gestion des flux / case management dans l'hôpital, quelques réflexions sur la mise en place

Case Management hospitalier (=Ges4on de flux de pa4ent) Expérience et projets Case Managment Paianet, Février 2014

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Présenta4on

A.   Nos expériences et problèmes rencontrés Pourquoi le Case Management est-‐il différent partout?

B.   Objec4f du Case Management Les aCentes et exigences habituelles de la direcGon des hôpitaux

C.   Différentes configura4on du Case Management Exemple

D.   Considéra4on et Variables De quoi dépend les différentes configuraGon

E.   Discussion QuesGons, aCentes, désirs

A. Nos expériences et problèmes rencontrés


Nous souhaitons assurer la qualité des presta4ons médicales à long-‐terme

en soutenant la Direc4on des établissements hospitaliers

avec des ou4ls de ges4on adaptés.

AmélioraGon du résultat financier

A

ImplicaGon du corps médical

B


Depuis 2010, nous sommes ac4fs dans de nombreux hôpitaux et cliniques en suisse romande

5

Projets des 12 derniers mois: §  IntroducGon de Case Management §  Accueil de plus de paGents (x% de paGents supplémentaires) §  CréaGon d’un plan d’acGon pour la restructuraGon des hôpitaux §  Fusion de bloc opératoire et réorganisaGon des lieux §  Mise en place d’un bureau de gesGon de projet §  CréaGon d’un concept de centre §  Mise en plus d’un contrôle médicale

Konferenz mit den HUG: www.swissdrg-‐plus-‐500.ch


Depuis 2002, 8% des hôpitaux allemands ont fermés pour des raisons financières-‐ un problème qui arrive sur la Suisse

6

EvoluGon du paysage hospitalier en Allemagne (nombre d’hôpitaux de soins aigu)

Quelle: Bundesamt für StaGsGk, Grunddaten der Krankenhäuser 2011

100%

92%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

1991

1992

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011


2005 2006 2007 2008 2009 2010 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Malgré la pression financière importante qui sera générée par les SwissDRG, une ges4on efficace et rentable restera possible

7

Source: Projet de restructuraGon réalisé en Allemagne EKH (CHU de Hambourg); source: rapport annuel

Perte mulGpliée par 10

Perte divisée par 10

Deux évoluGons différentes du résultat financier après l’introducGon des G-‐DRG


Les tableaux de bord « habituels » sont combinés avec des analyses sur le comportement des équipes médico-‐soignantes

8


Exemple: L’occupa4on moyenne du lit

9


Le taux d’occupa4on permet de calculer le nombre de nuits non u4lisées dans des lits disponibles dans l’hôpital et dans chaque service

10


L’occupa4on de ces lits non u4lisés, permet d’augmenter le chiffre d’affaires sans devoir adapter l’infrastructure des unités de soins

11

EsGmaGon du chiffre d’affaires supplémentaire en occupant les lits vides selon l’objecGf de 85%


En parallèle de l’occupa4on des lits vides, il est souvent possible de libérer encore plus de nuits en réduisant la durée de séjour

12

RéparGGon des nuits d’hospitalisaGon selon les bornes du DRG respecGf


La réduc4on des durées moyennes de séjour permet d’accueillir plus de pa4ents et généralement d’augmenter les rece`es

13

EsGmaGon du revenus supplémentaires aCeignables en Suisse

L’Analyse en foncGon des lieux de sorGe (traitement à domicile ou suivi) peuvent être un obstacle, Ils sont indipensable à l’analyse de ce potenGel


La combinaison des deux effets d’op4misa4on des séjours, révèle des poten4els souvent surprenants – mais tout à fait réels

14


L’an4cipa4on des pa4ents élec4fs et l’es4ma4on des urgences perme`ent une op4misa4on intéressantes

15


La planifica4on détaillée des ac4vitées quo4diennes doit être adaptée, de nombreux départements et mé4ers doivent coopérer

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B. ObjecGfs du Case Management


