formation des utilisateurs janvier 2009 découverte de lapplication

Formation des utilisateurs

Janvier 2009

Découverte de l’application

2

Sommaire

1. Introduction

2. La structure SIFAC

3. Un nouveau vocabulaire

4. Le budget

5. Les règles de dérivation

6. Les flux des dépenses et des recettes

7. Démonstration de SIFAC

3

Introduction

Pourquoi changer d’application financière et comptable?• Nabuco, une application en fin de vie• Besoin d’un outil performant, à la hauteur des enjeux de 2010 : certification des

comptes, contrôle interne, comptabilité analytique• Moderniser et simplifier les opérations comptables et budgétaires : flux de dépenses et

de recettes, mouvements budgétaires

Pourquoi SIFAC (Système d’Information Financier, Analytique et Comptable) ?

• Un produit performant issu du secteur privé et adapté aux universités par l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et Établissements)

• Un produit permettant de répondre aux exigences liées au transferts des compétences prévues par la loi LRU

• Un produit retenu par l’ensemble des universités bretonnes (+Nantes) dans une démarche mutualisée

Quels sont les impacts pour les composantes et services de Rennes 2?• Une réadaptation des gestionnaires à un nouvel outil• Quelques changements dans les procédures budgétaires et comptables• A terme, une valeur ajoutée pour le suivi et la qualité des opérations budgétaires et

comptables

4

Sommaire

1. Introduction



4. Le budget




5

SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP (SAP = Progiciel de Gestion Intégrée).

SIFAC = certaines « briques » de SAP

Seuls les modules en rouge sont utilisés pour

répondre aux besoins de gestion financière et

comptable des établissements

d’enseignement supérieur.

FMFMComptabilité budgétaire

SAPProgiciel de

Gestion Intégrée

SDSD COCOContrôle de

gestion

FIFIComptabilité

générale

TVTVGestion des

frais de mission

AMAMGestion des

immobilisations

MMMMGestion des

achats

Administration des ventes

PPPPGestion de la

production

LELEGestion des flux

logistiques

PMPMGestion des

usinesHRHRGestion des

ressources humaines

PSPSGestion de

projet

6

Des briques communicantes

FMFMComptabilité budgétaire

SAPProgiciel de

Gestion Intégrée

SDSD COCOContrôle de

gestion

FIFIComptabilité

générale

TVTVGestion des

frais de mission

AMAMGestion des

immobilisations

MMMMGestion des

achats

Administration des ventes

PPPPGestion de la

production

LELEGestion des flux

logistiques

PMPMGestion des

usines

HRHRGestion des ressources humaines

PSPSGestion de

projet

■ Chaque module possède sa propre structure, concordante avec celles des autres modules.

■ Les opérations comptables et budgétaires dans SIFAC font appel à plusieurs modules.Exemple, pour une dépense, les modules MM, CO et FI sont utilisés.

7

Organisation de l’Université RENNES 2 dans SIFAC

Rennes 2 hors SAICRennes 2 hors SAIC

UFRUFRServices communsServices communs

SAICSAIC

CRCR

ÉtablissementÉtablissement

CRCR CRCR

Nive

au 1

Nive

au 2

Nive

au 3

CRCR

Nive

au 0

8

Les principaux objets des structures SIFAC

Objet Niveau Valeurs possibles Module

Périmètre financier 0 ETAB FM

Organisation d’achat 0 ETAB MM

Périmètre analytique 0 ETAB CO

Organisation commerciale

1 R2, SAIC SD

Société 1 R2, SAIC FI

Agence commerciale 2 codes des UB. 450 (pour SAIC) SD

Centre financier 1, 2 et 3 codes des UB et CR. SAIC (niv 1) FI

Centre de profit 3

(2)

codes des CR.

