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Externalisation des processus Paie et RH : 7 erreurs à éviter

2 Externalisation des processus Paie et RH : 7 erreurs à éviter

3Externalisation des processus Paie et RH : 7 erreurs à éviter

IntroductionChoisir d’externaliser la gestion des processus Paie et RH représente une décision importante dans le développement d’une entreprise. Cependant, les nombreux critères impliqués dans cette prise de décision peuvent interrompre le processus. Il convient donc de réfléchir en amont à toutes les questions que cette transition soulève et à ses répercussions pour qu’elle se fasse en douceur, et qu’elle participe à l’amélioration de la performance de l’entreprise. Les exigences du marché sont telles, qu’aujourd’hui les entreprises ne peuvent tout simplement pas se priver plus longtemps des bénéfices qu’offre l’externalisation des processus RH : efficacité accrue, expertise et expérience. En effet, les entreprises n’ont jamais été aussi nombreuses à souhaiter externaliser leur gestion de la Paie et des RH.

Mais attention au choix du prestataire car l’opération pourrait s’avérer coûteuse. Comme le montre l’enquête d’Ernst & Young sur la gestion de la paie à l’international publiée en 2013, près de 40 % des entreprises mondiales sont déçues par leur prestataire d’externalisation actuel et envisagent d’en changer dans les 12 prochains mois : « Ce qui laisse à penser que lorsque le cap de l’externalisation a été franchi, il n’y a pas de retour en arrière. »

Arrivé à maturité, le marché de l’externalisation des processus se complexifie et se diversifie en termes de systèmes et de fournisseurs. Une situation qui peut rendre difficile la prise de décision. Les entreprises doivent donc veiller à disposer des informations et des conseils nécessaires pour faire le bon choix. Le rapport suivant vous fournira les éléments dont vous avez besoin. Il dévoile et brise les préjugés qui entourent l’externalisation des processus, en termes de personnel, processus, efficacité, technologie, expertise et risques.

L’externalisation, lorsqu’elle repose sur une incompréhension ou une mauvaise communication, peut devenir une expérience lourde de conséquences. Cependant, en mettant un terme aux idées reçues, il est possible d’éviter de telles erreurs et d’établir un partenariat à long terme entre l’entreprise et le prestataire.


1. Sous-estimer les coûts réels de la fonction RH

Les coûts de traitement de la paie, de la gestion des temps et activités, et de la gestion des RH sont fortement sous-estimés. Selon une étude menée par PwC en 2012 sur le coût total de possession (TCO), 37 % seulement des coûts liés à la gestion de la paie et des RH sont visibles et 63 % restent cachés. Une réalité dont la conséquence est une méconnaissance des coûts réels liés à ces services. Cela s’explique notamment par le fait que les processus RH sont du ressort des RH, mais également des services financiers, informatiques et autres.


Les coûts cachés à prendre en compte sont les suivants : Maintenance du système

Les systèmes informatiques ont besoin d’une infrastructure, d’un support, de logiciels et d’une maintenance régulière – ce qui induit des coûts. Toutefois, le personnel informatique étant fréquemment impliqué dans les activités de maintenance des systèmes RH, il est difficile pour les responsables RH de localiser leurs coûts de maintenance. Formation

Les coûts de formation des salariés à l’utilisation des systèmes RH sont parfois négligés. Toutefois, ils peuvent induire une hausse générale des coûts, notamment lorsque les salariés doivent suivre des formations afin de pouvoir utiliser les systèmes mis à niveau ou les nouveaux systèmes. Travail indirect

Les coûts de travail indirect concernent des personnes travaillant en dehors des services RH mais qui sont impliquées dans les processus RH. Coûts directs hors main-d’œuvre

Les commissions versées à des consultants et à des fournisseurs, ainsi que les frais généraux (location et entretien des bâtiments par exemple) peuvent gonfler les coûts totaux de gestion des processus de paie et d’autres processus RH. À nouveau, la constatation de tels coûts n’est pas toujours évidente. Coût d’intégration

Coût d’intégration des systèmes de gestion de la paie, des temps et activités, d’administration des données RH, et des systèmes en matière d’avantages sociaux : les départements RH installent souvent ces systèmes séparément, sans prendre en compte les coûts inhérents au transfert des données de l’un à l’autre. Ce transfert peut se faire de manière électronique ou manuelle avec tous les coûts de main-d’œuvre qui y sont liés. L’implication humaine dans le transfert de données est également assortie d’un risque d’erreur – qui est en soi un autre coût caché. Les coûts d’interface sont en grande partie cachés mais peuvent représenter une quote-part importante du TCO des processus RH.

