DÉPARTEMENT DES FINANCES ET DE LA SANTÉService informatique de l’Entité neuchâteloise

4 au 8 novembre

Forum informatique 2019Vision commune

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La plateforme d’achats TEB (pour Transaction de l’Émission des Besoins) permet aux services de faire leurs commandes (mandats de prestations, outils divers, licences, services, etc.) en ligne, via un catalogue d’articles. Ces articles vont des plus simples (p.ex. matériel de bureau), aux plus spécifiques (p.ex. mandat de prestations).

TEBTransmission et émission des besoins

Stéphanie Netzer et Julien Charmillot

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Programme du mercredi 6 novembre

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Et aussi…

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Gestion du projet

• Description du projet

• Objectifs et besoins

• Type de demandes

• Processus / rôles

• Flux d’une demande standard

• Cas particulier

• Démo

• Questions

Sommaire

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Partie intégrante du projet SIGE

• OORG => Chef de projet SIGE

• SALI => Propriétaire et garant des processus des achats

• SALI en collaboration avec les services => Émission des besoins TEB

• SIEN (team SAP et team .NET) => Développement de la solution

• SALI => Support utilisateur niveau 1 et 2

• SIEN => Support niveau 3

Gestion de projet (SIGE / achats)

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Standardisation, simplification et centralisation du processus d’achat

• Maîtrise des coûts liés aux achats

• Diminution du temps de traitement des demandes

• Développement d’un «e-commerce» interfacé à SAP

• Maîtrise des engagements

Description du projet

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Identification de l’utilisateur

• Import des données de bases gérées dans SAP

• Affichage des articles en fonction de l’utilisateur

• Modification ou ajout de diverses informations au panier

• Système de gestion des favoris

• Validation des réceptions de marchandises et prestations

• Historique

Objectifs et besoinsCatalogue en ligne

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Authentification des utilisateurs

• Gestion des articles (classification et prix)

• Gestion des fournisseurs et des clients

• Transformation des demandes en commandes

• Contrôle des demandes et validation des engagements via workflow

• Lien automatique commande / facture

SAP

Objectifs et besoins

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Demande d’article standard

– Article avec gestion de prix et / ou de stock gérés par les services centraux

• Demande d’article générique (nature comptable)

– Article sans gestion de prix et sans gestion de stock (p.ex. prestation, loyer, consulting, serveur, etc…)

• Régularisation (nature comptable)

– Régularisation, sur la base d’une facture, d’un achat déjà effectué

Types de demandes (interne)

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Demande d’article standard

– Article avec gestion de prix et / ou de stock gérés par les services centraux

• Réceptions marchandises automatiques

Types de demandes (externe)

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TEB (Transmission et émission des besoins)

Types de demandes

Article standard

Article générique / régularisation

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Demandeur TEB

• Responsable hiérarchique

• Approvisionneur du service acheteur

• Responsable budget achat

• RFS / Chef de service / RFGD

Processus / rôles (interne)

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Demandeur TEB

• Approvisionneur du service central acheteur

• Responsable budget achat du service central acheteur

Processus / rôles (externe)

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TEB (Transmission et émission des besoins)

Demande standard (interne)

• Demande d’achat (TEB)

Validation du besoin

• Commande d’achat (SAP)

Validation de la commande • Envoi de la

commande au fournisseur (SAP)

Confirmation des délais

• Réception de la commande (TEB)

Facturation

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TEB (Transmission et émission des besoins)

Demande standard (externe)

• Demande d’achat (TEB)

Transformation directe

• Commande d’achat (SAP)

Validation de la commande • Envoi de la

commande au fournisseur (SAP)

Confirmation des délais

• Réception automatique des marchandises

Facturation

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• Police

– Gestion des points / gestion des natures comptables

– Matériel de bureau

• Écoles

– Gestion des commandes annuelles

Période de blocage des utilisateurs

Cas particulier

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TEB (Transmission et émission des besoins)

• https://tebtest.ne.ch/

Démo

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TEB (Transmission et émission des besoins)

Merci de votre attention !