(codes UB, non utilisés)

CO

Centre de coût 3

(2)

codes des axes analytiques d’un CF

(codes UB et CR, non utilisés)

CO

9

Les principaux objets des structures SIFAC

Objet Niveau Valeurs possibles Module

Division

(= secteur TVA)

1 • Pour R2 :

- R2EX = secteur exonéré (dépenses)

- R2TA = secteur taxé (recettes) - R2MI = secteur mixte (non utilisé)

- R2HC = secteur hors champ (prestations internes)

• Pour SAIC :

- SATA = secteur taxé (dépenses et recettes)

- SAHC = secteur hors champ

FI

10

Structure budgétaire de l’Etablissement

450450

450Q0450Q0

ETABETAB

R2R2

CF niveau 2 (UB)CF niveau 2 (UB)

CF niveau 3 (CR)CF niveau 3 (CR) CF niveau 3 (CR)CF niveau 3 (CR)

Centres de coût

Centre de profit

Centres de coût

Centre de profit

Centre financier : porte le budget et les contrôles budgétaires (UB par masse et CR par enveloppe)Centre de coûts : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytiqueCentre de profit : collecteur de recettes (un par CF)

Nive

au 0

Nive

au 1

Nive

au 2

Nive

au

3

11

Structure budgétaire (extrait du 903)

12

Centres financiers, centres de coûts et centres de profit des UB 903 et 905

ETABETAB

R2R2

903903

903C0903C0 905E0905E0

Nive

au 0

Nive

au 1

Nive

au 2

Nive

au

3

905905

903C0-ACC

903C0-REA

903C0-SCO

903C0-…

903C0

Centre de profit (1 seul par CF)

Centres de coûts (n par CF)

905E0-ACC

905E0-REA

905E0-SCO

905E0-…

905-E0

13

Libellés des centres de coût pour la Recherche

Appels à projets publics et subventions à la recherche : veille et sensibilisation

Appels à projets publics et subventions à la recherche : montage de projet

Appels à projets publics et subventions à la recherche : mise en œuvre des projets

Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : détection de projet et recherche de partenaires

Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : sensibilisation

Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : ingénierie de projet

Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : réalisation des projets

Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : protection et transfert des résultats

Diffusion des résultats de recherche : colloques

Diffusion des résultats de recherche : publications

Formation doctorale : soutenance de thèses

Formation doctorale : enseignements transversaux

Formation doctorale : mobilité des doctorants et recherche de financements

Formation doctorale : administrer la scolarité

Développement et représentation au sein des réseaux de recherche

14

Libellés des centres de coût pour la Formation

Diffusion de l'information sur les programmes

Administrer la scolarité

Information, accueil, inscription et orientation de l'étudiant

Réalisation des enseignements en présentiel

Enseignements en ligne : production

Enseignements en ligne : exploitation, accompagnement, tutorat

Accompagnement de l'étudiant : tutorats

Accompagnement de l'étudiant : soutien

Mobilité internationale sortante étudiante : études

Mobilité internationale sortante étudiante : stages

Attractivité internationale étudiante

Suivi du devenir des étudiants

15

Libellés des centres de coût pour la Vie étudiante

Santé et action sociale étudiante

Soutien à la vie associative et sportive étudiante

Actions relatives au handicap

16

Libellés des centres de coût pour les Services d’appui

SI, téléphonie et multimédia

Accès aux ressources numériques

Patrimoine immobilier

Maintenance immobilière, espaces verts et sécurité

Logistique

GFI

GRH

Fonctionnement administratif

Communication

Mobilité internationale entrante et sortante des enseignants chercheurs

17

Libellés des centres de coût pour la diffusion des savoirs et le pilotage

Activités culturelles permanentes ou saisonnières

Evénements culturels ponctuels

Edition

Acquisition des ressources documentaires

Amélioration de l'accéssibilité aux ressources documentaires

Accueil des usagers de la documentation

Conservation des ressources documentaires

Formation à la méthodologie documentaire

Echange des ressources avec d'autres bibliothèques

Captation et diffusion en ligne de la culture scientifique et technique

Pilotage stratégique et opérationnel

18

Exemple : Centres de Coûts du 903B1

19

Exemple : Centres de Coûts du 903D0

Dans SIFAC, l’imputation des recettes et des dépenses se fait :

20

9

1 - Sur les Centres financiers, objets portant le budget.

2 - Sur les Centres de Profit et les Centres de Coûts.

3 - Sur les Destinations.

La structure SIFAC : Question 1

21

Dans SIFAC, l’imputation des recettes et des dépenses se fait :

21

1 - Sur les Centres financiers, objets portant le budget.

2 - Sur les Centres de Profit et les Centres de Coûts.

