalités de gestion de contenu WEB.

HTML

Structure « contenant / contenu »


Définition : DAM, Digital Asset Management

DAM : La gestion des ressources numériques riches :� les photos numériques,

� les animations,

� les vidéos,

� ou encore la musique.

Gestion de différents formats :Flash, PodCast,, VOD, vidéo sur mobiles, Flash light ou HD, DVD, DivX, XviD, MOV, rm, rmvb, MPEG, VOB, DVD, WMV, AVI à MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4, 3GP, format FLV pour iPOD, Zune, PSP

Formulaire de contribution (vidéo)

Agrégateurs Agrégateurs de contenusde contenus


Définition : ILM, Information Life Cycle Management

ILM : gestion globale et rationnelle du patrimoine d'information del'entreprise en fonction de la valeur de l'information et du coût de sonstockage.

Une démarche d'ILM permet d'appliquer des règles de stockagedifférentes selon la valeur de la donnée à sauvegarder, afin d'adapterau mieux les critères suivants :

� utilité de la donnée, � exigences de sécurité : intégrité, confidentialité et disponibilité des

données � exigences réglementaires sur les données, � temps d'accès aux données, � coût de stockage.


CMS et workflow de production du contenu

Un petit pas dans le processus, un grand pas pour le contenu !

AVANT

Depuis ~2001

Depuis 2003 = WEB 2.0 ! Back-Office Front-Office


Séparation contenu/présentation

�Le contenu est stocké dans une base de données

�La structure et la présentation sont définies dans des fichiers physiques

modèles, templates, gabarits, squelettes…

�Lors de la consultation d’une page, le CMS intègre le contenu dans le modèle de page et affiche le résultat au visiteur

�Un système de mise en cache permet de ne pas calculer la page à chaque affichage

Principes et technologies


Principe technologies de l’exécution d’un CMS


Front-Office et Back-Office de gestion du contenu

�Front Office� Partie « publique » du site Internet dont le contenu est géré par

le CMS

� Le contenu est mis en page et présenté au visiteur du site

�Back Office� Partie « privée » nécessitant une authentification

� Interface permettant la gestion du contenu par les utilisateurs autorisés


Architecture de gestion du contenu

Interface de saisie

Application CMS(Content Management System)

Contenuet métadonnées

Système d ’information(Messagerie, Authentification, Annuaire, Back-Office MVS, etc.)

Contenuet métadonnées

Application Web

Présentationdu contenu

Poste du contributeur de contenuOutils : Navigateur Web, outils tiersExplorateur windows

Poste du lecteurOutil : Navigateur Web,Explorateur windows

Recette du contenuavant sa mise en production

Abonnement des Portailsaux canaux de contenus

BACK-OFFICE FRONT-OFFICE


Front-Office : Portail Web e-Banking BNP Paribas

Documents (PDF, …), Page Web (HTML, images, RSS), multimédia (Audio, Vidéo)

GED WCM DAM


Choisissez votre logiciel !


� OpenCMS

� Alfresco,

� SPIP

� Typo3

� Joomla

� WordPress

� eZ Publish

� Drupal

� Microsoft Office Llive SB/WP

� …

Solutions CMS pour les TPE et PME


Solutions CMS pour les PME et GE

�Microsoft SharePoint Portal Server� Microsoft Office SharePoint Designer

� Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)

� Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS)

�Documentum EMC² � la suite logicielle « WebTop », « WebPublisher », « DAM ».

�IBM Workplace WCM / IBM Content Manager


Solutions du marché


� + de 800 solutions dans le monde Open Source.

� Il n’y a pas de CMS idéal : choix d’un CMS dépend de la nature du projet.

� Il est impératif de réaliser un cahier des charges sur les besoins réels en se posant les bonnes questions.

� Ne pas oublier de penser à l’avenir du site.