Consolidation des données

Les sociétés disposant de plusieurs systèmes RH locaux, et non d’une base de données unique, devraient peut-être regrouper l’ensemble de leurs données – notamment pour calculer leur effectif global. La consolidation des données est une activité qui prend du temps et qui a un coût, souvent négligé. Externalisation

Même si l’externalisation est assortie d’économies importantes, elle induit également des coûts. Les sociétés qui n’externalisent pas l’intégralité de leurs processus font néanmoins souvent appel à des prestataires externes pour certains services liés à ces processus (les déclarations fiscales par exemple). Les honoraires versés à un fournisseur externe en contrepartie de ces services ne sont pas toujours visibles mais peuvent constituer une quote-part significative du TCO. Coûts liés à la qualité

Les coûts liés à la qualité – ou à l’absence de qualité – des solutions RH sont peut-être les plus difficiles à détecter. Le choix d’une solution inadaptée constitue parfois le coût caché le plus élevé car il peut avoir un impact majeur sur le résultat net de la société.

NE PAS ÉLABORER LE BUSINESS CASE À PARTIR DES COÛTS UNIQUEMENT

RÉSULTATS FINANCIERS, RISQUES ET ROIUne méconnaissance du coût total de possession (TCO) impacte les résultats financiers, augmente les risques, et affecte le retour sur investissement de l’externalisation car le business case est sous-estimé et incomplet. Lors de l’élaboration du business case et du calcul du ROI dans le cadre d’une externalisation de la gestion des RH, les coûts informatiques par exemple (licences, maintenance et mise à jour, intégration et interface des systèmes, temps passé) doivent être pris en compte, car ils sont transférés au prestataire de services. Les données sur le coût total de possession (TCO) recueillies par PwC ont montré que les coûts d’intégration de logiciels pour les entreprises s’élèvent à environ 200 dollars par employé et par an, lorsqu’elles exploitent des systèmes RH séparément.

Afin de calculer leur coût total de possession (TCO), les entreprises doivent se pencher sur tous leurs processus et ne pas se focaliser sur un processus en particulier. Elles doivent également identifier les coûts « essentiels » cachés en plus des coûts visibles. C’est en ayant une meilleure maîtrise de ces coûts que les RH seront en mesure d’offrir l’efficacité, les économies et l’amélioration des services essentielles à la réussite de l’entreprise.

Il est devenu essentiel pour les entreprises de comprendre le coût total de possession (TCO) de leurs processus RH. Toutefois, son calcul est une tâche complexe qui demande un niveau d’expertise élevé. Il est donc primordial d’avoir un partenaire disposant d’une méthodologie de mesure de l’ensemble des coûts de fonctionnement des processus RH. Mais les études de coût total de possession (TCO) ne devraient pas seulement identifier les opportunités de réduction des coûts, mais aussi la façon dont les processus actuels sont mis en œuvre. Ainsi, la fonction RH pourra élaborer un business case convaincant pour que les RH deviennent un véritable partenaire stratégique pour l’entreprise.


Il a été aussi doux qu’un agneau…

2. Avoir une vision à court terme

La pression du marché est telle que les avantages de l’externalisation à court terme deviennent la priorité. Certes, en faisant appel à l’expertise d’un prestataire externe, l’entreprise vise à réduire les coûts internes. Il est cependant important de penser l’externalisation sur le long terme car une fois les objectifs à court terme atteints, que devient la relation entre l’entreprise et le prestataire externe ? L’atout majeur de l’externalisation est de répondre aux besoins futurs de l’entreprise et de l’accompagner dans sa croissance. Selon l’étude « HRO Adoption Survey Report » menée par l’université de Nottingham en 2012, « si la maîtrise des coûts a été longtemps la principale motivation, les acheteurs ont désormais d’autres préoccupations telles que l’évolutivité, le manque d’expertise interne, la nécessité d’une plus grande standardisation et l’amélioration de l’intégration des pratiques RH ». En résumé, le partenariat d’externalisation doit évoluer en même temps que l’entreprise.


