Alban du Plessis Utilisation Word

Collège des Tilleuls – Annecy Page 1 sur 4 Physique - Chimie

Fiche méthode : TRAITEMENT DE TEXTE (Word) Objectif :

- Etre capable de produire un document écrit (rapport, compte-rendu…) en utilisant correctement un logiciel de traitement de texte.

A noter Il existe divers logiciels de traitement de texte, ils proposent tous plus ou moins les mêmes fonctionnalités. Dans ce document est présenté le logiciel Word. Remarques générales Un document est fait pour être lu… donc pensez au lecteur lorsque vous composez un document. Il doit être agréable à lire. Pour cela, le fond doit être intéressant et bien écrit et la forme doit être aérée et structurée. Un document doit comporter :

- une page de garde - des en-tête et pied de page - des numéros de page - éventuellement un sommaire - des titres

Structure de la page de garde

En-tête souligné comportant le logo des Tilleuls et le titre du document. Pour insérer un en-tête : soit vous double-cliquez sur le haut de la page, soit vous faites ‘affichage’ puis ‘en-tête et pied de page’. Pensez à sélectionner la même police que pour le reste du document.

Le titre : on doit le voir au premier coup d’œil (en gras, gros caractères, encadré)

Image : vous pouvez mettre une image (qui doit être en rapport avec le contenu du document).

Pied de page : le pied de page de la page de garde ne doit pas comporter de numéro de page, donc quand vous faites ‘insertion’ puis ‘numéro de page’ faites commencer la numérotation à la deuxième page. Il est possible également d’avoir un en-tête et pied de page différent pour la page de garde.

Alban du Plessis Utilisation Word

Collège des Tilleuls – Annecy Page 2 sur 4 Physique - Chimie

Structure d’une page intérieure Une image, ça se travaille Les images, dessins, graphiques, courbes et autres visuels sont des éléments indispensables. Ils doivent donc être insérés avec soin dans les documents. Il est important de tenir compte d’un certain nombre de points : Premièrement, ce visuel est-il utile ? Qu’apporte-il à mon propos ? On ne met pas une image juste par ce qu’on en a une sous la main et qu’elle est jolie. Un visuel doit apporter une information et être présenté dans le texte. Il est souvent intéressant de mettre un titre. Par exemple, dans votre rapport de stage, si vous avez pris une photo de l’entreprise, vous pouvez la mettre dans la description en disant « voici la devanture de l’entreprise dans laquelle j’ai effectué mon stage ». Puis mettre la photo : Devanture de l’entreprise

En-tête avec un trait en dessous pour bien structurer la page, on y retrouve le titre du document.

Image : elle permet d’aérer le document. Elle doit être correctement insérée, voir paragraphe suivant sur les images.

Image : ne pas hésiter à mettre de petites images dans la marge, toujours en rapport avec le sujet.

Texte : le texte doit être justifié (alignement vertical) à gauche et à droite, c’est visuellement plus agréable.

Pied de page : avec un trait au dessus (voir ‘bordure et trame’) et il faut indiquer le numéro de la page ainsi que le nombre total de pages.

Alban du Plessis Utilisation Word

Collège des Tilleuls – Annecy Page 3 sur 4 Physique - Chimie

Couleurs ou noir et blanc ? Si vous avez à disposition une imprimante couleur et que votre document n’a pas vocation à être photocopié, préférez la couleur, sinon, c’est noir et blanc obligatoire. En effet, les documents couleurs rendent très mal une fois photocopiés en noir et blanc. Comment insérer l’image ? Plusieurs solutions sont possibles, les principales étant :

- entre deux paragraphes (ou dans la marge), on laisse alors suffisamment d’espace entre les deux paragraphes et on insère l’image en choisissant le format ‘devant le texte’ ce qui permet de la déplacer librement

- dans un paragraphe avec le texte autour en choisissant le format ‘carré’ Pour choisir le format : cliquer sur l’image puis sur l’onglet ‘format image’ puis sur le bouton où l’on voit une image d’un chien dans un texte comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessous : Quelles modifications apporter à l’image ? Attention d’avoir une image de bonne qualité, évitez les petites images que vous agrandissez trop car elles deviennent pixélisées et donc peu lisibles. Quelque soit le sujet que vous tenez à illustrer, vous pouvez trouver une image de bonne qualité en cherchant un peu sur Google Image. Toutes les fonctionnalités se trouvent dans l’onglet ‘format de l’image’ à vous de l’explorer pour vous l’approprier. Vous pouvez :

- rogner l’image pour ne garder que la partie qui vous intéresse - la recolorer en noir et blanc - améliorer sa netteté - modifier le contraste pour la rendre plus lisible - adapter sa taille - la compresser pour éviter que votre document soit trop lourd (le plus simple

étant alors de compresser toutes les images du document, d’un coup, à la fin) Remarque sur les filigranes : il s’agit d’images estompées (en jouant sur la transparence) que l’on place en arrière-plan. Leur usage est délicat car ils nuisent souvent à la lisibilité du texte sans apporter grand chose au document. Cependant, ils peuvent avoir un effet esthétique apprécié.  

Alban du Plessis Utilisation Word

Collège des Tilleuls – Annecy Page 4 sur 4 Physique - Chimie

Les petits trucs La police : vous avez à disposition une multitude de polices de caractères. Peu sont vraiment lisibles… Je vous conseille fortement d’utiliser la police ‘ARIAL’ qui est celle qui est utilisée très majoritairement en entreprise. La taille : préférez la taille 12 pour le texte avec un interligne de 1. Les titres peuvent être en 14 ou 16 selon votre envie. Pour les titres de document, il faut adapter en fonction de la longueur du titre et de la place disponible. Le texte doit être justifié à gauche et à droite : De petites images dans la marge permettent d’ajouter une petite pointe d’humour ou bien d’attirer l’attention sur un point important. Attention cependant de ne pas les mettre trop près du bord car l’imprimante ne pourrait pas les imprimer en entier. Vous pouvez mettre en gras et / ou souligner les points importants de votre document (vous pouvez également surligner). Attention de ne pas en abuser. Les logiciels de traitement de texte proposent tous un correcteur orthographique (‘outil’ puis ‘grammaire et orthographe’). N’hésitez pas à vous en servir et faite relire vos documents, les fautes d’orthographe ont un très mauvais effet… Pensez à soigner particulièrement votre introduction et votre conclusion. Dans une introduction vous devez dire ce qu’est le document et quel est son but. En conclusion, vous devez montrez en quoi le document a atteint ses objectifs. Le sommaire automatique est un outil indispensable pour les documents importants tel que les rapports de stage. Apprenez à vous en servir, pour que ça fonctionne, il faut catégoriser les titres en prenant par exemple ‘titre’ pour les chapitres et ‘sous-titre ’ pour les paragraphes : Voici donc quelques éléments importants qui devraient vous permettre d’utiliser un logiciel de traitement de texte correctement. Il n’y a pas de secret, pour y arriver, il faut s’entrainer et essayer encore et encore en fouillant toutes les fonctionnalités disponibles. N’oubliez pas d’enregistrer régulièrement et de faire des sauvegardes !

Bon courage !