dossier de présentation · dossier de présentation t r o p h é e e v é n e m e n t i e l . ......

5 avenue de la Gare Société d’expertise comptable 67150 ERSTEIN (France) inscrite à l’O.E.C d’Alsace Tél. : 03.88.59.61.49 R.C.S. Strasbourg : B 480 773 126 Fax : 03.88.59.61.40 Société à Responsabilité limité E-mail : [email protected] au capital de 10 000 € Site internet : www.alliosexpert.fr N° TVA intercommunautaire : IBAN : FR76 1027 8012 0000 0200 8580 174 FR 06 480 773 126

Doss ier de p résentat ion

T r o p h é e E v é n e m e n t i e l

mailto:[email protected]

Trophée Evénementiel │ Instant’Allios Gourmand 2

Sommaire I. Présentation du cabinet ....................................................................... 3 II. Objectifs de l’évènement ..................................................................... 4

Contexte .................................................................................................... 4 Impact ........................................................................................................ 5 Cibles ......................................................................................................... 5 Ressources ................................................................................................. 5 Récurrence ................................................................................................. 6 Budget ........................................................................................................ 6 III. Descriptif de l’évènement .................................................................... 8 1. Mise en œuvre ..................................................................................... 8 Rétro planning............................................................................................ 8 Mobilisation ............................................................................................... 9 Supports de communication ...................................................................... 10 Relais médias ............................................................................................. 10 Synergies .................................................................................................... 10

2. Déroulement ........................................................................................ 11 Contenus .................................................................................................... 11 Timing ........................................................................................................ 11 Environnement et supports........................................................................ 12

3. Résultats .............................................................................................. 12 Quantitatifs ................................................................................................ 12 Qualificatifs ................................................................................................ 12

4. Performance ........................................................................................ 13 5. Perspectives ......................................................................................... 13 Annexes ..................................................................................................... 14


I. Présentation du cabinet

Allios Expert-Comptable est un cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux

comptes situé à Erstein (15 minutes au sud de Strasbourg).

Le cabinet a été repris en 2006 par Patrice TRAG. Aujourd’hui, il est composé de

13 collaborateurs répartis dans des Pôles d’expertise :

o Pôle Expertise Comptable

o Pôle Gestion Financière

o Pôle Juridique

o Pôle Gestion de Patrimoine

o Pôle Social

o Pôle Administratif

o Pôle Comité d’Entreprise

o Pôle Commissariat aux Comptes

Les clients d’Allios Expert-Comptable, essentiellement des TPE et PME, représentent plus de

250 dossiers avec des activités variées : agent commercial, garage, informatique, location de

matériel, transport, coiffeur/esthétique, conseil en affaires, café/hôtel/restaurant,

commerce, travaux/bâtiment, professionnel de la santé, etc.

L’équipe Allios Expert-Comptable met toutes ses compétences au profit du client pour

apporter un service de qualité. L’une de ses principales forces est la personnalisation du

service :

> Dans ses relations privilégiées avec les entreprises pour apporter la solution la plus adaptée ;

> Dans les conseils et services personnalisés.

Les collaborateurs travaillent ensemble pour développer des missions, outils et évènements

adaptés aux attentes des chefs d’entreprise, avec pour fil rouge la créativité, l’innovation et

l’excellence.


II. Objectifs de l’évènement

Contexte

L’évènement présenté dans ce dossier est l’Instant’Allios Gourmand.

C’est un cycle de conférences dédiées aux clients et chefs d’entreprise ayant pour objectif de

les informer et sensibiliser sur des sujets d’actualité.

Le principe est d’organiser une conférence d’une heure et demie maximum sur un thème

précis. La conférence est animée par un collaborateur du cabinet Allios Expert-Comptable en

partenariat avec un expert dans le domaine d’intervention. La conférence se termine par un

cocktail pour permettre aux chefs d’entreprise d’échanger.

Allios Expert-Comptable a mis en place ces conférences début 2014, après avoir remarqué

qu’il était difficile d’expliquer certains sujets via une newsletter ou une note d’information.

