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FICHES ACTION ET EVALUATION

FICHE ACTION numéro : 1.1

Fiche Action

Orientation stratégique :

Axe de Travail : 1

Objectifs

Réviser les textes fondateurs : les statuts, le

règlement intérieur associatif

Moyens

Travail de groupe ; alternance des validations

et contrôles réglementaires UNAPEI

Groupe Projet

Bureau et le directeur général

Responsable

Le président

Cible

Adhérents

Méthode à mettre en œuvre

Le règlement intérieur est un document de

référence commune, faire évoluer par la

consultation et le renfort de l’UNAPEI

Critères d’évaluation

Validation par le CA

Vote par l’AG

Echéancier

AGE en 2014 : statuts

CA en 2015 : règlement intérieur


Fiche Action


Axe de Travail : 1

Objectifs

Définir les missions, rôles, tâches des

instances gouvernantes, processus de

décision des instances gouvernantes (CA,

Bureau, commissions)

Moyens

Aide de l’UNAPEI sur la base du cadre de

référence posé par le règlement intérieur

Groupe Projet

Bureau et CA

Responsable

Le président

Cible

CA


Accompagnement des administrateurs et du

DG/UNAPEI, élaboration des fiches

missions


Fiche missions faite à terme, président,

trésorier, vice-président, secrétaire,

administrateurs, administrateurs délégués/

mandat, responsable de commission…

Echéancier

Départ après le règlement intérieur + 2 ans


Fiche Action


Axe de Travail : 1

Objectifs

Evaluer et mettre en place des actions

d’amélioration continue au niveau de

l’Association

Moyens

Groupe de travail chargé de mettre en place

l’instance éthique (cf fiche 4.1)

Groupe Projet

Responsable

1 administrateur responsable de la

commission

Cible

Gouvernance de l’Association


- Suivi des fiches actions du projet associatif,

- Planning

- Règlement intérieur

- Travaux des commissions, comptes rendus


En 2018 : l’Association bénéficie d’un suivi

des actions, d’une évaluation régulière

Echéancier

2015 : la commission fondatrice de la

commission éthique est mobilisée sur cette

fiche action

2016 : Les outils de suivi et d’évaluation sont

en place

2017 : Les premiers audits ou évaluations

commencent

2018 : Une revue qualité et un rapport

existent


Fiche Action


Axe de Travail : 1

Objectifs

Développer les compétences de la

gouvernance par la formation et l’ouverture

sur l’extérieur

Moyens

- Groupe de travail

- Questionnaire

- Fiches missions avec UNAPEI

Groupe Projet

2 ou 3 administrateurs et appui Campus

Formations DAC

Responsable

1 administrateur

Cible

Administrateurs et adhérents


- Enquête spontanée auprès des

administrateurs pour déterminer les

besoins en formation et rechercher l’offre

de formation

- Déterminer les compétences nécessaires et

avoir recours éventuellement à l’extérieur,

- Faire un programme de formation pour les

administrateurs

- S’appuyer sur les fiches mission UNAPEI


- L’offre de formation destinée aux

administrateurs existe

- Un bilan des formations est intégré dans le

plan d’amélioration continue de

l’Association

Echéancier

2015 : Enquête spontanée et cartographie des

compétences nécessaires en lien avec les

fiches mission UNAPEI

2016 : Plan de formation pour les

administrateurs


Fiche Action


Axe de Travail : 1

Objectifs

Mettre en place une communication

transparente et ciblée

Moyens

Commission communication

Groupe Projet

Commission communication

Responsable

Le président

Cible

CA et siège social


- Mettre en place un plan de communication

générale,

- Déterminer l’utile pour favoriser la

transparence (aux dépens de l’inutile qui

pollue les commissions)


Plan de communication existe

Echéancier

2014 : Ebauche du plan de communication

2015 : Plan de communication générale et

outils présentés au CA

2016 / 2018 : Mise en oeuvre


Fiche Action


Axe de Travail : 2

Objectifs

Faire du Projet Personnalisé un projet de vie

Moyens

Groupe de travail

Groupe Projet

Groupe de travail mixte : Personnes accueillies,

familles, professionnels

Responsable

1 administrateur

Personnels/ services concernés

Association


1. Définir les mots et concepts et diffuser

2. Différencier la place des établissements et

services et de l’Association sur cet objectif

3. Sur quoi et où l’Association peut agir/cet

objectif ?

