Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.01
Support de formation
Comptabilité – Nouveaux UtilisateursV1.0
20/09/07
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.02
Introduction
0
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.03
Introduction Objectifs de cette formation
1. Expliquer les flux comptables modélisés dans BFC
2. Décrire les différentes opérations comptables à réaliser dans BFC
A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.04
Introduction Programme du cours
Tronc Commun (en fonction du groupe) Concepts du domaine Comptabilité (Données
de bases et principaux objets) Les opérations classiques dans le domaine
Comptabilité
Les flux de trésorerie et leur manipulation
La comptabilité des tiers et les restitutions
1er jour
2ème jour
2 jours
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.05
0.
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
12.Conclusion
Programme détaillé des deux jours
J1J1
J2J2
Préalable en fonction des stagiaires : Tronc communPréalable en fonction des stagiaires : Tronc commun
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.06
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.07
Les données
de base de la
comptabilité
1
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.08
Notions essentielles dans SAP
Compte général : • Un plan de comptes opérationnel est défini et affecté à la société représentant
l’établissement CNRS. La définition d’un plan de comptes opérationnel (appelé aussi plan de comptes société) est obligatoire, il s’agit de la liste des comptes généraux utilisés pour la comptabilisation.
Compte collectif : • Lors de la saisie de pièce comptable, le compte collectif permet de gérer sur quel compte
général les soldes mensuels doivent être mis à jour. Classiquement le compte collectif est déterminé via la fiche tiers (compte collectif identifié dans la vue société).
• C’est un compte général affecté aux fiches Tiers – Banque – Immobilisations (Type de compte K-Fournisseur ou D-Client). Ses comptes ne sont que des comptes « d’affichage », ils contiennent le soldes des comptes auxiliaires qui leurs sont rattachés et ne peuvent pas être utilisés pour passer des écritures comptable. Ils s’imputent automatiquement.
Compte auxiliaire : • Un compte auxiliaire est utilisé pour passer les écritures qui mouvementent le compte
collectif qui va retransmettre/communiquer les informations au bilan ou compte de résultat.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.09
Notions essentielles dans SAP
Compte général spécial (CGS) : • C’est un compte collectif, un compte cible géré par les codes CGS.
Code CGS : • Un code CGS est défini par un code alphanumérique (1 caractère), des caractéristiques
et la détermination d’un schéma comptable par plan de comptes et compte collectif d’origine.
• Il permet dans le flux comptable de dériver le compte collectif sur un autre compte de type CGS.
Compte collectif divergent : • C’est un compte qui va venir écraser le compte collectif. C’est un remplacement manuel
du compte collectif.
• Remarques : Les gestionnaires devront connaître ces comptes collectifs divergents.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.010
Notions essentielles dans SAP
Type compte
Cd.CGS Code CGS
Désignation
Compte
coll.
d’origine
Compte
coll. cible
(CGS)
40100000 4019000042100000 42500000
K E AvMissi Avances sur mission 42100000 4721100040999999(compte
technique)K K FrsImmo Fournisseurs d’immobilisation 40100000 40400000K H RetGarH Retenue de garantie hors immo. 40100000 40170000K J RetGarI Retenues de garantie immo. 40400000 40470000K N OpPerso Personnel – oppositions 42100000 42700000
K Q RSPerso Personnel – retenues à la source 42100000 42600000
K L PrPerso Prêts consentis au personnel 42100000 42300000K Y Loyers Loyers
K Z CAPCharges à payer (autres que flux
d’achat)42100000 40820000
D A Acpt.cl Acompte 41100000 4191000041999999(compte
technique)D F Dem.acp Demande d’acompte 4110000
K F Dem.acp Demandes d’acomptes42100000
et 40100000
K A Acpt Acomptes fournisseur/personnel
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.011
Clés de comptabilisation
La clé de comptabilisation est une notion SAP qui décrit le type du mouvement saisi dans un poste. Les caractéristiques principales issues de la clé de comptabilisation sont :
• les types de compte autorisés en saisie ;
• l'affectation au débit ou au crédit ;
• les indications possibles ou nécessaires devant être saisies dans le poste.
COMPTES DEBIT CREDIT
Généraux 40 50
Fournisseur 21 31
Fourn. CGS 29 39
Client 01 11
Clients CGS 09 19
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.012
Types de pièces
La notion de journal n’existe pas en tant que telle dans SAP. Ce sont les types de pièce qui permettent de différencier les opérations effectuées et en les regroupant de reconstituer la notion de journal.
Le type de pièce comptable permet :
• à l’utilisateur de visualiser le type d’opération comptable dont il est question lors de l’affichage des postes individuels ;
• au progiciel de contrôler l’imputation des comptes généraux (fournisseurs, clients...) ;
• au progiciel de numéroter la pièce dans une tranche de numéros adéquate.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.013
Les types de pièces BFC
AA Ecriture immo. KG Note crédit fourn. SA Pièce compte général
AB Pièce comptable KN Net fournisseurs SB Ecriture compte gén.
AF Ecritures amort. KP Gestion de compte SK Pièce de caisse
AN Ecriture immo. nette KR Facture fournisseur SU Pièce imput. ultér.
AS Sortie d'immo. KZ Paiement fournisseur UE Reprise des données
AT Tranfert d'immo. ML ML Décompte WA Sortie marchandises
CH Débouclage contrat OP OD - pr ordre de pmt WE Entrée marchandises
CL Ecriture de clôture PR Modification de prix WI Pièce d'inventaire
CT Pièce décl. TVA RA Avoir Déc. ntr. WL Sortie march./Livr.
DA Pièce client RB Prov. créances dout. WN Entrée march. nette
DG Note crédit client RE Facture (brut) XA Avoir interf. Xlab
DR Facture client RH Facture de personnel XF Facture interf. Xlab
DZ Encaissement Client RI Facture ré imp. cpt Z1 Ecriture de reprise
EU Euro Ecart arrondi RJ Avoir ré imp. cpt ZP Ecriture de paiement
EX Numéro externe RM Facture de mission ZR Ecriture bancaire
HA Paies négatives RN Facture (net) ZS Paiement par chèque
KA Pièce fournisseur RV Reprise de facture ZV Compens. Client Four
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.014
La notion de date dans BFC
L’exercice comptable en cours est séparé en 12 périodes (mois civils) et une période spéciale pour les opérations de clôture.
Les périodes comptables sont ouvertes en début d’année.
Au CNRS est pratiquée la journée comptable, la date comptable étant la date du jour. Certains types de pièces peuvent toutefois échapper à ce contrôle (comptabilisation de la TVA et opérations de clôture).
Il peut exister pour un document jusqu’à trois types de date : La date comptable ; La date de pièce ; La date de saisie.
Il existe également pour la gestion des immobilisations la notion de date de référence pour le début de calcul des amortissements.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.015
AUTRES DONNEES DE BASE
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.016
L’adresse budgétaire
Cette adresse est constituée de 5 axes :
Elle constitue le référentiel Budget.
Programme CBProgramme CBCentre financierCentre financier Compte budgétaireCompte budgétaire Domaine fonctionnelDomaine fonctionnel FondsFonds
Le référentiel du domaine Budget permet :
- De répondre aux besoins du NCBC (représentation matricielle en nature/destination du budget de dépense et représentation en catégorie/ligne de recette pour le budget de recette),
- De suivre des enveloppes spécifiques : OIP, contrat à justifier, programme scientifique, colloques,
- De définir les différentes structures budgétaires du CNRS : notificateurs, délégations, unités,
- De suivre les origines de financement.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.017
L’adresse budgétaire
Représente l’UR ou l’UA. Ce centre peut être calqué sur la division.
