Gestion des emplois du temps et des salles

Université de La Rochelle

Rentrée 2000

Création des emplois du temps,réservation de salles

& heures complémentaires

• Création d ’un emploi du temps

• Exemple de sorties Emploi du temps

• Validation du réalisé (heures complémentaires)

Emploi du temps Enseignant/enseignementRéalisation

• Il est mis à jour (construit) à partir des renseignements fournis au travers de:– l’application de gestion des emplois du temps et des

salles– l’application missions– l’application agenda individuel

• Un système d’envoi de messages par mail permet aux personnes intéressées d ’être tenues informées

Lancement de l ’application par un utilisateur quelconque

Semaine courantePersonne ayant lancé l’application

Parcourir les semaines

Changer de ressource affichée

Inspecteur de création et modification

VerrouillageDéverrouillage

Réservation réalisée avec l ’application AGENDA

Réservation réalisée avec l ’application SALLES et Emplois du Temps

Réservation réalisée avec l’application Missions

Réservation réalisée avec l’application AGENDA dans une période de congés

Emploi du temps de l’IATOS éventuel

Le cas particulier de l’agenda personnel (valable pour tous)

• Initialement prévu pour être utilisé avec la gestion/réservation des salles et la création des EDT enseignement :

• saisie de la disponibilité des enseignants,

• mise à jour automatique à partir de leur programmation en cours, TD, TP, Réunion

• accessible via le réseau.

• Son usage a été élargi en fonction des besoins des utilisateurs

• Version WEB (sécurisée)…. dans les cartons !

Agenda individuel associéVersion encore très perfectible et « Webisable »

Lancement de l ’application par un utilisateur quelconque

Semaine courantePersonne ayant lancé l’application

Parcourir les semaines

Changer de ressource affichée

Inspecteur de création et modification

VerrouillageDéverrouillage

Réservation réalisée avec l ’application AGENDA

Réservation réalisée avec l ’application SALLES et Emplois du Temps

Réservation réalisée avec l’application Missions

Réservation réalisée avec l’application AGENDA dans une période de congés

Emploi du temps de l’IATOS éventuel

Comment changer la "ressource" visualisée ?Les diplômes

Cliquez sur ce « PopUp » pour choisir entre Diplôme, Salle et Individupar défaut positionné sur diplôme

Cliquez ici pour choisirpar défaut positionné sur préférences

Déroulez ce menu pour choisir un groupe (dans le cas du diplôme)par défaut positionné sur TOUS

Saisir éventuellement dans ces champs un chaîne de recherche

Choisir l ’année. L ’année universitaire par défaut est sélectionnée.

Comment changer la "ressource" visualisée ?Les salles

Taper les première lettres connues du Bâtiment par exemple

Cliquer ici pour lancer la recherche.

Comment changer la "ressource" visualisée ?Les individus

La recherche peut s’effectuer parmi les étudiants attention au nombre!

Les préférences diplômesChoisir parmi les diplômes de l’établissement les plus fréquemment utilisés

Tous les diplômes de l ’établissement

Mes diplômes de travail habituel

Je fais mon choixJe reviens sur mon choix

Gestion des réservations: l ’inspecteurCréation: les personnes

Partie destinée à la saisie :- Du jour,- De l'horaire,- Des semaines concernées- De type de la réservation- De l'année scolaire

Partie destinée à la recherche des ressources concernées par cette réservation

- Personne- Salle- Matière et examen- Objets (vidéo-projecteurs …)

Le "Panier" qui est la liste de toutesles ressources concernées.

On ajoute la ressource recherchée dans lepanier grâce à la flèche vers le bas

Cliquer ici pour ajouter la (es) ressource(s) sélectionnées dans le panier

Gestion des réservations: l ’inspecteur Création: les salles

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Réservation valable sur plusieurs semaines. Saisie à la « microsoft »!

De ce choix dépendent certaines ressources.

Je choisi parmi les salles que je gère ou toutes?