3 - Sur les Destinations.


0%

100%

0%


Qu’est-ce qu’un Centre de coût?

22

51

1 - L’objet SIFAC qui porte le budget et les contrôles budgétaires.

2 - Un collecteur de dépenses représentant un objet de la comptabilité analytique.

3 - Un collecteur de recettes


2323

1 - L’objet SIFAC qui porte le budget et les contrôles budgétaires.

2 - Un collecteur de dépenses représentant un objet de la comptabilité analytique.

3 - Un collecteur de recettes

2%

92%

6%

Qu’est-ce qu’un Centre de coût?


A un Centre financier, peuvent être rattachés :

24

48

1 - Un seul Centre de Profit et plusieurs Centres de Coûts

2 - Un seul Centre de Coûts et plusieurs Centres de Profit

3 - Plusieurs Centres de Coûts et plusieurs Centres de Profit


2525

1 - Un seul Centre de Profit et plusieurs Centres de Coûts

2 - Un seul Centre de Coûts et plusieurs Centres de Profit

3 - Plusieurs Centres de Coûts et plusieurs Centres de Profit

83%

13%

4%

A un Centre financier, peuvent être rattachés :

26

Sommaire

1. Introduction



4. Le budget




27

Un nouveau vocabulaire

Dans NABUCO Dans SIFAC

UB, CR Centres financiers

Destination Domaine fonctionnel

Rubrique Compte budgétaire

Compte comptable Compte comptable

Pas d’équivalent Fonds (= origine des fonds pour une recette)

Pas d’équivalent Centres de coûts (dépenses). Rattaché à 1 CF

Centre de profit (recettes). Rattaché à 1 CF

Pas d’équivalent OTP : Organigrammes Techniques de Projet e-OTP: élément d’organigramme technique de projet. Pour la gestion et le suivi des conventionsProgramme de Financement (PFI) : ensemble des prévisions de recettes et dépenses d’un ou plusieurs e-OTP (budget d’une convention).

28


Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté.Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité.

Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables.

Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF). Pour les recettes, la destination doit être renseignée avec la valeur « RECET ».

Fonds : définit l’origine des fonds (DGF, CPER, Contrat quadriennal, contrats, droits d’inscription…). Pour les dépenses, le fonds doit être renseigné avec la valeur « DEPENSES ».

Centre de coût : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique.

Centres de profit : collecteur de recettes. Il n’existe qu’un centre de profit par centre financier.

29


OTP : Organigramme Technique de Projet, « coque » contenant des éléments d’OTP (e-OTP) sous forme hiérarchisée pour modéliser un projet, une convention, un colloque une opération de travaux. Un OTP permet un suivi budgétaire précis et pluriannuel d’une opération. Le Contrat quadriennal, le CPER et quelques conventions sont suivis à laides d’OTP.

e-OTP : élément d’OTP. Les recettes et dépenses d’une convention sont imputées sur un e-OTP. Exemple : pour l’imputation d’une dépense sur l’objectif opérationnel 1.1 du Contrat quadriennal, pour le CF 901B0, l’e-OTP à choisir a pour code CQ0811-1-1-B0.

Programme de financement (PFI): enveloppe budgétaire pour conventions/opérations. Exemple : le PFI de l’objectif opérationnel 1-1 du Contrat quadriennal a pour code CQ0811-1-1.

30

Rattachement d’un OTP à la structure budgétaire Exemple du Contrat quadriennal

R2

900 903 905

905-E0 905-E1 903-C0

CC 900 CP 900

CC R2

CC 905-E1 ACC CC 903-C0-ACC

CC 905 CC 903 CP 903

CP 905-E1

CP 905

CP R2

CP903-C0 CP 905-E0

Contrat quadriennal 2008-2011 CQ0811

PFI OO 1.1 : CQ0811-1-1

Centre Financier

Centre coût

eOTP

OO 1.1 CQ0811-1-1

OO 1.2 CQ0811-1-2

Axe 1 CQ0811-1

OO 2.1

CC 903-C0-REA

CC 905-E0 ACC

CC 905-E0 REA

Recettes CQ0811-REC

1 PFI pour les recettes

OO 1.1-C0 CQ0811-1-1-C0

OO 1.1-E0 CQ0811-1-1-E0

PFI OO 2.1

PFI OO 1.2 : CQ0811-1-2

Axe 2 CQ0811-2

Imputation des dépenses sur l’OO 1.1-

C0 et sur n’importe quel CC du CF 903-C0

Imputation des dépenses sur l’OO 1.1-

E0 et sur n’importe quel CC du CF 903-E0

Centre profit

OTP

31



Dépenses

Clefs CSA (seuils des marchés)

Dépenses

Groupes de marchandises

Chaque dépense s’impute sur un groupe de marchandises (= clef CSA Nabuco + nouveaux groupes de marchandises).

