PROCEDURE OUVERTE No. 11.CSD-SEC.OP.01
SERVICES DE GARDIENNAGE
POUR L’AGENCE EUROPEENNE DE DEFENSE
Le cahier des charges est composé du présent document et des Annexes suivantes :
Annexe I Spécifications techniques et fonctionnelles
Annexe II Fiche de synthèse de l’offre et ses annexes
Annexe III Projet de contrat
1. POUVOIR ADJUDICATEUR
1.1 Identification
Agence Européenne de Défense
Rue des Drapiers 17-23
B-1050 Bruxelles, Belgique
Fax +32.2.504.2975
Heures d’ouverture : lundi au vendredi de 09.00 à 12.00 et de 14.00 à 17.00
(ci-après dénommé "l'Agence")
1.2 Informations complémentaires
Les demandes d’informations complémentaires ou de clarifications éventuelles
devront être exclusivement soumises par écrit : courrier, fax ou e-mail, adressé à :
Agence Européenne de Défense - Attn: Chef de l’Unité des contrats - Rue des
Drapiers 17-23 - B-1050 Bruxelles, Belgique.
Fax +32.2.504.2975
E-mail: [email protected]
2. OBJET DU MARCHE
a) Numéro du contrat 11.CSD-SEC.OP.01
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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Référence de l’avis de marché 2011/S 97-158342
b) Brève description du marché: Le marché a pour objet : l’organisation de services
de gardiennage pour le bâtiment Rue des Drapiers 17-23 à 1050 Bruxelles, selon
les spécifications telles que détaillées en annexe 1
c) Division en lots: pas d'application.
d) Référence aux spécifications techniques et fonctionnelles: Les détails sont fournis
dans l'annexe 1.
3. CONDITIONS D'EXCLUSION DES SOUMISSIONNAIRES
3.1 Sont exclus de la participation à un marché les candidats ou les
soumissionnaires
a) qui sont en état ou qui font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de
règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou sont
dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant
dans les législations et réglementations nationales;
b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité
de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;
c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout
moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;
d) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de
sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon
les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir
adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter;
e) qui ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude,
corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité
illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés ou de l'Agence
ou de l'Union européenne;
f) qui, suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure
d’octroi d’une subvention financés par le budget communautaire ou de l'Agence
ou de l'Union européenne, ont été déclarés en défaut grave d’exécution en raison
du non-respect de leurs obligations contractuelles.
3.2 Sont exclus de l'attribution d'un marché, les candidats ou les soumissionnaires qui,
à l'occasion de la procédure de passation de ce marché:
a) se trouvent en situation de conflit d'intérêts;
b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements
exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n'ont pas
fourni ces renseignements.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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L’attention des soumissionnaires est attirée sur les sanctions applicables en cas de
fausses déclarations. 1
3.3 En soumettant une offre ou une expression d’intérêt, tout candidat ou
soumissionnaire atteste et garantit ne pas se trouver dans un des cas d’exclusion ci-
dessus. L'Agence peut demander, à chaque moment pendant la procédure d'adjudication
ou pendant l'exécution du contrat, au soumissionnaire de fournir des preuves qu'il ne se
trouve pas dans un des états mentionnés ci-dessus.
Au cas où la situation du soumissionnaire changerait pendant la procédure
d'adjudication ou pendant l'exécution du contrat par rapport aux conditions d'exclusion
mentionnées ci-dessus, le soumissionnaire doit en informer l'Agence.
4. ATTRIBUTION DU MARCHE
L’Agence peut décider de ne pas passer le marché pour lequel le présent appel d'offres a
été lancé et de recommencer la procédure. Dans ce cas, les soumissionnaires, qu'ils
soient retenus ou écartés, ne peuvent se prévaloir d'aucun droit à indemnisation.
5. CONDITIONS DU MARCHE
5.1 La participation au présent appel d'offres entraîne l'acceptation et l'observation:
a) du présent cahier contenant toutes les clauses et dispositions administratives et
techniques à respecter;
b) de toutes les clauses du contrat qui sera envoyé ultérieurement au soumissionnaire
et qui sont identiques aux clauses du projet de contrat joint au présent cahier des
charges;
c) de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de
leur travail, avec ses modifications ultérieures ;
d) des dispositions réglementaires applicables, et notamment celles de la loi belge du
10 avril 1990 relative aux entreprises de gardiennage (Moniteur belge du 29 mai
1990) ainsi qu'aux dispositions de la Convention Collective de Travail du
30 octobre 2003 (« CCT »), telles qu’elles seront amendées ou remplacées, selon
le cas.
5.2 En remettant une offre, le soumissionnaire renonce à ses propres conditions de
vente, de travaux ou de fourniture de services et reconnaît avoir pris connaissance
du présent cahier des charges, y compris des "Conditions générales applicables
1 Voir Article 72 de la décision du Conseil 2004/658/CFSP du 13 Septembre 2004 portant application
des dispositions financières applicables à l’Agence. et ses amendements éventuels, le dernier en date étant
celui du 16 Décembre 2005, disponible sur le site internet de l’Agence www.eda.europa.eu sous la
rubrique « procurement ».
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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aux contrats conclus par l’Agence européenne de défense". La remise d'une offre
engage l'adjudicataire pendant l'exécution du contrat.
5.3 Il est formellement entendu que le soumissionnaire a inclus dans ses prix toutes
les dépenses, directes ou accessoires, afférentes aux études, aux visites et
inspections sur les lieux, à la recherche, aux biens, fournitures ou services qui,
même sans être mentionnés explicitement dans le cahier des charges, sont
indispensables pour se conformer à ce dernier ainsi qu'aux normes communément
admises et à toutes les obligations légales.
5.4 En remettant une offre, le soumissionnaire reconnaît être informé du lieu et de
l'environnement de travail, des conditions de travail ainsi que des risques et des
contraintes qui y sont liés.
6. LANGUES
Les propositions technique et financière de l’offre doivent être rédigées en
français uniquement. Toutefois, les documents justificatifs, administratifs ou
autres, non disponibles en langue française peuvent être soumis tels quels, pourvu
qu’ils soient rédigés dans une langue de l’UE.
Le contrat sera conclu en anglais ou en français sur la base du modèle présenté
dans l’Annexe III.
7. PRESENTATION DES OFFRES
7.1 Les offres sont rédigées conformément aux règles énoncées dans le présent cahier
des charges.Pendant et après la procédure de passation de marché, l’Agence peut
ne tenir aucun compte de renseignements relatifs à l'offre du soumissionnaire que
ce dernier n'a pas fait figurer dans son offre.
7.2 L'offre comprend toutes les informations, descriptions, données techniques, tous
les catalogues, toutes les photographies, etc., sur lesquels l’Agence peut s'appuyer
pour apprécier les services proposés, l'expérience du soumissionnaire dans le
domaine concerné et la qualité de la prestation proposée, d'un point de vue
technique, fonctionnel et financier. Elle donne notamment des indications sur les
services offerts au regard des critères d'attribution du marché (cf. article 13 ci-
après).
7.3 L'offre comprend toutes les informations détaillées et la documentation
(notamment les fiches du personnel, les données techniques, les catalogues, les
photographies, etc.) qui permettent au comité d'évaluation d'apprécier tous les
critères d’attribution du marché.