Souvent ini4é pour des raisons financières, le Case Management doit, selon nous, a`eindre 4 objec4fs

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ObjecGfs du Case Managements

Objec4fs Indicateurs (KPIs)

1 Compression de l’ac4vité RéducGon de la durée de séjour et du besoin de lits afin de pouvoir augmenter l’acGvité et le nombre de paGents avec les mêmes ressources

§  DMS §  Nombre d’inliers §  Comparaison des durées de séjour

des paGents

2 Améliora4on de la documenta4on AmélioraGon de la qualité du codage et opGmisaGon (généralement augmentaGon) de la facturaGon

§  CMI

3 Améliora4on de la sa4sfac4on des pa4ents Meilleure informaGon et préparaGon de la sorGe ainsi que du séjour élecGf

§  Résultats des quesGonnaires qualités §  Partenariat avec réhabilitaGon et

soins à domicile

4 Op4miser la structure et l’esprit d’équipe DélégaGon des tâches à la personne « opGmale » (par exemple, en coordonnant les acGvités)

§  SaGsfacGon du personnel §  ProporGon du temps de travail

servant à documenter l’acGvitées

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C. Différentes configuraGon du Case Management


Le Case Manager doit couvrir la plus grande par4e possible de l‘i4néraire pa4ent

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IGnéraire du paGent

•  Codage final •  Contrôle du codage

•  facturaGon

•  PlannificaGon des sorGes

•  RéservaGon de traitement postérieur (réha)

•  Inclure la famille

•  Pré-‐codage / Mise à jour du codage

•  GesGon des paGents

•  Transmission et recueil d‘informaGons

•  Mise à jour du codage

•  GesGon des paGents

•  PréparaGon à la sorGe (labo,radio)

•  InformaGon sur AED et PD

•  Feedback aux médecins

Pré-‐Hosp Accueil Pré-‐Op OP ICU/IMC

Unité de soin Sor4e Post-‐-‐hosp

•  Pré-‐ codage

•  GesGon des réservaGons (bloc, ICU, lit)

•  CoordinaGon occupaGon des lits (incl.urgences)

zone d‘uGlisaGon des CM


La journée quo4dienne comprend deux éléments clés: l’acquisi4on d’informa4ons et le codage actuel

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Exemple de journée type

08 h00

08 h30

09 h00

09 h30

10 h00

10 h30

11 h00

11 h30

12 h00

12 h30

Colloque du maGn et visite de nouveau cas (de la nuit)

ParGcipaGon au CARDEX

13 h00

13 h30

14 h00

14 h30

15 h00

15 h30

16 h00

16 h30

17 h00

17 h30

Codage des cas opérés la vieille

Vendredi: détecGon des cas élécGfs de la semaine suivante

Colloque de radiologie (enregistrements des cas de la journée et des opéraGons du lendemain

DocumenGon des cas admis en urgence pendant la nuit

Contre visite

Codage au fil du temps

CoordinaGon entre tous les méGes (plannificaGon opératoire etc.)


Afin d‘introduire avec succès un Pré-‐codage, une bonne collabora4on avec le codage est nécessaire– Forma4on d‘un « binôme »

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Division des tâches

Case Manager Codeur

§  Pré-‐codage des paGents dès l‘admission §  EsGmaGon des durées de séjour et mise à jour régulière du codage

§  ParGcipaGon aux séminaires et visites §  CoordinaGon de tous les méGers autour du paGents (ex: plannificaGon du bloc etc.)

§  Suivit de l‘iGnéraire paGent

§  FormaGon des Case Managers (Système DRG, codage, direcGves, etc.)

