Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)
BudgetLa gestion en AE et CP
Détails et explicitations dans les commentaires du document
2
PréambulePrésentation de l’ensemble des modules de formation proposés
Recettes
Domaines Modules de formation associés
Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende :
Transverse
Les référentiels
Présentation du processus standard de la recette
Budget
Dépenses
Elaboration, allocation et mise à disposition du budget
La gestion en AE et CP
Présentation des états budgétaires
Démarche de programmation
Comprendre les processus de la dépense
Carte d’achat et dématérialisation
Engagement juridique marché
Engagement juridique hors marché
Le service fait
Retenues de garantie
Gestion des avances et des acomptes
Gestion des pénalités
Demande de paiement sur EJ
Mise en paiementDemande de
paiement hors EJ
xxx module considéré
La démarche
de contrôle
Recettes globalisées et fléchées
Recettes au comptant
Gestion des titres de recette
Recettes – Cas particuliers
Comptabilités
Articulation entre les
comptabilités
Comptabilités – Cas
particuliers
Opération pour compte
de tiers
Gestion de la trésorerie
Eléments de comptabilités
65’
3
Sommaire
Consommationdes AE et de CP
Notions clés
• Processus• Consommation des AE• Consommation des CP
• Le rôle des AE et CP dans le processus de la dépense
• La notion d’autorisation d’engagement• Rappel de la définition d’un engagement
juridique• Exemples d’autorisation d’engagement• La notion de crédit de paiement• Exemples de crédit de paiement
Budgétisationdes AE et des CP
• Processus• Objectifs de la budgétisation• Principes généraux• Engagement d’une dépense en AE et CP• Arbre de décision de la budgétisation• Principes applicables aux dépenses sur
marchés
Notions clés
4
Sommaire
• Processus• Disponibilités des AE• Disponibilités des CP• Echéanciers de CP
Cas particuliers
• Processus• Notions clés• Rétablissement des AE et des CP• Blocage des crédits et suspension de
l’exécution• Reports de crédit• Réservations de crédit
Suivi de la disponibilité en AE et en CP
Quiz • Quiz
5
Notions clés
6
Notions clésLes AE et CP structurent le processus de la dépense
� Les autorisations d’engagement (AE) et les crédits de paiement (CP) permettent d’engager puis de payer une dépense.
Engager la dépense : passer une commande, signer un
contrat…Payer la dépense
Engager : l’engagement juridique (EJ)
Vérifier que la prestation est
conforme à l’engagement : le service fait (SF)
Liquider la dépense : la demande de
paiement (DP)
Payer
� L’engagement et le paiement sont les étapes principales du processus de la dépense.
Autorisations d’engagement (AE) = limite supérieure des dépenses
pouvant être engagées juridiquement sur l’exercice
Crédits de paiement (CP) = limite supérieure des dépenses
pouvant être payées sur l’exercice
Consommation des AE Consommation de CP
1
7
� Les AE (Autorisations d’Engagement) :
� représentent le plafond des dépenses pouvant être engagées surl’exercice ;
� constituent une autorisation votée par l’organe délibérant dans le budget ;
� ne peuvent être consommées que sur l’exercice en cours, en vertu duprincipe d’annualité du budget ;
� sont consommées lors de l’Engagement Juridique (EJ) de la dépense ;
� ne doivent pas être confondues avec :– Les CP (crédits de paiement) qui sont les limites supérieures des dépenses
pouvant être payées pendant l’exercice.
– Les autorisations d’emplois qui sont les limites supérieures des emplois del’organisme.
– Les engagements juridiques (ou les notions caduques d’engagementscomptables).
Notions clésLa notion d’autorisation d’engagement
1
8
Notions clésRappel de la définition d’un engagement juridique
� Un engagement juridique :
� est l’acte par lequel l’organisme constate à son encontre une obligationde laquelle il résultera une dépense ;
� doit respecter les limites de l’autorisation budgétaire (AE) ;
� porte au moins les informations suivantes :– un montant ferme ;
– un (des) tiers déterminé(s) ;
– une durée déterminée ;
� nécessite de renseigner différents critères d’imputation budgétairepermettant de tenir la comptabilité budgétaire, d’exercer le contrôle dudisponible et d’assurer le pilotage budgétaire : la nature, la destination,les opérations, les entités organisationnelles budgétaires ou les autresaxes d’analyse (localisation, bénéficiaire…).