Toute information complémentaire jugée pertinente par le soumissionnaire doit
être portée en annexe aux dits documents:
- Un index détaillé énumérant les documents, informations et la documentation
soumise en réponse au présent cahier des charges ;
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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- La description de la structure organisationnelle que le soumissionnaire
s’engage à mettre en place pour la bonne exécution du contrat et notamment :
le personnel appelé à exécuter le contrat (voir fiche c de l’Annexe II ci-
dessous), les procédures de travail ;
- l’Annexe II du présent cahier des charges (dument complétée et signée par une
personne ayant le pouvoir d’engager le soumissionnaire) et ses fiches :
a) Tarifs applicables :
Le soumissionnaire déclare les tarifs applicables ;
b) Qualification du personnel dédié :
Le soumissionnaire donne les informations relatives à la qualification et à
l’expérience du personnel pressenti pour faire partie de l’équipe dédiée à la
réalisation des services;
c) Informations relatives à la sécurité :
Le soumissionnaire donne les informations relatives à la sécurité pour la société
et pour le personnel pressenti pour faire partie de l’équipe dédiée à la réalisation
des services.
7.4 L'Agence européenne de Défense étant en principe exonérée de tous impôts, taxes
et droits, y compris de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en application des
dispositions des articles 3 et 4 de la Décision des représentants des gouvernements
des Etats membres réunis au sein du Conseil, du 10 novembre 2004, concernant
les privilèges et immunités accordés à l’Agence européenne de défense et à son
personnel, les prix remis doivent être nets de tout impôt, taxe et droit. Les offres
doivent mentionner cette exonération.
Les prix sont exprimés en euros (€), hors TVA.
7.5 L'offre précise les conditions générales relatives au délai de livraison et à la
garantie applicable. Lorsque des conditions différentes (délai de livraison,
garantie) s'appliquent à certains articles, celles-ci doivent être précisées dans
chaque cas.
7.6 L'offre est présentée en deux exemplaires papier, et contient tous les documents et
renseignements exigés. L'offre est datée et signée par un représentant dûment
habilité de l'entité soumissionnaire.
7.7 Les offres, accompagnées de tous les documents nécessaires, sont envoyées à
l’Agence de la manière suivante:
a) par la poste, à l'adresse mentionnée au point 1.2, obligatoirement par envoi
recommandé,
ou
b) de préférence, par remise à la main, avec délivrance d'un reçu, déposées à
l'adresse indiquée au point 1.1 , pendant les heures d’ouvertures,
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au plus tard le 30 Juin 2011, avant 17h.
Les offres ne peuvent pas être remises par télécopie ou par courrier électronique ;
Quel que soit le mode de soumission choisi, la date et l’heure de réception, font
foi. Font preuve du dépôt de l'offre : la date de livraison à l’Agence ou le reçu daté
et signé par un membre du personnel de l'Agence.
7.8 Les soumissionnaires sont invités à tout mettre en œuvre pour que leur offre soit
remise le plus rapidement possible à l'Agence. Il est recommandé d'éviter
d'envoyer les offres le dernier jour du délai fixé.
7.9 L'envoi est fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées,
l'enveloppe extérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire,
comme indiqué dans l'appel d'offres, la mention « appel d'offres Agence
Européenne de Défense – 11.CSD-SEC.OP.01 - à ne pas ouvrir par le service du
courrier ».
Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de
bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur.
7.10 Les participants sont priés de se conformer strictement aux instructions
administratives qui précèdent. À défaut, l’Agence se réserve la possibilité de
rejeter l'offre.
7.11 Les modalités d’ouverture des offres sont les suivantes :
Date d’ouverture : 1er
juillet 2011 à 10:00
Lieu : locaux de l'Agence européenne de défense.
Personnes autorisées à assister à l'ouverture des offres : au maximum un (1)
représentant par soumissionnaire. Les personnes souhaitant assister à l’ouverture
des offres sont priées d’adresser un courriel à l’adresse suivante, afin d’en
informer l’Autorité contractante : [email protected]
8. VARIANTES & SOUS-TRAITANCE
8.1 Variantes et observations
Tout élément proposé en tant que variante des éléments exigés dans les conditions
administratives/financières et/ou les spécifications techniques et fonctionnelles
(annexe 1) ou qui nécessite des explications supplémentaires doit être clairement
identifié dans un document distinct. En l’absence d’un tel document, le
soumissionnaire garantit que tous les points proposés sont totalement conformes
aux conditions administratives/financières et aux spécifications techniques et
fonctionnelles.
8.2 Sous-traitants. Non applicable.
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9. REJET DES OFFRES
L'Agence peut décider d'écarter les offres qui ne sont pas conformes au présent cahier:
a) parce que leur contenu ne correspond pas à l'objet de l'offre,
b) parce qu'elles ne sont pas rédigées dans le respect des règles régissant leur
présentation,
c) parce que les documents et informations obligatoires ne sont pas joints,
d) parce que le soumissionnaire n'a pas été invité à soumettre une offre.
10. COMMUNICATIONS EX PARTE
10.1 Les communications entre les soumissionnaires et l’Agence dans le cadre de la
présente procédure d’appel d’offres sont interdites sauf par voie d’exception, dans
le respect des conditions suivantes :
a) avant la date limite de réception des offres et par écrit uniquement :
- à l’initiative du soumissionnaire, au plus tard huit (8) jours calendaires avant
la date limite de réception des offres, seulement pour demander des
explications relatives au présent cahier des charges,
- à l’initiative de l’Agence, dans le cas ou elle constate une erreur, un manque
de précision, un oubli ou tout autre type de défaut clérical dans le texte du
présent cahier des charges. Dans ce cas, l’ensemble des soumissionnaires en
sera informé le même jour.
b) après ouverture des offres, l’Agence peut demander par écrit des
explications, des informations complémentaires ou des corrections suite à
des erreurs cléricales évidentes concernant une offre. Dans ce cas, le
soumissionnaire prend note que toute clarification apportée ne doit en aucun
cas modifier les termes de son offre.
10.2 Le soumissionnaire répond dans les cinq (5) jours calendaires suivant toute
demande d’information de l’Agence.
11. RESULTAT DE L'OFFRE
Tous les soumissionnaires seront informés par écrit du résultat de leur offre.
12. DUREE DE VALIDITE DE L'OFFRE
Tous les prix et autres conditions financières restent valables pendant les six (6) mois
qui suivent la date de réception de l'offre par l’Agence.
13. CRITERES D'ATTRIBUTION DU MARCHE
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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Le marché sera adjugé au soumissionnaire qui a présenté l'offre économiquement la
plus avantageuse. L'évaluation des offres se fera sur la base des critères d’attribution
suivants:
1. Qualité
La valeur qualitative sera appréciée sur un maximum de 100 points. Les offres qui
n'auront pas obtenu le nombre minimum de points requis seront éliminées et ne seront
donc pas prises en considération pour l'analyse financière ultérieure. La qualité sera
évaluée sur un maximum de 100 points et sur base de:
a) L’expérience de services similaires dans des environnements sensibles : 20 points
b) L'organisation et la qualité des ressources humaines proposées pour
l'encadrement, la supervision et l'exécution opérationnelle des prestations:
20 points.
Le soumissionnaire fournira une liste des personnes proposées pour l'exécution
des tâches d'encadrement prévues par ce contrat.
Pour ce critère, le soumissionnaire fournira une fiche récapitulative par personne
qui contient des informations sur:
l'expérience dans le secteur de gardiennage,
l'expérience spécifique pour les tâches prévues par le contrat,
la formation de base dans le domaine du gardiennage,
les formations et qualifications supplémentaires,
l'habilitation de Sécurité,
la connaissance des langues.
c) Les programmes de formation du personnel du soumissionnaire pour garantir la
bonne exécution des tâches, spécialement celles concernant la lutte anti-incendie
et le contrôle électronique des personnes et bagages RX et l'usage des outils
bureautiques/informatiques: 15 points.
d) La qualité des moyens matériels destinés à être affectés à l'exécution du contrat:
15 points.
