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Administration contractante: Commission européenne

Chaînes de valeur inclusives et durables et fortification nutritionnelle

Lignes directrices à l’intention des demandeurs

Ligne budgétaire: 21.020704

Référence:EuropeAid/151093/DH/ACT/Multi

Date limite de soumission1 de la note succincte de présentation:

29 mars 2016 à 16 heures (heure et date de Bruxelles)

(afin de convertir à l’heure locale, cliquez ici2)

1 La soumission en ligne via PROSPECT est obligatoire pour le présent appel à propositions (voir section 2.2.2). Dans PROSPECT, toutes les dates et heures sont exprimées en heure de Bruxelles. Les demandeurs doivent noter que le soutien informatique est ouvert du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h 30, heure de Bruxelles (sauf pendant les jours fériés). Les demandeurs sont priés de prendre note des heures de maintenance hebdomadaires mentionnées dans le manuel d’utilisation de PROSPECT.

2 Exemple d’outil de conversion horaire en ligne: http://www.timeanddate.com/worldclock/converter.html.

EuropeAid/151093/DH/ACT/Multi de 37

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http://www.timeanddate.com/worldclock/converter.html

http://www.timeanddate.com/worldclock/converter.html

AVERTISSEMENT

Le présent appel constitue un appel à propositions restreint. Dans un premier temps, seules les notes succinctes de présentation (annexe A.1) doivent être présentées pour évaluation. Par la suite, les demandeurs chefs de file qui auront été présélectionnés seront invités à soumettre une demande complète. Après l’évaluation des demandes complètes, un contrôle d’éligibilité sera réalisé pour ceux qui ont été provisoirement sélectionnés. L’éligibilité sera vérifiée sur la base des pièces justificatives demandées par l'administration contractante et de la «déclaration du demandeur chef de file» signée, envoyées en même temps que la demande complète.

Pour répondre au présent appel à propositions, les organisations doivent s’enregistrer dans PADOR et soumettre leurs demandes dans PROSPECT (voir section 2.2.2 des lignes directrices). Le but de PROSPECT est d’accroître l’efficacité de la gestion de l’appel à propositions et d’offrir un meilleur service aux organisations de la société civile au moyen d’une nouvelle palette de fonctionnalités telles que la soumission en ligne et la possibilité de suivre le statut de leurs propositions en ligne.

Préparation: Séance d’information le jeudi 25 février 2016, à Bruxelles et manuels d’utilisation

Afin d’aider les demandeurs à se familiariser avec le système avant la soumission en ligne, une séance d’information sera organisée le jeudi 25 février 2016, à Bruxelles.

Si cette séance vous intéresse, veuillez envoyer un courrier électronique avant le lundi 22 février 2016 à [email protected] et [email protected], en indiquant le prénom, le nom, la nationalité et l’adresse électronique des personnes qui y participeront ainsi que leur organisation (maximum deux participants par organisation). Les frais supportés par les demandeurs pour assister à cette séance d’information ne sont pas remboursables.

Toutes les organisations peuvent trouver le manuel d’e-learning (annexe L) et d’utilisation de PROSPECT (annexe M) ainsi que la FAQ publiée avec les documents du présent appel. Vous pouvez également prendre contact avec notre équipe d’assistance technique via le formulaire d’aide en ligne disponible dans PROSPECT3.

Ces lignes directrices sont publiées en anglais, français, espagnol et portugais. En cas de divergence entre les versions linguistiques de cet appel, la version anglaise prévaudra, étant la version officielle. Les lignes directrices en français, espagnol et portugais ne sont pas des versions officielles et ont été mises à la disposition des requérants pour faciliter leur présentation.

Une boîte aux lettres fonctionnelle spécifiquement dédiée à cet appel a été mise en place :

[email protected].

Elle doit être utilisée exclusivement pour l'envoi des demandes d'éclaircissement dans les délais fixés au paragraphe 2.2 des présentes lignes directrices. Aucune autre boîte aux lettres fonctionnelle ne sera utilisée. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de fermer cette boîte aux lettres sans préavis une fois que cet appel à propositions est clôturé et de ne pas répondre aux demandes qui n'entrent pas dans l'une des catégories susmentionnées.

Les notes succinctes ou les demandes complètes soumises par le biais de cette boîte aux lettres ne seront pas considérées.

3 Si PROSPECT est indisponible, vous pouvez également joindre l’équipe de soutien informatique par courrier électronique: [email protected]


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mailto:[email protected]

Table des matières

1 CHAÎNES DE VALEUR INCLUSIVES ET DURABLES ET ENRICHISSEMENT DES ALIMENT 41.1 Contexte 41.2 Objectifs du programme et priorités 51.3 Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l'administration contractante 6

2 RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS 82.1 Critères d’éligibilité 8

2.1.1 Éligibilité des demandeurs [demandeur chef de file et codemandeur(s)] 82.1.2 Entités affiliées 112.1.3 Associés et contractants 122.1.4 Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle être présentée? 122.1.5 Éligibilité des coûts: quels coûts peuvent être inclus? 16

2.2 Présentation de la demande et procédure à suivre 192.2.1 Contenu de la note succincte de présentation 202.2.2 Où et comment envoyer les notes succinctes de présentation? 212.2.3 Date limite de soumission de la note succincte de présentation 222.2.4 Autres renseignements sur la note succincte de présentation232.2.5 Demandes complètes 232.2.6 Où et comment envoyer les formulaires complets de demande? 242.2.7 Date limite de soumission des demandes complètes 252.2.8 Autres renseignements sur les demandes complètes 25

2.3 Évaluation et sélection des demandes 262.4 Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées 322.5 Notification de la décision de l'administration contractante 33

2.5.1 Contenu de la décision 332.5.2 Calendrier indicatif 34

2.6 Conditions de la mise en œuvre après la décision de l'administration contractante d’attribution d’une subvention 34

2.7 Système de détection rapide et d’exclusion (EDES) 353 LISTE DES ANNEXES 36


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1 CHAÎNES DE VALEUR INCLUSIVES ET DURABLES ETENRICHISSEMENT DES ALIMENTS

1.1 CONTEXTE

1.1.1 Chaînes de valeur (lot 1)

Les chaînes de valeur fondées sur l’agriculture, à la fois locales et internationales, constituent un volet important de l'Agenda pour le Changement de l'Union européenne et jouent un rôle crucial dans le développement durable: sur le plan environnemental (la gestion des ressources naturelles ayant une incidence sur le changement d'affectation des terres, l’empreinte carbone, les émissions et la biodiversité, entre autres), sur le plan social (la gestion du risque et la résilience, les droits fonciers, le travail des enfants, le travail décent, le rôle de la femme et de l’homme, entre autres) et sur le plan économique (la création d’emplois, la répartition des revenus le long de la chaîne, les avantages globaux, l’effet multiplicateur des investissements dans l’agriculture et les activités en amont et en aval du secteur privé, entre autres).

De concert avec les gouvernements, les institutions des Nations unies et des partenaires publics et privés, l’Union européenne s'engage en faveur de l’approvisionnement et l’investissement durables dans l'ensemble des chaînes d’approvisionnement agricole, et soutient les nouvelles orientations de principes volontaires pour investir dans l’agriculture, telles que les directives volontaires pour une gouvernance responsable des régimes fonciers applicables aux terres, aux pêches et aux forêts dans le contexte de la sécurité alimentaire nationale (VGGT) et les principes pour un investissement responsable dans l’agriculture et les systèmes alimentaires (RAI). L’investissement privé associé à l’action publique peut bénéficier aux petits exploitants agricoles, aux communautés, aux entreprises commerciales et aux pouvoirs publics et contribuer à un développement inclusif et durable et à la réduction de la pauvreté.

La demande intérieure et internationale croissante pour les produits agricoles, d’une part, et un environnement plus favorable aux investissements, tant intérieurs qu’étrangers, d’autre part, créent des débouchés commerciaux pour les petits et grands exploitants agricoles qui voient leur revenu augmenter, réduisant ainsi l’insécurité alimentaire et produisant des richesses. Parallèlement, de nombreux petits agriculteurs et petites entreprises agricoles n’ont pas ou ont peu accès aux marchés locaux, régionaux ou mondiaux, manquent de moyens (informations, capital, compétences et technologies) pour être intégrés dans des chaînes de valeur, souffrent d’une faible productivité ou ne produisent pas de manière durable sur le plan social et environnemental.

La raréfaction des ressources naturelles (terres, énergie, eau, etc.), l’attention croissante portée aux droits de l’homme (travail décent, travail des enfants, droits des femmes, etc.) ainsi que le besoin de transparence et de responsabilisation ont mené les secteurs public et privé à mettre davantage l’accent sur le développement agricole durable et l’entrepreneuriat responsable. En effet, de plus en plus d’entreprises privées se préoccupent à présent de durabilité environnementale et sociale et de gouvernance durable, afin d’assurer des chaînes d’approvisionnement stables, fortes et durables.

Tous ces débouchés pour la production de chaînes de valeur, ces défis en matière de développement et ces exigences de durabilité sont complexes et doivent être pris en considération par les différentes parties prenantes associées à ces chaînes de valeur. Le programme prévoit donc de mettre en place une nouvelle gouvernance multipartite à tous les niveaux. Il est important que ces approches et d’autres approches innovantes utilisées soient soutenues par la production systématique de connaissances fondées sur des données factuelles en ce qui concerne les chaînes de valeur afin d’assurer une responsabilisation appropriée et un suivi adéquat des actions menées.

1.1.2. Fortification nutritionnelle (lot 2)

Des carences en vitamines et minéraux essentiels sont courantes et ont des effets nocifs très graves sur la survie et le développement de l’enfant. Des carences en vitamine A et en zinc affectent de façon négative la santé et la survie de l’enfant, et des carences en iode et en fer ainsi qu’un retard de croissance empêchent l’enfant d’atteindre son potentiel de développement. Les carences en fer et en calcium contribuent considérablement aux décès maternels: l’anémie serait la cause de 23 % du total des décès


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maternels, tandis que les carences en calcium augmentent le risque de pré-éclampsie, responsable de 19 % du total des décès maternels.

La capacité à produire des connaissances fondées sur des données factuelles en ce qui concerne la fortification nutritionnelle est nécessaire, afin de tirer des leçons pour les actions à mener, l’innovation et la responsabilisation, et de garantir des avantages durables pour les pauvres et les personnes les plus vulnérables.

La fortification nutritionnelle est une stratégie largement reconnue et soutenue, tant au niveau mondial qu'au niveau national, afin de réduire les carences en micronutriments. La Commission européenne reconnaît également que la fortification nutritionnelle pourrait jouer un rôle clé dans le cadre d’une approche globale pour s’attaquer au problème de la malnutrition et soigneusement conçue pour relever les défis posés dans des contextes spécifiques. Toutefois, comme l’énoncent clairement la communication et le plan d’action de la Commission européenne sur la lutte contre la dénutrition, il n’existe pas de solution miracle et il faut tenir compte des nombreuses variables et déterminants qui influencent la disponibilité, l’accès, la consommation et l’absorption des micronutriments. Par conséquent, un large éventail de réponses possibles devraient être systématiquement analysées selon leur avantage comparatif dans un contexte donné.

La fortification nutritionnelle représente un domaine d’investissement au potentiel intéressant dans la lutte contre les carences en micronutriments, car il constitue un outil relativement rentable, abordable, modulable et immédiat pour résoudre un problème d’urgence planétaire. Qui plus est, devant l’occasion qui se présente de tirer profit du rôle significatif et des ressources du secteur privé dans ce domaine, plusieurs organisations et initiatives mettent en avant la fortification nutritionnelle.

1.2 OBJECTIFS DU PROGRAMME ET PRIORITÉS L’objectif global du présent appel à propositions est de créer des chaînes de valeur inclusives et durables fondées sur l’agriculture et de mettre au point des aliments enrichis pour améliorer la sécurité alimentaire chez les pauvres et les personnes vulnérables et réduire la pauvreté et la dénutrition.

Les objectifs spécifiques du présent appel à propositions sont:

1.2.1 Chaînes de valeur (lot 1)

1) Améliorer la gouvernance des chaînes de valeur (O.S.1); et

2) Renforcer la capacité de production des chaînes de valeur et l’accès aux marchés des petits exploitants agricoles et des entreprises de l’agroalimentaire de petite taille (O.S.2).

L’agriculture (y compris l'élevage et la pêche) a le potentiel de générer de la croissance, des emplois dans les zones rurales et tout au long des chaînes de valeur, et constitue un déterminant important dans la gestion de l’environnement. Afin d’exploiter pleinement ce potentiel, des investissements publics et privés sont nécessaires.

Ce lot 1 se concentrera plus particulièrement sur les petits exploitants agricoles et sur les micro, petites et moyennes entreprises (PME) de l’agroalimentaire dans les pays en développement en tant que bénéficiaires finaux, en multipliant les occasions de générer des revenus et en créant des emplois et des débouchés commerciaux le long de la chaîne d’approvisionnement de produits agricoles de manière inclusive et durable. Il vise en particulier à renforcer la participation des membres les plus petits, vulnérables et pauvres de la société, y compris par l’augmentation de leur pouvoir de négociation.