Le Compte Budgétaire représente la nature de la dépense ou la ligne de recette.
Le domaine de fonctionnel représente la ligne de dépense.
Le fonds représente l’origine du financement.
Le programme CB permet de distinguer une enveloppe spécifique.Programme CBProgramme CB
Centre financierCentre financier
Compte budgétaireCompte budgétaire
Domaine fonctionnelDomaine fonctionnel
FondsFonds
Exemple : CF 0014 = UA de la DR 14Exemple : CF 0014 = UA de la DR 14
Exemple : CB NA = Dépenses de personnel sur SEExemple : CB NA = Dépenses de personnel sur SE
Exemple : DF A1CHIMIE = Dépense de recherche (Agr.1) en chimieExemple : DF A1CHIMIE = Dépense de recherche (Agr.1) en chimie
Exemple : Fonds 1 = RPExemple : Fonds 1 = RP
Exemple : P. CB. 000000/A1293002 = Contrat de recherche spécifiqueExemple : P. CB. 000000/A1293002 = Contrat de recherche spécifique
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.018
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.019
La création
d’une pièce
comptable
2
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.020
Création d’une pièce de compte général
Les différents cas donnant lieu à la saisie directe d’une pièce de compte général dans BFC sont par exemple :
- La comptabilisation de dons et / ou legs reçus ;
- Les charges à payer en fin d’exercice
Chacune de ces opérations s’effectue via la saisie d’une pièce comptable dans BFC.
Le système permet de créer une pièce comptable et transfère les données saisies dans le Grand Livre. Les comptes généraux sont dans le même temps mis à jour suivant l’opération concernée (créance, acompte, effet de commerce, etc.).
Le système met à jour le fichier des pièces ainsi que le solde des comptes généraux.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.021
L’écran de saisie est le suivant avec certaines données d’imputation obligatoires :
Date pièce Montant Domaine fonctionnel
Compte général Code TVA Fonds
D/C (Débit/Crédit) Centre de coûts
Postes à renseigner.
De … à
Création d’une pièce de compte général
Lors de la validation des données saisies, certaines informations sont rapatriées automatiquement : domaine d’activité, centre financier et compte budgétaire.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.022
La pièce est équilibrée et peut être comptabilisée.
Une fois que la saisie des postes et des montants a été validée en appuyant sur la touche « Entrée », un indicateur de statut vous indique si votre saisie est correct ou non :
Création d’une pièce de compte général
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.023
En cliquant sur « Simuler », vous simulez la comptabilisation de la pièce. Vous pouvez ainsi visualiser la pièce suivante :
Création d’une pièce de compte général
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.024
Lors de la saisie de recette sur subvention d’état, on ne procède pas à l’envoi d’une facture : le scénario envisagé est la saisie directe d’une facture en comptabilité. On parle de facture client.
Cette opération est effectuée lorsque la facture n’est pas générée par le module des ventes ou des achats.
1
2
3
Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.025
Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité
Sélectionnez le type d’opération que vous souhaitez créer à l’aide du menu déroulant.
Dans l’onglet « Données base », des zones obligatoires sont à renseigner :
- le numéro du client dans la zone « Client »
- la « Date de facture ».
- La zone « Montant » et « Montant TVA »
Dans les postes, on renseigne le compte général, Débit/Crédit, le Montant, et le Domaine d’activité. Il faut aussi renseigner le centre de coût et le fond si le compte général l’exige
1
2
3
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.026
Dans l’onglet « Paiement », vous retrouvez le mode et les conditions de paiement affectés au client.
Ces zones sont modifiables, vous pouvez changer ou ajouter des données.
Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.027
Dans l’onglet « Détail », vous retrouvez le compte collectif affecté au client, et son compte budgétaire.
Saisissez un domaine d’activité dans la zone « Dom. activ. » en vous aidant de l’aide à la recherche.
Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.028
Dans l’onglet « TVA », vous retrouvez les données de TVA concernant le client.
Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité
Lorsque toutes les données obligatoires sont saisies, vous pouvez comptabiliser la pièce ou effectuer une simulation.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.029
Options supplémentaires
1. Dans la transaction de « Saisie de pièce comptable », il est possible de gérer des options, en particulier : le TYPE DE PIECE.
En effet, cette zone est masquée dans l’écran et un type de pièce est sélectionnée par défaut. Ce type de pièce permet d’effectuer tout type de saisie.
Procédure pour gérer la zone « TYPE DE PIECE »
Chemin : Autres > Appeler options de traitement de la comptabilité.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.030
Options supplémentaires
Cliquez dans le menu déroulant de la zone « Tpe pce-Option ».
Sélectionnez « Type de pièce accessible ».
Sauvegardez la modification et cliquez sur « Retour » pour revenir à l’écran initial.
Ne pas sélectionner l’option « Type de pièce affichée » puisqu ’elle ne permet pas de modifier le type de pièce. C’est juste de l’affichage.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.031
Exercice 1 : saisie d’une pièce comptable
E1
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.032
Cas pratique : Les dépenses de fluides sont passées via des commandes prévisionnelles. C’est le cas pour les dépenses en électricité avec le fournisseur EDF par exemple.
Situation : Nous sommes au mois de décembre, toutes les factures de janvier à novembre se référant à cette commande prévisionnelle EDF ont été prises en charge. Reste à venir la facture de décembre qui n’arrivera qu’au début de l’année suivante.
Opération à effectuer : vous devez passer une écriture de charge à payer (pour un montant prévisionnel) pour la facture EDF du mois de décembre, pour un montant de : 2500€
Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1
Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE rapatrié dans le poste du compte 60611000
DONNEES POUR COMPTE 40820000
A3MOYDR0A0013001ND12
A3MOYDR0A0012001ND11
A3MOYDR0A0011001ND10
A3MOYDR0A0010001ND9
A3MOYDR0A0008001ND8
A3MOYDR0A0007001ND7
A3MOYDR0A0006001ND6
A3MOYDR0A0005001ND5
A3MOYDR0A0004001ND4
A3MOYDR0A0003001ND3
A3MOYDR0A0002001ND2
A3MOYDR0A0001001ND1
DOMAINE FONCT.FONDS
CENTRE DE COUTS
CODE TVASTAGE
Type de pièce : CLTransaction : FB50
DONNEES POUR COMPTE 60611000
Attention : penser à préciser le type de pièce « Clôture = CL »
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.033
1. Allez afficher la pièce comptable créée
Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1 CORRECTION
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.034
Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2
Opération à effectuer : Créez une pièce comptable de 2500€
Les comptes à utiliser pour les postes :
• 40820000 FOURNISSEURS-CHARGE en Débit
• 51510000 COMPTE AU TRESOR en Crédit
Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE du poste du compte 40820000
DONNEES POUR COMPTE 51510000
DONNEES POUR COMPTE 40820000
0013ND12
0012ND11
0011ND10
0010ND9
0008ND8
0007ND7
0006ND6
0005ND5
0004ND4
0003ND3
0002ND2
0001ND1
DOMAINE D'ACT.CODE TVASTAGIAIRE
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.035
1. Allez afficher la pièce comptable créée
Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2 CORRECTION
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.036
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.037
La contre-passation
d’une
pièce comptable
3
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.038
Contre-passation
Le motif d’annulation Z4 ‘Contrepassation comptable’ est défini pour les contre-passations dans la Composante FI notamment pour les écritures de régularisation ou pour les extournes automatiques (pièces de régularisation ou extourne en masse de début de période relative aux charges à payer manuelles - écritures de clôture spécifiques avec extourne automatisée)
Le système met à jour les soldes des comptes client et fournisseur et des comptes généraux
Renseigner :
- Le numéro de pièce à contre-passer
- Motif d’annulation, le code sera toujours « Z4 »
Comptabiliser la pièce contre-passée à l’aide du bouton
Le système n’accepte pas les pièces d’origine MM (facture achat/logistique).
