Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus
Formations données à l’ensemble des directionsSeptembre-octobre 2013
Cécile LagoutteConseillère senior en développement organisationnel
Direction du soutien à la Transformation
Pour commencer
• Feuille de présence• Porte-nom• Présentation PPT sera disponible sous forme
électronique
La direction du soutien à la Transformation
• Soutenir les projets de transformation liés – à l’ouverture du CRCHUM, du CIEF, du bâtiment
administratif en 2013 et, – à plus long terme, à la mise en service du nouvel
hôpital en 2016 et 2019.– à la transition de Notre-Dame vers un hôpital
communautaire
L’harmonisation/optimisation des processus
• Organisation du travail : au moins 3 façons de faire différentes
• Gestion du changement : travailler ensemble avec de nouvelles personnes
• Optimisation : lourdeurs et difficultés dans de nombreux processus
Démarche qui valorise l’implication de tous les membres de l’équipe
La boîte à outils et le Lean
• Magasiner dans le Lean les éléments les plus pertinents pour la culture et les besoins du CHUM
• Développée à l’interne pour être utilisé par des utilisateurs du CHUM sans expertise particulière
• Appui des principaux syndicats du CHUM à la demande de subvention Lean récemment obtenue
La boîte à outils
Fiches méthodesModalités de développement
en soutien
Groupe de partage
Porte-nom
• Un projet pour lequel je pourrais utiliser la boîte à outils
• Un élément qui m’encourage à l’utiliser• Un élément qui m’inquiète/m’empêche de
l’utiliser
3 min
Aujourd’hui• Les phases de la boîte à outils
• www.boiteaoutilstransfo.ca• Inscription aux prochaines modalités de développement
offertes en soutien
Planifier l’équipe et le projet Éléments importants de la fiche d’identification de projet
Planifier la collecte de données
Adaptation de la liste des informations à rassembler à vos projets
Planifier les zones d’amélioration
Choix des modes d’amélioration selon les besoins de vos projets
Implanter Rôle du gestionnaire dans la phase Implanter de l’harmonisation/optimisation
Suivre Suivis de projet rapides et efficaces avec vos équipes de travail
Ajuster
PAUSE
Règles de fonctionnement
Questions?
6 étapes
1 h 30 par semaine
6 à 8 mois au total
si on utilise l’ensemble des outils proposés
Planifier l’équipe et le projet
• Partir sur des bases solides– Une équipe qui partage une vision– Un projet clair, ambitieux et réaliste– Des alliés dans l’organisation
• Prévoir dès le début les communications
Au fait, c’est quoi un processus?
• www.boiteaoutilstransfo.ca
Processus : Succession d’activités qui génère un
produit, un soin ou un service
Une question de taille ?
Ambitieux• Amélioration significative• Insatisfaction envers la
situation de départ forte/partagée
• Processus qui sont au cœur des activités de l’équipe et de l’expérience des patients
Réaliste• Apprendre d’abord avec des
petits projets?• Toujours dans notre zone
de contrôle• Selon la disponibilité des
membres de l’équipe
Exemples fictifs de processus pouvant faire l’objet d’une
harmonisation/optimisation• La communication avec les bureaux externes
des médecins dans une clinique• La création d’un nouveau code budgétaire ou
l’ajout d’une référence • La présence du CHUM dans les évènements de
recrutement : choix, organisation, suivi• L’installation d’un nouvel appareil bio-médical
Partager une compréhension commune du processus : la FIP
• Fiche d’identification de projet
Enregistrer sur votre poste de travail au format pdf
Un atelier de 45 min est
disponible sur la section des
risques
On s’exerce!
• Deux fiches d’identification de projets fictifs• Par équipe de 4 personnes
– Trouver un point fort dans la fiche projet– Trouver une erreur dans la fiche projet
10 minen équipe
10 minpartage grand groupe
Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances D’octobre 2013 à mai 2014
Phase Planifier 1 Atelier Gestion des risques 23 octobre 2013
Phase Planifier 1 Atelier Gestion de projet 20 novembre 2013
Ateliers de 45 min
Surveillez vos courriels
Rencontre d’information
le 20 septembre
Questions?
Planifier la collecte de données
• Prise de décision basée sur les données probantes– Privilégier les données existantes– Associer les membres de l’équipe à la collecte de
données
La cartographie
Sondages en ligne Statistiques
issus du système de
Pathologie et données RH
Décomptes réalisés par les
membres de l’équipe de Pathologie
Des documents à
adapter selon vos besoins
Rechercher les bonnes informations
Deux exemples
d’adaptation disponibles :Pathologie
Ophtalmologie
On s’exerce!