Il s'agit tout particulièrement de:
l'équipement personnel de chaque garde,
vêtements appropriés,
le système de contrôle des rondes,
les moyens de communication entre les agents (radios).
d) Le plan de contrôle de la qualité de travail, de la ponctualité et de la régularité des
prestations: 10 points.
e) Les mesures visant à minimaliser les délais d'intervention en cas d'urgence et de
remplacement des personnels exécutants: 20 points.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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En ce qui concerne les critères visés aux points a) à e) ci-dessus, la qualité des offres
sera évaluée en fonction de leur niveau de conformité avec les conditions énoncées dans
l'appel d'offres et le présent cahier des charges. Ce niveau sera mesuré à l'aide de points
attribués à chaque critère. L'importance relative des critères visés aux points a) à e) par
rapport au total des points attribués est indiquée par les coefficients mentionnés ci-
dessus entre parenthèses.
La cote minimum requise pour les critères susvisés est de 60 (sur 100) points ou 50% au
moins des points pour chacun des critères ci-dessus: l’Agence se réserve le droit
d'écarter les offres pour lesquelles l'évaluation des critères énoncés aux points a) à e)
donnerait une note inférieure à cette valeur, si elle estime que la qualité globale de
l'offre n'est pas acceptable
2. Prix
Pour évaluer l'incidence « prix » (prix mensuel), le soumissionnaire doit présenter son
offre en respectant le volume présumé des prestations (voir Annexe 1, VI.7)) ainsi que
les tarifs mensuels applicables pour ces services (Annexe 2 (Fiche a)).
L'offre la moins disante obtiendra 100 points; les autres offres recevront un nombre de
points proportionnel égal à l'offre la moins disante divisée par leur montant.
3. Qualité / Prix
Le marché sera attribué à l'offre obtenant le montant le plus élevé de points selon la
formule suivante : le total des points « qualité » en 1 multiplié par 0,6 + le total des
points « prix » en 2 multiplié par 0,4.
L’Agence se réserve le droit de ne pas donner de points au titre des critères d'attribution
pour lesquels les informations fournies ne sont pas suffisantes.
Le respect et la conformité aux conditions administratives et financières dans ce cahier
des charges seront également valorisés dans l'évaluation de cet appel d'offres.
14. DUREE DU CONTRAT
Le contrat sera conclu pour une durée initiale de un an à dater de la date effective de
démarrage des prestations de gardiennage (voir projet de contrat joint). Il sera prorogé
tacitement pour maximum trois périodes additionnelles de un an, avec la possibilité pour
l’Agence d’y mettre fin par préavis de trois mois avant le terme, adressé par écrit au
Contractant, et possibilité pour le Contractant d’y mettre fin par préavis de neuf mois
avant le terme, adressé par écrit à l’Agence.
Il est envisagé que l’exécution du Contrat commence en août 2011.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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15. BUDGET DU CONTRAT
Le contrat aura un budget total maximum de € 6 000 000, couvrant sa durée maximum
potentielle de quatre ans.
Toute offre dont la proposition financière implique un dépassement de ce montant
maximum sera exclue.
16. EXECUTION DU CONTRAT
15.1 L’Agence conclu un contrat avec le soumissionnaire sélectionné conformément
avec les critères d'attribution de l'Article 13. Le contrat est conclu sur la base du
projet de contrat en Annexe III. Le contrat établit les dispositions légales,
techniques et administratives régissant le rapport entre l'Agence et le
soumissionnaire sélectionné sur la base du présent cahier des charges et de ses
Annexes ainsi que de l’offre sélectionnée.
15.2 L’Agence signe le contrat avec le soumissionnaire sélectionné au plus tôt deux
semaines après envoi simultané des lettres d’attribution et de rejet adressées à
l’ensemble des soumissionnaires. Si nécessaire, l’Agence suspend la signature du
contrat afin d’examiner les requêtes des soumissionnaires non sélectionnés ou
toute autre information portée à sa connaissance au cours des deux semaines
suivant la date d’envoi des lettres d’attribution et de rejet. Dans ce cas, l’ensemble
des soumissionnaires en sera informé dans les trois jours suivant la prise de la
décision de suspension.
15.3 Le contrat prendra la forme d’un accord écrit entre l’Agence et le soumissionnaire
sélectionné conformément au projet de contrat en Annexe III. L’Agence se
réserve le droit de refuser les modifications qui seraient suggérées à ce projet. Le
soumissionnaire sélectionné (“le Contractant”) qui se voit attribué le contrat
respecte l’ensemble des termes et conditions du contrat et du présent cahier des
charges. L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que l’acceptation
possible d’une offre par l’Agence n’implique pas l’acceptation inconditionnelle de
tous les documents qui l’accompagnent. Le Contractant doit compléter ces
documents ou les modifier, et ce même pendant l’exécution du contrat, afin de les
mettre en conformité avec le présent cahier des charges. Ces ajustements ne
modifient en aucun cas le prix des prestations ni les délais d’exécution associés.
15.4 L'attribution d'un contrat ne donne au soumissionnaire sélectionné aucun droit
exclusif d’exécution des prestations listées en Annexe I au présent cahier des
charges.
16. PRIX ET REVISION DES PRIX
Les prix proposés seront fixes et fermes pour la première année des prestations
effectives du contrat. Les prix pourront être révisés selon la formule mentionnée dans le
projet de contrat en annexe III. Le soumissionnaire pourra proposer avec son offre une
formule de révision de prix plus usuelle ou impérative dans le cadre de l’exécution en
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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Belgique des prestations objet du présent cahier des charges. L’Agence se réserve le
droit d’accepter ou de refuser la proposition du soumissionnaire.
17. GARANTIE FINANCIERE
Une garantie financière n'est pas exigée pour ce marché.
18. DROIT APPLICABLE
La procédure d’appel d’offres est régie par le présent cahier des charges et par le Titre
III des dispositions financières applicables au budget général de l’Agence annexée à la
Décision du Conseil 2004/658/CFSP du 13 Septembre 2004 et ses amendements
éventuels, le dernier en date étant celui du 16 Décembre 2005, disponible sur le site
internet de l’Agence www.eda.europa.eu sous la rubrique « procurement ».
Sauf stipulation contraire dans le contrat, tout contrat conclu suite à la présente
procédure d’appel d’offres sera régi, exécuté et interprété conformément aux lois
belges (à l’exception des dispositions relatives aux conflit des lois). Tout différend
relatif à l’interprétation et à l’interprétation des contrats signés dans le cadre du
présent appel d’offres ne pouvant être résolu à l’amiable entre les Parties, tombe
exclusivement sous la juridiction des tribunaux de Bruxelles, Belgique.
*
* *
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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ANNEXE I – SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES
I. Informations Générales
Les prestations de gardiennage sont à exécuter dans le bâtiment «Rue des Drapiers » de
l’Agence à Bruxelles.
I.1 Organisation de l'Immeuble
L'Immeuble Drapiers est constitué de deux ailes perpendiculaires, l'une de 4 et l'autre de
5 étages, présentant une différence de niveau entre les étages.
L'immeuble est à usage de bureaux et fonctions connexes. Il est composé d'une aile à
front de rue (rez-de-chaussée et 3 étages de bureaux et salles de réunion, 2 niveaux de
sous-sol) et une aile intérieure (un rez-de-chaussée, 5 étages de bureaux et salles de
réunion, 2 niveaux de parkings et sous-sols), ainsi qu'un bâtiment secondaire (pavillon)
comprenant un rez-de-chaussée, 1 étage, 1 étage sous combles et 1 sous-sol. Les ailes
sont reliées mais présentent des différences de niveaux (de quelques marches) à plusieurs
endroits.