A 1 marché correspond un groupe de marchandises le plus représentatif de la dépense.

Ex : marché « fournitures de bureau et consommables informatiques »

groupe de marchandises 38.01 : petites fournitures de bureau

Recettes

Pas d’équivalent

Recettes :

L’article est l’équivalent de la clef CSA pour la dépense.

32



Code TVA (recettes et dépenses)

Division (hors-champ, taxé, exonéré)Code TVA

Lucrativité (recettes) Domaine d’activité (lucratif, non lucratif, exonéré)

Dans SIFAC, quels sont les équivalents du CR et de la destination Nabuco :

33

46

1 - Le Centre de Coûts et le Domaine fonctionnel.

2 - Le Centre de Coûts et le Fonds.

3 - Le Centre Financier et le Domaine fonctionnel.

Un nouveau vocabulaire : Question 1

3434

1 - Le Centre de Coûts et le Domaine fonctionnel.

2 - Le Centre de Coûts et le Fonds.

3 - Le Centre Financier et le Domaine fonctionnel.

20%

9%

72%

Dans SIFAC, quels sont les équivalents du CR et de la destination Nabuco :



Une dépense relative au Contrat quadriennal doit être imputée sur :

35

34

1 - Un Centre de Coûts uniquement.

2 - Un e-OTP uniquement.

3 - Un e-OTP et un Centre de Coût.

4 - Un Programme de Financement.

36

Une dépense relative au Contrat quadriennal doit être imputée sur :

36

1 - Un Centre de Coûts uniquement.

2 - Un e-OTP uniquement.

3 - Un e-OTP et un Centre de Coût.

4 - Un Programme de Financement.

0%

3%

97%

0%


Quelles sont les secteurs de TVA utilisés pour l’imputation d’une dépense (hors SAIC)?

37

48

1 - Exonéré, taxé, mixte, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division.

2 - Exonéré, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division.

3 - Lucratif, non lucratif, exonéré. L’objet SIFAC correspondant est le Domaine d’activité.


3838

1 - Exonéré, taxé, mixte, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division.

2 - Exonéré, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division.

3 - Lucratif, non lucratif, exonéré. L’objet SIFAC correspondant est le Domaine d’activité.

75%

8%

17%

Quelles sont les secteurs de TVA utilisés pour l’imputation d’une dépense (hors SAIC)?


39

Sommaire

1. Introduction



4. Le budget




40

Le budget Le budget d’un CF (centre financier) est constitué de lignes

d’adresse budgétaire. Exemples de 3 lignes d’adresse budgétaire du 901B0 :

CF Cpte budgétaire

Dom. fonct Fonds Prog Fin Montant

901B0 6064 ADIV DEPENSES NA 100

901B0 6065 LDIV DEPENSES CQ0811-1-1 200

901B0 7012 RECET 111 NA 50

Explications :

1è ligne : prévision de dépense hors e-OTP

2è ligne : prévision de dépense pour l’objectif opérationnel 1-1 du Contrat quadriennal

3è ligne : prévision de recette hors e-OTP

Remarques :

Comme dans Nabuco, montant prévisionnel des dépenses n’est pas obligatoirement égal à celui des recettes.

Ne pas confondre Programme de financement (PFI) et e-OTP.

41

Les contrôles budgétaires

Elément d’adresse budgétaire

Contrôle budgétaire

Centre Financier Contrôle de l’enveloppe du CF

Compte budgétaire Contrôle par masse (fonctionnement, investissement, salaires) au niveau de l’UB

Domaine fonctionnel Pas de contrôle

Fonds Pas de contrôle

Programme de Financement Contrôle de l’enveloppe du PFI et contrôle par chapitre budgétaire au sein de chaque PFI

Remarques :

La non-limitativité des crédits par domaine fonctionnel nécessite un renforcement de la qualité du suivi budgétaire par les gestionnaires.