L’objectif est d’avoir un meilleur impact sur les clients et surtout pour créer un échange, la

conférence est un meilleur outil de communication.

Trois conférences ont été organisées dans cette dynamique avec pour sujet : Mutuelle et

prévoyance – vos obligations │ Transmettre son entreprise – anticiper pour optimiser │ Impôt

sur le revenu – opportunités fiscales.

En préparant la quatrième conférence sur le thème de la communication, l’envie d’innover en

proposant aux clients une conférence pas comme les autres s’est imposée :

> Développer le cocktail en le rendant plus « gourmand » ;

> Demander aux clients de participer à la conférence en devenant partenaires ;

> Inviter les clients mais également faire appel au réseau des collaborateurs et des partenaires

pour attirer plus de chefs d’entreprise ;

> Rassembler dans un même lieu des chefs d’entreprise pour leur permettre d’échanger et

développer leur réseau.

L’Instant’Allios Gourmand s’est déroulé le 2 juin 2015 sur le thème « La communication de

votre entreprise : par où commencer ? ».


Impact

Le but de la conférence est de montrer aux chefs d’entreprise présents l’importance de la

communication pour le développement de leur entreprise. L’objectif du cabinet d’expertise

comptable est que les chefs d’entreprise repartent de la conférence avec l’envie de

communiquer.

Pour Allios Expert-Comptable, c’est la volonté de se faire connaître en tant que cabinet

d’expertise comptable dynamique et innovant.

Cibles

La cible principale est les clients d’Allios Expert-Comptable. Les conférences s’inscrivent dans

la volonté de développer la notoriété et la réputation du cabinet, mais également de répondre

au devoir d’information et de conseil de l’expert-comptable. Viennent ensuite les prospects

et le réseau professionnel du cabinet d’expertise comptable et de chaque collaborateur.

L’ensemble des partenaires pour le lieu, les photos, les interventions, le cocktail, sont

également des cibles.

Tous les collaborateurs sont conviés à la conférence pour échanger avec leurs clients et

relations professionnelles.

Ressources

En interne, Sophie Portant, Organisatrice de l’Instant’Allios Gourmand, supervise

l’organisation de la conférence depuis le choix du thème jusqu’à l’envoi des mails de

remerciement. Tous les collaborateurs participent à l’organisation de l’évènement pour : les

préparatifs, la recherche de partenaires, le contact de leur réseau, etc.

Pour animer la conférence, Allios Expert-Comptable fait appel à deux intervenants :

o Alice Ducotey, Dirigeante d’Idealice - agence de communication stratégique

o Fabrice Salmon, Directeur général de la société Scabe


Pendant la conférence, deux autres professionnels interviennent rapidement pour appuyer et

étayer la conférence :

o Brice Tournaire, dirigeant de Pulsemedia - agence de solutions techniques et

innovantes pour les médias, marques et entreprise

o Michel Blanck, dirigeant de MS Expo. Il est le directeur du Salon i-Novia à Strasbourg,

qui est un salon d’innovation et d’entrepreneuriat.

Des partenaires sont choisis pour le lieu, les photos et le cocktail principalement parmi les

clients du cabinet d’expertise comptable mais également dans les contacts professionnels :

o Paul Kroely – Concession Audi à Obernai (67) (lieu)

o TV Prod-Evasion (photos)

o Jimmy’s Bar (boissons)

o L’Alsacienne de Boissons (boissons)

o Kronenbourg (boissons)

o Restaurant Le Sauloch (cocktail)

o Parfum d’Evènement (cocktail)

o Boulangerie Petry (cocktail)

o La Soupe à Mémé (cocktail)

Pour le matériel, les partenaires sont venus avec ce dont ils avaient besoins, pour le reste

(chaises, tables, camionnette, etc.) les collaborateurs du cabinet font appel à leur relation.

Récurrence

En 2014, il y a eu trois conférences réparties sur l’année. Au vu de l’ampleur de l’organisation

de l’Instant’Allios Gourmand de juin 2015, l’équipe d’Allios Expert-Comptable a pris la décision

d’organiser un évènement par an. Le prochain devrait être en juin 2016.

