Download - 3- Cours ERP - Methodes (Autres)
Projet ERP et méthodologies
Camille Salinesi
Université Paris 1 - Sorbonne
Implémentation d’un ERP dans une organisation
10-20 % du personnel est touché
Problématiques :
– conduite du changement
– adaptabilité aux utilisateurs occasionnels de SAP => mysap.com
– démultiplication des transactions
– dispersion de l ’information => nouvelle GUI
– adéquation aux besoins
Besoins
SAP
Recouvrement
Cadre méthodologique
As-WishedBM
Might-BeSFM
To-BeSFM
To-BeBM
MatchingProcess
Fitness relationship
Quatre problématiques d’ingénierie
Appréhender la discordance conceptuelle entre les niveaux
Analyser la corrélation entre les besoins de l’organisation et les fonctionnalités de l’ERP
Modéliser la relation de d’adéquation (fitness) de la solution envisagée
Affiner cette relation
Évaluer la qualité de la relation
Approche dirigée besoin vs approche dirigée PGI
Approche guidée par les besoins de
l’entreprise
Approche guidée par le PGI
OrganisationBesoins et exigences
Expression à haut niveau
Orienté objectif et stratégie
Vision globale
PGIDescriptions
Description à bas niveau
Orienté fonction
Vision locale
Approche guidée par les besoins de
l’entreprise
Approche guidée par le PGI
OrganisationBesoins et exigences
Expression à haut niveau
Orienté objectif et stratégie
Vision globale
PGIDescriptions
Description à bas niveau
Orienté fonction
Vision locale
Approche guidée par les besoins
Classique
Souhaitée par tous les acteurs métier de l’entreprise
Permet d’installer un système qui répondrait exactement aux besoins de l’entreprise
Approche guidée par les fonctionnalités du PGI
Souhaitée par l’éditeur et les intégrateurs
Permet d’installer les fonctions standard du PGI
Simple paramétrage et configuration
Cherche à éviter de re-développer des fonctions particulières pour prendre en compte les spécificités de l’organisation.
Autres difficultés
Périmètre du projet :
– étendue fonctionnelle et organisationnelle du projet floues
– dérives, variations, écarts de périmètretypiquement : ajout d ’un module, nouvelle société participant à l ’implémentation, ajout d ’une fonctionnalité répondant mieux aux besoins
Développement de spécifique
– transition des données
– adéquation au besoin tq reporting, interfaces, personnalisation
Adaptation de l ’organisation
– l ’objectif « 0 spécifique » est illusoire !!
Les acteurs du projet
Pilotage
Sponsors
Consultants
Client
Technique
Formation
Conduite du changement
Sécurité
Plan
ASAP (SAP)
Implex (Intentia)
Rapide RE (Gateway Consulting)
Fast Track (Deloitte & Touch)
Total solution et Accelerated migration (Ernst & Young)
Conclusions et perspectives
ASAP
S ’inscrit dans cycle de vie : analyse, implémentation, amélioration continue
Cinq phases
– construction (du projet)
– conception
– réalisation
– préparation du démarrage
– mise en production
Stratégies classiques :
– « big bang »
– incrémentiel, "par lot"
– par optimisation version existante
Outils ASAP
Outils PC :
– ASAP administration tool
– Implementation assistant : accélérateurs
– Qadb
– Concept check tool (abandonné)
Outils R/3 :
– R/3
– Implementation Guide (pour le paramétrage)
– ABAP
Autres :– ARICE (= Authorization, Reports, Interfaces, Conversions, Extensions)
– Diagram Explorer & LiveModeller (IntelliCorp),
– ERP Modeller (CASEWise)
1 : Construction du projet
Planification initiale du projet
– planning avec jalons