Afin d’encourager le développement inclusif et durable et de maîtriser l’innovation organisationnelle et technologique tout au long de la chaîne de valeur, il importe de nouer des alliances entre des acteurs de la chaîne de valeur publics et privés, y compris tous les types d’entreprises agricoles, petites ou grandes. Il importe tout autant de renforcer les capacités de différents opérateurs tout au long de la chaîne de valeur (les agriculteurs et leurs organisations, les PME, les organisations de marché, etc.) en vue d’améliorer la gouvernance de la chaîne de valeur, d’accéder aux marchés existants et aux nouveaux marchés (nationaux et internationaux) et d’augmenter la productivité et la compétitivité.

Des alliances multipartites constituent donc une priorité centrale de ce lot 1. Ces alliances ou partenariats peuvent inclure les pouvoirs publics, tout type de secteur privé, la société civile, des organisations communautaires et agricoles, des organisations régionales et internationales, des banques de


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développement, des gestionnaires de fonds, des fondations, des institutions du savoir, etc. Des partenariats efficaces en particulier avec les organisations agricoles et les acteurs locaux seront encouragés et considérés comme l’un des objectifs prioritaires de ce lot 1.

Le suivi des résultats et des incidences, notamment en termes de partage de valeur, de répartition juste et équitable des revenus, de réduction de la pauvreté et d’impact social et environnemental quantifié, sera essentiel et considéré comme l’un des objectifs prioritaires du lot 1.

Pour les 61 pays qui ont choisi comme secteur de concentration de l’aide de l’Union la sécurité alimentaire et nutritionnelle/l’agriculture durable pour les activités menées au cours de la période 2014-2020 (voir annexe N), les objectifs des actions devront s’aligner sur ceux des programmes indicatifs pluriannuels établis par chaque gouvernement.

1.2.2 Fortification nutritionnelle (lot 2)

3) Améliorer le statut nutritionnel des populations vulnérables souffrant de carences en micronutriments, en particulier les femmes, les jeunes filles et les enfants, en renforçant l’accès aux aliments enrichis et leur consommation (O.S.3).

Ce lot 2 renforcera la production, la diffusion et la consommation d’aliments enrichis accessibles, viables sur le plan technologique et culturellement acceptables, en conformité avec les normes nationales et internationales. Il conviendra d'établir une collaboration avec les instances réglementaires gouvernementales et intergouvernementales, les entreprises privées de transformation des produits alimentaires et la société civile, et de renforcer les partenariats public/privé dans ce domaine. Cela permettra par ailleurs de produire des connaissances précieuses sur la rentabilité des approches en matière de fortification nutritionnelle dans des contextes particuliers, qui seront utilisées pour élaborer des politiques nationales. Un contrat d’assistance technique qui entrera en vigueur au début de l’année 2016 viendra soutenir cette composante et fournira une aide à tous les projets issus de l’appel à propositions, veillera à la coordination et à l’échange d’expériences et assurera un cadre commun de suivi et d’évaluation.

Les bénéficiaires finaux de la fortification nutritionnelle seront les ménages pauvres et vulnérables qui souffrent actuellement de carences en micronutriments. En outre, pour accroître les capacités à élaborer des politiques et à légiférer sur les programmes de fortification nutritionnelle, à réglementer, appliquer et gérer ces programmes, les pouvoirs publics et la société civile seront des partenaires et acteurs essentiels.

1.3 MONTANT DE L’ENVELOPPE FINANCIÈRE MISE À DISPOSITION PAR L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE

Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions s’élève à 57 millions d’EUR, dont 47 millions ont été alloués dans le cadre du budget 2015 de l’Union européenne et le solde de 10 millions dans le cadre du budget 2016. L'administration contractante se réserve la possibilité de ne pas attribuer tous les fonds disponibles. De la même manière, le montant prévu peut être augmenté à l’avenir si d’autres fonds se libèrent.

Répartition indicative des fonds par lot:

Lot 1 – Chaînes de valeur (O.S. 1 et 2): 27 millions d’EUR.

Lot 2 – Fortification nutritionnelle (O.S. 3): 30 millions d’EUR.

Si l’enveloppe indiquée pour un lot spécifique ne peut être utilisée faute de propositions reçues en nombre suffisant ou du fait de leur qualité insuffisante, l'administration contractante se réserve le droit de réattribuer les fonds inutilisés à un autre lot.

Montant des subventions

Toute contribution de l'Union européenne demandée (montant) dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les montants minimaux et maximaux suivants:

Lot 1 – Chaînes de valeur:

montant minimal: 3 millions d’EUR


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montant maximal: 7 millions d’EUR

Lot 2 – Fortification nutritionnelle:

montant minimal: 1 million d’EUR

montant maximal: 4 millions d’EUR

Toute contribution de l'Union européenne demandée (montant) dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les pourcentages maximaux suivants du total des coûts éligibles de l’action:

pourcentage maximal: 70 % pour le lot 1 (chaînes de valeur) ou 80 % pour le lot 2 (fortification nutritionnelle) du total des coûts éligibles de l’action (voir également section 2.1.5).

Le solde (c’est-à-dire la différence entre le coût total de l’action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l’Union européenne ou le Fonds européen de développement4.

La contribution de l'Union européenne demandée (montant) peut couvrir l’intégralité des coûts éligibles de l’action si cela est indispensable à sa réalisation. Le cas échéant, le demandeur chef de file doit justifier l’intégralité du financement à l’annexe A.2, point 2.1. La validité de la justification fournie sera examinée durant la procédure d’évaluation. L’absence de toute justification pourra conduire au rejet de la demande.

4 Lorsqu’une subvention est financée par le Fonds européen de développement, toute mention du financement par l’Union européenne doit être comprise comme se référant à un financement par le Fonds européen de développement.


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2 RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS

Les présentes lignes directrices définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions financées dans le cadre du présent appel à propositions, en conformité avec le guide pratique, qui est applicable au présent appel (disponible à l’adresse http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=fr) 5.

2.1 CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ

Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement:

(1) les acteurs:

le demandeur chef de file, c’est-à-dire l’entité soumettant le formulaire de demande (2.1.1),

le cas échéant, son (ses) codemandeur(s) (sauf disposition contraire, le demandeur chef de file et son (ses) codemandeur(s) sont ci-après dénommés conjointement les « demandeurs » ) (2.1.1),

et, le cas échéant, l’entité/les entités affiliée(s) au demandeur chef de file et/ou au(x) codemandeur(s) (2.1.2);

(2) les actions:

les actions pouvant bénéficier d’une subvention (2.1.4);

(3) les coûts:

les types de coûts pouvant être inclus dans le calcul du montant de la subvention (2.1.5).

2.1.1 Éligibilité des demandeurs [demandeur chef de file et codemandeur(s)]

Demandeur chef de file

(1) Pour pouvoir prétendre à une subvention, le demandeur chef de file doit satisfaire aux conditions suivantes:

être une personne morale et

être établi dans6 un État membre de l’Union européenne: (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie et Suède),

ou dans l’un des pays éligibles suivants:

a) bénéficiaires de l’IAP II: Albanie, Bosnie-Herzégovine, Kosovo, Monténégro, Serbie, Turquie, ancienne République yougoslave de Macédoine;

5 Veuillez noter qu’un demandeur chef de file (c’est-à-dire un coordinateur) dont les piliers ont été évalués positivement par la Commission européenne et qui s’est vu attribuer une subvention ne signera pas le modèle de contrat de subvention publié dans les présentes lignes directrices, mais un contrat de subvention EP fondé sur le modèle PAGoDA. Toutes les références au modèle de contrat de subvention, dans les présentes lignes directrices ou d’autres documents relatifs au présent appel, s’entendent dans le cas présent comme des références aux dispositions pertinentes du modèle PAGoDA.

6 L’établissement est déterminé sur la base des statuts de l’organisation qui devront démontrer que l’organisation a été créée par un acte de droit interne du pays concerné et que son siège social est situé dans un pays éligible. À cet égard, toute entité juridique dont les statuts ont été créés dans un autre pays ne peut être considérée comme une organisation locale éligible, même si elle est enregistrée localement ou qu’un «protocole d’accord» a été conclu.


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http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=fr

b) pays de l’Espace économique européen qui ne sont pas membres de l’Union européenne: Islande, Liechtenstein et Norvège;

c) pays les moins avancés (PMA): Afghanistan, Angola, Bangladesh, Bénin, Bhoutan, Burkina Faso, Burundi, Cambodge, République centrafricaine, Tchad, Comores, République démocratique du Congo, Djibouti, Guinée équatoriale, Érythrée, Éthiopie, Gambie, Guinée, Guinée-Bissau, Haïti, Kiribati, République démocratique populaire lao, Lesotho, Liberia, Madagascar, Malawi, Mali, Mauritanie, Mozambique, Myanmar, Népal, Niger, Rwanda, Sao Tomé-et-Principe, Sénégal, Sierra Leone, Îles Salomon, Somalie, Soudan, Soudan du Sud, Tanzanie, Timor-Oriental, Togo, Tuvalu, Ouganda, Vanuatu, Yémen, Zambie;

d) autres pays à faible revenu: Kenya, République populaire démocratique de Corée, Tadjikistan, Zimbabwe;

e) pays à revenu intermédiaire, tranche inférieure: Arménie, Bolivie, Cap-Vert, Cameroun, Congo, Côte d’Ivoire, Égypte, El Salvador, Géorgie, Ghana, Guatemala, Guyana, Honduras, Inde*, Indonésie*, Kosovo, Kirghizstan, Micronésie, Moldavie, Mongolie, Maroc, Nicaragua, Nigeria, Pakistan, Papouasie – Nouvelle-Guinée, Paraguay, Philippines, Samoa, Sri Lanka, Swaziland, République arabe syrienne, Tokelau, Ukraine, Ouzbékistan, Viêt Nam, Cisjordanie et bande de Gaza;

f) pays à revenu intermédiaire, tranche supérieure: Albanie, Algérie, Antigua-et-Barbuda, Argentine*, Azerbaïdjan, Biélorussie, Belize, Bosnie-Herzégovine, Botswana, Brésil*, Chili, Chine* (République populaire de), Colombie, Îles Cook, Costa Rica, Cuba, Dominique, République dominicaine, Équateur, Fidji, ancienne République yougoslave de Macédoine, Gabon, Grenade, Iran, Irak, Jamaïque, Jordanie, Kazakhstan, Liban, Libye, Malaisie, Maldives, Îles Marshall, Maurice, Mexique*, Monténégro, Montserrat, Namibie, Nauru, Niue, Palaos, Panama, Pérou, Sainte-Hélène, Sainte-Lucie, Saint-Vincent-et-les Grenadines, Serbie, Seychelles, Afrique du Sud*, Suriname, Thaïlande, Tonga, Tunisie, Turquie, Turkménistan, Uruguay, Venezuela, Wallis-et-Futuna;

g) pays et territoires d’outre-mer: Anguilla (UK), Aruba (NL), Bermudes (UK), Territoire britannique de l’océan Indien (UK), Îles Vierges britanniques (UK), Îles Caïmans (UK), Curação (NL), Îles Falkland (UK), Polynésie française (FR), Terres australes et antarctiques françaises (FR), Groenland (DK), Montserrat (UK), Nouvelle-Calédonie (FR), Îles Pitcairn (UK), Saba, (NL), Saint-Barthélemy (FR), Sainte-Hélène, Ascension et Tristan da Cunha (UK), Saint-Eustache (NL), Sint-Maarten (NL), Îles Géorgie du Sud et Sandwich du Sud (UK), Saint-Pierre-et-Miquelon (FR), Îles Turks-et-Caïcos (UK), Wallis-et-Futuna (FR);

h) États membres de l’OCDE qui ne sont pas membres de l’Union européenne: Australie, Canada, Chili, Islande, Israël, Japon, Corée, Mexique, Nouvelle Zélande, Norvège, Suisse, Turquie, États-Unis d’Amérique – ces pays sont éligibles uniquement si l’action est mise en œuvre dans un pays parmi les moins avancés (PMA) [voir liste c) ci-dessus] ou dans un pays pauvre très endetté (PPTE) (Bolivie, Cameroun, République du Congo, Côte d’Ivoire, Ghana, Guyana, Honduras, Nicaragua);

* ces pays (Inde, Indonésie, Argentine, Brésil, Chine, Mexique et Afrique du Sud) ne sont admissibles que s'ils sont aussi les (ou l'un des) bénéficiaires de l'action ou si le projet se déroule dans un pays PMA ou PPTE.

ainsi que

être directement chargé de la préparation et de la gestion de l’action avec le(s) codemandeur(s) et l’entité/les entités affiliée(s) et non agir en tant qu’intermédiaire.

ainsi que

Pour le lot 1 – Chaînes de valeur:


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être une ONG locale ou internationale, une autorité locale, une instance publique, une fondation, une coopérative, une entreprise engagée en faveur de l’action sociale, une organisation interprofessionnelle ou intermédiaire et

témoigner d’une expérience dans la promotion de partenariats public-privé.

Pour le lot 2 – Fortification nutritionnelle:

être une organisation internationale telle que définie par l’article 43 des règles d’application du règlement financier de l’UE7, une instance publique, une fondation, une ONG locale ou internationale, une coopérative, une autorité locale, une entreprise engagée en faveur de l’action sociale, et

témoigner d’une expérience dans la fortification nutritionnelle (y compris le renforcement des cadres réglementaires nationaux en matière de fortification nutritionnelle).

