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L’informatisation : un support pour la centralisation du transport des patients
JF. WENDLING, Responsable des flux logistiques du département hôtelier – CH Valenciennes [email protected], 03 27 14 33 33.
N.CHOLET, Responsable adjointe, transport interne des patients – CH [email protected], 03 27 14 33 33
Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie
Lundi 26 et mardi 27 novembre 2012
Atelier n° 35
Halte aux dysfonctionnements quotidiens
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Une prestation de serviceUne prestation de service•Inscrite dans la relation Client/Fournisseur au sein d’une Démarche Qualité,
• Devant répondre à des exigences en termes de
Qualité, Réactivité, Performance et Efficience
PRESENTATION DU SERVICE
La mission de Équipe de BrancardageLa mission de Équipe de Brancardage
• Assurer dans les meilleures conditions de confort et de sécurité le transport interne de tous les patients dans l’enceinte de Établissement.
•Nb de transports par jour en moyenne : 320
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• Améliorations « Avant / Après »Améliorations « Avant / Après »• Explications : « Pendant » Explications : « Pendant » • Les clés de la réussite et conclusion Les clés de la réussite et conclusion • Annexes techniquesAnnexes techniques
PlanPlan
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AVANT AVANT
Déplacements inutiles : perte de temps , fatigues inutiles, retards, stress
Formalisations de la demande variées : programmation non fiable
Coûts élevés, manque de moyens, déficit budgétaire pour le service
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Organisation « avant » du lundi au vendredi , 32 agents, 10 plages horairesle week-end, 10 agents, 4 plages horaires• Répartition des agents dans l’ensemble de
l’établissement : fausse centralisation • Mauvaise répartition des tâches :
impossibilité d’entraide entre les secteurs en cas de besoin
• Absence de régulateur en continuité : pas de suivi , pas de traçabilité des actions
• Horaires nombreux : rupture de service à certaines heures
• Moyens de communication à l’ancienneMoyens de communication à l’ancienne : : téléphone, fax, papier, appel oral dans le téléphone, fax, papier, appel oral dans le couloir, tableau de programmationcouloir, tableau de programmation
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Meilleure satisfaction des patients et des services, baisse importante des retards
Suivi, traçabilité et réactivité face aux demandes
Baisse des déplacements inutiles, de la pénibilité, des interruptions des tâches
Bilan financier très positif
Après : résultats à ce jour
Baisse des effectifs et des heures supplémentaires
Accroissement du temps aux soins directs pour le personnel des unités
Revalorisation de la fonction brancardier
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Optimisation des flux de transport, mutualisation des moyens humains et matériels
Diminution des plages horaires, meilleure répartition des tâches entre les agents, développement de la régulation, suivi, traçabilité et réactivité face aux demandes
Gestion facilitée et adaptée pour les clients et les agentsAdaptation informatique (traçabilité au niveau du bio nettoyage).
Mécanisation des grandes distances
Pendant : le plan d’action
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ConclusionConclusion
Les responsables du service et son équipe
Conduisent des projets d’amélioration continue de la qualité, de la sécurité, de la satisfaction des agents, de l’efficience des services d’un secteur
Traitent et diffusent l’information concernant le fonctionnement du secteur d’activités
Dans une relation client fournisseur
Pour le patient et pour les services
bénéficiaires
Dans un projet d’établissement
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AnnexesAnnexes
– A. La conduite du projetA. La conduite du projet– B. La nouvelle organisation et les B. La nouvelle organisation et les
nouveaux horairesnouveaux horaires– C. L’informatisation C. L’informatisation – D. La mécanisationD. La mécanisation
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A.La conduite du projet : Difficultés
Apprendre à se servir du logiciel
Rencontrer les cadres et le personnel dans les services
Faire face à l’incompréhension et au mécontentement de certains services réfractaires aux changements d’organisation
Rassurer les brancardiers
Faire face à la pression syndicale
Joindre les personnels techniques appropriés
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L’identification claire des enjeux et des L’identification claire des enjeux et des besoins besoins
Le groupe de travail pluridisciplinaire Le groupe de travail pluridisciplinaire L’accompagnement par comité de pilotageL’accompagnement par comité de pilotage La bonne planification des phases du La bonne planification des phases du
projetprojet Les tests à petite échelleLes tests à petite échelle La bonne traçabilité des difficultés des La bonne traçabilité des difficultés des
partenairespartenaires La bonne évaluation avec les différents La bonne évaluation avec les différents