– périmètre
– organisation de l ’équipe projet
Définition des procédures du projet
Formation des participants au projet
Réunion de lancement
Identification des besoins techniques
Mise en place du contrôle qualité
Outils : accélérateurs
Livrables
– charte projet : objectifs, ressources, planning, budget, indicateurs de performance, organisation et commités
– charte de conduite du changement
2 : Conception générale
Gestion de projet, Conduite de changement & formation
Développement de l'environnement système
Définition de la structure entreprise
Analyse & définition des processus de gestion
Outils :
– Qadb, ARICE (= Authorization, Reports, Interfaces, Conversions, Extensions)
– Diagram Explorer & LiveModeller (IntelliCorp), ERP Modeller (CASEWise)
Livrables :
– "blueprint" : document de conception générale
– feuilles de travail• OSL : Organisational Structure List
• BPML : Business Process Master List
• DL : Development List
• AL : Authorization List
3 : Réalisation
Gestion de projet, Conduite de changement & formation
Paramétrages initial/final approbation
Administration système
Développement de spécifiques (abap, interfaces, etc)
Tests d'intégration
Contrôle qualité
Outils : Implementation Guide (configurable)
Livrables :
– Synthèses des scénarios de gestion
– MOT : mode opératoire par transaction (transactions R/3 à mettre en œuvre)
– Plan de paramétrage et de test
– Programme de développement (besoins détaillés)
– Support de formation utilisateur final
4 : Préparation du démarrage
Gestion de projet et formation
Administration système
Planification détaillée du passage en production
Basculement
Contrôle qualité
Outils : feuilles Excel de synthèse
Livrables :
– Tests de montées en charge et volumétrie
– Plan détaillé de basculement
– Supports de formation utilisateur final
– Manuel d'exploitation technique
5 : Mise en production et support
Assistance sur le système productif
Fin de projet
Livrables : rapport de performance de système en production
Livrables clés de ASAP
1 2 3 4 5
PlanPlanProjecProjec
ttScopeScope
Autorisations
à définirReportsà écrire
Conversions
à faireInterfacesidentifiées
Processus métier
identifiésStructure org.
définie
Reportsécrits
Interfaces
établiesConvers
ionfaite
Processus
procédures
métierCas de
testMatériel de
Formation
Desutilisate
urs
Plan test
Matériel test
Planopératio
nnel
xxxxx
x
xxxx
Évaluation deLa
PerformanceDu Système
Baseline
Scope
Processus MétierListe Principale
Modèle métier
Systèmede travail
RéalisationPréparation
finalePréparation
du projetOpérationnel
Evolutions d'ASAP
Les IBUs (Industry Business Units) sont des combinaisons de produits qui correspondent aux besoin d'un secteur spécifique
– les systèmes sont pré-configurés
– il en existe 4000
SAP best Practices : pour les PME
– version light de ASAP
– mandants préconfigurés par métier
Solution MAPs : ensemble de processus de gestion recommandés par secteur d'industrie (facilitent l'analyse des BP)
ValueSAP CBI (Continuous Business Improvement) : étend le cycle de vie de ASAP à l'amélioration de la solution déjà utilisée depuis un certain temps
Intentia (ERP MOVEX) - méthode IMPLEX
IMPLEX décrit:– Organisation du projet – Planification d’un projet– Description des processus de gestion– Analyse des processus de gestion
5 phases
IMPLEX – 1. Position
Problématique du projet
Organisation de l’équipe dans le projet
Qui fait quoi?