§  SouGent des Case Managers tout au long du processus de codage

§  Disponibilité pour répondre aux quesGons §  Codage final des cas (selon la procédure habituelle après la sorGe)


Le Case Manager apprend étonnamment très rapidement les codes, après quelques mois ils gèrent presque indépendamment 80% des cas

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Expérience d‘un Case Manager avec le codage

Projekterfahrungen

390 cas codés par le Case Manager §  Période du projet 1-‐6 mois §  Pré-‐codage par le Case Manager ValidaGon par le codeur

47 DRG-‐corrigés par le codeur (= 12% des cas codés) Tous des cas clairement complexes §  Séjour au soins intensifs §  Implants complexes 2 cas précédemment codés de manière incorrecte (= 0.5 % de ces cas ont changés le DRG)

Hôpital A (Universitaire, haut degré de spécialisaGon)

Hôpital B (Cantonal; couverture d’une grande parGe de la chirurgie)

0%#10%#20%#30%#40%#50%#60%#70%#80%#90%#100%#

1# 11# 21# 31# 41# 51# 61# 71# 81# 91# 101# 111# 121# 131# 141# 151# 161# 171# 181# 191#

DRG# CIM#princ.# CHOP#Princ.#


Un projet type est composé d’une phase de prépara4on de 3-‐4 mois puis une phase pilote de 12 mois-‐ les résultats de la prépara4on

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Approche du projet

Evalua4on et cadrage

Concep4on et Quick-‐Wins

Mise-‐en-‐place et prépara4ons

§  DiagnosGc détaillé §  EvaluaGon des opGons et des modèles

§  ValidaGon du potenGel théorique

§  Cadrage du projet et définiGon du scope souhaité

§  ImplicaGon des méGers et décharge des acteurs

§  IdenGficaGon des « quick-‐wins »

§  DéfiniGon du modèle le mieux adapté

§  DéfiniGon des foncGons, des rôles et des profils

§  Détail du projet (objecGfs, budgets,etc.)

§  Décision officielle sur le modèle et acceptaGon par les méGers

§  Plan de projet pour les quick-‐wins

§  Lancement des premiers éléments (ex: ajustements)

§  Recrutement et/ou formaGon

§  CréaGon des workflows détaillés

§  Mise en place des ouGls

§  Etablir les références pour le contrôle qualité

§  RéalisaGon des quick-‐wins

Lancement Valida4on et suivi

1-‐2 Mois 1 Mois 1-‐2 Mois

1 2 3 4 5

12 Mois

§  Lancement de la nouvelle foncGon

§  Présence du Case Manager dans les services ou dans la clinique

§  Encadrement et suivi du Case Manager

§  Séance de pilotage (toutes les 6-‐8 semaines)

§  Analyse mensuelle des données

§  SouGen en cas de problème


Selon nous, il est important d’introduire progressivement le Case Management sur une phase de 12 mois

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Phase pilots de 12 mois

•  Lancement de l’acGvité •  ConcentraGon sur un service et top DRG

1. DocumenGon/ codage

2.  InteracGon avec les médecins

•  ACeindre les objecGfs quick-‐wins

•  ValidaGon de la journée type

•  PrésentaGon des ouGls

•  Etendre l’acGvité •  Inclure toutes les étapes de planificaGon

•  AmélioraGon des faiblesses

•  Valider/ Ajuster les interfaces avec les autres méGers (surtout les codeurs)

•  Couvrir l’ensemble du processus des paGents

•  Inclure tous les DRG •  Formaliser le cahier des charges, les ouGls et interfaces

•  EvaluaGon et fin de la phase pilote

•  Décision sur l’extension à d’autres services

Phase 5 – A Phase 5 -‐ B Phase 5 -‐ C

2 Mois 4 Mois 6 Mois

www.paianet.com www.paianet.com Paianet Case Management Tool (mulG-‐langue; installé sur le réseau interne de l’hôpital; web-‐based; opGmisé iPad; authenGficaGon par SMS)

Le Case Management tool permet de soutenir l’ac4vité et compléter le système d’informa4on de l’hôpital

www.paianet.com www.paianet.com Paianet Case Management Tool (mehrsprachig; spital-‐intern installierbar; web-‐basiert; iPad-‐opGmiert; spital-‐gerechte Sicherheit; SMS-‐AuthenGfizierung)