« La mise en place, la gestion et le développement d’une relation d’externalisation efficace est donc la clé du succès de tout investissement. »

UN PARTENAIRE POUR LE LONG TERME

UNE PERSPECTIVE À LONG TERME L’externalisation n’est pas une question locale mais internationale. Sur les 161 personnes interrogées pour l’enquête mondiale menée par Ernst & Young « Global Payroll Survey » sur la gestion de la paie en 2013, 68 envisageaient de pénétrer de nouveaux marchés au cours de l’année suivante. Les difficultés inhérentes à ce genre de développement sont nombreuses, mais le fait que le prestataire d’externalisation possède déjà une expérience locale des opérations, et d’autres clients, facilite l’implantation, contrairement à une solution interne manuelle et inadaptée. La création d’une nouvelle entité suite à un développement d’activité ou une fusion et acquisition à l’étranger exigerait un effort majeur de la part des services RH, informatique et financier sans l’aide d’un prestataire d’externalisation.

Il est important que le prestataire d’externalisation ait une expérience réussie et éprouvée afin d’établir un partenariat productif et rentable sur le long terme. Il doit pouvoir garantir des frais prévisibles et évolutifs, une prestation de services permettant d’éviter les coûts de maintenance et d’infrastructure, la mise à jour automatique des données

paie et RH locales avec une plate-forme unique et une

interface utilisateur pour un traitement global, et des mises à niveau de logiciels gratuites et immédiates. Il doit aussi être implanté à l’échelle mondiale, et avoir des experts locaux dans toutes les régions et sur les marchés où vous êtes présents, mais aussi ceux sur lesquels vous envisagez de vous développer à l’avenir.

« La création d’une nouvelle entité suite à un développement d’activité ou une fusion et acquisition à l’étranger exigerait un effort majeur de la part des services RH. »

Le business case de l’externalisation doit permettre aux RH de fournir des services efficaces et évolutifs. Cela signifie que les coûts d’infrastructure et les services stratégiques doivent rester constants au fur et à mesure de l’évolution de l’entreprise. Pour de nombreuses entreprises, cela passe par un partenariat avec un expert, un spécialiste international de l’externalisation de la gestion des RH, plutôt que par un service interne. Construire un partenariat à long terme consiste à intégrer le business case au retour sur investissement (ROI) pour les 5 à 10 années à venir. La mise en place, la gestion et le développement d’une relation d’externalisation efficace est donc la clé du succès de tout investissement. L’externalisation ne consiste pas

uniquement à signer un contrat, c’est une relation qui doit être entretenue et fondée sur la transparence et la confiance.


3. Craindre de perdre le contrôle

L’idée d’externaliser la gestion des processus Paie et RH peut engendrer un certain degré d’incertitude en interne. L’une des préoccupations majeures est de savoir qui va contrôler les processus et gérer la sécurité des données internes. Cela ne préoccupe pas uniquement les services RH. La direction craint aussi de perdre le contrôle des informations sensibles de l’entreprise. Cependant, on oublie souvent que l’externalisation permet d’améliorer le niveau de sécurité des données tout en laissant le contrôle à la charge du client.