Budget

Au niveau financier, l’organisation de l’évènement est fondée sur une relation gagnant-

gagnant. En échange des services fournis par les prestataires, ils bénéficient d’une publicité

autour de l’évènement (les logos des partenaires sont sur les supports de communication), et

de la mise en relation avec d’autres chefs d’entreprise pour agrandir leur réseau

professionnel.


Allios Expert-Comptable ne prend en charge que les petites fournitures (badges, nappes et

serviettes), ainsi que les invitations papier à 1.1 € HT pièces.


III. Descriptif de l’évènement

1. Mise en œuvre

Rétro planning Le choix du thème, la communication, est sélectionné depuis la conférence d’octobre 2014 : un questionnaire est donné à chaque chef d’entreprise en fin de conférence pour noter la qualité de la conférence et indiquer le thème souhaité pour une conférence future. L’idée de faire plus qu’une conférence est venue en décembre 2014. En janvier, il fallait définir plus clairement le thème pour trouver des intervenants spécialisés dans le domaine d’intervention. Traiter un sujet sur la communication est trop vaste. Le choix a été opéré de l’axer sur la communication de l’entreprise à savoir « Comment communiquer sur son entreprise ? » et « Par quels moyens ? ». Les deux intervenants contactés, spécialistes du sujet, ont accepté de participer à l’évènement. Un premier RDV entre organisateurs et intervenants a lieu début février pour arrêter la date de l’évènement : le 2 juin 2015. Pour garantir la venue d’un maximum de monde, l’agenda des évènements sportifs et culturels a d’abord été étudié. Une fois la date choisie, le rétro planning de l’évènement est mis en place. Le mois de mars est consacré à la recherche des partenaires. La priorité est de trouver le lieu pour commencer à communiquer sur l’évènement. A partir d’avril, la communication autour de l’évènement se met en place : réseaux sociaux, invitations mails, affiches dans les locaux, envoi des invitations papiers, etc. En mai, les supports nécessaires à l’organisation et l’animation de la conférence sont préparés : programme papier, questionnaire, power point, badges. La dernière semaine est consacrée à l’organisation et l’installation pour le jour J avec les changements de dernières minutes qui vont avec. Ci-après, le planning complet mis en place en février et présenté à l’ensemble des collaborateurs du cabinet d’expertise comptable.


Mobilisation Pour mobiliser les partenaires et qu’ils s’investissent dans l’évènement, une présentation de l’Instant’Allios Gourmand avec la mise en avant des avantages pour leur entreprise a été rédigée. En échange de leur partenariat, Allios Expert-Comptable leur propose :

o De bénéficier d’une communication gratuite ; o D’inviter leurs clients/contacts chefs d’entreprise à venir à la conférence (dans la limite

des places disponibles) ; o De faire découvrir leur société et leurs prestations pendant la conférence ; o De créer de nouvelles relations professionnelles ; o D’emmener un de leurs outils de communication : les intervenants leurs proposerons

un conseil personnalisé gratuit ; o Allios Expert-Comptable s’engage à ce qu’il n’y ait pas d’autres partenaires proposant

le même produit. De plus, des déplacements chez les partenaires et des réunions sont organisées pour faire le point sur le rôle de chaque partenaire. Pour attirer les chefs d’entreprise, que ce soit les clients ou le réseau professionnel, l’accent est mis sur la qualité de nos intervenants, la présence de plus d’une centaine d’entreprise, et sur le fait que la communication est un facteur primordial dans le développement de leur entreprise.


Les membres des réseaux BNI Elites et Fédération des professionnels du pays d’Erstein, dont Allios Expert-Comptable est adhérant, ont été sollicités à participer et à inviter leur propre réseau.

