document de synthèse du bilan de compétences
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Document de synthèse du bilan decompétences : opérationnalité du
plan d'action
Fongecif Languedoc-Roussillon
20 juin 2011
Montpellier
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Document de synthèse du bilan decompétences : opérationnalité du
plan d'actionObjectifs de l’intervention
Fournir des repères sur les attentes relatives à la prestationnotamment sur certains aspects réglementaires etméthodologiques du document de synthèse,
Analyser la dimension stratégique et opérationnelle desplans d'action et leur formulation dans le document desynthèse,
Contribuer par les échanges à entretenir le dialogue entreFongecif Languedoc-Roussillon et prestataires de bilan decompétences.
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Document de synthèse du bilan decompétences : opérationnalité du
plan d'actionPlan de l’intervention
Eléments de contexte
Quels critères qualité pour le document desynthèse ?
Conclusion et perspectives
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1- Des éléments de contexte
Le document de synthèse est depuis l’origine dela prestation de bilan, l’objet de tous les débats.
Il est le seul élément « observable » issu dutravail de bilan.
Il est très fortement investi, tant par lesprofessionnels et les structures que par lesbénéficiaires.
Il a peu fait l’objet de publications ou de
« modèles ».
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1- Des éléments de contexte
Les questions et les difficultés sont plus que jamaisd’actualité :
Hétérogénéité des documents tant au niveau de laforme que du contenu.
Développement de contrôles de conformité, tantinternes qu’externes renforçant l’importancesymbolique de ce document.
Croissance importante des prestataires potentiels.
Développement de l’usage social de ce document.
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1- Des éléments de contexte
Des pratiques de synthèse pas toujours régulées, depuis laloi de 1991, par les financeurs.
Un développement de pratiques singulières, pas toujoursconformes à la réglementation.
Aujourd’hui, veille systématique sur la conformité maiségalement plus d’exigences sur les possibilités d’usagesocial (cf rapport IGAS, rapports d’audits….).
Loi sur l’orientation et la formation de 2009 qui intègre undroit à l’information et à l’orientation et institue unelabellisation des structures intégrant le Service Publicd’Orientation
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1- Des éléments de contexte
Ces préoccupations accrues et ces évolutions interrogent lebilan de compétence sur ses finalités et les méthodologiesmises en œuvre.
Elles questionnent également les éléments stratégiquesde conclusion susceptibles d'aider la personne à conduireson projet d'évolution professionnel de manière autonome.
L'hétérogénéité des plans d'action formulés dans ledocument de synthèse en est l’illustration plusieurs foissoulignée par la majorité des auditeurs.
Les enjeux autour de l'opérationnalité du bilan decompétences est plus que jamais au centre de l'actualité
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1- Des éléments de contexte
Des observations
« Une sous représentation voire une absence, des élémentsdéterminants du contexte socioéconomique freinant oufacilitant la mise en œuvre ou la réussite du projet(exploitation des recherches, des enquêtes, observation insitu) »
« Des plans d’action peu opératoires (manque de datesprécises, d’interlocuteurs ou de structures identifiés) ouindiquant des éléments de vérification qui auraient dû êtremis en œuvre pendant le bilan (afin d’en valider lafaisabilité) et non après ».
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2- Quels critères qualité pour ledocument de synthèse
2-1 La conformité aux indicationsréglementaires
2-2 La lisibilité
2-3 L’appropriation par le bénéficiaire
2-4 L’usage social
2-5 L’opérationnalité du plan d’action
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2- Les critères à prendreen compte
2-1 La conformité réglementaire
Article R. 6322-37 : La phase de conclusions du bilan decompétences, prévue au 3° de l’article R. 6322-35, setermine par la présentation au bénéficiaire du document desynthèse prévu au troisième alinéa de l’article L. 6313-10.L’organisme prestataire communique également aubénéficiaire, au terme du bilan de compétences, lesconclusions détaillées du bilan.
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2- Les critères à prendreen compte
2-1 La conformité réglementaire
Article R. 6322-38 : Le document de synthèse estélaboré pendant la phase de conclusions du bilan decompétences. Il comporte les indications suivantes :
Circonstances du bilan
Compétences et aptitudes du bénéficiaire au regard desperspectives d’évolution envisagées
Le cas échéant, éléments constitutifs du projetprofessionnel et éventuellement du projet de formation dubénéficiaire et principales étapes prévues pour laréalisation de ce projet.
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2- Les critères à prendreen compte
2-1 La conformité réglementaire
R. 6322-39 : Le document de synthèse est établi parl’organisme prestataire, sous sa seule responsabilité. Il estsoumis au bénéficiaire pour d’éventuelles observations.
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2- Les critères à prendreen compte
2-1 La conformité réglementaire
Le document de synthèse n’est pas le compte-rendu des résultats du bilan ou le document desrésultats détaillés. Il s’agit donc bien de distinguerdeux éléments :
Les conclusions détaillées : à l’usage exclusif dubénéficiaire (arguments, conclusions…) restituésoralement ou avec des supports écrits.