1
9
� Exemples d’engagements juridiques pouvant consommer des autorisations d’engagement :
Bon de commande Bail
Décision attributive
de subvention
1Notions clésExemples d’engagements juridiques
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� Les CP (crédits de paiement) :
� constituent le plafond des dépenses pouvant être payées sur l’exercice ;
� constituent une autorisation budgétaire votée par l’organedélibérant ;
� sont consommés lors du paiement d’une dépense (décaissement effectif),qui peut résulter d’un engagement juridique contracté au titre desannées antérieures ou de l’année courante ;
� ne doivent pas être confondus avec :– les AE (autorisations d’engagement) qui sont les limites supérieures des
dépenses pouvant être engagées pendant l’exercice,
– les autorisations d’emplois qui sont les limites supérieures des emplois del’organisme,
– la comptabilisation des factures.
Notions clésLa notion de crédit de paiement
1
11
� Exemples de paiements pouvant consommer des crédits de paiement :
Paiement d’une commande
Paiement d’une subvention
1Notions clésExemples de crédit de paiement
Paiement d’un loyer
12
Budgétisation des AE et des CP
13
Budgétisation des AE et des CPProcessus
Définition de la stratégie de
l’organisme et programmation
initiale
Elaboration des budgets
(initial et rectificatifs)
Allocation des AE / CP
et des recettes
Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires
Suivi de la consommation d’AE et de CP
Suivi de la disponibilité en AE et CP
Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions…
1
Budgétisation des AE et des CP
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� La budgétisation en AE et CP a trois finalités :
Budgétisation des AE et des CPObjectifs de la budgétisation
Finalité Objectifs des AE Objectifs des CPIntérêt de la
budgétisation en AE et CP
OpérationnellePermettre d’engagerdes dépenses pour
réaliser des activités.
Permettre de payer les factures liées aux
dépenses engagées.
Etre un levier de performance à travers le
choix des activités à privilégier.
Budgétaire
Fixer un plafondd’engagement afin
de maîtriser la dépense.
Fixer un plafond de paiements afin de
maîtriser l’équilibre financier.
Améliorer la sincérité du budget et garantir la
soutenabilité budgétaire.
FinancièreMieux piloter les
dépenses.Optimiser la gestion
de la trésorerie.Améliorer la visibilité des
dépenses.
2
15
� Principe général de budgétisation des AE :
� Les AE budgétisées pour une année doivent couvrir au plus prèsl’estimation des engagements que l’organisme sera amené à souscriredans l’année.
� Cela correspond à ce qui est financièrement quantifié de manièrecertaine dans l’acte d’engagement et que l’organisme devra au moinspayer « quoi qu’il arrive » (sauf non réalisation de la prestationprévue).
� Principe général de budgétisation des CP :
� Les CP budgétisés pour une année sont évalués à hauteur desprévisions de décaissements pour l’exercice concerné, compte tenu durythme de réalisation des engagements (que ces engagements aientété pris l’année de l’exercice ou les années antérieures).
Budgétisation des AE et des CPPrincipes généraux
Un projet pluriannuel doit être budgétisé annuellement en AE et en CP.
1
16
Budgétisation des AE et des CPEngagement d’une dépense en AE et CP
� En N, il est prévu d’engager une dépense pour 200 euros (exemple : un bon decommande) qui fera l’objet de deux livraisons :
� Une première pour 120€ sur N ;
� Une seconde pour 80€ sur N+1.
� En N+1, il est prévu d’engager une seconde commande pour 300 €. Une seule partie decette commande va être payée en N+1, pour 220 €.
� Comment doit-on budgétiser ces dépenses sur N et N+1 ?