Planification du projet
IMPLEX – 1. Position
Livrable
– définition du projet
Outils
– Template and CheckList
Documents prédéfinis
– Project Database
B.D.D. qui contient les anciens projets Movex qui peuvent servir de référence pour les nouveaux projets
IMPLEX – 2. Design Business Processes
Analyse et définition des processus de gestion
Infinité de processus métiers
Conversion des données
Plan de formation
Demande d’approbation de tous les acteurs du projet
IMPLEX – 2. Design Business Processes
Livrable
– Approbation des processus métiers
Outils
– Template and CheckList
Documents prédéfinis
– E.R.M.(Enterprise Reference Model)
Processus métier prédefinis
IMPLEX – 3. Configure BPs
Test de la solution en accord avec managers et designer
Production de documents pour les utilisateurs
Formation documentée
Tests d’intégration
IMPLEX – 3. Configure BPs
Livrables
– Approbation de la configuration Movex
Outils
– Template and CheckListDocuments prédéfinis
– Enterprise Process Management (E.P.M.)Conception des processus
IMPLEX – 4. Implement BPs
Test de pilotage
Formation des utilisateurs
Vérification Movex en adéquation avec l’environnement de travail
IMPLEX – 4. Implement BPs
Livrable
– Approbation de l’application finale
Outils
– Template and CheckList
Documents prédéfinis
IMPLEX – 5. Startup
Transfert des données de l’ancien système dans l’E.R.P.
Assistance en ligne
Évolution possible de l’application
IMPLEX – 5. Startup
Livrable
– Application qui fonctionne
Outils
– Template and CheckList
Documents prédéfinis
Similarités Implex/ASAP
Mise en production
Préparation
Réalisation
Conception
Construction
ASAP
Start-up
Implement
Configure
Design
Position
Implex
Rapid RE
Méthodologie développée par une société de conseil basée à New York : Gateway Consulting,
5 phases
– Préparation
– Identification
– Vision
– Solution
– Transformation, implantation et évolution
Mise en place du projet,
Mobilisation, organisation et stimulation des personnes qui vont participer au projet,
Gestion des équipes (personnes, temps),
Formation des équipes,
Planification du changement.
Rapid RE – 1. Preparation
LivrablesLivrables
Charte de projet,
Charte de conduite de changement.
Rapid RE – 1. Preparation
Identification et quantification des besoins des clients,
Développement d’un modèle de processus orienté client,
Définir des mesures de performance (temps, taux d’erreurs),
Modélisation des processus,
Rapid RE – 2. Identification
=> Une entité peut être une personne, des organisations ou un concept de produit,
=> Activités sont des étapes pour accomplir un processus,
Identifier les entités et les activités,
Rapid RE – 2. Identification
LivrablesLivrables
Document de conception générale,
Feuilles de travail.
Rapid RE – 2. Identification
Approche « benchmarking » : S'améliorer en apprenant des autres.
=> adopter la meilleure pratique.
C’est dans cette phase que l’on décide quels sont les processus essentiels et lesquels vont être remplacés (ré ingénierie de processus),
Rapid RE – 3. Vision
Identifier les sources de problèmes ou d’erreurs, les facteurs influençant sur la performance,
Analyser et suivre le changement,
Étape de diagnostic.
Rapid RE – 3. Vision
Etape4.a:
Reconception des processus d’un point de vue technique.
Modéliser selon le modèle entité/relation,
Réexaminer les liaisons entre les processus,
Instrumenter ou informatiser,
Revisiter les cas spéciaux,
Relocaliser les contrôles.
Rapid RE – 4. Solution
Modulariser : séparer les processus qui peuvent être régénérés séparément,
Choisir la technologie,
Planifier l’implantation.
Rapid RE – 4. Solution
Etape4.b:
Reconception des processus d’un point de vue social, réingénierie des ressources humaines :
Responsabiliser le personnel en contact avec les clients,
Regrouper les postes selon leurs caractéristiques,
Composer les équipes,
Redéfinir les qualifications et les besoins en ressources humaines.
Rapid RE – 4. Solution
Définir la structure managériale,
Redessiner les frontières organisationnelles,
Spécifier les changements d’emploi,
Définir les plans de carrière.
Rapid RE – 4. Solution
Livrables
Document de conception générale,
Feuilles de travail.
Rapid RE – 4. Solution
La conception du système,
La programmation,
Les tests,
L’évaluation du personnel,
Les formations,
La vérification du nouveau processus pilote,
Faire de l’amélioration continue.
Rapid RE – 5. Transformation, implantation et évolution
Synthèses des scénarios de gestion,
Plan de paramétrage et de test,
Programme de développement,
Support de formation utilisateur final,
Manuel d’exploitation technique.