partenaires, la mesure précise de l’atteinte partenaires, la mesure précise de l’atteinte des objectifsdes objectifs
Les clés de la réussite du projet
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1) Optimisation de la programmation du travail
diminution du stress par une meilleure gestion des demandes
amélioration de l’intérêt au travail (reconnaissance)
2) Optimisation de la collaboration avec les Unités de Soins et les Plateaux Techniques
Respect du travail de chacun et meilleure synergie
Nos actionsNos actions
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3) Améliorer la visibilité de la charge de travail en temps réel et en prévisionnel,
4) Mutualiser des moyens, 5) Améliorer les moyens de 5) Améliorer les moyens de
communicationcommunication entre les clients et entre les clients et le service prestataire (en nombre et le service prestataire (en nombre et en fonctionnalité),en fonctionnalité),
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6) Assurer une traçabilité exhaustive,
7) Réaliser des statistiques fiables sur l’activité,
8) Exploiter les 8) Exploiter les non conformitésnon conformités (modes de transport non adaptés, (modes de transport non adaptés, patient non prêt ou sorti…),patient non prêt ou sorti…),9) Améliorer les conditions de travail des brancardiers et l’ergonomie
10) Réduire les déplacements
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Les étapes-Centralisation de l’équipe en janvier 2010
-Recherche du logiciel adapté au besoin de l’établissement janvier 2009
Collecte de toutes les informations nécessaires, dans chaque service, pour le paramétrage de octobre 2009 au 31 décembre 2009
Formation des formateurs à l’utilisation du logiciel 3 jours début janvier 2010
Installation, formation et accompagnement dans tous les services depuis janvier 2010
Formation des brancardiers aux nouvelles technologies début janvier 2010
Formation des agents à la régulation mars 2010
Accompagnement journalier des services afin de répondre à leurs besoins depuis le début du projet
Acquisition de matériel visant à favoriser le transport des patients par un agent mars 2010
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du lundi au vendredi de 6h30/ 20h30 sur 10 plages horaires
1 poste de1 poste de
Pseudo Pseudo RégulateurRégulateur
8h00/17h308h00/17h30 ScannerScanner
4 postes4 postes
Radio Radio
10 postes10 postes
URGENCESURGENCES
6 postes6 postes
Transfert Transfert inter service inter service
8 postes8 postes
BLOC BLOC
4 postes4 postes
32 AGENTS
B. L’ancienne B. L’ancienne organisationorganisation
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le week-end de 6h30/ 20h30 sur 4 plages horaires
Radio N HRadio N H
Scanner JBN Scanner JBN
URGENCESURGENCES
Transfert Transfert inter service inter service
10 agents
La nuit 4 agents
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B. La nouvelle B. La nouvelle organisationorganisation
DIRECTEUR TECHNIQUE
RESPONSABLEDU SERVICE
RESPONSABLEADJOINT
REGULATEUR BRANCARDIERS
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• Amplitude Horaire 7h00 / 21h00 sur 5 plages
7H7H 8H8H 9H9H 10H10H 1111HH
12H12H 13H13H 14H14H 15H15H 16H16H 17H17H 1818HH
19H19H 20H20H 21H21H
1 REGULATEUR
1 REGULATEUR
5 AGENTS ( 1h de pause)
6 AGENTS (1h de pause)
4 AGENTS ( 1h de pause)
1 AGENTS ( 1h de pause)
3 AGENTS ( 20min de pause)
La centralisation
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Les nouveaux
horaires de semaine
2 REGULATEURS (1 matin et 1 soir)
Amplitude Horaire 7h00/ Amplitude Horaire 7h00/ 21h00 5/7 sur 21h00 5/7 sur 5 plages5 plages
19 BRANCARDIERS
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Amplitude Horaire 7h00/ Amplitude Horaire 7h00/ 21h00 2/7 sur 21h00 2/7 sur 3 plages3 plages
1 REGULATEUR : le samedi de 07:00 à 15:30 ; le dimanche de 13:30 à 21:00 (en dehors de ces horaires régulation automatique)
7 brancardiersLa nuit 2 agents 7/7
Les nouveau
x horaires
de semaine
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L’agent de régulation
TraiteTraite
RéceptionneRéceptionne
PlanifiePlanifie
OrganiseOrganise
VérifieVérifie
Relie Relie
L’agent de transport
AccompagneAccompagne
TransporteTransporte
PlanifiePlanifie
ManipuleManipule
SurveilleSurveille
Entretien le matérielEntretien le matériel
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C. L’informatisation : au carrefour de l’activité
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C. L’informatisation : exemple des demandes de transportLE BON DE TRANSPORT INFORMATISE : un DOCUMENT UNIQUE
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Le bed-mover est un appareil qui permet de déplacer la plupart des lits hospitaliers sans efforts et sans contraintes pour le personnel qui assure le brancardage.
Principe : l’appareil se connecte aux pieds du lit par l’intermédiaire d’une paire de pinces.
La connexion lit-appareil ne nécessite aucun outil, elle se fait électriquement depuis l’appareil.
Le déplacement de l’ensemble se fait à partir d’une télécommande ergonomique et facile d’utilisation.
Avantages : Maniabilité, économie de personnel, absence de fatigue
Le Bed-Mover
D. La mécanisation