2) Les demandeurs potentiels ne peuvent participer à des appels à propositions ni être bénéficiaire d’une subvention s’ils se trouvent dans une des situations décrites au point 2.3.3 du guide pratique;

À l’annexe A.2, section 5 du formulaire de demande de subvention («déclaration du demandeur chef de file»), le demandeur chef de file doit déclarer que ni lui-même ni le(s) codemandeur(s) ni l’entité/les entités affiliée(s) ne se trouvent dans une de ces situations.

Pour le lot 1, le demandeur chef de file doit agir avec un/des codemandeur(s) tandis que pour le lot 2, il peut agir soit individuellement, soit avec un/des codemandeurs(s) conformément aux prescriptions ci-après.

Si la subvention lui est attribuée, le demandeur chef de file devient le bénéficiaire identifié comme le coordinateur dans l’annexe E3h1 (conditions particulières). Le coordinateur est l’interlocuteur principal de l'administration contractante. Il représente les éventuels co-bénéficiaires, agit en leur nom et coordonne la conception et la mise en œuvre de l’action.

En ce qui concerne le lot 2: conformément à l’article 30 de l’avis de marché de services, Support to Technical Assistance for Strengthening National Capacities in Food Fortification, (EuropeAid/136960/DH/SER/Multi), le groupement qui gérera le contrat d’assistance technique en matière d’fortification nutritionnelle ne pourra pas participer au lot 2 du présent appel à propositions.

Codemandeur(s)

Le(s) codemandeur(s) participe(nt) à la définition et à la mise en œuvre de l’action, et les coûts qu’il(s) encour(en)t sont éligibles au même titre que ceux encourus par le demandeur chef de file.

Le(s) codemandeur(s) doi(ven)t satisfaire aux critères d’éligibilité qui s’appliquent au demandeur chef de file lui-même.

Le(s) codemandeur(s) doi(ven)t signer le mandat figurant à l’annexe A.2, section 4.

Si la subvention lui/leur est attribuée, l’/les éventuel(s) codemandeur(s) devien(nen)t le(s) bénéficiaire(s) de l’action, avec le coordinateur.

Pour le lot 1 – Chaînes de valeur:

Un partenariat avec un/des codemandeur(s) est obligatoire. Le nombre minimal recommandé de codemandeurs à associer à l’action est de un.

7 Les organisations internationales sont les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci; le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) et la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge sont également reconnus comme des organisations internationales.


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Outre les catégories mentionnées dans la section 2.1.1, les codemandeurs peuvent néanmoins appartenir également aux catégories suivantes: entreprises privées de l’agroalimentaire, organisations internationales et institutions financières.

Pour le lot 2 – Fortification nutritionnelle:

Un partenariat avec un/des codemandeur(s) n’est pas obligatoire, mais cela est recommandé lorsqu’il peut être démontré qu'un tel partenariat est bénéfique au renforcement des capacités et à la production d'une incidence durable, et qu'il dépend des besoins du pays et du contexte institutionnel.

Outre les catégories mentionnées dans la section 2.1.1, ils peuvent néanmoins appartenir également aux catégories suivantes en tant que codemandeurs: entreprises privées de transformation des produits alimentaires, dont le siège social est établi dans le pays bénéficiaire partenaire.

2.1.2 Entités affiliées

Le demandeur chef de file et son/ses codemandeur(s) peuvent agir avec une ou des entités affiliée(s).

Seules les entités suivantes peuvent être considérées comme affiliées au demandeur chef de file et/ou au(x) codemandeur(s):

seules les entités ayant un lien structurel avec les demandeurs (c’est-à-dire le demandeur chef de file ou un codemandeur), notamment un lien juridique ou capitalistique.

Ce lien structurel recouvre principalement deux notions:

i) le contrôle, au sens de la directive 2013/34/UE relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises:

les entités affiliées à un demandeur peuvent donc être:

- des entités contrôlées directement ou indirectement par le demandeur (filiales ou filiales de premier rang) ou contrôlées par une entité elle-même contrôlée par le demandeur (sous-filiales ou filiales de deuxième niveau). Ceci est valable pour les autres niveaux de contrôle,

- des entités contrôlant directement ou indirectement le demandeur (maison mère). De la même façon, il peut s’agir d’entités contrôlant une compagnie contrôlant le demandeur,

- des entités au même niveau de contrôle direct ou indirect que le demandeur (sociétés sœurs);

ii) l’adhésion, c’est-à-dire que le demandeur est juridiquement défini comme par exemple un réseau, une fédération, une association à laquelle l’entité affiliée participe, ou le demandeur participe à la même organisation (par exemple un réseau, une fédération ou une association) que l’entité affiliée proposée.

En règle générale, le lien structurel ne doit pas être limité à l’action ni établi seulement pour la mettre en œuvre. Il doit exister indépendamment de l’attribution de la subvention. Cela signifie que ce lien devrait exister avant l’appel à propositions et rester valide une fois l’action terminée.

Exceptionnellement, l’entité peut être considérée comme affiliée au demandeur même si le lien structurel est limité à l’action ou établi seulement pour sa mise en œuvre dans le cas dit «demandeurs uniques» ou «bénéficiaires uniques». Un demandeur unique ou un bénéficiaire unique est une entité juridique formée de plusieurs entités ou groupe d’entités qui satisfont ensemble aux critères d’attribution de la subvention. Par exemple une association est formée de ses membres.

Qui ne peut pas être une entité affiliée?

Les organismes suivants ne peuvent pas être considérés comme des entités affiliées au demandeur:


15 janvier 2016

- les attributaires de marchés lancés par le demandeur de la subvention ou ses sous-traitants, les entités à qui un service public est délégué ou concédé pour le compte d’un demandeur;

- celles qui perçoivent un soutien financier de la part du demandeur;

- celles qui collaborent régulièrement avec le demandeur sur la base d’un protocole d’accord ou qui partagent des actifs;

- celles qui ont signé un accord de consortium dans le cadre du contrat de subvention (sauf si l’accord de consortium en question a pour conséquence la création d’un «demandeur unique», comme décrit ci-dessus).

Comment vérifier l’existence du lien avec le demandeur?

L’affiliation résultant d’une relation de contrôle peut être établie en particulier sur la base des comptes consolidés du groupe auquel appartiennent le demandeur et les entités affiliées proposées.

Celle résultant d’une adhésion peut être établie en particulier sur la base des statuts (ou tout acte constitutif équivalent) définissant le demandeur comme un réseau, une fédération ou une association auquel/à laquelle le demandeur participe.

Si le contrat de subvention est attribué aux demandeurs, leur(s) entité(s) affiliée(s) ne sera/seront ni bénéficiaire(s) de l’action ni signataire(s) du contrat de subvention. Toutefois, elles participent à la conception et à la mise en œuvre de l’action et les coûts qu’elles encourent (notamment ceux relatifs aux marchés de mise en œuvre et au soutien financier aux tiers) peuvent être éligibles à la condition de respecter les règles pertinentes applicables au(x) bénéficiaire(s) en vertu du contrat de subvention.

L’entité/les entités affiliée(s) doi(ven)t satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que ceux applicables au demandeur chef de file et aux codemandeurs. Elles doivent signer la déclaration de l’entité/des entités affiliée(s) figurant à l’annexe A.2, section 5.

2.1.3 Associés et contractants

Les personnes suivantes ne sont ni des demandeurs ni des entités affiliées. Elles ne doivent pas signer la déclaration «mandat pour codemandeur(s)» ou «entités affiliées»:

Associés

D’autres organisations ou personnes peuvent être associées à l’action. Ces associés participent effectivement à l’action, mais ne peuvent prétendre à bénéficier d’un financement au titre de la subvention, à l’exception des indemnités journalières et des frais de déplacement. Les associés ne doivent pas répondre aux critères d’éligibilité mentionnés à la section 2.1.1. Les associés doivent être mentionnés dans l’annexe A.2, section 6, intitulée «Associés participant à l’action».

Contractants

Les bénéficiaires et leurs entités affiliées peuvent attribuer des marchés. Les associés ou l’entité/les entités affiliée(s) ne peuvent pas être en même temps des contractants du projet. Les contractants sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées à l’annexe IV du modèle de contrat de subvention.

2.1.4 Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle être présentée?

Définition:

Une action comprend une série d’activités.

Durée

La durée initiale prévue d’une action ne peut pas être inférieure à 48 mois ni excéder 72 mois.

Secteurs ou thèmes


15 janvier 2016

Lot 1 (Chaînes de valeur): Ce lot vise à encourager le développement inclusif et durable de chaînes de valeur fondées sur l’agriculture (y compris les cultures, l'élevage, la sylviculture et la pêche). Il apportera son soutien aux alliances public-privé et à l’investissement innovant et aidera les petits exploitants agricoles et les PME à renforcer leur participation dans les chaînes de valeur. Les actions devront prouver leur caractère inclusif et durable sur la base d’éléments de preuve précis (autant que possible quantitatifs).

Lot 2 (Fortification nutritionnelle): Ce lot vise à améliorer la santé et le statut micronutritionnel des femmes et des enfants vulnérables par la fortification nutritionnelle. Les projets collecteront des éléments de preuve et des informations afin que les pays bénéficiaires, les donateurs et les organisations internationales puissent concevoir et mettre en œuvre des politiques et des programmes efficaces en matière de fortification nutritionnelle. Les Délégations de l’Union européenne suivantes ont déclaré que leur pays pourrait tirer profit de programmes de fortification nutritionnelle, car de graves carences en micronutriments existent, et que le contexte est prometteur compte tenu d’un gouvernement sensibilisé à la question et de politiques favorables: Bangladesh, Éthiopie, Niger, Mozambique, Malawi, Kenya, Tchad, Nigeria, Zimbabwe, Zambie, Laos, République démocratique du Congo et Gambie.

Couverture géographique

Lot 1 (Chaînes de valeur): Les actions doivent être mises en œuvre dans un des pays suivants: tous les pays bénéficiant d'opérations de coopération avec la Commission mentionnés à l’annexe N.

Chaque contribution demandée à l’Union couvre un seul pays, mais peut couvrir plusieurs chaînes de valeur dans le même pays.

Lot 2 (Fortification nutritionnelle): Les actions doivent être mises en œuvre dans un des pays suivants: Bangladesh, Éthiopie, Niger, Mozambique, Malawi, Kenya, Tchad, Nigeria, Zimbabwe, Zambie, Laos, République démocratique du Congo et Gambie.

Types d’actions

Types d’action pouvant bénéficier d’un financement dans le cadre du présent appel à propositions:

Lot 1 – Chaînes de valeur

L’objectif premier sera d’aider les petits exploitants agricoles et les PME de l’agroalimentaire à renforcer leur participation dans les chaînes de valeur, avec des effets bénéfiques sur la société dans son ensemble. Une assistance technique sera nécessaire pour mettre en œuvre, avec les parties prenantes et par des alliances multipartites, des projets commerciaux inclusifs qui garantissent des résultats tangibles en termes de développement inclusif sur le plan social et de durabilité sur le plan environnemental. L’assistance technique pourra comporter les éléments suivants: appui analytique, médiation, courtage, mise en relation et établissement de liens entre les parties participant à la chaîne de valeurs.

Le type d’action choisi doit relever d’une ou plusieurs des priorités suivantes:

1. nouer des alliances: facilitation d’alliances public-privé afin de promouvoir le développement et la meilleure gouvernance des chaînes de valeur agricoles. En fonction du contexte du pays, ces alliances devraient notamment s’appuyer sur des programmes ou des groupes de travail existants. Afin de garantir un développement durable, un engagement à long terme établi au moyen d’alliances multipartites et des fiducies de chaînes de valeur sont des éléments essentiels de ce lot 1;

2. mettre en place des chaînes de valeur: soutenir la création de nouvelles chaînes à valeur ajoutée et l’expansion de chaînes existantes pour le commerce, la transformation ou la vente de produits dans des marchés locaux, régionaux et internationaux. Il devrait en résulter une augmentation du volume des produits agricoles durables commercialisés au niveau local et international par l’adoption de technologies appropriées par les agriculteurs, le suivi de l'approvisionnement et l’engagement des acteurs de premier plan du marché en faveur du développement durable. Produire de la valeur ajoutée pourrait passer, entre autres, par des produits certifiés de qualité, pour lesquels les contrôles de conformité devraient être un élément central;


15 janvier 2016

3. soutenir les agriculteurs et les PME: améliorer la capacité des agriculteurs, des organisations agricoles, des groupements de producteurs et/ou des PME de l’agroalimentaire. Former les groupements de producteurs à augmenter la compétitivité, à se conformer aux exigences du marché, aux normes de sécurité et de qualité et à la certification durable, en améliorant les systèmes d’information du marché et la gouvernance des chaînes de valeur. Cela peut inclure des services d’assistance technique, de conseil et d’encadrement, des services de développement économique, des formations à l’entrepreneuriat, la création de liens de marché et de relations de confiance, des solutions durables pour renforcer la productivité, l’adoption de solutions et technologies innovantes appropriées, en particulier d’innovations intelligentes sur le plan climatique.