Rapid RE – 5. Transformation, implantation et évolution
Similarités Rapid RE - ASAP
Dans cette méthodologie il y a plus de gestion de projet que dans la méthodologie Asap :
– Asap ingénierie lors de phase3 réalisation, phase 4 préparation du démarrage (contrôle qualité),
– Rapid Re ingénierie : phase5 uniquement
Les découpages en phases sont différents
Comme Asap, Rapid RE est un système figé difficile à adapter
Deloitte & Touch – méthode Fast track
Deloitte & Touch est l’un des cinq grands cabinets de conseil
Objectifs de Fast track :refléter et intégrer des décisions concernant
– la réorganisation,
– la performance
– l'intégrité des processus et des systèmes.
Pour l’implémentation de SAP : ASAP + 3 outils
– Value Print
– Industry Print
– Skill Print
Gestion de ProjetGestion de Projet
Organisation du projetGestion des risquesPlannification et pilotageBudget, Personnel, Assurance qualité
Architecture du SIArchitecture du SIChoix des matériels et du réseauFournituresLa conception et le développementInstallation
Intégrité de processus et de systèmes Intégrité de processus et de systèmes
Sécurité et contrôle d’audit
Fas
t T
rack
Wo
rkp
lan
Fas
t T
rack
Wo
rkp
lan
Conduite de changementConduite de changementconception de l’organisation PromptitudeNouvelles politiques et procéduresMesure de performance
Formation et documentationFormation et documentationOrganisation de la formation Documentations: équipe projet, les utilisateurs, les
décideurs, la maintenance
Fast track - Workflow
Outil pour développer un Business Case: analyse des coûts, des risques et des bénéfices
Vue d’ensemble des bénéfices quantifiables et non-quantifiables de la mise en œuvre de solutions ERP
Évaluation rapide des gains réels du re engineering des processus et de leurs investissements dans la technologie.
ValuePrint couvre les aspects tel que les Best Practices, les processus, les indicateurs de performance et la comparaison d’options possibles.
Fast track – 1. ValuePrint
Modèles de processus pré-configurés contenant les Best Practices par secteur d’industrie
Les modèles de processus sont définis à trois niveaux de détail: les processus, les sous-processus et les flux de travail
Décrit comment les fonctionnalités de l’ERP peuvent supporter les processus spécifiques à un métier
Fast track – 2. IndustryPrint
Outil intégré de la conduite du changement pour identifier les besoins en formation
Propose une liste de compétences requises pour réaliser les activités décrites dans les IndustryPrint
Identifie les écarts de compétences à combler
Les résultats obtenus par SkillPrint permettent d’établir les plans de formation des employés
Diminuer la résistance au changement
Augmenter la motivation et la performance des utilisateurs dans leur nouvel environnement
Fast track – 3. Skill Print
Similarités ASAP – Fast Track
Construction du projet
Conception générale
Réalisation
Préparation du démarrage
Mise en production et support
Toutes présentes de manière inhérente
+
3 outils proposés en plus :
SkillPrint
IndustryPrint
ValuePrint
Ernst & Young – méthode Total Solution
Orienté autour de 5 Axes :
– cohérence du projet
– capacité de l’entreprise à évoluer
– définition des objectifs (CT/LT)
– environnement nécessaire à la réussite
– mesurer les résultats
Il s’agit donc d’une approche très différente de celle d’ASAP
Total Solution – similarités avec ASAP
Total Solution : plus axé management– cohérence / légitimité du projet– communication des résultats
ASAP : plus méthodologie– le concept de « blueprint »– phase de réalisation plus développée
Vision d’un cycle de vie étendu (contrairement à ASAP)– Décision d’acquisition– Acquisition– Implémentation– Utilisation– Évolution– Retrait de l’ERP