Pas de souci, il est sur le pilote automatique


1. Le contrat de niveau de service (SLA) Service Delivery Model

2. Le modèle de prestation de services avec des indicateurs clés de performance RH (évolutions et mises à jour mensuelles des données fournies par le prestataire)

3. Un outil de CRM RH dédié à la prestation de services. La possibilité d’accéder aux données et de les vérifier à tout moment grâce à des outils et plate-formes

4. La structure de gouvernance composée des décideurs et des parties prenantes de l’entreprise cliente et du prestataire pour faire le point sur la stratégie et les progrès

5. La capacité à évaluer les infrastructures informatiques et la sécurité des données (validation et vérification des certifications, conformité SOX, ressources allouées à la sécurité informatique, respect des réglementations locales)

« On oublie souvent que l’externalisation permet d’améliorer le niveau de sécurité des données tout en laissant le contrôle à la charge du client. »

LA SÉCURITÉ DES DONNÉES DEVIENT MOINS PRÉOCCUPANTE

L’EXTERNALISATION OFFRE PLUS DE SÉCURITÉ Les meilleurs prestataires d’externalisation se préoccupent des infrastructures informatiques (mise en place d’un plan de récupération après sinistre (DRP), du budget sécurité et des certifications (choisissez un prestataire compatible SOX, par exemple), grâce à une appréhension internationale des législations réglementaires locales. Ils doivent également posséder des data centers suffisamment adaptés pour parer à d’éventuelles menaces informatiques externes.

La sécurité des données dépend aussi de l’expertise métier. Face à une technologie de plus en plus complexe et à l’augmentation du nombre d’opérations via le Cloud, l’expertise dans la gestion des données devient une priorité urgente. Les prestataires d’externalisation maîtrisent très bien ces techniques et spécificités grâce à des collaborateurs hautement qualifiés et expérimentés.

Transférer la gestion des processus RH à un prestataire spécialiste de l’externalisation n’implique pas forcément

la perte de contrôle. Convenir avec le prestataire des conditions d’utilisation, de stockage et de sécurité des données relève de la compétence de l’équipe RH interne. La prise en charge de ces aspects fait partie du service fourni. En outre, la formation d’une équipe interne chargée de l’externalisation et responsable du périmètre d’application et de la qualité des services transférés peut contribuer à apaiser les craintes qui subsistent. Cela comprend le suivi et la gestion des contrats de niveau de service (SLA), les crédits de service, le contrôle et l’impact des changements sur les processus. Les responsables de la relation avec le prestataire sont également chargés de veiller à la mise en place des nouvelles initiatives RH et des changements apportés aux services existants.

La sécurité des données et des informations du personnel devient moins préoccupante grâce aux dispositions prises avec les meilleurs prestataires. Pour être certaines de garder le contrôle des données, les entreprises doivent être vigilantes sur les points suivants :


4. Penser que l’automatisation remplacera l’expertise humaine

C’est sans doute une perspective attirante : un jour, les ordinateurs traiteront la gestion de la paie sans surveillance ou expertise humaine. En effet, la recherche et les projections indiquent que le BPaaS (Business Process as a Service) ou la gestion des processus métier (BPM) en mode Cloud permettront bientôt de s’acquitter de cette tâche en un seul clic.

Selon l’ordinateur, votre cœur a cessé de

battre


« ... l’accès aux connaissances, à l’expertise et aux outils constitue pour 23 % des personnes interrogées la motivation première. »

TIRER PARTI DE L’EXPERTISE

Le marché du BPaaS est en forte croissance, et l’automatisation en est certainement un facteur clé. Selon l’étude menée par Gartner en 2012 intitulée « Forecast: Public Cloud Services, Worldwide, 2010-2016 », le marché du BPaaS passera de 84,1 milliards de dollars en 2012 à 144,7 milliards de dollars en 2016, ce qui signifie que les services de logiciels basés sur le libre-service et l’automatisation sont en effet l’avenir de l’externalisation. Cependant, les outils ne remplaceront jamais entièrement l’expertise humaine dans les services RH et de gestion de la paie. Les meilleurs services d’externalisation sont capables d’associer les connaissances et l’expérience humaines aux toutes dernières technologies.