Ce lot 1 sera mis en œuvre en gardant à l'esprit qu’il existe une part importante d’agriculteurs de petite taille et de PME de l’agroalimentaire avec le potentiel de passer de la semi-subsistance ou d’un niveau de ventes limité à une agriculture et à des chaînes de valeur agroalimentaires axées sur l’approvisionnement du marché. Il est important que les risques associés à une telle action soient pris en considération. Cela signifie que le risque élevé inhérent à la production agricole (conditions climatiques, quantité et qualité des produits, prix), les risques élevés associés à des petits producteurs (capacités technologiques et innovantes limitées, insuffisances et perturbations du marché, accès limité aux services financiers et aux marchés, etc.) ainsi que le coût élevé dû au fait de commercer dans de petits marchés ruraux constitueront des éléments importants de ce lot.

Les projets menés dans le cadre du lot 1 devraient être conçus pour renforcer les connaissances et les relations le long de la chaîne de valeur afin de faire face aux risques et d'obtenir des rendements à la hauteur du risque encouru. Une analyse correcte des chaînes de valeur devrait être effectuée afin de réduire, d’atténuer ou d’affronter les nombreux risques associés à l’investissement agricole. Les éléments de preuve devraient se concentrer sur la valeur ajoutée créée par l’intervention, la répartition des revenus, les aspects sociaux (notamment les conditions de travail, les droits fonciers et en matière d’eaux, l’égalité hommes-femmes, la sécurité alimentaire et nutritionnelle et le capital social) ainsi que les incidences environnementales.

Toutes les composantes des projets devraient mettre l’accent sur des niveaux maximaux d’inclusion.

À quelques exceptions près, toutes les chaînes de valeur fondées sur l’agriculture peuvent être envisagées pour bénéficier d’un soutien dans le cadre de ce lot. Des chaînes de valeur dans le domaine de l'aquaculture, de l'élevage et de la sylviculture peuvent être acceptées. Toutefois, les chaînes de valeur dans le domaine des biocarburants et des OGM, ainsi que les produits et échanges qui couvrent la liste d’exclusion de la SFI8 ne seront pas acceptées.

Lot 2 – Fortification nutritionnelle

Il est prévu que les responsables de la mise en œuvre agissent dans le cadre d’orientations techniques et programmatiques de la Délégation de l’Union européenne dans le pays où l’action est mise en œuvre et du prestataire d’assistance technique auquel la DG Coopération Internationale et Développement [EuropeAid] fait appel.

Le type d’action choisi doit relever d’une ou plusieurs des priorités suivantes:

a. soutenir l’intensification des actions récentes ou actuelles en matière de fortification nutritionnelle menées dans le pays pour augmenter la couverture et les avantages des populations pauvres, isolées et vulnérables, en particulier les femmes, les jeunes filles et les enfants. Cela pourrait également passer par l’apport d’un soutien technique et juridique et d’une assistance à la gouvernance aux homologues nationaux pour concevoir, appliquer et suivre les politiques et les lois en lien avec l’enrichissement obligatoire;

8 SFI http://www.ifc.org/wps/wcm/connect/b296fe00436490eb946e96d3e9bda932/IFC_Exclusion_List.pdf?MOD=AJPERES


15 janvier 2016

http://www.ifc.org/wps/wcm/connect/b296fe00436490eb946e96d3e9bda932/IFC_Exclusion_List.pdf?MOD=AJPERES

http://www.ifc.org/wps/wcm/connect/b296fe00436490eb946e96d3e9bda932/IFC_Exclusion_List.pdf?MOD=AJPERES

b. concevoir et/ou mettre en œuvre de nouveaux programmes de fortification nutritionnelle afin d’améliorer le statut micronutritionnel des populations pauvres, isolées et vulnérables, en particulier les femmes, les jeunes filles et les enfants;

c. évaluer, analyser et apprécier les interventions récentes et en cours en matière de fortification nutritionnelle pour évaluer l’incidence, l’efficacité, le rapport qualité/prix et l’utilité du traitement des carences en micronutriments en fonction du contexte local et des besoins nutritionnels des populations pauvres, isolées et vulnérables, en particulier les femmes, les jeunes filles et les enfants.

Afin d’augmenter l’efficacité des alliances dans le domaine de l’fortification nutritionnelle, un système robuste de gouvernance doit être construit entre le secteur public, les fournisseurs privés d’aliments de base, la société civile, le monde universitaire local et les communautés bénéficiaires. Ces alliances doivent être adaptées afin de correspondre au contexte réglementaire particulier et à la situation nutritionnelle de chaque pays.

L’fortification nutritionnelle peut permettre de réduire de façon significative les carences en micronutriments en renforçant le cadre réglementaire qui existe dans les pays durement touchés par le retard de croissance et en améliorant la capacité des fournisseurs d’aliments de base (des moulins et des entreprises de petite ou moyenne taille de transformation des produits alimentaires, souvent implantés au niveau local). Toutefois, il existe une grande variété d’interventions prometteuses, de l’fortification nutritionnelle à domicile (par exemple, les poudres enrichies en micronutriments) aux cultures biofortifiées en passant par l’utilisation de condiments et d’aliments de base enrichis. Le mode d’engagement précis sera défini d'un commun accord avec l’assistance technique et les partenaires sur place, la décision finale revenant à la Délégation de l’Union européenne dans le pays où l’action est mise en œuvre.

Les projets menés dans le cadre du lot 2 devraient être conçus pour assurer des niveaux maximaux d’inclusion, maximiser la couverture et l’incidence de l’action en se concentrant particulièrement sur les personnes vulnérables et ceux qui sont les plus susceptibles de souffrir de carences en micronutriments et qui risquent de ne pas bénéficier des interventions de développement.

Pour les deux lots, les types d’action suivants ne sont pas éligibles:

les actions portant uniquement ou à titre principal sur le parrainage de la participation de particuliers à des ateliers, séminaires, conférences et congrès;

les actions consistant uniquement ou principalement à financer des bourses individuelles d’études ou de formation.

Types d’activités

Le lot 1 (Chaînes de valeur): les activités incluent entre autres (sans s'y limiter) l’assistance technique, les études, les fonds de formation ou financements correspondants pour un co-investissement dans des chaînes de valeur.

Le lot 2 (Fortification nutritionnelle): les activités incluent entre autres (sans s'y limiter) l’assistance technique pour la réglementation et la législation en matière d’fortification nutritionnelle, le renforcement des capacités et les formations à l’intention des producteurs nationaux, l’amélioration des compétences analytiques et des capacités en matière de rentabilité et d’élaboration des politiques.

Soutien financier à des tiers 9

Les demandeurs peuvent proposer de soutenir des tiers financièrement.

Pour le lot 1 (Chaînes de valeur), le soutien financier à des tiers peut être l’objet principal de l’action.

9 Ces tiers n’étant ni des entités affiliées, ni des associés, ni des contractants.


15 janvier 2016

Pour le lot 2 (Fortification nutritionnelle), les demandeurs peuvent proposer de soutenir des tiers financièrement pour contribuer à réaliser les objectifs de l’action. Le montant maximal par tiers du soutien financier est de 60 000 EUR.

Pour les deux lots, conformément aux présentes lignes directrices, et notamment aux conditions ou restrictions exposées dans la présente section, le demandeur chef de file doit définir obligatoirement, à la section 2.1.1 du formulaire de demande:

(i) les objectifs et résultats à obtenir grâce au soutien financier;

(ii) les différents types d’activités susceptibles de bénéficier d’un soutien financier, sur la base d’une liste exhaustive;

(iii) les types de personnes ou catégories de personnes pouvant bénéficier d’un soutien financier;

(iv) les critères de sélection de ces entités et d’octroi du soutien financier;

(v) les critères retenus pour définir le montant exact du soutien financier accordé à chaque entité tierce; et

(vi) le montant maximal pouvant être octroyé

(vii) le système de contrôle mis en place pour vérifier l'éligibilité des coûts.

En tout état de cause, les conditions obligatoires fixées ci-dessus pour l’octroi d’un soutien financier [points (i) à (vii)] doivent être strictement définies dans le contrat de subvention, de manière à éviter tout exercice d’un pouvoir discrétionnaire.

Visibilité

Les demandeurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la visibilité du financement ou du cofinancement de l’Union européenne. Dans la mesure du possible, les actions totalement ou partiellement financées par l’Union européenne doivent comprendre des activités d’information et de communication destinées à sensibiliser des publics spécifiques ou généraux aux raisons de ces actions et du soutien de l’UE en faveur de ces actions dans le pays ou la région concernée, ainsi qu’aux résultats et aux effets de ce soutien.

Les demandeurs doivent se conformer aux objectifs et priorités et garantir la visibilité du financement de l’Union européenne (se référer au manuel de communication et de visibilité pour les actions extérieures de l’UE tel qu’établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consulté à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/communication_and_visibility_manual_fr.pdf).

Nombre de demandes et de subventions par demandeur/entité affiliée

Le demandeur chef de file peut soumettre plus d’une demande par lot au titre du présent appel à propositions.

Le demandeur chef de file peut se voir attribuer plusieurs subventions par lot au titre du présent appel à propositions.

Le demandeur chef de file peut être en même temps un codemandeur ou une entité affiliée dans une autre demande du même lot.

Un codemandeur/une entité affiliée peut soumettre plus d’une demande par lot au titre du présent appel à propositions.

Un codemandeur/une entité affiliée peut se voir attribuer plusieurs subventions par lot au titre du présent appel à propositions.

2.1.5 Éligibilité des coûts: quels coûts peuvent être inclus?

Seuls les «coûts éligibles» peuvent être couverts par une subvention. Les types de coûts éligibles et inéligibles sont indiqués ci-dessous. Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond global des «coûts éligibles».


15 janvier 2016

http://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/communication_and_visibility_manual_fr.pdf

Le remboursement des coûts éligibles peut revêtir une des formes suivantes, ou toute combinaison de celles-ci:

les coûts effectivement supportés par le(s) bénéficiaire(s) et l’entité/les entités affiliée(s);

une ou plusieurs options simplifiées en matière de coûts.

Les options simplifiées en matière de coûts peuvent prendre les formes suivantes:

coûts unitaires: couvrent tout ou partie des catégories de coûts éligibles spécifiques qui sont clairement déterminées à l’avance par référence à un montant par unité;

montants forfaitaires: couvrent globalement tout ou partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l’avance;

financements à taux forfaitaire: couvrent des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l’avance par l’application d’un pourcentage fixé à l’avance.

Les montants ou taux doivent être estimés en utilisant des informations objectives telles que des données statistiques ou tout autre moyen objectif ou en se référant aux données historiques certifiées ou vérifiables des demandeurs ou de l’entité/des entités affiliée(s). Les méthodes utilisées pour déterminer les montants ou les taux des coûts unitaires, les montants forfaitaires ou les taux forfaitaires doivent satisfaire aux critères fixés à l’annexe K et faire en sorte, en particulier, que les coûts soient relativement proches de ceux effectivement encourus par le(s) bénéficiaire(s) et l’entité/les entités affiliée(s), qu’ils soient conformes à leurs pratiques comptables, qu’aucun bénéfice ne soit réalisé et qu’ils ne soient pas déjà couverts par d’autres sources de financement (pas de double financement). Voir l’annexe K pour les lignes directrices et une liste des contrôles à effectuer pour évaluer les conditions nécessaires minimales à remplir pour procurer l’assurance raisonnable que les montants proposés seront acceptés.

Les demandeurs proposant cette forme de remboursement doivent clairement indiquer, dans la feuille de calcul nº 1 de l’annexe B, chaque rubrique/poste de coûts éligibles concernés par ce type de financement, c’est-à-dire qu’il doit ajouter, en lettres capitales, les mentions «COÛT UNITAIRE» (par mois/vol, etc.), «SOMME FORFAITAIRE» ou «TAUX FORFAITAIRE» dans la colonne «Unité» (voir exemple à l’annexe K).

En outre, à l’annexe B, dans la deuxième colonne de la feuille de calcul nº 2 «Justification des coûts estimés», les demandeurs doivent, pour chaque poste budgétaire correspondant:

décrire les informations et méthodes utilisées pour déterminer les montants des coûts unitaires, les montants forfaitaires et/ou les taux forfaitaires, indiquer à quels coûts elles se réfèrent, etc.;

expliquer clairement les formules de calcul du montant éligible final10;

identifier le bénéficiaire qui utilisera l’option simplifiée en matière de coûts (dans le cas d’une entité affiliée, préciser d’abord le bénéficiaire), afin de vérifier le montant maximal par bénéficiaire [qui inclut, le cas échéant, les options simplifiées en matière de coûts de son/ses entité(s) affiliée(s)].

Lors de la phase d’attribution de la subvention, l'administration contractante accepte ou non les montants ou taux proposés sur la base du budget prévisionnel soumis par les demandeurs, en analysant les données factuelles des subventions utilisées par les demandeurs ou d’actions similaires et en procédant aux contrôles décrits à l’annexe K.

Le montant total du financement sur la base d’options simplifiées en matière de coûts qui peut être autorisé par l'administration contractante pour un des demandeurs pris individuellement (y compris les options simplifiées en matière de coûts proposées par leurs propres entités affiliées) ne peut excéder 60 000 EUR (les coûts indirects ne sont pas pris en considération).