Illustration : exemple de budgétisation 1/2
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Budgétisation des AE et des CPEngagement d’une dépense en AE et CP
Engagement
Juridique 1
Paiement
1
Budget année N : AE = 200€, CP= 120 €
Budget année N+1 : AE = 300 €, CP = 80+220 €
Paiement
2
200 AE 120 CP 80 CP
1
Solde sur EJ = 0
Clôture de l’EJ 1
Engagement
Juridique 2
300 AE
Paiement
1
220 CP Solde sur EJ =
80
Restes à
payer
Illustration : exemple de budgétisation 2/2
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L’engagement est-il à durée déterminée ?
Budgétisation en AE ≠ CP
Budgétisation en AE = CP pour le montant total de
la dépense
Budgétisation en AE = CP pour le montant des
paiements devant être réalisés pour l’exercice
considéré
Budgétisation des AE et des CPArbre de décision de la budgétisation
2
L’EJ a un montant ferme et un tiers
déterminé
Oui
Non
Le dénouement de l’engagement se déroule-t-il sur
plusieurs exercices ?
Non
Oui
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Budgétisation des AE et des CPExemples de budgétisation applicable dans le cadre des marchés
Type de marché Règle de budgétisation
Marché forfaitaire pluriannuel
AE ≠ CPAE budgétées à hauteur du montant total des engagements forfaitairesCP budgétés à hauteur des paiements prévus sur l’année
Marché à bons de commande
Il n’y a pas de budgétisation des marchés à bons de commande car ce sont les bons de commande qui donnent lieu à engagement.
Bons de commande
AE ≠ CPAE budgétées sur la base d’une évaluation annuelle des bons de commande à engager sur l’exerciceCP budgétés sur la base d’une évaluation annuelle des paiements résultant des bons de commande engagés sur l’exercice en cours ou sur les exercices antérieurs
Marché à tranches
AE ≠ CPAE budgétées à hauteur des engagements fermes ou affermis et du montant des indemnités de dédit ou de retard (si applicables)CP budgétés à hauteur des paiements prévus de l’année
Abonnement annuelAE = CPAE et CP budgétés à hauteur des paiements prévus de l’année.
2
20
Consommation des AE et CP
21
Consommation des AE et CPProcessus
Définition de la stratégie de
l’organisme et programmation
initiale
Elaboration des budgets
(initial et rectificatifs)
Allocation des AE / CP
et des recettes
Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires
Suivi de la consommation d’AE et de CP
Suivi de la disponibilité en AE et CP
Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions…
1
Budgétisation des AE et des CP
22
� La consommation des AE :
� a pour fait générateur la validation des engagements juridiques, àhauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’untiers ;
� n’entraine pas de réservation de crédits de paiement (qui ne sontmobilisés qu’au moment du paiement effectif des dépenses).
Consommation des AE et CPConsommation d’AE
Création de
l’EJ EJ
Validation de
l’EJ
Consommation des AE
1
PaiementSF DP
23
� La consommation des AE :
� a pour fait générateur la validation de la DP par le responsable des DPdans le cas où il n’y a pas d’engagement juridique ;
� n’entraine pas de réservation de crédits de paiement (les CP sontconsommés au moment du paiement effectif des dépenses).
Règles de consommation des AE et CPConsommation d’AE – cas sans EJ préalable
EJ
Consommation des AE
PaiementSF DP
2
24
Règles de consommation des AE et CPConsommation de CP
Les CP sont consommés lors du décaissement.
1
EJ
Consommation des CP
PaiementSF DP
25
Règles de consommation des AE et CPConsommation de CP
L’écriture en comptabilité budgétaire de consommation des CP a lieu lors durapprochement entre le décaissement et la demande de paiement.