Le Case Management tool permet de soutenir l’ac4vité et compléter le système d’informa4on de l’hôpital

www.paianet.com www.paianet.com 29 Paianet Case Management Tool


Bien que le codeur ne soit que par4ellement disponible, des objec4fs peuvent être a`eint aussi tôt que dans les 6 mois

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ReprésentaGon schémaGque des durées de séjour sur les top 20 DRG

2011 und 2012: Katalog SwissDRG 1.0; 2013: Katalog SwissDRG 2.0; Graphik nicht maßstabgetreu

Durée de séjour (jour)

Case weight (CW

)

7 8 9 10 11

2013

2012

2011

2013

2012

2011

2011

2012 13

DMS catalogue DMS réel

EvoluGon des différences de DMS

D. ConsidéraGons et variables


Afin de pouvoir procéder à la concep4on détaillée du rôle et fonc4onnement, le modèle de base doit être décidé

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Case Manager faible = Case Management générique

§  "CoordinaGon" entre méGers existants

§  Facile à meCre en place et peu de coûts supplémentaires

§  Ne crée pas de "nouveau méGer" et plus facile à faire accepter par direcGon et méGers, mais adaptaGon importante de l'organisaGon

§  Besoin de modifier le comportement des méGers impliqués (p.ex. IAGs) ! peu de levier pour le service

Case Manager fort = gesGon personnifiée

§  Personne réunissant toutes les tâches liées à la gesGon des flux

§  Besoin de créer un poste dédié

§  Réunit les tâches des méGers existants et crée une structure différente des autres services

§  Déroulement et résultat sous contrôle !impact immédiat

+ + -‐


Après une première phase pilote dans un département, un certain nombre de principe sont souvent discutés-‐ Inclusion dans tous l‘hôpital

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Département pilote

Centre/ département

Hôpital

Niveaux

•  Division des responsabilités

•  StructuraGon des groupes professionels

Rôles/ intérêts

•  ConfiguraGon du Case Manager dans les différents services

•  Déploiement du nouveau méGers

•  Poursuivre le développement du projet

•  Etendre les acGvités •  Durabilité de la foncGon

ques4on

•  Quelles est l‘organisaGon opGmale? (Codeur, Case Management, Directeur, planificateur du bloc)

•  Comment le nouveau méGer se standardise-‐t-‐il rapidement?

•  Comment le nouveau méGer peut-‐il s‘étendre dans tous les services?

•  Au début, comment couvrir toutes la trajectoire paGent?

•  Comment organiser les tâches?

A

C

B


La concep4on et planifica4on précise du projet doivent s’adapter selon certains facteurs afin de répondre à vos a`entes

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Facteurs

1.   Configura4on du Case Management: Modèle fort ou générique

2.   Fonc4onnement du codage: Centralisé, Décentralisé ou Hybride Disponibilité (travail en binôme)

3.   Couverture des pa4ents: chirurgie ou médecine

4.   Contrôle du processus: Cheminement actuelle du paGent Taux de same-‐day-‐surgery (SDS), RéparGGon et planificaGon des opéraGons

5.   Suivi du traitement: Disponibilité des lits de réadaptaGon (important, mais pas un critère d’exclusion)

6.   Complexité des différents mé4ers : CoopéraGon actuelle entre les différents méGers Nombre de différents coordinateurs

7.   Ges4on de l’occupa4on: OuGls de planificaGon; esGmaGon de réparGGon entre l’élecGf et l’urgence

Ce document a été créé à l’usage exclusif de nos clients. Il n’est complet que s’il est accompagné par des analyses détaillées et une présentaGon orale. Il ne doit en aucun cas être transmis à des Gers, sauf avec le consentement préalable et explicite de Paianet. This document was created for the exclusive use of our clients. It is not complete unless supported by the underlying detailed analyses and oral presentaGon. It must not be passed on to third parGes except with the explicit prior consent of Paianet.

Paianet sàrl Voie du Chariot 3 CH – 1003 Lausanne www.paianet.com [email protected]

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