10 Exemples: – frais de personnel: le nombre d’heures ou de journées de travail * coût horaire ou journalier prédéterminé en fonction de la catégorie de personnel concernée; – frais de déplacement: distance en kilomètres * frais de transport prédéterminés par kilomètre; – nombre de jours * indemnité journalière prédéterminée en fonction du pays; – coûts spécifiques découlant de l’organisation d’un événement: nombre de participants à l’événement * coût total prédéterminé par participant, etc.


15 janvier 2016

Les recommandations d’attribuer une subvention sont toujours subordonnées à la condition que les vérifications précédant la signature du contrat de subvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des modifications du budget (par exemple, les erreurs arithmétiques, les inexactitudes, les coûts irréalistes et les coûts non éligibles). Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes de clarification et conduire l'administration contractante à imposer des modifications ou des réductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent entraîner une augmentation de la subvention ou du pourcentage du cofinancement de l’Union européenne.

En conséquence, il est dans l’intérêt des demandeurs de fournir un budget réaliste et d’un rapport coût-efficacité convenable.

L'option simplifiée en matière de coûts peut également prendre la forme d’une répartition des coûts de l’antenne.

L’antenne est une infrastructure locale créée dans un des pays où l’action est mise en œuvre ou dans un pays voisin. (Lorsque l’action est mise en œuvre dans plusieurs pays tiers, il peut y avoir plusieurs antennes). Il peut s’agir des coûts pour un bureau local ou bien pour des ressources humaines.

Une antenne peut être soit exclusivement consacrée à l’action financée (ou cofinancée) par l’Union, soit utilisée pour d’autres projets mis en œuvre dans le pays partenaire. Lorsque l’antenne est utilisée pour d’autres projets, seule la partie des coûts immobilisés et des coûts d’exploitation qui correspond à la durée de l’action et au degré d’utilisation réelle de l’antenne pour la mise en œuvre de l’action peut être déclarée au titre des coûts directs éligibles.

La partie des coûts imputable à l’action peut être déclarée au titre des coûts réels ou déterminée par le(s) bénéficiaire(s) sur la base de la méthode simplifiée (répartition).

La méthode de répartition doit être:

1. conforme aux pratiques usuelles de comptabilité et de gestion du bénéficiaire et appliquée de manière cohérente, indépendamment de la source du financement; et

2. fondée sur des clés de répartition objectives, équitables et fiables. (Veuillez vous reporter à l’annexe K pour des exemples de clés de répartition acceptables).

L’entité doit rédiger une description de la méthode de répartition utilisée pour déterminer les coûts de l’antenne conformément aux pratiques usuelles de comptabilité et de gestion de l’entité, expliquant comment la méthode satisfait aux conditions 1 et 2 indiquées ci-dessus. Elle doit être présentée sur une feuille distincte et annexée au budget.

Le comité d’évaluation et l'administration contractante évalueront et accepteront la méthode lors de la phase d’attribution de la subvention. Le demandeur est invité à soumettre (le cas échéant) la liste des contrats auxquels la méthodologie proposée a déjà été appliquée et pour lesquels l’application correcte a été confirmée par une vérification des dépenses.

Lors de la vérification des dépenses, les contrôleurs vérifieront si les coûts déclarés sont en conformité avec la méthode décrite par le(s) bénéficiaire(s) et acceptée par l'administration contractante.

Le(s) bénéficiaire(s) doi(ven)t conserver le rapport et les documents appropriés pour prouver la conformité de la méthode de répartition simplifiée utilisée avec les conditions énoncées ci-dessus. À la demande du/des bénéficiaire(s), la conformité peut être évaluée et approuvée au préalable par un contrôleur externe indépendant. Dans ce cas, la méthode de répartition simplifiée sera automatiquement acceptée par le comité d’évaluation et ne sera pas remise en question a posteriori.

Lorsque les coûts sont déclarés sur la base d’une telle méthode de répartition, le montant imputé à l’action doit être indiqué dans la colonne «COÛTS TOTAUX» et la mention «RÉPARTITION» doit être indiquée dans la colonne «unités» [sous la rubrique 1 (ressources humaines) et la rubrique 4 (bureau local) du budget].


15 janvier 2016

Il convient de noter que la limite des 60 000 EUR, applicable aux coûts déclarés sur la base de l’option simplifiée en matière de coûts, n’est pas pertinente pour les coûts déclarés suivant la répartition des coûts des antennes.

Coûts directs éligibles

Pour être éligibles aux fins du présent appel à propositions, les coûts doivent respecter les conditions prévues à l’article 14 des conditions générales du modèle de contrat de subvention (voir annexe G des présentes lignes directrices).

Réserve pour imprévus

Le budget peut inclure une réserve pour imprévus correspondant au maximum à 5 % des coûts directs éligibles estimés. Elle ne peut être utilisée qu’avec l’autorisation écrite préalable de l'administration contractante.

Coûts indirects éligibles

Les coûts indirects supportés pendant la mise en œuvre de l’action peuvent être éligibles pour un financement forfaitaire, mais le montant total ne peut excéder 7 % du total estimé des coûts directs éligibles. Les coûts indirects sont éligibles pour autant qu’ils n’incluent pas de coûts portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le modèle de contrat de subvention. Le demandeur chef de file peut être invité à justifier le pourcentage demandé avant la signature du contrat de subvention. Cependant, une fois le taux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du contrat de subvention, aucune pièce justificative ne devra être fournie par le bénéficiaire.

Si l’un des demandeurs ou l’une des entités affiliées bénéficie d’une subvention de fonctionnement financée par l’Union européenne, il/elle ne peut inscrire des coûts indirects sur les coûts qu’il/elle supporte au budget proposé pour l’action.

Apports en nature

Par «apports en nature», il faut entendre les biens ou services fournis gracieusement par une tierce partie à des bénéficiaires ou à des entités affiliées. Les apports en nature n’impliquant aucune dépense pour des bénéficiaires ou des entités affiliées, ils ne constituent pas des coûts éligibles.

Les apports en nature ne peuvent être considérés comme un cofinancement.

Toutefois, si la description de l’action proposée contient des apports en nature, ces apports doivent être fournis.

Coûts inéligibles

Les coûts suivants ne sont pas éligibles:

les dettes et la charge de la dette (intérêts);

les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;

les coûts déclarés par le(s) bénéficiaire(s) et financés par une autre action ou un autre programme de travail bénéficiant d’une subvention de l’Union européenne (notamment par l’intermédiaire du FED);

les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée, conformément à l’article 7.5 des conditions générales du modèle de contrat de subvention, au plus tard à l’issue de l’action;

les pertes de change.

2.2 PRÉSENTATION DE LA DEMANDE ET PROCÉDURE À SUIVRE

Afin de soumettre une demande dans le cadre du présent appel à propositions, les demandeurs chefs de file doivent:


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I. fournir des informations concernant les organisations impliquées dans l’action. Veuillez noter que l’enregistrement de ces données dans PADOR est obligatoire11 pour le présent appel à propositions:

Étape de la note succincte de présentation: l’enregistrement est obligatoire pour les demandeurs chefs de file sollicitant des contributions de l’Union européenne supérieures à 60 000 EUR.

Étape de la demande complète: l’enregistrement est obligatoire pour le(s) codemandeur(s) et l’entité/les entités affiliée(s). Les demandeurs chefs de file doivent s’assurer que leur profil PADOR est à jour;

II. fournir des informations sur l’action dans les documents énumérés aux sections 2.2.2 (note succincte de présentation) et 2.2.5 (demande complète). Veuillez noter que la soumission en ligne via PROSPECT est obligatoire pour le présent appel.

PADOR est une base de données en ligne dans laquelle les organisations enregistrent et mettent à jour les informations concernant leur entité. Les organisations enregistrées dans PADOR se voient attribuer un numéro d’identification unique (numéro d’identification EuropeAid) qu’elles sont tenues d’indiquer dans leur demande. PADOR est accessible via le site internet suivant: http://ec.europa.eu/europeaid/pador_en

Il est vivement recommandé de s’enregistrer dans PADOR longtemps à l’avance et de ne pas attendre la dernière minute avant la date limite pour soumettre votre demande dans PROSPECT.

S’il est impossible de s’enregistrer en ligne dans PADOR pour des raisons techniques, les demandeurs et/ou l’entité/les entités affiliée(s) doivent remplir le «formulaire PADOR hors ligne»12 joint en annexe aux présentes lignes directrices. Ce formulaire doit être envoyé avec la demande avant la date limite de soumission (voir sections 2.2.2 et 2.2.5).

Avant de commencer à utiliser PADOR et PROSPECT, veuillez prendre connaissance des manuels d’utilisation disponibles sur le site. Toutes les questions techniques relatives à l’utilisation de ces systèmes doivent être adressées au service d’assistance informatique à l’adresse [email protected] via le formulaire d’assistance en ligne disponible dans PROSPECT.

2.2.1 Contenu de la note succincte de présentation

Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions relatives à la note succincte de présentation figurant dans le formulaire de demande de subvention13 annexé aux présentes lignes directrices (annexe A.1). Les demandeurs doivent soumettre leur demande en anglais, en français, en espagnol ou en portugais, en fonction de la langue communément utilisée par la population cible dans le pays dans lequel l'action se déroule.

Veuillez noter que:

1. dans la note succincte de présentation, les demandeurs chefs de file ne doivent fournir qu’une estimation de la contribution demandée à l’Union européenne ainsi qu’un pourcentage indicatif de cette contribution par rapport au montant total des coûts éligibles de l’action. Seuls les demandeurs chefs de file invités à soumettre une demande complète lors de la deuxième phase devront présenter un budget détaillé;

2. les éléments exposés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés dans le formulaire complet de demande. La contribution de l’Union européenne ne pourra pas varier de plus de 20 % par rapport à l’estimation initiale. Les demandeurs chefs de file sont libres d’adapter la contribution demandée à l’Union européenne selon un pourcentage du total des coûts éligibles pour autant que les montants minimaux et maximaux ainsi que les pourcentages, tel qu’indiqués dans la

11 Les personnes physiques qui demandent une subvention (si les lignes directrices le permettent pour les demandeurs) ne doivent pas s’enregistrer dans PADOR. Dans ce cas, les informations comprises dans PROSPECT et dans le formulaire de demande de subvention sont suffisantes.

12 Ce qui correspond aux sections 3 et 4 du formulaire complet de demande (annexe A.2).13 Le formulaire de demande de subvention se compose de l’annexe A.1, qui correspond à la note de présentation,

et de l’annexe A.2, qui correspond au formulaire complet de demande.


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section 1.3, soient respectés. Le demandeur chef de file ne peut remplacer un codemandeur ou une entité affiliée que dans des cas dûment justifiés (par exemple, en cas de faillite du codemandeur initial ou de l’entité affiliée initiale). Dans ce cas, le nouveau codemandeur ou la nouvelle entité affiliée doit être de nature similaire au codemandeur ou à l'entité affiliée initial(e). Le demandeur chef de file peut ajuster la durée de l’action en cas de circonstances imprévues, indépendantes des demandeurs après la soumission de la note succincte de présentation, qui exigent une telle adaptation (s’il existe un risque que l’action ne soit pas exécutée). Dans ce cas, la durée doit rester dans les limites imposées par les lignes directrices à l’intention des demandeurs. Une explication/justification du remplacement/de l’ajustement en question doit être incluse dans la section 2.1.1 du formulaire de demande de subvention. Les contributions propres des demandeurs peuvent être remplacées à tout moment par des contributions d’autres donateurs;

3. seule la note succincte de présentation sera évaluée. Il est par conséquent très important que ce document contienne toutes les informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

Toute erreur ou incohérence majeure relative aux instructions concernant la note succincte de présentation peut conduire au rejet de cette dernière.

Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas suffisantes pour réaliser une évaluation objective.

Des notes succinctes manuscrites ne sont pas admises.

2.2.2 Où et comment envoyer les notes succinctes de présentation?

La note succincte de présentation ainsi que la déclaration du demandeur chef de file (annexe A.1, section 2) doivent être soumises en ligne via PROSPECT à l'adresse https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect en suivant les instructions fournies dans le manuel d’utilisation de PROSPECT. Veuillez noter que PROSPECT est indisponible pour l'entretien tous les lundis entre 14:00 CET et 15:00 CET (heure de Bruxelles).

Lors de la soumission de la note succincte de présentation en ligne, le demandeur chef de file recevra un accusé de réception automatique sur son profil PROSPECT.

S’il est impossible aux demandeurs chefs de file de soumettre leur note succincte de présentation en ligne via PROSPECT pour des raisons techniques, ils doivent envoyer leur proposition dans une enveloppe scellée et joindre la note succincte de présentation ainsi que la déclaration du demandeur chef de file (annexe A.1, section 2). Plus particulièrement, le demandeur chef de file doit envoyer, dans une enveloppe scellée, telle que décrite ci-dessous, les éléments suivants:

a. un original de la note succincte de présentation. La déclaration signée du demandeur chef de file (annexe A.1, section 2) doit être imprimée et agrafée séparément et jointe dans l’enveloppe;

b. une version électronique (CD-Rom ou clé USB) des éléments visés au point a). Le fichier électronique doit contenir exactement la même demande que la version papier jointe.

L’enveloppe doit porter le numéro de référence et l’intitulé de l’appel à propositions , ainsi que le numéro de lot et le titre, la dénomination complète et l’adresse du demandeur chef de file, ainsi que la mention «Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture».