La date comptable apposée lors de la contrepassation doit être la date du jour.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.039
Contre-passation
Visualiser la pièce de contre-passation :
Pièce d’origine (avant contre-passation) :
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.040
Contre-passation en masse
Il est possible de procéder à une contre-passation en masse :
Saisir principalement :
- l’intervalle de N° de pièce ou la liste
- Le motif de contre-passation
La zone « Société » sera toujours saisie par défaut.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.041
Exercice 2 : contrepassation
E2
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.042
La pièce comptable que vous avez créée pour passer une écriture de charge à payer n’est pas correcte (erreur de montant).
Vous devez effectuer la contre-passation de cette pièce comptable.
Contre passation sur compte généralType de contre passation : Z4
Contre-passation d’une pièce comptable Exercice n° 2 - Cet exercice est dépendant de l’exercice 1
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.043
Allez afficher la pièce de contre-passation que vous venez de créer
Contre-passation d’une pièce comptable Exercice n° 2 - CORRECTION
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.044
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.045
Le rapprochement comptable
4
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.046
La notion de rapprochement
Un poste est dit non rapproché lorsque aucune pièce de rapprochement n’y figure.
Un poste est dit rapproché quand une pièce de rapprochement y figure. La pièce de rapprochement est un « lettrage » du poste.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.047
Les deux types de rapprochement
Rapprochement d’une pièce à l’autre (transfert avec rapprochement)
Rapprochement par une pièce intermédiaire
DébitDébit
Crédit Pièce BCrédit Pièce B
Pièce APièce A
Débit Pièce BDébit Pièce B
CréditCrédit
Pièce BPièce B
DébitDébit
Crédit Pièce CCrédit Pièce C
Pièce APièce A
Débit Pièce CDébit Pièce C
Crédit Pièce CCrédit Pièce C
Pièce CPièce C
Débit Pièce CDébit Pièce C
CréditCrédit
Pièce BPièce B
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.048
Exécution du rapprochement
Le rapprochement ne peut s’exécuter qu’entre plusieurs postes ayant comme caractéristiques :
1. Le même compte général ou le même compte de tiers (avec compte collectif identique) ;
2. La somme des montants fait apparaître un solde nul.
Le rapprochement peut être automatique ou manuel. Un rapprochement manuel est soumis à l’appréciation du comptable (transfert de
solde, encaissement manuel, décaissement) ; Un rapprochement automatique s’exécute selon des critères définis au préalable;
(Par exemple : Numéro d’affectation identique) Actuellement une série de rapprochements automatiques s’effectuent deux fois par
jour pour les comptes généraux suivants : 4081 0000 Fournisseur factures non parvenues ; 4250 0000 Avances et acomptes au personnel ; 4721 1000 Avances sur mission des agents ; 2XXX XXX1 Comptes d’investissement d’attente.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.049
Le rapprochement manuel
Rapprocher deux comptes auxiliaires fournisseurs identiquesRapprocher deux comptes auxiliaires fournisseurs identiques
Rapprocher deux comptes auxiliaires client identiquesRapprocher deux comptes auxiliaires client identiques
Transférer avec rapprochement d’un poste à l’autreTransférer avec rapprochement d’un poste à l’autre
Rapprocher deux comptes généraux identiquesRapprocher deux comptes généraux identiques
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.050
Annulation de rapprochement
Il est possible d’annuler un rapprochement via la transaction « Dé-lettrage de pièce »
Annulation du lettrage seulement (lien entre les deux pièces rompus)Annulation du lettrage seulement (lien entre les deux pièces rompus)
Annulation du lettrage et contrepassation de la pièce de rapprochementAnnulation du lettrage et contrepassation de la pièce de rapprochement
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.051
Exercice 3 : le rapprochement
E3
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.052
Le rapprochement comptable et son annulation Exercice n° 3
1/ Afficher la pièce comptable de facture qui correspond à votre numéro de stagiaire. Identifiez la pièce de rapprochement présente sur le poste fournisseur. Quel était l’objet de ce rapprochement?
2/ Annulez et contrepassez cette pièce de rapprochement.
3/ Constatez la disparition de la pièce de rapprochement dans la pièce comptable de facture.
Stagiaire N°pièce1 7040733502 7040822063 7040760224 7040753455 7040754846 7040733227 7040787738 7040797869 704078627
10 70408218411 70407720312 70407706713 704076974
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.053
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.054
L’accès aux documents dépenses et recettes
5
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.055
L’accès aux documents dépenses - La facture fournisseur
A partir d’une facture fournisseur ou d’une facture client, il est possible pour l’utilisateur de retracer
le flux complet par l’affichage des pièces annexes (comptable, analytique et budgétaire) générées automatiquement.
Dans le cas d’une facture fournisseur :
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.056
Possibilité d’afficher les pièces suivantes en double cliquant dessus :
Pièce comptablePièce analytiquePièce budgétaire
Possibilité d’afficher les pièces suivantes en double cliquant dessus :
Pièce comptablePièce analytiquePièce budgétaire
L’accès aux documents dépenses - La facture fournisseur
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.057
Dans le cas d’une facture client, l’utilisateur cliquera sur le bouton :
Possibilité d’afficher les pièces suivantes en
double cliquant dessus :
Pièce comptablePièce analytiquePièce budgétaire
Pièce comptablePièce analytiquePièce budgétaire
L’accès aux documents recettes - La facture client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.058
La pièce comptable retrace les écritures comptables liées à la facture client avec au débit le compte
client et au crédit la prestation effectuée :
L’accès aux documents recettes - La facture client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.059
Exercice 4 : Accès aux documents dépenses et
recettes
E4
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.060
Accès aux documents dépenses et recettesExercice n° 4
1/ Ouvrez la pièce n°704074674. Quel est le numéro de la facture dépense et qui a pris en charge cette facture?
2/ Combien d’articles étaient concernés par cette prise en charge de facture?
3/ Ouvrez la pièce n°720018564. Quel est le numéro de la facture recette et qui a émis ce titre de recette?
4/ Combien d’articles sont concernés par cette vente et quels sont leurs désignations?