Les surfaces approximatives comprennent:
a) superstructure: 6.628 m2 dont 90% à usage de bureaux et salles de réunion, le
restant étant occupé par un hall et des réceptions d'accueil, une cafétéria, un
dispensaire médical et des locaux informatiques
b) sous-sol -1: 518 m2 d'archives, de stockage, de locaux techniques et des
douches/vestiaires ;
c) sous-sol -1/-2: 45 emplacements de parking ;
d) rez-de-chaussée extérieur couvert: 10 emplacements de parking.
L'occupation moyenne permanente est :
a) 100-110 employés permanents de l’Agence ;
b) 700 visiteurs par mois (sauf les périodes et jours féries) ;
c) 10-15 personnes pour services ou chantiers par jour (personnel contractant).
La plupart des visiteurs sont des représentants gouvernementaux des 24 pays membre de
l’Union Européenne participant à l’Agence.
L’attention du Contractant est attirée sur le fait qu’il y aura de temps en temps des
réunions auxquelles participent des représentants nationaux de haut niveau (directeurs
d’armements, chef d’états majors) pour lesquels il faudra assurer des mesures de
sécurité élevées.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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I.2 Immunités et Privilèges de l’Agence
Les locaux de l’Agence sont inviolables, c’est-à-dire que les autorités locales ne peuvent
y accéder qu’avec l’autorisation préalable du Directeur de l’Agence ou d’un autre
membre du personnel de l’Agence habilité.
II. Exigences de Sécurité
L’entrepreneur doit être en possession des autorisations légalement requises en Belgique
pour le gardiennage.
L’entrepreneur doit disposer d’une habilitation de sécurité délivrée par l’Autorité
nationale de sécurité, valide pour l’entreprise au minimum au niveau confidentiel
(CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL).
L’entrepreneur doit également avoir une capacité de fournir au moins 14 agents en
possession d’une habilitation de sécurité personnelle au minimum au niveau confidentiel
(CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL) pour le personnel appelé à prester les
services de gardiennage au plus tard au moment de l’entrée en vigueur du Contrat.
L'obligation de se soumettre à une telle enquête fait partie des conditions d'engagement
de l'entreprise et du personnel concerné sur site.
L'entrepreneur sera seul responsable de l'obtention de ces habilitations et remettra à
l’Agence des copies déclarées conformes de celles-ci.
En cas d'absence d'un ou de plusieurs agents sur le site « Drapiers », l'entrepreneur sera
en mesure d'assurer, dans un délai maximal de deux heures, les présences requises dans
tous les postes qu'il doit occuper.
L'entrepreneur devra donc prendre toutes les mesures nécessaires pour remplacer
immédiatement tout agent qui sera absent pour une raison quelconque y compris aux
cours de formation, afin d'assurer une continuité parfaite des prestations, sans que les
autres postes soient dégarnis, le poste de brigadier inclus.
En cas de sinistre, de changement d'état d'alerte, d'incident grave et/ou imprévu ou lors
de dispositifs spéciaux (p. ex. lors de réunions importantes), l'entrepreneur s'engage à
exercer toute sa diligence pour mettre à la disposition, immédiatement et sur simple
demande, un nombre raisonnable de personnel d'appoint nécessaire pour le renforcement
des dispositifs de surveillance et adapté à la situation.
L'Entrepreneur s'engage à prendre toutes les dispositions nécessaires pour faire observer
par son personnel les règles de discipline et de sécurité en vigueur à l’Agence. Il se porte
garant à l'égard de celle-ci du respect de ces règles par les membres de son personnel,
notamment de l'interdiction d'emporter un objet quelconque, même reconnu inutile,
appartenant aux occupants du bâtiment et de l'interdiction de prendre connaissance et/ou
de communiquer toute information ou document interne de l’Agence.
L'Entrepreneur doit prendre toute mesure apte à prévenir tout accident pouvant mettre en
péril l'intégrité de son personnel et du personnel de l’Agence.
L'entrepreneur ne donnera suite à aucune demande de prestations en faveur de l’Agence,
autres que celles émanant du Directeur Exécutif, du Directeur Exécutif adjoint, du
Directeur d’Administration ou des membres de l’Unité de Sécurité de l’Agence.
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III. Moyens mis à Disposition de l'Entrepreneur par l’Agence
L’Agence également mettra à disposition de l'entrepreneur un téléphone qui se trouve
dans le local de sécurité au rez-de-chaussée (où se trouvera un agent de sécurité).
Le personnel de l'entrepreneur pourra utiliser les facilités générales mises à disposition
du personnel dans le bâtiment concerné (p.ex. cafétéria, sanitaires, vestiaires/douches,
parking, système téléphonique) dans le respect de certaines règles à convenir avec les
responsables concernés de l’Agence.
Le bâtiment Drapiers est équipé de plusieurs installations de sécurité dont notamment:
systèmes de détection d'alarme et de protection incendie,
systèmes de détection d’intrusion,
un système de caméras de vidéo surveillance (CCTV) ;
systèmes de contrôle d'accès;
systèmes d'accréditation des visiteurs (base des données);
des portillons automatiques, des barrières et des portes renforcées avec des
serrures électromagnétiques et/ou des contacts de contrôle d’ouverture,
tourniquet, barreaux aux fenêtres, vitrages pare-balles et anti-infraction (local de
sécurité);
appareils de contrôle électronique des bagages et des personnes (appareils rayons
x, porte métalliques).
Pour l'exécution de leurs tâches, les gardiens devront pouvoir utiliser et traiter les
informations et commandes de routine de ces installations (après une formation qui sera
donnée par l’Agence au personnel concerné de l’Entrepreneur).
L'accès des véhicules aux parkings de l’Immeuble Drapiers est réglementé. L’Agence
pourrait, en fonction des places disponibles, restreindre les possibilités de stationnement
des véhicules privés des gardiens.
L'entrepreneur fournira, selon les nécessités du bâtiment, l’équipement de
communication adéquat (appareils de radiocommunication) pour assurer une
communication effective entre les agents dans tout le bâtiment.
La localisation des locaux et les détails techniques des moyens mis à disposition de
l'entrepreneur sont de la discrétion de l’Agence.
L'entrepreneur veille à ce que les moyens mis à sa disposition ne soient pas dégradés ou
utilisés de manière abusive ou frauduleuse par l'utilisation qu'il en fera. Il remplacera tout
objet dégradé par sa faute ou par celle d'un gardien.
IV. Responsabilité Générale du Contractant
Les bâtiments de l’Agence sont placés sous haute exigence de sécurité. Les conditions
d'accès à ces bâtiments, soit pour le personnel soit pour les livraisons, seront déterminées
par l’Agence.
Le Contractant est responsable de la sécurité du site, de l’intégrité du personnel et des
biens de l’Agence (y compris le contrôle des accès), ce qui comprend les éléments
suivants :
a) contrôles d'accès et de sortie des personnes;
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
15
b) contrôle des fournitures et marchandises;
c) accueil et filtrage des visiteurs;
d) escorte des visiteurs;
e) surveillance des livraisons ou des travaux sur site;
f) contrôle électronique des personnes et des bagages (mission de fouille et rayons
x);
g) reconnaissance des personnalités;
h) ouvertures et fermetures des bâtiments;
i) rondes intérieures et extérieures (mission préventive);
j) premières interventions en cas d'incendie et d'accidents;
k) établissement de rapports d'incidents;
l) usage d'équipements informatiques pour des opérations routinières (consultation,
enregistrement des visiteurs, distribution de badges de sécurité);
m) mise à disposition, selon modalités à convenir, de systèmes de
radiocommunication et système de contrôle des rondes.