« Les meilleurs services d’externalisation sont capables d’associer les connaissances et l’expérience humaines aux toutes dernières technologies. »

Selon le rapport de Markets and Markets « Business Process as Service (BPaaS) Market & Cloud BPM Market (2013) », l’adoption de ce genre de solutions est relativement lente en raison de la prudence dont font preuve les cadres, et des questions de conformité. Le rapport d’ISG « Business Process as a Service: The Current Market Outlook (2014) » indique également que le « BPaaS n’est pas l’élément principal de la stratégie et du marketing des prestataires de services. La tarification basée sur les résultats et les transactions, les outils, plate-formes et analyses passent avant le BPaaS ». Pour arriver à ce Cloud Computing, le libre-service et l’automatisation doivent en faire partie. Mais ce qui est important, c’est avant tout l’interface RH, les données RH, et le service fourni par des experts. Les relations avec les collaborateurs deviennent de plus en plus complexes, des besoins en formation au recrutement, et les entreprises doivent répondre avec souplesse à l’évolution du marché. Ce type de services et de connaissances ne peuvent provenir que d’une seule source : un partenaire de confiance qui comprend l’entreprise, le marché et la région géographique. Essayer d’automatiser entièrement les systèmes pourrait créer davantage de problèmes à l’entreprise pour l’avenir.

LES ROBOTS NE VIVENT PAS DANS LE MONDE RÉEL

Les dernières tendances et innovations en matière de logiciels ne changent pas le principe essentiel des meilleures pratiques d’externalisation. Il y a dix ans, le rapport de la Work Foundation, « Managing Best Practice, No. 107: Outsourcing in HR (2004) », avait demandé aux entreprises pourquoi elles externalisaient une ou plusieurs fonctions. Dans 63 % des cas, la raison était de « tirer parti des connaissances

de spécialistes ». Aujourd’hui, cela reste toujours le facteur le plus important puisque dans le rapport d’Ernst & Young « Outsourcing in Europe » publié en 2013, l’accès aux connaissances, à l’expertise et aux outils constitue pour 23 % des personnes interrogées la motivation première. Certes, les logiciels, données et analyses ont connu une nette

amélioration, mais l’expertise humaine derrière l’ensemble de ces outils est tout aussi importante, si ce n’est plus.

L’enquête d’Ernst & Young en 2013 sur la gestion de la paie à l’international montre également que « les entreprises ne font pas totalement confiance à la technologie pour suivre les nombreuses modifications légales et respecter la conformité à l’échelle mondiale ». Elle conclut que « les entreprises pensent qu’un prestataire d’externalisation est plus susceptible de rester en phase avec les réglementations car c’est généralement son cœur de métier ». Un prestataire d’externalisation allie technologie et expertise humaine pour ainsi ajouter de la valeur à l’entreprise.


Avec des prix comme ça, on peut commander un dessert

5. Considérer le prix comme seul critère de choix On demande constamment à la fonction RH de contribuer aux économies globales de l’entreprise et de trouver les moyens de réduire les coûts. L’externalisation peut alors apparaître comme la solution attractive et efficace. Toutefois, le prix n’est pas le seul critère de choix. La décision du conseil d’administration est plus susceptible d’être influencée par les bénéfices majeurs de l’externalisation des processus Paie et RH. Selon le magazine Pay and Benefits (« Payroll Bureaux: Working in partnership », août 2012) : « Les entreprises d’aujourd’hui sont à la recherche d’une approche stratégique de leurs processus paie, avec les objectifs principaux d’accroître l’efficacité, de réduire les charges et d’assurer la continuité de l’activité tout en réduisant les risques et la responsabilité » . Il conclut par : « Bien que le coût soit un facteur important, il ne devrait jamais être le seul. »


Au-delà des coûts, recourir à l’externalisation de la gestion des processus RH peut permettre d’optimiser les performances RH et d’offrir les avantages suivants :

• des politiques RH internationales cohérentes,

• des services RH plus flexibles pour répondre aux besoins de l’entreprise,

• une meilleure définition des rôles de la fonction RH,

• une harmonisation et/ou standardisation des processus RH pour garantir un traitement équitable de tous les employés,

• une intégration réelle du SIRH aux autres systèmes,

• une amélioration de la qualité des services RH grâce à des contrats de niveau de service (SLA) et à la transformation des RH,

• une réaffectation des ressources RH à des activités à plus forte valeur ajoutée.