Le « Au choix » indique que je sélectionne plusieurs salles possibles pouvant convenir. Un email sera adressé au(x) dépositaire(s) de(s) salle(s) qui valideront ou pas la demande. La 1ère validation sera la bonne

Lancer la recherche

Gestion des réservations: rechercher une salle spécifique

Recherche « fine » d ’une salle

« degré » de liberté?

Cliquer pour choisir et ajouter à la création en cours

Lancer la recherche

Gestion des réservations: l ’inspecteur Création: les matières

Quel enseignement?on saisit le code ou une partie du code puis on interroge

Je choisi parmi les diplômes que je gère ou tous?

Quel(s) groupe(s)? Apparaissent ici les groupes créés avec l ’application Groupes (Trombino) suivant le type choisi

Menu déroulant pour choisir les groupes

Un panier complet?

Dans le cas d'une personne notamment la vérification s'effectue sur :les missionsles jours fériésles vacances universitairesles indisponibilités par diplôme (cf fenêtre ci-après : menu Outils - Indisponibilités) Si c’est un IATOS sur son emploi du temps hebdomadaireSi c’est un Enseignant les indications que ceux-ci ou leur secrétariat auront bien

voulu indiquer à l’aide de l’application: AGENDA

Utilisable surtout pour les vacataires extérieurs

Création directe et simplifiée d ’un « occupant »Dans le cas où la personne concernée est par exemple un extérieur non encore enregistré

menu « Outils - Création Personne »

L ’adresse Email, le téléphone et le fax seront ajoutés

Modifications/suppressions à l’aide de l’inspecteur

Modifications/suppressions graphiquement

Déplacement de la réservation à la sourisavec affichage des «nouvellescoordonnées»

Déverrouiller le déplacement graphique

Panneau de validation de la modification

Editer/afficher les emplois du temps

– Version Papier– Version WEB

Effectuer une impression

En cliquant sur cet icône, vous pouvez

imprimer l'emploi du

temps visualisé

Mettre l’emploi du temps sur le WEB

• "Fichier exporter sur le web" (c'est l'emploi du temps

affiché à l'écran qui va être exporter) :

Acrobat Distiller va se lancer et effectuer une conversion.

Lorsqu'il aura fini, il affichera *** fin du travail ***

Fermer la fenêtre Acrobat DistillerL'application effectuera le transfert sur le web et

affichera un message si tout c'est bien déroulé.

Génération directe en PDF en cours

Accéder à l’emploi du temps sur le WEB

• L'emploi du temps est visible en cliquant sur "Emploi du temps/Planning" dans la page "Intranet" du site web.– Des sorties (WEB) par salle (pour le service

technique par exemple) et enseignant (surtout pour les vacataires extérieurs)

Emploi du temps sur le WEB- Accès -

Cliquez ici

Emploi du temps sur le WEB-Diplômes-

Cliquez sur un de ces items pour accéderaux diplômes de la composante

Cliquez sur le numéro de semaine

Emploi du temps sur le WEB-Salles-

Cliquez sur un de ces items pour accéderaux bâtiments recherchés

Cliquez sur le numéro de semaine

Conséquences sur les heures complémentaires

• Elles se déduisent du prévisionnel réalisé!

• Il suffit sur la base des informations transmises par les responsables pédagogiques de pointer/valider (sans aucune saisie!) les enseignements effectués.

Validation du réalisé(menu Outils - Heures Complémentaires)

Par défaut tout est réalisé.

Période à considérer

Validation de la période et transfert « heures complémentaires »

Boutons de validation

Détail des enseignement non réalisés

Gestion du réalisé

En cours d ’intégration avec les heures complémentaires

Des questions, des problèmes ou des remarques ?

• Le menu "Outils »: "Problèmes »

permet d'envoyer un mail à qui de droit

"Forum Gest. Des salles »ouvre le web à la page des forums,

choisissez ensuite le forums "Gestion des salles et emploi du temps".

Un message envoyé directement au développeurMenu « outils »=>  »problèmes »