Pour afficher une pièce comptable, suivez le chemin :
Comptabilité générale > Ecritures comptables > Affichage et modifications de pièces et soldes en
comptabilité générale > Afficher
Pour afficher une pièce comptable, suivez le chemin :
Comptabilité générale > Ecritures comptables > Affichage et modifications de pièces et soldes en
comptabilité générale > Afficher
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.061
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.062
La saisie d’un acompte fournisseur (avance financière)
6
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.063
L’acompte fournisseur – vue du flux et options
La demande d’acompteLa demande d’acompte
Pièce de paiementPièce de paiement Pièce de paiementPièce de paiement
D/ 40910000C/ 51510000D/ 40910000C/ 51510000
D/ 40910000C/ 51510000D/ 40910000C/ 51510000
Pièce de compensationPièce de compensation
Cycle de paiement automatique
Cycle de paiement automatique
D/ 40120000C/ 40910000D/ 40120000C/ 40910000
Pièce de paiementPièce de paiement
D/ 40120000C/ 40120000C/ 51510000
D/ 40120000C/ 40120000C/ 51510000
Pièce de paiementPièce de paiement
Paiement manuelPaiement manuel
Paiement manuelPaiement manuel
D/ 40120000C/ 40120000C/ 51510000
D/ 40120000C/ 40120000C/ 51510000
FACTUREFACTURE
D/ 6XXXXXXC/ 40120000D/ 6XXXXXXC/ 40120000
Cycle de paiement automatique
Cycle de paiement automatique
LienLien
Processus standard avec paiement automatique
Processus standard avec paiement automatique
Processus avec paiement manuel
Processus avec paiement manuel
Pièce de compensationPièce de compensation
D/ 40120000C/ 40910000D/ 40120000C/ 40910000
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.064
Paiement automatique de la demande d’acompte2
Déblocage de la facture fournisseur5
Création de la demande d’acompte1
Réception de la facture fournisseur – Blocage au paiement 3
4 Compensation de l ’acompte
Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de l’acompte6
L’acompte fournisseur – processus à suivre dans BFC
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.065
La saisie d’une demande d’acompte fournisseur (avance financière)
Saisissez obligatoirement la date de pièce.
Saisissez obligatoirement le compte fournisseur (numéro BFC), et le code CGS cible « A » pour acompte.
Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter la demande d’acompte.
Les zones « Type », « Société », « Période » et « Devise » sont obligatoires, et renseignées par défaut.
Le code CGS va permettre de passer sur un autre compte collectif (technique).
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.066
Saisissez le montant de la demande d’acompte et le code de TVA « E1 » Exonération de TVA déductible.
Saisissez le domaine d’activité et la date d’échéance de la demande.
Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste 0010.
Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer la demande d’acompte.
Il n’est pas nécessaire de saisir la zone « Contrat » car la référence du document achat suffit pour rapatrier les données concernant l’acompte.
La saisie d’une demande d’acompte fournisseur (avance financière)
Compte collectif correspondant à la demande d’acompte et au code CGS cible saisi.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.067
Le poste de demande d’acompte fournisseur est visualisable avant comptabilisation.
Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).
Comptabilisez la demande d’acompte pour créer un poste pour mémoire, en cliquant sur « Comptabiliser ».
Les postes pour mémoire n’ont aucun impact sur les balances, ils permettent de créer une information dans le système afin d’être sélectionnés pour paiement.
La saisie d’une demande d’acompte fournisseur (avance financière)
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.068
Saisissez le compte fournisseur.
Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence.
Sélectionnez la catégorie appropriée.
Exécutez.
Visualisation de la demande d’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.069
La pièce est visualisable. Double-cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce.
Visualisation de la demande d’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.070
Compte technique utilisé pour la demande d’acompte.
La pièce et les données la concernant sont affichés.
Cliquez sur « Appeler synthèse de pièce ».
Visualisation de la demande d’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.071
La synthèse de la pièce est affichée.
Cliquez sur «Retour ».
Visualisation de la demande d’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.072
Traitement de la demande d’acompte
La demande d’acompte sera prise en compte par le paiement automatique.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.073
Saisie directe d’un acompte (cas du paiement manuel)
Cette transaction est une transaction de paiement manuel spécifique à l’acompte fournisseur. Si vous n’utilisez pas la transaction « Demande d’acompte », créez votre acompte directement dans cette transaction.(ATTENTION : ce n’est pas la procédure standard)
Saisissez la date de pièce et le texte d’en-tête.
Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible « A » pour acompte.
Saisissez le compte de banque, le domaine d’activité du fournisseur et le montant.
Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter l’acompte.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.074
Saisissez le montant de l’acompte et le code de TVA « E1 » Exonération de TVA déductible.
Saisissez le domaine d’activité et la date d’échéance de la demande.
Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste concerné de la commande : ici 0010.
Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer l’acompte.
Saisie directe d’un acompte (cas du paiement manuel)
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.075
Le poste d’acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés.
Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).
Comptabilisez l’acompte.
La pièce est comptabilisée.
Saisie directe d’un acompte (cas du paiement manuel)
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.076
Saisissez le compte fournisseur.
Cliquez sur « Postes non soldés » et saisissez obligatoirement la date de référence.
Sélectionnez la catégorie appropriée.
Exécutez.
Visualisation de l’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.077
La pièce est visualisable. Double-cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce.
Visualisation de l’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.078
Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle d’une demande d’acompte
Dans le cas où vous avez créé une demande d’acompte et que vous souhaitez la payer manuellement, utilisez cette transaction.
Exemple : vous n’êtes pas sûr que cette demande de d’acompte doit être payée par paiement automatique, alors vous allez bloquer ce poste pour mémoire au paiement (apposé un code de blocage paiement).
Lorsque vous obtenez la confirmation que cette demande d’acompte doit être payée immédiatement, vous devez :
1. Débloquer la demande d’acompte.
2. Utiliser la transaction de saisie d’acompte directe pour récupérer le demande d’acompte et la payer (Attention : ce paiement d’acompte sera par chèque ou espèce, et pas par virement).
CAS PARTICULIER
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.079
Saisissez la date de pièce et le texte d’en-tête.
Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible « A » pour acompte.
Saisissez le compte de banque, le domaine d’activité du fournisseur et le montant de l’acompte.
Cliquez sur «Demandes » pour récupérer les demandes d’acomptes existantes.
Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle d’une demande d’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.080
Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle d’une demande d’acompte
Sélectionnez la demande d’acompte correspondant à l’acompte.
Cliquez sur « Créer acomptes ».
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.081
Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle d’une demande d’acompte
Le poste d’acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés.
Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).
Comptabilisez l’acompte.
La pièce est comptabilisée.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.082
Compensation de l’acompte
La compensation de l’acompte s’effectue via la transaction « Compensation acompte ». Cette transaction s’effectue après la création de l’acompte et avant le décaissement de la facture fournisseur.
Saisissez la date de pièce .
Saisissez obligatoirement le compte fournisseur.
Saisissez le numéro de pièce comptable dans la zone « Facture », le poste et l’exercice comptable.
Cliquez sur « Traiter acomptes ».
Le numéro de pièce comptable peut être retrouvé dans les documents liés de la facture fournisseur (module achats).
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.083
Compensation de l’acompte
Sélectionnez l’acompte fournisseur à compenser.
Simulez la pièce.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.084
Compensation de l’acompte
Les postes sont visualisables. Si un poste est marqué en bleu, cela signifie qu’il manque une ou des données obligatoires.
Double cliquez sur le poste bleu.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.085
Saisissez le texte manquant ou la donnée manquante.
Le numéro de la pièce comptable est rapatrié dans le poste.
Cliquez sur « Afficher synthèse de pièce ».
Compensation de l’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.086
Le poste d’acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés.
Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).
Comptabilisez la compensation.
La pièce est comptabilisée.
Compensation de l’acompte
Après la compensation et le déblocage de la facture fournisseur, le paiement de la facture se fera par défaut automatiquement. Vous pouvez également choisir de faire un décaissement manuel.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.087
Saisissez le compte fournisseur.
Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence.
Sélectionnez la catégorie appropriée.
Exécutez.
Visualisation de la compensation d’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.088
La pièce est visualisable. Double-cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce.
Visualisation de la compensation d’acompte
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.089
Exercice 5 : l’acompte fournisseur (avance
financière)
E5
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.090
La saisie d’un acompte fournisseur dans BFC et la compensation d’acompteExercice n° 5
1/ Vous devez saisir un acompte fournisseur dans BFC.
