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Mémo
SEPA i
i Comprendre Bon à savoir S’y préparer Lexique
COMPRENDRE
SEPA QUELQUES NOTIONS
Le 1er février 2014, la norme SEPA devient obligatoire pour l'ensemble des virements et prélèvements en euros à l'intérieur de l'espace SEPA Objectifs du projet SEPA : Harmoniser les instruments de paiements dans la zone SEPA Renforcer l’efficacité des paiements et faciliter les échanges
transfrontaliers Permettre aux acteurs de la zone SEPA d’effectuer des paiements
scripturaux à l’intérieur de la zone SEPA aussi facilement que dans leur propre pays
La zone SEPA
Elle se constitue des 27 pays de l’Union Européenne
+ l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Suisse
+ la Principauté de Monaco.
COMPRENDRE
SEPA QUELQUES NOTIONS
Ceci implique donc des formats européens unifiés : Le virement SEPA, SEPA Credit Transfer (SCT ) Le prélèvement SEPA, SEPA Direct Debit (SDD )
Et donc, de nombreux changements Car si le virement SEPA s’apparente au virement national, le prélèvement SEPA possède quant à lui de nombreuses caractéristiques propres et doit être considéré comme un nouvel instrument de paiement.
COMPRENDRE
SEPA LE PRÉLÈVEMENT SEPA UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT
…Ayant ses propres caractéristiques : Accessibilité dans l’ensemble de l’Espace SEPA Implique une nouvelle identification du créancier (numéro ICS) et celle du
débiteur (IBAN et BIC ) Nécessite un mandat de prélèvement SEPA Nécessite une référence pour chaque Mandat (RUM) Le mandat pourra être général pour des opérations « récurrentes » ou
unitaire pour des opérations « ponctuelles »
Source : Comité national SEPA
Le débiteur doit donner à son créancier une autorisation appelée « mandat ». Ce mandat est conservé par le créancier. Le créancier ne peut initier de paiement que s’il dispose d’une autorisation du débiteur.
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SEPA LE PRÉLÈVEMENT SEPA UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT
….Répondant à de nouvelles règles De nouveaux délais pour les échanges entre les banques De nouvelles règles pour les rejets et incidents de paiement (R-
Transaction) De nouvelles obligations de notification De nouvelles informations dans les ordres de prélèvements SEPA
Source : Comité national SEPA
Comme pour le prélèvement national, informez préalablement vos clients débiteurs avant d’émettre un prélèvement SEPA. Cette information doit se faire au moins 14 jours calendaires avant la date d’échéance du premier prélèvement SEPA. Cette notification devra au minimum contenir la date d’échéance du prélèvement, son montant, votre ICS et la RUM que vous aurez attribuée au mandat
COMPRENDRE
SEPA QUI EST CONCERNÉ ?
Surtout les entreprises qui perçoivent des revenus récurrents :
De très gros opérateurs (Energie, Téléphonie, Presse ) concentrent en France une partie importante des flux de prélèvements
Des opérateurs de toute tailles : Cantines, Ecoles, Associations, Syndics de copropriété, Experts-Comptables, Etc…
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SEPA ACTIVITÉS LES PLUS IMPACTÉES PAR LE PRÉLÈVEMENT SEPA
COMPTABILITÉ TRÉSORERIE
SYSTÈMES D’INFORMATION
COMMERCIALE
& MARKETING
CONTENTIEUX
FISCALITÉ
LA GESTION DES MANDATS SEPA
La responsabilité juridique liée à la possession et la conservation du mandat incombe désormais au cabinet. Il devient donc désormais seul responsable de la gestion complète de son cycle de vie : signature, stockage, annulation, charge de la preuve…
Nouveaux clients débiteurs : il est nécessaire de leur faire signer un mandat de
prélèvement SEPA Dans le cadre de mandats existants : il n’est pas nécessaire de refaire signer les
mandats existants, mais vous avez l’obligation d‘informer vos clients débiteurs de votre migration SEPA au plus tôt.