L'entrepreneur s'engage à fournir du personnel de qualité et d'assurer sa formation. Il
fournit par ailleurs les moyens techniques nécessaires pour assurer l'exécution
satisfaisante des services en question.
V. Tâches Spécifiques du Personnel de Sécurité
Le personnel de sécurité de l’entrepreneur doit exécuter en outre certaines tâches
spécifiques relatives à la sécurité de l’Agence selon des instructions détaillées fournies
par écrit à l’entrepreneur sélectionné, notamment concernant :
la coopération avec l’Unité de Sécurité de l’Agence ;
la gestion du contrôle d’accès (personnes et véhicules) ;
contrôles des visiteurs et des fournisseurs, et remise des badges de sécurité;
escorter des visiteurs et des fournisseurs ;
enlèvement non autorisé de matériel et d’équipement des locaux (documents,
équipement électroniques, mobiliers, autres objets);
rondes et contrôles internes pour détecter la présence de personnes non
autorisées ou de données sensibles en dehors des horaires de travail ;
traitement des livraisons et du courrier;
la gestion de certaines clés;
activation / désactivation des systèmes d’alarme ;
actions à mener en cas d’incidents spécifiques ou d’alarmes de sécurité ;
rappel éventuel de certaines consignes de sécurité et d’hygiène dans les locaux.
Le personnel de sécurité de l’entrepreneur doit exécuter des tâches spécifiques, qui
comprennent notamment, de manière non limitative, les tâches suivantes:
Prendre toutes les mesures appropriées, soit des mesures de prévention ou de
réaction pour
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
16
a) empêcher toute intrusion clandestine ou forcée ou toute tentative d’intrusion
dans les locaux de l’Agence et prendre les mesures appropriées;
b) protéger le personnel de l’Agence, les visiteurs et toute personne employée en
permanence sur le site contre les dangers émanant d’une action violente ou
d’origine criminelle;
c) protéger le personnel et les locaux de l’Agence contre les dangers émanant du
feu, d’explosifs ou d’autres substances dangereuses ou tout dommage
intentionnel et délictueux causé par une action violente ou d’origine
criminelle;
d) assurer l’intégrité des zones de sécurité où sont stockés ou manipulés les
documents et équipements classifiés (« Local des Documents Classifiés »);
e) empêcher tout accès non autorisé aux locaux de l’Agence;
Assurer un contrôle d’accès approprié pour le personnel de l’Agence, les
visiteurs, les fournisseurs et pour tout autre personnel extérieur (y compris aux
zones de parking) et contrôles des véhicules;
Vérifier l’identité des visiteurs et des fournisseurs, assurer l’enregistrement des
données, soit manuellement ou a l’aide d’une base de données ;
Contrôle de toutes expéditions reçues par l’agence, à l’aide d’un appareil rayon
x ;
Visionner les systèmes camera et autres systèmes d’alarme et d’intrusion et
prendre des mesures appropriées ;
Rondes régulières pour vérifier la présence de personnes non autorisées et pour
faire respecter les règles de sécurité internes,
Empêcher toute utilisation non autorisée d’équipements électroniques, tels les
téléphones mobiles, les caméras ou des ordinateurs portables non autorisés par
des visiteurs;
Empêcher ou détecter tout enlèvement non autorisé d’objets du site.
Sur demande de l’Agence, le personnel de sécurité procédera à la fouille des mallettes
du personnel de l’Agence ou/et des visiteurs pour empêcher tout enlèvement non
autorisé de documents officiels ou d’objets de valeur ou de matériel du site.
Les mesures pourront être assurées soit par une intervention directe, soit par un appel
dans les meilleurs délais à des forces supplémentaires extérieures (par ex. Police locale
ou fédérale belge).
V.1 Journaux et Cahiers
Le personnel de sécurité de l’entrepreneur doit également tenir à jour des journaux ou
cahiers où seront inscrits les vérifications nécessaires, en particulier les journaux et
cahiers suivants:
a) Journal général de garde ;
b) Journal des visiteurs et des véhicules;
c) Cahier de contrôle des clés ;
d) Journal pour enregistrer l’activation et la désactivation des systèmes d’alarme
et de contrôle d’accès ainsi que les travaux de maintenance de ces systèmes.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
17
Les journaux ou cahiers à utiliser ne pourront l’être qu’après l’accord préalable de
l’Unité de Sécurité de l’Agence.
Ils peuvent être tenus manuellement ou à l’aide d’un système informatisé.
Les journaux doivent être disponibles pour vérification à tout moment aux représentants
de la sécurité de l’Agence. Les journaux sont mis à la disposition à l’Agence pour
archivage sur une base annuelle ou lorsqu’ils sont complets, selon le cas.
Les inscriptions et vérifications suivantes devront être assurées:
a) Journal général de garde :
Personnel en service (changement de personnel, début et fin des gardes),
remise des clés, des équipements, des journaux,
patrouilles exécutées (heure, durée, personnel impliqué),
tous les incidents ou contrôles spéciaux ainsi que l’action engagée ;
toutes les alertes signalées par les dispositifs d’alarme et des caméras CCTV, et
les actions engagées.
b) Journal des visiteurs et des véhicules :
nom et date de naissance du visiteur,
nationalité,
détails d’une pièce d’identité présentée par le visiteur,
établissement ou bureau d’origine du visiteur,
personne à visiter / point de contact, réunion à laquelle assister ;
raison de la visite (p.ex. réunion, travaux de maintenance, livraisons),
niveau de l’habilitation (si demandé)
détails du véhicule utilisé (s’il est garé sur le site),
heure d’entrée et de sortie du site ;
heure de restitution des badges.
c) Cahier de contrôle des clés :
Le personnel de sécurité sera responsable pour le contrôle de certaines clés et doit
noter les éléments suivants concernant l’utilisation de ces clés:
date, heure de la remise et heure de restitution ;
nom de l’utilisateur / preneur de la (des) clé (s);
signature de l’utilisateur / preneur.
d) Journal des systèmes d’alarme :
heures de l’activation / désactivation des systèmes d’alarme,
désaccords, mauvais fonctionnements ou pannes des systèmes d’alarme, du
système de caméras de vidéo surveillance et de contrôle d’accès (et actions
engagées),
dates des travaux de maintenance.
L’Agence souhaiterait que tous les procédés précités (points a à d) soient repris sous
forme d’ un système informatisé qui permettrait de suivre les activités de celle-ci en
temps réel.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
18
VI. Encadrement et Organisation des Services
Le volume global des services de gardiennage est fonction des nécessités fonctionnelles
de l’Agence.
En tout état de cause, l'entrepreneur tient compte dans son organisation, de
l’organisation de l’Agence, de son rythme d’activités et de ses instructions.
L'organisation pratique des prestations de gardiennage se fera sous la supervision des
responsables de la sécurité de l’Agence. L'affectation effective du personnel est de la
responsabilité du Contractant. Les consignes pour le personnel sont élaborées par le
Contractant en concertation avec le service de sécurité de l’Agence.
VI.1 Management du Contrat
L'entrepreneur désigne, pour ce contrat, un responsable au niveau de "manager" qui a
pour mandat de pouvoir traiter directement et en exclusivité avec l’Agence à propos de
l'organisation et de l'exécution générale du marché. Il a mandat pour engager son
entreprise pour tout ce qui est couvert par ce cahier des charges. Il assure la gestion
générale du personnel mis à disposition de l’Agence.