MONTANT : 30€
2/ Vous devez également effectuer la compensation de cet acompte.
Transactions utilisées :
- Saisie d’un acompte → « Saisie acompte SAP direct »
- Compensation d’un acompte → « Compensation acompte »
Zone « poste » de la commande d’achat : 10
Code CGS : « A » pour acompte
Zone « poste » de la commande d’achat : 10
Code CGS : « A » pour acompte
Stagiaire N°Four. N°pièce Montant (€) N°commande DA1 1027721 704278546 181,79 € 2 000 329 710 142 1016196 704278543 326,65 € 2 000 317 066 143 1033681 704278463 43,12 € 2 000 244 879 144 1027856 704278398 98,67 € 2 000 244 876 145 1021793 704278704 320,00 € 2 000 329 819 146 1007949 704278748 126,94 € 2 000 261 485 147 1026651 704278388 334,88 € 2 000 261 388 148 1026896 704278417 357,05 € 2 000 261 336 149 1028095 704278800 374,35 € 2 000 339 582 14
10 1006558 704278497 228,08 € 2 000 282 388 1411 1026892 704278754 100,22 € 2 000 352 483 1412 1027850 704278841 97,30 € 2 000 321 953 1413 1026915 704278831 160,03 € 2 000 321 951 14
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.091
Allez afficher l’acompte et la compensation.
Transaction :
La saisie d’un acompte fournisseur dans BFC et la compensation d’acompteExercice n° 5 CORRECTION
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.092
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.093
Le décaissement
manuel
7
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.094
Décaissement manuel
Saisissez la date de pièce.
Saisissez le compte bancaire, le domaine d’activité, et le montant à décaisser.
Dans la zone « Montant », saisissez le montant net de la facture, c’est-à-dire le montant de la facture déduit de l’acompte.
Dans notre exemple, nous allons prendre l’acompte compensé, qui a été utilisé précédemment dans le diaporama.
Acompte n° 608000006.
Montant : 500 €
Montant de la facture : 5980 €
Sélectionnez le compte fournisseur concerné, et un critère supplémentaire pour affiner la recherche.
Cliquez sur « Traiter PNS ». Certaines informations sont renseignées par défaut :
Type de pièce, société, date comptable, période, devise, date de valeur et type de compte.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.095
Sélectionnez le « Domaine d’activité » comme critère supplémentaire.
Décaissement manuel
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.096
Saisissez le domaine d’activité correspondant à la facture référencée.
Cliquez sur « Traiter PNS ».
Décaissement manuel
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.097
Dans l’onglet « Standard », sélectionnez les pièces concernées par le décaissement manuel.
Dans notre exemple, activez les postes : la facture fournisseur et l’acompte correspondant à la facture.
Assurez vous que les montants soient équilibrés.
Décaissement manuel
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.098
Dans le même écran, cliquez dans « Menu ».
Pour simuler la comptabilisation, cliquez sur « Pièce » puis sur « Simuler ».
Décaissement manuel
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.099
La simulation est affichée.
Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).
Comptabilisez le décaissement.
La pièce est comptabilisée.
Décaissement manuel
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0100
Saisissez le compte fournisseur.
Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence.
Sélectionnez la catégorie appropriée.
Exécutez.
Visualisation du décaissement
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0101
Trois pièces sont visualisables :
La facture fournisseur.
La compensation d’acompte.
le décaissement.
La facture fournisseur est donc rapprochée avec les deux autres pièces.
Visualisation du décaissement
102 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0
LE CHEQUE
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0103
Paiement par chèque – Création d’intervalles de numéros de chèques
Avant tout paiement par chèque, il faut créer les intervalles de n° de chèques dans le système.
Chaque délégation doit saisir les numéros de chéquier dans le système.
Saisissez le code de la « banque de la société » et le numéro « ID compte » correspondant à votre domaine d’activité.
Cliquez sur modifier pour pouvoir créer un intervalle de n° de chèque.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0104
Paiement par chèque – Création d’intervalles de numéros de chèques
Cliquez sur « Créer ».
Renseignez les informations nécessaires : le n° séquentiel, l’intervalle des numéros, les informations supplémentaires.
Cliquez sur « Sauvegarder ».
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0105
Paiement par chèque – Création d’intervalles de numéros de chèques
Tous les chéquiers saisis sont répertoriés dans le tableau.
Possibilités d’effectuer d’autres manipulations en plus de la création : afficher, supprimer, renommer.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0106
Paiement par chèque – Création de l’information chèque
Après avoir effectué un paiement par chèque, il faut créer l’information chèque dans le système.
C’est-à-dire qu’on va attribuer un numéro de chèque à la pièce de paiement et créer une information système à ce sujet.
Saisissez le numéro de la pièce de paiement.
Renseignez les informations nécessaires : le code de « Banque Société », l’ID compte et le numéro de chèque utilisé pour le paiement.
Cliquez sur « Sauvegarder» pour créer l’information chèque.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0107
Paiement par chèque – Création de l’information chèque
Sélectionnez le destinataire du paiement par chèque.
Cliquez pour valider.
L’information chèque est créée.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0108
Dans la transaction FCH5, cliquez sur « Afficher ».
Les données chèques doivent être renseignées.
Tapez sur « Entrée » pour afficher le reste des données.
Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0109
Toutes les données sont affichées.
Cliquez sur « Destinataire chèque » pour afficher les données du destinataire.
Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0110
Les données du destinataire sont affichées.
Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0111
Cliquez sur « Pièces correspondantes » pour afficher les pièces correspondant au paiement.
Les pièces s’affichent dans un tableau.
Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0112
Cliquez sur « Pièce de paiement » pour afficher la pièce de paiement.
La pièce comptable s’affiche.
Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0113
Cliquez sur « Modifier/encaisser ».
Saisissez la date d’encaissement du chèque lorsque le chèque a été encaissé par le destinataire.
Cliquez sur « Sauvegarder ».
Paiement par chèque – Modification de l’information chèque
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0114
Exercice 6 : le décaissement manuel
E6
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0115
Le décaissement manuelExercice n° 6
1/ Un décaissement manuel doit être effectué.
Décaissez la facture fournisseur que vous avez utilisée pour réaliser votre acompte dans l’exercice 5.
Le décaissement devra prendre en compte l’acompte du fournisseur (2 postes non-soldés à décaisser).
2/ Vérifiez via l’édition des postes individuels fournisseurs que votre dette fournisseur est soldée.
1/ Un décaissement manuel doit être effectué.
Décaissez la facture fournisseur que vous avez utilisée pour réaliser votre acompte dans l’exercice 5.
Le décaissement devra prendre en compte l’acompte du fournisseur (2 postes non-soldés à décaisser).
2/ Vérifiez via l’édition des postes individuels fournisseurs que votre dette fournisseur est soldée.
Stagiaire N°Four.N°pièce de
factureMontant à décaisser DA
1 1027721 704278546 151,79 € 142 1016196 704278543 296,65 € 143 1033681 704278463 13,12 € 144 1027856 704278398 68,67 € 145 1021793 704278704 290,00 € 146 1007949 704278748 96,94 € 147 1026651 704278388 304,88 € 148 1026896 704278417 327,05 € 149 1028095 704278800 344,35 € 14
10 1006558 704278497 198,08 € 1411 1026892 704278754 70,22 € 1412 1027850 704278841 67,30 € 1413 1026915 704278831 130,03 € 14
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0116
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0117
Le paiement
automatique
8
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0118
Lancement automatique du cycle de paiement (proposition)1
Suppression automatique de la proposition de paiement3
Lancement du cycle de paiement pour exécution complète
avec envoi des listes de paiement5
4 Retraitement manuel via modification des pièces par les ACS
Génération et envoi des propositions2 Mail ACS
Mail ACS
Processus de règlement automatique
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0119
Une liste de diffusion « paiement » est définie par DA (un ou plusieurs utilisateurs) pour l’envoi des documents (liste de proposition notamment) relatifs au cycle de paiement.