Le problème de « fongibilité » des crédits entre CF d’une même UB rencontré dans Nabuco perdure dans SIFAC.

Les virements et réajustements sont particulièrement simples à effectuer dans SIFAC,

Parmi les objets ci-dessous, lequel ne fait pas partie de l’adresse budgétaire?

42

46

1 - Le Compte budgétaire.

2 - Le Domaine fonctionnel.

3 - Le Fonds.

4 - Le Centre de coûts.

5 - Le Programme de Financement.

6 - Le Centre financier.

Le budget : Question 1

4343

1 - Le Compte budgétaire.

2 - Le Domaine fonctionnel.

3 - Le Fonds.

4 - Le Centre de coûts.

5 - Le Programme de Financement.

6 - Le Centre financier.

2%

2%

9%

72%

4%

11%

Parmi les objets ci-dessous, lequel ne fait pas partie de l’adresse budgétaire?


Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire?

44

37

1 - Le Domaine fonctionnel et le Fonds.

2 - Le Domaine fonctionnel et le Programme de financement.

3 - Le Fonds et le Programme de financement.


4545

1 - Le Domaine fonctionnel et le Fonds.

2 - Le Domaine fonctionnel et le Programme de financement.

3 - Le Fonds et le Programme de financement.

95%

5%

0%

Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire?


46

Sommaire

1. Introduction



4. Le budget




47

Les règles de dérivation

A B

Une dérivation est une détermination automatique d’une valeur à partir d’une autre valeur saisie.

Lorsque la valeur B est déterminée par la valeur A on dit que A dérive B.

B est automatiquement renseigné si A est renseigné.

On dit que A dérive B

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :dépense hors e-OTP

Fonds

=> « DEPENSES »

Compte comptable

Compte budgétaire

Centre de coûts

Centre financier

Domaine fonctionnel

Groupe de marchandises ET type d’imputation

(invest., fonct.,)


Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :dépense sur e-OTP

Fonds

=> « DEPENSES »

Compte comptable

Compte budgétaire

Domaine fonctionnel

Groupe de marchandises ET type d’imputation

(invest., fonct.,)

eOTP

Programme de financement

Centre financier

Centre de coûts


Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :recettes hors e-OTP

Compte comptable

Compte budgétaire

Article FondsCentre de profits

Centre financier

Domaine fonctionnel

=> « RECET »


Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :recettes sur e-OTP

Compte comptable

Compte budgétaire

Article FondsDomaine

fonctionnel

=> « RECET »

eOTP

Programme de financement

Centre financier

Centre de profit

Parmi ces objets, lequel ne dérive pas le Centre Financier?

52

55

1 - Le Domaine fonctionnel

2 - Le Centre de Coûts

3 - Le Centre de Profit

4 - L’e-OTP

Les règles de dérivation : Question 1

5353

1 - Le Domaine fonctionnel

2 - Le Centre de Coûts

3 - Le Centre de Profit

4 - L’e-OTP

76%

7%

2%

15%

Parmi ces objets, lequel ne dérive pas le Centre Financier?


Pour une dépense, à partir de quels éléments est déterminé le compte budgétaire :

54

54

1 - Le Compte comptable et le Groupe de marchandises.

2 - Le type de dépense (fonct/invest) et le compte comptable.

3 - Le type de dépense (fonct/invest) et le Groupe de marchandises.


5555

1 - Le Compte comptable et le Groupe de marchandises.

2 - Le type de dépense (fonct/invest) et le compte comptable.

3 - Le type de dépense (fonct/invest) et le Groupe de marchandises.