4. Gestion des non réponses aux besoins des

personnes accueillies

5. Transversalité des PP

6. Respect du projet de vie privée


- Diffusion des mots et concepts (PI PP projet de

vie…) est organisée fin 2015

- Plan stratégique est élaboré en 2016

Echéancier

1. Définir les mots et concepts et diffuser fin

2015

2. Place des établissements et services et de

l’Association sur cet objectif

3. En quoi l’Association peut agir/ cet objectif

4. Gestion des non réponses aux besoins des


5. Transversalité des PP

6. Respect du projet de vie privée

2016 : définir un

calendrier


Fiche Action


Axe de Travail : 2

Objectifs

Se doter de moyens pour anticiper les besoins et

apporter des réponses concrètes

Moyens

Sous-commission projet

Groupe Projet

Administrateurs, familles, professionnels, personnes

accueillies

Responsable

Le responsable de la commission projets


Tous les établissements et services


1. Collecter les besoins des personnes et des

établissements

2. Rassembler les données, les études existantes

dans les projets d’établissements

3. Réponses à court terme à apporter

4. Réflexion à long terme


Un projet court terme est réalisé en 2016

Echéancier

2015 : Mise en place de la sous-commission PP dans

la commission projet

2016 : Production réalisation


Fiche Action

Orientation stratégique : Axe de Travail : 2

Objectifs

Rechercher et mettre en place les solutions innovantes pour accompagner le changement de vie des personnes dans un parcours fluide

Moyens

Sous-commission projet cf fiche action 2.2

Groupe Projet

Sous-commission projet

Responsable

Le responsable de la commission projet


Tous les établissements et services


1. Réfléchir sur le parcours fluidifié 2. Quel lien avec le groupe de travail projet de vie/

transversalité des PP ? 3. Notion de réseau établissements et associatif


2016 : il existe une procédure mettant en place une coordination facilitant le parcours fluidifié

Echéancier

2016/2017 la procédure fonctionne


Fiche Action


Axe de Travail : 2

Objectifs

Favoriser les liens sociaux adaptés à la personne

Moyens

Commission vie associative (lien avec le bénévolat cf

fiche 3.5)

Groupe Projet

Commission vie associative

Responsable

Responsable de la commission vie associative


APEI et établissements


1. Place du bénévolat pour développer le lien social

2. Collecter le bénévolat utilisé actuellement, les

ressources du territoire (inventaire de l’existant)

3. Proposer des solutions pour développer le lien

social,

4. Respecter la place des professionnels


- Fin 2015 : Visibilité sur les pratiques actuelles et

les ressources du territoire

- Fin 2016 : il existe au moins deux conventions de

partenariat

Echéancier

- Fin 2015 : Visibilité sur les pratiques actuelles et

les ressources du territoire

- Fin 2016 : il existe au moins deux conventions de

partenariat

- 2017 : des activités sont conduites par des

bénévoles

FICHE ACTION numéro : 3 - 1 – 1

Fiche Action


Axe de Travail : 3

Vers une vie associative dynamique

Objectifs

Accueil des nouvelles familles

Moyens

Création d’une commission « vie

associative »

Groupe Projet

La commission vie associative constituée

d’administrateurs, d’adhérents, d’amis et de


Responsable

Le membre du bureau animateur de la

commission associative

Cible

Les familles des nouvelles personnes

accueillies

Les familles des personnes accueillies


Organiser une planification d’accueil des

nouvelles familles

La commission est représentée dans les

réunions annuelles de parents des

établissements ou les réunions de rentrée


Toutes les nouvelles familles ont été

accueillies

Echéancier

Année 1 (2015) une procédure d’accueil est

mise en place

Pérennisation de l’accueil les années

suivantes

La méthode est rôdée année 3 (2017)

Penser à proposer une adhésion aux nouveaux parents dans la procédure d’accueil.

FICHE ACTION numéro : 3 - 1 – 2

Fiche Action


Axe de Travail : 3


Objectifs

Proposer un soutien aux familles de

personnes accueillies vieillissantes

Moyens

Création d’une commission « vie

associative »

Création d’un groupe aide aux aidants

Groupe Projet

La commission vie associative constituée

d’administrateurs, d’adhérents, d’amis et de


Responsable



Cible

Les familles en demande de soutien

Les familles vieillissantes (ou âgées) des



Mise en place d’un système de repérage des

familles vieillissantes (ou âgées) de


Communiquer sur l’existence de ce service

solidaire entre parents

Organiser l’accès à un ou des lieux d’écoute

et de parole, de rencontre


Une base de données est en place année 1,

entretenue année 2 et suivantes

Des parents ont fait appel et ont obtenu une

réponse

Un « espace » de rencontre existe

formellement

Echéancier

Année 1 (2016) : la base de données

Année 1 la communication est lancée

Année 2 (2017) et suivantes : les lieux

d’échange fonctionnent

FICHE ACTION numéro : 3 – 2

Fiche Action


Axe de Travail : 3


Objectifs

Rechercher des fonds

Moyens

Organiser des manifestations associatives :

opération brioches, loto, concert, match,

repas dansant…

Groupe Projet

La commission vie associative

renforcée par la commission finance et des

professionnels

Responsable



Cible

Tout le bassin chambérien


Choix des actions

préparation

communication

recrutement de bénévoles/ partenaires


Brioches + 1 autre manifestation année 1

1 manifestation en + chaque année

Echéancier

Année 1 (2014) : 2 manifestations sont

organisées

Année 2 (2015) : 3 manifestations sont

organisées

Année 3 (2016) : et suivantes : + 1


Fiche Action


Axe de Travail : 3


Objectifs

Développer les adhésions

Moyens

Recherche et collecte de tous les moyens de

développement des adhésions

Meilleure connaissance de l’Association : de

ses valeurs et de son utilité

Groupe Projet

La commission vie associative

renforcée par la commission communication

Responsable

1 administrateur

Cible

Toutes les familles des personnes accueillies

et des personnes handicapées mentales du

territoire


- Accueil des nouveaux (fiche 3-1-1)