Cliquez dans « Transactions techniques ».
➋ Cliquez sur « SAP Business Workplace » pour gérer la liste de diffusion et accéder à vos emails SAP.
➋
Réception des propositions de paiement
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0120
Gestion des emails dans SAP Business Workplace
Lors des étapes 2 et 5 du processus de paiement (page 138), les destinataires reçoivent un message système en fenêtre automatique les avertissant qu’une liste de proposition de paiement a été émis ou qu’un ou plusieurs paiements ont été émis dans leur domaine d’activité.
Un message informatif apparaît, même si le domaine d’activité n’a aucune proposition à traiter et aussi lorsque aucun paiement n’a été émis pour leur domaine d’activité.
Pour le processus de paiement automatique, il existe donc 4 types de message « pop up ».
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0121
Cliquez dans « Documents non lus » pour afficher les messages non lus.
Il existe 4 types d’emails pour le processus de règlement automatique.
Double-cliquez sur la ligne pour ouvrir l’email.
Gestion des emails dans SAP Business Workplace
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0122
Dans l’onglet « Contenu document », retrouvez le texte du mail que vous venez de sélectionner.
Selon l’email, une pièce jointe peut être attachée. Double-cliquez sur le lien pour ouvrir la pièce.
Gestion des emails dans SAP Business Workplace
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0123
La pièce jointe sélectionnée est une proposition de paiement.
Dans cet exemple, le premier tableau est un tableau d’exception. Ces exceptions sont des postes comportant un ou des problèmes et ne pouvant pas être proposés pour paiement.
Le deuxième tableau représente les postes proposés au paiement.
Les informations sont triées par fournisseur.
Gestion des emails dans SAP Business Workplace
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0124
Blocage au paiement d’un poste fournisseur
A l’affichage d’un poste fournisseur à bloquer au paiement, cliquez sur le bouton <Changement du mode d’affichage/de modification> pour accéder en modification à ce même poste.
Dans la zone <Bloc. paiemt> apposez la lettre B.
BB
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0125
Blocage en masse de postes fournisseurs
Sélectionnez les postes à bloquer au paiement en cochant les cases concernées.
Cliquez sur Menu > Environnement > Modification en masse > Nouvelles valeurs
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0126
Blocage en masse de postes fournisseur
Insérez le code blocage paiement « M ».
Cliquez sur le bouton <Exécutez modifications>
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0127
Réception des listes de paiement
Le gestionnaire reçoit un email avec une pièce jointe si des paiements ont été émis dans son domaine d’activité.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0128
Liste de paiement
La pièce jointe est ouverte.
S’il reste des exceptions, un tableau d’exception va les répertorier.
Les paiements émis sont affichés et triés par fournisseur.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0129
Exercice 7 : le paiement automatique
E7
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0130
Pour accéder à SAP Business WorkPlace, utilisez le chemin suivant :
Environnement utilisateur > SAP Business Workplace.
---
Pour accéder à une pièce en modification, utilisez le chemin suivant :
Comptabilité > Ecriture comptables >Affichage et modification de pièces > Modifier
Processus de paiement automatiqueExercice n° 7
Vous appartenez à la DR14, une proposition de paiement vient d’être générée.
1/ Ouvrez Business Workplace et allez consulter la proposition de paiement présente dans votre boîte au lettre.
2/ Vous avez noté qu’une pièce ne doit pas passer au paiement. Munissez-vous du document distribué, identifiez votre pièce et bloquez la au paiement.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0131
Pour exécuter une modification en masse, utilisez le chemin suivant :
Comptabilité > Comptabilité générale >Reporting compta géné. > Etats de développement des soldes > Postes indiv. Fournisseurs
Processus de paiement automatiqueExercice n° 7
3/ Vous avez identifié un fournisseur auquel vous ne souhaitez rien régler. Bloquez toutes les pièces au paiement concernant ce fournisseur. Utilisez le fournisseur qui correspond à votre numéro de stagiaire. Stagiaire N°Four.
1 10287122 10285873 10283264 10280955 10278566 10278217 10277228 10277219 1027702
10 102767611 102767112 102697013 1026915
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0132
Processus de paiement automatiqueExercice n° 7
4/ Vous avez identifié une pièce bloquée au paiement à tort. Débloquez la pièce correspondant à votre numéro de stagiaire.
-> Un cycle de paiement est lancé.
5/ Allez constater l’écriture de décaissement liée à présent à votre pièce.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0133
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0134
L’encaissement
client
9
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0135
Écarts de montant à l’encaissement – Rappel des règles fonctionnelles
Tolérances relatives aux encaissements
Une seule classe de tolérance est définie pour le CNRS et affectée par défaut à l’ensemble des tiers client (données société – opérations de paiement). Les tolérances définies en montant uniquement sont les suivantes :
• trop perçu inférieur à 5 €
• insuffisance de règlement inférieure à 5€
Les écarts constatés dans la limite de ces seuils sont proposés comme automatiquement comptabilisés sur deux comptes dédiés définis par paramétrage en fonction du sens de l’écart (46640000 pour les trop perçus et 47280000 pour les insuffisances de règlement). Ces comptes sont soldés mensuellement au niveau de chaque délégation par une écriture manuelle de rapprochement.
Différences de change constatées lors des encaissements client
Les comptes 46711000 et 46712000 sont définis par paramétrage pour l’enregistrement automatique des écarts de change liés aux comptes client : écarts constatés lors des écritures de rapprochement (notamment encaissements) entre le montant en devise interne de la facture d’origine (au taux de chancellerie en vigueur lors de la prise en charge) et celui du relevé bancaire.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0136
Saisie de l’encaissement client – Écran de base
Saisissez une date de pièce.
Saisissez le compte de banque créditeur ainsi que le montant de l’encaissement.
Saisissez le compte auxiliaire du client. Il est possible d’effectuer une recherche avec l’aide à la recherche.
Cliquez sur <Traitez PNS> pour rapprocher l’écriture d’encaissement.
1. Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de moins de 2 €
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0137
Saisie de l’encaissement client – Rapprochement
Sélectionnez le montant (colonne EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.
1. Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de moins de 2 €
L’onglet « Pmt partiel » permet de gérer le paiement partiel d’une facture.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0138
Saisie de l’encaissement client – Simulation et comptabilisation
Le compte 46640000 reçoit au crédit le trop perçu.
Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.
1. Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de moins de 2 €
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0139
Saisie de l’encaissement client – Rapprochement
Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.
2. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 73 € soit une insuffisance de règlement de 1,15 €
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0140
Le compte 47280000 reçoit au débit l’insuffisance de règlement de 1,15 €.
Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.
Saisie de l’encaissement client – Simulation et comptabilisation
2. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 73 € soit une insuffisance de règlement de 1,15 €
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0141
Motifs d’écart – Rappel de la règle fonctionnelle
Motifs d'écarts liés aux encaissements
Les écarts relatifs aux encaissements supérieurs aux tolérances définies sont comptabilisés automatiquement sur des comptes collectifs client dédiés via la gestion des motifs d'écarts suivants :
'TP' Trop perçu à reverser avec imputation sur le compte '46640001‘ ;
'FB' Frais de virement avec imputation sur le compte '47212000‘ ;
‘CB’ Commission CB avec imputation sur le compte '47212000‘.