37%

6%

57%

Pour une dépense, à partir de quels éléments est déterminé le compte budgétaire :


56

Sommaire

1. Introduction



4. Le budget




57

Un flux de dépense modernisé


Édition des mandats (papier) Suppression du mandat papierLe bordereau de mandat et les mandats sont remplacés par une liste de factures

L’attestation de service fait n’impacte pas la comptabilité :

L’attestation de service fait impacte la comptabilité :

Imputation analytique (CC)

Détermination automatique de données (ex : comptes budgétaires et comptables déterminés par le groupe de marchandises)

• Entrée marchandise• Prestation de service• Travaux

Service fait

Impact budgétaire,

comptable et analytique

Service fait• Entrée marchandise• Prestation de service• Travaux

58

Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC

Engagement provisionnel ou

spécifique (optionnel)

Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture et

enregistrement définitif

Liquidation

Annuel Pluriannuel(conventions…)

Ordonnateur

Visa et paiement

Visa ordonnateur

NABUCO

SIFAC

Engagement provisionnel ou

spécifique(optionnel)

Engagement juridique – Bon de commande

Service fait Liquidation, mandatement

Liquidation

Annuel

Ordonnateur Comptable

Visa et paiement

Visa ordonnateur et mise sous

bordereau

Impact budgétaire, comptable et analytique

Impact budgétaire

Impact comptable

Réservation de crédits

Réservation de crédits Impact comptablecomplémentaire

Comptable

59

La saisie d’un engagement ou bon de commande

Principales informations à renseigner dans NABUCO

Principales informations à renseigner dans SIFAC

UB, CR Centre de Coût (CC). Le CC « dérive » le Centre financier sur lequel les crédits seront consommés

Rubrique budgétaire (compte budgétaire)

Groupe de marchandises (ex : 15.02 papiers et cartons) et type de dépense (fonctionnement ou investissement).

Destination Domaine fonctionnel

Code TVA Division, code TVA

Fonds : origine des fonds (valeur unique : DEPENSES)

Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention

…

Dans SIFAC, les mandats et bordereaux de mandats sont supprimés et remplacés par :

60

50

1 - Les factures fournisseurs + une liste récapitulative, documents édités après leurs saisies dans SIFAC

2 - Une liste récapitulative des factures fournisseurs, éditée après leurs saisies SIFAC

3 - Aucun document papier, les données saisies dans SIFAC suffisent à l’agence comptable

Le flux d e dépenses : Question 1

6161

1 - Les factures fournisseurs + une liste récapitulative, documents édités après leurs saisies dans SIFAC

2 - Une liste récapitulative des factures fournisseurs, éditée après leurs saisies SIFAC

3 - Aucun document papier, les données saisies dans SIFAC suffisent à l’agence comptable

72%

24%

4%

Dans SIFAC, les mandats et bordereaux de mandats sont supprimés et remplacés par :

Le flux d e dépenses : Question 1

Pourquoi la saisie du service fait est-elle une étape importante du flux de dépense?

62

50

1 - Elle déclenche des écritures dans les 3 comptabilités (budgétaire, générale et analytique)

2 - On ne peut alors plus modifier la commande

3 - La saisie du service fait dérive le compte budgétaire

Le flux de dépenses : Question 2

6363

1 - Elle déclenche des écritures dans les 3 comptabilités (budgétaire, générale et analytique)

2 - On ne peut alors plus modifier la commande

3 - La saisie du service fait dérive le compte budgétaire

92%

2%

6%

Pourquoi la saisie du service fait est-elle une étape importante du flux de dépense?

Le flux de dépenses : Question 2

64

Un flux de recette modernisé


Contrats : création hors Nabuco des factures (formats Excel, Word…).

Contrats : document de facturation SIFAC (modèle unique)

Enregistrement et émission des titres de recettes (papier) par le Service financier

Pas d’émission de titres de recettes.

Pour les contrats :

1) Enregistrement d’une « pré-facture » par les composantes

2) Visa et complément d’enregistrement par le Service financier

65

Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC

NABUCO

SIFAC

Comptable

Contrat, convention, notification

Prise en charge comptable

Création du titre de recettes

Service financier

Mise sous bordereaux de

titresEncaissement

Document de facturation

Document de vente (contrat, commande)

Prise en charge comptable

Comptable

Préfacture(remplace

facture Excel)

Enregistrement complet

Encaissement

Impact budgétaire,

comptable et analytique

Impact budgétaire

Impact comptable

Composante

Création et émission de la facture (hors Nabuco)

Service financierComposante

Contrat, commande convention*, notification

Émission des factures (contrats)

Composante

Visa ordonnateur (contrat,

commande)