Afin de réduire les dépenses et les déchets, nous vous conseillons vivement de ne pas utiliser de pochettes ou d’intercalaires en plastique. Veuillez également recourir à l’impression recto-verso dans la mesure du possible.

Les notes succinctes de présentation doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée par recommandé ou par messagerie express privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous. Lorsque les demandeurs chefs de file envoient plusieurs notes succinctes de présentation (si cela est autorisé dans les lignes directrices de l’appel à propositions en question), chacune d’elles devra être envoyée séparément.


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https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect

Adresse postale:

Commission européenneDirection générale de la coopération internationale et du développement – EuropeAidUnité B6 Finances, Contrats, Audità l’attention du Chef d’unitéAvenue du Bourget, 1Bureau J-59, 01/033B-1049 BruxellesBelgique

Adresse pour remise en main en propre ou pour envoi par messagerie express privée


Les notes succinctes de présentation envoyées par d’autres moyens (par exemple, par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées. Les notes succinctes de présentation manuscrites ne seront pas acceptées.

Veuillez noter que les notes succinctes de présentation incomplètes peuvent être rejetées. Il est conseillé aux demandeurs chefs de file de vérifier que leur note succincte de présentation est complète en utilisant la liste de contrôle relative à la note succincte de présentation (annexe A.1, instructions).

2.2.3 Date limite de soumission de la note succincte de présentation

La date limite de soumission des notes succinctes de présentation est fixée au mardi 29 mars 2016 à 16 heures, heure et date de Bruxelles. Afin de convertir cette échéance en heure locale, vous pouvez utiliser un outil de conversion horaire en ligne qui tient compte des fuseaux horaires et du changement d’heure en été et en hiver (exemple disponible ici).14 Il est vivement conseillé au demandeur chef de file de ne pas attendre le dernier jour pour soumettre sa note succincte de présentation, car un encombrement du site ou une quelconque défaillance de la connexion internet (y compris une panne de courant) pourraient entraîner des difficultés dans la soumission. L'administration contractante ne peut être tenue pour responsable de tout retard en raison des difficultés susmentionnées.

Dans le cas exceptionnel d’une soumission par courrier postal ou de remise en main propre (voir section 2.2.2), la date de soumission est prouvée par la date d’envoi, le cachet de la poste ou la date du bordereau de dépôt. En cas de remise en main propre, l’heure limite de réception est fixée à 16 heures, heure de Bruxelles15, le reçu signé et daté faisant foi.

Toute note succincte de présentation soumise après la date limite sera rejetée.

Cependant, pour des raisons d’efficacité administrative, l'administration contractante peut également rejeter toute note succincte de présentation envoyée dans les délais mais reçue après la date effective d’approbation de l’évaluation de la note succincte de présentation (voir calendrier indicatif à la section 2.5.2).

2.2.4 Autres renseignements sur la note succincte de présentation

14 Par exemple: http://www.timeanddate.com/worldclock/converter.html.15 Veuillez utiliser un outil en ligne pour convertir l’heure, tel que celui mentionné à la note de bas de page ci-

dessus.


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Une séance d’information relative au présent appel à propositions sera organisée le jeudi 25 février 2016 à 09:45 heures, heure de Bruxelles, au Centre Borschette, Rue Froissart 36, 1040 Bruxelles.

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des demandes à l’/aux adresse(s) figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions:

Adresse électronique: [email protected]

L'administration contractante n’a pas l’obligation de fournir des éclaircissements au sujet des questions reçues après cette date.

Il y sera répondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation.

Afin de garantir l’égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs ou d’une/des entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques.

Aucune réponse individuelle ne sera donnée aux questions. Toutes les questions et réponses ainsi que les autres informations importantes communiquées aux demandeurs au cours de la procédure d’évaluation seront publiées, si nécessaire, sur le site internet d’EuropeAid: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome. Il est par conséquent recommandé de consulter régulièrement le site internet dont l’adresse figure ci-dessus afin d’être informé des questions et réponses publiées.

Toutes les questions relatives à l’enregistrement sur PADOR ou à la soumission en ligne via PROSPECT doivent être adressées au service d’assistance informatique à l’adresse [email protected] via le formulaire d’assistance en ligne disponible dans PROSPECT. Veuillez noter que les langues de travail de l'assistance informatique sont: l’anglais, le français et l’espagnol. Par conséquent, les utilisateurs sont invités à envoyer leurs questions en anglais, français ou espagnol s’ils souhaitent bénéficier d’un délai de réponse optimal.

2.2.5 Demandes complètes

Les demandeurs chefs de file invités à soumettre une demande complète à la suite de la présélection de leurs notes succinctes de présentation doivent le faire à l’aide du formulaire complet de demande annexé aux présentes lignes directrices (annexe A.2).

Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions relatives au formulaire complet de demande figurant à la fin de l’annexe A.2. Les demandeurs chefs de file doivent soumettre leur demande complète dans la même langue que celle de leur note succincte de présentation.

Veuillez noter que:

1. les éléments énoncés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés par le demandeur chef de file dans le formulaire complet de demande. La contribution de l’Union européenne ne peut s’écarter de plus de 20 % par rapport à l’estimation initiale, même si les demandeurs chefs de file sont libres d’adapter le pourcentage de cofinancement requis pour autant que les montants minimaux et maximaux ainsi que les pourcentages du cofinancement, tels qu’indiqué dans la section 1.3 des présentes lignes directrices, soient respectés. Le demandeur chef de file ne peut remplacer un codemandeur ou une entité affiliée que dans des cas dûment justifiés (par exemple, en cas de faillite du codemandeur initial ou de l’entité affiliée initiale). Dans ce cas, le nouveau codemandeur ou la nouvelle entité affiliée doit être de nature similaire au codemandeur ou à l'entité affiliée initial(e). Le demandeur chef de file peut ajuster la durée de l’action en cas de circonstances imprévues, indépendantes des demandeurs après la soumission de la note succincte de présentation, qui exigent une telle adaptation (s’il existe un risque que l’action ne soit pas exécutée). Une explication/justification du remplacement/de l’ajustement en question doit être incluse dans la section 2.1.1 du formulaire de demande de subvention;

2. une copie des états financiers les plus récents du demandeur chef de file (compte de profits et pertes et bilan du dernier exercice clos) doit être chargée sur PADOR avant la date limite de


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soumission de la demande complète. Une copie des états financiers les plus récents n’est requise ni de l’/des éventuel(s) codemandeur(s), ni de l’/des éventuelle(s) entité(s) affiliée(s);

3. un rapport d’audit externe produit par un contrôleur des comptes agréé, certifiant les comptes du demandeur chef de file relatifs au dernier exercice financier disponible lorsque le montant total de la contribution demandée à l’UE est supérieur à 750 000 EUR (100 000 EUR pour une subvention de fonctionnement). Le rapport d’audit externe n’est pas requis de l’/des éventuel(s) codemandeur(s) ou entité(s) affiliée(s).

4. seuls le formulaire complet de demande et les annexes publiées qui doivent être complétées (budget, cadre logique) seront transmis aux évaluateurs (et, le cas échéant, aux assesseurs). Il est par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

Toute erreur ou incohérence majeure relative à la pleine application des instructions pour une demande complète (par exemple si les montants mentionnés dans les feuilles de calcul du budget ne correspondent pas) peut conduire au rejet de la demande.

Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et empêchent donc l'administration contractante de réaliser une évaluation objective.

2.2.6 Où et comment envoyer les formulaires complets de demande?

Les formulaires complets de demande, ainsi que le budget, le cadre logique et la déclaration du demandeur chef de file, doivent être soumis en ligne via PROSPECT à l'adresse https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect en suivant les instructions données dans le manuel de l’utilisateur. Veuillez noter que PROSPECT est indisponible pour l'entretien tous les lundis entre 14:00 CET et 15:00 CET (heure de Bruxelles).

Lors de la soumission de la demande complète en ligne, les demandeurs chefs de file recevront un accusé de réception automatique sur leur profil PROSPECT.

Veuillez noter les points suivants:

a) Si le demandeur chef de file a soumis la note succincte de présentation par courrier postal/remise en main propre (voir section 2.2.3), il doit envoyer la demande complète par la même voie (courrier postal ou remise en main propre).

b) Si le demandeur chef de file a soumis la note succincte de présentation via PROSPECT mais qu’il est techniquement impossible pour l’organisation de soumettre la demande complète en ligne:

Dans les deux cas susmentionnés, le demandeur chef de file doit envoyer par courrier postal la demande, à savoir le formulaire complet de demande, le budget, le cadre logique et la déclaration du demandeur chef de file. Le demandeur chef de file doit envoyer, dans une enveloppe scellée, telle que décrite ci-dessous, les éléments suivants:

a. une copie originale signée du formulaire complet de demande, du budget et du cadre logique. La déclaration du demandeur chef de file (annexe A.2, section 5) doit être imprimée et agrafée séparément et jointe dans l’enveloppe;

b. une version électronique (CD-Rom ou clé USB) des éléments visés au point a). Le fichier électronique doit contenir exactement la même demande que la version papier jointe.

Afin de réduire les dépenses et les déchets, nous vous conseillons vivement de n’utiliser que du papier pour composer votre dossier (pas de pochettes ou d’intercalaires en plastique). Veuillez également recourir à l’impression recto-verso dans la mesure du possible.

Les demandes doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée en recommandé ou par messagerie express privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous. Lorsque les demandeurs chefs de file


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https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect

envoient plusieurs demandes (si cela est autorisé dans les lignes directrices de l’appel à propositions en question), chacune d’elles devra être envoyée séparément.

Adresse postale:


Adresse pour remise en main en propre ou pour envoi par messagerie express privée


L’enveloppe doit porter le numéro de référence et l’intitulé de l’appel à propositions , ainsi que le numéro du lot et son titre, la dénomination complète et l’adresse du demandeur chef de file, ainsi que la mention «Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture».

Les demandes envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées. Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.

Veuillez noter que les demandes incomplètes peuvent être rejetées. Il est conseillé aux demandeurs chefs de file de s’assurer que leur demande est complète en utilisant la liste de contrôle (annexe A.2, instructions).

2.2.7 Date limite de soumission des demandes complètes

La date limite de soumission des demandes complètes sera communiquée dans la lettre envoyée aux demandeurs chefs de file dont la demande aura été présélectionnée. Cette lettre apparaîtra automatiquement en ligne dans le profil PROSPECT du demandeur chef de file. Les demandeurs chefs de file qui, dans des cas exceptionnels (voir section 2.2.6), ont dû soumettre leur demande par courrier postal ou la remettre en main propre, recevront la lettre par courrier électronique ou par courrier postal si aucune adresse électronique n’a été communiquée.

Il est vivement conseillé aux demandeurs chefs de file de ne pas attendre le dernier jour pour soumettre leur demande complète, car un encombrement du site ou une quelconque défaillance de la connexion internet (y compris une panne de courant) pourrait entraîner des difficultés dans la soumission. L'administration contractante ne peut être tenue pour responsable de tout retard en raison des difficultés susmentionnées.

Dans le cas exceptionnel d’une soumission par courrier postal (voir section 2.2.6), la date de soumission est prouvée par la date d’envoi, le cachet de la poste ou la date du bordereau de dépôt. En cas de remise en main propre, l’heure limite de réception est fixée à 16 heures, heure de Bruxelles16, le reçu signé et daté faisant foi.

Toute demande soumise après la date limite sera rejetée.

16 Veuillez utiliser un outil de conversion d’heure en ligne, tel que http://www.timeanddate.com/worldclock/converter.html.


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Cependant, pour des raisons d’efficacité administrative, l'administration contractante peut rejeter toute demande complète envoyée dans les délais mais reçue après la date effective d’approbation de l’évaluation de la demande complète (voir calendrier indicatif à la section 2.5.2).

2.2.8 Autres renseignements sur les demandes complètes

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des demandes complètes, à l'adresse/l’une des adresses figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions:

Adresse électronique: [email protected]

L'administration contractante n’a pas l’obligation de fournir des éclaircissements au sujet des questions reçues après cette date.

Il y sera répondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des demandes.

Afin de garantir l’égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs, de l’entité/des entités affiliée(s) ou d’une action.

Aucune réponse individuelle ne sera donnée aux questions. Toutes les questions et réponses ainsi que les autres informations importantes communiquées aux demandeurs au cours de la procédure d’évaluation seront publiées, si nécessaire, sur le site internet d’EuropeAid à l'adresse https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome. Il est par conséquent recommandé de consulter régulièrement le site internet dont l’adresse figure ci-dessus afin d’être informé des questions et réponses publiées.

Toutes les questions relatives à l’enregistrement sur PADOR ou à la soumission en ligne via PROSPECT doivent être adressées au service d’assistance informatique à l’adresse [email protected] via le formulaire d’assistance en ligne disponible dans PROSPECT. Veuillez noter que les langues de travail de l'assistance informatique sont: l’anglais, le français et l’espagnol. Par conséquent, les utilisateurs sont invités à envoyer leurs questions en anglais, français ou espagnol s’ils souhaitent bénéficier d’un délai de réponse optimal.

2.3 ÉVALUATION ET SÉLECTION DES DEMANDES

Les demandes seront examinées et évaluées par l'administration contractante avec l’aide, le cas échéant, d’assesseurs extérieurs. Toutes les demandes seront évaluées selon les étapes et critères décrits ci-après.