« Libérer les managers des tâches quotidiennes pour se concentrer sur la planification stratégique, les compétences essentielles, la satisfaction client et la prise de décision. »

LE COÛT N’EST PAS LE SEUL FACTEUR

DÉFINIR LES BONNES PRIORITÉSSi l’objectif de rentabilité repose uniquement sur la réduction des coûts, c’est que la priorité n’est pas la bonne. La transformation RH doit être concentrée sur les besoins des clients internes et sur la manière dont les RH peuvent leur apporter de la valeur ainsi qu’à l’entreprise. Choisir l’externalisation de la gestion de la paie et des RH sur un simple critère de prix sans tenir compte de la valeur que le partenaire peut apporter ne profitera pas aux clients internes car la qualité et les niveaux de service seront sacrifiés pour atteindre les objectifs de coûts. À long terme, les clients internes seront déçus. Recourir à l’externalisation de la gestion de la paie et des RH pour libérer des ressources

et permettre au prestataire de travailler en partenariat (en fournissant les meilleurs niveaux de service et d’innovation) est une démarche qui aboutira à un excellent retour sur investissement et à un coût total de possession (TCO) optimal.

« Si l’objectif de rentabilité repose uniquement sur la réduction des coûts, c’est que la priorité n’est pas la bonne. »

Dans leur article publié dans International Journal of Innovation, Management and Technology en 2011, Dr Manisha Seth et Dr Deepa Sethi reconnaissent que « les services RH font partie des principales pièces dans le jeu de l’externalisation ». Elles soutiennent qu’au-delà du coût, les raisons actuelles sont entre autres de libérer les managers « des tâches quotidiennes pour se concentrer sur la planification stratégique, les compétences essentielles, la satisfaction client et la prise de décision ». Selon elles, c’est le constat fait dans « un certain nombre de grandes entreprises à travers le monde qui ont commencé à opter pour l’externalisation de leur gestion des RH ».


6. Mettre en place un plan de transition inadapté À ses débuts, l’externalisation consistait à soustraire un département entier du périmètre de l’entreprise, et à le gérer à moindre coût. C’est ce qu’on a appelé l’approche « lift and shift ». Mais l’externalisation des processus a évolué et l’approche « lift and shift » aussi. Si un département ne fonctionne pas bien, il faut d’abord essayer de comprendre pourquoi avant de le transférer afin d’éviter que les problèmes ne perdurent, en externe. Selon un article publié en juin 2014 dans Computer Weekly, « l’externalisation est à la traîne en ce qui concerne la numérisation... Deux tiers des contrats d’externalisation des processus d’aujourd’hui adoptent encore l’approche « lift and shift » : en transférant tout simplement les processus existants à des prestataires externes pour réduire les coûts... Souvent, la prestation de services est mise en place comme un simple partenariat transactionnel et l’équipe se concentre sur ses obligations contractuelles ».

L’échauffement

est terminé

Prêt pour l’entraînement !


APPROCHE À LONG TERME

LA PLANIFICATION EST ESSENTIELLESi certains domaines d’un service RH ne fonctionnent pas correctement, ou se révèlent trop coûteux, l’externalisation peut être une solution efficace. Cependant, les problèmes et les coûts doivent être préalablement identifiés en collaboration avec le prestataire d’externalisation, avant le démarrage de la prestation et le choix du système. Certaines entreprises, désireuses de se débarrasser rapidement du problème, se précipitent vers le premier prestataire d’externalisation qui leur offre le meilleur délai de mise en œuvre. Mais attention ! Si cela semble trop beau pour être vrai, c’est probablement le cas. Si un prestataire prétend pouvoir résoudre tous vos problèmes grâce à un contrat d’externalisation, sans d’abord essayer de comprendre la cause des problèmes, il y a de fortes chances qu’il soit incapable de fournir les services attendus.