Validation de la DP PaiementRapprochement du
décaissement avec la DP
Consommation des CP
2
26
Suivi de la disponibilité en AE et CP
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Suivi de la disponibilité en AE et CPProcessus
Définition de la stratégie de
l’organisme et programmation
initiale
Elaboration des budgets
(initial et rectificatifs)
Allocation des AE / CP et des recettes
Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires
Suivi de la consommation d’AE et de CP
Suivi de la disponibilité en AE et CP
Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions…
1
Budgétisation des AE et des CP
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� Sur un exercice donné, la disponibilité des AE évolue en fonctionde leur consommation (dans le cas général) :
AE disponibles =AE votées au titre
du budget de l’exercice
AE consommées par les
engagements juridiques
souscrits pendant l’exercice et les DP sans engagement
juridique préalable
-
Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des AE
1
29
Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des AE
Vote du budget de l’année N :
100 AE et 90 CP sont alloués
EJ 1 : Commande de matériel
dont la livraison est prévue au 15/03/N
EJ 2 : Commande de
prestations devant être
réalisées au 30 juin N
EJ 3 : Commande de
prestations devant être réalisées en février N+1
EJ 4 : Commande de
matériel devant être
livrée le 15/11/N
Exercice d’application : combien d’AE sont disponibles au 1er septembre de l’année N ?
1
15 AE consommées
20 AE consommées
15 AE consommées
10 AE consommées
Date
de la
com
mande
30
Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des AE
Vote du budget de l’année N :
100 AE et 90 CP sont alloués
EJ 1 : Commande de matériel
dont la livraison est prévue au 15/03/N
EJ 2 Commande de
prestations devant être
réalisées au 30 juin N
EJ 3 : Commande de
prestations devant être réalisées en février N+1
EJ 4 : Commande de
matériel devant être
livrée le 15/11/N
Réponse de l’exercice d’application : le montant d’AE disponibles au 1er septembre de l’année N est déterminé par la consommation des engagements souscrits entre le 1er janvier N
et le 31 août N inclus.
1
15 AE consommées
20 AE consommées
15 AE consommées
10 AE consommées
Date
de la
com
mande
100 – 15 100 – 15 – 20 100 – 15 – 20 –
15 = 50Disponible
d’AE :
31
Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des CP
� Sur un exercice donné, la disponibilité des CP évolue au grès deleur consommation
Crédits de CP disponibles
=Crédits de CP votés au titre du budget
de l’exercice
Crédits de CP consommés par des
décaissements
-
1
Illustration : exercice d’application 1/2
� Exercice d’application : Les commandes présentées précédemment sont reçues et lesprestations réalisées au moment prévu. Elles sont payées dans le mois suivant lalivraison.
� Combien de CP sont disponibles au 1er septembre de l’année N ?
32
Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des CP
1
Vote du budget de l’année N : 100 AE et 90 CP sont
alloués
EJ 1 : Commande de matériel
dont la livraison est prévue au 15/03/N
EJ 2: Commande
de prestations devant être réalisées au 30 juin N
EJ 3 : Commande
de prestations devant être réalisées en février N+1
EJ 4 : Commande de matériel devant être
livrée le 15/11/N
Réponse de l’exercice d’application 2/2 : le montant de CP disponibles au 1er
septembre de l’année N est déterminé par les paiements intervenus entre le 1er janvier N et le 31 août N inclus.
15 AE consommées
20 AE consommées
15 AE consommées
10 AE consommées
Date
de la
com
mande
90 – 15 90 – 15 –20 = 55
Disponible de CP :
Livraison EJ 1
Livraison EJ 2
33
� Les échéanciers de CP permettent d’avoir une vision pluriannuelle et infra-annuelle sur les besoins futurs en CP, sur l’année en cours et les annéessuivantes :
Suivi de la disponibilité des AE et CPEchéanciers de CP
2
34
Cas spécifiques
35
Cas spécifiquesProcessus
Définition de la stratégie de
l’organisme et programmation
initiale
Elaboration des budgets
(initial et rectificatifs)
Allocation des AE / CP
et des recettes
Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires
Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions…
1
Suivi de la consommation d’AE et de CP
Suivi de la disponibilité en AE et CP
Budgétisation des AE et des CP
36
� Opérations particulières sur le budget :
� Rétablissement d’AE et de CP
� Blocage des AE et des CP
� Suspension de l’exécution
� Report de crédits
� Réservation d’AE
Cas spécifiquesNotions clés
1
37
Cas spécifiquesLe rétablissement des AE
� Le rétablissement d’AE :
� rend du disponible ;
� ne modifie pas les crédits ouverts ;
� peut être lié à un évènement :
Cas de la réduction d’un engagement juridique
Solde – partiel ou total – de l’engagement (sur la même
année)
Retrait d’engagement(AE)
Rétablissement de crédits sur les axes où les AE ont été initialement consommées
2
38
Cas spécifiquesBlocage d’AE et de CP et suspension de l’exécution
A pour objectif de permettre de couvrir à tout moment la
totalité de la reconstitution de l’avance.