Liste des factures, justificatifs

Composante

Visa ordonnateur (contrats)

Demande de paiement

(subvention)

Bordereaux, titres, justificatifs

Demande de paiement (subvention)

Justificatifs

Justificatifs

* Flux particulier

66

La saisie d’une commande client (recette)

Principales informations à renseigner dans NABUCO

Principales informations à renseigner dans SIFAC

UB, CR Centre de Profit (CP)

Rubrique budgétaire (compte budgétaire)

Article

Destination (RE) Domaine fonctionnel (valeur unique : RECET)

Code TVA Division, code TVA

Domaine d’activité (lucrativité)

Fonds : origine des fonds (ANR, Ministère,…)

Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention

…

Dans le cas d’un contrat de prestation, quel document est envoyé au client?

67

57

1 - Une facture éditée sous Word ou Excel

2 - Une facture éditée via SIFAC, avant visa du service financier

3 - Une facture éditée via SIFAC, après visa du service financier

Le flux de recettes : Question 1

6868

1 - Une facture éditée sous Word ou Excel

2 - Une facture éditée via SIFAC, avant visa du service financier

3 - Une facture éditée via SIFAC, après visa du service financier

0%

11%

89%

Dans le cas d’un contrat de prestation, quel document est envoyé au client?


A quel moment se fait l’impact budgétaire d’une recette dans SIFAC?

69

59

1 - Au moment de la saisie de la facture client.

2 - Au moment du visa du service financier.

3 - Au moment de la prise en charge par le comptable.


7070

1 - Au moment de la saisie de la facture client.

2 - Au moment du visa du service financier.

3 - Au moment de la prise en charge par le comptable.

5%

15%

80%

A quel moment se fait l’impact budgétaire d’une recette dans SIFAC?


Concernant cette présentation générale de SIFAC, vous sentez-vous prêt à suivre les autres modules

de formation :

71

54

1 - Oui tout à fait

2 - Oui après relecture de ce support

3 - Non, cette présentation me semble encore trop confuse.

4 - Non, je n’ai rien compris.

Fin de la présentation générale

72

1 - Oui tout à fait

2 - Oui après relecture de ce support

3 - Non, cette présentation me semble encore trop confuse.

4 - Non, je n’ai rien compris.

19%

57%

11%

13%

Concernant cette présentation générale de SIFAC, vous sentez-vous prêt à suivre les autres modules

de formation :

Fin de la présentation générale

73

Sommaire

1. Introduction



4. Le budget




74

Démonstration de SIFAC

Connexion utilisateur : compte Sesame

Droits utilisateurs de composante ou service : Métier gestionnaire (métier 8): dépenses, virements/réajustements, missions,

recettes + éditions et consultations Métier consultation (métier 11): éditions et consultations seulement

Pour chaque utilisateur : droits d’accès à la structure budgétaire qui le concerne

75

Démonstration de SIFAC Dans le répertoire « Rep-Adm » du bureau, ouvrir le dossier SIFAC Double cliquer sur la base à laquelle on souhaite se connecter

P31 – 500 = Base de production (réelle)

T31 – 310 = Base de pré-production (pour tests)

T31 – 350 = base de formation

76

Démonstration de SIFAC Connexion utilisateur : saisie du compte Sesame

Sélectionner Rennes 2 puis saisir son compte Sesame

77

Démonstration de SIFAC Page d’accueil

78

Démonstration de SIFAC

Les principaux boutons utilisés :

Touche magique = Entrée

79

Démonstration de SIFAC Organisation générale d’une page pour une transaction

Boutons spécifiques de la transaction

Données d’en-tête

Synthèse de poste

Détail d’un poste

80

SIFAC Assistance

Equipe SIFAC Service financier : H. Aridon, C. BasléAgence comptable : A. Laot, C. MarcellinService marchés : C. Le Gendre, F. FlauxComposantes : S. Denis, S. BruneauCRI : S. MeunierContrôle de gestion : G. de Marcillac

Diffusion des messages aux composantes

Liste de diffusion : sifac-r2

Information, assistance

Espace SIFAC (CURSUS)[email protected](Demande d’assistance par mel uniquement avec copie écran)

Merci de votre attention

Vos questions …

formation des utilisateurs janvier 2009 découverte de lapplication

Documents