Selon le rapport d’Accenture « Next-Generation BPO: Are You Ready? » publié en 2011 : « Nous sommes aujourd’hui arrivés à l’externalisation de deuxième génération et nous sommes

passés de l’approche « lift and shift » à une prestation de services globale. » L’externalisation offre aux entreprises beaucoup plus que le même département à moindre coût. Cela permet d’extraire et d’analyser l’ensemble de toutes

les données exploitables et d’utiliser ces informations pour générer de nouveaux types de résultats... comme une commercialisation accélérée, plus d’innovation, une fidélisation accrue de la clientèle, une gestion des talents intelligente, et une croissance du chiffre d’affaires.

« Si cela semble trop beau pour être vrai, c’est probablement le cas. »

C’est une erreur de penser qu’il suffit d’externaliser une partie de votre gestion RH pour améliorer vos performances et vos services. L’externalisation de la gestion des processus RH peut provoquer un changement radical. Elle permet aux RH de modifier complètement leurs méthodes de travail, leurs processus et leur rôle. En réorganisant les processus pendant la phase de transition, les RH peuvent profiter pleinement des avantages de l’externalisation, et répondre parfaitement à la culture et aux attentes de l’entreprise.

Pour obtenir les meilleurs résultats, l’externalisation doit être un véritable partenariat entre le client et le prestataire de services. Et pour adopter une approche globale plutôt qu’une approche transactionnelle, il faut s’appuyer sur les piliers suivants :

1. Collaborateurs : définition des postes et des rôles, formation pour mettre l’accent sur les tâches à valeur ajoutée, communication précoce et fréquente pour tout projet de gestion du changement.

2. Processus : cartographie du service RH et des responsabilités des prestataires, transfert des tâches aux prestataires, contrat de niveau de service (SLA), délégation des processus aux managers.

3. Systèmes : amélioration de l’intégration des systèmes (finance, informatique, RH), SIRH innovant, applications mobiles.

4. Organisation : flexibilité, contrôle central et local, services partagés.

Comme Ben Trowbridge l’a écrit dans son article « 5 Reasons Outsourcing Fails » en 2014 : « Il est important de planifier la transition ou la migration des processus pour réussir un projet d’externalisation. Les migrations sont des activités complexes qui nécessitent une analyse approfondie des processus ainsi que des technologies, infrastructures et compétences de gestion pour les accompagner... » L’externalisation a parcouru un long chemin depuis l’approche « lift and shift ».


7. Appréhender les changements organisationnels

On croit à tort que l’externalisation de la gestion des processus Paie et RH ou même l’externalisation en général rime avec suppression d’emplois. Cette idée fausse freine d’ailleurs certaines entreprises à franchir le pas. L’externalisation n’engendre aucune réduction d’effectifs ni de diminution des ressources. Au contraire, c’est pour vous l’opportunité d’aider vos collaborateurs à devenir des experts RH, en leur permettant de ne plus s’atteler à des tâches fonctionnelles laborieuses, et en leur libérant du temps pour se concentrer sur des activités stratégiques pour l’entreprise. Le modèle RH de votre partenaire doit permettre à la fonction RH de s’intégrer de manière plus approfondie dans les processus stratégiques et d’aligner son activité sur les résultats de l’entreprise. Les dirigeants d’entreprise ont compris l’importance de la fonction RH et des talents en interne pour la réussite de leurs entreprises. Les RH se doivent d’être stratégiques et libérés des tâches administratives.


• un benchmark RH par rapport aux entreprises les plus performantes et aux concurrents dans le monde,

• des experts RH au niveau local et international,

• l’accès aux innovations technologiques RH, mises à jour régulièrement, y compris les applications mobiles et les tableaux de bord,

• des services RH flexibles et faciles à déployer,

• l’accès aux dernières idées, connaissances et pratiques RH.

« Les dirigeants d’entreprise, loin de vouloir se débarrasser des RH, souhaitent que cette fonction devienne plus stratégique. »

PROGRESSER DANS LA CHAÎNE DE VALEUR

CHANGER POUR S’AMÉLIORER Il est tout à fait naturel d’avoir des réticences par rapport à l’externalisation. Collaborer avec les syndicats, mobiliser votre équipe RH et gérer le changement peut s’avérer être une tâche difficile. Mais maintenir le statu quo, continuer à appliquer des processus inefficaces et demander aux collaborateurs d’exécuter des tâches fastidieuses et peu gratifiantes peut s’avérer dangereux à long terme. Cela peut également engendrer un décalage entre la stratégie de l’entreprise et les tâches que les RH sont en mesure d’accomplir.