Critères de choix


Architecture de gestion du contenu

�Fonctionnalités de gestion du contenu

�Accès au Back-Office et Front-Office

�Processus de production du contenu

�Architecture 3-tiers des applications de gestion du contenu


Rédiger :gabarit contenu, page et présentationcycle de vie (étapes) : créer, stocker, déployer, archiver, détruire

Partager :contrôle d’accès (authentification, juridiction)

syndication (achat, vente)

travail collaboratif (verrou exclusif)

bibliothèque (images, données XML, documents)

Rechercher :catégoriser (taxonomie implicite, explicite)

Indexation (plein texte, métadonnées)

versions (majeur et mineur),

Valider :workflow de production (états),

recette (unitaire ou globale dans le contexte de production)

Publier :multi-site, multi-canal, multi-lingue

Fonctionnalités de la Gestion du contenu

Gestion de la relation client

Client Relationship Management

Analyse statistique, marketing B2E, B2B, B2C

StratégieEDMWCMDAMECM

CDArchivage

eCRM

Diffusion Multimédia du contenu

Content Delivery

Contenu et métadonnées,Personnalisation

Mesure d’audience

Moteur de recherche,Workflow Administratif / BPM.

multi-terminal


� Support des métadonnées� Métadonnées : ensemble structuré d'informations décrivant une

ressource.� Pour un article : Titre, Auteur, Date, Catégorie, Mot-clé, …

� Valorise le contenu en augmentant sa pertinence � Permet de classer le contenu : ordre chronologique, par auteur� Établit des relations entre les différents contenus

� Indexation et recherche

� Indexation automatique des ressources et de leurs métadonnées

� Intégration automatique d’un moteur de recherche sur le site internet

� Quel que soit le volume de données, l’indexation permet une optimisation de la recherche de l’information

Fonctionnalités des CMS


�Fonctions d’édition simplifiée� Sans connaissance du HTML, l’utilisateur peut mettre en page

le contenu� Deux mécanismes :

� Fonctions identiques à un traitement de texte : éditeur « WYSIWYG »

� Utilisation de balises simplifiés, visant à mettre le contenu enforme

� Il peut insérer liens, médias et documents téléchargeables de manière très intuitive

�Gestion des utilisateurs� Gestion de la liste des utilisateurs qui peuvent intervenir sur le CMS� Chaque utilisateur dispose de droits différents selon le rôle qui lui est

attribué� Ces droits concernent des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs et

leur permettent :� d'éditer, de mettre à jour, de valider et de publier le contenu� d'intervenir sur l'organisation du contenu, les rôles des autres utilisateurs

� Les visiteurs peuvent également se voir attribuer des droits



�Chaîne de validation (Workflow)� Un « workflow » décrit le circuit éditorial des documents� Il gère les tâches que doivent accomplir les différents

intervenants selon les rôles qui leur ont été impartis :� Le rédacteur écrit un article� Le rédacteur en chef valide l’article� L’éditeur décide de le publier

� Il peut générer des alertes pour tenir informés les intervenant de l'état d'avancement du cycle

� Plannification des publications



� Contrôle des versions� Chaque modification de contenu est enregistrée� Elles ne sont donc pas destructrices� L’historique des modifications facilite le travail collaboratif� Possibilité de rétablir une version antérieure de la page� Exemple : page « historique » de Wikipedia

� Intégration

� Intégration de contenus externes au site RSS, WebServices, bases de données relationnelles, système de fichiers…

� Mise à disposition des contenus pour une utilisation externe

� Branchement à un annuaire externe pour les contributeurs ou les visiteurs (LDAP)



Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Explorer

Fichiers côté serveur

Méta-Donnée


Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Office

Sauvegarde directementsur le serveur

Méta-Donnée


Back-Office : Formulaire dans un navigateur WEB

Champs 1

Champs 2

Base de données

Donnée1

Donnée2


Front-Office : Portail WEB


Utilisation du contenu dans une entreprise !

Archivage Légal

EditiqueGED de production

Numérisation

de masse

Flux

d’impression

Archivage

Formats

initiaux

Web / Portail

Intranet et internet

DAM*

*DAM : Digital Asset Management =

Gestion de Contenu Numérique**WCM : Web Content Management

e-mail

employésActifs numériques :

Audio, vidéo, Rich Media

Streaming

Restitution Externe

CollaboratifGED

bureautique

Documents

Mail

Archive

Formats

transformés

WCM**

Contenus

Destruction Destruction PurgePurge

Consultation

Mail

Archives « Papier »