Si l’examen de la demande révèle que l’action proposée ne remplit pas les critères d’éligibilité décrits à la section 2.1, la demande sera rejetée sur cette seule base.

ÉTAPE 1: OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DES NOTES SUCCINCTES DE PRÉSENTATION

Lors de l’ouverture17 et de la vérification administrative (y compris le contrôle de l’éligibilité de l’action), les éléments suivants seront évalués:

si la date limite a été respectée. Dans le cas contraire, la demande sera automatiquement rejetée;

si la note succincte de présentation répond à tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle figurant dans les instructions de l’annexe A.1. Cela comprend également une évaluation de l’éligibilité de l’action. Si une des informations demandées est manquante ou incorrecte, la demande peut être rejetée sur cette seule base et elle ne sera pas évaluée.

Les notes succinctes de présentation satisfaisant aux conditions de ce contrôle seront évaluées au regard de la pertinence et de la conception de l’action proposée.

17 Uniquement lorsque certaines demandes ont été soumises hors ligne.


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La note succincte de présentation se verra attribuer une note globale sur 50 suivant la grille d’évaluation ci-après. L’évaluation vérifiera également que les instructions sur la façon de compléter la note succincte de présentation ont bien été respectées (annexe A.1).

Les critères d’évaluation sont divisés en rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se verra attribuer une note comprise entre 1 et 5 comme suit: 1 = très insuffisant; 2 = insuffisant; 3 = satisfaisant; 4 = bon; 5 = très bon.


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Grille d’évaluation

Rubrique Note maximale

1. Pertinence de l’action Sous-note 30

1.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux objectifs et priorités de l’appel à propositions?*

5x2**

1.2 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux besoins particuliers et contraintes du/des pays ou de la/des région(s) cible(s) (y compris la synergie avec d’autres initiatives de l’Union et l’absence de double emploi)?

5x2**

1.3 Dans quelle mesure les parties concernées (bénéficiaires finaux, groupes cibles) sont-elles clairement définies et choisies de manière stratégique? Leurs besoins ont-ils été clairement définis et sont-ils convenablement abordés dans la proposition?

5

1.4 La proposition contient-elle des éléments spécifiques apportant une valeur ajoutée, tels que des aspects environnementaux, la promotion de l’égalité hommes/femmes et de l’égalité des chances, les besoins des personnes handicapées, les droits des minorités et les droits des populations indigènes ou l’innovation et les bonnes pratiques ainsi que les autres éléments complémentaires mentionnés dans la section 1.2 des lignes directrices à l’intention des demandeurs?

5

2. Conception de l’action Sous-note 20

2.1 Dans quelle mesure la conception générale de l’action est-elle cohérente?

En particulier, reflète-t-elle l’analyse des problèmes, tient-elle compte des facteurs externes ainsi que des parties prenantes concernées?

5x2**

2.2 L’action est-elle réalisable et cohérente par rapport aux objectifs et résultats escomptés?

5x2**

NOTE TOTALE 50

* Remarque: une note de 5 (très bon) ne sera attribuée que dans la mesure où la proposition aborde plus que le nombre minimal requis de priorités mentionné à la section 1.2 (Objectifs du programme) des présentes lignes directrices.

** Ces notes sont multipliées par 2 en raison de leur importance.

Les notes succinctes de présentation ayant obtenu une note inférieure à 30 points seront rejetées.

Les notes succinctes de présentation qui atteignent le seuil susmentionné seront classées par note obtenue. Les demandes ayant obtenu les notes les plus élevées seront présélectionnées jusqu’à ce que la limite de 200 % du budget disponible pour le présent appel à propositions soit atteinte.

Le montant des contributions demandées pour chaque note succincte de présentation sera basé sur les enveloppes financières indicatives pour chaque lot, le cas échéant.

Les demandeurs chefs de file recevront une lettre indiquant le numéro de référence de leur demande et les résultats respectifs. Cette lettre apparaîtra automatiquement en ligne dans le profil PROSPECT du demandeur chef de file. Les demandeurs chefs de file qui, dans des cas exceptionnels (voir section 2.2), ont dû soumettre leur demande par courrier postal ou la remettre en main propre, recevront la lettre par courrier électronique ou par courrier postal si aucune adresse électronique n’a été communiquée.

Les demandeurs chefs de file présélectionnés seront ensuite invités à soumettre une demande complète.


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ÉTAPE 2: OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DE LA DEMANDE COMPLÈTE

Lors de l’ouverture18 et de la vérification administrative (y compris le contrôle de l’éligibilité de l’action) des demandes complètes, les éléments suivants seront évalués:

si la date limite de soumission a été respectée. Dans le cas contraire, la demande sera automatiquement rejetée;

si la demande complète répond à tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle figurant à l’annexe A.2. Cela comprend également une évaluation de l’éligibilité de l’action. Si une des informations demandées est manquante ou incorrecte, la demande peut être rejetée sur cette seule base et elle ne sera pas évaluée.

Les demandes complètes satisfaisant aux conditions de ce contrôle seront évaluées au regard de leur qualité, y compris le budget proposé et la capacité des demandeurs et de l’entité/des entités affiliée(s). Les critères d’évaluation utilisés sont présentés dans la grille d’évaluation reproduite ci-après. Les critères d’évaluation se décomposent en critères de sélection et critères d’attribution.

Les critères de sélection aident à évaluer la capacité opérationnelle du/des demandeur(s) et de l’entité/des entités affiliée(s) et la capacité financière du demandeur chef de file et permettent de vérifier qu’ils:

disposent de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir leur activité tout au long de l’action proposée et, si nécessaire, pour participer à son financement (ceci s’applique uniquement aux demandeurs chefs de file);

disposent de la capacité de gestion et des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action proposée. Ceci s’applique aux demandeurs et à l’/aux éventuelle(s) entité(s) affiliée(s).

Aux fins de l’évaluation de la capacité financière, les demandeurs chefs de file doivent s’assurer que les informations et documents pertinents (c’est-à-dire les états financiers les plus récents et le rapport d’audit externe, si nécessaire) enregistrés dans leur profil PADOR sont à jour. Si les informations et documents enregistrés dans PADOR sont obsolètes et ne permettent pas de réaliser une évaluation en bonne et due forme de la capacité financière, la demande peut être rejetée.

Les critères d’attribution aident à évaluer la qualité des demandes au regard des objectifs et priorités fixés dans les lignes directrices, et à octroyer les subventions aux projets qui maximisent l’efficacité globale de l’appel à propositions. Ils aident à sélectionner les demandes qui assurent à l'administration contractante le respect de ses objectifs et priorités. Ils concernent la pertinence de l’action et sa cohérence avec les objectifs de l’appel à propositions, la qualité, l’effet escompté, la durabilité de l’action ainsi que son efficacité par rapport aux coûts.

La grille d’évaluation se subdivise en rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique recevra une note comprise entre 1 et 5 comme suit: 1 = très insuffisant; 2 = insuffisant; 3 = satisfaisant; 4 = bon; 5 = très bon.

18 Uniquement lorsque certaines demandes ont été soumises hors ligne.


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Grille d’évaluation19

Rubrique Note maximale

1. Capacité financière et opérationnelle 20

1.1 Les demandeurs et, le cas échéant, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expérience suffisante en gestion de projets?

5

1.2 Les demandeurs et, le cas échéant, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expertise technique suffisante? (plus particulièrement, une connaissance des questions/points à traiter)

5

1.3 Les demandeurs et, le cas échéant, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une capacité de gestion suffisante? (notamment au regard du personnel, des équipements et de la capacité à gérer le budget de l’action)

5

1.4 Le demandeur chef de file dispose-t-il de sources de financement stables et suffisantes? 5

2. Pertinence de l’action 30

Report de la note obtenue lors de l’évaluation de la note succincte de présentation

Veuillez noter que le comité d’évaluation peut réévaluer les notes attribuées concernant la pertinence au stade de la note succincte de présentation.

3. Efficacité et faisabilité de l’action 20

3.1 Les activités proposées sont-elles appropriées, concrètes et cohérentes avec les objectifs et résultats escomptés?

5

3.2 Le plan d’action est-il clair et réalisable? 5

3.3 La proposition contient-elle des indicateurs objectivement vérifiables pour évaluer les résultats de l’action? Une évaluation est-elle prévue?

5

3.4 Le niveau d’implication et de participation à l’action du/des codemandeur(s) et de l’entité/des entités affiliée(s) est-il satisfaisant?

5

4. Durabilité de l’action 15

4.1 L’action est-elle susceptible d’avoir un impact tangible sur les groupes cibles? 5

4.2 La proposition est-elle susceptible d’avoir des effets multiplicateurs? (notamment probabilité de reproduction, d’extension et de partage d’informations)

5

19 Veuillez noter que la pertinence peut être réévaluée dans les cas décrits aux sections 6.5.7 et 6.5.8 du guide pratique.


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4.3 Les résultats attendus de l’action proposée sont-ils durables?

– d’un point de vue financier (comment seront financées les activités au terme du financement?)

– d’un point de vue institutionnel (existera-t-il des structures permettant la poursuite des activités à la fin de l’action? Y aura-t-il une «appropriation» locale des résultats de l’action?)

– d'un point de vue politique (le cas échéant) (quelle sera l’incidence structurelle de l’action – par exemple, va-t-elle déboucher sur de meilleurs lois, codes de conduite, méthodes, etc.?)

– d’un point de vue environnemental (le cas échéant) (l’action aura-t-elle un impact positif/négatif sur l’environnement?)

5

5. Budget et rapport coût-efficacité de l’action 15

5.1 Les activités sont-elles convenablement reflétées dans le budget? /5

5.2 Le rapport entre les coûts estimés et les résultats escomptés est-il satisfaisant? /10

Note totale maximale 100

Si la note totale pour la rubrique 1 (capacité financière et opérationnelle) est inférieure à 12 points, la demande sera rejetée. Si la note pour au moins une des sous-rubriques de la rubrique 1 est de 1 point, la demande sera également rejetée.

Si le demandeur chef de file soumet une demande sans codemandeur ou sans entité affiliée, la note pour le point 3.4 sera de 5 sauf si un partenariat avec des codemandeurs ou des entités affiliées est obligatoire au titre des lignes directrices à l’intention des demandeurs.

Veuillez noter que les membres du comité d’évaluation ou les assesseurs internes qui évaluent les demandes complètes peuvent réévaluer les notes attribuées concernant la pertinence au stade de la note succincte de présentation et transférées à la demande complète.

Après l’évaluation, les demandes seront classées en fonction de leur note. Les demandes ayant obtenu les notes les plus élevées seront provisoirement sélectionnées jusqu’à ce que le budget disponible pour le présent appel à propositions soit atteint.

En outre, une liste de réserve sera établie suivant les mêmes critères. Cette liste sera utilisée si davantage de fonds deviennent disponibles pendant la période de validité de la liste de réserve.

ÉTAPE 3: VÉRIFICATION DE L’ÉLIGIBILITÉ DES DEMANDEURS ET DE L’ENTITÉ/DES ENTITÉS AFFILIÉE(S)La vérification de l’éligibilité sera réalisée sur la base des pièces justificatives demandées par l'administration contractante (voir section 2.4). Elle sera uniquement réalisée pour les demandes qui ont été provisoirement sélectionnées en fonction de leur note et dans les limites du budget disponible pour le présent appel à propositions.

La conformité entre la déclaration du demandeur chef de file (annexe A.2, section 5) et les pièces justificatives fournies par ce dernier sera vérifiée. Toute pièce justificative manquante ou toute incohérence entre la déclaration du demandeur chef de file et les pièces justificatives pourra conduire sur cette seule base au rejet de la demande.


15 janvier 2016

L’éligibilité des demandeurs et de l’entité/des entités affiliée(s) sera vérifiée sur la base des critères établis aux sections 2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3.

Toute demande rejetée sera remplacée par la première demande la mieux placée sur la liste de réserve qui se trouve dans les limites du budget disponible pour le présent appel à propositions.

2.4 SOUMISSION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES

Il est demandé aux organisations de télécharger/mettre à jour les documents suivants en PADOR (voir section 2.2) de manière à permettre à l'administration contractante de vérifier l’éligibilité du demandeur chef de file, du/des éventuel(s) codemandeur(s) et de leur(s) éventuelle(s) entité(s) affiliée(s)20:

Les pièces justificatives doivent être fournies par l’intermédiaire de PADOR (voir section 2.2).

1. les statuts ou articles d’association du demandeur chef de file, de chaque éventuel codemandeur et de chaque éventuelle entité affiliée21. Lorsque l'administration contractante a reconnu l’éligibilité du demandeur chef de file, du/des codemandeur(s) ou de son/ses entité(s) affiliée(s) pour un autre appel à propositions sur la même ligne budgétaire au cours des 2 années précédant la date limite de réception des demandes, il convient de soumettre, au lieu des statuts, une copie du document prouvant l’éligibilité sur un appel précédent (par exemple, une copie des conditions particulières d’un contrat de subvention conclu pendant la période de référence), sauf si un changement dans le statut juridique est intervenu dans l’intervalle22. Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales qui ont signé un accord-cadre avec la Commission européenne;

2. un rapport d’audit externe produit par un contrôleur des comptes agréé, certifiant les comptes du demandeur chef de file relatifs au dernier exercice financier disponible lorsque le montant total de la contribution demandée à l’UE est supérieur à 750 000 EUR (100 000 EUR pour une subvention de fonctionnement). Le rapport d’audit externe n’est pas requis de l’/des éventuel(s) codemandeur(s) ou entité(s) affiliée(s).