La rémunération des prestations du manager est incluse dans les prix horaires des
prestations des gardes.
VI.2 Qualifications Générales
Chaque gardien opérant sur le site doit avoir une bonne connaissance d’au moins deux
des langues officielles de l’Union dont obligatoirement le français ou le néerlandais et
une connaissance suffisante de l’anglais.
Les gardes doivent tous pouvoir assumer des responsabilités et être capable d'exécuter
les tâches suivantes:
a) démontrer une bonne connaissance des consignes de sécurité dans les trois mois
qui suivent la prise de fonctions;
b) être apte à lire les plans d'un bâtiment et avoir le sens de l’orientation;
c) utiliser les équipements informatiques pour des opérations routinières (e-mails,
accréditation aux réceptions, lecture des consignes, consultations et
enregistrement des visiteurs dans une base des données);
d) travailler avec l'appui technique en poste dans le/les bâtiments notamment des
divers systèmes d’alarmes (y compris CCTV) ;
e) exercer le contrôle des accès aux immeubles;
f) effectuer la première vérification des détections incendie et première intervention
lors d'un début d'incendie;
g) rendre compte et intervenir en exécution des consignes ou des instructions reçues;
h) contrôler les mouvements des personnes, des matériels et équipements dans les
conditions prévues par les consignes;
i) assurer les rondes de sécurité conformément aux consignes en vigueur ;
j) rendre compte, dans les plus brefs délais, de tout incident, anomalie de sécurité
et/ou technique, ainsi que de tout fait, événement ou dégât susceptibles de mettre
en cause la sécurité des immeubles ou de porter dommage aux intérêts de
l’Agence;
k) rédiger un rapport relatant tout incident de sécurité ;
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
19
l) accueil des visiteurs en deux langues au moins (anglais, français);
m) contrôle de sécurité en utilisant des appareils techniques.
L’Agence peut demander à l'entrepreneur de constituer des équipes de gardiens
spécialisés dans certaines missions, notamment dans le contrôle électronique des
personnes et des bagages et dans l'accréditation aux entrées.
VI.3 Formation et Qualifications Spécifiques
Les gardes doivent avoir suivi la formation suivante :
a) Formation de base (Loi Tobback),
b) Formation contrôle des personnes "Type Long",
c) Formation rayons-x-scan,
d) Equipe de première intervention,
e) Secourisme de l’entreprise.
Brigadier :
L'entrepreneur désigne un brigadier pour gérer sur site, l'exécution pratique des
prestations de gardiennage. Le brigadier doit rester de tout temps joignable par
l’Agence par GSM.
Le brigadier est un agent qualifié de gardiennage (catégorie BI selon la Convention
Collective de Travail - CCT) et doit avoir suivi avec succès la formation de base légale
et spécifique d'encadrement prévue pour les personnels des entreprises de gardiennage
et de services internes de gardiennage. Il doit faire preuve d'une expérience d'au moins
3 ans dans le domaine de la sécurité et dispose de connaissances informatiques du
niveau de l'utilisateur bureautique.
Le brigadier doit avoir acquis une connaissance parfaite de la configuration du bâtiment
et de ses systèmes de sécurité, dans la mesure nécessaire à l'exécution des tâches de
gardiennage dans les trois mois qui suivent la prise de ses fonctions. Il doit être en
possession des habilitations prévues par les lois belges pour la manipulation des
dispositifs de contrôle utilisant des rayons X.
Le brigadier contrôle journellement les prestations des agents de gardiennage,
notamment le début et la fin de service, les absences et éloignements de poste,
l'application exacte des consignes (mise en œuvre et contrôle) et la tenue. Il transmet les
consignes et répartit les gardiens en fonction des postes à assurer, assure la formation
pratique des gardiens pour les postes que ceux-ci doivent assurer, a mandat pour faire
remplacer immédiatement tout gardien qui serait en retard, absent de son travail ou qui
fournirait un travail insatisfaisant. Le brigadier contrôle le matériel et les équipements
mis à disposition des gardiens; il rédige des rapports journaliers clairs, objectifs et
détaillés relatifs aux incidents, aux anomalies techniques et à tout fait, événement ou
dégât susceptibles de mettre en cause la sécurité des immeubles ou de porter dommage
aux intérêts de l’Agence; il vérifie les rapports d'incidents établis par les gardes, et les
suites données à ceux-ci.
Le brigadier effectuera également lui-même des prestations de gardiennage, non
nécessairement en poste fixe, mais en remplacement, en intervention ou en rondier.
La rémunération des prestations du chef d'équipe sont incluses dans les prix horaires
des prestations des gardes.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
20
Agents
Les gardiens mis à disposition sont au moins de la catégorie SQ (selon la Convention
Collective du Travail CCT) et/ou de la catégorie SE, selon modalités à convenir de
commun accord dans le contrat ou ultérieurement.
Un stage pratique (selon modalités à convenir de commun accord) doit être organisé sur
le lieu de l'emploi pour les tâches à assumer dans les bâtiments.
Les prestations et le temps de cette formation sont à charge de l'entrepreneur et ne
donnent pas lieu à un remboursement par l’Agence.
Au moins une fois par an, pendant une durée d'au moins 24 heures, les gardiens doivent
recevoir un rappel de leur formation de base.
L'entrepreneur informe trimestriellement l’Agence de l'état de formation du personnel
mis à disposition et des cours de recyclage que celui-ci aura suivi.
Le temps de formation n'est pas à considérer comme temps de prestation, il est donc à
charge de l'entrepreneur.
Les agents doivent être capable d’exécuter toutes les tâches sur les différents postes à
assumer sur la site.
Sauf pour ce qui concerne le "manager", les prestations seront en principe (sauf cas de
force majeure) exclusivement assurées par du personnel affecté de manière fixe et
permanente à l’Agence.
L’entrepreneur s’engage à mettre en place une « équipe de base » et doit limiter la
fluctuation du personnel sur site au minimum.
L’Agence dispose de la faculté de demander une adaptation du volume des prestations
tant en plus qu'en moins moyennant un préavis par fax ou e-mail d'un jour ouvrable.
VI.4 Conduite du Personnel
L'entrepreneur veillera à la bonne conduite de son personnel sur les lieux de travail;
ainsi, notamment, celui-ci:
a) est tenu d'éviter toute discussion avec les personnes contrôlées ;
b) doit garder son calme et faire preuve de fermeté en toute circonstance ;
c) être courtois et poli dans l'exercice de ses fonctions;
d) ne quitte jamais son poste sans en avoir reçu l'autorisation;
e) s'abstient de fumer ou de consommer des boissons alcoolisées;
f) s'abstient, en poste, de faire autre chose que les prestations requises et
notamment de faire des communications téléphoniques privées ou d'utiliser des
appareils audiovisuels privés;
g) est tenu d'exercer la plus grande diligence aux fins d'assurer l'exécution de
toute tâche imposée par l'application des consignes selon les instructions de
l’Agence;
h) doit faire preuve d'une discrétion absolue concernant les connaissances et
informations obtenues volontairement ou involontairement dans l'exercice de
ses fonctions;
i) ne doit pas exercer d'activités publiques ou privées, incompatibles avec
l'organisation, les missions et la sécurité de l’Agence;
Les gardiens respecteront également par ailleurs toutes les instructions de portée
générale qui s'appliquent aux membres de l’Agence telles que
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
21
les dispositions en matière d'hygiène et de sécurité,
les jours fériés et de fermeture,
le tabagisme,
les harcèlements sexuels et autres.
