Sophie Kennel, sophie.kennel@unistra.fr

Master 2

Gestion des données numériques Stratégie de capitalisation et diffusion de l’information

Objectifs

Comprendre les enjeux d’une gestion globale des contenus pour l’organisation.

Connaître les axes des stratégies de gestion de l’information, du document et de la connaissance dans l’organisation

Maîtriser les processus et les outils du circuit de l’information et du document électroniques

Initier et piloter une politique documentaire et un projet d’informatisation des processus documentaires

Dématérialisation du cours

Connectez-vous à :

Moodle > Gestion des données numériques

Mahara

Plate-forme de travail collaboratif et de e-portfolio

Problématique

Données Informations Documents

Technologies Gestion

Web

Multiplication Evolution

Enterprise Content Management (ECM)

Réseau social d’entreprise

Cohérence Adaptation

Efficacité Evolutivité

Groupware

Knowledge Management

GED/GEIDE

Workflow

Notion de démarrage

Dématérialisation

La dématérialisation est l’acte de gérer de façon entièrement électronique les documents qui circulent en interne ou en externe. Elle peut impliquer une procédure de numérisation des supports.

Exercice 1

Vos expériences/connaissances dans le domaine de la dématérialisation.

Regroupez par types :

• Objets documentaires • Processus

• Outils • Acteurs

Sur Lino.it

Synthèse

Tous les processus métiers sont concernés

ECM relève de façon transversale des compétences documentaires (classement, indexation, cycle de vie du document)

Intéresse le système d’information global et donc la stratégie d’entreprise

L’usager est au cœur du processus

Finalités

L’ECM est une démarche globale et stratégique qui apporte des réponses modulaires et adaptées aux besoins :

Service à l’usager

Respect des normes et règles

Optimisation des processus

Plan AFOM/SWOT

Réduction des coûts

Optimisation des processus métiers

Satisfaction

Capitalisation

Forte normalisation

Lenteur de mise en œuvre

Compétences nécessaires

Coût du projet

Rationalisation des processus

Traçabilité des productions et activités

Optimisation du service

Gain de temps

Résistance

Sécurité des données

Incohérence des pratiques

Non pertinence choix politique

INTE

RN

E EX

TER

NE

Démarche

Existant Besoins Cibles

Moyens Objectifs

Analyse

Contenus/objets Outils

Processus Traitement

Modélisation

Implémentation

Outils Processus

Normalisation Tests

Formation Procédures

Numérisation Traitement Evaluation

Déploiement

Mise en œuvre

charges

Constitution équipe projet

Analyse

Étude de l'environnement interne et externe Processus

Documents papier, numériques

Outils

Acteurs Spécificités, typologie

Besoins De l’institution, des usagers

Moyens et contraintes Techniques, logiciels, humains

Hiérarchiques, juridiques

Modélisation

Contenus/objets Définir les documents à intégrer dans le processus

Définir les documents à numériser

Outils Appel d’offres

Benchmark

Tests

Processus Organisation du travail

Acteurs

Tâches

Méthodes

Implémentation

Installation de l’outil

Paramétrages : workflow,

droits, etc.

Tests

Normalisation Documents

Nommage

Numérisation, rétroconversion

Déploiement

Formation Des pilotes

Des utilisateurs

Procédures Tutoriels

Documents cadres

Dématérialisation Production

Numérisation

Evaluation Fonctionnement

Ressenti

A suivre…