• Projet des diètes spéciales
• Par équipe de 4 personnes– Travailler sur l’étape attribuée à votre équipe
10 minen équipe
5 minpartage grand groupe
Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances D’octobre 2013 à mai 2014
Phase Planifier 2 Atelier Observations instantanées
22 janvier 2014
Une méthode à découvrir!Surveillez
vos courriels
Rencontre d’information
le 20 septembre
Questions?
Planifier les zones d’amélioration
• Attention on est dans l’analyse des points forts et des problèmes pas dans la recherche des solutions!
• Livrable de cette phaseZone d’amélioration Mode d’amélioration1
2
3
4
Choisissez-en une, deux ou essayez-les
toutes!
Deux incontournables pour l’excellence des pratiques de
soins et de gestion et
l’amélioration de l’expérience-
patient
Choisir les modes d’amélioration les mieux adaptés à vos besoins
On s’exerce!
• Plusieurs constats après la collecte de données par l’équipe des services alimentaires et des cuisines
• Par équipe de 4 personnes– Choisissez 3 zones d’amélioration– Associez à chaque zone un mode d’amélioration
7 minen équipe
8 minpartage grand groupe
Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances D’octobre 2013 à mai 2014
Phase Planifier 3 Techniques Lean 26 mars 2014
Formation d’une
journéeSurveillez
vos courriels
Rencontre d’information
le 20 septembre
Questions?
Pause
15 min
Implanter le plan d’action
• Trouver ensemble et expérimenter en équipe les solutions
• Élément le plus critique :– Pas les connaissances– Rôle des gestionnaires pour encourager, challenger
et soutenir les équipes
Éléments présentés dans la journée de
formation aux techniques Lean
Projet 5SJ’organise mon
CHUM à la DRC
Les participants à la démarche d’harmonisation/optimisation
en pathologie
Les facteurs clés de succès selon Sophie Lépine et Madeleine Laforme
« Il faut trouver des gens dans l’équipe qui pourront porter le projet avec les gestionnaires, les groupes de travail,
les kaizens et les rencontres de résolution de problème. Les groupes de travail doivent avoir
une bonne représentativité des trois sites si applicable »
« Afin d’avoir une culture d’amélioration continue, il faut créer un mouvement. Pour ce faire, avoir plusieurs groupes d’amélioration nous apparaît essentiel. De cette façon, nous avons remarqué que les employés croient au projet et se l’approprient »
« Il faut aller chercher l’engagement et l’implication des gens terrain et des médecins »
Et quand cela ne fait pas votre affaire …
« Les gestionnaires doivent faire preuve d’humilité, respecter les opinions et les idées
que les employés peuvent apporter même s’ils sont en désaccord avec ce qui est proposé »
Une seule solution : l’expérimentation et la mesure des résultats
Ou que les solutions expérimentées ne fonctionnent pas
Quels sont les indicateurs de l’échec de cette solution?1
Est-ce parce que la solution est mal appliquée ou bien parce qu’elle ne
fonctionne pas?2
Quels apprentissages pouvons-nous en tirer pour les autres solutions?3
Que puis-je faire pour vous aider dans les prochaines expérimentations?4
Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances D’octobre 2013 à mai 2014
Phase Implanter Atelier Résolution de problèmes 1er avril 2014
Atelier de 60 minSurveillez
vos courriels
Rencontre d’information
le 20 septembre
Questions?
Suivre l’atteinte des objectifs
• Sans y passer ses journées ni perdre la motivation de son équipe!– Créer des habitudes simples et positives de suivi– Utiliser les moments habituels de communication
avec votre équipe
Évaluer ce qui fonctionne et ce qui plaît à l’équipe plutôt
que lister les problèmes!
Les audits croisés
Le Kamiquoi?
• Kamishibai : – représentation visuelle de l’adoption du processus
cible– audit par les pairs rapide à effectuer et facile à
analyser
Inscrire ici un élément
d’évaluation ou de suivi du
projet
L’autre côté est rouge
Inscrire ici un élément d’évaluatio
n ou de suivi du projet
On l’essaie!
• 20 critères et autant de cartes sur notre kamishibai
• Chacun prend une carte et procède à l’évaluation de l’élément indiqué :– Oui : vert– Non : rouge
• Retour en grand groupe : analyse des résultats
3 min
5 min
Questions?
À venir : la phase Ajuster
www.boiteaoutilstranfo.ca
Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances 90 min : éléments de discussion puis
échange
D’octobre 2013 à mai
2014Phase Planifier 1 Atelier Gestion
des risques45 min 23 octobre
2013Phase Planifier 1 Atelier Gestion de
projet45 min 20 novembre
2013Phase Planifier 2 Atelier
Observations instantanées
90 min 22 janvier 2014
Phase Planifier 3 Techniques Lean Une journée 26 mars 2014
Phase Implanter Atelier Résolution de problèmes
60 min 1er avril 2014
Phase Suivre Atelier Modèle de performance
À confirmer 28 mai 2014