=> Adaptative SAP migration
TS / Adaptative SAP migration
3 Phases :
– 1. Pérenniser le SAP existant
– 2. Optimiser SAP
– 3. Evolution
TS / Adaptative SAP migration – 1. Pérénniser le AS-Is
Phase 1 : Pérenniser le SAP existant
– Assurer la stabilité fonctionnelle et technologique
– Réduction du temps projet
– Réduction des coûts
– Garantie de continuité
TS / Adaptative SAP migration – 2. Optimiser SAP
Phase 2 : Optimiser SAP
– Simplifier et consolider le système existant
– Diminuer le volume des bases de données
– Diminuer le nombre de spécifiques
– Réaliser des optimisations sur :• Infrastructure
• Données
• Processus
• Ergonomie
• Développement spécifique
• Administration
TS / Adaptative SAP migration – 3. Péréniser
Phase 3 : Évolution
– Ajout de nouvelles fonctionnalités métier
– Les faire évolués si elles existent
– A partir d’un business case c’est-à-dire en capitalisant sur • l’existant et
• les bonnes pratiques SAP
Problématiques d’ingénierie Perspectives & conclusions
Appréhender la discordance conceptuelle entre les niveaux
Modéliser la relation de d’adéquation (fitness)
Affiner cette relation
Évaluer la qualité de la relation
Issue 1- Conceptual mismatch
BM and SFM use different languages
Experienced in ERP installation project: ERP experts and organisational stakeholders have difficulty matching each other requirements
conceptual
mismatch
Socialworld
Linguisticworld
Business models
System function models
Goals,Processes,Actors,Roles,etc
Objects,Events,Operations,etc
Issue 1- Proposal
Express BM and SFM with the same language
E.g. goal centred languages : i*, Kaos, maps
– Why and What
conceptual
mismatch
Socialworld
Linguisticworld
Business models& System function models
Start
Gk
S start kS k i
S i j 1
S i j 2
S j stop
S i i
Gi
Stop
Gj
Issue 2- Modelling the relationship
Although fitness relationship is often mentioned, it is rarely a concept per se
E.g. OO methodologies
– Loose coupling
– Indirect (e.g. through development process steps)
– Tracking approach
Goal directed approaches
– Direct coupling
– Strictly defined
E.g. Kaos : operationalisable goal directly related to system constraints
Issue 2- Proposal
Map :
– Relating each sections of maps to a system functionality
– Business viewpoint
– System viewpoint
Periodic
Sampling
Continuous
C2 C1C3
C5
C4 C1 C6C7
C8C10 C9
C11
Start
Purchase
material
By reorder point
planning By forecast based
planning
Manually
By ‘Out-In’strategy
By reminder
By inventory balancestrategy
By reservationstrategy By valuation
strategy
By quality inspectionBy ‘In-In’strategy
By financial controlStop
By bill for expanses
strategy
Monitorstock
C7.1
C7.2
C7.3
Issue 2- Proposal
Map :
– Relating each sections of maps to a system functionality
– Business viewpoint
– System viewpoint
Periodic
Sampling
Continuous
C2 C1C3
C5
C4 C1 C6C7
C8C10 C9
C11
Start
Purchase
material
By reorder point
planning By forecast based
planning
Manually
By ‘Out-In’strategy
By reminder
By inventory balancestrategy
By reservationstrategy By valuation
strategy
By quality inspectionBy ‘In-In’strategy
By financial controlStop
By bill for expanses
strategy
Monitorstock
C7.1
C7.2
C7.3
SAP/MM : « Create a purchase order »defines purchase requisition manually, with information about the vendor, date, price, etc. If the information is correct, creates the PO with a unique id
Issue 3- Refining the relationship
It is difficult to handle complexity if the fitness relationship is just a monolithic, flat structure
E.g in kaos :
– Goal decomposition
– Only the leaves of the graph are related to the system functionality