Supports de communication En organisant une conférence sur le thème de la communication, les supports de communication ont été créés en collaboration avec l’agence Idealice, partenaire de l’évènement. Une invitation e-mail est créée et envoyée à tous les clients d’Allios Expert-Comptable, aux prospects et aux réseaux professionnels du cabinet d’expertise comptable. L’invitation papier est réservée aux entreprises du secteur d’Erstein que Patrice TRAG, l’expert-comptable a rencontré pour leur présenter l’Instant’Allios Gourmand, ainsi qu’aux relations des collaborateurs. Des affiches sont accrochées dans les différentes pièces du cabinet pour annoncer la conférence. Des articles sont publiés sur les comptes entreprises d’Allios Expert-Comptable sur les réseaux sociaux Facebook, LinkedIn et Viadeo. Le réseau social Facebook étant un réseau essentiellement familiale, le choix est fait de ne pas créer d’évènement. Seul les chefs d’entreprise sont conviés pour respecter l’engagement qui est fait aux partenaires : la conférence permet d’élargir son réseau professionnel.

Relais médias Un article a été publié sur le site de la CCI du Bas-Rhin, et un article en ligne est créé via les DNA (journal régional Dernières Nouvelles d’Alsace) qui permet d’intégrer la conférence dans l’agenda des sorties du journal.

Synergies L’Instant’Allios Gourmand est un exemple concret de synergie entre Allios Expert-Comptable et ses partenaires. En effet, ce sont les partenaires qui vont animer la conférence, élaborer le cocktail, prendre les photos et mettre à disposition leurs locaux. Sans eux et sans cette synergie, la conférence dans ce format n’aurait pas eu lieu.


2. Déroulement

Contenus Les participants à l’évènement n’étant pas que des clients d’Allios Expert-Comptable, la conférence a débuté par une présentation du cabinet, de son équipe et de ses points forts. Les intervenants se sont présentés et ont décrits leur rôle pendant la conférence :

o Alice Ducotey présente et décrit ce qu’est la communication d’une entreprise. o Fabrice Salmon fait l’intermédiaire entre les questions des participants et

l’intervention d’Alice Ducotey. La conférence est articulée autour des points suivants :

1. La communication d’entreprise : qu’est-ce que c’est ? 2. Pourquoi communiquer ? 3. Les moyens pour communiquer 4. Les supports de communication (intervention de Michel Blanck avec la mise en avant

des Salons professionnels) 5. Les outils de communication on-line (intervention de Brice Tournaire spécialiste dans

ce domaine) 6. Par quoi commencer ? 7. Et ensuite ?

Les participants à la conférence ont la possibilité d’intervenir à tout moment dans la conférence, et un échange de questions/réponses s’est fait en fin de conférence. Nos intervenants répondent directement aux questions des participants avec des exemples concrets : le cas des chefs d’entreprise présents. A la fin de la conférence, tous les partenaires se sont présentés, ont décrit l’activité de leur entreprise et ont présenté les produits proposés pendant le cocktail. Un tirage au sort avec les cartes de visite des participants s’est déroulé pour gagner deux lots :

o Un livre et deux heures de conseils en communication offerts par Idealice ; o Deux heures de conseils en gestion de patrimoine offertes par Allios Expert-

Comptable.

Timing Le 2 juin 2015, à partir de 17 heures, toute l’équipe d’Allios Expert-Comptable est chez Audi à Obernai pour installer les tables pour le cocktail, le matériel et les chaises pour la conférence. Deux collaboratrices qui s’occupent d’accueillir les chefs d’entreprise ont préparé leur table


d’accueil avec les badges de tous les participants. Les partenaires sont venus au fur et à mesure pour installer et organiser leur table pour le cocktail. A 19h15 la conférence a débuté. Elle a duré 1h15 avec les questions/réponses et la présentation des partenaires. A 22 heures, les derniers participants quittent les lieux et en 45 minutes les locaux d’Audi sont rangés et nettoyés.

Environnement et supports Le responsable de la concession d’Audi a sorti les modèles d’exposition pour mettre à disposition tout l’espace disponible du hall d’exposition. Il a gardé deux modèles de voiture Audi en évidence à l’extérieur dont la R8 qui sert de photo call pendant le cocktail. Pour la conférence, un power point est réalisé ainsi qu’un programme avec un questionnaire de satisfaction qui est distribué à tous les participants. Tous les partenaires ont la possibilité d’afficher leurs moyens de communication pour promouvoir leur entreprise et leurs produits : roll up, flyers, plaquettes, invitations à leur évènement, etc. Les photos prises pendant la soirée sont publiées sur la page Facebook d’Allios Expert-Comptable et l’évènement DNA.