Attention : les mandats actuels ne sont valables QUE pour les prélèvements en SDD CORE
SEPA
BON À SAVOIR
Source : Comité national SEPA
« Cette information peut se faire sous la forme d’une communication spécifique à la migration ou sur le support utilisé pour la notification préalable du premier prélèvement SEPA. »
LA FAÇON LA PLUS NATURELLE SERA DE L’INDIQUER SUR LA FACTURE
SEPA
BON À SAVOIR
Libre sur la forme…. et normé sur le fond : Si le créancier peut le présenter à sa convenance, le mandat SEPA doit notamment impérativement contenir :
« Mandat de Prélèvement SEPA » en guise de titre La RUM Le numéro ICS Les coordonnées du créancier Les coordonnées bancaires du débiteur (IBAN + BIC) Le type de paiement La signature du débiteur La date et le lieu de la signature du mandat
LE MANDAT SEPA
Source : Comité national SEPA
Attention « Un mandat pour lequel aucun ordre de prélèvement SEPA n’a été présenté pendant une période de 36 mois (à compter de la date d’échéance du dernier prélèvement SEPA, même si celui-ci a été refusé, rejeté, retourné ou remboursé par la banque du débiteur) devient caduc et ne doit donc plus être utilisé »
SEPA
BON À SAVOIR
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES OBLIGATOIRES
La RUM (référence unique de mandat) Le numéro ICS, Le type de paiement : ponctuel ou récurrent La séquence de présentation de l'opération Le libellé de l'opération
L’ORDRE DE PRÉLÈVEMENT SEPA
Source : Comité national SEPA
• Mention "OOFF" (pour "one-off") pour une opération isolée, • Mention "FRST" (pour "first") pour une première opération d'une série, • Mention "RCUR" (pour "recurrent") pour les opérations consécutives à une
première opération, • Mention "FNAL" (pour "final") pour la dernière opération d'une série.
SEPA
BON À SAVOIR
Le prélèvement SEPA classique qui va remplacer les prélèvements nationaux est dit « SDD CORE ». Il existe cependant une variante : le prélèvement SEPA interentreprises ou « SDD B2B »
Uniquement pour les entreprises Délais raccourcis de notification du prélèvement et de retour de la
banque Contestation quasi impossible si acceptation Contrôles renforcés par la banque du débiteur Nécessité de faire signer un mandat spécifique « SDD B2B »
TYPOLOGIES DE PRÉLÈVEMENTS & CARACTÉRISTIQUES
Ce type de prélèvement est optionnel, et toutes les banques ne le gèrent pas pour le moment
SEPA
BON À SAVOIR
LES AVANTAGES DU SEPA
FACILITER LES ÉCHANGES TRANSFRONTALIERS (EA)
STANDARDISER ET HARMONISER LES MOYENS DE PAIEMENTS AU SEIN D’UN GROUPE PRÉSENT (EA)
DIMINUER DES COÛTS D’ENCAISSEMENT
RÉDUIRE SES DÉLAIS D’ENCAISSEMENTS
RENFORCER LES CONTRÔLES ET BÉNÉFICIER D’UNE TRAÇABILITÉ DES ECHANGES
REVOIR SES PROCESS DE PAIEMENT
S’Y PRÉPARER
SEPA
Notre Préconisation
IBANISER LES COORDONNÉES BANCAIRES
L’IBAN : (International Bank Account Number) est l’identifiant international du compte bancaire.
Le BIC : (Business Identifier Code) est l’identifiant international de l’établissement bancaire, constitué de 8 ou 11 caractères Attention : ils doivent être renseignés pour TOUS les dossiers
Profitez des outils de conversion automatique proposés par votre éditeur et gagnez du temps !