Ces comptes collectifs divergents sont directement imputés via la définition d'une règle de substitution (aucune gestion de CGS).
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0142
Encaissement client avec motif d’écart – Rapprochement
3. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 80 € soit un trop perçu à reverser de 5,85 €
Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.
Saisissez un motif d’écart en saisie directe ou par l’aide à la recherche.
Double-cliquez dans la zone de saisie « Ecritures d’écarts » pour générer le montant relatif à l’écart.
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0143
Encaissement client avec motif d’écart – Simulation et comptabilisation
3. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 80 € soit un trop perçu à reverser de 5,85 €
Le compte auxiliaire 3000016 sous le compte général 46640001 reçoit au crédit le trop perçu à reverser.
Double cliquez sur le poste pour afficher les détails de la pièce et le compte collectif correspondant.
Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0144
Saisie de l’encaissement client – Paiement partiel
4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.
Saisir la date de pièce (date du jour)
Saisir le compte de banque
Saisir le domaine d’activité
Saisir le montant du paiementpartiel
Saisir le compte client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0145
4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.
Sélectionnez l’ensemble des lignes à l’aide de puis désactiver les postes Sélectionner ensuite, le poste à traiter en se plaçant sur la ligne et activez la avec
Saisissez le solde du montant total de la facture et du montant partiel encaissé.
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.
,,
Saisie de l’encaissement client – Cas du paiement partiel
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0146
Saisie de l’encaissement client – Cas du paiement partiel
Débit 601,59 (Banque) Débit 205,71 (Client) écart de paiement Crédit 807,30 (Client)
Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.
4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0147
Saisie de l’encaissement client – Cas du paiement partiel
4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.
On peut constater que le reliquat de 205,71 € se retrouve dans les postes non soldés jusqu’à son encaissement
Bien que l’encaissement ne soit que partiel, le système procède au rapprochement du poste de la facture d’origine.
On constate cependant sur le poste de facture d’origine que le montant encaissé n’est que partiel.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0148
Encaissement d’un chèque client – Écran initial
Saisissez une date comptable pour la pièce d’encaissement.
Sélectionnez l’option « Encaissement » dans la zone d’option « Opération à traiter ».
Le premier poste de la pièce est un débit du compte « Chèque bancaire à encaisser » 51120000.
Cliquez sur le bouton <Sélectionner PNS> pour rapprocher l’écriture comptable.
5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0149
Le montant du chèque encaissé doit être saisi dans la zone « Montant ».
Suivre Autre(s) > Traitement postes non soldés pour rapprocher l’écriture d’encaissement.
5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.
Encaissement d’un chèque client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0150
Saisissez le compte client recherché. Il est possible d’utiliser l’aide à la recherche associée.
Cliquez sur <Traiter PNS> pour rechercher les postes non soldés du client.
5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.
Encaissement d’un chèque client – Sélection des postes non soldés
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0151
Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.
5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.
Encaissement d’un chèque client – Sélection des postes non soldés
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0152
Le compte auxiliaire client 3000007 reçoit l’encaissement au crédit.
Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.
5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.
Encaissement d’un chèque client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0153
Traitement des chèques impayés – Rappel de la règle fonctionnelle
Traitement des impayés (chèque)
Le constat de l'impayé se situe post solde de la créance client et donne lieu à la comptabilisation suivante via une écriture avec rapprochement :
1. Débit 51170000 Chèques impayés
2. Crédit 51120000 Chèques bancaires à encaisser
Relance client : Relance client manuelle (relance hors système SAP)
Si le client paie (paiement par virement exigé)1. Débit 51510000
2. Crédit 51170000 Chèques impayé
Préalablement au constat de l’impayé, une écriture d’encaissement avec rapprochement doit être gérée par l’intermédiaire du compte 51120000 chèque bancaire à encaisser.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0154
Traitement des chèques impayés – Écriture de transfert
Saisissez la date comptable de la pièce comptable relative à l’écriture à gérer.
Sélectionnez la case d’option « Transfert avec rapprochement »
Le premier poste de la pièce est constitué d’un débit sur le compte de tiers auxiliaire.
Cliquez sur le bouton <Sélectionnez PNS> pour accéder à l’écran suivant.
Le compte client est saisi au débit de manière à ensuite lui apposer un compte collectif modifié 51170000. Ainsi le système enregistrera une écriture avec un indicateur du client.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0155
Saisissez le montant du chèque impayé.
Saisissez le compte collectif modifié 51170000 à la place du compte collectif que BFC avait choisi par défaut.
Saisissez le compte 51120000 au crédit de manière à finaliser l’écriture comptable.
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler puis, au choix, comptabilisez ou non.
Traitement des chèques impayés – Modification du compte collectif
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0156
Exercice 8 : l’encaissement client
E8
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0157
1/ Selon les données présentes dans la tableau ci-dessous, pratiquez un premier encaissement partiel concernant votre client et votre facture (Encaissement 1).
2/ Effectuez un second encaissement (Encaissement 2).
3/ Le créance client est-elle à présent soldée? Vérifiez via l’édition des postes non soldés client.
Opérations d’encaissement client Exercice n° 8
Stagiaire N°client N°pièce Montant de la créance
Domaine d'activité Encaissement 1 Encaissement 2
1 3000013 720015759 26,77 € 14 5,35 € 22,92 € 2 3000032 720011005 184,22 € 14 36,84 € 148,88 € 3 3000040 720013418 10 666,57 € 14 2 133,31 € 8 534,76 € 4 3000042 720013267 172,22 € 14 34,44 € 139,28 € 5 3000051 720007220 25 920,00 € 14 5 184,00 € 20 737,50 € 6 3000072 720005752 979,52 € 14 195,90 € 785,12 € 7 3000142 720014048 59 800,00 € 14 11 960,00 € 47 841,50 € 8 3000184 720008459 23 920,00 € 14 4 784,00 € 19 137,50 € 9 3000185 720008886 10 000,00 € 14 2 000,00 € 8 001,50 €
10 3000206 720013419 11 960,00 € 14 2 392,00 € 9 569,50 € 11 3000309 720013726 17 109,83 € 14 3 421,97 € 13 689,36 € 12 3000319 720007094 3 986,66 € 14 797,33 € 3 190,83 € 13 3000322 720015379 767,71 € 14 153,54 € 615,67 €
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0158
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0159
Le suivi et la relance client
10
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0160
La relance client sur les postes non soldés
Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher la balance.
Saisissez l’exercice comptable pour lequel vous souhaitez afficher la balance.
Cliquez sur « Exécuter ».
Pour aller vérifier le paiement ou non des prestations délivrées à l’un de vos clients, allez afficher la balance de ce client.Pour aller vérifier le paiement ou non des prestations délivrées à l’un de vos clients, allez afficher la balance de ce client.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0161
La relance client sur les postes non soldés
Vous pouvez accéder aux postes individuels en cliquant sur « Appeler état des postes individuels » après avoir sélectionné l’un des postes.
Vous accédez à la balance du client.Vous accédez à la balance du client.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0162
La relance client sur les postes non soldés
Vous pouvez accéder au détail de la pièce
Vous accédez à la liste des postes individuels du client.Vous accédez à la liste des postes individuels du client.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0163
La relance client sur les postes non soldés
Vous pouvez également accéder directement à la liste des postes individuels du client et sélectionner uniquement les postes non soldés.Vous pouvez également accéder directement à la liste des postes individuels du client et sélectionner uniquement les postes non soldés.
Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher les postes individuels.
Sélectionnez « Postes non soldés » pour ne voir s’afficher que les postes non soldés de ce client.
Cliquez sur « Exécuter ».
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0164
Le poste est en retard : Au jour de référence, la date d'échéance nette est déjà dépassée. Le paiement a du retard.
Le poste est échu : Au jour de référence, le poste est échu dans les délais.
Le poste n'est pas échu : La date d'échéance nette est postérieure au jour de référence.
Le poste est en retard : Au jour de référence, la date d'échéance nette est déjà dépassée. Le paiement a du retard.
Le poste est échu : Au jour de référence, le poste est échu dans les délais.
Le poste n'est pas échu : La date d'échéance nette est postérieure au jour de référence.
La relance client sur les postes non soldés
La liste des postes individuels non soldés du client s’affiche.La liste des postes individuels non soldés du client s’affiche.
Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez afficher la pièce.
Cliquez sur « Afficher la pièce ».
Le symbole indique l'échéance nette pour les postes non soldés au jour de référence :
Le symbole indique l'échéance nette pour les postes non soldés au jour de référence :
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0165
La relance client sur les postes non soldés
La pièce du poste non soldé sélectionné s’affiche.La pièce du poste non soldé sélectionné s’affiche.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0166
La relance client : schéma général
Fiche de tiersFiche de tiersProcédure de relanceProcédure de relance
Niveau 1 : lettre 1Niveau 1 : lettre 1
Niveau 2 : lettre 2Niveau 2 : lettre 2
Niveau 3 : lettre 3Niveau 3 : lettre 3
Créance client :
Débit / Compte client XXXX € Niveau de relance =
Créance client :
Débit / Compte client XXXX € Niveau de relance =Poste individuel du clientPoste individuel du client
Poste individuel du clientPoste individuel du client
Débit / Compte client XXXX € Niveau de relance = 1 Date de dernière relance = XX/XX/XXXX
Débit / Compte client XXXX € Niveau de relance = 1 Date de dernière relance = XX/XX/XXXX
Cycle de relance à lancer manuellementCycle de relance à lancer manuellement
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0167
Le principe de la relance client
La procédure de relance indique au système comment il doit exécuter la relance :
Trois procédures de relance sont définies.
L’affectation des procédures de relance sur les fiches clients est effectuée en fonction du groupe de client.
Chaque procédure a plusieurs niveaux de relance (entre 3 et 5) en fonction du nombre de jours de retard des postes non soldés.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0168
La création d’un domaine de relance pour chaque délégation permet ainsi, pour un même tiers, un lancement du programme de relance distinct et un suivi des dates et niveaux de relance par délégation.
Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées :
1. Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés.
2. Le lancement du programme de relance s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ».
Le principe de la relance client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0169
Code Groupe de client
Libellé Groupe de client Procédure de relance
10 agents non CNRS Z001 - Proc. de relance à 3 niveaux (contrats industriels)11 laboratoires non CNRS
12 écoles et universités étrangères
13 associations
14 libraires
15 étudiants
30 clients appartenant au secteur privé
01 agents CNRS
02 entités du CNRS Z003 - Proc. de relance à 5 niveaux (secteur public hors min. & UE)20 Hôpitaux publics et militaires
21 Labo. Pub. Fr & étrangers
22 Labo. Inst. Fed Recherche
23 Ecoles et universités
24 Membres génopoles
25 Etablissements publics
?? Ministères Z004 - Proc. de relance à 5 niveaux (Ministères et UE)?? Union Européenne
Le principe de la relance client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0170
Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées :
1. Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés.
2. Le lancement du programme de relance s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ».
La procédure de relance client
Indiquez la date d’exécution de la relance (date du jour) ainsi qu’un identifiant.
Renseignez la date de relance qui figure en en-tête de lettre et une date dans la zone « Pièces comptab. Jusq. » qui va prendre en compte les postes comptabilisés jusqu'à ce jour, durant le traitement.
Saisissez la société.
Indiquez le compte client concerné, ou une plage de compte client (facultatif).
Le bouton « Relance individuelle » permet de lancer une procédure simplifiée de relance d’un client.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0171
Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées :
1. Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés.
2. Le lancement du programme de relance s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ».
La procédure de relance client
Renseignez le code de la zone qui vous permet de restreindre la relance (BSID-GSBER pour le domaine d’activité). Renseignez la valeur de cette zone pour laquelle la relance doit être lancée.
Sauvegardez les paramètres de la relance client.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0172
Une fois les paramètres sauvegardés, il faut planifier la relance.
La procédure de relance client
Cochez la case « Lancement immédiat » et cliquez sur « Planifier ».
Appuyez sur la touche « Entrée » pour actualiser l’affichage du statut qui indiquera alors que la sélection est terminée.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0173
La procédure de relance client
Il est possible d’accéder à la liste des relances une fois celle-ci planifiée.
Cliquez sur « Liste relances » sous le bouton « Autre(s) » de manière à visualiser les relances.
Le cadre orange fait office de légende de la zone d’affichage des propositions.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0174
Une impression d’essai est réalisable, en visualisation ou impression physique.
La procédure de relance client Il est possible de
choisir « LOCL » pour l’unité de sortie de manière à lancer une impression physique d’essai. Cliquez ensuite sur « Imprimer ».
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0175
BFC enregistre la relance comme effectuée une fois l’impression exécutée.
La procédure de relance client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0176
Après impression, il est possible de consulter l’historique de la relance.
La procédure de relance client
Choisir le type de compte « D » et la société « Z900 »
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0177
Les données du client (Données société) contiennent un enregistrement de la relance effectuée.
Les contrôles de la relance client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0178
L’état des postes non soldés permet de visualiser si une relance a bien été effectuée ou non.
Une modification de la mise en forme est nécessaire pour voir apparaître les valeurs concernant la relance.
Les contrôles de la relance client
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0179
1. Les données de base de la comptabilité
2. La création d’une pièce comptable
3. La contre-passation d’une pièce comptable
4. La rapprochement comptable
5. L’accès aux documents dépenses et recettes
6. La saisie d’un acompte (avance financière)
7. Le décaissement manuel
8. Le paiement automatique
9. L’encaissement client
10.Le suivi et la relance client
11. Les états comptables
Sommaire
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0180
Les états comptables
11
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0181
Affichage d’une liste des comptes généraux
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0182
Affichage des postes individuels de comptes généraux
Quelle que soit l’option de mise en forme choisie, vous pouvez afficher le détail d’une pièce en double cliquant sur une ligne du tableau.
Quelle que soit l’option de mise en forme choisie, vous pouvez afficher le détail d’une pièce en double cliquant sur une ligne du tableau.
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0183
Transactions d’affichage diverses
- Des soldes (Balance des comptes généraux)
- Des soldes des comptes généraux nouveaux
- Liste des totaux et des soldes
- Soldes des comptes généraux
- Du journal des pièces
- Liste de postes individuels de comptes généraux
- Grand livre des pièces
- Postes individuels
- Du solde des comptes mensuels (situation du compte)
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0184
Conclusionet clôture
12
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0185
Conclusion et clôture
Des questions ?
Pensez à remplir votre fiche d’évaluation :http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp
La prochaine étape…
• Les réponses que vous attendez…
Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0186
Conclusion et clôture Avant de se quitter
Merci de me rendre la feuille de présence signée
Au revoiret à bientôt !