Sans assumer quelque responsabilité que ce soit, l’Agence se réserve le droit d'exiger le
retrait et/ou le remplacement immédiat des personnes affectées à l'exécution du contrat,
dont
a) le comportement ne donnerait pas satisfaction,
b) qui ne répondraient plus aux critères du point IV.2 et IV.3 ;
c) qui ne fournissent pas un travail de qualité,
d) en cas de mauvaise conduite,
e) annulation de l’habilitation de sécurité par l’autorité compétente ;
f) en cas d’autres doutes sur l'intégrité de celles-ci.
Il est précisé que des gardiens qui auraient été refusés par d'autres institutions de
l'Union européenne, ne pourront pas être mis au travail dans le cadre du présent contrat.
VI.5 Equipements, Vêtements, Contrôle des Agents
L'entrepreneur fournit et entretient pour usage par ses gardiens un système de contrôle
des rondes comprenant des "pistolets" de lecture de barrettes codes-barres ainsi
qu'environ deux cents barrettes autocollantes. Le brigadier devra, sur simple demande
de l’Agence, produire des états des pointages effectués par les agents.
Les relevés comporteront au minimum les données suivantes:
nom de l'agent,
numéro de la ronde,
heure de départ, heures de passage aux points de contrôles intermédiaires,
heure de fin de ronde.
Le système devra permettre la sauvegarde et la consultation des rondes mémorisées.
L'entrepreneur est responsable pour le respect des dispositions du Code belge sur le
bien-être au travail (et ex- RGPT), bien que le présent marché concerne une mise à
disposition de personnel à un organisme tiers. Il informe toutefois l’Agence de toute
configuration des lieux, de matériel ou d'équipement qui lui empêche d'assurer à son
personnel un plein respect du Code belge sur le bien-être au travail (et ex- RGPT).
L'entrepreneur s'assure que les gardiens passent annuellement une visite médicale
préventive.
Le personnel de gardiennage doit se soumettre à un contrôle d'horaire au moyen d'un
pointage à organiser par le Contractant. Ce pointage a lieu à un endroit fixé par
l’Agence.
L'entrepreneur fournira à chaque gardien les vêtements de travail qui devront identifier
les gardes et qui doivent être appropriés pour l’exécution propre du service, soit á
l’intérieur où à l’extérieur. Les vêtements doivent également être appropriés pour les
différentes conditions de temps et doivent être les vêtements/ équipements suivants :
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
22
uniforme de base:
chemise blanche manche courte et chemise blanche manche longue
cravate (hommes) ou foulard (dames)
pull col en V
pantalon
veste de costume
parka
uniforme supplémentaire:
pull col roulé
bonnet/casquette/écharpe
chaussures
pantalon intervention
polo
bottines
lampe de poche et ceinturons.
VI.6 Attestations et Données à Fournir par l’Entrepreneur
La prise de fonctions de tout nouvel agent de gardiennage sera précédée des mesures
suivantes :
(1) de la communication à l’Unité de Sécurité de l’Agence d'un dossier personnel
comprenant les certificats et attestations suivantes:
a) attestation d’habilitation sécurité valide ou avec l’autorisation préalable de
l’Agence, confirmation adéquate de l’autorité nationale de sécurité compétente
que la procédure d’habilitation a été lancée;
b) attestation concernant la formation légale de base pour le personnel d'exécution
des entreprises de gardiennage et de services internes de gardiennage;
c) attestation formations rayons-x-scan (échelon 1-2),
d) attestation formations sécurité incendie et d'équipier de première intervention
dans la lutte contre l'incendie ;
e) attestation formations contrôle des personnes « Type Long »,
f) attestation formations « secourisme de l’entreprise » ;
g) photocopie de la carte d'identité;
h) Curriculum Vitae (avec photo), indiquant le niveau d'enseignement et de
formation ainsi que les expériences de travail et connaissances linguistiques;
i) certificat attestant que le garde a suivi avec succès l'enseignement moyen
inférieur;
j) certificat médical attestant qu'il est apte pour le travail de gardiennage ;
(2) de l'agrément de l’Agence, suite à l'entretien préalable avec l'agent ;
(3) d'un stage pratique (selon modalités à convenir de commun accord) sur le lieu de
l'emploi pour les tâches spécifiques des différents postes à assumer dans les
bâtiments.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
23
VI.7 Horaire de Travail
Les jours de travail de l'Agence s’élèvent à +/- 245 jours par an.
L'entrepreneur tient compte du fait que les prestations de gardiennage s'exécutent en
continu, 24 heures sur 24 heures et tous les jours de l'an. Toutefois, l’activité
prépondérante des travaux de gardiennage se situe pendant les jours de travail de
l’Agence (+ 245 jours), dans la plage horaire de 07h00 à 19h00.
Les changements de rôle se font généralement entre 07h00 et 07h30 et entre 19h00 et
19h30.
L’attention du Contractant est attirée sur le fait que durant la période des congés
annuels (juillet - août), les activités de l'Agence sont fortement réduites; les prestations
du contractant seront adaptées de commun accord au volume d’activités de l’agence
durant ces périodes.
La durée de travail du personnel de gardiennage est celle fixée en Belgique par la
Commission paritaire compétente; toutefois, l'horaire effectif est fixé par l'entrepreneur
en concertation avec l’Agence.
Les heures de soirée et de nuit, des samedis, dimanches, jours fériés et de fermeture,
prestées dans le cadre d'un rôle de service fixé d'avance, ne sont pas considérées comme
des heures supplémentaires. Il en va de même pour toute prestation complémentaire
demandée par l’Agence moyennant un préavis d'un jour ouvrable.
Les prestations exécutées en prolongement des prestations fixées d'avance et demandées
par l’Agence avec un préavis inférieur à un jour ouvrable, peuvent par contre être
considérées être des heures supplémentaires.
L'entrepreneur informe l’Agence d'avance si certaines prestations demandées par ce
dernier sont à considérer comme des heures supplémentaires.
Les éventuelles heures supplémentaires sont payées par l’Agence par l'application, aux
tarifs conventionnels de sa soumission, du coefficient de majoration du salaire brut fixé
par la Convention Collective de Travail applicable.
Le tableau ci-après reprend, à titre d'exemple et sans engagement quant à un maintien de
ce rôle, un schéma des prestations de gardiennage.
L'entrepreneur doit assurer la présence d’un nombre d’agents selon ce qui suit :
a) deux agents en permanence (24 heures sur 24 et 7 jours/7) ;
b) cinq agents de garde (plus le brigadier) pendant les jours ouvrables
selon les horaires de travail comme détaillé dans le Schéma de Prestations de
Gardiennage ci-dessous.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
24
Schéma de Prestations de Gardiennage
Type de poste
Jours ouvrables Samedis et jours de
fermeture de l’Agence Dimanches et jours fériés
Nombre de
gardiens Horaire heures
Nombre de
gardiens Horaire heures
Nombre de
gardiens Horaire heures
Permanences local de Sécurité
1 00h00-24h00
24 1 00h00-24h00
24 1 00h00-24h00
24
Accréditation Accréditation
1 00h00- 24h00
24 1 00h00- 24h00
24 1 00h00- 24h00
24
Interventions / Rondes
1
08h00- 20h00
12
x-Ray Scan 1 07h00-16h00
9
Entrées Accès Véhicules
1 07h00-19h00
12 1 07h00-19h00
12 1 07h00-19h00
12
Poste Brigadier
1 06h30-16h30
10
Les prestations du contractant durant les périodes de congés annuels seront adaptées de
commun accord au volume d’activités de l’Agence.