Cette obligation ne s’applique pas aux organismes publics et aux organisations internationales, pour autant que l’organisation internationale en question offre les garanties prévues dans le règlement financier applicable, comme décrit au chapitre 6 du guide pratique;

3. la fiche «entité légale» (voir annexe D des présentes lignes directrices) dûment complétée et signée par chacun des demandeurs (c’est-à-dire par le demandeur chef de file et chacun des éventuels codemandeurs), accompagnée des documents justificatifs qui y sont demandés. Si le demandeur a déjà signé un contrat avec l'administration contractante, au lieu de la fiche «entité légale» et de ses documents justificatifs, il peut fournir le numéro d’entité légale, à moins que son statut juridique n’ait été modifié dans l’intervalle;

4. une fiche signalétique financière du demandeur chef de file [pas des codemandeurs ni de l’entité/des entités affiliée(s)] conforme au modèle joint à l'annexe E des présentes lignes directrices, certifiée par la banque à laquelle le paiement doit être fait. Cette banque doit être située dans le pays où le demandeur chef de file est établi. Si le demandeur chef de file a déjà soumis, dans le passé, une fiche d’identification financière pour un contrat lorsque la Commission européenne était chargée des paiements et a l’intention d’utiliser le même compte bancaire, une copie de la fiche signalétique financière précédente peut être fournie en lieu et place de ce document.

Les pièces justificatives requises (enregistrées dans PADOR ou envoyées avec le formulaire PADOR hors ligne) doivent être fournies sous la forme d’originaux, de photocopies ou de versions scannées (montrant les cachets légaux, signatures et dates) de ces originaux.

20 Aucune pièce justificative ne sera requise pour des demandes de subvention ne dépassant pas 60 000 EUR.21 Lorsque le demandeur chef de file et/ou un/des codemandeur(s) et/ou une/des entité(s) affiliée(s) est/sont une/des

entité(s) publique(s) créée(s) par une loi, une copie de ladite loi doit être fournie.22 À insérer uniquement lorsque les conditions d’éligibilité n’ont pas changé d’un appel à propositions à l’autre.


15 janvier 2016

Lorsque de tels documents ne sont pas rédigés dans une des langues officielles de l’Union européenne, une traduction dans une des langues de l’appel à propositions des parties pertinentes de ces documents, prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, le cas échéant, des codemandeurs et de l’entité/des entités affiliée(s) doit être jointe pour l’analyse de la demande.

Lorsque ces documents sont rédigés dans une langue officielle de l’Union européenne autre que celle(s) retenue(s) pour l’appel à propositions, il est vivement recommandé, pour faciliter l’évaluation, de fournir une traduction des parties pertinentes des documents, prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, le cas échéant, des codemandeurs et de l’entité/des entités affiliée(s) dans une des langues de l’appel à propositions.

Les demandeurs doivent tenir compte du temps nécessaire pour obtenir les documents officiels auprès des autorités nationales compétentes et pour traduire ces documents dans les langues officielles lorsqu’ils enregistrent leurs données dans PADOR.

Si les pièces justificatives mentionnées ci-dessus ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission des pièces justificatives envoyée par l'administration contractante au demandeur chef de file, la demande pourra être rejetée.

Après vérification des pièces justificatives, le comité d’évaluation fera une recommandation finale à l'administration contractante, qui décidera de l’attribution des subventions.

NB: Dans l’éventualité où l'administration contractante ne serait pas convaincue de la force, de la solidité et de la garantie offertes par le lien structurel entre l’un des demandeurs et son entité affiliée, il peut demander la soumission des documents manquants permettant sa conversion en codemandeur. Si tous les documents manquants pour les codemandeurs sont soumis, et à condition que tous les critères d’éligibilité soient satisfaits, l’entité susmentionnée devient un codemandeur à tous égards. Le demandeur chef de file doit soumettre le formulaire de demande révisé en conséquence.

2.5 NOTIFICATION DE LA DÉCISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE

2.5.1 Contenu de la décision

Les demandeurs chefs de file seront avisés par écrit de la décision prise par l'administration contractante au sujet de leur demande et, en cas de rejet, des raisons de cette décision négative. Cette lettre sera envoyée par courrier électronique et apparaîtra automatiquement en ligne sur le profil PROSPECT de l’utilisateur qui a soumis la demande. Les demandeurs chefs de file qui, dans des cas exceptionnels (voir section 2.2), ont dû soumettre leur demande par courrier postal ou la remettre en main propre, seront informés par courrier électronique ou par courrier postal s’ils n’ont pas communiqué d’adresse électronique. Par conséquent, veuillez vérifier régulièrement votre profil PROSPECT, en tenant compte du calendrier indicatif ci-dessous.

Si un demandeur s’estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre de la procédure d’attribution, il peut introduire une plainte. Voir la section 2.4.15 du guide pratique.

Les demandeurs dont la proposition n’a pas été sélectionnée aux stades de l’ouverture et de la vérification administrative et qui désirent obtenir des informations complémentaires doivent en faire la demande par courrier à l'adresse ci-dessous, en indiquant la référence de l’appel à propositions et le numéro attribué à leur proposition:

Commission européenneDirection Générale de la Coopération Internationale et du Développement – EuropeAidUnité B.6 “Finances, contrats et audit”À l’attention du Chef d'UnitéBureau: J-59 01/33B - 1049 BruxellesBelgique


15 janvier 2016

Les demandeurs dont la proposition n’a pas été sélectionnée aux stades de l’évaluation technique ou de la vérification de l’éligibilité et qui désirent obtenir des informations complémentaires concernant leur proposition, doivent en faire la demande par courrier à l’adresse ci-dessous, en indiquant la référence de l’appel de propositions et le numéro attribué à leur proposition:

Commission européenneDirection Générale de la Coopération Internationale et du Développement – EuropeAidUnité DG C.1 “Rural Development, Food Security, Nutrition”À l’attention du Chef d'UnitéBureau: L-41 02/072B - 1049 BruxellesBelgique

2.5.2 Calendrier indicatif

DATE HEURE

1. Réunion d’information, le cas échéant (heure locale)

Jeudi 25 février 2016 9 h 45

2. Date limite pour les demandes d’éclaircissements à l'administration contractante

Mardi 8 mars 2016 23 h 59

3. Dernière date à laquelle des éclaircissements sont donnés par l'administration contractante

Vendredi 18 mars 2016 -

4. Date limite de soumission de la note succincte de présentation

Mardi 29 mars 2016 16 heures

5. Information des demandeurs chefs de file sur l’ouverture, les vérifications administratives et l’évaluation de la note succincte de présentation (étape 1)

Vendredi 15 avril 2016 -

6. Invitations à soumettre la demande complète Lundi 18 avril 2016 -

7. Date limite de soumission des demandes complètes

Jeudi 2 juin 2016 16 heures

8. Information des demandeurs chefs de file concernant l’évaluation des demandes complètes (étape 2)23

Vendredi 17 juin 2016 -

9. Notification de l’attribution (après vérification de l’éligibilité) (étape 3)

Lundi 20 juin 2016 -

10. Signature du contrat24 Jeudi 30 juin 2016 -

23 Il est à noter que, selon le règlement financier, en gestion directe, les demandeurs doivent être informés des résultats de l’évaluation de leurs propositions dans un délai de 6 mois à compter de la date limite de soumission de la demande complète. Ce délai peut être dépassé dans des cas exceptionnels, en particulier pour des actions complexes (y compris des appels à bénéficiaires multiples), en cas de grand nombre de propositions ou en cas de retards imputables aux demandeurs.


15 janvier 2016

Toutes les heures et dates sont exprimées en heure de Bruxelles, sauf disposition contraire.

Ce calendrier indicatif contient des dates provisoires (sauf pour les dates 2, 3 et 4) et peut être mis à jour par l'administration contractante au cours de la procédure. Dans ce cas, le calendrier mis à jour sera publié sur le site internet d’EuropeAid https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome.

2.6 CONDITIONS DE LA MISE EN ŒUVRE APRÈS LA DÉCISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE D’ATTRIBUTION D’UNE SUBVENTION

À la suite de la décision d’attribution d’une subvention, le(s) bénéficiaire(s) se verront proposer un contrat basé sur le modèle de contrat de subvention (annexe G des présentes lignes directrices). Par la signature du formulaire de demande (annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs acceptent, si la subvention leur est attribuée, les conditions contractuelles du modèle de contrat de subvention. Lorsque le coordinateur est une organisation dont les piliers ont été évalués positivement, il signera un contrat de subvention PA basé sur le modèle PAGoDA. Si tel est le cas, les dispositions du modèle de contrat de subvention ne s’appliquent pas. Les références dans les présentes lignes directrices au contrat de subvention s’entendent comme des références aux dispositions pertinentes du contrat de subvention PA.

Contrats de mise en œuvre

Lorsque la mise en œuvre de l’action exige du/des bénéficiaire(s) et de l’entité/des entités affiliée(s) (le cas échéant) qu’ils octroient des contrats de marchés publics, ces marchés doivent être octroyés conformément à l’annexe IV du modèle de contrat de subvention.

2.7 SYSTÈME DE DÉTECTION RAPIDE ET D’EXCLUSION (EDES)Les demandeurs et, s’ils sont des personnes morales, les personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur eux, sont informés du fait que, s’ils sont dans une des situations mentionnées aux sections 2.3.3.1 ou 2.3.3.2 du guide pratique, leurs coordonnées [nom/dénomination, prénom (si personne physique), adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle (si personne morale)] peuvent être enregistrées dans EDES. Pour de plus amples informations, voir les sections 2.3.3 et 2.3.4 du guide pratique.

24 Il est à noter que, conformément au règlement financier, en gestion directe, le contrat de subvention doit être signé dans un délai de 3 mois à compter de la notification de la décision d’attribution. Ce délai peut être dépassé dans des cas exceptionnels, en particulier pour des actions complexes (y compris des appels à bénéficiaires multiples), en cas de grand nombre de propositions ou en cas de retards imputables aux demandeurs.


15 janvier 2016



3 LISTE DES ANNEXES

DOCUMENTS À COMPLÉTERAnnexe A: formulaire de demande de subvention (format Word)

A.1. note succincte de présentation

A.2. formulaire complet de demande

Annexe B: budget (format Excel)

Annexe C: cadre logique (format Word)

Annexe D: fiche «entité légale»

Annexe E: fiche signalétique financière

Annexe F: Formulaire PADOR hors ligne (UNIQUEMENT S’IL EST IMPOSSIBLE DE S’ENREGISTRER DANS PADOR)

DOCUMENTS POUR INFORMATION25

Annexe G: modèle de contrat de subvention

– Annexe II: conditions générales

– Annexe IV: règles de passation des marchés

– Annexe V: modèle de demande de paiement

– Annexe VI: modèle de rapport narratif et financier

– Annexe VII: modèle de rapport de constatations factuelles et de spécifications techniques pour une vérification des dépenses d’un contrat de subvention conclu dans le cadre des actions extérieures de l’Union

– Annexe VIII: modèle de garantie financière

– Annexe IX: modèle de transfert de propriété des actifs

Annexe H: taux d’indemnités journalières (per diem), disponible à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-procurement-contracts/procedures-and-practical-guide-prag/diems_en

Annexe J: informations relatives au régime fiscal applicable aux contrats de subvention signés dans le cadre de l’appel à propositions

Annexe K: lignes directrices et liste de contrôle pour l’évaluation du budget et les options simplifiées en matière de coûts

Annexe L: apprentissage électronique (e-learning)https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect/external/

Annexe M: manuel de l’utilisateur pour PROSPECT

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect/external/

Annexe N: liste des pays qui coopèrent avec l’Union et où doivent avoir lieu les actions financées au titre du lot 1

LIENS UTILES:

25 Ces documents doivent également être publiés par l'administration contractante.


15 janvier 2016



http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-procurement-contracts/procedures-and-practical-guide-prag/diems_en

http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-procurement-contracts/procedures-and-practical-guide-prag/diems_en

LIGNES DIRECTRICES POUR LA GESTION DU CYCLE DE PROJET

http://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/methodology-aid-delivery-methods-project-cycle-management-200403_fr_2.pdf

EXÉCUTION DES CONTRATS DE SUBVENTION – GUIDE DE L’UTILISATEUR

http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19

MANUEL DE GESTION FINANCIÈRE

http://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/financial-management-toolkit-for-recipients-15112010_fr.pdf

Veuillez tenir compte des éléments suivants: le manuel de gestion financière ne fait pas partie du contrat de subvention et n’a pas de valeur légale. Il offre simplement des orientations générales et peut différer, sur certains détails, du contrat de subvention signé. Afin de garantir la conformité avec leurs obligations contractuelles, les bénéficiaires ne doivent pas se fonder exclusivement sur le manuel, mais doivent toujours consulter leurs documents contractuels individuels.

* * *


15 janvier 2016



http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19

http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_fr.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_fr.htm

eeas.europa.eueeas.europa.eu/archives/delegations/haiti/documents/aap... · web viewen cas de...

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