- Réfléchir à une cotisation « évolutive »

- Communication

- Développer la convivialité (fiche 3-1-3)

- Organiser l’entraide (fiche 3-1-2)

- Rechercher et intégrer des amis


- Le nombre d’adhérents augmente

- Le nombre d’amis adhérents augmente

Echéancier

année 2014 et suivantes 2015, 2016


Fiche Action


Axe de Travail : 3


Objectifs

Affirmer le parti pris du partenariat

Moyens

Connaitre notre environnement, se faire

connaitre et partager nos valeurs

Groupe Projets

Le bureau

Responsable

Le président

Cible

Tout le bassin chambérien, les associations

amies, les administrations et pouvoir publics,

les entreprises…


Participer aux groupes de travail

Etre présent dans les assemblées générales

Favoriser les partages et mutualisation de

moyens

Entretenir le réseau existant et le développer


Dresser une liste des partenariats effectifs

annuellement : faire progresser le nombre

Echéancier

5 ans

FICHE ACTION numéro : 3 - 5

Fiche Action


Axe de Travail : 3


Objectifs

Développer le bénévolat

Moyens

Créer un groupe de pilotage et mener une

action sur 1 établissement

Groupe Projets

Administrateurs et professionnels

Responsable

1 administrateur et 1 professionnel

Cible

1 établissement pilote et les familles des



- Choisir un établissement volontaire

- Editer une charte ou un contrat du

bénévole

- Associer les professionnels

- Impliquer les familles


Au moins 1 action bénévole nouvelle est

organisée

Le contrat ou la charte bénévole est édité

Echéancier

Dès l’année 1 : 2015

Année 2 : 2016 bilan

Dès l’année 3 : dissémination à partir de

l’expérience acquise 2017/2018


Fiche Action


Axe de Travail : 4

Ethique associative

Objectifs

Créer une instance éthique à placer dans

les statuts

Moyens

Commission éthique

Groupe Projet

Groupe de travail constitué

d’administrateurs, de professionnels, de

parents, de personnes extérieures, d’un

animateur compétent volontaires.

Responsable

1 administrateur

Cible

Les administrateurs, les familles et RL, les

professionnels


Définir la démarche éthique de cette

instance, son but et ses moyens, son mode de

fonctionnement, son pilotage,

renouvellement


L’instance est comprise et utilisée par les

professionnels, les familles et ou RL

Place des personnes accueillies ?

Echéancier

Année 2014 : l’instance est conçue et

communiquée à tous

Année 2015 : l’instance fonctionne

Remarque Extrait rapport Evaluation externe des établissements par EQM / Bientraitance et questionnement

éthique

L’ensemble des actions menées par …doivent être mises en perspective dans le cadre des recommandations de

l’ANESM au sein d’une commission bientraitance et d’un questionnement éthique au niveau du siège. Sur la

base des recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l’A.N.E.S.M. sur la bientraitance et le

questionnement éthique, … devront, dans le cadre de la démarche de l’APEI de Chambéry, remettre en

perspectives toutes les actions déjà menées dans le cadre d’une commission de bientraitance et les attendus de la

recommandation.


Fiche Action


Axe de Travail : 4

Ethique associative

Objectifs

Mettre en place conforter et suivre la

démarche qualité pour garantir et

développer la bientraitance

Moyens

DAC Direction, Commissions amélioration

continue par établissement et service

Rendu Compte à l’Association des actions

d’amélioration

Groupe Projet

Commission projet associatif

Responsable

Le directeur général

Cible

Tous les établissements et services et leurs

pratiques d’accompagnement et de gestion

ressources humaines et financières


Rendre compte du plan d’amélioration et de

son avancée, plan issu des évaluations

internes, externes, du suivi des événements,

des contrôles et inspections notamment.


- Taux d’avancement des actions

Réalisé/prévu

- Mesures des principaux processus ;

admission, projet personnalisé, activités,

soins, hébergement-restauration, sortie,

- Préciser les effets et impact de

l’accompagnement ; résultats d’enquête

d’opinion ou autre moyen

Echéancier

2015 et 2016


Fiche Action


Axe de Travail : 4

Ethique associative

Objectifs

Elaborer une charte éthique de l’APEI

facile à lire, facile à comprendre

Moyens

Préciser ce qu’est l’éthique

Définir le groupe qui conçoit la charte

éthique, les objectifs de la charte, ses moyens

de participation

Groupe Projet

Commission PA

Responsable

Le président

Cible

Toutes les personnes accueillies à l’APEI


- Créer une charte éthique APEI la diffuser

la communiquer

- Impliquer les établissements dans son

adaptation aux personnes accueillies


La charte est comprise par les personnes

accueillies

La charte est mise en œuvre voir actions en

lien à recenser

Echéancier

Dernier trimestre 2015 puis 2016, 2017,

2018

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