– No top-down reasoning about the fitness relationship
Need for refinement mechanism of the fitness relationship
– Systematic
– Controlled
Periodic
Sampling
Continuous
C2 C1C3
C5
C4 C1 C6C7
C8C10 C9
C11
Start
Purchase
material
By reorder point
planning By forecast based
planning
Manually
By ‘Out-In’strategy
By reminder
By inventory balancestrategy
By reservationstrategy By valuation
strategy
By quality inspectionBy ‘In-In’strategy
By financial controlStop
By bill for expanses
strategy
Monitorstock
C7.1
C7.2
C7.3
Issue 3- proposal
Layered approach, fitness relationship is at different levels of details
Refinement in Map : a <goal/strategy> section is seen as a map composed of more detailed <goal/strategy> sections
Start
Stop
Acceptdeliver
y Enter goods
In stock
Reconciliation byPO recovery Okay
strategy
Recon-ciliationof unitdifference
Reconciliationof under/over
delivery
Rejection strategy
CompletenessstrategyOut-in direct
consumption strategy
Out-in storagebased strategy
C5.2C5.3
C5.1 C5.0
C5.4
C5.5
C5.7
C5.6
Issue 4- Refinement quality
One difficulty with refinement is to control the level of abstraction
E.g. A Cockburn reports « mix up in levels of abstraction »
– Inconsistent levels
– Entities belonging to same level when they shouldn’t
Proposal : Apply rules to control refinement quality
– To ensure consistency across levels
– To deal with correct abstractions at each level
– To avoid combinatorial explosion
Summary of the 4 issues
The fitness relationship has to be dealt with as a concept
We need :
– a meta-model to formalise it
– Rules to indicate how to ensure its quality
Application concrète avec le cas SNCF – projet ELAN
Might-Be
As-WishedAs-Is
BM BMTo-BeBM
SFMTo-BeSFM
SNCFFormalism
ERPFormalism
Map
Map
Map
As-IsSystem
As-WishedSystem
Might-BeBM
Gaps
&
Similarities
MatchedMap
Fitness
Fitness
uses
MatchingProcess
Generic Framework
SNCF Framework
As-WishedBM
To-BeBM
To-BeSFM
Might-BeSFM
MatchingProcess
FitnessRelationship
BM: Business model SFM: System Functionality Model
Modélisation de buts dans le projet ELAN
Carte « plannification de la production » dans
PeopleSoft
Démarrer
Définir le plan d'entreprise
Définir le plan de production
Etablir le plan multi-sourcing
Arrêter
C1Par unité de gestion
C2 Par produit
C3Planification
en ligne
C4Révision/Maintenance
C5Par réseaux d'approvisionnement
C12Révision/Maintenance
C7Par planning solvers
C8Par simulation « What-If »
C9Révision/Maintenance
C11 Par produit
C10Par unité
de production
C14Par consommation
de prévision C13
Par validation
C6Planification multi-site
Démarches utilisées pour construire les modèles
Activité A partir de démarche utiliséepage blanche To-Down retro analyseTo-Be Feed-Backpage blanche To-Down
Dirigé par les écartsAs-Is Non-régression
par les contraintespar les meilleurs pratiques métierpar les dysfonctionnements
Might-Be par réutilisatin des meilleurs pratiques du PGITo-Be Feed-Backpage blanche abstractionAs-Wished dirigé par le projetTo-Be Feed-back
Construire les CartesAs-Wished
Construire les cartesMight-Be
Construire les cartesAs-Is
Devoir
« Evolution du système d’information par l’implantation d’un PGI Systématiser le matching entre le système et l’organisation » par Iyad Zoukar, Camille Salinesi, Colette Rolland. Congrès INFORSID, Juin 2004.
Répondre aux trois questions suivantes :
– 1°) quelles sont les difficultés associées à la modélisation des processus dans un projet ERP ?
– 2°) en quoi la solution préconisée dans l’article résoud-elle ces problèmes, quels sont les difficultés non résolues?
– 3°) la solution préconisée dans l’article peut elle être transposée à l’adaptation de l’ERP dans le cadre du changement ?