3. Résultats

Quantitatifs L’évènement a rassemblé 150 personnes dans les locaux d’Audi à Obernai. A noter, 29 personnes inscrites ne sont pas venu. 13 partenaires ont participé à l’organisation de cet évènement sans investissement financier.

Qualificatifs Tous les chefs d’entreprise ont joué le jeu jusqu’au bout, et ont profité pleinement du cocktail pour échanger entre eux et se créer de nouveaux contacts.


Plusieurs de nos partenaires ont eu des contacts plus concrets qui se sont soldés par la vente de leur produit ou service. Au lendemain de la conférence, un mail est envoyé à tous les partenaires. Pour les remercier, le fichier complet des chefs d’entreprise participants et partenaires leur est transmis. Ils l’ont utilisé à leur tour pour envoyer un mail de remerciement aux participants et présenter une nouvelle fois leurs produits et services. Pour Allios Expert-Comptable, le résultat est très positif. L’évènement a permis de développer la notoriété de la marque Allios Expert-Comptable, de développer le réseau de partenaires et de créer de nouveaux contacts.

4. Performance Chaque participant a reçu un questionnaire de satisfaction, la moitié nous a fait un retour. Les résultats pour les trois questions posées sont les suivants :

o La conférence a répondu à leurs attentes à 7.7/10 o Leur motivation pour mettre en place une stratégie de communication est de 7.7/10 o Dans son ensemble, ils ont aimé la conférence à 8.5/10

Le thème que les participants voudraient voir aborder lors d’une prochaine conférence sont la gestion financière et le conseil en développement. Allios Expert-Comptable a eu de nombreux mails enthousiastes de ses clients et de chefs d’entreprise présents. Tous ont apprécié la soirée, les retours sont très positifs.

5. Perspectives Au vu des nombreux retours, et de l’invitation d’Audi a réorganisé les futures conférences dans une de leur concession, il y aura d’autres Instants’Allios Gourmand. Le principe a séduit les participants et a motivé l’équipe à réitérer l’évènement. Par contre, en comparaison à nos premières conférences, ce modèle demande plus d’investissement de la part des collaborateurs, il ne sera organisé plus qu’une fois par an en espérant le voir prendre de plus en plus d’ampleur.


Annexes

1. Note de travail – préparation de l’évènement

2. Présentation Instant’Allios Gourmand pour les partenaires

3. Liste des partenaires contactés

4. Invitation mail

5. Affiche A3

6. Publications sur les réseaux sociaux

7. Publication DNA - Agenda des sorties

8. BAT invitation papier

9. Power point de la conférence

10. Badges pour les collaborateurs, partenaires et participants

11. Programme de l’évènement

12. Questionnaire de satisfaction

13. Mail de remerciement aux partenaires

14. Mail de remerciement aux participants

15. Photos de l’évènement


Annexe 1. Note de travail – préparation de l’évènement


Annexe 2. Présentation Instant’Allios Gourmand pour les partenaires


Annexe 3. Liste des partenaires contactés


Annexe 4. Invitation mail

…/…


Annexe 5. Affiche A3


Annexe 6. Publications sur les réseaux sociaux

FACEBOOK


LINKEDIN ET VIADEO


Annexe 7. Publication DNA - Agenda des sorties


Annexe 8. BAT invitation papier

Extérieur


Intérieur


Coupon réponse


Annexe 9. Power point de la conférence


Annexe 10. Badges pour les collaborateurs, partenaires et participants

Badge collaborateur

Badge partenaire

Badge participant


Annexe 11. Programme de l’évènement

Extérieur


Intérieur


Annexe 12. Questionnaire de satisfaction


Annexe 13. Mail de remerciement aux partenaires


Annexe 14. Mail de remerciement aux participants


Annexe 15. Photos de l’évènement

dossier de présentation · dossier de présentation t r o p h é e e v é n e m e n t i e l . ......

Documents