Etape 3 : Valider l’entretien annuel

• Lorsque l’entretien est entièrement complété, et les objectifs fixés pour l’année suivante sont saisis dans le formulaire prévu à cet effet, cliquer sur le bouton « Soumettre » pour le valider ;

• Informer le collaborateur signataire que son entretien est disponible pour validation (ce dernier recevra néanmoins une notification automatique VITALIS) ;

• Lors de la connexion, le collaborateur accède à son formulaire d’entretien, via le menu « Performances ». Il peut consulter le contenu saisi, le valider ou le refuser en ajoutant le motif en commentaire ;

• En cas de validation du collaborateur, le manager est invité à lire le commentaire final de ce dernier et à valider de façon définitive le formulaire ;

• En cas de refus, de demande de précision ou de pièces jointes, le collaborateur contacte le manager et son service Ressources Humaines pour les en informer et proposer des modifications.

MEMO

Manager

L’entretien annuel

en 4 étapes

Direction des systèmes d’information RH

2014

N.b. Ce memo est une synthèse des étapes clés des entretiens annuels dans VITALIS. Se reporter au manuel utilisateurs pour plus de détails.

Signature

électronique

Acteurs du process

Liens utiles

• L’administrateur de la campagne :le responsable VITALIS désigné par la société.

• Le collaborateur signataire:le collaborateur évalué pendant l’entretien. Elle cosigne l’entretien avec l’évaluateur.

• L’évaluateur :le responsable de la conduite de l’entretien et de sa saisie. L’évaluateur est par défaut le manager hiérarchique de l’évalué.

Astuces : utiliser le filtre, disponible en haut à gauche de la page, afin de choisir la campagne et/ou le responsable pour lesquels le suivi de l’avancement de la réalisation sera réalisé.

Dans l’onglet « Mon organisation » (a), trois états de suivi d’avancement de réalisation sont proposés :

•Grille de notation : récapitulatif des évaluations globales de performance ;•Synthèse des performances de mon organisation : suivi détaillé de la réalisation des entretiens annuels des équipes ;•Statut de finalisation de la tâche : suivi global de l’avancement des entretiens annuels.

Comment se connecter à VITALIS ?

• Lien de connexion: www.vinci-vitalis.com

Qui contacter en cas de besoin ?• Pour toute question relative aux données

affichées à l’écran et à l’entretien annuel, contactez directement l’administrateur VITALIS de votre société.

• Pour toute question sur l’utilisation de VITALIS, pour retrouver les documents remis en formation ou les modules e-learning, un service spécifique, le VIP, est à votre disposition :

• Portail : http://vip.vinci.net• E-mail : vitalis.vip@vinci.com

Etape 4 : Suivre l’avancement de

réalisation

a

b

Etape 2 : Compléter le formulaire

Pour ouvrir un formulaire d’entretien annuel (cf partie « Les statuts du formulaire » de ce document) :

•Cliquer sur la flèche située à gauche du formulaire (a) ;•Cliquer sur le bouton « Commencer » (b) correspondant au statut en cours (« Définir les objectifs » ou « Evaluations par le manager »).

•Compléter chacune des parties du formulaire (c ).

Remarque : chacune des parties sera visible par le collaborateur, la ligne hiérarchique et l‘administrateur de la campagne (RH).

Remarque : les objectifs fixés pour l’année suivante sont saisis dans le formulaire prévu à cet effet.

Etape 1 : Déléguer un entretien annuel

• Fonctionnalités dans le formulaire (d) :• Page imprimable : permet

d’imprimer le formulaire vierge ou complété ;

• Enregistrer : enregistre les données saisies ;

• Enregistrer et fermer : enregistre les données saisies et retour au tableau de bord manager ;

• Soumettre : valide la saisie des commentaires du manager et envoie en signature au collaborateur ;

• Annuler : annule tous les commentaires non enregistrés au préalable.

• Pièce jointe (e) : il est également possible de joindre des pièces jointes à l’entretien AVANT de cliquer sur « Soumettre » (PDF, document Word ou Excel, etc.)

Dans la page « Gestion des performances », vérifier que la liste des évaluations à réaliser est à jour. Si besoin, il est possible de déléguer un entretien à un autre manager.Menu : Navigateur > Ressources du responsables > Performances.

•Cliquer sur le statut « Définir les objectifs » correspondant au formulaire du collaborateur concerné ;•Une pop-up s’affiche à l’écran :

•Confirmer la période sur laquelle porte l’évaluation;

•Renseigner le nom du nouvel évaluateur.

•Cliquer sur « OK » pour confirmer le choix.•Informer l’administrateur de campagne de toute délégation d’un entretien.

• Consulter le « Dossier du collaborateur » en cliquant sur l’icône «  » (a), puis sur « Afficher le portrait » :

• les données d’historique de carrière ;• les données d’historique de formation

continue ;• les données de rémunération.

• En cas d’erreur dans les données du dossier d’un collaborateur, contacter l’administrateur de campagne.

Se repérer dans le module

Lors de l’entretien Annuel, le manager et le collaborateur se réunissent pour faire un bilan de l’année écoulée, définir ensemble les objectifs à atteindre pour l’année suivante, ainsi que les moyens à mettre en œuvre pour les réaliser (formation, actions à prendre, etc.).

Toutes les fonctionnalités du module d’entretien annuel sont accessibles à partir de la page « Gestion des performances » :

Menu : Navigateur > Ressources du responsables > Performances.

•Accéder aux dossiers des collaborateurs de l’équipe (a) ;•Visualiser les historiques d’entretien annuel ainsi que la liste des entretiens à réaliser (b) ;•Suivre la campagne d’entretien annuel de l’équipe directe (c) et de la ligne hiérarchique (d).

Les statuts du formulaire

Pour chacun des formulaires affichés, il est possible de visualiser son statut. Après un clic sur la flèche située à gauche de chacun d’entre eux (a), la liste des statuts correspondants au circuit de validation s’affiche :•Définir les objectifs (formulaire non démarré) ;•Evaluation par le manager (formulaire en cours) ;•En attente de signature (en cours de validation par le collaborateur et le manager) ;Le formulaire prend ensuite le statut Terminé.

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