Le changement, en revanche, peut être très bénéfique pour l’entreprise. Selon l’article « To make money rather than to cut costs ? » publié dans HR Magazine en 2011 : « l’externalisation peut offrir les infrastructures et les services nécessaires à la gestion des processus tout en libérant des ressources, et permettre enfin aux dirigeants de se concentrer sur le développement de l’entreprise. » Ce qui ne veut pas dire réduction des effectifs ou baisse de moral en interne. Au contraire, « l’externalisation des processus RH peut renforcer la culture d’entreprise... en fournissant des données fiables et exploitables pour la prise de décision ».

Selon le rapport « CEO Perspectives » de The Economist Business Intelligent Unit’s publié en 2012, les dirigeants d’entreprise, loin de vouloir se débarrasser des RH, souhaitent que cette fonction devienne plus stratégique et

plus impliquée dans la prise de décision : 70 % d’entre eux ont déclaré vouloir que leur responsable RH soit un « acteur clé », et 54 % placent en haut de leur liste de préoccupations « la crainte de manquer de talents au sein de l’entreprise ». Il existe donc une réelle nécessité de réduire la charge administrative qui pèse sur le processus de gestion du personnel en interne, pour se consacrer à des tâches plus stratégiques.

« Le changement, en revanche, peut être très bénéfique pour l’entreprise. »

La gestion des talents et la stratégie relationnelle sont de plus en plus importantes pour les entreprises innovantes et en pleine croissance. L’externalisation de la gestion de la paie et des RH peut donc libérer les équipes internes des tâches non stratégiques, et leur permettre ainsi de progresser dans la chaîne de valeur. L’externalisation des processus est un moyen de bénéficier des meilleures pratiques telles que :


ConclusionLes idées reçues sur l’externalisation des processus sont nées d’une méconnaissance de son objectif premier. L’approche « lift and shift », qui consistait à transférer les problèmes d’un service interne à un prestataire externe, est désormais révolue. De la même manière, réduire les coûts n’est plus la motivation principale de l’externalisation.

La valeur ajoutée de l’externalisation des processus Paie et RH est de mieux en mieux comprise, et devient le moteur de la performance des entreprises innovantes et en pleine croissance. Les chefs d’entreprise, qui cherchent un partenaire expert dans l’externalisation des processus RH, reconnaissent désormais son véritable potentiel. Il ne s’agit pas de perdre un service interne ou de réduire le personnel, mais d’introduire une toute nouvelle dimension : un expert international en innovation et croissance. Les RH ne voient plus l’externalisation comme une menace mais comme une opportunité.

Ce sont les idées reçues, les contrevérités et la désinformation mises en évidence dans ces articles qui ralentissent les projets d’externalisation des processus Paie et RH, et conduisent à l’échec. La décision stratégique pour une entreprise de choisir une solution d’externalisation et un partenaire pour une relation à long terme ne peut être prise à la légère. En éclairant les entreprises et les responsables RH sur la réalité de l’externalisation, nous espérons simplifier le processus et leur permettre de stimuler la performance future de leurs activités. Car, aujourd’hui plus que jamais, les avantages de l’externalisation des processus Paie et RH sont indispensables à l’entreprise.

Les entreprises du monde entier font confiance à ADP® (NASDAQ : ADP) pour ses solutions et services basés sur le Cloud afin de gérer leur atout le plus important : leurs salariés. Grâce à ses solutions de paie, de gestion des temps et activités et de management des talents, ADP apporte à ses clients des connaissances et une expertise inégalées pour les aider à développer leur capital humain (HCM). Pionnier en matière d’externalisation des processus métier, ADP est au service de plus de 610 000 clients dans 100 pays.

En France, le groupe compte 2 500 collaborateurs répartis sur 9 sites régionaux pour servir 12 000 clients représentant 2,5 millions de salariés.

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