VII. Tarifs de Gardiennage
Les tarifs horaires des prestations de gardiennage sont établis en conformité avec les
dispositions de la Convention Collective du Travail applicable.
Le paiement des prestations de gardiennage se fait sur base des présences réclamées par
l’Agence d'une part et de la durée effective d'occupation des postes d'autre part.
Dans ce contexte il est à noter que les remplacements des gardiens en poste fixe, pour
pause et repas, sont effectués par un brigadier, un chef d'équipe ou un autre garde selon
un rôle établi d'avance en accord avec l’Agence.
Etant donné que les durées de pause et de repas sont comprises dans les prestations
donnant lieu à une facturation, les gardiens sont tenus, pendant ces périodes:
a) de ne pas quitter le bâtiment;
b) de rester en contact radio avec les brigadiers et/ou le Département de Sécurité de
l’Agence;
c) de procéder, si nécessaire, à des interventions.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
25
La durée maximale cumulée des pauses ne pourra dépasser une heure par huit heures de
travail.
Les tarifs horaires de gardiennage fixés par l'entrepreneur doivent tenir compte des
éléments suivants:
le salaire brut de base du personnel de sécurité est majoré des impôts, assurance
sociales, pécule de vacances, frais de transport et autres charges similaires
conformément aux dispositions de la Convention Collective du Travail ;
le temps de travail est entièrement presté dans les locaux de l’Agence, aucun
supplément ne peut être accordé pour les déplacements entre le domicile et/ou le
siège de l'entrepreneur et les bâtiments de l’Agence ;
les temps de pause et de repas (de durées conformes aux dispositions de la
Convention Collective de Travail) sont considérés comme temps de prestations ;
les jours et heures d'absence, notamment pour congé, maladie, ou retard, ne
donnent pas lieu à facturation;
d'éventuelles gratifications, avantages en nature, remboursements des
déplacements domicile/travail, chèques-repas, allocations pour frais de
représentation et autres doivent être compris dans les tarifs;
la quote-part de frais généraux d'entreprise, de contrôle (dont notamment le coût
du responsable dont question au point 2.1. ci-dessus), et de bénéfice sur les
prestations de gardiennage est compris.
Les tarifs comprennent donc :
a) la rémunération des personnes mises à disposition en parfaite conformité avec
la Convention Collective de Travail,
b) le cas échéant, des frais de déplacement, de formation et d'assurances,
c) des charges sociales, impôts et autres retenues sur les rémunérations, de
l'incidence des congés, absences et primes;
d) les frais d'organisation, de contrôle et de direction de l'entreprise, ainsi que les
e) impôts, taxes et bénéfices de celle-ci.
Les tarifs susvisés sont affectés des coefficients de supplément et de majoration
conformément à la Convention Collective de Travail pour ce qui concerne les heures
supplémentaires, les prestations de nuit, de dimanche et de jours fériés légaux tels que
prévus sur le territoire Belge.
*
* *
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
26
ANNEXE II – FICHE DE SYNTHESE DE L’OFFRE 11.CSD-SEC.OP.01
Le soumissionnaire (indiquer raison sociale et adresse du soumissionnaire):
Numéro TVA: ----------------------------------------------------------------------------------------------
-------
Le représentant dument habilité pour représenter le soumissionnaire (nom, titre,
coordonnées téléphoniques, fax et e-mail) :
Agissant au nom du soumissionnaire, signant ci-dessous, s’engage à exécuter conformément
au cahier des charges 11.CSD-SEC.OP.01 les services correspondants aux tarifs et à
conditions indiquées dans les fiches suivantes :
a) Tarifs applicables,
b) Qualification du personnel dédié,
c) Informations relatives à la sécurité.
Information bancaire du soumissionnaire:
Nom de la banque: -----------------------------------------------------------------------------------------
------
Adresse de la banque: --------------------------------------------------------------------------------------
-----
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
Titulaire du compte:----------------------------------------------------------------------------------------
------
Numéro de compte: ------------------------------ ----------------------------------------------------------
-----
Code IBAN: -------------------------------------------------------------------------------------------------
------
Code BIC: ---------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
Date et Signature du représentant
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
27
ANNEXE II – Fiche a) TARIFS APPLICABLES (HTVA)
Description de la prestation Unité Prix unitaire en €
Gardiennage proprement dit2
Brigadier BI : jours de travail - tarif jour heure ........................
Gardien catégorie SQ ou plus: jours de travail - tarif
jour
heure .......................
Gardien catégorie SE ou plus: jours de travail - tarif
jour
heure .......................
Autres prestations
Fourniture, installation et maintenance d'un système
de pointage et de contrôle des rondes
forfait mensuel ........................
Pistolet de lecture pièce ........................
Barrettes codes-barres: fourniture et placement pièce ........................
Système de communication forfait mensuel ………………
--------------------------------------- ------------- -------------
PRIX MENSUEL FORFAITAIRE (sur la base du
volume estimé de prestations mensuelles)
2 Tarifs horaires hors majorations conformément à la CCT pour des travaux de nuit, de
dimanche et de jours fériés ainsi que pour des heures supplémentaires.
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
28
ANNEXE II - Fiche b) QUALIFICATION DU PERSONNEL DEDIE
A photocopier autant de fois que nécessaire
Rappel :
Les soumissionnaires prendront en considération les exigences des spécifications techniques
et fonctionnelles en Annexe I au présent cahier des charges et notamment ses articles VI.2 et
VI.3.
Les soumissionnaires indiquent ici la composition & les qualifications des membres de
l’équipe pressentie dédiée à la réalisation des services, en cas d’attribution des services.
Pour chaque individu, un encart de quelques lignes sur le modèle ci-dessous sera renseigné :
Fiche Individuelle
NOM, Prénom :
Date et lieu de naissance :
Nationalité :
Qualifications professionnelles et expérience :
Fiche Individuelle
NOM, Prénom :
Date et lieu de naissance :
Nationalité :
Qualifications professionnelles et expérience :
CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01
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ANNEXE II – Fiche c) INFORMATIONS RELATIVES A LA SECURITE
A photocopier autant de fois que nécessaire
Les Soumissionnaires remettent à l’Agence les informations suivantes relatives à la sécurité :
- l’original (où à défaut la copie conforme) de l’habilitation de sécurité de la société
candidate,
- les originaux (où à défaut la copie conforme) des habilitations de sécurité récents des
membres déclarés en Annexe II, Fiche b) ci-dessus de l’équipe pressentie en cas d’attribution
du contrat.
Société candidate
Détention d’une habilitation de sécurité (joindre original ou copie) *
OUI
NON
* biffer l’option non applicable
Fiche Individuelle
NOM, Prénom :
Détention d’une habilitation de sécurité (joindre original ou copie) *
OUI
NON
A défaut de l’habilitation de sécurité, une confirmation adéquate de l’autorité nationale de
sécurité compétente que la procédure d’habilitation a été lancée (joindre original ou copie)
dans les cas acceptés par l’Agence, *
OUI
NON * biffer l’option non applicable
Fiche Individuelle
NOM, Prénom :
Détention d’une habilitation de sécurité (joindre original ou copie) *
OUI
NON
A défaut de l’habilitation de sécurité, une confirmation adéquate de l’autorité nationale de
sécurité compétente que la procédure d’habilitation a été lancée (joindre original ou copie)
dans les cas acceptés par l’Agence, *
OUI
NON * biffer l’option non applicable
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ANNEXE III –PROJET DE CONTRAT