Le document de synthèse qui est remis directement aubénéficiaire après lui avoir été soumis par le prestatairepour « d’éventuelles observations ».
Les informations à caractère personnel sont soumisesau secret professionnel.
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2- Les critères à prendreen compte
2-1 La conformité réglementaire
: « … Les informations demandées au bénéficiaire d’unbilan de compétences doivent présenter un lien directet nécessaire avec l’objet du bilan …..
La personne qui a bénéficié d’un bilan de compétences…est seule destinataire des résultats détaillés etd’un document de synthèse. Ils ne peuvent êtrecommuniqués à un tiers qu’avec son accord. … »
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2- Les critères à prendreen compte
2-1 La conformité réglementaireCommentaires Tous les éléments évoqués doivent être en lien direct avec
les perspectives d’évolution envisagées. Il ne s’agit doncpas de faire la liste exhaustive de toutes les compétences,motivations ou aptitudes du bénéficiaire.
Les éléments cités doivent éclairer ces perspectives enterme d’atouts, de freins et de « distance ».
Il s’agit d’un texte de synthèse. Il est donc nécessaired’isoler, d’extraire et mettre en lien des éléments encohérence avec les perspectives retenues et non dejuxtaposer des résultats descriptifs détaillés.
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2- Les critères à prendreen compte
2-1 La conformité réglementaire Il s’agit d’un texte « argumentatif » et non « descriptif ». Les renseignements personnels recueillis tout au long du
bilan (« histoire de vie », « autobiographie raisonnée ») nepeuvent être considérés comme des circonstances du bilan.Ils ne doivent donc pas apparaître de manière détailléedans le document de synthèse.
Il ne s’agit pas d’un portrait statique mais bien d’un écritcentré sur un processus d’évolution argumenté et intégrédans un environnement.
Le document de synthèse est centré sur des faits, desconstats du bénéficiaire, des comportements observablessans jugement de valeur du prestataire.
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2- Les critères à prendreen compte
2-2 La lisibilitéLes résultats communiqués oralement ou par écrit sont
compréhensibles par des non-spécialistes. Il n’est donc pas légitime d’inclure dans le document de
synthèse des résultats de tests fondés sur le vocabulairedu « modèle » utilisé.
Le document est organisé et mis en forme demanière à mettre en avant les éléments essentiels.Il ne s’agit donc pas d’un texte littéraire, encore moinsd’un compte-rendu d’examen psychologique mais biend’un document de communication clair etcompréhensible pour les interlocuteurs potentiels.
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2- Les critères à prendreen compte
2-3 L’appropriation par le bénéficiaire Le bilan de compétence n’est pas un jugement
d’expert mais un accompagnement dubénéficiaire pour l’aider à clarifier et àargumenter ses ressources.
Le conseiller se situe dans une logique d’aide àla décision permettant au bénéficiaire deréfléchir à une évolution professionnelleprenant en compte les caractéristiques de sasituation, tant en terme d’appui que d’obstacleset les données de l’environnement.
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2- Les critères à prendreen compte
2-3 L’appropriation par le bénéficiaireQuels sont les éléments qui contribuent à l’appropriation ? La contribution du bénéficiaire à la synthèse (rédaction
d’une présynthèse, …). Les modalités d’échange sur les éléments qui serviront de
base à la synthèse. L’existence d’autres supports (dossiers bilan…). L’utilisation d’un temps de restitution avec un tiers
permettant une phase d’argumentation du projet… …
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2- Les critères à prendreen compte
2-4 L’usage social La circulaire 93.13 du 19 mars 1993 précise : « Le bénéficiaire
doit pouvoir « gérer son évolution professionnelle en fonctiondes contraintes et des opportunités. »
Le travail proposé doit donc « s’ancrer dans un contexteprofessionnel ». Il ne s’agit donc pas de décliner tous lessavoirs et savoir-faire de la personne de manière« décontextualisée » mais bien de l’aider à repérer ce qui estmaîtrisé et comment l’utiliser au mieux dans un parcoursd’évolution professionnelle.
Cela suppose une mise en regard entre tout ce qui est acquis,maîtrisé et les exigences de l’activité souhaitée. Le travail àpartir de référentiels est donc souhaitable afin de travailler surce qui est acquis et requis et afin de repérer les moyens deréduire les distances identifiées (articulation avec la VAE).
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2- Les critères à prendreen compte
2-4 L’usage social
Un travail concret sur un plan d’action avecdifférentes étapes identifiées.
Un travail sur des scénarios alternatifs en cas dedifficulté pour la piste prioritaire.
Un souci de l’après bilan (relais avec d’autresconseillers d’autres structures…).
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2- Les critères à prendreen compte
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Usage social
3-1 Destinataire Le texte est rédigé de manière àpouvoir éventuellement être lu parun interlocuteur autre que lebénéficiaire (même si ce ne peutêtre que lui qui le transmet).
3-2 Mise en forme descompétences
Le travail de formalisation descompétences s’appuie sur unréférentiel qui en rend l’usagepossible ultérieurement (CV, VAE…).