SEPA
Notre Préconisation
L’ICS
ICS : Identifiant de Créancier SEPA
L’ICS est unique pour chaque entité juridique. Il est obligatoire et
DOIT être demandé auprès de l’établissement bancaire
La demande d’attribution d’un ICS en France est effectuée auprès de la Banque de France par la banque du créancier
Anticiper : un délai de 3 semaines est actuellement observé pour sa délivrance !
S’Y PRÉPARER
SEPA
Notre Préconisation
LA GESTION DE LA RUM
RUM : La Référence Unique de Mandat est donnée pour chaque trio créancier / IBAN/ ICS. Le cabinet doit avoir autant de RUM que de mandats de prélèvement. Une RUM est unique. A défaut, il y a un risque de rejet du mandat. La RUM peut être amenée à changer :
le créancier ou le débiteur déménage et change de SIRET, le créancier ou le débiteur fusionne, TUP… avec une autre entité
juridique… …
Limitez les risques de rejets grâce à un outil d’incrémentation automatique permettant de garantir l’unicité de la RUM !
S’Y PRÉPARER
SEPA EN SYNTHÈSE LA TO DO
S’Y PRÉPARER
Approche collaborative en
interne
Mises à jour applicatives
Relations partenaires bancaires
CUSTOMER CENTRIC
(POUR LES USAGES)
RECOMMANDATIONS
SEPA EN SYNTHÈSE LA TO DO
S’Y PRÉPARER
APPROCHE COLLABORATIVE EN
INTERNE
Etablir un plan de migration avec tous les acteurs
Identifier l’ensemble des applicatifs utilisés qui génèrent des fichiers
virements et/ou prélèvements
Evaluer le volume d’Autorisations de
Prélèvement répertoriées et archivées afin de prévenir
les clients du passage à Sepa
Faire un audit des processus de vente et d’encaissement
Réfléchir à une codification « intelligente » des RUM
Ne pas oublier l’aspect juridique (revoir les CGV,…)
MISES À JOUR APPLICATIVES
Faire un point sur les mises à jour
nécessaires qui permettront de :
Mettre à jour les coordonnées bancaires
des tiers (IBAN/BIC)
Gérer les virements Sepa
Gérer les prélèvements Sepa
Echanger avec sa banque
(communication bancaire)
RELATIONS PARTENAIRES BANCAIRES
Contacter ses partenaires bancaires
pour connaître les démarches propres à chaque établissement
Récupérer son ICS auprès de sa banque
Contacter les banques pour l’envoi des
conventions SDD et avenants télématiques
SEPA LA TO DO DANS QUEL ORDRE
S’Y PRÉPARER
1
Diagnostic services bancaires Diagnostic informatique et interne Se former L’ICS
2 RUM Conversion des RIB en IBAN-BIC Signer un contrat SDD avec chaque banque
3 Signature mandats nouveaux clients Information clients prélevés
Migrer tous les prélèvements au format SEPA Notification des clients 5
Tests avec banque Mise à niveau info 4
SEPA
EN BREF
CE QUI CHANGE AVEC LE PRÉLÈVEMENT SEPA
Avant Autorisation de prélèvement -> banque responsable Motif d’opération : 31 caractères Fichier de prélèvement « allégé »
Après Mandat de prélèvement -> créancier responsable Motif d’opération : 140 caractères Identifiant Créancier SEPA (ICS) Référence Unique de Mandat (RUM) Notification au moins 14 jours avant pour le 1er prélèvement SEPA Obligation de séquencement des prélèvements Gestion des incidents de paiement (R-transactions)
Et n’oubliez pas : les éléments présents dans ce mémo sont donnés à titre d'information. Ils ne sont pas forcément exhaustifs et ne sauraient se substituer à la réglementation applicable.
SEPA
BIC : Business Identifier Code IBAN : International Bank Account Number ICS : Identifiant de Créancier SEPA RUM : Référence Unique de Mandat SCT : SEPA Credit Transfer SDD : SEPA Direct Debit SEPA : Single Euro Payments Area
EN BREF
LEXIQUE
VOUS ÊTES CLIENT CEGID ?
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