Architecture 3 tiers de l’ECM

CLIENTSCLIENTS

SERVICESSERVICES

Content Capture

BasicContentServices

Information Rights Management

Unified Desktop & Ent. Search

AutomaticInformationClassification

Document Image Management

Business Process Management

Web PublishingEmail Ingestion

CompoundDocumentManagement

SAP Archiving

Security &RightsManagement

Life-cycleManagement

Web site Management

Enterprise Reports Archiving

Business Process Optimization

CONTENUCONTENU

• Images• Flash• Sound• Video

Rich MediaRich Media

• Discussions• IM• Notes• Projects

CollaborativeCollaborative

• Paper• Fax Images• Reports• Scanned Images

FixedFixed

• Email Messages• IM Messages• Chats

MessagingMessaging

• Documents• Spreadsheets• Presentations• Notes

DocumentsDocuments

• HTML• SGML• WML• XML

WebWeb

1 ier tiers

2 ième tiers

3 ième tiers


Logiciels de gestion du contenu

�SPIP

�TYPO 3

�JOOMLA

�WordPress

�eZPublish

�Dupral


�« Système de Publication pour l’Internet Partagé »

�Projet français, IHM en créole,… �PHP, MySQL�Simplicité à tous les niveaux�Système de cache performant�Communauté très active�Plusieurs milliers de références�Traduit en 20 langues

Etat de l’offre – SPIP

� Pas d’éditeur WYSIWYG

� Raccourcis typographiques un peu abscons

� Workflow limité : impossible de modifier le circuit de validation

� Modèle de donnée figé

� Personnalisation du Front Office compliquée

� Mises à jour parfois instable

http://www.spip.net


Etat de l’offre – SPIP


�Projet danois�PHP, MySQL�Fonctionnalités prêtes à

l’emploi très riches�Gestion des droits évoluée

et pointue�Moteur de template puissant�Optimisation automatique

des images�Multi-sites

http://www.typo3.fr

Etat de l’offre – Typo3

� Flexibilité importante grâce aux modules

+ de 2000 modules

� Références importantes :Dassault, CNIL, Groupe PSA…

� Temps d’investissement important

� Back Office déroutant

� Communauté française restreinte


Etat de l’offre – Typo3


� Issu du projet « Mambo »� PHP, MySQL� 2nd meilleur CMS 2008� Convivialité du Back Office� Multilingue� Flexibilité important

plus de 3000 modules

� Equipe de développement importante

27 développeurs sur les 12 derniers mois

http://www.joomla.org

Etat de l’offre – Joomla

� Impossible de gérer plusieurs structures de contenu

� Attribution des droits et workflow limitée

� Non respect des standards du W3C

� Activité du développement en perte de vitesse


Etat de l’offre – Joomla


� Plateforme de publication personnelle

� PHP, MySQL

� Installation très simple

� Légèreté, esthétisme

� Extensibilité importanteplus de 3 000 modules

� Respect total des standards du Web

http://fr.wordpress.com

Etat de l’offre – WordPress

� Nombre de thèmes important

� Protection contre le spam� Protection de contenu par

mot de passe� Gestion globale figée� Pas de multilinguisme� Peu de commentaires dans

les codes sources


Etat de l’offre – WordPress


�Projet norvégien de ezSystems

�PHP, MySQL �Support de PostgreSQL,

Oracle, SQL Server…�Optimisation automatique

des fichiers multimédias�Multi-positionnement�E-Commerce�Multilinguisme�Optimisation du

référencement�Prévisualisation

http://www.ez.no

Etat de l’offre – eZPublish

� Notifications

� Multi-sites

� Personnalisation des types de contenu

� Système de cache performant

� Limitations dans la mise en forme du contenu (XML)

� Nécessite un serveur puissant

� Communauté française étriquée


Etat de l’offre – eZPublish


�PHP, MySQL/PostGreSQL�Maturité : 7 ans d’ancienneté�Meilleur CMS 2008�Communauté très active�Forte extensibilité due à son

architecture en modules�Contenu totalement indexé�Interface unique Front Office

/ Back Office

http://www.drupal.org

Etat de l’offre – Drupal

�Formats d’édition divers�Classification puissante

taxonomie, vocabulaire

�Export des contenus en XML�Documentation importante�Courbe d’apprentissage

longue�Difficile à prendre en main�Mises à jour compliquées en

cas de personnalisation


Etat de l’offre – Drupal

gestion du contenu dans une entreprise (ecm)

Technology