Blocage pour aléasBlocage pour régie
d’avance
Suspension de l’exécution
Doit être validée par l’ordonnateur principal au
niveau central.
Blocage d’AE et de CP
A pour objectif de conserver des crédits d’AE ou de CP en début d’exercice pour couvrir d’éventuels aléas de gestion.
Entraine le blocage de crédits qui de ce fait ne peuvent être
alloués.
Ne peut être réalisé qu’au niveau central.
Peut être effectué pour l’ensemble des régies
d’avance de l’organisme.
Doit être réalisé en AE et en CP. Est effectuée en AE et/ou en
CP.
Est une mesure d’urgence justifiée par :
• Une insuffisance de crédits• Un incident grave de gestion
• Une décision de l’autorité de contrôle de l’organisme
2
39
Cas spécifiquesReports de crédit
2
� Les reports de crédit :
� sont une exception au principe d’annualité des crédits ;
� consistent à reporter en N+1 des crédits ouverts et non consommés surun exercice N ;
� doivent être adoptés au vu des justifications présentées parl’ordonnateur par le vote d’un budget rectificatif (sauf procéduresdérogatoires).
– Annulation de crédits sur l’exercice N.
– Augmentation du plafond voté en N+1.
Les CP liés à des dépenses déjà engagées et dont le SF a été certifié avant la clôture
peuvent être reportés sur simple décision de l’organe délibérant
Reports d’AE Reports de CP
Doivent recueillir l’avis du contrôleur de l’organisme, puis faire l’objet d’une explication détaillée auprès de l’organe délibérant qui juge de la recevabilité de la demande
NB : Dans le cas où les AE et les CP font l’objet d’une programmation, ceux-ci sont directement ouverts sur l’exercice N+1 (suite au vote de l’organe délibérant) sans recourir à des mouvements de crédits de l’exercice N à l’exercice N+1.
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Cas spécifiquesRéservations d’AE
2
� La réservation d’AE :
� permet de réserver des AE dans le cas de dépenses sans engagementjuridique préalable ;
� réduit le disponible en AE ;
� ne consomme pas d’AE (et ne génère aucune écriture en comptabilitébudgétaire). C’est la DP qui consomme les AE réservées ;
� est caduque en fin d’exercice si elle n’a pas été consommée et n’ouvreaucun droit à report de crédits sur l’exercice suivant ;
� peut être modifiée (augmentée ou diminuée) à tout moment par legestionnaire durant l’exercice.
41
Quiz
42
Quiz
Question 1
Quel est le fait générateur de la consommation des AE ?
Réponse :
Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers.
1
43
Quiz
Question 1
Quel est le fait générateur de la consommation des AE ?
Réponse :
Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers.Sauf dans le cas où il n’y a pas d’engagement juridique préalable : c’est la DP qui consomme les AE.
2
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Quiz
Question 2
Quel est le fait générateur de la consommation des CP ?
Réponse :
Les CP sont consommés lors du paiement.
1
45
Quiz
Question 2
Quel est le fait générateur de la consommation des CP ?
Réponse :
Les CP sont consommés lors du paiement.Plus précisément : lors du rapprochement entre ledécaissement et la demande de paiement.
2
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Quiz
Question 3
Est-il possible d’avoir :
- Plus d’AE que de CP budgétisées en N ?
- Plus de CP que d’AE budgétisées en N ?
Réponse :
Les deux sont possibles :AE> CP : cas d’opérations pluriannuelles (budgétées surplusieurs années).CP > AE : cas de dépenses engagées avant l’exercice N etpayées sur l’exercice N.
1