3-3 Argumentation descompétences
Ce sont bien les compétences de lapersonne qui sont mises en avant. Ilne s’agit pas de les lister mais de lesargumenter au regard del’expérience (réalisations probantesnotamment). Il s’agit de constatsargumentés.
2- Les critères à prendreen compte
2-5 L’opérationnalité du plan d’action La préoccupation est de plus en plus grande, tant
du côté des financeurs que des usagers quant àla précision et la pertinence du plan d’action.
La recherche de l’opérationnalité doit seretrouver à la lecture du document.
Il s’agit donc d’éviter des intentions vagues oupeu finalisées. On est sans doute plus dansl’esprit d’un plan d’action stratégique étayéprévoyant les aléas éventuels.
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2- Les critères à prendreen compte
1 Analyse de la faisabilité Les perspectives d’évolution sont étayées par uneanalyse de faisabilité approfondie (notamment dansl’environnement socio-économique) et la prise derisque est appréciée.
Opérationnalitédu plan d’action
2 Identification des appuiset des écarts
Les appuis ou ressources mobilisables sontexplicités et fondés sur des éléments objectifs. Lesécarts éventuels sont précisés et objectivés (pas dejugement sur la personne ou d’interprétation sur leprojet).
3 Alternatives Des scénarios alternatifs ont été envisagés ettestés.En l’absence possible de projets précis, le texte doitnéanmoins permettre d’identifier les priorités de lapersonne et les compétences mobilisables ettransposables.
4 Précision du pland’action
Le plan d’action intègre des échéances, les moyensnécessaires à sa mise en œuvre (étapes,interlocuteurs, financement) et les démarchesrestant à accomplir.
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3- Les modalités rédactionnelles
On cherchera à éviter : La formulation d’un avis étayé par
des éléments imprécis ou non référésà des faits.
Ce qui peut être assimilé à unjugement de valeur.
Ce qui relève de généralisations nonfondées.
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës…que l’on cherchera à éviter
Quelques principes derédaction
1. S’appuyer systématiquement surdes éléments de personnalité(savoir être, invariants personnels)renvoyant à des caractérisationsqui peuvent apparaître figées(et parfois assimilables à desjugements de valeur).
S’appuyer sur les appuis del’expérience (a eu l’occasion de, apris conscience lors de ….. )Les appuis en terme de savoir-être ontd'autant plus de poids qu'ils sontfondés sur l'expérience, confirmés parle travail de bilan (tests par exemple)mais également pas trop nombreux. Laportée argumentative est faible avecune liste de savoir-être non fondés.
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës…que l’on cherchera à éviter
Quelques principes derédaction
2- Ce qui relève de la formulationd’un avis étayé par deséléments imprécis ou nonréférés à des faits :
« Mme donne l’impression de nepas trop…. »« Mr… semble en perte devitesse… »
S’appuyer sur des faits, desévènements, des réalisations…S’appuyer sur les propos de lapersonne
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës…que l’on cherchera à éviter
Quelques principes derédaction
3- Ce qui peut être assimilé à unjugement de valeur
« Mr …apparaît aujourd’huiparticulièrement mal à l’aise dansles situations decommunication… »« Très introvertie en situation degroupe, Mme...est plus à l’aise »…« Manquant d’autonomie dans lesactivités complexes… »
Le choix des adjectifs qualificatifsest essentiel. Un adjectif qualificatifsans autre précision peut générerdes interprétations.Il est très différent de noter quequelqu’un « a rencontré desdifficultés dans le travail collectifdans tel environnement » plutôtque « peu performant dans letravail d’équipe ».
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës…que l’on cherchera à éviter
Quelques principes derédaction
4- Ce qui relève degénéralisations nonétayées
« La plupart du temps,vous préférez consacrervotre énergie à… »
Le temps utilisé estimportant. L’utilisation duprésent peut provoquer unegénéralisation.Le passé composé ou lepassé simple renvoientsouvent à des événementsspécifiques.
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës…que l’on cherchera à éviter
Quelques principes derédaction
5- Ce qui établit descomparatifs (ou dessuperlatifs) sans référence
« Très habile… »« Plus autonome… »,
« Grande capacitéd’adaptation »
On cherchera à étayer pardes références concrètes(des écarts objectivés, despoints de repère collectifs,des traces de résultats…)…
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës…que l’on cherchera à éviter
Quelques principes derédaction
6- Ce qui est une qualitépersonnelledécontextualisée et nonréférée (« Trèschaleureux»)
« Son expérience réussiedans (contexte) traduit(illustre, montre, indique)une aisance relationnellenotamment lors denégociations délicatesdans…. »
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës…que l’on cherchera à éviter
Quelques principes derédaction
7- Un point de vigilance formulé enterme de manque peuréversible« très peu diplomate »
Se situer sur les requis du poste etles écarts à combler« L’analyse des conditions deréussite dans le poste lui fontprendre conscience de la nécessitéde … »« La réussite dans le postenécessite »
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Conclusions
Le souci de conformité amène à organiserle document de synthèse autour despoints clés éclairant la stratégie envisagée(intégrant des alternatives).
Il a donc plus une dimensionargumentative et stratégique quedescriptive.
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